Microsoft Office Outlook 2003

Mi cro soft O ffi ce

Ou tlo ok 2003

Dragan Grbić

S P E C I J A L N I D O D A T A K

#101jun 2004.

3j u n 2 0 0 4 . PC

Microsoft Office Outlook 2003

O po pu lar nos ti pro gra ma ko ji sačinja va ju Microsoft Offi ce odav no je rečeno mno-

go. Osim što su naj po pu lar ni ji i naj ti ra žni ji, pro gra-mi Word, Excel, PowerPoint i dru gi čine fak tičke si-no ni me za kla se so ft ve ra čiji su pred stav ni ci. Je dan pro gram pa ke ta, o dno sno sis te ma Microsoft Of-fi ce za uzi ma po se bno mes to po svo joj is to ri ji, ali i po načinu fun kci oni sa nja. Reč je o pro gra mu Mi-crosoft Outlook, ko ji je „mlađi“ od dru gih Offi ce pro gra ma: prva ver zi ja pro gra ma be še Outlook 97, deo pa ke ta Microsoft Offi ce 97, ka da je na sle dio po-slo ve ko ji su ra ni je ra di li pro gra mi Microsoft Mail i Microsoft Schedule. Bu dući pri lično slab u o dno-su na za mi šlje ne po tre be, u brzo ga za me nju je Out-look 98, ko ji je dis tri bu iran kao bes pla tan pro gram u o kvi ru glo bal ne kam pa nje. Ko rak usa gla še nog ra zvo ja naj zad je u hvaćen u pa ke tu Microsoft Offi ce 2000; od on-da Outlook je stan dar dni deo sva ke edi ci je pa ke ta, a da nas sis te ma Microsoft Offi ce.

Microsoft Offi ce Outlook 2003, ka ko gla si pu no ime ak tu el ne ver zi je pro gra-ma, čini in te gri sa ni sis tem za cen tra li zo va no u prav-lja nje ra znim o bli ci ma in for ma ci ja u po slov nom o kru že nju (tzv. desktop information system). Pro-gram čini po ve za nu ce li nu ko ja se sas to ji od ne ko li-ko vi do va o bli ko va nja in for ma ci ja i fun kci ja sa nji-ma. Di na mički ka len dar slu ži kao agen da za uzeća vre me na, uz mo gućnost de fi ni sa nja po nav lja jućih po slo va i bla gov re me no upo zo ra va nje na na ila zak va žnog po sla; bi tan mo dul ovog de la pro gra ma je sis tem za za ka zi va nje sas ta na ka. Mo dul za u prav lja-nje za da ci ma omo gućuje de fi ni sa nje i be le že nje na-pre do va nja po sla do pu nog i zvrše nja, uz ra zne vi do-ve upo zo ra va nja. Lis ta kon ta ka ta omo gućuje kom-ple ti ra nje o snov nih in for ma ci ja o oso ba ma sa ko ji-ma kon tak ti ra te, nji ho vo gru pi sa nje po ra znim kri te-ri ju mi ma, kao i po to nji pre gled svih in for ma ci ja ve-za nih za njih. Kom ple tan sis tem za u prav lja nje elek-tron skom po štom po držan je mo du li ma za ra zvrsta-va nje po šte po de fi ni sa nim pra vi li ma i sa ra dnju sa dru gim mo du li ma pro gra ma. Pos to je i dru ge struk-tu re i o bli ci po da ta ka, a sve je po drža no ra znim pod-sis te mi ma za na pre dno u prav lja nje i di na mičko or-ga ni zo va nje sa drža ja i ak tiv nos ti ve za nih za njih.

Ova ko opi san, Outlook se lak še ra zli ku je od kla se ala ta za u prav lja nje elek tron skom po štom, u ko je se ovaj pro gram čes to po gre šno svrsta va. Is ti na, mo že te ga ko ris ti ti sa mo za sla nje i pri jem e-mail po ru ka, ali pot pu no an ga žo va nje os ta lih mo-du la čini Outlook da le ko moćni jim sis te mom sa o zbilj nim ka pa ci te tom mo gućnos ti. Rečju, an ga žo-va njem na ra dnom mes tu, Outlook mo že pos ta ti in-for ma ci oni cen tar svih va ših po slov nih ak tiv nos ti, što po dra zu me va lično or ga ni zo va nje, ali i broj ne vi do ve ak tiv ne sa ra dnje u o kru že nju.

Za ra zli ku od dru gih Offi ce pro gra ma ko ji su, ka ko se to ka že, ori jen ti sa ni na rad sa do ku men ti-ma, Outlook je u sme ren na rad sa ra znim o bli ci ma in for ma ci ja ko je se vir tu el no or ga ni zu ju u struk tu re

i ko je se čuva ju u glav nom u je dnoj da to te ci sa ko jom se stal no ra di. In for ma ci-je pos to je u šest po jav nih o bli ka. Po je di na stav ka mo-že bi ti e-po ru ka, in for ma-ci ja o kon tak tu, za pis u ka-len da ru, za pis o za dat ku,

vre men ska o dre dni ca ne kog za pi sa u dnev ni ku ili pros ta be le ška. Sva ku stav ku mo že te uređiva ti na ra-zne načine – ne sa mo uti ca jem na sa držaj, ne go i do-de lji va njem o dređenih obe le žja i oso bi na; ta kvi za-hva ti će vam ka sni je po moći u mno gim ak tiv nos ti-ma (sor ti ra nje, pre tra ži va nje, itd.). Stav ke Outlook-a su lo gički po ve za ne, pa mo že te kom bi no va ti fun kci-je. Na pri mer, pri sla nju e-po ru ke mo že te se po slu ži-ti stav ka ma u lis ti kon ta ka ta; ter min u ka len da ru ili de fi ni sa ni za da tak mo že te po sla ti e-po štom, itd.

No si lac or ga ni za ci je in for ma ci ja u Outlook-u je fol der (fas ci kla). Ovaj po jam ne znači is to što i fol-der u Windows-u, ali ra di lak šeg ra zu me va nja mo-že te to ta ko da pri hva ti te; osim ne ko li ko stan dar-dnih fol de ra ko ji se uvek po jav lju ju u va šem Out-look-u, mo že te do da va ti i no ve, u is tom ni vou sa o snov nim ili kao po dređene nji ma. Sis tem Person-al Folders čuva se u je dnoj da to te ci ko ja se auto mat-ski o tva ra kad o tvo ri te pro gram. O snov no svoj stvo fol de ra je tip stav ki ko je se čuva ju u nje mu; na o sno-vu to ga, ka da ra di te u ne kom fol de ru, biće ak ti vi ran i od go va ra jući skup alat ki u me ni ju i tra ka ma sa alat-ka ma, a pri kaz sa drža ja mo že te me nja ti na mno go pri me re nih načina.

4 PC j u n 2 0 0 4 .

PC SPECIJALNI DODATAK

Iako je Outlook 2003 je dan od četi ri glav na pro gra ma ko ji su obu hvaćeni lo ka li za ci jom

na srpski je zik, o dlučili smo da u ovom pri ručni-ku pra ti mo ra dnu pov rši nu na ma tičnom, en gles-kom je zi ku. Ra zlog za tu o dlu ku je da bi smo učini-li rav no prav nu po nu du u o dno su na one ko ji su o dlučili da očuva ju svo je sta re na vi ke. Uko li ko ima te na me ru da ko ris ti te lo ka li zo va ni Microsoft Offi ce 2003, pre po ručuje mo vam da na ba vi te na še spe ci jal no i zda nje „Sis tem Mi cro soft O ffi ce 2003 na srpskom“. Deo knji ge ko ji je po svećen Out-look-u struk tur no je sličan (ma da je zna tno obim-ni ji), a u njoj ćete naći i mno ge do da tne te me ko je se tiču i ovog pro gra ma, kao što su rad u por ta lu i in te gri sa ni pris tup u ra du.

Iako Outlook 2003 mo že da se ku pi kao po se-ban pro gram, ve ro va tno ćete ga in sta li ra ti kao deo sis te ma Microsoft Offi ce 2003. Pos to je ra zne op ci je pri in sta la ci ji pro gra ma, a za praćenje sa drža ja u ovom pri ručni ku u glav nom je do volj no da pos ta-vi te ti pičnu in sta la ci ju. Microsoft Offi ce 2003, pa sa-mim tim i Outlook, mo že da ra di na ope ra tiv nim sis-te mi ma Windows 2000 SP-3 (ili no vi ji) i Windows XP. Har dver ski za hte vi za rad sis te ma su uobičaje-ni za da na šnje pri li ke: ako je vaš računar ku pljen kao nov u po sle dnje dve go di ne, vrlo je ve ro va tno da nećete ima ti ni ka kvih pro ble ma. Pre po ručuje mo vam da u računa ru ima te ba rem du plo vi še od mi-ni mal nih 128 MB RAM, po go to vo ako na me ra va-te da ra di te sa dva ili vi še pro gra ma is tov re me no, što je uz Outlook čest slučaj. Ne za hte va se po se bni kva li tet gra fi ke, ali pre po ručuje mo da obe zbe di te sli-ku od ba rem 1.024x768 u pu noj pa le ti bo ja, i to na mo ni to ru ma lo veće di ja go na le: ta ko će vaš rad bi ti udo bni ji i efi ka sni ji.

Ako mi gri ra te sis tem sa pret ho dne ver zi je pa-ke ta Microsoft Offi ce, mo ra te o bra ti ti pa žnju na va-žan de talj. Na ime, mo guće je da sko ro svi pro gra-mi op sta ju pa ra lel no na is tom računa ru sa pret ho-dnim ver zi ja ma Microsoft Offi ce-a. To je di no ne va-ži za Outlook: iz ra zlo ga te hničke pri ro de, dve ver-zi je Outlook-a ne mo gu da bu du pa ra lel no in sta li-ra ne na is ti sis tem. Ge ne ral no, i inače vam sa ve tu-je mo da i zbe ga va te pa ra lel ne in sta la ci je dve ili vi še

ver zi ja Microsoft Offi ce-a, jer u o dređenim okol nos-ti ma mo že doći do na ru ša va nja struk tu re za čije re-ša va nje je po tre ban ek sper tski rad.

U te hničkom smi slu, Offi ce 2003 je ve oma slo-žen so ft ver. Iako se u vre me pri pre me za trži šte obav-lja ju op se žne pro ve re is prav nos ti so ft ve ra, ne ki pro-ble mi se ipak ot kri ju tek u u slo vi ma re al nog ra da. Za-to, kad god se uka že po tre ba za tim, Microsoft pra vi, o bjav lju je i pre po ručuje pri me nu ra znih na men skih is prav ki ili ažu ri ra nja (updates). Iako vaš Offi ce 2003 mo žda ra di ko rek tno, po želj no je da na ba vi te i in sta-li ra te is prav ke čim sa zna te za nji ho vo pos to ja nje; te da to te ke su uvek slo bo dne za pre uzi ma nje sa lo ka ci-je Microsoft Offi ce Online. Počev od Offi ce-a 2003, pos to ji pri kla dna auto ma ti ka pro ve re in te gri te ta va-šeg sis te ma, ka da je dnom pris tu pi te toj lo ka ci ji: do-zvo lićete po se bnoj Web kom po nen ti da is pi ta va šu in-sta la ci ju, a za tim će ona pre po ručiti pri hva ta nje, pre-uzi ma nje i auto mat sko ažu ri ra nje Offi ce-a. Sis tem za ažu ri ra nje naj lak še ćete pro naći ako kre ne te od ko-man de Check for Updates ko ja po sto ji u me ni ju Help u sva kom pro gra mu va šeg Offi ce-a 2003. Ne ka vam pređe u na vi ku da ba rem je dnom me sečno pro ve ra-va te pos to ja nje is prav ki. U času pri pre me ovog pri-ručni ka, već pos to ji ne ko li ko is prav ki ko je se tiču i Outlook-a (npr. una pređeni Junk E-mail fi l ter).

Outlook 2003 je oso ben po to me što već na počet ku mo ra te oba vi ti o dređeni skup pri prem nih ra dnji ka ko bi pos tao fun kci ona lan. Već pri prvom po kre ta nju Outlook-a, dočekaće vas prvi di ja log Outlook 2003 Startup. U sle dećem ko ra ku se pre-dla že da de fi ni še te na log e-po šte, što je po tre bno da učini te: iza be ri te po tvrdnu op ci ju. Sle deći ko rak je ključni jer bi ra te tip ser ve ra. Pre ne go što počne-te kon fi gu ri sa nje, tre ba da obe zbe di te po dat ke na o sno vu ko jih ćete na pra vi ti svoj na log u Outlook-u. Ako ste kućni ko ri snik ili ko ris ti te kla sičnu (di-al-up) ve zu ka svom In ter net pro vaj de ru, pri li kom o tva ra nja ko ri sničkog na lo ga do bi li ste po tre bne in-for ma ci je; naj ve ro va tni je ćete ko ris ti ti POP3 ser ver za pre uzi ma nje po ru ka. Ako ra di te u fi r mi u ko joj sve ko mu ni ka ci one u slu ge ko ris ti te po sred stvom lo-kal ne mre že, po dat ke ćete do bi ti od svog a dmi nis-tra to ra sis te ma.

In sta la ci ja i pri pre ma za rad

5j u n 2 0 0 4 . PC


Pret pos ta vićemo da ko ris ti te kla sični POP3 ser ver: ka da oda be re te tu op ci ju, do bićete di ja log ko ji tre ba da po pu ni te do bi je nim po da ci ma. U gru-pi User Information de fi ni ši te svo je ime i pu nu a dre-su elek tron ske po šte ko ja tre ba da se po jav lju je u za-glav lju va ših po ru ka. Ključne in for ma ci je o POP3 i SMTP ser ve ri ma (o dla zna i do la zna po šta) de fi ni-ši te tačno ona ko ka ko ste ih do bi li. U po lja gru pe Logon Information une si te ko ri sničko ime (obično

bez nas tav ka iza zna ka @) i lo zin ku; ako je vaš pris-tup u Windows obe zbeđen, mo že te u ključiti po lje za po tvrdu Remember pas sword; su se dno po lje ko-je pre dviđa pri ja vu po sred stvom po tvrde ve ro dos-toj nos ti u ključite is ključivo ako vaš pro vaj der ta ko na la že. Kli kni te na More settings, pa na prvoj kar ti-ci General do daj te opi sno ime za ko ri snički na log; ako že li te, do daj te i in for ma ci je o svo joj fi r mi i po se-bnu pov ra tnu a dre su (Reply E-mail); ta dva po dat ka će bi ti deo za glav lja va ših o dla znih po ru ka. Na kar-ti ci Outgoing server de fi ni saćete po se bno po de ša va-nje po tvrde ve ro dos toj nos ti o dla zne po šte; na počet-ku, stav ke su pra zne, a pro me ni te ih is ključivo ako vaš In ter net pro vaj der to za hte va.

Kar ti ca Connection de fi ni še sce na rio po ve zi va-nja, ka ko bi Outlook mo gao da ša lje i pri ma po ru ke. Uko li ko se vaš ser ver e-po šte na la zi u lo kal noj mre-ži ili se na la zi neg de na In ter ne tu, ali vi že li te sa mi da us pos tav lja te i pre ki da te ve zu sa pro vaj de rom, za drži te prvu op ci ju Connect using my local area network (LAN). Ako ko ris ti te pre no si vi računar ko-ji je po ne kad u lo kal noj mre ži na ko joj je i ser ver e-po šte, ali po ne kad mo že te da se pri ključite te le-fon skom ve zom sa dru ge lo ka ci je, u ključite po lje za po tvrdu Connect via modem when Outlook is off -line. Dru ga glav na op ci ja Connect using my phone

line na la že da će Outlook kon tro li sa ti ka da je po tre-bno da se po ve že na In ter net ra di ra zme ne po ru-ka, a ka da da pre ki ne ve zu; ta da oda be ri te ko ji po-ziv ćete is ko ris ti ti, ako ima te vi še njih de fi ni sa ne u sis te mu. Naj zad, mo že te is ko ris ti ti i mo gućnost da iz Outlook-a ini ci ra te po se bnu kon tro lu po zi va nja i pre ki da ve ze.

Na kar ti ci Advanced na la ze se po de ša va nja re ži ma za ra zme nu po ru ka. In for ma ci je o bro je vi-ma por ta ser ve ra i op ci je si gur ne ve ze (SSL) su kri-tične i ne moj te ih me nja ti bez strikt nog uput stva; ako ste ne što po re me ti li na tom mes tu, kli kni te na su se dni tas ter Use defaults da vra ti te o snov ne vre-dnos ti. Vre men sko o gra ničenje ser ve ra je in for ma-ci ja ko ju ćete, ako bu de po tre bno, is kus tvom me nja-ti; reč je o vre me nu čeka nja od tre nut ka za da va nja ko man de za ra zme nu po ru ka do tre nut ka od zi va ser ve ra. Po dra zu me va na op ci ja od je dnog mi nu ta tre ba lo bi da je do volj na; ne moj te ni kad sma nji va-ti taj pe ri od, a po većaj te ga ako, na pri mer, pos to ji pro blem du gog tra ja nja auto mat skog po ve zi va nja na In ter net. Po sle dnja gru pa op ci ja na me nje na je kon tro li za drža va nja do la znih po ru ka na ser ve ru. Re ci mo, to mo že da ko ris ti ako ste priv re me no de-fi ni sa li svoj na log na tuđem računa ru u na me ri da pro ve ri te po štu, pa že li te po no vo da ih pre u zme te ka da se nađete pred svo jim računa rom. Pri pa zi te da je uobičaje no da pos to je kvo te ve ličine va šeg po-štan skog san dučeta na ser ve ru: ako se ono pre pu-ni, no ve po ru ke za vas neće bi ti prim lje ne. Za to uz op ci ju čuva nja de fi ni ši te mak si mal no vre me čeka-nja po ru ka na pre uzi ma nje; ne bi bi lo lo še ni da is-ko ris ti te po ve za no bri sa nje u lo ka lu i na ser ve ru, u ključujući po sle dnju op ci ju. Po tvrdi te i zme ne i vra-ti te se u glav ni di ja log.

Ka da ste po pu ni li sve ključne po dat ke, bi lo bi do bro da ih pro ve ri te. Kli kni te na Test Account Set-

6 PC j u n 2 0 0 4 .


N e ka vam pređe u na vi ku da Outlook uvek bu de o tvo ren, ba rem u mi ni mi zo-

va nom sta nju: pre dviđeno je da ak tiv ni ko ri snik u po slov nom o kru že nju stal no ko ris ti ak tiv ne alat-ke tog pro gra ma u ra du. Uočite je dnu zgo dnu op-ci ju: ako vam je u sis tem skoj tra ci za da ta ka (task-bar) ak tiv na tra ka sa alat ka ma Quick Launch, na-kon prvog po kre ta nja Outlook-a biće joj do da ta iko na Launch Microsoft Of-fi ce Outlook. Ka da je pro gram po kre nut, po ja viće se i iko na u sis tem skoj tra ci za oba ve šta va nje (systray), a ona ima ne ka i fun kci onal na svoj stva ko ja mo že te ko-ris ti ti u to ku ra da. O dmah pre dla že mo ko ri snu si tni cu: obe zbe di te da mi ni mi-zo va ni Outlook ne za uzi ma mes to u tra-ci za da ta ka; kli kni te de snim tas te rom mi-ša na iko nu u tra ci za oba ve šta va nje, pa u ključite op ci ju Hide When Minimized. I sa da, kad je pro gram mi ni mi zo van, ak ti-vi raćete ga kli kom na iko nu u tra ci Quick Launch ili du plim kli kom na iko nu u tra ci za oba ve šta va-nje; za udo ban rad, to je sa svim do volj no. Na rav-no, pro gram uvek mo že te po kre nu ti i kla sičnim po zi vom iz Start me ni ja.

