PENDAHULUAN

1. Latar belakang

Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar

mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya

relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan

operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan

kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan

nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan

kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti

memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari

mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan

selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer

realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk

mendapatkan produk tersebut.

Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan,

perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan

dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam

perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk

(barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem

kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian kualitas dibangun yang

memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi,

merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung

dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem

kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu

beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai

dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari

komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar

kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara

periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang dilakukan

perusahaan.

1

2. Rumusan Masalah

a. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika

ditinjau berdasarkan kajian teoretis?

b. Bagaimana gambaran umum tentang audit sistem kepastian kualitas jika

ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus dan pemberian

rekomendasi?

3. Tujuan

a. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem

kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian teoretis.

b. Mengetahui dan memahami gambaran umum tentang audit sistem

kepastian kualitas jika ditinjau berdasarkan kajian praktis atas studi kasus

dan pemberian rekomendasi.

2

PEMBAHASAN

PENGERTIAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis, mandiri, dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif

untuk menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi” audit ini

dirancang untuk menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk

menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar

kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya.

PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas

dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:

1. perusahaan

untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya

mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan.

2. pelanggan

untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan

telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan.

3. pemerintah

untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas

ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah

dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen.

4. asosiasi

kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas

untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang

menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu

menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.

3

5. lembaga sertifikasi

lembaga ini membutuhkan hasil audit adlah untuk menilai kemampuan

dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah

ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem

kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk:

1. menentukan ketidaksesuaian

2. menentukan efektivitas sistem kualitas

3. memberikan peluang untuk perbaikan sistem

4. memenuhi persyaratan peraturan

5. memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas

6. menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya

7. menilai dan menverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri

Sedangkan manfaat audit ini antara lain :

1. membantu mengembangkan sistem manajeman kualitas terpadu yang

efektif

2. menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen

3. membantu pengalokasian sumber daya secara optimal

4. mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu

5. memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu

6. mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu

7. meningkatkan produktivitas

8. meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

MENINGKATKAN NILAI TAMBAH ORGANISASI MELALUI PROSES

AUDIT

Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem

manajeman kualitas, yaitu:

1. sertifikasi organisasi

4

2. pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan

produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

3. lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam

proses sertifikasi.

Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya:

1. perencanaan audit

2. teknik audit

3. keputusan dan analisis

4. laporan dan tindak lanjut

PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan

yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:

1. pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan

yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan

2. audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam

meningkatkan kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan

3. audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik

bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan

4. audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan

kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit

5. rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer

merencanakan terlebih dahulu

6. untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim

untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu

7. mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh

staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer

kualitas.

8. audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas

5

MANAJEMEN KUALITAS

ISO 9001:2001 mendasar manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas

yang terdiri dari:

1. fokus pada pelanggan

2. kepemimpinan

3. keterlibatan SDM

4. pendekatan proses

5. pendekatan sistem dalam pengelolaan

6. perbaikan yang terus menerus

7. pembuatan keputusan berdasarkan fakta

8. hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

LANGKAH-LANGKAH AUDIT

Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming,

audit system manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. perencanaan audit

2. pelaksanaan audit

3. mempelajari hasil audit

4. tindakan perbaikan

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

J Komitmen manajemen

J Fokus pada pelanggan

J Kebijakan kualitas

J Perencanaan

J Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

J Tinjauan manajemen

a. Umum

Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya

secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan

efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini menyertakan peluang

6

perbaikan dan perubahan sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan

tujuan kualitas.

b. Input dari tinjauan

Input untuk tinjauan manajemen harus meliputi informasi tentang:

i. Hasil audit

ii. Umpan balik dari konsumen

iii. Kinerja proses dan produk yang sesuai

iv. Status dari tindakan pencegahan dan perbaikan

v. Tindakan tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

vi. Rekomendasi untuk perbaikan

c. Output dari tinjauan

Output dari tinjauan manajemen harus meliputi keputusan dan tindakan

yang berhubungan dengan:

i. Perbaikan yang efektif dari sistem manajemen kualitas dan

prosesnya

ii. Perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan

iii. Sumber daya yang dibutuhkan

MANAJEMEN SUMBER DAYA

Ketersediaan sumber daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang

dibutuhkan.

Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan terus-

menerus mengembangkan efektivitasnya

Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi

persyaratan pelanggan

Sumber daya manusia

Umum

Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus

memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian,

dan pengalaman yang sesuai.

