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Eric Gintzburger
Secrétaire général
Inserm U955
Groupe Hospitalier Universitaire
Henri Mondor – Albert Chenevier
51, avenue du Mal de Lattre de Tassigny
94010 Créteil Cedex
Tél : 01 49 81 37 77
Fax : 01 49 81 39 00
La qualité en administration de la
recherche : une longue marche ?
Le projet qualité de l’Institut Mondor
La qualité en administration de la recherche :
Peut-on le faire ? Peut-on ne pas le faire ?
Le paris sur le(s) métier(s), l’équipe, les
opportunités, le bon sens, les alliances et la
durée.
16/05/2012
Le Centre de recherche
L’organisation générale du Centre
La problématique dont est issue le projet qualité
La politique qualité
La conduite du projet qualité
Les personnes impliquées
Le projet qualité de l’Institut Mondor
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
L’institut Mondor de Recherche Biomédicale (Dir. : Pr. Georges Guellaën)
▌ UMRS Inserm – UPEC
■ Création en 2007 par fusion de 10 unités
de recherche.
■ Absorption en 2009 de l’IFR 10
▌ 7000 m2 de laboratoires sur 3 sites
■ 15 équipes de recherche
■ 7 plateformes et plateaux techniques
■ 1 équipe de direction et d’administration
▌ 3 domaines de recherche en santé :
■ Etiologie de maladies génétiques,
métaboliques, cancéreuses ou virales
■ biothérapies géniques et cellulaires
■ nouvelles stratégies pharmacologiques à
visées thérapeutiques.
▌ 3 pôles scientifiques
■ Infections - Immunité - Cancer
■ Thorax - Vaisseaux - Sang
■ Neurologie-Psychiatrie-Locomotion
16/05/2012 CNRS - Réseau qualité en recherche
▌ 403 personnes.
■ Renouvellement : 120 personnes par
an (dont 20 doctorants et 60 stagiaires)
■ 1035 personnes entre 2007 et 2011
▌ 4282 K€ HT / an de financements
■ 2 692 K€ HT issus de 83 contrats
obtenus par les équipes sur la base de
leurs projets de recherche
▌ Depuis 5 ans :
■ 147 collaborations internationales
■ 94 doctorants, 141 stagiaires de
Master.
■ 1031 publications produites.
■ 34 brevets déposés, 9 exploités.
■ 2 coordinations de projets, 4
participations au programme
« investissements d’avenir »
L’organisation générale du Centre
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Directeur du Centre Georges Guellaën
Comité de Direction
Pôles scientifiques
Comité scientifique
Conseil de Centre
Comité des ingénieurs et techniciens Comité des doctorants et post-doctorants
Services communs administratifs Secrétariats des équipes de recherche
Qualité, sécurité, environnement
I2C - Infections Immunité Cancer
TVS - Thorax – Vaisseaux – Sang
Services communs administratifs et techniques
Secrétariat général
Exploration Fonctionnelle du Petit Animal Animaleries Génomique
Imagerie Cytométrie
Laboratoires L2 Laveries
Maintenance des Plateformes et Laboratoires
Plateformes
NPL - Neurologie – Psychiatrie – Locomotion
Y. Levy ; JM. Pawlotzky ; A. de la Taille ; P. Gaulard ; D. Sahali ; S. Lotersztajn
A. Berdeaux (B. Ghaleh) ; J. Boczkowski ; S. Adnot ; D. Isabey (B. Louis) ; M. Goossens ;
M. Leboyer ; AC. Bachoud-Lévi (ENS) ; R. Ghérardi (J. Authier)
La problématique du projet qualité
▌ Création du Centre par fusion de
11 structures préexistantes
■ Nouvelle organisation à bâtir
■ Nouveau management, nouvelle
culture
■ Service homogène pour toutes
les équipes
▌ Attentes +++
■ Ambition, efficacité, efficience
■ Partenariats (UE, industrie,
clinique)
▌ Demande qualité croissante
■ H&S, environnement
■ Clinique et industrie (prestations)
■ UE (projets)
■ Publications (résultats)
▌ Moyens incertains, au mieux
constants
▌ Front étendu : entreprise de
longue haleine
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Rester
cohérents sur
la durée ?
