INFORME DE PASANTIA

IMPLEMENTACIÒN DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

EN EL ANALISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACION GEODESICA

DE PROYECTOS DENTRO DEL GRUPO DE TRABAJO INTERNO (GIT),

EN EL INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI (IGAC)

ANDRES FELIPE PARDO LOPEZ

CODIGO: 20141031038

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA

BOGOTÁ D.C. SEPTIEMBRE 2017

TRABAJO DE GRADO MODALIDAD PASANTIA

IMPLEMENTACIÒN DE LAS TABLAS DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

EN EL ANALISIS Y CLASIFICACION DE INFORMACION GEODESICA

DE PROYECTOS DENTRO DEL GRUPO DE TRABAJO INTERNO (GIT),

EN EL INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI (IGAC)

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

ANDRES FELIPE PARDO LOPEZ

CODIGO: 20141031038

DIRECTOR INTERNO:

ING. RAUL ORLANDO PATIÑO

DIRECTOR EXTERNO:

ING. FRANCISCO MORA

BOGOTA, SEPTIEMBRE DE 2017

Contenido

Introducción ................................................................................................................................................. 1

Objetivos ...................................................................................................................................................... 2

Objetivo General ...................................................................................................................................... 2

Objetivos Específicos ............................................................................................................................... 2

Planteamiento del problema ......................................................................................................................... 3

Pregunta problema ................................................................................................................................... 3

Justificación del problema........................................................................................................................ 4

Metodología ................................................................................................................................................. 5

Parámetros para el desarrollo de la pasantía ............................................................................................ 5

Actividades desarrolladas durante la pasantía .......................................................................................... 5

Actividad de apoyo durante la pasantía. ..................................................................................................... 10

Actualización de los convenios y documentación realizados, entre entidades externas y el IGAC, para

la puesta en funcionamiento y registro de las estaciones MAGNA ECO o Red Activa de equipos de

rastreo GPS. ........................................................................................................................................... 10

Observaciones de la documentación existente ........................................................................................... 14

Resultados. ................................................................................................................................................. 15

Resultados - Gestión Documental. ......................................................................................................... 15

Resultados - Actividad de apoyo ............................................................................................................ 16

Análisis de Resultados ................................................................................................................................ 18

Número de proyectos digitalizados ........................................................................................................ 18

Comparativo proyectos digitalizados entre actividades pasantía periodo 2016-3 y pasantes actuales

2017-1 .................................................................................................................................................... 19

Cantidad de información digitalizada y recuperada digital como física................................................. 19

Recomendaciones ....................................................................................................................................... 22

Conclusiones .............................................................................................................................................. 23

Índice de Figuras

Figura 1. Diagrama de actividades de gestiòn documental....................................................................................... 9

Figura 2. Informacion de archivos digitalizados y extraidos de proyectos. ............ Error! Bookmark not defined.

Tabla 3. Informacion y cantidad de datos recolectados durante la actividad de gestion documental.Error! Bookmark not defined.

Índice de Tablas

Tabla 1. Normativa para seguimiento de los convenios de la RED MAGNA ECO . ............................................. 13

Tabla 2. Informacion final de archivos encontrados durante la actividad de pasantia............................................ 16

1

Introducción

El IGAC como institución reguladora y productora, de los procesos y actividades

geográficas, tiene como finalidad la ejecución de procesos y divulgación de información

ya sea, de tipo: cartográfico, geodésico, agronómico, geológico, entre otras área de

estudio; dirigido a usuarios de cualquier tipo dentro del territorio nacional.

La institución desde su creación ha dispuesto a la ciudadanía, y a todo tipo de usuarios,

información base desde la cual se han podido realizar proyectos de todo tipo, que

incurren en la obtención de información geográfica, desde distintas áreas, que permiten

el adecuado desarrollo en relación al crecimiento territorial y sus necesidades. Es así

como, a partir de este punto, producto del tiempo y la labor que el IGAC ha ejecutado a

lo largo de los años desde su nacimiento en 1935, ha aglomerado e incluido todo tipo de

datos e información masiva recolectada, hasta la actualidad. De igual manera, durante

ese lapso de tiempo la forma en la que se recolecta la información a variado incluyendo

con ello, nuevas tecnologías y nuevas formas con la cual es presentada la información,

adaptando tecnologías al ámbito y retirando del campo tecnologías obsoletas que con el

tiempo se han ido pulido o mejorando.

