Upload
doankhanh
View
276
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen: Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F(7)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL
AliranKerja ProsesKerja Jangkamasa Rekod
Kualiti
Tidak Lulus Lulus
Mula Menerima borang permohonan
Kelulusan 3 Hari
Proses Semakan :
a) Dokumen permohonan
b) Tempoh masa permohonan
c) Rekod permohonan
Penyediaan peralatan oleh Unit Teknikal mengikut tarikh pinjaman peralatan
Penyerahan peralatan kepada pengguna dan merekod senarai peralatan yang dikeluarkan.
Selesai pinjaman oleh pengguna Pemulangan/ Serahan peralatan kepada Unit Teknikal
Kemaskini rekod
Tamat
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen: Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F(7)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
6.1 CARTA ALIR PELAN TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PERALATAN TEKNIKAL TIDAK LULUS
AliranKerja ProsesKerja Jangkamasa RekodKualiti
Tidak Lulus
Mula Menerima borang permohonan
Kelulusan 3 Hari
Proses Semakan
Kemaskini rekod
Tamat
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memberi penghargaan kepada pelajar yang membantu menganjur sesuatu program/aktiviti yang Berjaya menaikan nama universiti atau yang telah Berjaya mengikuti sesuatu program/aktiviti dengan jayanya.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan menganugerahkan dua jenis penghargaan iaitu Sijil Penghargaan dan Sijil Penyertaan khusus untuk persatuan/kelab pelajar yang mendaftar di HEP, UiTM dan pelajar yang terlibat dengan anjuran Universiti dan ajensi kerajaan yang diiktiraf.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
3.0 DEFINISI
3.1 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPTM : Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PP : Penolong Pendaftar PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN SIJIL AKTIVITI
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Pemohon mengisi dan hantar borang permohonan sijil
Pel Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembangaan Persatuan Pelajar
2. Terima dan semak borang permohonan sama ada memenuhi kriteria yang ditetapkan.
PT
3. Tentukan jenis sijil yang hendak dikeluarkan berdasarkan garis panduan
PE/PT
4. Sediakan sijil PT
5. Keluarkan sijil kepada pemohon PT
6. Pemohon menerima sijil Pel
7. Rekodkan pengeluaran sijil PT
8. Kemaskini data. PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN SIJIL
AKTIVITI TIDAK LULUS
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima permohonan sijil aktiviti PK/PT Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembangaan Persatuan Pelajar
2. Membuat semakan dan perbincangan kriteria yang ditetapkan.
PE/PT
3. Kemaskini rekod PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR
ORANG YANG BERTANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Mula
Pel Pemohon mengisi dan hantar borang permohonan sijil
100HEP
(PKP.30/2/1)
PT(PKP)
Terima dan semak borang permohonan samada memenuhi kriteria yang ditetapkan
PE/PT(PKP)
Tentukan jenis sijil yang hendak dikeluarkan berdasarkan garis panduan
PT(PKP) Sediakan sijil
PT(PKP) Keluarkan sijil kepada pemohon
Pel Pemohon menerima sijil
PT(PKP)
Rekodkan pengeluaran sijil
PT(PKP)
Kemaskini data
Tamat
Lulus Tidak Lulus
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN SIJIL
AKTIVITI TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PK/PT Menerima permohonan sijil aktiviti
100HEP
(PKP.30/2/1)
EO/PT Membuat semakan dan perbincangan kriteria yang ditetapkan.
PT Kemaskini rekod
Tamat.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1. Fail-fail persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
2. Kalendar aktiviti pelajar 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
3. Laporan aktiviti persatuan 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
4. Rekok pengeluaran sijil 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Sijil Aktiviti
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan
kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan
3. kelulusan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Sijil Aktiviti
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL. BUTIRAN STATUS
1. Sijil Penghargaan
2. Sijil Penyertaan
3. Sijil Kelas 1
4. Sijil Kelas 2
5. Sijil Kelas 3
6. Sijil Kelas 4
7. Borang Permohonan Sijil
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Kawalan Dokumen
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/A
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015.
Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.
Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR Aras 3, Bangunan Budisiswa No. Tel: 03 – 5544 3551/2377 (Pej. Am PPP)
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MPK/UiTM/HEP/PPPP/2018
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Nama DR. MOHD BAHRIN OTHMAN
YBHG. PROF. DATO’ DR. ABDULLAH MOHAMAD SAID
Jawatan PENGARAH PEMBANGUNAN
PELAJAR
TIMBALAN NAIB CANSELOR HEP
Tandatangan
Tarikh 1 APRIL 2018 1 APRIL 2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan
C1- Latar Belakang Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar C2- Objektif Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D2 – Carta Fungsi Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama F.01- Permohonan Aktiviti Pelajar F.02- Permohonan Program Dari Agensi Luar F.03- Penyediaan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar F.04- Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat F.05- Permohonan Cenderahati F.06- Pengendalian Keperluan Peralatan Teknikal
F.07- Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat F.08- Rekod dan Fail
BAHAGIAN G : Senarai Borang-Borang Yang Digunakan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Pindaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/B
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN
Bil. Mukasurat/ Perenggan
Ringkasan
Kelulusan
Tarikh Tandatangan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Latar Jabatan/Bahagian
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/C
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN C: LATAR JABATAN/ BAHAGIAN C.1 Objektif Bahagian Hal Ehwal Pelajar
i) Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah (value added)
bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistik. ii) Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna
bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.
