FILOZOFSKI FAKULTET UNIVERZITETA U BEOGRADU

05/3-6 Br.65/1 26.01.1996.god.

P R A V I L N I K

O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

Beograd, 1996. godine

Na osnovu èlana 37. i 38. Zakona o kulturnim dobrima ("Sl. glasnik Republike Srbije" br.71/94) i èl. 120. Statuta Filozofskog fakulteta, donosim

P R A V I L N I K

O KANCELARIJSKOM I ARHIVSKOM POSLOVANJU

I OPŠTE ODREDBE

Èlan 1.

Ovim Pravilnikom se utvrdjuju organizacija rada i pravila postupanja u kancelarijskom i ahivskom poslovanju Filozofskog fakulteta u Beogradu (u daljem tekstu: Fakultet).

Èlan 2.

Kancelarijsko i arhivsko poslovanje obuhvata: primanje i pregledanje pošte, signiranje, zavodjenje akata, dostavljanje akata u rad, administrativno-tehnièko obradjivanje akata, otpremanje pošte, razvodjenje akata i predmeta, klasifikaciju i arhiviranje predmeta, èuvanje arhivskih predmeta, evidentiranje u arhivsku knjigu, odabiranje i izluèivanje bezvrednog registaturskog materijala i predaju arhivske gradje Arhivu Srbije.

Èlan 3.

Pojedini termini u okviru kancelarijskog i arhivskog poslovanja imaju sledeæe znaèenje:

2- Službeni dopis (akt) je svaki pisani sastav kojim se pokreæe,

dopunjuje, menja, prekida ili završava neka službena delatnost radne organizacije.

Službeni dopisi mogu biti obièni, poverljivi i strogo poverljivi, kao i sa oznakama koju tajnu ili vrstu hitnosti sadrže.

- Prilog je pisani sastav (dokumenat, tabela, grafikon, crtež ili slièno) ili predmet koji se prilaže uz službeni dopis radi dopunjavanja, objašnjavanja ili dokazivanja službenog dopisa.

- Predmet je skup svih akata i priloga koji se vode pod istim osnovnim brojem i koji se odnose na istu materiju i èine posebnu jedinstvenu celinu.

- Dosije je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto fizièko odnosno pravno lice.

- Fascikka ili registrator je skup više predmeta ili dosijea koji se posle završenog postupka èuvaju sredjeni u istom omotu.

- Pisarnica je mesto na Fakultetu gde se obavljaju sledeæi poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje pošte, evidentiranje i združivanje akata, dostavljanje akata odeljenjima, otpremanje pošte, razvodjenje akta i njihovo stavljanje u pisarnicu (arhiviranje i èuvanje).

- Arhivski depo je organizaciono sastavni deo pisarnice, u kojoj se kao u posebnoj prostoriji èuvaju registarski materijal i arhivska gradja po isteku rokova èuvanja u pisarnici i do predaje Arhivu Srbije ili do njihovog uništenja.

- Registraturski materijal je pokretno kulturno dobro koje uživa prethodnu zaštitu i èine ga spisi, fotografski i fotonografski snimci i na drugi naèin sastavljena dokumenta knjige i kartoteke o evidenciji tih spisa i dokumenata, primljenih i nastalih u radu Fakulteta i znaèajnih za tekuæi rad sve dok s eiz njega ne odabere arhivska gradja koja æe se trajno èuvati.

3- Arhivska gradja je pokretno kulturno dobro od opšteg interesa i

uživa posebnu zaštitu. Njome je obuhvaæen sav izvrni reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani, fonografisani i na drug naèin zabeleženi dokumentarni materijal od znaèaja za istoriju, za kulturu i ostale društevne potrebe koji je nastao u radu Filozofskog faulteta.

Odabiranje arhivske grade i izluèivanje bezvrednog registratorskog materijala je postupak kojim se arhivska gradja odabira uz izluèivanje onih delova registraturskog materijala kojima je prestala važnost za tekuæi rad, a koji nemaju svojstvo arhivske gradje.

- Bezvredni registraturski materijal èine delovi pisane dokumentacije koji su izgubili operativnu vrednost, odnosno kojima je prestala važnost za tekuæi rad, a nisu ocenjeni kao arhivska gradja.

- Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima èuvanja je deo opšteg akta koja sadrži popis sadržaja svih kategorija registraturskog materiala nastalih u radu i njihove rokove èuvanja. Na osnovu liste se odabiraju arhivske gradje (kategorija koje imaju rok èuvanja trajno) i izluèivanje bezbrednog registraturskog materijala (kategorija sa operativnim rokovima).

- Arhivska knjiga je evidencija koja sadrži popis celokupnog registraturskog materijala (inventarni pregled) nastalog u radu kao i onog registraturskog materijala koji se po bilo kom osnovu nalazi a Fakultetu.

- Registraturska jedinica je registrator u koji se odlaže (arhivira) registraturski materijal i arhivska gradja.

Èlan 4.

O peèatima i štambiljima koji se upotrebljavaju na Fakultetu, vodi se posebna evidencija.

Peèatima i štambiljima rukuju radnici koje ovlasti dekan Fakulteta.

4II PRIMANJE, PREGLEDANJE I RASPOREDJIVANJE POŠTE

Èlan 5.

Primanje pošte obavlja se u pisarnici.Pošta se prima u toku redovnog radnog vremena, a prima je struèni

saradnik-arhivista. Izuzetno van radnog vremena i u dane kada se ne radi, poštu prima dežurni radnik u zgradi Fakulteta.

Èlan 6.

Prijem pošte dostavljene preko kurira potvrdjuje se potpisom dostavne knjige za mesto, dostavnice, povratnice ili na kojpiji èiji se original prima.

Èlan 7.

Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje sadrži formalni nedostatak (nije potpisan, nije overen peèatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke i sl.) struèni saradnik-arhivista odredjen za prijem pošte ukazaæe stranci na nedostatke i objasniæe joj kako da ih otkloni. Ako stranka, i pored upozorenja, zahteva da se akt (podnesak) primi, radnik æe ga primiti, s tim što æe na njemu saèiniti službenu zabelešku o upozorenju.

Èlan 8.

Na zahtev stranke koja lièno predaje akt (podnesak) mora se izdati potvrda o prijemu. Potvrda se izdaje na otisku prijemnog štambilja u koji se unosi datum predaje, broj pod kojim je akt (podnesak) evidentiran i eventualno prilozi i vrednost takse. Potvrdu potpisuje ovlašæen struèni saradnik - arhivista koji je akt (podnesak) primio.

5Èlan 9.

Primanje pošte drugih radnih organizacija preko kurira, potvrdjuje struèni saradnik - arhivista èitkim potpisom i stavljanjem datuma na deo dostavne knjige, dostavnice, povratnice ili na kopiji akta èiji se original prima. Pored datuma i potpisa, sem u dostavnoj knjizi, stavlja se još i službeni peèat Fakulteta koji je dat na upotrebu i èuvanje ovlašæenom radniku, struènom saradniku - arhivisti.

Èlan 10.

Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, ponudama za obavljanje radova i slièno, ne otvaraju se, veæ se samo na kovertu stavlja datum i vreme (èas i minut) prijema.

Odgovorni radnik dužan je da prethodno upozori struènog saradnika - arhivistu na pošiljke koje se u smislu prethodnog stava oèekuju i koje se ne smeju otvarati.

Èlan 11.

Obiènu poštu primljenu u zatvorenim kovertima otvara odredjeni radnik Odseka za opšte i administrativne poslove.

Poverljivu i strogo poverljivu poštu otvara dekan Fakulteta ili radnik koga dekan ovlasti, preko knjige primljene pošte.

Pošiljke u vezi sa raspisanim licitacijama, ponudama za obavljanje radova i slièno, otvara nadležna komisija ako nije drugaèije propisano.

Hitnu pošiljku primljenu van redovnog radnog vremena otvara de-urni radnik, a ako je pošta poverljive prirode dežurni radnik æe je otvoriti samo ako za to ima posebno ovlašæenje dekana.

Ako radnik koji prima poštu nije ovlašæen i da je otvara, džan je da je odmah po prijemu preda struènom saradniku - arhivisti.

Pošta primljena na ime radnika zaposlenog na Fakultetu uruèuje se neotvorena. Ako takva pošiljka predstavlja službeni akt primalac je dužan da u roku od 24 èasa po prijemu vrati pisarnici radi evidentiranja.

