POSLOVNIK O KVALITETU · POSLOVNIK O KVALITETU Dokumenat JC. QM-01 Izdanje 6 Strana 1 od 42 POSLOVNIK O KVALITETU Izradio: _____ Marijana Vuković,mast.analit.zžs

POSLOVNIK O KVALITETU

Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 1 od 42


Izradio:

________________ Marijana Vuković,mast.analit.zžs. Odobrio: Direktor

________________ Miličko Vuković

Bar, jun 2019. godine


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 2 od 42

S A D R Ž A J

1. OPŠTE ODREDBE .................................................................................................................. 5 1.1. Predmet i opseg rada ......................................................................................................... 5 1.2. Definicije i skraćenice ........................................................................................................ 5

1.2.1. Definicije ................................................................................................................... 5 1.2.2. Skraćenice ................................................................................................................. 6

1.1.1. Veza poglavlja Poslovnika sa zahtevima standarda ISO/IEC 17021-1 ............... 6

1.2. Referentna dokumenta ...................................................................................................... 6

1.3. Politika sertifikacije i dokumenta sistema – opšti principi ............................................ 7 1.3.1. Nepristrasnost ........................................................................................................... 7 1.3.2. Kompetentnost .......................................................................................................... 8 1.3.3. Odgovornost .............................................................................................................. 8 1.3.4. Otvorenost ................................................................................................................. 8

1.3.5. Poverljivost ............................................................................................................... 8 1.3.6. Reagovanje na prigovore ......................................................................................... 8 1.3.7. Pristup zasnovan na riziku ............................................................................................ 9

1.4. Etički kodeks PJ Sertifikacija ........................................................................................... 9

1.4.1. Integritet .................................................................................................................... 9 1.4.2. Borba protiv korupcije ............................................................................................ 9

1.4.3. Fer marketing ......................................................................................................... 10 1.4.4. Implementacija etičkog kodeksa ........................................................................... 10

2. DELATNOST, MENADŽMENT I ORGANIZACIJA JUGOINSPEKT CONTROL-a

PJ Sertifikacija ............................................................................................................................... 11

2.1. Delatnost JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija ......................................... 11 2.2. Pravni satus JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija .................................... 11 2.3. Profesionalna odgovornost i finansiranje ...................................................................... 11

2.4. Menadžment nepristrasnošću ......................................................................................... 12 2.5. Organizacija PJ Sertifikacija .......................................................................................... 13

2.5.1. Direktor ................................................................................................................... 14

2.5.2. Sertifikacione komisije ........................................................................................... 15 2.5.3. Etički savet .............................................................................................................. 17

2.5.4. Marketing i razvoj .................................................................................................. 18 2.5.5. Menadžment kvalitetom ........................................................................................ 20

2.5.6. Proces proveravanja i sertifikacije ....................................................................... 21 2.5.7. Provere sistema menadžmenta i odnosi sa klijentima ........................................ 22 2.5.8. Opšti poslovi i finansije .......................................................................................... 23

2.6. Sistem menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija ........................................................ 24 2.6.1. Upravljanje dokumentima .................................................................................... 24

2.6.2. Upravljanje zapisima ............................................................................................. 25 2.6.3. Upravljanje neusaglašenostima, korektivne i preventivne mere ....................... 25 2.6.4. Interne provere ....................................................................................................... 26 2.6.5. Preispitivanje od strane rukovodstva ................................................................... 26

2.6.6. Stalno poboljšavanje .............................................................................................. 27

3. RESURSI JUGOINSPEKT PJ Sertifikacija ....................................................................... 28 3.1. Kompetentnost rukovodstva i osoblja ........................................................................... 28 3.2. Osoblje angažovano na poslovima proveravanja i seritifikacije ................................. 28 3.3. Korišćenje pojedinaca kao spoljnih saradnika u postupku proveravanja i

sertifikacije ................................................................................................................................. 28 3.4. Korišćenje spoljnih usluga (podugovaranje) ................................................................. 29


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 3 od 42

3.5. Zapisi o osoblju ................................................................................................................ 29 4. INFORMISANJE ................................................................................................................... 30

4.1. Javno dostupne informacije ............................................................................................ 30

4.2. Dokumenta sertifikacije .................................................................................................. 30 4.3. Registar sertifikovanih klijenata .................................................................................... 31 4.4. Pozivanje na sertifikaciju i upotreba znakova .............................................................. 31 4.5. Poverljivost ....................................................................................................................... 32 4.6. Razmena informacija između PJ Sertifikacija i njegovih klijenata ........................... 33

5. PROCES PROVERA............................................................................................................. 34 5.1. Opšte ................................................................................................................................. 34 5.2. Početna provera i sertifikacija ........................................................................................ 35

5.2.1. Prijava i preispitivanje prijave ............................................................................. 35 5.2.2. Inicijalna sertifikaciona provera ........................................................................... 36

5.2.2.1. Faza 1 inicijalne provere ........................................................................ 36 5.2.2.2. Faza 2 inicijalne provere ........................................................................ 37

5.3. Nadzorne aktivnosti ......................................................................................................... 37 5.4. Resertifikacija .................................................................................................................. 37 5.5. Posebne provere ............................................................................................................... 37 5.6. Provere integrisanih sistema menadžmenta .................................................................. 38

5.7. Zajedničke provere .......................................................................................................... 38 5.8. Odlučivanje o sertifikaciji ............................................................................................... 39

5.9. Žalbe i prigovori .............................................................................................................. 39 6. Prilozi ...................................................................................................................................... 41

6.1. Veza poglavlja Poslovnika o kvalitetu sa zahtevima standarda ISO/IEC 17021-1 ... 41


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 4 od 42

Politika kvaliteta

Politika kvaliteta JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija se zasniva na kompetentnom, odgovornom, visokoprofesionalnom, objektivnom i nepristrasnom obavljanju proveravanja i sertifikacije sistema menadžmenta.

Naše usluge su raspoložive svim organizacijama, bez obzira na njihovu veličinu, strukturu i delatnost.

Kredibilitet naših sertifikata ostvarujemo poštovanjem svih međunarodnih standarda i smernica koje se odnose na sertifikaciona tela za sisteme menadžmenta, čime se omogućava sticanje poverenja javnosti i svih zainteresovanih strana u kvalitet sistema menadžmenta sertifikovanih od strane JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija. Na taj način, sertifikati JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija predstavljaju pouzdane pokazatelje sposobnosti sertifikovanih organizacija da dosledno ispunjavaju zahteve relevantnih standarda.

Kroz efektivnu proveru i partnerski pristup omogućavamo klijentima kontinualna unapređenja i integritet uspostavljenih sistema menadžmenta. Težimo da kroz proces proveravanja stvorimo dodatnu vrednost tako što:

- najvišem rukovodstvu proveravane organizacije pružamo potrebne informacije koje pomažu u postavljanju strateških ciljeva;

- identifikujemo probleme čijim rešenjem će se poboljšati performanse organizacije;

- identifikujemo mogućnosti za poboljšanje i moguće oblasti rizika.

Primenom osnovnih principa menadžmenta kvalitetom u JUGOINSPEKT CONTROL-u PJ Sertifikacija i balansiranim pristupom ostvarujemo zadovoljenje potreba klijenata i svih drugih zainteresovanih strana (privrede, potrošača, državnih organa, korisnika sertifikovanih organizacija, itd.).

Kvalitet naših usluga obezbeđujemo kroz sopstveni sistem menadžmenta, koji stalno proveravamo, preispitujemo i unapređujemo, polazeći od zahteva koje postavlja međunarodni standard ISO/IEC 17021-1, stavljajući poseban naglasak na iskustvo, stručnost, sposobnost, profesionalnost i kompetentnost našeg osoblja.

U tom smislu, obrazovanje i usavršavanje osoblja JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija, kao i aktivno učestvovanje i organizovanje konferencija i obuka iz oblasti kvaliteta i sistema menadžmenta, predstavljaju bitne faktore našeg uspešnog poslovanja i napretka.

Bar, 01.mart 2017. godine Direktor

Miličko Vuković


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 5 od 42

1. OPŠTE ODREDBE

1.1. Predmet i opseg rada

Ovaj Poslovnik o kvalitetu opisuje sistem menadžmenta kvalitetom koji primenjuje JUGOINSPEKT CONTROL d.o.o. PJ Sertifikacija, u svrhu obavljanja aktivnosti sertifikacionog tela za sisteme menadžmenta, u skladu sa zahtevima standarda ISO/IEC 17021-1:2015, pravilima akreditacionih tela i drugim dokumentima.

Ovaj dokument razrađuje politiku kvaliteta, definiše organizacionu strukturu, odgovornosti i načine delovanja u cilju implementacije te politike.

Poslovnik o kvalitetu odobrava direktor JUGOINSPEKT CONTROL-a.

1.2. Definicije i skraćenice

1.2.1. Definicije

JUGOINSPEKT CONTROL Pj Sertifikacija upotrebljava termine sadržane u MEST ISO EN 9000:2016, ISO/IEC 17000:2004 i MEST EN ISO/IEC 17021-1:2018.

Radi lakšeg razumevanja teksta ovog Poslovnika navodimo posebno ove termine:

- sistem menadžmenta: sistem za uspostavljanje politike i ciljeva i za ostvarivanje tih ciljeva;

- zainteresovana strana: osoba ili grupa koje imaju interes u performansama ili uspehu organizacije;

- efektivnost: mera realizacije planiranih aktivnosti i planiranih rezultata;

- efikasnost: odnos ostvarenih rezultata i upotrebljenih resursa;

- proces: skup međusobno povezanih ili međusobno delujućih aktivnosti koji pretvara ulazne elemente u izlazne;

- sertifikaciono telo: treća strana, nezavisna u odnosu na klijenta i korisnika, koja proverava i sertifikuje/registruje sistem menadžmenta organizacija u odnosu na objavljene standarde sistema menadžmenta i svu dopunsku dokumentaciju koja se zahteva u okviru sistema;

- sertifikat: dokument koji ukazuje da je sistem menadžmenta organizacije usaglašen sa specificiranim standardima sistema menadžmenta i svom dopunskom dokumentacijom koja se zahteva u okviru sistema;

- provera preko treće strane: sistematičan, nezavisan i dokumentovan proces koji sprovodi sertifikaciono telo u cilju dobijanja dokaza provere i njegovo objektivno vrednovanje da bi se odredio nivo do kojeg su ispunjeni specifirani zahtevi;

- sertifikacija: atestiranje koje je izvršila treća strana u vezi sa proizvodima, procesima, sistemima ili osobama;

- nadzor: sistematično ponavljanje aktivnosti proveravanja usaglašenosti kao osnova za održavanje izjave o usaglašenosti validnom;

- suspenzija: privremeno stavljanje van snage izjave o usaglašenosti za ceo specifirani predmet i područje sertifikacije ili njegov deo;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 6 od 42

- povlačenje: stavljanje van snage izjave o usaglašenosti;

- žalba: zahtev davaoca objekta proveravanja usaglašenosti telu za proveravanje usaglašenosti ili akreditacionom telu da to telo ponovo razmotri odluku koju je donelo u vezi sa tim objektom;

- prigovor: izraz nezadovoljstva, osim žalbe, bilo koje osobe ili organizacije telu za proveravanje usaglašenosti ili akreditacionom telu u vezi sa aktivnostima tog tela, na koji se očekuje odgovor;

- konsultantske usluge za sistem menadžmenta: učešće u projektovanju, primeni ili održavanju sistema menadžmenta.

1.2.2. Skraćenice

JUGOINSPEKT CONTROL d.o.o. Poslovna jedinica sertifikacija – (u daljem tekstu) PJ Sertifikacija

ATCG – Akreditaciono tijelo Crne Gore

IAF – The International Accreditation Forum (Međunarodni akreditacioni forum)

ISO – The International Organization for Standardization (Međunarodna organizacija za standardizaciju)

SK – Sertifikaciona komisija

ES – Etički savet

QMS – sistem menadžmenta kvalitetom

EMS – sistem upravljanja zaštitom životne sredine

OHSAS – sistem menadžmenta zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu;

OH&S - sistem menadžmenta bezbednošću i zdravljem i na radu

FSMS – sistem menadžmenta bezbednošću hrane;

ISMS - sistem menadžmenta bezbednošću informacija;

EnMS - sistem menadžmenta energijom;

HACCP – analiza rizika i kritične kontrolne tačke.

1.1.1. Veza poglavlja Poslovnika sa zahtevima standarda MEST EN ISO/IEC 17021-1:2018

Pri izradi ovog Poslovnika i druge dokumentacije sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija, u potpunosti su primenjivani zahtevi odgovarajućih standarda i smernica. Radi lakše provere pojedinih rešenja i zahteva, u posebnoj listi u prilogu br. 1 data je veza između pojedinih glavnih poglavlja Poslovnika o kvalitetu i zahteva standarda MEST EN ISO/IEC 17021-1:2018.

1.2. Referentna dokumenta

PJ Sertifikacija koristi u svojoj delatnosti i svojim aktivnostima sertifikacije najnovija izdanja relevantnih međunarodnih i nacionalnih standarda, smernica i uputstava.

Ova dokumentacija se čuva u standardoteci PJ Sertifikacija i dostupna je, prema potrebi, stalno zaposlenom osoblju i spoljnim saradnicima.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 7 od 42

1.3. Politika sertifikacije i dokumenta sistema – opšti principi

Politiku kvaliteta propisuje Direktor JUGOINSPEKT CONTROL-a i predstavlja cilj i obavezu svih u šemi procesa proveravanja i sertifikacije u okviru JUGOINSPEKT CONTROL-a .

Politika kvaliteta i osnovni principi su prenešeni u mape procesa, procedure, uputstva i pravila JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija.

Ukupni cilj sertifikacije je da stvori poverenje kod svih strana da sertifikovani sistem menadžmenta ispunjava specificirane zahteve. Vrednost sertifikacije ogleda se u stepenu poverenja javnosti da je ona obavljena nepristrasnim i kompetentnim proveravanjem preko treće strane. Pri tome zainteresovane strane obuhvataju:

- klijente PJ Sertifikacija;

- korisnike sertifikovanih organizacija;

- vladina tela / državne organe, uključujući akreditaciona tela;

- nevladine organizacije;

- privredne komore;

- potrošače;

- profesionalna udruženja;

- sindikate;

- javna preduzeća;

- osiguravajuća društva;

- i dr.

