Finanšu līdzekļu pieejamība un projektu

ieviešanas nosacījumi

2008.gada 10.-16.oktobris

Finanšu resursi un to pārvaldība

Vispārīgie nosacījumi

2007.gada 26.jūnija noteikumi Nr.418 „Kārtība, kādā paredzami valsts budžeta līdzekļi Eiropas Savienības fonda līdzfinansēto projektu īstenošanai, kā arī maksājumu veikšanas un izdevumu deklarācijas sagatavošanas kārtība”.

Ministru kabineta 2008.gada 20.jūnija noteikumi Nr.490 „Noteikumi par darbības programmas "Infrastruktūra un pakalpojumi" papildinājuma 3.5.1.2.1.apakšaktivitāti "Normatīvo aktu prasībām neatbilstošo izgāztuvju rekultivācija"”

Vienošanās

Projekta izmaksu plānošana

Projekta attiecināmās izmaksas Projekta neattiecināmās izmaksas Projektā neiekļaujamās izmaksas

ES fondu finansējums pieejams tikai attiecināmo izmaksu finansēšanai

ES Kohēzijas fonda atbalsta likme

Visiem projektiem vienāda – 85% Valsts budžets aktivitātes projektus

nefinansē

ES fondu finansējums pieejams tikai attiecināmo izmaksu finansēšanai

Vienošanos slēgšana par projekta īstenošanu

Ja atbildīgajai iestādei ir pieejami finanšu resursi vienošanos par Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanu saistību izpildei, tā ar finansējuma saņēmēju slēdz vienošanos 30 darbdienu laikā pēc:

lēmuma pieņemšanas par Eiropas Savienības fonda projekta iesnieguma apstiprināšanu, ja lēmumā nav ietverti nosacījumi;

lēmumā par Eiropas Savienības fonda projekta iesnieguma apstiprināšanu norādīto nosacījumu izpildes, ja lēmumā ir ietverti nosacījumi.

Ja atbildīgajai iestādei vai sadarbības iestādei nav pieejami finanšu resursi vienošanās saistību izpildei un ar finansējuma saņēmēju nav iespējams noslēgt vienošanos 30 darbdienu laikā, atbildīgā iestāde slēdz līgumu vai vienošanos piecu darbdienu laikā pēc tam, kad tai kļūst pieejami finanšu resursi.

Vienošanos grozījumi

Vienošanās dokumentā par Kohēzijas fonda projekta īstenošanu grozījumus neizdara šādos gadījumos:

ja faktiskās neattiecināmās izmaksas attiecībā pret projektā sākotnēji noteiktajām neattiecināmajām izmaksām mainās mazāk nekā par 20 procentiem;

ja projekta aktivitāšu kopējās izmaiņas projekta īstenošanas laikā nepārsniedz piecus procentus no projekta apstiprinātā apmēra naudas izteiksmē;

ja izmaiņas projekta iepirkumu plānā nemaina iepirkumu kopējo apmēru

ES Kohēzijas fonda līdzekļu plūsma

Avansa maksājums 20% apmērā pēc vienošanos noslēgšanas (no KF finansējuma)

Pēc atmaksas principa – starpmaksājumi

Noslēguma maksājums no KF – 10% pēc projekta īstenošanas pabeigšanas (pēc tam, kad veikti visi maksājumi projekta ietvaros)

Projekta konts

Avansa maksājuma un starpposma maksājumu saņemšanai, kā arī visiem Kohēzijas fonda projekta izdevumu veikšanai nepieciešamajiem līdzekļiem finansējuma saņēmējs atver kontu Valsts kasē. Finansējuma saņēmējs, īstenojot Kohēzijas fonda projektu, visus maksājumus veic tikai no minētā konta līdzekļiem

Finansējuma saņēmējs pēc konta atvēršanas noformē parakstu paraugu kartīti, kas apliecina personu pilnvaras rīkoties ar kontā esošajiem finanšu līdzekļiem, un tās kopiju iesniedz atbildīgajai iestādei pirms maksājumu veikšanas

Pašvaldības finansējuma plūsma (I)

Sagatavošanas izmaksas (var veikt maksājumus līdz projekta apstiprināšanai)

Pirms aktivitātes īstenošanas kārtības spēkā stāšanās, bet ne agrāk kā ar 2006.gada 24.oktobri par attiecināmām var uzskatīt izmaksas, kas saistītas ar Eiropas Savienības fonda projekta iesnieguma un pamatojošās dokumentācijas sagatavošanu iesniegšanai atbildīgajā iestādē vai sadarbības iestādē, lai varētu pieņemt lēmumu par projekta iesnieguma apstiprināšanu, ja šādas izmaksas atbilst aktivitātes īstenošanas kārtībā noteiktajām prasībām.

