Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky

Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky

Bc. Vladimíra Perlová, Bc. Lenka Hrozková, DiS.

Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

1

Úvod

Dodržování zákona o veřejných zakázkách při nákupu knih –

výklad MENDELU

Oddělení veřejných zakázek a role Ústřední knihovny

Praktický postup

Časový snímek


2

Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách

Směrnice MENDELU o veřejných zakázkách, v souladu se

zákonem 137/2006 ve znění pozdějších předpisů

Oddělení veřejných zakázek MENDELU

Odpovědnost řešitelů projektů a příjemců dotací

Role Ústřední knihovny


3

Dle zákona je MENDELU veřejný zadavatel, pro stanovení předpokládané hodnoty je povinen sečíst předpokládanou hodnotu obdobných, spolu souvisejících dodávek a služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období (1 rok).

V součinnosti evidence knihovny a ekonomického systému SAP byla zjištěna předpokládaná hodnota za nákup knih a rozhodnuto o režimu VZ tzv. podlimitní, kdy předpokládaná hodnota zakázky je mezi 2000000 a 5244000 Kč bez DPH.

Podle loňského objemu nákupu knih za univerzitu (6 mil.) a předpokládaného stejného objemu v letošním roce, se pohybujeme kolem hranice pro podlimitní a nadlimitní VZ.

Předpokládané hodnoty zakázky sčítáme zvlášť pro českou odbornou literaturu a zvlášť pro zahraniční odbornou literaturu a obhajujeme poukazem na to, že se nejedná o obdobná, spolu související plnění a že dodavatelé české a zahraniční odborné literatury se nepřekrývají (může být diskutabilní).


4

Nadlimitní VZ je pro nákup knih neefektivní. Aby univerzita postupovala v souladu se zákonem a co nejvíce zvýšila efektivitu dodání, postupuje následovně:

V průběhu roku je realizováno více VZ – minulý rok 3, letos předpokládáme také 3.

Na univerzitě je v kompetenci Oddělení veřejných zakázek – vystavení na profilu zadavatele, zákonné lhůty, smlouvy…

Zakázka je dělena na několik částí, uchazeči mohou podat nabídku na každou samostatnou část, na více částí nebo na všechny části (uvedeno v zadávací dokumentaci).

Na každou část VZ je nutné získat alespoň dvě způsobilé nabídky, jinak je VZ v té části zrušena.


5

V zadávací dokumentaci připouštíme variantní řešení v případě nedostupnosti na trhu (stejná jazyková mutace, obsah koresponduje s obsahem poptávané knihy), novější vydání stejného titulu, vazba knihy. Uchazeč popíše konkrétní způsob obdobného řešení v nabídce.

Uchazeč je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám.


6

E-ZAK - Profil zadavatele Mendelova univerzita v Brně na https://zakazky.mendelu.cz/


7


strana 8

Role knihovny:Od roku 2013Kontrola dostupnosti knihyKontrola ceny knihy


9

Postup nákupu knih: Sběr požadavků. Požadavky sbírá knihovna na předepsaných formulářích, zvlášť pro české,

zvlášť pro zahraniční knihy. Požadavky předkládají manažeři projektů nebo dílčí knihovníci.

Vyžadujeme od zadavatelů informaci o předpokládané ceně za soubor a o tom, zda mají hranici ceny za soubor nebo za každý titul (tj. za položku).

Knihovna provede kontrolu dostupnosti a ceny. Změny pouze navrhuje, ale neprovádí je sama, musí odsouhlasit zadavatel.

Knihovna soubory předá Oddělení veřejných zakázek.


10

Zveřejnění termínu sběrů:Komise rektora pro hospodářsko-správní činnostE-maily projektovým manažerům prostřednictvím

projektových center fakultWeby knihovny – informace o termínu, postup nákupu knih,

formulářeElektronická e-mailová konference pro dílčí knihovníky


11

Weby dílčím knihovnám


strana 12

Vzor formuláře pro sběr


strana 13

Kontrola dostupnosti Dle webových stránek vydavatelů


14

Kontrola ceny Dle webových stránek vydavatelů Ceny běžné doporučené, ne po slevě, ne z e-shopů


15

Chyby a problémy:

Zadávání nízkých cen, cen z e-shopů, cen po slevě Zadavatelé nechápou, že počítání hodnoty za běžné

doporučené ceny je nutné ke zvýšení pravděpodobnosti získání knih. Pokud se podhodnotí, o zakázku se nikdo nepřihlásí.

Knihy z malých vydavatelství, např. muzeí, spolků, univerzitní

Dlouhá doba od sběru požadavků a kontroly po vystavení, některé tituly už mohou být nedostupné.


strana 16

Po kontrole:

Dle odborného posouzení knihovna navrhne změnu – navýšit cenu knihy, vyřadit nedostupnou knihu ze seznamu, aby „neohrozila“ celý soubor a ten nebyl kvůli jedné nedostupné knize zrušen

Někdy dlouhodobý proces – e-mailová komunikace ohledně cen a finální podoby vystaveného souboru knih

Ale ani po této kontrole nezaručíme, že bude kniha vysoutěžena, nemusí se přihlásit dodavatel, neovlivníme


strana 17

Role knihovny v tuto chvíli končí

Knihovna předá konečnou podobu souborů Oddělení veřejných zakázek


18

Oddělení veřejných zakázek

Veškerá administrace, vystavení na profilu zadavatele a odpovědnost za celou zakázku na nákup knih v souladu se zákonem


19

Vyhodnoceno Vítězní uchazeči o jednotlivé části VZ dodají knihy dle smlouvy do

Ústřední knihovny Ústřední knihovna zkontroluje dodávku, předá fakturu zadavateli, dále

nakládá s knihami dle knihovního zákona – evidence, katalogizace …


20

Časový snímek - konkrétní příklad z roku 2014

Do 21. 2. knihovna sbírala požadavky zadavatelů na nákup knih na předepsaných formulářích zvlášť pro české, zvlášť pro zahraniční knihy

Kontrola dostupnosti, cen, komunikace se zadavateli 7. 3. soubory předány Oddělení veřejných zakázek Dodávka českých knih v E-ZAKu zveřejněna 25. 3. (26 souborů) 11. 4. otevírání obálek - 10 souborů zrušeno – byla podána pouze jedna

nebo žádná nabídka Smlouvy podepsány v rozmezí 6. – 21. 5. Lhůta 6 týdnů na dodání knih České knihy dodány na přelomu května/června Shrnutí: zadavatel obdrží české knihy nejdříve za 3,5 měsíce


strana 21

Časový snímek - konkrétní příklad z roku 2014

Zahraniční knihy obdobné Podáno 13 souborů, 10 souborů zrušeno, byla podána pouze jedna

nebo žádná nabídka. Smlouva podepsána 6. 5. Lhůta na dodání knih – 8 týdnů (do 1. 7.) Shrnutí: zadavatel obdrží zahraniční knihy nejdříve za 4,5 měsíce


strana 22

Závěr

Rozhodnutí o způsobu nákupu knih učinila univerzita cestou Oddělení veřejných zakázek v souladu se zákonem a nám nezbývá než se přizpůsobit.

Učíme se za pochodu a děláme, co můžeme a co umíme


23

Děkujeme za pozornost.

Použito materiálu Mgr. Marka Lolloka z Oddělení veřejných zakázek MENDELU

Kontakty:

[email protected]

[email protected]


24

Documents

Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky