Microsoft Office Outlook _Abril2010

5/16/2018 Microsoft Office Outlook _Abril2010 - slidepdf.com

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Microsoft Office Outlook 2007



Contenido

Metodología

q Crear una Tarea a Partir de un Mensajeq

Crear una Lista de Distribuciónq Crear una Cita de una Vezq Convertir una Tarea en Privadaq Modificar una Tareaq Buscar Tareas q Asignar una Tarea a otra Persona.q Barra de Tareas Pendientes. q Vista previa automática de un mensaje.q Vista Previa de un adjunto en Outlook.

q Buscar Mensajesq Programar una cita periódicaq Crear una cita desde un mensaje

q Modificar una lista de distribuciónq Cambiar Zona Horariaq Agregar una Zona Horaria Alterna. q Utilizar el modo Superpuesto para ver Múltiple

. q Definir su semana laboralq Publicar información del calendario en Officeq Cambiar la hora de una reuniónq Cambiar una repetición de una reunión periódq Establecer el nivel de importanciaq Reenviar un mensajeq Responder un mensaje a todosq Crear un mensaje para una lista de distribució

http://var/www/apps/conversion/current/tmp/scratch3244/slide4.xml


























































Contenido

q Modificar formatos del mensaje del correo saliente

q Adjuntar un calendario a un mensajeq Crear un contacto desde un contacto en blancoq Establecer el carácter del mensajeq Solicitar confirmaciones de entrega y lecturaq Recibir respuestas en una dirección especificaq Agregar una firma a todos los mensajes de salida

q Adjuntar un archivo a un mensaje

q Vaciar la carpeta Elementos Eliminados

q Leer mensajes como texto sin formatosq Invitar a asistentes necesarios y opcionalesq Eliminar un contacto dentro de una listaq Actualizar información de contactosq Agregar un contacto desde un mensajeq Enviar como tarjeta de presentaciónq Editar una tarjeta de presentación q Crear un eventoq Crear un archivo de datosq Agregar Archivos de datosq Agregar Carpetas de Contactosq Crear una regla desde una plantilla para moverq Crear una Regla desde para eliminar mensajes

.


























































Metodología

•Cada diapositiva contiene un cuadro de color que corresponde a un tema a desarrollar

acompañado de un objetivo particular.•Los temas se desarrollan con plantillas o pasos a seguir referenciados en cadadiapositiva. Estos se incluyen en la carpeta PST de ésta presentación.•Finalmente se incluyen los pasos a seguir de manera gráfica en el uso de cadaherramienta para mayor referencia de su ubicación.

Botón de regresoal menú:Permite regresar al índicede temas.

Cuadro Objetivo:Explica el objetivo requerido yenfatiza el aprendizaje de lostemas de certificación.

Cuadro vistaprevia:Encontrarás una guía rápidavisual del tema para ubicar

fácilmente elejercicio a realizar.

Ejercicios de certificación:

Utilizar el ejercicio 10 de OutlookCuadro Ejercicios decertificación: Enalgunos casos encontrarás unvinculo hacia el ejercicio depráctica con los datos

necesarios para repasar tusconocimientos.

Cuadro de color:

Menciona los temas de

certificación que se van atratar en esa diapositiva



Instrucciones

• Antes de comenzar deberá cargar en Outlook el archivo Outlool.PST quese encuentra en la carpeta PST de este curso, lo anterior te permitirárealizar los ejercicios del taller.

– Para cargar el archivos PST en tu Outlook sigue estos pasos:1. Abre Outlook

2. Selecciona Menú Archivo

3. Importar y exportar

4. Seleccionar Importar de otro programa o archivo

5. Ubica la carpeta PST y agregue el archivo Outlook.PST



Crear una tarea a partir de un mensaje

Crear una Tarea a Partir de unMensaje

Duración aproximada: 10 minutos

1. Seleccionar el mensaje2. Arrastrarlo hacia el botón Tareas en elPanel de Exploración3. Los datos se mostraran en la tarea

actual, realice los cambios necesarios4. Guardar y Cerrar la tarea

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Correo Electrónico: Ideas sobreel arte y el oficio de vender

Ejercicio de

Certificación



Crear una lista de distribución

Crear una Lista de Distribución


1. Botón Contactos del Panel deexploración2. Botón Nuevo3. Opción Lista de distribución

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

CertificaciónNo usa una plantillaespecífica



Crear una cita de una vez

Crear una cita de una vez


VistaPrevia:

1. Botón Calendario2. Botón Nuevo3. En la ventana cita realicelos cambios necesarios, de unclic en Guardar y cerrar.

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Convertir una tarea en privada

Convertir una Tarea en Privada Duración aproximada: 15 minutos

1. Abrir la tarea Revisión de contratos2. Ficha Tarea3. Grupo Opciones

4. Comando Privado5. Guardar y Cerrar

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

CertificaciónTarea: Revisión de

contratos



Modificar una tarea

Modificar una Tarea


1. Abrir la tarea Entrega deMaterial Impreso

2. Ficha Tarea3. Modificar alguna de las

opciones Estado, Prioridad, %completado

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

CertificaciónTarea: Entrega de Material de

Impreso



Buscar tareas

Buscar TareasDuración aproximada: 15 minutos

1. Panel de Exploración2. Opción Tareas3. Contraer el Generador de

consultas4. Buscar por: Asunto, Categoría,

Cuerpo o Vencimiento según seael caso

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Asignar una tarea a otra persona

Asignar una tarea a otrapersona


1. Menú Nuevo2. Opción Solicitud de tarea3. Ficha Tarea4. Grupo Administrar Tarea3. Comando Libreta da

direcciones4. Botón Para… y seleccionar

contacto5. Botón de Office6. Enviar Tarea

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Barra de tareas pendientes

Barra de Tareas Pendientes Duración aproximada: 40 minutos

1. Menú Ver2. Opción Barra de Tareas Pendientes3. Activar/desactivar cualquiera de las

opciones: Explorador de Fechas, Citas o

Lista de Tareas.

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Vista previa automática de un mensaje

Vista previa automática de unmensaje


1. Menú Ver2. Opción Vista previa automática

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Vista previa de un adjunto en Outlook

Vista Previa de un adjunto enOutlook


VistaPrevia:

1. Abrir el mensaje con el archivoadjunto

2. Seleccionar el archivo adjunto

3. Botón Abrir

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

CertificaciónCorreo Electrónico: Ventas Trimestrales



Buscar mensajes

Buscar Mensajes Duración aproximada: 20 minutos

1. Panel de exploración2. Seleccionar Bandeja de entrada3. Campo Búsqueda instantánea,

teclear el texto a buscar

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Programar una cita periódica

Programar una Cita Periódica Duración aproximada: 20 minutos

1. Menú Nuevo2. Opción Cita3. Ficha Cita4. Grupo Opciones5. Opción Periodicidad6. Establecer campos Inicio, Fin,

Frecuencia e Intervalo derepetición

7. Botón Aceptar8. Ficha Cita periódica9. Grupo Acciones10. Botón Guardar y cerrar

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Crear una cita desde un mensaje

Crear una cita desde unmensaje


1. Seleccionar el mensaje RE: ¿Quées estrategia?2.

Arrastrar hacia la opciónCalendario en el Panel deExploración

3. Ficha Cita4. Grupo Acciones5. Opción Guardar y cerrar

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

CertificaciónCorreo Electrónico: RE: ¿Quées estrategia?



Modificar una lista de distribución

Modificar una lista dedistribución


VistaPrevia:

1. Opción Contactos delPanel de exploración

2. Abrir lista dedistribuciónProveedores – Clientes

3. Ficha Lista dedistribución

4. Grupo Integrantes5. Opción Seleccionar

integrantes

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

CertificaciónLista de distribución:Proveedores - Clientes



Cambiar zona horaria

• Objetivo:

Cambiar Zona Horaria


1. Menú Herramientas2. Opción Opciones…3. Ficha Preferencias4. Sección Calendario5. Botón Opciones del Calendario…6. Sección Opciones avanzadas7. Botón Zona horaria…

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Utilizar el modo superpuesto para ver múltiplescalendarios

Utilizar el modo superpuestopara ver múltiples calendarios


1. Opción Calendario delPanel de exploración

2. Panel Calendario,sección Mis calendarios

3. Activar las casilla deCalendario y Expediente

4. Botón Ver en modosuperpuesto

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Agregar una zona horaria alterna

Agregar una Zona HorariaAlterna


1. Menú Herramientas2. Opción Opciones…3. Ficha Preferencias

4. Sección Calendario5. Botón Opciones del Calendario…6. Sección Opciones avanzadas7. Botón Zona horaria…8. Sección Zona horaria adicional9. Activar casilla Mostrar una zona

horaria adicional

VistaPrevia:

Objetivo

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de




Definir su semana laboral

Definir su semana laboral


1. Menú Herramientas2. Opción Opciones…3. Ficha Preferencias4. Sección Calendario5. Botón Opciones del Calendario…6. Sección Semana laboral del

Calendario7. Activar o desactivar las casillas

de los días que se desee.