Na počet ku ra da, uočićete tri zo ne u glav nom po dručju pro gra ma. Le vo o kno slu ži za glav nu na-vi ga ci ju po struk tu ri fol de ra, a nje gov sa držaj za vi si od i zbo ra ključnog ele men ta pro gra ma. Sve ključne ele men te mo že te bi ra ti u sti li zo va noj tra ci sa alat-ka ma na dnu o kna; uočite da pa le tu mo že te ši ri ti i sku plja ti pov lačenjem tra ke na vrhu: ako je po-

većate, vi dećete ime kom po nen ti, a ako je sma nji-te, one će se sves ti na iko ne na dnu. Ako že li te da iza be re te sa mo ne ko li ko pro ši re nih stav ki, po de si-te nji hov broj, a i zbor i re do sled mo že te re gu li sa ti u po moćnom me ni ju tra ke sa alat ka ma, kli kom na ko man du Navigation Pane Options. Op šti način za pro me nu o snov nih fol de ra je pri me na me ni ja Go ili

prečice Ctrl+1 do Ctrl+8 (pre gle daj te pa ro ve u me-ni ju). Prečicom Ctrl+Y o tvo ri ćete uni ver zal ni di ja-log za pre la zak u dru gi fol der; ovu prečicu tre ba da upam ti te ako ste o dlučili da is ključite o kno za na vi-ga ci ju (Alt+F1), jer mo žda ra di te na e kra nu sa ma-njom re zo lu ci jom.

Me njaj te ak tiv ne ele men te pro gra ma i vi dećete ka ko se me nja i ce lo ku pni sa držaj pro zo ra Outlook-a. Na počet ku, ak tiv no je o kno za na vi ga ci ju Mail: u glav nom de lu vi di te struk tu ru hi je rar hi je počev od vrha, o značenog kao Personal Folders. Uočite i po-sle dnju stav ku na dnu: po red nje se na la zi znak za

tings; ako sa mi kon tro li še te ve zu, naj pre se ručno po ve ži te na In ter net.

Ako ste sve is prav no une li, svih pet ko ra ka u tes tu proći će sa po ru kom Completed. Ako se po ja-vi crve ni „X“ i po ru ka Failed, to znači da ne ki po da-tak ni je va ljan; ta da po gle daj te kar ti cu Errors u di-ja lo gu za tes ti ra nje i tu ćete vi de ti opis mo gućih ra-zlo ga pro ble ma.

Ako je sve u re du, klik ni te na Next i Outlook će se naj zad ak ti vi ra ti, sa je dnom po zdrav nom po-ru kom u pri jem nom san dučetu (Inbox). Ako po že-

li te da na kna dno pro me ni te pos tav ke svog na lo ga, oda be ri te ko man du me ni ja Tools / E-mail Accounts, pa oda be ri te op ci ju View or change existing e-mail accounts. Tu mo že te de fi ni sa ti i dru ge svo je na lo ge e-po šte, ako ih ima te. Prvi na log se sma tra po dra zu-me va nim, što znači da će on bi ti ak ti van ka da bu de-te kre ira li no ve o dla zne po ru ke; to mo že te me nja ti je dno kra tno (vi dećete ka ko), a ako po že li te da pro-me ni te po dra zu me va ni na log, to učini te u ovom di-ja lo gu, kli kom na Set as default ka da obe le ži te ne-ki dru gi na log.

Ra dna pov rši na pro grama

7j u n 2 0 0 4 . PC


o tva ra nje ni žeg ni voa fol-de ra, baš kao u Windows Explo re r-u. Deo o kna Fa-vorite Folders pred stav lja svo jev rsnu gru pu prečica ko ju mo že te pre ure di ti po na hođenju: no vi fol-der ćete pre ba ci ti pros tim prev lačenjem, a ne že lje ne ćete i zba ci ti ako u kon tek-stnom me ni ju stav ke oda-be re te ko man du Remove from Favorite Folders. U glav nom de lu o kna za na vi ga ci ju mo že te do da va ti ko li ko god že li te fol de ra, u hi je rar hi ji ko ja vam je po vo lji; do da te fol de re mo že te i i zbri sa ti, za je dno sa sa drža jem u nji ma. I zbri sa na stav ka ili fol der pre me-šta se u fol der Deleted Items, gde os ta je do ručnog ili auto mat skog bri sa nja. Fol de re ko je ste za te kli na počet ku ne mo že te bri sa ti: za štićeni su zbog o snov-nih fun kci ja pro gra ma.

Pro me na stav ke u o knu za na vi ga ci ju znači pro me nu sa drža ja u glav nim o kni ma. Gru pa Mail je na počet ku o tvo re na u pri jem nom po štan skom san dučetu, ka ko bis te vi de li auto mat ski ge ne ri sa-nu po ru ku ko ja je kre ira na u to ku poče tnih pos tav-ki Outlook-a. U sre di ni se na la zi po pis svih prim-lje nih po ru ka (za sad je tu sa mo je dna), a de sno se na la zi o kno za pre gled, u ko me je za glav lje fi k si ra-no, a te lo po ru ke mo že te po me ra ti. O dmah dva put klik ni te na stav ku u lis ti: o tvo riće se no vi pro zor sa učita nom stav kom. To je o snov ni vid pris tu pa sva-koj stav ci u Outlook-u, bez ob zi ra na njen tip: u po-se bnim pro zo ri ma ćete ih pre gle da ti, a na ras po la ga-nju su vam sve ko man de ko je se tiču bi lo ka kve ak ci-je ko ju sa stav kom mo že te učini ti. O kno za pre gled u glav nom pro zo ru pro gra ma je op ci ja: to mo že te pro me ni ti za ak tiv ni fol der po šte, ko man dom me ni-ja View / Reading Pane; osim po dra zu me va nog po lo-ža ja na de snoj stra ni, o kno mo že te pos ta vi ti i is pod lis te stav ki u fol de ru ili ga sa svim is ključiti.

Pri kaz Folder List slu ži za in te gral ni pre gled svih gru pa u Outlook-u, bez ob zi ra na tip stav ki ko-je one sa drže. Ako odav de pris tu pi te ne kim po se-bnim fol de ri ma, nećete do bi ti sve de ta lje u o knu kao ka da bis te di rek tno pris tu pi li nji ho vom na men-skom o knu za na vi ga ci ju, pa ovaj pri kaz najčešće

slu ži za ra zne ma ni-pu la ci je sa drža jem fol de ra. U tu svrhu, u ovom o knu pos to je i dve po se bne ko man-de u o bli ku hi per ve-ze, ko je nećete vi de ti u dru gim o kni ma; o nji ma ćemo go vo ri ti ne što ka sni je.

U bi lo kom času, mo že te o tvo ri ti no-vi pro zor Outlook-a,

počev od fol de ra u ko me se tre nu tno na la zi te. To ćete naj brže i zves ti ko man dom Open in New Win-dow ko ja se na la zi u kon tek stnom me ni ju fol de ra u o knu za na vi ga ci ju ili u za glav lju sre di šnjeg o kna. Na ovaj način mo že te kom bi no va ti pri ka ze is tog fol de-ra ili si mul ta no pre gle da ti u stav ke na ra znim mes ti-ma. Do da tni pro zor ćete za tvo ri ti kli kom na tas ter u gor njem de snom u glu pro zo ra; Outlook je ak ti van dok god je ak ti van ba rem je dan nje gov pro zor. Ako da te ko man du File / Exit, za tvo rićete ceo pro gram, a po nov nim po kre ta njem do bićete opet is ti broj pro-zo ra ko ji ste ima li i u času za tva ra nja.

Ako u o knu Mail ili Folder List oda be re te naj-vi šu stav ku Personal Folders, ak ti vi raćete stra ni cu Outlook Today. Reč je o po se bno uređenoj HTML stra ni ci u ko joj mo že te vi de ti zbir ni pre gled ak tiv-nih stav ki u ra znim gru pa ma; tu ćete vi de ti ak tiv-ne za dat ke, va žna za ka zi va nja u ka len da ru, broj ne-pročita nih po ru ka u do la znom san dučetu, itd. Sva-ki na slov i na ve de na stav ka po na ša ju se kao hi per ve-

8 PC j u n 2 0 0 4 .


ze, pa ta ko ova stra ni ca mo že po slu ži ti kao svo jev r-sni cen tar naj va žni jih in for ma ci ja.

Pri vrhu stra ni ce, vi dećete tas ter Customize Outlook Today: mo že te ga upo tre bi ti da po de si te ne ko li ko op ci ja pre gle da svo jih stav ki. Naj pre, mo-že te de fi ni sa ti da se pro gram o tvo ri pri ka zu jući baš tu stra ni cu (Startup). Mo že te pro ši ri ti lis tu u gru pi Messages: kli kni te na tas ter i obe le ži te sva ki že lje-ni fol der po na osob. U gru pi Tasks o dlučite da li že-li te da vi di te sve ak tiv ne za dat ke (All tasks) ili sa-mo one ko ji dos pe va ju na da na šnji da tum (Today’s tasks); op ci ono, do daj te i za dat ke bez de fi ni sa nog ro ka (...no due date), a upo tre bi te i je dan ili dva kri-te ri ju ma sor ti ra nja za da ta ka. Naj zad, osim po dra zu-me va nog sti la stra ni ce, mo že te bi ra ti među još četi-ri. Pro me ne će pos ta ti ak tiv ne ka da izađete iz stra ni-ce za po de ša va nje kli kom na Save changes.

Poče tna po de ša va nja Microsoft Outlook-aNa počet ku ra da, dok još ne ma te stav ke u svo-

jim fol de ri ma, biće te ško da uočite ne ke de ta lje po de ša va nja od ko jih za vi si po na ša nje Outlook-a. Ipak, čak i ako ne ma te is kus tva u ra du sa ovim pro-gra mom, pre po ručićemo vam da o dmah pro ve ri te i, ako je po tre bno, pro me ni te ne ke op ci je pro gra ma. Po de ša va nja Outlook-a spro vo de se u di ja lo gu ko ji se o tva ra ko man dom Tools / Options. Ovaj di ja log je pri lično slo žen, pa je po ne kad po tre bno da „gnju-ra te“ po di ja lo zi ma; za sad is pi taj te sa mo ne ko li ko op ci ja ko je vam ov de pre po ručuje mo, a dru gi ma ćemo se vra ti ti ka da bu de mo go vo ri li o ele men ti ma pro gra ma na ko je se one o dno se.

U di ja lo gu Options pređite na kar ti cu Mail Setup. Uočite u ključenu op ci ju Send immediately when connected: pro gram je u sta nju da pre po zna da li je na ve zi ili ne, a ova op ci ja znači da će sla nje i pri jem po ru ka početi čim pro gram uoči da pos to ji ve za. Na pri mer, to znači da ra zme na počinje ka da se po ve že te na In ter net mo de mom ili ako svoj pre-no si vi računar vra ti te u lo kal nu mre žu u kan ce la ri-ji. O dlučite da li za is ta že li te da se pro gram ta ko po-na ša; ako vam to ne od go va ra, is ključite op ci ju, a ka-sni je ćete sa mi da va ti ko man du za ra zme nu po ru ka. Ako vam od go va ra auto mat ska ra zme na po ru ka, kli-kom na Send/Receive o tvo ri te do da tni di ja log za de-fi ni sa nje gru pa za sla nje i pri jem. Na počet ku, pos-

to ji sa mo je dna gru pa All accounts; ako ima te sa mo je dan na log, to je do volj no. Uočite la ko ra zum lji va po lja za po tvrdu na dnu di ja lo ga, pa de fi ni ši te vi do-ve ra zme ne; to po go to vo va ži ako ste za in te re so va-ni za auto mat sku ra zme nu u za da tom in ter va lu ko-ji ćete sa mi pos ta vi ti.

Ako ima te vi še na lo ga, mo že te na pra vi ti po de-lu ko ji od njih da se ra zme nju ju auto mat ski, ko ji na ko man du za ra zme nu (prečicom F9), a ko ji is-ključivo ka da to bu de te po je di načno tra ži li. Gru pu ćete de fi ni sa ti ime no va njem (tas ter New), a na lo ge gru pe ćete po de si ti u o knu ko je se o dmah o tva ra, ili ka sni je, na tas ter Edit. Obe le ža vaj te je dan po je dan na log u pa le ti na le voj stra ni, pa oda bra ne do daj te gru pi po ljem za po tvrdu na vrhu di ja lo ga; o dmah bi raj te ak tiv nos ti na lo ga u gru pi (npr. o dvo je no sla-nje i pri jem po ru ka), a za tim o dlučite da li će bi ti ra zme nje ne ce le po ru ke ili sa mo nji ho va za glav lja (headers only; o tim de ta lji ma go vo ri mo ka sni je).

Ako je po tre bno, odav de mo že te pris tu pi ti op ci ja-ma po de ša va nja sva kog na lo ga kli kom na Account Properties. Ka da de fi ni še te po tre bne gru pe, po ve di-te računa da se sce na ri ji ra zme ne ne po klo pe, jer ne-ma smi sla da pro gram vi še pu ta is tov re me no pris tu-pa je dnom na lo gu na ser ve ru; gru pe ima ju smi sla sa mo kao pre dme ti ra zličitih sce na ri ja ra zme ne.

U dnu kar ti ce Mail Setup u glav nom di ja lo-gu Tools / Options iza be ri te način na ko ji se Out-look op ho di pre ma pos to jećoj ve zi. Ako že li te da se Outlook po ve že mo de mom, to mo že te de fi ni sa ti na ovom mes tu; se ti te se da to tre ba po de si ti na kar ti-ci Connection u di ja lo gu za po de ša va nje op ci ja po-šte. Ako se ručno po ve zu je te, pri pa zi te da ne os ta-ne u ključena op ci ja da Outlook pre ki ne ve zu umes-to vas (ako ra di te i ne što dru go dok ste na ve zi).

9j u n 2 0 0 4 . PC


Uvek pro ve ri te pos tav lje na po de ša va nja stvar nim os tva re njem ve ze.

Na kar ti ci Mail format, za sad o bra ti te pa žnju sa mo na dva po lja za po tvrdu u gru pi Message For-mat. Na ime, po dra zu me va no je da Outlook ko ris ti u slu ge pro gra ma Word 2003 za pi sa nje po ru ka, bez ob zi ra na for mat po ru ke; na taj način mo že te upo-tre bi ti do slov no sve na pre dne alat ke ko je Word nu-di u o bra di tek sta. Ako ima te pro ble ma sa per for-man sa ma računa ra na ko me ra di te, is ključite tu op-ci ju, po ce nu o dri ca nja ne kih mo gućnos ti. S dru ge stra ne, mo že te za drža ti Word čak i ako in sis ti ra te na sla nju običnih tek stu al nih po ru ka. Da ta je i op-ci ja da se Word upo tre blja va za čita nje do la znih po-ru ka ko je su for ma ti ra ne kao rich text, ali Outlook mo že i sam da in ter pre ti ra ta kav tekst. Na is toj kar-ti ci di ja lo ga, mo že te de fi ni sa ti pot pi se za svo je po-ru ke, o čemu ćemo de talj ni je go vo ri ti u odelj ku o pi sa nju po ru ka.

Na kar ti ci Other po de sićete ne ke bi tne op šte oso bi ne pro gra ma. Naj pre, o dlučite da li da Outlook auto mat ski is pra zni fol der Deleted Items pri i zlas-ku iz pro gra ma; ako nis te si gur ni da li i zbri sa ni sa-držaj još uvek ima ne ku vre dnost, ne u ključuj te to, pa bri ši te „kor pu za ot pat ke“ sa mi. To mo že te čini ti ručnim bri sa njem sva ke stav ke iz tog fol de ra ili o dje-dnom, ko man dom Tools / Empty „Deleted Items“ Folder. Op ci ja pro ve ra va nja Make Outlook the de-fault program... tre ba da os ta ne u ključena, u slučaju da pov re me no o tvo ri te Outlook Express ili ne ki dru-

gi pro gram, ka ko oni ne bi pre uze li fun kci je ra zme-ne po ru ka na se be. Ovo je va žno zbog fun kci ja sla-nja e-po šte iz dru gih pro gra ma ka da je Outlook za-tvo ren, da se ne bi de si lo da va ša o dla zna po ru ka bu-de i zgu blje na u dru gon pro gra mu. Kli kni te i na Ad-vanced Options: ako že li te, u tom di ja lo gu mo že te pro me ni ti fol der u ko me će se Outlook uvek o tva ra-ti; po dra zu me va no, to je Inbox, ali to mo že bi ti i ne-ko dru go mes to. Os ta le op ci je u ovom po dređenom di ja lo gu za sad ne moj te me nja ti.

O fun kci ji auto mat skog ar hi vi ra nja go vo-rićemo ka sni je; za sad se za drži mo sa mo na još je-dnoj stav ci na kar ti ci Other di ja lo ga Options. Na ime, po ru ke do la zne po šte ima ju oso bi nu „ne pročita na – pročita na“; uočićete iko nu za tvo re ne ili o tvo re ne ko ver te ko ja no si to obe le žje, a ne pročita ne po ru ke su do da tno is pi sa ne po de blja nim fon tom.

Ako ko ris ti te o kno za čita nje, po ru ku mo že te čita ti i bez o tva ra nja stav ke u po se bnom pro zo ru; za-to je po tre bno da o dlučite da li će ta ko pre gle da ne po ru ke bi ti obe le že ne kao pročita ne. Tu op ci ju ćete me nja ti u di ja lo gu Reading Pane. Po dra zu me va no, po ru ka ko ja se vi di u o knu za čita nje neće bi ti obe le-že na kao pročita na dok ne pro me ni te odgovarajuću stav ku. Mo že te o dlučiti i da se tre nu tno vi dlji va po-ru ka obe le ži kao pročita na; ta da o dlučite i o vre me-nu na kon ko jeg će se sta tus po ru ke pro me ni ti. Po-sle dnja op ci ja do zvo lja va da ko ris ti te ra zma kni cu za po me ra nje sa drža ja u o knu za čita nje, što je vrlo udo bna mo gućnost.

Da to te ke i fol de ri u Ou tlo ok-u

K a da je dnom pri pre mi te Outlook za rad, mo že te pri hva ti ti sve pre dviđene op-

ci je pro gra ma i us pe šno ga ko ris ti ti go di na ma. Međutim, pos to je po je di nos ti ko je bi va lja lo da zna te ka ko bis te mo gli mo žda i bo lje is ko ris ti ti pro gram: mo že te ra di ti sa vi še da to te ka, baš kao što mo žda ra di te sa vi še par ti ci ja na dis ku svog računa ra. Po dra zu me va ni skup fol de ra mo že te pro ši ri ti pre ma svo jim na vi ka ma, a ka sni je ćete vi-de ti ka ko uz po moć in te li gen tnih alat ki pro gra ma mo že te to vrlo do bro da is ko ris ti te. Naj zad, u po-sle dnjem odelj ku pre pre las ka na kon kre tnu priču, upo znaćemo vas sa načinom na ko ji vam Outlook

po ma že da svo je lične fol de re uvek o drža va te na op ti mal noj ve ličini.

Rad sa da to te kamaPo dra zu me va no je da sa držaj va ših ličnih fol-

de ra bu de za be le žen u je dnoj da to te ci ko ja je do-de lje na va šem ko ri sničkom pro fi lu u Windows-u. Uko li ko ko ris ti te Outlook pro fi l za sno van na POP3 i sličnim na lo zi ma, biće to da to te ka Outlook.PST ko-ja se na la zi neg de u du bi na ma sis tem skih (po dra zu-me va no skri ve nih) struk tu ra Windows-a. For mat na men skih da to te ka Outlook-a 2003 je prvi put pro-me njen ot kad pro gram pos to ji; ra ni je ste bi li u mo-

10 PC j u n 2 0 0 4 .


gućnos ti da iz ra znih ver zi ja pro gra ma (iz vi še ope-ra tiv nih sis te ma) pris tu pa te is toj da to te ci. To je mo-guće i sa da, ali uz u slov da ko ris ti te op ci ju for ma ta za Outlook 97-2002; ako ste an ga žo va li sis tem Of-fi ce 2003 kao na do gra dnju na pret ho dnu ver zi ju, biće po dra zu me van sta ri for mat da to te ke. Ra zli ka je u dve po je di nos ti: prvo, sta ri for mat je imao li-mit ve ličine da to te ke od 2 GB (gi ga baj ta), a no vi je „o gra ničen“ na 20 GB; u prak si većine ko ri sni ka, obe ove gra ni ce su čis to te oret ske. Dru ga ra zli ka je va žni ja: tek u no vom for ma tu mo že te ko ris ti ti tekst za glav lja i po ru ke u pu nom Unicode o bli ku; ra ni je ste ima li o gra ničene mo gućnos ti na tom pla nu. Ce-na ove novine je i zve sno uvećanje ve ličine da to te-ke za is ti broj stav ki.

