Upload
leonard-alvarado
View
40
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
INFORMATIZACIJA POSLOVANJA. pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž. [email protected]. Tatjana Listeš Materijali: Skripta: Klasić K. : ” Informatizacija poslovanja ” , Veleučilište u Splitu, Zagreb, svibanj, 2002. Predavanja: http://moodle.oss.unist.hr/. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
INFORMATIZACIJA POSLOVANJA
pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž[email protected]
Tatjana Listeš
Materijali:
Skripta:Klasić K.:
” Informatizacija poslovanja” , Veleučilište u Splitu, Zagreb, svibanj, 2002.
Predavanja:http://moodle.oss.unist.hr/
3.UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA
3.1. Vrste dokumenata
3.2. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
3.3. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata
Tradicionalno, medij dokumenta je bio papir.Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi, najčešće u na jednom ili više listova papira, služi za evidenciju podataka o nekom području, predmetu, događaju i transakciji.
3.1. Vrste dokumenata
Vrste dokumenata su:
• formulari - dokumenti s uređenom formom,
• pisma ili dopisi - dokumenti slobodnog sadržaja,
• nacrti – dokumenti koji uključuju tehničke crteže,
• evidencije – popisi dokumenata po nekom kriteriju,
• knjige i časopisi.
Tipovi dokumenata su:
• poslovni dokumenti - u pravilu različiti za različita
poslovna područja,
• privatni dokumenti
Poslovni dokumenti :
• knjigovodstveni (ulazni i izlazni računi, virman),
• pravni (ponuda, ugovor),
• informatički (projektna, programska i korisnička
dokumentacija),
• trgovački (teretnica, carinska deklaracija itd.).
Privatni dokumenti :
• osobna iskaznica
• putovnica
• vozačka dozvola
• radna knjižica
• životopis itd.
Radni životopis je privatni dokument koji se koristi u
poslovne svrhe, koji je standardiziran.
Preporuku kako napisati dobar životopis i kako taj dokument
treba izgledati dao je Hrvatski zavod za zapošljavanje
(www.hzz.hr).
Pravila pri pisanju životopisa moraju zadovoljavati sljedeće uvjete:
• dug do stranicu, dvije ,
• pregledan, čitljiv i uočljiv,
• važnije dijelove treba istaknuti,
• redoslijed informacija prilagoditi situaciji,
• voditi računa o stilu pisanja, gramatici i stilskoj jasnoći.
Sadržaj životopisa :
• osobni podaci (ime i prezime, adresa, telefonski broj,
mobitel, e-mail),
• podaci o školovanju (podaci o školskoj odnosno
fakultetskoj naobrazbi, završenim tečajevima stranih
jezika, ljetnim školama i seminarima),
• nagrade i priznanja koje je pošiljatelj dobio za vrijeme
prethodnog radnog staža ili školovanja,
• radno iskustvo pri čemu treba prikazati sve poslove kojima
se pošiljatelj bavio i to naziv radnog mjesta i organizaciju,
• interesi i aktivnosti koji se odnose na opće interese
pošiljatelja, čime se bavi u slobodno vrijeme i slično,
• preporuke - 2-5 imena bivših poslodavaca ili nastavnika
koji mogu posvjedočiti o radnim kvalitetama pošiljaoca.
http://www.hzz.hr/docslike/Primjer%20europass.pdf
Dokumenti se evidentiraju i pohranjuju u:
• pisanoj formi u registratorima,
• elektroničkoj formi u bazama podataka.
Način organizacije evidentiranja i pohranjivanja
dokumenata ovisi o količini i važnosti dokumenata, kao i o
organizaciji poslovnog sustava, pa se stoga evidencija
dokumenata može voditi na jednom višem ili više nižih
hijerarhijskih razina organizacije (u jednom uredu ili u više
njih).
Može se organizirati centralna biblioteka dokumenata za
cijelu organizaciju i/ili više manjih biblioteka dokumenata
po pojedinim organizacijskim razinama ili čak za poneke
organizacijske jedinice.
3.2. Evidentiranje i pohranjivanje dokumenata
Osnovni format informatički registriranog dokumenta je
datoteka.
Datoteka predstavlja skup podataka odnosno znakova ili
bajtova.
Datoteka može biti:
• tekstualna ili neformatirana,
• formatirana odnosno tablica baze podataka, ili
• složena, koja može sadržavati i grafičke i tonske zapise.
Kada se prvi put dokument evidentira u uredu on dobije
svoj identifikacijski broj (ključ, šifru) koji ga prati kroz
cijelo razdoblje postojanja, a ostaje zabilježen i kasnije.
Pod pojmom transakcije s dokumentima odnosno
upravljanja s dokumentima podrazumijevaju se poslovni
procesi kojima se dokument stvara, seli se, umnožava se,
briše, mijenja ili pretražuje, prikazuje ili arhivira
(pohranjuje). U tu svrhu koristi se dokumentacijski sustav.
Dokumentacijski informacijski sustav mora uz praćenje
dokumenata u materijalnoj formi omogućiti i transformaciju
formata dokumenata. Tako u transakcije s dokumentima
spadaju i snimanje na mikrofilm, skeniranje itd.
U dokumentacijskom informacijskom sustavu poželjno
je zbog lakšeg snalaženja izraditi rječnik dokumenata. Na
taj način može se locirati svaki pojedini dokument i pratiti
njegov status.
Jedinstvena klasifikacija dokumenata u uredskom
informacijskom sustavu opsežan je posao jer se:
• u organizaciji koristi velika količina različitih
dokumenata,
• status dokumenata dinamički se mijenja,
• mijenja se format, medij (primjerice papir u datoteku na
računalu ili CD-u i obrnuto) kao i lokacija dokumenta.
