1

KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN

PELAYANAN KESEHATAN

Pendahuluan

Mendapatkan pelayanan kesehatan merupakan hak setiap orang dan dijamin dalam undang-undang dasar negara Republik Indonesia tahun 1945. Untuk itu layanan kesehatan akan senantiasa dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, serta kehidupan sosial ekonomi masyarakat (Dep kes RI, 2009)

Penyelenggaraan layanan kesehatan didirikan dengan mendasari mudah diakses masyarakat, memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan layananan kesehehatan serta sumber daya dari layanan kesehatan.

Organisasi

Pengertian organisasi

Organisasi berasal dari kata organon. Dalam bahasa Yunani berarti alat. Beberapa ahli menyatakan bahwa:

Chester I. Barnad (1938) menyatakan bahwa organisasi adalah sistem kerja sama antara dua orang atau lebih

James D. Mooney menyatakan bahwa organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama

Dimock menyatakan bahwa organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi , dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan

Dengan kata lain pengertian organisasi adalah sarana untuk melakukan kerjasama antara orng-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki (Saleha dan Satrianegara; 2009)

Tujuan organisasi

Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai. Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan Visi dan misi organisasi.

Visi merupakan pernyataan untuk memandang masa depan organisasi dalam perspektif yang lebih luas.

Visi organisasi merupakan :

nilai-nilai, aspirasi dan tujuan yang merupakan pernyataan mendasar.Suatu mimpi atau wujud organisasi yang akan datangMisi adalah suatu pernyataan umum tentang maksud organisasi.

Misi organisasi merupakan kerangka kerja dengan memaksimalkan tujuan serta memaksimalkan kegiatan organisasi serta keputusan.

Di dalam misi ini akan mencakup identitas produk, pasar dan pandangan teknologi dari organisasi dan meliputi maksud, desain dan arah tujuan yang memberikan indikasi karakter fundamentasl dan peran organisasi. Menurut Pierce dan David, statemen misi akan mencakup :

Target pelanggan dan pasarPrinsip produk dan jasa pelayananDomain geografisTeknologi intiBerhubungan dengan survival, pertumbuhan dan keuntunganFilosofi perusahaanKonsep organisasi itu sendiriImaginasi publik yang diharapkan (Wijono, 1999)

Tujuan organisasi dinyatakan sebagai :

Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikanPernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk mewujudkan

Dua unsur penting tujuan adalah :

Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang Usaha atau kegiatan yang diarahkan

Tujuan sebuah organisasi dapat berupa tujuan umum maupun khusus.

Prinsip organisasi

Sebuah organisasi dalam menjalankan roda keorganisasiannya harus mempunyai prinsip-prinsip organisasi. Adapun prinsip-prinsip tersebut adalah:

Mempunyai pendukung

Pendukung yang dimaksud di sini adalah setiap orang yang bersepakat membentuk organisasi.

Misal dalam sebuah Rumah sakit, pendukung tersebut antara lain dokter, bidan, perawat, maupun tenaga non medis.

Mempunyai tujuan

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.

Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain

Mempunyai kegiatan

Agar tujuan organisasi tercapai, diperlukan adanya berbagai kegiatan. Misalnya pelayanan dan pemeriksaan pasien

Mempunyai pembagian tugas

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai.

Mempunyai perangkat organisasi

Perangkat organisasi biasa dengan satuan departemen maupun sub ordinate. Setiap perangkat organisasi ini harus mempunyai fungsi dan wewenang yang jelas. Sehingga dikenal dengan prinsip fungsionalisasi.

Mempunyai pendelegasian wewenang

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian/perpanjangan tangan wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi

Mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh koperasi di suatu desa terpencil, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja (Azwar, 1999)

Bentuk organisasi dan bagan organisasi

Pada dasarnya bentuk organisasi ada 6. Yaitu:

Organisasi lini

Organisasi lini atau garis merupakan bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara bawahan dan atasan.

Ciri-ciri organisasi lini adalah:

Jumlah karyawan sedikitSarana dan alat terbatasHubungan antara atasan dan bawahan langsungBentuk lini dapat dilihat pada perusahaan perorangan, dimana pemilik perusahaan merupakan top manajer

Adapun keuntungan dan kerugian bentuk organisasi lini adalah:

Keuntungannya :Atasan dan bawahan dihubungkan dalam satu garis komandoRasa pengertian antar anggota tinggiKeputusan yang diambil cepatPengawasan dan koordinasi mudahDisiplin dan loyalitas tinggi

Kerugiannya :Pengembangan kreatifitas karyawan terhambatTujuan top manajer sulit dibedakan dengan tujuan organisasiTendensi kepemimpinan otokratis

Salah satu contoh layanan kesehatan yang menggunakan bentuk organisasi lini adalah BPS. Bagan organisasi lini dapat dilihat seperti contoh di bawah ini:

Direktur

Manajer

Manajer

Ka bag

Ka bag

Ka bag

Ka bag

Organisasi fungsional

Organisasi fungsional merupakan organisasi dimana kewenangan tertinggi dilimpahkan pada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana dan mempunyai keahlian khusus.

Adapun ciri organisasi fungsional adalah:

Organisasi kecilDi dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahliSpesialisasi dalam pelaksanaan tugasTarget yang akan di capai jelas dan pastiPengawasan dilakukan secara ketat

Adapun keuntungan dan kerugian bentuk organisasi fungsional adalah:

KeuntunganProgram terarah,jelas dan cepatAnggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuaiKenaikan pejabat fungsional cepat

Kerugian Pejabat fungsional sulit mengikuti prosedur administrasiKoordinasi sulit dilaksanakanPangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga sulit dilakukan pengawasan

Salah satu contoh organisasi fungsional adalah organisasi Rumah Sakit

Direktur

Umum

Pelayanan

SMF Mata

Ambulance

Jenazah

SMF bedah

Organisasi lini dan staff

Organisasi lini dan staff merupakan organisasi dimana pelimpahan wewenang secara vertikal dan berasal dari puncak pimpinan kepada kepala bagian, staf yang di tempatkan tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi sebagai penasihat.

