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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APLICADO A LA
EMPRESA PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CÍA.
LTDA.
AUTORA: FRANCISCA TATIANA MORA CORELLA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR: DRA. MIRIAM PAULINA VITERI MARTÍNEZ
QUITO, DM. ENERO 2015
Mora Corella, Francisca Tatiana (2015).Diseño e
implementación de un sistema de control interno
administrativo y financiero aplicado a la empresa
PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía. Ltda.,
situada en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de
investigación para optar por el grado de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias
Administrativas. Quito UCE. 171 p.
ii
DEDICATORIA
A Dios: Por la sabiduría, entendimiento y comprensión para escoger una carrera profesional que
llena de satisfacción mi vida.
A la gloriosa Universidad Central del Ecuador: Por haberme permitido ser parte de ella, por ser el
pilar fundamental en la formación de mi carácter y mi profesionalismo.
A mis padres: Genoveva Corella y Nelson Mora: Por su sacrificio y apoyo incondicional logrando
crear en mi la persona y la profesional que soy.
A mis hermanos: Karina y Moisés, quienes de una u otra forma contribuyeron con mi formación.
A mi esposo e hijo: Christian y Dante, por darme luz y esperanza al final del túnel, para seguir
cumpliendo mis metas.
A mis sobrinos: Kelly, Jeycob, Lindsay y Axel; quienes aunque pequeños pero han demostrado ser
grandes de corazón y su cariño me han dado las fuerzas necesarias para superar problemas.
A mis amigos: Ronald Banderas, Soledad, Pamela y David, por cada día darme los ánimos
suficientes para lograr superar los retos.
iii
AGRADECIMIENTO
A Dios, mis padres y hermanos por su apoyo incondicional en momentos de angustia, por
empujarme a seguir adelante para culminar con mis estudios.
A mi madre por cuidar de mi hijo mientras realizaba las investigaciones necesarias para lograr el
principal de mis objetivos.
A mi esposo e hijo quienes son mi fuerza para levantarme todos los días con energías renovadas.
A la Directora de Tesis, Doctora Paulina Viteri por su apoyo total, mis profesores quienes tuvieron
la dedicación necesaria para transmitir en palabras todo su conocimiento.
A todos quienes me impulsaron al término de mis estudios, les extiendo un sincero agradecimiento.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Francisca Tatiana Mora Corella en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis
realizada sobre “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, APLICADO A LA EMPRESA
PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CÍA. LTDA.”, por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 20 Enero 2015
__________________________
Francisca Tatiana Mora Corella
C.C. 172300571-4
v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señorita
Francisca Tatiana Mora Corella, para optar el título profesional cuyo tema es: “DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO APLICADO A LA EMPRESA PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL
CÍA. LTDA.”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a
evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 20 días del mes de Enero de 2015.
Dra. Miriam Paulina Viteri Martínez
C.C. 1706809264
vi
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................... v
CONTENIDO .................................................................................................................................. vii
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii
ANEXOS......................................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................. xv
ABSTRACT .................................................................................................................................... xvi
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... xvii
CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 1
1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA PRORESPALDO CÍA.
LTDA. .................................................................................................................................. 1
1.1. Antecedentes ........................................................................................................................ 1
1.1.1. Reseña Histórica .................................................................................................................. 1
1.1.2. Base Legal ........................................................................................................................... 2
1.1.3. Objetivos de la Empresa ...................................................................................................... 4
1.1.3.1. Objetivo General .................................................................................................................. 4
1.1.3.2. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 4
1.1.4. Misión .................................................................................................................................. 4
1.1.5. Visión ................................................................................................................................... 4
1.1.6. Actividad Principal .............................................................................................................. 5
1.1.7. Servicios que oferta ............................................................................................................. 5
1.1.8. Organigrama Estructural de la Empresa .............................................................................. 6
1.1.9. Organigrama Funcional de la Empresa ................................................................................ 7
1.1.10. FODA de la Empresa ........................................................................................................... 8
CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 9
2. ANÁLISIS SITUACIONAL ............................................................................................... 9
2.1. Análisis Interno .................................................................................................................... 9
2.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos ...................................................................... 9
2.1.1.1. Convenio de alianza estratégica con la Aseguradora ACE Seguros. ................................... 9
2.1.1.2. Afiliación al Profesional de la salud .................................................................................. 10
2.1.1.3. Uso del Contrato de Responsabilidad Civil Médica .......................................................... 11
2.1.1.4. Asignación de un abogado al Profesional de la salud ........................................................ 12
viii
2.2. Análisis Externo ................................................................................................................. 12
2.2.1. Influencias Macroeconómicas ........................................................................................... 12
2.2.1.1. Factor Económico .............................................................................................................. 13
2.2.1.2. Factor Político .................................................................................................................... 13
2.2.1.3. Factor Social ...................................................................................................................... 13
2.2.1.4. Factor Tecnológico ............................................................................................................ 14
2.2.1.5. Factor Legal ....................................................................................................................... 14
2.2.2. Influencias Microeconómicas ............................................................................................ 14
2.2.2.1. Clientes .............................................................................................................................. 14
2.2.2.2. Proveedores ........................................................................................................................ 16
2.2.2.3. Competencia ...................................................................................................................... 16
2.3. Análisis Interno .................................................................................................................. 17
2.3.1. Capacidad Financiera ......................................................................................................... 17
2.3.1.1. Análisis vertical del Balance general ................................................................................. 17
2.3.1.2. Análisis vertical del Balance de Pérdidas y Ganancias ..................................................... 20
2.3.1.3. Análisis Horizontal ............................................................................................................ 23
2.3.1.3.1. Análisis Horizontal del Balance General ........................................................................... 23
CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 25
3. CONTROL INTERNO ...................................................................................................... 25
3.1. Definición de Control Interno ............................................................................................ 25
3.2. Importancia del Control Interno ........................................................................................ 25
3.3. Objetivos del Control Interno ............................................................................................ 25
3.4. Elementos Básicos del Control Interno ............................................................................. 26
3.5. Clasificación del Control Interno ....................................................................................... 28
3.5.1. Por la Función .................................................................................................................... 28
3.5.1.1. Control Administrativo ...................................................................................................... 28
3.5.1.2. Control Financiero ............................................................................................................. 28
3.5.2. Por la Ubicación ................................................................................................................ 28
3.5.2.1. Control Interno ................................................................................................................... 28
3.5.2.2. Control Externo ................................................................................................................. 29
3.5.3. Por la Acción ..................................................................................................................... 29
3.5.3.1. Control Previo .................................................................................................................... 29
3.5.3.2. Control Concurrente .......................................................................................................... 29
3.5.3.3. Control Posterior ................................................................................................................ 29
3.6. Limitaciones del Control Interno ....................................................................................... 29
3.7. Normativa del Control Interno ........................................................................................... 30
3.8. Métodos de Control Interno ............................................................................................... 31
ix
3.8.1. COSO I Control Interno - Marco Integrado ...................................................................... 31
3.8.1.1. Definición: ......................................................................................................................... 31
3.8.1.2. Componentes de COSO I ................................................................................................... 32
3.8.2. COSO II. Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado ........................................ 35
3.8.2.1. Ventajas de COSO II ......................................................................................................... 36
3.8.2.2. Componentes de COSO II ................................................................................................. 37
3.8.3. Ámbito de aplicación del sistema de control interno: ........................................................ 41
3.8.4. Controles Efectivos de control Interno .............................................................................. 44
3.8.5. COSO III. Control Interno sobre los Informes Financieros – Guía para Pequeñas
Empresas Públicas ............................................................................................................. 48
3.8.6. Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL) ................................... 49
3.8.7. Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador- (CORRE) ........................................... 49
3.8.8. COBIT: Modelo para Auditoría y Control de Sistemas de Información ........................... 50
3.9. Evaluación del Control Interno .......................................................................................... 51
3.9.1. Objetivos de la Evaluación del Control Interno ................................................................. 51
3.9.2. Métodos para Evaluar el Control Interno .......................................................................... 52
3.9.2.1. Método Descriptivo. .......................................................................................................... 52
3.9.2.2. Método de Cuestionarios ................................................................................................... 52
3.9.2.3. Método Gráfico .................................................................................................................. 53
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................. 54
4. PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ..................................... 54
4.1. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO .................................... 54
4.1.1. PLANIFICACIÓN ............................................................................................................. 54
4.1.1.1. Planes ................................................................................................................................. 54
4.1.2. ORGANIZACIÓN. ............................................................................................................ 58
4.1.2.1. Estructura Organizacional Propuesta. ................................................................................ 59
4.1.2.2. Procesos Administrativos Propuestos ................................................................................ 61
4.1.2.2.1. ATENCIÓN AL CLIENTE ............................................................................................... 61
4.1.2.2.2. SELECCIÓN DE PERSONAL ......................................................................................... 64
4.1.2.2.3. VINCULACIÓN AL CARGO .......................................................................................... 67
4.1.2.2.4. EVALUACIÓN DEL PERSONAL ................................................................................... 70
4.1.2.2.5. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL ............................................................................... 73
4.1.2.3. Procedimientos .................................................................................................................. 76
4.1.2.4. Establecimiento de políticas .............................................................................................. 79
4.1.2.5. Funciones ........................................................................................................................... 86
4.1.2.6. Perfil profesional del puesto .............................................................................................. 96
x
4.1.2.7. Autoridad ........................................................................................................................... 99
4.1.3. DIRECCIÓN .................................................................................................................... 101
4.1.3.1. Alcance de la Dirección ................................................................................................... 101
4.1.3.2. Autoridad y Poder ............................................................................................................ 101
4.1.4. CONTROL ...................................................................................................................... 102
4.2. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO ............................................. 102
4.2.1. Factores de Control Interno ............................................................................................. 102
4.2.1.1. Ambiente de Control ........................................................................................................ 102
4.2.1.2. Evaluación de Riesgos ..................................................................................................... 103
4.2.1.3. Identificación de riesgos .................................................................................................. 104
4.2.1.4. Análisis de Riesgos .......................................................................................................... 104
4.2.1.5. Actividades de control ..................................................................................................... 105
4.2.1.6. Información y Comunicación .......................................................................................... 106
4.2.1.7. Supervisión y Seguimiento .............................................................................................. 107
4.2.2. ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EJECUTAR LAS
ACTIVIDADES .............................................................................................................. 107
4.2.2.1. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................................. 107
4.2.2.2. PROCESO DE FACTURACIÓN .................................................................................... 111
4.2.2.3. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA ................................................................................... 113
4.3. INSTRUCTIVOS DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE SOPORTE ........... 118
4.3.1. Rol de pagos .................................................................................................................... 119
4.3.2. El cheque ......................................................................................................................... 119
4.3.3. Factura ............................................................................................................................. 120
4.3.4. Liquidación de compras ................................................................................................... 122
4.3.5. Comprobante de retención ............................................................................................... 122
4.3.6. Comprobante de ingreso .................................................................................................. 123
4.3.7. Comprobante de egreso ................................................................................................... 124
CAPITULO V ................................................................................................................................. 126
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 126
5.1. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 126
5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 127
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 129
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1. Capital suscrito ................................................................................................................. 3
Tabla 2.1.Balance General................................................................................................................ 18
Tabla 2.2.Balance General (Análisis Vertical) ................................................................................. 19
Tabla 2.3. Estado de resultados ........................................................................................................ 21
Tabla 2.4. Estado de resultados (Análisis vertical)........................................................................... 22
Tabla 2.5. Balance General (Análisis Horizontal) ............................................................................ 24
Tabla 4.1.Componentes para la misión y visión de PRORESPALDO Cía. Ltda. ............................. 55
Tabla 4.2. Servicio al Cliente ............................................................................................................ 62
Tabla 4.3.. Vinculación al cargo ....................................................................................................... 68
Tabla 4.4. Evaluación del personal ................................................................................................... 70
Tabla 4.5.. Capacitación del personal .............................................................................................. 74
Tabla 4.6. Días festivos 2015 ............................................................................................................ 84
Tabla 4.7. Funciones Gerente General ............................................................................................. 86
Tabla 4.8. Funciones Jefe de Atención al Cliente ............................................................................. 87
Tabla 4.9. Funciones del Gerente Financiero ................................................................................... 88
Tabla 4.10. Funciones del Contador ................................................................................................. 89
Tabla 4.11. Funciones Gerente de Sistemas y Tecnología de la Información .................................. 90
Tabla 4.12. Funciones de Asistente de Gerencia .............................................................................. 91
Tabla 4.13. Funciones del Gerente de Talento Humano ................................................................... 92
Tabla 4.14. Funciones del Asesor de Indemnizaciones ..................................................................... 93
Tabla 4.15. Asesor Legal y Riesgos ................................................................................................. 94
Tabla 4.16. Funciones del Asesor de Reaseguros ............................................................................. 95
Tabla 4.Costo incremento de Personal ............................................................................................. 95
Tabla 4.18. Perfil profesional del puesto del Gerente General ........................................................ 96
Tabla 4.19. Perfil profesional del puesto del Gerente Marketing y Ventas ...................................... 96
Tabla 4.20. Perfil profesional del puesto del Asistente de Gerencia ................................................ 97
Tabla 4.21. Perfil profesional del puesto del Gerente de Talento Humano ...................................... 97
Tabla 4.22.Perfil profesional del puesto del Gerente Financiero ..................................................... 98
Tabla 4.23 Perfil profesional del puesto del Contador ..................................................................... 98
Tabla 4.24. Autoridad del Gerente General ...................................................................................... 99
Tabla 4.25. Autoridad del Gerente de Marketing y Ventas ............................................................... 99
Tabla 4.26. Autoridad del Asistente de Gerencia ............................................................................ 100
Tabla 4.27. Autoridad del Gerente de Talento Humano ................................................................. 100
Tabla 4.28. Autoridad del Gerente Financiero ............................................................................. 101
Tabla 4.29. Autoridad del Contador ............................................................................................... 101
Tabla 4.30 Factores externos e internos ......................................................................................... 104
xii
Tabla4.31. Clasificación de Riesgos ............................................................................................... 105
Tabla 4.32. Conciliación bancaria .................................................................................................. 109
Tabla 4.33. Facturación .................................................................................................................. 112
Tabla 4.34 Formato rol de pagos .................................................................................................... 119
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura3.1. Relación entre COSO I y COSO II ............................................................................... 35
Figura 3.2. Documentos adecuados ............................................................................................... 44
Figura 3.3. Procedimientos Adecuados ........................................................................................... 44
Figura 3.4. Medidas Físicas de Seguridad ...................................................................................... 45
Figura 3.5. Comprobación Independiente ........................................................................................ 45
Figura 3.6. Vacaciones y Rotación de puestos ................................................................................ 46
Figura 3.7. Análisis Costo-Beneficio ............................................................................................... 46
Figura 3.8. Entradas de Efectivo .................................................................................................... 47
Figura3.9. Salidas de Efectivo ......................................................................................................... 47
Figura 3.10. Fondo de caja Chica ..................................................................................................... 48
Figura 4.1.Organigrama Estructural ................................................................................................. 60
Figura 4.2. Servicio al Cliente ......................................................................................................... 63
Figura 4.3. Selección del Personal .................................................................................................... 66
Figura 4.4.Vinculación al cargo ....................................................................................................... 69
Figura 4.5. Evaluación de personal ................................................................................................. 72
Figura 4.6 Capacitación del personal .............................................................................................. 75
Figura 4.7.Cadena de valor ............................................................................................................... 77
Figura 4.9.Conciliación Bancaria ................................................................................................... 110
Figura 4.10.Facturación .................................................................................................................. 113
Figura 4.11Reposición de Caja Chica ............................................................................................ 117
Figura 4.12 Manera correcta de llenar un cheque ........................................................................... 120
Figura 4.13.Factura PRORESPALDO ........................................................................................... 121
Figura 4.14.Liquidación de compras PRORESPALDO ................................................................. 122
Figura 4.15. Comprobante de retención PRORESPALDO ............................................................ 123
Figura 4.16. Comprobante de ingreso PRORESPALDO ............................................................... 124
Figura 4.17. Comprobante de egreso PRORESPALDO ................................................................ 125
ANEXOS
ANEXO A Modelo de Conciliación Bancaria ................................................................................ 131
ANEXO B Modelo de Arqueo de Caja Chica ................................................................................. 132
ANEXO C PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL MÉDICA (CONTRATO) ...................... 133
ANEXO D CATEGORIZACIÓN DE PROFESIONALES DE LA SALUD SEGÚN
PRORESPALDO CÍA LTDA. ........................................................................................ 137
ANEXO E ....................................................................................................................................... 138
CODIGO PENAL INTEGRAL ..................................................................................................... 138
xiv
ANEXO F. PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL A TERCEROS
CELEBRADA HOY 15 DE FEBRERO 2011, POR UNA PARTE, COMO
ASEGURADORA: ACE SEGUROS, Y POR OTRA, COMO CONTRATANTE:
PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía. Ltda. ........................................................ 142
ANEXO G. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ................................................................... 148
ANEXO H. RUC PRORESPALDO .............................................................................................. 150
ANEXO I. CERTIFICADO DE OBLIGACIONES PATRONALES ............................................ 152
xv
RESUMEN EJECUTIVO
“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, APLICADO A LA EMPRESA PRORESPALDO
COBERTURA PROFESIONAL CÍA. LTDA.”
El COSO es una herramienta para promover el compromiso, transparencia y honestidad en la
gestión que realizan las personas en pro de las entidades que existen con el fin último de generar
valor para sus grupos de interés, es decir, sus clientes.
Debido a la falta de control en las empresas es que surge la necesidad de crear e implementar
controles que efectivicen el trabajo realizado; utilizando eficientemente los recursos humanos,
materiales y económicos; es así que en la compañía PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía.
Ltda., se ha visto esta necesidad, dado que existen procesos en los cuales no se mantiene un control
adecuado.
Para cada empresa se elige un tipo de control interno, es por ello que para la empresa en cuestión se
ha tomado en consideración el control por áreas específicas, en donde existirá mayor importancia y
debilidad de la empresa, aplicando las herramientas que señala el COSO I, como son el ambiente
de control con el que se verificará la estructura actual y como se puede mejorar en la empresa,
evaluación de riesgos, en donde se da una valoración a las áreas elegidas, actividades de control
verificando el proceso de contabilidad, información y comunicación confirmando que las
directrices que llevan al logro de los objetivos se cumplen, y finalmente la supervisión y
seguimiento.
PALABRAS CLAVES:
COSO
CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
ACTIVIDADES DE CONTROL
xvi
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
En el Ecuador y el mundo las entidades requieren que sus procesos se desarrollen con eficiencia y
productividad, en general que sean cumplidos a cabalidad, para que se pueda garantizar este
proceso, el personal de las empresas implementa diferentes maneras o tipos de controles, es así que
el presente tema de investigación se establece para el diseño e implementación de un Sistema de
Control Interno tanto administrativo como financiero para la Compañía PRORESPALDO
Cobertura Profesional, mismo que se encuentra aplicado conforme a las necesidades y
requerimientos de cada una de las áreas que una vez estudiadas se ha encontrado posibles falencias
en su ejecución.
El entorno en el cual se desempeña la Compañía PRORESPALDO, es muy competitivo y necesita
implementar controles internos, que busquen el camino hacia la excelencia, precautelando los
bienes de la misma, y no se comentan errores, fraudes o cualquier hecho que signifique una pérdida
de tiempo, recurso humano, material y económico; por tal motivo, se debe crear controles internos
que sean aplicados en beneficio y ayuda del personal administrativo, y orientar al personal de la
empresa hacia el desarrollo en áreas específicas.
El propósito de diseñar un sistema de control interno en la empresa es:
- Disminuir el riesgo en el manejo de los recursos con que cuenta la empresa.
- Lograr que todos los integrantes de la empresa contribuyan, para el logro de los objetivos
planteados, estableciendo procedimientos para optimizar el tiempo y la utilización de
recursos.
Al diseñar un sistema de control interno se convertirá en una herramienta fundamental para el
desarrollo económico de la empresa fortaleciendo y optimizando los recursos de la misma.
La Tesis está estructurada en cinco capítulos que contienen aspectos generales, situación actual de
la empresa, Control Interno, propuesta del diseño del Control Interno, Conclusiones y
Recomendaciones
En el Capítulo I, se describe los aspectos generales, los antecedentes, reseña histórica, los servicios
que ofrece la empresa, misión, visión, objetivos, estructura organizacional y el análisis FODA.
El Capítulo II, contiene lo relacionado con la Situación Actual de la Empresa, que ayudará a
conocer la necesidad de la implementación del Sistema de Control Interno.
El Capítulo III, acoge aspectos generales del control interno, que ayudara a comprender mejor la
definición, importancia, objetivos, métodos de control interno, método COSO I, método COSO II,
método MICIL, método CORRE y los componentes de control interno.
El capítulo IV, ámbito de aplicación del control interno administrativo y financiero, a la Compañía
de PRORESPALDO Cía. Ltda.
El Capítulo V, contiene las conclusiones y recomendaciones, que son el resultado de la
investigación, para mejorar las actividades y lograr el cumplimiento de los objetivos que persigue
la Compañía de PRORESPALDO Cía. Ltda.
1
CAPÍTULO I
1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA PRORESPALDO CÍA. LTDA.
1.1. Antecedentes
Con el paso del tiempo las actividades económicas en nuestro país han ido aumentando en los
diferentes campos, una de ellas es la Salud, en donde se toma en consideración los riesgos y
consecuencias que tiene dicha profesión, para lo cual se ha ejecutado un nuevo Código Orgánico
Integral Penal, en el que se sanciona con penas inclusive privativas de libertad a los profesionales
de la salud.
Es así que, en el Ecuador, al cumplir dicho código, los profesionales de la salud quedan indefensos
y surgen varias entidades orientadas a la cooperación de los médicos mediante varias alternativas,
propuestas y otras, pero no ofrecen servicios completos, por lo cual la Compañía PRORESPALDO
Cobertura Profesional ve la necesidad de proteger de manera integral (Civil, Penal y
Administrativa), mediante su servicio denominado PROMEDIC GOLD, pero como toda compañía
el crear un producto o servicio implica el uso de controles internos, que colaboren con el desarrollo
correcto del mismo.
Para cumplir con la necesidad de mejorar los controles internos tanto administrativos como
financieros de la compañía se propone el diseño e implementación controles internos en la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda., de tal manera que contribuyan al mejoramiento, perfeccionamiento y
modernización de procesos, que garanticen la seguridad y tranquilidad a los accionistas y sus
clientes.
1.1.1. Reseña Histórica
PRORESPALDO Cobertura Profesional, fue constituida el 05 de noviembre del 2007, siendo la
primera compañía en desarrollar este paquete de servicios integral en el Ecuador, está ubicada en la
Av. Capitán Rafael Ramos y Carlos Andrade Marín Conjunto Portal de las Acacias Departamento
E22.
PRORESPALDO surge al palpar la necesidad a la que los profesionales de la Salud se exponen al
realizar el ejercicio diario de su profesión, es por ello que dos personas decidieron juntar sus
capitales, para la creación de una ayuda, un respaldo enfocado al profesional de la Salud; así
crearon el paquete conocido como “PROMEDIC GOLD”, mismo que defiende a los profesionales
2
de la Salud en el caso de ser demandados, este paquete engloba la conciliación, el pago de
honorarios a abogados expertos en derecho de la salud, peritos, gastos procesales e indemnización.
PRORESPALDO cuenta con personal conciliador, el que pretende llegar a un acuerdo evitando
llegar a una demanda, en el caso de no darse dicha conciliación la compañía dispone de abogados
especialistas en derecho de la salud, mismos que se empoderan del caso y la compañía asume a su
cargo el pago de éstos así como los peritos, costas y gastos judiciales en general, adicional a ello
también el paquete cuenta con una indemnización que varía entre los $15.000,00 y $100.000,00,
los que le permiten al Profesional de la salud su uso en el caso en el que el Juez determine pago de
indemnización al paciente, pago de fianza o en el caso en el que el cliente lo requiera.
1.1.2. Base Legal
PRORESPALDO Cobertura Profesional Cía. Ltda., se constituyó mediante escritura pública
otorgada ante el Notario Primero del Distrito Metropolitano de Quito el 05 de noviembre del 2007,
mediante resolución de la Superintendencia de Compañías No. 07.Q.IJ.004476.
El domicilio de la compañía se encuentra en el Distrito Metropolitano de Quito, Provincia de
Pichicha.
El plazo de duración de la compañía es de cincuenta años contados desde el 05de noviembre del
2007, pudiendo disolverse antes del vencimiento del plazo indicado.
La administración de la compañía estará a cargo del Presidente y Gerente General.
La representación legal y extrajudicial, estará a cargo del Gerente General.
El capital inicial de la compañía se encuentra de la siguiente manera:
3
Tabla 1.1. Capital suscrito
NOMBRE CAPITAL
SUSCRITO
CAPITAL
PAGADO
CAPITAL POR
PAGAR
PARTICIPACIONES
Carlota Cecilia
Sánchez
Paredes
USD. 200,00 USD. 200,00
……………….
200
Pablo
Fernando
Moya Carrillo
USD. 200,00 USD. 200,00 ………………. 200
Total USD. 400,00 USD. 400,00 ……………….. 400
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Capital suscrito
Ley de Compañías.- PRORESPALDO Cía. Ltda., está sujeta a la vigilancia y control de la
Superintendencia de Compañías, y por esta razón debe enviar anualmente lo siguiente
información:
a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y
ganancias,
b) Los demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia
de Compañías.
Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de Aplicación.- PRORESPALDO Cía.
Ltda., observa las normas y disposiciones vigentes en esta ley para el cumplimiento de las
obligaciones tributarias tales como:
a) Declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado IVA
b) Declaración mensual de la Retención del Impuesto a la Renta
c) Declaración anual del Impuesto a la Renta de Sociedades
d) Presentación del Anexo Transaccional Simplificado.
Ley de Seguridad Social.-PRORESPALDO suscribe un contrato con el trabajador en relación de
dependencia este se encuentra bajo la protección del Seguros General Obligatorio. Para efectos de
cumplimiento de estas obligaciones la compañía mensualmente presenta la declaración de las
siguientes obligaciones:
4
a) La aportación individual obligatoria de los afiliados;
b) La aportación patronal obligatoria de los empleados sujetos al Código del Trabajo;
pasantes o becarios;
c) La aportación patronal al IECE;
d) La aportación patronal SECAP; y
e) La Acumulación de los Fondos de Reserva de los empleados.
1.1.3. Objetivos de la Empresa
1.1.3.1. Objetivo General
- Crecer constantemente desarrollando mayores beneficios con nuestro CONTRATO DE
RESPONSABILIDAD CIVIL; PROMEDIC GOLD, para salvaguardar las necesidades de
los profesionales de la Salud evitando el abuso por parte de personas inescrupulosas,
llegando a ser los líderes en cobertura profesional integral.
1.1.3.2. Objetivos Específicos
- Dar satisfacción total a nuestros clientes.
- Lograr una participación en el mercado internacional.
- Ser una empresa reconocida internacionalmente.
- Incrementar las ventas.
1.1.4. Misión
La empresa PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CIA LTDA, es una organización
ecuatoriana, consciente de la responsabilidad que afrontan los profesionales de la salud, ofrece y
comercializa un contrato de responsabilidad civil (cobertura de honorarios profesionales de
médicos auditores- conciliadores y abogados, gastos procesales e indemnización civil) con el
propósito de salvaguardar el buen nombre del profesional de la salud ganado a través de largos
años de estudio y ejercicio profesional.
1.1.5. Visión
Ser los líderes en el servicio de cobertura profesional integral para los profesionales de la salud, a
través de nuestro CONTRATO PROMEDIC GOLD, adicionando valor mediante la prestación de
servicios de primera, a nivel nacional.
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1.1.6. Actividad Principal
PRORESPALDO tiene como actividad principal la capacitación y asesoría empresarial en las
áreas de Talento Humano, Legal, Económico, Financiero, a todo tipo de personas naturales y
jurídicas, nacionales o extranjeras, públicas o privadas.
1.1.7. Servicios que oferta
La Compañía PRORESPALDO ofrece los servicios de:
- Asesoría Especializada, en las diferentes áreas como: laboral, tránsito, salud, etc., con
especialistas para cada una de ellas.
- Paquete PROMEDIC GOLD, contempla las áreas de prevención, conciliación, defensa
en procesos legales judiciales o extrajudiciales e indemnización civil a profesionales de la
salud, en caso de procesos iniciados en su contra.
- - Honorarios Profesionales, en el caso de defensa a clínicas, casas de salud u hospitales.
6
1.1.8. Organigrama Estructural de la Empresa
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRESIDENCIA EJECUTIVA
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO FINANCIERO - CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE MARKETING Y VENTAS
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
ASISTENTE DE GERENCIA
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1.1.9. Organigrama Funcional de la Empresa
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
- Determinar las políticas.
- Aprobar planes, programas y presupuesto anual
- - Designar al Presidente y Gerente General de la Compañía
PRESIDENCIA EJECUTIVA
- Velar por el cumplimiento del reglamento y garantizar su
arbitraje el buen funcionamiento de la compañía.
- Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias
- Presidir, suspender y levantar sesiones.
GERENCIA GENERAL
- Dirigir, formular y evaluar mediante el control de todo lo
relacionado con la fijación y cumplimiento de políticas y
estrategias generales, de orden administrativo, financiero y
operativo de la misma.
ASISTENTE DE GERENCIA
- Manejar la agenda de reuniones del Gerente
General. - Concertar citas y ordenamiento de
documentos. - Realizar llamadas
concerniente a las actividades del Gerente.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
- Realizar los registros financieros,
presupuestarios, transacciones varias a
través de un sistema contable.
DPTO. TALENTO HUMANO
- Seleccionar, capacitar, reclutar y
mantener al personal siempre motivado en
pro- de la empresa
DPTO. MARKETING Y VENTAS
- Planificar las actividades de
comercialización de los servicios que
oferta la compañía.
8
1.1.10. FODA de la Empresa
FORTALEZAS DEBILIDADES
- Servicios Innovadores en su paquete
PROMEDIC GOLD que oferta.
- Rentabilidad del servicio de PROMEDIC
GOLD
- Flexibilidad de precios
- Capacidad financiera que posee
PRORESPALDO para cubrir costos de
adquisición.
- Personal de ventas capacitado.
- Habilidad de gestión que posee la gerencia
de PRORESPALDO al realizar alianzas
estratégicas
- Calidad, seriedad y confiabilidad del servicio
que oferta.
- No se cuenta con una central telefónica.
- Falta de asesoramiento en redes publicitarias
para promocionar sus servicios
- Dificultad en la reducción del tiempo para la
adquisición de un paquete PROMEDIC GOLD
- Falta de Inversión en talleres de motivación
para los trabajadores.
AMENAZAS OPORTUNIDADES
-Tasas de interés con tendencia a bajar dentro
de Ecuador
- Crisis de valores monetarios
- Ubicación actual de PRORESPALDO
- Incremento del índice delincuencial en el
Sector Médico
- Incremento del índice de desempleo en el
Sector Médico
- Resistencia a ciertos cambios tecnológicos
en computación
- Presencia de la competencia con servicios
similares
- Cambios drásticos en las leyes que regulan
ciertas actividades respecto a los seguros
médicos
- Estabilidad de política monetaria en el
Ecuador
- Existencia de Alianzas Estratégicas y
oportunidad para realizarlas
- Responsabilidad frente a las instituciones
públicas
- Cumplimiento de las Leyes y políticas del
país
- No existe discriminación social dentro del
país
- Aumento de la inversión en el tema de
seguridad médica
- Existencia de servicio de
Telecomunicaciones
- Globalización de la información dentro del
Ecuador
9
CAPÍTULO II
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
La Compañía PRORESPALDO ha tomado en consideración la creciente evolución en cuanto a la
especialización, perfección y reingeniería de la organización e infraestructura de la misma, por lo
que ha optado tomar en consideración áreas específicas en lo referente al capital humano, calidad,
garantía y una adecuada atención al cliente. Además se ha intensificado la búsqueda en cuestión a
diversificación de productos y servicios para mantener y mejorar la posición de la compañía en un
mercado competitivo.
2.1. Análisis Interno
Para ejecutar el análisis interno de la compañía, se ha procedido a la revisión de procesos
adoptados por la administración, para conocer su situación organizacional y poder determinar
cuáles son los riesgos que dominan en la actualidad y con el desarrollo de la presente investigación
establecer controles que permitan disminuir la intensidad de problemas encontrados.
2.1.1. Descripción de los Procesos Administrativos
La compañía Prorespaldo no cuenta con los suficientes procedimientos administrativos para el
desarrollo de sus operaciones, por lo cual, no genera los resultados de manera oportuna y en
algunas situaciones confiables a la gestión administrativa en el uso de los recursos. Además
causando retrasos y faltas en el desarrollo de sus procesos operativos. A continuación se detalla los
procesos que la compañía tiene como lineamientos para el cumplimiento de sus funciones:
2.1.1.1. Convenio de alianza estratégica con la Aseguradora ACE Seguros.
Objetivo del Proceso: Establecer un acuerdo o alianza con la aseguradora ACE Seguros
Colaboradores: Gerente General, asistente de gerencia y talento humano.
Proceso:
La Asistente de Gerencia deberá coordinar una cita tanto con el Gerente de Responsabilidad Civil
en ACE Seguros, como con el Gerente de PRORESPALDO, para que pueda ir y tratar sobre una
alianza estratégica.
10
Una vez coordinada la reunión el Gerente de Prorespaldo es el encargado de demostrar las
posibilidades de crecimiento que tiene ACE Seguros y Prorespaldo al mantener convenios fuertes.
Debe quedar aclarado que Prorespaldo cuenta con profesionales en su equipo de trabajo, en
materias tanto de derecho civil, penal, administrativo, auditores, conciliadores, entre otros, quienes
mediante su labor demuestran su seriedad y compromiso con la misma.
Cuando el Gerente de Responsabilidad Civil tiene toda la información con respecto a Prorespaldo,
éste se reúne con el Gerente General de ACE Seguros, para tomar la decisión más efectiva.
2.1.1.2. Afiliación al Profesional de la salud
Objetivo del Proceso: Afiliar al profesional de la Salud con el Paquete PROMEDIC GOLD.
Colaboradores: Departamento de Ventas y Marketing, Gerente General.
Proceso:
El departamento de Ventas y Marketing con la base de datos de Profesionales de la salud, llamará a
cada uno de éstos para coordinar una o varias reuniones, en las que se pueda ofertar los servicios de
Prorespaldo.
Puede existir casos en los que se requiera la presencia del Gerente de Prorespaldo, para lo cual se
deberá realizar una cita previa con este último, fuera de dichos casos se designará a cada una de las
reuniones a un vendedor, mismo que está encargado de la presentación completa del paquete
PROMEDIC GOLD, dando todas las facilidades de conocimiento al profesional de la Salud.
Una vez que el profesional de la Salud tenga toda la información existirá dos posibilidades:
1. Que el profesional de la Salud solicite que se le dé tiempo (lapso de 7 días máximo,
contados a partir de la visita), para que él mismo tome la decisión más acertada, el
vendedor deberá estar pendiente de dicho cliente para llamarlo y verificar la decisión
tomada.
2. Que el profesional de la Salud adquiera el servicio; para lo cual el vendedor deberá
inmediatamente realizar el correcto llenado de la correspondiente factura para que el
profesional de la Salud lo único que deba hacer sea colocar su rúbrica o firma, mientras
que el vendedor solicitará al profesional de la Salud una forma de pago, puede ser en
efectivo directamente o en tarjeta de crédito, con la que realizará el llenado y rastrillaje;
11
adicional se llenará conjuntamente con el profesional un contrato en el que consta las
condiciones y términos en los cuales éste adquiere el servicio.
Por último el vendedor entregará al profesional de la Salud una copia de la factura, boucher
y contrato, así como realizará la devolución de los documentos de profesional (cédula y
tarjeta de crédito); para dar por terminada la reunión el vendedor agradecerá la acogida y
dirá al profesional que en un lapso de 10 días contados a partir del día de la visita se le
entregará su correspondiente credencial y contrato en formato de diploma.
2.1.1.3. Uso del Contrato de Responsabilidad Civil Médica
Objetivo del Proceso: Determinar el correcto uso de PROMEDIC GOLD
Colaboradores: Gerente General, profesionales expertos en derecho de la Salud
Proceso:
El Profesional de la salud que ha contratado el servicio de cobertura integral (PROMEDIC GOLD),
dará conocimiento a PRORESPALDO, ya sea mediante correo electrónico, llamada u otro medio
de comunicación sobre la/las notificaciones de todo incidente proveniente de la relación médico
paciente recibidas, en dicho caso PRORESPALDO dispone a su staff de técnicos especialistas la
asistencia y toma del proceso de conciliación con el paciente involucrado o con sus familiares de
ser el caso.
Si el proceso de conciliación no ha encontrado solución alguna, PRORESPALDO ejecutará la
segunda etapa del paquete de servicios, es decir, dispondrá a su equipo de profesionales
especialistas en derecho de la salud quienes están listo y dispuesto a tomar cada caso y
empoderarse del mismo, es decir, prevenir y prever la defensa absoluta de nuestro cliente; cabe
recordar que el profesional se encuentra cubierto en lo que implica pago de honorarios a
profesionales de salud, pago de peritos, costas judiciales y absolutamente todo el proceso judicial.
En tal caso, nuestro cliente podrá ejecutar el contrato de cobertura por Indemnización Civil, y su
monto contratado estará a disposición tanto para la solución extra-procesal del conflicto (en caso de
existir error médico); o, para el caso en que alguna autoridad judicial competente, determine el
pago de dinero por concepto de indemnización.
12
“PROMEDIC GOLD” garantiza una defensa óptima con profesionales especializados, los mismos
que cuentan con todas las herramientas necesarias para realizar sus labores con eficiencia y eficacia
en todo el proceso.
2.1.1.4. Asignación de un abogado al Profesional de la salud
Objetivo del Proceso: Seleccionar a un abogado en el caso de demanda a un profesional de la
Salud.
Colaboradores: Asistente de gerencia, Gerente General, profesionales expertos en derecho de la
Salud
Proceso:
La asistente de gerencia mediante aprobación previa de los departamentos de Gerencia y Jurídico,
notificará al profesional experto en derecho de la salud que ha sido convocado a la defensa de un
profesional de la Salud, mismo que presentará su agenda para confirmación de espacio para el caso
del profesional implicado en un incidente médico.
El profesional abogado presentará después de cada audiencia su informe a la asistente de gerencia,
y registrará la próxima audiencia de ser el caso.
De igual manera con cierto tiempo se le notificará al Profesional de la salud sobre su próxima
audiencia de ser el caso o requerimiento de firmas u otros.
2.2. Análisis Externo
PRORESPALDO Cía. Ltda., se encuentra implicado en diferentes entornos, mismos que permitirán
conocer la realidad de la compañía, los diferentes factores que amenazan su funcionamiento, las
consecuencias y posibles soluciones para equilibrarlos en los diferentes escenarios.
2.2.1. Influencias Macroeconómicas
Las variables macroeconómicas se resumen en los factores económico, político, social, tecnológico
y legal que intervienen de manera global al país y de igual forma a todas las entidades que operan
en el Ecuador, ya sean éstas públicas o privadas.
13
2.2.1.1. Factor Económico
En cuanto a la política de tipo económico corresponde a un conjunto de medidas impuestas por el
Estado, mismo que se encuentra encabezado por el Presidente de la República y el Banco Central,
ambos orientados a controlar la cantidad de dinero o las condiciones de crédito que con que cuenta
el país.
La inflación, los aumentos en los salarios, el aumento en el ingreso de los consumidores, la
decisión de éstos de ahorrar su dinero o gastarlo, son algunos ejemplos de factores económicos
nacionales que repercuten en las ventas y desempeño de las empresas.
PRORESPALDO Cía. Ltda., es una empresa joven que puede acoplarse perfectamente a las
posibilidades de crecimiento que le da el Estado ecuatoriano, sin embargo, en varias ocasiones sus
expectativas de crecimiento a nivel nacional se ven limitadas por una falta de liquidez y
financiación por instituciones e incremento impositivo y aumento en los gastos laborales que debe
incurrir, ya que es su obligación patronal.
2.2.1.2. Factor Político
El Estado ecuatoriano que es el regulador de las políticas ha pasado en su historia un sinnúmero de
sucesos que han enriquecido la actual situación política de este país.
En cuanto al factor político PRORESPALDO Cía. Ltda., se mantiene al margen. Sus directivos no
poseen ningún tipo de afiliación o preferencias políticas, por lo que no se encuentran afectadas sus
operaciones ni con sus inversionistas ni con sus clientes.
2.2.1.3. Factor Social
La medicina y los seguros desde el principio de la historia han estado ligados con la sociedad ya
que, es una de las actividades más practicadas e influyentes en la economía nacional misma que
genera plazas de trabajo, aumentando la población económicamente activa y reduciendo la tasa de
desempleo.
PRORESPALDO Cía. Ltda., procura contribuir al pleno desarrollo de la sociedad, tratando que en
su desempeño económico no solamente no se vulnere los valores sociales y personales
fundamentales, sino que en lo posible se promuevan.
14
2.2.1.4. Factor Tecnológico
Con respecto al factor tecnológico es muy importante, ya que las empresas en general deben estar a
la par con los cambios tecnológicos en equipos y software para así optimizar costos, incrementar la
eficiencia, mejorar la calidad de sus productos y dar un servicio oportuno y más ágil sus clientes.
El ánimo de PRORESPALDO es mantener una eficiente gestión de la tecnología para dar
continuidad a la excelencia en el servicio dado a sus clientes.
2.2.1.5. Factor Legal
El factor legal se encuentra ligado íntegramente a las reglas establecidas de antemano en el país
para “x” sector económico, es decir, debemos tomar en consideración que el desconocimiento de
las leyes no exime a nadie de su incumplimiento.
PRORESPALDO Cía. Ltda., al ser una empresa basada en la asociación, sólo la responsabilidad de
los socios es limitada al capital aportado, dando a conocer que todos los socios tienen derechos
individuales, teniendo que participar ellos en la toma de decisiones.
Cabe recalcar que la empresa cumple con todas las leyes y reglamentos impuestos por el régimen
ecuatoriano, para mantener su normal funcionamiento y cumpliendo normalmente con los pagos de
permisos, tasas e impuestos.
2.2.2. Influencias Microeconómicas
2.2.2.1. Clientes
Los clientes que tiene PRORESPALDO son exclusivamente la sociedad médica, es decir todo tipo
de Profesional de la salud, indistintamente de su especialización, que esté dispuesto a que su
patrimonio y profesionalismo sea protegido por personal experto en distintas áreas.
Por el tipo de clientes con que la empresa debe trabajar se ha implementado la filosofía de mejora
del proceso de ventas y atención al cliente, para ello tenemos los siguientes casos:
En el caso en que el contacto sea telefónico:
15
Actitud positiva
o Lenguaje verbal
Conocimiento del servicio
o Conocer íntegramente lo que se oferta, para ello se mantiene constantes clínicas de
ventas.
Atención al cliente
o Saber escuchar al cliente, mantener su atención, ser atento y obtener
retroalimentación.
Calidad de servicio
o Mantener un servicio único y exclusivo con cada cliente
En el caso de que el contacto sea personal
Actitud positiva
o Lenguaje verbal y corporal.
Conocimiento en el servicio
o Amplio conocimiento del servicio, opciones de pago y otros.
Atención al cliente
o Escuchar al cliente y responder adecuadamente todas sus inquietudes.
o Satisfacer las necesidades básicas del cliente. Proporcionar el servicio ofrecido y
solucionar los problemas del cliente. Terminar la venta adecuadamente.
Reglas de calidad:
El cliente es el único juez de la calidad del servicio.
La compañía debe formular promesas que le permitan alcanzar los objetivos, ganar dinero
y distinguirse de sus competidores.
La compañía debe gestionar la expectativa de sus clientes, reduciendo en lo posible la
diferencia entre la realidad del servicio y las expectativas del cliente.
Reglas de atención al cliente:
No haga esperar al cliente, salúdelo de inmediato
Dé atención total, sin distracciones o interrupciones
Origine una buena impresión, Haga que los primeros 30 segundos cuenten
Sea natural, no falso o robotizado
Demuestre energía y cordialidad
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Sea agente de su cliente; si no puede usted resolver el problema, ayude para ver quién
puede
Piense, use su sentido común para ver cómo puede resolver el problema del cliente
Haga que los últimos 30 segundos cuenten (dejar una buena impresión)
Educación continua en:
Excelencia en el Liderazgo
Servicio de Primera
Gestión de Personal
Lealtad de Clientes y Empleados
Creatividad Intraempresarial
Cadena de Distribución
La compañía conoce que las expectativas más importantes para sus clientes son que la atención a
sus requerimientos sea ágil, combinando al mismo tiempo una atención amigable y profesional.
2.2.2.2. Proveedores
Los proveedores son un anillo importante dentro del sistema total de entrega de valor a los clientes
de la empresa. “Ellos proporcionan los recursos que la empresa necesita para producir sus bienes y
servicios” (KOTLER, 2010)
PRORESPALDO cuenta con el apoyo y seguridad que puede darle ACE Seguros, una compañía
mexicana quien confía en la empresa, y la impulsa con su respaldo total.
2.2.2.3. Competencia
El mercado de contratos y pólizas en cuestión a la responsabilidad civil del Profesional de la salud
es creciente, ya que como es un producto – servicio innovador varias empresas desean colocar al
mismo dentro de su staff de servicios.
PRORESPALDO se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en la que tiene los siguientes
competidores directos:
- LEXMEDIC
- PROLEGALMED
- SEGUROS COLONIAL
17
2.3. Análisis Interno
2.3.1. Capacidad Financiera
2.3.1.1. Análisis vertical del Balance general
El análisis vertical, también llamado estático, estudia las relaciones entre los datos
financieros de una empresa para un solo juego de estados, es decir, para aquellos que
corresponden a una sola fecha o a un solo período contable.
El análisis vertical del Balance General consiste en la comparación de una partida del
activo con la suma total del activo, y/o con la suma de las partidas del pasivo total más el
patrimonio total. El propósito de este análisis es evaluar la estructura de los recursos de la
empresa y de sus fuentes de financiamiento.
1) En el año 2012 el porcentaje de participación en el activo de la cuenta caja, bancos son de
0.00%, quedando como activo de inmediata disponibilidad 0.00%, es decir de cada 100.00
dólares de activo no dispone de efectivo. El sistema utilizado indica que se proporciona los
servicios pero los da a crédito, el 32.08% del activo total corresponde a este rubro. El
38.19% del activo total corresponde a crédito tributario esto indica que se ha pagado tanto
en IVA, como en retenciones en la fuente más de lo que se ha cobrado, esta situación da a
entender que no se factura correctamente, ya que si se tiene crédito tributario esto es debido
a que las compras son mayores a las ventas, dando a entender que el sistema de facturación
no es el adecuado y por lo tanto no se registran todos los ingresos.
2) En un procedimiento caótico los riesgos de control se incrementan ostensiblemente, es muy
probable que se esté captando la misma cantidad de clientes pero no se registra
adecuadamente y no existen políticas contables.
18
Tabla 2.1.Balance General
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Balance General 2012 y 2013
3) Por lo tanto no existe eficacia y eficiencia en el uso de recursos económicos, la
información contable no es fiable, y también es posible que no se cumpla la normativa y
regulaciones. Un sistema de control interno permite una seguridad razonable en el logro de
estos objetivos, el éxito dependerá de cómo se desempeñen las actividades dentro de los
controles establecidos por la entidad.
ESTADO SITUACIÓN FINANCIERA
PRORESPALDO Cía. Ltda. AL 31 de diciembre del 2013
EJERCICIO ECONÓMICO 2012 2013 ACTIVOS Activos Corrientes Cuentas y documentos por cobrar clientes-corrientes 5.913,88 6.750,12 Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (IVA) 3.410,74 2.996,54 Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (RENTA) 3.474,21 3.005,01 Total activo Corriente 12.798,83 12.751,67 ACTIVOS FIJOS Muebles y enseres 3.387,00 2.822,00 (-) Depreciación acumulada activo fijo 565,00 1.130,00 TOTAL ACTIVOS FIJOS 2.822,00 1.692,00 ACTIVO DIFERIDO (INTANGIBLE) Gastos de organización y constitución 2.334,66 1.732,73 Otros activos diferidos 675,00 675,00 (-) Amortización acumulada 601,93 1.203,86 TOTAL ACTIVO DIFERIDO 2.407,73 1.203,87 TOTAL ACTIVO 18.028,56 15.647,54 PASIVO CORRIENTE Cuentas y documentos por pagar proveedores corrientes 341,94 489,30 Obligaciones con instituciones financieras corrientes 843,92 843,92 Prestamos de accionistas/Locales 1.449,22 8.698,01 Impuesto a la renta por pagar del ejercicio 2.521,35 - Participación trabajadores por pagar del ejercicio 1.934,54 - Obligados emitidas corto plazo 183,00 9.709,29 TOTAL PASIVO CORRIENTE 7.273,97 19.740,52 PATRIMONIO NETO Capital suscrito y/o asignado 400,00 400,00 Reserva legal 1.644,36 - Utilidad no distribuida ejercicios anteriores 269,20 - Utilidad del ejercicio 8.441,03 (1.294,24) TOTAL PATRIMONIO NETO 10.754,59 (894,24) Total Pasivos + Patrimonio 18.028,56 18.846,28
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Tabla 2.2.Balance General (Análisis Vertical)
PRORESPALDO Cía. Ltda.
ESTADO SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 de diciembre del 2013 EJERCICIO ECONÓMICO 2012 % 2013 %
ACTIVOS
Activos Corrientes
Cuentas y documentos por cobrar clientes-corrientes
5.913,88 32,80% 6.750,12 43,14%
Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (IVA)
3.410,74 18,92% 2.996,54 19,15%
Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (RENTA)
3.474,21 19,27% 3.005,01 19,20%
Total activo Corriente 12.798,83 70,99% 12.751,67 81,49%
ACTIVOS FIJOS
Muebles y enseres 3.387,00 18,79% 2.822,00 18,03%
(-) Depreciación acumulada activo fijo 565,00 -3,13% 1.130,00 -7,22%
TOTAL ACTIVOS FIJOS 2.822,00 15,65% 1.692,00 10,81%
ACTIVO DIFERIDO (INTANGIBLE)
Gastos de organización y constitución 2.334,66 12,95% 1.732,73 11,07%
Otros activos diferidos 675,00 3,74% 675,00 4,31%
(-) Amortización acumulada 601,93 -3,34% 1.203,86 -7,69%
TOTAL ACTIVO DIFERIDO 2.407,73 13,36% 1.203,87 7,69%
TOTAL ACTIVO 18.028,56 100,00% 15.647,54 100,00%
PASIVO CORRIENTE
Cuentas y documentos por pagar proveedores corrientes
341,94 1,90% 489,30 3,13%
Obligaciones con instituciones financieras corrientes
843,92 4,68% 843,92 5,39%
Prestamos de accionistas/Locales 1.449,22 8,04% 8.698,01 55,59%
Impuesto a la renta por pagar del ejercicio 2.521,35 13,99% - 0,00%
Participación trabajadores por pagar del ejercicio
1.934,54 10,73% - 0,00%
Obligados emitidas corto plazo 183,00 1,02% 9.709,29 62,05%
TOTAL PASIVO CORRIENTE 7.273,97 40,35% 19.740,52 126,16%
PATRIMONIO NETO
Capital suscrito y/o asignado 400,00 2,22% 400,00 2,56%
Reserva legal 1.644,36 9,12% - 0,00%
Utilidad no distribuida ejercicios anteriores 269,20 1,49% - 0,00%
Utilidad del ejercicio 8.441,03 46,82% (1.294,24) -8,27%
TOTAL PATRIMONIO NETO 10.754,59 59,65% (894,24) -5,71%
Total Pasivos + Patrimonio 18.028,56 100,00% 18.846,28 120,44%
Nota. Adaptado de: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Balance General 2012 y 2013
20
4) Si se divide el activo corriente para el pasivo corriente (12751.67/19740.52) = 0.65 para el
año 2013, no se encuentra en condiciones de cancelar sus obligaciones ya que por cada
dólar que adeuda no cuenta con otro dólar para respaldo.