Jedinstvene klasifikacijske atribute čini skup atributa
koji na univerzalan način opisuju sve vrste dokumenata. To
znači da se svi dokumenti mogu opisati s nekoliko
osnovnih podataka.
PRIMJER: Entitet DOKUMENT
Entitet DOKUMENT sadrži sljedeće podatke:
• tip dokumenta,
• naziv dokumenta,
• oznaka dokumenta,
• verzija,
• autor,
• tajnost,
• format,
• medij,
• količina,
• datum unosa,
• operater.
Specifične klasifikacijske atribute čini skup obilježja značajnih za točno određenu vrstu dokumenta. Često su specifični klasifikacijski atributi propisani zakonom.
PRIMJER: RAČUN R1
Entitet RAČUN R1 sadrži sljedeće podatke:
• mjesto izdavanja,
• broj računa,
• nadnevak izdavanja,
• naziv tvrtke prodavatelja (dobara ili usluga),
• matični broj ili JMBG prodavatelja,
• adresa sjedišta prodavatelja,
• naziv tvrtke kupca (dobara ili usluga),
• matični broj ili JMBG kupca,
• adresa sjedišta kupca,
• količina isporučene robe ili obavljenih usluga,
• vrsta isporučene robe ili obavljenih usluga,
• nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,
• iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga,
• iznos poreza,
• zbrojeni iznos naknade i poreza,
• oznaka R1.
U dokumentacijskom informacijskom sustavu
dokumenti se moraju čuvati sukladno zakonski određenim
rokovima čuvanja pojedinih dokumenata.
Dokumenti se pohranjuju u pismohranu (arhivi).
Dokumenti u papirnatom obliku čuvaju se u arhivama u
registratorima. U dokumentacijskom informacijskom
sustavu arhiva je prostor rezerviran za pohranjivanje
dokumenata na disku računala i na mediju koji služi kao
sigurnosna kopija podataka.
Smještaj dokumenata mora biti opisan dodatnim
podacima vezanim za vlasništvo dokumenta i ovlaštenje
(autorizaciju) pristupa.
3.3. Zakonski rokovi čuvanja dokumenata
PRIMJER: KNJIGOVODSTVENA DOKUMENTACIJA
Prema Zakonu o računovodstvu (NN 90/92) posebnim
člancima određen je način postupanja s dokumentima
(ispravama) u knjigovodstvu.II. PRIKUPLJANJE, OBRADA PODATAKA I KNJIGOVODSTVENE
ISPRAVE Članak 2.
(1) Unos svih podataka u poslovne knjige poduzetnika utemeljuje se na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. (2) Knjigovodstvena isprava jest pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promjeni, a služi kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i nadzor nad obavljanjem poslovnog zahvata. (3) Za primaran unos podataka elektroničkom obradom podataka obvezatna je knjigovodstvena isprava iz stavka (1) ovoga članka.
Članak 3.
(1) Knjigovodstvena isprava sastavlja se na mjestu i u
vrijeme nastanka poslovnog događaja, osim onih
isprava koje se sastavljaju u računovodstvu.
(2) Sadržaj knjigovodstvene isprave mora biti takav da
nedvojbeno i istinito predstavlja poslovnu promjenu i da
obuhvaća sve podatke potrebne za unos u poslovne
knjige.
(3) Knjigovodstvena isprava sastavlja se u jednom
primjerku ili u više primjeraka
(4) Otprema knjigovodstvene isprave sastavljene u jednom
primjerku dopuštena je ako su podaci iz takve isprave
pohranjeni na način da su u svako vrijeme dostupni.
(5) Izvorna isprava može se sastaviti i napisati
elektroničkim računalom, pisaćim strojem i ručno.
(6) Valjanom podlogom unosa podataka smatra se isprava
dobivena telekomunikacijskim putem pod uvjetom da
odašiljatelj uredno odloži i čuva izvorne isprave.
(7) Kao knjigovodstveni temelj za obradu podataka mogu
se rabiti podaci primljeni na odgovarajućem nositelju
elektroničke obrade podataka.
(8) Fotokopije izvornih isprava mogu se rabiti kao podloga
za obradu podataka pod uvjetom da je na njima
navedena naznaka mjesta čuvanja izvorne isprave,
razlog uporabe fotokopije, te potpis odgovorne osobe.
Članak 4.
(1)Poduzetnik je odgovoran za sastavljanje knjigovodstvenih isprava. Zakonski predstavnik poduzetnika ili osobe na koje je prenesena ovlast potpisom na ispravi jamče da je ona istinita i da realno pokazuje poslovne promjene.
Članak 5.
(1) Prije unosa u poslovne knjige knjigovodstvena isprava mora se kontrolirati.
(2) Kontrolu obavljaju osobe, imenovane za kontrolu istinitosti svake pojedine vrste knjigovodstvenih isprava.
(3) Knjigovodstvena isprava koja je kontrolirana mora biti takva da neutralna stručna osoba koja nije sudjelovala u poslovnoj promjeni može iz isprave nedvojbeno zaključiti i bez ikakvih sumnji saznati prirodu obavljene poslovne promjene.
Članak 6.
(1)Knjigovodstvene isprave čuvaju se u obliku izvornika,
na nositelju automatizirane obrade, nositelju
mikrografske obrade ili na drugi prikladan način.
Knjigovodstvene isprave čuvaju se u ovim rokovima:
- trajno se čuvaju isplatne liste ili analitička evidencija plaća
i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom.
- pet godina čuvaju se isprave na temelju kojih su podaci
uneseni u poslovne knjige.
- tri godine čuvaju se isprave platnog prometa u ovlaštenim
financijskim institucijama.
- dvije godine čuvaju se prodajni blokovi i kontrolni blokovi,
pomoćni obračuni i slične isprave.