Osnovni principi koji podstiču poverenje javnosti su:

- nepristrasnost,

- kompetentnost,

- odgovornost,

- otvorenost,

- poverljivost,

- reagovanje na prigovore,

- pristup zasnovan na riziku.

Ovi osnovni principi se koriste i kao smernice prilikom donošenja odluka u nepredviđenim situacijama koje mogu da se pojave tokom aktivnosti koje sprovodi PJ Sertifikacija.

1.3.1. Nepristrasnost Nepristrasnost PJ Sertifikacija je neophodan preduslov za izdavanje sertifikata koji imaju kredibilitet i osiguravaju poverenje. Potencijalne pretnje po nepristrasnost eliminisane su odgovarajućim politikama, merama, strukturom i sistemom menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija. Upravljanje nepristrasnošću je opisano procedurom JC.P-11-01 Nepristrasnost.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 8 od 42

1.3.2. Kompetentnost

Kompetentnost predstavlja sposobnost za primenu odgovarajućih znanja i veština. PJ Sertifikacija raspolaže kompetentnim osobljem za obavljanje određenih vrsta poslova, a posebno se vodi računa o kompetentnosti osoblja koje učestvuje u aktivnostima proveravanja i sertifikacije. Upravljanje kompetentnošću je opisano procedurom JC.P-36-01 Upravljanje kompetentnošću.

1.3.3. Odgovornost Klijenti PJ Sertifikacija su odgovorni za usaglašenost sa zahtevima sertifikacije, a PJ Sertifikacija je odgovorna za proveru dovoljnog broja objektivnih dokaza na osnovu kojih se donosi odluka o usaglašenosti sa zahtevima za sertifikaciju. Svaka provera sprovedena od strane proveravača PJ Sertifikacije je zasnovana na uzorkovanju unutar sistema menadžmenta proveravane organizacije i samim tim ne predstavlja 100% garanciju usaglašenosti sa zahtevima.

1.3.4. Otvorenost Svaka organizacija, privredni subjekt, proizvođač, uslužna i/ili državna organizacija imaju pristup uslugama provere i sertifikacije od strane PJ Sertifikacija. Izuzetak su druga sertifikaciona tela za sisteme menadžmenta, kao i povezane organizacije. PJ Sertifikacija preko odgovarajućih publikacija i putem interneta objavljuje relevantne informacije o postupku provere i sertifikacije, kao i o statusu sertifikacije svake organizacije. Da bi stekao ili održao poverenje u sertifikaciju, PJ Sertifikacija po potrebi stavlja na raspolaganje određenim zainteresovanim stranama i druge informacije koje nisu poverljive, a u vezi sa zaključcima određenih provera (npr. provere povodom prigovora).

1.3.5. Poverljivost

Informacije o klijentima koje su potrebne PJ Sertifikacija u radi adekvatnog proveravanja usaglašenosti sa zahtevima za sertifikaciju, tretiraju se kao poverljive. Upravljanje poverljivošću je opisano procedurom JC.P-11-02 Poverljivost. Celokupno osoblje, uključujući i spoljne saradnike koji učestvuju u aktivnostima proveravanja i sertifikacije ili na bilo koji drugi način mogu da imaju pristup poverljivim informacijama, je u obavezi da sve informacije tretira kao poverljive i kao takve će ih koristiti isključivo u svrhe sertifikacije (osim ukoliko to zakonom ili pravilima sertifikacije nije drugačije propisano). Svi potencijalni klijenti se putem dokumenta U-21-01 Opšta pravila PJ Sertifikacije za sertifikaciju sistema menadžmenta u fazi ugovaranja informišu o aranžmanima koji se tiču poverljivosti i o kategorijama informacija koje su javno dostupne. Potpisivanjem Zahteva za proveravanje i sertifikaciju i Ugovora o proveravanju i sertifikaciji klijenti prihvataju i daju saglasnost na ove aranžmane.

1.3.6. Reagovanje na prigovore


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 9 od 42

U slučajevima upućivanja prigovora, u PJ Sertifikacija se vrši analiza njihove opravdanosti, a potom utvrđuje način njihovog rešavanja. Efektivno odgovaranje na prigovore predstavlja značajno sredstvo zaštite PJ Sertifikacija, njegovih klijenata i drugih zainteresovanih strana u odnosu na moguće greške ili propuste. Kao uspešno sertifikaciono telo sa određenim integritetom i kredibilitetom PJ Sertifikacija teži da opravda poverenje u svoje sertifikate između ostalog i tako što na odgovarajući način reaguje u slučaju prigovora i zadovoljava potrebe svih zainteresovanih strana na uravnotežen način.

1.3.7. Pristup zasnovan na riziku Koristeći pristup zasnovan na riziku, PJ Sertifikacija deluje proaktivno, sprečavajući ili smanjujući neželjene efekate i uz promovisanje stalnih poboljšanja. Sistem upravljanja uspostavljen u PJ Sertidikacija je zasnovan na proceni rizika koji su povezani sa obavljanjem kompetentne, konzistentne i nepristrasne provere i sertifikacije sistema menadžmenta svojih klijenata. Upravljanje rizicima detaljnije je opisano u uputstvu JC.U-31-01 Upravljanje rizicima.

1.4. Etički kodeks PJ Sertifikacija

Etički kodeks je promovisan od strane rukovodstva i kao obavezan primenjuje se u PJ Sertifikacija u svim njegovim aktivnostima. Za nadzor nad poštovanjem etičkog kodeksa i sva relevantna pitanja nadležan je Etički savet PJ Sertifikacija. Etički kodeks propisuje principe i pravila koje PJ Sertifikacija sprovodi u obavljanju aktivnosti sertifikacije sistema na domaćem i međunarodnom tržištu, kako bi se izgradio i sačuvao sopstveni integritet, osujetio korupciju i obezbedio fer marketing.

1.4.1. Integritet

- PJ Sertifikacija svoje poslove obavlja profesionalno, nezavisno i nepristrasno.

- PJ Sertifikacija svoje poslove obavlja pošteno, saobrazno propisima, važećim standardima, usvojenim procedurama, metodama i postupcima.

- Svi izveštaji moraju biti istiniti i odgovarati stvarnim rezultatima provera, bez ikakvog naknadnog nedozvoljenog menjanja.

1.4.2. Borba protiv korupcije

- PJ Sertifikacija je obavezan da spreči svaku ponudu, poklon i prihvatanje mita u bilo kojem obliku, kao što je:

• korišćenje drugih puteva da se pribavi nelegalna dobit od strane bilo kojeg učesnika u lancu sertifikacije;

• pojava konflikta interesa, koji bi ugrozio objektivnost profesionalnog obavljanja proveravanja, izveštavanja i odlučivanja u postupku sertifikacije.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 10 od 42

1.4.3. Fer marketing

- PJ Sertifikacija je obavezan da se u svim okolnostima ponaša čestito, iskreno i fer, a posebno u svojim poslovnim aktivnostima, trudeći se da svi podaci koje daje o sebi budu tačni, a ponuđene usluge nedvosmislene.

- PJ Sertifikacija ne reklamira niti nudi svoje usluge proveravanja i sertifikacija u saradnji sa organizacijama koje pružaju konsultantske usluge za sistem menadžmenta. U slučaju dobijanja informacije da je neka konsultantska organizacija tvrdila ili dala naznake potencijalnom klijentu da će sertifikacija biti jednostavnija, lakša, brža ili jeftinija ukoliko se za sertifikaciju izabere PJ Sertifikacija, Rukovodilac PJ Sertifikacija šalje demanti tom klijentu, upućuje protest konsultantskoj organizaciji i dalje preduzima sve potrebne mere u cilju potpunog poštovanja opštih principa sertifikacije.

- PJ Sertifikacija je obavezan da u svim uslovima izbegne, bilo koju ilegalnu aktivnost ili radnju, kojom može dovesti u opasnost svoju ili tuđu reputaciju.

- PJ Sertifikacija je obavezan da u svim okolnostima, a posebno u slučajevima međusobne konkurencije sertifikacionih tela:

• koristi isključivo pouzdane informacije dobijene o konkurenciji;

• prezentira informacije o konkurenciji i njenim aktivnostima na najobjektivniji način u cilju da klijent bude što potpunije i tačnije obavešten pre donošenja svoje odluke.

- Kada dođe do konkurencije između sertifikacionih tela ili njihovog osoblja:

• ne dovesti u pitanje kompetentnost, kvalifikaciju ili reputaciju drugih sertifikacionih tela ili njihovog osoblja, ukoliko su akreditovani za poslove sertifikacije na ovom geografskom području i za konkretnu tehničku oblast;

• prezentirati njihove tržišnu poziciju na bazi objektivnih dokaza, ne umanjujući njihove stvarne zasluge;

• prihvatiti odluku klijenta vezano za njegov izbor sertifikacionog tela bez bilo kakvog argumenta koji bi mogao biti loše shvaćen od drugih sertifikacionih tela.

1.4.4. Implementacija etičkog kodeksa

PJ Sertifikacija implementira etička pravila i principe ovog kodeksa putem obuke osoblja i putem uspostavljenih mehanizama sistema menadžmenta kvalitetom. Time PJ Sertifikacija obezbeđuje da svo osoblje poznaje, razume i primenjuje u svim svojim aktivnostima postojeća pravila i principe etike.

Etički savet i rukovodstvo PJ Sertifikacija periodično tokom sednica, internih provera sistema menadžmenta kvalitetom i osvedočenja u rad proveravačkih timova vrše i proveru primene etičkog kodeksa.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 11 od 42

2. DELATNOST, MENADŽMENT I ORGANIZACIJA

JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija

2.1. Delatnost JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija

Delatnost PJ Sertifikacija je, prvenstveno, proveravanje i sertifikacija sistema menadžmenta proizvodnih, uslužnih i drugih organizacija i ustanova. Takođe, PJ Sertifikacija se bavi i održavanjem opštih obuka za sisteme menadžmenta.

Delatnost PJ Sertifikacija je obavljanje poslova:

- provera i sertifikacije sistema menadžmenta kvalitetom (QMS);

- provera i sertifikacije sistema menadžmenta životnom sredinom (EMS);

- provera i sertifikacije sistema upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu (OHSAS);

- provera i sertifikacije sistema menadžmenta bezbednošću i zdravljem na radu (OH&S);

- provera i sertifikacije sistema menadžmenta bezbednošću hrane (FSMS);

- provera i sertifikacije sistema menadžmenta bezbednošću informacija (ISMS);

- provera i sertifikacijasertifikacija sistema menadžmenta energijom (EnMS);

- provera i sertifikacije HACCP sistema.

PJ Sertifikacija svoju delatnost vrši samostalno u skladu sa svojim dokumentima, usaglašenim sa zakonom i propisima, kao i sa relevantnim nacionalnim i međunarodnim standardima i smernicama.

PJ Sertifikacija se ne bavi pružanjem konsultanskih usluga za sisteme menadžmenta i sprovođenjem internih provera u drugim organizacijama.

2.2. Pravni satus JUGOINSPEKT CONTROL-a PJ Sertifikacija

JUGOINSPEKT CONTROL PJ Sertifikacija je samostalni pravni subjekt – preduzeće, po obliku – društvo sa ograničenom odgovornošću, registrovanom kod Centralnog registra privrednih subjekata Crne Gore sa registarskim brojem 50733638 od 16.06.2015.godine.

PJ Sertifikacija je profesionalna, nezavisna, nepristrasna i neprofitna organizacija čija je osnovna aktivnost sertifikacija sistema menadžmenta, saobrazno nacionalnim i međunarodnim standardima.

PJ Sertifikacija ima sedište u Baru, Jovana Tomaševića bb.

PJ Sertifikacija se finansira samostalno, od pružanja usluga provere i sertifikacije sistema menadžmenta i organizacije konferencija i obuka iz oblasti sistema menadžmenta.

2.3. Profesionalna odgovornost i finansiranje

PJ Sertifikacija je pribavljanjem odgovarajuće polise osiguranja od strane osiguravajućeg društva pokrio odgovornost i rizik koji potiču iz njegovog poslovanja.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 12 od 42

Kroz redovne analize finansijskih rezultata PJ Sertifikacija procenjuje svoje finansijsko stanje i izvore prihoda i u mogućnosti je da Etičkom savetu i drugim relevantnim organima demonstrira da komercijalni, finansijski ili drugi pritisci ne kompromituju njegovu nepristrasnost.

PJ Sertifikacija pruža usluge sertifikacije za sve oblasti za koje je akreditovan. Za oblasti za koje važe specijalne zakonske odredbe, PJ Sertifikacija će normalno da sledi te odredbe u procesu obavljanja sertifikacije.

PJ Sertifikacija može sprovesti postupak sertifikacije za sisteme menadžmenta i za oblasti za koje još nije akreditovan. U tim slučajevima sertifikati koje izdaje PJ Sertifikacija ne sadrže ni logo ni ime akreditacionog tela.

2.4. Menadžment nepristrasnošću PJ Sertifikacija poseduje sistem menadžmenta kvalitetom, organizaciju i strukturu koja obezbeđuje potpuno poverenje klijenata u njegov sistem sertifikacije, kao i reprezentovanje stvarnih interesa različitih zainteresovanih strana. PJ Sertifikacija sprovodi Politiku nepristrasnosti kojom iskazuje razumevanje značaja i posvećenost primeni principa i ispunjavanju zahteva u vezi sa nepristrasnošću u izvršavanju svojih aktivnosti sertifikacije sistema menadžmenta. Politika nepristrasnosti predstavlja javno dostupan dokument.

Nepristrasnost je ostvarena kroz organe upravljanja koji se sastoje od biranih predstavnika različitih zainteresovanih strana u cilju izbegavanja predominacije pojedinačnih interesa.

Članovi Sertifikacionih komisija, Etičkog saveta, proveravači i eksperti, uključujući i stalno zaposleno osoblje u PJ Sertifikacija, nisu ni u kakvom smislu povezani sa organizacijama u čijem postupku proveravanja i sertifikacije učestvuju i nisu ni pod kakvim finansijskim, komercijalnim ili drugim pritiscima, rodbinskoj ili bilo kojoj drugoj vezi, koji bi mogli uticati na rezultate proveravanja i sertifikacije.