Ba rem je dna da to-te ka je uvek o tvo re na u Outlook-u: po dra zu me-va no skla di šte Person-al Folders ne mo že te za-tvo ri ti. To mo že te učini-ti ručno, van pro gra ma, ali to ne moj te čini ti bez va lja nog ra zlo ga. Ako baš in sis ti ra te, za tvo ri-te Outlook, pa o tvo ri te a plet Mail u Control Panel-u (pre ba ci te ga na Clas-sic View). Kli kni te na Data Files, a za tim na Open Folder. Za tečenu da to te ku Outlook.PST pre mes ti te na že lje no mes to; naj lak še je ako o tvo ri te još je dan pro zor Windows Explorer-a, pa pre vučete da to te ku mi šem. Ka da zav rši te, kli kni te da Settings, pa po sle upo zo re nja da da to te ka ni je pro nađena, kla sičnom na vi ga ci jom dođite do pre me šte ne da to te ke i kli kni-te na Open, pa na OK. Sad za tvo ri te sve di ja lo ge, pa opet mo že te nas ta vi ti da ra di te u pro gra mu.

Da bis te u bi lo kom času ra da u Outlook-u vi de li oso bi ne glav ne da to te ke, po slu ži te se di ja lo-gom File / Data File Management. Kli kni te dva put na ime da to te ke ili je dnom na Settings i pre gle daj-te do bi je ni di ja log. Četi ri po lja sa drže po dat ke ko-je mo že te sa mo pročita ti. Ako že li te, mo že te do de-li ti lo zin ku da to te ci i ta ko do da ti ste pen si gur nos ti pri o tva ra nju Outlook-a. Po lje za po tvrdu Save this password in your pas sword list obe zbeđuje is ti tre-tman kao ka da bis te sačuva li lo zin ku za ve zu ka In-

ter ne tu, pa je upo tre bi te sa mo ako je vaš ko ri snički na log va lja no obe zbeđen.

Mo že te is tov re me no ra di ti i sa i vi še da to te ka u Outlook-u. Da bis te na pra vi li no vu PST da to te ku, o tvo ri te di ja log ko man dom File / Data File Manage-ment, a za tim kli kni te na Add. Iza be ri te for mat da-to te ke; kom pa ti bil nost sa sta rim ver zi ja ma pro gra-ma za drži te is ključivo ako že li te da ih za is ta ko ris ti-te na dru gim plat for ma ma sa sta ri jim Outlook-om. Za tim oda be ri te lo ka ci ju i ime za da to te ku; po dra-zu me va ni fol der je onaj is ti u ko me je va še o snov no skla di šte, što je be zbe dna lo ka ci ja, ali mo že te je pos-ta vi ti i neg de drug de. Ka da po tvrdi te to, o tvo riće se

di ja log u ko me tre ba da de fi ni še te in ter no ime za sis tem fol de ra; pre dla-že mo da pro me ni te po-dra zu me va ni na ziv Per-sonal Folders, da ne bis-te me ša li to ime sa po-dra zu me va nim glav nim skla di štem. Encryption Setting se o dno si na in-ter ni način čuva nja stav-ki unu tar da to te ke; pre-dla že mo vam da ni ka da ne ko ris ti te op ci ju No

Encryption, a po dra zu me va ni i zbor Compressible Encryption je u glav nom do vo ljan. Na kra ju, de fi ni-ši te lo zin ku ako že li te, pa po tvrdi te i zbor.

No va da to te ka će se o dmah o tvo ri ti, pa ćete ima ti još je dan sis tem fol de ra uz o snov ni. Na počet-ku, tu su sa mo dva fol de ra (za pra vo, sa mo je dan, kao i de fi ni ci je za pre tra gu), pa tre ba sa mi da do da-te po tre bne struk tu re. Ako že li te da pre ne se te ne-ke stav ke u no vu da to te ku, vo di te računa da je po-dra zu me va na ak ci ja pre me šta nje, ako prev lačite le-vim tas te rom mi ša. Naj bo lje bi bi lo da se na vi kne te da uvek pre vlačite de snim tas te rom mi ša, jer će u času kad spus ti te stav ku bi ti o tvo ren kon tek stni me-ni u ko me mo že te o dlučiti da li pre me šta te ili ko pi-ra te stav ke. Do da tna da to te ka će bi ti o tvo re na i ako za tvo ri te, pa po no vo o tvo ri te Outlook; ta ko će bi ti dok god ne bu de te sa mi o dlučili da je za tvo ri te, što ćete učini ti ako u kon tek stnom me ni ju vršnog fol-de ra do da tnog skla di šta oda be re te ko man du Close (ime foldera).

11j u n 2 0 0 4 . PC


Rad sa fol de rimaNa sa mom počet ku, fol de re u Outlook-u smo

slo bo dno upo re di li sa onim u Windows-u. To po-ređenje ima smi sla na vi še načina: fol de re Out-look-a mo že te do da va ti, pre me šta ti i bri sa ti, mo že-te im do de lji va ti ne ke oso bi ne, a stav ke u nji ma mo-že te po sma tra ti kao svo jev rsne da to te ke. Na rav no, pos to ji niz po se bnih oso bi na ko je ne aso ci ra ju na struk tu ru is tog ime na u Windows-u, ali su šti na je u to me da se one ko ris te sa is tom svrhom – da lak še or ga ni zu je te i u prav lja te sa drža ji ma is tog ključnog značenja. Je di ni po se ban tre-tman ima ju ma tični fol de ri ko-je ste za te kli na počet ku ra da u pro gra mu: njih ne mo že te i zbri-sa ti ni ti pre me šta ti, pa čak im ni pro me ni ti ime.

No vi fol der ćete naj brže na pra vi ti ako prvo oda be re-te fol der ko me će no vi bi ti po-dređen, pa u kon tek stnom me ni-ju za da te ko man du New Folder. U di ja lo gu za kre ira nje no vog fol de ra naj pre za daj te opi sno ime; za tim tre ba da o dre di te ili po tvrdi te ma tični tip po da ta ka. Ovaj po da tak se o dno si na po dra zu me va ni tip stav-ke ko ja će bi ti kre ira na ka da za da te ko man du New, a va žno je pra vil no ga oda bra ti i za to što se o dno si na po na ša nje pro gra ma ka da pris tu pi te fol de ru. Pos-to ji šest ti po va stav ki, a po dra zu me va ni će bi ti onaj ko ji va ži za na dređeni fol der, što po potrebi mo že-te pro me ni ti. Ko man de nad fol de rom naj brže ćete za da va ti u kon tek stnom me ni ju ili ko man da ma u me ni ju File / Folder; većinu njih ne mo ra mo po se-bno o bja šnja va ti.

Auto mat skoar hi vi ranjeU di na mičnom o kru že nju mo že doći do brzog

ras ta sa drža ja va ših fol de ra, pa ćete ve ro va tno po že-le ti da pov re me no od stra ni te sta ri je stav ke iz glav-nog skla di šta. Mo že te ih i zbri sa ti; ali to ve ro va tno nećete učini ti, jer je ko ri sno po se do va ti ar hi vu pre-pis ke i ak tiv nos ti. Mo že te na pra vi ti no vu da to te ku kao pri ručno skla di šte, pa u nju pre mes ti ti po je di-načne stav ke na pri prem lje na mes ta ili čak pre vući

ce le fol de re. Međutim, ručno pre me šta nje za hte va po se bnu pa žnju i du go tra je, pa pre dla že mo da se o pre de li te za op ci ju auto mat skog ar hi vi ra nja. Reč je o ope ra ci ji ko ja će na za da tu ručnu ko man du ili auto mat skom pe ri odičnom pro ce du rom pre mes ti-ti sve stav ke po o dređenom kri te ri ju mu u da to te ku Archive.PST, ko ja će se naći na is tom mes tu na dis-ku kao i glav na da to te ka Outlook.PST; ta da to te ka će bi ti for mi ra na auto mat ski pri li kom prvog ar hi vi-ra nja, a u njoj će se naći re pli ke svih fol de ra o snov-nog skla di šta, ovog puta pod ime nom Archive Fold-

ers. Je di na po je di nost u pro ce du ri su po da ci o kon tak ti ma, ko ji se ni ka-da ne ar hi vi ra ju, po što ima ju traj nu vre dnost.

Va žno je da na pra-vi te sce na rio ar hi vi ra nja: op ci je ćete pos ta vi ti ili me nja ti u di ja lo gu Tools / Options / Other, kli kom na AutoArchive. Uočićete da je već u ključeno auto-mat sko ar hi vi ra nje na sva kih 14 da na, što je ri-tam ko ji mo že te pro me ni-

ti. Ako že li te da se o dre kne te ar hi vi ra nja, is ključite op ci ju i ti me će ceo sis tem ar hi vi ra nja bi ti sus pen-do van. Ali, pos to ji način da na pra vi te fi ni sce na rio ar hi vi ra nja ko ji će vam od go va ra ti i ne o dričite je se; za početak, za drži te op ci ju ko ja će uvek pi ta ti za do zvo lu da i zve de ra dnju (Prompt before AutoAr-chive runs). Sle di op šti sce na rio ar hi vi ra nja: naj pre o dlučite da li ćete i zbri sa ti is te kle stav ke po šte, čak i ako one mo žda ni su pročita ne; za tim o dlučite da li će i os ta le sta re stav ke bi ti sklo nje ne. Ako već ar hi-vi ra te po dat ke, pre dla že mo da za drži te da to te ku ar-hi ve o tvo re nom (Show archive folder in folder list), ka ko bi i sta re stav ke uvek bi le pri ru ci.

Po dra zu me va ne po s tav ke ar hi vi ra nja po de si-ćete u po se bno obe le že noj gru pi. Naj pre o dlučite o pra gu zas ta re los ti po ru ka na ko je se ar hi vi ra nje o dno si; po dra zu me va no je da to bu de šest me se ci. Dru ga ključna o dlu ka je da li će se po ru ke pre mes-ti ti u da to te ku Archive.PST (ili će to bi ti da to te ka dru gog ime na i na dru goj lo ka ci ji) ili će se one traj-no fi zički i zbri sa ti. Po sle dnja op ci ja ko ja na la že bri-

12 PC j u n 2 0 0 4 .


sa nje stav ki je ne pov ra tna i ne sa ve tu je mo je. Mo žda bi umes-to to ga bi lo bo lje da pov re me-no pre ko pi ra te Archive.PST na CD ko ji ćete čuva ti na si-gur nom, pa da pro ce du ru ar-hi vi ra nja da lje nas ta vi te u is-tom ri tmu.

Ka da de fi ni še te op ci je, kli kom na Apply these settings to all folders now pos ta vićete de fi ni ci ju ar hi vi ra nja na sve fol de re. Međutim, za sva ki po-je di ni fol der mo že te do da tno pro me ni ti op ci je ar hi-vi ra nja; to mo že te učini ti da bis te du že za drža li va-žne sa drža je ili brže u kla nja li one ma nje va žne. To po go to vo ima značaja ako ste ra zvi li svo ju do da tnu struk tu ru fol de ra. Da bis te pro me ni li op ci je ar hi vi-ra nja u fol de ru, de snim kli kom o tvo ri te nje gov kon-tek stni me ni, pa o tvo ri te di ja log Properties. Pređite na kar ti cu AutoArchive, pa iza be ri te je dnu od tri op ci je: prva znači da fol der ne po dle že ar hi vi ra nju, a dru ga da se po štu ju po dra zu me va ne op ci je, ko-je mo že te pro ve ri ti kli kom na tas ter. Treća op ci ja o tva ra i zbor svih po se bnih po de ša va nja; čak mo že-te pre u sme ri ti ar hi vi ra nje u po se bnu da to te ku. Je di-na op ci ja ko ja će os ta ti za je dnička za sve fol de re je oki dač auto mat skog ar hi vi ra nja, jer on fun kci oni še na ni vou pro gra ma.

Ne mo ra te čeka ti za da ti broj da na da bis te po-kre nu li ar hi vi ra nje; šta vi še, ručnim ar hi vi ra njem mo že te i zves ti i jače za hva te. Sve ove po te ze mo že-te i zves ti u di ja lo gu ko ji se o tva ra ko man dom me-ni ja File / Archive. Prva op ci ja na la že po kre ta nje ar-hi vi ra nja pre ma de fi ni sa nim pos tav ka ma, ali mo-že te o dre di ti da se ar hi vi ra sa mo je dan fol der (sa po dređenim sa drža ji ma, ako ih ima), bi ra jući u o knu. Ovaj i zbor za hte va da de fi ni še te gra nični da-tum za ar hi vi ra nje, a po sle dnje po lje za po tvrdu na-la že for si ra no ar hi vi ra nje stav ki čak i onih fol de ra za ko je ste inače ot ka za li auto mat sko ar hi vi ra nje.

Potvrđiva njem i zbo ra za počeće pro-ces; vi dećete is pis fol de ra ko ji se tre-nu tno ar hi vi ra i in di ka tor u sta tu snoj tra ci. Kli kom na in di ka tor, o tvo rićete ma li me ni u ko me pos to ji ko man da za pre kid pro ce du re, ako ona pre du-go tra je. Uočite još je dnu po je di nost: dok se auto mat sko ar hi vi ra nje o dno-si sa mo na Personal Folders, ručnim ar hi vi ra njem mo že te po kre nu ti ovu pro ce du ru na bi lo ko joj o tvo re noj da-to te ci. Mo že te čak ar hi vi ra ti i sa mu ar hi vu! Ta ko, re ci mo, mo že te pra vi ti

da to te ke go di šnjih ar hi va, za da jući da se po se bno i zdvo je stav ke sta ri je od 1. ja nu ara ne ke go di ne, i ta-ko re dom go di na ma una zad.

Ka da zav rši te ar hi vi ra nje ili sa mi pre mes ti te ili i zbri še te ve li ku ko ličinu stav ki iz glav nog skla di-šta, bi lo bi do bro da je pre pa ku je te. Na ime, da to te-ke Outlook-a su or ga ni zo va ne kao skla di šta u slo-že nom bi nar nom for ma tu, a bri sa njem stav ki do la-zi do po ja ve „šu plji na“, dok da to te ka os ta je is te ve-ličine. Pra zni ne se po pu nja va ju no vim stav ka ma, ali zbog ne uređenog po lo ža ja, vre me nom mo že doći do us po re nja pro gra ma, ko me tre ba vi še vre me na da lo ci ra po dat ke; za to je do bro da po sle u kla nja-nja o dmah sa žme te struk tu ru. O tvo ri te di ja log ko-man dom me ni ja File / Data File Management, obe-le ži te stav ku Personal Folders, pa kli kni te na tas ter Settings; u do bi je nom di ja lo gu kli kni te na Compact Now. Po ve di te računa da ova ope ra ci ja mo že du go da tra je po sle ma sov nog pre me šta nja sa drža ja.

Mo ra mo da vas pod se ti mo da vo di te računa o svo jim po da ci ma: ni re dov no ar hi vi ra nje po da ta ka ne znači da su va ši po da ci be zbe dni od uvek ne pri-ja tnog fi zičkog kva ra računa ra. Re dov no ra di te za-šti tno ko pi ra nje (backup) svih PST da to te ka na ne-ki spolj ni me di jum; re ci mo, sni mi te da to te ke na CD ili ih is ko pi raj te na dru gi računar pu tem mre že. Ka-da pra vi te za šti tne ko pi je, po želj no je da pret ho dno za tvo ri te Outlook.

13j u n 2 0 0 4 . PC


Pos to ji ne ko li ko po je di nos ti ko je bi bi lo do bro da upo zna te pre ne go što se sa-

držaj va ših ličnih po da ta ka na go mi la. Na ime, mo-že te i zves ti ne ke ra dnje nad no vim stav ka ma kao „in ves ti ci ju“ za bu duće pre tra ge ili po se bne ak tiv-nos ti. Ne kim fun kci ja ma pro gra ma, opet, mo že-te sa mi do de li ti o dređeno značenje i ta ko us pos-ta vi ti pra vi lo ko rišćenja. Ko načno, bla gov re me-no upo znaj te način op ti mal nog pre gle da i u prav-lja nja stav ka ma. Te hni ke ko je ov de opi su je mo ko-ris tićete da bis te se lak še sna šli među slo že nim sa-drža ji ma i da bis te pos ti gli brzi nu i efi ka snost u u slo vi ma in ten ziv nog pri li va in for ma ci ja.

Ka te go ri je stav ki i zas ta viceZa sva ku stav ku va ži da joj mo že te me nja ti

o dređene op ci je, a one ko je za vi se od ti pa stav ke i nje nog tre tma na u o bra di. Ipak, pos to ji je dan a tri-but ko ji mo že te do de li ti stav ci bez ob-zi ra na njen tip: to je ka te go ri ja, vre-dnost ko jom do de lju je te ne ku opi snu oso bi nu stav ci. Svrha do de lji va nja ka-te go ri je je da ona pos ta ne ključna reč u kri te ri ju mu pre tra ži va nja ili pre-uređenja stav ki (sor ti ra nje, fi l tri ra nje, itd.). Je dnoj stav ki mo že te do de li ti je-dnu ili vi še ka te go ri ja, po na hođenju ili po tre bi. Mo že te o dmah obe le ži ti i vi še stav ki, pa im za je dno de fi ni sa ti ka te go ri je; su se dne stav ke obe le ži te kli kom mi ša na prvu, a za tim pri ti sni-te tas ter Shift i kli kni te na po sle dnju; ako stav ke ni su su se dne, drži te pri ti snut tas ter Ctrl dok bi ra te stav ke kli kom mi ša.

Da bis te do de li li ka te go ri ju stav ci, naj lak še je da de snim kli kom o tvo ri te kon tek stni me ni i po zo-ve te ko man du Categories (ta kođe i me ni Edit / Cat-egories). Ka da pris tu pi te di ja lo gu, uočićete da već pos to ji dva de set una pred de fi ni sa nih ka te go ri ja; njih mo že te pre ure di ti, do da jući no ve ili u kla nja jući ne po tre bne. Ako že li te to, o dmah kli kni te na Mas-ter Category List, pa tu i zve di te po tre bne ra dnje.

U glav nom o knu u ključite po lja onih ka te go ri-ja ko je že li te da do de li te stav ci, a i zbor ćete o dmah

vi de ti u gor njem o knu. Mo že te i sa mi do pi sa ti ne ku ne pos to jeću ka te go ri ju, bez de fi ni sa nja u lis ti glav-nih ka te go ri ja; sva ki za pis ra zdvoj te tačka-za re zom. Ako se o dlučite da no vu ka te go ri ju ipak do de li te lis-ti ras po lo ži vih, kli kni te na Add to list i ona će pos ta-ti stan dard ni deo po nu de. Da bis te pro me ni li de fi -ni ci ju ka te go ri je na ne koj stav ci, po no vo pris tu pi te is tom di ja lo gu, pa u klo ni te ili do daj te stav ke me nja-jući sta nje po lja za po tvrdu.

Ka da ko ris ti te Outlook na ra dnom mes tu, čes-to će vam se de si ti da ne ku prim lje nu e-po ru ku ne mo že te o dmah da pročita te ili že li te da joj se vra-ti te, jer sa drži ne ki po da tak od po se bne va žnos ti ili za hte va ne ku va šu na kna dnu ak ci ju. Bi lo ka kva da je po se bna va žnost ne ke stav ke sa ko jom ra di te, ako žu ri te, biće naj bo lje da je obe le ži te zas ta vi com (fl ag). Ovu funk ci ju ćete u glav nom ko ris ti ti za stav-ke e-po šte, pa po gle daj mo ka kve su mo gućnos ti tu

na ras po la ga nju.U cen tral nom o knu stav-

ki e-po šte, na de snoj stra ni sva-ke od njih pos to ji o zna ka sa na-crta nom zas ta vi com. Ako kli-kne te na o zna ku, de siće se vi še stva ri. Prvo, ce lo po lje će bi ti obo je no po dra zu me va nom bo-jom (na počet ku, to je crve na); u za glav lju po ru ke ko ju vi di te u o knu za pri kaz, uočićete obe-le žje Follow up; naj zad, u gru pi Search Folders pos to ji i fol der For Follow Up, a u pra vo obe le-

že na stav ka će se po ja vi ti u njoj. U pra vo je ovaj fol-der je dan od op ti mal nih načina da ka sni je pris tu pa-te sa mo stav ka ma obe le že nim zas ta vi ca ma.