Pašvaldības finansējuma plūsma (II)

Pašvaldība nevar ņemt aizņēmumu neapstiprinātajam projektam

Pirms projekta apstiprināšanas iepirkumus par projekta aktivitātēm neveic (izņēmums: projekta iesnieguma sagatavošanas pasākumi)

Pēc projekta apstiprināšanas visus maksājumus par projekta izmaksām (attiecināmās un neattiecināmās) veic no projekta konta

Grāmatvedība

Jānodrošina nodalīta grāmatvedības uzskaite neatkarīgi no tā, vai projekts ir apstiprināts vai nē (sagatavošanas izmaksu finansēšanas gadījumā)

Visus izdevumus, ko veicis finansējuma saņēmējs, pamato ar juridiski saistošiem līgumiem un grāmatvedības dokumentiem

Rēķinu pamatojošo dokumentu saraksts ir pievienots vienošanos veidnei

Grāmatvedības organizācijas dokumenti:

Grāmatvedības apraksts, nolikums;

Grāmatvedības dokumentu lietvedības apraksts;

Dokumentu plūsma, aprites grafiks;

Iestādē apstiprināmais grāmatvedības kontu plāns un grāmatojumu shēma (nav jāsaskaņo ar VIDM);

Grāmatveža darba pienākumu apraksts;

Grāmatvedības politika.

Grāmatvedības apraksts – grāmatveža svarīgākie uzdevumi un to izpildes apraksts.

Grāmatvedības aprakstā tiek ietverts: Īss iestādes raksturojums (viena rindkopa); Finanšu avoti; Grāmatvedības normatīvie akti; Grāmatvedības struktūra jeb uzbūve (t.sk.darbinieku

struktūra); Lietojamie reģistri; Grāmatvedības uzskaite pa nozarēm (jābūt atrunātiem

attaisnojuma dokumentiem, uz kā pamata izdara reģistru, kontējumu)

Atskaites, pārskati; Arhīvs Pielikumi (piemēram, grāmatvežu darba apraksti)

Sastādot grāmatvedības kontu plānu projekta uzskaitei, svarīgi:

Ietvert visus jaunizveidotos kontus, kas tiek izmantoti Projekta ietvaros veikto darījumu uzskaites grāmatojumu shēmā Kontu plāna teksta daļai (t.i. kontu nosaukumiem) ir jābūt saprotamai un maksimāli viennozīmīgi skaidrojamai;Kontu plānā kontu numuriem ir jāsaskan ar grāmatojumu shēmā norādītajiem un savukārt grāmatojumu shēmā nevar būt iekļauti konti, kas nav paredzēti kontu plānā.

Projekta konts

Līdz projekta apstiprināšanas maksājumus veic no plānotā/faktiskā projekta iesniedzēja kontiem

Šādi izdevumi iespējami tikai attiecībā uz projekta iesnieguma sagatavošanas pasākumiem

Projekta naudas plūsmas finanšu kontrole

Nepieciešams novērtēt pieejamos resursus projekta uzsākšanai un īstenošanai, ņemot vērā ikmēneša maksājumus

Pastāv iespēja iekļaut līgumā nosacījumus par maksimālo gada maksājumu summu

Nav ieteicama līguma slēgšana, ja nav pārliecība par pieejamo finansējumu (īpaši izmaksu pieauguma gadījumā)

Naudas plūsmas prognoze ir regulāri jāaktualizē, lai pārliecinātos par plānotājiem izpildītāju rēķinu apmaksai pieejamo finansējumu

Projekta īstenošana

Projekta īstenošanas svarīgākie procesi

Iepirkumu veikšana Maksājumu veikšana Pārskati un atskaites Iekšējā kontroles sistēma Pārbaudes projektu īstenošanas vietās Publicitāte

Projekta īstenošanas termiņš

Kohēzijas fonda finansējuma saņēmējam visas Kohēzijas fonda projekta aktivitātes jāīsteno divu gadu laikā pēc vienošanās noslēgšanas par Kohēzijas fonda projekta īstenošanu

Iepirkumi

Vides ministrijas izstrādātās vadlīnijas iepirkumu veikšanai sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem (neattiecas uz šo apakšaktivitāti)

Vides ministrijas izstrādātās iepirkuma dokumentācijas veidnes

http://www.vidm.gov.lv/lat/finansu_instrumenti/kohez/?doc=6511

Iepirkumi (II)

Pirmā iepirkuma procedūra (būvdarbi) ir jāizsludina ne vēlāk kā triju mēnešu laikā no Kohēzijas fonda projekta iesnieguma apstiprināšanas dienas

Ja finansējuma saņēmējs vai Kohēzijas fonda projekta iesniedzējs neievēro iepirkumu regulējošo normatīvo aktu prasības, izmaksas, kas rodas šādi noslēgto iepirkuma līgumu ietvaros, tiek uzskatītas par neattiecināmām Kohēzijas fonda projekta izmaksām.