Es allí donde entra la labor de la pasantía, y el objeto que define el siguiente documento,

la recopilación, recolección y recuperación de información geodésica de distintos

proyectos, localizados en el área o departamento del Grupo Interno de Trabajo (GIT) de

Geodesia dentro del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC). Esto debido a la

cantidad masiva de información que para la actualidad la institución alberga, y la

manera en la que se brinda la disposición final de esta al público, para lo cual se hace

necesario la implementación de mecanismos que permitan recoger y reestructurar la

manera en la que se maneja la información en este caso las tablas de retención

documental o TRD.

2

Objetivos

Objetivo General

Extraer y recuperar información de proyectos geodésicos existentes en archivo

magnético o físico, dentro del área o grupo de trabajo interno (GIT) de geodesia,

dentro del Instituto Geográfico Agustín Codazzi

Objetivos Específicos

Hacer uso de los procesos de clasificación documental TRD, para la organización y

recopilación de proyectos geodésicos existentes en los archivos del departamento

de geodesia en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi

Actualizar y documentar la información existente tanto en medio (físico o

magnético), de los archivos encontrados dentro del departamento de geodesia

Identificar y digitalizar la información existente de forma ordenada correspondiente

a los proyectos geodésicos físicos encontrados y relacionarlos con la información

magnética encontrada para cada tipo de proyectos almacenados en el departamento

de geodesia.

3

Planteamiento del problema

Durante su trayectoria, el IGAC ha ejecutado proyectos de distintas temáticas, aplicadas

al desarrollo integral de proyectos basados en la necesidades inmediatas de la sociedad

en torno al estudio de distintas áreas aplicadas a la geografía, que trabajan en conjunto

en torno al crecimiento del territorio nacional. Y es a partir de este punto donde la

cantidad de información que se dispone para suplir dichas necesidades, tiene tal impacto

en la ejecución de otras tareas producto del desarrollo colombiano, que para la

actualidad se hace necesaria la actualización continua y clara de la información que este

brinda a la comunidad producto de su labor.

Pero dicha labor requiere de un constante estudio y un continuo seguimiento a los

proyectos que el IGAC ha desarrollado a lo largo de los años, ya que la forma en la que

se brinda y se comunica la información, independientemente de su tipo, ha sufrido

grandes cambios. Así, que se hace necesario y es responsabilidad de dicha institución

retomar toda la información que se ha producido, y reestructurar la manera en la que se

brinda y se dispone al país, es decir aun existe la necesidad de disponer de la

información de actividades que se realizaron hace varios años, y es de gran utilidad

organizarla y afianzarla en concordancia a las nuevas normativas de clasificación de la

información que surgen día tras día. Ya que es de suma importancia conocer que dicha

información es desde la que parte, toda la información cartográfica y geográfica de

nuestro país.

Pregunta problema

¿Cómo funcionan las tablas de retención documental, y cuál es su importancia en la

clasificación y organización de la información de cualquier índole?

4

Justificación del problema

La manera y forma en la cual se dispone y se brinda la información, está en constante

cambio, conforme pasa el tiempo, la cantidad de datos e información con la que se

dispone es mucho mayor. Pero para manejar y regular, la manera como localizamos y

encontramos información es cada vez más precisa y especializada en pro de brindar a

publico herramientas y habilidades, para disponer de dicha información de manera más

eficaz y rápida.

Es así como funcionan los sistemas de apoyo en gestión documental o TRD,

herramientas de soporte para el almacenamiento de gran cantidad de documentos, de

manera ordenada y clara mediante la implementación de archivos y formatos ya

estipulados, para cumplir con dicha finalidad.

A estos proyectos se les asignan características como: tiempos de permanencia, etapa

vital de los documentos, documentos de una entidad y lo más importante, la

conservación y preservación de los mismos. Además de designar las labores a ejecutar

una vez finalice su vigencia o utilidades en las actividades de la entidad.