5) Para el año 2012 el patrimonio neto es de 59.65% y el pasivo 40.35%, es decir que por
cada $100 que tiene la empresa $59.65 son propios y $40.35 corresponde a financiación
externa. No así en para el año 2013 donde tiene pérdida
6) El financiamiento a corto plazo, prácticamente ellos son dueños de los recursos que se
obtiene de las ventas, ya que para el año 2013 corresponde el 49.18%
Se puede entonces determinar que después de realizado el análisis correspondiente los resultados
obtenidos se deben a que se esté captando la misma cantidad de clientes pero no se registra
adecuadamente, es decir, no existen controles adecuados.
2.3.1.2. Análisis vertical del Balance de Pérdidas y Ganancias
1) Este análisis de ha realizado a partir de la ventas totales (100%) y en base a este rubro se
calcula los otros valores.
2) De acuerdo a los datos proporcionados por la empresa para el 2012 las ventas gravadas con
tarifa 12% representan el 16.80%, y las ventas con tarifa 0% representan el 83.20% de los
ingresos, para el año 2013 las ventas se incrementan y llegan a ocupar un 16.67% para las
ventas con el 12% y 83.33% para las ventas del 0%.Por lo tanto los ingresos más altos son
provenientes de las ventas con tarifa 0%.
3) En los dos años los gastos de gestión el rubro más elevado en el año 2012 representa
81.06% respecto del gasto total, para el año 2013disminuye a 68.96% respecto del gasto
total, estos porcentajes es el reflejo de los altos costos en pagos a los profesionales que
trabajan para institución. Se tendrá que revisar estos honorarios ya que para el año 2013,
existe pérdida.
21
Tabla 2.3. Estado de resultados
PRORESPALDO Cía. Ltda.
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31 de Diciembre del 2013
EJERCICIO ECONOMICO 2012 2013
INGRESOS
Ventas netas locales gravadas con tarifa 12% 15.958,29 13.995,56
ventas netas locales gravadas con tarifa 0% 79.026,63 69.961,69
Total Ingresos 94.984,92 83.957,25
COSTO Y GASTOS
Constituyen materia gravada del IESS 3.000,00 3.250,00
Beneficios sociales, indemnizaciones y otras remuneraciones
1.100,00 1.119,00
aporte a la seguridad social (incluye fondo de reserva) 364,50 420,87
Arrendamiento de inmuebles 2.915,00 2.915,00
Mantenimiento y reparaciones 6,98 10,00
Suministros y materiales 1.892,23 11889,25
Transporte 1.416,00 1501,23
Local 258,97 258,97
Gastos de gestión 66.542,74 58790,23
Depreciación de activos fijos / No acelerada 565,00 621,5
Amortizaciones 601,93 662,123
Servicios públicos 2.123,61 2460,33
Pagos por otros servicios 1.301,04 1352,99
Total Costos y Gastos 82.088,00 85.251,49
UTILIDADES DEL EJERCICIO 12.896,92 (1.294,24)
(-) 15% Participación a trabajadores 1.934,54
Utilidad gravable 10.962,38 (1.294,24)
(-) 23% Impuesto a la renta 2.521,35
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 8.441,03 (1.294,24)
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Estado de Resultados 2012 y 2013
22
Tabla 2.4. Estado de resultados (Análisis vertical)
PRORESPALDO Cía. Ltda.
ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO
AL 31 DE Diciembre del 2013
EJERCICIO ECONÓMICO 2012 % 2013 %
INGRESOS
Ventas netas locales gravadas con tarifa 12% 15.958,29 16,80% 13.995,56 16,67%
ventas netas locales gravadas con tarifa 0% 79.026,63 83,20% 69.961,69 83,33%
Total Ingresos 94.984,92 100,00% 83.957,25 100,00%
COSTO Y GASTOS
Constituyen materia gravada del IESS 3.000,00 3,65% 3.250,00 3,81%
Beneficios sociales, indemnizaciones y otras
remuneraciones
1.100,00 1,34% 1.119,00 1,31%
aporte a la seguridad social (incluye fondo de
reserva)
364,50 0,44% 420,87 0,49%
Arrendamiento de inmuebles 2.915,00 3,55% 2.915,00 3,42%
Mantenimiento y reparaciones 6,98 0,01% 10,00 0,01%
Suministros y materiales 1.892,23 2,31% 11.889,25 13,95%
Transporte 1.416,00 1,72% 1.501,23 1,76%
Local 258,97 0,32% 258,97 0,30%
Gastos de gestión 66.542,74 81,06% 58.790,23 68,96%
Depreciación de activos fijos / No acelerada 565,00 0,69% 621,50 0,73%
Amortizaciones 601,93 0,73% 662,12 0,78%
Servicios públicos 2.123,61 2,59% 2.460,33 2,89%
Pagos por otros servicios 1.301,04 1,58% 1.352,99 1,59%
Total Costos y Gastos 82.088,00 100,00% 85.251,49 100,00%
Nota. Adaptado de: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Estado de Resultados 2012 y 2013
4) Los costos y gastos en los otros rubros como arriendo de inmuebles (3.42%), pago de
transporte (13.49%), los cuales son los más relevantes, pero en comparación con los gastos
de gestión son pequeños.
23
2.3.1.3. Análisis Horizontal
Cuando realizamos buen estudio, es necesario contar con datos de períodos anteriores y tener
información relevante sobre los mismos, para lo que se tendrá en cuenta situaciones atípicas que
puedan impactar sobre los análisis. Se podrá utilizar el análisis horizontal sobre el balance para ver
la evolución de las partidas de circulante e inmovilizado, comparar las deudas y la variación del
patrimonio neto. (Estupiñan & Estupiñan , Análisis financiero y de gestión, 2011, pág. 156)
Es importante mencionar que este análisis permite obtener conclusiones globales sobre cómo ha
llegado la compañía al momento presente y cómo puede evolucionar hacia el futuro, así, cuánto
más detalle de información más potencia de análisis.
Problemas a detectar a través del análisis:
Excesiva inversión en cuentas por cobrar.
Excesiva inversión en activo no corriente.
Excesivo endeudamiento
Insuficiencia de utilidades.
Inadecuada relación de capital de trabajo con las ventas.
2.3.1.3.1. Análisis Horizontal del Balance General
1) El análisis horizontal representa una comparación de valores absolutos del
desenvolvimiento de las cuentas durante el periodo de comparación en base al año 2012.
De este ejercicio se obtiene el siguiente análisis necesario para la toma de decisiones.
2) No se puede hablar de excesiva inversión en cuentas por pagar, existe insipiencia de
utilidades por lo tanto se debe tomar correctivos. Las variaciones entre los 2013 y 2012, en
cuanto al activo corriente el mayor cambio se observa en crédito tributario a favor del
sujeto pasivo (renta) -13.51%, existe un decremento del activo corriente.
3) En los activos fijos existe un decremento en -16.68%, debido al desgaste o depreciación
que tienen todos los activos fijos. En los pasivos se aprecia un decrecimiento en el pago
del impuesto a la renta (22%) y la participación de trabajadores en las utilidades debido a
que en el año 2013 la empresa presenta pérdidas.
4) Dentro del patrimonio se observa un decremento en las reservas, la ley indica que se debe
reservar un mínimo del 5% de las utilidades pero en este caso no hubo utilidades por lo
tanto decrece este rubro.
24
Tabla 2.5. Balance General (Análisis Horizontal)
ESTADO SITUACIÓN FINANCIERA
PRORESPALDO Cía. Ltda.
AL 31 DE Diciembre del 2013
EJERCICIO ECONÓMICO 2012 2013 2012-2013 % ACTIVOS
Activos Corrientes
Cuentas y documentos por cobrar clientes-corrientes
5.913,88 6.750,12 836,24 14,14%
Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (IVA) 3.410,74 2.996,54 (414,20) -12,14%
Crédito tributario a favor del sujeto pasivo (RENTA)
3.474,21 3.005,01 (469,20) -13,51%
Total activo Corriente 12.798,83 12.751,67 (47,16) -0,37%
ACTIVOS FIJOS
Muebles y enseres 3.387,00 2.822,00 (565,00) -16,68%
(-) Depreciación acumulada activo fijo 565,00 1.130,00 565,00 100,00%
TOTAL ACTIVOS FIJOS 2.822,00 1.692,00 (1.130,00) -40,04%
ACTIVO DIFERIDO (INTANGIBLE)
Gastos de organización y constitución 2.334,66 1.732,73 (601,93) -25,78%
Otros activos diferidos 675,00 675,00 - 0,00%
(-) Amortización acumulada 601,93 1.203,86 601,93 100,00%
TOTAL ACTIVO DIFERIDO 2.407,73 1.203,87 (1.203,86) -50,00%
TOTAL ACTIVO 18.028,56 15.647,54 (2.381,02) -13,21%
PASIVO CORRIENTE
Cuentas y documentos por pagar proveedores corrientes
341,94 489,30 147,36 43,10%
Obligaciones con instituciones financieras corrientes
843,92 843,92 - 0,00%
Prestamos de accionistas/Locales 1.449,22 8.698,01 7.248,79 500,19%
Impuesto a la renta por pagar del ejercicio 2.521,35 - (2.521,35) -100,00%
Participación trabajadores por pagar del ejercicio 1.934,54 - (1.934,54) -100,00%
Obligaciones emitidas a corto plazo 183,00 9.709,29 9.526,29 5205,62%
TOTAL PASIVO CORRIENTE 7.273,97 19.740,52 12.466,55 171,39%
PATRIMONIO NETO
Capital suscrito y/o asignado 400,00 400,00 - 0,00%
Reserva legal 1.644,36 - (1.644,36) -100,00%
Utilidad no distribuida ejercicios anteriores 269,20 - (269,20) -100,00%
Utilidad del ejercicio 8.441,03 (1.294,24) 7.146,79 -115,33%
TOTAL PATRIMONIO NETO 10.754,59 (894,24) (11.648,84) -108,31%
Total Pasivos + Patrimonio 18.028,56 18.846,28 817,71 4,54%
Nota. Adaptado de: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Balance General 2012 y 2013
25
CAPÍTULO III
3. CONTROL INTERNO
3.1. Definición de Control Interno
“El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el personal de una
organización para asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y
efectiva, la confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de los activos, y el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias” (Gestiopolis, 2012).
3.2. Importancia del Control Interno
Para todas las personas y entidades es innegable la importancia y los beneficios que proporciona el
control, que de no existir conllevaría a un caos total. Dentro de una entidad es de mucho valor,
tanto en la administración, como en el control de la información financiera y de las operaciones, ya
que permite el manejo adecuado de los bienes, y la delegación y separación de funciones, con el
objeto de sanear y generar información confiable sobre su situación y sus operaciones en el
mercado. Además ayuda a que los talento humano, materiales, financieros y tecnológicos
disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su
integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. También el control interno
permite a la administración prevenir fraudes, malversación de activos y errores en la información
financiera voluntarios o involuntarios.
3.3. Objetivos del Control Interno
Según el Dr. René Fonseca Borja, en su libro Auditoría Interna un enfoque moderno de
planificación, ejecución y control, pagina 114, manifiesta que los objetivos del control interno son
diseñados para ayudar a organizar, controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su
proceso, lo cual se relaciona con:
a. Promover la eficiencia de las operaciones en lo relativo a las recaudaciones, distribución y uso de
los recursos que generan las actividades empresariales o públicas dentro del marco legal
correspondiente.
b. Promover la utilidad y convivencia de los sistemas de administración y finanzas, diseñados para
el control de las operaciones e información de los resultados alcanzados.
26
c. Ayudar a generar información útil, oportuna, confiable y razonable sobre el manejo, uso y
control de los derechos y obligaciones de las empresas o entes públicos.
d. Promover la actualización, modernización y sostenibilidad de los sistemas y su tecnología.
e. Promover la aplicación de las leyes, reglamentos y los procedimientos diseñados para que toda
autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestión en el
marco de un proceso transparente y ágil de rendición de cuentas
f. Motivar la capacidad administrativa para reaccionar frente a los estímulos negativos de su
entorno, para que esté en condiciones de identificar, comprobar e impedir, posibles malos manejos
de los recursos disponibles, así como administrar los riesgos existentes.
3.4. Elementos Básicos del Control Interno
Los elementos básicos del control interno son:
I. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades
funcionales.- Algunos factores que debe considerarse al evaluar un plan de organización son los
siguientes:
- Delimitación de responsabilidades funcionales;
- Definición de la responsabilidad individual;
- Contar con un medio eficaz de control de los deberes asignados y autoridad delegada;
- Autorización a los funcionarios para la toma de decisiones oportunas;
- Consultar en casos de excepción, cuando la autoridad delegada no se enmarque en los
términos prescritos;
- Informar sobre el cumplimiento de deberes y los resultados en función de lo planteado;
- Flexibilidad de la organización como para permitir una sincronización de los cambios en su
estructura;
- Asignar funciones, obligaciones y deberes para evitar la duplicación o conflicto de labores;
- Establecer una estructura organizacional lo más simple posible;
- Utilización de organigramas y manuales de organización; y
- Diseñar las unidades de organización para obtener un máximo de efectividad a un mínimo
costo.
27
II. Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un
control financiero razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos.- Para asegurar la
adecuada documentación de las operaciones y transacciones deben implantarse:
- Adecuados registros y formularios de operaciones y transacciones; y
- Plan de cuentas que asegure la sistematización del control interno.
III. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y
servidor de la organización.- Medidas para viabilizar los procedimientos de control interno:
- Plantear una lista actualizada de los proveedores autorizados;
- Solicitar cotizaciones de precios y varios proveedores para realizar adquisiciones;
- Contar independientemente todas las mercaderías recibidas;
- Hacer que la unidad contabilidad verifique las facturas y documentación sustentadora,
como base para el pago;
- Establecer el uso de bodegas cerradas con acceso limitado para el almacenamiento de las
mercaderías;
- Contratar seguros para el personal que maneja recurso materiales y financieros; y
- Propiciar y efectuar reuniones periódicas de los jefes de las unidades con su personal, para
mantener siempre abierta una línea de comunicación.
IV. Un grado de idoneidad del personal proporcional a sus responsabilidades.- Selección de
funcionarios hábiles con experiencia y personal capaz de poder llevar a cabo los procedimientos
prescritos por la administración en forma eficiente y económica.
- Entrenamiento continuo y control interno de las funciones y responsabilidades de cada
empleado;
- Eficiencia del personal en las actividades posterior al entrenamiento y con la exigencia y
aliento de la administración;
- Moralidad del personal en las actividades que desempeña, considerando como
complemento indispensable para un adecuado control interno la fidelidad en las finanzas; y
V. Una función efectiva de auditoría interna.- Examen de las actividades contables-financieras,
administrativas y de gestión, realizada por un profesional independiente, pero dentro de la
organización de la empresa.
28
3.5. Clasificación del Control Interno
Clasificación del control interno desde tres puntos de vista. (Maldonado, 2013, págs. 3; 6-10)
3.5.1. Por la Función
3.5.1.1. Control Administrativo
Es el que se aplica a todas las actividades de la entidad:
- Control de personal;
- Control financiero;
3.5.1.2. Control Financiero
De la mayoría de actividades administrativas se deriva una serie de operaciones que se miden en
términos monetarios. Estas operaciones son de carácter financiero y en consecuencia deben ser
controladas, razón por la cual existe el control financiero.
3.5.2. Por la Ubicación
Este proviene de la propia entidad que cuando es sólido y permanente resulta ser mejor.
3.5.2.1. Control Interno
Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de ningún otro
control; sin embargo es muy beneficioso y saludable el control externo o independiente que es
ejercido por una entidad diferente; ya que quien controla desde afuera mira desviaciones que la
propia administración no puede detectarlas y dado el carácter constructivo del control externo, las
recomendaciones que él formula resultan beneficiosas para la organización.
En nuestro país la Contraloría General del Estado, la Superintendencia de Compañías y la
Superintendencia de Bancos resultan ser organismos que ejercen control externo; que por tener una
enorme cantidad de entidades a controlar les interesa que cada dependencia mantenga su propio
control interno para ellas poder realizar, en definitiva, un control de controles, un macro control o
un control selectivo (Gerencia por Excepción) en las entidades con problemas significativos.
29
3.5.2.2. Control Externo
3.5.3. Por la Acción
3.5.3.1. Control Previo
Cuando se ejercen labores de control antes de que un acto administrativo surta efecto.
3.5.3.2. Control Concurrente
Es el que se produce al momento en que se está ejecutando un acto administrativo.
3.5.3.3. Control Posterior
Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se
encuentra la auditoría.
3.6. Limitaciones del Control Interno
"El Control Interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a
alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control
interno, tales como:
a. El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es
decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial
debida a fraudes o errores;
b. El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones
esperadas y no a operaciones poco usuales;
c. El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicios o comprensión
equivocada de instrucciones;
d. La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o
con empleados de la misma;
30
e. La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa
responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control;
f. La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios de
las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control".
3.7. Normativa del Control Interno
Normativa sobre control emitida por el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA)
interno. La Declaración Sobre Normas de Auditoría No 78 SAS-78 Evaluación de la estructura del
Control Interno en una Auditoría de Estados Financieros: corrección a la SAS-55.- proporciona una
guía sobre la consideración de los auditores independientes sobre la estructura el control interno de
una entidad, en una auditoría de estados financieros de acuerdo con normas de auditoría
generalmente aceptadas. Lo define como control interno, describe los elementos objetivos y
componentes de una estructura de control interno, y explica como un auditor deberá considerar la
estructura de control interno en la planificación y desarrollo de una auditoría. En particular esta
declaración proporciona una guía para implantar la segunda norma del campo del trabajo: "Un
suficiente entendimiento del control interno, tendrá al planificar la auditoría y para determinar la
naturaleza, tiempo y extensión de las pruebas a ser desarrolladas". Una estructura de control interno
de una entidad, para los propósitos de esta declaración, consiste de tres elementos: el ambiente de
control interno, el sistema contable y los procedimientos de control. En todas las auditorías, el
auditor deberá obtener un suficiente entendimiento de cada uno de los tres elementos del control
interno, suficiente para planificar la auditoría en el desarrollo de los procedimientos para entender
el diseño de los controles importantes en una auditoría de estados financieros, políticas y
procedimientos importantes para la planificación de la auditoría y si han sido puestos en operación.
Declaración sobre Normas de Auditoría SAS-47. El Riesgo de Auditoría y la importancia en la
realización de la misma.- Sirve de guía para la consideración del auditor del riesgo de auditoría y la
importancia cuando planifica y efectúa un examen de los estados financieros de acuerdo con las
normas de auditoría generalmente aceptados. El riesgo de auditoría y la importancia afectan la
aplicación de las normas de auditoría generalmente aceptadas, especialmente las de ejecución del
trabajo, y están implícitas en el dictamen estándar. El riesgo de auditoría y la importancia, entre
otras cuestiones, deben considerarse junto con la determinación de la naturaleza, oportunidad, y
alcance de los procedimientos de auditoría y en la evaluación de los resultados de esos
procedimientos. Declaración sobre Normas de Auditoría No 53 SAS-53 Responsabilidad del
Auditor para detectar e informar sobre errores e irregularidades.- Proporciona los lineamientos en
cuanto a la responsabilidad del auditor independiente para detectar errores e irregularidades en una
31
auditoría de estados financieros, de conformidad con normas de auditoría generalmente aceptadas.
Describe los factores que influyen en la habilidad del auditor para detectar errores o irregularidades
y explica como el ejercicio del debido cuidado, deberá contemplar adecuadamente la posibilidad de
errores o irregularidades. Proporciona asimismo, orientación sobre la responsabilidad del auditor de
comunicar los asuntos detectados, tanto dentro como afuera de la entidad, cuyos estados
financieros se auditan. Declaración Sobre Normas de Auditoría No 54 SAS-54 Actos Ilegales
Cometidos por los Clientes.- Describe la naturaleza y alcance de la consideración que un auditor
independiente, debe dar a la posibilidad de actos ilegales del cliente en una auditoría de los estados
financieros, de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. La declaración
también proporciona consejos acerca de la responsabilidad del auditor, cuando se detecte un
posible acto ilegal.
Declaración Sobre Normas de Auditoría No. 60 SAS-60 Comunicación de los asuntos relacionados
con la Estructura del Control Interno observados en una Auditoría.- Proporciona los lineamientos
necesarios para la identificación de condiciones relacionadas con la estructura del control interno
de la entidad, que se presentan durante una auditoría de los estados financieros. Esta declaración
establece que la comunicación, se debe mantener principalmente con el comité de auditoría o con
personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad o equivalentes, donde éste no existe, tales
como el consejo de administración, el consejo fiduciario, el dueño en una empresa de un solo
dueño o con quienes hayan contratado al auditor. Para el propósito de esta declaración, el término
―Comité de auditoría‖, se utilizará para referirnos al recipiente adecuado de comunicación. Esta
declaración, también proporciona los lineamientos para establecer un criterio de acuerdo entre el
auditor y el cliente para identificar y reportar asuntos adicionales a los requeridos por esta
declaración.
3.8. Métodos de Control Interno
3.8.1. COSO I Control Interno - Marco Integrado
3.8.1.1. Definición:
Al control interno es un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías, eficacia y
eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de leyes y
normas que sean aplicables. (Fonseca Luna, 2011, págs. 11-20; 216-220; 341-350; 366-368)
32
Componentes del COSO
Entorno de control
Evaluación de los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
3.8.1.2. Componentes de COSO I
1) Ambiente de control
Factores del ambiente de control figuran los siguientes: (Whittingtong, 2010, págs. 389-401)
Integridad y valores éticos
La eficacia del control interno depende de la integridad y valores éticos del personal de crear,
administrar y vigilar los controles. La dirección debe establecer la normativa necesaria que
desaliente la realización de actos deshonestos, ilegales e inmorales. Si los controles son
inadecuados e ineficaces aumenta la probabilidad de cometerse lo anteriormente descrito.
Compromiso de competencia profesional
En la aplicación de controles es especialmente importante que los empleados tengan la capacitación
profesional adecuada y los conocimientos necesarios para cumplir con estas obligaciones.
Consejo de Administración y Comité de Auditoría:
Un consejo de administración activo y efectivo, es un elemento de control importante. Dado que la
dirección tiene la posibilidad de eludir los sistemas de control, el consejo tiene un papel importante
para asegurar un control interno efectivo.
La Filosofía de Dirección y el Estilo de Gestión
La filosofía de dirección y el estilo de gestión suelen tener un efecto omnipresente en una entidad.
Estos son, naturalmente, intangibles, pero no se pueden buscar indicadores positivos o negativos.
33
Estructura organizativa
La estructura organizativa no debe ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
actividades de la empresa ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información. Los
ejecutivos deben comprender cuáles son sus responsabilidades de control y poseer la experiencia y
los niveles de conocimientos requeridos en función de sus cargos.
Asignación de autoridad y responsabilidad
Señala que para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripción de puestos
donde deben estar claramente definidas la autoridad y responsabilidad. La asignación de
responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas ofrecen una
base para el seguimiento de las actividades y el sistema de control y establecen los papeles
respectivos de las personas dentro del sistema.
Políticas y prácticas en materia de los talento humano
Afirma que la orientación, capacitación, evaluación influyen en el ambiente de control. Las
políticas de talento humano son esenciales para el reclutamiento y el mantenimiento de personas
competentes que permitan llevar a cabo los planes de la entidad y así lograr la consecución de sus
objetivos.
2) Evaluación de riesgos
(Delgado González & Ena Ventura, 2011, págs. 23-30) Los riesgos se relacionan con el objetivo de
obtener informes financieros confiables. Los siguientes factores podrían indicar un mayor riesgo
para la empresa:
Cambios en la normativa interna de la empresa.
Cambios de personal
Sistemas de información nuevos
Crecimiento rápido de la organización
Cambios de la tecnología que afectan los procesos o sistemas de información.
Nuevos modelos de productos, o actividades.
Adopción de nuevos principios contables.
34
3) Actividades de control
(Abraham, 2000, págs. 25-27, 245-258) Manifiesta que las actividades de control abarcan una gran
variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de implantación que ayudan a asegurar
que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a asegurar que se llevan a cabo aquellas
acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos y así conseguir los objetivos de la
entidad.
4) Información y comunicación:
(Mantilla Blanco, 2013, págs. 377-389), expresa que:
Información
Se identifica, recoge, procesa y presenta por medio de los sistemas de información. La información
pertinente incluye los datos del sector y los datos económicos y de organismos de control obtenidos
de fuentes externas así como la información generada dentro de la organización.
Comunicación
La comunicación es inherente al proceso de información. La comunicación también se lleva a cabo
en un sentido más amplio, en relación con las expectativas y responsabilidades de individuos y
grupos. La comunicación debe ser eficaz en todos los niveles de la organización (tanto hacia abajo
como hacia arriba y a lo largo de la misma) y con personas ajenas a la organización.
5) Supervisión
La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las
actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el personal a
realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
35
Relación entre COSO I y COSO II
COSO I
Ambiente de Control
Evaluación del Riesgo
Actividades de control
Monitoreo
Información y comunicación
COSO II
Ambiente Interno Establecimiento de objetivos
Identificación del riesgo Evaluación de riesgos Respuesta a los riesgos
Actividades de Control
Monitoreo
Información y comunicación
Figura3.1. Relación entre COSO I y COSO II
3.8.2. COSO II. Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado
Hacia finales de 2004 como respuesta a escándalos, irregularidades en las grandes empresas
(EEUU) que provocaron pérdidas importantes a inversionistas, empleados y grupos de interés la
Committee of SponsoringOrganizations of theTreadwayCommissionpublicó el Enterprise Risk
Management – Integrated Framework (ERM) y sus aplicaciones técnicas asociadas. Donde se
amplía el concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la
identificación, evaluación y gestión integral de riesgo. ERM es una ampliación de COSO I. (Tellez
trejo, 2011, págs. 150, 245-256)
¿Qué se puede obtener a través de COSO II?
