Informatizacija uredskog poslovanja u HZMO-u · konaĉan broj zaprimljenih zahtjeva, koji se rješavaju kroz neupravni postupak. Predmet ovog rada je sveobuhvatno snimiti postojeće

TEHNIČKO VELEUČILIŠTE U ZAGREBU

POLITEHNIČKI SPECIJALISTIČKI DIPLOMSKI STRUČNI STUDIJ

Specijalizacija informatika

Edmond Krusha

Informatizacija uredskog poslovanja u HZMO-u

DIPLOMSKI RAD br. I 196

Zagreb, travanj 2012.

ii

TEHNIČKO VELEUČILIŠTE U ZAGREBU

POLITEHNIČKI SPECIJALISTIČKI DIPLOMSKI STRUČNI STUDIJ

Specijalizacija informatika

Edmond Krusha

JMBAG: 0246030557


DIPLOMSKI RAD br. I 196

Povjerenstvo:

Predsjednik, prof. dr. sc. Miroslav Slamić, prof. visoke škole, ____________________

Ĉlan, Vesna Alić-Kostešić, viši predavaĉ, ____________________

Ĉlan, mentor, prof. dr. sc. Ksenija Klasić, prof. visoke škole, ____________________

Zagreb, travanj 2012.

http://moj.tvz.hr/index.php?osoba=234

iii

TEHNIČKO VELEUČILIŠTE U ZAGREBU POVJERENSTVO ZA DIPLOMSKI ISPIT

Zagreb, 20. oţujka 2012. Veleuĉilište - Tehničko veleučilište u Zagrebu

odjelno organizirano:

Predmet: Projektiranje informacijskih sustava

DIPLOMSKI ZADATAK br. I 196

Pristupnik: Edmond Krusha

Studij: Politehniĉki specijalistiĉki diplomski studij – specijalizacija informatika

Zadatak:


Opis zadatka:

Analizirati organizaciju poslovanja i postojeću tehnologiju rada uredskog poslovanja u HZMO.

Utvrditi zajedniĉke funkcionalnosti i razlike u provoĊenju neupravnog i upravnog postupka, analizirati postojeća informatiĉka rješenja, te izraditi prijedlog integralnog informacijskog sustava uredskog poslovanja uz uvoĊenje elektroniĉkog spisa i e-arhive.

Izraditi prijedlog unapreĊenja poslovnih procesa, nove tehnologije rada i projektnu dokumentaciju novog rješenja.

Planirati potrebne organizacijske i kadrovske promjene, te zahtjeve za edukacijom zaposlenika, vezane uz uvoĊenje integralnog informacijskog sustava uredskog poslovanja.

Ocijeniti isplativost uvoĊenja integralnog informacijskog sustava uredskog poslovanja u HZMO.

Zadatak uručen pristupniku: 15. veljače 2012. Rok za predaju rada: 02. travnja 2012.

Mentor: Predsjednik povjerenstva za diplomski ispit:

Prof.dr.sc. Ksenija Klasid

iv

Sažetak

Hrvatski Zavod za mirovinsko osiguranje je javna ustanova osnovana

Zakonom o mirovinskom osiguranju, kojim je ujedno zapoĉet proces reforme

mirovinskog sustava, radi ostvarivanja prava zaposlenika, poljoprivrednika, obrtnika i

drugih osoba iz obveznog mirovinskog osiguranja, na temelju generacijske

solidarnosti ĉija povijest poĉinje 1922. g., kada je osnovan Središnji ured za

mirovinsko osiguranje u Zagrebu.

Zavod ima struĉnu sluţbu koja danas obavlja poslove u Središnjoj sluţbi sa

sjedištem u Zagrebu, u 19 podruĉnih sluţbi, te u 91 ispostavi sa sjedištima u

gradovima i općinama Republike Hrvatske. Struĉna sluţba je ustrojena na naĉin da

osigurava:

- Dostupnost ostvarivanja prava iz mirovinskog osiguranja svim osiguranim

osobama,

- provedbu poslova ostvarivanja prava na doplatak za djecu,

- obavljanje struĉnih, pravnih , administrativnih i drugih poslova1.

Predmet ovog rada je sveobuhvatno snimiti postojeće stanje uredskog

poslovanja u Zavodu, uoĉiti i proanalizirati nedostatke postojećeg naĉina rada te

istaknuti prednosti informatizacije kroz projekt informacijskog sustava, a cilj je izraditi

informacijski sustav koji će se koristiti u poslovnim procesima i prikazati postojeći

informacijski sustav uredskog poslovanja i prikazati unapreĊenja spomenutih

sustava. Izraditi prijedlog unapreĊenja poslovnih procesa, uvoĊenje e-spisa i e-

arhiva, planirati organizacijske i kadrovske promjene, implementirati e-learning i

ocijeniti isplativost uvoĊenja integralnog informacijskog sustava.

1 http://www.mirovinsko.hr/default.asp?ID=229, (15.02.2012.)

http://www.mirovinsko.hr/UserDocsImages/ustrojstvo_sheme/hzmo_sredisnja%20sl..pdf

http://www.mirovinsko.hr/UserDocsImages/ustrojstvo_sheme/hzmo_podrucnesluzbe_ispostave.pdf

http://www.mirovinsko.hr/default.asp?ID=229

v

Sadržaj

1. Uvod ............................................................................................................................. 1

1.1. Predmet i cilj rada ........................................................................................................ 1

1.2. Izvori podataka i metode ............................................................................................. 4

1.3. Sadržaj i struktura rada ................................................................................................ 6

2. Organizacija poslovnog sustava HZMO-a .................................................................... 9

2.1. Shematski prikaz poslovnog sustava Zavoda ............................................................... 9

2.2. Postojedi način rada ................................................................................................... 10

2.2.1. Snimka postojedeg stanja ........................................................................... 10

2.2.2. Identificiranje problema u radu – Ishikawa dijagram ................................. 18

3. Nova organizacija uredskog poslovanja .................................................................... 19

3.1. Unapređenje funkcija tehnologije rada ..................................................................... 19

3.2. Evidentiranje akata .................................................................................................... 20

3.2.1. Klasifikacijska oznaka .................................................................................. 20

3.2.2. Urudžbeni broj ............................................................................................ 22

3.2.3. Prijam i obrada dokumentacije ................................................................... 27

3.2.4. Način realizacije – Pripremni dio ................................................................ 29

3.2.5. Način realizacije – Prijelazni dio .................................................................. 31

3.2.6. Način realizacije – Završni dio ..................................................................... 31

3.2.7. Dogradnja i poboljšanja rješenja ................................................................ 32

4. Opis logičkog modela ................................................................................................. 33

4.1. Dekompozicija poslovnih procesa ............................................................................. 33

4.2. Lista korisničkih zahtjeva ........................................................................................... 34

4.3. Kontekst dijagram ...................................................................................................... 37

4.4. Dijagrami tijeka podataka .......................................................................................... 39

4.5. Model podataka ......................................................................................................... 48

4.5.1. Logički E-V model podataka ........................................................................ 49

4.5.2. Relacijski model podataka.......................................................................... 50

4.5.3. Opis entiteta i atributa ................................................................................ 52

4.5.4. Kreiranje baze podataka ............................................................................. 59

4.5.5. DB2 (database) vs Access ............................................................................ 60

4.6. Prijava u sustav i zasloni glavnog izbornika ............................................................... 62

4.6.1. Upiti ............................................................................................................. 63

4.6.2. Evidentiranje akata u novi predmet ........................................................... 64

4.6.3. Interna dostavna knjiga .............................................................................. 65

4.6.4. Popisi ........................................................................................................... 66

4.6.5. Potvrde ........................................................................................................ 67

4.6.6. Izvještaji ....................................................................................................... 67

4.6.7. Urudžbeni zapisnik ...................................................................................... 68

4.6.8. Održavanje šifarnika.................................................................................... 69

5. Unapređenje procesa u uredskom poslovanju ......................................................... 70

5.1. Novi radni procesi ...................................................................................................... 71

5.2. Elektronički spis ......................................................................................................... 74

5.3. Prijam i obrada dokumentacije ................................................................................. 75

5.3.1. Prijam dokumentacije poštom .................................................................... 76

vi

5.3.2. Obrada dokumentacije primljene u fizičkom obliku ................................... 79

5.4. Postupanje u E – arhivu ............................................................................................. 82

5.5. Sudionici u postupku – osnovna zaduženja ............................................................... 84

5.6. Organizacija edukacije zaposlenika ........................................................................... 90

6. Ocjena isplativosti ...................................................................................................... 95

7. Zaključak .................................................................................................................... 98

8. Literatura ................................................................................................................. 100

Summary ................................................................................................................................ 101

vii

Popis oznaka i kratica

Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka sluţbena radnja organa uprave ili organizacije;

Dokument akt s pripadnim prilozima;

Predmet je skup svih akata i dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i ĉine posebnu cjelinu;

Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziĉku osobu;

Fascikl je skup više dosjea iste djelatnosti unutar podgrupe koji se poslije završenog postupka ĉuvaju sreĊeni u istom omotu (kutiji, koricama i sl);

Pisarnica

je posebno organizirana sluţba u organu uprave ili organizaciji u kojoj se vrše uredski poslovi: primanje i pregled akata, razvrstavanje, rasporeĊivanje, upisivanje i dostava u rad akata, otpremanje i razvoĊenje akata i njihovo stavljanje u arhivu, te ĉuvanje;

Arhiva

je sastavni dio pisarnice gdje se ĉuvaju dovršeni predmeti, urudţbeni zapisnici, upisnici predmeta upravnog postupka i druge knjige - evidencije te ostali materijal, kao i dokumenti na magnetskom i mikrofilmskom mediju do predaje nadleţnom arhivu ili do njihovog uništenja;

Klasifikacijska oznaka

je brojĉana oznaka predmeta, koja taj predmet oznaĉava prema sadrţaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku;

Urudžbeni broj je brojĉana oznaka koja oznaĉava mjesto nastajanja, godinu nastajanja i redni broj akata;

Spis je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka sluţbena radnja tijela uprave ili organizacije.

Zahtjev pokretanje postupka za ostvarivanje nekog prava iz MIO ili D.D.

ECDL

E – Arhiv

European Computer Driving Licence

e – Arhiv je softverski proizvod i namijenjen je elektroniĉkoj pohrani dokumenata i multimedije

Zavod Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje

viii

Popis tablica Tabela 1: Lista korisnika, njihovih zahtjeva i predloženih rješenja .......................................... 36

Tabela 2: Nazivi i opisi entiteta ................................................................................................ 53

Tabela 3: Opis entiteta OSOBA ................................................................................................. 55

Tabela 4: Opis entiteta PREDMET ............................................................................................ 56

Tabela 5: Opis entiteta SUDIONIK ............................................................................................ 56

Tabela 6: Opis entiteta AKTIVNOST .......................................................................................... 57

Tabela 7: Opis entiteta DOKUMENT ......................................................................................... 57

Tabela 8: Opis etniteta DRŽAVA ............................................................................................... 57

Tabela 9: Opis entiteta RADNIKHZMO ..................................................................................... 58

Tabela 10: Opis entiteta TIPAKTIVNOSTI.................................................................................. 58

Tabela 11: Opis entiteta POTVRDE ........................................................................................... 58

Tabela 12: Opis entiteta PODRUČNA ....................................................................................... 58

Tabela 13: Opis entiteta ORGJEDINICA .................................................................................... 59

Tabela 14: sudionici u postupku - osnovna zaduženja ............................................................. 86

Tabela 15: Dio rashoda Zavoda za 2010 i 2011 godinu ............................................................ 95

ix

Popis slika Slika 1: Shematski prikaz organizacije poslovnog sustava Zavoda ............................................. 9

Slika 2: Struktura korisnika Zavoda .......................................................................................... 10

Slika 3: Abecedne kartice ......................................................................................................... 12

Slika 4: Izgled abecedne kartice ............................................................................................... 12

Slika 5: Urudžbeni zapisnik - omot ........................................................................................... 13

Slika 6: Urudžbeni zapisnik - upis predmeta ............................................................................ 13

Slika 7: Glavni izborni zaslon IMS sustava HZMO-a .................................................................. 14

Slika 8: Glavni izborni zaslon aplikacije upravnog postupka .................................................... 14

Slika 9: Zaslon ažuriranja .......................................................................................................... 15

Slika 10: Snimka postojedeg stanja - dijagram toka ................................................................. 17

Slika 11: Ishikawa dijagram ...................................................................................................... 18

Slika 12: Dijagram toka - Evidentiranje vlastitog akta .............................................................. 24

Slika 13: Dijagram toka - Evidentiranje vanjskog akta ............................................................. 25

Slika 14: Dijagram toka - Evidentiranje naknadno pristiglog akta ........................................... 26

Slika 15: Prijam i obrada dokumentacije .................................................................................. 28

Slika 16: Model podataka na razini entiteta ............................................................................ 49

Slika 17: Relacijski model podataka ......................................................................................... 51

Slika 18: Primjer baze podataka neupravnog postupka u MS-u .............................................. 60

Slika 19: Prijava u sustav .......................................................................................................... 62

Slika 20: Upiti ............................................................................................................................ 63

Slika 21: Glavni izborni ekran - Evidentiranje akata u novi predmet ....................................... 64

Slika 22: Glavni izbornik - Interna dostavna knjiga .................................................................. 65

Slika 23: Glavni izborni ekran - Popisi....................................................................................... 66

Slika 24: Glavni izborni ekran - Potvrde ................................................................................... 67

Slika 25: Glavni izborni ekran - Izvještaji .................................................................................. 67

Slika 26: Glavni izborni ekran - Urudžbeni zapisnik .................................................................. 68

Slika 27: Glavni izborni ekran - Održavanje šifarnika ............................................................... 69

Slika 28: Organizacija elektroničkog spisa osobe ..................................................................... 74

Slika 29:Ako ne postoji stari spis i ne postoji digitalni spis ...................................................... 79

Slika 30: Ako postoji fizički spis i digitalni spis ......................................................................... 80

Slika 31: Ako postoji stari spis i ne postoji digitalni spis .......................................................... 81

Slika 32. Klasifikacijska struktura radnika HZMO-a .................................................................. 91

Slika 33. Životna dob radnika HZMO-a ..................................................................................... 92

Slika 34: Dio plana rashoda Zavoda bez plada radnika ............................................................ 96

Slika 35: Dio plana rashoda Zavoda s pladama radnika ........................................................... 97

x

Popis dijagrama Dijagram 1: Životni ciklus predmeta - sadašnji način rada....................................................... 19

Dijagram 2: Dekompozicija poslovnih procesa ........................................................................ 34

Dijagram 3: Kontekst dijagram ................................................................................................. 38

Dijagram 4: DTP prve razine uredskog poslovanja ................................................................... 39

Dijagram 5: DTP druge razine - Provjera baze .......................................................................... 40

Dijagram 6: DTP druge razine - Formiranje predmeta ............................................................. 41

Dijagram 7: DTP druge razine - Izrada dostavne knjige ........................................................... 42

Dijagram 8: DTP druge razine - Izrada popisa .......................................................................... 43

Dijagram 9: DTP druge razine - Izrada potvrda ........................................................................ 44

Dijagram 10: DTP druge razine - Izrada izvješda ...................................................................... 45

Dijagram 11: DTP druge razine - Vođenje urudžbenog zapisnika ............................................ 46

Dijagram 12: DTP druge razine - Održavanje šifarnika ............................................................. 47

Dijagram 13: Životni ciklus predmeta - poboljšanje procesa rada ........................................... 70

Dijagram 14: Novi radni procesi (Poslovanje područne službe) .............................................. 71

Dijagram 15: Zahtjevi pristigli poštom ..................................................................................... 72

Dijagram 16: Zahtjevi predani osobno ..................................................................................... 73

Uvod

1

1. Uvod

1.1. Predmet i cilj rada

Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje (u daljnjem tekstu: Zavod) je javna

ustanova osnovana radi ostvarivanja prava zaposlenika, poljoprivrednika, obrtnika i

drugih osoba iz obveznog mirovinskog osiguranja, na temelju generacijske

solidarnosti.

Osnovna djelatnost Zavoda prema Zakonu o mirovinskom osiguranju

('Narodne novine', broj 102/98, 127/00, 59/01, 109/01, 147/02, 117/03, 30/04, 177/04

i 92/05) je provedba obveznog mirovinskog osiguranja (I. stup mirovinskog

osiguranja) u okviru kojega se osiguranicima, na naĉelima solidarnosti i uzajamnosti,

osiguravaju prava za sluĉaj starosti, invalidnosti i tjelesnog oštećenja, a ĉlanovima

njihovih obitelji prava za sluĉaj smrti osiguranika, odnosno korisnika mirovine. Veći je

dio poslovnih procesa u struĉnoj sluţbi Zavoda danas informatiĉki podrţan, posebno

u dijelu poslovnih procesa koji se odnose na voĊenje upravnih i neupravnih

postupaka.

Kao primjer projektiranja informacijskog sustava prikazana ja aplikacija

Neupravnog postupka. Struĉna sluţba nije imala uvid u roĉnost rješavanja, kao niti

konaĉan broj zaprimljenih zahtjeva, koji se rješavaju kroz neupravni postupak.

Predmet ovog rada je sveobuhvatno snimiti postojeće stanje uredskog

poslovanja u Zavodu, uoĉiti i proanalizirati nedostatke postojećeg naĉina rada te

istaknuti prednosti informatizacije kroz projekt informacijskog sustava, a cilj je izraditi

informacijski sustav koji će se koristiti u poslovnim procesima upravnog i neupravnog

postupka. Potrebno je utvrditi zajedniĉke funkcionalnosti, analizirati postojeća

rješenja, izraditi prijedlog unapreĊenja poslovnih procesa i nove tehnologije. U tu

svrhu treba planirati potrebne organizacijske i kadrovske promjene, organizirati

edukaciju radnika i ocijeniti isplativost uvoĊenja integralnog informacijskog sustava u

HZMO. Drţavna uprava, koju danas poznajemo, poĉela se razvijati u

zapadnoeuropskim drţavama tijekom 18. stoljeća. Što je zapravo uprava?

Upravljanje i upravljati oznaĉava djelatnost koordinacije, voĊenja i usmjeravanja.

Uvod

2

Upravljanje je djelatnost koja se sastoji u povezivanju ljudi u zajedniĉkoj akciji na

ostvarenju nekog cilja (Pusić, 2002a: 34).

Uprava je, izvorno, u svom razvoju drţavna uprava i mijenja se u sklopu evolucije

drţave odnosno politiĉkog sustava odreĊene zajednice (Pusić 2002a: 69). U razvoju

uprave Pusić razlikuje pet tendencija/pravilnosti:

1. Porast upravnih organizacija.

2. Diferencijaciju (zamjenjivanje) upravnih organizacija.

3. Profesionalizaciju uprave.

4. Ograniĉavanje prinude u upravi.

5. Informatizaciju uprave.

Pojam administracija koristi se u domaćoj struĉnoj literaturi i praksi kao sinonim

za 'upravu'. Od uporabe pojma administracija, sve se više odustaje, a taj izraz

oznaĉava skup 'uredsko-tehniĉkih poslova', npr. sluţbeno dopisivanje, rukovanje

spisima, uporaba tiskanica, itd. Ti su poslovi dijelom obuhvaćeni izrazom

'kancelarijsko' ili 'uredsko poslovanje', koje je usvojilo i zakonodavstvo (Pusić, 2002a:

32). Sustav komunikacije u upravi obuhvaća obradu podataka. Glavni ciljevi

komunikacije i informacijskih tehnologija u upravi su povećanje efikasnosti i

ekonomiĉnosti rukovanja informacijama u upravi. Bitno je napomenuti i sigurnost.

Zadaća informacijskih sustava u upravi je i zaštita podataka od gubitka, oštećenja i

zlouporabe. Zadaci suvremene uprave ĉesto znaĉe postupanje u velikom broju

istovrsnih sluĉajeva. Da bi se takvi zadaci mogli najdjelotvornije riješiti, u tehniĉkom i

društvenom pogledu, potrebno je kod njih standardizirati pojedine radne operacije ili

elemente radnih operacija. Standardizirati, znaĉi utvrditi izvjesne jednake dijelove,

elemente u nekoj cjelini (Pusić, 2002a, 340).

Uredsko poslovanje je organizacijska jedinica koja ima opću funkciju. Ona

raspolaţe i upravlja informacijama o kojima ovisi funkcioniranje ĉitave organizacije te

pruţa podršku funkcioniranju organizacije. Ured mora zadovoljiti poslovne funkcije.

Uvod

3

Uredsko poslovanje obuhvaća primanje i pregledavanje pošte, zavoĊenje

spisa, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehniĉku obradu, otpremanje pošte,

razvoĊenje spisa, kao i njihovo odlaganje u arhiv (arhiviranje) i ĉuvanje2.

Uredsko poslovanje se sastoji od upravnog i neupravnog postupka. Razlika je

u sljedećem: U upisnik predmeta upravnog postupka upisuju se akti predmeta

upravnog postupka, a to su akti kojima stranke zahtijevaju ostvarivanje svog

materijalnog prava i u kojima se rješava o obvezama ili pravnim interesima stranaka.

Svi ostali akti su akti neupravnog postupka i upisuju se u urudţbeni zapisnik. To je

glavna uredska knjiga za evidentiranje predmeta neupravnog postupka tijekom

godine. Upisnik predmeta upravnog postupka i urudţbeni zapisnik vode se po

sistemu klasifikacijskih oznaka i urudţbenih brojeva.

Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka:

1. klasifikacije prema sadrţaju

2. klasifikacije prema vremenu

3. klasifikacije prema obliku.

Klasifikacija prema sadrţaju odreĊuje se na osnovi sadrţaja akta u skladu s

Pravilnikom i planom klasifikacijskih oznaka i brojĉanih oznaka stvaralaca i primalaca

akata. Svi predmeti koji se pojavljuju u radu organa uprave ili organizacije svrstavaju

se u glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe, prema sadrţaju

prvog akta kojim se osniva predmet.

2 http://www.daz.hr/arhol/hedjbeli_3a.htm, (01.01.2012.)

http://www.daz.hr/arhol/hedjbeli_3a.htm

Uvod

4

1.2. Izvori podataka i metode

Aţurnost u radu struĉnih sluţbi HZMO-a dovodi do smanjenja prosjeĉnog

trajanja postupka te time postaje imperativ u ostvarenju ciljeva i misije Zavoda.

Informatizacijom uredskog poslovanja postiţe se podizanje dnevne aţurnosti u

voĊenju evidencija o stanju predmeta u pojedinim postupcima. Isto tako,

informatizacija poslova u uredskom poslovanju povećava toĉnost podataka te

smanjuje rizik uoĉenih pogrešaka u radu. TakoĊer dovodi do pojednostavljenja u

poslovanju na naĉin da se smanjuje broj potrebnih pomoćnih radnji i evidencija.

Informatizacija uredskog poslovanja treba dovesti do znatnog poboljšanja u

informiranju stranaka u postupku, jer se sve informacije pruţaju s jednog središnjeg

mjesta, te je time postignuta ušteda u vremenu i broju izvršitelja. Prije uvoĊenja

informatizacije uredskog poslovanja, nije bilo moguće voditi precizna statistiĉka

izvješća, koja su neophodna u radu struĉne sluţbe Zavoda. Informatizacija osigurava

ujednaĉenost u provedbi propisa u ĉitavom Zavodu te olakšava razmjenu informacija

i podataka izmeĊu podruĉnih sluţbi u Zavodu.