5

Metodología

Las tablas de retención documental son las encargadas de dictar las directrices para el

manejo, control y gestión en la cual se clasifica la información. Es esta en la actualidad

la normativa que rige la disposición momentánea de la información tanto (física como

magnética), dentro del departamento de geodesia en el Instituto Geográfico Agustín

Codazzi. Mediante la implementación de parámetros instaurados para el manejo de

información que allí se encuentra para el desarrollo de las actividades geodésicas con

las que se vincula el IGAC a nivel nacional hoy en día.

Es allí donde se sitúa en un principio la finalidad de este proyecto de pasantía, la

recopilación y recuperación de información de tipo geodésico del IGAC, dentro del

departamento de geodesia. Para la ejecución de la pasantía se realizaron las siguientes

actividades y bajo los siguientes parámetros

Parámetros para el desarrollo de la pasantía

Las actividades que allí se desarrollaron hacen parte de la continuación de los

procesos de gestión documental realizados por los pasantes y estudiantes de la

Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas del proyecto curricular Tecnología

en Topografía del periodo 03 del año 2016

El desarrollo de la actividad fue ejecutada en conjunto por 7 estudiantes de la

universidad y del proyecto mencionado con anterioridad dentro de los cuales se

encuentra el autor del siguiente documento

Actividades desarrolladas durante la pasantía

1. En primer lugar se estableció el área y la forma en la que se encontraba la

información que se debía recuperar y recopilar, como parte del desarrollo de la pasantía.

Información que se encuentra almacenada en bodegas y que hacen parte de proyectos y

carpetas de proyectos geodésicos, que fueron realizados entre los años de 1998 hasta la

actualidad.

Entre los grupos de proyectos que se pudieron encontrar y de los cuales se hizo manejo

de la información allí almacenada se pueden destacar

Proyectos de red geodésica: Corresponden a levantamientos geodésicos, mediante

la implementación de tecnología geoespacial de puntos situados sobre sitios de

6

interés, para la determinación de coordenadas o información espacial desde el cual

derivan actividades de tipo cartográficas, topográficas, geográficas etc.

Red geodésica determinación de puntos topográficos: Corresponden a la

determinación de coordenadas de puntos que se materializan en el terreno, para la

incorporación de herramientas a zonas o lugares, donde se realizaran procesos

topográficos.

Densificación de puntos: Corresponde a la determinación geodésica de puntos de

apoyo, para la diversificación de proyectos que permitirán contribuir con el

desarrollo de información en torno a modelos de estudio para definir las bases del

estudio geodésico. Como por ejemplo, la red de estaciones activas GPS.

Proyectos- Fronteras: Corresponden a la determinación de puntos que demarquen

líneas divisorias que delimitan las áreas de limitación entre zonas colombianas con

algún otro país o región involucrada en este territorio.

Nivelación geodésica: Son proyectos de determinación y arrastre de alturas

geodésicas de puntos materializados sobre terreno, hacia otros puntos de interés,

para la actualización o incorporación del modelo de elevación o marco

internacional de referencia de alturas IHRF.

Red gravimétrica: Hace parte del cálculo de cálculos efectuados debido a la

acción física de la gravedad que hacen parte fundamental dentro del cálculo del

modelo de referencia internacional de alturas. Además aporta información con el

modelo geoide para el cálculo de coordenadas a partir de la geodesia.

Red geodésica. Control de precisión: Corresponden al recalculo de puntos

geodésicos materializados, cuya fecha de cálculo fue determinada donde un gran

lapso de tiempo en diferencia, al marco de referencia actual de acuerdo a los

modelos actuales para dicho calculo.

Sistema Nacional de Referencia: Hace parte del control y la puesta en

funcionamiento de tecnologías geoespaciales y de puntos geodésicos materializados

en campo, para la elaboración de actividades en dicho campo mediante la

utilización de coordenadas precisas siniestradas por dichas estaciones de rastreo

continuo.

7

Transformación de coordenadas: Corresponden a actividades de cálculo de

información espacial, a las cuales se le aplican cambios en el sistema de proyección

o datan con el cual fueron calculadas.