Radi ostvarenja poverenja i nepristrasnosti, odluke sertifikacionih komisija zasnivaju se isključivo na objektivnim dokazima usaglašenosti ili neusaglašenosti sa kriterijumima sertifikacije.

Usluge proveravanja i sertifikacije PJ Sertifikacija ne reklamira niti nudi povezano sa poslovima organizacija koje pružaju konsultantske usluge za sistem menadžmenta. U svim slučajevima neadekvatnih tvrdnji bilo koje konsultantske organizacije, da je sertifikacija jednostavnija, lakša, brža ili jeftinija ukoliko je obavi PJ Sertifikacija, PJ Sertifikacija će preduzeti odgovarajuće mere. PJ Sertifikacija ne sertifikuje sistem menadžmenta kvalitetom drugih sertifikacionih. PJ Sertifikacija ne nudi niti pruža konsultantske usluge za sistem menadžmenta, niti interne provere kod svojih sertifikovanih klijenata. Razmena informacije sa klijentima po pitanju objašnjenja nalaza provere ili razjašnjenja zahteva i sl. ne smatra se konsultantskom uslugom, dokle god se strogo poštuje granica između razmene informacija i pružanja konkretnih rešenja (koja nisu dozvoljena).

Svi spoljni saradnici PJ Sertifikacija moraju da potpišu ugovor sa odredbom o prihvatanju pravila, kriterijuma i zahteva propisanih dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 13 od 42

PJ Sertifikacija, što podrazumeva i garantovanje nepristrasnosti, poverljivosti i poštovanje etičkog kodeksa. Osim ovoga, osoblje koje učestvuje u proveravanju i, eventualno, odlučivanju o sertifikaciji potpisuje i Izjavu o nepristrasnosti kojom potvrđuje da ne postoji bilo kakav sukob interesa u konkretnom slučaju.

PJ Sertifikacija zahteva (kroz F-11-08 Kodeks ponašanja i ostala dokumenta sistema menadžmenta PJ Sertifikacije) od svog osoblja, bilo internog ili eksternog, da razotkriju svaku situaciju o kojoj imaju saznanja da bi za njih ili PJ Sertifikacija mogla da stvori sukob interesa. Informacije o ovim situacijama se zapisuju i koriste kao ulazne informacije za identifikovanje pretnji po nepristrasnost u obrascu F-11-06 Identifikacija i analiza pretnji po nepristrasnost.

Nepristrasnost PJ Sertifikacija ostvarena je i kroz njegovu finansijsku nezavisnost, odnosno sopstveno finansiranje kroz pružanje usluga provera i sertifikacije. Potencijalna pretnja po nepristrasnost koja bi mogla da iz ovoga proistekne, eliminisana je načinom plaćanja definisanom u pravno važećem sporazumu sa klijentom a koji se zaključuje pre sprovođenja provere, odnosno klijent se obavezuje da plati proveru bez obzira na rezultat provere. Klijent se o ovome obaveštava i kroz obrazac Zahtevu za sertifikaciju i proveravanje u JC.U-21-01 Opšta pravila PJ Sertifikacije za sertifikaciju sistema menadžmenta. Način na koji PJ Sertifiacija upravlja nepristracnošću detaljnije je opisan u proceduri JC.P-11-01 Nepristrasnost.

2.5. Organizacija PJ Sertifikacija

Organizacija PJ Sertifikacija utvrđena je u skladu sa ciljevima, predmetom poslovanja, procesima proveravanja i sertifikacije sistema menadžmenta, a koja obezbeđuje profesionalno pružanje svojih usluga u skladu sa zahtevima sistema i politike kvaliteta.

Odgovornosti i ovlašćenja mogu biti dodeljeni organima ili pojedincima. U PJ Sertifikacija su definisane sledeće odgovornosti i ovlašćenja:

- za razvoj politika u vezi sa radom PJ Sertifikacija odgovoran je Direktor i Rukovodilac PJ Sertifikacija;

- za nadzor nad primenom politika i procedura u krajnjoj instanci odgovoran je Rukovodilac PJ Sertifikacija;

- za nadzor nad finansijama PJ Sertifikacija odgovoran je Osnivač;

- za razvoj šema i usluga sertifikacije sistema menadžmenta odgovoran je Rukovodilac PJ Sertifikacija.

- za performanse provera i sertifikacije i pravovremeno odgovaranje na žalbe odgovoran je Rukovodilac PJ Sertifikacija, a u drugom stepenu za žalbe odgovoran je Etički savet;

- za odluke o sertifikaciji odgovorne su Sertifikacione komisije;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 14 od 42

- za delegiranje odgovornosti organima ili pojedincima za samostalno sprovođenje definisanih aktivnosti odgovoran je Rukovodilac PJ Sertifikacija;

- za ugovorne aranžmane odgovoran je Direktor;

- za obezbeđivanje adekvatnih resursa za aktivnosti sertifikacije odgovoran je Direktor i Rukovodilac PJ Sertifikacija.

Organi i radna mesta i njihove međusobne veze su prikazane u organizacionoj šemi, a njihove odgovornosti i ovlašćenja su detaljno definisane u narednim tačkama, kao i u Statutu PJ Sertifikacija, Pravilniku o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, Pravilniku o radu, odlukama, procedurama, uputstvima i drugim dokumentima PJ Sertifikacija.

2.5.1. Direktor

Direktor je nadležan za:

1. zastupanje Društva i vođenje poslova Društva u skladu sa Zakonom, osnivačkim aktom, Statutom, internim aktima i dokumentima Društva;

2. uredno vođenje poslovnih knjiga;

3. tačnost finansijskih izveštaja Društva;

4. utvrdjivanje poslovnog plana;

5. pripremu godišnjih finansijskih izveštaja;

6. zaključenje ugovora o kreditu;

7. donošenje investicionih odluka;

8. obezbeđenje nepristrasnosti;

9. nadzor nad finansijama;

10. donošenje internih akata Društva;

11. zaključenje ugovora sa proveravačima, tehničkim ekspertima i članovima komisija;

12. odlučivanje o trajnoj poslovnoj saradnji sa domaćim i inostranim pravnim licima;

13. druga pitanja u skladu sa Zakonom, osnivačkim aktom, Odlukom o vođenju poslova i nadležnostima Direktora Društva, odlukama Skupštine Društva, ovim Statutom, internim aktima i drugim dokumentima Društva.

U skladu sa Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, Direktor ima i sledeće odgovornosti i ovlašćenja:

- organizuje i rukovodi procesom rada i poslovanja u Sektoru;

- obezbeđuje neophodne resurse za funkcionisanje sistema menadžmenta kvalitetom JUGOINSPEKT CONTROL-a i implementaciju BPE elemenata;

- usvaja kritrijume za izbor spoljnih saradnika;

- definiše misiju i viziju Sektora;

- donosi Politiku kvaliteta i Politiku nepristrasnosti Društva;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 15 od 42

- upravlja procesom marketinga, sprovodi marketing analize i benčmarking i kreira marketing-plan;

- izrađuje nacrt godišnjeg plana poslovanja Sektora;

- odobrava Poslovnik, procedure, uputstva i ostala dokumenta sistema menadžmenta kvalitetom Sektora;

- učestvuje u donošenju prvostepene odluke u postupku odlučivanja po žalbama i prigovorima;

- odobrava planove obrazovanja i usavršavanja zaposlenih;

- ima druge odgovornosti i ovlašćenja propisana dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija.

Direktora, u njegovom odsustvu, u dužnostima navedenim u Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, zamenjuje Rukovodilac PJ Sertifikacija.

2.5.2. Sertifikacione komisije

U društvu su formirane Sertifikacione komisije kao autonomni, nezavisni i neutralni ekspertski organi za donošenje odluka o sertifikaciji odgovarajućih sistema menadžmenta i HACCP sistema.

Članovi sertifikacionih komisija se biraju iz redova vodećih proveravača, klijenata i drugih zainteresovanih strana. Članove sertifikacionih komisija koji se nalaze na listama iz redova klijenata i drugih zainteresovanih strana predlaže Rukovodilac PJ Sertifikacija ili Direktor, a bira ih komisija za imenovanje. Predlog je zasnovan na utvrđenim kriterijumima kompetentnosti, potrebama Rukovodilac PJ Sertifikacija i drugim kriterijumima za članstvo u Sertifikacionim komisijama.

Sertifikacione komisije imaju po tri člana, uključujući i predsednika.

Članovi Sertifikacionih komisija za svako zasedanje se biraju iz redova registrovanih proveravača (ili eksperata) i predstavnika zainteresovanih strana, s tim što se vodi računa o ispunjavanju zahteva u vezi sa kompetenošću, obezbeđenju nepristrasnosti i o tome da ne dođe do predominacije ili konflikta interesa.

Sertifikacione komisije donose sve odluke o dodeljivanju, izmenama, suspenziji i povlačenju sertifikata proveravanoj organizaciji, na osnovu izveštaja proveravačkog tima i/ili informacija i objektivnih dokaza o usaglašenosti proveravanih organizacija sa zahtevima sertifikacije.

Sertifikacione komisije donose odluke koje se tiču sertifikacije u punom sastavu. Sve odluke se donose jednoglasno.

Sva ostala pitanja u vezi nadležnosti, načina rada i odlučivanja Sertifikacionih komisija, kao i način korišćenja sertifikata i znaka sertifikacije, detaljnije se regulišu odgovarajućim dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom.

Predsednik sertifikacione komisije ima sledeće dužnosti, obaveze i odgovornosti:

- dužan je da se odazove na poziv za zasedanje;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 16 od 42

- da za svako zasedanje, za konkretan predmet za koji se donosi odluka potiše Izjavu o

nepristrasnosti;

- da predsedava zasedanjima SK i da za svako od njih napravi Izveštaj sa zasedanja;

- da obezbedi donošenje odluka konsenzusom svih članova SK;

- da obezbedi funkcionisanje stalne saradnje SK i rukovodstva PJ Sertifikacije, osobom

odgovornom za sazivanje Sertifikacionih komisija, osobama odgovornim za vođenje

predmeta i vođama proveravačkih timova;

- da potpisuje zapisnike i odluke SK, sertifikate i rešenja o sertifikaciji;

- da, po potrebi, vrši sazivanje i organizovanje radnih sastanaka SK i rukovodstvom PJ

Sertifikacije;

- obezbeđuje ažurnost vođenja i čuvanja zapisa sa sastanaka SK od strane zaposlenog

osoblja PJ Sertifikacija;

- pregleda sadržaj predmeta organizacije o čijem statusu sertifikacije SK donosi odluku;

- pregleda izveštaje vođe i članova proveravačkog tima;

- pregleda ostalu dokumentaciju relevantnu za donošenje odluke (Zahtev za

proveravanje i sertifikaciju, poslovnik proveravane organizacije, itd.);

- zahteva dodatna objašnjenja od vođe i članova proveravačkog tima i/ili osobe

odgovorne za vođenje predmeta, ukoliko je to potrebno;

- donosi odluke o statusu sertifikacije;

- dostavlja godišnje izveštaje o svom radu;

- donošenje odluka o dodeljivanju;

- donošenje odluko o suspendovanju sertifikata i ukidanju suspenzije (vraćanje

sertifikata);

- donošenje odluko o povlačenju sertifikata;

- donošenje odluko o proširenju i redukovanju predmeta i područja sertifikacije;

- donošenje odluko o izmeni, tranziciji i transferu sertifikata i kosertifikaciji.

Članovi sertifikacione komisije dužnosti, obaveze i odgovornosti:

- dužni da se odazovi na poziv za zasedanje;

- da za svako zasedanje, za konkretan predmet za koji se donosi odluka potiše Izjavu o

nepristrasnosti;

- pregleda sadržaj predmeta organizacije o čijem statusu sertifikacije SK donosi odluku;

- pregleda izveštaje vođe i članova proveravačkog tima;

- pregleda ostalu dokumentaciju relevantnu za donošenje odluke (Zahtev za

proveravanje i sertifikaciju, Poslovnik proveravane organizacije, itd.)

- zahteva dodatna objašnjenja od vođe i članova proveravačkog tima i/ili osobe

odgovorne za vođenje predmeta, ukoliko je to potrebno;

- donosi odluke o statusu sertifikacije;

- donošenje odluka o dodeljivanju;

- donošenje odluko o suspendovanju sertifikata i ukidanju suspenzije (vraćanje

sertifikata);

- donošenje odluko o povlačenju sertifikata;

- donošenje odluko o proširenju i redukovanju predmeta i područja sertifikacije; - donošenje odluko o izmeni, tranziciji i transferu sertifikata i kosertifikaciji.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 17 od 42

2.5.3. Etički savet

Etički savet je stručno telo koje ima zadatak da preispituje i procenjuje poštovanje utvrđenih etičkih principa i pravila nepristrasnosti PJ Sertifikacija u profesionalnim aktivnostima osoblja uključenog u procese proveravanja i sertifikacije i zaposlenih u PJ Sertifikacija, odnosno da obezbedi poštovanje principa nepristrasnosti.

Ovaj savet:

- pomaže u kreiranju politike koja se odnosi na nepristrasnost sertifikacionih aktivnosti PJ Sertifikacija;

- sprečava svaku tendenciju da se zbog komercijalnih ili drugih razloga poslovi sertifikacije ne obave konzistentno i objektivno;

- daje savete u vezi sa pitanjima koja utiču na poverenje u sertifikaciju;

- najmanje jednom godišnje obavlja preispitivanje funkcionisanja politika i mera za sprečavanje i umanjenje potencijalnih pretnji po nepristrasnost;

- donosi drugostepene odluke po pitanju prigovora i žalbi.

Etički savet posebno prati sve informacije vezane za korektnost odnosa PJ Sertifikacija i njegovih predstavnika sa korisnicima njihovih usluga. Saznanja i zaključke saopštava Direktoru i Rukovodiocu PJ Sertifikacija, sa predlozima za otklanjanje eventualnih nepravilnosti i prati sprovođenje odgovarajućih mera. Ukoliko najviše rukovodstvo ne prihvata predloge ovog Saveta, on ima pravo da preduzme odgovarajuće mere, poštujući pritom zahteve poverljivosti koji se odnose na klijente i PJ Sertifikacija.