7

Kompetensi, pelatihan, dan kepedulian

Organisasi harus:

a. Menentukan kompetensi yang sesuai untuk personel yang bekerja pada

bagian yang dapat memengaruhi kualitas produk

b. Menyediakan pelatihan atau tindakan lainnya untuk memenuhi

kebutuhan-kebutuhan ini.

c. Memastikan bahwa personel tersebut memiliki kepedulian yang relevan

dan penting untuk kegiatan-kegiatannya dan bagaimana mereka

memberikan kontribusi untuk tercapainya tujuan kualitas.

Infrastuktur

Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur yang

dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Infrastuktur

mencakup hal-hal berikut ini:

Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang

Peralatan yang dipakai dalam proses

Sarana pendukung

Lingkungan kerja

Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan

untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

REALISASI PRODUK

Perencanaan realisasi produk

Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan

untuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi rpoduk ini harus konsisten

dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas. Dalam

merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal-hal berikut:

a. Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk

b. Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan

sumber daya untuk produk

c. Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses

realisasi menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan

8

Proses yang berhubungan dengan pelanggan

a. Identifikasi persyaratan yang berhubungan dengan produk

Organisasi harus menentukan:

i. Persyaratan yang telah ditentukan konsumen

ii. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh konsumen

iii. Persyaratan dari UU dan peraturan yang berhubungan dengan produk

iv. Persyaratan lainnya

b. Tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk

Organisasi harus meninjau kembali persyaratan yang berhubungan dengan

produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum organisasi memberikan janji

untuk menyalurkan produk ke pelanggan.

c. Komunikasi dengan pelanggan

Organisasi harus menentukan dan menerapkan peraturan yang efektif

untuk berkomunikasi dengan konsumen berkaitan dengan:

i. Informasi produk

ii. Pertanyaan, penanganan kontrak/pesanan yang diambil termasuk

perubahan

iii. Umpan balik konsumen termasuk pelanggan

Desain dan pengembangan

a. Perencanaan desain dan pengembangan

Organisasi harus merencanakan dan mengendalikandesain dan

pengembangan produk.

b. Input desain dan pengembangan

Input yang berhubungan dengan persyaratan produk harus ditentukan dan

catatannya harus disimpan.

c. Output desain dan pengembangan

Output desain dan pengembangan harus tercantum dalam sebuah bentuk

untuk diverifikasi terhadap input desain dan pengembangan dan harus

disetujui sebelum dikeluarkan.

9

d. Tinjauan desain dan pengembangan

Pada tahap yang sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada

perancangan dan pengembangan.

e. Verifikasi desain dan pengembangan

Verifikasi harus memperlihatkan kesesuaian dengan rencana yang disusun

untuk memastikan bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi

persyaratan input desain dan pengembangan.

f. Validasi desain dan pengembangan

Validasi dari hasil desain dan pengembangan harus memperlihatkan

kesesuaian dengan rencana yang disusun untuk memastikan bahwa hasil

dari produk tersebut mampu dalam memenuhi persyaratanpada penerapan

dan penggunaan yang ditetapkan,jika diketahui.

g. Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

Perubahan desain dan pengembangan harus ditentukan dan catatannya

dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi, divalidasi (jika sesuai),

akan disahkan sebelum diterapkan.

Produksi dan penyediaan jasa

a. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan

penyediaan jasa dibawah kondisi yang dikendalikan

b. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa

Organisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan penyediaan

jasa, terhadap output yang dihasilkan yang tidak dapat diverifikasi oleh

pemantauan atau pengukuran yang berurutan

c. Indentifikasi dan mampu telusur

Jika diperlukan, organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara yang

sesuai diseluruh realisasi produk

d. Properti pelanggan

Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi,dan menjaga

properti pelanggan yang disediakan atau dipakai dalam produk.

10

e. Pemeliharaan produk

Organisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan

penyerahan ke tempat tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi,

penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan pengawetan.

Pengendalian, pengukuran, dan pemantauan alat

Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan

serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk menyediakan

bukti-bukti kesesuaian produk pada persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus

membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dilakukan

secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran. Jika diperlukan,

untuk memastikan validitas hasil, perlengkapan alat ukur harus:

i. Dikablibrasikan atau diversifikasi pada selang waktu tertentu atau sebelum

dipakai

ii. Disetel atau disetel ulang seperlunya.

iii. Teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi ditetapkan

iv. Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukuran yang tidak

sah

v. Dilindungi dari kerusakan dan penurunan kualitas selama penanganan,

pemeliharaan, dan penyimpanan.

Selain itu organisasi harus menaksir dan merekam validasi hasil

pengukuran sebelumnya bila peralatan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi

harus mengambil tindakan yang tepat pada peralatan dan produk manapun yang

berpengaruh. Catatan hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara.