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

Certificación

Objetivo

No usa una plantillaespecífica



Publicar información del calendario en Office Online

Publicar información delcalendario en Office Online


1. Opción Calendario del Panel deexploración

2. Panel Calendario, sección Miscalendarios

3. Opción Publicar mi calendario…

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

Certificación

Objetivo




Cambiar la hora de una reunión

Cambiar la hora de una reunión Duración aproximada: 20 minutos

1. Abrir la reunión Estrategia2. Ficha Reunión3. Grupo Responder4. Comando Proponer una

nueva hora5. Opción Tentativa y

propuesta de nueva hora

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

Certificación

Objetivo

Reunión:Estrategia



Cambiar una repetición de una reunión periódica

Cambiar una repetición de unareunión periódica.


1. Opción Calendario del Panel deexploración

2. Clic derecho sobre la reunión

periódica Cita Periódica3. Opción Modificar serie, para

cambiar los datos de la cita4. Opción Eliminar, mostrará el

mensaje de confirmación deeliminación de la cita

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio de

Certificación

Objetivo

Cita: CitaPeriódica



Establecer el nivel de importancia

Establecer el nivel deimportancia


1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Mensaje4. Grupo Opciones5. Comando Importancia

alta

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:

Ejercicio deCertificación

Objetivo

Nuevomensaje



Reenviar un mensaje

Reenviar un mensaje Duración aproximada: 20 minutos

1. Seleccionar el mensaje Promociónvacacional

2. Comando Reenviar de la Barra demenús

3. Opción Para… seleccionar elcontacto

4. Botón Enviar

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Correo Electrónico: PromociónVacacional



Responder un mensaje a todos

Responder un mensaje a todos.


1. Seleccionar el mensaje RE: ¿Quées estrategia? de la bandeja de

entrada2. Comando Responder a todos de

la Barra de menús

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Correo Electrónico: RE: ¿Qué esestrategia?



Crear un mensaje para una lista de distribución

Crear un mensaje para una listade distribución.


VistaPrevia:

1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Mensaje, en la ventana

del nuevo mensaje4. Grupo Nombres5. Comando Libreta de

direcciones6. En la ventana Seleccionar

nombres: Contactos,seleccionar la lista AsesoresEmprendedores

7. Botón Para8. Botón Aceptar9. Botón Enviar

¿Cómo lo hago?Pasos:


Objetivo

Nuevo mensajeLista de distribución: AsesoresEmprendedores



Modificar formatos del mensaje del correo saliente

Modificar Formatos del mensajedel correo saliente.


1. Menú Herramientas2. Opción Da un clic en Menú

Herramientas, Opciones…3. Ficha Formato de correo, de

la ventana Opciones4. Sección Formato del

mensaje5. Elegir el formato deseado de

la lista desplegable6. Botón Aceptar

VistaPrevia:



Objetivo




Adjuntar un calendario a un mensaje

Adjuntar un Calendario a unmensaje. Duración aproximada: 5 minutos

VistaPrevia:

1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Insertar4. Grupo Incluir

5. Comando Calendario6. En la ventana Enviar un

calendario por correoelectrónico, seleccionar lasopciones que se deseen.

7. Botón Aceptar



Objetivo

Nuevomensaje



Crear un contacto desde un contacto en blanco

Crear un contacto desde uncontacto en blanco


1. Opción Contactos, del Panel deexploración

2. Opción Nuevo, de la barra de Menús3. Introducir los datos deseados del

contacto4. Ficha Contacto5. Grupo Acciones6. Comando Guardar y Cerrar

VistaPrevia:



Objetivo




Establecer el carácter del mensaje

Establecer el carácter delmensaje


1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Mensaje4. Grupo Opciones

5. Hacer clic en el iniciador delcuadro de diálogo de Opciones

6. En la ventana Opciones demensaje, configurar lascaracterísticas del mensaje.

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Nuevomensaje



Solicitar confirmaciones de entrega y lectura

Solicitar confirmaciones deentrega y lectura


VistaPrevia:

1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Opciones4. Grupo Seguimiento5. Activar las casillas Solicitar

una confirmación de entrega ySolicitar una confirmación delectura

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Nuevomensaje



Recibir respuestas en una dirección especifica

Recibir respuestas en unadirección especifica.


