Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Administrasi
Dalam landasan teori tentang administrasi, penulis membahas mengenai
definisi administrasi, ciri-ciri administrasi, unsur-unsur administrasi, fungsi
administrasi, dan prinsip-prinsip administrasi
2.1.1. Definisi Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam Priansa dan Damayanti (2015:4)
menyatakan bahwa, “administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Leonald D. White dalam Gaol (2015:20) merumuskan
bahwa, “Administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua
usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta, sipil maupun militer baik
secara besar-besaran ataupun kecil-kecilan”.
Berdasarkan penjelasan diatas, penulis menyimpulkan bahwa administrasi
merupakan kegiatan atau usaha dalam melayani, mengarahkan, serta mengatur
proses kegiatan perusahaan di dalam mencapai suatu tujuan.
8
2.1.2. Ciri-ciri Administrasi
Menurut Gaol (2015:23), setelah mengetahui beberapa definisi
administrasi, maka ciri-ciri administrasi tersebut dapat digolongkan atas:
1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika
dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang
atau lebih bekerja sama.
3. Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja
sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja
yang jelas.
4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi
berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu ssecara berkesinambungan.
5. Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja
sama
2.1.3. Unsur-unsur Administrasi
Menurut Anggara (2015:41) menyatakan bahwa, dalam proses operasional
administratif terdapat sejumlah unsur yang saling berkaitan antara satu dengan
yang lain. Apabila salah satunya tidak ada, proses operasi administrasi akan
terhambat. Unsur-unsur tersebut antara lain:
1. Organisasi, yaitu wadah bagi segenap kegiatan usaha kerja sama.
2. Manajemen, yaitu kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan
mengerahkan fasilitas kerja.
9
3. Komunikasi, yaitu penyampaian berita dan pemindahan ide pikiran dari
seseorang kepada yang lainnya agar terwujudnya kerja sama.
4. Kepegawaian, yaitu pengaturan dan pengurusan pegawai atau karyawan yang
diperlukan.
5. Keuangan, yaitu pengelolaan segi-segi pembiayaan dan pertanggungjawaban
keuangan.
6. Perbekalan, yaitu perencanaan, pengadaan, dan pengaturan pemakaian barang-
barang keperluan kerja.
7. Tata usaha, yaitu penghimpunan, pencatatan, pengolahan, pengiriman, dan
penyampaian berbagai keterangan yang diperlukan.
8. Hubungan masyarakat, yaitu perwujudan hubungan yang baik dan dukungan
dari lingkungan masyarakat terhadap usaha kerja sama.
2.1.4. Fungsi Administrasi
Menurut Quible dalam Haryadi (2009:3), ada 5 (lima) jenis fungsi
pendukung administasi dalam perkantoran, diantaranya:
1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi
ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan
administrasi sehari-hari.
2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa
menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya
10
dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi
informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membtuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan
menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support
keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan
dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya
dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi
manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran
dan pengevaluasian karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf
setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan
prosedur administrasi.
2.1.5. Prinsip-prinsip Administrasi
Menurut Anggara (2015:43) dalam pendekatan sistem, kegiatan
administrasi merupakan salah satu komponen instrumental proses
penyelenggaraan organisasi. Landasan operasional kegiatan administrasi
berpedoman pada 4 (empat) prinsip, antara lain:
11
1. Prinsip Fleksibilitas
Prinsip fleksibilitas adalah tolok ukur yang mempertegas bahwa semua
administrator melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan fasilitas yang
tersedia, memanfaatkan pola kerja sama yang ditunjang sepenuhnya oleh
situasi dan kondisi yang sebenarnya.
2. Prinsip Efisien dan Efektivitas
Efisiensi tidak hanya menyangkut penggunaan waktu secara tepat, tetapi juga
menyangkut pendayagunaan tenaga secara optimal. Prinsip ini juga harus
digunakan sebagai landasan operasional bagi kegiatan administrasi. Dengan
prinsip efisiensi, penghematan waktu, biaya, dan tenaga akan memengaruhi
keseimbangan antara input dan output, tidak mengakibatkan dampak-dampak
yang cenderung merugikan dan memperlambat pencapaian tujuan.
3. Prinsip berorientasi pada tujuan
Administrasi merupakan komponen input instrumental untuk menjamin
tercapainya tujuan. Tujuan operasional sudah dirumuskan menjadi orientasi
bagi pelaksanaan kegiatan administrasi. Tujuan yang ditargetkan akan lebih
mudah dicapai apabila memperhatikan prinsip efisiensi. Oleh karena itu, setiap
program dapat dipilih dan dipilah disesuaikan dengan ukuran kemampuan yang
ada. Salah satu tekniknya dalah menentukan tujuan jangka pendek, menengah,
dan jangka panjang yang berhubungan secara langsung dengan perencanaan
yang telah disepakati sebelumnya.