Proporciona un marco de referencia aplicable a cualquier organización.
El proceso (COSO) debe estar integrado con el negocio, de tal manera que ayude a
conseguir los resultados esperados en materia de rentabilidad y rendimiento.
36
Trasmitir el concepto de que el esfuerzo involucra a toda la organización: desde la alta
dirección hasta el último empleado.
3.8.2.1. Ventajas de COSO II
Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los
planes para su correcta gestión.
Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave del negocio, y de los controles
implantados, lo que permite su adecuada gestión. toma de decisiones más segura,
facilitando la asignación del capital.
Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así
como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción.
Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno.
Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de
gobierno corporativo.
Relación entre objetivos y componentes
Existe una relación directa entre los objetivos que la entidad desea lograr y los componentes de la
gestión de riesgos corporativos, que representan lo que hace falta para lograr aquellos. La relación
se representa con una matriz tridimensional, en forma de cubo. (Peña Bermúdez, 2010, pág. 120)
Las cuatro categorías de objetivos estrategia, operaciones, información y cumplimiento están
representadas por columnas verticales, los ocho componentes lo están por filas horizontales y las
unidades de la entidad, por la tercera dimensión del cubo. Este gráfico refleja la capacidad de
centrarse sobre la totalidad de la gestión de riesgos corporativos de una entidad o bien por categoría
de objetivos, componente, unidad o cualquier sub conjunto deseado.
El presente modelo de gestión de riesgos corporativos que están orientados a alcanzar los objetivos
de la compañía:
Estratégicos: Referidos a metas de alto nivel, alineadas y dando soporte a la misión, visión,
de la organización.
Operativos. Referidos a la eficacia y eficiencia de las actividades de la organización,
incluyendo los objetivos de rentabilidad y desempeño.
Información: Referidos a la fiabilidad de la información suministrada por la organización
que incluye datos internos y externos, así como información financiera y no financiera.
37
Cumplimiento: Referidos al cumplimiento de las leyes y normas
3.8.2.2. Componentes de COSO II
1) Ambiente Interno
El ambiente interno corresponde a la parte de la organización, que influye en la conciencia de los
empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos
corporativos, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente interno incluyen la
filosofía de gestión de riesgos de una entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el
consejo de administración, la integridad, valores éticos y competencia de su personal y la forma en
que la dirección asigna la autoridad y responsabilidad y organiza y desarrolla a sus empleados.
(Estupiñan, Control interno y fraudes, 2011, págs. 24-30)
Filosofía de la gestión de riesgos
Se puede decir que la filosofía de la gestión de riesgos de una organización es el conjunto de
creencias y actitudes compartidas que caracterizan el modo en que la entidad contempla el riego en
todas sus actuaciones, desde el desarrollo e implantación de la estrategia hasta sus actividades
cotidianas. Dicha filosofía queda reflejada prácticamente en todo el quehacer de la dirección al
gestionar la entidad y se plasma en las declaraciones sobre políticas, las comunicaciones verbales y
escritas y la toma de decisiones.
Integridad y valores éticos
La integridad y el compromiso con los valores éticos son propios del individuo. Los juicios de
valor, la actitud y el estilo se basan en experiencias personales, los niveles más altos de la dirección
de la empresa deben contribuir a que:
Los miembros de la entidad hagan lo correcto, tanto desde el punto de vista legal como
moral.
Se cree una cultura de apoyo al cumplimiento, comprometida con la gestión de riesgos
corporativos.
No se navegue por zonas “grises” en las que no existen normas o pautas específicas de
cumplimiento.
38
Se fomente una voluntad de buscar ayuda e informar de los problemas antes de que éstos
no tengan solución.
2) Establecimiento de Objetivos
Ilustra el vínculo entre la misión de una entidad y los objetivos estratégicos, así como con otros
objetivos relacionados, y la alineación de estos dos tipos de objetivos con el nivel de riesgo
aceptado y las tolerancias al riesgo.
Objetivos Estratégicos
Al considerar las posibles formas alternativas de alcanzar los objetivos estratégicos, la dirección
identifica los riesgos asociados a una gama amplia de elecciones estratégicas y considera sus
implicaciones.
Objetivos relacionados
Los objetivos al nivel de empresa están vinculados y se integran con otros objetivos más
específicos, que repercuten en cascada en la organización hasta llegar a sub objetivos establecidos,
por ejemplo, en las diversas actividades de ventas, ingeniería e infraestructura.
3) Identificación de riesgos.
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados,
diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la
dirección o los procesos para fijar objetivos. (Estupiñan, Control interno y fraudes, 2011, págs.
125-140)
Técnicas e identificación de riesgos:
Análisis PEST (Factores políticos o gubernamentales, económicos, tecnológicos y
sociales).
Análisis FODA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas)
Técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro
Técnicas de diverso grado de sofisticación
39
Ejemplos:
Inventarios de eventos
Análisis de información histórica (de la empresa/sector)
Indicadores de excepción
Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores.
Análisis de flujos de procesos.
Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o combinado, representando los
primeros riesgos inmediatos, medianos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del
ERM.
4) Evaluación de riesgos.
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo
deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las
perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su
ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y
externos (más objetivos).
5) Respuesta al riesgo.
La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -
desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo
de la entidad.
Las categorías de respuesta al riesgo son:
Evitarlo: Se toma acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: Se toma acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia
del riesgo o ambos.
Compartirlo: Se toma acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de
ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo.
Aceptarlo: No se toma acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del
riesgo
40
En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM establece:
ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la entidad en su
conjunto de riesgos.
Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de negocio
como a nivel de la entidad.
Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan.
Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde con su apetito de
riesgo global.
6) Actividades de Control
Una vez identificados los riesgos se procede a establecer las políticas y actividades para controlar
dichos riesgos. Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar
que se lleven a cabo las respuestas de la dirección a los riesgos. Las actividades de control tienen
lugar a través de la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama
de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisiones del funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones.
(Mira Navarro, 2011, págs. 98-100)
7) Información y Comunicación
Los sistemas de información usan datos generados internamente y otras entradas de fuentes
externas y sus salidas informativas facilitan la gestión de riesgos y la toma de
decisiones informadas relativas a los objetivos.
También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas direcciones dentro de la organización.
Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que deben
considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los riesgos corporativos. Las personas
entienden su papel en dicha gestión y cómo las actividades individuales se relacionan con el
trabajo de los demás. Asimismo, deben tener unos medios para comunicar hacia arriba
la información significativa. También debe haber una comunicación eficaz con terceros, tales como
los clientes, proveedores, reguladores y accionistas
41
8) Supervisión o Monitoreo
(AUDITOOL, 2012)Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Para
lograr esto se llevan a cabo actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una
combinación de las dos cosas.
La supervisión continua se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades
normales de dirección y control, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realización de sus funciones. El alcance y frecuencia de las evaluaciones depende de la evaluación
de riesgos y de la eficiencia de los procesos de supervisión.
3.8.3. Ámbito de aplicación del sistema de control interno:
(Estupiñan, Control interno y fraudes, 2011, págs. 157-159), indica que el “Control Interno
Gerencial” o simplemente el “Control Interno“, es una expresión utilizada con el objeto de
describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores de empresas para dirigir y
controlar las operaciones de sus empresas. Normalmente para una empresa específica se refiere a
su “Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control sobre las
operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud, naturaleza,
complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad.
Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Control Interno
Gerencial eficaz:
Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
Tomar acciones correctivas.
Cada uno de estos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia depende de la competencia y
actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y
de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión
y su eficacia en el resultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados.
El término “Control Interno Gerencial” abarca la organización, políticas, procedimientos y
prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento
de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados.
42
Lo esencial del Control Interno Gerencial está en las acciones tomadas para dirigirlo o llevar a cabo
operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para
que estén de conformidad con las normas o con los objetivos deseados.
Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e inmaterial y por otro una
serie de acciones a través de las cuales se hace palpable y por consiguiente tiene un resultado el
cual es medible o evaluable. El control es inherente a la entidad y específicamente a la
administración personificada en sus órganos de decisión y ejecución correspondiente.
El primer sentido limitaría el control a lo que hoy día llamamos la “auditoria”, pero es en realidad
el segundo sentido de “regular” que más bien describe el Control Interno Gerencial dentro de los
conceptos de la administración moderna.
Una definición más apropiada para fines de “control” en el ámbito gerencial conforman a un plan
de acción deseado y dicho plan debe estar de acuerdo a las actividades de la organización.
Aquí es importante subrayar la importancia de un plan de acción realista, simple y factible en vez
de un plan teórico, sofisticado y no alcanzable que frecuentemente constituye el defecto principal al
logro de resultados y casi siempre produce desperdicios de recursos. Por esto el plan debe de estar
de acuerdo a la visión, misión, objetivos y actividades o metas de la empresa o entidad.
Para que el control funcione es necesario:
Establecer en forma sistematizada, es decir, que debe seguir un ordenamiento racional.
Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.
Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto por la acción que produce,
puede ser evaluable.
El control interno puede aplicarse a cualquier actividad operativa y toma sentido concreto
únicamente cuando se asocia con una situación operacional específica.
(Maldonado, 2013, págs. 15-16) El proceso de control interno no puede existir sino existen
objetivos, principios o normas. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las
medidas necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto la función de
control es imposible. Es por esto que el concepto del Control Interno está íntimamente vinculado
con la aplicación de “Gerencia o Administración por Objetivos”, a veces denominado “Gerencia
por Objetivos y Resultados” para dar énfasis a los resultados concretos.
43
Componentes básicos del control interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento y que se
debe seguir en la empresa:
Un deseo básico, necesidad directiva o disposición, y la autoridad y capacidad para su
ejercicio.
Comprender a cabalidad los propósitos y los resultados de los objetivos percibidos.
Es necesario establecer un plan de organización, el cual conlleva el establecimiento de una
planificación estratégica y unas directivas internas acerca del accionar de las diversas áreas
de la empresa.
Definir claramente las unidades de organización, donde cada una de ellas tenga su propia
autoridad delegada y claramente delimitada, con cierta independencia en las decisiones
pero que actúe de acuerdo a los principios establecidos por la gerencia.
Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización y de las
funciones y actividades de ser llevadas a cabo para lograr este fin.
Establecimiento de políticas que dirige las operaciones incluyendo políticas pertinentes a
control interno e información gerencial tanto como la auditoría interna.
Revisiones continuas por cada uno de los niveles superiores del flujo de operaciones y
rendimientos electivos por medio de la observación directa e informes internos seguidas por
decisiones que conducen a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de
propósitos, alcance y procedimientos; y
Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos de los objetivos de la
entidad, de los logros reflejados en sus actividades de la presentación razonable de su
situación financiera, de los cambios de la misma y de los resultados de sus operaciones en
sus estados financieros, la evaluación del valor y aceptación de sus productos o servicios de
la pertinencia del actual plan de operación y su ejecución y rendimiento, así como,
recomendaciones de mejoramiento y posibles eliminaciones.
44
3.8.4. Controles Efectivos de control Interno
Documentos adecuados
Registro inmediato de una transacción, completo y a prueba de alteraciones
Esto es importante para administrar las ventas en efectivo
Figura 3.2. Documentos adecuados
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
Procedimientos adecuados
Hacer uso de manuales de procedimientos para especificar: el flujo de la documentación, dar información e
instrucciones necesaria para el mantenimiento de los registros
Inspeccionar frecuentemente
Figura 3.3. Procedimientos Adecuados
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
45
Medidas Físicas de Seguridad
El uso de cajas de seguridad, candados, personal de vigilancia, accesos restringidos. Minimizan las pérdidas de activos (Efectivo,
mercaderías, documentos)
Figura 3.4. Medidas Físicas de Seguridad
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
Comprobación Independiente
Auditores internos o personal que ayude a diseñar sistemas de
controles internos o a vigilar los que ya existen
Auditores externos que realicen exámenes especiales
Contraloría
Figura 3.5. Comprobación Independiente
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
46
Vacaciones y Rotaciones de puestos
A los altos directivos, gerentes de sucursales, personal que maneja
dinero o producto indispensable que tomen vacaciones y su remplazo
pueda verificar su accionar
En una empresa nadie indispensable
Capacitar para que al menos dos personas sepan el mismo trabajo, para cuando alguien se ausente lo
remplace
Figura 3.6. Vacaciones y Rotación de puestos
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
Análisis Costo-Beneficio
Los gastos no deben ser mayores a los ingresos
Tramites Engorrosos, Sistemas Complejos
Beneficios previstos. Si no se llegan a ciertos beneficios presupuestados es necesario
investigar
Figura 3.7. Análisis Costo-Beneficio
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
47
Entradas de Efectivo
Registro inmediato y deposito en el banco al día siguiente
Figura 3.8. Entradas de Efectivo
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
Salidas de Efectivo
Cheques numerados secuencialmente, Autorización de
otra persona que no lo emite y limitantes en su valor
Figura3.9. Salidas de Efectivo
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
48
Fondo de Caja Chica
Su utilización solo para pagos pequeños, arqueos periódicos
Figura 3.10. Fondo de caja Chica
Nota. En: Estupiñan , R., & Estupiñan , O. (2011). Analisis Financiero y de Gestión. Bogotá:
ECOE EDICIONES.
3.8.5. COSO III. Control Interno sobre los Informes Financieros – Guía para Pequeñas
Empresas Públicas
Se emitió un borrador para discusión en el período de octubre 2005 a enero de 2006 y en julio de
2006 se publicó el documento definitivo.
En un principio eran los 5 componentes del Modelo COSO emitido en 1992 que incluye un
componente adicional y 26 principios:
1. Ambiente de control
2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de Control
4. Información y Comunicación
5. Monitoreo
6. Roles y Responsabilidades
Finalmente quedaron los cinco primeros componentes:
- Cada principio tiene varios atributos
- El no cumplir con un principio = Deficiencia
49
- No todos los atributos son requeridos pero todos los principios si son requeridos.
3.8.6. Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica (MICIL)
La Conferencia Interamericana de Contabilidad de San Juan, Puerto Rico en 1999 recomendó un
marco latinoamericano de control interno similar al COSO en español en base de las realidades de
la región. Se nombró una comisión especial de representantes de la Asociación Interamericana de
Contabilidad (AIC) y la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) para iniciar el
desarrollo de tal marco.
Se emite en el año 2004, es un modelo basado en los estándares de control interno para las
pequeñas, medianas y grandes empresas desarrollado en el informe COSO. En la preparación del
MICIL, expertos de varias organizaciones profesionales trabajaron conjuntamente para promover
mejores prácticas de responsabilidad y transparencia. Particular mención merece la Federación
Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI) y la Asociación Interamericana de Contabilidad
(AIC), a través de su Comisión Interamericana de Auditoría Interna.
3.8.7. Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador- (CORRE)
El Proyecto Anticorrupción ¡Si Se Puede!, que cuenta con el financiamiento de la Agencia de los
Estado Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), cuyo principal objetivo es apoyar al
Ecuador en la Lucha Contra la Corrupción, impulsó la elaboración del estudio Control de los
Recursos y los Riesgos – Ecuador- (CORRE), porque considera que es el medio más eficaz para
prevenir o identificar oportunamente errores o irregularidades.
Para elaborar el CORRE, se tomó como base técnica, los dos estudios realizados por el Committe
of Sponsoring Organizations: Informe COSO y la Gestión de Riesgos Corporativos-Marco
Integrado cuya traducción al español fue realizada por Price Waterhuose&Cooper y el Instituto de
Auditores Internos de España. Además de los dos estudios referidos, se consideró como
fundamento el Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano conocido como MICIL,
elaborado por el ecuatoriano Edison Estrella con el auspicio del Proyecto
Responsabilidad/Anticorrupción en las Américas.
El CORRE desarrolla su estudio a través de los siguientes ocho componentes:
1. Ambiente Interno de control;
2. Establecimiento de objetivos;
50
3. Identificación de eventos;
4. Evaluación de riesgos;
5. Respuesta a los riesgos;
6. Actividades de control;
7. Información y comunicación; y
8. Supervisión y monitoreo.
La condición para el éxito del modelo planteado es que todos los componentes funcionen en forma
coherente e interrelacionados y que sean aplicados en toda la organización para alcanzar los
objetivos previstos, con el menor riesgo posible.
3.8.8. COBIT: Modelo para Auditoría y Control de Sistemas de Información
Las siglas COBIT significan Objetivos de Control para Tecnología de Información y Tecnologías
relacionadas (Control ObjectivesforInformationSystems and relatedTechnology). El modelo es el
resultado de una investigación con expertos de varios países, desarrollado por Asociación de
Auditoría y Control de Sistemas de Información– ISACA.
COBIT, lanzado en 1996, es una herramienta de gobierno de TI que ha cambiado la forma en que
trabajan los profesionales de tecnología. Vinculando tecnología informática y prácticas de control,
el modelo COBIT consolida y armoniza estándares de fuentes globales prominentes en un recurso
crítico para la gerencia, los profesionales de control y los auditores. COBIT se aplica a los sistemas
de información de toda la empresa, incluyendo los computadores personales y las redes. Está
basado en la filosofía de que los recursos TI necesitan ser administrados por un conjunto de
procesos naturalmente agrupados para proveer la información pertinente y confiable que requiere
una organización para lograr sus objetivos.
El conjunto de lineamientos y estándares internacionales conocidos como COBIT, define un marco
de referencia que clasifica los procesos de las unidades de tecnología de información de las
organizaciones en cuatro ―dominios‖ principales, a saber:
1. Planificación y organización;
2. Adquisición e implantación;
3. Soporte y Servicios; y
4. Monitoreo
51
Estos dominios agrupan objetivos de control de alto nivel, que cubren tanto los aspectos de
información, como de la tecnología que la respalda. Estos dominios y objetivos de control facilitan
que la generación y procesamiento de la información cumplan con las características de
efectividad, eficiencia, confidencialidad, integridad, disponibilidad, cumplimiento y confiabilidad.
Asimismo, se debe tomar en cuenta los recursos que proporciona la tecnología de información,
tales como: datos, aplicaciones, plataformas tecnológicas, instalaciones y recurso humano. La
estructura del modelo COBIT propone un marco de acción donde se evaluan los criterios de
información, como por ejemplo la seguridad y calidad, se auditan los recursos que comprenden la
tecnología de información, como por ejemplo el recurso humano, instalaciones, sistemas, entre
otros, y finalmente se realiza una evaluación sobre los procesos involucrados en la organización.
3.9. Evaluación del Control Interno
La evaluación del control interno consiste en la revisión y análisis de todos los procedimientos que
han sido incorporados al ambiente y estructura de control interno, así como a los sistemas que
mantiene la organización para el control e información de las operaciones y sus resultados, con el
fin de determinar si éstos concuerdan con los objetivos institucionales, para el uso y control de los
recursos, así como la determinación de la consistencia del rol que juega en el sector que se
desarrolla. La evaluación del control interno es una actividad que puede aplicarse a toda la
organización o ente público, en forma global o parcial, bajo una metodología que motive al auditor
interno a revisar y analizar todos los conceptos, criterios y acciones utilizados en la de información
como resultado de la ejecución de las operaciones.
La evaluación debe llevarse a cabo en el verdadero alcance institucional, que se refiere a todas las
interrelaciones departamentales, así como de las relaciones entre empresas que forman el mercado,
o en el sector público, las relaciones interinstitucionales con los demás organismos y dependencias
que forman el sector en el que se desenvuelve, para determinar que la información, de y hacia la
organización, se canalice por los medios adecuados y en forma oportuna.
3.9.1. Objetivos de la Evaluación del Control Interno
La evaluación del control interno es una posibilidad dentro de un universo denominado
organización y su entorno, donde ese todo, metodológicamente, se puede fraccionar en funciones,
procesos, departamentos, etc., para facilitar su evaluación, lo cual origina los siguientes objetivos
generales:
52
a. Obtener un conocimiento global de la organización y funcionamiento del área a evaluar para
determinar el grado de confianza a depositar en el control interno como base para planificar la
evaluación del control interno o cualquier tipo de auditoría.
b. Evaluar las condiciones de la estructura de control interno existente en la actividad sujeta a
revisión, y su interrelación funcional y operativa para identificar las áreas de mayor riesgo en la
ejecución de las operaciones.
c. Identificar las causas específicas que originan las áreas críticas, para desarrollar los hallazgos
identificados en la evaluación, y presentar recomendaciones que permitan el mejoramiento
permanente del control interno, así como la posibilidad de agregar valor a los procesos.
d. Establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía en la salvaguarda de los recursos y la
confiabilidad de su información financiera, técnica y administrativa.
3.9.2. Métodos para Evaluar el Control Interno
Existen tres métodos para efectuar el estudio y evaluar el control interno: descriptivo, de
cuestionarios y gráfico.
3.9.2.1. Método Descriptivo.
Consiste en la explicación, por escrito, de las rutinas establecidas para la ejecución de las distintas
operaciones o aspectos específicos del control interno. Es decir, es la formulación de memoranda
donde se transcribe en forma fluida los distintos pasos de un aspecto operativo.
3.9.2.2. Método de Cuestionarios
En este procedimiento se elabora previamente una relación de preguntas sobre los aspectos básicos
de la operación a investigar y a continuación se procede a obtener las respuestas a tales preguntas.
Generalmente estas preguntas se formulan de tal suerte que una respuesta negativa advierta
debilidades en el control interno; no obstante, cuando se hace necesario deben incluirse
explicaciones más amplias que hagan suficientes las respuestas.
53
3.9.2.3. Método Gráfico
Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos
(flechas, cuadros, figuras geométricas varias); en dichos dibujos se representa departamentos,
formas, archivos, etcétera, y por medio de ellos se indica y explica los flujos de las operaciones.
En la práctica resulta más conveniente el empleo mixto de los tres métodos, ya que de este modo se
logra resultados más completos y se soporta mejor las conclusiones. En cualquier caso, el examen
de control interno consta de dos fases:
- La investigación con los funcionarios y empleados para describirlo, graficar o resolver el
cuestionario; y
- El estudio real de la operación para ver si efectivamente responde a lo propuesto en la
investigación anterior.
54
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
La reestructuración tanto de las competencias personales como organizacionales, serán un soporte
fundamental para el logro de resultados desde una estructura por procesos, donde la gestión por
procesos en todas las áreas de la empresa, pueden ser una alternativa para que la empresa logre sus
objetivos y su crecimiento económico y social.
Partiendo de la información obtenida de la matriz FODA, se evidencia la necesidad de reestructurar
y fortalecer el Área Administrativa y Financiera, a continuación se presenta la propuesta de la
reestructuración administrativa de PRORESPALDO Cía. Ltda.
4.1. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
4.1.1. PLANIFICACIÓN
La planificación no debe ser rígida, al contrario debe ser abierta, flexible al cambio,
innovadora y con apoyos tecnológicos en todos sus niveles como requerimiento
indispensable y necesario para trabajar en procesos.
Objetivos de la planificación de PRORESPALDO Cía. Ltda.:
1) Tomar una decisión en el momento adecuado.
2) Mostrar un orden y disciplina de trabajo.
3) Proporcionar un medio de comunicación tanto vertical como horizontal.
4.1.1.1. Planes
Las iniciativas de cada una de las perspectivas dan las pautas para determinar los cursos de
acción que la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., debe seguir, a fin de alcanzar sus
objetivos organizacionales, ejecutar la estrategia y hacer realidad su visión.
a) Tipos de Planes
1) Propósitos o misiones
55
2) Objetivos o metas
3) Estrategias
4) Políticas
a.1 Propósitos o misiones
La misión o el propósito identifican la función o tarea básica de la empresa o de
una parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o
misiones. Las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la
sociedad.
Para la definición de la misión de PRORESPALDO Cía. Ltda., se considera los
siguientes componentes mostrados en la siguiente tabla.
Tabla 4.1.Componentes para la misión y visión de PRORESPALDO Cía. Ltda.
Negocio Contrato de responsabilidad civil médica
creado para defender a los Profesionales de la
salud en el caso de ser demandados.
Principios organizacionales Respeto al cliente, atención personalizada,
eficacia, trabajo en equipo
Valores Honestidad, innovación, experiencia
integridad, solidaridad, responsabilidad.
Clientes Profesionales del área médica
Productos y servicios Asesoría Especializada, Paquete PROMEDIC
GOLD, honorarios profesionales.
Ventaja competitiva Abogados especializados en jurisprudencia
sobre la práctica médica en Ecuador
Razón de ser Generación de valor para accionistas y
clientes.
Ámbito de acción A nivel nacional.
56
La empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., ha encontrado un nicho de mercado para ofrecer sus
servicios a los profesionales médicos, debido a la publicación del Código Orgánico Integral Penal
(COIP), el cual algunos médicos lo han tomado como atentatorio a su actividad profesional y
prefieren asegurarse de alguna manera, en caso de fallecimiento de alguno de sus pacientes. Sin
embargo, para que ocurra la llamada mala práctica médica tienen que concurrir varios factores
entre ellos que si el fallecimiento se produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegitimas,
deben producirse las tres acciones para catalogarla como mala práctica profesional.
El artículo en cuestión es el número 146 que indica:
Artículo 146.- Homicidio culposo por mala práctica profesional.- La persona que
al infringir un deber objetivo de cuidado, en el ejercicio o práctica de su profesión,
ocasione la muerte de otra, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a
tres años.
El proceso de habilitación para volver a ejercer la profesión, luego de cumplida la
pena, será determinado por la Ley.
Será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años si la muerte se
produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegítimas.
Para la determinación de la infracción al deber objetivo de cuidado deberá
concurrir lo siguiente:
1. La mera producción del resultado no configura infracción al deber objetivo de
cuidado.
2. La inobservancia de leyes, reglamentos, ordenanzas, manuales, reglas técnicas o
lexartis aplicables a la profesión.
3. El resultado dañoso debe provenir directamente de la infracción al deber
objetivo de cuidado y no de otras circunstancias independientes o conexas.
4. Se analizará en cada caso la diligencia, el grado de formación profesional, las
condiciones objetivas, la previsibilidad y evitabilidad del hecho.