VistaPrevia:

1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Mensaje4. Grupo Opciones

5. Hacer clic en el iniciador del cuadrode diálogo de Opciones6. Sección Opciones de votación y

seguimiento7. Activar la casilla Enviar las respuestas

a:8. En el cuadro de texto teclear la

dirección de correo.9. Botón Cerrar

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Nuevomensaje

A fi d l j d lid



Agregar una firma a todos los mensajes de salida

Agregar una firma a todos losmensajes de salida.


1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Mensaje4. Grupo Incluir5. Comando Firma6. Opción Firmas…7. Ficha Firma de correo electrónico8. Sección Elegir firma

predeterminada9. Opción Mensajes nuevos10. Seleccionar firma11. Botón Aceptar12. Cerrar mensaje

VistaPrevia:



Objetivo

Nuevomensaje



Adjuntar un archivo a un mensaje

Adjuntar un archivo a unmensaje


1. Menú Nuevo2. Opción Mensaje3. Ficha Mensaje4. Grupo Incluir5. Comando Adjuntar archivo6. En la ventana Insertar

archivo7. Localizar la carpeta en la

que se encuentra el archivo8. ´Seleccionar el archivo9. Botón Insertar

VistaPrevia:



Objetivo

Nuevomensaje



Vaciar la carpeta elementos eliminados

Vaciar la carpeta ElementosEliminados


1. Menú Herramientas2. Opción Opciones…3. Ficha Otros4. Sección General

5. Activar la casilla Vaciar la carpetaElementos eliminados al salir6. Botón Aceptar

VistaPrevia:



Objetivo




Leer mensajes como texto sin formatos

Leer mensajes como texto sinformato.


1. Menú Herramientas2. Opción Centro de confianza…3. Opción Seguridad del correo

electrónico4. Sección Leer como texto sin

formato5. Activar casilla Leer todo el

correo estándar en texto sinformato

6. Botón Aceptar

VistaPrevia:



Objetivo




Invitar a asistentes necesarios y opcionales

Invitar a asistentes necesarios yopcionales.


1. Menú Nuevo2. Opción Convocatoria de

reunión

3. Ficha Reunión4. Grupo Asistentes5. Comando Libreta de

direcciones6. Seleccionar un contacto y

presionar el botón Necesario7. Seleccionar otro contacto y

presionar el botón Opcional8. Botón Aceptar

VistaPrevia:



Objetivo

Nueva Convocatoria dereunión

Eliminar un contacto dentro de una lista



Eliminar un contacto dentro de una lista

Eliminar un Contacto dentro deuna lista.


VistaPrevia:

1. Abrir lista de distribuciónEjecutivos Emprendedores

2. Seleccionar contacto3. Ficha Lista de distribución4. Grupo Acciones5. Comando Eliminar6. Ficha Lista de distribución7. Grupo Acciones8. Comando Guardar y cerrar



Objetivo

Lista de distribución: EjecutivosEmprendedores



Actualizar información de contactos

Actualizar información decontactos.


1. Abrir lista de distribución AsesoresEmprendedores

2. Ficha Lista de distribución3. Grupo Integrantes

4. Comando Actualizar ahora5. Seleccionar la opción que desee del

cuadro de diálogo que se muestra6. Botón Aceptar7. Ficha Lista de distribución8. Grupo Acciones9. Comando Guardar y cerrar

VistaPrevia:



Objetivo

Lista de distribución: AsesoresEmprendedores

A t t d d j



Agregar un contacto desde un mensaje

Agregar un contacto desde unmensajes


1. Seleccionar el mensaje TarjetaClaudia

2. Clic derecho sobre el contactoadjunto

3. Del menú contextual seleccionarAgregar a Contactos

4. Ficha Contacto5. Grupo Acciones6. Comando Guardar y cerrar

VistaPrevia

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Correo Electrónico: Tarjeta Claudia



Enviar como tarjeta de presentación

Enviar Como tarjeta depresentación


1. Clic derecho sobre el contactodeseado

2. Del menú contextual,seleccionar Enviar comotarjeta de presentación

3. En el campo Para.. Seleccionarel contacto a quien se enviarála tarjeta de presentación

4. Botón Enviar

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Contactos

Editar una tarjeta de presentación



Editar una tarjeta de presentación

Editar una tarjeta depresentación electrónica.