6

Èlan 12.

Obiène pošiljke predaju se neposredno, a preporuèene pošiljke, novèana pisma i druga pošta èiji se prijem pismeno potvrdjuje podnosiocu, preko knjige primljene pošte.

Èlan 13.

Novèana pisma i druge vrednosne pošiljke otvara radnik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje, ili drugi ovlašæeni radnik.

Èlan 14.

Prilikom otvaranja koverata treba paziti da se ne ošteti njihova sadržina. Naroèito treba proveriti da li se oznake i brojevi naisani na koverti slažu sa oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akata, naznaèeni na koverti, nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je pošiljalac, utvrdiæe se to službenom beleškom uz koju æe se koverat priložiti. U ovakvim sluèajevima ovlašæeni radnik koji otvara poštu dužan je da o tome obavesti pošiljaoca.

Uz primljeni akt (podnesak) obavezno se prilaže i koverat osobito kada datum predaje na pošti može biti od važnosti za raèunanje rokova (rok za podnošenje zahteva ili žalbe, rok za uzèešæe na konkursu i slièno) ili kad se iz podneska ne može utvrditi mesto odakle je peèat ili ime podnosioca, a podaci su oznaèeni na koverti.

Èlan 15.

Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrednost, na primljenom aktu treba kratkom zabeleškom konstatovati primljeni novèani iznos, odnosno vrstu primljene vrednosti.

Ako je uz akt priložena dostavnica, treba na njoj potvrditi prijem akta datumom, potpisom i službenim peèatom i odmah je vratiti pošiljaocu.

7

Èlan 16.

Ovlašæeni radnik, struèni saradnik-arhivista koji poštu prima neposredno kao i radnik Odseka koji je ovlašæen daotvara poštu, dužni su da vode raèuna: koji akti i isprave podležu taksiranju, kolika je visina takse predvidjena za pojedine vrste akata, isprava i slièno, u kojim sluèajevima postoji zakonski uslov za oslobodjenje od plaæanja takse.

Nadležni radnici iz prethodnog stava postupaju po važeæim propisima o taksama.

Ako je akt (podnesak) oslobodjen plaæanja takse nadležni radnici æe to konstatovati kratkom službenom zabeleškom uz navodjenje odgovarajuæeg propisa o oslobadjanju plaæanja.

III ZAVODJENJE AKTA (UPISIVANJE) U OSNOVNU EVIDENCIJU - POPIS AKATA I DOSTAVLJANJE AKATA U RAD

Èlan 17.

Po završenom pregledu pošte, radnik koji otvara i pregleda primljenu poštu, stavlja otisak prijemnog štambilja, na svaki primljeni akt koji æe biti zaveden u delovodniku. Otisak prijemnog štambilja po pravilu se stavlja u gornji desni ugao prve strane. Ako na prvoj strani nema dovoljno praznog mesta otisak treba staviti na poledjini akta u gornjem levom uglu.

Ako je tekst primljenog akta pisan u produžetku nekog ranijeg akta prijemni štambilj se stavlja, po pravilu, desno ispod teksta poslednjeg akta poisanog u produžetku.

Otisak prijemnog štambilja se ne stavlja na priloge akta.Akti (podnesci) zavode se u delovnodnik istog dana i pod istim

datumom pod kojim su primljeni.

8Telegrame i akta sa odredjenim kratkim rokom za odgovor ili po

kojima se hitno mora postupiti, treba zavesti i odmah dostaviti pre ostale pošte u rad nadležnom odeljenju ili odgovornom radniku.

U izuzetnim opravdanim sluèajevima primljeni akti se mogu zavesti najkasnije sledeæeg danapre zavodjenja nove pošte, ali pod datumom kad su primljeni.

Primalac je ovlašæeni radnik odeljenja i svojim èitkim potpisom overava prijem akt (podnesak, predmet).

Èlan 18.

Pre dostavljanja akata u rad odeljenju, struèni saradnik - arhivista mora izvršiti njihovo združivanje.

