IHR: Administrativ utvikling ved UiO

Internt handlingsrom (IHR)Allmte for Sentraladministrasjonen 26. oktober 2012Universitetsdirektr Gunn-Elin Aa. Bjrneboe

Takk til alle som har deltatt!Det har vrt stort engasjement og deltakelse fra de ansatte i SA:

Innspill via allmter, workshopsDeltakelse i arbeidsgrupper og plangrupperKartlegginger og analyserHringer

MlStrategi 2020:UiO skal forvalte sine ressurser offensivt, slik at de bidrar til understtte kjernevirksomheten.IHR:Vi skal skape en effektiv og profesjonell administrasjon som bidrar til ke det konomiske handlingsrommet for forskning og utdanning. Mlet er oppn en gevinst p 10-30% mlt i kroner og/eller kvalitet.Klar melding fra Kunnskapsdepartementet:Bevilgningene vil ikke ke i rene som kommer

kt satsning p forskning og undervisning m skje ved interne omdisponeringer

Kort tilbakeblikk

Forutsetninger:Ikke oppsigelser som flge av IHRStrategisk vurdering ved ledige stillingerPersonalplanleggingke mulighetene til bytte arbeidssted interntOmstillingsmidlerOpplring

HringsprosessenRapporter fra plangruppene har vrt p hring ved hele UiO.Enhetene ble oppfordret til bred involvering.Hringsuttalelsene har vrt innom alle fakultets- og museumsstyrer.Alle fagavdelingene i SA har uttalt seg.

Diskusjon og drftingSaken er diskutert i DirektrnettverketRessursgruppenDekanmte Drftet med organisasjonene i to mter fr styremtet.Styrebehandlet 23.10.12Styrevedtak innenfor omrdeneRoller og ansvarAdministrativ ITBilagslnnStudieadministrasjon

Vedtak for Roller og ansvarOrganiseringen av universitetets administrative tjenester skal flge en desentral modell som innebrer kt ansvar og myndighet p lokalt niv (nrhetsmodell) som styrker primrvirksomheten.

Det forutsettes etablert mekanismer som hindrer vekst i administrative rsverk totalt sett. IHR-mlet om oppn en gevinst p 10 30 % mlt i kroner og/eller kvalitet str fast. Vedtak for Roller og ansvar forts.I de tilfeller der det kan pvises stordriftsfordeler med gode effektiviseringsgevinster, eller der oppgavene krever srlig kompetanse, skal det velges sentraliserte og/eller standardiserte lsninger.

Vedtak for Roller og ansvar forts.Universitetsdirektren viderefrer arbeidet med detaljere organiseringen av UiOs administrative porteflje. I denne sammenheng arbeides det videre med ny organisering av SA 5 (FA, KA, OPA, STA og PA) og Teknisk avdeling.

Som et ledd i dette arbeidet skal det gjennomfres en konsekvens- og risikoanalyse. Forslag til organisering av disse enhetene fremlegges til behandling i Universitetsstyret 05.02.13.

Vedtak for Roller og ansvar forts.Som en del av dette arbeidet skal det vurderes etablere en egen enhet for tjenesteleveranser: a. Tjenesteleveranser som lnn, regnskap og arkiv skal vurderes skilt ut i en egen fellestjeneste underlagt universitetsdirektren. I vurderingsgrunnlaget inngr forslag til avtaler om tjenesteleveranser om tjenesteleveranser mellom den nye enheten som leverandr og fakulteter/museer/UB og fagavdelinger som tjenestemottakere. Tilsvarende avtaler kan etableres ogs mellom USIT/TA og fakulteter/museer/UB og fagavdelinger.

Vedtak for Roller og ansvar forts.b) I det videre arbeidet med organisering av de administrative tjenestene skal det vurderes om ogs andre oppgaver br legges inn under fellestjenesten eller overfres til fakultetene.Vedtak for Roller og ansvar forts.Universitetsdirektren legger frem en plan for styrke UiOs strategiske kraft nasjonalt og internasjonalt. Et frste forslag fremlegges for behandling i Universitetsstyret den 5. februar 2013Universitetsdirektren rapporterer til Universitetsstyret om utviklingen i gjennomfringsarbeidet. Det lages en tids- og kommunikasjonsplan for dette arbeidet.Vedtak for administrativ IT (1)Utarbeide strategier og retningslinjer

Avklare ansvars- og oppgavefordeling mellom lokal og sentral IT

Opprette ett formalisert kontaktpunkt mellom fakultet og USITVedtak for administrativ IT (2)Det skal etableres en modell for prioritering og styring av utviklingstiltak som ikke faller inn i under kategorien administrativ IT.Det skal fremmes forslag til hvordan sttte i undervisning og forskning skal organiseres ved UiO.Det skal gjennomfres tiltak som bedrer kommunikasjonen og samhandlingen mellom USIT og den vrige organisasjonen.Vedtak for bilagslnnStandardisere arbeidsprosesserInnfre delegert ansvar for saksbehandlere for bilagslnnDet innfres stttesystemer for oppn:at grunndata behandles bare en gangtilretteleggelse for elektronisk saksflytenklere tildeling oo oppflging av BDM

Vedtak for Studieadministrasjon (1) Organiseringen av arbeidet skal som hovedprinsipp flge nrhetsmodellen.

Arbeidsoppgaver som gir stordriftsfordeler skal samles ett sted som leverer tjenester til alle enheter.

Veikart for samlet koordinering og organisering.

Vedtak for Studieadministrasjon (2)Oppgaver som krever srlig kompetanse koordineres sentralt.

Det igangsettes en pilot for masteropptaket med minst ett deltakerfakultet. Piloten skal evalueres fr utrulling.

Felles for vedtakeneDet lages en tids- og kommunikasjonsplan for dette arbeidet.

Universitetsdirektren rapporterer til styret om utvikling og gjennomfring.

GjennomfringFagdirektr ansvarlig for utarbeide fremdriftplan med milepler for administrativ IT, bilagslnn og studieadministrasjon.

IHR-sekretariatet fr delegert ansvar for oppflging av gjennomfringen.Veien frem til styremtet 05.02.2013Vurdere:Hvilke oppgaver br/m ligge sentralt? Hvilke oppgaver br/m desentraliseres?Hvilke oppgaver kan avvikles? Hva m styrkes?

Utviklingsprosesser i SASA5 (FA, STA, OPA, PA, KA)TAUSITInformasjon og medbestemmelseStatus p IHRs hjemmesideMter i fagavdelingeneMter med fakultetene og museeneAllmter Informasjons- drftings- og forhandlingsmter (IDF)

www.uio.no/ihr