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN

Umum

Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan,

pengukuran, analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk:

Memperlihatkan kesesuaian produk

Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas

11

Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem

manajemen kualitas.

Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik

statistik dan jangkauan pemakaiannya.

Pemantauan dan pengukuran

a. Kepuasan pelanggan

Sebagai salah satu alat untuk mengukur kinerja sistem manajemen

kualitas, organisasi harus memantau informasi yang berhubungan dengan

pandangan pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan

pelanggan

b. Audit internal

Organisasi harus menjadwalkan lingkup perencanaan audit internal untuk

menentukan apakah manajemen kualitas sudah:

- Sesuai untuk perencanaan yang disusun pada persyaratan ISO 9001

- Diterapkan dan dipelihara secara efektif

c. Pemantauan dan pengukuran proses

d. Pemantauan dan pengukuran produk

e. Pengendalian produk yang tidak sesuai

f. Analisis data

Organisasi harus menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang

tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen

kualitas dan mengevaluasi sejauh mana peningkatan berlanjut yang dibuat,

efektif.

Peningkatan

a. Peningkatan berkelanjutan

Organisasi harus terus melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap

efektivitas sistem manajemen kualitas, tujuan kualitas, hasil sistem

manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas, tujuan kualitas,

hasil sistem manajemen kualitas melalui pemakaian kebijakan kualitas,

12

tujuan kualitas, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan, pencegahan,

dan tinjauan manajemen.

b. Tindakan perbaikan

Organisasi harus mengambil tindakan untuk mengurangi penyebab

ketidaksesuaian dalam rangka mencegah berulang terjadinya hal tersebut.

Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian yang

ditemukan.

c. Tindakan pencegahan

Organisasi harus menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab

potensial ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya hal yang tidak

diinginkan. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah

potensial.

13

STUDI KASUS

Ringkasan Eksekutif

Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (Aima)

Siklus II, Tahun 2010

Universitas Syiah Kuala

INFORMASI LATAR BELAKANG

Universitas Syiah Kuala, disingkat Unsyiah, adalah perguruan tinggi

negeri di Banda Aceh, Indonesia, yang berdiri pada 2 Juni 1961. Rektor Unsyiah

pada tahun 2007 adalah Prof. Darni M. Daud PhD. Universitas ini terletak di

Banda Aceh, Tepatnya di Kota Pelajar dan Mahasiswa (Kopelma) Darussalam.

Kampus Unsyiah berjarak 8 Km kearah timur Kota Banda Aceh, 22 Km dari

Bandara Sultan Iskandarmuda, dan 32 Km dari Pelabuhan Malahayati di Krueng

Raya.

Universitas Syiah Kuala, merupakan wujud dari keinginan rakyat Aceh

untuk memiliki sebuah lembaga pendidikan tinggi negeri, sebagaimana yang

pernah ada dan berkembang pada masa silam.

Organisasi dan tatalaksana Unsyiah, diatur berdasarkan keputusan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan No. 0200/O/1995. Selain daripada itu telah

ditetapkan pula Statuta Unsyiah berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan No. 0426/O/1992, sebagai pedoman dasar dan acuan untuk

penyelenggaraan pengembangan program, penyelenggaraan kegiatan fungsional

dan sebagai rujukan untuk berbagai pengembangan dan prosedur operasional.

Unsyiah dipimpin oleh Rektor yang bertanggung jawab kepada Menteri

Pendidikan Nasional. Pimpinan Universitas, yaitu Rektor dan keempat Pembantu

Rektor, didampingi oleh Senat Universitas dan Dewan Penyantun. Dibawah

Universitas terdapat unsur pelaksana akademik (Fakultas, Program Studi

Pascasarjana dan Doktor, Serta lembaga), unsur pelaksana administratif (Biro-

biro), dan unsur penunjang yang berupa Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disamping

itu terdapat pula beberapa unit organisasi non-struktural dan unsur pelengkap.

14

Sejak didirikan, Unsyiah berturut-turut dipimpin oleh Kolonel M. Jasin

dengan sebutan Pj. Presiden, Drs. Marsuki Nyak Man dengan sebutan ketua

Presidium, Drs. A. Madjid Ibrahim sebagai Rektor, seterusnya Prof. Dr. Ibrahim

Hasan, MBA., Prof. Dr. Abdullah Ali, M.Sc., Dr. M. Ali Basyah Amin, MA.,

Prof. Dr. Dayan Dawood, MA., Prof. Dr. Abdi A. Wahab, M.Sc., dan kini

Unsyiah berada dibawah pimpinan Rektor Darni M. Daud PhD.

Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) di lingkungan

Universitas Syiah Kuala pada tahun 2010 adalah siklus kedua dan merupakan

rangkaian dari aktifitas implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

Universitas Syiah Kuala yang dilakukan oleh Badan Penjaminan Mutu (BJM)

Universitas Syiah Kuala melalui unit pelaksana AIMA yaitu Manajer Audit

Internal Akademik-Universitas Syiah Kuala.

Kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilaksanakan sebagai

upaya pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan. AIMA Siklus II

Universitas Syiah Kuala merupakan kegiatan yang dilakukan di lingkungan

Universitas Syiah Kuala dengan melibatkan Unit pelaksana AIMA dan auditor

akademik dari BJM serta bekerjasama dengan pimpinan fakultas, SJMF (Sistem

Penjaminan Mutu Fakultas) dan TPMA (Tim Pengendalian Mutu Akademik) di

jurusan/program studi.

Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dibagi 3 tahap

meliputi tahap persiapan auditor, tahap persiapan dokumentasi, dan tahap visitasi

auditi yang dimulai sejak bulan Juli sampai dengan Desember 2011. Pada

kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilibatkan 21 orang auditor dan

9 fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program studi

dilaksanakan secara sampling, mengingat keterbatasan jumlah auditor dan juga

ditujukan untuk membina SJMF sehingga nantinya dapat melaksanakan monev

internal akademik pada program studi di fakultas masing-masing.

Fokus AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2011 meliputi:

1. Manajemen administrasi pelayanan akademik,

2. Proses pelaksanaan akademis,

15

3. Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan

4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa.

Hasil audit telah dibahas bersama dengan auditi pada level fakultas dan

program studi sekaligus memberikan tanggapan terhadap temuan auditor. Auditi

telah menyatakan kesanggupan menindaklanjuti hasil audit seperti tercantum

dalam berita acara audit yang ditandatangani oleh pimpinan auditi. Adapun

temuan yang tidak termasuk dalam tugas dan kewenangannya diharapkan dapat

bekerjasama dengan unit/biro/lembaga terkait di lingkungan Universitas Syiah

Kuala.

Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tidak hanya

menghasilkan temuan negatif, namun beberapa temuan positif juga dapat menjadi

bagian dari upaya peningkatan mutu, antara lain:

1. Pelaksanaan penjaminan mutu semakin menjadi perhatian dan konsentrasi

setiap unit auditi yang dibuktikan dengan semakin lengkapnya dokumen

perkuliahan, serta adanya Standar Operasional Prosedur maupun kebijakan yang

dibuat oleh internal fakultas di bawah koordinasi SJMF dengan merujuk pada

manual mutu universitas.

Rekomendasi : dukungan bagi fakultas/program studi untuk mempertahankan

dan meningkatkan kinerja terkait MUTU dengan memberikan reward yang dapat

berupa :

piagam/sertifikat, diumumkan secara luas baik melalui surat edaran, web site dan

rapat kerja universitas. Penghargaan dapat pula berupa pengalokasian dana yang

mendukung pengembangan mutu.

2. Adanya program persiapan peningkatan status akreditasi di setiap program

studi namun perlu dukungan penuh dari pihak fakultas sehingga pelaksanaannya

dapat dipercepat dengan target mendapatkan akreditasi A.

Rekomendasi : fakultas harus mengalokasikan dana bagi program studi yang

akan mengajukan re-akreditasi dengan target A dan universitas harus memberikan

“reward” bagi program studi yang mendapatkan nilai akreditasi A.

16

3. Pelaksanan EKD (Evaluasi Kinerja Dosen) tahun 2010 telah memberikan hasil

positif terhadap peningkatkan kinerja dan kualitas akademik terutama kedisiplinan

dosen dalam mengajar lebih baik dari sebelumnya.

Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap sarana dan

prasarana mengajar dan praktikum, termasuk kualitas ruang kelas, alat bantu

mengajar, laboratorium lapangan termasuk kecepatan pelayanan kebutuhan

praktikum dan peningkatan SDM laboratorium melalui pelatihan.

4. Adanya Program Hibah Kompetisi (PHK) yang diterima oleh beberapa

program studi dan level universitas telah memberikan hasil positif terhadap

peningkatkan manajemen dan kualitas akademik terutama sarana dan prasarana

penunjang administrasi secara terintegrasi dan pengajaran lebih baik dari

sebelumnya.

Rekomendasi : diperlukan dukungan yang lebih maksimal terhadap pelaksanaan

PHK yang sedang diimplementasikan dan perlu memberikan motivasi kepada

program studi untuk mengusulkan program.

