Gerncia de Projetos de TI 9. Comunicao Adriano Graziosi &
Mrcio Moreira [email protected]
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 2 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI O que a comunicao pode fazer por
sua equipe!
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Comunicaes Grupo de
ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gesto de Comunicaes
ExecuoGerenciar as Comunicaes MonitoramentoControlar as
Comunicaes
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Comunicaes Responsabilidades:
Gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e entregar
informaes do projeto de forma adequada e no momento certo Fatos:
Consome mais de 90% do tempo do Gerente de Projetos 55% da mensagem
passada de forma no verbal Modelo de Comunicao: Emissor Receptor:
Emissor Codificar Decodificar Receptor Decodificar Codificar Rudo
Meio fsico Feedback - Mensagem Mensagem Rudo
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de
comunicaes
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de comunicaes
EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do projeto
Registro das partes interessadas Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais Anlise dos requisitos da
comunicao Tecnologia das comunicaes Modelos de comunicaes Mtodos de
comunicao Reunies Plano de gesto das comunicaes Documentos do
projeto atualizados (cronograma do projeto e registro de partes
interessadas)
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 7 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de comunicaes
Modelos de comunicaes: Para receber um aceite, basta enviar a
mensagem, ter ausncia de negativa, ter uma confirmao positiva ou
precisamos do aceite formal? Mtodos de comunicao: Comunicao
interativa:troca bidirecional de informaes Comunicao ativa (push):o
emissor envia diretamente ao destinatrio Comunicao passiva (pull):o
destinatrio quem busca as informaes O resultado do processo o Plano
de Comunicao contendo: As necessidades de comunicao e o que ser
comunicado para quem. Exemplo: Informao x EventoRelatrio de
StatusMudanasOrdens de Trabalho FrequnciaSemanalEventualDiria
ResponsvelGP AudinciaPartes Interessadas Equipe
IdiomaPortugus/Ingls FormatoModelo PowerPointDocumento WordProject
DistribuioE-MailjTracEPM E-Mail Prazo de Contestao2 dias teis 1
hora til Nvel de SeguranaPblicaInternaPrivada
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 1) Uma equipe
de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos acrescenta
mais trs. Quantos canais de comunicao adicionais h? A. 9. B. 15. C.
36. D. 21. 2) Uma gerente de projetos acaba de receber a designao
de uma equipe que vem de vrios pases, incluindo Brasil, Japo,
Estados Unidos e Gr- Bretanha. Qual sua MELHOR ferramentas para
obter sucesso? A. A MDR (matriz de responsabilidade). B. A
teleconferncia. C. Comunicao da equipe com a EAP. D. Comunicao e
habilidades pessoais bem desenvolvidas.
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 3) Um gerente
de projetos de um projeto de implementao de um site numa
multinacional est numa festa e conversa com seus amigos, que sero
usurios avanados do novo site quando o projeto estiver completo e o
site for lanado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site
atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e
incentiva mudanas no design e no escopo. Qual opo a seguir descreve
MELHOR o que gerente de projetos fez? A. Verificar o escopo. B.
Controle integrado de mudanas. C. Planejamento do escopo. D. Anlise
das partes interessadas. 4) As comunicaes referentes a um contrato
devem tender para: A. Comunicao escrita formal. B. Comunicao verbal
formal. C. Comunicao escrita informal. D. Comunicao verbal
informal.
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciar as comunicaes
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 11 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciar as comunicaes Misso:
Criar, coletar, armazenar e distribuir as informaes do projeto de
acordo com o plano de gesto das comunicaes Deve considerar: modelo
emissor receptor, escolha da mdia, estilo de escrita, tcnicas de
gesto de reunies, tcnicas de apresentao, tcnicas de facilitao e
tcnicas de escuta Sistemas de gesto de informao: Digitalizao de
documentos, comunicaes eletrnicas e ferramentas eletrnicas do
projeto Reportando o desempenho: Avaliao do passado, anlise do
futuro, situao de riscos e problemas, trabalho concludo no perodo,
trabalho a concluir no prximo perodo, sumrio das mudanas aprovadas,
etc. EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto das
comunicaes Relatrios de desempenho do trabalho Fatores ambientais
da empresa Ativos de processos organizacionais Tecnologias de
comunicao Modelos de comunicao Mtodos de comunicao Sistemas de
gesto de informao Reportando o desempenho Comunicaes do projeto
Plano de gesto do projeto atualizado Documentos do projeto
atualizado (registro de questes, cronograma do projeto e requisitos
financeiros do projeto) Ativos de processos atualizado
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 12 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerenciar as comunicaes - sadas
Comunicaes do projeto: Alm de feitas, devem ser arquivadas
Documentos do projeto atualizado: Registro de questes, cronograma
do projeto e requisitos financeiros do projeto Ativos de processos
atualizado: Notificaes feitas s partes interessadas Relatrios do
projeto Apresentaes do projeto Registros do projeto Feedbacks
recebidos das partes interessadas Documentao de lies
aprendidas
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 13 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 5) Duas
pessoas esto discutindo sobre o que precisa ser feito para
completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja
saber o que est ocorrendo, ela deve prestar MAIS ateno a: A. O que
est sendo dito e quando B. O que est sendo dito, quem est dizendo e
a hora C. Maneirismos fsicos e o que est sendo dito D. A altura e o
tom das vozes, e os maneirismos fsicos 6) A finalidade da reunio de
acompanhamento de projeto : A. Trocar informaes sobre o projeto. B.