Dichas carpetas se encontraban sobre gabinetes dentro del departamento, sin ser

identificadas, sobre cajas no rotuladas.

2. Posteriormente de manera ordenada se extraían las carpetas de dichas cajas y se

procedían a digitalizar, y documentar en una tabla de Excel protocolo de la gestión

documental. La tabla de Excel se llena con la siguiente información:

Código o número de serie de la nomenclatura del proyecto: Es el identificador

numérico que define la categoría o tipo de proyectos que se están almacenando, es

decir, cada proyecto en específico tiene una nomenclatura numérica, que permite su

fácil identificación y posterior almacenamiento adecuado dentro de la base de datos

tanto física, como de manera digital en la base de datos del departamento

Tipo de proyecto: Indica el tipo y clase de proyecto del que se hace mención, en el

documento dentro de la carpeta.

Nombre del proyecto: Titulo del proyecto que permite identificar, el tipo de

actividad realizada, la zona en la que se ejecutó, el año y el tipo de trabajo al que

pertenece.

Numero de folder: Algunos proyectos deben ser almacenados en más de un folder

o carpeta, debido a la extensión o la gran cantidad de información que contienen.

Estos se almacenan en orden consecutivo a la categoría del mismo proyecto cuya

nomenclatura en la misma a este, solo análogo a su indicador de almacenaje en

cajas o capetas para dar continuación al cálculo o proyecto en énfasis.

Número de proyecto: Corresponde a un orden numérico secuencial, que identifica

y se le asigna a los proyectos de manera ordenada, para su identificación dentro de

las cajas e información digital.

Cantidad de folios: Son el número de hojas o páginas de las cuales está compuesto

el documento, con información referente a este.

8

Observaciones: Corresponden a comentarios del pasante, adicionales que se

encuentren, en el proyecto. Por lo general está compuesto de información gráfica o

digital, del documento que no se pudo digitalizar en cuestión y que falta agregar,

para complementar la actividad de recuperación en sí.

3. Conforme se avanzaba en el proceso de digitalización de los proyectos encontrados

dentro del departamento de geodesia, se iban almacenando en cajas rotuladas para su

facilitación en procesos de identificación y en dado caso que se necesiten, sean fáciles

de localizar.

4. Algunos proyectos contaban con información tanto física, digital, como grafica

(cartografía, fotografías y carteras de campo), correspondiente a productos de la

ejecución del mismo. Por lo que se procedía recopilar dicha información que se

encontraba en CD’S o cartografía del proyecto. Se digitalizaba, y se ubica daba dentro

de las capetas correspondientes de los proyectos o carpetas digitalizadas, que

correspondían a la información faltante del mismo.

5. Finalmente toda la información recopilada y correctamente registrada se entrega al

encargado del departamento, para su posterior manipulación e incorporación a la base

de datos del IGAC.

9

Figura 1: Diagrama de actividades, para la realización de procesos

correspondientes a la gestión documental de archivos en el IGAC.

Procedimiento de la Gestión

Documental IGAC

1. Familiarización con el archivo

existente en el GIT de Geodesia

2. Extracción y digitalización del

archivo encontrado (carpetas,

planos, CD`s etc.)

3. Actualización de la nomenclatura de

documentación del archivo según la

normativa de gestión documental TRD

5. Recopilación de información

correspondiente recuperada de cada

proyecto

4. Reincorporación del archivo

actualizado en cajas rotuladas, dentro

de la bodega del departamento del GIT

10

Actividad de apoyo durante la pasantía.

Actualización de los convenios y documentación realizados, entre entidades

externas y el IGAC, para la puesta en funcionamiento y registro de las

estaciones MAGNA ECO o Red Activa de equipos de rastreo GPS.

Esta corresponde a una tarea adicional, que se ejecutó en las instalaciones del Instituto

Geográfico Agustín Codazzi, como una labor de apoyo por los pasantes de la

Universidad Distrital Francisco José de Caldas, proyecto curricular Tecnología en

Topografía.