1. Abrir contacto que se deseaeditar

2. Ficha Contacto3. Grupo Opciones4. Comando Tarjeta de

presentación5. Modificar el diseño de la

tarjeta o editar la tarjeta6. Botón Aceptar7. Ficha Contacto8. Grupo Acciones9. Comando Guardar y cerrar

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo

Contactos



Crear un evento

Crear un evento Duración aproximada: 15 minutos

VistaPrevia:

1. Opción Calendario del Panelde exploración

2. Menú Acciones3. Opción Nuevo evento Todo

el día4. Introducir información del

evento5. Ficha Evento6. Grupo Acciones7. Comando Guardar y cerrar

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo




Crear un archivo de datos

Crear un archivo de datos.


1. Menú Archivo2. Opción Nuevo3. Opción Archivo de datos de

Outlook…4. En la ventana Nuevos archivos

de datos de Outlook, hacer clicen Aceptar

5. Teclear nombre de archivo6. Botón Aceptar7. En la ventana Crear carpetas

personales de Microsoft, en elcampo Nombre, teclear elnombre del archivo

8. Botón Aceptar

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo




Agregar archivos de datos

Agregar Archivos de datos Duración aproximada: 10 minutos

1. Menú Nuevo2. Opción Archivo de datos de

Outlook…3. Botón Aceptar4. Seleccionar un archivo .pst5. Botón Aceptar6. Botón Aceptar en la

ventana Carpetaspersonales

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo




Agregar carpetas de contactos

Agregar Carpetas de Contactos Duración aproximada: 10 minutos

1. Menú Archivo2. Opción Importar y exportar…3. Opción Importar de otro programa o

archivo

4. Botón Siguiente5. Opción Archivo de carpetas

personales (.pst)6. Botón Siguiente7. Botón Examinar…, para buscar el

archivo8. Botón Siguiente9. Seleccionar carpeta10. Botón Finalizar

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo


Crear una regla desde una plantilla para mover



Crear una regla desde una plantilla para movermensajes

Crear una Regla desde unaplantilla para mover mensajes.


1. Menú Herramientas2. Opción Reglas y alertas…3. Botón Nueva regla…4. Paso 1: seleccione una plantilla, sección

Mantenerse organizado5. Opción Mover a una carpeta los mensajes que

contengan palabras específicas en el campoasunto

6. Sección Paso 2: edite la descripción de laregla (haga clic en un valor subrayado)

7. Opción cierto texto8. En el campo Especifique las palabras o frases

que desea buscar en el asunto del mensaje:,teclear la palabra

9. Botón Agregar, botón Aceptar10. Opción especificada11. Indicar carpeta, botón Aceptar12. Botón Siguiente

VistaPrevia:

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo


13. Paso 1: seleccionecondiciones, activar las casillasque desee

14. Botón Siguiente15. Paso 1: seleccione una o varias

acciones, activar las casillas

deseadas16. Botón Siguiente17. Paso 1: seleccione una o varias

excepciones (si es necesario),activar las casillas deseadas

18. Botón Siguiente19. Paso 1: especifique un nombre

para esta regla, indicar unnombre

20. Paso 2: configure las opciones

de regla, activar o desactivarcasillas como se desee

1. Botón inalizar



Crear una regla desde para eliminar mensajes.

Crear una Regla desde paraeliminar mensajes.


VistaPrevia:

1. Menú Herramientas2. Opción Reglas y alertas....3. Botón Nueva regla....4. Paso 1: seleccione una plantilla, sección Iniciar desde una regla en blanco5. Opción Comprobar los mensajes cuando lleguen6. Botón Siguiente7. Paso 1: seleccione condiciones, activar la casilla con cierto texto en el

asunto8. Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado),

hacer clic en cierto texto9. Teclear el texto10. Botón Agregar, botón Aceptar11. Botón Siguiente12. Paso 1: seleccione una o varias acciones, no activar ninguna casilla13. Botón Siguiente14. Paso 1: seleccione una o varias excepciones (si es necesario), no activar

ninguna casilla15. Botón Siguiente16. Paso 1: especifique un nombre para esta regla, teclear el nombre de la

regla17. Paso 2: configure las opciones de regla, activar o desactivar las casillas

¿Cómo lo hago?

Pasos:


Objetivo




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