MICROSOFT OFFICE OUTLOOKPANDUAN PENGATURAN EMAIL

CREATED BY :M.IRFAN.ASHARI

INDRA GUNAWAN LUMBAN TOBING YOSEPH SIAGIAN

PengaturanRun Microsoft outlooksetelah Microsoft Office Outlook terbuka Klik “Next”.Kemudian Klik NextPilih Microsoft Echange, POP3, IMAP, or HTTP Kemudian Klik Next

Pada Bagian Manually configure server setting or additional server types beri centang..Kemudian Klik Next

Pilih Internet Email. Kemudian Klik NextIsilah Your Name dan Email Address andaIncoming Server isi : pop.gmail.com

Silahkan ke Tab Outgoing Server kemudian beri centang di My outgoing server (SMTP) requires authentication

•Lanjut ke Tab Advanced•Di Bagian Incoming Server (POP3) isi : 995dan Outgoing Server (SMTP) isi :465pada Use the following type of encrypted connection pilih SSL Kemudian OK•Kemudian Klik Finish

Mengirim PesanMenerima PesanMembalas PesanMenghapus PesanMeneruskan PesanFormat Font dan backgroundMessage rule Grouping

PENGELOLAAN EMAIL

Mengirim PesanUntuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:

1. Pada folder Inbox, klik menu File2. Sorot New3. Klik menu Mail Message

Note: Proses ini dapat disingkat dengan menekan icon New Mail Message (sudut kiri atas) pada toolbar Inbox .

To, Cc dan BccTo: tujuan standar pengalamatan pesan.Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada  kolom Cc selain pada kolom To. Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc).

Terima PesanMembaca Email

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.

Membalas PesanKetika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :Standard ReplyPada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.Klik tombol Reply . Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:Ketik pesan anda pada body pesan. Klik Send.

Meneruskan PesanKetika Anda sudah membaca pesan, dan

Anda ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut : Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.Klik tombol Forward, Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jika diinginkan. Setelah selesai, klik Send.

Format Font & Background

Pada menu Outlook klik menu ToolsPilih Options Pilih Mail Format ( ada di menu atas ) Pilih format email pada “Send in this message format” : pilih HTML Klik Font untuk memformat font Klik Stationery Picker untuk memformat background Klik Ok

Message ruleDengan menggunakan rule “Defer” dalam Outlook, kita dapat mensetup sebuah rule yang menghentikan seluruh pesan yang dikirim untuk beberapa menit setelah anda melakukan klik pada tombol Send, untuk memberikan anda sebuah kesempatan untuk merecover.Pilih Rules and Alerts dari menu Tools dan kemudian klik tombol New Rule. Pada “Start from s blank rule”, pilih Chekc messages after sending, dan kemudian klik Next.

•Klik tombol Next lagi pada screen “Which conditions do you want to check”, dan anda akan dituntun dengan dialog yang menginformasikan anda bahwa rule akan digubakan pada seluruh pesan. Jika anda mau anda dapat mengatur rule ini hingga hanya mnegerjakan grup tertentu.

• check box “defer delivery by a number of minutes”, dan kemudian klik “a number of” dan ubah perbedaan menit menjadi sesuatu seperti 5 menit walaupun anda dapat mengubahnya menjadi apapun yang anda inginkan.Klik tombol Next dan kemudian berikan rule sebuah nama yang mudah untuk diingat sehingga anda dapat mengetahuinya dalam list.

GroupingPada Address Book kita juga bisa membuat beberapa Group yang merupakan gabungan dari beberapa personal email, yang berguna bagi kita dalam pengiriman email. Sehingga memudahkan kita dalam pengiriman email ke banyak orang tanpa mengetik alamat email mereka satu-persatu. Untuk membuat “Group” lakukan langkah berikut : Buka menu “ Address Book” Klik File – pilih “New Entry” Pilih “New Distribution List “ klik Ok

Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia ( mis : Inspiration ) Kemudian Klik tombol “Select Member” untuk memilih siapa saja yang masuk dalam Group ini. Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada nama atau mengklik tombol “Add” Klik OkKemudian klik “Save and Close” Maka kita dapat melihat pada menu Address Book di folder “Contacts” akan terdapat Group baru bernama “Bintek”. Group ini bisa dimasukkan nantinya dalam pengalamatan email. Kita dapat melihat semua Group yang ada pada folder “All Groups” beserta semua anggotanya denganmengklik 2 kali pada group yang diinginkan.

Microsoft outlook dan webmail

WebMailMenggunakan webmail artinya tidak perlu software mail client terinstall pada komputer Anda karena mengakses webmail cukup menggunakan browser saja. Gambarannya adalah seperti Anda mengakses e-mail Yahoo, Gmail, atau e-mail gratis lainnya.

WebMail cocok digunakan untuk :E-mail account yang harus diakses bersama – sama beberapa orangAnda yang tidak selalu menggunakan satu komputer yang sama untuk mengakses e-mail atau Anda yang sering bepergian tanpa membawa laptop atau komputer pribadi

Microsoft Outlook Mengakses e-mail menggunakan Outlook atau software mail client lain berarti menarik seluruh data e-mail yang masuk ke dalam software tersebut. Secara default, e-mail yang sudah didownload akan dihapus juga dari server. Dengan demikian sebenarnya tidak memerlukan space yang besar pada account hosting karena e-mail akan kosong setelah Outlook mendownloadnya.

Outlook cocok digunakan untuk Anda yang selalu menggunakan komputer yang sama untuk mengakses e-mail, laptop Anda misalkanE-mail yang sifatnya personal dimana orang lain tidak dapat mengakses e-mail tersebut