Za izvore podataka o trenutnom stanju neupravnog postupka u okviru Zavoda

koristiti će se snimka stanja, alati kontrole kvalitete i razgovori s korisnikom. Sadrţaj

snimke stanje treba posluţiti za upoznavanje s poslovnim i organizacijskim sustavom

postojećeg stanja neupravnog postupka. Treba sagledati procese, podatke, odrediti

granice sustava i navesti ograniĉenja sustava.

Cilj razgovora s odgovornim korisnicima je sagledavanje poslovne i

organizacijske strukture neupravnog postupka. U snimci stanja procesa treba

sagledati i opisati procese unutar sustava za neupravni postupak, kao i mogućnost

za njihovo poboljšanje. Treba utvrditi sve dokumente stvorene izvan ili unutar sustava

koje koriste procesi u sustavu, te prepoznati pripadajuće podatke po dokumentima,

kao i mogućnosti njihovog dijeljenja s drugim procesima.

Kod podataka treba sagledati kako pojedini podatak nastaje, gdje se koristi,

kako se pohranjuje i definirati prava stvaranja, aţuriranja i brisanja podataka. Kod

odreĊivanja granica sustava vaţno je obuhvatiti dijelove sustava koji ulaze u projekt,

a koji ne. Kod snimke stanja korištena su sljedeća pitanja za analizu:

Koji su ciljevi poslovanja HZMO-a?

Kakva je podjela organizacijske i poslovodne strukture?

Uvod

5

Koji su postojeći poslovni procesi unutar Zavoda?

S kojim se problemima Zavod susreće?

Koje su bitne informacije za uspješno poslovanje Zavoda?

Koja je dokumentacija potrebna za voĊenje poslovanja?

Kako se arhivira dokumentacija?

Koji su zahtjevi korisnika usluga, te kako ih se sprovodi?

Kolika je vaţnost poznavanja i korištenja informacijskog sustava?

Postoji li potreba za ljudskim resursima i koja?

Snimka stanja postojećeg naĉina rada pokazala je odreĊene nedostatke u

poslovanju te ukazala na niz negativnosti i propusta koji su se uĉestalo pojavljivali u

radu Zavoda. U obavljanju poslova radnici moraju poštivati propisane rokove i

nastojati da se obveze i radni zadaci obave bez nepotrebnog odugovlaĉenja, no vrlo

ĉesto tromost administrativne institucije dovodi do probijanja zadanih i zakonskih

rokova u radu. Time se neizostavno stvaraju nepotrebni troškovi u radu. Temeljna

naĉela i pravila dobrog ponašanja u profesionalnim i meĊuljudskim odnosima radnika

Zavoda, sluţe kao smjernice u odnosu radnika prema korisnicima Zavoda, te istiĉu

potrebu izbjegavanja neadekvatnog odnosa prema korisnicima. Isto tako, u

horizontalnoj i vertikalnoj hijerarhiji unutar Zavoda, pokazalo se potrebnim uĉestalije

komuniciranje radi postizanja bolje edukacije radnika i podizanja stupnja

ujednaĉenosti u provedbi propisa u radu Zavoda. Analizom snimke postojećeg

stanja, uoĉena je neadekvatna ergonomija radnih mjesta i neadekvatnost prostora u

kojima radnici obavljaju poslovne aktivnosti, kao i loša tehnološka opremljenost u

Zavodu. Kako radnici Zavoda trebaju obavljati poslove na naĉin kojim se osigurava

povjerenje javnosti u rad Zavoda kao javne ustanove, potrebno je obratiti pozornost,

prije svega, na informiranje stranaka o tijeku postupka i poduzetim postupovnim

radnjama. U cilju bolje kontrole aţurnosti, bilo je potrebno voditi brojne višestruke

evidencije i izvještaje o poslovanju i na taj naĉin postići bolju iskorištenost radnog

vremena. Vodile su se i brojne razliĉite evidencije o prisutnosti na radu, a uoĉen je i

nedostatak kvalitetnih analiza poslovanja. Sve to, dovelo je do ţurne potrebe

informatizacije, kako bi se time umanjile ili uklonile posljedice navedenih

nedostataka.

Uvod

6

1.3. Sadržaj i struktura rada

Primanje akata i drugih pošiljki obavlja se, u pravilu, u posebno organiziranoj

sluţbi, pisarnici. Pošiljke oznaĉene odreĊenim stupnjem povjerljivosti otvara

rukovodilac organa uprave, odnosno organizacije ili radnik kojeg on za to ovlasti.

Nedostatke i nepravilnosti utvrĊene prilikom otvaranja treba konstatirati kratkom

napomenom (npr. broj akata oznaĉen na omotnici ne odgovara primljenom broju

akata, ne vidi se tko je pošiljatelj, nedovoljno taksiran akt i sl.).

Po završenom pregledu, radnik organa uprave i organizacije koji otvara i pregledava

primljene akte, stavlja na svaki primljeni akt, koji će biti upisan u urudţbeni zapisnik ili

u upisnik predmeta upravnog postupka, otisak prijemnog štambilja. U otisak

prijemnog štambilja upisuju se ovi podaci:

datum prijema,

klasifikacijska oznaka,

urudţbeni broj,

ukupan broj primljenih priloga,

ukupan iznos novca ili drugih vrijednosti koje su priloţene aktu.

Primljene akte razvrstava i rasporeĊuje, u pravilu, radnik pisarnice organa uprave ili

organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Akti se razvrstavaju na:

akte predmeta upravnog postupka i ostale akte i

na unutarnje organizacijske jedinice kojima će akt biti dostavljen u rad.

Primljeni i rasporeĊeni akti upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka ili u

urudţbeni zapisnik. Upisnik predmeta upravnog postupka i urudţbeni zapisnik vode

se po sistemu klasifikacijskih oznaka i urudţbenih brojeva. Klasifikacijska oznaka

odreĊuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet, a urudţbeni

broj prilikom evidentiranja svakog pojedinog akta. U rubrike urudţbenog zapisnika

upisuje se:

klasifikacijska oznaka,

kratki sadrţaj predmeta, odnosno pojedinog akta,

ime i prezime, odnosno naziv i mjesto pošiljaoca,

urudţbeni broj akta,

datum prijema akta,

Uvod

7

datum nastanka akta,

oznaka unutarnje organizacijske jedinice.

Nedvojbeno se moţe zakljuĉiti kako je uredsko poslovanje poĉetak i završetak

svih postupaka pri ostvarivanju prava u mirovinskom osiguranju. Svi poslovi se prate i

evidentiraju u uredskom poslovanju, tako da njegov rad predstavlja ogledalo

poslovanja cjelokupnog Zavoda.

Toĉnost evidencija u uredskom poslovanju uvjet je kvalitetnog informiranja svih

subjekata, sigurnosti i povjerenja stranaka. S obzirom na znaĉaj uredskog poslovanja

u postupku ostvarivanja prava, te duţinu trajanja postupka i voĊenje predmeta

upravnog i neupravnog postupka, potrebna je modernizacija i informatizacija

uredskog poslovanja, radi potpunog pribliţavanja krajnjem korisniku. S gledišta

današnjih tehniĉkih mogućnosti, organizacija rada administrativno-tehniĉke obrade

predmeta, nije zadovoljavajuća. Razlozi su sljedeći:

brojne i višestruke evidencije (mnogobrojne dostavne knjige, knjige referenata,

knjige skupine akata, kartoteka i sl.) koje dovode do netoĉnosti podataka

(dvostruki brojevi predmeta, zagubljeni predmeti, itd.).

nezadovoljavajuće informiranje stranaka (dugo ĉekanje, informacije nisu

centralizirane, nepotpune informacije, neprikladan prijamni naĉin rada i sl.).

sporo izvješćivanje o obavljenim poslovima i aţurnosti, odnosno previše vremena

se troši na sastavljanje tih izvješća.

neadekvatan prostor i smještaj (premalen prostor, neadekvatan prostorni

razmještaj odjela i sl.) i

raznovrsna provedba propisa o uredskom poslovanju u podruĉnim sluţbama.

U cjelini gledano, uredsko poslovanje je postalo 'usko grlo' u poslovanju Zavoda i

treba ga iz osnova reorganizirati primjenom najnovijih IT tehnologija.

Uredsko poslovanje odvija se na naĉin propisan zakonom, a obuhvaća:

primanje i pregled akata,

razvrstavanje, rasporeĊivanje i upisivanje akata,

dostava u rad akata,

administrativno-tehniĉku obradu akata,

otpremanje i razvoĊenje akata,

arhiviranje i ĉuvanje akata.

Uvod

8

Opis uredskog poslovanja moţe se naći u ovim uredbama:

Uredba o uredskom poslovanju (NN 38/87),

Uredba o izmjenama i dopunama Uredbe o uredskom poslovanju (NN

42/88),

Uputa za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 49/87),

Uputa o izmjenama i dopunama Uputa za izvršenje Uredbe o uredskom

poslovanju (NN 38/88),

Uredba o uredskom poslovanju (NN 07/2009),

Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojĉanim oznakama

stvaratelja i primatelja akata (NN 38/88).

Uredbe definiraju akt kao svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje,

mijenja, prekida ili završava neka sluţbena radnja organa uprave ili organizacije.

Svaki organ uprave, odnosno organizacija, duţni su voditi evidenciju o svim

primljenim, odnosno vlastitim aktima.

Akti mogu biti oznaĉeni odreĊenim stupnjem povjerljivosti (strogo povjerljivo,

povjerljivo i interno), a moraju sadrţavati zaglavlje, brojĉanu oznaku, kratku naznaku

sadrţaja akta (predmet), vezu brojeva, tekst akta, otisak sluţbenog peĉata i potpis

ovlaštene osobe. Akti sluţbenog dopisivanja koji se otpravljaju sredstvima

automatske obrade dokumenata (elektronskom poštom) ne moraju imati otisak

peĉata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe moţe se staviti oznaka v.r. (vlastoruĉno).

Prilog je pisani sastav (tabela, grafikon, crteţ i sl.) ili fiziĉki predmet koji se prilaţe uz

akt, radi dopune, objašnjenja ili dokazivanja sadrţaja akta. Akt s pripadnim prilozima

tvori dokument. Dokument se identificira urudţbenim brojem i klasifikacijskom

oznakom.

Dokumenti, koji se odnose na isto pitanje ili zadatak, grupiraju se u predmete.

Svaki predmet ima svoju jedinstvenu brojĉanu oznaku, koja se naziva klasifikacijska

oznaka, a oznaĉava taj predmet prema sadrţaju, vremenu nastajanja predmeta i

obliku. Naĉin na koji se tvori klasifikacijska oznaka bit će opisan kasnije. Predmeti se

dijele na predmete upravnog postupka i predmete neupravnog postupka. Predmeti

upravnog postupka vode se u upisniku predmeta upravnog postupka. Knjiga za

voĊenje evidencije o ostalim predmetima je urudţbeni zapisnik.

Organizacija poslovnog sustava HZMO-a

9

2. Organizacija poslovnog sustava HZMO-a

Zavod ima struĉnu sluţbu koja danas obavlja poslove u Središnjoj sluţbi sa

sjedištem u Zagrebu, u 19 podruĉnih sluţbi, te u 91 ispostavi, sa sjedištima u

gradovima i općinama Republike Hrvatske.

2.1. Shematski prikaz poslovnog sustava Zavoda

Iz shematskog prikaza je vidljiva struktura Hrvatskog Zavoda za mirovinsko

osiguranje. Ovaj rad se odnosi na Sektor pravnih, kadrovskih i općih poslova. U

sektoru su tri Odjela, informatizacija obuhvaća Odjel uredskog poslovanja, koji je

nositelj upravnog i neupravnog postupka. Upravni postupak je informatiziran i pušten

u produkcijski rad u travnju 1998. godine.

RAVNATELJ

ODJEL ZA ODNOSE S JAVNOŠĆU

SEKTOR PRAVNIH, KADROVSKIH I

OPĆIH POSLOVA

SEKTOR PROVEDBE MEĐUNARODNIH

UGOVORA O SOCIJALNOM OSIGURANJU

SEKTOR EKONOMSKIH

POSLOVASEKTOR PROVEDBE

SEKTOR UPRAVLJANJA I

GOSPODARENJA IMOVINOM

ZAVODA

SEKTOR INFORMATIKE

Stručno povjerenstvo

URED ZA POSLOVE OSTVARIVANJA

PRAVA IZ MIO I DD

Odjel rješavanja o pravima u drugom

stupnju

Odjel medicinskog vještadenja

Odsjek za organizaciju

poslovnog sustava

URED ZA POSLOVE MIROVINSKOG OSIGURANJA I

MATIČNE EVIDENCIJE

Odjel za poslove mirovinskog osiguranja

Odjel za europske integracije

Odjel međunarodne suradnje, revizije i

rješavanja o pravima u drugom

stupnju

Odjel provedbe međunarodnih

ugovora

Odjel medicinskog vještačenja

URED ZA LJUDSKE POTENCIJALE

Odjel kadrovskih poslova

Odjel pravnih poslova

Odjel uredskog poslovanja

Odjel plana i analize

Odjel financijskih poslova

Odjel računovodstva

Odjel koordinacije poslova za fizičke

osob

Odjel obračuna i isplate mirovinskih primanja i doplatka

za djecu

Odjel kontrole ekonomsko-

financijskih poslova

Odjel gospodarenja imovinom

Odjel nabave i invessticija

Odjel razvoja i projektiranja

Odjel sistemske podrške

Odjel obrade podataka i

informatičke mreže

Odjel poslova matične evidencije

URED RAVNATELJA

URED ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

URED ZA KONTROLU

URED UNUTARNJE REVIZIJE

Slika 1: Shematski prikaz organizacije poslovnog sustava Zavoda

U Zavodu je bilo (sijeĉanj 2012): 1. 454.695 osiguranika, 1. 214.715 korisnika

mirovine. Odnos broja korisnika mirovina i osiguranika 1:1,20

http://www.mirovinsko.hr/UserDocsImages/ustrojstvo_sheme/hzmo_sredisnja%20sl..pdf

http://www.mirovinsko.hr/UserDocsImages/ustrojstvo_sheme/hzmo_podrucnesluzbe_ispostave.pdf


10

U Zavodu je bilo 217.036 korisnika doplatka za djecu za 405.277 djece.

Slika 2: Struktura korisnika Zavoda

2.2. Postojeći način rada

2.2.1. Snimka postojećeg stanja

Urudţbeni zapisnik je osnovna knjiga za voĊenje evidencije o aktima predmeta

neupravnog postupka, koji se vodi po sistemu klasifikacijskih oznaka i urudţbenih

brojeva. Pisarnica vodi samo jedan urudţbeni zapisnik i to u nepovezanim svescima

(broj listova ovisi o broju dosjea u Planu klasifikacijskih i brojĉanih oznaka stvaratelja

i primatelja akata Zavoda za tu godinu). Osim njega, vode se i pomoćne knjige-

evidencije, kao: registar (kazalo), interna dostavna knjiga, dostavna knjiga za poštu i

dr. OdreĊeni radnik u pisarnici prima akte koji stiţu poštom ili osobno od osiguranika i

na njih stavlja otisak prijamne štambilje te ih u grubo razvrstava na akte predmeta

upravnog postupka i ostale akte, tj. akte neupravnog postupka, koji se dalje otvaraju i

rasporeĊuju na unutrašnje organizacijske jedinice ili referente, stavljanjem signature,

kojima će akt poslije upisivanja u urudţbeni zapisnik biti dostavljen u rad.


11

Pristigli akti, prije prvog klasificiranja istraţuju se u registru-kazala. Ako se

utvrdi postojanje otvorenog predmeta, onda je potrebno taj pristigli akt evidentirati i

uputiti ga za otvorenim predmetom. Ako nije otvoren, potrebno ga je upisati u

urudţbeni zapisnik, registar-kazalo, otvoriti omot predmeta i dostaviti ga u rad putem

interne dostavne knjige. Predmeti se dostavljaju unutrašnjim organizacijskim

jedinicama putem internih dostavnih knjiga, koje se vode po brojĉanim oznakama

(signaturama) organizacijskih jedinica.

Klasifikacijska oznaka i urudţbeni broj utvrĊuje se prilikom evidentiranja prvog

akta kojim se osniva predmet, ovisno o sadrţaju akta. Svi akti moraju se upisati u

urudţbeni zapisnik istog dana kad su primljeni i u pravilu istog dana dostaviti u rad

unutrašnjim organizacijskim jedinicama, koje su duţne riješene predmete odmah

vratiti pisarnici s uputom o daljnjem postupanju. Otpremanje akata obavlja se u

pisarnici, koja sve akte što ih tokom dana primi, mora istog dana i otpremiti ili, ako

nisu hitni, idućeg dana. Riješeni predmeti koji se odlaţu u arhiv, razvode se u

urudţbenom zapisniku i potom odlaţu prema klasifikacijskim oznakama unutar istog

dosjea.

Slike 3,4,5 i 6 prikazuju povijesni prikaz tehnologije rada. Slika 3. prikazuje

izgled i naĉin pohrane abecednih kartica koje su se nalazile u bubnjevima ili zato

posebnim stolovima. Izgled abecedne kartice prikazan je na Slici 4. Kartica je

sadrţavala sjedeće osnovne podatke: broj spisa, ime i prezime korisnika, datum

roĊenja, organizacijsku jedinicu i datum terećenja, kao i vrstu mirovine.

Slike 5 i 6 prikazuju izgled urudţbenog zapisnika. Na omotu spisa nalazi se

podatak o Klasi, Urudţbenom broju, organizacijskoj jedinici, rednom broju predmeta

koje se obraĊuju, datum primitka, naziv korisnika, datum razvoĊenja, itd.


12

Slika 3: Abecedne kartice

Slika 4: Izgled abecedne kartice


13

Slika 5: Urudžbeni zapisnik - omot

Slika 6: Urudžbeni zapisnik - upis predmeta


14

U daljnjem prikazu slijede nekoliko primjera stare aplikacije upravnog postupka.

Slika 7: Glavni izborni zaslon IMS sustava HZMO-a

Slika 7. prikazuje glavni izborni zaslon IMS sustava HZMO-a s kojeg radnici Zavoda

pristupaju potrebnim aplikacijama. Sa spomenutog zaslona pristupa se i aplikaciji

upravnog postupka.

Slika 8: Glavni izborni zaslon aplikacije upravnog postupka

Slika 8. prikazuje zaslon s kojeg se moţe pristupiti svim upitima koje postoje u

aplikaciji. Spomenut ćemo samo neke. Potanje injformacije o spisu, za upit je


15

potrebno znati Osobni broj osiguranika, upiti na šifarnike, upit po imenu i prezimenu,

datumu roĊenja, MBG-u ili OIB-u, itd.

Slika 9: Zaslon ažuriranja

Slika 9. prikazuje zaslon za pristup ostalim zaslonima za aţuriranje i formiranje spisa.

Sa spomenutog zaslona moţemo pristupiti aţuriranju podataka, odrţavanju šifarnika,

internim dodjelama koje sluţe radnicima za formiranje internih privremenim Osobnim

brojevima i internim MBG-eovima, itd.

Slika 10. obuhvaća slikovni opis postojećeg stanja s opisom rada. Zahtjevi

mogu biti predani poštom ili osobno na šalteru. Nakon toga, u uredskom se

poslovanju provjerava postojanje spisa korisnika. Ako spis postoji, dokument se

biljeţi u bazu uredskog poslovanja i zatraţi se fiziĉki spis iz arhive. Nakon spajanja

dokumenta i spisa iz arhive, spis se dostavlja u uredsko poslovanje. IzraĊuje se Ispis

1 i spis dostavlja matiĉnoj evidenciji, kao sljedećem sudioniku u postupku. Ako spis

ne postoji, radnik uredskog poslovanja formira novi spis i ulaţe pristigli dokument,

izraĊuje Ispis 1 i spis dostavlja u matiĉnu evidenciju. Nakon postupka u matiĉnoj

evidenciji i kompletiranja potrebnih podataka, spis se ponovo vraća uredskom

poslovanju.

Radnik uredskog poslovanja biljeţi u sustavu povrat spisa iz matiĉne i

dostavlja spis u Odsjek rješavanja o pravima u prvom stupnju (postupak rješavanja).

Kada je postupak okonĉan u Odsjeku rješavanja o pravima u prvom stupnju, spis se

ponovo vraća uredskom poslovanju, na daljnje postupanje. Radnik uredskog


16

poslovanja spis moţe poslati u Odsjek isplate mirovina, ako postoji nalog za ruĉnu

isplatu. Ako nalog ne postoji, spis se dostavlja u arhiv i otprema rješenje ili dopis, a

spis fiziĉki smješta u arhiv. Ako se radi o ruĉnom rješenju, spis se dostavlja u prijepis.

Nakon prijepisa, spis se ponovno vraća u uredsko poslovanje, koje otprema rješenje

ili dopis i spis fiziĉki smješta u arhiv. Ako nalog za sluţbu isplate postoji, spis se

dostavlja u Odsjek isplate mirovina. Nakon završetka postupka u odsjeku isplate

mirovina, spis se ponovo vraća uredskom poslovanju. Radnik uredskog biljeţi povrat

spisa i nakon toga, fiziĉki spis upućuje u arhiv.

Iz priloţenog je vidljivo višekratno nepotrebno cirkuliranje fiziĉkog spisa od sudionika

do sudionika. Ovakav postupak predaje spisa produţuje vrijeme za obradu zahtjeva

stranke i donošenje rješenja i stvara lošu sliku o Zavodu i njegovoj efikasnosti.


17

Stranka

Uredsko

poslovanje

Podaci Unos podatakaSpis

pronaĊenMikrofilm

Mikrofilm

OK

Uredsko

poslovanje

Spis

kompletiran

Ispis OK

Matiĉna OK

Matiĉna

kompletiranje

Kompletiranje

dokumentacije

Dokumentacija

OK

Postupak

rješavanja

Uredsko

poslovanje

Ispis 1

Uredsko

poslovanje

Kontrola OK

Uredsko

poslovanje

Da

Da

Ne

Ne

Ne

Da

da

Ne Uredsko

poslovanje

Da

Ne

Kontrola rješenja

Da

Ne

Rješenje

automatskaLikvidatura

Uredsko

poslovanje

Prijepis

Uredsko

poslovanje

Ne

Da

Uredsko

poslovanje

Isplata

Da

Ne

Prepisano

Da

Ne

Uredsko

poslovanje

ARHIV

Uredsko

poslovanje

ARHIV

Slika 10: Snimka postojedeg stanja - dijagram toka3

3 Dijagram toka je alat ĉija je svrha do komplicirane tokove s razliĉitim nadleţnostima i zadacima toka prikaţe, da njihova

struktura i logika bude jasna i transparentna. Iz dijagrama toka uĉesnici lako prepoznaju svoje razliĉite zadatke. Opisno

formuliranje cjelokupnog toka bilo bi mnogo teţe shvatiti i sagledati.


18

2.2.2. Identificiranje problema u radu – Ishikawa dijagram

Riblja kost je naziv za tehniku koja se primjenjuje u odreĊivanju uzroka

problema. Riblja kost, kao dijagram koji nastaje kao rezultat ove tehnike, izgleda

poput riblje kosti. Drugi naziv za ovu tehniku je i dijagram uzroka i posljedica ili

Ishikawa dijagram, po japanskom profesoru Ishikawi, koji ga je razvio. Tehnika riblje

kosti jedna je od najpoznatijih japanskih menadţerskih tehnika, te sluţi za

strukturirano rješavanje problema u grupi, s naglaskom na identificiranje, istraţivanje

i prikazivanje svih mogućih uzroka problema.