De acuerdo a estos componentes se planteó una nueva Misión:
a.1.1. Nueva misión de PRORESPALDO Cía. Ltda.
Cumplir eficiente y eficazmente la labor de proteger a los profesionales médicos y su
patrimonio, asumiendo riesgo e indemnizando las pérdidas cubiertas por las pólizas,
con atención personalizado excelente servicio y personal altamente calificado.
57
a.1.2. Nueva Visión de PRORESPALDO Cía. Ltda.
Para el año 2018 PRORESPALDO Cía. Ltda., será la empresa líder en el mercado
asegurador a profesionales médicos, consolidándose como empresa responsable,
dinámica, eficiente y altamente competitiva, ofreciendo respuestas oportunas,
logrando la satisfacción de los asegurados, empleados y accionistas.
b) Objetivos de los planes
Cada plan tendra sus objetivos que coadyuvarán a los objetivos estratégicos de la
empresa a fin de obtener un rumbo u horizonte en el cual podrá desenvolverse de
manera oportuna y adecuada.
A continuación se presenta los objetivos estratégicos con relación a sus productos y
servicios.
Plan1
Aprendizaje y crecimiento
Capacitar a los empleados en forma continua.
Motivar al personal para mejorar su desenvolvimiento.
Plan 2
Procesos Internos
Controlar y rectificar las posibles fallas en el área administrativa
Realizar informes permanentes de todos los departamentos de la empresa.
Cumplir con los estándares de calidad establecidos
Plan 3
Clientes
Servicios de asesoría de calidad.
Ofrecer la protección contra riesgos de la práctica médica para satisfacción del
cliente
58
Buscar nuevas alianzas estratégicas con empresas de seguros a nacionales y
extranjeras.
Lograr y mantener la fidelización del cliente.
Reducir y evitar la cantidad de reclamos.
c) Estrategias
Fortalecer, desarrollar e impulsar el crecimiento de la empresa.
Abastecer las necesidades de los profesionales de la Salud con servicios de
óptima calidad
Mantener estabilidad laboral, capacitaciones y desarrollo profesional
Realizar alianzas estratégicas con empresas públicas y privadas
Controlar que los Contratos de Responsabilidad Civil sean confiables y aptos
para nuestros clientes.
Promoción de hasta un 10% de descuento a los profesionales de la Salud
Comprometer y motivar al personal para el cumplimiento de la misión y visión
de PRORESPALDO
d) Políticas
Desarrollar un plan administrativo que permita mayores beneficios en los
clientes
Adquisición del Contrato de Responsabilidad Civil con instituciones confiables
que garantice la inversión.
Supervisar que los beneficios de los contratos sean cumplidas con todos los
profesionales de la Salud.
Mantener y desarrollar el estándar de calidad de nuestros servicios
Establecer sistemas de contratación para seleccionar personal calificado.
4.1.2. ORGANIZACIÓN.
La función que tiene la organización dentro de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., es
integrar y coordinar el talento humano, material y financiero que se dispone, con el
objetivo de maximizar la eficiencia.
59
4.1.2.1. Estructura Organizacional Propuesta.
En base a la información proporcionada por PRORESPALDO Cía. Ltda., no cuenta con una
estructura organizacional formalmente establecida, razón por la cual se realiza la propuesta de la
misma, ya que es la base de la organización gerencial mediante la cual se logrará mantener un
orden y una estructura de mando, capaz de velar por el cumplimiento de cada uno de los objetivos
trazados.
Diseño de Organigramas
A continuación se presenta la nueva Estructura Organizacional propuesta para la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda.
Controlar y rectificar las posibles fallas en el área administrativa y de ventas.
Agilizar los diferentes procesos.
Realizar informes permanentes de todos los departamentos de la empresa.
60
Organigrama Estructural
Talento Humano
Gerencia general
Marketing y ventas Financiero - Contable
Sistema y Tecnología
de Información
Reaseguros Dirección Legal y
riesgos Indemnizaciones
Presidencia Ejecutiva
Asistente de Gerencia
Nivel Asesoría/Apoyo
Nivel Operativo
Nivel Superior
Cajero y Atención al
cliente
Junta General de
Accionistas
Figura 4.1.Organigrama Estructural
61
4.1.2.2. Procesos Administrativos Propuestos
Dentro de los procesos propuestos para la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda.se
encuentran los siguientes:
a) Atención al Cliente
b) Selección de Personal
c) Vinculación al cargo
d) Evaluación del Personal
e) Capacitación del Personal
4.1.2.2.1. ATENCIÓN AL CLIENTE
1. Objetivo
a) Establecer el proceso a seguir para recibir a los clientes.
b) Optimizar la atención al cliente para fidelizar a los mismos.
2. Alcance
Aplica a todos los niveles, en el caso que un cliente requiera hablar con algún colaborador
en específico.
3. Responsabilidad de autorización
Gerente de Talento Humano: responsable de designar al capacitador.
4. Descripción de actividades
62
Tabla 4.2. Servicio al Cliente
SERVICIO AL CLIENTE
PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Asistente de Gerencia El funcionario encargado de atención al
cliente se contacta con el mismo vía
teléfono, correo electrónico o visita
personalizada.
2 Cliente Recibe la oferta del servicio.
3 Cliente Pide cotización de tipo de pólizas que la
empresa oferta.
4 Asistente de Gerencia Ofrece contacto directo con el cliente.
5 Cliente Si acepta contacto directo prosigue el
siguiente proceso caso contrario no se
llega a ningún acuerdo (fin).
6 Cliente Formula una solicitud pidiendo hora y
fecha para contacto directo
7 Asistente de Gerencia Agenda una cita para la entrevista.
8 Cliente Llega a las oficinas de la empresa.
9 Asistente de Gerencia Brinda una explicación detallada del tipo
de seguros que ofrece la empresa.
10 Cliente Si acepta la oferta continua con el
siguiente trámite, caso contrario no se
llega a ningún acuerdo (fin).
11 Cliente Solicita datos de cuentas bancarias de la
empresa para realizar primer pago.
12 Asistente de Gerencia Facilita datos de la cuenta corriente para
realizar el primer pago.
13 Cliente-Gerente General Firman el contrato del Seguro
63
Contrato de trabajo
Cotización
INICIO
Contacto con el cliente vía teléfono, correo electrónico o
visita personalizada.
Formular una solicitud pidiendo cita para el contacto
directo.
Solicita datos para primer pago.
Se agenda una cita fijando fecha y hora para entrevista.
Llega a las oficina de la empresa.
Se brinda una explicación detallada del tipo de seguros
que ofrece la empresa.
Acepta la oferta?
FIN
Acepta el contacto?
Recibe la oferta de pólizas que ofrece la empresa.
PRORESPALDO CIA. LTDA. Ofrece contacto directo con el
cliente.
Firma del contrato
Facilita datos de cuenta corriente para realizar el primer pago y firma de
contrato.
Pide cotización del tipo de pólizas que ofrece la empresa.
Asistente de Gerencia
Cliente
Cliente Asistente de Gerencia
Cliente
Cliente
Asistente de GerenciaCliente
Cliente y Gerente General
Asistente de Gerencia
Asistente de Gerencia
A
A
NO
SI
SI
NO
Figura 4.2. Servicio al Cliente
64
4.1.2.2.2. SELECCIÓN DE PERSONAL
1. Objetivo
Seleccionar al personal calificado.
2. Alcance
Se aplica a todos los departamentos
3. Responsabilidad de autorización
a) Gerente de Talento Humano
b) Gerente General
4. Descripción de actividades
Tabla 4.3. Selección de personal
SELECCIÓN DE PERSONAL
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN PUNTO DE
CONTROL
FORMATO.
1 Gerente de Talento
Humano
Realiza un estudio de
puestos dentro de la empresa
2 Gerente de Talento
Humano
Si necesita nuevo personal,
indica de manera escrita
mediante correo electrónico
al Gerente General las
razones de la solicitud.
3 Asistente de
Talento Humano
Se encarga de aprobar o
negar dicha solicitud.
4 Gerente de Talento
Humano
Si la solicitud es aprobada, se
busca candidatos.
65
5 Asistente de
Talento Humano
Recibe las hojas de vida de los
postulantes y selecciones
máximo 5.
6 Asistente de
Talento Humano
Convoca a entrevistas.
7 Asistente de
Talento Humano
Realiza entrevistas, tomando
como puntos principales de la
misma: experiencia laboral,
profesión, estabilidad familiar.
8 Gerente de Talento
Humano
Analiza información de
referencias y toma decisiones
para la toma de pruebas en las
siguientes fases.
9 Asistente de
Talento Humano
Si aprueba las fases posteriores
se selecciona al candidato y se
comunica al Gerente General
caso contrario se continúa la
búsqueda.
10 Gerente de Talento
Humano y
Gerente General
Coordina conjuntamente con el
Gerente General el inicio de
labores del nuevo empleado.
66
INICIO
Se requiere nuevo Talento Humano?
Realizar un estudio de puesto dentro de la empresa
Indicar de manera escrita mediante correo electrónico
al Gerente General las razones de la solicitud
Buscar candidatos
Coordina conjuntamente con el Gerente General el inicio de labores del nuevo empleado.
Recibe las hojas de vida de los postulante y seleccionar
máximo 10
Analizar información de referencias y toma de pruebas
en la siguiente fase.
Convocar a las entrevistas a los seleccionados
Realizar entrevistas, tomando como puntos principales de la
misma: Experiencia laboral, profesión, estabilidad
familiar.
El candidato aprobó satisfactoriamente todas
las fases?
FIN
La solicitud es aprobada?
Gerente de Talento HumanoAsistente Talento Humano
Gerente Talento Humano
Asistente Talento Humano
Asistente Talento Humano
Asistente Talento Humano
Asistente Talento Humano
Gerente Talento Humano
B
B
NO
SI
NO
SI
1
1
Figura 4.3. Selección del Personal
67
4.1.2.2.3. VINCULACIÓN AL CARGO
1. Objetivo
Conocer cuáles son las características de las personas idóneas para su desempeño en el
lugar de trabajo.
2. Alcance
Todos los departamentos.
3. Responsabilidad de autorización
Gerente de Talento Humano
4. Descripción de actividades
68
Tabla 4.3.. Vinculación al cargo
VINCULACIÓN AL CARGO
PASO RESPONSABLE DESCRIPCION PUNTO DE
CONTROL
FORMATO.
1
Asistente de
Talento Humano
Recibe los documentos del nuevo
colaborador para la carpeta e
ingresa los datos al sistema.
2
Gerente de Talento
Humano
Comunica a los colaboradores de
la empresa el ingreso de nuevo
personal y socializa la
incorporación.
3
Asistente de
Talento Humano
Prepara el proceso de inducción.
4 Gerente de Talento
Humano
Registra el ingreso del nuevo
personal en el sistema del IESS.
5 Asistente de
Talento Humano
Elabora el contrato de trabajo, de
acuerdo a los parámetros de la
empresa y darlo a conocer al nuevo
colaborador en caso de desacuerdo
no se firma el contrato.
6 Asistente de
Talento Humano
Ingresa el contrato en el Ministerio
de Relaciones Laborales.
7 Gerente de Talento
Humano
Gestiona el ingreso y entrega claves
de acceso según sea el caso.
69
Contrato de trabajo
Documentos
INICIO
Recibir los documentos del nuevo colaborador para la
carpeta e ingresar los datos al sistema.
Elaborar el contrato de trabajo, de acuerdo a los
parámetros de la empresa y darlo a conocer al nuevo
colaborador.
Registrar el ingreso del nuevo personal en el sistema del
IESS.
Ingresar el contrato en el Ministerio de Relaciones
Laborales.
Gestiona el ingreso y entrega de equipos y claves de ingreso
al sistema
FIN Las partes están de
acuerdo con el contrato?
Preparar el proceso de introducción.
Gerente de Talento Humano
Asistente de Talento Humano Asistente de Talento Humano
Asistente de Talento Humano
Gerente de Talento Humano
Asistente de Talento Humano
C
C
NO
SI
Figura 4.4.Vinculación al cargo
70
4.1.2.2.4. EVALUACIÓN DEL PERSONAL
1. Objetivo
Determinar el valor del trabajo y medir el nivel competitivo de cada trabajador en la
empresa.
2. Alcance
Se aplica a todos los departamentos
3. Responsabilidad de autorización
Gerente de Talento Humano supervisa que las personas encargadas de la evaluación
realicen su trabajo (Supervisor) acorde a la normativa, y controla el cumplimiento de la
evaluación de cada uno de los trabajadores.
4. Descripción de actividades
Tabla 4.4. Evaluación del personal
EVALUACIÓN DEL PERSONAL
PASO RESPONSABLE DESCRIPCION PUNTO DE
CONTROL
FORMATO.
1
Gerente de Talento
Humano
Planifica y coordina
semestralmente la evaluación
del personal, notificando al
Jefe inmediato con una semana
previa la evaluación al
empleado.
2 Asistente de
Talento Humano
Envía las evaluaciones al
personal involucrado.
71
3 Jefe Inmediato Se realiza las evaluaciones.
4 Gerente de Talento
Humano
Analiza la información y genera
resultados.
5 Asistente de cada
área
Entrega resultados al Gerente
General.
6 Jefes inmediatos Proponen acciones de mejora y
retroalimentación en caso de
necesitarlo. Si necesitan una
retroalimentación se coordina
una capacitación posterior.
7 Gerente Talento
Humano
Si se requiere capacitación
coordinar y programar dicha
capacitación, caso contrario
proceder con la inducción.
8 Gerente de Talento
Humano
Coordina capacitación con los
demás jefes de área y
capacitador.
72
Evaluaciones de personal
INICIO
Planificar y coordinar semestralmente la evaluación
del personal
Envía las evaluaciones al personal involucrado
Coordinar capacitación
El jefe inmediato de cada área realiza las evaluaciones
Proponen acciones de mejora
Analiza la información y genera resultados
Entrega resultados a los jefes inmediatos y al Gerente
General
Necesitan capacitación?
FIN
Gerente de Talento Humano
Gerente de Talento Humano
Gerentes de cada Área
Gerente de Talento Humano Asistente de cada Área
Gerente de Talento Humano Asistente de Talento Humano
D
D
NO
SI
Figura 4.5. Evaluación de personal
73
4.1.2.2.5. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
1. Objetivo
Lograr la adaptación de personal para el ejercicio de determinada función o ejecución de
una tarea específica, en la empresa.
2. Alcance
Todo el personal que trabaja en la empresa.
3. Responsabilidad de autorización
La autorización para la capacitación del talento humano se dará por parte del Gerente
General, siempre y cuando el Gerente de Talento Humano justifique la necesidad de
dictar capacitación a los trabajadores.
4. Descripción de actividades
74
Tabla 4.5.. Capacitación del personal
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.
PASO RESPONSABLE DESCRIPCION PUNTO DE
CONTROL
FORMATO.
1 Gerente de Talento
Humano
Análisis de conocimientos del
ocupante del cargo están acorde al
puesto.
2 Gerente de Talento
Humano
Consolida los requerimientos de
capacitación.
3 Gerente de Talento
Humano
Elabora un plan de capacitación, el
mismo que lo aprobará o rechazará
el Gerente General.
4 Asistente de Talento
Humano
Convoca al personal involucrado
indicando: Hora, fecha y lugar en el
que se llevará a cabo la capacitación.
5 Capacitador y Gerente
de Talento Humano
Evalúa los conocimientos adquiridos
durante la capacitación.
Registro de
Asistencia
6 Gerente de Talento
Humano
Analiza los resultados.
7 Asistente de Talento
Humano
Envía al Gerente General para la toma
de decisiones.
75
Resultados evaluación
Plan de capacitación
INICIO
Análisis de conocimiento Evaluación al conocimiento adquirido
FIN
Definición de requerimientos de capacitación
Elaborar un plan de capacitación
Envía resultados Gerente General
Análisis de resultados
Convocatoria
Asistente de Talento Humano
Gerente de Talento Humano
Capacitador y Gerente de Talento Humano
Gerente de Talento Humano
Gerente de Talento Humano
Gerente de Talento Humano
Asistente de Talento Humano
E
E
Figura 4.6 Capacitación del personal
76
4.1.2.3. Procedimientos
a) Cadena de valor de los procesos de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda.
Para realizar la identificación de los procesos de la organización se eligieron las
herramientas administrativas como lluvia de ideas que se determinaron en reuniones con
el personal de la empresa para determinar los diferentes procedimientos que deberán
tomar en consideración todos los colaboradores que se encuentran dentro de la compañía.
En la siguiente figura 4.7 se indican los procesos de ejecución u operación y los procesos
estratégicos y de soporte.
1) Logística de entrada
Se propone que la logística de entrada para la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., sea el
análisis de información, segmentar a los clientes, analizar sus productos actuales, su
potencial compra, su riesgo, y en base a estos datos desarrollar su actividad aseguradora.
2) Operaciones
La administración de cartera y la gestión de siniestros representan los mayores costos
para un distribuidor de seguros, por lo que se debe dedicar una especial atención a lograr
mayor eficiencia posible en el desarrollo de tareas como suscripción de pólizas, la
empresa tiene un programa de suscripción llamado PROMEDIC GOLD, asesoría
especializada.
3) Logística de salida
En esta actividad se incluye tareas como el cobro de los recibos y la entrega al cliente de
pólizas. Se considera que estas actividades generan valor para el cliente, ya que es muy
importante que el cliente se encuentre presente para la entrega de la documentación, para
constancia y respaldo de su afiliación.
77
Infraestructura de la empresa: Planificación de la empresa y Control de gestión
Gestión del Talento Humano: Gestión por competencias, formación, retribución
Desarrollo de Tecnología: Implantación de programa informático
Logística entrada:
Análisis de Datos
Operaciones:Asesoría especializada,Paquete PROMEDIC GOLD,Honorarios profesionales
Logística Salida: Cobro, Entrega de documentos
Marketing y Ventas: Construir equipos de ventas, Renovación de pólizas, Posicionamiento de marca
Servicios: Casuística, eventualidades, revisión de riesgos
Figura 4.7.Cadena de valor
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Cadena de Valor
de
78
4) Marketing y ventas
La empresa PRORESPALDO Cia. Ltda., presta poca atención a esta actividad en
detrimento de actividades como administración, las cuales se están llevando la mayor
parte de los recursos, por lo cual se propone cambiar esta tendencia para convertir las
tareas de marketing y ventas en ventajas competitivas las tareas que se consideran más
destacadas son las siguientes: construir una imagen corporativa, renovación de pólizas, y
posicionamiento de marca.
5) Servicios post venta
Gestionar los reclamos de forma eficiente tiene un impacto importante tanto en el costo
económico como en los niveles de satisfacción del cliente. Se recomienda prestar especial
atención a dicha gestión y la información que recibe el cliente a lo largo de todo el
proceso. Las revisiones periódicas de los principales riesgos al firmar una póliza de
seguros de los profesionales médicos son un factor importante de satisfacción del cliente
y que, junto con la gestión de los reclamos supone las principales fuentes de fidelización
del cliente.
6) Gestión de talento humano
La empresa adaptará un sistema de talento humano por competencias (conjunto de
comportamientos observables que están causalmente relacionados con un desempeño
bueno o excelente en un trabajo concreto y una organización concreta). Esto significa que
todas las responsabilidades de talento humano: selección, formación, evaluación del
desempeño, etc., se desarrollarán en el marco de las competencias, las principales tareas
serán:
a) Implantación del modelo de gestión por competencias
b) Formación de personal
c) Política de retribución
7) Infraestructura
La tarea principal de esta tarea será la Planificación Estratégica y el Control de Gestión
por este motivo, esta actividad es la encargada de vigilar que la empresa crezca en base al
cumplimiento de objetivos estratégicos.
79
8) Desarrollo de tecnología
Mediante el uso de un completo sistema informático se creará valor y satisfacción para el
cliente, ya que, se solventará las inquietudes y servicios de los afiliados con eficiencia y
rapidez.
4.1.2.4. Establecimiento de políticas
La empresa posee las siguientes políticas establecidas, que el empleado debe conocer
desde el primer día que ingresa a las filas de PRORESPALDO Cía. Ltda.
1) Política de remuneraciones
a) Períodos de Pago
Todos los empleados recibirán su pago en el último día de trabajo antes del 05 de cada
mes y en el último día de trabajo del mes para el período que termina.
b) Clasificación del Trabajo
Los niveles de salarios y beneficios se basan en información del mercado de salario local
y se aprueban por la Junta de Accionistas. Es política de PRORESPALDO Cía. Ltda., es
desarrollar un plan que sea competitivo en el mercado local y le permita atraer y retener
profesionales altamente calificados.
Los niveles de salario se determinarán de acuerdo a los antecedentes, experiencias y
calificaciones del candidato y de acuerdo con la descripción del puesto de
PRORESPALDO Cía. Ltda., mantendrá una política flexible con respecto a las
promociones tomando en cuenta el desempeño del trabajo, la motivación y la
compatibilidad con los objetivos de la empresa.
c) Política de evaluación de desempeño
Todos los empleados participarán en la evaluación de desempeño desde el primero al 30
de julio de cada año, para luego establecer metas y objetivos para el próximo año. Dicha
80
evaluación será una parte del archivo de personal de cada empleado. Este proceso busca
ayudar a los empleados a mejorar su desempeño de trabajo y que su potencial sea
consistente con sus capacidades.
d) Política de revisión salarial
Todo empleado recibirá una revisión anual de salario en diciembre de cada año.
Cualquier aumento salarial se haría efectivo el primero de enero del siguiente año.
Se establecerá bonos por eficiencia, por metas cumplidas; cada vendedor obtendrá:
Un 5% del valor de la prima por cada póliza vendida.
Por cada 10 contratos suscritos, de manera general todos los empleados obtienen
un % de Salario Básico Unificado.
e) Política de pagos salariales
Todo el personal recibirá su salario por medio de transferencia a las cuentas de cada
empleado.
f) Política de adelantos de salario
PRORESPALDO Cía. Ltda., no alienta el adelanto de salario pero en una situación de
emergencia puede hacer arreglos para ello con las aprobaciones apropiadas. En tales
circunstancias, después de seis meses de estar laborando en la organización. El Gerente
puede aprobar un adelanto de hasta 3 salarios.
g) Política de retenciones y descuentos del salario
Solamente podrán realizarse las siguientes retenciones y descuentos:
a) El importe del impuesto sobre la renta
b) La cuota del Seguro Social en la parte que debe abonar el trabajador
c) El pago de las deudas que el trabajador contraiga con el empleador en concepto de
anticipos de salarios o pagos hechos en exceso. Estas obligaciones serán
amortizadas por el trabajador durante la vigencia del contrato, según mutuo acuerdo,
81
pero en ningún caso los descuentos en este concepto podrán ser superiores al diez
por ciento (10%) del salario devengado en el respectivo período de pago.
d) El pago de pensiones alimenticias a favor de quienes tuvieren derecho a exigir
alimentos, siempre que el descuento fuere ordenado por autoridad competente
e) Las sumas que el trabajador autorice le sean descontadas para cubrir préstamos
bancarios y créditos comerciales, hasta por un diez por ciento (10%) de su salario.
Según el artículo 90 del código de trabajo vigente indica que:
Art.90.- Retención limitada de la remuneración por empleador; el
empleador podrá retener e salario o sueldo por cuentas de anticipos o por
compra de artículos producidos por la empresa pero tan solo hasta el diez
por ciento del importe de la remuneración mensual; y, en ningún caso, por
deudas contraídas por asociados, familiares o dependientes del
trabajador,…(p.46)
f) Si el empleado ya tiene un préstamo no podrá acceder a otro, mientras no termine de
pagar el primero.
g) No podrá hacer préstamos en los meses de marzo y abril ya que esos meses
disminuyen la suscripción de contratos.
2) Políticas sobre el Personal
Política de reserva
Esta política orienta las prácticas de información personal de PRORESPALDO Cía.
Ltda., sobre solicitudes de trabajo de empleados, exceptuando aquellos casos donde la ley
exige un acceso diferente.
La política de reserva se establece para:
Asegurar que toda información personal recopilada es necesaria y relevante.
Asegurar que la organización establece y mantiene claros estándares para la
protección de la confidencialidad de datos sobre los individuos.
PRORESPALDO Cía. Ltda., no recopilará información acerca de clientes para su
uso en la toma de decisiones, sin una autorización escrita de dicho cliente. La
autorización estará en lenguaje sencillo, indicando el nombre o categoría de personas
u organizaciones autorizadas para proporcionar información.
82
La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública en su artículo 6
indica en qué casos de puede divulgar información confidencial:
Art. 6.- Información confidencial.- Se considera información confidencial aquella
información pública personal, que no está sujeta al principio de publicidad y
comprende aquella derivada de sus derechos personalísimos y fundamentales,
especialmente aquellos señalados en los artículos 23 y 24 de la Constitución
Política de la República.
El uso ilegal que se haga de la información personal o su divulgación, dará lugar a
las acciones legales pertinentes.
No podrá invocarse reserva, cuando se trate de investigaciones que realicen las
autoridades públicas competentes, sobre violaciones a derechos de las personas que
se encuentran establecidos en la Constitución Política de la República, en las
declaraciones, pactos, convenios, instrumentos internacionales y el ordenamiento
jurídico interno. Se excepciona el procedimiento establecido en las indagaciones
previas. (p. 4)
3) Política de terminación voluntaria
Incluye instancias en las cuales un empleado renuncia dando por lo menos dos semanas
de aviso. El empleado y el supervisor deberán discutir y acordar sobre una fecha de
terminación justa y razonable. El empleado que termina el empleo voluntariamente no es
elegible para pagos adicionales.
Para el pago de indemnizaciones en caso de renuncia voluntaria el Código de Trabajo en el
Art. 95 expresa lo siguiente:
Art. 95.- Sueldo o salario y retribución accesoria.- Para el pago de indemnizaciones
a que tiene derecho del trabajador, se entiende como remuneración, todo lo que el
trabajador reciba en dinero, en servicios o en especies, inclusive lo que percibiere
por trabajos extraordinarios y suplementarias, a destajo, comisiones participación
en beneficios, el aporte individual al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
cuando lo asume el empleador, o cualquier otra retribución que tenga carácter
normal en la industria o servicio. (p. 48)
El décimo tercera y cuarta remuneración, así como las vacaciones se pagarán de manera
proporcional.
