E-postkommunikasjon i Farstad Shipping

Høyskolelektor på BI, Cecilie Staude Statsviter og skribent Svein Tore Marthinsen

Avsender - Mottaker

To små planeter?

Du sa kjære eg hørte slask Du sa kos eg hørte helgevask

Dårlig kommunikasjon

• Misforstå

• Snakke forbi

• Overse

Hvorfor?

• Avsender får ikke sagt det han vil si

• Mottaker oppfatter annerledes enn forventet

Løsning

• Avsender formulerer bedre og klarere

• Mottaker legge godvilje framfor vrangvilje til

God kommunikasjon

• Forstå hverandre • Sett og hørt• Respektert• Inkludert

Ansikt-til-ansikt-kommunikasjon påvirkes av

• Kroppsspråk (55%)

• Stemmebruk (38%)

• Ordene (7%)

• Kilde: Body Language Speaks Louder Than Words, http://www.businessknowhow.com/growth/body-language.htm

Kommunikasjonskanaler

• Ansikt til ansikt• Brev• E-post• Telefon• SMS• Facebook

God kommunikasjon i Farstad

• Ledelsesansvar

• Ansatteansvar

• Verdigrunnlag: SVEIS

Spesielle utfordringer

• Land vs sjø

• Stammespråk

Oppgave 1

• Hvordan er internkommunikasjonen i Farstad?

• Hva er dere gode og svake på?- To stikkord på hver

E-post

• Elektronisk posttjeneste

• Utviklet av Tomlinson i 1970

• Erstatter og supplerer samtaler og brev

Styrker

• Fleksibelt

• «Alle» har det

• Vedlegg

• Hurtig

Svakheter

• Spam

• Ansikts- og stemmeløs

• Ugjenkallelig

«Perhaps the most problematic behavior we exhibit as senders of e-mail messages is that we do not consider carefully the costs we impose on the recipients of our messages» Kilde; «Editor's Comments» i volum 28 nummer 3. (Weber, R. (2004). The Grim Reaper: The Curse of E-Mail, Editor's Comments, MIS Quarterly, September, iii-xiii).

Utfordringer

• Ordene betyr mest

• Muntlig skriftlighet

• Tabbe-poster spres

Kilde: Ifølge en undersøkelse fra The Creative Group svarte 78 prosent av deltagerne at de enten hadde sendt en e-post til feil person eller lagt ved noen i kopifeltet ved en feil.

E-post egner seg godt til

• Dokumenterbar info

• Informasjon til mange

• Bekreftelser eller avkreftelser

• Kontakte folk i andre tidssoner

E-post egner seg dårlig til

• Negativt emosjonelt innhold

• Taushetsbelagt informasjon

• Diskusjoner med stor uenighet

Kilde: Ifølge en undersøkelse fra The Creative Group svarte 78 prosent av deltagerne at de enten hadde sendt en e-post til feil person eller lagt ved noen i kopifeltet ved en feil.

Hva bør vi tenke på før vi sender e-post?

• Dette vil jeg formidle• Hvem er mottaker? • E-post beste kanal?• Høflig og kort budskap • Presis overskrift, godt oppsett og språk

Språk og tegn

• Form

• Bra språk

• Tegn

Når bruker man To og Cc og Bcc?

• "To" til hovedmottaker (e)

• ”CC” til de som skal orienteres i saken

• ”BCC” når mottakerne skal skjermes

Hva bør vi tenke på før vi svarer?

• Trenger jeg svare?• Hvis ja, svar konkret og høflig• Takk for henvendelse • Varsom med videresending• Varsom med bruk av ”reply all”

Hva bør e-postkommunikasjon i Farstad bygge på framover?

• Oppgave 2: Diskuter dere fram til fem stikkord

Plenumsdiskusjon etterpå

Hva vi tror på

• Forankring

• Verdi

• Snakke MED hverandre

• Redaktøransvar

Gevinst

• Personlig utvikling • Bedre selskap

• Bedre demokrati

Framtiden

• Nye kommunikasjonskanaler kommer til og supplerer/erstatter gamle

• Gode grunnprinsipper består

Takk for oss

Cecilie Staude: Tlf: 464 10 190 Mail: cecilie.staude@bi.no Twitter: @ceciliestaude

Svein Tore Marthinsen:Tlf: 922 37 487 Mail: svein_tore_marthinsen@yahoo.noTwitter: @stmarthinsen