U tu svrhu je izraĊen dijagram koji pokazuje veze izmeĊu radnika Zavoda i radnih

procesa, klasiĉne evidencije i sudionika i na kraju, vezu izmeĊu klasiĉnog

urudţbenog i novih tehnologija. Rezultat ovog dijagrama uzroka i posljedica je

problem zastarjelosti voĊenja podataka u uredskom poslovanju.

Slika 11: Ishikawa dijagram

Nova organizacija uredskog poslovanja

19

3. Nova organizacija uredskog poslovanja

3.1. Unapređenje funkcija tehnologije rada

S mogućim unapreĊenjima u uredskom poslovanju, treba poĉeti s aplikacijom

upravnog postupka, koji je u uporabi 12 godina i pokazuje nedostatke, koje treba

ukloniti. Uredsko poslovanje zaprima zahtjeve osobno ili pristigle poštom i vodi brigu

o formalnoj kompletiranosti zahtjeva, te provjerava, u postojećim evidencijama,

postojanje podataka o osiguraniku. Podruĉne sluţbe se sastoje od više

odjela/odsjeka koji uĉestvuju u donošenju rješenja i to od Odsjeka uredskog

poslovanja, Odjela provedbe, Odjela matiĉne evidencije i Odjela ekonomsko-

financijskih poslova. Aplikacija uredskog poslovanja biljeţi svako kruţenje predmeta i

dokumenata unutar spomenutih odsjeka/odjela. Daljnji opis procesa je prikazan na

Dijagramu 1.

Uredsko

poslovanje

Kompletiranje

predmeta

Ad Acta

Kontrola

rješenja

Postupak

rješavanja

Otprema

rješenja

Likvidatura

Zahtjev za dopunu

dokumentacijeDopuna

dokumentacije

Dijagram 1: Životni ciklus predmeta - sadašnji način rada

Na Dijagramu 1., se moţe uoĉiti da se predmet, koji je formiran, svaki put vraća

uredskom poslovanju radi daljnjeg biljeţenja sljedećeg sudionika i tu je nedostatak u

procesu. To je proces koji produţuje vrijeme za donošenje rješenja i izaziva

negodovanje naših krajnjih korisnika.

Uredbom o uredskom poslovanju (''Narodne novine'', broj 38/87., 42/88., 07/09.) i

Uputom za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (''Narodne novine'', broj 49/87.)


20

propisan je naĉin voĊenja uredskog poslovanja u tijelima drţavne uprave i pravnim

osobama s javnim ovlastima.

Urudţbeni zapisnik, kao glavna knjiga za neupravne predmete, vodi se prema

sustavu klasifikacijskih oznaka i urudţbenih brojeva. Procesi mirovinskog osiguranja,

koji se mogu nazvati temeljni, prolaze nekoliko ciklusa:

o ulaz dokumentacije (zaprimanje)

u papirnatom obliku, osobno od osiguranika

u papirnatom obliku poštom

web aplikacijama

e-mail

o obrada dokumentacije (provjera podataka o osiguraniku/korisniku)

o kompletiranje, kontrola i provjera nedostajućih podataka, odluĉivanje

o ĉinjenicama i dokazima (pregled spisa, analiza svih ĉinjenica)

o rješavanje o zahtijevanom pravu (donošenje zakljuĉaka, rješenja i

drugih akata)

o obraĉun mirovinskih primanja

o otprema rješenja i ostalih akata (izlazi)

o izluĉivanje i arhiviranje spisa.

3.2. Evidentiranje akata

3.2.1. Klasifikacijska oznaka

Akti se klasificiraju prema sadržaju (sadrţaj akta je utvrĊen Planom), prema

vremenu nastanka predmeta (godina otvaranja predmeta) i prema obliku (broj

dosjea i redni broj predmeta). Klasifikacija prema sadrţaju odreĊuje sadrţaj

predmeta, a odreĊuje se prema sadrţaju glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti

unutar podgrupe.

Primjeri:

1. Dio klasifikacijske oznake prema sadrţaju za Plan klasifikacijskih oznaka je

035-02 (glavna grupa 0 = društvo, drţavno ureĊenje i uprava, grupa 03 =

upravno poslovanje, podgrupa 035 = uredsko poslovanje, djelatnost unutar

podgrupe 035-02 = klasifikacijske oznake i urudţbeni brojevi).


21

2. Dio klasifikacijske oznake prema sadrţaju za zasnivanje radnog odnosa je

112-02 (glavna grupa 1 = rad i radni odnosi, grupa 11 = radni odnosi,

podgrupa 112 = zasnivanje i prestanak radnog odnosa, ugovor o djelu i

dopunski rad, djelatnost unutar podgrupe 112-02 = na neodreĊeno vrijeme).

3. Dio klasifikacijske oznake prema sadrţaju za pravnu pomoć u vezi s

ostvarivanjem prava iz mirovinskog osiguranja je 140-01 (glavna grupa 1 =

rad i radni odnosi, grupa 14 = mirovinsko osiguranje, podgrupa 140 =

mirovinsko osiguranje, djelatnost unutar podgrupe 140-01 = općenito).

4. Klasifikacija prema vremenu odreĊuje se prema godini u kojoj je predmet

nastao, a oznaĉava se s dva posljednja broja u kalendarskoj godini u kojoj je

primljen ili nastao akt, kao prvi akt u tom predmetu.

Primjer:

Dio klasifikacijske oznake za predmet koji je nastao u 2011. godini oznaĉava se kao

11-.

Klasifikacija prema obliku sastoji se od broja dosjea i rednog broja predmeta

unutar klasifikacijske oznake odreĊenog predmeta, prema sadrţaju i vremenu

nastanka.

Broj dosjea oznaĉava pripadnost istoj skupini predmeta ili istoj fiziĉkoj ili pravnoj

osobi. Broj dosjea odreĊuje se Planom klasifikacijskih oznaka stvaratelja i primatelja

akata, uz pojedinu klasifikaciju prema sadrţaju. Svi predmeti istog sadrţaja mogu se

stavljati u isti dosje ili se moţe predvidjeti više dosjea za isti sadrţaj predmeta.

Redni broj predmeta odreĊuje se prema redoslijedu upisanih predmeta unutar

iste klasifikacijske oznake, sadrţaja predmeta i istog dosjea. U trenutku upisa, u

urudţbeni zapisnik u kalendarskoj godini oznaĉava se od rednog broja 1 na dalje, u

toj kalendarskoj godini.

Primjer:

KLASA: 035-02/11-01/1 je klasifikacijska oznaka za Plan klasifikacijskih oznaka koji

je nastao u 2011. godini (11), unutar dosjea i rednog broja predmeta (01/1).

KLASA: 112-02/11-01/10 je klasifikacijska oznaka za zasnivanje radnog odnosa na

neodreĊeno vrijeme koji je nastao u 2011. godini (11), unutar dosjea i rednog broja

predmeta (01/10).


22

KLASA: 140-01/11-09/16 je klasifikacijska oznaka za pravnu pomoć u vezi s

ostvarivanjem prava iz mirovinskog osiguranja koji je nastao u 2011. godini (11),

unutar dosjea i rednog broja predmeta (09/16).

3.2.2. Urudžbeni broj

Urudţbeni broj je brojĉana oznaka stvaratelja i primatelja akata. Sastoji se od

brojčane oznake akta prema mjestu nastajanja akta, godini nastajanja akta i

rednom broju akta unutar predmeta. Mjesto nastajanja akta oznaĉava stvaratelja,

odnosno primatelja akta, a sastoji se od brojĉanih oznaka koje su predviĊene

Pravilnikom o klasifikacijskim oznakama stvaratelja i primatelja akata.

Primjer:

Akt koji je nastao u HZMO-u ima brojĉanu oznaku 341-99. Brojĉana oznaka

(signatura) odreĊuje se dvoznamenkastim brojem, a ako ima više ustrojstvenih

jedinica (odjela, odsjeka i sliĉno), odreĊuju se brojĉane oznake svih ustrojstvenih

jedinica.

Primjer:

341-99-11/3 oznaĉava HZMO, Središnju sluţbu, Odjel uredskog poslovanja.

Godina nastajanja akta oznaĉava se s posljednje dvije znamenke godine u kojoj je

akt nastao.

Primjer:

341-99-011 godina nastanka akta HZMO-a, Središnje sluţbe je 2011. Redni broj akta

oznaĉava redoslijed primljenih i vlastitih akata unutar istog predmeta upisanih u

urudţbeni zapisnik, odnosno odgovarajuću bazu podataka, ako se uredsko

poslovanje obavlja informatiĉkim putem.

Primjer:

URBROJ: 341-99-07/3-11-2 je urudţbeni broj koji oznaĉava HZMO, Središnju sluţbu

(341-99), Odjel uredskog poslovanja (07/3), godinu nastanka akta 2011. oznaĉenu

kao 11 i redni broj akta u predmetu oznaĉen kao drugi (2) akt.

Urudţbeni zapisnik vodi se na razini jedne kalendarske godine. Na kraju

tekuće godine, tj. 31. prosinca urudţbeni zapisnik zakljuĉuje se stavljanjem sluţbene

bilješke o ukupnom broju upisanih predmeta, s datumom i potpisom radnika koji vodi

urudţbeni zapisnik i potpisom neposrednog rukovoditelja.

U aplikaciji evidentiraju se:


23

podaci o aktu (skupina, naziv, datum prijama, oznaka veze, vanjski urudţbeni

broj, datum nastanka akta i otprema akta)

podaci o pošiljatelju (ime i prezime), pravnoj osobi (naziv pravne osobe)

podaci o predmetu – (subjekt predmeta, klasifikacijska oznaka, kratak

sadrţaj predmeta, sudionik u postupku, status povjerljivosti, indikator

sadrţaja predstavke, datum roka)

podaci o subjektu – (subjekt predmeta moţe biti isti kao pošiljatelj ili je razliĉit

od pošiljatelja). Ako je subjekt predmeta isti kao pošiljatelj, podaci se pune

automatskim putem, a ako je subjekt predmeta razliĉit od pošiljatelja, podaci

se unose.

podaci o aktivnostima (rok, ad acta, upućivanje na upravni postupak,

otprema predmeta, primopredaja predmeta, evidentiranje vanjskih akata,

evidentiranje HZMO akata, otprema akata i ispisivanje korica predmeta).

Naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet iste klasifikacijske

oznake, nakon evidentiranja akta dostavljaju se posljednjem zaduţenom

sudioniku za taj predmet.

Krajem radnog dana svi predmeti koji su uneseni trebaju se dostaviti zaduţenim

sudionicima, zajedno s ispisom interne dostavne knjige koja se ispisuje automatskim

putem.

Nakon završetka postupka, prije arhiviranja spisa, u aplikaciji se evidentiraju

podaci o pripadnosti akta odreĊenoj skupini, nazivu, tj. šifri akta, datumu prijama

akta od sudionika, datumu nastanka akta, stvaratelju akta, zaduţivanju sljedećeg

sudionika. Nakon evidentiranja otpreme u aplikaciji neupravnog postupka akti se

''fiziĉki'' izdvajaju iz predmeta i dostavljaju u otpremnicu, a predmet se arhivira ili

dostavlja.

Procesi evidentiranja su opisani i prikazani s dijagramima toka koji se sastoje od

niza simbola povezanih strelicama (vanjskim putovima) koji definiraju tok i smjer

procesa. Dijagram toka, kao najpoznatija tehnika za ilustriranje poslovnih procesa,

podrazumijeva logiĉno rašĉlanjivanje problema ili aktivnosti na pojedinaĉne korake,

gdje su vidljivi poĉetak, tok i kraj procesa.

http://hr.wikipedia.org/wiki/Simbol

http://hr.wikipedia.org/wiki/Program


24

Evidentiranje

vlastitog akta

Predmet

postoji

Arhiv

Baza podatka

Neupravnog

postupka

Sudionik u

postupku

Akti za otpremu

Da

Ne

EVIDENTIRANJE VLASTITOG AKTA

KRAJ

Aktivnost

START

Evidentiranje

aktivnosti

Evidentiranje

vlastitog akta i

formiranje omota

predmeta

Slika 12: Dijagram toka - Evidentiranje vlastitog akta

Vlastiti akt moţe izraditi bilo tko unutar Zavoda. Nakon zaprimanja u uredskom

poslovanju, provjerava se postojanje predmeta. Ako predmet postoji, naruĉuje se iz

fiziĉkog arhiva i nakon spajanja s aktom, evidentira se u bazi i prosljeĊuje sljedećem

sudioniku u postupku. Po potrebi, izraĊeni akt se dostavlja unutarnjem ili otprema

vanjskom sudioniku u postupku. Ako predmet ne postoji, formira se omot predmeta u

koji se ulaţe akt, evidentira se u bazi i dostavlja sljedećem sudioniku u postupku. Po

potrebi, akt se moţe dostaviti unutarnjem ili otpremiti vanjskom sudioniku.


25

Evidentiranje

vanjskog akta

Predmet

postoji

Arhiv

Baza podatka

Neupravnog

postupka

Sudionik u

postupku

Akti za otpremu

Da

Ne

EVIDENTIRANJE VANJSKOG AKTA

KRAJ

Aktivnost

START

Evidentiranje

aktivnosti

Evidentiranje

vanjskog akta i

formiranje omota

predmeta

Slika 13: Dijagram toka - Evidentiranje vanjskog akta

Pošiljatelj dostavlja vanjski akt. Nakon zaprimanja u uredskom poslovanju,

provjerava se postojanje predmeta. Ako predmet postoji, naruĉuje se iz fiziĉkog

arhiva i nakon spajanja s aktom, evidentira se u bazi i prosljeĊuje sljedećem

sudioniku u postupku. Ako predmet ne postoji, formira se omot predmeta u koji se

ulaţe akt, evidentira se u bazi i dostavlja sljedećem sudioniku u postupku. Ako

tijekom postupka nastane unutarnji akt kao odgovor vanjskom pošiljatelju, isti se

otprema pošiljatelju.


26

Evidentiranje

naknadno

pristiglog akta

Arhiv

Baza podatka

Neupravnog

postupka

EVIDENTIRANJE NAKNADNO PRISTIGLOG AKTA

Aktivnost

KRAJ

START

Sudionik u

postupku

Akti za otpremu

Slika 14: Dijagram toka - Evidentiranje naknadno pristiglog akta

Pošiljatelj dostavlja vanjski akt ili je akt nastao unutar Zavoda. Nakon

zaprimanja u uredskom poslovanju provjerava se postojanje predmeta. Ako predmet

postoji, naruĉuje se iz fiziĉkog arhiva i nakon spajanja s aktom evidentira se u bazi i

prosljeĊuje sljedećem sudioniku u postupku. Ako tijekom postupka nastane unutarnji

akt, kao odgovor vanjskom pošiljatelju, isti se otprema pošiljatelju. Ako je primatelj

unutarnji sudionik, uredsko poslovanje ulaţe odgovor u predmet i dostavlja sljedećem

sudioniku u postupku.


27

3.2.3. Prijam i obrada dokumentacije

Prema uredbi o uredskom poslovanju, radnik na šalteru prima dokumentaciju od

podnositelja, stavlja ţig te, na zahtjev stranke, izdaje potvrdu o zaprimljenim

dokumentima. Ako se radi o dostavi poštom, radnik otvara kuvertu i stavlja prijemni

ţig. Duţan je u sustavu, kroz raspoloţive transakcije, provjeriti osobne podatke

podnositelja zahtjeva, kao što su ime i prezime, osobni broj, oib, datum roĊenja, ime

oca i sl. Ukoliko dokumentaciju predaje punomoćnik, duţan je provjeriti postojanje

podataka o osobi u ĉije se ime zahtjev podnosi. Nakon zaprimanja dokumentacije,

odvaja dokumentaciju za upravni i neupravni postupak, a zatim primljenu

dokumentaciju dostavlja radnicima koji rade na aplikaciji uredskog poslovanja.

Primjer postupanja:

a) ako ne postoji stari spis

formira korice spisa i aţurira podatke

ulaţe dokumentaciju i u korice spisa, i dostavlja ga sljedećem sudioniku radi

daljnjeg postupka.

b) ako postoji stari spis

aţurira dokumentaciju i istu dostavlja u arhiv

nakon dostave starog spisa iz arhiva, spis se dostavlja sljedećem sudioniku.

Slika 15., vizualno prikazuje prijam i obradu dokumentacije gore opisanih radnji.


28

PRIJAM I OBRADA DOKUMENTACIJES

tra

nka

A

rhiv

Evid

en

tira

nje

u

BP

UP

Ob

rad

a d

oku

me

nta

cije

Prija

m d

oku

me

nta

cije Prima dokumentaciju

Predmet postoji u

BPNP

PODACI ? Unos podataka

Dodjela URBROJA

Unos podataka

Dodjela KLASE i URBROJA

Dostava

poštom

Mogućnost

izrade

potvrde

Ispis potvrde o

prijemu

Izdavanje

potvrde

podnositelju

Dostava

podnesaka

operateru

DA

NE DA

NE

Operater Provjera BPNP

Lista za vaĊenje

predmeta iz

ARIVA

Izrada korica i

formiranje spisa

Dostava predmeta

operateru

Dopuna podataka

Aţuriranje vrste posla

Zaduţivanje sudionika

NE

DA

Arhiviranje fiziĉkog

spisa

Dostava rješenja

ili odgovora

Odgovor

podnositelju

NE

DA

Korice

formirane

Slika 15: Prijam i obrada dokumentacije

Nakon zaprimanja spisa, arhivar izdvaja dokumentaciju koja se mora ĉuvati u

fiziĉkom obliku iz starog spisa (izluĉivanje - ako već nije izluĉen) i iz primljene

dokumentacije i ulaţe ih u korice spisa. Uništava se ostatak dokumentacije a fiziĉki

spis se arhivira ili dostavlja po potrebi na daljnji postupak. Operater je duţan

pregledati primljeni spis i novo zaprimljenu dokumentaciju. Ukoliko u Bazi podataka

nisu evidentirani svi osobni podaci podnositelja zahtjeva, koji se nalaze na zahtjevu,

u Bazi podataka operater dopunjuje neevidentirane osobne podatke. Nakon toga,

identificira i aţurira vrstu posla i po potrebi, vrstu prava. Isto tako, unosi datum

podnošenja zahtjeva i formira predmet, na naĉin da zahtjevu dodijeli KLASU i

URBROJ. Nakon obrade zahtjeva, operater zaduţuje sljedećeg sudionika u radu.

Osim evidentiranja, u aplikaciji će se koristiti upiti. Upiti se koriste za

informiranje stranaka ili utvrĊivanje postojanja podataka o predmetu, prije njegovog

evidentiranja u aplikaciju. Pretraţivati se moţe prema razliĉitim pojmovima, a

pojmovi prema kojima se pretraţuju podaci su: klasifikacijska oznaka, sudionik,

datum i sadrţaj, naziv predmeta, subjekt predmeta, pošiljatelj akta, oznaka veze akta

i veza na upravni postupak.


29

Upitom na evidentirane podatke dobiju se potanje informacije o:

osnovnim podacima za traţeni predmet (svi podaci o predmetu)

detalji o subjektu za traţeni predmet

aktivnostima za traţeni predmet (kretanje predmeta)

aktima za traţeni predmet (primljeni i riješeni akti).

Za potrebe praćenja obavljanja poslova, predviĊena je izrada dnevnih ili

periodiĉnih izvještaja o radu. Izrada izvještaja omogućena je prema: zaduţenju

sudionika, pregledu rješavanja predmeta prema klasifikacijskim oznakama,

zaprimljenim i razvedenim predmetima, nerazvedenim predmetima, predstavkama i

pregledu rješavanja predmeta prema podruĉnim sluţbama.

Za daljnje potrebe omogućena je izrada popisa za: predmete koji se nalaze u

roku, listu pošiljaka za otpremu, zaduţenje sudionika, pregled rješavanja predmeta,

popis neriješenih predmeta i izvještaj prema USERID-u. Potrebno je implementirati i

opciju odrţavanja šifarnika. Šifarnici koji se koriste u aplikaciji su:

vanjski sudionici

unutarnji sudionici i organizacijske jedinice

skupine i tipovi akata.

Šifarnik unutarnjih sudionika i organizacijskih jedinica aţurirat će se automatskim

putem iz aplikacije za upravljanje ljudskim potencijalima (kadrovska evidencija), dok

će šifarnike vanjskih sudionika, skupina akata i akata, pomoću odgovarajuće

transakcije, aţurirati posebno ovlašteni radnici uredskog poslovanja.

3.2.4. Način realizacije – Pripremni dio

Stvaranje kadrovskih, tehniĉkih i prostornih preduvjeta trebaju poduzeti prateće

sluţbe Zavoda. Uvidom u pravilnik o organizaciji i sistematizaciji, treba doći do

saznanja o obrazovanju i kvaliteti kadrova. S obzirom da se radi o novim

tehnologijama, obavezno treba organizirati dodatno školovanje postojećeg kadra i po

potrebi raspisati natjeĉaj za popunu novo nastalih radnih mjesta. Prilikom pisanja

natjeĉaja potrebno je obavezno traţiti osnovna informatiĉka znanja i vještine.

Potrebno je da kandidati posjeduju ECDL (European Computer Driving Licence).

S obzirom na to da je upravljanje i razvoj ljudskih potencijala jedan od zadanih ciljeva

za ostvarenje vizije Zavoda kao moderne javne ustanove, u 2010. osnovan je, u


30

sklopu Središnje sluţbe – Sektora pravnih, kadrovskih i općih poslova, Ured za

ljudske potencijale.

Na vaţnost razvoja ljudskih potencijala ukazuje i Strategija razvoja ljudskih

potencijala u drţavnoj sluţbi, za razdoblje 2010.-2013., donijeta u skladu s

Nacionalnim programom RH za pristupanje Europskoj uniji – 2009., koja će se na

odgovarajući naĉin primjenjivati i u javnim sluţbama.

U 2011., pristupit će se razvoju kompetencija i opisu poslova za radna mjesta koja

pripadaju skupini rukovodećih poslova, prvenstveno radnom mjestu predstojnika

podruĉne sluţbe.

Uz redovite poslove, u skladu s Planom obrazovanja radnika Zavoda, provodit

će se struĉno usavršavanje i osposobljavanje, pohaĊanjem specijaliziranih teĉajeva i

seminara. Planira se osnivanje Akademije znanja, odnosno centra izvrsnosti unutar

Zavoda, radi unapreĊenja struĉnosti, uĉinkovitosti, prijenosa znanja te horizontalne i

vertikalne mobilnosti pojedinog radnika, s krajnjim ciljem stvaranja kvalitetne baze

znanja. TakoĊer, planira se daljnji razvoj i nadogradnja aplikacije ″Upravljanje

ljudskim potencijalima″, u skladu sa zahtjevima i potrebama Zavoda i promjenama

nastalim u radnom zakonodavstvu te utvrĊivanje i analiziranje potrebe za

zapošljavanjem4.

Bitna pretpostavka za realizaciju razvoja ljudskih potencijala, svakako jest

nabava tehniĉkih sredstava za rad. Navedeni zadatak povjeren je Sluţbi nabave i

odrţavanja, koja je kao temeljne potrebe naznaĉila nabavu odreĊenog broja PC i

monitora, telefona, radnih stolova i stolica i sl.

Istraţivanja su pokazala da se dulja razdoblja rada za raĉunalom, radne

navike, neispravno postavljeno raĉunalo, stresni uvjeti i odnosi na poslu ili problemi

sa zdravljem, izravno mogu povezati s ozljedama. Te ozljede mogu biti prignjeĉenje

ţivca u zapešću ruke, upala ili nadraţaj ţivca tetive u zapešću i ostali mišićno-

koštani poremećaji. Naznake tih poremećaja mogu se osjetiti u rukama, ramenima,

vratu ili leĊima, a mogu se javiti i ukoĉenost, vrućica ili trnci.

4 http://www.mirovinsko.hr/UserDocsImages/upravnovijece/sjednice/32_26012011/PROGRAMRADAZAVODAZA2011.pdf;

(01.08.2011.)

http://www.mirovinsko.hr/UserDocsImages/upravnovijece/sjednice/32_26012011/PROGRAMRADAZAVODAZA2011.pdf


31

3.2.5. Način realizacije – Prijelazni dio

Iskustvo je pokazalo da je najteţi dio, onaj dio projekta gdje se prepliće stari

naĉin rada koji se vodi na klasiĉni naĉin (neriješeni predmeti koji su u radu), i jedan

dio koji se vodi po novoj tehnologiji. Ovaj dio projekta zahtjeva maksimalni uĉinak

svih sudionika i to hijerarhijskim slijedom poĉevši od predstojnika, naĉelnika, šefova,

voditelja i radnika. Tu se ne smije zakazati. Problemi koji bi nastali, mogli bi dovesti

do kaosa. U svakom trenutku sluţba mora znati gdje se koji dokument nalazi i mora

je obraditi, kako ne bi došlo do zastoja u radu i komplikacija prilikom donošenja

rješenja i isplate mirovina.

3.2.6. Način realizacije – Završni dio

U završnom dijelu projekta, mora funkcionirati iskljuĉivo nova tehnologija rada.

U ovoj fazi bitan je pojedinaĉni pristup svakom radniku. Šef, naĉelnik ili voditelj mora

posjedovati socijalne vještine, psihološki i menedţerski pristup.

Treba se ukazati na prednosti novih tehnologija i ukazati na ozraĉje i snagu timskog

pristupa i njegove beneficije. Treba kreirati radno okruţenje unutar kojeg radnici

mogu raditi u skladu sa svojim sposobnostima, ukazati na mogućnost inovativnog i

kreativnog razmišljanja. Obavezno treba ukazati kako svaki radnik pojedinaĉno ima

utjecaj na organizacijski rezultat i ukazati da je njihov rad neophodan. Radnik treba

biti motiviran ne samo materijalno, već i socijalnim ĉimbenicima, mora postojati

otvorena komunikacija izmeĊu poslovodstva i radnika. Zadovoljstvo na radu treba

rezultirati većim radnim uĉinkom.

Postoje bazne vještine i ponašanja koja unapreĊuju radni uĉinak. Pri tome se

prvenstveno misli na uvaţavanje i poštivanje razliĉitih vrijednosti, znanja i naĉina

rješavanja problema kod svakog pojedinog radnika. Radnici su u obavljanju poslova i

zadataka duţni postupati profesionalno, primjenjujući struĉno znanje i iskustvo u

radu, te poštivati propisane rokove i nastojati da se obveze i radni zadaci obave bez

nepotrebnog odugovlaĉenja i ometanja drugih u radnom procesu. MeĊusobni odnosi

radnika trebaju se temeljiti na uzajamnom poštovanju, povjerenju, suradnji i

kolegijalnosti. Vještine timskoga rada od neprocjenjive su vrijednosti u meĊusobnom

komuniciranju radnika meĊusobno, kao i rukovodstva s radnicima. U organizaciji rada

treba poštivati hijerarhiju, ali treba pokazati i spremnost da se iznesu vlastite ideje,


32

vrijednosti, znanja i vještine, ĉak i ako su trenutno u suprotnosti s drugima, pri ĉemu

treba osobitu paţnju posvetiti meĊusobnom uvaţavanju. Eventualni sukobi ne trebaju

se prisilno izbjegavati, već pokušavati rješavati po principu tolerancije i razgovora.

Time se izbjegavaju nesporazumi i eskalacija nerazumijevanja u horizontalnoj i

vertikalnoj hijerarhiji. Rukovodstvo mora biti otvoreno za nove ideje i smjernice u

radu do kojih su došli drugi, kao i prihvaćanje novina i promjena u radu. Isto tako,

radnici su duţni meĊusobno razmjenjivati znanja, mišljenja i informacije o pojedinim

struĉnim pitanjima, ne ometajući jedni druge u radu. U meĊusobnoj komunikaciji

izuzetno je vaţno uvaţavanje tuĊih potreba, kao i iskazivanje poruka „u prvom licu“,

što uklanja eventualne umjetno i nepotrebno stvorene barijere u meĊusobnoj

komunikaciji.

3.2.7. Dogradnja i poboljšanja rješenja

Nakon dostave prijedloga završne verzije aplikacije, aplikaciju treba zaštititi

od neovlaštenih pristupa i predati korisniku na testiranje, analizu i rad. Nakon što

korisnik dostavi konaĉne primjedbe, treba otkloniti nedostatke i unaprijediti

module uklanjanjem nedostataka ili ugraĊivanjem dodatnih mogućnosti.

Opis logičkog modela

33

4. Opis logičkog modela

Logiĉki model novog informacijskog sustava poslovanja neupravnog postupka

u Hrvatskom Zavodu za mirovinsko osiguranje opisuje što će biti i kako će izgledati

informacijski sustav koji se razvija.

Logiĉki model ĉine dekompozicija poslovnih procesa, lista korisniĉkih zahtjeva,

kontekst dijagram i dijagrami tijeka dokumenata i podataka.

4.1. Dekompozicija poslovnih procesa

Dekompozicija je metoda rješavanja problema i opisivanja sustava poĉevši od

konceptualno općih do detaljnih problema, odnosno od cjeline sustava k njegovim

dijelovima.5 Dekompozicija je metoda savladavanja sloţenosti sustava, kojom se

problem rješava postupno, od općeg prema pojedinaĉnom. Sinonim za

dekompoziciju je strukturno rašĉlanjivanje, odnosno dijagram dekompozicije.

Dekompozicijom sloţenog sustava rastavlja se sustav na dva ili više jednostavnijih

podsustava. Podsustavi se dalje dekomponiraju na dvije ili više funkcija, funkcije na

procese itd. Na taj se naĉin dolazi do hijerarhijskog opisa sustava.6

Proces je skup povezanih aktivnosti i odluka za ĉije izvršenje su potrebni odreĊeni

resursi i odreĊeno vrijeme.

Funkcije su grupe poslova na razini cijelog poslovnog sustava. Funkcijama u

informacijskom sustavu odgovaraju aplikacije. Procesi su poslovi od kojih se sastoje

funkcije. Procesima u informacijskom sustavu odgovaraju programi. Aktivnosti su

osnovni dijelovi procesa. Aktivnostima u informacijskom sustavu odgovaraju

procedure.7 Pomoću priloţenog Dijagrama 2. poslovnih procesa mogu se vidjeti

osnovni podsustavi i osnovne poslovne funkcije informacijskog sustava. Informacijski

sustav neupravnog postupka HZMO-a, sastoji od provjere baze, formiranja predmeta,

izrade dostavne knjige, izrade popisa, izrade potvrda, izrade izvještaja, voĊenja

urudţbenog zapisnika i odrţavanja šifarnika.

5 Klasić, K., Klarin, K.: op.cit., str. 39.




34

Navedeni procesi stvaraju, aţuriraju, brišu ili ĉitaju pojedine dokumente koje je

potrebno unijeti u bazu podataka informacijskog sustava. Svi procesi su

dekomponirani na aktivnosti.

NEUPRAVNI POSTUPAK

PROVJERA BAZE IZRADA POTVRDAIZRADA POPISAIZRADA

DOSTAVNE KNJIGE

FORMIRANJE

PREDMETA

ODRŢAVANJE

ŠIFARNIKA

VOĐENJE

URUDŢBENOG

ZAPISNIKA

IZRADA IZVJEŠĆA

Prema klasi i

sudioniku

Prema nazivu

predmeta

Prema subjektu

predmeta

Prema

pošiljatelju

dokumenta

Prema oznaci

veze

Prema vezi na

upravni postupak

Prema popisu

akata

Prema popisu

akata za potvrde

Vanjski akt

Vlastiti akt

Popis akata

Popis akata za

potvrde

Zaštićeni popis

akata

Ispis nove liste

Ispis postojeće

listeOtprema

Predmeti za

vaĊenje iz roka

Postavke potvrda

Izdavanje

potvrda

Zaduţenje

sudionika

Pregled

rješavanja

predmeta prema

klasama

Tablica

zaprimljenih i

razvedenih

predmeta

Popis razvedenih

predmeta

Predstavke

Pregled

rješavanja

predmeta prema

podruĉnim

sluţbama

Urudţbeni

zapisnik

Urudţbeni

zapisnik za

popise akata

Vanjski sudionici

Organizacijske

jedinice i

unutarnji

sudionici

Skupine i tipovi

akata

Klase potvrda

Dijagram 2: Dekompozicija poslovnih procesa

4.2. Lista korisničkih zahtjeva

Cilj razgovora s korisnikom je upoznavanje s poslovnim i organizacijskim

sustavom/podsustavom poduzeća, javne ustanove i sl. U razgovoru se sagledavaju

procesi, podaci i odreĊuju granice sustava ili podsustava. I po potrebi, navode se

ograniĉenja sustava. Korisnik definitivno najbolje poznaje svoj sustav, posjeduje

dragocjene informacije o funkcionalnostima i karakteristikama svog poslovanja. I

moţe se reći kako je korisnik najvaţniji faktor u procesu analize poslovnog sustava.

Osim sagledavanja i opisivanja procesa unutar sustava, traţe se i mogućnosti za

njihovo poboljšanje. Treba utvrditi sve dokumente stvorene izvan ili unutar sustava,

koje koriste procesi u sustavu i utvrditi pripadajuće podatke po dokumentima.

Potrebno je sagledati kako pojedini podatak nastaje, gdje se koristi, da li se i kako se

pohranjuje te definirati prava stvaranja, aţuriranja i brisanja podataka.

Analiziranjem sustava se utvrĊuju suvišna kolanja informacija, praznog hoda,

nepotrebnih dokumenata, provjeravaju se znanja i vještine radnika i njihova

spremnost na promjene.


35

Redni broj

KORISNIK ZAHTJEV RJEŠENJE

1. HZMO

Prijelaz sa postojedeg načina rada na potpuno automatiziran način rada, postizanje dnevne ažurnosti, unifikacija načina vođenja evidencija

Reorganizacija i potpuno mijenjanje dosadašnjeg načina rada i informatizacija kompletnog sustava.

2. HZMO Organizacija prijama

Administrativni referent, zadužen za prijam pošte, prima sve predmete i akte i svaki primljeni primjerak, koji de biti upisan u urudžbeni zapisnik i sustav, ovjerava otiskom prijamne oznake. Za svaki neposredno zaprimljen predmet i akt, administrativni referent dužan je popuniti i izdati odgovarajudu propisanu i ovjerenu tiskanicu: potvrda o prijemu/uputa. Nakon toga, administrativni referent razvrstava primljenu poštu.

3. HZMO Organizacija evidentiranja

Evidentiranje podataka treba obuhvatiti evidentiranje podataka o fizičkoj i pravnoj osobi, o predmetu, urudžbenom broju, o aktivnostima i aktima.

4. HZMO Organizacija informiranja

Ako su svi obvezni podaci predviđeni za evidentiranje uredno, točno i ažurno evidentirani, nede biti nikakvih problema pri informiranju. Informatizacija treba omoguditi informacije o svim evidentiranim predmetima i trebaju biti dostupne na jednom mjestu. Smanjuje se fluktacija stranaka. Informacije se mogu davati u smanjenom, povedanom ili punom opsegu (u zavisnosti tko želi informaciju i ima li osoba punomod).

5. HZMO Organizacija izvješdivanja

Izvješdivanje u uvjetima informatizacije poslova obavljat de se dijelom izvođenjem samostalnih (batch) obrada. Na taj de se način osigurati izrada sljededih skupina izvješda: povremena, polugodišnja, godišnja i online po potrebi. Izvješde treba imati tabelarni izgled, naziv tablice, datum nastanka, naznaku sadržaja i razdoblja na koje se tablica odnosi, numerirane kolone i redove, zbirni red i po potrebi red za napomenu.


36

Redni broj

KORISNIK ZAHTJEV RJEŠENJE

6. HZMO Organizacija otpreme

Svaki pojedini predmet i svaki pojedinačni akt koji se priprema za otpremu, prethodno se obavezno evidentira. Automatski treba izraditi popis za otpremu, Popise treba izraditi po klasifikacijskim oznakama i po rastudem nizu brojeva predmeta. Popis treba izraditi u dva primjerka (jedan ostaje pošti, jedan za HZMO).

7. HZMO Organizacija arhiviranja

Arhiviranje predmeta obavljat de administrativni referent zadužen za arhiviranje, odlaganjem predmeta u arhiv ili rok, po klasifikacijskim oznakama predmeta od broja 01 nadalje. Izraditi popis za vađenje iz roka (5., 15., 25. datum u mjesecu). Izrada de se obavljati skupnom (batch) obradom. Po isteku 5 godina, nakon posljednjeg teredenja sudionika, neke podatke brisati. Vršiti izlučivanje predmeta po Pravilniku o zaštiti arhivskog i ragistraturnog gradiva.

8. HZMO Organizacija zaštite podataka

Unos i ažuriranje podataka u postupku rješavanja predmeta neupravnog postupka treba omoguditi isključivo radnicima koji te poslove neposredno obavljaju i njihovom neposrednom rukovoditelju, a upit o podacima dati svima koji rade direktno sa strankama. Organizirati dodjelu osobnih lozinki i korisničkih šifri, bilježiti svaku transakciju i vrijeme unosa.

9. HZMO Organizacija održavanja podataka Postojedi šifarnici mijenjat de se i dopunjavati putem transakcija koje de se kreirati u tijeku izrade projekta.

10. HZMO Organizacija trajnog održavanja

šifarnika Za trajno održavanje šifarnika treba zadužiti određene osobe i centralizirati šifriranje.

Tabela 1: Lista korisnika, njihovih zahtjeva i predloženih rješenja


37

4.3. Kontekst dijagram

Informacijski sustav moţe se predstaviti procesom koji suraĊuje s entitetima i

spremištima podataka. Proces s entitetima i spremištima podataka prikazan je

dijagramom tijeka podataka, koji se sastoji od više hijerarhijski organiziranih

dijagrama. Osnovni dijagram je dijagram konteksta, a on se dalje razlaţe do razine

osnovnih poslovnih procesa.

Dijagram konteksta sadrţi samo jedan proces koji se smatra cjelinom, te sadrţi

ulaze i izlaze u proces. Dijagram konteksta prikazuje granicu izmeĊu sustava i

okoline, pa time definira podruĉje koje se analizira. Proces na najvišoj razini

apstrakcije oznaĉava se brojem 0 upisanim u proces. Ĉitav dijagram je nulte razine.

Dijagram konteksta omeĊuje podruĉje daljnje analize, a tijekovi podataka jasno

otkrivaju veze sustava s okolinom.8

Prema modelu hijerarhijskog opisa procesa uoĉava se:

Dijagrami tijeka su razvrstani u nivoe.

Na nultom nivou postoji samo jedna slika jednog procesa (kontekst dijagram).

Na prvom nivou postoji samo jedna slika s nizom procesa.

Na drugom nivou postoji onoliko slika, koliko na prvoj razini ima procesa.

Procesi višeg nivoa postaju slike na niţem nivou.

Svaki nivo predstavlja model istog sustava opisan razliĉitim obimom detalja.9

8 Klarin, K., Klasić,K.: op.cit., str. 48.

9 Klarin, K., Klasić, K.: op.cit., str. 49.


38

STRANKA RADNIK HZMO-a

NADZOR RADA APLIKACIJE

I RADNIKAARHIVA

RADNIK HZMO-a S

POSEBNIM OVLAŠTENJIMA

Podaci o zahtjevu

Podaci

o predmetu

Podaci

za

aţuriranje

Podaci

za pretraţivanje

Podaci

za pretraţivanje

Nadzor rada

Riješeni predmeti i

predmeti u roku

Podaci

za

aţuriranje

Odrţavanje šifarnika Podaci

Za pretraţivanje

UREDSKO POSLOVANJE

Predmeti za rad

Dijagram 3: Kontekst dijagram

Najpoznatije grafiĉko sredstvo za prikaz procesa sustava je dijagram tijeka

podataka (DTP). Dijagram tijeka podataka je osnovno sredstvo za:

Grafiĉki eksplicitan prikaz tijeka podataka u sustavu.

Za modeliranje budućeg stanja sustava.

Izradu podloge za ocjenu troškova/koristi i

Izradu podloge za analizu izvodljivosti.10

Pomoću dijagrama tijeka podataka korisnik i analitiĉar precizno definiraju zahtjeve

korisnika. To je jezik za komunikaciju izmeĊu korisnika i analitiĉara.11

U sljedećem DTP-u prikazani su osnovni tijekovi podataka, najvaţniji procesi te

spremišta podataka. Osnovni proces kontekstnog dijagrama sada je prikazan

pomoću 8 procesa i 4 spremišta podataka. Većina tih spremišta sadrţi dokumente

koji se koriste u sustavu, dakle sve ono što se u poslovanju bez raĉunalne podrške

sprema u registratore.

10

Klarin, K., Klasić, K.: op.cit., str. 41.

11 Klarin, K., Klasić,K.: op.cit., str. 41.


39

Pri crtanju procesa postoje preporuke kojih se treba pridrţavati. Ulazi trebaju biti s

lijeve strane procesa, a izlazi s desne. Jedan proces na dijagramu tijeka podataka

moţe biti nacrtan samo jednom, dok se spremište podataka moţe pojavljivati više

puta i to na istoj ili na razliĉitim razinama sustava.

4.4. Dijagrami tijeka podataka

Dijagramom tijeka podataka prve razine uredskog poslovanja HZMO-a

(dijagram 4) grafiĉki se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata

(vanjski objekti: stranka, radnik HZMO-a, radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i

nadzor rada aplikacije i radnika) prema procesima sustava koji transformiraju ulazne

u izlazne tijekove podataka (procesi su prikazani kao pravokutnici i oznaĉeni

brojevima od 1 do 8) koji se pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka

su: urudţbeni zapisnik, šifarnici, potvrde i popisi), i povezani su putanjama, kojima

teku informacije poznate strukture i sadrţaja (upisani tekst na crti).

1.

PROVJERA BAZE

2.

FORMIRANJE

PREDMETA

3.

IZRADA DOSTAVNE

KNJIGE

4.

IZRADA POPISA

5.

IZRADA POTVRDA

6.

IZRADA IZVJEŠĆA

8.

ODRŢAVANJE ŠIFARNIKA

7.

VOĐENJE

URUDŢBENOG

ZAPISNIKA

STRANKA RADNIK HZMO-a

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA

APLIKACIJE I RADNIKA

Urudţbeni zapisnik

ŠIFARNICI

Popisi

Podaci za

informiranje

Podaci o

zahtjevima

Podaci

za formiranje

Podaci

za izradu

popisa

Podaci za provjeru

Podaci roka

i otpremePodaci za

izradu potvrde

Podaci za

izradu potvrde

potvrde

Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Podaci za upit

Podaci za izradu izvješća

Urudţbeni zapisnik

Podaci za nadzor

Podaci o predmetima

Podaci za unos

Podaci

o predmetima

Dijagram 4: DTP prve razine uredskog poslovanja


40

Dijagramom tijeka podataka druge razine - Provjera baze (dijagram 5) grafiĉki

se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata (vanjski objekti:

stranka, radnik HZMO-a, radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i nadzor rada

aplikacije i radnika) prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u izlazne

tijekove podataka (procesi su prikazani kao pravokutnici i oznaĉeni brojevima od 1.1

do 1.8) koji se pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su: urudţbeni

zapisnik, naziv predmeta, popis akata, popisi, veza na upravni postupak, popis akata za

potvrde i oznaka veze), i povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i

sadržaja (upisani tekst na crti).

1.1.

Prema klasi i sudioniku

1.2.

Prema nazivu predmeta1.3.

Prema subjektu predmeta

1.4.

Prema pošiljatelju

dokumenta

1.5.

Prema oznaci veze

1.6.

Prema vezi na upravni

postupak

1.8.

Prema popisu akata za

potvrde

1.7.

Prema popisu akata

STRANKA

RADNIK HZMO-a

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Urudţbeni zapisnik

Popis akata za

potvrde

Dokumenti

Podaci za

informiranje

Podaci

o dokumentima

Oznaka veze

Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Podaci

za nadzor

Popis akata

Podaci za nadzor

Podaci prema klasi

Podaci

za traţenjeNaziv predmeta

Veza na upravni

postupak

Podaci

za nadzor

Podaci za nadzor

Podaci prema subjektu

Podaci o pošiljatelju

Podaci za nadzor

Podaci prema klasi

Podaci o nazivuPodaci

prema

subjektu

Podaci o pošiljatelju

Podaci o

pošiljatelju

Podaci o oznaci

Podaci o oznaci veze

Podaci o popisu akata

Podaci o popisu

Podaci

prema

subjektu

Podaci o

pošiljatelju

Podaci o

popisu akataPodaci o vezi na upravni

Dijagram 5: DTP druge razine - Provjera baze


41

Dijagramom tijeka podataka druge razine – Formiranje predmeta (dijagram 6)

grafiĉki se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata (vanjski

objekti: stranka, radnik HZMO-a, radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i nadzor

rada aplikacije i radnika) prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u

izlazne tijekove podataka (procesi su prikazani kao pravokutnici i oznaĉeni brojevima

od 2.1 do 2.5) koji se pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su:

urudţbeni zapisnik, vlastiti akt, popis akata, vanjski akt, popis akata za potvrde i

zaštićeni popis akata), i povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate

strukture i sadrţaja (upisani tekst na crti).

2.1.

Vanjski akt

2.2.

Vlastiti akt

2.3.

Popis akata

2.4.

Popis akata za potvrde

2.5.

Zaštićeni popis akata

STRANKA

RADNIK HZMO-a

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Urudţbeni zapisnik

Vlastiti akt

Podaci

za

nadzor

Podaci o zahtjevu

Podaci

za odgovor

Podaci o predmetu

Podaci za aţuriranje popisa

Podaci za aţuriranje popisa

Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Podaci za unos vlastitog akta

Podaci

za izraduPodaci o vanjskom aktu

Podaci za izradu

Podaci za izradu

Podaci

o

vanjskom aktu

Podaci

za provjeru

vlastitog akta

Vanjski akt

Popis akata

Popis akata za

potvrde Zaštićeni popis akata

Dijagram 6: DTP druge razine - Formiranje predmeta


42

Dijagramom tijeka podataka druge razine – Izrada dostavne knjige (dijagram

7) grafiĉki se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata (vanjski

objekti: radnik HZMO-a, radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i nadzor rada

aplikacije i radnika) prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u izlazne


do 3.2) koji se pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su: nova lista i

postojeća lista), i povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i

sadrţaja (upisani tekst na crti).

3.1.

Ispis nove liste

3.2.

Ispis postojeće liste

RADNIK HZMO-a

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Postojeća lista

Nova lista

Podaci za provjeru

Podaci za provjeru

Podaci za izradu

Podaci za izradu

Podaci za provjeru

Podaci za provjeru

Dijagram 7: DTP druge razine - Izrada dostavne knjige


43

Dijagramom tijeka podataka druge razine – Izrada popisa (dijagram 8) grafiĉki

se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata (vanjski objekti: radnik

HZMO-a, radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i nadzor rada aplikacije i radnika)

prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u izlazne tijekove podataka

(procesi su prikazani kao pravokutnici i oznaĉeni brojevima od 4.1 do 4.2) koji se

pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su: rok i podaci za otpremu), i

povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i sadrţaja (upisani

tekst na crti).