Méthode pour encadrer les
changements et
« apprendre en marchant »
Réflexion sur les métiers
Reconnue comme un
standard international
CAF ou ISO 9001 ?
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
La politique qualité
AXE 1
ETRE A L’ECOUTE DE NOS PARTENAIRES
AXE 3
DEVELOPPER L’ATTRACTIVITE
DU CENTRE POUR LES ETUDIANTS.
AXE 2
AMELIORER NOTRE
FONCTIONNEMENT INTERNE
SMQ
Renforcer notre crédibilité auprès de nos
partenaires académiques, institutionnels et
industriels en apportant la preuve de notre
compétence scientifique et de la fiabilité de nos
résultats.
Améliorer nos relations avec les industriels, en
adaptant nos méthodes de travail à leurs attentes,
afin de susciter leur intérêt pour conclure de
nouveaux contrats de recherche ou conventions de
collaboration.
Renforcer les synergies entre les différentes entités de
l’Institut.
Améliorer les circuits de communication. Diminuer
les dysfonctionnements internes et mettre à
disposition du processus de réalisation les ressources
nécessaires à la satisfaction du client final.
Maîtriser l’hygiène et la sécurité dans les laboratoires
et proposer des conditions de travail sûres et
satisfaisantes pour les personnels.
Certifier le Centre selon le référentiel
ISO 9001 version 2000.
Développer une communication efficace sur les
domaines de compétences de l’Institut et sur les
résultats scientifiques qui en découlent.
Valoriser la crédibilité nationale
et internationale acquise par ses équipes de recherche.
Mettre en place un environnement de travail
dynamique, maîtrisé et conforme aux meilleures
pratiques professionnelles pour permettre aux étudiants
de se former dans des conditions optimale au regard de
leurs besoins d’acquisition de compétences et de
qualification
Conduite du projet (1/3) Le phasage
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
EXPLORATION
2007 2013 2008 2009 2010 2011 2012 2014 2015 2016 2017
EXPERIMENTATION
Création
du Centre
Phase 1
« Services communs » EXTENSION
Phase 2
« Equipes » EXPERIMENTATION
Projet global en 2 phases
1ère revue de
Direction
Lancement du projet qualité
Recrutement d’un consultant
Premières formations
Mise en place management
Amorce du SMQ
RD RD RD RD RD
Confirmation
du Centre
AERES AERES
1er audit
Certification ISO
2 plateformes
RD RD
1er audit interne
1er audit
suivi ISO
+ H&S
+ Maintenance
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Elaboration et conduite de projets de recherche contractuels
Conduite du projet (2/3) Cartographie des processus 2007 (idée initiale)
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Identifier
le projet
Planifier
le projet
Réaliser
le projet
Finaliser
le projet
- Appels
d’offre
- Idées
PROCESSUS DE REALISATION
Ressources
Humaines
- Recrutement
- Formation
Équipements
- Choix des
fournisseurs
- Achats
- Maintenance
- Travaux
- Rapports
- Prototypes
- Brevets
- Licences
Information
- Maîtrise de la
documentation technique
- Maîtrise des systèmes
d’information
- Maîtrise des
documents qualité
Interfaces
- Valorisation
- Fonctions centrales
Inserm