Ra zlog što zas ta vi ce po mi nje mo pre ne go što smo o bra di li po se bne stav ke je u to me što bi va lja-lo da o smi sli te kri te ri ju me za nji ho vu do de lu. Po-gle daj te o čemu je reč: ako klik ne te de snim tas te-rom mi ša na po lje zas ta vi ce ili uđete u me ni Ac-tions / Follow Up, do bićete pu ni i zbor od šest zas ta-vi ca u po se bnim bo ja ma. Bi lo bi do bro da na pra vi te ne ki sop stve ni stan dard ko jim do de lju je te bo ju zas-ta vi ce pre ma ne koj oso bi ni (va žnost, po se bna ak tiv-

U prav lja nje sa drža jem u fol de rima

14 PC j u n 2 0 0 4 .


nost itd.). Da bis te pro me ni li bo ju zas ta vi ce, pros to kli kni te na dru gu u me ni ju; ako že li te da pos ta vi te dru gu bo ju zas ta vi ce kao po dra zu me va nu (default), o tvo ri te do da tni me ni na dnu, pa oda be ri te že lje-nu bo ju. Ka da ste je dnom po sta vi li zas ta vi cu, po-nov nim kli kom na nju pro me nićete o zna ku u znak za dov rše no, a sle deći klik po no vo vraća zas ta vi cu; i zbor te o zna ke mo že te na pra vi ti i u kon tek stnom me ni ju. Da bis te sa svim u klo ni li zas ta vi cu, oda be ri-te ko man du Clear Flag.

Uočite i ko man du Add Reminder: ov de mo že-te pos ta vi ti vi še de ta lja obe le žja za praćenje. Osim pa le te zas ta vi ca, naj va žni ja je mo gućnost da umes-to po dra zu me va nog nat pi sa Follow Up oda be re te je-dnu od uku pno de set op ci ja. Ako vam ni je dan od po nuđenih nat pi sa tre nu tno ne od go va ra, u po lje Flag to slo bo dno upi ši te ne ki kraći tekst ko ji će je-dno kra tno po slu ži ti. Dva po lja u re du Due by slu že da stav ci do de li te pod se tnik ko ji će se o gla si ti za da-tog da na u na ve de no vre me; bu de te li pre ko račili to vre me, stav ka će bi ti is pi sa na crve nom bo jom sve dok je ne obe le ži te kao dov rše nu.

Pri ka zi sa drža ja u fol de rimaKa ko bu de ras tao broj stav ki u fol de ri ma, biće

sve te že ru ko va ti nji ma i sna la zi ti se. Da bi se taj pro blem re šio, pos to ji mo gućnost da lak še u prav lja-te stav ka ma u glav nom o knu, me nja jući de ta lje pri-ka za, način sor ti ra nja i ne ke po se bne op ci je ko je za-vi se od ti pa stav ki u fol de ru. O ne kim po se bnim vi-do vi ma pri ka za ćemo go vo ri ti ka sni je ka da bu de-mo go vo ri li o ti po vi ma stav ki, a sad po gle daj mo ne ke za je dničke oso bi ne ko je su vam na ras po la ga-nju; naj lak še je is pi ta ti va ri jan te ako pre gle da te stav-ke e-po šte.

Po dra zu me va ni pri kaz stav ki po šte je de fi ni-san ta ko da su one sor ti ra ne pre ma da tu mu, u opa-da jućem re do sle du. Uočićete da su stav ke gru pi sa-ne: ka ko bu de te pre gle da li sve sta ri je po ru ke, one će bi ti gru pi sa ne u sve većim ko ra ci ma: da nas, juče... pro šle se dmi ce, pre dve se dmi ce,... sta ri je. Gru pi sa-nje je pri kla dno za to što gru pu mo že te sku pi ti ili ra-zvi ti, a ako obe le ži te za glav lje gru pe, on da sva ka ko-man da ko ju za da te va ži za sve stav ke u njoj (npr. pre me šta nje u dru gi fol der ili ka te go ri sa nje). Po-dra zu me va ni pri kaz mo že te pro me ni ti na li cu mes-ta: kli kom na za glav lje Newest on Top u vrhu o kna,

o dmah ćete o brnu ti re do sled sor ti ra nja. Ako u kon-tek stnom me ni ju za glav lja kli kne te na Arrange by, do bićete lis tu sa vi še kri te ri ju ma ras po ređiva nja. Bi lo ko ji oda bra ni kri te ri jum će iza zva ti gru pi sa-

nje, osim ako odus-ta ne te od nje ga is-ključenjem op ci je Show in Groups.

Ako je sva ka stav ka e-po šte is pi sa-na sa drža jem u dva re da, pro ši ri te o kno stav ki ili is ključite o kno za čita nje, ta-ko da do bi je te is pi-se u je dnom re du. Vi-dećete vi še za glav lja, pa mo že te me nja ti re-

do sled sor ti ra nja i po nji ma; po nov ni klik na is to za-glav lje me nja re do sled sor ti ra nja. Ako že li te da sor ti-ra te po dva u slo va, pri be gni te tri ku: naj pre sor ti raj-te po glav noj ko lo ni, a za tim pri ti sni te tas ter Shift i kli kni te na dru go za glav lje; dru gi kri te ri jum će va ži-ti unu tar stav ki ko je ima ju is ti prvi kri te ri jum.

Sve op ci je pri ka za stav ki u je dnom fol de ru mo-že te i zme ni ti ko man da ma u me ni ju View; ne bi bi lo lo še da pri de u ključite tra ku sa alat ka ma Advanced, jer većina čes to ko rišćenih ko man di za pri kaz pos to-ji i na tom mes tu. Uočite naj pre ko man du AutoPre-view: ka da u ključite taj re žim, is pod za glav lja sva ke stav ke vi dećete do tri re da pla vo is pi sa nog tek sta; to su počeci sa drža ja po ru ka.

Po gle daj te o dmah va ri ja ci ju ovog pri ka za: u me ni ju View / Arrange by / Current View ili u pa da-jućoj lis ti u tra ci sa alat ka ma oda be ri te op ci ju Mes-sages with AutoPreview; ako je oda bran ovaj pri kaz i u ključite auto mat ski pre gled, on da će pre gled de la sa drža ja va ži ti sa mo za ne pročita ne po ru ke. Ako že-li te i ima mes ta na e kra nu, o knu za na vi ga ci ju mo že-te do da ti po lje za i zbor op ci ja pri ka za, ko man dom View / Arrange by / Show Views In Navigation Pane. Uočite da ova gru pa op ci ja već pos to ji ka da iza be re-te fol de re Contacts, Tasks i Notes; ka da bu de te ra di-li u ka len da ru, uočićete i ne ke po se bne re ži me svo-jev rsnog zu mi ra nja pri ka za u tra ci sa stan dar dnim alat ka ma. Ka sni je ćemo se po za ba vi ti i ne kim do da-tnim op ci ja ma uređenja pri ka za.

15j u n 2 0 0 4 . PC


Kva li tet ko mu ni ka ci je u Microsoft Outlook-u ve oma za vi si od načina u prav lja nja lis tom kon ta ka-ta. Iako, stro go gle da jući, mo že te ra di ti u Outlook-u bez ko rišćenja sop stve nog a dre sa ra, nje go va pri me-na do no si mno ge pre dnos ti. Naj pre, uvođenjem svo-jih sa ra dni ka, kli je na ta i ko res pon de na ta u lis tu kon ta ka ta, uvešćete red u svo je re dov-ne ak tiv nos ti ko mu ni ka ci je. Do bro po pu-nje ni po da ci o kon tak tu mo gu se ko ris ti ti na mno go načina, od pre no še nja e-a dre se u po lje pri ma oca, pre ko di rek tnog bi ra nja te le fon skog bro ja, pa sve do pod se tni ka da čes ti ta te rođen dan svom pri ja te lju. Naj zad, ka da pos to ji za pis o kon tak tu, Outlook mo-že da pri ka že sve ak tiv nos ti ko je ste ima li sa tom oso bom.

Da bis te de fi ni sa li no vi kon takt, oda be-ri te ko man du me ni ja File / New / Contact ili pri ti sni te prečicu Ctrl+Shift +C. Ako ste ak-ti vi ra li fol der Contacts, mo že te pri de i kli knu ti na tas ter New u tra ci sa alat ka ma (Ctrl+N) ili dva put kli knu ti u pra zan pros tor u cen tral nom o knu. O tvo-riće se pro zor za unos stav ki, u ko me vi di te vi še kar-ti ca; ne ke od njih slu že za unos po da ta ka, a ne ke su na me nje ne po se bnim ak tiv nos ti ma; za sad ćemo se za drža ti sa mo na prve dve kar ti ce General i Details. Šta ćete od po da ta ka une ti za je dan kon takt, za vi si od to ga ko li ko po da ta ka uop šte ima te na ras po la ga-nju. For mal no gle da jući, za kon takt je do volj no da une se te ime oso be, a sva dru ga po lja mo gu os ta ti pra zna. To ne ma oso bi tog smi sla, pa se po tru di te da dođete do što vi še po da ta ka o oso bi čije po dat ke po-pu nja va te. Za početak, une si te svo je sop stve ne po-dat ke, u ko li kom god obi mu nađete za sho dno; ka-sni je ćete vi de ti zbog čega je do bro da to ura di te.

Uočite da po red ne kih po lja pos to ji tas ter sa nat pi som za po lje ili sa stre li com. Kli kom na tas ter Full name o tvo rićete di ja log u ko ji ćete lak še une ti tačne po dat ke: ime, pre zi me, zva nje, itd.; ime mo že-te upi sa ti i di rek tno u po lje, a pro gram će ve ro va tno ure dno ra za zna ti ele men te pu nog ime na. Ka ko une-se te ime, ta ko će se po lje File as po pu ni ti; va žno je da o dlučite u kom o bli ku će se ime za ves ti, jer od tog i zbo ra za vi si sor ti ra nje stav ki; mo žda je naj bo-

lje da os ta ne te pri op ci ji „pre zi me, ime“; bu di te bez bri ge, jer u pre pis ci će ime bi ti na pi sa no pra vi lo, u re do sle du „ime pre zi me“.

Po se bno je ko ri sno da upo tre bi te o bras ce za unos te le fo na, ba rem dok ne ov la da te pra vil nim

načinom za pi si va nja. Po tre bno je da de fi ni še te drža vu, po ziv ni broj za grad, pu ni te le fon i op ci oni lo kal (ali sa mo ako se i lo kal bi ra auto mat ski). Po-pu ni te sve po dat ke, po go to vo ako ko ris ti te pre no si-vi računar; u kom bi na ci ji sa fun kci jom Microsoft Windows-a u ko joj de fi ni še te svo ju tre nu tnu lo ka ci-ju, pro gram će ka sni je moći pra vil no da na zo ve te-le fon ski broj za vas.

Na ras po la ga nju su vam četi ri po lja za unos te-le fo na, ali ih mo že te une ti i mno go vi še, dok će četi-ri bi ti oda bra na kao vi dlji vi. Da bis te iza bra li ko ji te-le fon da une se te i o drži te vi dlji vim, iza be ri te je dnu od dva de set op ci ja ko je se na la ze pod tas te rom sa stre li com; uočite da će sva ki po pu nje ni po da tak o te-le fo nu bi ti obe le žen. Slično va ži i za unos a dre se: na ras po la ga nju su a dre se Business, Home i Other. I ov-de oba ve zno upo tre bi te o bra zac, jer a dre su čini vi še po lja ko ja je ne op ho dno pra vil no une ti. Ako uno si-te vi še a dre sa, oda be ri te ko ja je glav na po ljem za po-tvrdu Th is is the mailing address; taj po da tak se mo-že upo tre bi ti u na pre dnim fun kci ja ma u Word-u.

Po lje za sli ku je novitet u Outlook-u 2003, pa mo že te is ko ris ti ti ne ku fo to gra fi ju iz svo je ar hi ve. Ras po lo ži vo po lje je ve ličine 72×96 pik se la, pa ako je sli ka veća, biće sma nje na da se u klo pi u te gra ni-

Kon takti i adresar

16 PC j u n 2 0 0 4 .


ce. Ima te na ras po la ga nju tri po lja za unos e-mail a dre se, a sva ka ko une si te ba rem je dnu; ovom po-dat ku se pri dru žu je i po da tak Display as, ko ji će bi-ti upo tre bljen u po lju pri ma oca ka da bu de te pi sa li e-po ru ku. Po lja za unos Web stra ni ce i ser ve ra za instant messaging (IM) mo gu po slu ži ti u ne kim ka-sni jim ope ra ci ja ma, a ve li ko o kno slu ži za unos op-štih be le ški o oso bi.

Sa držaj kar ti ce Details se o dno si na ra zne lične po dat ke o kon tak tu; u prvoj gru pi se na la ze ra zni de ta lji o ra dnom mes tu, a dru ga sa drži ne ko li ko po lja o pri-va tnim po da ci ma. Pos to ji za nim-lji va pri me na ne kih po lja u toj gru-pi: re ci mo, ako une se te po dat ke o rođen da nu ili ne koj go di šnji ci, pro-gram će vam uvek po sla ti pod se-tnik, pa nećete za bo ra vi ti da upu-ti te čes tit ku. Ako po pu ni te po lje po dat ke o kon tak tu pu tem pro gra ma NetMeeting, os tva rićete mo gućnost da di rek tno upu ti te po ziv, a a dre sa Internet Free-Busy će po slu ži ti kao di rek tna in for ma ci ja ko ju ćete is ko ris ti ti u svom ka len da ru da bis te pro ve ri li ka da je oso ba slo bo dna za ugo va-ra nje sas tan ka.

Une te po dat ke ćete sačuva ti ko man dom Save and Close u tra ci sa alat ka ma; mo že te i upo tre bi ti ko man du File / Save (Ctrl+S) bez za tva ra nja, a ako ste tre nu tno u po slu obim ni jeg uno sa, pri me ni te ko-man du Save and New. Ako uno si te po dat ke o vi še oso ba iz is te fi r me, is ko ris ti te veći deo po da ta ka ko-je ste već une li: za prvi kon takt oda be ri te ko man-du Save, a za tim po zo vi te ko man du me ni ja Actions / New Contact from Same Company. Iza to ga, do-bićete stav ku kon tak ta ko ja već ima po pu nje ne po-dat ke o ime nu fi r me, te le fo ni ma, a dre si itd.

Ope ra ci je sa kon tak timaKa da ste po pu ni li po dat ke o se bi, mo že te ih

upu ti ti svo jim ko res pon den ti ma, mo leći ih da i oni po ša lju svo je po dat ke va ma; to je naj kva li te tni ji način da po pu ni te svo ju lis tu kon ta ka ta. Sla nje po-da ta ka se uobičaje no obav lja po stan dar du vCard (for mat VCF), ko ji pre po zna ju i dru gi pro gra mi osim Outlook-a; ka da vaš ko le ga pri mi po ru ku sa ta kvim pri lo gom u pro gra mu ko ji po drža va stan-

dard „vir tu el ne vi zit kar te“, o tvo riće pri log i sa mo na lo ži ti da bu de sačuvan u nje go voj lis ti kon ta ka-ta. Ka ko ćete po sla ti svo je po dat ke: ka da je o tvo ren pro zor sa va šim kom ple ti ra nim po da ci ma, po zo vi te ko man du Actions / Forward as vCard, pa sa mo do-daj te a dre su u po lje pri ma oca, even tu al no do da jući ne ku ličnu po ru ku. Ako ste si gur ni da vaš ko le ga

ko ris ti ak tu el ni Out-look kao i vi, mo že te mu po sla ti i pu nu stav-ku za Outlook, ko man-dom Actions / Forward (prečica Ctrl+F).

Pre ne go što opi-še mo ne ke stan dar dne ak tiv nos ti, pre gle daj te op ci je op štih po de ša va-nja za kon tak te; o tvo ri-te glav ni di ja log Tools / Options, pa na kar ti ci

Preferences kli kni te na Contact Options. Prva pa da-juća lis ta do de lju je for mu pre po zna va nja ime na ako ga di rek tno une se te bez o bras ca; naj ve ro va tni je ćete os ta vi ti prvu op ci ju First (Middle) Last, jer ono od-go va ra pri ro dnom je zi ku. O dmah oda be ri te i op ci ju re do sle da upi sa Default „File As“ order: od to ga za vi-si način sor ti ra nja, pa je mo žda naj bo lje da za drži-te stav ku Last, First. Vo di te računa ako me nja te ovu op ci ju: već une te stav ke neće bi ti po no vo sor ti ra ne, pa ih mo ra te pre ure di ti. Pro ve ra pos to ja nja du plih kon ta ka ta je ko ri sna ako va ša lis ta in ten ziv no ras te, pa drži te to po lje za po tvrdu u ključeno. Naj zad, po-sle dnja op ci ja za do da tni in deks o dno si se na pri me-nu dru gih pi sa ma: ako ste sklo ni da me ša te ćiri li cu i la ti ni cu, ne bi bi lo zgo reg da je u ključite.

Po tre bno je da ra zja sni mo je dan va žan de talj o ter mi no lo gi ji i fun kci ji: u op štem slučaju, lis ta kon-ta ka ta ni je is to što i a dre sar. Svo ju lis tu kon ta ka ta tre ba da pro mo vi še te u a dre sar, ka ko bis te mo gli da pri me nju je te te in for ma ci je u mno gim pri li ka-ma; ne učini te li to, mo že se de si ti da za ta ji pre gled lis te kon ta ka ta ka da, re ci mo, že li te da iza be re te ne-kog kao pri ma oca svo je e-po ru ke. Zbog to ga, mo ra-te obe zbe di ti da se lis ta kon ta ka ta po na ša kao a dre-sar. Po zo vi te ko man du Tools / E-mail Accounts, pa u di ja lo gu oda be ri te op ci ju View or change existing directories or address books.

17j u n 2 0 0 4 . PC


Ako je lis ta pra zna, o dmah do daj te stav ku; u no vom di ja lo gu, oda be ri te dru gu op ci ju Additional Address Books pa oda be ri te stav ku Outlook Address Books. Do bićete in for ma ci ju da mo ra te po no vo po-kre nu ti Outlook; učini te to o dmah. Za tim učini te još je dnu pro ve ru: u o knu za na vi ga ci ju dođite do fol de ra Contacts, pa de snim kli kom pris tu pi te ko-man di Properties; pređite na kar ti cu Outlook Ad-dress Book, pa u ključite po lje za po tvrdu Show this folder as an e-mail Address Book. Upam ti te ovo po-de ša va nje: ako u bu dućnos ti bu de te pra vi li no ve fol-de re za kon tak te, a že li te da oni bu du pris tu pačni kao deo a dre sa ra, mo ra te u ključiti ovu stav ku.

Naj zad, po tre bno je da prvi put pris tu pi te po-se bnom mo du lu a dre sa ra, i zbo rom ko man de Tools / Address Book, prečicom Ctrl+Shift +B ili kli kom na Address Book u tra ci sa alat ka ma. Ako po sle svih pos tav ki ne ma te stav ki u glav nom o knu, u pa-da jućoj lis ti Show names from the oda be ri te stav ku Contacts i tog časa bi tre ba lo da do bi je te spi sak svih une tih kon ta ka ta; ako ima te vi še fol de ra sa kon tak-ti ma, ov de bi tre ba lo da za te kne te sve one za ko je ste de fi ni sa li da se pri dru že a dre sa ru. Ako je sve u re du, o dmah u a dre sa ru o tvo ri te di ja log Tools / Op-tions, pa u obe pa da juće lis te oda be ri te stav ku Con-tacts, ka ko bi to ubu duće bi la po dra zu me va na lo-ka ci ja a dre sa ra. Ako u o knu sa spis kom ne vi di te sve fol de re sa kon tak ti ma ko je bis te hte li da pri dru-ži te a dre sa ru, to mo že te učini ti i ov de: kli kni te na

Add, pa u no vom di ja lo gu iza be ri te no vu lis tu i po-tvrdi te i zbor.

Ako u to ku ra da bu de te ima li pro ble ma, a pro-gram vam upor no pri jav lju je da ni je po ve zao lis te sa a dre sa rom, naj bo lje je da opet ode te u di ja log za de-fi ni ci ju ka ta lo ga i a dre sa ra, da i zbri še te sve za tečene de fi ni ci je i da pos ta vi te sve po no vo. Bri sa njem a dre-sa ra nećete i zbri sa ti i stav ke lis te kon ta ka ta, pa je ope ra ci ja be zbe dna: ova fun kci ja sa mo po ve zu je pos-to jeće po dat ke sa ak tiv nim mo du lom a dre sa ra.