Združivanje se obavlja na taj naèin što se na osnovu podataka iz delovodnika utvrdjuje gde se predmet nalazi. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt nalazi u radu na odeljenju ili kod nadležnih radnika, nužno je, pored prijemnog štambilja, staviti datum koji pokazuje od kada se predmet nalazi u radu.

Èlan 19.

Osnovna evidencija akata je delovodnik.U delovodnik se najpre zavode akti sa odredjenim rokovima i drugi

hitni akti, pre ostalih akata.U delovodnik se ne zavode pošiljke koje ne predstavljaju službenu

prepisku (vraæene dostavnice ili povratnice, dokumentacija intenog karaktera, službeni listovi i slièno).

Delovodnik se vodi po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva.Osnovnim brojem, tj. rednim brojem delovodnika, oznaèava se

predmet svakog primljenog ili sopstvenog akta kada se prvi put zavodi udelovodnik. Osnovni broj predmeta se u toku godine po pravilu ne menja.

Podbrojevima, tj. rednim brojevima, oznaèuju se svi naknadno primljeni akti u vezi s jednim predmetom oznaèenim osnovnim brojem.

9

Podaci se upisuju u delovodnik mastilom i èitkim rukopisom na sledeæi naèin:

- u rubriku 1 upisuje se osnovni broj delovdnika- u rubriku 2 upisuje se kratka sadržina predmeta- u rubriku 3 upisuje se podbroj- u rubriku 4 upisuje se datum prijema pošiljke- u rubriku 5 upisuje se naziv i sedište pošiljaoca (pri zavodjenju

sopstvenih predmeta - akata, u ovu rubriku se upisuje skraæenica "s.p." (sopstveni)

- u rubriku 6 upisuje se broj primljenog dopisa i datum- u rubriku 7 upisuje se organizaciona jedinica (odeljenje, odsek,

instituti) kojoj se predmet uruèuje u radu- u rubriku 8 upisuje se datum razvodjenja- u rubriku 9 stavlja se jedna od oznaka koju su ovlašæeni radnici

stavili na primerak akta koji æe biti s predmetom arhiviran, i to: a/a oznakom za arhiviranje ako je rad u vezi sa predmetom potpuno završen i predmet treba arhivirati, "R" (što znaèi rok) oznaka za predmete za koje se pretpostavlja da æe imati dopune, uz oznaku ubeležiti i datum roka

- oznaku (signaturu) organizacione jedinice (odeljenje, instituti, odsek)- reè "stvarno" a ispod toga pun naziv i mesto organizacije ili lica

kome je predmet upuæen na rešavanje.Svi docnije primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se pod

istim osnovnim brojem sa dodavanjem narednog podbroja.Kad se popune sve rubrike u delovodniku predvidjene za upisivanje

podbrojeva, dalje zavodjenje akata koji se odnose na isti predmet prenosi se osnovni broj u sledeæu slobodnu rubriku za osnovne brojeve, a ispod reèi "prenos" gde je predmet prvi put upisan stavljaju se osnovni brojevi izmedju kojih je prenet osnovni broj. Na isti naèin se povezuju i zajedno rešeni predmeti iz raznih godina, s tim što se pored broja upisuje i godina.

S obzirom na potrebu prenošenja nije dozvoljeno da se osnovni brojevi u delovodniku unapred upisuju.

10

Èlan 20.

U delovodniku se ne smeju brisati pogrešno upisane reèi ili brojevi i ne sme se lepiti hartija preko pogrešno popunjenih rubrika. Ispravke se vrše povlaèenjem tanke linije preko tekstova i iznad toga ispisuje se pravilan tekst.

Ispravke u delovodniku vrši struèni saradnik - arhivista, koji vodi delovnodnik i overava ih datumom i potpisom.

Èlan 21.

Na poèetku svake godine, upisivanje akata u delovodnik poèinje sa osnovnim brojem 1.

Po završetku tekuæe godine, delovodnik se zakljuèuje sa 31. decembrom.

Èlan 22.

Na kraju godine delovondik se zakljuèuje službenom zabeleškom napisanom ispod poslednjeg broja sa konstatacijom koliko je predmeta zavedeno u toj godini. Ova beleška se overava službenim peèatom, a potpisuje je i stavlja datum radnik, struèni saradnik - arhivista koji vodi delovodnik.