C.2 Objektif Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar HEP
Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar diketuai oleh Pengarah Pembangunan Pelajar. Jawatan Pengarah Pembangunan Pelajar mula digunapakai mulai 15 Disember 2005 menggantikan Dekan Hal Ehwal Pelajar. Pengarah Pembangunan Pelajar bertanggungjawab terus kepada Timbalan Naib Canselor HEP. Antara autoritinya ialah merujuk dan bekerjasama dengan pegawai-pegawai tertinggi Universiti berkaitan dengan Hal Ehwal Pentadbiran, perkhidmatan dan peraturan Universiti. Objektif Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar adalah: 1. Bertanggungjawab merancang program kecermelangan akademik dan
pembangunan sahsiah pelajar. Antaranya merancang, menyelaras dan memantau program latihan pembangunan pelajar agar membentuk insan yang boleh menghadapi cabaran masa depan.
2. Mewujudkan halatuju dan fokus yang jelas dalam kegiatan mahasiswa untuk dijadikan garis panduan kepada Dekan, Pengetua, Ketua Bahagian/Unit dan badan pertubuhan pelajar.
3. Menyediakan laporan kepada Lembaga Pengarah Universiti dan menyediakan pangkalan data yang diperlukan.
C.3 Piagam Pelanggan
1. Mengadakan program pembangunan pelajar sekurang-kurangnya 15 setahun. 2. Menguruskan semua permohonan dan peminjaman barang dalam tempoh 7 hari.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/D
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN D: CARTA ORGANISASI FUNGSI BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D2 – Carta Fungsi Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR,
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/D (1)
BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar
- Dilampiran
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR,
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/D(2)
BAHAGIAN D – CARTA FUNGSI PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
D.2 Carta Fungsi Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
PENTADBIRAN AM
PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
PELAPORAN
PENGURUSAN PEMBANGUNAN
AKTIVITI PELAJAR PEROLEHAN & KEWANGAN
Pengurusan mesyuarat peringkat Unit/
Pusat/ Bahagian/ UiTM & Pihak Luar
Pengurusan surat masuk/ keluar Pejabat
PPP
Pengurusan tuntutan perjalanan pegawai
Tempahan tiket kapal terbang pegawai
Mengurus tempahan kenderaan pegawai
Menguruskan jadual tempahan bilik
mesyuarat
Urusan pos/ mel
Kebersihan/ keselamatan pejabat
Laporan kerosakan pejabat
Merangka dasar, penyediaan garis panduan,
prosedur dan / atau proses kerja:
- program pembangunan pelajar
- program pemimpin kelab / persatuan
pelajar
- program kepelbagaian kemahiran /
kebolehan pelajar
- kegiatan kebudayaan pelajar
- penubuhan, pendaftaran, pengurusan
dan aktiviti kelab / persatuan pelajar
- pengurusan tabung amanah HEP dan
tajaan / sumbangan / hadiah dari pihak
luar
- pengurusan aktiviti pelajar ke luar
negara
- program pembangunan pelajar yang
diarahkan oleh kementerian dan agensi
kerajaan
- Menguruskan program jemputan luar
dari Kementerian dan Agensi.
Penyediaan Pelaporan
Peringkat Universiti dan
Kementerian (Nota Jemaah
Menteri, Laporan Tahunan
UiTM,QS STARS Ranking:
Laporan Aktiviti Pelajar)
Perkadaran / Semakan Kadar
Baharu Tabung Amanah
HEP
Menguruskan perolehan dan
pembelian peralatan Pejabat PPP
seperti Cenderahati, Perabot, Alatulis
Pejabat dan lain-lain.
Penyimpanan peralatan seperti Baju
Panas, Blezer dan lain-lain
Pelupusan peralatan pejabat
SEKRETARIAT
Jawatankuasa Pemantapan Destini Siswa (PDS)
Jawatankuasa Minggu Destini Siswa (MDS)
Jawatankuasa Pendaftaran Pemilih Pelajar UiTM
Jawatankuasa Bersama Pembangunan Pelajar
BHEP & ACIS
Jawatankuasa Projek Transformasi: Islamic
Enculturation
Jawatankuasa ICT
Jawatankuasa Kumpulan Kreatif & Inovatif
(KIK)
Jawatankuasa QE/5S peringkat jabatan
Jawatankuasa Peringkat BHEP/ UiTM & Lain-
lain
Sekretariat Mesyuarat Tabung Amanah HEP
Sekretariat Majlis Anugerah Tokoh Siswa
Peringkat UiTM
Ahli Majlis Peringkat Universiti; Ahli Sekretariat
PEMADAM IPTA/ UNESCO/ PROSIS / NBOS
/ iM4U
Jawatankuasa Projek Transformasi UiTM: Islamic
Enculturation
Jawatankuasa Peringkat Universiti: PDS, MDS,
JPP, Jawatankuasa Bersama Pembangunan Pelajar BHEP & ACIS, Jawatankuasa Pendaftaran Pemilih Pelajar UiTM
Jawatankuasa Peringkat Kementerian:
MATDUM, MADUM
Sekretariat Kepada Program Pembangunan
Pelajar UiTM / KPT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Fungsi Utama Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/E
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN E: SENARAI FUNGSI UTAMA
1. Menghasilkan graduan yang holistik, bijaksana, berdaya saing, beretika, prihatin
persekitaran, inovatif, kreatif dan mendokong falsafah, visi serta misi UiTM melalui
kegiatan kelab/persatuan pelajar.
2. Menguruskan pengurusan organisasi kelab/persatuan pelajar yang berdaftar di UiTM.
3. Menghasilkan pemimpin persatuan pelajar yang cekap dan berwibawa dan bersedia
untuk bersaing sebagai seorang profesional di alam pekerjaan.
Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama
1. Merangka dasar, melaksana dan memantau kegiatan pelajar untuk menghasilkan
graduan yang holistik, bijaksana, berdaya saing, beretika, prihatin persekitaran, inovatif,
kreatif dan mendokong falsafah, visi serta misi UiTM melalui kegiatan kelab/persatuan
pelajar.
2. Merangka dasar, melaksana dan memantau kegiatan pelajar untuk menghasilkan
pemimpin pelajar yang melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan penuh amanah
dan integriti melalui kegiatan kelab/persatuan pelajar.
3. Merangka dasar, melaksana dan memantau kegiatan pelajar untuk menghasilkan
graduan yang menguasai pelbagai bahasa, kemahiran komunikasi, menguasai ilmu,
berfikiran kritis dan bersifat global melalui kegiatan debat dan pidato.
4. Merangka dasar, melaksana dan memantau kegiatan kebudayaan untuk menghasilkan
graduan yang mewarisi budaya dan adat Melayu serta tradisi masyarakat Malaysia.
5. Merangka dasar, melaksana dan memantau penubuhan, pendaftaran, pengurusan dan
aktiviti kelab/persatuan pelajar.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Fungsi Utama Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/E
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6. Merangka dasar, melaksana dan memantau pelantikan tugas dan tanggungjawab
penasihat kelab/persatuan pelajar.
7. Merangka dasar, melaksana dan memantau urusan tabung amanah, tajaan, derma,
sumbangan dan hadiah untuk pelaksanaan kegiatan pelajar.
8. Merangka dasar, melaksana dan memantau urusan kebenaran pelajar ke luar negara.
9. Menyediakan peralatan dan perkhidmatan teknikal untuk kegiatan pelajar yang
dianjurkan oleh kelab/persatuan pelajar, BHEP dan jabatan-jabatan lain di UiTM.
10. Merangka dasar, melaksana dan memantau program pembangunan pelajar yang
diarahkan oleh pihak kementerian dan agensi kerajaan.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Kerja Aktiviti Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN F: PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses)
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja Kawalan
1. Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
Kertas kerja
Borang pemohonan
Surat kelulusan
Surat tajaan Surat kelulusan luar kampus
2 minggu dari tarikh diluluskan
Bajet
Kelulusan Pertukaran tarikh Pertukaran tempat pemantauan
2. Permohonan Program Dari Agensi Luar
Surat agensi luar
Surat jemputan Surat kolabrasi
Surat kelulusan
Surat maklumbalas
Mengikut tarikh program yang diluluskan
Kelulusan Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor HEP
3. Penyediaan Pangkalan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
Data yang berkaitan
Laporan
Analisis Hasil capaian
Mengikut arahan
Mengikut keperluan Simpanan rekod hasil capaian data
Butiran maklumat secara online dan manual fizikal
4. Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
Surat permohonan
Sebut harga Surat kelulusan
3 hari selepas mendapat surat kelulusan
Tabung pengurusan
Pemilihan speksifikasi
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Kerja Aktiviti Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
Katalog bergambar Kualiti dan kuantiti Jaminan Penggunaan
5. Permohonan Cenderahati Surat permohonan
Surat kelulusan program
cenderahati 3 hari Pemberian jenis-jenis cenderahati mengikut kesesuaian
6. Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Surat kelulusan
Borang teknikal Peralatan teknikal 3 hari
Kuantiti
Keperluan Pemakaian penggunaan
7. Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
Kertas kerja
Borang
Surat jemputan pertandingan
Surat kelulusan
Kelulusan
Pembayaran yuran Pembentukan pasukan debat
2 minggu dari tarikh permohonan
Pemilihan pasukan
Pembayaran Penghargaan
8. Rekod dan Fail Surat masuk
Surat keluar Sistem failing
2 hari dari tarih surat masuk dan keluar
Arahan ketua
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini diwujudkan bagi proses kelulusan permohonan aktiviti pelajar khususnya dari persatuan / kelab pelajar yang berdaftar di HEP (Seliaan PPPP) dan memastikan permohonan mengadakan aktiviti pelajar dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang telah dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses permohonan aktiviti pelajar, meluluskan permohonan, menandatangani surat kelulusan dan memaklumkan kepada pemohon.
