Gestão de Projetos - Executiva Execução e Monitoramento & Controle - Parte 1/2 Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia [email protected]

Gestão de Projetos - ExecutivaExecução e

Monitoramento & Controle - Parte 1/2

Autores: Adriano Graziosi & Márcio MoreiraRevisor: Rodrigo Garcia

[email protected]://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 2 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE

Processos de execução


Execução - Recursos

Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de RecursosExecução Mobilizar a Equipe do ProjetoExecução Desenvolver a Equipe do ProjetoExecução Gerenciar a Equipe do Projeto


Mobilizar a equipe do projeto

Planejamento Execução




Missão: Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das

designações do projeto Considerações:

O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários Se a mobilização não ocorrer impactos e até mesmo cancelamento Se não conseguirmos os principais podemos trabalhar alternativas

Técnicas: Pré-designação deve ser respeitada ou negociada Equipes virtuais (trabalhando em outro local) são cada vez mais comuns

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de gestão dos recursos humanosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Pré-designaçãoNegociaçãoContrataçãoEquipes virtuaisAnálises de decisões multicritérios

Designações da equipe do projetoCalendários de recursosPGP atualizado


Mobilizar a equipe – técnicas e saídas

Técnicas:Análises de decisões multicritérios:

Considere: disponibilidade, custo, experiência, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos

Saídas:Designações de pessoal:

O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc.

Calendários de recursos:Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados

PGP atualizado:Normalmente é atualizado o Plano de Gestão de Recursos HumanosOs gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser

levantados


Desenvolver a equipe do projeto


Desenvolver a equipe do projeto

Missão:Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o

desempenho do projetoOs GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter,

motivar, liderar e inspirar equipes Plano de Gestão dos Recursos Humanos:

Os gaps de competência levantados são o principal insumo deste processo


Plano de gestão dos recursos humanosDesignações da equipe do projetoCalendários de recursos

Habilidades interpessoaisTreinamentoAtividades de construção da equipesRegras básicasAgrupamento (sala de guerra)Reconhecimentos e recompensasFerramentas de avaliação da equipe

Avaliação de desempenho da equipeFatores ambientais atualizado


Desenvolver a equipe - técnicas

Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills):Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperaçãoMeios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento

de preocupações e acompanhamentoHabilidades importantes dos GPs:

Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc.Teoria X e Y de Douglas McGregor:

Teoria X: As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem

responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possívelTeoria Y:

As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços

Regras básicas:Deixe claro o que é esperado das pessoas, isto explicita os valores e

direciona o trabalho


Desenvolver a equipe - técnicas

Construção da equipes Propósito:

Formar equipes realmente coesas Etapas da equipe:

Formação (Forming): Individualismo e falta de abertura

Conflito (Desordem ou Storming): Divergências de pontos de vista

Acordo (Normalização ou Norming): Trabalho cooperativo e confiança

mútua Desempenho (Performing):

Interdependência e resolução de problemas

Dispersão (Adjourning): A equipe conclui o trabalho e é liberada

Estágios de Bruce Tuckman

Formação

Conflito

Acordo

Desempenho

Dispersão


Pirâmide de Maslow e fatores de HerzbergHierarquia de necessidades humanas

Auto-realização

Estima (status)

Sociais

Segurança

Fisiológicas

Cresc

ime

nto

Sobrevivência

Motivação

Fatores Higiênicos

Resolução de problemas, etc.

Própria, dos outros, etc.

Amor, relacionamento, etc.

Física, saúde, emprego, etc.

Respiração, água, comida, etc.

Abraham Maslow Frederick Herzberg


Desenvolver a equipe - técnicas e saídas

Técnicas:Reconhecimentos e recompensas:

Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo

Teoria das expectativas: Se eu me esforçar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e então

recompensado

Saídas:Avaliação de desempenho da equipe:

Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipeEvitar o Efeito Halo:

Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente

Fatores ambientais atualizadoAprendizados na administração de pessoal e avaliações


Gerenciar a equipe do projeto


Gerenciar a equipe do projeto

Missão: Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou

conflitos e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho Observação e conversas:

O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe Avaliação de desempenho do projeto:

Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento Habilidades interpessoais do GP:

Liderança, influência e tomada de decisão eficaz


Plano de gestão dos recursos humanosDesignação da equipe do projetoAvaliação de desempenho da equipeRegistro de questõesRelatórios de desempenhoAtivos de processos organizacionais

Observação e conversasAvaliação de desempenho do projetoGerenciamento de conflitosHabilidades interpessoais

Solicitações de mudançaPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de questões, descrição depapéis e atribuições da equipe)Fatores ambientais atualizadoAtivos de processos atualizado


Gerenciamento de conflitos

Natural, força a busca de alternativas e requer abertura Causas: Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas Focar: Na Questão (+) não na Personalidade, no Presente (+) não no Passado Fatores: Importância, intensidade, posição, prazo e motivação Papel GP: Deixar as partes resolverem ou mediar a resolução Técnicas:

Confronto/Solução dos problemas: Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo

Compromisso/Reconciliação/Negociação: Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha)

Imposição/Força: Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde)

Retirada/evitar: Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial

Panos quentes/Acomodação: Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças para manter a harmonia


Poderes do gerente de projeto

Tipos Fonte Exemplo Avaliação

Especialista Alto conhecimento no temaEle já fez isto mais de 500 vezes, vamos pelo caminho sugerido por ele

Melhor

Recompensatório Concessão de recompensasDevido a seu desempenho, vou designá-lo para os testes do projeto

Melhor

ReferencialVocê é uma referência(carisma ou fama)

O GP mais respeitado da organização diz: Acho que devemos mudar o template deste documento

Bom

Formal legítimo)

Cargo ocupadoFaça, pois estou no comando

Ruim

Penalizatório(coersivo)

Capacidade de punirSe isto não estiver pronto, você não vai com a equipe para o Havaí

Pior


Estilos de gestão e liderança

Tipos Descrição

DiretivoDiz o que as pessoas devem fazer

FacilitadorCoordena a participação de outras pessoas

Coaching Ajuda a alcançar objetivos

Apoiador Fornece apoio no caminho

AutocráticoTodos devem fazer o que foi dito (top-down)

ConsultivoColeta opiniões e serve a equipe (bottom-up)

Consultivo/Autocrático

Consulta a equipe, mas decide e a equipe segue

ConsensualDecide e resolve problemas em grupo

Delegatório

Define a meta e deixa as pessoas alcançá-las

Tipos Descrição

BurocráticoExige o cumprimento de regras

CarismáticoEnergiza e incentiva a equipe (gera dependência)

DemocráticoParticipativo

A equipe participa das decisões

Laissez-faire

Permite a ação, deixa em paz (não faz, mas gerencia, recomendado com equipes altamente qualificadas)

AnalíticoColeta fatos com a equipe e toma decisões técnicas

CondutorFornece instruções constantes e conduz à conquistas

InfluenteFoca no trabalho em equipe, desenvolve e toma decisões em equipe


Gerenciar a equipe do projeto - saídas

Solicitações de mudança:Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou adequações

Plano de gestão do projeto atualizado:Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal)

Documentos do projeto atualizado:Registro de questões

Fatores ambientais atualizado:Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais

Ativos de processos atualizado:Documentação de lições aprendidas

O que fizemos de bom? Como podemos melhorar?O que fizemos errado? Como corrigir e evitar?

Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa


Perfis das pessoas

CertinhoLento

DesalinhadoProdutivo

Alta Performance

DesalinhadoLento

?

Valores

Resultados Fonte: CHI08


Exemplos de questões

1) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura? A. Força B. Panos quentes C. Negociação D. Solução de problemas

2) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com: A. O gerente da equipe D B. Apenas o gerente de projetos C. O gerente de projetos e a administração D. O gerente de projetos e o líder da equipe C

Respostas: D e D


Execução - Integração

Grupo de Processo ProcessoIniciação Desenvolver o Termo de Abertura do ProjetoPlanejamento Desenvolver o Plano de Gestão do ProjetoExecução Orientar e Gerenciar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Monitorar e Controlar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Realizar o Controle Integrado de MudançasEncerramento Encerrar o Projeto ou Fase


Orientar e gerenciar o trabalho do projeto


Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

Missão: Orientar e gerir o trabalho para realizar as entregas e gerar dados de desempenho

