Managemen SDM (Analisis dan Rancangan Jabatan) · Presentasi Tugas Kelompok I de: 1. Penilaian Kinerja 2. Kompensasi 3. Hubungan Industrial 4. Pension & Exit System 5. Audit SDM &

Penempatan PegawaiSchool of Communications & Business

Managemen SDM

(Analisis dan Rancangan Jabatan)

Week 2

Penempatan PegawaiSchool of Communications & Business

Fakultas Komunikasi dan BisnisInspiring Creative Innovation

R P S

Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

1. Pendahuluan / Perkembangan SDM

2. Analisis dan Perancangan Jabatan

3. Perencanaan SDM

4. Rekrutasi, Seleksi dan Penempatan SDM

5. Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan

6. Perencanaan Karir dan Manajemen Talent

7. Presentasi Tugas Kelompok I

Perio

de

UT

S :

1. Penilaian Kinerja

2. Kompensasi

3. Hubungan Industrial

4. Pension & Exit System

5. Audit SDM & HR MIS

6. Presentasi / Guest Speaker

7. Presentasi Tugas Kelompok II

Perio

de

UA

S :

Bobot Penilaian


1. Tugas mingguan: Membuat Mind map materi kuliah (dikumpulkan padapertemuan minggu berikutnya)

2. Niliai UTS/UAS = (Nilai Murni UTS/UAS + Nilai rata-rata Mind map UTS/UAS) dibagi 2

3. Nilai Rata-rata Mind Map = (Nilai ke 1 + ke 2……….. + ke 7) dibagi 7

4. Mahasiswa aktif diskusi (bertanya atau menjawab), mendapat bonus point untuk nilai UTS/UAS

1. UTS : 30 % (Hasil UTS + Tugas Individu Mingguan)

2. UAS : 30 % (Hasil UAS + Tugas Individu Mingguan)

3. Tugas Non-Mingguan : 40 %

-. Pra UTS → Tugas Kelompok I : 20 %-. Pra UAS → Tugas Kelompok II: 20 %

Tugas I (Bobot Nilai 20%)

1. Buat Resume Jurnal tentang SDM

2. Materi Tentang Manajemen SDM, diutamakan tentang

Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan SDM

1. Dipresentasikan dan dikumpulkan pada minggu ke-7

2. Power point diprint out dalam bentuk Hand out.

3. Anggota kelompok yang tidak ikut dalam presentasinilai akan dikurangi 30%

Bobot Penilaian


Analisis & Rancang Jabatan

1stWeekProgram studi Administrasi Bisnis Tel-U7

Fungsi / Kegiatan MSDM :


2. Fungsi Pemeliharaan SDM :

• Penilaian kinerja karyawan

• Pelatihan dan pengembangan karyawan

• Kompensasi, benefit dan layanan

• Karir

• Hubungan karyawan

1. Fungsi Penyediaan SDM :

• Perencanaan kebutuhan karyawan

• Rekrutment calon karyawan

• Seleksi calon karyawan

• Orientasi / induksi karyawan baru

• Penempatan karyawan

Siklus Kegiatan MSDM


Job analysis (Analisis Jabatan)

“The systematic process of collecting information used to make decisions about jobs.

Job analysis identifies the tasks, duties, and responsibilities of a particular job”

(“Proses pengumpulan informasi secara sistematis untuk membuatkeputusan tentang pekerjaan.

Analisis jabatan mengidentifikasikan tugas-tugas, kewajiban dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan tertentu”)

Pentingnya Analisis Jabatan


10

Informasi dalamAnalisis Jabatan

Deskripsi Jabatan (job description)

“ A document that states the job title, describes theresponsibilities of the position, the direct supervisoryrelationships with other staff and the skills and qualificationsrequired for the position”

(Suatu dokumen yang memuat nama jabatan, menguraikantanggung jawab jabatan, hubungan supervisi langsung denganstaff lainnya, dan keterampilan kualifikasi yang disyaratkanuntuk posisi tersebut)



11

Informasi dalamAnalisis Jabatan

Spesifikasi jabatan (job specification):

“ Description of the knowledge, skill, abilities necessary for successful performance of the essential functions of a position”

(Uraian tentang pengetahuan, keterampilan, kemampuan, yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi sebuahjabatan)



12

Job Standards

Job Standards are a key part of any control system (standards, measures, correction, and

feedback) which have two functions:

first; become the targets for employee efforts, second; used as criteria against which job success is measured.

It’s a target as well as criteria

13


Tujuan analisis jabatan adalah memperolehJawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini:

1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja?

2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan?

3. Dimana pekerjaan itu harus dilakukan?

4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu?

5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan?