4) Política de desvinculación del cargo
El Gerente General consultará con el Gerente de Talento Humano para discutir y
determinar la razón de la desvinculación de un empleado y seguir los procedimientos que
el Código de Trabajo estipula para despido intempestivo y/o renuncia voluntaria.
83
La desvinculación del cargo por despido intempestivo está prevista en el Art. 188 Código
de Trabajo que manifiesta:
Art. 188.- Indemnización por despido intempestivo.- El empleador que despidiere
intempestivamente, será condenado a indemnizarlo, de conformidad con el tiempo
de servicio y según la siguiente escala:
Hasta tres años de servicio, con el valor correspondiente a tres meses de
remuneraciones; y, de más de tres años, con el valor equivalente a un mes de
remuneraciones por cada año de servicio, sin que en ningún caso ese valor exceda
de veinte y cinco meses de remuneraciones.
La fracción de año se considera como año completo.
El cálculo de estas indemnizaciones se hará en base de la remuneración que hubiere
estado percibiendo el trabajador al momento del despido, sin perjuicio de pagar las
bonificaciones a las que se alude en el caso del artículo 185 de este Código. (p. 87)
5) Eliminación de Trabajo - Reducción de Personal o Reorganización
La eliminación de trabajo es normalmente el resultado de reducción de personal o de
reorganización organizativa. La Junta General de Accionistas examinará las necesidades
de la organización y decidirá qué posición(es) deberán ser eliminadas.
6) Políticas sobre días de fiesta, duelo nacional, vacaciones y licencias
a) Días feriados
Todos los empleados tienen derecho días feriados al año, los que decrete en
Gobierno Nacional. (Véase tabla 4.6.Días festivos)
b) Vacaciones
Todo empleado tiene derecho a un descanso anual remunerado. La Junta General de
Accionistas de PRORESPALDO Cía. Ltda., exige a los empleados que se acojan a su
tiempo de vacaciones a su vencimiento a fin de descansar de la presión del trabajo. El
empleado tendrá derecho a quince días por cada once meses continuos de trabajo, el
trabajador que cumpla el quinto año de trabajo tendrá un día adicional
84
El Director de Talento Humano señalará con dos meses de antelación la época en que el
empleado iniciará el disfrute de las vacaciones, consultando lo mejor posible los intereses
de la organización y los del empleado.
Tabla 4.6. Días festivos 2015
Días festivos 2015
Enero
Jueves, 1 de Enero 2015 Año Nuevo
Viernes, 2 de Enero 2015 Año Nuevo
Febrero
Lunes, 16 de Febrero 2015 Carnaval
Martes, 17 de Febrero 2015 Carnaval
Abril
Viernes, 3 de Abril 2015 Viernes Santo
Mayo
Viernes, 1 de Mayo 2015 Día del Trabajo
Domingo, 24 de Mayo 2015 Batalla del Pichincha
Agosto
Lunes, 10 de Agosto 2015 Primer Grito de Independencia
Octubre
Viernes, 9 de Octubre 2015 Independencia de Guayaquil
Noviembre
Lunes, 2 de Noviembre 2015 Día de Difuntos
Martes, 3 de Noviembre 2015 Independencia de Cuenca
Diciembre
Viernes, 25 de Diciembre 2015 Navidad
En: El calendario. (20 de Enero de 2014). El-calendario.retira.eu. Recuperado el 13 de Diciembre
de 2014, de El Calendario: http://el-calendario.retira.eu/dias-festivos/ecuador/2015/ y Art. 65
Código de Trabajo
Las vacaciones se concede para que el empleado disfrute de descanso y no se permitirá su renuncia
a cambio de una remuneración o compensación. El tiempo de vacaciones sólo puede ser tomado si
se tiene derecho a él y no puede ser "prestado" contra futuras acumulaciones. No se otorgará el
pago en lugar de vacaciones excepto en la jubilación o separación.
Respecto a las vacaciones el Artículo 69 del Código de Trabajo señala:
Art. 69.- Vacaciones anuales.- Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente
de un periodo ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos los días no
laborables, los trabajadores que hubieren prestado servicios por más de cinco años
en la misma empresa o al mismo empleador, tendrá derecho a gozar
85
adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los años excedentes o
recibieran en dinero la remuneración correspondiente a los días excedentes. (p. 41)
c) Licencia por Enfermedad.
La licencia por enfermedad pagada solo se utiliza para:
Enfermedad actual o incapacidad
Citas médicas u odontológicas de tres horas o más ocurridas durante un día de
trabajo
Art. 175.- Caso de enfermedad no profesional del trabajador.- El empleador no
podrá desahuciar ni despedir intempestivamente al trabajador durante el tiempo que
éste padeciere de enfermedad no profesional que lo inhabilite para el trabajo,
mientras aquélla no exceda de un año.
d) Licencia por Embarazo/Licencia por Maternidad
Toda empleada en estado de gravidez gozará de descanso forzoso retribuido del mismo
modo que su trabajo durante las dos (12) semanas que dispone la Ley para estos casos. El
Artículo 152 del código de Trabajo actualizado en 2012 establece que:
Art. 152.- Toda mujer trabajadora tiene derecho a una licencia con remuneración
de doce (12) semanas por el nacimiento de su hija o hijo; en caso de nacimientos
múltiples el plazo se extiende por diez días adicionales. La ausencia al trabajo se
justificará mediante la presentación de un certificado médico otorgado por un
facultativo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y, a falta de éste, por otro
profesional; certificado en el que debe constar la fecha probable del parto o la fecha
en que tal hecho se ha producido.
El padre tiene derecho a licencia con remuneración por diez días por el nacimiento
de su hija o hijo cuando el nacimiento sea por parto normal; en los casos de
nacimientos múltiples o por cesárea se prolongará por cinco días más.
86
4.1.2.5. Funciones
Tabla 4.7. Funciones Gerente General
Datos de Identificación
Departamento Gerencia General (Representante Legal)
Nivel de reporte inmediato Presidente
Responsabilidades del Cargo
1. Funciones como representante legal de la empresa
2. Velar por el crecimiento y mantenimiento de los activos de la compañía dentro de las políticas
corporativas establecidas y las disposiciones de la Junta General.
3. Mantener el liderazgo empresarial en el sector asegurador.
4. Precautelar los intereses de los accionistas de la compañía.
5. Mantener la participación de mercado asegurador, observar su entorno y relación con proveedores.
6. Asegurar el cumplimiento de leyes, reglamentos y normas nacionales, internacionales y
corporativas que rigen el funcionamiento del sector asegurador.
7. Mantenerse actualizado en técnicas modernas del Management para lograr un desarrollo armónico
de la compañía.
8. Velar por el adecuado manejo de inversiones y niveles de productividad de la empresa.
9. Mantener las relaciones comerciales del negocio. Alianzas estratégicas con reaseguradoras.
10. Controlar el cumplimiento del Plan Operativo de la compañía, brindando soporte en la
elaboración del mismo.
11. Establecer y aprobar manuales, procedimientos y políticas de la empresa, que permitan lograr un
mejor desenvolvimiento operativo y administrativo.
12. Revisar y someter a consideración del Junta General de Accionistas el presupuesto anual y plan
operativo de la compañía.
13. Aprobar los estados financieros de la compañía.
14. Establecer la política salarial e incrementos para los trabajadores de la empresa.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Reporte Administrativo:
Gerente Financiero Contable
Gerente de Talento Humano
Jefe de Sistemas
Personal de atención al cliente
Gerente de marketing y ventas
Asesores operacionales
Todos los departamentos de la
empresa
Aseguradoras y Reaseguradoras
Colegio de Médicos de
Pichincha, Federación Médica
ecuatoriana, Asociación de
Médicos del Ecuador
87
Tabla 4.8. Funciones Jefe de Atención al Cliente
Datos de Identificación
Departamento Atención al cliente
Nivel de reporte inmediato Gerente General
Responsabilidades del Cargo
1. Consultas de clientes
2. Receptar denuncias
3. Dar trámite a reclamos
4. Rectificación de datos de identificación de clientes
5. Certificados de pólizas
6. Constancias de depósitos
7. Constancia de afiliación.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Personal de atención al cliente
Gerente de Talento Humano
Todos los departamentos de la
empresa.
Aseguradoras y Reaseguradoras
Colegio de Médicos de
Pichincha, Federación Médica
ecuatoriana, Asociación de
Médicos del Ecuador
88
Tabla 4.9. Funciones del Gerente Financiero
Datos de Identificación
Departamento Financiero – Contable
Nivel de reporte inmediato Gerente General
Responsabilidades del Cargo
1. Dirigir el proceso contable de la empresa, velando porque éste sea completo, oportuno,
fidedigno y permanente.
2. Coordinar el desarrollo y mantenimiento de sistemas de información financiero-contable con
el fin de registrar y controlar los hechos económicos ocurridos en la empresa y para apoyar la
gestión de la Gerencia General, de modo que permitan conocer y evaluar eficazmente el
comportamiento financiero de la misma.
3. Supervisar las funciones relativas a la contabilidad y control de activos fijos e inventarios,
exigiendo información cuantitativa y cualitativa útil para el apoyo de la gestión financiera del
área.
4. Requerir y analizar la información contable-financiera generada, e informar periódicamente
acerca de la situación patrimonial y resultados, tanto en conjunto como individualmente.
5. Elaborar estados de información financiero-contable, que permitan conocer los resultados y
situación patrimonial de la empresa.
6. Desempeñar otras actividades relacionadas que le encomiende el Gerente General.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Contador
Asistente de Gerencia Proveedores
Clientes
89
Tabla 4.10. Funciones del Contador
Datos de Identificación
Departamento Financiero - Contabilidad
Nivel de reporte inmediato Gerente General
Responsabilidades del Cargo
1. Realizar declaraciones de impuestos.
2. Presentación de anexos al SRI
3. Contabilidad en general
4. Conciliaciones bancarias
5. Preparación y presentación de informes
6. Elaboración de Estados Financieros
7. Análisis de cuentas.
8. Presentación de informes de Costos.
9. Control y supervisión de pago puntual de los servicios básicos de la empresa
10. Administrar el proceso contable considerando la normativa legal y políticas
organizacionales vigentes
11. Proveer información oportuna y razonable para clientes internos y externos así como para
organismos de control.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Financiero
Asistente de Gerencia Proveedores
Clientes
90
Tabla 4.11. Funciones Gerente de Sistemas y Tecnología de la Información
Datos de Identificación
Departamento Sistemas y TIC
Nivel de reporte inmediato Gerente General
Responsabilidades del Cargo
1) Encargado de Planificar, organizar, y controlar el desarrollo de los proyectos de sistemas de
Información computarizados en áreas funcionales básicas de la compañía.
2) Proponer nuevas mejoras a los sistemas.
3) Proponer cursos de capacitación.
4) Analizar los requerimientos de entrada, salida, flujo de datos, hardware, y software, así como
métodos alternativos a la solución de problemas.
5) Soporte a los usuarios.
6) Restringir el acceso a los programas y archivos que puedan causar daño al Sistema y respaldo
de información crítica de la empresa.
7) Hacer mantenimiento constante al software y hardware.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Personal de técnicos y programa-
dores
Gerente de Talento Humano
Departamento de Talento
Humano
Atención al cliente
Caja
Facturación
Proveedores de software y
hardware.
91
Tabla 4.12. Funciones de Asistente de Gerencia
Datos de Identificación
Departamento Gerencia
Nivel de reporte inmediato Gerente General
Responsabilidades del Cargo
1. Registrar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.
2. Atender a participantes en cursos de capacitación, y a las visitas que vienen a tratar asuntos de
índole laboral.
3. Asistir a los eventos realizados por la Gerencia.
4. Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los recados cuando el
personal de la Gerencia esta de comisión o ausente.
5. Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia.
6. Archivar todos los documentos generados por la Gerencia.
7. Resguardar y controlar los expedientes de la Gerencia.
8. Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, así como los archivos de
cómputo que se utilizan en la Gerencia.
9. Elaborar las solicitudes de viáticos y pagos diversos.
10. Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
11. Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen relación con
la Gerencia.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Gerente General
Gerente de Talento Humano
Gerente Financiero – Contable
Todos los departamentos. Proveedores
Clientes.
92
Tabla 4.13. Funciones del Gerente de Talento Humano
Datos de Identificación
Departamento Talento Humano
Nivel de reporte inmediato Gerente General
Responsabilidades del Cargo
1. Planificar, formular, liderar y coordinar las iniciativas y proyectos estratégicos para
garantizar la integración y alineación del talento humano en la contribución de valores.
2. Formular las políticas de compensación y gestión del desempeño de las personas, el
presupuesto de las iniciativas de Talento Humano, el plan de comunicación organizacional
interno y externo de la compañía.
3. Diseñar el programa de capacitación de la compañía, así como el plan de carrera en la
empresa.
4. Coordinar los programas para el fortalecimiento de la cultura organizacional.
5. Revisar y autorizar las compras y/o gastos de todas las áreas.
6. Revisar el plan de trabajo para la implementación de los diferentes proyectos estratégicos de
Talento Humano.
7. Evaluar permanentemente la efectividad organizacional, instrumentando indicadores y
ajustes cuando se presenten desviaciones.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Gerente General
Gerente Financiero – Contable
Todos los departamentos. Proveedores
Clientes.
93
Tabla 4.14. Funciones del Asesor de Indemnizaciones
Datos de Identificación
Departamento Operaciones
Nivel de reporte inmediato Gerente general
Responsabilidades del Cargo
1) Diseñar e implementar procesos y procedimientos de indemnizaciones.
2) Salvamentos y recobros.
3) Análisis y control de indicadores técnicos del ramo.
4) Análisis estadísticos y le dé indicadores de la compañía o del sector que tengan
como fuente procesos indemnizatorios.
5) Gestión y control operativo del proceso integral de indemnización a los médicos
afiliados.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Todos los departamentos. Proveedores
Clientes.
94
Tabla 4.15. Asesor Legal y Riesgos
Datos de Identificación
Departamento Operaciones
Nivel de reporte inmediato Gerente general
Responsabilidades del Cargo
1) Riesgos
2) Revisión y/o elaboración de contratos de todo tipo (suministros, proveedores,
etc.).
3) Seguimiento y análisis de la legislación.
4) Resolución de consultas jurídicas internas y externas.
5) Planes y Fondos de pensiones: elaboración documentación, comisiones de
control, elaboración de acuerdos.
6) Protección de datos: inscripciones y actualización de ficheros.
7) Elaboración y revisión de la documentación de productos.
8) Gestión de las sociedades del grupo: nombramientos de cargos,
apoderamientos, estatus, etc.
9) Asesoramiento en Derechos de Seguros.
10) Asesoramiento de Derecho Fiscal.
11) Evaluar los riesgos identificados en cada área de la empresa.
12) Proponer alternativas que contribuyan a la mitigación y control de los riesgos.
13) Liderar la definición de políticas para la gestión integral de riesgos y la gestión
de cumplimiento normativo, incluyendo los roles y responsabilidades; así como
proponerlas para su aprobación y divulgaras.
14) Coordinar las funciones de trabajo con los funcionarios de las distintas
gerencias.
15) Participar en la elaboración de plan estratégico y en la definición de los
indicadores de gestión.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Todos los departamentos. Proveedores
Clientes.
95
Tabla 4.16. Funciones del Asesor de Reaseguros
Datos de Identificación
Departamento Operaciones
Nivel de reporte inmediato Gerente general
Responsabilidades del Cargo
1) Asesorar a la compañía sobre cuyos riesgos que puede asumir con sus propios
recursos (patrimonio).
2) Cuantos riesgos está en capacidad técnica y económica de asumir.
3) Que volumen de ventas puede aumentar al tomar un reaseguro.
4) En que niveles se reduce el impacto en los ingresos y egresos de seguros
especialmente siniestros.
5) Indicar que resultados se obtendría de las compañías reaseguradoras para evitar
pérdidas que desequilibre sus balances.
6) Informar adecuadamente a la Gerencia General para presupuestar, invertir,
planificar y tomar decisiones gerenciales.
Colaboradores directos Contactos Internos Contactos externos
Todos los departamentos. Proveedores
Clientes.
Tabla 4.Costo incremento de Personal
NOMBRE DEL CARGOTOTAL
GANADO
DECIMO
TERCERO
DECIMO
CUARTO
FONDOS
RESERVAVACACIONES
APORTE
PATRONAL
TOTAL
MENSUALTOTAL ANUAL
Contador 600 50,00 28,33 49,98 25,00 72,90 826,21 9.914,56
Sistemas (Prestación Servicios) 450 450,00 5.400,00
Cajero y Atención Clientes 450 37,50 28,33 37,49 18,75 54,68 626,74 7.520,92
Asesor Indemnizaciones 500 41,67 28,33 41,65 20,83 60,75 693,23 8.318,80
Asesor legal y Riesgos 500 41,67 28,33 41,65 20,83 60,75 693,23 8.318,80
Asesor Reaseguros (prest. Servicios) 500 500,00 6.000,00
2.596,19 31.154,28
96
4.1.2.6. Perfil profesional del puesto
Tabla 4.18. Perfil profesional del puesto del Gerente General
PE
RF
IL
FORMACIÓN
ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
ADICIONALES
IDIOMAS
NECESARIOS
NIVEL DE
EXPERIENCIA
Economista,
Ingeniero comercial
o afines
Maestría en
Administración de
Empresas.
Planificación
estratégica.
Organización y
sistemas
Marketing y ventas
Capacidades de
negociación
Inglés Nivel:
Avanzado
De 3 a 5 años en
posiciones o
funciones similares.
Tabla 4.19. Perfil profesional del puesto del Gerente Marketing y Ventas
PE
RF
IL
FORMACIÓN
ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
ADICIONALES
IDIOMAS
NECESARIOS
NIVEL DE
EXPERIENCIA
Economista,
Ingeniero comercial
o afines
Maestría en
Marketing
Microsoft Office
Publicidad
Técnicas para
capacitar a
vendedores.
Mejoramiento
continuo
Inglés Nivel: Medio De 2 a 3 años en
posiciones o
funciones similares
97
Tabla 4.20. Perfil profesional del puesto del Asistente de Gerencia
PE
RF
IL
FORMACIÓN
ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
ADICIONALES
IDIOMAS
NECESARIOS
NIVEL DE
EXPERIENCIA
Tecnóloga en
administración de
empresas.
Manejo de Office en
un 100%.
Control de citas,
formación de
expedientes y
resguardo de archivo.
Uso de Internet,
Excelente ortografía
y redacción.
Inglés Nivel:
Avanzado
De 1 a 3 años en
posiciones o
funciones similares
Tabla 4.21. Perfil profesional del puesto del Gerente de Talento Humano
PE
RF
IL
FORMACIÓN
ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
ADICIONALES
IDIOMAS
NECESARIOS
NIVEL DE
EXPERIENCIA
Ingeniero en
Administración de
empresas o carreras
afines.
Deseable contar con
estudios de
postgrado en áreas
de Talento Humano.
Conocimiento Leyes
en general: Código de
Trabajo, IESS, SRI.
Ley de transparencia.
Técnicas de
Motivación al talento
humano.
Inglés Nivel: Medio Experiencia mínima
de 2 años en cargos
de responsabilidad
en dirección de
personal y/o
mejoramiento de
procesos de talento
humano.
98
Tabla 4.22.Perfil profesional del puesto del Gerente Financiero P
ER
FIL
FORMACIÓN
ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
ADICIONALES
IDIOMAS
NECESARIOS
NIVEL DE
EXPERIENCIA
Ingeniero en
Finanzas.
Administración de
empresas.
Conocimientos sobre
seguros.
Desarrollo de
políticas de ingresos
y egresos.
100% Ingles:
hablado, escrito y
traducido.
Dos años en
elaboración y
análisis de
presupuestos.
Un año de
experiencia en
presentación de
estadísticas e
información
financiera.
Tabla 4.23 Perfil profesional del puesto del Contador
PE
RF
IL
FORMACIÓN
ACADÉMICA
CONOCIMIENTOS
ADICIONALES
IDIOMAS
NECESARIOS
NIVEL DE
EXPERIENCIA
Ingeniero o
Licenciado en
contabilidad y
auditoría (CPA)
Conocimientos de
Administración
tributaria.
Manejo de Office
100%.
Normas
Internacionales de
Información
Financiera (NIIF)
Nivel de Inglés:
medio
Tres años de
experiencia en
contabilidad general
en empresas de
seguros.
99
4.1.2.7. Autoridad
Tabla 4.24. Autoridad del Gerente General
NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO
1. Solicitar a la Junta General de Accionistas la aplicación de sanciones al personal de la
empresa.
2. Decidir si se renueva un contrato de trabajo.
3. Aprobar la contratación de personal para cubrir nuevos cargos en la empresa, siempre y
cuando estén aprobados en el presupuesto de la compañía.
4. Emitir y firmar certificados de trabajo.
5. Firmar contratos de trabajo, contratos civiles y de servicios.
6. Firmar cheques.
7. Aprobar reposición de gastos de viaje del personal.
8. Solicitar y aprobar la asignación de equipos de computación y equipos de trabajo para el
personal.
9. Aprobar el mantenimiento de vehículos y edificios de la empresa.
10. Aprobar compras locales de productos para el giro del negocio.
Tabla 4.25. Autoridad del Gerente de Marketing y Ventas
NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO
1. Contratar los servicios de publicidad y propaganda.
2. Suspender procesos de marketing y ventas en el caso que lo amerite.
3. Dar por terminado un contrato en caso necesario (campañas publicitarias)
4. Solicitud de reportes periódicos de operación
100
Tabla 4.26. Autoridad del Asistente de Gerencia
NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO
1. Solicitar la asignación de equipos de computación y equipos de trabajo para el personal.
2. Atender consultas del personal de la empresa, informando sobre los asuntos que le solicitan
dentro de las normas de seguridad y confidencialidad;
3. Coordinar y controlar la agenda de reuniones del Gerente General, obteniendo los recursos
tales como información, documentos, equipos o suministros necesarios para su ejecución.
Tabla 4.27. Autoridad del Gerente de Talento Humano
NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO
1. Coordinar actividades de capacitación y desarrollo de competencias laborales.
2. Organizar actividades de bienestar laboral teniendo en cuenta las necesidades
organizacionales.
3. Planificación de actividades de inducción para el nuevo personal y para los empleados que
sean promovidos o transferidos de cargos.
4. Elaborar nómina de sueldos de acuerdo con la normatividad vigente y procedimientos
establecidos por la empresa.
5. Liquidar aportes de Seguridad Social de acuerdo a la normatividad vigente y
procedimientos establecidos por la empresa.
6. Apoyar el desarrollo de programas relacionados con seguridad y salud ocupacional de
acuerdo a la normatividad vigente y a los riesgos inherentes en la empresa.
7. Implementar acciones encaminadas a generar un clima organizacional favorable.
8. Coordinar procesos relacionados con reclutamiento y selección de personal de acuerdo con
los perfiles requeridos por el cargo.
101
Tabla 4.28. Autoridad del Gerente Financiero
NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO
1. Solicitar aprobación del presupuesto para el año siguiente al Gerente General.
2. Aprobar los estados financieros presentados por el Contador
3. Aprobar gastos de caja chica
4. Revisar los flujos de efectivo mensuales presentados por el Contador
Tabla 4.29. Autoridad del Contador
NIVEL DE AUTORIDAD DEL CARGO
1. Controlar el ingreso de información contable
2. Negociar con otras áreas la incorporación de mejoras que permitan un correcto uso de las
normas contables.
3. Solicitar reportes financieros y contables a voluntad.
4.1.3. DIRECCIÓN
La dirección se encarga de explicar los planes elaborados para los empleados y dar instrucciones para
ejecutarlos de manera eficiente, teniendo como punto primordial el cumplimiento de los objetivos.
4.1.3.1. Alcance de la Dirección
Los directores son los encargados de dirigir a los gerentes de cada área, éstos a su vez dirigen a los
supervisores, los mismo que a su vez dirigen a los empleados , en el caso de la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda., la dirección se presenta en tres niveles de autoridad y poder.
4.1.3.2. Autoridad y Poder
Nivel Estratégico: Este nivel se refiere a toda la empresa, partiendo por la Junta General de
Accionistas y el Gerente General, que son los encargados de planificar, monitorear, tomar decisiones y
evaluar el cumplimiento de objetivos tanto administrativos como financieros.
Nivel Gerencial o Táctico: Se refiere a cada departamento o área de la empresa, conocido también
como nivel medio, en el cual se encuentran todos los Gerentes y Jefes de Área, se caracteriza por ser la
parte técnica, encargada de planificar y evaluar al personal a su cargo.
102
Nivel Operacional: Se refiere a cada grupo de personas o tareas que se realizan dentro de empresa, es
decir quienes ejecutan las acciones encaminadas a solucionar las indemnizaciones y asesorías a los
profesionales médicos.
4.1.4. CONTROL
Mediante la función de control se pretende saber en todo momento la situación de los trámites de
indemnizaciones, comprobar si son verdaderas las demandas presentadas a los médicos, el control
ayuda a que sea posible trasladar la información oportuna en tiempo y forma. El fin del control es
comparar los resultados previstos en la planificación con los reales medidos, de forma que puedan
estudiarse las razones de las desviaciones y tomar las medidas oportunas para evitarlo en el futuro.
4.2. PROPUESTA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
El control interno financiero abarca los controles que toma la empresa para prevenir el fraude, tanto
la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos, el sistema de control
interno proporciona un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de objetivos
contables relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.
4.2.1. Factores de Control Interno
4.2.1.1. Ambiente de Control
A más de los puntos de ambiente de control administrativos, se cumplirán los siguientes puntos de
control para el área financiera:
a) El personal involucrado en actividades contables deben contar con un alto código de
conducta, valores morales y éticos.
b) El personal deberá contar con un programa de capacitación anual.
c) El personal de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda. deben basarse en honestidad y
rectitud.
d) Debe hacerse conciencia en los empleados sobre responsabilidad para admitir las
equivocaciones y corregirlas en la brevedad posible.
e) Se debe inculcar al personal a trabajar en equipo siempre, aportando valor agregado al
trabajo, sirviendo a los demás para lograr las metas de la empresa.
f) Procurar adecuadas medidas de protección, uso y conservación de los recursos financieros,
materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la empresa.