Čes to ćete ima ti po tre bu da gru pi ko le ga ili pri-ja te lja po ša lje te is tu e-po ru ku ili za htev za sas tan-kom. Da ne bis te sva ki put sa mi bi ra li po je di načne a dre se iz lis te kon ta ka ta, na pra vi te lis tu dis tri bu ci je. Reč je o je dnos tav nom me ha ni zmu gru pi sa nja pos-to jećih kon ta ka ta. Ka da ste lo ci ra ni u fol de ru Con-tacts, po zo vi te ko man du Actions / New distribution List (Ctrl+Shift +L). U pro zo ru za de fi ni sa nje lis te za daj te ne ko opi sno ime; ako su va ši kon tak ti već u o snov noj lis ti, naj pre ih iza be ri te u di ja lo gu Select Members, uzas to pnim du plim kli ko vi ma na ime na; kli kom na OK, pre nećete ih u lis tu; ako ne ki član gru pe ni je među kon tak ti ma, do daj te ga u di ja lo gu Add New; pos ta vi te o snov ne po dat ke, pa ako že li te da on o dmah bu de pri dru žen i dru gim kon tak ti ma u va šem a dre sa ru, u ključite po lje za po tvrdu na dnu di ja lo ga. Ko načno, ka da po pu ni te ili ažu ri ra te lis tu, sačuvaj te je i za tvo ri te. Ka sni je ćete vi de ti ka ko se lis-ta dis tri bu ci je kon kre tno ko ris ti.

O sno ve elek tron ske pošte

Uni ver zal na prečica za o tva ra nje pro zo ra no ve e-po ru ke je Ctrl+Shift +M; ako je

ak ti van bi lo ko ji fol der čije stav ke sa drže e-po štu, brža prečica je Ctrl+N. Pred va ma će se naći pro-zor u ko me tre ba da de fi ni še te ključne po dat ke. Je-di ni ne op ho dni po da tak je a dre sa pri ma oca, ko-ju ćete sa mi upi sa ti ili je oda bra ti iz a dre sa ra kli-kom na tas ter To; na kon to ga, po ru ka mo že bi ti po sla ta. Na rav no, ta kva po ru ka obično ne ma ni-ka kvog smi sla: uobičaje no je da po ru ku na slo vi te krat kim i tačnim opi som sa drža ja u po lju Subject, ka ko bi pri ma lac mo gao zna ti o čemu je reč. Šta ćete i ka ko na pi sa ti u te lu po ru ke, stvar je po tre be,

očeki va nja i bon-to na; to me vas neće naučiti ni je-dan pri ručnik.

For mat e-po ru ke i pot pisSa da je vre me da vas pod se ti mo već po me nu ti

de talj: Outlook ko ris ti u slu ge Word-a za pi sa nje po-ru ka. Ako brzo prođete kroz op ci je me ni ja pro zo ra po ru ke, pre po znaćete prak tično sve ko man de ko je ima te i u Word-u; da kle, sa držaj mo že te o bli ko va ti kao što bis te to ra di li pi šući ne ki do ku ment. Ako se o dre kne te u slu ga Word-a, zbog sla bih per for man si ili zbog sop stve nih na vi ka, i zgu bićete mno ge alat ke, ali to ne mo ra da znači ve li ki gu bi tak u prak si.

18 PC j u n 2 0 0 4 .


Mno go va žni je pi ta nje se pos tav lja ka da tre ba da o dlučite o for ma tu pi sa nja po ru ke: na ras po la-ga nju su vam (po dra zu me va ni) HTML for mat, for-mat rich text i pros ti tek stu al ni sa držaj, na lik onom ka kav bis te pi sa li u pro gra mu Notepad. I zbor for ma-ta po ne kad pre va zi la zi va šu o dlu ku o ličnom uku-su: mo žda pos to je pri ma oci po šte ko ji ne mo gu ure-dno da in ter pre ti ra ju HTML za pis, pa do bi ja ju tekst op te rećen HTML o zna ka ma ko je ote ža va ju čita nje. Dru gi, pak, ne vo le da do bi ju je dan ki lo bajt tek sta u po ru ci većoj od 100 ki lo baj ta, sa mo za to što ste upo tre bi li ne ku sli ku u po za di ni ili te mu za for ma-ti ra nje; po što je u sve tu elek tron ske po šte in for ma-ci ja vre dni ja od for me, vo di te računa o to me. Po se-bnim načini ma for ma ti ra nja sa drža ja po ru ke se ov-de nećemo ba vi ti, jer se mo že te po slu ži ti na vi ka ma ko je ste ste kli u Word-u; daćemo vam sa-mo pre po ru ku da u pi sa nju svo jih po ru-ka ko ris ti te ili je dnos tav ne HTML o bli-ke ili čis ti tekst; for mat rich text se da nas sma tra zas ta re lim. U zgre dni sa vet: ako pi-še te po ru ke u čis tom tek stu, ra zdvo ji te pa su se je dnim pra znim re dom; ta ko će va še po ru ke bi ti či tlji vi je.

Po dra zu me va ne op ci je o bli ka po-ru ka mo že te pos ta vi ti u di ja lo gu Tools / Options, na kar ti ci Mail Format. Na počet ku, de fi -ni ši te po dra zu me va ni for mat za svo je po ru ke, a za-tim ko načno o dlučite o upo tre bi Word-a za pi sa nje po ru ka. Kli kni te na tas ter Internet format, pa pos ta-vi te vi še op ci ja. Os ta vi te prvo po lje u ključenim: ia-ko ono po većava ve ličinu po ru ke u HTML for ma tu, si gur ni ja je sa sta no vi šta be zbe dnos ti i sa o braćaja za pri ma oca. Ako ša lje te ili pro sleđuje te po ru ke sa obo gaćenim tek stom, pre tvo ri te ih u HTML ili čis-ti tekst, već pre ma na vi ci. Ne moj te po većava ti du ži-nu re da iza pre dlo že nih 76 zna ko va, a ni sma nji va ti is pod 60: to je uobičaje no za uređenje tek sta u po ru-ka ma. Ko di ra nje u UUEN CO DE for ma tu je ta kođe zas ta re lo, ali ga u ključite ako pos to ji pro blem u pri-je mu po ru ka kod većine pri ma la ca.

Po sle ovog di ja lo ga, o tvo ri te International Op-tions. Prva dva po lja za po tvrdu su op ci ona; pre dla-že mo da za drži te ba rem dru go po lje za po tvrdu u ključenim, ka ko bis te pri od go va ra nju za drža li uobičaje ne o zna ke Re: i Fw: pri od go va ra nju i pro-sleđiva nju po ru ka. U ovom di ja lo gu je naj va žni je da

de fi ni še te stan dard ko di ra nja svo jih po ru ka; da bis-te iza bra li zla tnu sre di nu i zmeđu ko ri sni ka ko ji ne ko ris te Windows i onih ko ji još ne mo gu da tu mače pu ni Unicode, op ti mal no je da za drži te op ci ju Cen-tral European (ISO).

Ako baš in sis ti ra te na ko rišćenju po dlo ge za HTML po ru ke, oda be ri te ne ku kao po dra zu me va-nu (sa ve tu je mo da to ne čini te, osim u po je di nim slučaje vi ma). U di ja lo gu Fonts oda be ri te o blik i ve-ličinu poče tnih fon to va u ra znim pri li ka ma; na dnu di ja lo ga iza be ri te u kom fon tu će se is pi si va ti po ru-ke na slo že nim po dlo ga ma ko je ima ju de fi ni sa ne sti-lo ve; ako že li te uvek da ko ris ti te svoj lični i zbor fon-ta, u ključite po sle dnju op ci ju.

Ako že li te da ima te je dno o bra znu for mal nu zav ršni cu sva ke po ru ke, de fi ni ši te no vi pot pis u di-

ja lo gu is pod tas te ra Signatures; ako ima te vi še na lo-ga u Outlook-u, pret ho dno iza be ri te onaj za ko ji de-fi ni še te pot pis. U di ja lo gu Create Signature kli kni-te na New, pa naj pre daj te ne ko opi sno ime. Naj ve-ro va tni je ćete na li cu mes ta kre ira ti pot pis op ci jom Start with a blank signature. Ka da kli kne te na Next, u o knu sle dećeg di ja lo ga na pi ši te tačan pot pis; ako je po tre bno da pre ci zno i zve de te tekst pot pi sa, klik na tas ter Advanced Edit će vas o dves ti u Notepad ili Word, gde ćete zav rši ti po sao. Svom pot pi su mo že-te pri lo ži ti i di gi tal nu vi zit kar tu, for mi ra jući je od svo jih po da ta ka u lis ti kon ta ka ta. Mo že te is ko ris ti-ti i pot pis ko ji je već pret ho dno za pi san u da to te ci, pa ga pre ure di ti po po tre bi. Ka da de fi ni še te pot pi-se i vra ti te se u glav ni di ja log, do de li te oda bra ni pot-pis na lo gu bi ra jući ga u lis ti Signature for new mes-sages. Dru ga op ci ja se ko ris ti pri od go va ra nju i pro-sleđiva nju; ta da se pot pis najčešće ne pos tav lja, ali o to me o dlučite sa mi.

Ako ne do de li te pot pis na lo gu, on neće bi ti auto mat ski do da van sva koj no voj po ru ci. U tom

19j u n 2 0 0 4 . PC


slučaju, pot pis mo že te do-da ti i sa mi. Ako pi še te po-ru ku u Word-u, u tra ci sa alat ka ma oda be ri te me ni na stre li ci po red tas te ra Options, pa u nje mu ko-man du E-mail Signature; oda be ri te pot pis iz lis te, pa po tvrdi te i zbor. Ako ste is ključili Word, pot pis ćete oda bra ti u pa le ti is-pod tas te ra Signature u tra ci sa alat ka ma. U oba slučaja, pot pis će o dmah bi ti ume tnut na mes tu po-ka zi vača za unos.

Pri lo zi i os ta li ele men ti e-po rukeČes to pos to ji po tre ba da uz po ru ku pri ključite

i ne ki pri log u vi du da to te ke. Ta ko se, re ci mo, auto-mat ski pro sleđuju ne ke stav ke Outlook-a, što ste već vi de li na ne ko li ko pri me ra. Ako že li te da pri do da te da to te ku sa dis ka, naj lak še ćete to učini ti ako je ona vi dlji va u dru gom pro zo ru ili na ra dnoj pov rši ni: ta-da je sa mo pre vu ci te i spus ti te na te lo po ru ke. Op šti način je da upo tre bi te ko man du Insert File u tra ci sa alat ka ma; ta da je oda be ri te na kon na la že nja kla-sičnom na vi ga ci jom u po se bnom di ja lo gu. U oba slučaja, pri ključenu da to te ku ćete vi de ti kao iko nu u po se bnom re du na dnu za glav lja. Mo že te pri lo ži-ti i vi še da to te ka, ali pri pa zi te da po ru ka na kra ju ne is pa dne pre ve li ka, jer ne ki pri ma oci ne ra do pri ma-ju vrlo ve li ke po ru ke.

Outlook 2003 (kao i ne ki dru gi pro gra mi) auto-mat ski blo ki ra da to te ke o dređenih ti po va ko je su pri lo zi u e-po ru ka ma. Da nas trpi mo o grom nu po-šast dis tri bu ci je računar skih vi ru sa pu tem e-po šte, pa bi pri jem ne ke i zvršne da to te ke mo gao da na pra-vi o zbi ljan pro blem. Ako nis te sa svim si gur ni da li je sa držaj ko ji ša lje te be zbe dan, ali i u ci lju sa ži ma-nja, naj bo lje je da kom pri mu je te da to te ku. Za tu po-tre bu mo že te upo tre bi ti ra zne pro gra me (npr. po-pu lar ni WinZip) ili se po slu ži te mo gućnošću Win-dows-a XP: de sni klik na da to te ku, Send To / Com-pressed (zipped) Folder; na po kon pre vu ci te zi po va ni fol der (tj. ZIP da to te ku) u svo ju po ru ku.

Ka da ša lje te po ru ku, nis te o gra ničeni na sla-nje je dnom pri ma ocu. U po lje pri ma oca (To) mo-že te upi sa ti i vi še a dre sa; pri pi sa nju, ra zdvo ji te ih

tačka-za re zom. Ako vam je ta-ko lak še, kli kom na su se dni tas ter o tvo ri te i zbor ime na u a dre sa ru, pa bi raj te je dno po je dno ime i kli kom na tas ter ga do daj te u po lje. Ne mo ra-te pos ta vi ti sve a dre se u po lje To: tu mo že te po sta vi ti sa mo a dre su glav nog pri ma oca, on-

og ko me se di rek tno o braćate, a sve dru ge pri ma oce de fi ni ši te u po lju Cc (carbon copy). Sva ki pri ma lac će vi de ti u za glav lju glav nog pri ma oca i sve dru ge de fi ni sa ne u po lju Cc; ali, ako že li te da po ša lje te po-ru ku i ne ko me ta ko da dru gi ne vi de da je on pri ma-lac, nje go vu a dre su po sta vi te u po lje Bcc (blind car-bon copy). Is ko ris ti te ovu op ci ju da bis te dis kre tno sla li ne ke op šte cir ku la re, po put no vo go di šnje čes tit-ke: u po lje pri ma oca sta vi te svo ju sop stve nu a dre su, a a dre se svih pra vih pri ma la ca pos ta vi te u po lje Bcc; ta ko nećete ne po tre bno ši ri ti a dre se svo jih ko le ga i oso ba ma ko je ne mo ra ju da ih zna ju.

Ako ste de fi ni sa li lis te dis tri bu ci je, ovo je pra-vo mes to da ih is ko ris ti te: ime lis te dis tri bu ci je na-pi ši te ili oda be ri te u a dre sa ru kao što bis te ra di li sa po je di nim a dre sa ma. Iza ime na lis te, slo bo dno mo-že te do da va ti i a dre se po je di nih pri ma la ca. O bra ti-te pa žnju da po red ime na lis te sto ji o zna ka „plus“: ako kli kne te na taj znak, pro gram će vas upo zo ri ti da će to pro me ni ti lis tu u niz po je di načnih a dre sa, po sle čega vi še ne mo že te sku pi ti gru pu. To mo že te slo bo dno učini ti, po što će pro gram sva ka ko u mo-men tu sla nja ra zvi ti lis tu, pa npr. u klo ni ti ne ku a dre-su. Da bis te i zbri sa li ne ku a dre su, sa mo kli kni te na nju, pa pri ti sni te tas ter De le te.

Je dna od kon ven ci ja u stan dar du za ra zme-nu e-po šte do zvo lja va i do de lu o zna ke po se bne va-žnos ti po ru ci. Uobičaje na je nor mal na va žnost i ne o značava se po se bno. Ali, ako kli kne te na znak u zvi-ka u tra ci sa alat ka ma, do de lićete vi so ku va žnost po-ru ci. Pri ma lac će vi de ti tu o zna ku u spis ku prim lje-ne po šte, pa će moći da joj do de li vi ši pri ori tet pri pre gle du; zbog to ga, po štuj te običaj da tu o zna ku ko ris ti te ce lis ho dno. Ta kođe, po ru ci mo že te do de li-ti i na mer no nis ku va žnost (re ci mo, ako ša lje te ne-ki ne oba ve zan sa držaj): kli kni te na tas ter sa pla vom stre li com na do le i pri ma lac će zna ti da je to po ru ka nis kog pri ori te ta.

20 PC j u n 2 0 0 4 .


Po što ste na pi sa li po ru ku i de fi ni sa li sve po tre-bne ele men te i o zna ke, kli kni te na tas ter Send ili pri-ti sni te prečicu Ctrl+En ter. U tom času, po ru ka će se naći u fol de ru Outbox, oda kle će bi ti po sla ta pre ma pos tav ka ma me ha ni zma za ra zme nu po ru ka. Ako ima te vi še de fi ni sa nih na lo ga e-po šte, ko man da će bi ti po sla ta sa onog ko ji se sma tra po dra zu me va nim; ako že li te da upo tre bi te dru-gi na log, pre ko man de za sla-nje po ru ke kli kni te na su se-dni tas ter Accounts u tra ci sa alat ka ma, pa u pa le ti na-lo ga iza be ri te že lje ni.

Ako že li te da pre ki ne-te pi sa nje po ru ke, ka ko bis-te ka sni je nas ta vi li, sačuvaj-te je (File / Save ili Ctrl+S), pa za tvo ri te pro zor bez ko-man de sla nja. Tog časa, va-ša po ru ka će se naći u fol de ru Draft s, gde će ne o-gra ničeno čeka ti dok je ta mo ne o tvo ri te, dov rši te i ko načno da te ko man du Send. Mo že te čak i priv re-me no sus pen do va ti po ru ku ko ja se već na la zi u ot-prem nom san dučetu: uočite da sve po ru ke ko je su pri prem lje ne za sla nje, a još ni su oti šle, is pi sa ne kao stav ke u kur ziv nom tek stu. Ako o tvo ri te po ru ku, pa je za tvo ri te čuva jući je, ali bez po nov ne ko man-de Send, stav ka vi še neće bi ti is pi sa na u kur zi vu. To znači da ste je pre tvo ri li u ra dnu ver zi ju i ona neće bi ti po sla ta, bez ob zi ra na to što je u Outbox-u. Ako na mer no o dla že te sla nje po ru ke na du že vre me, bo-lje je da je pre mes ti te u fol der Draft s.

Sla nje i pri jem e-po rukaU odelj ku o poče tnim po de ša va nji ma po me-

nu li smo ne ko li ko sce na ri ja za di na mi ku pri je ma i sla nja e-po ru ka. Iako je reč o pos tup ku ko ji ćete najčešće ra di ti is tov re me no, znaj te da su pri jem i sla-nje po ru ka, u te hničkom smi slu, dve o dvo je ne ope-ra ci je ko je ko ris te ra zličite pro to ko le i ko mu ni ka ci-one ka na le. Za vas to znači da ima te mo gućnost po-se bne kon tro le pri je ma i sla nja, čak uz mo gućnost da ih ra di te o dvo je no. Po gle daj te oči gle dni pri mer: u me ni ju Tools / Send/Receive ili u me ni ju uz is to-ime ni tas ter u tra ci sa alat ka ma na la ze se ra zne ko-man de ko je va ri ra ju te ope ra ci je. Osim po dra zu-

me va ne ope ra ci je za pri jem i sla nje svih po ru ka na svim de fi ni sa nim na lo zi ma (klik na tas ter u tra ci sa alat ka ma ili prečica F9), ima te mo gućnost sa mo da po ša lje te sve o dla zne po ru ke. Mo že te iza bra ti i sa-mo je dnu gru pu, ako ste ih de fi ni sa li vi še u pos tav-ka ma za pri jem i sla nje; ta kođe, tu mo že te na lo ži-

ti ra zme nu za sa mo je-dan ko ri snički na log, ako ima te vi še njih.

Po dra zu me va na ak tiv nost ce lo ku pne ra-zme ne znači da će sve o dla zne po ru ke bi ti po-sla te po sred stvom oda-bra nih na lo ga, pa pre-me šte ne u fol der Sent Items; sve prim lje ne po ru ke naći će se u fol-de ru Inbox, gde će čeka-ti kao ne pročita ne dok

ih ne pre gle da te. Čin ra zme ne po ru ka biće praćen di ja lo gom ko ji pri ka zu je tok i sta tus svih po je di nih ak tiv nos ti (svi ko ri snički na lo zi, o dvo je no pri jem i sla nje). Ako sve bu de te klo po pla nu, pro ce du ra će se okončati obe le žji ma Completed po red sva ke ak-tiv nos ti. De si li se ne ka gre ška ili ot ka že te obe le že-ni za da tak kli kom na tas ter na dnu di ja lo ga, na kra-ju ćete do bi ti pre gled na kar ti ci Errors, sa krat kim o bja šnje njem mo gućeg u zro ka pro ble ma.

U času za da va nja ko man de za ra zme nu po ru-ka, iko na Outlook-a u sis tem skom po lju za oba ve-šta va nje će pro me ni ti i zgled: vi dećete dve ko ver te pre ko iko ne, a e kran ska na po me na će gla si ti Mi-crosoft Offi ce Outlook is synchronizing folders. Ovo je po se bno ko ri sno ako ste stal no na ve zi, pa ste do-pus ti li pro gra mu da sam ra zme nju je po ru ke u za-da tim in ter va li ma. U ta kvim u slo vi ma ima te još je-dnu pre dnost na ras po la ga nju: dok je Outlook spu-šten na tra ci za da ta ka, a vi ra di te ne što dru go, ka da sti gne no va po ru ka, do bićete kra tak zvučni si gnal i u do njem de snom u glu će se po ja vi ti ma lo o kno sa za glav ljem i ne ko li ko prvih reči po ru ke; po sle o dređenog vre me na, to o kno će la ga no išče znu ti, ne pre ki da jući vas u po slu. Ako je po ru ka va žna, to će bi ti do volj no da pređete u Outlook i pročita te ce-lu po ru ku; čak mo že te kli knu ti na o kno oba ve šte nja i o dmah o tvo ri ti prim lje nu po ru ku.