5. Telah tumbuhnya sikap dan pemahaman baik tingkat fakultas dan program

studi yang sangat positif terhadap pentingnya sistem penjaminan mutu dan peran

audit dalam membantu dan memastikan capaian implementasi pengendalian mutu

akademik untukmenilai dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Rekomendasi : Kegiatan audit akademik internal dilakukan secara kontinu setiap

tahun untuk meminimalkan resiko yang terkait dengan pelaksanaan akademik di

lingkungan Universitas Syiah Kuala.

Disamping ketiga hal yang positif di atas, pelaksanaan AIMA siklus II

Universitas Syiah Kuala juga menemukan beberapa faktor mendasar yang harus

segera diperhatikan sehingga dampak negatifnya ke depan dapat diminimalisasi,

yaitu:

1. Seluruh auditi menyampaikan bahwa sistem koordinasi dan komunikasi antara

rektorat,

fakultas, dan program studi masih belum berjalan dengan lancar terutama di

tingkat biro dengan fakultas dan fakultas dengan program studi. Hal yang sangat

dominan yaitu menyangkut masalah administrasi dan keuangan sehingga

17

pelaksanaan dan pelayanan akademik belum dapat dijalankan sesuai dengan

rencana waktu dan kegiatan. Peran P2T dan pengelola APBA juga masih

dirasakan auditi perlu ditingkatkan untuk mendukung pelaksanaan dan pelayanan

mutu yang optimal di lingkungan Universitas Syiah Kuala.

Peran SP4 masih kurang efektif dibandingkan sebelumnya dalam merancang dan

merealisir usulan dari unit auditi, banyak perubahan usulan yang tidak diketahui

oleh fakultas pengusul.

Rekomendasi : diperlukan kebijakan pimpinan universitas untuk penerapan

sistem manajemen yang lebih efektif, transparan, akuntabel, dan komunikatif

antar setiap level unit yang terlibat untuk meningkatkan mutu sistem pelayanan

akademik.

2. Dari sisi akademik, meningkatnya kualitas mengajar belum diikuti dengan

peningkatan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat. Bahkan terjadi

penurunan kualitas dan jumlah penelitian dosen Universitas Syiah Kuala sejak 3

tahun terakhir. Keterlibatan Guru besar dalam kegiatan penelitian dan pengabdian

sangat minim dan daya saing proposal penelitian dosen Universitas Syiah Kuala

di tingkat nasional (DIKTI, LIPI, Menristek, dan lainnya) menurun. Pada tahun

2010, total dosen yang melaksanakan penelitian turun

menjadi hanya 8%.

Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas

untuk meningkatkan jumlah dan kualitas penelitian serta peningkatan peran

lembaga penelitian (LEMLIT) dan lembaga pengabdian kepada masyarakat

(LPM) untuk lebih produktif.

Kegiatan penelitian dan pengabdian akan menjadi fokus dalam siklus III AIMA

dan Evaluasi Kinerja Dosen 2011. Penelitian mandiri harus lebih terstruktur dan

dosen S3 serta Guru Besar diwajibkan untuk mengajukan usulan penelitian dan

pengabdian di tingkat nasional. Indikator kunci (KPI) Universitas Syiah Kuala

menyangkut penelitian dan pengabdian dosen harus dibuat dan diimplementasikan

serta dievaluasi.

3. Minat dosen Universitas Syiah Kuala dalam publikasi ilmiah dan penulisan

buku ajar masih sangat minim di semua bidang. Belum ditemukannya adanya

18

motivator yang mampu memberikan stimulasi terkait dengan rendahnya jumlah

publikasi dan penulisan buku ajar.

Rekomendasi : diperlukan kebijakan dan strategi khusus pimpinan universitas

untuk memacu dosen agar dapat terlibat aktif dalam publikasi ilmiah dan

penulisan buku ajar.

KPI Universitas Syiah Kuala menyangkut hal tersebut harus dibuat dan

diimplementasikan dan dievaluasi.

4. Peran aktif SJMF masih lemah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi akibat

dukungan dari pihak fakultas belum nyata dan masih banyak dosen yang tidak

berminat terlibat dalam kegiatan SJMF.

Rekomendasi : Para pimpinan fakultas harus lebih fokus dan perhatian terhadap

perkembangan SJMF dan TPMA di unit kerja masing-masing untuk penguatan

SDM dan juga menyediakan fasilitas kerja serta penghargaan.

5. Belum adanya sistem baku tentang pemberian penghargaan dan reward dari

pimpinan terhadap prestasi mutu yang dicapai fakultas dan program studi yang

mampu memberikan dampak perubahan dalam implementasi SPMI di lingkungan

Universitas Syiah Kuala.