Savet čini predsednik i još dva člana koje iz redova zainteresovanih strana bira Komisija za imenovanje na osnovu utvrđenih kriterijuma za izbor, vodeći računa da se obezbedi ravnoteža interesa i da ne dođe do predominacije pojedinačnih interesa.

Rad etičkog saveta je detaljno opisan uputstvom JC.U-11-01.

Imenovani članovi Etičkog saveta imaju sledeće obaveze i odgovornosti:

- da se odaziva na poziv za zasedanje;

- da u zapisniku sa sednice iskaže svoj stav po pitanju stepena poštovanja etičkog

kodeksa i pravila nepristrasnosti PJ Sertifikacije (uključujući i stav o finansijskom

stanju i izvorima prihoda PJ Sertifikacije);

- da zapisnike sa sednica (redovnih ili vandrednih) i odluke dostavi direktoru;

- Predsednik Etičkog saveta je odgovoran za pisanje Godišnjeg izveštaja o radu Etičkog

saveta;

- da daje preporuke i primedbe po pitanju poštovanja pravila nepristrasnosti;

- da PJ Sertifikaciji dostavi godišnji izveštaj o svom radu, koji se koristi kao jedan od

ulaznih elemenata preispitivanja od strane rukovodstva (ukoliko je bilo i vandrednih

sednica ES);

- da nadzire sprovođenje otklanjanja primedbi u vezi sa nepristrasnošću i da nadzire

sprovođenje odluka koje je donela komisija za rešavanje žalbi i prigovora;

- da u slučaju uočavanja nepravilnosti rada i nepoštovanja donetih odluka preduzme

samostalne mere, npr. da informiše nadležne državne organe, akreditaciona tela i sl.

i dužnosti da:

- pomaže u kreiranju politika koje se odnose na nepristrasnost sertifikacionih aktivnosti;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 18 od 42

- najmanje jednom godišnje obavlja preispitivanje nepristrasnosti provere, procesa

sertifikacije i donošenja odluka sertifikacionog tela;

- spreči svaku tendenciju sertifikacionog tela da dozvoli komercijalnim ili drugim

razlozima da spreče konzistentno i objektivno obavljanje poslova sertifikacije;

- poštuje princip poverljivosti podataka o klijentima i drugim zainteresovanim stranama;

- direktoru nakon zasedanja dostave Zapisnik sa sednice i Godišnji izveštaj o radu koji

predstavlja ulazni element preispitivanja od strane rukovodstva PJ Sertifikacije.

i imaju ovlašćenja da:

- traže na uvid kompletan predmet klijenta koji se razmatra na zasedanju;

- pozovu vođu tima ili vođu predmeta na razgovor radi prikupljanja dodatnih informacija i

razjašnjenja činjenica u vezi razmatranim predmetom klijenta;

- daju savete u vezi sa pitanjima koja utiču na poverenje u sertifikaciju, uključujući

otvorenost i opažanje javnosti;

- u slučaju nepoštovanja odluke ili saveta komisije od strane rukovodstva PJ

Sertifikacije, pokrene samostalne mere. Te mere mogu biti informisanje nadležnih

državanih organa, akreditacionih tela i slično;

- ako je potrebna dodatna ekspertiza, Etički savet kao I direktor i rukovodilac PJ

Sertifikacije mogu da daju predlog za proširenje same komisije. Rukovodilac PJ

Sertifikacije je odgovoran da izvrši sve potrebne mere kako bi Etički savet u okviru

svog rada raspolagao sa odgovrajućim stručnjacima.

2.5.4. Marketing i razvoj

Marketing i razvoj podrazumevaju:

a) međunarodnu i domaću poslovnu saradnju;

b) razvojne aktivnosti;

c) unapređenje procesa rada i dokumentacije sistema;

d) odnose sa javnošću.

a) Međunarodna i domaća poslovna saradnja

1) Saradnja sa profesionalnim organizacijama

U cilju doslednog poštovanja svoje politike kvaliteta, PJ Sertifikacija ostvaruje stalnu saradnju sa stručnim nacionalnim i međunarodnim organizacijama i forumima, kao što su:

- ISO (International Organization for Standardization)

- Institut za standardizaciju Crne Gore;

- GFSI (Global Food Safety Initiative);

- EA (European Cooperation for Accreditation – Evropska kooperacija za akreditaciju);

- EOQ (European Organization for Quality – Evropska organizacija za kvalitet);

- EFQM (European Foundation for Quality Management – Evropska fondacija za menadžment kvalitetom);


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 19 od 42

- Fond za kulturu kvaliteta i izvrsnost;

- Uređivački odbor časopisa "Kvalitet";

- Uređivački odbor časopisa "Menadžment totalnim kvalitetom";

- Privredna komora Crne Gore;

- Odbor za kvalitet Republike Crne Gore;

- Univerzitet u Podgorici - Mašinski fakultet u Podgorici - Centar za kvalitet;

- Agencija CG za prestrukturiranje privrede i strana ulaganja;

- i dr.

b) Razvojne aktivnosti

Razvojne aktivnosti podrazumevaju:

- analizu postignutih rezultata i ostvarenog udela na tržištu;

- upoređivanje sa konkurencijom;

- praćenje dostignuća renomiranih sertifikacionih tela iz najrazvijenijih zemalja sveta;

- stalno praćenje aktuelnih zbivanja u oblasti sistema menadžmenta, sertifikacije, akreditacije, kvaliteta, zaštite životne sredine, upravljanja rizikom i bezbednošću, kao i u oblasti standardizacije;

- predlaganje planova razvoja PJ Sertifikacija i stalno poboljšanje sistema menadžmenta;

- razvoj novih usluga;

- stalnu obuku zaposlenih i spoljnih saradnika;

- organizovanje konferencija i obuka iz oblasti kvaliteta i sistema menadžmenta;

- i dr.

c) Unapređenje procesa rada i dokumentacije sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija

Ovo obuhvata:

- analizu procesa rada i resursa u PJ Sertifikacija;

- reorganizaciju postojećih procesa i kadrova;

- utvrđivanje/izmenu pravila za sertifikaciju sistema menadžmenta;

- preispitivanje pravila za donošenje odluka o sertifikaciji;

- preispitivanje pravila za priznavanje pojedinaca kao proveravača i eksperata PJ Sertifikacija i drugih funkcija u postupku proveravanja i sertifikacije, kao i dodeljivanje odgovarajućeg statusa;

- praćenje performansi osoblja PJ Sertifikacija, njihovu evaluaciju i reevaluaciju;

- preispitivanje i izmena procesa provera u skladu sa iskustvima stečenim u praksi i zahtevima relevantnih standarda i smernica;

d) Odnosi sa javnošću

Odnosi sa javnošću podrazumevaju:


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 20 od 42

- promovisanje imidža PJ Sertifikacija na domaćem i međunarodnom tržištu;

- informisanje o delatnostima i aktivnostima PJ Sertifikacija putem medija (novine, časopisi, radio, televizija), na kongresima i simpozijumima, drugim javnim manifestacijama, sastancima, razgovorima, itd;

- svečana uručenja sertifikata PJ Sertifikacija;

- osmišljavanje reklamnih materijala PJ Sertifikacija;

- kontakte, povezivanje i saradnju sa profesionalnim udruženjima i organizacijama u domenu kvaliteta u zemlji, Evropi i u svetu;

- i dr.

2.5.5. Menadžment kvalitetom

Za menadžment kvalitetom u PJ Sertifikacija odgovoran je Rukovodilac PJ Sertifikacija, koji ima sledeća zaduženja:

- izrada, kontrola i ažuriranje dokumenata sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija;

- predlaganje i razmatranje izmena u dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija;

- odlaganje i čuvanje zapisa u vezi sa sistemom menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija;

- planiranje i organizovanje internih provera u PJ Sertifikacija;

- predlaganje korektivnih i preventivnih mera;

- nadzor nad sprovođenjem ovih mera;

- pripremu preispitivanja sistema menadžmenta kvalitetom u PJ Sertifikacija;

- sprovođenje odluka Direktora koje se odnose na sistem menadžmenta PJ Sertifikacija;

- monitoring procesa;

- izveštavanje rukovodstva o funkcionisanju sistema menadžmenta PJ Sertifikacija;

- analizu zadovoljstva klijenata;

- organizovanje obuke osoblja koje učestvuje u procesu proveravanja i sertifikacije.

- obavljanje provera sistema menadžmenta;

- održavanje i stalno poboljšavanje sistema menadžmenta PJ Sertifikacija;

- saradnju sa akreditacionim telima i održavanje akreditacije;

- druge odgovornosti i ovlašćenja propisana Pravlnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta i dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija.

a) Upravljanje dokumentima

Upravljanje dokumentima, uključujući i zapise, obezbeđuje da se:

- sva dokumenta sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija ažuriraju, menjaju, odobravaju, izdaju i distribuiraju na kontrolisan način;

- izbegne upotreba zastarelih (nevažećih) dokumenata;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 21 od 42

- zapisi arhiviraju na odgovarajući način;

- aktivnosti provere i sertifikacije sprovode u skladu sa najnovijim izdanjima odgovarajućih standarda i smernica;

- eksterna dokumenta čuvaju pod kontrolom i da se obezbede njihova najnovija izdanja;

- opšta dokumenta (ugovori, informativni materijali za klijente, liste, evidencije, zapisi o internoj komunikaciji, CD-ovi, propagandni materijali za prezentaciju PJ Sertifikacija, itd.) nalaze pod kontrolom.

Detaljniji opis procesa upravljanja dokumentima i zapisima dat je u tačkama 2.6.1 i 2.6.2 ovog Poslovnika.

b) Obuka zaposlenih

Obuka zaposlenih podrazumeva:

- identifikaciju potreba za obukom, na osnovu razlike između trenutnog nivoa kompetentnosti i definisanih kriterijuma kompetentnosti;

- pripremu godišnjih planova obuke;

- praćenje realizacije tih planova;

- učestvovanje na nacionalnim i međunarodnim konferencijama, kongresima i simpozijumima iz relevantnih oblasti;

- organizovanje internih stručnih sastanaka proveravača PJ Sertifikacija i drugih vidova interne komunikacije, a sa ciljem razmene iskustava, proširenja znanja i saopštavanja aktuelnih informacija; na ovim sastancima se, između ostalog, prezentiraju teme iz različitih oblasti i usaglašavaju kriterijumi proveravanja;

- sakupljanje informacija o kursevima i seminarima koji mogu biti od značaja za zaposlene;

- nabavku stručne literature;

- itd.

2.5.6. Proces proveravanja i sertifikacije

Za upravljanje procesom proveravanja i sertifikacije odgovoran je Rukovodilac PJ Sertifikacija koji ima sledeća zaduženja:

- određivanje kodova, učestvovanje u proračunu broja i izbor lokacija i proračunu trajanja provere;

- imenovanje vođe i članova proveravačkih timova;

- imenovanje osoba odgovornih za vođenje predmeta;

- nadzor nad realizacijom plana provera;

- koordinacija i nadzor nad svim fazama realizacije posla (od davanja ponude i prijavljivanja za proveravanje, pa do izdavanja sertifikata i kasnijih provera);

- vođenje pojedinih predmeta i kompletiranje potrebne dokumentacije vezano za određeni predmet;

- komunikacija sa klijentima u vezi sa aktivnostima u sklopu različitih procesa realizacije aktivnosti proveravanja i sertifikacije;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 22 od 42

- komunikacija, kontinualna obuka i harmonizacija rada proveravača, pregled izveštaja sa provera i evaluacija njihovog rada;

- upravljanje evidencijom o proveravačima i ekspertima;

- obavljanje poslova proveravanja sistema menadžmenta.

- druge odgovornosti i ovlašćenja propisana Pravlnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta i dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija

Evidencija proveravača i eksperata

Podaci i evidencija proveravača i eksperata PJ Sertifikacija vode se i ažuriraju za svakog od njih pojedinačno, a takođe i zbirno za sve proveravače i eksperte.

Prikupljanje, ažuriranje, čuvanje i praćenje podataka i dokumentacije o proveravačima, ekspertima i članovima sertifikacione komisije vrši Rukovodilac PJ Sertifikacija ili osoba koju imenuje.

Ova evidencija sadrži podatke o:

- stručnoj spremi,

- znanju stranih jezika,

- radnom iskustvu i kretanju kroz službu,

- godinama staža (ukupno i na poslovima proveravanja),

- dodatnom školovanju i obuci,

- učešću na kursevima,

- učešću na konferencijama,

- učešću na proverama.

- ugovore, izjave o poverljivosti, kodekse ponašanja

2.5.7. Provere sistema menadžmenta i odnosi sa klijentima

Poslove provere sistema menadžmenta obavljaju vodeći proveravači i proveravači QMS-a, EMS-a, OHSAS-a, FSMS-a, ISMS-a, EnMS-a i HACCP-a izabrani iz registara proveravača PJ Sertifikacija.

Imenovanje vođe i članova proveravačkih timova vrši Rukovodilac poslovne jedinice. Nalog za proveru izdaje direktor.

Rukovodilac PJ Sertifikacija imenuje osobe zaposlene u PJ Sertifikacija, koje su odgovorne za praćenje određenih provera i komunikaciju sa klijentima, što podrazumeva:

- praćenje svih faza realizacije posla;

- kompletiranje potrebne dokumentacije vezano za određenu poziciju (predmet);

- verifikaciju i prosleđivanje dokumentacije sertifikacionoj komisiji, u saradnji sa osobom odgovornom za vođenje zasedanja komisija;

- komunikaciju sa klijentima tokom odvijanja procesa provere i sertifikacije;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 23 od 42

- komunikaciju sa vođom i članovima proveravačkog tima i dostavljanje dokumentacije koja im je potrebna za rad.

Vođa i članovi proveravačkih timova obavljaju aktivnosti vezane za proveravanje u skladu sa odgovarajućim procedurama i uputstvima PJ Sertifikacija.