- Université
- Hôpital
PROCESSUS SUPPORT PERMETTANT LE BON FONCTIONNEMENT
DES PROCESSUS DE REALISATION
PILOTER et AMELIORER le SMQ - Définir la politique qualité et les objectifs
- Mesure, suivi et analyse des résultats
Hygiène et
sécurité
- des personnes
- des installations
- de l’environnement
Approvisionnement
- Choix des
fournisseurs
- Achats
--Stockage
Plateformes
- Génomique
- Cytométrie
-Imagerie
-L2
-Animalerie
- Laverie
décembre 2010
Conduite du projet (3/3) Cartographie des processus 2012 (situation actuelle)
PILOTER et AMELIORER le SMQ
- Définir la politique qualité et les objectifs
- Mesure, suivi et analyse des résultats
Gestion de
l’information
- Maîtrise de la
documentation technique
- Archivage & sécurisation
des données
- Maîtrise des
documents qualité
Gestion des
Finances
- Planification
- Utilisation
- Justification
- Achats
- Choix des
fournisseurs
Gestion
hygiène et
Sécurité
- des personnes
- des installations
- de l’environnement
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PROCESSUS DE REALISATION : Prestations des Plateformes
Gestion des
ressources
Humaines
- Planification
- Recrutement
- Formation
- Plan de charges
Gestion des
Installations
-Programmation
des investissements
-Choix des
équipements
-Maintenance
- Métrologie
Gestion des
Interfaces
- Valorisation
- Fonctions centrales
Inserm
- Université
- Hôpital
PROCESSUS SUPPORTS PERMETTANT LE BON FONCTIONNEMENT
DES PROCESSUS DE REALISATION
Exploration Fonctionnelle du Petit Animal
Cytométrie en flux
Commandes
Résultats
Produits
biologiques
ISO
ISO
ISO ISO
ISO
14 + 24 + 6 = 44 personnes impliquées
GROUPE PROJET 1
▌ Georges Guellaën (DIR)
▌ Eric Gintzburger (SG)
▌ Nelly Lebret (QUAL)*
▌ Richard Souktani (EFPA)
▌ Cyril Bigot (EFPA)*
▌ Christine Lacabaratz (CYTO)
▌ Adeline Henry (CYTO)
▌ Aurélie Guguin (CYTO)*
▌ Anne-Marie Barlier-Mur (H&S)
▌ Audrey Lani (MAINT)*
▌ Ketty Chevrollier (GEST PL)*
▌ Carole Morel (RH)*
▌ Stéphane Aubert (FIN, ACH)*
▌ Véronique Poli-Ribeil (PATR)
▌ Franck Maillochon (COM)
GROUPE PROJET 2
▌ Xavier Decrouy (IMAG)
▌ Christelle Micheli (IMAG)
▌ Nadège Bondurand (ANIM)
▌ Sophia Balustre (ANIM)
▌ Marjorie Collery (ANIM)
▌ Sylvie Manin (ANIM)
▌ Lisa Mebarek (ANIM)*
▌ Sandrine Pons (ANIM)
▌ Sandrine Machane (ANIM)
▌ Kirvin Gemise (ANIM)*
▌ Damien Fois (ANIM)*
▌ Elisabeth Marcos (L2)
▌ Nora Vienney (L2)
▌ Patricia Zadigue (L2)
▌ Maryline Puiffe (L2)
▌ Marie Noële Chobert (L2)
▌ Virginie Fournier (L2)
▌ Michel Goossens (GEN)
▌ Bruno Costes (GEN)
▌ Natacha Martin (GEN)
▌ Laure Lecerf (GEN)
▌ Wilfried Verbecq-Morlot (GEN)
▌ Marie-Hélène Valero (FIN, GEST EQ)
▌ Emmanuelle Chaudat (GEST DIR, RH)*
AUTRES FONCTIONS IMPLIQUEES
▌ Julia Di Donato (GEST EQ)*
▌ Lila Bendameche (GEST EQ)
▌ Corinne Deschênes (GEST EQ)
▌ Sandrine Bonizec (GEST EQ)
▌ Maïté Sansac (GEST EQ)*
▌ Claudine Lauret (GEST EQ)
▌ Utilisateurs issus de + 15 équipes de
recherche
▌ Services administratifs des tutelles
Inserm et UPEC.
▌ Partenaires territoriaux (communauté
d’agglomération, agence de
développement du département).