La información que se describe a continuación hace parte de la gestión de documentos,

correspondientes, a la actualización de archivos y documentos, de la Red MAGNA

ECO del IGAC, y algunas instituciones externas, que en su labor conjunta, permiten el

funcionamiento y suministran datos geoespaciales de libre acceso a la comunidad de

datos para la elaboración de cálculos dentro del área de la geografía en sí.

Dichos documentos, contienen información legal, jurídica, descriptiva, grafica,

numérica (Cálculos), etc. Que tienen como finalidad afianzar los procesos de

investigación en el área de la geodésica, siniestrando información coordenadas, de

estaciones GPS de rastreo continuo, para la elaboración de los respectivos cálculos

dentro del estudio de esta área.

Las actividades que se realizan como parte de la finalidad y objetivo ya mencionado,

para la actividad de apoyo aquí mencionada fueron:

En un principio, se extrajeron las carpetas y/o documentos correspondientes a la

documentación, referida a los convenios realizados para el funcionamiento de la

Red MAGNA ECO del IGAC distribuidos a lo largo del país

Dicha documentación había sido actualizada por última vez, aproximadamente en

los años 2012 y 2013, por lo que se hace necesario revisar y actualizarla de manera

que se establezca y ajusten según la normativa establecida para la actualidad.

11

La información que en un principio se puede encontrar en dichos documentos son:

1. Hoja de vida del documento: Hace énfasis a los documentos que se encontraran

en el documento con su respectiva descripción. Junto al nombre de la antena GPS

de estudió y su año de actualización

2. Documentación Legal: Corresponde a información respecto al convenio realizado

entre instituciones externas al IGAC y esta misma. En esta se pueden encontrar:

2.1 Convenio al que está suscrito el funcionamiento de la estación GPS

2.2 Acta de posesión

2.3 Cedula del representante Legal

2.4 Modificaciones al convenio hasta la actualidad

3. Descripción del punto de acceso al punto: En esta se señalan gráfica, textual y

numéricamente, de manera clara, la manera en la que se puede desplazar y

encontrar, el lugar donde está posicionado el equipo GPS, dentro de las

instalaciones contempladas en el convenio, acompañados de las coordenadas

navegadas o absolutas del punto para su localización precisa.

4. Ficha técnica: Brinda información detallada de los equipos y accesorios que se

disponen para la labor de rastreo continuo GPS de la Red activa IGAC. En este se

puede encontrar información como:

4.1 Placa o nomenclatura IGAC de los equipos

4.2 Serial de fabrica de los equipos

4.3 Cantidad

4.4 Fotos a color de los equipos y accesorios

5. Movimiento de equipos: Acá se registran y se documenta la información o actas,

que indican la salida, cambio, entradas de los equipos y su movimientos desde el

instituto a las entidades externas y viceversa.

12

6. Informe de visitas: En esta se pueden encontrar información, respecto al

seguimiento y mantenimiento de las estaciones MAGNA ECO, como a comentarios

y observaciones realizados por los profesionales encargados, en cuanto al

funcionamiento del equipo, desde la fecha de su instalación hasta la actualidad.

7. Novedades: Corresponde a todos los documentos ajenos pero de necesidad en el

seguimiento de la estación, como: Memorandos Internos y Externos, documentos

jurídicos etc.

8. Exploración: Indica un estudio previo a la instalación del equipo en campo, es

decir, un actividad de investigación de las condiciones y alternativas de

posicionamiento del equipo, en la zona de interés, con información estimada de su

puesta en funcionamiento, condiciones de obstrucciones entre otras.

NOTA: La información mencionada con anterioridad en algunas ocasiones, no se

encontraba localizada en las carpetas dispuestas y algunas en desorden estipulado, para

el nuevo control respecto a los convenios dispuestos que se presentan a continuación

según la nueva normativa, respecto a su seguimiento.