Entregas: Produto, resultado ou capacidade verificável, concluída pela equipe do projeto

Dados de desempenho do trabalho: Dados reais de execução que serão comparados os previstos


Plano de gestão do projetoSolicitações de mudanças aprovadasFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Opinião especializadaSistemas de informação degestão de projetos (SIGP)Reuniões

EntregasDados de desempenho do trabalhoSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(Documentos de requisitos, registode: questões, premissas, riscos epartes interessadas)


Solicitação de Mudanças

Solicitações de Mudanças ou Requisições de Mudanças:CR = Change Request ou RFC = Request For ChangePassam pelo Comitê de Controle de Mudanças (CCM) para aprovação

Tipos de Mudanças:Tipo Solicitante Típico Descrição AlçadaAção Preventiva GP / Equipe Ação documentada para redução da probabilidade

ou consequências de riscosGP

Ação Corretiva GP / Equipe Ação documentada para que o trabalho futuro gere os resultados esperados dele

GP

Reparo de Defeito Cliente / Usuário Ação para substituição ou reparo de componente defeituoso

GP

Atualizações Cliente / Usuário Ajustes em: escopo, prazo, custo, qualidade ou outros documentos do projeto

CCM



1) O projeto A tem uma TIR (Taxa Interna de Retorno) de 21%. O projeto B tem uma TIR de 7%. O projeto C tem uma TIR de 31%. O projeto D tem uma TIR de 19%. Qual seria o MELHOR projeto? A. Projeto A B. Projeto B C. Projeto C D. Projeto D

2) Qual dos itens abaixo NÃO é uma saída do processo responsável pela geração das entregas do projeto? A. Entregas concluídas pela equipe B. Dados de desempenho do trabalho C. Solicitações de mudanças (preventivas, corretivas ou atualizações) D. Linha de base do escopo do projeto

Respostas: C e D


Execução - Partes Interessadas

Grupo de Processo Processo

Iniciação Identificar as Partes Interessadas

Planejamento Planejar a Gestão de Partes Interessadas

Execução Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas

Monitoramento Controlar o Engajamento das Partes Interessadas


Gerenciar o engajamento das partes interessadas



Missão: Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e

expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas Esclarecer e solucionar as questões identificadas

Habilidades interpessoais: Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças

Habilidades de gestão: Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação


Plano de gestão das partes interessadasPlano de gestão das comunicaçõesRegistro de mudançasAtivos de processos organizacionais

Métodos de comunicaçãoHabilidades interpessoaisHabilidades de gerenciamento

Registro de questõesSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de partes interessadas)Ativos de processos atualizado



Saídas:Registro de questões:

Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas

Solicitações de mudanças:Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito

e atualizações)Plano de gestão do projeto:

Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc.

Documentos do projeto atualizado:Registro de partes interessadas

Ativos de processos atualizado:Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas



1) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é MELHOR notificar sobre essas mudanças? A. Partes interessadas. B. Patrocinador. C. Equipe do projeto. D. Gerentes funcionais.

2) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez? A. Validar o escopo. B. Controle integrado de mudanças. C. Planejamento do escopo. D. Análise das partes interessadas. Resposta: A e D


Execução - Qualidade

Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de QualidadeExecução Realizar a Garantia de QualidadeMonitoramento Controlar a Qualidade


Realizar a garantia da qualidade


Realizar a garantia da qualidade

Missão:Auditar os requisitos de qualidade e medições de qualidade para garantir

que sejam aplicados os padrões de qualidade durante a execução Documentos do projeto:

Qualquer documento relevante para garantia de qualidade Medições de controle de qualidade:

Resultados das medições de qualidade realizadas


Plano de gestão da qualidadePlano de melhoria de processosMétricas de qualidadeMedições de controle de qualidadeDocumentos do projeto

Ferramentas de gestão econtrole de qualidadeAuditorias da qualidadeAnálise do processo

Solicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(relatórios de auditoria, planos detreinamento e documentação de processo)Ativos de processos atualizados


Realizar a garantia da qualidade - técnicas

Ferramentas de gestão e controle de qualidade: Diagrama de afinidades, árvores de

decisões (PDPC), dígrafos inter-relacionados, diagramas de árvore, matriz de priorização, diagramas de redes de atividades e diagramas matriciais