21j u n 2 0 0 4 . PC


Pos to je op ci je pri je ma po ru ka čije po dra zu-me va ne vre dnos ti mo že te da pro me ni te. U di ja lo-gu Tools / Options, na kar ti ci Preferences kli kni te na tas ter E-mail Options, pa uočite dva tas te ra na sre di-ni di ja lo ga. Di ja log Advanced E-mail Options sa drži dos ta stav ki; gru pu na vrhu o bra dićemo ka sni je, a po sle dnju gru pu When Sending a message pre gle daj-te sa mi i ra zu mećete op ci je ko je smo već po mi nja li. Sa da nas za ni ma gru pa u sre di ni: ov de se na la ze ra-zne op ci je oba ve šta va nja o pris ti gloj po šti. Po dra zu-me va no su svi si gna li u ključeni, a mo že te is ključiti one ko ji vam sme ta ju. Oba ve šte nje o po ru ci na ra-dnoj pov rši ni mo že te po de si ti kli kom na Desktop Alert Settings: o dre di te vre me za drža va nja i ste pen pro zir nos ti, pa pro ve ri te po na ša nje o kna kli kom na Preview. Ka da zav rši te sa gru pom Advanced E-mail Options, pređite na Tracking Options. Ne ke od op ci-ja na ovom mes tu o bja snićemo ka sni je; za sad uočite dva po lja za po tvrdu čiji i zbor ge ne rički u ključuje za-htev za po tvrdom o is po ru ci i čita nju (Read receipt,

Delivery receipt), kao i op ci ju tre tma na prim lje nog za hte va za po tvrdu; pre dla že mo vam da ov de oda be-re te op ci ju Ask me before sending a response.

Ot pre ma nje o dla znih po ru ka je ek spli ci tna ra-dnja i tu ne ma po se bnih op ci ja, osim mo žda onih ko je ste de fi ni sa li unu tar sva ke po ru ke po na osob, po put o dla ga nja sla nja. Pos to je za to ra zne po se bne po go dnos ti u to ku pri je ma po ru ka. U u slo vi ma ka-da ima te vi so ku di na mi ku bro ja i ve ličine do la znih po ru ka, a po se bno da nas ka da pos to ji mno go ne že-lje ne po šte, mo že te is ko ris ti ti mo gućnost dvos te pe-nog pre uzi ma nja po ru ka. Na ime, na ras po la ga nju je me ha ni zam Download Inbox Headers ko ji do zvo-lja va da naj pre pre u zme te sa mo za glav lja svih po ru-ka; na o sno vu tih po da ta ka, vi dećete po dat ke o po-ši lja ocu, te mu i ve ličinu po ru ke. Po tom sva koj stav-ci mo že te do de li ti je dan od tri po se bna a tri bu ta ka-sni je o bra de: pri jem sa ser ve ra, pri jem ko pi je sa ser-ve ra uz za drža va nje po ru ke na nje mu i bri sa nje po-ru ke na ser ve ru, bez pre uzi ma nja. Ne ku od tih ko-

man di ćete iza bra ti de snim kli kom, ka da će se o tvo-ri ti ma li me ni, ili du plim kli kom, ka da će se o tvo-ri ti di ja log sa op ci ja ma, među ko ji ma je i ona za uki da nje je dnog od obe le žja bu duće ak tiv nos ti. Sva sta nja mo že te pra ti ti u ma loj ko lo ni Header Status na le voj stra ni, gde se po jav lju ju ma le ne iko ne ko ja o značava ju za da tu ak ci ju za stav ku. Ka da zav rši te oda bir ak ci ja, u me ni ju za pri jem i sla nje oda be ri te ko man du Process All Marked Headers, što će po kre-nu ti oda bra ne ra dnje.

Ako ima te vi še na lo ga, a že li te da u prav lja te sa mo je dnim, u me ni ju za ra zme nu po šte oda be ri-te taj na log, što će o tvo ri ti do da tni me ni: prva ko-man da Inbox po kreće kla sičnu ra zme nu po da ta ka, a dru ge dve slu že za pri jem za glav lja, o dno sno nji-ho vu o bra du.

Čita nje, od go va ra nje i pro sleđiva nje e-po rukaPris ti gle po ru ke pre gle daćete u o knu za čita nje

ili ćete ih o tva ra ti po je di načno i čita ti u po se bnom pro zo ru. Uočite da se u za glav lju po ru ke mo že po-ja vi ti po se bno obo je na tra ka sa ra znim na po me na-ma. Re ci mo, tu ćete naći in for ma ci ju o va žnos ti po-ru ke, obe le žje po ver lji vos ti, na zna ku da ste od go vo-ri li na po ru ku ili je pro sle di li itd. Ne ka oba ve šte nja sa drže i pri dru že nu ak ci ju: re ci mo, ako vi di te oba-ve šte nje da su pre lo mi re do va u klo nje ni zbog lak šeg čita nja, mo že te kli knu ti mi šem na tra ku, pa vra ti ti pre lom re do va u pret ho dno sta nje.

U kom god fol de ru po šte da se na la zi te, ka da o tvo ri te stav ku, na ras po la ga nju vam je na vi ga ci ja ka sle dećoj ili pret ho dnoj u va žećem re do sle du sor-ti ra nja. U tra ci sa alat ka ma se na la ze dve stre li ce ko-je po ka zu ju na go re i na do le, ko ji ma se krećete do su-se dnih po ru ka; na pret ho dnu stav ku mo že te preći i prečicom Ctrl+za rez, a na sle deću Ctrl+tačka. Uočite i da pos to je me ni ji uz tas te re sa stre li ca ma: osim po dra zu me va nih po me ra nja, na ras po la ga nju je još po šest ko man di za pre la zak na sle deću po ru-ku po ne kom o dređenom kri te ri ju mu.

Na kon čita nja po ru ke, čes to ćete bi ti u po tre bi da od go vo ri te po ši lja ocu. Po dra zu me va na ak ci ja je ve oma brza: kli kni te na Reply; ako ima vi še pri ma la-ca po ru ke i že li te da svi do bi ju vaš od go vor, kli kni te na su se dni tas ter Reply to All. U tom času, o tvo riće se no va po ru ka sa već po pu nje nim za glav ljem; u te-

22 PC j u n 2 0 0 4 .


Outlook sa drži ka len dar sa broj nim fun-kci ja ma ko je će vam po moći da or ga ni-

zu je te svo je vre me. Ka da pris tu pi te fol de ru Cal-endar, u glav nom o knu ćete za teći pros tor ko ji slu-ži za pre gled ra dnog da na. Pros tor ko ji po kri va ra-dno vre me je ne što sve tli ji, što slu ži kao na vi ga ci-ja ras po lo ži vog vre me na u ko me se o dvi ja ju ak tiv-nos ti. U tra ci sa alat ka ma ćete uočiti tas te re ko ja me nja ju pri kaz sa je dnog da na na ak tiv nu ra dnu se dmi cu, ce lu ne de lju ili te kući me sec. Deo pros to-ra o kna za na vi ga ci ju za uzi ma ka len dar za te kući me sec; ako po većate o kno, vi dećete vi še me se ci. Kli kom na ne ki da tum, ak ti vi raćete ras po red ak-tiv nos ti za taj dan. Ako je ne ki da tum is pi san po-de blja no, to znači da sa drži ak tiv nos ti. Te kući da-tum je uo kvi ren, a ako ste se uda lji li od te kućeg me se ca, na nje ga ćete se naj brže vra ti ti kli kom na tas ter Today u tra ci sa alat ka ma. Obe zbeđeno je osam o snov nih pri ka za sa drža ja, od ko jih dva vi-

da pri ka za Day/Week/Month pri ka zu ju še mu, a os-ta le lis tu stav ki u ka len da ru.

Mo že te ima ti i do da tne ka len da re osim o snov-nog: de snim kli kom na ime fol de ra Calendar o tvo-ri te kon tek stni me ni, pa oda be ri te ko man du New folder. Daj te fol de ru opi sno ime, pro ve ri te da li je

mi po ru ke će se po ja vi ti pre fi ks RE:, što je uobičaje-na o zna ka za od go vor (re pli ku). Tekst te me po ru ke mo že te i pro me ni ti, ali je naj bo lje da to ne čini te, jer očuva njem tog tek sta ka sni je ima te mo gućnost da sla že te po ru ke po to ku kon ver za ci je. U te lu po-ru ke će se naći ce la po ru ka po ši lja oca sa sve za glav-ljem; svrha pre no še nja po ru ke je da po ši lja lac vi di i svo ju po ru ku, ka ko bi je se pri se tio i lak še pra tio vaš od go vor. Po ka zi vač za unos će se naći na vrhu o kna, gde je očeki va no da na pi še te svo ju po ru ku. U času pri pre me od go vo ra, uočićete da je on po dra-zu me va n u is tom o bli ku kao i po la zna po ru ka. Mo-že te sa mi i zme ni ti o blik po ru ke sa HTML na čis ti tekst ili o brnu to. Ako ra di te u Word-u, na ras po la-ga nju je i zbor kao ka da i kre ira te no vu po ru ku; ako po ru ku for mi ra te bez po moći Word-a, bi raj te op ci-je u me ni ju Format. Osim ovih pos tav ki, sva os ta la pri pre ma va šeg od go vo ra teče uobičaje no: na kra-ju kli kni te na tas ter Send i po ru ka o dla zi u Outbox. Pro sleđiva nje po ru ke ćete pri me ni ti ka da po že li te da pre u sme ri te prim lje nu po ru ku ne koj trećoj oso-bi: kli kni te na Forward. Sa da tre ba da une se te a dre-su pri ma oca ili da je iza be re te u a dre sa ru, a te ma po-ru ke će do bi ti pre fi ks FW. Opet će ceo sa držaj sa za-

glav ljem bi ti pre net u te lo po ru ke, a ta kođe ima te mo gućnost da do pi še te ne ku svo ju re pli ku.

Pos to je i dru ge op ci je auto mat skog uređenja te la po ru ke pri od go va ra nju i pro sleđiva nju. U di ja-lo gu Tools / Options, na kar ti ci Preferences kli kni te na E-mail Options. Uočite op ci je u do njoj po lo vi ni di ja lo ga: na ras po la ga nju su dve lis te za i zbor o bli-ko va nja pre ne tog de la po ru ke. Osim po dra zu me va-ne op ci je Attach original message ko ja je oda bra na u obe lis te, na ras po la ga nju su u ključenje i uv lačenje (indent), u ključenje sa pre fi k som i pre no še nje po-ru ke u o bli ku pri lo ga (attach); za od go va ra nje pos-to ji i op ci ja i zbe ga va nja ori gi nal ne po ru ke (do not include). Pre ma mno gim is kus tvi ma is ku snih, mo-žda je naj bo lje da iza be re te pre fi ks za ori gi nal nu po-ru ku; ako ra di te u tek stu al nom o bli ku, uobičajen je „>>“, ma da mo že te pos ta vi ti bi lo ko ji znak ili vi-še njih. U ta kvom uređenju, biće lak še i pri ro dni je da od go va ra te ta ko što ćete re pli ke ume ta ti u po se-bnim re do vi ma i zmeđu na vo da svog ko res pon den-ta, ta ko da od go vor ne bu de na go mi lan, ne go se va-še re pli ke sme nju ju sa nje go vim. Ako čini te ta ko, ra zdvo ji te re pli ke pra znim re do vi ma, ka ko bi ceo tekst bio či tlji vi ji.

Ka len dar i zadaci

23j u n 2 0 0 4 . PC


po dra zu me van tip stav ki za ka len dar, pa po tvrdi te i zbor. O dmah uočite da je do da ta stav ka u gru pi My Calendars u o knu za na vi ga ci ju; ka da u ključite po-lje za po tvrdu po red ime na do da tog ka len da ra, on će se po ja vi ti na po re dno sa glav nim ka len da rom u cen tral nom o knu pro gra ma.

Po de ša va nja ka len daraPre ne go što počne te da be le ži te ak tiv nos ti, bi-

lo bi po želj no da po de si te po dra zu me va ne vre dnos-

ti u ka len da ru. Na kar ti ci Preferences di ja lo ga Tools / Options kli kni te na Calendar Options. Na vrhu se na la zi se dam po lja za po tvrdu, uz čiju po moć tre ba da oda be re te sve da ne u ne de lji ko ji se sma tra ju ra-dnim; ne ra dni da ni će bi ti pris tu pačni, ali oni neće sa drža ti ras po lo ži vo ra dno vre me. Obe le ži te prvi ra-dni dan; za nas je uobičajen po ne de ljak. Ako u po-slov noj ter mi no lo gi ji ba ra ta te re dnim bro je vi ma ra-dnih se dmi ca, de fi ni ši te šta se sma tra prvom ce lom se dmi com u go di ni; kod nas je uobičaje no da to bu-de ona se dmi ca ko ja sa drži prvi ja nu ar (čak i ako je to su bo ta ili ne de lja). Naj zad, po de si te op seg ra-dnog vre me na. Ko ra ci u po nu di su na sva kih 30 mi-nu ta, ali ako ima te po tre bu da na značite ne ki dru gi ter min, slo bo dno ga sa mi upi ši te (npr. 7:45).

U dru goj gru pi po de ša va nja va žne su op ci je za vođenje ra zme ne po da ta ka o sas tan ci ma; mo že-te do zvo li ti uče sni ci ma da pre dlo že no ve ter mi ne, a u pa da jućoj lis ti ćete iza bra ti po dra zu me va ni od-go vor ko ji ćete po sla ti ko le gi na kon što vam upu ti za htev za sas ta nak. Ako vam se ne do pa da bo ja po-za di ne, pos ta vi te ne ku dru gu; mo že te na lo ži ti i da se pri si mul ta nom pre gle du ka len da ra ko ris ti is ta bo ja. Op ci je pla ne ra ćete bo lje ra zu me ti ka da sav la-da te nje go vo ko rišćenje, pa za sad os ta vi te po dra zu-me va ne vre dnos ti.

Svom ka len da ru mo že te do da ti spis ko ve pra-zni ka ne ko li ko drža va, što je po se bno zgo dno ako

ko mu ni ci ra te sa fi r ma ma u tim zem lja ma ili pla ni-ra te slu žbe ni put u ne ku od njih. Ovim pos tup kom ćete fi zički do da ti stav ke u ka len dar, pa to po de ša-va nje ne mo že te is ključiti. Ako ka sni je bu de te hte li da u klo ni te te po dat ke, pređite u pri kaz Active Ap-pointments, sor ti raj te lis tu po ko lo ni Location, pa oda be ri te i i zbri ši te ce lu gru pu ko ja se o dno si na ne ku drža vu.

Ako ne ki va ši sa ra dni ci ko ris te dru ge pro gra-me osim Outlook-a za pla ni ra nje vre me na, za drži-

te op ci ju za for mat ra zme ne po stan-dar du iCalendar ka da ta ra zme na ide pu tem In ter ne ta. Is pod tas te ra Time Zone na la zi se di ja log u ko me ćete re gu li sa ti rad sa vi še vre men-skih zo na, ako vam je to po tre bno; osim ma tične vre men ske zo ne ko ja je de fi ni sa na na ni vou va šeg Win-dows-a, mo že te do da ti još je dnu zo-

nu za lo ka ci ju u ko joj se po ne kad na la zi te ili re dov-no sa rađuje te; u tom slučaju, po red obe le žja vre me-na u glav noj vre men skoj zo ni u o knu ka len da ra, vi-dećete i ska lu sa vre me ni ma u dru goj zo ni.

O snov no ko rišćenje ka len dara u Outlook-uDa bis te for mi ra li no vu stav ku za uzeća u svom

ka len da ru ka da je on vi dljiv, mo že te pri ti snu ti kla-sičnu prečicu Ctrl+N; naj bo lje je da pret ho dno mi-šem obe le ži te poče tni ter min u o knu dnev nog ras-po re da. Mo že te i ova ko: mi šem obe le ži te pros tor ko ji od go va ra za uzeću vre me na u dnev nom pre gle-du ka len da ra, pa kli kni te na tas ter New ili, pros to, dva put kli kni te na že lje ni ter min. O tvo riće se pro-zor za unos no ve stav ke u va šem ka len da ru. Une si-te ne ki nat pis u po lje Subject, što će slu ži ti kao na-jav ni tekst. Ako tre ba, de fi ni ši te lo ka ci ju: do volj no je da počne te ku ca nje ime na; Outlook pam ti sva ku lo ka ci ju ko ju ste ba rem je dnom de fi ni sa li u ka len da-ru. Su se dna pa le ta u lis ti Label će do bro po slu ži ti da obe le ži te vrstu za uzeća ne kom bo jom.

Ključne in for ma ci je o za uzeću su vre me na počet ka i zav ršet ka oba ve ze; ako je to ce lo dnev ni do gađaj, u ključite po lje All day event i po lja za i zbor vre me na će nes ta ti kao ne po tre bna, a u na slov noj li ni ji će doći do pro me ne nat pi sa Appointment u Event. Ako že li te da vas pro gram pod se ti na oba ve-

24 PC j u n 2 0 0 4 .


zu, pos ta vi te pod se tnik, de fi ni ši te ko li ko pre počet-ka da bu de te upo zo re ni i, op ci ono, ure di te zvučni si gnal upo zo re nja. Ako ra di te u jav no dos tu pnom ka len da ru, oba ve zno na značite je dnu od četi ri op ci-je za uze tos ti u o dno su na oba ve zu; to je ključna in-for ma ci ja ako ne ko že li da pro nađe va še ras po lo ži-vo vre me zbog za ka zi va nja sas tan ka. U ve li ko o kno une si te po tre ban pra teći tekst, a mo že te pri lo ži ti i dru gu stav ku Outlook-a ili da to te ku sa dis ka, kao što to čini te sa e-po ru ka ma. Ako se oba ve za tiče i ne kih va ših sa ra dni ka, do daj te ih u po lje kon ta ka ta; naj lak še je da ih bi ra te iz lis te kon ta ka ta. Ne ka vam ne bu de mrsko da pri dru ži te opi sne ka te go ri je stav-ci; ako je reč o pri va tnoj oba ve zi, obe le ži te to u po-sle dnjem po lju za po tvrdu.

Po se bno su za nim lji ve op ci je de fi ni sa nja pe ri-odičnih oba ve za. Ako je stav ka ko ju u pra vo de fi ni še-te ta kva (na pri mer, re dov ni pod set nik da i zve de te pro ce du ru za šti tnog ko pi ra nja do ku me na ta), kli kni-te na tas ter Reccurence i o tvo riće se di ja log u ko me ćete tačno de fi ni sa ti pa ra me tre. Gru pa Reccurence pattern slu ži za opis ša blo na dnev nog, se dmičnog, me sečnog ili go di šnjeg po nav lja nja; u za vi snos ti od op ci je, do bićete pri kla dne ko man de ko ji ma de fi ni-še te ri tam. Ta ko, re ci mo, mo že te pos ta vi ti da se ne-ka oba ve za po nav lja, sva kog dru gog utor ka, sva kog de se tog u me se cu ili sva kog po sle dnjeg pet ka. Po-sle o bras ca, u gru pi Range of recurrence de fi ni ši te op seg: od poče tnog da tu ma, o dlučite da li je oba ve-za traj na ili će tra ja ti za da ti broj po nav lja nja ili do ne kog kraj njeg da tu ma.

Ka da de fi ni še te oba ve zu, ona će se vi de ti kao po lje u ka len da ru ko je pre kri va o dređeni pe ri od vre-me na. Vi de se na slov, lo ka ci ja u za gra da ma i ma-le iko ne ko je o značava ju po se bne oso bi ne. Tra ka na le voj stra ni će obe le ži ti tip za uzeća, a bo ja po lja

o značava vrstu oba ve ze. De fi ni sa nu oba ve zu mo že-te po me ra ti mi šem po ka len da ru ako u hva ti te nje nu le vu ivi cu; na rav no, ta ko ćete o dmah ažu ri ra ti poče-tni i kraj nji ter min za uzeća. Ako po vučete mi šem gor nju ili do nju ivi cu, pro me nićete poče tni, o dno-sno zav ršni ter min oba ve ze. Za pi si u ka len da ru se mo gu i po klo pi ti ne kim de lom, a ta da će se one su-zi ti na pro por ci onal ni deo o kna. Ako je ne ka oba ve-za de fi ni sa na kao ce lo dnev ni do gađaj, ona neće pre-kri ti ce lo o kno ka len da ra za taj dan, ne go će se po-ja vi ti u po lju na vrhu o kna.