Vienošanos noteikumi - iepirkumi

Paredzēta kārtība, kā iesniedz iepirkuma dokumentāciju atbildīgajā iestādē pēc procedūras noslēgšanas

Iekļauts iesniedzamo dokumentu saraksts

Izmaksu pieaugums

Noteikt, ka ar 2008.gada 20.februāri 2004.–2006.gada un 2007.–2013.gada plānošanas periodu Eiropas Savienības fondu līdzfinansētajos projektos radies sadārdzinājums netiek līdzfinansēts no valsts budžeta līdzekļiem

MK 12.02.2008. sēdes protokollēmums

Galvenie riski: iepirkumi

Atbilstošu procedūru piemērošana Papildu darbu iekļaušana noslēgtajos līgumos Veidņu precizēšana, labošana vai neievērošana Prasības pretendentiem Visu veikto darbību atbilstoša dokumentēšana Iepriekšējā kontrole no atbildīgās iestādes puses

netiks veikta Neatbilstoši veikta iepirkuma procedūra nozīmē,

ka visas līgumā iekļautās izmaksas nav attiecināmas

Pārskatu veidi

Vienošanās paredz tikai 1 pārskatu (ņemot vērā to, ka lielo projektu aktivitātes ietvaros patreiz nav)

Pārskats par projekta īstenošanu

Ministru kabineta par apakšaktivitātes ieviešanu paredz vēl vienu pārskatu

Pēcieviešanas uzraudzības veidlapa

Pārskats par projekta īstenošanu

Galvenās sadaļas

Veiktie un plānotie maksājumi Projekta progress, t.sk. veiktie darbi un veiktie

iepirkumi Publicitāte

Pēcieviešanas uzraudzība

Finansējuma saņēmējs sagatavo Projekta pēcieviešanas uzraudzības veidlapu reizi gadā, līdz noslēguma maksājuma saņemšanas mēneša 15.datumam

Kohēzijas fonda projekta ietvaros sasniegto rezultātu atbilstību iesniegumā noteiktajiem mērķiem;

rekultivētās teritorijas turpmāko izmantošanu atbilstoši teritorijas plānojumam;

rekultivētās teritorijas juridisko statusu; pēcrekultivācijas veiktā monitoringa rezultātu atbilstību Valsts vides

dienesta noteiktajiem pēcrekultivācijas monitoringa parametriem; veiktajiem pasākumiem sabiedrības informēšanai par Kohēzijas

fonda projekta rezultātiem un ieguvumiem sabiedrībai.

Pārbaužu uz vietas apjoms

Tehniskā pārbaude Administratīvā pārbaude (t.sk. IKS apraksta procedūru

pilnība un atbilstība reāliem procesiem) Finanšu pārbaude (t.sk. grāmatvedības pārbaudes)

Pārbaužu skaits atkarīgs no projekta riska pakāpes

Projekta riska novērtēšana

Galvenie kritēriji

Projekta sarežģītība (līgumu skaits, veids) Projekta vērtība Finansējuma saņēmēja iepriekšēja pieredze ar ES fondu

projektu ieviešanu Projekta progress un tā atbilstība sākotnēji plānotājam

Riska novērtēšanu veic Vides ministrija, informācija no projektu saņēmējiem netiek prasīta

Riska pakāpe tiks regulāri pārskatīta, balstoties t.sk. uz pārbaužu projektu īstenošanas vietās rezultātiem

Pārbaužu veicēji

Vides ministrijatehniskā pārbaudeadministratīvā pārbaude (atsevišķos gadījumos)

Pieaicinātie auditori (visas finanšu pārbaudes)

Citas ES fondu vadībā iesaistītās iestādes (var ierosināt pārbaudes), t.sk. ES institūcijas

Pēdējie novērtējumi par projektiem un to rezultātiem var notikt vēl 2021.gadā

Piemēri Būvobjekti, kuri ir pieņemti ekspluatācija, nav atbilstoši

iegrāmatoti IKS apraksts nav izveidots, bet ir iesniegta vēstule par tā

izveides apstiprināšanu Rēķinu pārbaudes netiek dokumentētas (t.i. tiek uzskatīts,

ka tās nenotiek) Nav izstrādāta lietvedības instrukcija, dokumenti nav

pieejami Grāmatvedībā projekts netiek uzskaitīts atsevišķi Progresa pārskatos norādītā informācija par projekta

tehnisko progresu nav patiesa Finansējuma saņēmēja iestādes darbinieki nav iepazīstināti

ar IKS Netiek kontrolēts inženieru laika ieguldījums, būvdarbu

progress (piemēram, dalība sanāksmēs)

IKS izveide

IKS apraksta izveidi nosaka civiltiesiskais līgums

IKS apraksti netiek sūtīti saskaņošanai Vides ministrijā

IKS apraksta izveide ir priekšnosacījums maksājumu saņemšanai

Vadlīnijas Nosaka

Vides ministrijas prasības finansējuma saņēmēja Iekšējās kontroles sistēmas (IKS) apraksta izstrādei 2007.-2013.gada plānošanas periodā apstiprināto ERAF un Kohēzijas fonda projektu realizācijai

Vadlīnijas neparedz detalizētu aprakstu katrai IKS apraksta sadaļai

Finansējuma saņēmējs izstrādā IKS aprakstu, pamatojoties uz tā faktisko darbību, struktūru un izstrādātājs procedūras ievēro tiesību aktus

Informācija

Vadlīniju IKS apraksta izveidei pilns teksts atrodams Vides ministrijas mājas lapā

www.vidm.gov.lv

sadaļā Fondi un investīcijas

Paldies par uzmanību!