Vođa proveravačkog tima: - odgovara za sve faze provere na način definisan dokumentima sistema menadžmenta

PJ Sertifikacija;

- obavljanje poslova proveravanja sistema menadžmenta;

- izrađuje i dostavlja PJ Sertifikacija plan provere;

- sprovodi odgovarajuće pripreme za proveru (proučiti Poslovnik o sistemu

menadžmenta, izveštaje sa prethodnih provera i ostala relevantna dokumenta,

kordinira timomo, komunicira sa predstavnicima proveravane organizacije);

- učestvuje u izradi i ažururanju programa provere;

- upoznaje članove proveravačkog tima sa planom provere;

- usmerava članove proveravačkog tima i pratioce (kao i posmatrače, ukoliko ih ima);

- rukovodi procesom provere sistema menadžmenta organizacije na licu mesta,

uključujući uvodni, završni i sastanke timova;

- obezbeđuje kanale komunikacije između članova tima, kao i između tima i

predstavnika proveravane organizacije;

- obavlja proveru prema planu provere;

- sačinjava i dostavlja sedištu PJ Sertifikacija izveštaj o proveri;

- dostavlja ocene za članove tima Pj Sertifikacija.

- pridržava se načela poverljivosti i nepristrasnosti;

- ima dužnost da blagovremeno obavesti PJ Sertifikacija o svakoj postojećoj ili

prethodnoj povezanosti sa bilo kojom organizacijom čija provera bi mi mogla biti

poverena, a u cilju obezbeđenja nezavisnosti u odnosu na komercijalne i druge

interese;

Član proveravačkog tima: - obavlja pregled dokumenata sistema menadžmenta proveravane organizacije;

- obavljanje poslova proveravanja sistema menadžmenta;

- odgovara za svoj deo posla prema planu provere;

- učestvuje u uvodnim i završnim sastancima sa predstavnicima organizacija kao i

radnim sastancima proveravačkog tima;

- izveštava vođu proveravačkog tima o svojim nalazima provere;

- sačinjava i dostavlja vođi tima i sedištu PJ Sertifikacija izveštaj o proveri.

- pridržava se načela poverljivosti i nepristrasnosti;

- ima dužnost da blagovremeno obavesti PJ Sertifikacija o svakoj postojećoj ili

prethodnoj povezanosti sa bilo kojom organizacijom čija provera bi im mogla biti

poverena, a u cilju obezbeđenja nezavisnosti u odnosu na komercijalne i druge

interese;

Opšti postupak proveravanja i sertifikacije je detaljno opisan u proceduri P-22-01.

2.5.8. Opšti poslovi i finansije

Opšti poslovi i finansije obuhvataju:


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 24 od 42

- administrativne poslove,

- poslove fakturisanja,

- upravljanje informacionim sistemom,

- arhivu,

- pravne i kadrovske poslove,

- ekonomsko-finansijske poslove.

Za sprovođenje ekonomsko-finansijskih poslova odgovoran je stručni saradnik za ekonomsko finansijske poslove. Pravni poslovi i deo kadrovskih i ekonomsko-finansijskih poslova se odvijaju u okviru odgovarajućih sektora u JUGOINSPEKT-u BEOGRAD, na osnovu posebnog ugovora.

2.6. Sistem menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija

Da bi pružio potpuno poverenje klijentima, akreditacionim telima i drugim relevantnim organizacijama da se aktivnosti provere i sertifikacije sprovode u skladu sa zahtevima odgovarajućih nacionalnih i međunarodnih standarda i smernica, PJ Sertifikacija je uspostavio i primenjuje dokumentovani sistem menadžmenta kvalitetom.

Efikasnost i efektivnost funkcionisanja sistema menadžmenta kvalitetom obezbeđuje Direktor JUGOINSPEKT CONTROL-a preko Rukovodioca PJ Sertifikacija.

Dokumenta sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija:

− prvi nivo -- vizija, misija, strateški ciljevi i Politika kvaliteta, Politika nepristrasnosti, Politika čuvanja zapisa;

− drugi nivo – Poslovnik o kvalitetu;

− treći nivo – mape procesa, karte procesa, procedure, dijagrami tokova;

− četvrti nivo – uputstva

− peti nivo -- obrasci

− šesti nivo -- zapisi (nalozi, izveštaji, upitnici, itd.).

Sistem menadžmenta kvalitetom i relevantna dokumenta PJ Sertifikacija poznaju i sprovode svi zaposleni i spoljni saradnici, u skladu sa svojim odgovornostima i ovlašćenjima.

2.6.1. Upravljanje dokumentima

Uspostavljeni sistem upravljanja dokumentima obezbeđuje da:

- su dokumenta sistema menadžmenta kvalitetom preispitana i odobrena pre izdavanja;

- postoji spisak svih važećih dokumenata sistema menadžmenta kvalitetom sa oznakom izdanja;

- je upravljanje i distribucija dokumenata (uključujući i eksterna dokumenta) pod kontrolom;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 25 od 42

- je odgovarajuća dokumentacija raspoloživa zaposlenima u PJ Sertifikacija (kao i angažovanima izvan PJ Sertifikacija).

Za upravljanje dokumentima i podacima nadležan je rukovodilac poslovne jedinice sertifikacija, uz saradnju sa ostalim zaposlenima, a ceo proces je detaljno opisan u proceduri JC.P-31-01 "Upravljanje dokumentima ".

U prilogu 2 ovog Poslovnika je dat spisak mapa procesa, procedura i uputstava.

2.6.2. Upravljanje zapisima

Zapisi u PJ Sertifikacija služe kao dokaz aktivnosti i rezultata postupka proveravanja i sertifikacije, kao i sopstvenog sistema menadžmenta kvalitetom i poslovanja PJ Sertifikacija.

Oni pokazuju i potvrđuju na koji način je sproveden postupak proveravanja i sertifikacije ili neka druga aktivnost u okviru PJ Sertifikacija.

Svi zapisi su poverljivi, čime se obezbeđuje zaštita interesa klijenata, jer do podataka o proveravanoj organizaciji i o rezultatima proveravanja niko ne može doći neovlašćeno.

PJ Sertifikacija u skladu sa uspostavljenom i dokumentovanom Politikom čuvanja zapisa održava zapise o proverama i drugim sertifikacionim aktivnostima za sve klijente, uključujući sve organizacije koje su podnele zahteve i sve organizacije koje su proveravane, sertifikovane ili imaju suspendovanu ili poništenu sertifikaciju.

Zapisi se uredno odlažu i čuvaju određeni vremenski period, a način formiranja i čuvanja zapisa detaljnije je opisan u proceduri JC.P-31-02 "Upravljanje zapisima".

2.6.3. Upravljanje neusaglašenostima, korektivne i preventivne mere

Neusaglašenosti u sistemu menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija mogu biti utvrđene prilikom:

- internih provera;

- eksternih provera (ocenjivanja od strane akreditacionih tela ili drugih tela);

- preispitivanja uzroka žalbi i/ili prigovora;

- obavljanja tekućih aktivnosti,

- i dr.

Sve neusaglašenosti se na odgovarajući način evidentiraju, a zatim preispituju od strane rukovodstva, što omogućava preduzimanje adekvatnih korektivnih mera i otklanjanje uzroka pojave neusaglašenosti.

Rukovodilac PJ Sertifikacija nadgleda način otklanjanja neusaglašenosti i efektivnost preduzetih mera.

Za otklanjanje uzroka potencijalnih neusaglašenosti i sprečavanje njihovog pojavljivanja, definišu se i primenjuju odgovarajuće preventivne mere.

Proces upravljanja neusaglašenostima i preduzimanje korektivnih i preventivnih mera, kao i odgovornosti lica uključenih u ovaj proces, detaljnije su opisani procedurama JC.P-32-01 „Upravljanje neusaglašenostima“ i JC.P-32-02 „Korektivne i preventivne mere“.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 26 od 42

2.6.4. Interne provere

Interne provere i redovne kontrole imaju za cilj da se utvrdi u kom stepenu su zahtevi relevantnih standarda i smernica i dalje ispunjeni.

Redovnom internom proverom obezbeđena je provera svih elemenata standarda, tj. svih procesa i funkcija, najmanje jednom u svakih 12 meseci. Pored toga, direktor može da inicira i obavljanje vanrednih internih provera.

Interne provere sprovodi kvalifikovano osoblje, pri čemu proveravači ne proveravaju svoj sopstveni rad jer to predstavlja značajnu pretnju po nepristrasnost, a osobe odgovorne za proveravanu oblast informišu se o ishodu provere.

Nalazi se beleže u izveštaju o proveri (a ukoliko je to potrebno i u izveštajima o neusaglašenostima). Izveštaj se dostavlja Rukovodiocu PJ Sertifikacija i koristi se kao jedan od ulaznih elemenata za preispitivanje sistema menadžmenta kvalitetom u PJ Sertifikacija. U izveštaju su identifikovane i mogućnosti za poboljšanje.

Na osnovu rezultata provere, rukovodilac poslovne jedinice sertifikacija propisuje odgovarajuće korektivne i preventivne mere i verifikuje njihovu sprovedenost.

Interne provere organizuje i vodi Rukovodilac PJ Sertifikacija koji imenuje proveravački tim za obavljanje provere.

Interne provere detaljnije su opisane procedurom JC.P-34-01 "Interne provere".

2.6.5. Preispitivanje od strane rukovodstva

Preispitivanje sistema menadžmenta kvalitetom JUGOINSPEKT CONTROL-a od strane rukovodstva obavlja se bar jednom godišnje, a u cilju obezbeđenja stalne usaglašenosti, efikasnosti i efektivnosti uspostavljenog sistema i utvrđivanja usklađenosti politike i ciljeva kvaliteta.

Ulazni elementi preispitivanje, pored ostalog su:

- rezultati internih provera,

- rezultati ocenjivanja od strane akreditacionih tela i drugih tela,

- poslovni rezultati / ostvareni ciljevi,

- rezultati analize performansi procesa,

- analiza zadovoljstva klijenata,

- procena rada proveravača,

- razmatranje vrsta i broja žalbi i prigovora,

- zaključci / predlozi Etičkog saveta,

- status korektivnih mera,

- status mera koje se odnose na rizike,

- mere koje su proistekle iz prethodnog preispitivanja,

- promene koje bi mogle da utiču na sistem menadžmenta,

- i dr.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 27 od 42

Priprema, izvršenje, evidentiranje i praćenje zaključaka o preispitivanju sistema menadžmenta kvalitetom obavlja se u skladu sa procedurom JC.P-16-01 "Preispitivanje od strane rukovodstva".

2.6.6. Stalno poboljšavanje

Stalnim poboljšavanjem sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija povećava njegovu efektivnost i efikasnost. To se postiže kontinualnim aktivnostima kojima se pravovremeno identifikuju postojeći i potencijalni nedostaci i kojima se eliminiše njihovo ponavljanje, odnosno pojava.

Predlozi za poboljšavanje mogu nastati kao rezultat odvijanja sledećih aktivnosti:

− praćenja zadovoljstva klijenata uslugama PJ Sertifikacija;

− praćenja rada proveravača i drugih učesnika procesa proveravanja i sertifikacije;

− razmatranja primedbi, predloga i sugestija klijenata;

− preispitivanja žalbi i prigovora;

− razvoja novih usluga;

− razmatranja sugestija i predloga učesnika konferencija o kvalitetu i obuka koje organizuje;

− praćenja statusa korektivnih i preventivnih mera;

− internim proverama;

− analize performansi procesa;

− preispitivanja sistema menadžmenta kvalitetom od strane rukovodstva;

− analize rezultata evaluacije i ponovne evaluacije kompetentnosti;

− pravljenja SWOT analize;

− primene BPE elemenata;

− analize preporuka dobijenih od strane akreditacionih i drugih tela;

− primene odgovarajućih smernica IAF-a, radnih grupa i akreditacionih tela;

− usvajanja novih iskustava stečenih na nacionalnim i međunarodnim konferencijama/kongresima/seminarima i drugim obukama.

Predlozi za poboljšavanje mogu doći i od strane proveravača i eksperata, članova komisija i saveta, kao i ostalih zainteresovanih strana.

Rukovodilac PJ Sertifikacija vrši analizu prikupljenih informacija, predloga i sugestija i prezentira ih direktoru. Rezultat analize sadrži po svakom predlogu najmanje podatke o sledećem:

- ime i funkcija predlagača;

- opis predloga;

- ciljevi koji se žele postići predlogom;

- opis aktivnosti koje treba izvršiti da bi se predlog realizovao;

- vreme potrebno za realizaciju predloga;

- finansijska sredstva / ljudski resursi koje treba uložiti u realizaciju predloga.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 28 od 42

Direktor razmatra rezultate analize i ukoliko usvoji neki predlog dodeljuje mu prioritet. U razmatranju predloga su moguće i korekcije predloga u cilju njihove efektivnije i efikasnije primene.

Definitivno usvojene predloge sprovodi Rukovodilac PJ Sertifikacija koji o rezultatima obaveštava Direktora.

3. RESURSI JUGOINSPEKT PJ Sertifikacija

3.1. Kompetentnost rukovodstva i osoblja

PJ Sertifikacija upošljava osoblje sa odgovarajućom kompetentnošću kako bi se proces pružanja usluga provere i sertifikacije obavljao na najprofesionalniji i najbolji mogući način. Zahtevi i kriterijumi po pitanju kompetentnosti za rukovodstvo, stalno zaposlene, organe PJ Sertifikacija, proveravače i tehničke eksperte utvrđeni su Tabelom kriterijuma kompetentnosti, Matricom tehničkih oblasti i Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta u PJ Sertifikacija.

3.2. Osoblje angažovano na poslovima proveravanja i seritifikacije

Izbor i kvalifikacije proveravača i eksperata, kao i drugog osoblja uključenog u proces proveravanja i sertifikacije, su jedan od najznačajnijih faktora i od presudne su važnosti za kvalitet pruženih usluga.

Proveravači i eksperti su svrstani u tri grupacije:

1) stalno zaposleni u PJ Sertifikacija,

2) spoljni saradnici stalno zaposleni u JUQS-u i JUGOINSPEKT-u BEOGRAD,

3) ostali spoljni saradnici.

pri čemu se sa proveravačima i ekspertima koji nisu stalno zaposleni u PJ Sertifikacija sklapaju ugovori za poslove proveravanja i sertifikacije. Tom prilikom se strogo vodi računa da se oni obavezuju da poštuju pravila PJ Sertifikacija i da se obezbedi njihova nezavisnost, nepristrasnost i etičko ponašanje.