Ka da ste de fi ni sa li da se pre ro ka oba ve ze po ja-vi pod se tnik, u o dređenom tre nut ku će se po ja vi ti di ja log pod se tni ka sa je dnom ili vi še stav ki. Vo di te računa da ova fun kci ja ra di sa mo ka da je Outlook ak ti van (ma kar i mi ni mi zo van); ako se u vre me ka-da je Outlook bio za tvo ren pri ku pio ne ki broj stav ki za pod sećanje, sve one će bi ti i zlis ta ne u o knu pod se-tni ka ne po sre dno po o tva ra nju pro gra ma. Po red na-slo va pod se tni ka, sta jaće po da tak o ro ku dos peća. Stav ku mo že te o tvo ri ti da bis te po gle da li de ta lje (Open Item); ako kli kne te na Dismiss, pod se tnik se sus pen du je, a i zbo rom tas te ra Dismiss All, biće sus-pen do va ne sve stav ke ko je vi di te. Pod sećanje na ne-ku stav ku mo že te i o dlo ži ti (Snooze), bi ra jući u lis ti vre me o dla ga nja ili no vi rok pre počet ka oba ve ze.

Ako vam sme ta zvučno o gla ša va nje pri po jav-lji va nju pod se tni ka ili ne že li te da se pod se tnik o gla-ša va osim ako ga po zo ve te ko man dom me ni ja View / Reminders Window, mo že te ga po dra zu me va no is-ključiti. U di ja lo gu Tools / Options pređite na kar ti-cu Other, pa o tvo ri te di ja log Advanced Options; sa-da u nje mu opet kli kni te na tas ter Reminder Op-tions. Ov de ćete is ključiti pod se tnik, ako ta ko že li-te (pre po ručuje mo da to ipak ne čini te); zvuk pod-se tni ka mo že te is ključiti ili pro me ni ti da to te ku ko ja slu ži kao zvučni si gnal pris ti gle oba ve ze.

Ako že li te da pro me ni te ne ki po da tak u stav-ci ka len da ra ili da vi di te ne ke de ta lje, naj lak še je da dva put kli kne te na stav ku; ako je to pe ri odična oba ve za ili do gađaj, pro gram će pi ta ti da li že li te da o tvo ri te sa mo tre nu tnu in stan cu do gađaja ili ce lu se-ri ju. Mo že te pro me ni ti sa držaj sa mo je dne in stan ce, ali vo di te računa ako me nja te ne ke ključne po dat ke, po put in ter va la po nav lja nja, jer će po je di načne ra-zli ke i zmeđu in stan ci bi ti i zgu blje ne ako ste ih na-pra vi li ručnim i zme na ma. Obe le že nu stav ku mo že-

25j u n 2 0 0 4 . PC


te i zbri sa ti, ali ta kođe pa zi te ka ko bri še te pe ri odične oba ve ze: ka da do bi je te pi ta nje sa i zbo rom bri sa nja sa mo te kućeg do gađaja ili ce le se ri je, vo di te računa šta ćete iza bra ti.

Za daciVođenje za da ta ka je svo jev rsni de lo vo dnik ak-

tiv nos ti ko je ste pos ta vi li se bi ili dru gi ma. U prav-lja jući stav ka ma za da ta ka, de fi ni saćete pri ori te te i ro ko ve, a pov re me no ažu ri ra ti in for ma ci je o sta-nju te kućeg pro jek ta; na kra-ju ćete na pra vi ti ko načni i zve-štaj o vre me nu zav ršet ka, u tro-šku vre me na i nov ca, itd. Da bis te de fi ni sa li no vi za da tak, u fol de ru Tasks mu pris tu pi-te uobičaje nim ko man da ma; ako ste u dru gom fol de ru, no-vi za da tak ćete za početi ko-man dom me ni ja File / New ili prečicom Ctrl+Shift +K. Spe-ci fi čan o blik do de le za dat ka je no va stav ka za pod se tnik (Ctrl+Shift +U).

Ne op ho dni poče tni po da ci pri de fi ni sa nju za-dat ka su te ma i kraj nji rok. Prak tično, sve os ta le po-dat ke mo že te da i gno ri še te; ali, is ko ris ti te pri li ku da de fi ni še te i je dno od pet mo gućih sta nja (Sta-tus) i pri ori tet u je dnom od tri ni voa. Ako že li te da se o gla si pod se tnik za i zvrše nje za dat ka, u gru-pi Reminder de fi ni ši te ka da to tre ba da se de si; po-dra zu me va no, biće to početak ra dnog da na na pre-dviđeni da tum zav ršet ka po sla. Kao i kod dru gih sličnih stav ki, is ko ris ti te pri li ku da za dat ku pri dru-ži te opi sni tekst, kon tak te i ka te go ri je, a ako je za da-tak pri va tne pri ro de, obe le ži te i to.

Glav ni po slo vi sa za da ci ma u to ku sle de ka sni-je, po po tre bi. Ka da o tvo ri te stav ku, mo že te joj pro-me ni ti bi lo ko ji od već pos tav lje nih pa ra me ta ra, ali

naj va žni je je da o drža va te tačan sta tus po sla i pro-ce nat zav rše nos ti. Ako ko ris ti te ko man dne stre li-ce za pro me nu pro cen ta, po da tak se me nja u ko ra-ku od 25%, pa je bo lje da sa mi upi še te pre ci zni ju vre dnost. Ka da dođete do 100%, za da tak će se sma-tra ti dov rše nim; ta da mo že te preći na kar ti cu De-tails, pa une ti in for ma ci je o u tro šku vre me na i nov-ca, pređenom pu tu itd. In for ma ci je o sta tu su za dat-ka uvek mo že te pre u sme ri ti svom ru ko vo di ocu kao i zve štaj: upo tre bi te ko man du Actions / Send Status

Report i te lo no ve e-po-ru ke će bi ti auto mat ski ge ne ri sa no; pre os ta je sa mo da upi še te a dre-su pri ma oca i ot pre mi-te e-po štu.

Da bis te ima li što pre ci zni ji pre gled, va ri-raj te pri ka ze za da ta ka. Re ci mo, tek kad pre-ba ci te pri kaz na Task Timeline, uočićete za-što je ko ri sno da de fi ni-

še te i poče tni da tum po sla: ta ko ćete vi de ti tra ku ko-ja obe le ža va očeki va ni vre men ski op seg ko ji za uzi-ma vi še dnev ni za da tak. U o snov nim pre gle di ma, uočićete da su dov rše ni za da ci is pi sa ni si vim pre-crta nim fon tom, a oni čiji je rok pro bi jen su is pi sa ni crve no; za to mo že te is ko ris ti ti po se bne pri ka ze ko-ji fi l tri ra ju ta kve za dat ke, pa ćete ih vi de ti u nor mal-nom o bli ku. Da bis te pro me ni li ova po de ša va nja za za dat ke, pređite na prvu kar ti cu di ja lo ga Tools / Op-tions. Naj pre u po lju Reminder time po de si te vre me u to ku da na ka da že li te da se po dra zu me va no po-jav lju je pod se tnik na za dat ke. Za tim kli kni te na tas-ter Task Options, pa pro me ni te bo ju is pi sa za pre ko-račene i dov rše ne za dat ke; tri op ci je ko je me nja te u po lji ma za po tvrdu nećemo po se bno o bja šnja va ti, a pre po ručuje mo da bu du u ključena.

26 PC j u n 2 0 0 4 .


Pov re me no će vam za tre ba ti da za pi še te i ne ki ne oba ve zni po da tak, kao kad ko-

ris ti te ce du lje. Uz Outlook, ne ma po tre be da za to ko ris ti te pa pir i olov ku: pređite u fol der Notes i kli kni te na New, upo tre bi te prečicu Ctrl+Shift +N ili dva put kli kni te na pra zan pros tor u glav nom o knu, pa ćete na e kra nu do bi ti ma lo obo je no o kno u ko je mo že te za pi sa ti bi lo šta. Ka ko za tvo ri te be-le šku, ona će bi ti za pi sa na i vi dlji va kao iko na čiji pot pis će bi ti pre uzet iz prvog pa su-sa za pi sa.

Mo že te uves ti i i zve sni sis tem u te za pi se: ako, re ci mo, pro me ni te po lo žaj i ve ličinu o kna, to će os ta ti upamćeno. Ako kli kne te na iko nu u gor-njem le vom u glu be le ške, o tvo-rićete je di ni ras po lo ži vi me ni sa ko man da ma za be le šku. Mo-že te pro me ni ti bo ju o kna u pa le ti od pet bo ja, do de-li ti ka te go ri je i aso ci ra ti kon tak te be le šci, pro sle di ti je ne ko me ili je sačuva ti kao spolj nu da to te ku. Po-dra zu me va ne pa ra me tre be le ški, ko ji se svo de na tri ele men ta i zgle da, po de sićete u di ja lo gu ko ji se po zi-va kli kom na tas ter Note Options na prvoj kar ti ci di-ja lo ga Tools / Options.

Fol der Journal je pri su tan u glav nom zbog kom-pa ti bil nos ti sa sta ri jim ver zi ja ma Outlook-a. Sa da pos to je i bo lji načini za evi den ti ra nje ak tiv nos ti, na šta će vas pro gram i upo zo ri ti ka da prvi put pris tu-pi te fol de ru. Zas ta re lost je uto li ko veća što sad sva ki fol der u skla di štu ima op ci ju pri ka za na vre men skoj

ska li, što je ne kad bi la su šti na dnev ni ka. Pre os ta le su ipak ne ke pri me ne: ako o tvo ri te Journal Options na prvoj kar ti ci di ja lo ga Tools / Options, uočićete o kno Also record fi les from, gde su na ve de ni ne ki Offi ce pro gra mi. Ako u ključite op ci je za praćenje tih pro gra ma, on da će vre me pris tu pa i tra ja nje ra-da u bi lo kom Offi ce do ku men tu u tim pro gra mi ma bi ti za pi sa no u dnev ni ku. Sa ve tu je mo o prez ako se

o dlučite da be le ži te ak tiv nos ti na ovaj način, jer one ose tno us po ra-va ju o tva ra nje i za tva ra nje Micro-soft Offi ce pro gra ma.

Među o kni ma za na vi ga ci ju na la zi se i Shortcuts. I zbor ovog o kna u pa le ti za i zbor vas neće o dves ti ni u je dan po se bni fol der, kao pri i zbo ru dru gih prečica. To je pros tor gde mo že te da ure di te ko lek ci ju prečica ka ra znim sa drža-ji ma, ka ko god vam od go va ra. Pr-

vo na pra vi te gru pe ko je ćete pro i zvolj no ime no va ti (Add New Group), a on da u sva ku gru pu po sta vi te prečicu ka bi lo kom fol de ru u svom glav nom skla-di štu (Add New Shortcut). Iako ni je oči gle dno, ov de mo že te do da ti i prečicu ka bi lo ko joj da to te ci na dis-ku: o tvo ri te Windows Explorer i slo ži te pro zo re ta ko da mo že te pre vlačiti da to te ke u Outlook. Ka ko bu de-te pre ne li da to te ku u o kno za na vi ga ci ju, ta ko će se for mi ra ti prečica ka njoj. Mo že te pos ta vi ti i prečicu ka stra ni ci na In ter ne tu, a ka da je upo tre bi te, stra ni-ca će bi ti učita na u glav nom o knu Outlook-a umes-to u Internet Explorer-u. Bu de te li sur fo va li na ovaj način, ko ris ti te tra ku sa alat ka ma Web.

Os ta le struk tu re u Ou tlo ok-u

27j u n 2 0 0 4 . PC


D a bis te bi li što efi ka sni ji u Microsoft Out-look-u, pos to ji o dređeni skup ra dnji ko-

je mo že te, a po ne kad i mo ra te na kna dno i zvo di ti. Pos to ji mno go ra zlo ga za an ga žo va nje alat ki o ko-ji ma ćemo go vo ri ti u ovom odelj ku; ne ka vam za početak bu de do volj no sa zna nje da su sve one uve-de ne kao po sle di ca po tre ba i za hte va ve li kog bro ja is ku snih ko ri sni ka za ko je je rad u Microsoft Out-look-u od pre su dne va žnos ti u sva ko dnev nim ra-dnim ak tiv nos ti ma.

Pri ka zi va nje sa drža ja u fol deruKa da ra di te u po se bnim fol de ri ma, kao što su

Contacts, Calendar i Tasks, na ras po la ga nju su vam ra zni po se bni pri ka zi ko ji će olak ša va ti rad u u slo vi-ma veće ko ličine stav ki. Uočili ste, si gur no, i pri li ku da stav ke ras po ređuje te po ra znim kri te ri ju mi ma. Re ci mo, ako ste de fi ni sa li ka te go ri je u svo jim stav ka-ma, do bićete način vi še da brzo i zdvo ji te ne ku gru-

pu stav ki. Na ras po la ga nju je mo gućnost da ra zne stav ke pre ne se te u fol de re ko je ste na pra vi li po ne-kom svom o bras cu na vi ka. Ali, ručno ra zvrsta va nje po ru ka baš i ne de lu je kao ugo dan po sao. Outlook ras po la že alat ka ma ko je će vam po moći: pređite u fol der ko ji vam za da je pro ble me, pa po zo vi te ko-man du Tools / Organize. Na vrhu glav nog o kna fol-de ra se po jav lju je zo na u ko joj ćete re ši ti većinu po-me nu tih pro ble ma.

Ka da pre gle da te fol de re e-po šte, or ga ni za tor vam nu di mo gućnost da obo ji te za glav lja po ru ka ko je od go va ra ju ne kom po ši lja ocu. U o knu za or-

ga ni zo va nje, oda be ri te op ci ju Using colors. Pos ta vi-te se na stav ku ne kog pri ma oca, pa for mi raj te pra-vi lo Color messages – from – (ime pošiljaoca) – in – (odabrana boja); ka da kli kne te na tas ter Apply Col-or, u ključićete pra vi lo. Mo že te nas ta vi ti sa do de lji va-njem bo ja i za dru ge po ši lja oce ili pri ma oce; na ime, mo že te o dlučiti i da obo ji te sa mo one po ru ke ko je su sti gle na vaš dru gi ko ri snički na log, ka ko bis te ih vi zu el no i zdvo ji li. U tom slučaju, obe le ži te po ru ku prim lje nu na ta kav na log, pa u prvom po lju i zra za oda be ri te stav ku sent to. U dru gom ko ra ku mo že te na pra vi ti po dređeno pra vi lo bo je nja po ru ka u ko ji-ma ste vi je di ni pri ma lac (Show messages sent only to me...), ali prvo pra vi lo će bi ti jače od ovog. De fi -ni sa no pra vi lo bo je nja ćete is ključiti ako po no vi te unos pra vi la, bi ra jući bo ju Auto.

Već ste uočili da pos to je po se bna pra vi la vi dlji-vos ti za ne pročita ne i pročita nje po ru ke; ako ste de-fi ni sa li pra vi lo praćenja za ne ku po ru ku pa pro bi li pos tav lje ni rok, ta stav ka će bi ti is pi sa na crve nom

bo jom; i to su pra vi la po put ovih ko-je ste de fi ni sa li. Kli kni te na Automat-ic Formatting u de snom u glu za glav-lja o kna or ga ni za to ra: do bićete spi sak svih pra vi la is pi sa u te kućem fol de ru. Uočićete o snov na pra vi la, ko ja mo že-te po želji u ključiti ili is ključiti; pra vi la ko ja ste sa mi de fi ni sa li mo že te pri de i i zbri sa ti ili im i zme ni ti re do sled tas te-ri ma Move Up/Down.

Za sve stav ke, bi lo da su pro gram-ske ili va še lične, va ži da im mo že te

pro me ni ti ne sa mo bo ju, ne go i o blik i ve ličinu fon-ta. Stav ka ma mo že te me nja ti ili do da va ti u slov za for ma ti ra nje: ako kli kne te na Condition, do bićete di ja log za fi l tri ra nje u ko me mo že te pos ta vi ti pre-ci zan u slov da bi ne ka po ru ka bi la obe le že na. Re ci-mo, sa mo na prvoj kar ti ci Messages u ovom di ja lo-gu mo že te na pra vi ti kri te ri jum ko ji gla si ot pri li ke ova ko „sve po ru ke ko je sa drže reč Offi ce u te mi ili te lu po ru ke, a po sla te su u po sle dnjih se dam da na“. Na kar ti ci More Choices kao u slov mo že te ko ris ti ti ka te go ri je, zas ta vi ce, ve ličinu po ru ke, pri sus tvo pri-lo ga, itd. Po sle dnja kar ti ca Advanced nu di vam da

Ala ti za po dršku

28 PC j u n 2 0 0 4 .


na pra vi te vrlo slo žen lo gički u slov za bi lo ko ji tip po-ru ke, po put „zav rše ni za da ci vi so kog pri ori te ta ko ji ima ju upi san po da tak o tro ško vi ma“.

Ras po lo ži vi pri ka zi u fol de ri ma pred stav lja ju tek poče tne pre dlo ške za do da tno po de ša va nje. Or-ga ni za tor vam nu di pri li ku da sa mi i zme ni te pri ka-ze po na hođenju. Pos to ji ne ko li ko načina da pris tu-pi te alat ka ma za tu na me nu (kroz me ni ili hi per ve-zom u o knu za na vi ga ci ju), ali naj bo lje je da u pro-gra mu u ključite tra ku sa alat ka ma Advanced (de sni klik na Command Bar) pa da na dnu pa da juće lis te za i zbor pri ka za iza be re te op ci ju Defi ne Views. Do-bićete ta be lu sa svim de fi ni sa nim pri ka zi ma u ak-tiv nom fol de ru; po la zeći odav de, mo že te me nja ti pos to jeće ili pra vi ti no ve pri ka ze, počev ši is počet-ka ili ko pi ra jući ne ki dru-gi kao po la zni.

Ako kli kne te na Modify, o tvo riće se di-ja log sa vi še tas te ra, pri čemu ne ki mo žda ni su ak tiv ni jer su ire le van-tni (npr. ne mo že te sor ti-ra ti vre men ski pri kaz). Nećemo vam opi si va ti sve po je di nos ti ko je su vam ov de dos tu pne: ras po lo ži-vih kom bi na ci ja ima to li ko da ćete si gur no pro naći o blik ko ji vam je po vo lji. Sa mo na po mi nje mo par po je di nos ti: broj re do va ko ji za uzi ma stav ka e-po-šte u su že nom glav nom o knu je i zmen ljiv; mo že te de fi ni sa ti po četi ri ni voa za gru pi sa nje i za sor ti ra-nje; mo že te me nja ti o bli ke fon ta, li ni ja i po dra zu me-va no sta nje i po lo žaj o kna za čita nje; mo že te me nja-ti po rav na nje ko lo na u ta be lar nom pri ka zu i i zme-ni ti pri pa da jući tekst u za glav lju. A ako vam se ne do pad ne to što ste na pra vi li, upo tre bi te tas ter Reset Current View; is to ćete pos tići ako u ta be li de fi ni sa-nih pri ka za u di ja lo gu Custom View Organizer kli-kne te na Reset.

Pra vi la i oba ve štenjaKa da pri mi te ili po ša lje te ne ku e-po ru ku, mo-

že te na lo ži ti pro gra mu da re agu je pre ma za da tom o bras cu. Pri me ri ta kvog pra vi la su, re ci mo, pre u-sme ra va nje po ru ka prim lje nih od ne ke oso be u po-se bni fol der, do de la pri ori te ta po ru ci sa o dređenim

sa drža jem ili po se ban zvučni si gnal pri sti za nju ne-ke po ru ke. Osim ovog, mo že te na lo ži ti pro gra mu da vas sa mo oba ves ti o pris ti za nju o dređene po ru ke ili o ne koj pro me ni ko ju že li te da pra ti te. Va ša ko lek-ci ja pra vi la i oba ve šte nja mo že stal no da ras te i ve ro-va tno ćete je pov re me no do pu nja va ti.