Na koricama delovodnika ispisuje se krupnim slovima Filozofski fakultet u Beogradu. Ispod naziva stavlja se godina kao i prvi i poslednji osnovni (redni) broj.

Popis akata (spisa) je sastavni deo delovodnika i u njemu se zavode akti iste vrste koji se ponavljaju u velikom broju (na primer: godišnji odmori, putni nalozi i drugo - kako se to odredi rešenjem sekretara Fakulteta za svaku kalendarsku godinu)

11

Èlan 23.

Iz popisa akata na kaju godine u delovodnik se upisuje, kod osnovnog broja, pod kojim je, popis akata zaveden, ukupan broj akata zavedenih u toku te godine u popisu akata.

Popisi akata koji su složeni po osnovnim brojevima, zakljuèuju se na kraju godine i prilažu se uz delovodnik.

IV DOSTAVLJANJE AKATA U RAD I ADMINISTRATIVNO-TEHNIÈKA OBRADA AKATA

Èlan 24.

Zavedena pošta se u toku istoga dana dostavlja u rad nadležnim organizacionim jedinicama (odeljenjima, kabinetima, institutima i centrima) preko interne dostavne knjige.

Za koje æe se organizacione jedinice voditi interne dostavne knjige odredjuje sekretar Fakulteta na poèetku kalendarske godine.

Èlan 25.

Dostavljanje rèuna u rad Odseku za materijalno-finansijsko poslovanje obavlja se preko propisane knjige raèuna.

Prijem raèuna potvrdjuje svojim potpisom šef Odseka za materijalno-finansijsko poslovanje.

12V VRAÆANJE REŠENIH PREDMETA PISARNICI, RAZVODJENJE AKATA I OTPREMANJE POŠTE

Èlan 26.

Svi rešeni predmeti koje treba otpremiti, staviti u arhivu (arhivirati), držati u rokovniku ili uputiti nekoj drugoj radnoj jedinici - organu ili struènom saradniku - arhivisti, vraæaju se pisarnici preko interne dostavne knjige.

Rešeni predmeti koji se arhiviraju, akti oznaèeni sa a/a, moraju od strane obradjivaèa sadržati odredjene rokove èuvanja, koji se utvrdjuju prema listi kategorija registraturskog materijala Fakulteta.

Èlan 27.

Na omotu akta koji se vraæa arhivi, obradjivaèi stavljaju potrebna uputstva koja obuhvataju: naèin opreme (preporuèeno, avionom i sl.) da li akt treba uputiti drugom odeljenju ili arhivirati, staviti u rokovnik predmeta i slièno.

Struèni saradnik - arhivista je dužan da proveri ispravnost predmeta i da na eventualne propuste ukaže obradjivaèu, odnosno da predmet vrati na dopunu (ovo u sluèaju da adresa nije taèna ili potpuna, ako predmet nije kompletiran, ako nedostaje oznaka kratke sadržine, veza broja, broj priloga i slièno, ili ako nedostaju uputstva za dalji rad radniku na pisarnici).

Èlan 28.

Razvodjenje akata u delovodnom protokolu obavlja se u smislu èl. 27. ovog Pravilnika.

Predmeti za koje je oznaèeno da se u arhivi drže do odredjenog roka stavljaju se u rokovnik predmeta.

13Rokovnik predmeta sastoji se od fascikli u koje se stavljaju predmeti

prema oznaèenom datumu - roku iz tekuæeg meseca, složeni po klasifikacionim arhivskim znacima. Ove fascikle sa oznakom "R" (što znaèi rok, odlažu se u poseban orman sa pregradama.

Struèni saradnik - arhivista, na dan utvrdjenog roka, združenja akata u predmet dostavlja na rad odgovarajuæim radnicima ili odeljenjima.

Èlan 29.

Pošta se otprema preko poštanske službe ili preko kurira pisarnice.Svi predmeti preuzeti u toku radnog dana do 12 èasova moraju se

otpremiti istog dana. Predmeti primljeni posle zakljuèivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremiæe se narednog radnog dana.

Èlan 30.

Koverat kojim se otprema službeni akt treba da sadrži u gornjem levom uglu prve strane taèan naziv i bližu adresu pošiljaoca i oznaku svih akata koji se nalaze u koverti.