Svo osoblje uključeno poslove proveravanja i sertifikacije mora da bude kompetentno u pogledu obrazovanja, obuke, iskustva, znanja, veština i ličnih osobina.

Proveravači i eksperti koji zadovolje definisane kriterijume kompetentnosti se stavljaju u odgovarajuće registre osoblja. Njima su na raspolaganju odgovarajuća dokumenta u kojima su jasno opisane njihove dužnosti i odgovornosti.

Podaci i evidencija o proveravačima i ekspertima vode se za svakog od njih pojedinačno, a takođe i zbirno. Ovi podaci se redovno ažuriraju u skladu sa obukom, kvalifikacijama i iskustvom.

Pored toga, vrši se kontinualna obuka proveravača, kao i ocena i praćenje rada proveravača i eksperata o čemu postoje odgovarajući zapisi.

3.3. Korišćenje pojedinaca kao spoljnih saradnika u postupku proveravanja i sertifikacije


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 29 od 42

O angažovanju kompetentnih pojedinaca (spoljnih saradnika) odlučuje direktor (ili, eventualno, Komisija za imenovanje), na osnovu definisanih kriterijuma za izbor. U tom slučaju, angažovani pojedinci su obavezni da:

- rade u skladu sa sistemom menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija;

- se pridržavaju načela poverljivosti i nepristrasnosti;

- da blagovremeno obaveste PJ Sertifikacija o svakoj postojećoj ili prethodnoj povezanosti sa bilo kojom organizacijom čija provera bi im mogla biti poverena, a u cilju obezbeđenja nezavisnosti u odnosu na komercijalne i druge interese;

- imaju ugled i kredibilitet u stručnoj oblasti i oblasti sistema menadžmenta, tako da neće narušavati poverenje naručioca u rad PJ Sertifikacija.

PJ Sertifikacija ne angažuje lica koja su vršila usluge konsaltinga, sprovođenja internih provera ili kontrole u organizaciji koja je predmet provere, ili na bilo koji način učestvuju u primeni i održavanju sistema menadžmenta proveravane organizacije.

3.4. Korišćenje spoljnih usluga (podugovaranje)

JUGOINSPEKT CONTROL - P.J. SERTIFIKACIJA u opštem slučaju ne podugovara poslove iz svoje delatnosti, navedene u tački 2.1, sa drugim organizacijama. Ipak, u specijalnim slučajevima PJ Sertifikacija ostvaruje saradnju sa partnerskim, akreditovanim, sertifikacionim telima tokom postupka proveravanja i/ili sertifikacije. Posebno, JUGOINSPEKT CONTROL ne podugovara poslove iz svoje delatnosti sa organizacijama koje se bave pružanjem konsultantskih usluga iz oblasti sistema menadžmenta.

U slucaju podugovaranja provere sa drugim sertifikacionim telom (komercijalni razlozi, međusobno priznavanje i sl.) PJ SERTIFIKACIJA definiše uslove i sklapa ugovorni aranžman sa podugovorenim sertifikacionim telom. Ugovorom sa podugovorenim sertifikacionim telom PJ SERTIFIKACIJA: a) uređuje da preuzima odgovornost za sve podugovorene poslove; b) osigurava da su telo sa kojim su podugovorene usluge provere i lica koje to telo koristi usaglašeni sa zahtevima PJ SERTIFIKACIJA-a, kao i sa primenljivim odredbama standarda MEST ISO/IEC 17021-1:2016, ukljucujuci kompetentnost, nepristrasnost i poverljivost; c) osigurava da telo sa kojim su podugovorene usluge, kao i lica koja to telo koristi nisu angažovani, bilo direktno ili preko nekog drugog poslodavca, kod organizacije koja treba da se proverava, na takav način da se nepristrasnost može kompromitovati; i d) osigurava da se zapisi o kompetentnosti proveravača i tehničkih eksperata podugovorenog sertifikacionog tela održavaju u PJ SERTIFIKACIJA-u. Odluke o dodeli, održavanju, obnavljanju, proširenju, redukovanju, suspendovanju ili povlačenju sertifikacije se ne podugovaraju.

3.5. Zapisi o osoblju

U PJ Sertifikacija u se održavaju odgovarajući ažurni zapisi o osoblju, kako za stalno zaposlene, tako i za spoljne saradnike.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 30 od 42

4. INFORMISANJE

4.1. Javno dostupne informacije

Na web site-u PJ Sertifikacija "www.jugoinspektcontrol.com" se nalaze javno dostupne informacije o PJ Sertifikacija i o postupku provere i sertifikacije. U uputstvu „Opšta pravila PJ Sertifikacija za sertifikaciju sistema menadžmenta” (JC.U-21-01) opisani su postupci i pravila provere i sertifikacije i date su informacije o vrstama sistema menadžmenta koje sertifikuje PJ Sertifikacija. Nalog za izradu i izmenu sadržaja sajta daje direktor na predlog rukovodioca poslovne jedinice sertifikacija. Za verodostojnost prikazanih informacija je odgovoran vlasnik procesa upravljanja javno dostupnim informacijama.

Pored prikaza na sajtu, PJ Sertifikacija publikuje i prospekt koji sadrži relevantne informacije vezano za proces provere i sertifikacije čiji predhodni sadržaj mora da odobri direktor.

Osim toga, redovno se ažuriraju „Osnovni podaci i reference PJ Sertifikacija -a”, koji se distribuiraju uz prospekte i dostupni su na web site-u, a koji, između ostalog sadrže podatke o kadrovima JUGOINSPEKT CONTROL-a, broju važećih sertifikata (ukupno i za različite sisteme menadžmenta), geografskim područjima na kojima PJ Sertifikacija radi i dr.

PJ Sertifikacija takođe prezentuje svoje aktivnosti na različitim javnim manifestacijama i skupovima, konferencijama, seminarima, simpozijumima i sl., na kojima proveravači PJ Sertifikacija izlažu stručne radove iz oblasti kvaliteta i sistema menadžmenta, o čemu postoji i odgovarajuća evidencija.

PJ Sertifikacija je takođe organizator tradicionalnih i veoma posećenih konferencija iz domena sistema menadžmenta, koji okupljaju kao autore radova eminentne stručnjake iz zemlje i inostranstva, a kao učesnike brojne klijente PJ Sertifikacija i druge učesnike iz različitih regiona i različitih delatnosti. Sve prezentirane radove sa takvih konferencija PJ Sertifikacija objavljuje u zborniku radova.

PJ Sertifikacija vodi tačnu evidenciju o svakom svom klijentu i na web site-u PJ Sertifikacija se nalaze dostupni podaci o statusu sertifikacije svakog klijenta. Za kontrolu tačnosti evidencije o statusu sertifikacije (dodeljen sertifikat, suspendovan ili povučen) odgovoran je vlasnik procesa upravljanja javno dostupnim informacijama.

4.2. Dokumenta sertifikacije

PJ Sertifikacija po obavljenim proverama i donetim odlukama o dodeli sertifikata (na način propisan dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom) klijentima izdaje dokumenta sertifikacije.

Sertifikat sadrži:

- naziv i adresu sedišta sertifikovane organizacije;

- datum dodeljivanja, izmene ili obnavljanja sertifikacije;

- datum isticanja važenja sertifikata ili dospeća resertifikacije, u skladu sa ciklusom resertifikacije;

- datum isteka poslednjeg sertifikacionog ciklusa i datum resertifikacione provere (ukoliko klijent zadržava datum prvobitne sertifikacije nakon što mu je sertifikat isteko određeno vreme);

- jedinstveni identifikacioni broj;

- standard i/ili drugi normativni dokument korišćen kao kriterijum provere, sa oznakom izdanja i statusa revizije;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 31 od 42

- predmet i područje primene sertifikacije u odnosu na proizvod (uključujući uslugu), proces itd., u zavisnosti od toga šta je u konkretnom slučaju primenljivo;

- pozivanje na odgovarajuće Rešenje o sertifikaciji;

- adresu i logo PJ Sertifikacija;

- znake akreditacije ATCG-a (ukoliko se sertifikacija obavlja za akreditovanu delatnost).

Detaljnije informacije o upravljanju dokumentima sertifikacije se nalaze u proceduri JC.P-210-01 „Izdavanje dokumenata sertifikacije“.

4.3. Registar sertifikovanih klijenata

JUGOINSPEKT CONTRO PJ Sertifikacija L održava registar važećih sertifikata sertifikovanih organizacija koji sadrži:

- naziv preduzeća;

- adresu i mesto (lokacije);

- predmet i područje sertifikacije i EA Code,

- standard po kojem je organizacija sertifikovana;

- broj sertifikata;

- datum inicijalne/resertifikacione provere;

- datum izdavanja sertifikata;

- datum do koga izdati sertifikat važi.

Registar sertifikovanih organizacija je isključivo vlasništvo PJ Sertifikacija, ali je omogućena javna dostupnost različitim zainteresovanim stranama.

U proceduri JC.P-210-01 „Izdavanje dokumenata sertifikacije“ su date odgovornosti i ovlašćenja za izvršavanje aktivnosti kojima se sprovodi ažurno održavanje registra važećih sertifikata, kao i registara suspendovanih, povučenih i isteklih sertifikata.

4.4. Pozivanje na sertifikaciju i upotreba znakova

Pri dobijanju sertifikata PJ Sertifikacija za sistem menadžmenta, korisnici dobijaju PJ Sertifikacija znak usaglašenosti (znak sertifikacije) u elektronskoj formi i pisano ovlašćenje i pravila za njegovo korišćenje.

PJ Sertifikacija nakon sertifikacije sistema menadžmenta organizacije i u procesu nadzora, vrši kontrolu korišćenja sertifikata i znaka sertifikacije.

Upotreba PJ Sertifikacija loga, sertifikata i znaka sertifikacije je dozvoljena isključivo sertifikovanim organizacijama samo u periodu važnosti sertifikata izdatog od strane PJ SErtifikacija i za predmet i područje sertifikacije i lokacije za koje je organizacija sertifikovana i ne može biti preneta na druga lica.

Znake sertifikacije sertifikaovana organizacija može koristiti: - Na svojim memorandumima i brošurama

- Na vozilima

- U svojim reklamama, na sajmovima ili internetu.

Pre upotrebe znaka sertifikacije sertifikovani klijent je dužan da PJ Sertifikaciji dostavite predštampu na odobrenje.

Znak sertifikacije sertifikovani klijent mora koristiti uz naziv ili logo svoje organizacije.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 32 od 42

Sertifikat PJ SErtifikacija se obavezno koristi uz rešenje o sertifikaciji (svaki sertifikat sadrži pozivanje na odgovarajuće rešenje o sertifikaciji).

Znak sertifikacije se ne može menjati, ono što je dozvoljeno jeste njegovo proporcijalno smanjivanje ili povećavanje uz korišćenje u originalnim bojama ili crno beloj varijanti (strogo vodeći računa o vidljivosti identifikacionog broja). Znaci sertifikacije se ne smeju koristiti na izveštajima o ispitivanju, kontrolisanju i etaloniranju. Znaci sertifikacije i izjava o sertifikaciji se ne smeju koristiti na proizvodima (oznaka tipa ili identifikacione pločice smatraju se delom proizvoda). Znaci sertifikacije se ne smeju koristiti na ambalaži (pod ambalažom se smatra ono što može da se ukloni, a da se proizvod ne dezintegriše ili ošteti), jer se to može protumačiti kao obaveštenje o usaglašenosti proizvoda. Strogo voditi računa da se korisnik ne dovede u zabludu da je reč o sertifikaciji proizvoda. Pored znaka sertifikacije moguće je i tekstualno pozivanje na sertifikaciju (Izjava o sertifikaciji). U tom slučaju tekst kojim se sertifikovana organizacija poziva na sertifikaciju minimalno mora sadržati: naziv organizacije, vrstu menadžment sistema i standard koji je primenjen i naziv sertifikacionog tela, odnosno JUGOINSPEKT CONTROL PJ Sertifikacija d.o.o. Bar. Izjava ne sme nikako da nagoveštava da je na ovaj način sertifikovan proizvod, proces ili usluga, već da je sertifikovan sistem menadžmenta. Za razliku od znaka sertifikacije, izjavu o sertifikaciji se može koristiti: - na ambalaži proizvoda;

- na pratećim informacijama (uputstvo i dr.).

Sertifikovane organizacije mogu na svojoj web stranici objaviti informaciju da poseduju sertifikat izdat od strane PJ SErtifikacije. Preporučuje se da na svojoj web stranici organizacija postavi link ka PJ Sertifikacija registru sertifikovanih organizacija http://yuqs.org/index.php/registar/ kako bi njeni korisnici uvek mogli da provere validnost izdatog sertifikata. Način korišćenja sertifikata i znaka sertifikacije opisan je u proceduri P-210-01 „Izdavanje dokumenata sertifikacije“, u dokumentu U-21-01 "Opšta pravila PJ SErtifikacija za sertifikaciju sistema menadžmenta" i u dokumentu " dokumenta Pravila za korišćenje PJ SErtifikacija sertifikata i znakova sertifikacije za sisteme menadžmenta koji se organizaciji dostavlja prilikom slanja znakova sertifikacije.

4.5. Poverljivost

PJ Sertifikacija na propisan i adekvatan način obezbeđuje poverljivost informacija i podataka dobijenih u postupku provere i sertifikacije, kojim:

− štiti interese klijenata, tj. ne dozvoljava da se neovlašćeno dođe do podataka o klijentima ili o pojedinostima vezano za njihovu proveru i sertifikaciju;

− obezbeđuje da PJ Sertifikacija ima ugled pouzdanog i poverljivog sertifikacionog tela.

Stalno zaposleni u PJ Sertifikacija, kao i spoljni saradnici i članovi Sertifikacionih komisija i Etičkog saveta, potpisuju "Izjavu o poverljivosti", što je opisano procedurom JC.P-11-02 „Poverljivost".

http://yuqs.org/index.php/registar/


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 33 od 42

Proveravači i eksperti (stalno zaposleni i spoljni saradnici), pored "Izjave o poverljivosti", potpisuju i "Kodeks ponašanja proveravača".

