Click here to load reader

Microsoft Office Outlook 2003

  • View
    212

  • Download
    3

Embed Size (px)

Text of Microsoft Office Outlook 2003

S

P

E

C

I

J

A

L

N

I

D

O

D

A

T

A

K

#101jun 2004.

Microsoft Office Outlook 2003

Dragan Grbi

Microsoft Office Outlook 2003

popularnosti programa koji sainjavaju Microsoft Office odavno je reeno mnogo. Osim to su najpopularniji i najtiraniji, programi Word, Excel, PowerPoint i drugi ine faktike sinonime za klase softvera iji su predstavnici. Jedan program paketa, odnosno sistema Microsoft Office zauzima posebno mesto po svojoj istoriji, ali i po nainu funkcionisanja. Re je o programu Microsoft Outlook, koji je mlai od drugih Office programa: prva verzija programa bee Outlook 97, deo paketa Microsoft Office 97, kada je nasledio poslove koji su ranije radili programi Microsoft Mail i Microsoft Schedule. Budui prilino slab u odnosu na zamiljene potrebe, ubrzo ga zamenjuje Outlook 98, koji je distribuiran kao besplatan program u okviru globalne kampanje. Korak usaglaenog razvoja najzad je uhvaen u paketu Microsoft Office 2000; od onda Outlook je standardni deo svake edicije paketa, a danas sistema Microsoft Office. Microsoft Office Outlook 2003, kako glasi puno ime aktuelne verzije programa, ini integrisani sistem za centralizovano upravljanje raznim oblicima informacija u poslovnom okruenju (tzv. desktop information system). Program ini povezanu celinu koja se sastoji od nekoliko vidova oblikovanja informacija i funkcija sa njima. Dinamiki kalendar slui kao agenda zauzea vremena, uz mogunost definisanja ponavljajuih poslova i blagovremeno upozoravanje na nailazak vanog posla; bitan modul ovog dela programa je sistem za zakazivanje sastanaka. Modul za upravljanje zadacima omoguuje definisanje i beleenje napredovanja posla do punog izvrenja, uz razne vidove upozoravanja. Lista kontakata omoguuje kompletiranje osnovnih informacija o osobama sa kojima kontaktirate, njihovo grupisanje po raznim kriterijumima, kao i potonji pregled svih informacija vezanih za njih. Kompletan sistem za upravljanje elektronskom potom podran je modulima za razvrstavanje pote po definisanim pravilima i saradnju sa drugim modulima programa. Postoje i druge strukture i oblici podataka, a sve je podrano raznim podsistemima za napredno upravljanje i dinamiko organizovanje sadraja i aktivnosti vezanih za njih.

O

Ovako opisan, Outlook se lake razlikuje od klase alata za upravljanje elektronskom potom, u koje se ovaj program esto pogreno svrstava. Istina, moete ga koristiti samo za slanje i prijem e-mail poruka, ali potpuno angaovanje ostalih modula ini Outlook daleko monijim sistemom sa ozbiljnim kapacitetom mogunosti. Reju, angaovanjem na radnom mestu, Outlook moe postati informacioni centar svih vaih poslovnih aktivnosti, to podrazumeva lino organizovanje, ali i brojne vidove aktivne saradnje u okruenju. Za razliku od drugih Office programa koji su, kako se to kae, orijentisani na rad sa dokumentima, Outlook je usmeren na rad sa raznim oblicima informacija koje se virtuelno organizuju u strukture i koje se uvaju uglavnom u jednoj datoteci sa kojom se stalno radi. Informacije postoje u est pojavnih oblika. Pojedina stavka moe biti e-poruka, informacija o kontaktu, zapis u kalendaru, zapis o zadatku, vremenska odrednica nekog zapisa u dnevniku ili prosta beleka. Svaku stavku moete ureivati na razne naine ne samo uticajem na sadraj, nego i dodeljivanjem odreenih obeleja i osobina; takvi zahvati e vam kasnije pomoi u mnogim aktivnostima (sortiranje, pretraivanje, itd.). Stavke Outlook-a su logiki povezane, pa moete kombinovati funkcije. Na primer, pri slanju e-poruke moete se posluiti stavkama u listi kontakata; termin u kalendaru ili definisani zadatak moete poslati e-potom, itd. Nosilac organizacije informacija u Outlook-u je folder (fascikla). Ovaj pojam ne znai isto to i folder u Windows-u, ali radi lakeg razumevanja moete to tako da prihvatite; osim nekoliko standardnih foldera koji se uvek pojavljuju u vaem Outlook-u, moete dodavati i nove, u istom nivou sa osnovnim ili kao podreene njima. Sistem Personal Folders uva se u jednoj datoteci koja se automatski otvara kad otvorite program. Osnovno svojstvo foldera je tip stavki koje se uvaju u njemu; na osnovu toga, kada radite u nekom folderu, bie aktiviran i odgovarajui skup alatki u meniju i trakama sa alatkama, a prikaz sadraja moete menjati na mnogo primerenih naina.

jun 2004.