4.1.

Predmeti za vaĊenje iz

roka

4.2.

Otprema

RADNIK HZMO-a

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Podaci za otpremu

Rok

Podaci za provjeru

Podaci za izradu

Podaci za otrpemu

Podaci za provjeru

Dijagram 8: DTP druge razine - Izrada popisa


44

Dijagramom tijeka podataka druge razine – Izrada popisa (dijagram 9) grafiĉki

se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata (vanjski objekti: radnik

HZMO-a, radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i nadzor rada aplikacije i radnika)

prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u izlazne tijekove podataka

(procesi su prikazani kao pravokutnici i oznaĉeni brojevima od 5.1 do 5.2) koji se

pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su: potvrde i postavke

potvrda), i povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i


5.1.

Izdavanje potvrda

5.2.

Postavke potvrda

RADNIK HZMO-a

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Postavke potvrda

potvrde

Podaci za provjeru

Podaci o postavkama

Podaci o potvrdi

Podaci o postavkama

Dijagram 9: DTP druge razine - Izrada potvrda


45

Dijagramom tijeka podataka druge razine – Izrada izvješća (dijagram 10)


objekti: radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i radnik HZMO-a) prema procesima

sustava koji transformiraju ulazne u izlazne tijekove podataka (procesi su prikazani

kao pravokutnici i oznaĉeni brojevima od 6.1 do 6.6) koji se pohranjuju u skladištima

podataka (skladišta podataka su: sudionici, urudţbeni zapisnik), i povezani su

putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i sadrţaja (upisani tekst na

crti).

6.1.

Zaduţenje sudionika

6.6.

Pregled rješavanja predmeta

prema podruĉnim sluţbama

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

Urudţbeni zapisnik

Sudionici

Podaci

o klasama

Podaci za izradu

Podaci za izradu

6.3.

Tablica zaprimljenih i

razvedenih predmeta

Podaci

o predmetima

Podaci za izradu

6.4.

Popis razvedenih predmeta

Podaci o predmetima

6.5.

Predstavke Podaci

6.2.

Pregled rješavanja predmeta

prema klasama

Podaci o predmetima

Podaci

za izradu

Podaci za izradu

RADNIK HZMO-a Podaci o zaduţenju

Podaci za unos

predstavke

Dijagram 10: DTP druge razine - Izrada izvješda


46

Dijagramom tijeka podataka druge razine – voĊenje urudţbenog zapisnika

(dijagram 11) grafiĉki se opisuje na koji naĉin i koji podaci teku od vanjskih objekata

(vanjski objekti: radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem i nadzor rada aplikacija i

radnika) prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u izlazne tijekove

podataka (procesi su prikazani kao pravokutnici i oznaĉeni brojevima od 7.1 do 7.2)

koji se pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su: urudţbeni

zapisnik), i povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i


7.1.

Urudţbeni zapisnik

7.2.

Urudţbeni zapisnik za

popise akata

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Urudţbeni zapisnik

Podaci

Podaci za izradu

Podaci za izradu

Podaci

Dijagram 11: DTP druge razine - Vođenje urudžbenog zapisnika


47

Dijagramom tijeka podataka druge razine – odrţavanje šifarnika (dijagram 12)


objekti: radnik HZMO-a s posebnim ovlaštenjem, nadzor rada aplikacija i radnika i

sektor informatike) prema procesima sustava koji transformiraju ulazne u izlazne


do 8.4) koji se pohranjuju u skladištima podataka (skladišta podataka su: vanjski

sudionici, skupine i tipovi, urudţbeni zapisnik i organizacijske jedinice i unutarnji

sudionici), i povezani su putanjama, kojima teku informacije poznate strukture i


8.1.

Vanjski sudionici

8.2.

Organizacijske jedinice i

unutarnji sudionici

RADNIK HZMO-a

S POSEBNIM

OVLAŠTENJEM

NADZOR RADA


Podaci za nadzor

Podaci za nadzor Organizacijske

jedinice i unutarnji

sudionici

Podaci

za unos i provjeru

Podaci za unos i provjeru

Vanjski sudionici

Sektor informatike

Podaci za nadzor

8.3.

Skupine i tipovi akata

Skupine i tipovi

Podaci

za

unos i provjeru

8.4.

Klase potvrda

Urudţbeni zapisnik

Podaci za unos i provjeru

Podaci za nadzor

Podaci za nadzor

Dijagram 12: DTP druge razine - Održavanje šifarnika

Model podataka

48

4.5. Model podataka

Osnovna metoda za modeliranje podataka koji koristimo je metoda ENTITETI-

VEZE ĉesto poznata pod imenom MODEL ENTITETI-VEZE. Model entiteti-veze s

motrišta oblika prezentacije podataka spada u grupu modela podataka zasnovanih

na grafovima. Model podataka informacijskog sustava je pojednostavljena

reprezentacija o relevantnim karakteristikama sustava preko:

skupa entiteta

veza meĊu entitetima i

atributa odreĊenog entiteta.

E-V model poslovnog sustava opisuje model podataka iz dokumentacije. Model

poslovnog sustava je preslika postojećih podataka u poslovnom sustavu te se za

svaki dokument i stavke tog dokumenta definira poseban entitet.12

Logički E-V model podataka odreĊuje koncepciju rada i organizaciju rada

informacijskog sustava. Model podataka je apstraktna reprezentacija podataka.

Opisuje skupove podataka i njihove meĊusobne veze. Modeli podataka mogu biti:

konceptualni

logiĉki i

fiziĉki.

U konceptualni i logiĉki model podataka spadaju:

Model ER (entitet-veza).

Relacijski model.

Mreţni model.

Hijerarhijski model.

Semantiĉki model.

Za modeliranje ovih modela koriste se razliĉite metode i tehnike. Modeliranje sadrţi

poĉetak, (gdje se utvrĊuje i analizira zahtjev korisnika za informacijama) i završetak

kao izgradnja stabilne i prilagodljive baze podataka.

12

Klarin, K., Klasić,K.: op.cit., str. 123.

Model podataka

49

4.5.1. Logički E-V model podataka

Svojstva ER modela su:

Metoda Entitet-veza je temelj za formiranje modela.

Postupci izgradnje modela su slabo ili nikako propisani.

Strogo definirana pravila crtanja dijagrama.

Osnovni koncepti ER modela su: Entitet, Atribut (obiljeţe, svojstvo), Veza (relacija) i

ograniĉenja.

OSOBA PREDMET

DRŢAVA

AKTIVNOSTTIP

AKTIVNOSTI

DOKUMENT

RADNIK

HZMO

ORGANIZAC.

JEDINICA

POTVRDA

IMA

IMA PRIPADA

TERETI

JE

IMA

SUDIONIK

SADRŢI ŠIFRU

PRIPADA

PRIPADA

PRIPADA

PODRUĈNA

PRIPADA

PRIPADA

Slika 16: Model podataka na razini entiteta

U okviru poslova neupravnog postupka prepoznati su osnovni entiteti. Veze meĊu

prepoznatim entitetima su:

Jednom PREDMETU pripada više DOKUMENATA, više DOKUMENATA

pripada jednom PREDMETU.

U jednom PREDMETU moţe biti samo jedna OSOBA, više osoba moţe imati

po jedan PREDMET.

Više PREDMETA moţe teretiti jednog SUDIONIKA, više PREDMETA moţe

teretiti jedan SUDIONIK.

Model podataka

50

Jedan PREDMET moţe imati više AKTIVNOSTI, više AKTIVNOSTI moţe

imati jedan PREDMET.

Jednoj AKTIVNOSTI pripada više TIPOVA AKTIVNOSTI, više TIPOVA

AKTIVNOSTI pripada jednoj AKTIVNOSTI.

Jedan SUDIONIK moţe teretiti više ORGANIZACIJSKIH JEDNICA, više

ORGANIZACIJSKIH JEDNICA se moţe teretiti sa strane jednog SUDIONIKA.

Jedan RADNIK HZMO moţe teretiti više SUDIONIKA, više SUDIONIKA se

moţe teretiti sa strane RADNIKA HZMO.

Svaka ADRESA mora biti na POTVRDI, sve POTVRDE moraju sadrţavati

ADRESU.

Jedan DOKUMENT sadrţi šifre više POTVRDA, sve POTVRDE moraju

sadrţavati šifru DOKUMENTA.

Jednoj DRŢAVI moţe pripadati više OSOBA, više OSOBA moţe pripadati

jednoj DRŢAVI.

Jednom DOKUMENTU pripada više AKTIVNOSTI, više AKTIVNOSTI moţe

pripadati jednom DOKUMENTU.

Metodom Entiteti-Veze došlo se do modela podataka neupravnog postupka koji su

normalizirani, zato je ova metoda osnova za projektiranje baze podataka.

4.5.2. Relacijski model podataka

Relacijski model je formalni (matematiĉki) model strukture baze podataka.

Strukturu relacijskog modela podataka grade relacije. Relacijski sustav je raĉunalni

sustav za kreiranje, aţuriranje, pretraţivanje i odrţavanje baze podataka, ĉija je

struktura opisana relacijskim modelom.

Razlika E-V modela i relacijskog modela je u tome da relacijski model ne

poznaje koncepte tipa: slabi tip entiteta, brojnost, parcijalnost, generalizacija,

agregacija i specijalni tipovi veze. Zbog toga se kod prevoĊenja modela E-V u

relacijski model, više tipova koncepata prevodi u jedan koncept relacijskog modela.13

Iz relacijskog modela koji je napravljen u ovom radu, izraĊen je model, odnosno

prototip baze podataka, prema kojem će se izraditi i aplikacija za rad neupravnog

postupka u sklopu uredskog poslovanja Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje.

13

Klarin, K., Klasić,K.: op.cit., str. 80.

Model podataka

51

Na Slici 17. prikazan je relacijski model podataka za informacijski sustav neupravnog

postupka u sklopu uredskog poslovanja.

PREDMET

PK PREDMETID

NAZIV

SIFRAPODGRUPE

DOSJE

GODINA

RBRPREDUDOS

FK3,I3 SIFRAPODRUCNA

FK2,I2 IDSUBJEKT

FK1,I1 IDUSUDIONIK

STATUS

VEZAUP

DATUMUP

SADRZAJ

SIFRAFONDOSIG

DATROKA

DATPRIJEMA

DATOSNIVANJA

DATOTPREMA

STUPPOV

DATRAZVODENJA

AKTIVNOST

PK AKTIVNOSTID

FK3,I3 SIFRAVRSTEAKT

NAZIV

FK1,I1 IDPREDMET

FK2,I2 IDDOKUMENT

FK4,I4 SLJEZAD

SLJEZADNAZIV

SUDSIFRA

SUDNAZIV

DATAKT

DOKUMENT

PK DOKUMENTID

SIFRAAKTA

FK1,I1 IDPREDMET

DATNASTANKA

DATPRIJEMA

DATOTPREME

URBRSUBJEKTA

URBRORGJED

URBRGOD

RBRDOK

OZNAKAVEZE

FK2,I2 POSILJATELJID

TIPAKTIVNOSTI

PK SIFRAVRSTEAKT

NAZIV

SUDIONIK

PK SUDIONIKID

SIFRA

NAZIV

STATUS

FK1,I1 IDORGJEDINICA

FK2,I2 RADNIKID

ORGJEDINICA

PK ORGJEDINICAID

OZNAKA

NAZIV

PODRUCNA

RADNIKHZMO

PK RADNIKID

IME

PREZIME

HRBROJ

POTVRDA

PK POTVRDAID

FK1,I1 IDDOKUMENT

VRSZAHTJEVA

VRSTRAZITELJA

OSOBA

PK OSOBAID

NAZIV

MBPS

REGOB

PREZIME

IME

DATRODJENJA

FK1,I1 SIFRADRZAVA

BROJPOSTE

NAZIVPOSTE

MJESTO

BLIZAOZNAKA

ULICA

KUCNIBROJ

TELEFON

EMAIL

DRZAVA

PK SIFRADRZAVE

NAZIV

PODRUCNA

PK SIFRAPODRUCNE

BROJ_POSTE

NAZIV

NAZIVD

ULICA

Slika 17: Relacijski model podataka

Model podataka

52

4.5.3. Opis entiteta i atributa

Entitet je objekt u realnom svijetu o kojem u bazi podataka ĉuvamo podatke.

Entiteti se prikazuju u relacijama. Entiteti se s motrišta zajedniĉkih svojstava

klasificiraju u tipove entiteta. Svi entiteti istog tipa imaju iste osobine. Entiteti se dijele

na nekoliko tipova:

Tip jakog entiteta je tip entiteta koji ima vlastiti primarni kljuĉ i nije ovisan o

drugim tipovima entiteta. Entitet koji ima svoj primarni kljuĉ ne mora uvijek

biti jak entitet.

Tip slabog entiteta je tip koji je ovisan o nekim drugim tipovima entiteta.

Egzistencijalni tip veze je veza koja povezuje dva tipa entiteta od kojih

jedan egzistencijalno ovisi o drugom. Slab entitet je egzistencijalno ovisan

entitet.

Identifikacijski tip veze

Egzistencijalni i identifikacijski tip veze

Generalizacijski tip veze.14

Atribut je nosilac odreĊenog svojstva entiteta. Atribut je sastavljen od naziva

atributa i domene atributa. Domena atributa je skup vrijednosti. Tip vrijednosti je skup

vrijednosti, a vrijednost je podatak, element, elementarni podatak. Entiteti i atributi su

osnovni elementi baze podataka.

Ispis svih entiteta i njihov opis u bazi podataka prikazan je sljedećom tablicom.

Broj NAZIV ENTITETA OPIS ENTITETA

1. OSOBA Tablica u koju se unose podaci o pravnoj i fizičkoj osobi. Podaci koji se unose za fizičku osobu su: osobni i adresni podaci. Podaci za pravnu osobu su: naziv pravne osobe, MBPS i REGOB.

2. PREDMET U ovu se tablicu unose podaci o predmetu. Osnovni podaci za osnivanje predmeta su: klasifikacijska oznaka, sadržaj predmeta, urudžbeni broj, ime i prezime, odnosno mjesto i naziv pošiljatelja, datum prijema i nastanka akta, kao i unutarnje organizacijske jedinice. Svi spomenuti podaci generiraju predmet.

3. SUDIONIK Tablica organizacijskih jedinica HZMO-a.

14

Klarin, K., Klasić, K.: op.cit., str. 67

Model podataka

53

Broj NAZIV ENTITETA OPIS ENTITETA

4. AKTIVNOST U ovu se tablicu unose sudionici u postupku. U svakom trenutku moramo imati podatak gdje se predmet nalazi.

5. DOKUMENT U ovu se tablicu unose podaci o vanjskom i unutarnjem aktu, datumu prijema, nastanku i otpreme. U dokument se unose još i podaci o pošiljatelju, signaturi i urudžbenom broju.

6. DRZAVA Posebna tablica koja sadrži šifre država i njihove nazive.

7. RADNIKHZMO Tablica s osnovnim podacima o radnicima HZMO-a.

8. TIPAKTIVNOSTI Posebna tablica, sadrži nazive i šifre vrste aktivnosti.

9. POTVRDE Tablica u koju se unose podaci za kreiranje potvrde. Potvrda služi stranci za dokazivanje određenih prava kod državnih tijela i javnih institucija.

10. PODRUCNA Ova tablica sadrži podatke o Područnim službama HZMO-a.

11. ORGJEDINICA U ovu tablicu se unose podaci o signaturi i nazivu Odjela i odsjeka.

Tabela 2: Nazivi i opisi entiteta

U tablici, koja detaljno opisuje svaki pojedini element iz modela podataka, treba

definirati:

Na nivou entiteta

redni broj entiteta

naziv entiteta

oĉekivani prosjeĉni broj zapisa (zbog kasnije optimizacije u fiziĉkom

modelu IS-a)

oĉekivani maksimalni broj zapisa (zbog kasnije optimizacije u

fiziĉkom

modelu IS-a)

Na nivou atributa

je li podatak primarni kljuĉ, strani kljuĉ (PK, FK), …

naziv atributa

tip atributa i to:

o znakovni tip:

CHAR(n) – string duljine toĉno n znakova

VARCHAR(n) – string promjenjive duljine, maksimalno n

znakova

Model podataka

54

TEXT – string neograniĉene veliĉine

o numerički tip:

COUNTER – cjelobrojni podatak

INTEGER – cjelobrojni podatak

LONG – cjelobrojni podatak

DECIMAL (p,q) – decimalni broj sa ukupnim brojem

znamenaka p i q znamenaka iza decimalnog zareza

FLOAT – realni broj u formatu pomiĉnog zareza

o logički tip – LOGICAL (True/False)

o tip datum:

DATETIME – datum i vrijeme sa toĉnošću od mili

sekunde

SMALLDATETIME – datum i vrijeme sa toĉnošću od

minute

duljina atributa (za one atribute kojima uz tip treba dodatno definirati i

duljinu)

opis atributa.15

15

Klarin, K., Klasić, K.: op.cit., str.128.

Model podataka

55

Tabela 3: Opis entiteta OSOBA

R.broj 1.

ENTITET:

OSOBA

PROSJEĆAN BROJ ZAPISA:

MAKSIMALAN BROJ ZAPISA:

KLJUČ NAZIV ATRIBUTA TIP DULJINA OPIS ATRIBUTA

PK OSOBAID INTEGER ID jedinstveni identifikator sloga.

NAZIV TEXT 70 Naziv osobe.

MBSP TEXT 12 Matični broj poslovnog subjekta.

REGOB TEXT 10 Registar osobnih brojeva.

PREZIME TEXT 25 Prezime osobe.

IME TEXT 16 Ime osobe.

DATRODJENJA DATETIME Datum rođenja osobe.

FK 1 SIFRADRZAVA INTEGER Šifra država iz šifarnika država.

BROJPOSTE VARCHAR 10 Broj pošte iz šifarnika pošta.

NAZIVPOSTE VARCHAR 20 Naziv pošte.

MJESTO VARCHAR 20 Mjesto stanovanja osobe.

BLIZAOZNAKA VARCHAR 18 Bliža oznaka stanovanja.

ULICA VARCHAR 30 Ulica.

KUCNIBROJ VARCHAR 6 Kudni broj.

TELEFON VARCHAR 20 Telefon.

EMAIL VARCHAR 45 Elektronska pošta.

Model podataka

56

Tabela 4: Opis entiteta PREDMET

R.broj. 2.

ENTITET:

PREDMET




PK PREDMETID INTEGER Jedinstveno određuje pojedini predmet.

NAZIV VARCHAR 100 Naziv predmeta.

SIFRAPODGRUPE VARCHAR 6 Šifra podgrupe iz plana klasifikacijskih oznaka.

DOSJE VARCHAR 2 Šifra dosjea iz plana klasifikacijskih oznaka.

GODINA VARCHAR 2 Godina.

RBRPREDUDOS INTEGER Redni broj dosjea u predmetu.

FK 3 SIFRAPODRUCNA INTEGER Šifra područne službe iz šifarnika područnih službi.

FK 2 IDSUBJEKT INTEGER ID subjekta Pravna i Fizička osoba.

FK 1 IDUSUDIONIK INTEGER Sudionik zadužen za predmet.

STATUS CHAR 1 Status predmeta.

VEZAUP VARCHAR 30 Veza na upravni postupak.

DATUMUP DATETIME Datum slanja na upravni postupak.

SADRZAJ VARCHAR 200 Kratak sadržaj predmeta.

SIFRAFONDOSIG INTEGER Šifra fonda osiguranja.

DATROKA DATETIME Datum od kada je predmet u roku. Može biti 5, 15 ili 25 u mjesecu.

DATUMPRIJEMA DATETIME Datum i vrijeme prijema.

DATUM OSNIVANJA DATETIME Datum i vrijeme osnivanja.

DATOTPREMA DATETIME Datum i vrijeme otpreme.

STUPPOV CHAR 1 Stupanj povjerljivosti spada u povjerljivost predmeta koji može biti povjerljiv ili nepovjerljiv.

DATRAZVODENJA DATETIME Datum razvođenja predmeta (predmet riješen).

Tabela 5: Opis entiteta SUDIONIK

R.broj. 3.

ENTITET:

SUDIONIK




PK SUDIONIKID INTEGER ID unutarnjih sudionika – radnika HZMO

SIFRA CHAR 6 Šifra sudionika.

NAZIV VARCHAR 70 Naziv sudionika.

STATUS CHAR 1 Status.

FK 1 IDORGJEDINICA INTEGER ID organizacijske jedinice u kojoj radnik radi.

FK 2 RADNIKID LONG Šifra radnika HZMO.

Model podataka

57

Tabela 6: Opis entiteta AKTIVNOST

R.broj. 4.

ENTITET:

AKTIVNOST




PK AKTIVNOSTID INTEGER ID aktivnosti..

FK 3 SIFRAVRSTEAKT INTEGER Šifra tipa aktivnosti.

NAZIV VARCHAR 30 Naziv tipa aktivnosti.

FK 1 IDPREDMET INTEGER ID predmeta, vanjski ključ prema predmetu.

FK 2 IDDOKUMENT INTEGER ID dokumenta, vanjski ključ prema dokumentu.

FK 4 SLJEZAD INTEGER Šifra sljededeg zaduženja.

SLJEZADNAZIV VARCHAR 120 Naziv sljededeg zaduženja.

SUDSIFRA VARCHAR 6 Šifra sudionika.

SUDNAZIV VARCHAR 120 Naziv sudionika.

DATAKT DATETIME Datum izvođenja aktivnosti.

Tabela 7: Opis entiteta DOKUMENT

R.broj. 5.

ENTITET:

DOKUMENT

PROSJEĆAN BROJ ZAPISA: MAKSIMALAN BROJ ZAPISA:


PK DOKUMENTID INTEGER Šifra dokumenta

SIFRAAKTA VARCHAR 5 Šifra akta iz šifarnika tip dokumenta

FK 1 IDPREDMET INTEGER ID predmeta, vanjski ključ prema predmetu.

DATNASTANKA DATETIME Datum i vrijeme nastanka dokumenta.

DATUMPRIJEMA DATETIME Datum i vrijeme prijema dokumenta.

DATOTPREME DATETIME Datum i vrijeme otpreme.

URBRSUBJEKTA VARCHAR 3 Dio uredovnog broja koji predstavlja subjekta (signatura).

URBRORGJED VARCHAR 5 Dio urudžbenog broja koji predstavlja organizacijsku jedinicu.

URBRGOD VARCHAR 2 Dio urudžbenog broja koji predstavlja godinu.

RBRDOK VARCHAR 4 Redni broj dokumenta u predmetu.

OZNAKA VEZE VARCHAR 40 Oznaka veze dokumenta.

FK 2 POSILJATELJID INTEGER Pošiljatelj dokumenta.

Tabela 8: Opis etniteta DRŽAVA

R.broj. 6.

ENTITET:

DRZAVA




PK SIFRADRZAVE INTEGER Šifra države.

NAZIV VARCHAR 25 Naziv države.

Model podataka

58

Tabela 9: Opis entiteta RADNIKHZMO

R.broj. 7.

ENTITET:

RADNIKHZMO




PK RADNIKID INTEGER ID radnika HZMO

IME VARCHAR 25 Ime radnika HZMO.

PREZIME VARCHAR 25 Prezime radnika HZMO.

HRBROJ TEXT 4 Hr broj je broj iz kadrovske evidencije radnika HZMO.

Tabela 10: Opis entiteta TIPAKTIVNOSTI

R.broj. 8.

ENTITET:

TIPAKTIVNOSTI




PK SIFRAVRSTEAKT INTEGER Šifra vrste aktivnosti.

NAZIV VARCHAR 30 Naziv aktivnosti.

Tabela 11: Opis entiteta POTVRDE

R.broj. 9.

ENTITET:

POTVRDE




PK POTVRDAID INTEGER ID potvrde iz eksternog dizajna.

FK 1 IDDOKUMENT INTEGER ID dokumenta. Vanjski ključ prema dokumentu.

VRSZAHTJEVA CHAR 1 Način podnošenja zahtjeva. Pismenim putem ili usmeno na šalteru.

VRSTRAZITELJA CHAR 1 Tražitelj može biti pravna ili fizička osoba.

Tabela 12: Opis entiteta PODRUČNA

R.broj. 10.

ENTITET:

PODRUCNA




PK SUFRAPODRUCNE INTEGER Šifra područne službe.

BROJ_POSTE LONG Naziv pošte.

NAZIV TEXT 20 Naziv područne službe.

NAZIVD TEXT 40 Puni naziv područne službe.

ULICA TEXT 30 Ulica.

Model podataka

59

Tabela 13: Opis entiteta ORGJEDINICA

R.broj. 11.

ENTITET:

ORGJEDNICA




PK ORGJEDINICAID INTEGER ID organizacijske jedinice (Odjeli i odsjeci

unutar područne službe).

OZNAKA VARCHAR 5 Oznaka organizacijske jedinice.

NAZIV VARCHAR 70 Naziv organizacijske jedinice.

PODRUCNA INTEGER Šifra područne službe.

4.5.4. Kreiranje baze podataka

Relacijski model podataka je raĊen u programu VISIO 2003 s dodatkom

aplikacije ENTERPRISE ARCHITECT koja omogućuje generiranje relacijskog

modela baze podataka za informacijski sustav uredskog poslovanja HZMO-a.

Postupak prebacivanja podataka iz Visia u Microsoft Access je sljedeća:

Prvo se otvori prazan Microsoft Access dokument pod nazivom teme

diplomskog rada (Neupravnog postupka).

Na izborniku Database, potrebno je odabrati Generate.

Nakon odabira dobit ćemo prozor Generate Wizard i unutar toga

odaberemo Generate New database i dugme Next.

Na sljedećem prozoru dobit ćemo Installed Visio drivers i MDB file

name.

Sljedeći koraci su Next, MS Access Database, Next, Connect Data

Source, OK.

I na kraju nakon odabira dugmeta Finish tablice se prenose u

dokument koji smo prethodno pospremili.

Model podataka

60

Primjer:

Slika 18: Primjer baze podataka neupravnog postupka u MS-u

Slika 18., prikazuje izgled baze podataka uredskog poslovanja u Microsoft

Accessu. Vaţno je naglasiti da je prototip baze napravljen u Microsoft Accessu ali

samo kao polazište za kreiranje baze podataka na velikom sustavu HZMO-a koji

koristi IBM-ovu DB2 bazu podataka.

4.5.5. DB2 (database) vs Access

Microsoft Access je napravljen i prilagoĊen radu s malim brojem korisnika, ne

podrţava rad u distribuiranoj okolini niti rad s velikim koliĉinama podataka Mnogo

ljudi razmišlja o Microsoft Access-u i IBM DB2 bazi podataka kao o dva protivnika.

Obje su aplikacije baze podataka. Naravno, DB2 je više prilagoĊen za poduzeća. No,

ono što vrlo malo ljudi zna, je da Microsoft Access moţe ţivjeti i komunicirati u skladu

Model podataka

61

s DB2. Microsoft Access moţe se koristiti kao jednostavan alat za pristup i interakciju

s DB2 bazom podataka.16

DB2 je robustan sustav za upravljane relacijskim bazama podataka, podrţava

puno veći broj istovremenih korisnika i optimiziran je za rad s puno podataka. Uz

njega dolaze i alati koji omogućavanju praćenje sustava, performansi i podataka.

Prednost Access-a je u cijeni - za neku manju desktop aplikaciju, i kada se ne isplati

kupovati veliki enterprise sustav, kao što je DB2.

DB2 sustav za upravljanje bazama podataka napravljen je za distribuiranu okolinu, u

njemu ne mogu raditi GUI suĉelja za rad s podacima kao u Access-u, da bi se to

postiglo u Zavodu se radi ili u PL-u ili u Javi.

Access je relacijska baza za manje zahtjevne projekte, i pristup bazi je

ograniĉen na jednog korisnika, u zadanom trenutku. Access-ov SQL jezik se razlikuje

od standardnog i ne pruţa napredne tehnike optimizacije, indeksiranja itd.

DB2 sustav nudi vodeće performanse, veliĉinu i pouzdanost na korisnikov izbor

platforme Linux, UNIX i Windows17. IBM softver za baze podataka nudi izvrsne

performanse, pouzdanost, skalabilnost i prilagodljivost. Upotreba posluţiteljskog

sustava svjetske klase nudi mnoge prednosti, a IBM-ov softver pruţa dobre

performanse (to pokazuje dugogodišnja pozitivna suradnje izmeĊu Zavoda i IBM-a),

komprimiranje, uĉinkovitost, pouzdanost, autonomiju, sigurnost i razvojnu

produktivnost. IBM softver za baze podataka moţe pomoći da pametnije, brţe i

pouzdanije upravljate svojim podacima i uz manji trošak18.

Microsoft Office Access je skup alata za brzu pohranu i dijeljenje informacija.

Mogu se brzo stvoriti funkcionalne aplikacije prilagoĊavanjem unaprijed definiranih

predloţaka, pretvaranjem postojeće baze podataka, ili stvaranjem nove baze

podataka. To se moţe uĉiniti bez prevelikog znanja baza podataka19, pa je stoga MS

Access korišten za izradu aplikacije uredskog poslovanja u Zavodu.

16

http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm-0605bhogal/; (25.03.2012.) 17

http://www-01.ibm.com/software/data/db2/; (03.09.2011.)

18 http://www-01.ibm.com/software/hr/data/management/software/; (03.09.2011., 28.02.2012.)

19 http://office.microsoft.com/en-us/access-help/what-s-new-in-microsoft-office-access-2007-HA010024185.aspx; (05.09.2011.)

http://www.ibm.com/developerworks/data/library/techarticle/dm-0605bhogal/

http://www-01.ibm.com/software/data/db2/

http://www-01.ibm.com/software/hr/data/management/software/

http://office.microsoft.com/en-us/access-help/what-s-new-in-microsoft-office-access-2007-HA010024185.aspx

Prijava u sustav i zasloni glavnog izbornika

62

4.6. Prijava u sustav i zasloni glavnog izbornika

Za prijavu u sustav potrebno je unijeti korisniĉko ime i lozinku. Nakon odabira

gumba 'Prihvati' otvara se maska sustava. Odabirom gumba 'Očisti', brišu se

uneseni podaci. Ako se ţeli odustati od ulaza u sustav, koristi se kombinacija gumbi

sa tipkovnice Alt + F4.

Slika 19: Prijava u sustav


63

4.6.1. Upiti

Slika 20: Upiti

Primjer SQL upita: SELECT sifrapodgrupe, dosje, godina, rbrpredudosje, naziv, datosnivanja, datrodjenja, sifrasudionika, oznaka FROM predmet, osoba, sudionik, orgjedinica WHERE predmet.idsubjekt=osoba.id AND predmet.idsudionik=sudionik.id AND sudionik.idorgjedinica=orgjedinica.orjedinicaid AND sifrapodrucna=? AND sifrapodgrupe=? AND dosje=? AND godina=? AND naziv LIKE 'Predmet za potvrde%'


64

4.6.2. Evidentiranje akata u novi predmet

Slika 21: Glavni izborni ekran - Evidentiranje akata u novi predmet

Primjer SQL unosa i ažuriranja:

Subjekt pravna osoba INSERT INTO osoba (naziv,MBPS,REGOB) VALUES ('PODRUČNA SLUŽBA U SISKU','1234324','321312');

Sudionik - generirani id se sprema u predmet pod idsubjekt SELECT sudionikid FROM sudionik WHERE sifra='420000' INSERT INTO predmet (naziv,sifrapodgrupe,dosje,godina,rbrpredudos,sifrapodrucna,idsubjekt, idsudionik,status,datosnivanja,stuppov) VALUES ('PREDMET ZA POTVRDE','034-04','02','08',23,'05',?,?,'O',current timestamp,'0');

Dokument - generirani id se sprema u DOKUMENT kao idpredmet, a kao posiljateljid se sprema id subjekta

INSERT INTO dokument (sifrakta,idpredmet,datnastanka,datprijema,urbrsubjekta,urbrgod,rbrdok,?) VALUES ('90876',23400,'2008-04-01','2008-04-01','07/4','08',34,34);

Aktivnost - generirani id predmeta i dokumenta se sprema u tablicu aktivnosti, isto tako se sprema selektirani unutrašnji sudionik (njegov id,šifra i naziv)

INSERT INTO aktivnost (sifravrsteakt,naziv,idpredmet,iddokument,sljezad,sljezadnaziv,sudsifra,sudnaziv) VALUES (11,'Prvo zaprimanje',?,?,?,?,?,?);

Select kojim se dobiva lista postojedih pošiljatelja u predmetu SELECT ime,prezime,naziv,mjesto,ulica,kucnibroj FROM osoba WHERE osobaid IN (SELECT posiljateljid FROM dokument WHERE idpredmet=?)

Predmet - primopredaja UPDATE predmet


65

SET idusudionik=? Otprema akata - selektiranje svih akata u predmetu SELECT dokumentid,sifraakta,datnastnka,datprijema,urbrsudjekta,urbrorgjed,urbrgod, rbrdok, oznakaveze,naziv FROM dokument,osoba WHERE posiljateljid=osobaid Odabire se određeni akt (njegov id) i otprema - u tablici dokument se postavlja datum otpreme na današnji i unosi se nova aktivnost otpreme UPDATE dokument SET datopreme=current timestamp INSERT INTO aktivnost (sifravrsteakt,naziv,idpredmet,iddokument,sljezad,sljezadnaziv,sudsifra,sudnaziv) VALUES (51,'Otprema akata',?,?,?,?,?,?);

4.6.3. Interna dostavna knjiga

Preko glavnog izbornika (ekran NP0) dolazi se do oznake 'Interna dostavna

knjiga'.

Slika 22: Glavni izbornik - Interna dostavna knjiga

Primjer SQL-a: SELECT naziv FROM orgjedinica WHERE podrucna=?


66

4.6.4. Popisi

Preko glavnog izbornika (ekran NP0) dolazi se do oznake 'Popisi' koja

omogućava pristup predmetima u roku i popisu otpreme.

Slika 23: Glavni izborni ekran - Popisi

Primjer SQL-a:

SELECT sifrapodgrupe,dosje,godina,rbrpredudos,naziv FROM predmet WHERE sifrapodrucna=? AND datroka=?


67

4.6.5. Potvrde

Preko glavnog izbornika (ekran NP0) dolazi se do oznake 'Potvrde', koja nam

omogućava pristup potvrdama.

Slika 24: Glavni izborni ekran - Potvrde

4.6.6. Izvještaji

Preko glavnog izbornika (ekran NP0) dolazi se do oznake 'Izvještaji', koja nam

omogućava pristup razliĉitim vrstama izvještaja.

Slika 25: Glavni izborni ekran - Izvještaji


68

Primjer SQL-a: SELECT COUNT(p.predmetid) FROM predmet AS p, aktivnost AS a,sudionik AS sud WHERE p.predmetid=a.idpredmet AND a.sljezad=sud.sudionikid AND p.idusudionik=sud.sudionikid AND sud.sifra='110000' AND a.datakt>='2007-01-01' AND a.datakt<='2007-07-25' SELECT COUNT(p.predmetid) FROM predmet AS p, aktivnost AS a,sudionik AS sud WHERE p.predmetid=a.idpredmet AND a.sljezad=sud.sudionikid AND p.idusudionik<>sud.sudionikid AND sud.sifra='110000' AND a.datakt>='2007-01-01' AND a.datakt<='2007-07-25' SELECT COUNT(p.predmetid) FROM predmet AS p, aktivnost AS a,sudionik AS sud WHERE p.predmetid=a.idpredmet AND a.sljezad=sud.sudionikid AND p.idusudionik=sud.sudionikid AND sud.sifra='110000' AND a.datakt>='2007-01-01' AND a.datakt<='2007-07-25' AND p.status='R' SELECT COUNT(p.predmetid) FROM predmet AS p, aktivnost AS a,sudionik AS sud WHERE p.predmetid=a.idpredmet AND a.sljezad=sud.sudionikid AND p.idusudionik=sud.sudionikid AND sud.sifra='110000' AND a.datakt>='2007-01-01' AND a.datakt<='2007-07-25' AND p.status='O'

4.6.7. Urudžbeni zapisnik

Preko glavnog izbornika (ekran NP0) dolazimo do oznake 'Urudžbeni zapisnik'

koja nam omogućuje ispis urudţbenog zapisnika.

Slika 26: Glavni izborni ekran - Urudžbeni zapisnik


69

Primjer SQL-a: SELECT p.naziv,p.datrazvodenja,d.urbrsubjekta,d.urbrorgjed,d.urbrgod,d.rbrdok, d.datprijema,d.datnastanka FROM predmet AS p,dokument AS d WHERE p.predmetid=d.idpredmet

4.6.8. Održavanje šifarnika

Preko glavnog izbornika (ekran NP0) dolazi se do oznake 'Održavanje

šifarnika' koja omogućava pristup šifarnicima.

Slika 27: Glavni izborni ekran - Održavanje šifarnika

Unapređenje procesa u uredskom poslovanju

70

5. Unapređenje procesa u uredskom poslovanju

Radom na projektu informatizacije uredskog poslovanja uoĉene su nove

mogućnosti unapreĊenja procesa. Moguće unapreĊenje moţe se postići na naĉin da

svaki sudionik u postupku biljeţi sljedećeg sudionika koji je u nizu, bez vraćanja

predmeta uredskom poslovanju. Proces ţivotnog ciklusa predmeta prikazan je na

Dijagramu 13.

Dijagram 13: Životni ciklus predmeta - poboljšanje procesa rada


71

5.1. Novi radni procesi

E-BAZA

ispostava

Središnja sluţba

Pohrana u arhivu

VoĊenje evidencije

osiguranikaRukovoditelji

Ostvarivanje prava

Mirovinski tim

Tim za vještaĉenje

Tim djeĉjeg

doplatka

Izlaz

Opći pravni i kadrovski

poslovi

Ekonomsko-financijski

poslovi

Dijagram 14: Novi radni procesi (Poslovanje područne službe)

Iz Dijagrama 14., je vidljiva intencija i potreba za stvaranje jedinstvene baze

podataka (e-baza), odnosno stvaranje korporativne baze podatka. Na e-bazu pristup

trebaju imati svi koji posluju unutar Zavoda i po potrebi, kao poţeljna opcija, biti dio

jedinstvene baze podataka unutar E-Hrvatske, kao dio mreţe drţavnih institucija.

Elektroniĉko gradivo moţe se stvarati i ĉuvati samo zajedniĉkim radom: onih koji

proizvode informacije (stvaratelji), onih koji upravljaju informacijama, koji ih obraĊuju i

objavljuju (administratori) i onih koji osiguravaju neophodnu infrastrukturu

(informatiĉari)20. Ukoliko jedan od sudionika unutar zavoda promijeni neki podatak,

taj isti podatak je dostupan svima, što danas nije sluĉaj.

20 38. Savjetovanje HAD-a, Vodice, 2002.


72

Zahtjev poštom

Radnik Zavoda

Provjera

zahtjeva u

sustavu

Skeniranje

zahtjeva

E-BAZA

Potvrda

Komunikacija prema

podruĉnim sluţbama

NE DA

Skeniranje

zahtjeva

Dijagram 15: Zahtjevi pristigli poštom

Opis procesa je sljedeći. Zahtjev koji je poslan poštom dolazi do zaduţenog

radnika, koji nakon preuzimanja, provjerava u sustavu postojanje korisnika. Ako

postoji korisnik, skenira zahtjev i dostavlja potvrdu e-poštom pošiljatelju. Ako korisnik

nije evidentiran u sustavu, skenira se poslani dokument i formira spis osobe, te

nakon toga dostavlja potvrdu pošiljatelju. Podatak je vidljiv svima unutar Zavoda.


73

Zahtjev

Šalter

Projera

zahtjeva u

sustavu

Skeniranje

zahtjeva

E-BAZA

Potvrda

Komunikacija prema

podruĉnim sluţbama

NE

DA

Radnik Zavoda

Dijagram 16: Zahtjevi predani osobno

Opis procesa je sljedeći. Zahtjev koji je predan na šalteru, dolazi do

zaduţenog radnika, koji nakon preuzimanja provjerava u sustavu postojanje

korisnika. Ako postoji korisnik, ispisuje potvrdu i uruĉuje ju stranci na šalteru. Ako

korisnik nije evidentiran u sustavu, dokument se prosljeĊuje sljedećem radniku

zavoda, koji skenira predani dokument i formira spis osobe, te nakon toga dostavlja

potvrdu pošiljatelju. Po potrebi, moţe se izdati klasiĉna potvrda. Podatak je dostupan

svima unutar Zavoda.


74

5.2. Elektronički spis

Spis osobe sadrţi sve relevantne podatke i dokumente u digitalnom obliku, a

koji su potrebni za postupke i procese navedene u uvodnom poglavlju. Struktura

"virtualnog" spisa osobe je sljedeća:

OSOBA (elektronički spis)

SPIS (elektronički spis u područnoj službi)

PREDMET

DOKUMENTI

Slika 28: Organizacija elektroničkog spisa osobe

Na slici 28., prikazana je organizacija elektroniĉkog spisa osobe. Elektroniĉki

spis osobe (Osoba) je krovni element strukture. U svakom elektroniĉkom spisu

osobe, nalazi se barem jedan elektroniĉki spis osobe u podruĉnoj sluţbi (Spis).

Razlog postojanja razliĉitih spisa osobe u podruĉnoj sluţbi za istu osobu je


75

mogućnost ostvarivanja raznih prava u razliĉitim podruĉnim sluţbama. Unutar Spisa

nalazi se Predmet koji u sebi sadrţi sve ulazne, interne i izlazne dokumente

prikupljene ili izraĊene tijekom provoĊenja postupka utvrĊivanja prava. U daljnjim

poglavljima detaljnije je obraĊen svaki element iz strukture elektroniĉkog spisa

osobe.

Elektroniĉki spis osobe je krovni element u organizacijskoj strukturi

elektroniĉkog spisa. Svrha tog elementa je da na sebi "nosi" sve relevantne podatke

o korisniku koji je u postupku ostvarivanja prava, kao i da u jednu logiĉku cjelinu

poveţe sve spise iste osobe, na razini svih podruĉnih sluţbi. Osobe s posebnim

ovlaštenjima (administratori sustava), imaju mogućnost ureĊivanja podataka.

Elektroniĉki spis osobe u podruĉnoj sluţbi (Spis) nalazi se na drugoj razini

elektroniĉkog spisa (vidi sliku 28.) i namjena mu je logiĉko grupiranje svih predmeta

koji se za korisnika, koji ostvaruje pravo, vode u sklopu jedne podruĉne sluţbe.

Jedan korisnik prava moţe imati više Spisa, u ovisnosti o tome u kojim je sve

podruĉnim sluţbama ostvarivao odreĊena prava. Elektroniĉki spis predmeta za

ostvarivanje prava (Predmet) logiĉki grupira sve ulazne, interne i izlazne dokumente

koji su prikupljeni ili izraĊeni u toku postupka ostvarivanja prava. Podnošenjem

svakog zahtjeva za ostvarivanje prava, otvara se novi elektroniĉki spis razine

Predmet.

5.3. Prijam i obrada dokumentacije

Radnik na šalteru prima dokumentaciju od podnositelja, stavlja prijamni ţig,

provjerava je li u sustavu postoje podaci o podnositelju (prezime, ime, osobni broj,

datum roĊenja podnositelja, ako dokumentaciju predaje opunomoćenik, provjerava je

li postoje podaci o osobi na koju se zahtjev odnosi).

podaci postoje: radnik na šalteru unosi podatke o tome koja je dokumentacija

predana,

podaci ne postoje: radnik na šalteru unosi podatke o prezimenu, imenu i

datumu roĊenja. Obavlja se sistemsko dodjeljivanje OB (ako je potrebno);

radnik na šalteru unosi podatke o tome koja je dokumentacija predana.

Sistemski se formira potvrda koja sadrţi osobne podatke i podatke o predanoj

dokumentaciji, radnik na šalteru ispisuje potvrdu i predaje ju podnositelju. Radnik na

šalteru ispisuje naljepnicu s bar-kodom koji predstavlja ID-broj (alternativno, nema


76

bar-koda). Primljenu dokumentaciju stavlja u košuljicu i na nju lijepi naljepnicu s bar-

kodom (alternativno: ako nema bar-koda, onda na košuljicu upisuje ID-broj).

Dostavlja primljenu dokumentaciju na skeniranje.

5.3.1. Prijam dokumentacije poštom

Radnik otvara kuvertu, stavlja prijamni ţig. Provjerava je li u sustavu postoje

podaci o podnositelju (prezime, ime, osobni broj, datum roĊenja podnositelja).

podaci postoje: radnik na šalteru unosi podatke o tome koja je dokumentacija

predana,

podaci ne postoje: radnik na šalteru unosi podatke o prezimenu, imenu i

datumu roĊenja, obavlja se sistemsko dodjeljivanje OB (ako je potrebno),

radnik na šalteru unosi podatke o tome koja je dokumentacija predana.

Radnik na šalteru ispisuje naljepnicu s bar-kodom koji predstavlja ID-broj

(alternativno, nema bar-koda). Primljenu dokumentaciju stavlja u košuljicu i na nju

lijepi naljepnicu s bar-kodom (alternativno: ako nema bar-koda, onda na košuljicu

upisuje ID-broj). Dostavlja primljenu dokumentaciju na skeniranje.


77

PR

IJA

M I O

BR

AD

A D

OK

UM

EN

TA

CIJ

E - U

PR

AV

NI P

OS

TU

PA

K

OBRADA DOKUMENTACIJEEVIDENTIRANJE U BPARHIV PRIJAM DOKUMENTACIJE

DA

PO

DA

CI?

- potre

bni

podaci

povla

ĉe s

e

u fo

rmu

potv

rde

- prim

a d

okum

enta

ciju

- pro

vje

rava p

osto

janje

podata

ka o

podnosite

lju u

susta

vu

- unosi p

odatk

e o

pre

danoj

dokum

enta

ciji

- ispis

uje

potv

rdu

- pre

daje

potv

rdu

podnosite

lju

(- ispis

uje

nalje

pnic

u s

bar-k

odom

- lijepi n

alje

pnic

u n

a k

ošu-

ljicu)

- ula

ţe d

okum

enta

ciju

u

košuljic

u

- dosta

vlja

na s

kenira

nje

- unosi o

snovne

podatk

e o

podnosite

lju

- dodje

ljuje

OB

NE

- unosi p

odatk

e o

pre

danoj

dokum

enta

ciji

skenira

nje

i MF

sta

rog s

pis

a i p

rimlje

ne d

okum

enta

cije

; form

ira s

e d

igita

lni s

pis

form

iranje

liste

spis

a z

a v

aĊenje

iz

arh

iva

prim

a k

ošuljic

u s

pre

danom

dokum

enta

cijo

m

oĉita

va b

ar-k

od

ST

AR

I SP

IS

PO

ST

OJI?

spis

se v

adi iz

arh

iva i d

osta

vlja

na s

kenira

nje

skenira

nje

i MF

; dokum

enta

cija

se p

ridru

ţuje

posto

jećem

dig

italn

om

spis

u

- skenira

nje

i MF

; form

ira s

e d

igita

lni s

pis

- form

ira k

oric

e s

pis

aN

E

DA

PO

ŠT

OM

?N

E

DA

DIG

. SP

IS

PO

ST

OJI?