3.0 DEFINISI
3.1 Persatuan/ Kelab Pelajar Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan oleh pensyarah atau pegawai yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri daripada pelajar berdaftar di UiTM.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC : Timbalan Naib Canselor PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PP : Penolong Pendaftar
PE : Pegawai Eksekutif PKP : Pusat Kegiatan Pelajar PT : Pembantu Tadbir PPPP : Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Persatuan
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5.1 PROSES KERJA PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR (PPPP)
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menghantar permohonan aktiviti pembangunan pelajar
PT
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Persatuan
2 Membuat perbincangan antara PPP dan KPKP untuk membuat keputusan.
PPP/PPK/PP/PE
3 PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan.
PPP/PKP
4 Menerima dan menandatangani surat kelulusan yang disediakan oleh PKP.
TNC/PPP
5 Surat kelulusan dikembalikan kepada PKP untuk diedarkan kepada pemohon.
PPP/PT
5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVTI PELAJAR (PPPP) TIDAK LULUS
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menghantar permohonan aktiviti pembangunan pelajar
PT
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
2 Semakan dan perbincangan dengan PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan kesesuaian program
PPP/PPK/PP/PE
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
3 PPP tidak meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat tidak lulus.
PPP/PP
4 Kemaskini Rekod PT
6.1 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR (PPPP)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
Pegawai Bertanggungjaw
ab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
PT
PPP/PPK/PP/PE
PPP/PKP
PP/PE
PKP
Tidak Lulus Lulus
Mula
Mengantar permohonan aktiviti pembangunan pelajar
Membuat perbincangan antara PPP dan KPKP untuk membuat keputusan.
PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan.
Menerima dan menandatangani surat kelulusan yang disediakan oleh PKP.
Surat kelulusan dikembalikan kepada PKP untuk diedarkan kepada pemohon.
Tamat
Borang C: 100-HEP (PKP 35/6/3)
Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)
MPK PKP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.2 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR (PPPP) TIDAK LULUS
Pegawai Bertanggungjawab
Proses Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti
PPK/PE
PPP/PPK/PP
PKP
Mula
Menghantar semula permohonan aktiviti pembangunan pelajar
Semakan dan perbincangan dengan PPP:
1. Dokumen permohonan
2. Kesuaian program
PKP rekod dokumen dan kembalikan kepada pemohon
Tamat
Borang C: 100-HEP (PKP 35/6/3)
Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)
MPK PKP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1 Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
2 Kalendar Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
3 Laporan Penilaian Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
4 Fail Surat Kelulusan dari Kementerian 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
5 Fail Surat Kuasa dari Pejabat Bendahari 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Borang
2. Semakan dan Perbincangan
3. Kelulusan
4.
5.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Permohonan Aktiviti Pelajar (PPPP)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (1)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
Bil. Status
1. Borang permohonan (Borang C) lengkap diisi
2. Persatuan/Kelab berdaftar dan berstatus AKTIF
3. Aktiviti yang dianjurkan termasuk dalam perancangan tahunan persatuan
4. Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah/aktiviti utama universiti
5. Pegawai Pengiring telah dilantik iaitu penasihat atau orang lain yang telah mendapat kelulusan /dilantik. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar
6. Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling
7. Jika ada penceramah/panel jemputan – nama, jawatan, organisasi dan latar belakang (CV) penceramah telah disertakan bersama Borang C
8. Butiran perbelanjaan ikut kadar yang telah ditetapkan/ telah dipinda dan diseragamkan dengan perkadaran dan kelulusan-kelulusan terdahulu
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini diwujudkan bagi proses kelulusan permohonan program dari agensi luar dan memastikan program dilangsungkan dengan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak universiti.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses permohonan program, meluluskan permohonan, menandatangani surat kelulusan dan memaklumkan kepada pemohon.
3.0 DEFINISI
3.1 Agensi Luar Agensi luar terdiri daripada Kementerian Pengajian Tinggi, Jabatan-jabatan kerajaan, NGO, IPTA/IPTS, kampus-kampus cawangan UiTM dan syarikat swasta.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
3.2 Singkatan
UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif SP : Setiausaha Pejabat PT : Pembantu Tadbir NGO : Non Government Organization IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam IPTS : Institusi Pengajian Tinggi Swasta 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Persatuan
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5.1 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima permohonan program dari agensi luar.
TNC HEP/ PPP
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Persatuan
2. Memohon kebenaran daripada TNC HEP sekiranya tidak melaluinya.
TNC HEP/ PPP
3. PPP membuat perbincangan bersama PPK/PE.
PPP/PPK/PE
4. Mengeluarkan dan menandatangani surat kelulusan program.
PPP/PT
5. Surat kelulusan diedarkan kepada pemohon.
PT
6. Memastikan pihak penganjur mengikuti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh universiti semasa penganjuran program.
PPK/PE
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PROGRAM AGENSI LUAR TIDAK LULUS
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima permohonan/jemputan dari agensi yang berkaitan.
TNC/PPP
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Persatuan
2. Semakan dan perbincangan dengan PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan kesesuaian program.
PPP/PPK
3. PPP tidak meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat tidak lulus.
PPP/PPK
4. Kemaskini Rekod. PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.1 CARTA ALIR PROSES PERLAKSANAAN PROGRAM DARI AGENSI LUAR
Pegawai Bertanggungjawab
Aliran Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti
TNC/PPP
PPP/PPK
PPP/PPK/PE
PPP
PT
PPP/PE/PT
Tidak Lulus Lulus
Mula
Menerima permohonan program dari agensi luar.