13

Especificaciones para Carpetas

Hoja de vida

Documentos

legales

Convenio Convenio Firma de dos partes

Modificaciones

Acta de posesión

Cedula del representante legal

Elementos a relacionar según

modificación

Modificación Firmada por las dos

partes

Descripción de

acceso

Descripción de la estación continuo

Magna Eco

Descripción general espacial y de

equipos

Ficha Técnica Descripcion del equipo

Placa IGAC

Serial de fabrica

cantidad

Fotos color del equipo con sus

accesorios

Movimiento de

equipos Movimientos

Equipo que se desinstaló

Equipo que se instaló

Nombres y firmas de quienes

entregan y reciben

Informes de Visitas Comisión Informe de visita Estación continua

IGACNAS

Novedades Memorandos internos o externos Requerimietos juridicos y respuestas

del GIT

Tabla 1. Nueva normativa para el seguimiento a los convenios de la tecnología y el marco de las

estaciones MAGNA ECO del IGAC

14

De acuerdo a la información anterior, se procedió a ordenar y clasificar el archivo

encontrado en las carpetas MAGNA ECO del IGAC, según la tabla o normativa

mostrada en el punto anterior, como efectos de facilitación en la lectura y manejo

de la información que se desea de dicha carpeta.

Conforme se avanzaba en el proceso de estudio, de la documentación encontrada

referida a los archivos existentes que dan lugar al convenio ya mencionado. Se

registraba en un archivo drive la información encontrada y faltante de dichos

archivos, como parte del protocolo especificado y asignado para el seguimiento.

Con anotaciones y observaciones de la información faltante, para cada uno de las

carpetas que documentan la información de la estación.

Adicionalmente, de la documentación se extraía información de las carpetas a datos

necesarios para el seguimiento como:

Observaciones de la documentación existente

1. Fecha de la última visita a campo, para verificación del funcionamiento de la estación

GPS.

2. Comentarios de los encargados de la visita a campo, para control del equipo.

3. Encargados de la comisión

4. Observaciones de falta de documentación

5. Observaciones del convenio:

5.1 Fecha de inicio del convenio

5.2 Cantidad de modificaciones al convenio

5.3 No. Del convenio

6. Nombre del representante Legal entre otros.

15

Resultados. A continuación se presenta un balance, de los resultados obtenidos hasta la fecha (27 de

Julio del 2017), correspondiente a ambas actividades mencionadas en la metodología,

de este documento.

Resultados - Gestión Documental.

Para la fecha anteriormente mencionada, como parte de la gestión documental, mediante

la implementación de la metodología de las TRD. Se tiene que:

1. Se han digitalizado alrededor de 273 carpetas de las cuales:

Hay 237 proyectos dentro de las categorías mencionadas en la metodología

digitalizados, como folios o carpetas

239 planos digitalizados, correspondientes a información cartográfica encontrada

dentro de los documentos de proyectos ya descritos

365 información digital, encontrada dentro de CD´s de las cuales se encuentra

información, respecto a (cálculos, fotografías, información geodésica, etc.), para la

realización del proyecto.

NOTA: Dentro de la información encontrada en os CD´s, algunas se encontraban

identificadas como parte de la incorporación de información digital del mismo tipo

dentro de las carpetas digitalizadas dentro de la TRD. Por su parte, otra parte de la

información, fue digitalizada, pero sin embargo no se pude identificar a que proyecto o

actividad pertenecía, la información almacenada allí.

193 Fotografías encontradas y digitalizadas correspondientes a información gráfica

de procesos de exploración y foto control

83 Fichas técnicas de información geodésica de puntos materializadas encontradas

y digitalizadas

13 carteras de campo

La información anterior se presenta de manera más ordenada a continuación:

16

Gestion Documental

Carpetas digitalizadas

Pasantes anteriores -

Pasantes 2017-1 273

Informaciòn

recopilada

Proyectos digitalizados - - 237

Planos digitalizados - - 239

Proyectos C`Ds - - 365

Fotografias - - 193

Fichas Tecnicas - - 83

Carteras de campo - - 13

Tabla 2. Información final del proceso de gestión documental encontrado y manipulado en la actividad

de la pasantía

Resultados - Actividad de apoyo

Hasta la fecha mostrada anteriormente, se logró un avance de la actualización de los

convenios existentes para el estudio y seguimiento del funcionamiento de las estaciones

MAGNA ECO del IGAC, que se presenta a continuación:

Un seguimiento a cerca de 47 equipos GPS que hacen parte y conforman la red de

estaciones RED MAGNA ECO del IGAC

El trabajo se realizó bajo la supervisión de uno de los funcionarios del IGAC, el

cual dictaba las directrices para la realización de la actividad y sus respectivas

correcciones y observaciones

Se revisó la documentación existente de las 47 carpetas de las estaciones GPS, para

el seguimiento al convenio de las mismas. Se anexaba apuntes y observaciones de

información faltante e información requerida para la correcta realización del mismo

Se actualizo de manera adecuada el orden de los folios de las carpetas de acuerdo a

la información encontrada para su facilitación a la hora de su lectura, en caso de ser

17

necesario dentro del departamento o por usuarios externos. Según la normativa de

especificaciones documentales presentada con anterioridad

Se realizó el seguimiento a la falta documental de cada archivos a la totalidad de

carpetas mencionadas con anterioridad, junto a la información (de ser encontrada)

de observaciones al convenio, que se extraían del mismo

18

Análisis de Resultados A continuación se presenta información de los resultados obtenidos, durante la

realización de la actividad de la pasantía realizadas en el departamento de geodesia,

dentro del instituto geográfico Agustín Codazzi (IGAC).

Número de proyectos digitalizados

A continuación se presenta información gráfica y estadística, de la información obtenida,

correspondiente a la cantidad de archivos o carpetas digitalizadas como parte de la

gestión documental.

Figura 2: Grafica de torta- Información de archivos digitalizados extraídos de carpetas, correspondiente

a proyectos encontrados dentro del departamento de geodesia en el IGAC.

77%

23%

ARCHIVO DIGITALIZADO

Pasantes anteriores

Pasantes 2017-1

19

Comparativo proyectos digitalizados entre actividades pasantía periodo 2016-3

y pasantes actuales 2017-1

A primera vista es notoria la diferencia en cantidad (cuantitativamente) de archivos

recuperados y digitalizados producto de la actividad de la gestión documental, realizada

a lo largo del periodo 2016-3 hasta el periodo 2017-1. Esto debido a la disposición de

equipos de cómputo y tecnología adecuada para la realización del ejercicio para cumplir

con las actividades propuestas en el objetivo del presente documento. Esto se puede

deber a:

1. La cantidad de tecnología y herramientas de computo dispuesto para la realización

del ejercicio de la pasantía, no fue el mismo, es decir, aunque la cantidad de

pasantes involucrados en la actividad de pasantía durante el tiempo descrito, no ha

cambiado notablemente, si lo ha sido la cantidad de equipos de cómputo mediante

los cuales se realizaban las actividades de digitalización del archivo encontrado. Ya

que durante el periodo 2017-1, habían dos equipos de cómputo, para una cantidad

de 7 pasantes de la Universidad realizando la misma actividad de pasantía

NOTA: Es de clara importancia recalcar que la actividad de pasantía acá descrita, a lo

largo del documento, hace parte de una actividad conjunta realizada entre los 7 pasantes

actuales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y los pasantes antiguos,

quienes en un periodo distinto, fueron dispuestos a realizar la misma actividad de

recuperación documental dentro del departamento de geodesia

2. De igual forma gracias a la gran labor de la realización de la actividad de pasantía,

de los estudiantes pasados, y la gran cantidad de archivo inexistente o no

encontrado del departamento de geodesia, disminuyeron la cantidad de archivo

encontrado y dispuesto a digitalizar por los pasantes actuales dentro de los cuales

está incluido el autor de este documento.

Cantidad de información digitalizada y recuperada digital como física.

En la siguiente figura se presenta información de la cantidad de información recogida y

recolectada a lo largo de la realización de la actividad de pasantía. Que tiene en cuenta

información física digitalizada en archivo, CD`s, planos etc. Esta anterior se puede

encontrar en los Resultados obtenidos en el presente documento

20

Grafica de torta- Información y cantidad de los datos recolectados durante las actividades de gestión

documental

Resultados actividad de apoyo realizada durante la pasantía

Finalizada la etapa de realización de la actividad de la pasantía, como parte del

convenio existente entre el IGAC y la universidad. Los alcances respecto al avance, del

resultado final, del estudio anteriormente mencionado para la ejecución de la actividad

de apoyo realizada dentro de las instalaciones fueron las siguientes:

Se logró con éxito el estudio de las 47 carpetas del archivo encontrado, para el

estudio de los convenios de las estaciones GPS permanentes, que hacen parte de

la red MAGNA ECO del IGAC para el seguimiento del funcionamiento de los

mismas con lo cual se encontró que:

1. Aproximadamente un 2% de las carpetas estudiadas, contienen completa la

información respecto a la documentación legal del archivo de la estación GPS.