4.6. Razmena informacija između PJ Sertifikacija i njegovih klijenata

PJ Sertifikacija obaveštava svoje klijente o procesima odvijanja celog sertifikacionog ciklusa, od podnošenja zahteva, inicijalne provere, nadzorne provere do resertifikacione provere, kao i pravilima za dodeljivanje, održavanje, redukovanje, proširenje, suspendovanje, povlačenje i obnavljanje sertifikacije.

Prve informacije koje potencijalni klijent dobija od PJ Sertifikacija se dostavljaju telefonom, telefaksom, pismima, elektronskom poštom ili u direktnom kontaktu sa zaposlenima PJ Sertifikacija (na različitim mestima kao što su sale za sastanke, kongresni centri, prostorije potencijalnih klijenata, prostorije PJ Sertifikacija, itd). Do prvih informacija koje se odnose na procese provere klijent može doći i preko web site-a PJ Sertifikacija ili prospekta PJ Sertifikacija.

Po obavljenoj razmeni informacija između klijenta i JUGOINSPEKT CONTROL-a sledi prijem zahteva za ponudu i dostavljanje „Upitnika za proveravanje i sertifikaciju“ od strane JUGOINSPEKT CONTROL-a. Na osnovu podataka iz zahteva za ponudu i/ili popunjenog upitnika (koji sadrži osnovne podatke o organizaciji koja se prijavila za proveravanje i sertifikaciju) JUGOINSPEKT CONTROL sastavlja ponudu za proveravanje i sertifikaciju i uz ponudu dostavlja klijentu dokument JC.U-21-01 „Opšta pravila JUGOINSPEKT CONTROL-a za sertifikaciju sistema menadžmenta”. Ovo uputstvo sadrži sve relevantne informacije uključujući i zahteve JUGOINSPEKT CONTROL-a prema klijentima, prava i obaveze sertifikovanih klijenata, kao i informacije o postupcima za postupanje u slučaju prigovora i žalbi. Prihvatajući ponudu, klijent popunjava obrazac "Zahtev za proveravanje i sertifikaciju sistema menadžmenta", kojim se zvanično prijavljuje za sertifikaciju. Podnošenjem i potpisivanjem ovog Zahteva, klijent prihvata:

- da je upoznat i da prihvata poslednje izdanje dokumenta „Opšta pravila PJ Sertifikacija za proveravanje i sertifikaciju sistema menadžmenta“;

- da će dostaviti sve potrebne dodatne informacije i dokumenta;

- da će platiti sve troškove, bez obzira na rezultat provere u skladu sa ugovorom;

- da će na zahtev PJ Sertifikacija prihvatiti prisustvo predstavnika akreditacionog tela prilikom provera.

Detaljan prikaz tokova informacija između PJ Sertifikacija i klijenta, njihov sadržaj, kao i aktivnosti koje tom prilikom obavlja PJ Sertifikacija su opisani u proceduri JC.P-21-01 „Ugovaranje proveravanja i sertifikacije“.

PJ Sertifikacija obaveštava sertifikovane klijente o svakoj promeni svojih zahteva za sertifikaciju (pismenim putem) i vrši verifikaciju usklađenosti sa novim zahtevima.

PJ Sertifikacija obavezuje svoje sertifikovane klijente da ga obaveštavaju o svim relevantnim promenama koje mogu uticati na sposobnost sistema menadžmenta, kao što su:

- promene koje se odnose na pravni, komercijalni, organizacioni status ili vlasništvo;

- značajne promene koje se odnose na organizaciju i rukovodstvo (ključno osoblje u upravljanju, donošenju odluka ili tehničko osoblje);

- promene u kontakt adresama, brojevima telefona i sajtovima;

- promene u obavljanju delatnosti u okviru sertifikovanog sistema menadžmenta;


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 34 od 42

- promene koje se odnose na lokacije,

- značajne promene u procesima i sistemu menadžmenta.

5. PROCES PROVERA

5.1. Opšte

Aktivnosti provera PJ Sertifikacija se sprovode pre i tokom trogodišnjeg sertifikacionog ciklusa. Sertifikacioni ciklus počinje odlukom o sertifikaciji ili ponovnoj sertifikaciji (resertifikaciji), a program provera obuhvata: inicijalnu proveru u dve faze, nadzorne provere u prvoj i drugoj godini i resertifikacionu proveru u trećoj godini, pre isteka važenja sertifikata.

PJ Sertifikacija obavlja provere sistema menadžmenta svojih klijenata u skladu sa zahtevima standarda ISO/IEC 17021-1, ISO/IEC TS 17021-2 (prilikom sertifikacije EMS-a), ISO/IEC TS 17021-3 (prilikom sertifikacije QMS-a), ISO/IEC 17021-10 (prilikom sertifikacije OH&S-a) i ISO/TS 22003 (prilikom sertifikacije FSMS-a) i svojim dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom.

Pre svake provere izrađuje se plan provere (sa satnicom i rasporedom proveravača), koji je osnov za dogovor u vezi sprovođenja i raspoređivanja aktivnosti provere. Plan provere se dostavlja klijentu i sa njim se usaglašava.

Kada provera klijentovog sistema menadžmenta pokriva iste aktivnosti na različitim lokacijama, PJ Sertifikacija pri proveri može da koristi višelokacijsko uzorkovanje, na način opisan uputstvom JC.U-22-01 „Sertifikacija organizacija na više lokacija metodom uzorkovanja“ .

Proveru obavlja imenovani tim proveravača, pri čemu se uzima u obzir i kompetentnost potrebna za ostvarivanje ciljeva provere. Imena svih članova tima proveravača se dostavljaju proveravanoj organizaciji, a na zahtev proveravane organizacije se dostavlja i informacija o iskustvu svakog člana tima proveravača. Proveravanoj organizaciji se ostavlja dovoljno vremena da stavi prigovor na imenovanje svakog pojedinog proveravača ili eksperta. Po prijemu prigovora, PJ Sertifikacija može promeniti sastav proveravačkog tima ceneći njegovu opravdanost, o čemu informiše proveravanu organizaciju.

Vreme potrebno za planiranje i izvršenje kompletne i efektivne provere klijentovog sistema menadžmenta je definisano dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacija i usklađeno sa relevantnim međunarodnim smernicama, i ono zavisi od:

- zahteva relevantnog standarda sistema menadžmenta proveravane organizacije;

- veličine i kompleksnosti proveravane organizacije,

- primenjene tehnologije i relevantne zakonske regulative;

- korišćenja spoljnih resursa za aktivnosti koje su obuhvaćene predmetom i područjem sistema menadžmenta;

- rezultata prethodne provere (ukoliko je sprovedena);

- broja lokacija proveravane organizacije;

- zrelosti uspostavljenog sistema menadžmenta, i sl.

Vreme trajanja provere se određuje u skladu sa uputstvom JC.U-21-02 Određivanje broja proveravač-dana.

Izabrani tim za proveru pre svake provere dobija jasne zadatke sa kojima se upoznaje i proveravana organizacija. Ti zadaci definišu obavezu tima proveravača da pregledaju


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 35 od 42

strukturu, politike, procese, procedure, zapise i odgovarajuća dokumenta organizacije klijenta i verifikuju ispunjenost svih zahteva koji su relevantni za traženi obim sertifikacije i proveravani sistem menadžmenta. Verifikacija ispunjenosti zahteva podrazumeva da su procesi i procedure ne samo dokumentovani, već i da se efektivno primenjuju i održavaju, što omogućava sticanje poverenja u klijentov sistem menadžmenta.

Vođa tima proveravača je obavezan da po obavljenoj proveri sastavi izveštaj u pisanoj formi.

Odluku o sertifikaciji ili ponovnoj sertifikaciji donosi Sertifikaciona komisija, pri čemu PJ Sertifikacija obezbeđuje da članovi sertifikacione komisije nisu imali učešća ni u proveri ni u konsaltingu niti u izvođenju internih provera kod konkretnog klijenta, niti da su u bilo kakvoj vezi sa proveravanom organizacijom.

Ovaj opšti postupak proveravanja i sertifikacije je detaljno opisan u proceduri JC.P-22-01. U narednim tačkama ovog poglavlja su detaljnije objašnjene specifičnosti koje se odnose na procese:

- inicijalne provere i sertifikacije (tačka 5.2);

- održavanja sertifikacije, tj. nadzora (tačka 5.3);

- obnavljanja sertifikacije, tj. resertifikacione provere i resertifikacije (tačka 5.4).

Takođe su opisani postupci izvođenja posebnih provera, integrisanih i zajedničkih provera (tačke 5.5, 5.6, 5.7).

Opisane su i aktivnosti suspendovanja, povlačenja, kao i proširenja i redukovanja predmeta i područje sertifikacije (tačka 5.8).

U tački 5.9 su opisani procesi prijema i evidentiranja, analize, donošenja odgovarajućih mera i obaveštavanja klijenata i drugih zainteresovanih strana vezano za žalbe i prigovore.

Detaljniji opisi kompletnog procesa proveravanja i sertifikacije za svaki od sistema menadžmenta se nalaze u odgovarajućim uputstvima JUGOINSPEKT CONTROL-a – JC.U-22-03 (QMS), JC.U-22-04 (EMS), JC.U -22-05 (OHSAS), JC.U -22-06 (FSMS), JC.U -22-07 (HACCP), JC.U -22-09 (ISMS) i U-22-10 (EnMS).

5.2. Početna provera i sertifikacija

5.2.1. Prijava i preispitivanje prijave

Klijenti zainteresovani za sertifikaciju upućuju PJ Sertifikacija zahtev za ponudu, odnosno popunjen „Upitnik za proveravanje i sertifikaciju“ PJ Sertifikacija, na osnovu koga se sačinjava odgovarajuća ponuda.

Pre izrade ponude, zahtev za ponudu, odnosno popunjen Upitnik se preispituje da bi se osiguralo da su relevantne informacije prikupljene i da je PJ Sertifikacija u mogućnosti da obavi traženu proveru i sertifikaciju. Ovo preispitivanje obavlja rukovodilac poslovne jedinice sertifikacija, a ponudu verifikuje direktor.

Uz ponudu se dostavlja dokument JC.U-21-01 „Opšta pravila JUGOINSPEKT CONTROL-a za sertifikaciju sistema menadžmenta“.

U slučaju prihvatanja ponude, klijent popunjava obrasce „Zahtev za proveravanje i sertifikaciju“, kojim se zvanično prijavljuje za sertifikaciju i „Lokacije i broj zaposlenih“ , a potrebni podaci unose se u PJ Sertifikacija Plan proveravanih organizacija. Ovi zapisi se takođe preispituju od strane rukovodioca poslovne jedinice sertifikacija.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 36 od 42

Potom se identifikuje potrebna kompetentnost za tim proveravača i za donosioce odluke o sertifikaciji. Tim proveravača se sačinjava od proveravača (prema potrebi u timu su i eksperti), tako da tim u celini poseduje kompetentnost identifikovanu kao neophodnu.

Sagledavajući sve relevantne parametre, rukovodilac poslovne jedinice sertifikacija imenuje tim za proveru i odgovorno lice za vođenje predmeta.

Detaljniji opis procesa prijavljivanja za proveru i sertifikaciju dat je u proceduri JC.P-21-01 “Ugovaranje proveravanja i sertifikacije“.

5.2.2. Inicijalna sertifikaciona provera

Inicijalna sertifikaciona provera sistema menadžmenta predstavlja proveru koja se odnosi na organizacije koje:

− prvi put upućuju zahtev PJ Sertifikacija za sertifikovanje sistema menadžmenta;

− imali su sertifikovan sistem menadžmenta od strane PJ Sertifikacija, ali im je sertifikat povučen ili mu je istekla važnost;

− imali su sertifikovan sistem menadžmenta od strane nekog drugog sertifikacionog tela, ali se prvi put sertifikuju kod JUGOINSPEKT CONTROL-a i ne ispunjavaju pravila za transfer sertifikata, opisana u uputstvu JC.U-22-08 „Transfer sertifikata“.

Inicijalnu sertifikacionu proveru sistema menadžmenta PJ Sertifikacija sprovodi u dve faze: faza 1 i faza 2.

5.2.2.1. Faza 1 inicijalne provere

Faza 1 inicijalne provere PJ Sertifikacija sprovodi se, pored ostalog, sa ciljem da potvrdi spremnost organizacije za sprovođenje faze 2 provere primenjenog sistema menadžmenta.

Faza 1 inicijalne provere se odvija kroz sledeće aktivnosti:

- pripremu, koja podrazumeva prijem Poslovnika o sistemu menadžmenta (i ključnih dokumenata) organizacije koja se sertifikuje i njegovo prosleđivanje vođi proveravačkog tima; odgovorna za ovu aktivnost je osoba odgovorna za vođenje predmeta;

- planiranje faze 1 inicijalne provere, u kojoj imenovani vođa proveravačkog tima izrađuje Plan provere za ovu fazu;

- pregled dokumenata, kojom vođa proveravačkog tima proverava njihovu usklađenost sa kriterijumima provere;

- provera na licu mesta, koju obavlja vođa proveravačkog tima (a po potrebi i drugi članovi proveravačkog tima, uključujući eksperte);

- izradu izveštaja sa prve faze inicijalne provere, što omogućava PJ Sertifikacija da ukaže klijentu na eventualne nedostatke i da, kao i sama organizacija koja se provera, stekne uvid o spremnosti za fazu 2 provere;

- utvrđivanje termina za fazu 2 inicijalne provere, što se vrši usaglašavanjem vremena potrebnog klijentu da otkloni primedbe iz faze 1 i mogućnosti PJ Sertifikacija da sprovede ovu fazu provere.

Detalji o sprovođenju faze 1 provere su dati u proceduri JC.P-24-01 „Prva faza inicijalne provere“.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 37 od 42

5.2.2.2. Faza 2 inicijalne provere

U fazi 2 inicijalne provere PJ Sertifikacija proverava efektivnost sprovođenja sistema menadžmenta na lokacijama klijenta, prikupljajući potrebne objektivne dokaze.

Zaključci provere se formiraju na osnovu svih informacija i dokaza prikupljenih tokom faze 1 i faze 2 inicijalne provere.