Memohon kebenaran daripada TNC HEP (sekiranya tidak melaluinya)
Membuat perbincangan bersama PPK/PE.
Mengeluarkan dan menandatangani surat kelulusan program.
Surat kelulusan diedarkan kepada pemohon.
Memastikan pihak penganjur mengikuti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh universiti semasa penganjuran program.
Tamat
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.2 CARTA ALIR PELAN TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PROGRAM DARI AGENSI LUAR TIDAK LULUS
Pegawai Bertanggungjawab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
TNC/PPPP
TNC/PPP/PPK/PE
PPK/PE/PT
Mula
Menerima semula dokumen berkaitan
Semakan dan perbincangan dengan PPP:
1. Dokumen permohonan
2. Kesesuaian program
Rekod dan Maklumkan pada pejabat TNC HEP
Tamat
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1. Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
2. Kalendar Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
3. Fail Jemputan Agensi Luar 5-7 tahun Pejabat Am, PPP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan dan Perbincangan
3. Kelulusan
4.
5.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Perlaksanaan Program Dari Agensi Luar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (2)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL. BUTIRAN STATUS
1 Memastikan surat permohonan telah diluluskan oleh TNC HEP.
2 Memastikan agensi adalah sah.
3 Memastikan permohonan selaras dengan matlamat Universiti dan penganjuran.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (3)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan segala maklumat dan laporan aktiviti yang telah diluluskan daripada Fakulti/Pusat/Unit/Kolej, HEP dan Kampus Cawangan dikumpul, disemak dan dianalisa.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan laporan untuk LPU, Pelan PIN UiTM, Sekretariat TTNC/Timbalan Rektor HEP IPTA, PPP HEP dan KPT Malaysia dan lain-lain agensi .
3.0 DEFINISI Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPTM : Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (3)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5.0 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1 Mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan.
PPK/PE/PT Undang-Undang
Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Pelajar
2 Terima data dan maklumat. PPP/PPK/PE/PT
3 Key in data dalam pangkalan data dan merekod maklumat.
PE/PT
4 Menganalisa maklumat. PPK/PE
5 Menyiapkan laporan. PPP/PPK/PE
6 Rekod. PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (3)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.0 CARTA ALIR PROSES MENYEDIAKAN DATA AKTIVITI PEMBANGUNAN PELAJAR
Pegawai Bertanggungjawab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
PPK/PE/PT
PPK
PE/PT
PPP/PPK/PE
PPP/PPK/PE
PT
Mula Mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan. Menerima data dan maklumat. Key in data dalam pangkalan data dan merekod maklumat Menganalisa data dan maklumat. Menyiapkan laporan. Rekod. Tamat
Kalendar Aktiviti Pelajar
Pangkalan Data Persatuan
Laporan Aktiviti Persatuan
Fail-Fail Persatuan yang masih aktif
Fail Surat Kelulusan Aktiviti dari KPTM
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (3)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1 Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
2 Pangkalan Data Persatuan Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
3 Kalendar Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
4 Laporan Aktiviti Persatuan 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
5 Laporan Penilaian Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
6 Fail Surat Kelulusan dari Kementerian 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (3)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan dan Perbincangan
3. Kelulusan
4.
5.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Menyediakan Data Aktiviti Pembangunan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (3)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1 Pecahan aktiviti mengikut kategori
2 Kejayaan aktiviti pelajar yang menaikan nama UiTM di peringkat antarabangsa dan negara
3 Laporan Pusat/Unit di bawah HEP
4 Laporan HEP dari kampus Cawangan Negeri
5 Petunjuk prestasi utama Pusat/Unit di bawah Rancangan Malaysia
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini diwujudkan bagi proses permohonan atau pembelian alatulis pejabat dan membuat bayaran.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses memohon dan membeli alatulis pejabat dan proses pembayaran tuntutan.
3.0 DEFINISI
3.0.1 Memohon/membeli alatulis pejabat Merupakan alatulis pejabat yang sering digunakan di pejabat yang dipohon daripada pengurusan stor UiTM atau membuat permohonan untuk dibeli diluar.
3.0.2 Peralatan Pejabat
Merupakan peralatan pejabat yang sering digunakan di pejabat seperti mesin
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
fotostat, typewriter, mesin fax dan lain-lain peralatan dalam keadaan yang boleh digunakan.
3.0.3 Bayaran
Membawa maksud satu proses yang dibuat setelah tempahan, pembelian atau tuntutan kerja-kerja telah dibuat dan diperolehi.
3.1 Singkatan
UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar BEND : Bendahari TNC HEP : Timbalan Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar TPK HEP : Timbalan Pendaftar Kanan, Hal Ehwal Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir
4.0 RUJUKAN
4.1 Senarai Item Stok Stor Pusat (alat tulis) – Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5.0 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menerima arahan untuk membuat pembelian peralatan dan mendapatkan sebut harga daripada pembekal.
PPP/PPK/PE
Perintah-perintah Am, bab "A"-bab "G" Malaysia.