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
LEGENDE
▌ périmètre certifié
▌ Impliqué certification, mais hors périmètre
▌ prépare l’extension
▌ concerné par au moins 1 généralisation
▌ associé
Scientifique (IT) , Chercheur
Personnel d’administration
Personnel de service technique
* non titulaire
Remarques intermédiaires
▌ A l’Institut Mondor :
■ Le projet qualité est porté par les services supports communs.
■ C’est un projet d’ingénieurs et de techniciens qui associe
scientifiques et administratifs, titulaires et contractuels.
■ Il contribue à renforcer des alliances externes (soutien des
territoires)
■ La démarche qualité en administration n’est qu’une conséquence
d’un projet global de qualité en recherche (réalisation de
projets, réalisation d’analyses ou de manipulations, mise à
disposition d’outils technologiques).
■ La certification est une carotte, qui fait avancer l’ensemble de
l’organisation. Le projet ISO sert de colonne vertébrale, et force
à la régularité.
■ Les domaines d’administration concernés sont, dans l’ordre
chronologique (de priorité ? de faisabilité ?) :
● Le management
● La logistique
● La gestion
● La préparation des actes (et la production de certains)
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Peut-on le faire ?
Peut-on ne pas le faire ?
La qualité en administration de la
recherche ?
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
On ne peut pas faire de qualité en
administration de la recherche
▌ 5 obstacles principaux :
■ Niveau d’autonomie des structures de recherche
dans le domaine administratif.
■ Fragmentation des centres de décision
■ Incertitude sur les effectifs , taux de rotation des
personnels
■ Culture court - termiste, individualiste et
personnalisante
■ Démarche qualité : fait minoritaire
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Niveau d’autonomie
Recherche
▌ Main d’œuvre
▌ Machines
▌ Matières
▌ Milieu
▌ Méthodes
Administration
▌ Main d’œuvre
▌ Machines
▌ Matières
▌ Milieu
▌ Méthodes
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Négociation ?
Contrats de service ?
Légende
▌ Dépendant
▌ Indépendant
Exemple : processus de recrutement
Fragmentation des centres de décision
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Administration !
?
Fragmentation des centres de décision
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Délégations globales
de gestion ?
Schémas directeurs
d’investissement ?
Inaudible
▌ Rapports d’Aubert
et Aimé / Févotte
■ gestion des unités
mixtes de recherche
04 et 10/2008
▌ 3 administrations très
sophistiquées
(Inserm, UPEC, APHP)
■ ne savent pas coopérer,
■ services fonctionnent en
tuyaux d’orgue sans se
concerter,
■ déversent à l’improviste
une avalanche
d’informations et de
demandes
■ nous pouvons pas
absorber ni satisfaire »
03/2005. Philippe Gaulard, PUPH, Dir. EQ 9, A+.
▌ Projet important
d’équipement commun
■ pas d’interlocuteur
pour le projet dans son
ensemble (1 exception).
■ Etre pragmatiques !
► sauter sur les
appels d’offres
pour du matériel
► les financements
obtenus, revenir
vers les tutelles
pour les travaux, le
personnel de
service commun,
la maintenance,
(pas d’appel d’offre)
Différents témoignages. 2007 – 2012
Contrats d’objectifs
inter-organismes ?
Incertitude sur les personnels
▌ En 5 ans,
■ Extension de périmètre : + 20 %
■ Potentiel administratif titulaire : - 30%
■ Précarité : 50 % (x 3)
■ Durée moyenne d’occupation des postes
administratifs : 1 an 1/2
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Désorganisation !
Exemple : processus d’achat
Programmation
pluriannuelle RH ?
Plancher de poste ?
Culture court – termiste, adhocratique,
individualiste et personnalisante
▌ Ce qui est important, c’est le labo et les manip à réaliser !
Publish or perish !
▌ Ce n’est pas la peine de trop anticiper : la recherche évolue
rapidement, le labo est remis en question tous les 5 ans, nous
ne pouvons vraiment compter que sur ce que nous avons
déjà.