Auditorias de qualidade: Auditor independente verifica a

conformidade com os planos Análise do processo:

Executar atividades previstas no Plano de Melhoria de Processo para identificação e execução das melhorias necessárias e possíveis

Ferramentas de Qualidade


Realizar a garantia da qualidade - saídas

Solicitações de mudanças:Podem incluir Ações Preventivas, Ações Corretivas e Reparos de Defeitos

Plano de gestão do projeto atualizado:Plano de gestão da qualidadePlano de gestão do escopoPlano de gestão do cronogramaPlano de gestão de custos

Documentos do projeto atualizado: Incluem entre outros: Relatórios de Auditoria, Planos de Treinamento e

Documentos de Processos Ativos de processos atualizados:

Normalmente os padrões de qualidade são atualizados



1) A qualidade é obtida quando:A. Os requisitos são cumpridos.B. As expectativas do cliente são superadas.C. O cliente indica sua aceitação do produto ou serviço.D. O Cliente para de pedir recursos adicionais.

2) Analisar o processo de execução dos casos de testes que está causando lentidão nos Testes de Aceite é uma técnica de qual processo?A. Planejar a gestão de qualidade.B. Realizar a garantia de qualidade.C. Controlar a qualidade.D. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto.

Resposta: A e B


Execução - Comunicações

Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de ComunicaçõesExecução Gerenciar as ComunicaçõesMonitoramento Controlar as Comunicações


Gerenciar as comunicações


Gerenciar as comunicações

Missão: Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de

gestão das comunicações Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de

gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta Sistemas de gestão de informação:

Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto Reportando o desempenho:

Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc.


Plano de gestão das comunicaçõesRelatórios de desempenho do trabalhoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Tecnologias de comunicaçãoModelos de comunicaçãoMétodos de comunicaçãoSistemas de gestão de informaçãoReportando o desempenho

Comunicações do projetoPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de questões, cronograma doprojeto e requisitos financeiros do projeto)Ativos de processos atualizado


Gerenciar as comunicações - saídas

Comunicações do projeto:Além de feitas, devem ser arquivadas

Documentos do projeto atualizado:Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do

projeto Ativos de processos atualizado:

Notificações feitas às partes interessadasRelatórios do projetoApresentações do projetoRegistros do projetoFeedbacks recebidos das partes interessadasDocumentação de lições aprendidas



1) As comunicações referentes a um contrato devem tender para:A. Comunicação escrita formal.B. Comunicação verbal formal.C. Comunicação escrita informal.D. Comunicação verbal informal.

2) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é:A. Trocar informações sobre o projeto.B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo.C. Emitir autorizações de trabalho.D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe.

Resposta: A e A


Execução - Aquisições

Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de AquisiçõesExecução Realizar as AquisiçõesMonitoramento Controlar as AquisiçõesEncerramento Encerrar as Aquisições


Realizar as aquisições


Realizar as aquisições

Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a

contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto:

Entradas: Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade, Registro de Riscos e

Rastreabilidade


Plano de gestão das aquisiçõesDocumentos de aquisiçãoCritérios para seleção de fontesPropostas de fornecedoresDocumentos do projetoDecisões de fazer ou comprarDeclarações de trabalho de aquisiçõesAtivos de processos organizacionais

Reuniões com licitantesTécnicas de avaliação de propostasEstimativas independentesOpinião especializadaPublicidadeTécnicas analíticasNegociação de aquisições

Fornecedores selecionadosAcordosCalendários de recursosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados(documentos de requisitos, matriz derastreabilidade, registro de riscos eregistro de partes interessadas)


Realizar as aquisições - técnicas

Reuniões com licitantes:Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente

Técnicas de avaliação de propostas:Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar

o fornecedor selecionado Estimativas independentes:

O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido

Publicidade:Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com

obrigações legais Negociações de aquisições:

Negociar os itens, em projetos complexos podem ser processos separados


Realizar as aquisições - saídas

Fornecedores selecionados:Fornecedores escolhidos e contratados

Acordos:Termos e condições de fornecimento dos itens adquiridosDependendo da complexidade, pode ser necessário um contrato com:

Declaração de trabalho dos entregáveis, cronograma combinado, formato e período do relatório de status, papeis e reponsabilidades, preços, condições de pagamento, local de entrega, critérios de inspeção, garantias, etc.