2 Membuat surat permohonan kelulusan pembelian peralatan kepada TPK HEP.
TPK HEP/ PPP/PPK
3 Menghantar dokumen pembelian setelah mendapat kelulusan daripada KTP HEP dan membuat tempahan kepada pembekal.
PT/ BEND
4 Menerima penghantaran peralatan dan membuat bayaran kepada pembekal.
PE/PT/BEND
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.0 CARTA ALIR PROSES PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN PERALATAN PEJABAT
ORANG YANG BERTANGGUN
G JAWAB Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
Menerima arahan untuk membuat pembelian peralatan dan mendapatkan sebut harga daripada pembekal.
Membuat surat permohonan kelulusan pembelian peralatan kepada TPK HEP.
Menghantar dokumen pembelian setelah mendapat kelulusan daripada TPK HEP dan membuat tempahan kepada pembekal.
Menerima penghantaran peralatan dan membuat bayaran kepada pembekal.
Tamat
Perintah-perintah am, bab "A"-bab "G" Malaysia.
Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)
PPK/PE
PE/PT
PT
PE/PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1. Kewangan (400-HEP)
5 Pejabat Pentadbiran Pengarah Pembangunan Pelajar
2. Perintah-perintah Am, Bab "A"-bab "G" Malaysia.
5
3. Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)
5
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan
kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan Permohonan
2. Semakan
3. kelulusan
4.
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL. BUTIRAN STATUS
1 Memastikan alatulis pejabat mencukupi.
2 Memastikan peralatan pejabat dalam keadaan baik dan selamat digunakan.
3 Memastikan bayaran dibuat dengan segera.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk: Proses Pembelian dan Pembayaran Peralatan Pejabat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (4)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan segala permohonan mendapatkan cenderahati mengikut prosedur yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan mendapatlan cenderahati yang dipohon oleh
persatuan/kelab umum yang berdaftar di HEP dan pusat/unit/kolej bagi tujuan melaksanakan aktiviti.
3.0 DEFINISI
Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA
HEP : Hal Ehwal Pelajar
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif
PT : Pembantu Tadbir
4.0 RUJUKAN
PB Bil. 1 Tahun 2010 Manual Pengurusan Aset Alih Menyeluruh Kerajaan disertakan Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2009
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib)1976, [Bah. III,S. 8]
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
5.1 PROSES KERJA PERMOHONAN CENDERAHATI
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. Penganjur mengisi borang permohonan. PT PB Bil. 1 Tahun 2010 Manual Pengurusan Aset Alih Menyeluruh Kerajaan
disertakan Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun
2. PT menerima borang permohonan yang dikembarkan bersama surat kelulusan aktiviti.
PT
3. PT merujuk kepada PPP/PE bagi mendapatkan kelulusan.
PPP/PPK/PE
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
2009
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Pelajar
4. Menyerahkan cenderahati kepada pemohon setelah mendapat kelulusan.
PT
5. Rekod PT
5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN CENDERAHATI TIDAK LULUS
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima borang permohonan cenderahati dan surat kelulusan program berkaitan
PT
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
2. Semakan dan perbincangan dengan
PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan
kesesuaian program
PPP/PPK
3. PPP/PPK tidak meluluskan permohonan cenderahati
PPP/PPK
4. Kemaskini Rekod PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.1 CARTA ALIR PERMOHONAN CENDERAHATI
Aliran Kerja Proses Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti
Tidak Lulus Lulus
Mula
Penganjur mengisi borang permohonan.
PT menerima borang permohonan yang
dikembarkan bersama surat kelulusan aktiviti.
PT merujuk kepada PPP/PPK/PE bagi mendapatkan kelulusan.
Menyerahkan cenderahati kepada pemohon setelah mendapat kelulusan.
Rekod Tamat
Kalendar mesyuarat Lembaga
Pengarah Universiti
Kalendar Aktiviti Pelajar
Pangkalan Data Persatuan
Laporan Aktiviti Persatuan
Fail-Fail Persatuan yang masih aktif
Fail Surat Kelulusan Aktiviti dari KPT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.2 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN CENDERAHATI TIDAK LULUS
Aliran Kerja Proses Kerja Jangkamasa Rekod Kualiti
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH LOKASI
Mula Menerima semula borang permohon beserta dokumen berkaitan Semakan dan perbincangan dengan PPP: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian program
rekod dan maklumkan pada pemohon
Tamat
Kalendar mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti
Kalendar Aktiviti Pelajar
Pangkalan Data Persatuan
Laporan Aktiviti Persatuan
Fail-Fail Persatuan yang masih aktif
Fail Surat Kelulusan Aktiviti dari KPT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
SIMPANAN
1. Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
2. Pangkalan Data Persatuan Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
3. Kalender Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
4. Laporan Aktiviti Persatuan 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
5. Laporan Penilaian Aktiviti Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
6. Fail Surat Kelulusan dari Kementerian 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
7. Fail Surat Kuasa dari Pejabat Bendahari 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
8. Rekod Pengeluaran Sijil 5-7 tahun Pejabat Am, PKP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Cenderahati
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan
Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan Permohonan
2. Semakan
3. kelulusan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Cenderahati
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (5)
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Pecahan aktiviti mengikut kategori
2. Kejayaan aktiviti pelajar yang menaikan nama UiTM di peringkat antarabangsa dan negara
3. Laporan Pusat/Unit di bawah HEP
4. Laporan HEP dari kampus Cawangan Negeri
5. Petunjuk prestasi utama Pusat/Unit di bawah Rancangan Malaysia Ke-10
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan proses pinjaman dan pemulangan peralatan di Unit Teknikal, Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar.