6. Persyaratan apa yang diperlukan?



14

Mengkaji Organisasi dan kesesuaian tiap jabatan

Menentukan bagaimana informasi analisis jabatan akan digunakan

Memilih jabatan-jabatan yang akan digunakan

Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu

Menyiapkan uraian jabatan

(Job Description)

Menyiapkan spesifikasi

jabatan

(Job Specification)

Menggunakan informasi di atas untuk: Perancangan jabatan, PerencanaanSDM, Rekrutmen dan seleksi, Pelatihan dan pengembangan, Penilaiankinerja, Kompensasi, Kepatuhan pada regulasi.

Langkah dalam proses analisis jabatan

(Ivancevich, Human resources management, 10th ed, 2007)



15

Deskripsi/Uraian jabatan berisi informasi:

❑ Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/ bagian,

hubungan pelaporan, nomor/ kode jabatan)

❑ Tanggal analisis jabatan

❑ Ringkasan jabatan

❑ Tugas-tugas yang dijalankan



16

Spesifikasi jabatan berisi informasi:

❑ Persyaratan pendidikan

❑ Pengalaman

❑ Sifat-sifat kepribadian

❑ Kemampuan fisik



17

Beberapa gambaran situasi yang memerlukan analisis jabatan

yaitu:

▪ Pada saat organisasi dibentuk atau didirikan

▪ Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru

▪ Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan.



18

Tasks

(Tugas2)

Responsibilities

(Tanggungjawab)

Duties

Job

Analysis

Job Descriptions

Job Specifications

Knowledge Skills Attitudes

• Human Resource Planning

• Recruitment

• Selection

• Training and Development

• Performance Appraisal

• Compensation and Benefits

• Safety and Health

• Employee and Labor Relations

• Legal Considerations

• Job Analysis for Teams

Job Standards



19

Tasks : kelompok element (aktivititas yg berkaitan) bg seorangkaryawan,Duties: 1 atau lebih tasks yg berkaitan dalam rangka melaksanakantanggungjawab pekerjaan



20

Tanggung jawab adalah tingkat akuntabilitas seorangkaryawan untuk beberapa tugas yang harus dilakukan



21

Contoh Job description: Marketing

1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk

(baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus

agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

2) Identitas Jabatan

1.Nama jabatan : Sales Jasa

2.Atasan langsung : Supervisor Jasa

3.Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang

4.Departemen / bidang : Marketing

3) Tugas dan tanggung jawab utama:

1.Mencari pelanggan (customer) baru

2.Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada

3.Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi

tanggung jawabnya

4.Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer)

sesuai dengan waktu yang telah disepakati

4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas

otoritasnya.

5) Hubungan kerja:

1.Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%

2.Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai

latar belakang



22

Contoh job spesifikasi: Marketing

1) Identitas Jabatan:

1.Nama jabatan : Sales Jasa

2.Atasan langsung : Supervisor Jasa

3.Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang

4.Departemen / bidang : Marketing

2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:

1.Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3

2.Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun

3.Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):

1.Inisiatif

2.Percaya diri

3.Kemampuan komunikasi

4.Pengambilan keputusan

Perancangan jabatan dapat diartikan “the process oforganizing work into tasks required to perform aspecific job”(“Proses menata pekerjaan ke dalam tugas-tugas yangdiperlukan untuk menjalankan sebuah pekerjaantertentu”)

Rancang jabatan menjelaskan rincian tentang sebuahjabatan, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenangseseorang dengan pekerjaan dan jabatannya terhadaporganisasi


Perancangan Jabatan

23

Organizational elements

Environmental elements

Behavioral elements

Job design Productive and

satisfying job

Feedback

Transformation Output


Perancangan Jabatan

Input24

1. Unsur-unsur organisasi (Organizational Elements)

Lebih mengarah kepada efektifitas dan efisiensi dalam pemenuhan tujuanorganisasi.

Untuk efektifitas dan efisiensi dapat dipenuhi dengan pendekatan-pendekatan berikut:

❖ Pendekatan mekanistik

Meminimalkan upaya fisik, waktu, tenaga dan biaya pelatihan dengan

mengarahkan pekerja kepada spesialisasi

❖ Aliran kerja

Mengatur setiap urutan-urutan dalam melaksanakan pekerjaan,

biasanya terdapat dalam pengelolaan barang dan jasa

❖ Ergonomika

Ilmu yang mempelajari mengenai rancangan jabatan dan peralatan kerja agar

jabatan dan peralatan cocok dengan kemampuan fisik individu supaya dapat

lebih mudah dikerjakan


Perancangan Jabatan

25

2. Unsur-unsur lingkungan (Enviromental Elements)

Penekanan pada perhatian terhadap kemampuan dan ketersediaankaryawan serta harapan masyarakat (ekspektasi sosbud)

1. Kemampuan dan ketersediaan karyawan

Perancangan sebuah tugas harus dapat disesuaikan dengankemampuan karyawan, misal: tugas customer service online 24 jam.