Dokumenta, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, neponištene taksene marke i druge vrednosti, kao i poverljiva i strogo poverljiva pošta, otpremaju se obavezno preporuèeno, odnosno u zatvorenim kovertama ili preko dostavnog lista za spoljnu dostavu ako je dostavlja kurir.

Koverti sa poverljivim, odnosno strogo poverljivim aktima moraju biti zapeèaæeni ili na drugi pogodan naèin obezbedjeni.

Peèaæenje koverata obavlja se na taj naèin što se sadržaj koverte pre stavljanja u koverat zaštiæuje komadom èistog papira, a zatim se na poledjini koverta, po sredini, utisne metalni peèat preko rastopljenog voska. Prilikom peèaæenja koverta sa stogo poverljivom poštom stavljaju se peèati još i na sastavcima u svakom uglu poledjine koverte.

Evidencija o otpremljenoj pošiljci preko poštanske službe služi pravdanju utrošenog novca na ime poštanskih troškova.

Svakog dana posle otpremanja pošte sabira se ukupno utrošen novac za poštarinu i iznos se upisuje u kontrolnik poštarine.

14

Èlan 31.

U knjigu ekspedovanja pošte upisuju se sve pošiljke koje se otpremaju poštom. Knjiga služi kao evidencija o završenoj otpremi.

Akti i drugi materijali koje treba otpremiti drugim radnim organizacijama ili licima u istom mestu, upisuju se u dostavnu knjigu za mesto i otpremaju se preko kurira.

VI ARHIVIRANJE I STRUÈNO ODRŽAVANJE ARHIVE

Èlan 32.

Rešeni predmeti se odlažu u pisarnicu i èuvaju se najduže dve godine od dana zavodjenja. Posle tog roka rešeni predmeti se zapisnièki predaju za arhivski depo gde se èuvaju u sredjenom i bezbednom stanju do uništenja prema listi ili predaje nadležnom ahivu Srbije.

Èlan 33.

Arhivskom gradjom i registraturskim materijalom u arhivskom depou rukuje i struèno održava struèni saradnik-arhivista i brine da se ista zaštiti od ošteæenja.

Arhivski predmeti se izdaju na privremeno korišæenje pojedinim službama na revers koji se ispunjava u tri primerka. Jedan primerak reversa se èuva na mestu odakle je uzet predmet, drugi u posebnoj fascikli arhiviste, a treæi dobija korisnik dokumenta.

Èlan 34.

Završeni predmeti sredjuju se po klasifikacionim oznakama - arhivskim znacima predmeta po materiji, a unutar njih hronološki po delovodnom protokolu i odlažu se u posebne omote odnosno u registratore. Na svakom registratoru obeležene su klasifikacione oznake. Izmedju

15 klasifikacionih znakova stavljaju se pregradni kartoni na kojima su obeležene klasifikacione oznake. Omot s klasifikacionim znakom predstavlja posebnu registratursku jedinicu. Na registratoru se pored klasifikacione oznake upisuje: Filozofski fakultet, kalendarska godina, broj predmeta od poèetnog do završnog broja i redni broj pod kojim je omot (fascikla) upisan u arhivsku knjigu.

Plan klasifikacionih znakova utvrdjuje na poèetku svake godine, rešenjem, sekretar Fakulteta.

Klasifikacioni znakovi se u toku godine ne smeju menjati, ali se mogu dodavati novi ako to iziskuju promene u organizovanju Fakulteta.

Èlan 35.

Arhivirani poverljivi i strogo poverljivi predmeti èuvaju se u gvozdenim kasetama koje obezbedjuju èuvanje njihove poverljivosti. Po isteku dve godine predaju se struènom saradniku - arhivisti za arhivski depo gde se njihovo èuvanje obezbedjuje na isti naèin (u kasetama).

Èlan 36.

Arhivski predmti stariji od dve godine sredjeni u registratorima èuvaju se u arhivskom depou sredjeni po godinama, a unutar godine po klasifikacionim oznakama, u metalnim stelažama i moraju biti osigurani od nestajanja i ma kakvog ošteæenja.

Èlan 37.

Sav registraturski materijal nastao u radu Fakulteta upisuje se u arhivsku knjigu koja služi kao opšti inventarski pregled celokupnog arhivskog materijala.