Rekomendasi : perlu dilbuat SOP tentang penghargaan terhadap unit kerja yang

berprestasi, misalnya pemberian “Unsyiah Reward”, “Rector Reward”, “Dean

Reward’ dan lain sebagainya kepada fakultas dan program studi yang memiliki

prestasi dalam mendukung peningkatan mutu pendidikan di Universitas Syiah

Kuala.

Pelaksanan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala yang telah dilaksanakan

sesuai dengan target difokuskan pada : (1) Manajemen administrasi pelayanan

akademik, (2) Proses pelaksanaan akademis, (3) Aktifitas dosen terhadap

tridahrama PT, dan (4) Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa

dengan penjabaran sebagai berikut:

1. Manajemen administrasi pelayanan akademis

Pelaksanaan akademis di setiap fakultas dan prodi telah didukung dengan sistem

administrasi yang memadai dan mengacu kepada standar mutu akademik yang

telah disusun. Terjadi peningkatan pelayan administrasi akademik sejak

19

dilakukannya sistem on-line dan evaluasi kinerja dosen (EKD). Namun masih ada

unit pelaksana yang belum secara penuh menyiapkan perangkat pendukung

sehingga mahasiswa maupun dosen masih belum merasa puas. Variasi

kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan pelayanan

akademis antar unit masih terdapat perbedaan kualitas.

Rekomendasi :

a. Perlunya sosialisasi dan evaluasi internal secara periodik terhadap

pelaksanaan standar mutu akademik terkait dengan manajemen administrasi

pelayanan akademis di setiap unit (fakultas dan program studi).

b. Perlunya peningkatan jumlah dan kualitas SDM tenaga administrasi dan

penyediaan sarana kerja perlu dilakukan segera dan disesuaikan dengan

prioritas kebutuhan.

c. Perlunya pelatihan dan pemagangan secara periodik terhadap SDM fakultas

maupun program studi terkait dengan manajemen administrasi pelayanan

akademis.

d. Implementasi pelayanan akademik harus mengacu pada sasaran target

standar mutu yang telah disusun oleh universitas maupun fakultas.

2. Proses Pelaksanaan Akademis (pengajaran dan praktikum) Terjadi perubahan

yang siknifikan terhadap proses pelaksanaan akademis baik proses belajar

mengajar maupun praktikum lebih baik dari tahun sebelumnya. Disiplin dosen

dalam melaksanakan kegiatan akademis terutama belajar mengajar dan praktikum

semakin baik dan telah mengacu kepada standar akademik masing-masing unit.

Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih

perlu diperhatikan karena belum melibatkan stakeholder ataupun data tidak

terdokumentasi. Pada umumnya ketidaksesuaian tersebut adalah dalam hal

administrasi pendidikan seperti dalam hal pengisian KRS, pembuatan GBPP dan

SAP, kontrak kuliah, surat penugasan dosen, daftar hadir, dan penilaian. Temuan

yang paling berpengaruh terhadap mutu adalah adanya sistem perkuliahan yang

sangat padat serta sebagian besar diasuh oleh dosen muda dan tenaga pengajar

dari luar institusi pendidikan dan tanpa disertai dengan kesesuaian dengan standar

tenaga pengajar. Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat

20

minim tenaga pengajar Guru Besar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar,

praktikum, penelitian dan pengabdian) di beberapa unit kerja auditi.

Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan

praktikum mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari

dukungan proses administrasi keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar

hampir di setiap semester. Kondisi ini juga sangat berpengaruh terhadap

penguasaan materi dan hampir di seluruh fakultas serta program studi pelaksanaan

praktikum mata kuliah terlaksana sangat minim. Selain itu sebagian besar fakultas

dan program studi yang belum

melaksanaan sistim monitoring dan evaluasi internal terhadap proses pelaksanaan

akademis secara periodik sehingga akumulasi permasalahan terjadi berulang

setiap semester.

Rekomendasi :

a. Setiap unit kerja diharapkan dapat melibat stakeholder untuk melakukan

evaluasi

kurikulum yang sedang berjalan, juga diperlukan adanya Pedoman Penyusunan

Kurikulum yang terbaru untuk setiap fakultas.

b. Diperlukan keseragaman dalam sistem dokumentasi dan hasil pelaksanaan

akademis

termasuk kegiatan praktikum, praktek lapangan, penelitian, dan tugas akhir

mahasiswa.

c. Perlu diterapkan sangsi dan reward terhadap kedisiplinan dosen dalam

pelaksanan belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat termasuk

keterlambatan pemasukan nilai ujian yang berpengaruh terhadap pengisian

KRS mahasiswa misalnya :

_ Dosen yang tidak memenuhi kewajiban mengajar dan praktikum (tanpa

izin tertentu) diberikan sangsi tidak mengajar atau membimbing mahasiswa

pada semester berikutnya.