2.0 SKOP
Skop proses kerja ini meliputi proses penerimaan borang permohonan peralatan, status kelulusan, penyediaan peralatan, rekod pengeluaran peralatan, penerimaan dan pemulangan peralatan.
3.0 DEFINISI
3.1 Singkatan
PJ : Penolong Jurutera PO : Pembantu Operasi
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
4.0 RUJUKAN Senarai Undang-Undang dan Peraturan Yang Diperlukan 1. Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor Bil. 238 – 340 2. Pekeliling Perbendaharaan bil 12 tahun 1995 3. Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 1990 4. Rekod Kualiti ( Jenis Rekod, Fail dan Data )
5.1 PROSES KERJA PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
Menerima borang permohonan
Penolong Jurutera Pembantu Operasi
2.
Proses Semakan
a) Dokumen permohonan
b) Tempoh masa permohonan
c) Rekod permohonan
Penolong Jurutera
3.
Penyediaan peralatan oleh Unit Teknikal mengikut tarikh pinjaman peralatan
Pembantu Operasi
4.
Penyerahan peralatan kepada pengguna dan merekod senarai peralatan yang dikeluarkan.
Pembantu Operasi
5.
Selesai pinjaman oleh pengguna pemulangan atau serahan peralatan kepada Unit Teknikal
Pembantu Operasi
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
6.
Kemaskini rekod
Penolong Jurutera Pembantu Operasi
5.1 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL TIDAK LULUS
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
Menerima borang permohonan
Penolong Jurutera Pembantu Operasi
2.
Proses Semakan Penolong Jurutera
3.
Kemaskini rekod
Penolong Jurutera Pembantu Operasi
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
Pegawai Bertanggungjawab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
PJ/PO
PJ
PJ/PO
PJ/PO
PJ/PO
PJ/PO
Tidak Lulus Lulus
Mula
Menerima borang permohonan
Proses Semakan : a)Dokumen permohonan b)Tempoh masa permohonan c)Rekod permohonan
Penyediaan peralatan oleh Unit Teknikal mengikut tarikh pinjaman peralatan Penyerahan peralatan kepada pengguna dan merekod senarai peralatan yang dikeluarkan. Pemulangan/ Serahan peralatan kepada Unit Teknikal Kemaskini Rekod Tamat
Borang C: 100-HEP (PKP 35/6/3)
Pekeliling Bendahari (PB Bil Tahun 2010/09/08/07/06/)
MPK PKP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEPERLUAN PERALATAN TEKNIKAL TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUN
G JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PJ/PO Menerima semula permohonan aktiviti ke luar kampus
PJ
Membuat semakan dan membuat keputusan berdasarkan dokumen permohonan
PJ/PO Kemaskini rekod
Tamat.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1. Fail Borang Pinjaman Peralatan ( Permohonan ) 2 Tahun Unit Teknikal,
Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
2. Fail Borang Pinjaman Peralatan ( Pinjaman ) 2 Tahun Unit Teknikal,
Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
3. Fail Borang Pinjaman Peralatan ( Pemulangan ) 2 Tahun Unit Teknikal,
Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan
kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan
3. Kelulusan
4.
5.
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Borang Pinjaman Peralatan Aktif
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSES KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : Permohonan Keperluan Peralatan Teknikal
Tajuk Proses Kerja : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (6)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSES KERJA UiTM / PPPP/HEP
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini diwujudkan bagi proses kelulusan permohonan aktiviti dari Unit Debat/ Pelajar Persatuan Debat dan memastikan permohonan mengadakan aktiviti/ debat mengikut prosedur bagi memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses menerima permohonan aktiviti, meluluskan permohonan, menandatangani surat kelulusan dan memaklumkan kepada pemohon.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
3.0 DEFINISI
3.1 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar KD : Koordinator Debat PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PPPP : Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar Pel : Pelajar
4.0 RUJUKAN
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
5.1 PROSES KERJA MENGURSKAN PERLAKSANAAN AKTIVITI DEBAT
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menghantar permohonan aktiviti kepada TNC HEP/ PPP
KD/PT
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan
Pekeliling Bendahari
Pekeliling HEP
2 Membuat perbincangan untuk membuat keputusan.
PPP/KD/PPK
3 TNC HEP/ PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan.
TNC HEP / PPP
4 Menerima surat kelulusan KD/PT
5 Pelaksanaan aktiviti debat KD/PT/Pel
6 Kemaskini Rekod PT
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
5.2 TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA AKTIVITI DEBAT TIDAK LULUS
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menghantar permohonan Program Aktiviti Debat dan surat kelulusan program berkaitan.
PT
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
2 Semakan dan perbincangan dengan PPP Berkenaan dokumen berkaitan dan kesesuaian program.
PPP/PPK/KD
3 Aktiviti Debat tidak diluluskan PPP
4 Kemaskini Rekod PT
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
6.1 CARTA ALIR
Pegawai Bertanggungjawab
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
KD/PT
PPP/KD/PPK
TNCHEP/PPP
KD/PT
KD/PT/Pel
PT
Mula Mengantar permohonan aktiviti debat Membuat perbincangan antara PPP/KD/PPK untuk membuat keputusan. TNC HEP/ PPP meluluskan permohonan aktiviti dan mengarahkan PE/ PKP untuk mengeluarkan surat kelulusan. Menerima surat kelulusan Melaksanakan aktiviti debat Rekod dan fail. Tamat.