▌ Comment peut-on démarrer avec ce qu’on a, avec qui on a ?
▌ On fonce et on verra bien ! ( idée +, solution +, formalisme -,
faisabilité - ; mythologie de « surhommes ? »)
▌ C’est en capitalisant les ressources au niveau du labo et en
tissant des liens les bonnes personnes à l’extérieur qu’on s’en
sortira sur la durée, en court-circuitant si nécessaire la
bureaucratie.
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Culture = réponse adaptée
au contexte ?
Convaincre
individuellement,
en situation
Faire évoluer
le contexte ?
La qualité : un fait minoritaire
▌ Dans une même organisation, structures hétérogènes,
investies / non investies dans la démarche qualité / pas
selon la même méthode / pas pour les mêmes motifs :
difficile !
■ Institut Mondor : équipes / services communs
■ DR Inserm : Institut Mondor = 1 structure / 32
■ UPEC : Institut Mondor = 1 structure / 31
▌ « Fait institutionnel » : il est moins risqué de se tromper
avec tout le monde que d’avoir raison (ou de se
tromper) tout seul.
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Engagement
des tutelles
Inserm et UPEC
Réseaux qualité :
Quares, CNRS, Inserm
Fonctionner
à plusieurs vitesses
Valoriser les réussites
On ne peut pas ne pas faire de qualité en
administration de la recherche
▌ Pressions croissantes de l’environnement
■ Europe, Clinique, Industrie, Publications, H&S…
▌ Crise
■ Ressources - = demande d’efficience ++.
▌ Management global
■ faire converger les ressources de compétences vers le but à
atteindre. Recherche et administration sont liées.
▌ Turn-over des personnels administratifs
■ système de capitalisation des savoir-faire collectifs.
▌ Long et difficile
■ autant commencer tout de suite.
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Les métiers , l’équipe, les opportunités,
Le bon sens, les alliances, et …la durée !
Un pari sur :
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Les métiers, l’équipe, les opportunités
▌ Les métiers
■ Tous mis en valeur, chacun reconnu à sa place .
■ Cohérents au-delà des pratiques de chaque institution.
■ Valorise et mobilise les professionnels.
■ Ecrire ce qu’on fait permet de partager , d’apprendre, de discuter,
de négocier.
▌ L’équipe
■ Met en lumière les interdépendances, le sens du travail.
■ Favorise la recherche de solution, l’apprentissage en commun.
■ Développe l’autonomie, la prise d’initiative, la cohésion.
■ Savoir ce que fait l’autre, pourquoi, c’est pouvoir l’aider, pouvoir se
faire aider.
▌ Les opportunités
■ Un état d’esprit général qui dépasse le projet ISO.
■ Faire feu de tout bois : l’hygiène et la sécurité (autorisations et
contrôles externes) ; les grands projets / équipements
scientifiques (schéma directeur immobilier, contrat d’objectif inter-
organismes), LES GALERES ! (RH, Achats)
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Le bon sens, les alliances et… la durée !
▌ Le bon sens
■ Beaucoup d’initiatives externes vont dans le « bon » sens
(Europe ; LOLF ; LRU ; DGG…) et modifient le milieu.
■ Favorisé par la méthode, rythme et la régularité des évaluations
imposées par ISO 9001
■ Mal partagé (c’est pas toujours le nôtre), mais gagne à la fin ?
▌ Les alliances
■ Territoires : moyens, relais,…amicale pression
■ Réseaux qualité : regard externe (audits) ; partage d’expérience,
… pression (toujours amicale !).
▌ La durée !
■ Agir pour démontrer, démontrer pour convaincre
■ Partir de ce qui existe (de bon) à son niveau, rendre objectif de
qui ne vas pas, apprendre en marchant (surtout pour le
management), négocier des avancées
■ S’améliorer en continu ≠ tout résoudre tout de suite
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Merci de votre attention !
16/05/2012
CNRS - Réseau qualité
en recherche
Bref… EN AVANT !