_ Dosen yang tidak melakukan kegiatan akademis secara periodik

(mengajar, penelitian dan pengabdian) diusulkan untuk tidak diperpanjang

sertifikasinya

21

_ Dosen yang melebihi batas waktu pemasukan nilai ujian maka nilai akan

diberikan oleh program studi.

_ Dosen yang terlambat dalam pemasukan nilai diberikan skorsing selama

satu semester (tidak boleh mengajar dan membimbing). Sanksi terhadap

dosen tersebut dilakukan dengan mengirimkan surat ke Senat Fakultas.

d. Perlu dilakukan evaluasi oleh SJMF dan TPMA terhadap kelengkapan

administrasi proses pelaksanaan akademis pada awal semester dan akhir

semester agar dapat diketahui permasalahan sejak awal dan terjadinya

koordinasi pada akhir setiap akhir semester.

e. Perlu dibakukan format kontrak perkuliahan di Universitas Syiah Kuala, dan

harus ditandatangani oleh dosen dan perwakilan mahasiswa serta disetujui oleh

pimpinan.

f. Perlu dukungan kelengkapan perangkat on-line di setiap program studi agar

pelayanan proses akademik semakin lancar.

3. Aktifitas dosen terhadap tridharma PT (penelitian dan pengabdian)

Hasil audit akademik menunjukkan terjadi ketidakseimbangan dalam pelaksanaan

tugas dosen sebagai pengemban amanah tridarma PT hampir di seluruh fakultas

dan program studi. Ketidaksesuaian katagori berat ditemukan dimana hanya

sebagian kecil dosen melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian secara

periodik. Selain itu dokumentasi hasil kegiatan penelitian dan pengabdian oleh

dosen sangat minim ditemukan di setiap program studi maupun fakultas. Kondisi

ini diperberat dengan tidak tercantumnya penelitian dan pengabdian di dalam KPI

universitas, fakultas dan program studi serta tidak adanya sistem evaluasi terhadap

aktifitas penelitian dan pengabdian oleh dosen.

Sistem pembinaan oleh dosen senior terhadap dosen muda dalam kegiatan

penelitian dan pengabdian belum berjalan dan “budaya” Peer Group penelitian

dan pengabdian belum tumbuh hampir di setiap program studi dan fakultas.

Kebijakan dalam pelaksanaan “penelitian mandiri” oleh dosen belum diatur

dengan sistem yang dapat dipertanggungjawabkan oleh peneliti dan mengikuti

aturan adminsitrasi dan keilmuan.

22

Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan

dilaksanakan serta dilaporkan tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh

pimpinan. Hampir seluruh fakultas, program studi dan laboratorium belum

memiliki kebijakan dalam melaksanakan tema penelitian dan pengabdian

unggulan. Sosialisasi teknis terhadap program penelitian dan pengabdian oleh

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat tidak diikuti dengan sosialisasi

oleh pimpinan di fakultas dan program studi (hanya dengan cara menempel

pengumuman). Dosen tidak memiliki “roadmap” penelitian unggulan dan

berkelanjutan serta sangat kurang mendapatan bimbingan teknis sehingga usulan

penelitian hibah sangat kurang.

Rekomendasi :

a. Kebijakan terhadap pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

oleh dosen perlu ditegaskan dan dilakukan evaluasi periodik terhadap

pelaksanaannya

b. Setiap fakultas, program studi dan laboratorium harus memiliki “road map”

penelitian unggulan dan bagi yang mampu melaksanakannya diberikan reward,

misalnya : diberikan anggaran peningkatan sarana dan prasara yang LEBIH

BESAR untuk memacu yang lain.

c. Harus dibuat kebijakan dan SOP terhadap “penelitian mandiri” oleh dosen

sehingga memenuhi persyaratan administrasi dan keilmuan. Setiap penelitian

mandiri harus diketahui oleh pimpinan dan dilengkapi dengan dokumen

pelaksanaan penelitian.

d. Membuat kebijakan yang “tegas” mewajibkan dosen melakukan “penelitian dan

pengabdian”, misalnya :

_ Dosen yang telah mencapai lektor kepala atau melebihi harus melakukan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat bersumber pada anggaran

DIKTI/tingkat nasional lainnya minimal 1 tahun 1 kali dan tidak dapat

mengikuti penelitian bersumber dari dana lokal. Bila selama 2 tahun

berturut-turut tidak dapat melakukannya maka renumerasi “sertifikasi”

ditunda.