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, (Bah. III, S.8)
Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar
Perlembagaan Persatuan Persatuan
Tidak Lulus
Lulus
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
6.2 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA AKTIVITI DEBAT TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUN
G JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
KD/PT Menghantar semula permohonan
TNC/PPP
Membuat semakan dan mengeluarkan surat kelulusan
PT Kemaskini rekod
Tamat.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1 Pentadbiran (Siri 100) 5 tahun Pejabat PPP
2 Kewangan (Siri 400) 5 tahun Pejabat PPP
3 Fail-Fail Persatuan yang masih aktif 5 tahun Pejabat PKP
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Menguruskan Perlaksanaan Aktiviti Debat
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perbincangan
2. Pelaksanaan
3.
4.
5.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk Proses Kerja: Menguruskan Pelaksanaan Aktiviti Debat
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (7)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP /HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1 Memastikan dokumen permohonan aktiviti adalah lengkap.
2 Memastikan persatuan/ kelab/agensi adalah berdaftar.
3 Memastikan permohonan selaras dengan objektif persatuan dan penganjuran.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini diwujudkan bagi proses mengedar surat masuk, memfail surat dan menyelenggara sistem fail.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses mengambil dan mengedar surat masuk yang telah disemak oleh PPP, PPK dan PE untuk makluman atau tindakan staf dan seterusnya difailkan.
3.0 DEFINISI
3.1 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
PE : Pegawai Eksekutif SP : Setiausaha Pejabat PT : Pembantu Tadbir
4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5.0 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima surat-surat yang telah disemak oleh PPP/PPK/PE. Mengasingkan surat-surat untuk diambil tindakan sama ada untuk edaran kakitangan, difailkan ataupun ditampal di papan kenyataan.
PT
Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara
Perintah-perintah Am, bab "A"-bab "G" Malaysia.
2. Menyediakan fail-fail yang
perlu mengikut tajuk tertentu/tajuk baru
PT
3. Memasukkan surat keluar dan masuk ke dalam fail dan meminitkannya.
PT
4. Menyusun fail-fail mengikut nombor dan tajuk ke dalam kabinet fail dan mengawasi peminjaman dan pemulangan fail.
PT
5. Mengenal pasti dan memberi nombor fail untuk surat bila diminta dan diperlukan.
PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
6.0 CARTA ALIR
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
SP
PT
PT
PT
PT
PT
Mula
Menyerahkan surat kepada PPP & PPK.
Menerima surat daripada PPP/PPK/ PE dan mengasing/ mengedarkannya.
Menyediakan fail yang perlu mengikut tajuk.
Memasukkan surat keluar masuk ke dalam fail dan meminitkannya.
Menyusun fail mengikut nombor dan tajuk ke dalam kabinet dan mengasi peminjaman dan pemulangan fail
Mengenal pasti dan memberi nombor fail untuk surat bila diminta dan diperlukan.
Tamat
Manual Kualiti Penyediaan Perkhidmatan dan Pembangunan Pelajar
Prosedur Kawalan Rekod
Prosedur Kawalan Dokumen
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1.
Manual Kualiti Penyediaan Perkhidmatan dan Pembangunan Pelajar HEP
5 Bilik ISO,HEP
2. Prosedur Kawalan Rekod
5 Bilik ISO, HEP
3. Prosedur Kawalan Dokumen 5 Bilik ISO, HEP
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Proses Rekod dan Fail
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan
kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan
3. kelulusan
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL. BUTIRAN STATUS
1. Pentadbiran (Siri 100, 64 Fail) Aktif
2. Bangunan dan Harta (Siri 200, 10 Fail) Aktif
3. Peralatan dan Kelengkapan (Siri 300, 10 Fail) Aktif
4. Kewangan (Siri 400, 7 Fail) Aktif
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Tajuk : Proses Rekod dan Fail
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/F (8)
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/4/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
5. Perjawatan (Siri 500, 35 Fail) Aktif
9. Fungsi Utama/Khas (Siri 600, 21) Aktif
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PEJABAT
PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PPPP/G
Tajuk: Borang Yang Digunakan
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/8/2016
MANUAL PROSEDUR KERJA PPPP/HEP
BAHAGIAN G
Bil. Nombor Borang Tajuk Borang
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Borang A : 300-HEP (PPP 1/4)
Borang B : 300-HEP (PPP 1/7)
Borang EM : 500HEP (PPP.3/1)
Borang LAP(FA)-HEP (Bhg.I)
Borang LAP(FA)-HEP(Bhg.II)
Borang LAP(FB)-HEP
Permohonan Cenderahati
Permohonan Pinjaman Blazer/Baju Panas
Pencalonan ’Employee of the Month’
Penilaian Kemahiran Insaniah (Peserta & Jawatankuasa) Penilaian Pelaksanaan Aktiviti (Peserta) Analisa Keberkesanan Aktiviti