Naj lak še je da no vo pra vi lo na pra vi te u času ka da se za tim uka že po tre ba: ka da je o tvo ren pro-zor ne ke pris ti gle e-po ru ke za ko ju že li te da na pra vi-te pra vi lo, po zo vi te ko man du me ni ja Actions / Cre-ate Rule ili kli kni te na od go va ra juće tas ter u tra ci sa alat ka ma. O tvo riće se je dnos tav ni di ja log u ko me tre ba da for mi ra te i zraz za bu duće pra vi lo. Naj pre

de fi ni ši te je dan ili vi še kri te ri ju ma: to mo že bi-ti ime ili a dre sa po ši lja-oca, ključna reč u na-slov nu po ru ke ili ko ri-snički na log na ko ji ste pri mi li po ru ku. Sle di de fi ni sa nje je dne ili vi-še ak ci ja: mo že te na lo-ži ti da se po ja vi oba ve-šte nje o pris ti gloj po ru-ci, oda bra ti audio-klip

ko ji o gla ša va pris ti za nje ili pre mes ti ti po ru ku u ne-ki fol der Outlook-a.

Kad po že li te ne što spe ci jal no, kli kni te na tas-ter Advanced Options i ući ćete u re žim čaro bnja ka za pra vi la, gde je skup kom bi na ci ja da le ko veći. Ov-de ćete u tri ko ra ka na pra vi ti slo že ni je pra vi lo po še-mi „u slov-ra dnja-izu ze tak“; u sva kom ko ra ku pos-to ji pre ko dva de set pre dlo ža ka za i zraz. Mo že te pra-vi ti i slo že ne i zra ze sa vi še pre dlo ža ka, ali tru di te se da pra vi te što pros ti ja pra vi la, jer ona su na je fi ka-sni ja. Ka da obe le ži te u slov, vre dnost će se po ja vi ti kao hi per ve za; ako kli kne te na nju, o tvo riće se di ja-log u pri kla dnom o bli ku gde mo že te pro me ni ti ili do da ti vre dnos ti (re ci mo, subject sa drži reč „sas ta-nak“ ili i zraz „ot ka zi va nje sas tan ka“). U dru gom ko-ra ku bi ra te ra dnju, od pre me šta nja u dru gi fol der i do de lji va nja ka te go ri je, pre ko auto mat skog od go vo-ra, pa sve do po kre ta nja ne kog pro gra ma. U trećem ko ra ku, po po tre bi, de fi ni saćete izu ze tak (except...) i ta ko fi ni je po de si ti pra vi lo. U po sle dnjem ko ra ku čaro bnja ka ime nuj te pra vi lo da bis te se ka sni je lak-še sna šli u o drža va nju i os ta vi te ga u ključenim. Na

29j u n 2 0 0 4 . PC


kra ju, o dlučite da li že li te da se pra vi lo re tro ak tiv-no pri me ni na sve stav ke ko je se već na la ze u fol de-ru u kom ra di te.

Svo ju ko lek ci ju pra vi la mo že te pre gle da ti ako o tvo ri te di ja log Tools / Rules and Alerts. No vo pra vi-lo mo že te na pra vi ti ko pi ra jući ne ko od pos to jećih, pa ga me nja jući. Uni ver zal ni način za kre ira nje pra-vi la je kli kom na tas ter New Rule. U ovom slučaju ak ti vi raće se čaro bnjak za pra vi la, ali sa je dnim pret ho dnim ko ra kom: mo že te oda bra ti ne ki od po-nuđenih tip skih pre dlo ža ka ili kre nu ti od pra znog pra vi la; u dru gom slučaju, ot počećete bi ra jući da li se pra vi lo o dno si na do la zne (...when they arrive) ili o dla zne (...aft er sending) po ru ke, a za tim nas tav lja te uobičaje nim for mi ra njem pra vi la u tri ko ra ka.

Sva ko pos to jeće pra vi lo mo že te priv re me no is-ključiti uz po moć po lja za po tvrdu po red ime na. Ako tre ba, pro me ni te ne ki pa ra me tar pra vi la: u me-ni ju Change Rule za teći ćete ne ko li ko „brzih“ pra vi-la, a ko man da Edit Rule Settings vo di vas po no vo kroz ko ra ke čaro bnja ka. Pla vim stre li ca ma mo že te pre ure di ti re do sled i zvrše nja pra vi la, što mo že da bu de va žno. Ako tre ba, mo že te pri me ni ti sva pra vi-la o dje dnom: kli kni te na Run Rules Now, a za tim u di ja lo gu za mo men tal no po kre ta nje naj pre obe le ži-te sva že lje na pra vi la; oda be ri te poče tni fol der, a op-ci ono na lo ži te da ske ni ra nju bu du po dvrgnu ti svi fol de ri po dređeni oda bra nom. Svo ja pra vi la mo že te i da i zve ze te: kli kni te na Options, a za tim na Export Rules; for mi raćete da to te ku ti pa RWZ. Ta ko i zve ze-na pra vi la čak mo že te po sla ti ne kom sa ra dni ku, a on će za tim u is tom di ja lo gu da ti ko man du Import Rules. Pri pa zi te da pra vi lo mo že pos ta ti ne is prav no ako i zbri še te ne ki fol der; ako pre mes ti te fol der ko-ji je cilj ni u ne kom pra vi lu, pro gram će us pe ti da očuva in te gri tet pra vi la.

Be zbe dnost e-pošteNe že lje na po šta (spam) pred stav lja ra zne i čes-

te o bli ke in va ziv nog re kla mi ra nja pro i zvo da i u slu-ga. Ta kve po ru ke za uzi ma ju značaj ne re sur se na In-ter ne tu i tro še va še dra go ce no vre me. Dru ga, još go-ra po ja va su računar ski vi ru si i crvi, pro gra mi ko ji su pi sa ni iz na me re da na ude va šem računa ru, da po kra du va še po ver lji ve in for ma ci je ili „sa mo“ da se ši re da lje po In ter ne tu. Je dan od načina da se bo ri te pro tiv ta kvih po ja va je da naj pre pre uzi ma te sa mo

za glav lja po ru ka iz svog e-san dučeta na ser ve ru, pa na lo ži ti bri sa nje po ru ka ko je ne že li te da pri mi te. Ti-me ne pres ta je po tre ba da ko ris ti te ne ki an ti vi ru sni pro gram ko ji mo ra te re dov no ažu ri ra ti.

Outlook nu di ne ko li ko me ha ni za ma ko ji obe-zbeđuju po većanu po u zda nost pri li kom pri je ma ne-že lje ne po šte svih vrsta. Je dan od tih me ha ni za ma smo već po me nu li: Outlook će blo ki ra ti sve ti po ve i zvršnih i ak tiv nih da to te ka ko je pris ti žu kao pri log u po ru ka ma (ti po vi EXE, COM, BAT, PIF, JS, VBS i mno gi dru gi). Uve di te pra vi lo sa svo jim sa ra dni ci-ma van fi r me da da to te ke ra zme nju je te is ključivo kao ar hi ve u ZIP for ma tu, a sva ka ko je pa me tna prak sa da pret ho dno na ja vi te ra zme nu da to te ka. Po-gle daj mo ko ji su to me ha ni zmi još na ras po la ga nju u ova kvim slučaje vi ma.

Ka da pri mi te ne ku HTML po ru ku ko ja je, za-pra vo, ko pi ja ne ke Web stra ni ce, mo glo bi se de si ti da na njoj pos to ji mno go sli ka sa ma lo tek sta, čineći ko mu ni ka ci ju ne efi ka snom; mno gi po ši lja oci spam po ru ka ra de ta ko. Da bi sa mi bi li efi ka sni u sla nju ta-kvih po ru ka, te sli ke i do da tne kom po nen te (skrip-te, da to te ke sti lo va i slični sa drža ji) počiva ju neg de na In ter ne tu, a očeku je se da će ih pro gram za e-po-štu sam po vući oda tle. Outlook 2003 o dmah blo ki ra ta kav sa o braćaj: ka da pri mi te sličnu po ru ku, u o knu za čita nje ili u o tvo re noj stav ci ćete vi de ti sa mo obe-le že na po lja na mes ti ma gde tre ba da se po ja ve sli-ke. Na mes tu sli ke i u za glav lju po ru ke uočićete na-po me nu da de snim kli kom mi ša mo že te pre uze ti sli-ke sa In ter ne ta. U tom času tre ba da o dlučite ka kvu ak ci ju ćete spro ves ti: ako je po ru ka ne va žna, naj bo-lje je da je o dmah i zbri še te. Ako ipak že li te da vi di-te sli ke, kli kni te de snim tas te rom mi ša na mes to ne-ke od njih i oda be ri te ko man du Download Pictures. Ako je po ši lja lac po ru ke ne ko ko me ve ru je te, mo-že te ga do da ti na lis tu po u zda nih po ši lja la ca, ka ko se ubu duće ne bi de ša va lo blo ki ra nje: oda be ri te ko-man du Add Sender to Safe Senders List. Ako je ceo do men oda kle po ru ka do la zi ta kav da mu ve ru je te, on da nje ga do de li te lis ti po u zda nih (Add the Do-main to Safe Senders List).

Ako u kon tek stnom me ni ju de li mično blo ki ra-ne po ru ke kli kne te na ko man du Change Automatic Download Settings, do bićete di ja log u ko me mo že te pro me ni ti po na ša nje u ovim slučaje vi ma. Međutim, sa ve tu je mo vam da ovaj di ja log o tvo ri te sa mo da

30 PC j u n 2 0 0 4 .


bis te pročita li šta u nje mu pi še: shva ti te o zbilj no te na vo de, a pre po ručuje mo vam da za tečene op ci je ne me nja te.

Outlook ras po la že fi l te rom za pre po zna va nje ne že lje nih po ru ka. Na o sno vu za da tog ste pe na si-gur nos ti, po ru ke ko je po dle gnu pra vi li ma u fi l te ru će bi ti pre me šte ne u fol der Junk E-mail. Da bis te una pred is pi ta li ka kav je ste pen si gur nos ti na sna zi, u me ni ju Actions po zo vi te ko man du Junk E-mail / Junk E-mail Options. Po dra zu me va ni ni vo je Low, što znači fi l tri ra nje sa mo na joči gle dni jih ne že lje nih po ru ka. Naj ni ži ni vo je pot pu no is ključenje fi l te ra: to ret ko ima smi sla u ključiva ti. Ni vo High je si gur-ni ji, ali po ce nu da među ne že lje ne mo žda upa dnu i ko ri sne po ru ke; ni vo Safe Lists Only znači sa mo pri-hva ta nje po ru ka sa lis te po u zda nih po ši lja la ca, što je pri lično ris kan tno zbog ve li ke ve ro va tnoće gu blje-nja ko ri snih po ru ka. Na počet ku ra da pro gra ma po-u zda nim se sma tra ju sa mo po ši lja oci ko je ste de fi ni sa li u lis ti kon ta ka ta.

Ne moj te ola ko u k lju-čiva ti po lje za po tvrdu Per-manently Delete... ko ja traj-no bri še spam, umes to da ga pre mes ti te u na men ski fol der. Na ime, prak sa je po-ka za la da je ne mo guće bi-ti pot pu no si gu ran da fi l te-ri mo gu da spreče pro dor ne že lje ne po šte, a sa dru ge stra ne, uvek je mo guće da ne ka ko ri sna po ru ka slučaj-no bu de pre po zna ta kao ne že lje na. Za to, pre po-ručuje mo pa žnju: pre gle daj te sve po ru ke ko je ste pri mi li ne o tva ra jući ih, a po ru ke ko je su oda bra ne kao ne že lje ne ne moj te pa ušal no bri sa ti. Pre gle daj te fol der Junk E-mail, pa ako za te kne te ne ku ko ri snu po ru ku, vra ti te je sa mi u Inbox. Ako po većate ste-pen si gur nos ti ra da ovog fi l te ra, pa uočite da nečije ko ri sne po ru ke stal no dos pe va ju u Junk E-mail, pre-ba ci te po ru ku na zad u pri jem no san duče, pa u kon-tek stnom me ni ju oda be ri te ko man du Junk E-mail / Add Sender to Safe Senders List; is to mo že te učini-ti i za sve po ru ke iz ne kog be zbe dnog do me na (Add Sender’s Domain to Safe Senders List). Ako stal no pri ma te nečije po ru ke iz inače be zbe dnog i zvo ra,

ali ste o dlučili da nje go ve po ru ke i gno ri še te iz bi lo kog ra zlo ga, do daj te ga u lis tu blo ki ra nih po ši lja la-ca (Add Sender to Blocker Senders List). Da ne bis te pre trpe li po sle di ce ne ho tičnog auto mat skog sla nja ne že lje ne po šte iz svog Outlook-a, mo že te ra zvi ti i lis tu po u zda nih pri ma la ca svo jih po ru ka (Safe Re-cipients List).

Pre tra ži va nje stavkiPre tra ži va nje sa drža ja u Outlook-u se obav lja

dru gačije ne go u kla sičnim Offi ce do ku men ti ma. Najčešće ima te po tre be da tra ži te sa drža je ko ji se na la ze u mno gim stav ka ma u va šim ličnim fol de ri-ma. Sa sta no vi šta pre tra ži va nja, sva ka stav ka je je-dan ma li „do ku ment“, pa čin na la že nja po ne kom kri te ri ju mu znači oda bir stav ki ko je mu od go va ra-ju. Ka da je je dna stav ka o tvo re na, mno go je lak še: pri ti sni te F4 i za daj te ključni i zraz; to je sve što ima-

te na ras po la ga nju unu tar ne ke po ru ke.

Da bis te ot počeli brzo pre tra ži va nje u fol de ri ma, kli kni te na tas ter Find u tra-ci sa alat ka ma ili pri ti sni-te Ctrl+E. I znad glav nog o kna se po jav lju je tra ka sa ne ko li ko po lja i du gma-di. U po lje Look for une si te ključni i zraz. Za tim o dre di-te op seg pre tra ži va nja: ako je to sa mo ak tiv ni fol der, o dmah kli kni te na tas ter Find Now. Ali, ako že li te ši-

ri do men pre tra ži va nja, kli kni te na tas ter Search In, pa iza be ri te je dan od pre dlo ga (npr. All Mail Fold-ers pre gle da do slov no sve stav ke po šte) ili o tvo ri te di ja log za oda bir Choose Folders, gde mo že te tačno o dre di ti fol de re ko ji će bi ti pre tra že ni. Ka da kli kne-te na Find Now, pre tra ži va nje počinje, a tok pre tra-ge će bi ti o značen ani mi ra nom iko nom. Ka ko se pro nađe ko ja stav ka, ona će bi ti o dmah po stav lje-na u o kno re zul ta ta; ako pre po zna te tra že nu stav ku dok pre tra ga tra je, za us ta vi te pos tu pak kli kom na tas ter, pa o tvo ri te stav ku. Re zul tat pre tra ži va nja u glav nom o knu ćete po ni šti ti kli kom na Clear.

Ova ko za početo, pre tra ži va nje obu hva ta tekst u na slo vu i te lu po ru ke, što mo že značiti pre ši rok

31j u n 2 0 0 4 . PC


u slov. Da bis te for mi ra li fi ni ji kri te ri jum pre tra ži va-nja, u me ni ju Options na tra ci za pre tra gu iza be ri te stav ku Advanced Find (ili Ctrl+Shift +F u bi lo kom času). Do bićete slo že ni di ja log u ko me ćete, uz ma-lo ve šti ne, na re di ti ve oma pre ci zna pre tra ži va nja. Naj pre o dre di te do men pre tra ži va nja na vrhu di ja-lo ga: u po lju Look for o dre di te tip stav ke, pa ako pre dlo že ni fol der ni je do vo ljan, kli kni te na Browse i o dre di te sve fol de re ko ji vas za ni ma ju. Ako že li te da bu de pre tra žen ceo sa držaj svih fol de ra, u ključite po lje za po tvrdu po red stav ke Personal Folders na vrhu, pa pro ve ri te da li je is pod o kna u ključeno i po lje Search subfolders.

Na kar ti ci Messages naj pre o dre di te fra zu, a u sle dećoj lis ti deo stav ke u ko joj se ona tra ži (sa mo na slov; na slov i te lo po ru ke; ra zna dru ga po lja). Mo-že te su zi ti pre tra gu na o dređene po ši lja oce i pri ma-oce ili pre ma sta tu su va še a dre se; naj zad, mo že te upo tre bi ti i ne ko od po lja za vre me (received, sent itd.) ko me ćete pri dru ži ti i vre dno sni u slov. Kar ti-ca More Choices sa drži do da tne oso bi ne ko je mo-že te pri dru ži ti kri te ri ju mu ili ih upo tre bi ti kao je-di ne, a na kar ti ci Advanced mo že te bi ra ti bi lo ko ju oso bi nu ko ju ne ko po lje mo že da ima. U času ka da na lo ži te pre tra gu kli kom na tas ter Find Now, o tvo-riće se o kno na dnu pro zo ra, a lis ta stav ki će se pos-te pe no pu ni ti ka ko one bu du na la že ne. I ov de mo-že te za us ta vi ti pre tra ži va nje, ako ta ko že li te ili ako tra je pre du go. Po je di ne stav ke mo že te o tvo ri ti di-rek tno iz tog o kna.

Ka da zav rši te pre tra ži va nje po slo že nom kri te-ri ju mu, ono mo že bi ti sačuva no kao fol der za pre-tra gu. Već ste uočili da na dnu lis te fol de ra pos to ji je dan po ime nu Search Folders, a u nje mu već pos-to ji ne ko li ko po se bnih fol de ra ko ji i zlis ta va ju sa mo ne pročita nu po štu, ve li ke po ru ke i stav ke obe le že-ne zas ta vi com. Svo je re zul ta te pre tra ži va nja ćete pri-

dru ži ti kao no vi fol der ako na kra ju pos tup ka u pro zo ru Advanced Find za da te ko man du File / Save Search as Search Folder: sa mo za daj te pri-kla dno ime i no vi fol der će se po ja-vi ti među dru gi ma.

Ta ko pri prem lje ni kri te ri ju-mi će sačuva ti di na mička svoj stva: ulas kom u fol der za pre tra gu, vi za-pra vo pos tav lja te upit pro gra mu da

vam po no vo i zlis ta sve stav ke pre ma sačuva nom kri-te ri ju mu. Ako po že li te da pro me ni te svoj stvo kri te-ri ju ma, u kon tek stnom me ni ju fol de ra oda be ri te ko-man du Customize this Search Folder, pa pro me ni te kri te ri ju me ili kli kom na tas ter Browse pro me ni te do men za pre tra ži va nje.

Obi lje fun kci ja Ou tlo ok-aOutlook obi lu je op ci ja ma na sva kom ko ra ku:

sve je po ve za no i uza jam no se pre kla pa, pa vam se po ne kad čini da op ci ja ima pre vi še. Su šti na je, za pra-vo, da u obi lju fun kci ja, ko man di i op ci ja oda be re-te one ko je vam naj vi še od go va ra ju: ovaj pro gram je za mi šljen ta ko da se pri la go di svim va šim na vi ka-ma u ra zme ni i kon tro li in for ma ci ja, ma ka kve one bi le. Za to ra zvij te op ti mal nu struk tu ru fol de ra, po-de si te pri ka ze u nji ma i de fi ni ši te pra vi la za nji ho vu kon tro lu. Na pra vi te sce na ri je ra zme ne po ru ka u za-vi snos ti od načina po ve zi va nja na ser ve re e-po šte i pre pus ti te pro gra mu da se bri ne oko os ta log. Op ci-je si gur nos ti ko ris ti te sa do zom re zer ve, a sva ka ko se o pre mi te va lja nim i uvek ažur nim an ti vi ru snim pro gra mom. Naj zad, po štuj te načela pris toj nos ti u pi sa nju po ru ka i o drža vaj te in ten zi tet ko mu ni ka ci-je pre ma in ten zi te tu va šeg ra da. U ta kvim u slo vi ma, Outlook vas neće ni kad i zne ve ri ti.

Na da mo se da ste se i sa mi uve ri li u na šu tvrd-nju da Outlook 2003 ni je pre vi še slo žen za upo tre-bu. Do du še, pos to ji da le ko vi še op ci ja pri me ne ovog sjaj nog pro gra ma ne go što je po me nu to u ovom krat kom pri ručni ku, ali kad sav la da te opi sa-ne te hni ke, nećete ima ti pro ble ma da se snađete u ta kvim pri li ka ma. Vi še o Outlook-u 2003 i o dru gim nje go vim ulo ga ma u sis te mu Microsoft Offi ce 2003 mo že te pročita ti u našoj knji zi „Sis tem Mi cro soft O ffi ce 2003 na srpskom“, gde ćete ot kri ti ka ko ovaj pro gram i zgle da na kon lo ka li za ci je.

Documents

Microsoft Office Outlook 2003