www.idsi.md

Iniţiere în Managementul IT

IDSI, 06.04.2012

Prezentat: Valentina Jardan

Preluat: Centru de eGuvernare

Seminar de instruire

www.idsi.md 2

Scopul seminarului

Diseminarea informaţiei studiate Analiza stării de management al proiectelor în IDSI Propuneri şi plan de imbunătăţire a managementului

proiectelor în IDSI

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 3

Câteva reguli de bază

Intrebaţi, intrebaţi şi iar intrebaţi – deoarece ne amintim:

50% din ceea ce vedem şi auzim, 80% din ceea ce spunem, 90% din ceea ce spunem şi facem,

Luaţi notiţe ori de câte ori consideraţi dumneavoastră că ceva e important

Participaţi şi dumneavoastră Cu exemple Incercând să vă puneţi în diverse situaţii

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 4

Managementul Proiectelor IT Ce este un proiect şi care sunt calităţile managerului

de proiect Definiţia unui proiect de succes Triunghiul / Trapezul de aur Ingredientele managementului de proiect SDLC Metodele managementului de proiect Planul de proiect Planificarea costurilor şi a resurselor Planificarea comunicării şi a calităţii Managementul riscurilor Managementul schimbării

Denumirea evenimentului, locatia, data

Iniţiere în Management IT

Agenda

www.idsi.md 5

Definiţia unui proiectUn proiect este o serie de activităţi relaţionate care sunt indeplinite pentru a realiza un obiectiv specific.

– Construcţia unui pod– Realizarea unui sistem informatic– Reorganizarea/restructurarea unei companii– Lansarea unui nou produs pe piaţă– Proiectarea şi implementarea unui sistem de management (al

calităţii, al mediului etc.)Atributele principale ale unui proiect sunt:

– Un scop unic– Un punct de plecare definit– Un set concret de obiective– Un set de ieşiri şi livrabile, pentru a satisface obiectivele– Un punct de sosire unde se îndeplinesc obiectivele– Beneficii (la modul ideal cuantificabile şi mai mari decât costurile)

Denumirea evenimentului, locatia, data

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 6

Calităţile unui manager de proiect Responsabil De încredere Disponibil Inteligent Sociabil Abordabil Cu un bagaj de cunoştinţe specific

proiectuluiSkilluri: leadership, motivaţie, bun

planificator,negociator, capabil să delege.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 7

Calităţile unui manager de proiectProject Management-ul este o meserie care necesită atât abilităţinative (gândire analitică, atitudine orientată spre rezolvareaproactivă a problemelor), cât și dobândite (planificare, control,motivare, managementul riscurilor, managementul calităţii etc.).

Personalul cu astfel de abilități este rar, iar în lipsa unei investiţiireale în formarea unor astfel de manageri, majoritatea organizațiilorapelează la soluții de compromis, promovând în astfel de pozițiipersonal administrativ.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 8

Proiecte de succesUn proiect poate fi considerat de succes atunci când:

Duce la indeplinirea obiectivelor Este livrat în timpul estimat Este livrat în bugetul estimat Livrează un sistem conform specificaţiilor, inclusiv atunci

când e vorba de calitate Aduce valoare în raport cu investiţia (value for money) Mulţumeşte sponsorii proiectului şi părţile cointeresate

În concluzie, un proiect de succes este dezvoltat la costulestimat, în timpul specificat, conform cu specificaţiile.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 9

Triunghiul / Trapezul de aurIniţiere în Management IT

www.idsi.md 10

Ingredientele managementului de proiect

Responsabilităţi clare: este esenţial ca rolurile şi responsabilităţile să fie clar definite, documentate şi agreate;

Obiective clare şi scop limpede: trebuie să se ştie ce se livrează şi de ce;

Control: orice proiect poate fi controlat, e nevoie însă de metodă;

Proceduri pentru schimbare: schimbarea face parte din viaţa noastră, şi ea trebuie controlată;

Raportare şi comunicare: comunicare eficientă şi eficace cu sponsorii proiectului şi transparenţa înseamnă evitarea conflictelor şi rezolvarea problemelor.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 11

System Development Life Cycle (1)Ciclul de viaţă al dezvoltării sistemelor

• Initiation – iniţierea:– Identificarea unei nevoi care nu poate fi satisfăcută decât

printr-un proiect– Request for work – cerere de lucru (sau cerere de sistem)

• Feasibility study – studiul de fezabilitate:– Este proiectul fezabil din punct de vedere cost/beneficiu?– Pot fi indeplinite constrângerile?

