Manual Share Point

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Es un manual que ilustra el uso de la intranet montada en un entorno Microsoft (TM) en especifico la plataforma Share Point.

Text of Manual Share Point

  • INTRANET CGFIE

    Coordinacin General de Formacin e

    Innovacin Educativa - IPN

    Manual de Usuario

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    Instituto Politcnico Nacional Secretara Acadmica

    Contenido

    Objetivo .................................................................................................................................................................................................................................... 2

    Introduccin ............................................................................................................................................................................................................................. 2

    Requisitos ................................................................................................................................................................................................................................ 3

    Cmo empezar ........................................................................................................................................................................................................................ 3

    rea de trabajo .................................................................................................................................................................................................................... 6

    Cinta de opciones ........................................................................................................................................................................................................... 7

    Trabajando con una Biblioteca de documentos ............................................................................................................................................................... 11

    Edicin de un documento compartido ............................................................................................................................................................................... 16

    Niveles de permisos ......................................................................................................................................................................................................... 18

    Conectar Documentos con Outlook. ................................................................................................................................................................................. 21

    Trabajando con el calendario .............................................................................................................................................................................................. 22

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    Instituto Politcnico Nacional Secretara Acadmica

    Objetivo

    Capacitar al usuario Final con el fin de hacer buen uso de la red de trabajo interna (intranet) de la institucin. Aprendiendo as las caractersticas y beneficios que posee sus diferentes aplicaciones. En este manual se va a detallar cmo trabajar, crear y compartir informacin, explorar un sitio de SharePoint y administrar las propiedades de un elemento.

    Introduccin

    Cada departamento dentro de la coordinacin constantemente hace uso de la informacin, por lo tanto el manejo, intercambio y bsqueda de la misma es indispensable en nuestro trabajo en donde proyectos, grupos, juntas y conferencias, a nivel de departamentos son tareas del diario.

    Con el fin de automatizar y cubrir estas necesidades se vio indispensable por el departamento de Sistemas de Informacin la creacin de una intranet donde fuera posible un espacio central de colaboracin, comunicacin, toma de decisiones, almacenamiento de documentos, manejo de informacin e ideas en grupo.

    Gracias a la red interna desarrollada conforme a las necesidades de la CGFIE podemos hacer buen uso de la informacin

    Obteniendo as las siguientes ventajas:

    Coordinar proyectos, calendarios, programas y agendas.

    Debatir ideas y revisar documentos o propuestas.

    Compartir informacin y mantenerse en contacto con otras personas.

    Compartir carpetas entre varios usuarios y acceder desde cualquier lugar con acceso a Internet.

    Configurar avisos cuando un documento es modificado, puede guardar distintas versiones de documentos.

    Gestionar proyectos; permite almacenar informacin, permite tener una agenda comn entre varios miembros, tener un mdulo de tareas pendientes, un mdulo de encuestas, etc.

    Tambin dispone adems listas y libreras (encuestas, blogs, wikis, biblioteca de imgenes, contactos)

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    Requisitos

    a) Para poder ingresar el usuario debe tener cuenta de Exchange y conocer su usuario y contrasea. b) Si el usuario no conoce su usuario/contrasea debe llamar a la extensin 29832 (ayuda). c) con el fin de evitar errores de plugins se debe utilizar Internet Explorer en su versin ms reciente.

    Cmo empezar

    Para acceder a la red de Trabajo Interna hay que Ingresar a la pgina www.intranet.cgfie.ipn.mx. O bien mediante la pgina de CGFIE (www.cgfie.ipn.mx) y dar clic en la opcin Intranet, esta opcin se encuentra en la parte superior derecha, al inicio de la pgina.

    Figura 1. Opcin para entrar a la red institucional.

    Al darle clic en la opcin aparecer un cuadro de dilogo que pide identificacin para entrar al sitio, en Nombre de usuario escribir activedirectory\seguido del nombre de usuario con que se est registrado en la institucin (direccin de correo electrnico, sin @ipn.mx; por ejemplo activedirectory\usuariocgfie) y en contrasea colocar su contrasea. Finalmente clic en Iniciar sesin.

    Nota: Para la diagonal invertida se presiona Alt Gr y el smbolo ? de su teclado. O con cdigo as atl+ 92

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    Figura 2. Cuadro de dialogo para identificarse y entrar a la red institucional.

    Una vez dentro de la red de trabajo interna de la institucin aparece la pgina de inicio, dentro de esta se podr acceder a su respectivo sitio de cada departamento o visitar el de los dems.

    Qu es un sitio?

    Un sitio de SharePoint es un sitio web que ofrece un espacio central de colaboracin y almacenamiento de documentos, informacin e ideas, en este caso cada departamento tiene su propio sitio donde almacenar tareas, archivos e informacin. La Intranet consta de al menos un sitio de nivel superior que ha creado el administrador y puede contener uno o varios sub-sitios por debajo de l con cada uno de sus departamentos.

    La estructura de la red interna del instituto est diseada en base al organigrama de la institucin, por lo que cada direccin, subdireccin y departamento tiene su propio sitio en el que podr trabajar. Cada usuario se identifica y dependiendo del perfil que tenga (administrador, colaborador o lector) podr realizar distintas tareas.

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    CONOCIENDO LA INTERFAZ

    Pgina de Inicio

    Al iniciar sesin a la red interna de trabajo aparece la pgina de inicio como bienvenida, esta pgina es considerada como el sitio maestro o sitio de nivel superior En esta pgina aparece Informacin general para toda la CGFIE, como anuncios, panel de notas, documentos, un calendario, links, entre otras cosas ms; esto depende del administrador y de las necesidades que se tengan en la institucin. De igual forma podrn acceder desde aqu al sitio correspondiente de su departamento.

    Figura 3. Pgina de inicio.

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    rea de trabajo

    SharePoint muestra el contenido de una manera organizada, dividiendo el contenido en tres secciones: la cinta de opciones, el panel de navegacin y el panel de contenido principal.

    Figura 4. Aspecto de SharePoint y sus principales componentes.

    A continuacin se describe la funcionalidad de cada una de las secciones mencionadas.

    Panel de navegacin

    Panel de contenido principal

    Cinta de opciones

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    Cinta de opciones

    Aqu se encuentran las acciones que se pueden realizar en alguno de los componentes seleccionados en el panel de contenido. Estas acciones estn organizadas en pestaas que contienen acciones relacionadas a una tarea similar para ser localizadas rpidamente.

    Inicialmente se tienen 2 pestaas, Examinar y Pgina; y tambin se tiene el cono de navegacin del sitio y el men Acciones del sitio.

    Figura 5. Cinta de opciones

    La pestaa Examinar permite navegar por el sitio web de la institucin. Esta pestaa mostrar enlaces a los sub-sitios de que se puedan acceder.

    Figura 6. Contenido de la pestaa examinar.

    En la pestaa Pgina encontramos comandos para editar la pgina o el sitio. Algunas opciones pueden estar bloqueadas si no cuenta con el suficiente permiso.

    Figura 7. Comandos principales de la pestaa Pgina.

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    El men Acciones del sitio nos muestra ms opciones para trabajar en el sitio. Estas opciones dependen del sitio en donde se encuentre y los privilegios de usuario que se tengan.

    Figura8. Men Acciones del sitio.

    Finalmente el icono de navegacin del sitio muestra la ubicacin en donde se encuentre.

    Figura 9. cono de navegacin del sitio. Muestra la ubicacin actual dentro del sitio.

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    Panel de navegacin

    En el panel de navegacin se muestran el contenido que puede ser desplegado en el panel principal. Por default se encuentra Bibliotecas, Listas y D