Detaljan opis faze 2 inicijalne provere dat je u proceduri JC.P-24-02 „Druga faza inicijalne provere“.

Nalazi i zaključci provere, tj. Izveštaj o drugoj fazi inicijalne provere, kao i ostala dokumentacija vezano za dotičnu proveru, prosleđuju se Sertifikacionoj komisiji, koja donosi konačnu odluku o dodeljivanju sertifikata, što je detaljnije opisano procedurom JC.P-29-01 „Odlučivanje o sertifikaciji“.

5.3. Nadzorne aktivnosti

Rok važenja PJ Sertifikacija sertifikata iznosi 3 godine od datuma izdavanja, ili kraće ako je propisano specifičnim pravilima. U tom periodu PJ Sertifikacija održava sertifikaciju na osnovu potvrde da klijent nastavlja da ispunjava kriterijume sertifikacije. Verifikaciju usaglašenosti klijentovog sertifikovanog sistema menadžmenta i njegovog daljegi razvoja i poboljšanja PJ Sertifikacija vrši nadzornim proverama na licu mesta, kao i drugim nadzornim aktivnostima.

U ovim proverama naročito se proveravaju oni elementi koji se odnose na odgovornost rukovodstva, efektivnost sistema menadžmenta, planiranje i upravljanje, korišćenje znakova sertifikacije i sl. U periodu važnosti sertifikata obavljaju se dve redovne godišnje nadzorne provere. Održavanje sertifikacije i nadzorne aktivnosti su opisane procedurom JC.P-25-01 „Nadzor“

5.4. Resertifikacija

Svrha resertifikacione provere u cilju obnavljanja sertifikacije (resertifikacija) koju vrši PJ Sertifikacija, je da potvrdi stalnu usaglašenost i efektivnost sistema menadžmenta kao celine, kao i njegovu kontinuiranu relevantnost i primenljivost za prijavljeni predmet i područje sertifikacije.

Resertifikaciona provera i donošenje odluke o resertifikaciji obavljaju se pre isteka važnosti postojećeg sertifikata.

Proces resertifikacije detaljnije je opisan u proceduri JC.P-26-01 „Resertifikaciona provera”.

5.5. Posebne provere

Posebne provere su provere koje PJ Sertifikacija obavlja u sledećim slučajevima:

- kada klijent zahteva proširenje / redukovanje obima već dodeljene sertifikacije,

- kada je potrebno istražiti prigovore koji se odnose na sertifikovane klijente,

- kada je PJ Sertifikacija obavešten od strane klijenta o njegovim promenama koje mogu da se odraze na sposobnost sertifikovanog sistema menadžmenta da i dalje ispunjava zahteve kriterijuma sertifikacije (npr. promena vlasništva klijenta, značajne izmene u organizacionoj strukturi i sl.);

- kao nastavak aktivnosti nad suspendovanim klijentom;

- i dr.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 38 od 42

Proces sprovođenja posebnih provera je detaljno opisan u proceduri JC.P-27-01 „Posebne provere“.

5.6. Provere integrisanih sistema menadžmenta

Pod proverama integrisanih sistema prodrazumevaju se provere prema dva ili više različitih standarda istovremeno.

Specifičnosti ovih provera detaljnije su opisane u proceduri JC.P-28-01 „Provere integrisanih sistema menadžmenta“.

5.7. Zajedničke provere

Zajedničke provere su one provere koje PJ Sertifikacija obavlja zajedno sa inostranim akrediotovanim sertifikacionim telima, sa kojima PJ Sertifikacija ima ugovor o saradnji. Ove provere imaju za cilj istovremeno dobijanje sertifikata PJ Sertifikacija, sertifikata inostranog sertifikacionog tela. Na specijalan zahtev klijenta ili u slučaju proveravanja i sertifikacije multinacionalnih kompanija sa geografski razuđenim lokacijama, PJ Sertifikacija može da sprovede ili da učestvuje u postupku zajedničkog proveravanja i sertifikacije sa partneroima. Na osnovu pristiglog zahteva klijenta ili predloga partnera, vrši se razmena informacija između sertifikacionih tela i vrši se odabir sertifikacionog tela koje će voditi ovaj projekat zajedničkog proveravanja i sertifikacije. Sertifikaciono telo koje vodi projekat sprovodi postupak planiranja provere, u skladu sa svojim pravilima. Postupak planiranja obuhvata imenovanje vođe tima, određivanje sastava tima (u saradnji sa partnerima), uspostavljanje programa provere i razmenu informacija između klijenta, partnera i članova tima. Provera, pisanje izveštaja sa provere i aktivnosti posle provere (u cilju verifikacije otklanjanja eventualno utvrđenih neusaglašenosti) se sprovode u skladu sa pravilima sertifikacionog tela koje vodi projekat. Na osnovu predloga proveravačkog tima, svako od sertifikacionih tela koje je učestvovalo u zajedničkoj inicijalnoj proveri samostalno donosi odluku o sertifikaciji. Ukoliko postoji neslaganje između partnera po pitanju odluke o sertifikaciji, sve nejasnoće moraju da se razjasne i mora da se postigne konsenzus pre saopštavanja konačne odluke klijentu. Ukoliko je odluka o sertifikaciji pozitivna, klijentu se, po njegovom izboru, izdaje ili sertifikat svakog tela ponaosob ili zajednički sertifikat. Tokom redovnih (ili posebnih) provera, partneri odlučuju ko će biti odgovoran za sprovođenje provere. Po obavljanju nadzorne (ili posebne) provere, izveštaj sa provere se dostavlja svim partnerima. Rukovodilac procesa sertifikacije preispituje izveštaj i donosi odluku o tome da li sertifikat ostaje i dalje važeći ili je potrebno dostaviti ga Sertifikacionoj komisiji u cilju donošenja odluke o suspenziji ili poništenju. Resertifikaciona provera se sprovodi po istim pravilima kao i incijalna provera. Ukoliko je PJ Sertifikacija zadužen za vođenje projekta, postupak se u potpunosti sprovodi u skladu sa relevantnim dokumentima grupe procesa realizacije sertifikacije.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 39 od 42

Bez obzira na status, PJ Sertifikacija pred svaku proveru traži od partnera podatke o proveravačima i ekspertima koji učestvuju u proveri. Rukovodilac PJ Sertifikacija preispituje ove podatke kako bi potvrdio kompetentnost i nepostojanje pretnji po nepristrasnost. Za komunikaciju sa partnerima tokom postupka zajedničkog proveravanja i sertifikacije odgovoran je rukovodilac PJ Sertifikacija.

5.8. Odlučivanje o sertifikaciji Sertifikacione komisije, kao organ PJ Sertifikacija, su odgovorne i nadležne za donošenje svih odluka o sertifikaciji. Pored odluka o dodeljivanju sertifikata, oni donose i odluke o suspendovanju, povlačenju, proširenju i redukovanju predmeta i područja sertifikacije, izmeni, tranziciji i transferu sertifikata i kosertifikaciji.

Pod suspenzijom se podrazumeva privremeno stavljanje van snage sertifikata za sistem menadžmenta. Klijent čiji je sertiifkat suspendovan se obavezuje da će obustaviti dalju promociju svoje sertifikacije, a PJ Sertifikacija ozvaničava status klijentovog sertifikata na svom sajtu.

PJ Sertifikacija suspenduje sertifikaciju u sledećim slučajevima:

a) kada klijentov sertifikovani sistem menadžmenta ima neprestane ili ozbiljne teškoće da ispuni zahteve sertifikacije, uključujući zahteve za efektivnost sistema menadžmenta;

b) kada sertifikovani klijent ne prihvati da se nadzor ili provere za obnavljanje sertifikacije izvode sa traženom učestanošću;

c) sertifikovani klijent dobrovoljno traži suspenziju.

Odluku o suspenziji sertifikata donosi Sertifikaciona komisija, na osnovu odgovarajućih dokaza. Suspenzija se ukida kada nestanu razlozi koji su do nje doveli, što se najčešće proverava posebnom proverom.

Ukoliko se u predviđenom roku ne otklone problemi zbog kojih je došlo do suspenzije, to ima za posledicu povlačenje, sertifikata ili redukciju predmeta i područja sertifikacije.

Predmet i područje sertifikacije se redukuje u slučajevima kada za određen deo predmeta i područja sertifikacije klijent ima neprestane ili ozbiljne teškoće da zadovolji zahteve sertifikacije, ili kada aktivnosti pokrivene tim delom predmeta i područja sertifikacije određeno vreme nisu zastupljene u praksi.

Na zahtev bilo koje zainteresovane strane PJ Sertifikacija navodi tačan status sertifikacije klijentovog sistema menadžmenta.

Proces donošenja odluka o sertifikaciji je opisan procedurom JC.P-29-01 “Odlučivanje o sertifikaciji“.

5.9. Žalbe i prigovori

Javno dostupnim procesom o postupanju sa žalbama i prigovorima (prikazanom u dokumentu JC.U-21-01 „Opšta pravila PJ Sertifikacija za sertifikaciju sistema menadžmenta”) PJ Sertifikacija omogućava izražavanje nezadovoljstva rezultatima ocenjivanja usaglašenosti i aktivnostima sertifikacije svim podnosiocima žalbi i prigovora, obezbeđujući im nediskriminatorski prijem, vrednovanje i donošenje odluke po svakoj primljenoj žalbi i prigovoru.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 40 od 42

Nepristrasnost u procesu rešavanja žalbi i prigovora PJ Sertifikacija obezbeđuje tako što se lica koja su povezana sa predmetom žalbe ili prigovora ne angažuju u procesu odlučivanja po žalbi/prigovoru.

Sve žalbe klijenata, prigovori ili osporavanja se evidentiraju i prosleđuju rukovodstvu PJ Sertifikacija. Nakon razmatranja žalbe/prigovora od strane rukovodstva, klijentu ili nekoj drugoj zainteresovanoj strani se dostavlja informacija o tome da li se žalba/prigovor prihvata i koje će se korektivne mere na osnovu nje preduzeti, ili se žalba/prigovor odbija kao neosnovana. Ukoliko je zainteresovana strana nezadovoljan odgovorom, u tom slučaju ima pravo da se obrati Etičkom savetu Ukoliko je podnosilac žalbe nezadovoljan odlukom koju je doneo Tim za rešavanje žalbi može pokrenuti pred nadležnim sudom.

Proces postupanja sa žalbama i prigovorima opisan je procedurom JC.P-49-01 “Žalbe i prigovori“.


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 41 od 42

Prilog br.1

6. Prilozi

6.1. Veza poglavlja Poslovnika o kvalitetu sa zahtevima standarda ISO/IEC 17021-1

Poglavlje Poslovnik

a

Naslov poglavlja u Poslovniku o kvalitetu

Tačka iz

standarda

ISO/IEC 17021

Naslov tačke

1. Opšte odredbe

1.1 Predmet i opseg rada 1 Predmet i područje primene

1.2 Definicije i skraćenice 3 Termini i definicije

1.3 Referentna dokumenta 2 Normativne reference

1.4 Politika sertifikacije i dokumenta sistema-opšti principi 4 Principi

2. Delatnost,menadžment i organizacija PJ Sertifikacije

2.1 Delatnost PJ Sertifikacije

2.2 Pravni status PJ Sertifikacije 5.1 Pravna i ugovorna pitanja

2.3 Profesionalna odgovornost i finansiranje 5.3 Profesionalna odgovornost i finansiranje

2.4 Menadžment nepristrasnošću 5.2 Menadžment nepristrasnošću

2.5 Organizacija PJ Sertifikacije 6 Zahtevi za organe i organizaciju

2.6 Sistem menadžmenta kvalitetom PJ Sertifikacije

10 (10.3);

9

Zahtevi sistema menadžmenta za sertifikaciona tela

Zapisi o podnosiocima zahteva i klijentima

3. Resursi PJ Sertifikacije 7 Zahtevi u odnosu na resurse

3.1 Kompetentnost rukovodstva i osoblja 7.1 Kompetentnost rukovodstva i osoblja

3.2 Osoblje angažovano na poslovima sertifikacije 7.1, 7.2 Osoblje angažovano na poslovima sertifikacije

3.3 Korišćenje pojedinaca kao spoljnih proveravača i spoljnih tehničkih eksperata

7.3 Korišćenje pojedinaca kao spoljnih proveravača i spoljnih

tehničkih eksperata

3.4 Korišćenje spoljnih usluga (podugovaranje) 7.5 Korišćenje spoljnih usluga

3.5 Zapisi o osoblju 7.4 Zapisi o osoblju

4. Informisanje 8. Zahtevi koji se odnose na informisanje

4.1 Javno dostupne informacije 8.1 Javno dostupne informacije

4.2 Dokumenta sertifikacije 8.2 Dokumenta sertifikacije

4.3 Registar sertifikovanih klijenata 8.1.2 Registar sertifikovanih klijenata

4.4 Pozivanje na sertifikaciju i upotreba znakova 8.3 Pozivanje na sertifikaciju i upotreba znakova

4.5 Poverljivost 8.5 Poverljivost

4.6 Razmena informacija između PJ Sertifikacije i njegovih klijenata

8.6 Razmena informacija između sertifikacionog tela i njegovih

klijenata


Dokumenat JC. QM-01

Izdanje 6

Strana 42 od 42

5. Procesi provera 9. Zahtevi u vezi sa procesom

5.1 Opšte 9.1, 9.2, 9.4

Opšti zahtevi

5.2 Inicijalna provera i sertifikacija 9.2, 9.3 Početna provera i sertifikacija

5.3 Nadzorne aktivnosti 9.6 Nadzorne aktivnosti

5.4 Resertifikacija 9.6 Ponovna sertifikacija

5.5 Posebne provere 9.6 Posebne provere

5.6 Kombinovane (integrisane) provere

5.7 Zajedničke provere

5.8 Odlučivanje o sertifikaciji 9.5 Suspendovanje, povlačenje ili redukovanje obima sertifikacije

5.9 Žalbe i prigovori 9.7;

9.8

Žalbe

Prigovori

Documents

POSLOVNIK O KVALITETU · POSLOVNIK O KVALITETU Dokumenat JC. QM-01 Izdanje 6 Strana 1 od 42 POSLOVNIK O KVALITETU Izradio: _____ Marijana Vuković,mast.analit.zžs