DA

NE


78

PR

IJA

M I O

BR

AD

A D

OK

UM

EN

TA

CIJ

E - U

PR

AV

NI P

OS

TU

PA

K

ARHIV EVIDENTIRANJE U BP OBRADA DOKUMENTACIJE PRIJAM DOKUMENTACIJE

fiziĉ

ki s

pis

u a

rhiv

- dopuna o

sobnih

podata

ka

- identifik

acija

i aţurira

nje

vrs

te p

osla

i vrs

te p

rava

- zaduţiv

anje

sudio

nik

a

- izdvaja

nje

dokum

enta

cije

koja

se m

ora

ĉuvati u

fiziĉ

kom

oblik

u iz

sta

rog

spis

a (iz

luĉiv

anje

- ako v

eć n

ije iz

luĉen) i iz

prim

ljene d

okum

enta

cije

i

ula

ganje

u k

oric

e s

pis

a

- uniš

tavanje

osta

tka d

okum

enta

cije


79

5.3.2. Obrada dokumentacije primljene u fizičkom obliku

Radnik na obradi prima košuljicu s predanom dokumentacijom. Oĉitava bar-

kod (alternativno upisuje ID-broj). Sustav prikazuje podatke o tome postoji li stari spis

i postoji li digitalni spis. Ukoliko sustav pokaţe da ne postoji niti stari spis niti digitalni,

radnik je duţan skenirati i mikrofilmirati primljenu dokumentaciju, te se sistemski

formira digitalni spis. Radnik formira korice spisa i u njih ulaţe dokumentaciju te ih

dostavlja operateru uredskog poslovanja radi daljnjeg postupanja po spisu.

Radnik

Ako ne postoji stari spis i ne postoji

digitalni spis

Skeniranje i mikrofilmiranje dokumentacije

Sistemsko formiranje digitalnog spisa

formiranje korica spisa

Dostava formiranog spisa operateru

Sudionik u postupku

*

*

*

*

*

*

**

*

*

Mikrofilm i skener

*

*

Slika 29:Ako ne postoji stari spis i ne postoji digitalni spis


80

U sluĉaju kada sustav pokaţe kako postoje i stari i digitalni spis, radnik je

prvenstveno duţan skenirati i mikrofilmirati primljenu dokumentaciju. Zatim, ukoliko

stari spis nije skeniran, potrebno je skenirati sve dokumente iz starog spisa i, zajedno

sa skeniranom primljenom novom dokumentacijom, sistemski pridruţiti digitalnom

spisu. Primljenu dokumentaciju potrebno je uloţiti u korice spisa i dostaviti ga

operateru radi daljnjeg postupanja.

Radnik

Ako postoji fizički i digitalni

spis

Skeniranje i mikrofilmiranje dokumentacije

skenirani stari spis se pridruţuje digirtalnom spisu

Dokumentacija se ulaţe u korice fiziĉkog spisa

Dostava fiziĉki formiranog spisa u arhiv

Sudionik u postupku

*

*

*

*

*

*

**

*

*

Mikrofilm i skener

* *

Stari spis

sistemska dostava spisa sljedećem sudioniku u postupku

Arhiv

*

*

*

*

*

*

*

*

Slika 30: Ako postoji fizički spis i digitalni spis

Ukoliko su predani neki novi dokumenti a u arhivi postoji stari spis, ali ne

postoji digitalni, arhivar vadi stari spis i dostavlja ga radniku na obradu. Pri tome se

sluţi Listom spisa za vaĊenje iz arhiva, koja se formira najmanje jednom dnevno.

Radnik uredskog poslovanja prima od arhivara stari spis, skenira i mikrofilmira svu

dokumentaciju iz starog spisa, kao i svu novo primljenu dokumentaciju. Sistemski

formira digitalni spis i svu dokumentaciju stavlja u korice spisa te spis dostavlja

operateru uredskog poslovanja radi daljnjeg postupka.


81

Radnik

Ako postoji stari spis i ne

postoji digitalni spis

Lista spisa za vaĊenje iz arhiva

skenirani stari spis se pridruţuje digirtalnom spisu

Dokumentacija se ulaţe u korice fiziĉkog spisa

Dostava fiziĉki formiranog spisa u arhiv

Sudionik u postupku

*

*

*

*

*

*

**

Mikrofilm i skener

Stari spis

Arhiv

*

*

*

*

*

*

*

**

*

Digitalni spis

Sustav HZMO-a

*

*

*

*

*

*

*

*

Slika 31: Ako postoji stari spis i ne postoji digitalni spis

Nakon zaprimanja spisa, arhivar izdvaja dokumentaciju koja se mora ĉuvati u

fiziĉkom obliku iz starog spisa (izluĉivanje - ako već nije izluĉen) i iz primljene

dokumentacije i ulaţe ih u korice spisa. Uništava se ostatak dokumentacije, a fiziĉki

spis se arhivira. Kvaliteta radnih procesa i ubrzanje postupka se postiţe i

digitalizacijom arhiva.

Digitalna arhiva omogućava trenutno evidentiranje predmeta i dokumenata na

mjestu prijama, brzi unos multimedijalnih priloga, povezanost djelovodnika i arhive,

trenutan pristup informacijama, mogućnost da više osoba istovremeno radi na

jednom predmetu, efikasno praćenje predmeta i kontrole njihovog rješavanja, brzo

pretraţivanje dokumenata, tiskanje evidencija i statistiĉkih izvješća. Komunikacija je

puno efikasnija, a sigurnost uz kontrolu pristupa veća. Povećava se produktivnost i

vrši velika ušteda vremena, novaca i prostora, te se podiţe razina pruţanja usluga

graĊanima.


82

Sama digitalizacija dokumenata u današnje vrijeme i nije neki veliki problem. Vrlo je

bitno da se dokumenti organiziraju, kako bi se moglo pretraţivati po razliĉitim

kriterijima, te ubrzati pristup dokumentima. Dokumenti su na raspolaganju 24 sata, a

arhiva automatski vodi i statistiku pristupa dokumentima.

Vodi se evidencija jesu li dokumenti pregledavani, slani putem elektronske

pošte ili ispisivani, s toĉnim podacima o datumu, vremenu, osobi i mjestu s kojega je

pristup izvršen, te se prijavljuje svaka promjena koja je na spremljenom dokumentu

nastala. Brzo i efikasno, moţe se pronaći dokument po podnosiocu, organizacijskoj

jedinici, referentu, datumu, tipu predmeta, klasi, urudţbenom broju ili po bilo kojoj

kljuĉnoj rijeĉi. Digitalna arhiva poštuje osnovne zakone, odredbe i naĉela o voĊenju

arhive. Posebno je naglašena usklaĊenost sa:

uredba o uredskom poslovanju NN 7/2009

pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojĉanim oznakama

stvaralaca i primalaca akata ("narodne novine" broj 38/88.)

sudski poslovnik NN 158/2009

pravilnici o unutarnjem redu drţavnih tijela

interni propisi pojedinih organizacija

o ostali propisi:

zakon o općem upravnom postupku NN 47/2009

zakon o pravu na pristup informacijama NN 172/2003

zakon o zaštiti osobnih podataka NN 41/08, 118/06, 103/03

zakon o tajnosti podataka NN 79/07

zakon o informacijskoj sigurnosti NN 79/07

5.4. Postupanje u E – arhivu

Digitalna arhiva (E – arhiv) u potpunosti se pridrţava zakonskih odredbi o

uredskom poslovanju. Uskoro će i ova tehnologija biti sve prisutnija u našem ţivotu,

kao što su mnoge naše urede, u ne tako davnoj prošlosti, osvojili telefaks i osobno

raĉunalo. Digitalna arhiva omogućuje lakše ostvarenje svih budućih zamisli

jednostavnim nadogradnjama i razvijanjem već postojećih aplikacija.


83

E – arhiv je softverski proizvod i namijenjen je elektroniĉkoj pohrani

dokumenata i multimedije21. E – arhiv je sustav, odnosno cjelokupni proces, od

digitalizacije postojećih dokumenata, nastalih dokumenata i multimedije,

pretraţivanja, pregleda i ispisa dokumenata, obrade i pohranjivanja na odgovarajući

medij, indeksiranja i skladištenja izvornika prema pravilnicima struke. E – arhiv

zamišljen je tako da svi arhivirani mediji istovremeno budu dostupni od 0 – 24 sata iz

bilo kojeg radnog mjesta, naravno u ovisnosti s ovlaštenjima.

Sustav E - arhiva obuhvaća:

pripremu dokumenata i multimedije

indeksiranje

skeniranje i obradu

instalaciju i odrţavanje softverskog proizvoda

uslugu preuzimanja izvornih „papirnatih“ dokumenata i pohranu kao i dostavu

izvornika na zahtjev.

Jedna od najvećih ako ne i najveća prednost E – arhiva, je maksimalna

sigurnost u zaštiti podataka i smanjenje troškova poslovanja. E – arhiva omogućava

brzi pristup informacijama, smanjuje se arhivski prostor i troškovi smještaja spisa.

Sadašnja saznanja o stanju arhiva i koliĉini dokumentacije koja se ĉuva, postaje

pokretaĉ za traţenje novih rješenja. U Zavodu po nekim procjenama, postoji 250 mil.

dokumenata. U elektronskom obliku podaci, dokumentacija razliĉite vrste i formata

lako se ĉuvaju. Tu spadaju npr., skenirani podaci, elektronske datoteke, elektronska

pošta, zvuĉni zapisi, fotografije, filmovi, Internet stranice, poslovni procesi itd.

Dokumenti se arhiviraju u odgovarajućim medijima, zaštićeni su od uništavanja i

imaju dugi vijek trajanja. Dokumentacija se ĉuva u sustavu, koji ne dozvoljava

pristup neovlaštenim osobama. Pored klasiĉnih naĉina ĉuvanja podataka, ukljuĉena

je i programska zaštita, tako da su dokumenti i podaci zaštićeni na mediju, koji ne

dozvoljava bilo kakovu promjenu sadrţaja podataka.

21

Multimedija je zajedniĉki naziv za medije koji kombiniraju više tipova pojedinaĉnih medija, da bi se stvorila jedna cjelina. U

obiĉnom govoru multimedija najĉešće znaĉi interaktivni raĉunalni projekt u kome se koristi film, tekst i zvuk, kao što su npr. interaktivne enciklopedije, obrazovni CD-ovi ili DVD-ovi.

http://bs.wikipedia.org/wiki/Ra%C4%8Dunarstvo

http://bs.wikipedia.org/wiki/Film

http://bs.wikipedia.org/wiki/Enciklopedija

http://bs.wikipedia.org/wiki/DVD


84

Najvaţnija prednost, koju pruţa E – arhiv, jest što se dokumenti ĉuvaju u središnjem

registru i dostupni su u kratkom roku samo ovlaštenim osobama. Svim podacima

pohranjenim u E - arhivu moţe se pristupiti s razliĉitih lokacija. Izuzetno je vaţno što

je dokumente u E - arhivu nemoguće uništiti ili oštetiti. Budući svaki dokument ima

svoj slijed informacija, jer se biljeţi vrijeme, šifra dokumenta i sl., moguće je u

svakom trenutku provjeriti tko je i kada pretraţivao odreĊeni dokument.

5.5. Sudionici u postupku – osnovna zaduženja

U unapreĊenju procesa su i osnovne uloge sudionika u postupcima voĊenja

matiĉne evidencije o osiguranicima, ostvarivanja prava iz mirovinskog osiguranja i

doplatka za djecu, u prvom i drugom stupnju. Navedeni postupci pripadaju temeljnim

procesima Zavoda, te se i identificirane role odnose na organizacijske jedinice u

kojima se obavljaju ti procesi. Dio rola, iako pripada organizacijskim jedinicama u

kojima se obavljaju potporni procesi, prikazan je ovdje jer je sastavni dio navedenih

postupaka. Bez obzira o kojem se poslovnom procesu ili njegovom dijelu radi,

aktivnosti identificiranih uloga su sljedeće:

- dohvat spisa ili zahtjeva

- pregled spisa odnosno zahtjeva

- obrada (utvrĊivanje ĉinjeniĉnog stanja, upiti na baze, aţuriranja, pozivanja

predloţaka, generiranje podataka iz baze u predloške i obrnuto)

- odluĉivanje

- prosljeĊivanje drugim sudionicima u postupku ili pohrana u digitalnu arhivu.

Do formiranja spisa osobe, ili kasnije, tijekom praćenja njenog statusa, moţe

doći do pokretanja postupka za utvrĊivanjem staţa ili svojstva. Uz evidencije o

osiguranicima, vode se i evidencije o obveznicima, koji uspostavljaju prijave za

osiguranike. Spisu osobe pridruţuju se i podaci o staţu i osnovici. Izvori navedenih

podataka su:

- prijave/promjene podataka o utvrĊenom staţu osiguranja i osnovici

dostavljene na propisanim tiskanicama

- prijave dostavljene na magnetnim i drugim informatiĉkim medijima

- podaci izvedeni iz operativne baze R-S-a.


85

U postupcima vezanim za voĊenje matiĉne evidencije o osiguranicima,

identificirane su niţe navedene osnovne uloge. Prema odredbama ZOMO-a,

obvezno se osiguravaju sljedeća prava:

1. starosna mirovina

2. prijevremena starosna mirovina

3. invalidska mirovina

4. obiteljska mirovina

5. najniţa mirovina

6. osnovna mirovina

7. profesionalna rehabilitacija

8. naknada zbog tjelesnog oštećenja

9. naknada putnih troškova u svezi s ostvarivanjem osiguranih prava.

Za dokumentaciju koja se pojavljuje u Zavodu, neovisno o temeljnim procesima,

treba omogućiti dohvat takvih dokumenata, pregled, obradu i daljnju distribuciju.


86

Tabela 14: sudionici u postupku - osnovna zaduženja

Sudionici

Uloge

Grupe poslova

Objašnjenje

Odjel Matične evidencija

Referent za obradu prijava 1. Dodjela ovlaštenja za korištenje usluge e-prijave

2. Obrada e-prijave 3. Prijam i obrada

papirnatih prijava 4. Izdavanje potvrda

Obrada prijava može biti samostalni postupak ili sastavni dio nekog drugog postupka

Kompletator 1. Pretkomopletiranje 2. Kompletiranje po

zamolnicama drugih PS

3. Kompletiranje na zahtjev inozemnog nositelja

Obrađen zahtjev za pretkompletiranje distribuira mirovinskom timu, a podatke kompletirane po zamolnicama drugih područnih službi - tim područnim službama.

Odjel za donošenje rješenje - Mirovinski tim

Referent - kompltetator 1. pregledava digitalni

spis

2. podatke u bazama

3. provjerava postojanje

uvjeta za priznanje

prava

4. kompletira podatke

koji nedostaju

5. izraĊuje prijedlog

rješenja pomoću

sustava za donošenje

automatskih rješenja

6. komunikacija s

mentorom

Nakon uspješne autorizacije, kompletator pristupa korisničkoj aplikaciji za obradu spisa. Uvidom u digitalni spis utvrđuje o kojoj se vrsti zahtjeva radi. Dostavljenu dokumentaciju uspoređuje s podacima u bazama, te utvrđuje opseg kompletiranja. Nakon provjere podataka u spisu i bazama, poziva odgovarajudi predložak iz baze predložaka. Prema potrebi piše poziv osiguraniku.


87

Sudionici

Uloge

Grupe poslova

Objašnjenje

Samostalni referent 1. pregledava digitalni spis

2. provjerava podatke u bazama

3. provjerava postojanje uvjeta za priznanje prava

4. komunikacija s mentorom

5. uz pomoć sustava za donošenje automatskih rješenja izraĊuje prijedlog rješenja

6. iz baze predloţaka izraĊuje prijedlog rješenja

7. provjerava je li ţalba pravodobna, izjavljena od ovlaštene osobe i dozvoljena

8. provjerava je li ţalba osnovana

9. dostavlja ţalbu na drugostupanjski postupak

Samostalni referent utvrđuje činjenice i samostalno, bez kontrole, izrađuje rješenja za posebne vrste prava i "druga" prava donošenjem automatskih rješenja, a za određene vrste prava, za koja nije podržano automatsko donošenje rješenja, prijedlog rješenja mora samostalno napisati referent korištenjem baze predložaka. Iz baze predložaka poziva predložak rješenja.

Kontrolor 1. pregledava digitalni spis

2. provjerava podatke u bazama

3. provjerava postojanje uvjeta za priznanje prava

4. vraća spis referentu – kompletatoru uz napomenu

5. odobrava rješenje referenta kompletatora

6. savjetuje postupanja u konkretnim spisima

7. traţi pravnu pomoć od role pravog savjetnika u Središnjoj sluţbi

Korisnička aplikacija omoguduje kontroloru pradenje zaduženja i statusa zaduženja.

Odjel Ekonomsko financijskih poslova

Kontrolor 1. izrađuje potvrde o pladenim doprinosima za samostalne obveznike obračunavanja i pladanja doprinosa

2. obavlja poslove kontrole podataka za ostvarivanje prava za fizičke osobe na jednak način kao i uloga kontrolor/inspektor


88

Sudionici

Uloge

Grupe poslova

Objašnjenje

Kontrolor/likvidator 1. pregledava digitalni spis

2. unosi rješenja o izvršenju

3. unosi adresne podatke

4. unosi podatke o tekućem i deviznom raĉunu

5. obraĉunava i unosi mirovinska primanja (korisniku, nositelju osiguranja ili nasljednicima)

6. unos smrtnog lista 7. izrada zahtjeva za

povrat sredstava od banaka

8. unos potvrda o ţivotu 9. izrada zahtjeva za

izradu naloga za plaćanje u inozemstvo

10. izrada izlazne dokumentacije i integriranje podataka u baze podataka

11. obraĉunava nepripadno isplaćena mirovinska primanja i dojavljuje Odjelu pravnih poslova.

Voditelj računovodstva 1. kontrola svih unesenih podataka

2. odobrava ili vraća obraĉunski list na provjeru

Kontrolira sve unesene podatke od strane likvidatora. Potvrđuje podatke ili ih vrada kontroloru na ispravak, uz napomenu. Nakon potvrđivanja podataka podaci se automatikom obrađuju ili voditelj računovodstva provjerava izrađenu izlaznu dokumentaciju (dokumentacija za pladanje, knjiženje i isplatu MP).


89

Sudionici

Uloge

Grupe poslova

Objašnjenje

Rukovodede uloge Rukovodedi kadar 1. Kontrolira statistiĉke preglede i kreiranje izvještaja

2. pregled digitalnih spisa bez mogućnosti promjene

3. mogućnost delegiranja digitalnih spisa

4. savjetuje postupanja u konkretnim spisima.

Za dokumentaciju koja se pojavljuje u Zavodu, neovisno o temeljnim procesima, treba omoguditi dohvat takvih dokumenata, pregled, obradu i daljnju distribuciju.

Izlazi se mogu podijeliti u nekoliko skupina, a to su:

1. dokumenti kojima se odluĉuje o zahtjevu

2. izlazni dokumenti koji se stvaraju u tijeku postupka

3. potvrde

4. isplata

5. statistika

6. interna dokumentacija

7. razmjena podataka

8. ispisi.

1. Dokumenti kojima se odluĉuje o zahtjevu nastaju kao rezultat provedenog

upravnog postupka. IzraĊuje ih neposredno voditelj postupka na naĉin da se svi

potrebni podaci unose u bazu te se na temelju obrade podataka izraĊuje predloţak

automatskog rješenja. Potvrdom podataka pune se podaci o pravu i o obraĉunatoj

mirovini te se omogućuje ispis i otprema u Središnjoj sluţbi. Otprema se obavlja

centralizirano na jednom mjestu. Istovremeno se jedan primjerak ispisuje lokalno, u

podruĉnoj sluţbi, radi ulaganja u spis.

2. Izlazni dokumenti koji se stvaraju u tijeku upravnog postupka nastaju kao

potreba za dodatnim utvrĊivanjem ĉinjeniĉnog stanja, prikupljanjem podataka te

komunikacijom izmeĊu zainteresiranih sudionika. Dokumenti nastaju na temelju

unosa podataka u predloţak ili automatskim putem (npr. kontrolni pregled).

Dokumenti se ispisuju lokalno (ili centralno za odreĊene dokumente) te se distribucija

obavlja lokalno.


90

3. Potvrde su dokumenti koji nastaju u upravnom i u neupravnom postupku i

sluţe za potvrĊivanje podataka. IzraĊuju se za potrebe osiguranika, pravnih i fiziĉkih

osoba, drţavnih institucija kao i za potrebe unutarnjih poslovnih procesa u Zavodu.

IzraĊuju se automatskim putem (sistemskim obradama) centralizirano i lokalno,

korištenjem za to izraĊenih transakcija, te unosom podataka u predloške. Distribucija

se odvija centralizirano ili lokalno, a lokalna distribucija moţe se odvijati ispisom i

otpremom ili se po zahtjevu izraĊuju i uruĉuju podnositelju zahtjeva odmah, na

šalteru.

4. Podaci koji nastaju vezano uz isplatu mirovinskih primanja kao izlaz,

osiguravaju se putem informatiĉkih medija centralno, automatskom obradom

podataka te papirnato, takoĊer centralno. Lokalno se izraĊuju nalozi za isplatu

unosom podataka u predloţak. Distribucija se obavlja centralno.

5. Statistika se izraĊuje automatskim putem, centralizirano. Distribuira se

centralno prema korisnicima i podruĉnim sluţbama automatikom (web aplikacije).

Statistika je interna i sluţbena. Manje statistike mogu se izraĊivati i u PS na temelju

postavki koje su promjenjive.

6. Interna dokumentacija nastaje u tijeku upravnih i neupravnih postupaka,

odnosno u odvijanju poslovnih procesa Zavoda i koristi se iskljuĉivo za te potvrde.

IzraĊuje se unosom u predloţak i automatikom. IzraĊuju se lokalno i na taj naĉin se

koriste.

7. Razmjena podataka kao izlaz odvija se informatiĉkim medijima, nastaju

automatskim obradama podataka u Središnjoj sluţbi i distribuiraju se centralno,

prema korisnicima.

8. Ispisi sluţe za odrţavanje podataka te kontrolu postupaka. Nastaju

automatskim obradama podataka, centralno i distribuiraju se prema podruĉnim

sluţbama.

5.6. Organizacija edukacije zaposlenika

Internet je iz temelja promijenio raĉunalni i telekomunikacijski svijet kao ništa

prije. Postao je sastavni dio svakodnevnog ţivota i jedno od najraširenijih sredstava

komunikacije meĊu ljudima koje svakim danom proširuje svoje mogućnosti. Vizija

HZMO-a kao javne institucije od velikog društvenog znaĉaja je i pronalaţenje i

uvoĊenje najnovijih tehnologija, kako u radu sa strankama, tako i u radu samih

radnika. Obrazovanjem na daljinu ţelimo postići da radnici samostalnije odreĊuju


91

vrijeme i naĉin uĉenja, ova vrsta uĉenja donosi i veću odgovornost. Dijeljenje znanja

treba biti rutina u organizaciji, svi radnici trebaju imati pravovremeni pristup

informacijama, kako bi dijeljenje informacija smatrali vaţnim. Današnji oblici uĉenja

ovise o intenzitetu i naĉinu korištenja informacijskih tehnologija.