Calendários dos recursos:Contendo: quantidade, disponibilidade e datas combinadas

Solicitações de mudança:Caso sejam necessárias, mudanças devem ser solicitadas ao CCM

Plano de gestão do projeto:Linhas bases de: escopo, custo e prazo, plano de comunicação e aquisições



1) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. B. Cancelar as negociações. C. Só negociar os itens principais. D. Adiar as negociações.

2) Enquanto conclui o trabalho do seu projeto, o subcontratado do fornecedor sofre um grande incêndio. O fogo destrói o sistema de aquecimento que ele estava construindo para seu projeto. Qual é a MELHOR coisa a fazer? A. Interromper o pagamento das faturas referentes ao sistema de aquecimento até que o

trabalho recomece. B. Verificar se o subcontratado tinha seguro. C. Esteja preparado para adiar a data de entrega do produto. D. Dizer ao fornecedor para interromper o trabalho da parte do projeto que envolve o sistema

de aquecimento até que o subcontratado possa recuperar do incêndio.

Resposta: D e C


Monitoramento & Controle


Processos de monitoramento e controle


Dados, informações e relatórios de desempenho

Orientar e Gerenciar o Trabalho do

Projeto

Validar o Escopo

Controlar o Escopo

Controlar o Cronograma

Controlar os Custos

Controlar a Qualidade

Controlar as Comunicações

Controlar as Aquisições

Controlar os Riscos

Controlar o Engajamento

das Partes Interessadas

Monitorar e Controlar o Trabalho do

Projeto

Dados de Desempenho do Trabalho

Informações de Desempenho do Trabalho

Desenvolver o Plano de

Gestão do Projeto

Realizar o Controle

Integrado de Mudanças

Gerenciar a Equipe do

Projeto

Gerenciar as Comunicações

Relatórios de Desempenho do Trabalho

Planos dos Projetos Atualizados

Documentos do Projeto Atualizados


Monitoramento & ControleIntegração

Grupo de Processo ProcessoIniciação Desenvolver o Termo de Abertura do ProjetoPlanejamento Desenvolver o Plano de Gestão do ProjetoExecução Orientar e Gerenciar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Monitorar e Controlar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Realizar o Controle Integrado de MudançasEncerramento Encerrar o Projeto ou Fase


Monitorar e controlar o trabalho do projeto


Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Missão: Acompanhar, revisar e reportar o progresso do projeto para atender os objetivos do projeto

Monitoramento Sensibilidade e Controle Ações: Principal comparação: Previsto x Realizado Indicação e acompanhamento de ações corretivas e preventivas Identificação, análise e acompanhamento de novos riscos Manutenção de informações para: análise de desempenho e previsões Fornecimento de previsões para a atualização de custos e tempo Monitoramento da execução das mudanças aprovadas


Plano de gestão do projetoPrevisões de cronogramaPrevisões de custosSolicitações de mudanças aprovadasInformações de desempenho do trabalhoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Opinião especializadaTécnicas analíticasSistemas de informação de gestão de projetoReuniões

Solicitações de mudançasRelatórios de desempenho do trabalhoPlanos de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(previsões de cronograma e de custos,relatórios de desempenho do trabalhoe registro de questões)


Técnicas analíticas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 100

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Previsto Realizado Linear (Realizado)Logarithmic (Realizado) Power (Realizado)

Análise de Variação

Análise de Tendências(Projeção do Realizado)

Prev

isõe

s (V

alor

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rmin

o)


Monitorar e controlar o trabalho do projeto - saídas Solicitações de mudanças:

Ações preventivas, ações corretivas e reparos de defeito Relatórios de desempenho do trabalho:

Memorandos, justificativas, recomendações, etc. Relatório de Status ou Relatório de Desempenho (deve ser combinado):

Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em andamento e a serem concluídos no próximo período

Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x situação anterior (análise de desempenho anterior)

Resultados da análise da variação, análise de tendências e previsões Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos) Resumo das mudanças aprovadas no período Situação atual dos problemas (questões) e riscos Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas

Planos de gestão do projeto atualizado: Podem ser atualizados:

Planos de gestão de: escopo, requisitos, cronograma, custos e qualidade Linhas de base de: escopo, cronograma e custos


Realizar o controle integrado de mudanças


Realizar o controle integrado de mudanças (CIM)

Missão: Avaliar o impacto, revisar, aprovar e gerir as Solicitações de Mudança (CRs) no PGP, em

entregas, documentos e ativos Atividades do Comitê de Controle de Mudanças (CCM):

Revisar, analisar e aprovar ou rejeitar rapidamente as mudanças (ações corretivas e preventivas, reparos de defeitos e atualizações)

Atividades de responsabilidade do Gerente do Projeto: Influenciar as partes interessadas a fazer somente as mudanças necessárias Documentar todos os impactos das mudanças no projeto e levar para o CCM Cuidar para que somente CRs aprovadas mudem as Linhas de Base Gerenciar e coordenar as mudanças aprovadas através do projeto


Plano de gestão do projetoRelatórios de desempenho do trabalhoSolicitações de mudançaFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Opinião especializadaReuniõesFerramentas de controle de mudanças

Solicitações de mudança aprovadasRegistro de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados


Processo padrão de uma Solicitação de Mudança

Atividades de configuração no processo de CIM: Identificar os itens

de configuração afetados

Contabilizar o andamento das mudanças nos itens de configuração

Auditar e verificar os itens de configuração afetados



1) Uma ação corretiva aprovada é uma entrada para:A. Validar o escopoB. Orientar e gerenciar o trabalho do projetoC. Desenvolver o termo de abertura do projetoD. Desenvolver o cronograma

2) Você está assumindo um projeto durante o grupo de processos de planejamento e descobre que seis pessoas assinaram o termo de abertura do projeto. Qual, dentre as opções a seguir, deve ser a sua MAIOR preocupação?A. Quem participará do comitê de controle de mudançasB. Dedicar mais tempo ao gerenciamento de configuraçãoC. Conseguir um único patrocinador para o projetoD. Determinar a estrutura de relatórios Respostas: B e B


Monitoramento & ControlePartes Interessadas

Grupo de Processo Processo

Iniciação Identificar as Partes Interessadas

Planejamento Planejar a Gestão de Partes Interessadas

Execução Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas

Monitoramento Controlar o Engajamento das Partes Interessadas


Controlar o engajamento das partes interessadas


Controlar o engajamento das partes interessadas

Missão:Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e

ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas Documentos do projeto:

Entradas: cronograma, comunicações e registros de: partes interessadas, questões e mudanças

Saídas: registros de partes interessadas e de questões


Plano de gestão do projetoRegistro de questõesDados de desempenho do trabalhoDocumentos do projeto

Sistemas de gestão de informaçõesOpinião especializadaReuniões

Informações de desempenho do trabalhoSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados (registrode partes interessadas e registro de questões)Ativos de processos organizacionais atualizado


Controlar o engajamento das partes interessadas - saídas Informações de desempenho do trabalho:

Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações

Solicitações de mudanças:Tipicamente são geradas ações preventivas e ações corretivas

Plano de gestão do projeto atualizado:Podem afetar todos os planos de gestão componentes do Plano de Gestão

do Projeto Ativos de processos organizacionais atualizado:

Tipicamente: notificações de partes interessadas, relatórios, apresentações, registros, feedback das partes interessadas e documentos de lições aprendidas



1) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados, ele deve usar um: A. Relatório de análise de tendências. B. Relatório de análise de previsões. C. Relatório de análise de situação. D. Relatório de análise de variações.

2) Na gestão de comunicações do projeto, o que o gerente de projetos deve ter em mente? A. As habilidades de comunicação são mais importantes durante a execução. B. O receptor é responsável por assegurar comunicações claras. C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem uns

com os outros. D. Cada parte interessada pode ter necessidades de comunicações diferentes.

Resposta: D e D


Referências

Sigla Referência

CER03 CERTO, Samuel. Administração Moderna. 9ª. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003.

CHI08 CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas, 3ª. Ed., Elsevier – Campus, 2008.


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