2. Un 12% de las carpetas estudiadas, no contienen información respecto a la

descripción del punto, donde se posiciono la estación GPS como efectos de

posicionamiento de la misma. Tanto grafica como espacial.

3. Un 30% de las carpetas estudiadas, contienen en su totalidad información

respecto al ITEM: Ficha técnica, que brinda información respecto a los equipos

y sus nomenclatura, que serán dispuestas para la labor ya mencionada

237

239

365

193

83 13 Informaciòn

recuperada

RELACIÒN PROYECTOS ENCONTRADOS

CON INFORMACIÒN ENCONTRADA

Proyectos digitalizados

Planos digitalizados

Proyectos C`Ds

Fotografias

Fichas Tecnicas

Carteras de campo

21

4. Un 76% de las carpetas estudiadas, contienen toda la información necesaria en

cuanto a las especificaciones de movimiento de equipos y eventos que se dieron

durante la puesta en funcionamiento de la estación hasta la actualidad

NOTA: En cuanto a la desinstalación de un equipo, por cambio ya sean por efectos de

fallas técnicas, o por terminación del convenio por alguna de las partes, no

necesariamente cada uno de los documentos estudiados, contienen dicha información ya

que el equipo hasta la actualidad ha funcionado de manera correcta y sin problemas.

5. Se actualizo la totalidad del archivo existente de las estaciones GPS,

correspondiente al informe de última visita realizado por operarios de la

institución para verificar su correcto funcionamiento, en el sitio donde se

encuentra instalado el mismo.

6. Un 8,6% de la documentación estudiada no contienen archivos judiciales ni

memorandos tanto internos como externos realizados entre las partes, durante el

proceso de instalación y seguimiento de las estaciones

7. Un 4% de los archivos estudiados, no contienen información de ningún tipo

respecto al estudio y seguimiento de los convenios descritos, es decir, el archivo

esta vacío.

22

Recomendaciones

Ya que la cantidad de archivo dispuesto para la tarea de la pasantía es de gran

volumen y la tarea de gestión documental es algo dispendiosa y muy bien

estructurada, se recomendaría aumentar el número de equipos de cómputo que se

brindan para cada uno de los pasantes, para una realización de la actividad más

rápida y eficaz; en cuanto a temas de calidad respecta.

Procurar en la medida de lo posible conservar el orden que se instauro para la

documentación trabajada en las respectivas cajas rotuladas, como efectos de

desarrollo de la pasantía. Para con ello facilitar la búsqueda y lectura de un

documento de ser necesario dentro del departamento de geodesia.

23

Conclusiones

Se digitalizo, extrajo y recupero en su totalidad el archivo físico existente de

documentos tanto CD`s como carpetas encontradas dentro del departamento de

geodesia.

Se creó e implemento una base de datos en la cual se recopilaba la información

que se iba digitalizando y las posibles irregularidades en torno a un archivo en si.

El cual al finalizar la pasantía, fue entregada al responsable de la gestión

documental para su revisión

Se clasifico la información física encontrada en las bodegas del departamentos,

con su correspondiente archivo magnético que se podía encontrar en CD`s o

disquetes.

Web grafía

UDFJC. (s.f.). Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Unidad de

Extensión. Obtenido de Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Unidad

de Extensión: http://uextensionfamarena.udistrital.edu.co:8080/informacion

Archivo General de la Nación Colombia. (2016). Archivo General de la Nación

Colombia. Obtenido de http://www.archivogeneral.gov.co/trd

IGAC. (2015). Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Obtenido de

http://www.igac.gov.co/wps/portal/igac/raiz/iniciohome/nuestraentidad