12
4. Prinsip Konstinuitas
Seluruh pelaksanaan administrasi harus berkelanjutan, yaitu dengan acuan
perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
2.2. Administrasi Perkantoran
Pada landasan teori yang berkaitan dengan administrasi perkantoran,
penulis membahas mengenai definisi administrasi perkantoran, efektivitas dalam
administrasi perkantoran, serta efisiensi dalam administrasi perkantoran.
2.2.1. Definisi Administrasi Perkantoran
Menurut Nuraida (2008:8) mengemukakan bahwa, “Manajemen
administrasi perkantoran adalah ilmu yang berhubungan dengan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian segala hal yang berhubungan
dengan daur hidup data dan informasi bisnis dalam perusahaan”.
Menurut Priansa dan Damayanti (2015:4) mengemukakan bahwa,
“Administrasi perkantoran merupakan salah satu fungsi dalam organisasi yang
berkaitan dengan penyelengaraan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari
suatu organisasi”.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa
administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan
data yang meliputi kegiatan pembukaan ringan, mencatat, menyurat, mengetik,
agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
13
2.2.2. Efektivitas dalam Administrasi Perkantoran
Konsep efektivitas merupakan konsep yang luas, mencakup berbagai
faktor di dalam maupun di luar organisasi.
Menurut Yatimah (2013:82), “Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang
dilakukan itu mempunyai nilai baik”.
Sedangkan menurut Imelda Akmal dalam Priansa dan Damayanti (2015:4)
menyatakan bahwa, “efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai dengan
rencananya (doing the right things) atau rencana hasil dibandingkan dengan
realisasi hasil”.
Menurut James L. Gibson dalam Priansa dan Garnida (2013:11)
mengungkapkan tiga pendekatan mengenai efektivitas, sebagai berikut:
1. Pendekatan Tujuan
Pendekatan ini digunakan untuk mendefinisikan dan mengevaluasi efektivitas
yang merupakan pendekatan tertua dan paling luas digunakan. Menurut
pendekatan ini, keberadaan organisasi dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
2. Pendekatan Teori Sistem
Teori sistem menekankan pada pertahanan elemen dasar masukan-proses-
pengeluaran dan mengadaptasi terhadap lingkungan yang lebih luas yang
menopang organisasi. Teori ini juga menekankan pentingnya umpan balik
informasi. Inti teori sistem antara lain:
14
a. Kriteria efektivitas harus mencerminkan siklus masukan-proses-
pengeluaran, bukan keluaran yang sederhana; dan
b. Kriteria efektivitas harus mencerminkan hubungan antar organisasi dan
lingkungan yang lebih besar dimana organisasi itu berada.
3. Pendekatan Multiple Constituency
Pendekatan ini adalah perspektif yang menekankan pentingnya hubungan
relatif di antara kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi.
Dengan pendekatan ini memungkinkan pentingnya hubungan relatif diantara
kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi.
2.2.3. Efisiensi dalam Administrasi Perkantoran
Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Damayanti (2015:9)
menyatakan bahwa, “efisiensi merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan
tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah mengerjakannya,
termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya terpendek jaraknya”.
Sedangkan menurut The Liang Gie dalam Priansa dan Damayanti (2015:7)
menyatakan bahwa, “efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan
terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya”. Perbandingan ini dapat dilihat dari
dua segi, yaitu:
1. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai
dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Usaha tersebut meliputi pikiran, tenaga,
waktu, ruang, dan benda (termasuk uang).
15
2. Segi Hasil
Suatu kegitatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu
memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya
ataupun jumlah satuan hasil itu.
Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Damayanti (2015:9)
menyatakan bahwa efisiensi kerja dapat dicapai apabila:
a. Berhasil Guna atau Efektif
Yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat,
artinya target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan.
b. Ekonomis
Dalam usaha mencapai efektivitas yang termaksud, maka biaya, tenaga kerja,
material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lainnya, telah dipergunakan
dengan setepat-tepatnya.
c. Pelaksanaan Kerja dapat Dipertanggungjawabkan
Yakni untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber
telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
d. Pembagian Kerja Nyata
Yakni berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri
mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik, sebab bagaimanapun juga
kemauan setiap orang pasti terbatas (real and factual distribution or
work/DW). Oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-
benar berdasarkan beban kerja (volume of work/vw). Ukuran kemampuan kerja
(standar rate of performance/SP) dan waktu (time/T) yang tersedia.
16
e. Rasionalitas Wewenang dan Tanggung Jawab (Rationality of Authority and
Responsibility)
Artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih
besar dari tanggung jawabnya (W>T). Wewenang harus sama dan seimbang
dengan tanggung jawabnya.
f. Prosedur Kerja Praktis, Bekerja, dan dapat Dilaksanakan (Practicable,
workable and applicable procedures).
Yaitu pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan
kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang
dapat dilaksanakan dengan lancar.