Fazer com que os membros da equipe relatem o que esto fazendo. C.
Emitir autorizaes de trabalho. D. Confirmar a preciso dos custos
informados pela equipe.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 14 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 7) No
gerenciamento das comunicaes do projeto, o que o gerente de
projetos deve ter em mente? A. As habilidades de comunicao so mais
importantes durante a execuo do projeto. B. O receptor responsvel
por assegurar comunicaes claras. C. Somente os membros da equipe
precisam se preocupar em se comunicarem uns com os outros. D. A opo
deve ser feita sobre como se comunicar adequadamente. 8) Um gerente
de projetos tem um problema com o desempenho de um membro da
equipe. Qual a MELHOR forma de comunicao para abordar esse
problema? A. Comunicao escrita formal. B. Comunicao verbal formal.
C. Comunicao escrita informal. D. Comunicao verbal informal.
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar as comunicaes
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 16 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar as comunicaes
EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do projeto
Comunicaes do projeto Registro de questes Dados de desempenho do
trabalho Ativos de processos organizacionais Sistemas de gesto de
informaes Opinio especializada Reunies Informaes de desempenho do
trabalho Solicitaes de mudana Plano de gesto do projeto atualizado
Documentos do projeto atualizados (previses, relatrios de
desempenho e registro de questes) Ativos de processos
organizacionais atualizado Misso: Monitorar e controlar as
comunicaes durante o ciclo de vida do projeto para garantir que as
informaes necessrias estejam disponveis para as partes interessadas
na hora certa Alguns elementos de comunicao (problemas ou
indicadores de desempenho) podem requerer aes imediatas, os
impactos e a repercusso no projeto devem ser considerados Plano de
gesto do projeto: Entrada:Requisitos de comunicaes, frequncia e
horrio das comunicaes, etc. Sadas:Plano de gesto de: comunicaes,
recursos humanos, partes interessadas, etc. Comunicaes do projeto:
Situao das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos,
etc.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 17 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar as comunicaes - sadas
Informaes de desempenho do trabalho: Sero utilizadas pelo Monitorar
e controlar o trabalho do projeto para entregar o Relatrio de
Desempenho (Relatrio de Status) Solicitaes de mudana: Reviso da
estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc.
Solicitao de ajustes em documentos do projeto Aes preventivas ou
aes corretivas Plano de gesto do projeto atualizado: Plano de gesto
de comunicaes Plano de gesto de recursos humanos Plano de gesto de
partes interessadas Ativos de processos organizacionais atualizado:
Formatos de relatrios, lies aprendidas sobre documentos, etc.
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20Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 9) Qual das
opes a seguir sobre relatrios de desempenho est CORRETA? A. feito
durante o planejamento e a execuo do projeto. B. feito durante o
planejamento e o monitoramento e controle. C. feito durante o
monitoramento e controle e o encerramento. D. feito durante a
execuo e o monitoramento e controle do projeto. 10) Correspondncias
formais por escrito com o cliente so necessrias quando: A. So
detectados defeitos B. O cliente solicita trabalho adicional que no
est includo no contrato C. O projeto tem um atraso no cronograma
que inclui mudanas no caminho crtico D. O projeto possui estouros
de custos
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 19 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 11) Um grande
projeto de construo tem passado por inmeras mudanas de cronograma
devido a problemas meteorolgicos no previstos. Quem MELHOR
notificar sobre essas mudanas? A. Partes interessadas. B.
Patrocinador. C. Equipe do projeto. D. Gerentes funcionais. 12) Se
um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do
projeto em comparao com os resultados planejados, ele deve usar um:
A. Relatrio de anlise de tendncias. B. Relatrio de anlise de
previses. C. Relatrio de anlise de situao. D. Relatrio de anlise de
variaes.
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Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide 20 de
20Gesto de Projetos de TI - GPTI Obrigado!