23

_ Penelitian mandiri hanya boleh dilakukan oleh dosen yang belum

mencapai pangkat lektor kepala setiap tahun, sedangkan yang telah

mencapai lektor kepala atau melebihi hanya boleh melaksanakan penelitian

mandiri setiap 2 tahun sekali.

_ Dosen yang mendapat penelitian dari hibah nasional dan internasional

diberikan “reward”.

_ Membuat kebijakan untuk “membiayai” penelitian unggulan Peer Group”

dari dana PNBP universitas sehingga dapat kontinyu dilaksanakan oleh

dosen.

e. Sosialisasi dan bimbingan teknis harus dilaksanakan oleh lembaga, fakultas dan

program studi secara lebih sistematis sehingga mampu menarik minat dosen untuk

melaksanakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Pemilihan

dosen teladan dan peneliti teladan harus terus dilakukan dengan prosedur yang

lebih terukur.

f. Menjadikan aktifitas penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai fokus

evaluasi kinerja dosen (EKD) dan AIMA pada siklus III tahun 2011.

4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa

Penilaian capaian dan tingkat kepuasaan akademis oleh mahasiswa merupakan

bagian dari kegiatan AIMA siklus II tahun 2010 namun pelaksanaannnya

dilakukan secara khusus oleh “Tim MONEV Internal” BJM sesuai dengan

pelaksanaan kegiatan akademik pada semester berjalan (laporan terpisah). Namun

demikian hasil ini juga merupakan bagian melekat yang dilakukan oleh auditor

AIMA untuk lebih melengkapi informasi yang didapat terhadap tingkat kepuasan

akademis mahasiswa. Dari hasil audit dapat ditemukan ketidakseuaian katagori

ringan, dalam bentuk “masih kurang puas” antara lain:

1. Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen

muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan

kondisi.

2. Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan

menjelang akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang

perkuliahan, praktikum dan penelitian mahasiswa.

24

3. Kondisi laboratorium dan laboratorium lapangan untuk mendukung

pelaksanaan penelitian, tugas akhir termasuk ketersediaan alat transportasi untuk

melakukan praktek lapangan ke luar daerah.

4. Kondisi sarana pendukung “perpustakaan”.

5. Kondisi “akademik atmosfir” terutama kebersihan internal (halaman, toilet,

ruang kuliah) disetiap fakultas dan kondisi umum universitas.

6. Sistem komunikasi antara dosen dan mahasiswa yang perlu ditingkat terutama

dalam konseling dan bimbingan tugas akhir sehingga dapat mempersingkat masa

kelulusan.

Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 juga

menghasilkan “temuan” yang harus ditanggapi ditindaklanjuti oleh pimpinan unit

(fakultas dan program studi), sedangkan “rekomendasi” ditujukan untuk pimpinan

universitas sebagai acuan dalam menyusun kebijakan dan strategi ke depan

sehingga pelaksanaan mutu di lingkungan Universitas Syiah Kuala terus

meningkat. Pimpinan lembaga dan Biro yang berhubungan dan berwenang

diharapkan pula dapat melakukan tindak lanjut dari rekomendasi tersebut.

Pelaksanaan AIMA siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2010 secara

umum berjalan cukup lancar atas kerjasama semua pihak, walaupun dalam

penyelesaiaan akhir mengalami keterlambatan. Kendala yang dihadapi dalam

pelaksanaan audit akademik ini adalah terkait dengan penyesuaian waktu antara

auditor dan auditi serta koordinasi, keterbatasan jumlah auditor, ketersediaan

pendanaan dan padatnya jadwal perkuliahan.

Pengalaman ini menjadi pelajaran yang sangat berharga bagi pelaksanaan

yang akan datang. Hasil audit akademik ini diharapkan bisa digunakan oleh

pimpinan untuk pembenahan dalam hal peningkatan mutu Universitas Syiah

Kuala secara keseluruhan dan berkelanjutan sehingga mampu menjadi salah satu

perguruan tinggi unggulan baik nasional bahkan internasional nantinya.

25

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat.

http://qualitysystem.wordpress.com/2007/08/06/ceklis-audit-sistem-manajemen-

mutu-sales-dan-marketing/

http://www.unsyiah.ac.id/file/Ringkasan%20Eksekutif%20AIMA%20Siklus

%202%202010.pdf

http://www.google.co.id/search?q=Ringkasan%2520Eksekutif%2520AIMA

%2520Siklus%25202%25202010&sourceid=opera&ie=utf-8&oe=utf-

8&channel=suggest

http://id.wikipedia.org/wiki/Universitas_Syiah_Kuala

26