"Arhivska knjiga" vodi se po obrascu koji je propisan uputstvom o naèinu vodjenja i korišæenja arhivske gradje.

16

Èlan 38.

Upisivanje u arhivsku knjigu obavlja se na sledeæi naèin:

- U rubriku "redni broj" upisuju se od jedan pa nadalje brojevi istovrsnog registratuskog materijala nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj registraturskih jedinica. Redni brojevi se nastavljaju u arhivskoj knjizi kontinuirano, iz godine u godinu. Registraturske jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim su upisane u arhivskoj knjizi.

- u rubriku "datum upisa" upisuje se dan, mesec i godina upisa registraturskog materijala. Registraturski materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do aprila naredne godine,

- u rubriku "godina nastanka" upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturski materijal nastao. Za registraturski materijal koji obuhvata podatke iz više godina upisuje se poèetna godina,

- u rubrijžku "sadržaj" upisuje se kratka sadržina registraturskog materijala i klasifikacioni (arhivski znak),

- u rubriku "ukupno" upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica istovremenog registraturskog materijala,

- u rubriku "prostorije i police" upisuje e podatak u kojoj prostoriji, polici, ormanu je smešten registraturski materijal kao i sve promene u vezi sa smeštajem,

- u rubriku "primedba" upisuje se broj rešenja o izluèivanju ili primopredaji arhivske gradje nadležnom arhivu.

17Èlan 39.

Prepis arhivske knjige dostavlja se nadležnom arhivu Srbije za svaku proteklu godinu, najkasnije do 30 aprila svake naredne godine.

Èlan 40.

Registraturski materijal koji se bilo po kom osnovu nadje na Fakultetu, takodje se upisuje u arhivsku knjigu odvojen po arhivskim fondovima i prepis dostavlja arhivu.

VII ODABIRANJE ARHIVSKE GRADJE I IZLUÈIVANJE BEZVREDNOG REGISTRATURSKOG MATERIJALA

Èlan 41.

Odabiranje arhivske gradje i izluèivanje bezvrednog registraturskog materijala obavlja se na osnovu liste kategorija registratuskog materijala sa rokovima èuvanja.

Lista je sastavni deo ovog Pravilnika i primenjuje se danom dobijanja pismene saglasnosti nadležnog arhiva.

Èlan 42.

Lista sadrži redni broj, klasifikacioni arhivski znak, vrstu predmeta - kategoriju, rok èuvanja i rubriku za primedbe.

Nadležan arhiv utvrdjuje koje kategorije registraturskog materijala imaju svojstvo arhivske gradje te se moraju trajno èuvati.

Èlan 43.

Za rad na listi kateogirija registraturskog materijala sa rokovima èuvanja odredjuje se komisija koju saèinjavaju saradnici Fakulteta koji

18najbolje poznaju organizaciju Fakulteta i njegovu delatnost u celini i koji znaju da ocene društveni, nauèno-istorijski i praktièni znaèaj predmeta.

U komisiju se biraju struènjaci iz svih odeljenja Fakulteta.

Èlan 44.

Za trajno èuvanje odredjuju se kategorije materijala koje sadrže: podatke od znaèaja za istoriju i druge nauène oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe, podatke koji odražavaju suštinu rada Fakulteta, podatke o uslovima rada i naèinu života radnih ljudi, kao i kategorije materijala predvidjene za èuvanje po posebnim propisima.

Èlan 45.

Registraturski materijal koji nije ocenjen kao arhivska gradja (za trajno èuvanje) rokovi èuvanja se odredjuju zavisno od potreba odeljenja, odnosno Fakulteta, za korišæenje u praktiène svrhe, kao i u skladu sa posebnim propisima.

Èlan 46.

Ako se tokom godine jave nove vrste predmeta koje nisu obuhvaæene listom registraturskog materijala, ili nastane opravdana potreba izmene rokova èuvanja u veæ donesenoj listi, vrši se izmena i dopuna postojeæe liste na naèin i u postupku predvidjenom za njeno donošenje.

Dopuna i izmena liste, se, takodje, dostavlja na saglasnost nadležnom arhivu.

Èlan 47.