PC

3

PC SPECIJALNI DODATAK

Instalacija i priprema za radako je Outlook 2003 jedan od etiri glavna programa koji su obuhvaeni lokalizacijom na srpski jezik, odluili smo da u ovom priruniku pratimo radnu povrinu na matinom, engleskom jeziku. Razlog za tu odluku je da bismo uinili ravnopravnu ponudu u odnosu na one koji su odluili da ouvaju svoje stare navike. Ukoliko imate nameru da koristite lokalizovani Microsoft Office 2003, preporuujemo vam da nabavite nae specijalno izdanje Sistem Microsoft Office 2003 na srpskom. Deo knjige koji je posveen Outlook-u strukturno je slian (mada je znatno obimniji), a u njoj ete nai i mnoge dodatne teme koje se tiu i ovog programa, kao to su rad u portalu i integrisani pristup u radu. Iako Outlook 2003 moe da se kupi kao poseban program, verovatno ete ga instalirati kao deo sistema Microsoft Office 2003. Postoje razne opcije pri instalaciji programa, a za praenje sadraja u ovom priruniku uglavnom je dovoljno da postavite tipinu instalaciju. Microsoft Office 2003, pa samim tim i Outlook, moe da radi na operativnim sistemima Windows 2000 SP-3 (ili noviji) i Windows XP. Hardverski zahtevi za rad sistema su uobiajeni za dananje prilike: ako je va raunar kupljen kao nov u poslednje dve godine, vrlo je verovatno da neete imati nikakvih problema. Preporuujemo vam da u raunaru imate barem duplo vie od minimalnih 128 MB RAM, pogotovo ako nameravate da radite sa dva ili vie programa istovremeno, to je uz Outlook est sluaj. Ne zahteva se posebni kvalitet grafike, ali preporuujemo da obezbedite sliku od barem 1.024x768 u punoj paleti boja, i to na monitoru malo vee dijagonale: tako e va rad biti udobniji i efikasniji. Ako migrirate sistem sa prethodne verzije paketa Microsoft Office, morate obratiti panju na vaan detalj. Naime, mogue je da skoro svi programi opstaju paralelno na istom raunaru sa prethodnim verzijama Microsoft Office-a. To jedino ne vai za Outlook: iz razloga tehnike prirode, dve verzije Outlook-a ne mogu da budu paralelno instalirane na isti sistem. Generalno, i inae vam savetujemo da izbegavate paralelne instalacije dve ili vie

I

verzija Microsoft Office-a, jer u odreenim okolnostima moe doi do naruavanja strukture za ije reavanje je potreban ekspertski rad. U tehnikom smislu, Office 2003 je veoma sloen softver. Iako se u vreme pripreme za trite obavljaju opsene provere ispravnosti softvera, neki problemi se ipak otkriju tek u uslovima realnog rada. Zato, kad god se ukae potreba za tim, Microsoft pravi, objavljuje i preporuuje primenu raznih namenskih ispravki ili auriranja (updates). Iako va Office 2003 moda radi korektno, poeljno je da nabavite i instalirate ispravke im saznate za njihovo postojanje; te datoteke su uvek slobodne za preuzimanje sa lokacije Microsoft Office Online. Poev od Office-a 2003, postoji prikladna automatika provere integriteta vaeg sistema, kada jednom pristupite toj lokaciji: dozvoliete posebnoj Web komponenti da ispita vau instalaciju, a zatim e ona preporuiti prihvatanje, preuzimanje i automatsko auriranje Office-a. Sistem za auriranje najlake ete pronai ako krenete od komande Check for Updates koja postoji u meniju Help u svakom programu vaeg Office-a 2003. Neka vam pree u naviku da barem jednom meseno proveravate postojanje ispravki. U asu pripreme ovog prirunika, ve postoji nekoliko ispravki koje se tiu i Outlook-a (npr. unapreeni Junk E-mail filter). Outlook 2003 je osoben po tome to ve na poetku morate obaviti odreeni skup pripremnih radnji kako bi postao funkcionalan. Ve pri prvom pokretanju Outlook-a, doekae vas prvi dijalog Outlook 2003 Startup. U sledeem koraku se predlae da definiete nalog e-pote, to je potrebno da uinite: izaberite potvrdnu opciju. Sledei korak je kljuni jer birate tip servera. Pre nego to ponete konfigurisanje, treba da obezbedite podatke na osnovu kojih ete napraviti svoj nalog u Outlook-u. Ako ste kuni korisnik ili koristite klasinu (dial-up) vezu ka svom Internet provajderu, prilikom otvaranja korisnikog naloga dobili ste potrebne informacije; najverovatnije ete koristiti POP3 server za preuzimanje poruka. Ako radite u firmi u kojoj sve komunikacione usluge koristite posredstvom lokalne mree, podatke ete dobiti od svog administratora sistema.

4

PC

jun 2004.

Microsoft Office Outlook 2003

Pretpostaviemo da koristite klasini POP3 server: kada odaberete tu opciju, dobiete dijalog koji treba da popunite dobijenim podacima. U grupi User Information definiite svoje ime i punu adresu elektronske pote koja treba da se pojavljuje u zaglavlju vaih poruka. Kljune informacije o POP3 i SMTP serverima (odlazna i dolazna pota) definiite tano onako kako ste ih dobili. U polja grupe Logon Information unesite korisniko ime (obino

bez nastavka iza znaka @) i lozinku; ako je va pristup u Windows obezbeen, moete ukljuiti polje za potvrdu Remember password; susedno polje koje predvia prijavu posredstvom potvrde verodostojnosti ukljuite iskljuivo ako va provajder tako nalae. Kliknite na More settings, pa na prvoj kartici General dodajte opisno ime za korisniki nalog; ako elite, dodajte i informacije o svojoj firmi i posebnu povratnu adresu (Reply E-mail); ta dva podatka e biti deo zaglavlja vaih odlaznih poruka. Na kartici Outgoing server definisaete posebno podeavanje potvrde verodostojnosti odlazne pote; na poetku, stavke su prazne, a promenite ih iskljuivo ako va Internet provajder to zahteva. Kartica Connection definie scenario povezivanja, kako bi Outlook

Search related