103
g) La función de contabilidad se la debe tomar como una actividad importante del sistema
global de control de la empresa.
h) Establecer información financiera confiable, oportuna y suficiente como herramienta útil
para la administración y control.
i) Asegurar que todas las actividades contables de la empresa estén dentro de los cánones de
legalidad, normas constitucionales y reglamentarias.
A continuación se detallan los departamentos que intervienen en el control interno
financiero:
Figura 4.8. Control Interno Financiero - Contable
4.2.1.2. Evaluación de Riesgos
Se refiere a los riesgos de control interno, ya que la empresa PRORESPALDO Cía Ltda., está
relacionada con riesgos que competen al giro del negocio como es asegurar a profesionales en el
cual se incluyen otros tipos de riesgos. Todos los recursos y los esfuerzos de la organización están
orientados por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial la
identificación de los factores que pueden evitar su logro. El Jefe de Área debe establecer criterios
de medición de estos riesgos para prevenir su ocurrencia a futuro y así asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos. Por esta razón se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
a) Existe un riego latente en el momento de litigar, todo depende del abogado que está a cargo
del caso, ya que en un supuesto donde no es verdad el siniestro, la empresa perdería
cuantiosos recursos económicos por indemnización.
b) Un análisis de seguros mal realizado, puede causar graves daños a la empresa, ya que no
tendría la suficiente liquidez para cubrir las indemnizaciones.
c) Se debe identificar objetivos por prioridades.
d) Debe existir compromiso de los empleados a cumplir con los objetivos.
e) El área de contabilidad debe contar con el apoyo suficiente de la administración para
cumplir los objetivos planteados.
CONTROL INTERNO
FINANCIERO -
CONTABLE
Facturación Conciliación
Bancaria Reposición de
Caja Chica
Gerente Financiero
Contable
104
4.2.1.3. Identificación de riesgos
Este factor tiene por objetivo identificar y considerar las implicaciones de los riesgos
relevantes internos y externos, es decir aquellos que pueden afectar a la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda., éstos son:
Tabla 4.30 Factores externos e internos
FACTORES EXTERNOS
o Tasas de interés con tendencia a subir.
o Crisis de valores monetarios
o Ubicación actual de PRORESPALDO Cía. Ltda
o Incremento del índice delincuencial en el Sector Médico
o Incremento del índice de desempleo en el Sector Médico
o Resistencia a ciertos cambios tecnológicos (Tecnología de la Información y
Comunicación)
o Presencia de la competencia con servicios similares
o Cambios drásticos en las leyes que regulan ciertas actividades respecto a los
seguros médicos.
FACTORES INTERNOS
o No se cuenta con una central telefónica de PRORESPALDO Cía. Ltda, por lo
tanto no se receptan llamadas entrantes.
o Falta de asesoramiento en redes publicitarias para promocionar sus servicios
o Dificultad en la reducción del tiempo para la adquisición de un paquete
PROMEDIC GOLD
o Falta de Inversión en talleres de motivación para los trabajadores..
4.2.1.4. Análisis de Riesgos
En este factor se identifican los riesgos globales de la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda.
Objetivo.-Tiene por objetivo analizar y cuantificar los riesgos más importantes y clasificarlos
como bajo, moderado, alto.
105
Tabla4.31. Clasificación de Riesgos
BAJO MODERADO ALTO
FUENTES EXTERNAS
Tasas de interés X
Crisis de valores monetarios X
Ubicación actual de PRORESPALDO Cía. Ltda X
Incremento del índice delincuencial en el Sector Médico X
Incremento del índice de desempleo en el Sector Médico X
Resistencia a ciertos cambios tecnológicos X
Presencia de la competencia con servicios similares X
Cambios drásticos en las leyes que regulan ciertas actividades X
BAJO MODERADO ALTO
FUENTES INTERNAS
No se dispone de una central telefónica X
Falta de asesoramiento en redes publicitarias X
Dificultad en la reducción del tiempo para la adquisición de un
paquete PROMEDIC GOLDX
Falta de Inversión en talleres de motivación para los trabajadores X
CLASIFICACIÓN DE RIESGOS CLASIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN DE RIESGOS CLASIFICACIÓN
Circunstancias que demanda atención especial de riesgos
Identifica y analiza condiciones y efectos de los riesgos de la empresa.
4.2.1.5. Actividades de control
1. Conciliación Bancaria
Las conciliaciones bancarias se realizan cotejando los movimientos del libro bancos de la
empresa, con los registros y saldos de los estados financieros a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones que no se registran en uno u
otro lado.
Para lograr que el procedimiento de conciliación sea efectivo, se debe determinar las
diferencias, hacer ajustes y revisión a la conciliación bancaria, este procedimiento será
efectuado por el Gerente del Departamento Financiero – Contable, y analizado por el
Gerente General para su aprobación.
106
2. Facturación
Todos los cobros que se recepten deben proporcionar una factura, la misma que genera
mayor confiabilidad por parte del cliente. Además a través de la facturación se lleva un
registro ordenado en forma cronológica de los ingresos que la empresa obtiene por cada
pago realizado de manera mensual de cada cliente, así se obtiene una información
financiera oportuna.
3. Reposición de Caja Chica
El control de caja chica se constituye mediante el sistema de reposición del fondo fijo,
con normas adicionales que normalizan su uso. Este fondo estará bajo la custodia de la
Asistente de Gerencia, el Gerente Financiero – Contable supervisará y controlará los
fondos a ser erogados.
Para lograr un control interno eficiente se debe implementar las siguientes normas:
La persona autorizada para aprobar los desembolsos de Caja Chica o su asignación
será el Gerente Financiero- Contable.
El custodio del Fondo de Caja Chica solamente podrá realizar desembolsos,
dependiendo del monto de la misma.
Todas las erogaciones se realizarán únicamente por el custodio del fondo y
obligatoriamente deben ser firmadas por la persona que recibe los fondos.
Los recibos o documentos de respaldo están conformados por un original el cual será
retenido por el custodio del fondo para fines de solicitar reposición y una copia para la
persona que recibe los fondos.
El custodio del fondo deberá anexar al comprobante de Caja Chica la factura que
justifica dicha erogación.
El monto original del fondo, será fijado por un máximo de dos sueldos básicos y estará
representado por efectivo.
No se hará ningún desembolso sin realizar el comprobante de Caja Chica
correspondiente. En caso de contratiempos, se preparará un recibo provisional de Caja
Chica destinado para estos fines.
4.2.1.6. Información y Comunicación
Este componente se encarga de capturar y comunicar información pertinente y en forma oportuna
ya que todos los niveles de la empresa deben trabajar con miras a lograr los objetivos.
107
Para el logro de los objetivos establecidos en la empresa es necesario:
Que los Estados Financieros cuenten con los anexos suficientes para una mejor
comprensión y análisis.
Mostrar notas sobre el análisis de las cifras presentadas en los Estados Financieros.
El contenido de la información debe ser apropiado a las necesidades de la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda.
La información suministrada debe ser oportuna y apropiada.
La información debe ser reciente y actualizada.
La información suministrada debe contribuir con el control interno financiero.
La administración es responsable de los sistemas de información.
El sistema de información debe ser evaluado y aprobado por la Gerencia.
La administración debe poseer receptividad a las sugerencias del personal.
Se debe crear mecanismos para que los empleados suministren recomendaciones de
mejoramiento continuo.
4.2.1.7. Supervisión y Seguimiento
Supervisar la efectividad del control interno es controlando las labores del personal de la empresa
mediante un seguimiento, para ello se debe tomar en cuenta:
El personal debe revisar la exactitud de los reportes.
Se evalúa los controles para prevenir y detectar riesgos a que está expuesta la empresa.
Se debe tomar en cuenta las debilidades encontradas por los auditores externos.
Se debe fortalecer los controles internos contables si es necesario.
4.2.2. ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EJECUTAR LAS
ACTIVIDADES
4.2.2.1. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
1. Objetivo
Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario
y que no se han abonado a otra cuenta,
108
Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al Banco por algún motivo
Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados,
Identificar los cheques emitidos que no han sido cobrados,
Detectar algún cheque emitido y cobrado pero no contabilizado,
Contabilizar todos los cargos bancarios,
Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta
bancaria.
2. Alcance
El proceso de conciliación bancaria alcanza al área de Contabilidad. El procedimiento
inicia con el registro de ingresos y egresos en el libro auxiliar de movimiento y termina
con la conciliación bancaria.
3. Normas de cumplimiento interno
Mensualmente realizar en los libros auxiliar de movimiento de bancos, las
correcciones o ajustes de diferencias entre contabilidad y tesorería y realizar los
ajustes contables por notas realizadas en los bancos.
Realizar listados de conciliaciones bancarias para la verificación de los valores reales
en los saldos de las cuentas bancarias y ajuste de valores entre contabilidad y
tesorería.
La realización de la Conciliación Bancaria es obligatoria al cierre de cada mes.
Se debe dejar evidencia documental y debidamente certificada.
Para la elaboración de dicha conciliación se debe tener un registro que contenga los
siguientes datos:
o Saldo al inicio del mes: Importe de la cuenta correspondiente
o Débitos: Todas las operaciones realizadas que incluye depósitos, transferencias,
y otros, realizadas directamente por el banco.
o Créditos: Todas las operaciones realizadas que incluye, cheques emitidos
consecutivamente, transferencias y otros realizados directamente por el banco.
o Saldo al final del mes: Importe del movimiento realizado con un saldo inicio +
débitos – créditos.
4. Responsabilidades de autorización
Es responsabilidad del área de contabilidad hacer la conciliación bancaria.
109
El área de tesorería tiene la obligación de facilitar todos los datos a contabilidad para
que se cumpla esta labor.
5. Descripción de actividades:
Tabla 4.32. Conciliación bancaria
PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Contador Bajar e imprimir el estado de cuenta
desde banco en línea, generalmente
el banco envía mediante correo
electrónico el estado de cuenta al
cliente.
2 Contador Imprimir notas de débito y crédito
desde el sistema contable (Mayor
Bancos)
3 Contador Comparar saldos Formato para
conciliación
bancaria
4 Contador Si existe diferencias revisar cheques
en tránsito.
Formato para
conciliación
bancaria
5 Contador Sumar o restar cheques en tránsito Formato para
conciliación
bancaria
6 Contador Revisar nuevamente las diferencias Formato para
conciliación
bancaria
7 Contador Imprimir conciliación
110
ConciliaciónBancaria
Mayor Bancos
Estados de cuenta
INICIO
Bajar e imprimir estado de cuenta desde banca en línea
Revisar cheques en transito
Existe diferencias?
FIN
Imprimir notas de débito y crédito del sistema contable
(Mayor Bancos)
Comparar saldos
Imprimir Conciliación
Revisar nuevamente saldos
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
Contador
NO
SI
F
F
Figura 4.9.Conciliación Bancaria
6. Puntos de control
Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes para tener valores razonables.
Verificar que los cheques aparezcan en el estados de cuenta enviado por el banco
Ajustar las diferencias del estado de cuenta del banco con el Libro Mayor de bancos
de la empresa hasta lograr que los saldos sean iguales.
7. Formularios de control de activos
Modelo básico de conciliación bancaria. Ver Anexo A
111
4.2.2.2. PROCESO DE FACTURACIÓN
1. Objetivo
Acreditar la transferencia de un bien en este caso la venta de los servicios a los clientes
(personas naturales y jurídicas) y con esto se concluye la transacción comercial al
momento de ser acreditados los valores correspondientes por la venta de servicios
.
2. Alcance
Este procedimiento se utilizará para todas las ventas de servicios (personas naturales y
jurídicas) que se haga.
3. Normas de cumplimiento interno
a) Las facturas de venta deben tener el permiso y formato regulado por el Servicio de
Rentas Interno.
b) Todas las facturas en estricto orden deben ser registradas en Contabilidad.
c) Se contabilizará inmediatamente después de la venta del servicio.
d) Todas las facturas deben contener firmas de responsabilidad como lo exige la Ley.
4. Responsabilidades de autorización
a) Gerente General: Es quien aprueba el procedimiento contable.
b) Contador: Se responsabiliza de registrar oportunamente el activo y garantizar que los
valores contables sean razonables.
5. Descripción de actividades.
112
Tabla 4.33. Facturación
FACTURACIÓN
PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Cajero Abrir una cuenta en el sistema
contable a nombre del cliente
2 Cajero Generar e imprimir factura del
servicio correspondiente.
3 Gerente Financiero Verificar y firmar factura
4 Cajero Entregar original al cliente y copia a
contabilidad
5 Cajero Adjuntar y archivar documentación
113
Factura
INICIO
Abrir cuenta cliente en el Sistema Contable Firmar factura
La factura está correcta?
FIN
Generar e imprimir factura por servicios prestados
Adjuntar y archivar documentación
Entregar original al cliente y copia a
contabilidad
Cajero
Cajero
Gerente Financiero
Cajero NO
SI
G
G
Figura 4.10.Facturación
6. Puntos de control
Al momento de firmar la factura de manera conjunta con el cliente.
Verificar que el pago que realiza el cliente se rijan a las tarifas legalmente
establecidas.
Se entrega junto con la factura un recibo de caja al cliente y la copia se anexa a la
copia de la factura.
4.2.2.3. REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
1. Objetivo
114
Asegurar el correcto funcionamiento y administración de Caja Chica de la empresa.
Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignación, utilización,
reposición y rendición de Caja Chica.
Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los responsables en
el manejo, administración y presentación de los documentos que respaldan las
rendiciones de las transacciones efectuadas.
2. Alcance
Será de aplicación obligatoria en todas las áreas de la empresa que soliciten, administren
y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica.
3. Normas de cumplimiento interno
La Caja Chica se utilizará para atender gastos de menor cuantía que no tengan el carácter
de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser atendidos de inmediato, tales
como:
Útiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los artículos requeridos en
stock y se haya obtenido la certificación de su inexistencia.
Arreglo y adquisición de cerraduras y otros elementos de seguridad.
Fotocopias.
Gastos de servicio de comunicaciones: telefonía fija, Internet, (siempre que no se
trate de abonos periódicos) cuando por razones de urgencia no puedan ser realizados
por medios propios.
Reparaciones menores.
No podrá utilizarse el fondo de Caja Chica en gastos que sean previsibles y que no
tengan el carácter de urgentes, ni en aquellos que individualmente superen el importe
de $ 500.00
4. Responsabilidades de autorización:
Gerente General
Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las áreas del
Organismo
115
Asistente de Gerencia
Otorgar los fondos autorizados a cada responsable de Caja Chica, tanto en la
apertura como así también en las reposiciones.
Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los
fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente
procedimiento.
Contador
Rubricar los libros de cajas chicas
Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los
fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente
Procedimiento.
116
5. Descripción de actividades:
Tabla 4.11. Reposición de caja chica
REPOSICIÓN CAJA CHICA
PASOS
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PUNTO DE
CONTROL
FORMATO
1 Asistente de Gerencia Analiza y cuantifica facturas de compras
menores.
2 Gerente Financiero Prepara informe para reposición de Caja
Chica
3 Gerente Financiero Verifica informe
4 Gerente Financiero Comparar comprobantes (recibos y
facturas) más dinero contra total de dinero
entregado por fondo rotativo
5 Gerente Financiero Revisar que las facturas sean las correctas
si no lo son investigar causas a custodio
(encargado de Caja Chica)
6 Asistente de Gerencia Si todo está correcto: firma de aprobado,
generar e imprimir egreso y cheque
7 Gerente Financiero Si es correcta la justificación elaborar
cheque.
8 Asistente de Gerencia En caso de no satisfacer las explicaciones
del custodio pasar orden de descuento en el
rol de pagos.
9 Gerente Financiero-
Gerente General
Elabora el cheque, haciendo firmar de
manera conjunta gerente y jefe financiero,
colocando sello.
10 Asistente de Gerencia Archivar información
117
INICIO
Receptar y revisar informe para reposición de la caja
chica
Generar e imprimir egreso y cheque
Existe diferencias?
FIN
Verificar informe y autorizar reposición
Verificar informe
Adjuntar y archivar información
Firma conjunta del cheque
Comparar recibos mas dinero contra total entregado
Investigar causas a custordio
Justifica el faltante?
Asistente de Gerencia
Gerente Financiero
Gerente Financiero
Gerente Financiero y Gerente General
Asistente de Gerencia
Gerente Financiero
Gerente Financiero
Asistente de Gerencia
SI
NOSI
NO
Figura 4.11Reposición de Caja Chica
118
6. Puntos de Control
Existirá una sola persona responsable de Caja Chica.
El responsable de la Caja Chica, no debe estar relacionado a funciones Contables
como Cobros y Caja Principal.
Los pagos a realizarse con Caja Chica deben tener un monto establecido, aquellos
pagos que excedan dicho límite, se deberá pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para
su eliminación.
La reposición del fondo se hará por medio de cheque a nombre del responsable del
mismo.
El fondo se registrará en cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se
detalle en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
7. Formato de Control
Modelo de Arqueo de Caja Chica. Ver Anexo B
4.3. INSTRUCTIVOS DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE SOPORTE
Los comprobantes y documentos de soporte son los respaldos de las transacciones, que son
utilizados a diario por la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., para la conducción de las
actividades de Organización y Dirección de sus actividades y transacciones y son los que se
presentan físicamente a continuación:
Rol de Pagos
Cheques
Facturas
Liquidación de Compras
Comprobante de Retención
Comprobante de Ingreso
Comprobante de Egreso
Los comprobantes y documentos de soporte se sustentan el Reglamento de comprobantes
de venta, retenciones y documentos complementarios.
119
Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o
la realización de otras transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.
4.3.1. Rol de pagos
El rol de pagos, también denominado nómina, es un registro que realiza toda empresa para
llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de
manera general. En este documento se consideran dos secciones, una para registrar los
ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos y otra para registrar los descuentos
como aportes para el seguro social, cuotas por préstamos concedidos por la compañía,
anticipos.
Tabla 4.34 Formato rol de pagos
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios
4.3.2. El cheque
El Cheque es un documento contable de valor en el que una persona es autorizada para
extraer dinero de la cuenta de otra persona, una determinada cantidad de dinero, la cual se
expresa en el siguiente documento.
De acuerdo con la resolución No. SBS-2014-234 se realiza una reforma al capítulo III del
Reglamento General de la Ley de cheques, del título XXIV “disposiciones generales”, y en
el artículo 17 del mencionado reglamento se menciona que:
120
Art. 17.- Al girar un cheque se debe indicar con claridad el lugar y la fecha de
emisión.
Para el lugar de emisión, se podrá utilizar abreviaturas de uso corriente en el
espacio o casillero correspondiente.
La fecha podrá ser escrita en número y letras o solamente en números o solamente
en letras, conforme consta en el formulario, registrando en el espacio o casillero
correspondiente el año, mes y día. Cuando se traté de mes podrá utilizarse
abreviaturas y números arábigos o romanos.
La cantidad escrita en números, cuando tenga decimales, debe escribirse con dos
decimales.
Cuando la cantidad se exprese en letras, podrá presentarse la parte decimal con la
utilización de fracciones o con la escritura completa en letras.
Art. 18.- Se prohíbe poner en el cheque sellos o leyendas que condicionen su pago,
salvo los establecidos en la ley de Cheques o en este capítulo, los demás se
consideran como no existentes.
Art. 19.- El cheque debe girarse “a la orden de persona determinada” o “no a la
orden”, con los efectos legales del caso.
Figura 4.12 Manera correcta de llenar un cheque
Nota. En: ACFI. (26 de Septiembre de 2014). ACFI - Auditores, contadores y consultores
financieros. Recuperado el 13 de Diciembre de 2014, de Auditores, Contadores y
Consultores Financieros: http://www.auditoresycontadores.com/tributacion/78-nuevo-
reglamento-de-cheques-en-ecuador
4.3.3. Factura
La factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo
general, se trata de una compraventa de bienes o servicios. Consta de una serie de requisitos e
121
información. El Art.11 del Reglamento de comprobantes de venta, retenciones y documentos
complementarios indica que:
Art. 11.- Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la
transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras
transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el
adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que
utilice la factura como sustento de gastos personales;
b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
c) Cuando se realicen operaciones de exportación.
A continuación la factura física:
Figura 4.13.Factura PRORESPALDO
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios
122
4.3.4. Liquidación de compras
Las Liquidaciones de compra son comprobantes de pago emitidos a personas naturales, que no
tienen RUC, pueden ser empleadas para el sustento de costo, gasto y/o crédito fiscal.
Figura 4.14.Liquidación de compras PRORESPALDO
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios
4.3.5. Comprobante de retención
Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizados por los Agentes de
Retención, sean de Retención en la Fuente o IVA. Los sujetos de retención emitirán el
comprobante de retención al proveedor dentro de los 5 días hábiles siguientes, contados desde la
fecha de presentación del respectivo comprobante de venta.
123
Figura 4.15. Comprobante de retención PRORESPALDO
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios
4.3.6. Comprobante de ingreso
El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa. Cuando se
recibe el dinero en efectivo, el cheque o el boucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben
estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, debe ser depositado al siguiente día.
124
Figura 4.16. Comprobante de ingreso PRORESPALDO
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios
4.3.7. Comprobante de egreso
Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan para conocer en detalle, la fecha, a
quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la contabilización, estos
formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para Contabilidad y una copia
para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o
liquidaciones de compras.
125
Figura 4.17. Comprobante de egreso PRORESPALDO
Nota. En: Archivos PRORESPALDO Cía. Ltda., Documentos varios
126
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
En la empresa PRORESPALDO Cía. Ltda., no existe procedimientos de control
interno, tanto administrativo como financiero que permitan alcanzar los objetivos
institucionales, por lo tanto su organización es deficiente y el personal no
desempeña sus funciones y responsabilidades adecuadamente de acuerdo al cargo
que ocupa, existe funciones que están sobrecargadas, por lo tanto se propone
descongestionar estas áreas y crear nuevas netamente relacionadas con el giro del
negocio como lo es indemnizaciones. legal y riesgos, otra de reaseguros.
Como consecuencia del deficiente control interno no se dispone de información
financiera oportuna de acuerdo con los balances obtenidos, donde indican que
existen crédito tributario, se puede deducir que las compras son mayores a las
ventas, esto demuestra que no se factura adecuadamente, o se cobra las primas
respectivas pero no se extiende el comprobante de venta, sin embargo la empresa
sigue funcionando pese a estos inconvenientes.
La empresa no tiene un organigrama estructural ni funcional definido, lo que
impide dar a conocer al personal la jerarquización que maneja la misma.
Con los análisis realizados se determina que el sistema contable no presenta las
seguridades necesarias para la protección de la información financiera, además al
no tener un conocimiento claro de su manejo no se lo utiliza de manera adecuada,
generando errores al momento de realizar las actividades, siendo ésta una de las
causas para que la empresa no tome decisiones correctas.
Con la restructuración administrativa y financiera que se plantea, la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda., permitirá organizar de mejor manera la información y
establecer procesos y procedimientos que logren direccionar de mejor manera las
funciones de los colaboradores e instruirlos para alcanzar los objetivos propuestos
por la misma.
La propuesta de reestructurar el área financiera – contable, significa desarrollar
procedimientos para las diferentes actividades del área, de manera tal que sea una
127
guía para la ejecución del trabajo diario, ajustados a las necesidades de la empresa
PRORESPALDO Cía. Ltda.
La propuesta del Sistema de Control Interno para la empresa, es un plan de
organización, ya que determina el direccionamiento estratégico de cada uno de los
procesos administrativos y financieros, pues están coordinados de manera coherente
a las necesidades de la empresa, para proteger y resguardar los activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de la información contable, así como también mantener la
eficiencia, eficacia y efectividad en las operaciones, estimulando el cumplimiento
de los objetivos de la misma.
5.2. RECOMENDACIONES
En concordancia con el crecimiento y expansión de la empresa, la
administración debe revisar, actualizar y evaluar periódicamente la aplicación
de los procedimientos, descripción de funciones, y políticas administrativas y
contables para de esta manera satisfacer tanto los requerimientos de la
institución como los requerimientos sociales y personales de los empleados.
Llevar un estricto control de los depósitos y pagos realizados por los clientes,
utilizando el sistema de factura electrónica, de esta manera tener un control
efectivo de los ingresos, realizar periódicamente controles internos como
arqueos de caja, conciliaciones bancarias con la finalidad de asegurar la
veracidad de los informes financieros.
Desarrollar un programa de entrenamiento y capacitación que abarque una
amplia gama de contenido, reflejando las exigencias particulares de los puestos
y las necesidades individuales del personal para lograr aptitudes, habilidades y
conocimientos, que los colaboradores de la empresa lleguen al nivel requerido
para un desempeño satisfactorio de su cargo.
Se debe implementar el uso de evaluaciones al Talento Humano, esto ayudará
significativamente en la administración del desempeño de cada puesto.
128
Promover en forma sistemática y periódica reuniones técnicas, para todo el
personal involucrado, donde se explique la forma en la que se desarrolla una
actividad, la documentación que interviene, la responsabilidad en las
autorizaciones y su relación con otros departamentos.
El presente sistema de control interno administrativo y financiero- contable
puede resultar una guía para la empresa mejorando y desarrollando un adecuado
control y manejo de la información.
129
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Whittingtong, R. (2010). Principios de auditoría (2a ed.). México: Mac graw hill.
130
131
ANEXO A Modelo de Conciliación Bancaria
132
ANEXO B Modelo de Arqueo de Caja Chica
133
ANEXO C PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL MÉDICA (CONTRATO)
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
Comparecen hoy día --- de --------- del año ---------, por una parte, el Ingeniero Ronald Ernesto
Banderas Capelo en su calidad de Gerente General y Representante Legal de la compañía
PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL CIA. LTDA., a quien en adelante se le
denominará "PRORESPALDO"; y, por otra parte Dr/a. ______________ a quien en adelante y para
efectos de este contrato se denominará como EL/LA "CONTRATANTE, convienen libre y
voluntariamente en celebrar el presente Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, con
sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- ANTECEDENTES
PRORESPALDO es una persona jurídica creada bajo el amparo de la legislación ecuatoriana, cuya
actividad, entre otras, es brindar asesoría legal y ejercer la defensa de los derechos que a sus clientes
asisten dentro del ámbito de sus especializaciones, en caso de que sean accionadas pretensiones
legales en su contra.