Samo iz sredjene i popisane arhive odabira se arhivska gradja i izluèuje bezvredni registraturski mateijal.

19Èlan 48.

Za odabiranje arhivske gradje i izluèivanje bezvrednog registraturskog materijala obrazuje se komisija sastavljena od struènjaka iz svih odeljenja. Komisija popisuje bezvredni registraturski mateijal saglasno utvrdjenoj listi sa rokovima èuvanja i predlaže ga za izluèivanje.

Èlan 49.

Popis bezvrednog registaturskog materijala sastavlja se u dva primerka i sadrži:

- redni broj popisa,- naziv kategorije materijala iz liste,- redni broj kategorije iz liste, rok èuvanja prema listi,- godina nastanka materijala,- kolièina (broj fascikli ili registratora),- fizièko stanje i saèuvanost arhivskog fonda iz kojeg se vrši

odabiranje arhivske gradje i izluèivanje bezvrednog registraturskog materijala.

Èlan 50.

Popis bezvrednog registraturskog materijala dostavlje se nadležnom arhivu sa zahtevom da se materijal pregleda i odobri izluèivanje i predaja u preradu ili uništenje.

Na pismenu saglasnost, odnosno rešenje nadležnog arhiva bezvredni registraturski materijal se uništava ili daje u preradu.

Èlan 51.

Predstavnici nadležnog arhiva su ovlašæeni da zadrže od izluèivanja kategorije registraturskog materijala (koje su listom predvidjene za izluèivanja) ukoliko ocene da sadrže podatke za trajno èuvanje.

20Fakultet je obavezan da izvesti nadležni arhiv o kolièini izluèenog

materijala u dužinskim metrima, datum izluèivanja i naèin na koji je uništen (spaljen ili dat u preradu).

VIII PREDAJE ARHIVSKE GRADJE ARHIVU SRBIJE

Èlan 52.

Sredjena, odabrana i popisana arhivska gradja predaje se nadležnom arhivu na èuvanje po isteku roka od 30 godina raèunajuæi vreme od dana nastanka gradje.

Èlan 53.

Arhivska gradja predaje se nadležnom arhivu o trošku Fakulteta i na mestu koje odredi nadležni arhiv.

Predavanjem arhivske gradje Fakultet uslovljava i njeno korišæenje u nadležnom arhivu. Prilikom predaje zapisnièki se odredjuju uslovi korišæenja.

Èlan 54.

Primopredaja arhivske gradje obavlja se komisijski. Komisija se sastavlja od predstavnika Filozofskog fakulteta u Beogradu i predstavnika nadležnog arhiva koji preuzima gradju.

U prisustvu komisije sastavlja se zapisnik u pet primeraka (èetiri Arhivu Srbije) sa sledeæim podacima:

- naziv Fakulteta koji predaje gradju- mesto primopredaje i datum- popis arhivske gradje po godinama, vrsti i kolièini- podaci o eventualnoj nepreuzetoj gradji dotiènog fonda- mišljenje Fakulteta o naèinu i uslovima korišæenja.

21Zapisnik potpisuju èlanovi komisije, a overavaju ga predavaoci i

primaoci gradje.

IX PRELAZNE I ZAVŠNE ODREDBE

Èlan 55.Fakultet je obavezan da sa izuzetnom pažnjom èuva i održava

arhivsku gradju i registraturski materijal u skladu sa Zakonom o kulturnim dobrima i prema nalozima nadležnog arhiva.

Èlan 56.Fakultet je obavezan da obaveštava nadležan arhiv o svim pravnim i

fizièkim promenama nastalim u vezi sa arhivskom gradjom i registraturskim matrijalom kao i svim statusnim promenama, promene naziva, delatnosti, spajanja, ukidanja i drugo.

Èlan 57.Prilikom kadrovskih promena na ovim poslovima, obavezna je

zapisnièka primopredaja dužnosti.

Èlan 58.Pravilnik stupa na snagu danom njegovog donošenja, od kada æe se i

primenjivati.

Èlan 59.O primeni ovog Pravilnika staraæe se sekretar Fakulteta ili drugo lice

koje ovlasti dekan Fakulteta.

Napomena: Pravilnik donet i stupio na snagu:

D E K A N

Prof.dr Ljubomir Maksimoviæ