Kaplans Balanced Score Cards

NEW SEVEN TOOLS/NEW MANAGEMENT TOOLS(7 ALAT BARU)7 New Tools / 7 Management Tools

Diagram Afinitas (Affinity Diagram/KJ Method)Diagram Keterkaitan (Interrelationship Diagram)Diagram Pohon (Tree Diagram/Systems Flow Chart)Diagram Matriks (Matrix Diagram)Analisa Data Matriks (Matrix Data Analysis)Process Decision Program Chart (PDPC)Diagram Panah (Arrow Diagram or PERT/CPM)1.DIAGRAM AFFINITAS Alat ini berguna untuk mengelompokkan permasalahan sehingga mudah untuk dilihat gambaran keseluruhan permasalahan dan detailnya Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana membuat pernyataan masalah/ide Proses yang dilakukan berdasarkan brainstorming Sangat berguna ketika dukungan setiap orang dalam kelompok dibutuhkan

KAPAN MENGGUNAKAN DIAGRAM AFINITAS ?

Ketika fakta dan pemikiran terlalu banyak dandalam kondisi tidak menentu sehingga tidak bisamengingat apa saja yang dibicarakan

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM AFINITAS1.Pilih topik yang akan dibahas, yaitu :- Hal-hal yang dianggap masalah utama/terbesar- Hal-hal yang secara konsep perlu disimpulkan- Hal-hal yang membutuhkan kreativitas untuk diselesaikan atau dikerjakanGunakan Post-it/Kartu untuk menuliskan ide, pendapat, pengalaman atau apapun :- Satu kartu satu pendapat- Singkat dan padat- Bisa dibaca orang lainKumpulkan bersama kartu-kartu yang memiliki kesamaan atau keterkaitan erat.Biarkan kartu sendiri yang tidak ikut ke kelompok manapun berada di luar kelompok.Berikan judul kelompok untuk setiap grup.Bentuklah diagram afinitas (perhatikan tata letaknya)

2. DIAGRAM KETERKAITANAlat ini meletakkan suatu ide ataupermasalahan kemudian memetakan faktor-faktoryang berkaitan dengan ide ataumasalah tersebut dan faktor-faktor lainnyaLANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM KETERKAITANTentukan pokok permasalahan (Singkat dan padat tetapi mudah dimengerti)Tuliskan kotak-kotak penyebabnya (Singkat, padat, satu kotak untuk satu pendapat)Klarifikasi asumsi-asumsi awal dan tuliskanGunakan panah untuk menunjukan hubungan sebab-akibatPilih beberapa penyebab terpenting(Gunakan kotak lebih tebal/warna berbeda)Hubungan sebab akibat yang sangat kuat menggunakan panah lebih tebalSimpulkan hasil

Simbol ini menggambarkan pernyataan masalah yang menjadi pusat

Simbol ini menggambarkan semua sebab-akibat yang berkaitan dengan kotak 1 garis

Simbol ini menggambarkan faktor peyebab utama dengan kotak garis ganda

LAMBANG-LAMBANG DALAM DIAGRAM KETERKAITANTips Diagram Keterkaitan Masalah

Pernyataan Masalah dapat diletakkan secara - Centralized Pattern, di tengah-tengah - Unidirectional Pattern, paling kananKartu yang lebih relevan dekatkan dengan pernyataan masalah (Primary Cause). Yang kurang relevan atau lebih lemah hubungan sebab akibat berikutnya Brainstorming terlebih dahulu disarankan(Diagram Afinitas)Gunakan beberapa sesi pertemuan untukmenyempurnakan keterkaitan

Perbedaan dengan Diagram Fishbone

Dapat memberikan hubungan yang lebihbebas antar kausa (cause) tanpa harusmenggunakan jalur tulang.Memberikan prioritas sederhana permasalahan yang harus diselesaikan dahulutentunya adalah yang memiliki panah keluarterbanyak

3. DIAGRAM POHONAlat ini secara sistematis memetakan semua aktivitas atau arah yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan (Objectives)

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM POHONTentukan tujuan dasar - Bagaimana caranya ?- Mengapa sesuatu ada/terjadi ?Tentukan cara/rencana pencapaian di level 1 (Level-1 : Cabang pertama dari pohon no.1)3.Tentukan cara/rencana pencapaian di level 2(Level-2 : Cabang kedua dari cabang-cabang no.2)4.Kembangkan terus hingga ke 4 level atau lebih selama masih mungkin dan layak5.Telusuri ulang untuk memastikan kesesuaian antar tingkat

4. DIAGRAM MATRIK

Alat ini bisa mengorganisasikan karakteristik,fungsi dan tugas ke dalam suatu bentuksehingga titik-titik keterkaitan logis antar duavariabel dapat ditentukan kekuatannya.

5. ANALISA DATA MATRIK

Keterkaitan antar faktor dalam diagram matriks dihitung secara statistik sehingga didapatkan tingkat keterkaitan secara kuantitatifHampir sama dengan diagram matrik, bagaimana ketekaitan itu didorong menggunakan alat-alat statistik. Contoh:- Penggunaan Diagram Pareto untuk menemukan faktor-faktor utama yang harus segera diselesaikan- Diagram Scatter untuk menemukan kekuatan hubungan dalam matrik histogram to informate the data.- Control Chart untuk memetakan tempat terjadinya error atau penyimpangan

6. PROCESS DECISION PROGRAM CHART (PDPC)PDPC adalah alat untuk memetakankemungkinan terjadinya kejadian ketika kitamencoba memecahkan masalah (risk fromproblem to solution)Memetakan Efek Domino terutama jika kitatidak begitu menguasai permasalahan atausolusi permasalahanLANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN PDPCTentukan titik awal & kondisi akhir- Tujuan pemecahan akhir- Tuliskan kondisi masalahnyaSiapkan rencana kerja3.Susun instruksi kerja untuk mengantisipasi aktivitas4.Lakukan update jika situasi berubah. Jika memang tdak ada/tidak bisa disolusikan: berhenti5.Gambarkan hasil akhir yang dicapai dan gunakan anak panah lebih tebal dari atas hingga ke bawah (jalur yang digunakan)

7. DIAGRAM PANAHAlat ini digukanan untuk melakukan perencanaan jadwal aktivitas secara grafisdan pengontrolan pelaksanaannya.Sebenarnya adalah konsep CPM/PERTDiagram tetapi lebih sederhana.Syarat utama adalah aktivitas dapat diketahuiapa saja dan durasi waktunyaLANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN PDPCIlustrasikan urutan operasi mulai dari paling kiri, pertimbangan apa mendahului, berikutnya apa dan mana yang paralel (bersama-sama)Tuliskan/gambar persimpangan yang terjadi3.Gambarkan garis panah dengan garis lurus berarti harus berurutan sedangkan putus-putus berhubungan tapi masih bisa ditunggu (tidakada waktu) 4.Tuliskan nomor persimpanganTuliskan nama operasinyaTuliskanjumlah hari/waktu yang dibutuhkanJalur kritis (tidak bisa ditunda) digambarkan dengan garis panah lebih tebal.