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De l’initiation à la démarche qualité jusqu’à la certification ISO 9001 : le parcours d’un Institut Carnot et son accompagnement
par un cabinet conseil
Appel à candidature Institut Carnot 2005
Appel à candidature “Institut Carnot” 2005
Une question au sein du CIRIMAT:
“Faut-il candidater?”
Une majorité était favorable compte tenu d’interactions déjà fortes avec l’industrie et du souci constant d’un grand nombre de chercheurs
de valoriser leurs travaux fondamentaux dans le domaine applicatif
MAIS...
… le dossier de candidature demandait la mise en place d’une démarche Qualité !
De très fortes réserves de certains membres du CIRIMAT et de réelles inquiétudes pour les autres…
Appel à candidature Institut Carnot 2005
Appel à candidature Institut Carnot 2005
…
…
Appel à candidature Institut Carnot 2005
Décision toutefois de soumettre un dossier de candidature dans lequel il était précisé que l’Institut Carnot CIRIMAT:
“… engagerait une démarche qualité lui permettant en l’issue du
contrat de labellisation d’être en messure de postuler à une certification de type ISO 9001.”
Cela permettait d’apaiser les inquiétudes en repoussant
à 4 ans une échéance redoutée
La mise en place de la démarche qualité
Avril 2006 : Le CIRIMAT devient Institut Carnot
Quid de la démarche qualité? Quel chemin suivre pour aller progressivement
vers une certification? Que demande la norme ISO 9001?
…
La mise en place de la démarche qualité
Des constats:
Des compétences en interne insuffisantes dans le domaine de la qualité au sens ISO 9001 (même si quelques chercheurs
avaient travaillé dans des structures privées certifiées)
Difficile de s’appuyer sur les conseils d’autres structures de
type universitaire (très peu de laboratoires certifiés)
Tutelles universitaires non certifiées
La mise en place de la démarche qualité
Décision de recourir à un cabinet conseil
Choix du cabinet Apogée Partenaires (sous les conseils d’un collègue de l’IUT Toulouse)
Avantages spécifiques du choix d’Apogée Partenaires:
- Proximité géographique
- Qualiticienne en charge du dossier CIRIMAT, titulaire d’un doctorat de chimie
La mise en place de la démarche qualité
La première étape de la démarche:
Prise de contact du consultant avec l’Institut, sa structuration et son mode de fonctionnement
(les laboratoires universitaires sont rarement simples : tutelles
multiples, missions multiples, personnels possédant des statuts très variés, différents sites…)
La mise en place de la démarche qualité
UMR CNRS 5085
Campus de l’INP - Ensiacet # 3 km Campus de l’Université
Paul Sabatier
IRT St Exupéry UMS Castaing
INP
LAAS
ONERA
UPS CNRS
CNES
La mise en place de la démarche qualité
Le constat du consultant:
une structure complexe (pouvant toutefois être décrite de manière synthétique)
qui intègre déjà de bonnes pratiques (H&S, étalonnages de certains appareils, procédures administratives,
formation des étudiants, cahiers de laboratoire…)
à perfectionner et à formaliser selon les exigences de la norme ISO 9001
La mise en place de la démarche qualité
L’Institut Carnot CIRIMAT vu au travers de ces missions principales
et des processus qui concourent à la réalisation de ces missions
Cartographie des processus
Cartographie des processus
Cartographie des processus
Rédaction des processus (ex. Gestion Adm Comp 11 pages)
Rédaction des processus
Le consultant a cadré et coordonné la rédaction des processus
en apportant sa compétence technique
Il a contribué à faire évoluer les pratiques en apportant ses conseils et son accompagnement, en faisant
partager les bonnes pratiques d’autres structures
Les audits internes et externes
Un processus est-il bien décrit, son mode de fonctionnement est-il pertinent, fonctionne-t-il en
pratique tel qu’il est décrit…?
- Audits internes (par processus) - Audits externes (audit « à blanc » avant de postuler à
la certification, audit de certification ou de renouvellement)
Les audits internes et externes
Le consultant:
- Forme les auditeurs internes (dimension technique et « psychologique »)
- Prépare le personnel à « l’audit à blanc » et organise l’audit (auditeur différent du consultant)
- Apporte ses conseils pour la sélection de l’organisme de certification, pour la mise en place de l’audit de
certification ou de suivi.
- Aide à formuler les réponse suite à l’audit
Revue de Direction
Le consultant:
Aide à la formalisation du rapport de revue de Direction et de sa présentation lors d’une réunion
annuelle qui rassemble tous les responsables d’équipe, tous les pilotes de processus et la Direction
Certification ISO 9001 de l’Institut Carnot CIRIMAT
2012 (après un travail étalé sur environ 5 années):
Certification ISO 9001 de l’Institut Carnot CIRIMAT (AFNOR)
Renouvellement en 2015 (VERITAS)
Depuis 2012, tous les documents du Système de Management de la Qualité sont accessibles via l’Intranet
Le consultant (désormais cabinet Synoosys) qui a mis en place le SMQ est toujours mandaté pour accompagner le Cirimat
Conclusion
La certification de l’ensemble des activités d’un laboratoire de recherche requiert un travail conséquent
qui nécessite l’adhésion et une forte implication de ses membres
Conclusion
Un consultant :
- apporte sa compétence technique (connaissance de la norme, méthode de travail, technique de rédaction des procédures…)
- rédige en grande partie les procédures
- joue le rôle d’aiguillon (entretient la motivation)
- contribue à l’acceptation de la démarche qualité
- porte un regard externe sur le laboratoire (utile à son évolution « culturelle »)
De l’initiation à la démarche qualité jusqu’à la certification ISO 9001 : le parcours d’un Institut Carnot et son accompagnement
par un cabinet conseil