• Constrângeri tehnice• Constrângeri de timp• Constrângeri de buget

• Project set-up – Instanţierea proiectului:– Daca proiectul e fezabil – un comitet sau altă entitate numeşte

un project manager

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 12

System Development Life Cycle (2)

• Requirements analysis and specification – analiza cerinţelor şispecificaţiile proiectului:

– Identificarea cerinţelor, structurarea şi prioritizarea lor• MoSCoW (Must Could Should Won’t)

• Design – Proiectarea:– Elaborarea specificaţiilor funcţionale– Elaborarea specificaţiilor non-funcţionale (performanţă,

securitate, capacitate, disponibilitate etc.)• Construction – Construcţia:

– Aici se instalează, configurează, dezvoltă cod etc.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 13

System Development Life Cycle (3)• Acceptance testing – Testarea de acceptanţă:

– Făcută de beneficiari, în conformitate cu cerinţele – de obicei în urma unei instruiri

– Se testează dacă proiectul dezvoltat corespunde cu aşteptările captate în cerinţe

• Go-Live - Punerea în producţie:– Sistemul este pus în producţie şi utilizatorii incep să îl

folosească• Maintenance – Mentenanţa şi intreţinerea:

– Sistemul intră în operaţiuni– 80-90% din viaţa unui sistem este reprezentată de partea

operaţională

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 14

SDLC în acţiuneIniţiere în Management IT

www.idsi.md 15

Managementul de proiect şi SDLC-ul

Fiecare dintre fazele de mai sus reprezintă o inşiruire de activităţi, executate de nişte resurse într-un timp dat şi într-un anumit buget

Fiecare proces din fazele SDLC poate produce deliverables (livrabile); acestea – sau alte puncte ale proiectului – pot fi milestone-uri (pietre de hotar) pentru acesta şi pot decide soarta proiectului

Este aşadar sarcina managerului de proiect să ţină sub control elementele triunghiului / trapezului de aur

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 16

Metodele principale ale managementului de proiect

Planificare şi estimare– Planificarea este baza controlului proiectului, cea care dă

încredere echipeiMonitorizare şi control

– Am atins milestone-urile, am indeplinit activităţile, suntem în buget şi în timp?

Managementul neconformităţilor– Toate problemele care pot afecta gradul de succes al

proiectului vor fi identificate şi cunoscuteManagementul schimbării

– Scăparea de sub control al schimbărilor poate afecta şi chiar compromite proiectul (vezi triunghiul/trapezul de aur)

www.idsi.md 17

Metodele principale ale managementului de proiect

Managementul riscurilor– Orice activitate umană are riscuri, riscurile trebuie

gestionate– Nu trebuie confundate cu neconformităţile sau

problemele, riscurile nu s-au intâmplat încă, au doar potenţialul de a se întâmpla

Asigurarea proiectului– Un set obiectiv de proceduri care să asigure că principiile

de control vor fi menţinute pe intreaga durată a livrăriiOrganizarea proiectului

– Roluri şi responsabilităţi clareManagementul schimbării afacerii

– Managementul sponsorilor (matricea de influenţă / interes)

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 18

Planul de proiect În cursul fazei de instanţiere o serie de documente vor fi

elaborate pentru a alcătui un plan de proiect Planul de proiect este setul de documente care descrie cum vor fi

controlate şi coordonate procesele din proiect Planul de proiect centralizează toate documentele de planificare

folosite pentru a gestiona şi coordona proiectul Planul definește:

– Scopul proiectului– Graficul de execuţie al proiectului– Costul proiectului– Altele: riscuri, achiziţii, resurse umane, planul de

comunicare şi planul de calitate

www.idsi.md 19

Documentul de iniţiere a proiectuluiUn punct de start bun este Project Initiation Document

– Introducere, ţeluri, obiective şi livrabile– Lista pesoanelor din proiect (project organization chart)

împreună cu rolurile lor • Sponsori, manageri, beneficiari

– O structură de proiect (modul în care proiectul va fi impărţit şi executat)

– O lista de milestone-uri (cu date calendaristice specificate)– Factori critici de succes şi criterii de finalizare– O secţiune de control managerial– Riscuri şi presupuneri– Planul de comunicare– Secţiune de aprobări şi autorizări (sign-off)

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 20

Graficul de execuţie

Probabil technica cea mai populară demanagement de proiect

– Definiţia activităţilor de proiect, clare şi agreate– Impărţirea activităţilor (Work Breakdown

Structure)– Identificarea duratelor şi a eforturilor– Luarea în calcul a constrângerilor şi

dependenţelor– Monitorizarea atentă şi constantă a progresului– De obicei, planul de proiect este prezentat sub

formă de diagrama Gantt

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 21

Graficul de execuţie - exempluIniţiere în Management IT

www.idsi.md 22

Planificarea costurilor şi a resurselorImediat ce activităţile sunt cunoscute, costurile pot fi estimate

– În termen de cantităţi– Planificarea de costuri trebuie făcută pe cât posibil

asemănătoare cu cea de activităţi– Estimarea costurilor cu resursele umane poate fi dificilă

• Costurile interne nu sunt cunoscute întotdeauna• Costurile externe pot varia destul de mult

Resursele trebuie şi ele estimate– Oameni şi competenţe– Echipamente şi instrumente– Birouri şi spaţii de lucru