Dalam ketersediaan karyawan lebih menekankan kepada apakah

karyawan tersebut dapat melakukan tugas-tugas yang sudah dirancang.

2. Ekspektasi Sos-bud

Perancangan pekerjaan harus disesuaikan dengan budaya setempat, hal ini diterapkan untuk meminimalisir kerugian akibat konflik yang akan terjadi melalui perselisihan paham antara karyawan dan perusahaan


Perancangan Jabatan

26

3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements)

1. Keragaman keterampilan

ex: seorang satpam di perbankan yang tidak hanya memiliki kemampuan secara

fisik, tapi juga kemampuan bersosialisai dengan para nasabah.

2. Identitas tugas

ex: seorang desain interior yang memiliki tugas untuk mencari setiap

peralatan ruangan, tata letak dan pencahayaan dalam sebuah ruangan yang

sempurna.

3. Signifikansi/ arti penting tugas

ex: seorang kepala negara yang mempunyai tanggung jawab yang berat dan

wewenang yang besar untuk dipergunakan bagi kehidupan bernegara.


Perancangan Jabatan

27

3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements)

4. Otonomi

ex: seorang karyawan yang memiliki dedikasi terhadap

pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dengan

cara-caranya sendiri

5. Umpan balik

ex: seorang karyawan yang mampu untuk menjalankan

sebuah pekerjaan dan mengevaluasinya secara pribadi


Perancangan Jabatan

28

JOB REDESIGN

UNDERSPECIALIZATION

OVERSPECIALIZATION

▪ Job rotation

▪ Job enlargement

▪ Job enrichment

▪ Autonomous work teams

▪ Work simplification

▪ Reengineering

JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)

29


• Job enrichment - Basic changes in the content and levelof responsibility of a job, so as to provide greaterchallenge to the worker

• Job enlargement - Changes in the scope of a job toprovide greater variety to the worker

•


30


(Perubahan mendasar dalam konten dan tingkat tanggung jawab

pekerjaan, sehingga memberikan tantangan yang lebih besar kepada

pekerja)

(Perubahan lingkup pekerjaan untuk menyediakan variasi yang lebih

besar bagi pekerja)

• Reengineering - Fundamental rethinking and radicalredesign of business processes to achieve dramaticimprovements in critical, contemporary measures ofperformance, such as cost, quality, service and speed


31


(Reengineering - Pemikiran mendasar dan redesign radikal

dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis

dalam ukuran kinerja kontemporer yang kritis, seperti biaya,

kualitas, layanan, dan kecepatan)

Autonomous work teams include all aspects of self-

directed work teams, with the addition of significant human

resource management responsibilities.

(Tim kerja otonom mencakup semua aspek tim kerjamandiri, dengan tambahan tanggung jawab manajemensumber daya manusia)

PLAN

DO

CONTROL


Contoh:

32


Tantangan yg lebih besar

Variasi yg lebih besar

Buat secara Individu :

“Mind Mapping”

(Materi Kuliah Minggu ini)

Persyaratan

1. Maksimal 1 (satu) halaman

2. Informatif (dapat diberi gambar, warna, symbol, dll

ilustrasi)

3. Tidak Pakai Cover (cukup menulis nama dan NIM di

lembar Mind Map)

4. Ditulis tangan atau diprint (menggunakan software

Mind Map)

5. Tidak boleh copy paste (harus unik Individual)

6. Dikumpulkan saat kuliah manajemen SDM

7. Terlambat mengumpulkan perhari didenda 0,5

33 Program studi Administrasi Bisnis Tel-U

Tugas Mingguan (Individu)

Terimakasih

34 Program studi Administrasi Bisnis Tel-U



35

Tugas adalah bagian kecil dari pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu,

keadaan, dan / atau tempat tertentu.

Tugas adalah kewajiban bagi karyawan untuk melakukanbeberapa tugas tertentu sebagaimana ditugaskankepadanya oleh organisasi dari waktu ke waktu sebagaibagian dari pekerjaannya.

Tanggung jawab adalah tingkat akuntabilitas seorangkaryawan untuk beberapa tugas yang harus dilakukan

Documents

Managemen SDM (Analisis dan Rancangan Jabatan) · Presentasi Tugas Kelompok I de: 1. Penilaian Kinerja 2. Kompensasi 3. Hubungan Industrial 4. Pension & Exit System 5. Audit SDM &