EL/LA CONTRATANTE, es profesional en el área de _______________, quien ha considerado
como necesario para el desempeño de sus actividades, contar con asesoría y gestión jurídica en caso
de ser necesaria, para la defensa cierta de sus derechos como Profesional de la salud.
Con los antecedentes expuestos, las partes acuerdan:
SEGUNDA.- OBJETO
PRORESPALDO, acuerda prestar sus servicios a EL/LA CONTRATANTE, en caso de acusaciones
por probable determinación de responsabilidad profesional en el ámbito Civil, Penal o Administrativo
imputable al EL/LA CONTRATANTE; en caso de acusaciones de error o equivocación en la
prestación de los servicios propios de la profesión, para ejecutar la cual posea un titulo universitario
competente y vigente, en todos los asuntos que requieran de su intervención, específicamente en la
asesoría legal referente a la actividad profesional y económica de EL/LA CONTRATANTE; y, la
defensa de sus derechos toda vez que sean iniciados procesos legales en su contra.
PRORESPALDO podrá efectuar todo tipo de gestiones y trámites de toda índole ante instituciones
del sector público y del sector privado, en forma autónoma, con responsabilidad y esmero, de
conformidad con las disposiciones del Código Civil en razón al debido cumplimiento del presente
contrato y salvaguarda de todos los derechos de EL/LA CONTRATANTE.
134
Para el cabal cumplimiento del objeto del presente contrato PRORESPALDO queda facultado para
emprender todas las acciones que creyese necesarias con el fin de prestar un buen servicio a EL/LA
CONTRATANTE en el caso indicado en esta cláusula.
TERCERA.- DURACION.-
El plazo de duración del presente contrato es de UN AÑO, contado a partir de la suscripción del
presente documento.
Dentro de este período de tiempo PRORESPALDO, desarrollará la actividad de prestación de
servicios en el área de servicios descritos en la cláusula segunda.
CUARTA.- HONORARIOS Y FORMA DE PAGO.-
El valor anual del servicio de PRORESPALDO (PAQUETE PROMEDIC GOLD), Cuantía de
indemnización ________, categoría ____________, es de ___________________ DÓLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (USD. _______) más IVA.
Valor a pagar a la firma del contrato de prestación de servicios e indemnización.
QUINTA.- OBLIGACIONES DE PRORESPALDO
PRORESPALDO se compromete a dar estricto cumplimiento a lo estipulado en este contrato, y a
prestar sus servicios ante cualquier institución del sector público y del sector privado en caso de que
EL/LA CONTRATANTE, en el ejercicio de su actividad profesional en el área de la Salud, así lo
requiera, por conflictos derivados de la relación médico paciente.
PRORESPALDO tendrá especialmente las siguientes obligaciones:
a) Realizar toda la defensa procesal, mediante comparecencias, pruebas, escritos y todos los
trámites necesarios para la correcta representación del profesional involucrado.
b) Efectuar el seguimiento a dicho proceso hasta su culminación.
c) Atender todo tipo de inquietudes por parte de EL CONTRATANTE, referentes al proceso legal
en el cual se encuentre involucrado.
d) Al pago de indemnización si la justicia ordena se indemnice al paciente o familiares.
e) En utilizar el valor de cuantía de indemnización para el pago de fianza en caso que la justicia
declare prisión para el Profesional de la salud.
SEXTA.- OBLIGACIONES DE EL CONTRATANTE
Son obligaciones de EL CONTRATANTE, las siguientes:
a) Cancelar a PRORESPALDO el valor establecida en la cláusula cuarta.
b) Prestar a PRORESPALDO toda la información necesaria para el cumplimiento del objeto del
presente contrato.
135
SÉPTIMA.- DECLARACIONES ESPECIALES
Se deja expresa constancia que:
a) Por la celebración del presente contrato los comparecientes no adquieren relación de
dependencia ni laboral alguna.
b) En virtud de los servicios que se contratan y la no existencia de relación de dependencia, las
partes expresamente señalan que éste es un contrato de carácter civil, sujeto al Código de la
materia.
c) PRORESPALDO deberá guardar absoluto secreto y reserva sobre toda documentación,
información, datos y demás, de EL CONTRATANTE, y que en virtud de la prestación de sus
servicios profesionales llegare a conocer.
d) El presente contrato no cubre acusaciones preexistentes ya efectuadas o por efectuarse por
circunstancias derivadas de la relación médico-paciente anteriores a la fecha de la suscripción
del mismo.
e) EL CONTRATANTE es acreedor de cuatro cupones de consultas legales, ejecutables por si
mismo o por una persona designada por este, tales consultas podrán ser efectuadas sobre
cualquier temática legal incluso no derivada de su actividad profesional.
f) En todo lo que expresamente no estuviese previsto en el presente contrato, las partes se sujetarán
a las disposiciones del Código Civil, en especial las relativas a la prestación de servicios
inmateriales constantes en el artículo 1968 y siguientes de mismo cuerpo legal.
OCTAVA.- GASTOS
Todos los gastos generados por concepto de la defensa del proceso legal, en el cual el contratante se
encuentre involucrado, serán cubiertos por PRORESPALDO.
NOVENA.- JURISDICCION Y COMPETENCIA
Toda controversia o diferencia derivada del presente contrato se someterá a la resolución de un
Tribunal de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Quito, que se sujetará a lo dispuesto en la Ley
de Arbitraje y Mediación vigente y especialmente a las siguientes normas:
a) Los árbitros serán seleccionados conforme lo establecido en la Ley de Arbitraje y Mediación;
b) Las partes renuncian a la jurisdicción ordinaria, se obligan a acatar el laudo que expida el
Tribunal Arbitral y se compromete a no interponer ningún tipo de recurso en contra del laudo
arbitral;
c) Para la ejecución de las medidas cautelares el Tribunal Arbitral está facultado para solicitar de
los funcionarios públicos, judiciales, policiales y administrativos su cumplimiento sin que sea
necesario recurrir a juez ordinario alguno;
d) El Tribunal Arbitral estará integrado por tres Árbitros;
e) El Procedimiento Arbitral será público;
f) El lugar de arbitraje serán las instalaciones de los Centros de Arbitraje y Mediación de la
Cámara de Comercio de Quito.
g) El arbitraje será en derecho.
136
DÉCIMA.- ACEPTACIÓN Y RATIFICACIÓN.-
Las partes aceptan y se ratifican en todas y cada una de las estipulaciones constantes en las cláusulas
precedentes y para constancia y plena validez de las mismas, firman este contrato en original y dos
copias de igual valor en la fecha indicada.
___________________
Sr. Ronald Banderas C.
GERENTE GENERAL
PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL
___________________
Dr/a.____________
EL/LA CONTRATANTE
C.C.
137
ANEXO D CATEGORIZACIÓN DE PROFESIONALES DE LA SALUD SEGÚN
PRORESPALDO CÍA LTDA.
138
ANEXO E
CODIGO PENAL INTEGRAL
Artículo 65.- Inhabilitación para el ejercicio de profesión, empleo u oficio.- Cuando
el delito tenga relación directa con el ejercicio de la profesión, empleo u oficio de la
persona sentenciada, la o el juzgador, en sentencia, dispondrá que una vez cumplida la
pena privativa de libertad, se la inhabilite en el ejercicio de su profesión, empleo u oficio,
por el tiempo determinado en cada tipo penal.
Artículo 146.- Homicidio culposo por mala práctica profesional.- La persona que al
infringir un deber objetivo de cuidado, en el ejercicio o práctica de su profesión, ocasione
la muerte de otra, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.
El proceso de habilitación para volver a ejercer la profesión, luego de cumplida la pena,
será determinado por la Ley.
Será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años si la muerte se
produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegítimas.
Para la determinación de la infracción al deber objetivo de cuidado deberá concurrir lo
siguiente:
1. La mera producción del resultado no configura infracción al deber objetivo de cuidado.
2. La inobservancia de leyes, reglamentos, ordenanzas, manuales, reglas técnicas o lex
artis aplicables a la profesión.
3. El resultado dañoso debe provenir directamente de la infracción al deber objetivo de
cuidado y no de otras circunstancias independientes o conexas.
4. Se analizará en cada caso la diligencia, el grado de formación profesional, las
condiciones objetivas, la previsibilidad y evitabilidad del hecho.
Artículo 147.- Aborto con muerte.- Cuando los medios empleados con el fin de hacer
abortar a una mujer causen la muerte de esta, la persona que los haya aplicado o
indicado con dicho fin, será sancionada con pena privativa de libertad de siete a diez
años, si la mujer ha consentido en el aborto; y, con pena privativa de libertad de
trece a dieciséis años, si ella no lo ha consentido.
139
Artículo 148.- Aborto no consentido.- La persona que haga abortar a una mujer que no
ha consentido en ello, será sancionada con pena privativa de libertad de cinco a siete
años.
Si los medios empleados no han tenido efecto, se sancionará como tentativa.
Artículo 149.- Aborto consentido.- La persona que haga abortar a una mujer que ha
consentido en ello, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.
La mujer que cause su aborto o permita que otro se lo cause, será sancionada con pena
privativa de libertad de seis meses a dos años.
Artículo 150.- Aborto no punible.- El aborto practicado por un médico u otro profesional
de la salud capacitado, que cuente con el consentimiento de la mujer o de su cónyuge,
pareja, familiares íntimos o su representante legal, cuando ella no se encuentre en
posibilidad de prestarlo, no será punible en los siguientes casos:
1. Si se ha practicado para evitar un peligro para la vida o salud de la mujer embarazada
y si este peligro no puede ser evitado por otros medios.
2. Si el embarazo es consecuencia de una violación en una mujer que padezca de
discapacidad mental.
Artículo 152.- Lesiones.- La persona que lesione a otra será sancionada de acuerdo con
las siguientes reglas:
1. Si como resultado de las lesiones se produce en la víctima un daño, enfermedad o
incapacidad de cuatro a ocho días, será sancionada con pena privativa de libertad de
treinta a sesenta días.
2. Si produce a la víctima un daño, incapacidad o enfermedad de nueve a treinta días,
será sancionada con pena privativa de libertad de dos meses a un año.
3. Si produce a la víctima un daño, incapacidad o enfermedad de treinta y uno a noventa
días, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años.
4. Si produce a la víctima una grave enfermedad o una disminución de sus facultades
físicas o mentales o una incapacidad o enfermedad, que no siendo permanente, supere
los noventa días, será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.
5. Si produce a la víctima enajenación mental, pérdida de un sentido o de la facultad del
habla, inutilidad para el trabajo, incapacidad permanente, pérdida o inutilización de algún
órgano o alguna grave enfermedad transmisible e incurable, será sancionada con pena
privativa de libertad de cinco a siete años.
La lesión causada por infringir un deber objetivo de cuidado, en cualquiera de los casos
anteriores, será sancionada con pena privativa de libertad de un cuarto de la pena
mínima prevista en cada caso.
140
Para la determinación de la infracción del deber objetivo de cuidado se considerará lo
previsto en el artículo 146.
No serán punibles las lesiones derivadas de acciones terapéuticas ejecutadas por
profesionales de la salud en cumplimiento del principio de necesidad que precautele la
salud del paciente.
Artículo 214.- Manipulación genética.- La persona que manipule genes humanos
alterando el genotipo, con finalidad diferente a la de prevenir o combatir una enfermedad,
será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.
La persona que realice terapia génica en células germinales, con finalidad diferente a la
de combatir una enfermedad, será sancionada con pena privativa de libertad de cinco a
siete años.
La persona que genere seres humanos por clonación, será sancionada con pena
privativa de libertad de siete a diez años.
Artículo 215.- Daño permanente a la salud.- La persona que utilice elementos
biológicos, químicos o radioactivos que causen un daño irreparable, irreversible o
permanente a la salud de una o más personas, será sancionada con pena privativa de
libertad de siete a diez años.
Artículo 216.- Contaminación de sustancias destinadas al consumo humano.- La
persona que altere, poniendo en riesgo, la vida o la salud, materias o productos
alimenticios o bebidas alcohólicas destinadas al consumo humano, será sancionada con
pena privativa de libertad de tres a cinco años.
Con la misma pena será sancionada la persona que, conociendo de la alteración,
participe en la cadena de producción, distribución y venta o, en la no observancia de las
normas respectivas en lo referente al control de los alimentos.
La comisión de esta infracción de manera culposa, será sancionada con pena privativa de
libertad de dos a seis meses.
Artículo 217.- Producción, fabricación, comercialización y distribución de
medicamentos e insumos caducados.- La persona que importe, produzca, fabrique,
comercialice, distribuya o expenda medicamentos o dispositivos médicos falsificados o
que incumpla las exigencias normativas relativas a su composición, estabilidad y eficacia,
será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años.
La persona que expenda o despache medicamentos caducados y con ello ponga en
peligro la vida o la salud de las personas, será sancionada con pena privativa de libertad
141
de seis meses a dos años e inhabilitación para el ejercicio de la profesión u oficio por seis
meses.
Si se determina responsabilidad penal de una persona jurídica, será sancionada con una
multa de treinta a cincuenta salarios básicos unificados del trabajador en general y la
extinción de la misma.
Artículo 218.- Desatención del servicio de salud.- La persona que, en obligación de
prestar un servicio de salud y con la capacidad de hacerlo, se niegue a atender a
pacientes en estado de emergencia, será sancionada con pena privativa de libertad de
uno a tres años.
Si se produce la muerte de la víctima, como consecuencia de la desatención, la persona
será sancionada con pena privativa de libertad de trece a dieciséis años.
Si se determina responsabilidad penal de una persona jurídica, será sancionada con
multa de treinta a cincuenta salarios básicos unificados del trabajador en general y su
clausura temporal.
142
ANEXO F. PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL A TERCEROS
CELEBRADA HOY 15 DE FEBRERO 2011, POR UNA PARTE, COMO ASEGURADORA:
ACE SEGUROS, Y POR OTRA, COMO CONTRATANTE: PRORESPALDO
COBERTURA PROFESIONAL CÍA. LTDA.
Este Anexo forma parte integral de la presente Póliza de Seguro así como el acuerdo de
confidencialidad; por lo que el Contratante manifiesta expresamente haber recibido una copia de
dichos documentos al momento de la firma de la presente Póliza.
POLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL A TERCEROS
CONDICIONES GENERALES
1. RIESGOS CUBIERTOS
1.1 Bajo las condiciones generales de esta Póliza, la Compañía cubre al Asegurado el reembolso de
las indemnizaciones pecuniarias que, bajo el concepto de responsabilidad civil, le sean legalmente
impuestas por sentencia ejecutoriada a consecuencia de daños o perjuicios inferidos accidental e
involuntariamente a terceros, únicamente en su calidad o ejercicio del riesgo expresamente
consignado en este seguro resultante.
1.2 La Compañía toma también a su cargo los honorarios, gastos y costas judiciales en el ámbito
civil, penal o administrativo; que resulten a cargo del Asegurado, regulados judicialmente por
sentencia firme.
2. RIESGOS EXCLUIDOS
2.1 Los miembros de la familia del Asegurado, los parientes por consanguinidad o los parientes por
afinidad hasta cuarto (4to.) grado; así como sus empleados o personas que tengan con el mismo
cualquier relación de dependencia laboral o de otra forma similar o de su servidumbre doméstica o
no; no son considerados como terceros a efectos de este seguro y por tanto quedan excluidos de la
cobertura otorgada por esta Póliza.
2.2 Además quedan expresamente excluidos y por tanto la Compañía no tendrá ninguna obligación
de indemnizar, las reclamaciones provenientes directa o indirectamente de:
143
a) Toda reclamación efectuada bajo leyes o reglamentos extranjeros o substanciada por tribunales,
jueces o autoridades que no sean legítimamente constituidas o de derecho vigente dentro del
territorio del Ecuador. Tampoco se cubren las reclamaciones provenientes de sucesos acaecidos
fuera del territorio del Ecuador, salvo estipulación expresa en contrario.
b) La responsabilidad proveniente o fundada en hechos contractuales o convencionales del
Asegurado; incluso la responsabilidad pre aceptada o extendida por encima de su responsabilidad
legal.
c) Los reclamos provenientes por bienes que están en depósito o bajo guarda del Asegurado, a no
ser que sea declarado legalmente responsable de los mismos por sentencia.
d) Los reclamos provenientes de perjuicios o destrucción o pérdida de bienes que sean total o
parcialmente propiedad del Asegurado.
e) Terremoto, temblor, erupción volcánica, tifón, huracán, tornado, ciclón u otra convulsión de la
naturaleza o perturbación atmosférica.
f) Toda reclamación fundada o proveniente de hechos ocurridos en tiempo que no haya estado
vigente éste contrato.
3. BASES DEL CONTRATO
3.1 Las condiciones generales convenidas en la presente Póliza, regularán este contrato de
responsabilidad civil a terceros.
3.2 El seguro o sus renovaciones sucesivas no tendrán efecto ni validez, sino cuando haya sido
pagada anticipadamente la prima convenida en las oficinas de la Compañía, justificándose
solamente mediante recibo impreso debidamente firmado por el representante legal de la
Compañía. La Compañía no está obligada a efectuar cobros de primas ni renovaciones en el
domicilio del Contratante, ni a notificarle o avisarle de tales pagos o vencimientos.
3.3 Para la emisión de esta Póliza, la Compañía tomará como base la propuesta de seguro
presentada por el Asegurado, que pasa a formar parte del contrato. Las falsas declaraciones,
reticencias, ocultaciones o indicaciones inexactas que puedan llevar a la Compañía a una
equivocada apreciación del riesgo vician de nulidad relativa a esta Póliza.
3.4 El Asegurado debe poner en conocimiento de la Compañía todas aquellas circunstancias que
sobrevengan, que puedan ser o suponerse una agravación, traslado o modificación del riesgo. Tal
notificación debe ser escrita presentada diez (10) días antes de tener efecto, si es de arbitrio o
conocimiento previo del Asegurado; si es un hecho extraño a él del que no hubiere tenido
conocimiento, tendrá la obligación de avisar a la Compañía en la misma forma, hasta tres (3) días
después de conocerlo.
La falta de notificación a la Compañía, por parte del Asegurado, producirá la terminación del
contrato de seguro, desde el momento en que tenía que haber efectuado tal notificación pero la
144
prima devengada será retenida por la Compañía exceptuándose cuando la Compañía haya dado su
consentimiento por escrito.
3.5 Durante la vigencia del presente contrato, el Asegurado podrá solicitar la terminación
anticipada del seguro, mediante notificación escrita a la Compañía, devolviendo el original de esta
Póliza, en cuyo caso la Compañía atenderá el pedido y liquidará la prima aplicando la tarifa de
corto plazo. Por su parte, la Compañía también podrá dar por terminado el seguro, en cualquier
tiempo antes del vencimiento, mediante notificación al Asegurado en su domicilio con antelación
no menor de diez (10) días y si no pudiere determinar el domicilio al Asegurado, la revocación del
contrato será notificada mediante tres (3) avisos que se publicarán en un periódico de buena
circulación en la ciudad en que tenga su domicilio la Compañía, con intervalo de tres (3) días entre
cada publicación; en este caso, queda obligada a devolver al Asegurado la parte de la prima en
proporción al tiempo no corrido, calculada a prorrata.
3.6 Cualquier notificación que deban realizar las partes, relacionada con el presente contrato,
deberá efectuarse por escrito, dirigida a la última dirección conocida por la otra parte.
3.7 No tendrá validez ninguna adición, rectificación, cambio o variación de cualquier naturaleza
efectuada a esta Póliza que no haya sido consentida por las partes contratantes, mediante
documento firmado por las partes.
4. COASEGUROS
El Asegurado se obliga a poner en conocimiento de la Compañía, las pólizas que pueda tener en
vigencia sobre idéntico riesgo, tanto en el transcurso del seguro como en el momento de producirse
una reclamación.
5. OBLIGACIONES DEL ASEGURADO EN CASO DE UNA EVENTUALIDAD
5.1 El Asegurado o el beneficiario están obligados a dar aviso de la ocurrencia de una eventualidad
a la Compañía, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que hayan tenido conocimiento
del mismo.
5.2 El Asegurado o sus mandatarios, no podrán hacer manifestaciones de ninguna clase ni dar o
facilitar documentos, informes o gestiones relacionadas con cualquier reclamación, salvo a la
Compañía o en la forma determinada por la ley. Tampoco podrá reconocer culpabilidad o
intervención alguna, bajo pérdida del derecho a indemnización.
5.3 El Asegurado deberá otorgar los poderes necesarios a la Compañía o a sus abogados, para las
actuaciones que ésta considere necesarias para la defensa ante reclamaciones así como colaborar
decididamente con la misma en los trámites o gestiones en que se le solicite y facilitará toda
inspección, o cualquier trámite que la Compañía estimare conveniente.
145
5.4 El Asegurado deberá dar inmediato aviso a la Compañía, de todas las citaciones y
notificaciones legales o extrajudiciales que recibiere tan pronto como lleguen a su poder.
5.5 Bajo pérdida de derecho de indemnización, el Asegurado no podrá convenir o pactar arreglo
judicial o amistoso alguno ni hacer reconocimiento de culpa u obligación excepto en caso de que la
Compañía haya dado su aceptación previa por escrito, y no más allá o en forma diferente a lo
constante en dicha aceptación.
6. DOCUMENTOS BÁSICOS NECESARIOS PARA LA RECLAMACIÓN DE
EVENTUALIDADES:
Se deja expresa constancia que el Asegurado se obliga a presentar los siguientes documentos a la
Compañía y brindar las facilidades y la cooperación que el caso requiera.
a) Denuncia, por escrito, de la eventualidad a la Compañía por parte del Asegurado.
b) Documentación que sustente que la ocurrencia del accidente es responsabilidad del Asegurado,
sustentada o respaldada por los tribunales competentes, donde el Asegurado y/o cobertura a
terceros haya sido sentenciado al pago de aquellos daños, es decir sentencia.
La falta de cumplimiento de cualquiera de estas estipulaciones privará al Asegurado y/o cobertura a
terceros del derecho a la indemnización que le corresponda.
7. CAUSAS QUE ANULAN O INVALIDAN ESTA PÓLIZA
La presente Póliza quedará nula y sin valor alguno y la Compañía no tendrá obligación de efectuar
ninguna indemnización ni gasto, si el Asegurado ha incurrido en:
a) Reclamaciones fraudulentas.
b) Dolo, mala fe, o intención de lucrar para sí o para un tercero en la presentación de reclamos.
c) Mal mantenimiento, negligencia grave u abandono, de los riesgos o bienes que puedan causar
una eventualidad bajo las condiciones de esta Póliza.
d) El incumplimiento de alguna o algunas de las cláusulas o acuerdos convenidos en este contrato,
en especial de las obligaciones que asume hacia la Compañía, en caso de alguna reclamación de
eventualidad, que se substancia judicialmente o no.
e) La falta de declaración oportuna a la Compañía de la existencia de otros seguros cubriendo
idénticos riesgos a los amparados por esta Póliza.
146
8. PAGO DE LA INDEMNIZACIÓN
El valor de indemnización contratado por el asegurado es de cuatro millones y medio dólares
americanos (4`5.000.000,00), para el caso de una eventualidad en el que la Compañía acepta un
reclamo amparado por esta Póliza, tendrá la obligación de pagar al Asegurado o beneficiarios,
según corresponda, la indemnización correspondiente a la pérdida debidamente comprobada,
dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a aquel en que le presenten por escrito la
correspondiente reclamación aparejada de los documentos que, según este contrato, sean
indispensables.
10. CESIÓN DE PÓLIZA
La presente Póliza no podrá cederse ni endosarse, antes o después de la eventualidad, sin previo
conocimiento y autorización escrita a la Compañía. La cesión o endoso que se efectuare
contraviniendo lo dispuesto en esta cláusula, privará al Asegurado o a quien éste hubiere
transferido esta Póliza, de todo derecho a indemnización en caso de eventualidad.
11. DEFENSA EN JUICIO
La Compañía se reserva plenamente el derecho de nombrar el o los abogados que deben intervenir
en cualquier juicio suscitado. Asimismo, podrá dirigir y tomar las providencias que estime
necesarias para el desenvolvimiento del mismo. No están a cargo de la Compañía, gastos ni
honorarios devengados por profesionales, peritos, consultores o bajo cualquier otro concepto, que
no hayan sido previamente aceptados por escrito por la misma y sólo hasta los límites de su
aceptación aún en caso de que resuelva no intervenir en la defensa.
12. ARBITRAJE Y JURISDICCIÓN
En caso de controversia las partes podrán solucionar sus conflictos acogiéndose a lo dispuesto en la
Ley de Arbitraje y Mediación, o en caso de no ser posible esta vía a los jueces de la jurisdicción
ecuatoriana.
13. DOMICILIO
Las acciones contra la Compañía deben ser deducidas en el domicilio de ésta. Las acciones contra
el Asegurado o beneficiario, en el domicilio del demandado.
14. PRESCRIPCIÓN LIBERATORIA
Las acciones derivadas del contrato de seguro, prescriben en cinco (5) años a partir del
acontecimiento que les dio origen, quedando entonces la Compañía liberada de toda obligación de
pago.
147
15. ACEPTACIÓN Y RATIFICACIÓN
Las partes aceptan y se ratifican en todas y cada una de las estipulaciones constantes en las
cláusulas precedentes y para constancia y plena validez de las mismas, firman este contrato en
original y dos copias de igual valor en la fecha indicada.
__________________
Daniel González
Gerente de División de Responsabilidad Civil
ACE SEGUROS
___________________
Ronald Banderas C.
Gerente General
PRORESPALDO COBERTURA PROFESIONAL
148
ANEXO G. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
149
150
ANEXO H. RUC PRORESPALDO
151
152
ANEXO I. CERTIFICADO DE OBLIGACIONES PATRONALES