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 23

Abordări pentru estimareFolosirea unui expert în materie

– Riscuri reduse la nivel de activităţi– Riscuri mai ridicate la nivel de estimate (experţii sub-

estimează)Bottom-up: de jos în sus

– O metodă analitică, destul de mare consumatoare de timp

– Bazată pe estimarea activităţilor– Se face împreună cu echipa de proiect

Top-down: de sus în jos– Folosită pentru proiecte de un anumit tip, de care au mai

fost făcute– Bazat pe cunoştinţe acumulate

www.idsi.md 24

Planificarea comunicării şi a calităţiiPlanul de comunicare include

– Fluxul de comunicare– Cum vor fi folosite instrumentele de comunicare– Cine cu cine comunică

Orice proiect trebuie sa aibă un plan de calitate– Cu criterii obiective de calitate– Criteriile trebuie să fie SMART

(Specific,Măsurabil, Aprobat, Realist, Timp, Evaluat, Revăzut)

– ISO 8402 defineşte calitatea ca fiind: totalitatea trăsăturilor şi caracteristicilor unui produs sau a unui serviciu care constau în abilitatea acestuia de a satisface cerinţele formale sau informale.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 25

Câteva cuvinte despre riscuri

Atunci când e vorba de riscuri, avem la dispoziţie un set de activităţi:

– Identificarea şi prioritizarea riscurilor– Evaluarea expunerii la risc– Activităţi de reducere a riscurilor şi acţiuni de

contingenţă– Riscurile tipice pentru sistemele informatice– Menţinerea înregistrărilor despre riscuri

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 26

Managementul riscurilorIniţiere în Management IT

www.idsi.md 27

Prioritizarea riscurilorPrioritatea este un produs între Impact şi Probabilitate

– Impactul: efectul advers produs de realizarea riscului– Probabilitatea: care este şansa ca un risc să se realizeze

Sa nu uităm de Legile lui Murphy când e vorba de probabilitate:– If anything can go wrong, it will.

Prioritizarea ajută PM-ul să ia o acţiune:– Acceptarea riscului– Prevenirea riscului– Reducerea riscului– Transferarea riscului– Planul de contingenţă– (Ignorarea riscului nu este o opţiune)

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 28

Evaluarea gradului de riscIniţiere în Management IT

www.idsi.md 29

Monitorizarea şi controlul – registrul de riscuriIniţiere în Management IT

www.idsi.md 30

Project managerul în acţiune

Monitorizare şi control• Execuţia planului de proiect

a. Monitorizarea progresului în raport cu planul de proiect

b. Evaluarea progresului real în raport cu progresul planificat

c. Identificarea deviaţiilor şi variaţiilor de la pland. Aplicarea acţiunilor corective

Repetitia a,b,c,d este cunoscută şi ca ciclul de control.

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 31

Acţiuni corective

Creşterea intensităţii activităţilor, a duratei lor sau urgentarea acestora

Replanificarea Extinderea perioadei de desfăşurare a

proiectului (dead-line) Creşterea numărului de resurse Reducerea scopului Oprirea proiectului

www.idsi.md 32

Reprezentarea grafică a progresuluiIniţiere în Management IT

www.idsi.md 33

Procesul de management al schimbării Formularea unei cereri de schimbare Revizuirea cererii de schimbare Determinarea fezabilităţii Avizarea sau respingerea cererii de schimbare Implementarea şi inchiderea cererii de

schimbare

Necesitate: Formularul cererii de schimbare

www.idsi.md 34

ConcluziiE nevoie de project management pentru:

- A livra proiectele în timp şi în buget- A ţine echipa de proiect concentrată pe scop- A estima graficul de livrare, resursele şi duratele- A îndeplini cerinţele de comunicare- A gestiona riscurile- A documenta- A monitoriza şi a controla- A negocia şi a controla schimbarea

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 35

Lecţii de PM invăţateContract de BCDR (business continuity & disasterrecovery)• Iniţial angajament scurt, de 20 de zile/om• Valoare mică, consultanţă pură, 4 servicii

angajate• După 4 luni şi aproximativ 40 de zile/om ne-am

blocat• Un PM senior a făcut o evaluare şi a rezultat undocument tip lecţii de învăţat (lesson learned)

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 36

Lecţii invăţate de IDSI ?Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 37

Aforisme

”Dumnezeu îi ajută pe cei ce se ajută singuri” (Benjamin Franklin)

”Lumea este plină de binevoitori: unii doresc să muncească și toți ceilalți doresc să-i lase să o facă” (Anonim)

www.idsi.md 38

Domeniile managementului de proiectIniţiere în Management IT

www.idsi.md 39

Project Management - Size of the ProjectClassification Work Effort

(Days)Probability of HR Turnover through Project Duration

HR Budget Project Management Guidelines

Small <50 Low to None <$25,000 Basic

Medium 51–199 Low $25,000–$150,000

Full

Large 200 + Medium >$150,000 Full

Complex Large >1 Year High >$1,000,000 Full

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 40

Modelul de productivitateIniţiere în Management IT

www.idsi.md 41

Propuneri

• Elaborare, implementare şi respectarea a unui plan de proiect (Orice proiect să fie plasat în Twiki (structura de documente))

• Să se respecte triunghiul de aur• Să se respecte SDLC• Management al schimbarii – document

standardizat

Iniţiere în Management IT

www.idsi.md 42

Mulţumesc pentru atenţie!

Iniţiere în Management IT