Ciri-ciri organisasi lini dan staff:

Hubungan atasan dan bawahan tidak sepenuhnya secara langsung

Direktur

Staff Staff

Ka bag

Ka bag

Staf Staff

pelaksana

pelaksana

pelaksana

pelaksana

Organisasi fungsional dan lini

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya diserahkan kepada kepala bagian.

Adapun ciri-ciri organisasi fungsional dan lini :

Tidak nampak pembedaan tugas pokok dan bukan tugas pokokSpesialisai praktis terdapat pada pejabat fungsionalPembagian kerja dan kewenangan tidak membedakan perbedaan eselon

Keuntungan organisasi fungsional dan lini:

Solidaritas tinggiDisiplin tinggiProduktivitas tinggiPekerjaan tidak teknis dan tidak rutin tidak dikerjakan

Kerugian organisasi fungsional dan lini:

Kurang fleksibel dan tour of dutyPejabat fungsional akanmengalami kebingungan karena dikoordinasi lebih dari satu orangSpesialisasi memberikan kejenuhan

Salah satu contoh organisasi yang menggunakan organisasi fungsional dan lini adalah sekolah

Sekolah

KABAG ADM DAN KEUANGAN

BAAK

manajemen

akuntansi

Studi pembangunan

Guru/dosen

dosen

dosen

Organisasi matrik

Organisasi ini sering disebut organisasi projek yaitu dimana penggunaan struktur organisasi menunjukkan para spesialis yang mempunyai ketrampilan dimasing-masing bagian dari kegiatan organisasi dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu projek yang akan diselesaikan.

General manajer

Riset &pengembangan

Administrasi kontrak

pembelian

rekayasa

Kel riset & pengembangan

Kel adm kontrak

Kel pembelian

Kelompok rekayasa

Projek manajer A

Projek manajer B

Kel riset & pengembangan

Kel adm kontrak

Kel pempelian

Kelompok rekayasa

Organisasi Komite

Organisasi komite merupakan bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh kelompok pejabat yang berupa komite atau dewan dengan pluralistik manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

Pimpinan komiteStaff commite

Keuntungan organisasi komite

Ada musyawarah pemegang saham dan dewanKepemimpinan bersifat otokratis sangat kecilPengembangan karier terjamin

Kerugian organisasi komite :

Proses decession sangat lambanBiaya operasional sangat tinggiKalau ada masalah seringkali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

Manajemen

Pengertian manajemen

Manajemen merupakan ilmu dan seni merencanakan dan mengorganisasikan, mengarahkan maupun mengoordinasikan maupun mengawasi kegiatan dengan menggunakan alat bantu agar tujuan organisasi tercapai.

Manajemen sendiri merupakan kegiatan yang dapat digambarkan dalam prosesn manajemen

Proses

output

input

Planning, organizing, leading dan controlling

Manusia, modal, money, metode, serta materials

Hasil yang optimal

Menurut para ahli manajemen :

G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain.

James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Fungsi manajemen

Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh manajer dalam mengelola organisasi. Secara garis besar fungsi manajemen terbagi dalam 5 bagian, yaitu :

Planning

Planning merupakan pemilihan fungsi alternatif melalui proses yang rasional untuk pengambilan keputusan. Sehingga diperlukan penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.

Pembatasan planning dengan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

Tindakan apa yang harus dikerjakan ?Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan ituOrganizing

Organizing merupakan kegiatan dalam menentukan macam dan jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Ada 4 hal yang penting dalam organizing antara lain:

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi

Delegation of autority

Suatu bentuk pendelagasian wewengan dari atasan kepada bawahannya dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan/kemampuan

Departemenisasi

pengelompokan kegiatan yang sejenis yang kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lain yang mempunyai koordinasi untuk bekerja sama

Personalia

Kepegawaian merupakan hal penting dalam organisasi yang dikaitkan hubungan antara atasan dan bawahan baik bersifat formal maupun non formal.

Directing

Directing atau pengarahan (actuating-leading-commanding) merupakan kegiatan yang khusus ditujukan untuk mengatasi dan mengarahkan bawahan.

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

Mengambil keputusanMengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknyaMemperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan

Ada dua hal yang mampu membuat karyawan bekerja dengan giat yaitu:

Komunikasi

Komunikasi yang dimaksud merupakan komunikasi antara atasan dengan bawahan. Komunikasi yang dibangun diharapkan mampu mencerminkan kejelasan berita ataupun perintah

Motivasi

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan (Donnely, 1983)

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan keseuaian berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Fungsi pengawasan mempunyai 3 kegiatan yang harus dikerjakan:

Menetapkan standar yang dipakaiMembandingkan pelaksanaan dengan standarMelakukan koreksi

Tingkatan manajemen

Jenjang manajemen pada dasar terbagi menjadi 3

Dan di posisi paling bawah setelah manajer lini adalah karyawan (non employee manajer)

Kemampuan manajerial

top

middle

lini

Menurut Henry Mintzberg bahwa

Kemampuan teknik merupakan kemampuan profesi yang digunakan dalam spesialisasi lapangan pekerjaanKemampuan kemanusiaan merupakan kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam kelompok maupun secara individuKemampuan konseptual merupakan kemampuan untuk berfikir dan menyusun konsep mengenai keadaan yang kompleks