U struĉnoj sluţbi Zavoda je na dan 31. prosinca 2010. bilo ukupno 3193

zaposlenika; od toga 3058 zaposlenih na neodreĊeno vrijeme, 113 zaposlenih na

odreĊeno vrijeme, 6 pripravnika i 16 vjeţbenika. Od ukupnog broja zaposlenih 2466

ili 77 % bilo je u podruĉnim sluţbama i ispostavama, a 727 ili 23% u Središnjoj sluţbi.

Kvalifikacijska struktura zaposlenih u struĉnoj sluţbi Zavoda (Slika 3.) (stanje 31.

prosinca 2010.): 1027 ili 32,16% zaposlenih ima visoku struĉnu spremu (ukljuĉujući

doktorate, magisterije i specijalizacije), 412 ili 12,90% ima višu struĉnu spremu, 1569

ili 49,14% ima srednju struĉnu spremu (ukljuĉujući VKV i KV), a 181 ili 5,67% ima

niţu struĉnu spremu (i PKV i NKV). Ţivotna dob zaposlenih u struĉnoj sluţbi Zavoda

(Slika 23.) (stanje 31. prosinca 2010.): do 30 godina ţivota ima ukupno 234

zaposlenika ili 7,33%, izmeĊu 31 i 40 godina ţivota ima ukupno 749 ili 23,45%,

izmeĊu 41 i 50 godina ţivota ima 948 zaposlenika ili 29,69%, izmeĊu 51 i 60 godina

ţivota 1039 zaposlenika ili 32,54%, a iznad 60 godina ţivota 223 zaposlenika ili

6,98%.

Slika 32. Klasifikacijska struktura radnika HZMO-a


92

Slika 33. Životna dob radnika HZMO-a

Elektroniĉko uĉenje (e-učenje ili engl. e-learning) danas sve ĉešće

susrećemo u praktiĉnoj primjeni. Osim osnovne upotrebe multimedije i Interneta u

sklopu svakodnevnog formalnog obrazovanja, danas se putem sustava e-uĉenja

omogućava i organizacija konferencija, kao i tzv. E-learning akademije, online

obrazovanja zaposlenika u nekim tvrtkama te razliĉiti komercijalni teĉajevi.

Prednost e-uĉenja je široka dostupnost, koja omogućava istovremeno

sudjelovanje velikog broja dislociranih korisnika. E-uĉionica je otvorena 24 sata

dnevno, pa korisnici sami biraju kada će i kako pristupiti e-uĉenju, budući imaju

stalan pristup materijalima i nastavi koju polaze. E-uĉenjem omogućava se posebno

dinamiĉna interakcija izmeĊu instruktora i polaznika, kao i polaznika meĊusobno.

Pokretanjem rasprave o odreĊenoj tematici ili sudjelovanjem u samoj raspravi, svaki

pojedinac doprinosi kvaliteti nastave. E-uĉenjem omogućena je jednostavnija

integracija i pristup drugim izvorima bitnima za gradivo koje se pouĉava.

No, isto tako, pokazali su se i odreĊeni nedostaci u e-uĉenju. Prvenstveno, e-

uĉenje zahtijeva od korisnika odreĊena znanja i vještine. Kako bi se korisnik uopće

ukljuĉio u e-uĉenje, potrebna je odreĊena raĉunalna pismenost i oprema, pa to

iziskuje i dodatne troškove. Potrebno je naglasiti kako niti najkvalitetnija oprema, na

kojoj se izvodi e-nastava, nije stopostotno pouzdana, a ponekad se javlja i potreba za

tehniĉkom podrškom drugih osoba. Na kraju, postoji i latentna mogućnost da se

nastavni predmet, kroz primjenu pokaţe nepotreban, unatoĉ velikim ulaganjima.

Vaţno je napomenuti kako omogućavanjem samostalnijeg odreĊivanja naĉina i

http://hr.wikipedia.org/wiki/Engleski_jezik


93

vremena uĉenja, e-uĉenje svojim uĉenicima donosi i veću odgovornost. Oni se sami

moraju motivirati i individualno procjenjivati potrebu za uĉenjem, što moţe dovesti do

upitnih rezultata i objektivno slabijeg napretka u procesu uĉenja, za razliku od

konvencionalnog naĉina uĉenja, gdje predavaĉ kao i tempo predavanja, uz potrebu

usvajanja novih znanja i vještina, predstavljaju osnovni motivacijski faktor i neku vrstu

kontrolnog mehanizma u procesu uĉenja.

Edukacija zaposlenika Zavoda treba se temeljiti na kombinaciji obrazovanja

na daljinu i znanju predavaĉa u uĉionici, odnosno predavanja licem u lice. Vrijeme

koje se tradicionalno provodi u uĉioni znatno se smanjuje, ali neće sasvim nestati.

Vrijednost mješovitog uĉenja jest u tome što ono predstavlja prirodni proces

evolucije iz tradicionalnih oblika uĉenja, prema personaliziranim i individualiziranim

oblicima, koji koriste pomoć ICT tehnologije. Mješovito uĉenje predstavlja priliku da

se integrira inovativna tehnologija koju nudi online uĉenje s interakcijom i

komunikacijom tradicionalnog obrazovanja. Potencijalni problem ovoga naĉina

uĉenja je ''odbijanje'' većine zaposlenika u smislu prelaska na nove tehnologije.

Uvijek postoji otpor pri uvoĊenju i korištenju novih tehnologija. Posebni cilj ovog

obrazovanja je pokazati, uvjeriti zaposlenike da prelazak na nove tehnologije

omogućuje njima samima brţe i efikasnije obavljanje svojih zadaća, te obuĉiti sve

zaposlenike da, kada doĊe do prelaska na nove tehnologije, mogu bez većih

problema i poteškoća obavljati nove zadatke. Zaposlenici HZMO-a moraju sami

shvatiti kako nove tehnologije pomaţu i da ni u kojem sluĉaju ne odmaţu.

Prikaz osnovnih aktivnosti koje je potrebno provesti su planiranje i organizacija

curiculuma. Sadrţaj pojedinih nastavnih cjelina identiĉan je onome koji se trenutno

provodi na klasiĉan naĉin, teĉaj sada traje 3 dana po 6 školskih sati, pošto smo se

odluĉili za mješovito uĉenje, 1 dan (6 školskih sati) klasiĉno (uvod u LMS, rad s LMS-

om, osnove Windowsa, osnove Word-a i uvod u aplikaciju, ciljevi edukacije…) 30 %

edukacije i ostalih 70% online. Materijali koji se koriste u klasiĉnom uĉenju trebaju biti

prilagoĊeni novom naĉinu edukacije. Nakon prilagodbe, potrebno je izraditi dodatne

materijale koji se odnose na smjernice za rad sa lms-om.


94

Obavezno treba poraditi na školovanju zaposlenika (ĉlanovi projektnog tima).

Ĉlanove tima treba uputiti na sljedeće teĉajeve22. Ustrojeni tim za voĊenje i potporu

edukaciji treba se baviti voĊenjem, administriranjem, evaluacijom i svim tekućim

poslovima vezanima uz školovanje i sluţiti kao tehniĉka potpora korisnicima.

Temeljem izraĊene analize postojećeg stanja predloţeno je rješenje koje se

temelji na mješovitom uĉenju koja kombinira klasiĉno i online uĉenje, te su dane

smjernice za implementaciju sustava.

Osim fiksnih troškova koja ukljuĉuju tehniĉku koordinaciju, naknadu za

predavaĉa, opremu, itd. To su svi oni troškovi koji ne ovise o broju polaznika teĉaja.

Ti troškovi su varijabilni troškovi koji obuhvaćaju troškove putovanja zaposlenika,

izdatke za prijevoz, izdatke za smještaj, dnevnice, dane provedene na putovanju, itd.

HZMO ima osigurane prostorije za odrţavanje teĉaja, i kao što je već napomenuto na

raspolaganju je sva tehniĉka infrastruktura i ICT osoblje, tako da nema dodatnih

troškova u tom smislu. Trošak je jedino moguće iskazati kroz plaću zaposlenika.

Bruto plaća za informatiĉara VSS iznosi oko 10.500,00 kn, ovisno o godinama

radnog staţa.

Stvaranje kvalitete moţe predstavljati veliki izazov za predavaĉe, prije svega

tu mislimo na resurse koji će biti potrebni za stvaranje on-line materijala. Veliku

ulogu, osim obrazovnog kadra, imat će Web dizajneri i programeri. Sve ima svoje

dobre i loše strane. Za velike javne institucije, kako praksa pokazuje, obrazovanje na

daljinu je dobar izbor. Kvalitetnije se mogu koristiti ljudski i hardverski resursi.

Enormni troškovi su svedeni na minimum odabirom uĉenja na daljinu.

Zaposlenici koriste postojeće hardverske i mreţne resurse. Nema troškova

putovanja, dnevnica i troškova smještaja. Nema gubitka radnog vremena, nema

izostajanja s posla, zaposlenici sami odreĊuju vrijeme uĉenja. Kakva će biti kvaliteta

rezultata kao i samog tijeka takvog uĉenja, to će se vidjeti tijekom korištenja

mješovitog uĉenja, jer Zavod još nema implementiran takav sustav obrazovanja.

22

E-learning Management

E-learning Tutoring

E-learning Course Design

http://www.carnet.hr/ela/programi/manager

http://www.carnet.hr/ela/programi/tutor

http://www.carnet.hr/ela/programi/dizajner

Ocjena isplativosti

95

6. Ocjena isplativosti

Današnja poduzeća, drţavne i javne institucije posluju u iznimno nesigurnoj

sredini podloţnoj naglim, neoĉekivanim i nepredvidivim promjenama okoline.

Svakodnevno se javljaju nove potrebe, širi se potraţnja, trţišta postaju sve sloţenija i

zahtjevnija. Tehnologije se iz dana u dan razvijaju, mijenjaju i usavršavaju, ubrzavaju

se razvojni ciklusi i istraţivaĉki procesi, konkurencija u svim djelatnostima stalno

jaĉa. Rashodi Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje sastavni su dio Drţavnog

proraĉuna. U Tablici 17., prikazani su neki od rashoda Zavoda za 2010 i 2011

godinu. Iz tablice je vidljivo da su plaće ostale iste u 2010 i 2011. MeĊutim, troškovi

informatizacije u 2011 godini povećani su u odnosu na 2010 godinu za 10.500.000

kn. Nove tehnologije donose visoku kvalitetu i trebale bi smanjivati potrebu za radna

mjesta niţe i srednje struĉne spreme. U Zavodu ima 1754 radnika sa spomenutom

struĉnom spremom.

Tabela 15: Dio rashoda Zavoda za 2010 i 2011 godinu

Vrsta rashoda Plan za 2010 Plan za 2011

Plade za redovan rad 282.300.000 282.300.000

Plade za prekovremeni rad 600.000 600.000

Službena putovanja 1.000.000 1.200.000

Intelektualne i osobne usluge 2.000.000 2.000.000

Računalne usluge 4.500.000 4.800.000

Licence 2.340.000 2.000.000

Ulaganja u računalne programe 3.160.000 7.000.000

Zakupnine i najamnine (licence i softver) 0 6.500.000

Ukupno: 295.900.000 306.400.000

Ulaganja u nove tehnologije trebala bi smanjiti troškove rashoda, odnosno

ulaganja u plaće radnika. Odljev kadrova treba teći u nekoliko smjerova, i to:

„prirodnim odljevom kadrova“ radnika koji su ispunili uvjete za mirovinu, nuĊenjem

otpremnina radnicima koji su pred ispunjavanjem uvjeta za mirovinu i raspodjelom

kadrova unutar Zavoda, umjesto novih zapošljavanja. TakoĊer i integrirana aplikacija

uredskog poslovanja donosi ukidanje radnih mjesta, posebno na poslovima: dostave,

prijepisa i radnika koji rade na poslovima arhivara. Aplikacija donosi i smanjenje

ulaganja u arhivski prostor, jer će vremenom digitalizacija spisa donijeti smanjenje

Ocjena isplativosti

96

prostora potrebnog za ĉuvanje fiziĉkih spisa. Iz slika 24. i 25., grafiĉki su vidljivi

raskoraci u rashodima, ulaganja su veća za informacijske tehnologije. Cilj

inovacijskog ciklusa Zavoda je izgradnja tehnološke infrastrukture, koja će podrţati

provedbu preustroja Zavoda. Ulaganjima se ţeli povećati uĉinkovitost poslovnih

procesa i poboljšati financijsko upravljanje i kontrola. Daljnji koraci su konsolidiranje

baza podataka i rad na izgradnji jedinstvene korporativne baze podataka. Na

podruĉju obrazovanja, treba planirati specijalistiĉke teĉajeve, uvesti sustavno

obrazovanje i kao prioritet, formirati akademiju znanja unutar Zavoda. Poslovodstvo

treba proraditi i na pomlaĊivanju kadra, s obzirom da u Zavodu ima 1262 radnika koji

su stariji od 51 godine ţivota (Slika 33).

Slika 34: Dio plana rashoda Zavoda bez plada radnika

Ocjena isplativosti

97

Slika 35: Dio plana rashoda Zavoda s pladama radnika

Moţe se zakljuĉiti da će unatoĉ poĉetnim ulaganjima u informatizaciju

uredskog poslovanja, konaĉni rezultat pokazati isplativost toga posla.

Zaključak

98

7. Zaključak

Ovaj projekt, osim što je raĊen za Zavod, mogu koristiti sve drţavne i javne

institucije, odnosno pravne osobe koje koriste Uredsko poslovanje. Hrvatski Zavod

za mirovinsko osiguranje je definitivno preuzeo kontinuirano unapreĊenje poslovanja

prema najboljim svjetskim praksama. Imajući na umu brzinu razvoja Informacijskih

tehnologija, utjecaj globalizacije i promjena u društvu, nameće se i pitanje

modernizacije javne uprave. Njezina puna profesionalizacija te pruţanje brzih i

pouzdanih javnih usluga, nuţni je sastavni dio dobre poduzetniĉke okoline i

pretpostavka osiguranja boljeg standarda svih graĊana. Pouzdana, otvorena,

transparentna i graĊanima prijazna uprava, treba biti moto razvoja. Snimka stanja u

PS u Zagrebu je pokazala put razvoja, podizanje kvalitete i ciljeve koji se trebaju

odnositi na podizanje razine kvalitete upravnih usluga, na primjenu moderne

informatiĉko-komunikacijske tehnologije. Uz podizanje razine informacijske

tehnologije, treba dignuti i razinu obrazovanja i usavršavanja drţavnih sluţbenika,

radi stjecanja znanja, vještina i kompetencija.

U ovom radu je prikazan informacijski sustav neupravnog i upravnog

postupka, unapreĊenje radnih procesa i digitalizacija spisa, kao logiĉan nastavak

informatizacije. U radnji su definirane sve funkcije, prikazani su dijagrami tijeka

dokumenata i podataka, izraĊen je relacijski model podataka na temelju kojega je

kreirana baza podataka u Microsoft Accessu, navedeni su mnogobrojni zasloni

unosa, aţuriranja, pretraţivanja itd.

Kako bi se sve spomenuto postiglo, trebalo je napraviti kompletnu analizu

postojećeg sustava, organizaciju rada, prikupiti ulazne parametre (dokumenti,

predmeti, ustroj, organizacija svih ostalih Odjela). Za temeljitu analizu, bilo je

potrebno obaviti razgovore s poslovodstvom, naĉelnicima odjela, šefovima odsjeka i

radnicima koji rade na poslovima koji trebaju biti informatizirani. Rezultat analize

poslovnog sustava bio je pregledni model postojećeg poslovnog sustava. Poslovni

model odgovara na pitanje što sustav radi ali ne i kako radi. Poslovni model je

predstavljen konceptualnim modelom informacijskog sustava koji prikazuje sustav

pomoću osnovnih koncepata neovisnih o kasnijoj implementaciji.

U logiĉkom modelu novog informacijskog sustava opisano je što će biti

informacijski sustav koji se razvija. U daljnjem tijeku rada detaljno su prikazani

Zaključak

99

dijagrami tijeka podataka, pomoću kojih se jasno i detaljno, u grafiĉkom obliku,

predstavlja sustav, te se on moţe lako, brzo i u potpunosti shvatiti.

Model podataka je izraĊen iz dijagrama tijeka podataka, atributa i entiteta koji

su bili definirani u analizi poslovnog sustava Zavoda. Model poslovnog sustava je

ustvari preslika postojećih podataka u poslovnom sustavu.

Napravljen je dijagram opisa entiteti-veze. IzraĊen je relacijski model

podataka. Iz relacijskog modela podataka, koji je izraĊen programom Microsoft Visio,

generiran je prototip baze podataka u Microsoft Access-u. Postupak je detaljno

prikazan u ovom radu.

Prototip baze podataka sluţi kao polazište za kreiranje baze podataka na

velikom sustavu HZMO-a, koji koristi IBM-ovu DB2 bazu podataka.

Na razini unapreĊenja procesa, pojednostavljeni su radni procesi i smanjeni

bespotrebni postupci. Popravljen je odnos izmeĊu ulaznih vrijednosti i izlaznih

rezultata i skraćeno trajanje postupaka. Treba razmisliti o osiguravanju potpune

komunikacije s graĊanima elektronskim putem, ukljuĉujući podnošenje prijava,

zahtjeva i drugih obrazaca u svim tijelima drţavne uprave. Daljnji preduvjet za

kvalitetnije funkcioniranje Zavoda je digitalizacija arhiva. Intencija je bila uoĉiti usko

grlo u sadašnjem funkcioniranju radnih procesa, pronaći i ponuditi brţi i efikasniji

naĉin rada nekih procesa u donošenju rješenja, na zadovoljstvo krajnjih korisnika,

podiţući time i razinu kvalitete usluga u Zavodu.

Implementacijom mješovitog uĉenja, trošak investicije i angaţman ljudi prvih

nekoliko godina je veći, ali financijski, dugoroĉno gledano, mješovito uĉenje

predstavlja jeftiniji naĉin obavljanja edukacije koja je nuţna za normalno odvijanje

poslova u organizaciji. Za velike javne institucije mislimo da je obrazovanje na

daljinu dobar izbor. Kvalitetnije se mogu koristiti ljudski i hardverski resursi. Enormni

troškovi su svedeni na minimum odabirom uĉenja na daljinu. Zaposlenici koriste

postojeće hardverske i mreţne resurse. Nema troškova putovanja, dnevnica i

troškova smještaja.

Analizirani su i ekonomski efekti ulaganja Zavoda u nove tehnologije i njihov

utjecaj na daljnji razvoj i izgradnju tehnološke infrastrukture, koja će podrţati

provedbu preustroja Zavoda, naravno u smislu smanjenja troškova poslovanja.

Literatura

100

8. Literatura

1. Klasić, K., Klarin K.: Projektiranje informacijskih sustava, (bilješke s predavanja),

Veleuĉilište u Splitu, Split, 2002.

2. Klasić, K.: Informatizacija poslovanja, (bilješke s predavanja), Veleuĉilište u Splitu, Split,

2002.

3. Klasić, K., Klarin, K.: Informacijski sustavi (bilješke s predavanja), Veleuĉilište u Splitu, Split,

2002.

4. Torba, Z.: Baze podataka (bilješke s predavanja), Veleuĉilište u Splitu, Split, 2001.

5. Access 2007 na dlanu, Steve Johnson, Perspection, Inc. I izdanje, 2008.

6. Goran Tudor, Velimir Srića: Menadţer i pobjedniĉki tim, 2006.

7. Richard Denny: Motivirani za uspjeh, 2000.

8. Robert Blaţević, Upravna znanost, Zagreb, Društveno veleuĉilište, 2010.

9. E. Pusić, Nauka o upravi. Zagreb: Školska knjiga, 2002

10. Seminarski rad: Obrazovanje na daljinu radnika HZMO-a, 2011.

11. www.arhiv.hr, (01.07.2011. – 05.09.2011.)

12. www.mirovinsko.hr, (01.07.2011. – 29.01.2012.)

13. http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2009_01_7_171.html, (01.07.2011. – 05.09.2011.)

14. http://www.poslovniforum.hr/zakoni/zakon_o_opcem_upravnom_postupku.asp, (01.07.2011. –

25.09.2011.)

15. http://www.alimed.com/alimed/office-ergonomics/, (15.08.2011. – 05.09.2011.)

16. http://www.officeorganix.com/Eropod500.htm, (15.08.2011. – 05.09.2011.)

17. http://www.office-ergo.com/, (15.08.2011. – 15.02.2012.)

18. http://www.pc.ibm.com/ww/healthycomputing/vdt9-ergo.html, (15.08.2011. – 05.09.2011.)

19. http://www.mmm.com/cws/selfhelp/guidelns.html, (03.09.2011.-05.09.2011.)

20. http://www.zpr.fer.hr/static/erg/2000/djuras/index.html, (15.08.2011. – 15.09.2011.)

21. http://www.pc.ibm.com/ww/healthycomputing/, (25.08.2011.-15.09.2011)

22. http://www.ibm.com/hr/hr/, (03.09.2011.-05.09.2011.)

23. http://office.microsoft.com/en-us/?CTT=97, (01.09.2011.-29.01.2012.)

http://www.arhiv.hr/

http://www.mirovinsko.hr/

http://narodne-novine.nn.hr/clanci/sluzbeni/2009_01_7_171.html

http://www.poslovniforum.hr/zakoni/zakon_o_opcem_upravnom_postupku.asp

http://www.alimed.com/alimed/office-ergonomics/

http://www.officeorganix.com/Eropod500.htm

http://www.office-ergo.com/

http://www.pc.ibm.com/ww/healthycomputing/vdt9-ergo.html

http://www.mmm.com/cws/selfhelp/guidelns.html

http://www.zpr.fer.hr/static/erg/2000/djuras/index.html

http://www.pc.ibm.com/ww/healthycomputing/

http://www.ibm.com/hr/hr/

http://office.microsoft.com/en-us/?CTT=97

Summary

101

Summary

Croatian Institute for Pension Insurance is a public institution established by

the Law on Pension Insurance, which has also begun the process of pension reform,

in order to achieve the rights of employees, farmers, artisans and others from the

compulsory pension insurance based on intergenerational solidarity, whose history

begins 1922nd year, when he established the Central Bureau of Insurance in Zagreb.

The Institute has a Professional Services that now performs in the Central Office with

headquarters in Zagreb, in 19 regional offices and in 91 branch offices in the cities

and municipalities of the Croatian. Professional service is structured in a way that

ensures:

-Access to the exercise of rights from pension insurance to all insured persons

-Implementation of activities in terms of rights to child benefit

-The performance of professional, legal, administrative and other tasks.

The subject of this study is comprehensively capture the current state of

records management in the Department, noted, and analyze the shortcomings of the

existing modes, and highlight the benefits of information technology through the

project information system, and the aim is to create an information system that will be

used in business processes and displays the existing information systems and

records management shown to improve these systems. Develop a proposal for

improving business processes, introducing e-documents and e-archives, plan

organizational and personnel changes implement e-learning and evaluate the

feasibility of introducing an integrated information system.

Documents

Informatizacija uredskog poslovanja u HZMO-u · konaĉan broj zaprimljenih zahtjeva, koji se rješavaju kroz neupravni postupak. Predmet ovog rada je sveobuhvatno snimiti postojeće