SEMINARSKI RAD

IZ PREDMETA "Međunarodno Poslovno Pravo"

NAZIV SEMINARSKOG RADA: ''Evropska Centralna Banka''

SADRŽAJ: 1. INFORMACIJE I POSLOVNI SISTEMI 2

2. DEFINICIJA INFORMACIJE 2

3. PODATAK NASUPROT INFORMACIJE 4

4. PROVERAVANJE INFORMACIJA 5

5. INFORMACIJE KROZ POSLOVNI I INFORMACIONI SISTEM 5

6. INFORMACIJE I PROBLEMI 6 6.1. Ciklus rešavanja problema 6

7. SVOJSTVA - KARAKTERISTIKE INFORMACIJA U POSLOVNOM SISTEMU 7

8. PROCES INFORMISANJA 8

9. INFORMACIJE I INFORMACIONI NIVOI 9

10. INFORMACIJA I KOMUNIKACIJA KAO STRUKTURNI ELEMENTI POSLOVNOG SISTEMA 10

11. INFORMACIJE I MENADŽERSKO UPRAVLJANJE 12 11.1. Informacioni zahtevi menadžmenta za naturalnim informacijama 12 11.2. Informacioni zahtevi menadžmenta za Za vrednosno izraženim informacijama 12

12. ZAKLJUČAK 13

13. LITERATURA 14

1

1. INFORMACIJE I POSLOVNI SISTEMI

Poslovni sistemi, veoma često, ne rade dobro. Jedan od problema je i nedostatak pravih informacija tim sistemima, tj. isti je napunjen informacijama, ali ne i upotrebljivim. Razumevanje koncepcijske uloge informacije je od vitalnog značaja za dizajn jednog efektnog poslovnog sistema.Zbog razlike između podatka i informacije, razlikuju se novodizajnirani i postojeći sistemi, koji su i zamenjeni s ovim prvim. Priprema kvalitetne informacije je bazni cilj dizajna novih sistemaInformacija kao ulaz svakog sistema daje podsticaj izvesnoj energiji da završi promene koje će omogućiti ostvarivanje postavljenog cilja. Svaka pojava – saznanje, devijacija, odluka, ideja, resurs, rezultat odstupanja itd. prikazuje se kao informacija. Osnovni zadatak informacije je da obezbedi kontinuitet efikasnog funkcionisanja sistema, odnosno omogući upravljanje iznenađenjima i tako smanji dezorganizaciju.Za uspešno zapažanje i razumevanje, informaciju je potrebno konvertovati u fizički model na koji reaguju ljudska čula.Danas su informacije kroz nauku, inovacije, transfer tehnologije, ''know how'' i ''show how'' vrlo značajna komponenta razvoja privrede. Sve više se sama informacija koristi kao roba u poslovnom sistemu. Potrebno je napomenuti da nije toliko reč o novim informacijama, već o radikalnom poboljšanju načina na koji se informacija distribuira krajnjim korisnicima.

2. DEFINICIJA INFORMACIJE

Teorija informacija danas je razvijena u posebnu nauku čiji je teorijski i praktični značaj u savremenom svetu veoma veliki i svakim danom sve veći. Danas se već teorija informacija uspešno primenjuje u filozofiji i matematici, prirodnim i tehničkim naukama, socijalno-ekonomskim naukama, biologiji i medicini.Spoljni svet, koji okružuje čoveka, deluje na njega preko njegovih čulnih organa. Čulni organi daju čoveku informacije o onome što se događa u okolini. Dobijena informacija putem signala se obrađuje u nervnom sistemu i mozgu čoveka. Nakon odgovarajućeg izbora, prikupljanja i obrade, informacije se koriste od strane čoveka za obratno, neposredno delovanje čoveka na okolinu ili uz pomoć drugih sredstava. Tako se čovekova okolina pojavljuje kao izvor informacija, a takođe i kao primalac informacija i dejstava.Osnove teorije informacija je najpre izložio američki inženjer i matematičar Klod Elvud Šenon (C. E. Shanon) u svojim radovima o matematičkoj teoriji informacija 1948. i 1949. godine. Šenona je posebno interesovao problem komunikacije.Taj ga je problem doveo do zaključka da je pri komuniciranju najvažnije da se od odašiljača do primaoca prenese određena količina nečeg nepoznatog primaocu. Ostalo je pitanje da se matematički odredi količina nepoznatog, što treba preneti u vidu poruke od odašiljača, preko kanala veze, do primaoca, što i čini osnovu Šenonovog rada iz teorije informacija.Informacija (lat. informatio) označava pojmove kao što su: proučavanje, uputstvo, obaveštavanje, obaveštenje. Neki naučnici smatraju da se informacija ne treba kao pojam definisati, dok drugi naučnici definišu informaciju na više ili manje sličan način. Neke od definicija informacije su:

"Informacijom se naziva sadržaj onoga što razmenjujemo sa spoljnim svetom dok mu se prilagođavamo i dok utičemo na njega svojim prilagođavanjem. Proces primanja i korišćenja informacija je proces našeg prilagođavanja slučajnostima spoljne okoline i našeg nastojanja da u toj okolini delotvorno živimo." - N. Viner

"Kao što je entropija mera dezorganizacije, tako je informacija, koja se predaje nizom signala, mera organizacije." - N. Viner

2

Entropija i informacija predstavljaju osnovne informacione veličine. Između njih postoje veze na koje je ukazao Šenon definišući informaciju kao negativnu vrednost entropije. Iz ovoga sledi da entropiju možemo shvatiti kao meru nedostatka informacija, odnosno, meru dezorganizacije sistema.Zbog nepotpunog skupa informacija, procesi u realnim sistemima se, po pravilu, ne izvršavaju sa potpunom sigurnošću. Njihova entropija je mera slučajnosti njihovog stanja, a to znači njihove dezorganizovanosti.Informacija je pojam suprotan od entropije. Ona je mera za red, odnosno organizovanost sistema. Jedini način da se realni sistem odupre prirodnoj težnji porasta entropije je prikupljanje podataka koji ga opisuju i njihova transformacija u informacije koje se koriste za kontrolu rasta entropije. Postupci kojima se informacije koriste za smanjivanje entropije, odnosno, povećanje organizovanosti sistema predstavljaju upravljanje u širem smislu.Prema Vineru i Šenonu - informacija je nešto što ukida ili smanjuje neodređenost sistema, odnosno, smanjuje neizvesnost promena.Česte su definicije prema kojima je informacija "najuopštenije rečeno, kapacitet povećanja znanja". Međutim, informacija može, ali ne mora, povećati količinu znanja primaoca. To zavisi od sistema na koji se ona odnosi. Govoriti o informaciji kao o kapacitetu povećanja znanja, moguće je samo ako se ona odnosi na sistem koji može da ima više različitih stanja i kada postoji neka objektivna neodređenost stanja u kome se sistem nalazi."Informacija je namenski upravljeno znanje sa ciljem da pripremi ponašanje koje treba da bude efikasno za postizanje ciljeva, po iskustvu traži znanje. Što su bolje poznate varijante i okolnosti, to se bolje mogu pripremiti aktivnosti i to će veći, po pravilu, biti uspeh. Tu se ne misli na znanje uopšte, nego na znanje sa namerom da pripremi ponašanje." - W. Witmannu (Informacija je prenošenje znanja)"Informacija za upravljanje jeste relevantno znanje koje proizilazi iz procesa obrade podataka i koje je stečeno da bismo njime postigli posebne svrhe." - D. SandersVažno je uočiti da kod svih iskazanih definicija postoji nešto zajedničko, a to je da se informacija definiše u njenom pragmatičnom obliku - ukazujući na njenu ulogu u ponašanju čoveka pri rešavanju određenih praktičnih problema realne stvarnosti.Proces informisanja je proces sticanja znanja u cilju realizacije određenih zadataka. Na taj način se uspostavlja izvesna relaciono-komunikaciona povezanost između objektivne stvarnosti, informacije i znanja o toj stvarnosti kod subjekta.Informacija je resurs neophodan za odvijanje svakog poslovnog procesa. Osiguravanje tog resursa zahteva sposobnost primene metoda i postupaka, utrošak vremena, rada i finansijskih sredstava, te izgrađen informacioni sistem. Taj napor se čini radi sposobnosti ispunjenja informacionih zahteva menadžmenta za upravljanje poslovnim procesom i sistemom. Budući da rezultat poslovnog procesa potvrdu svoje sposobnosti ispunjenja zahteva kupaca/korisnika doživljava na tržištu i informacija kao pretpostavka kvaliteta rezultata poslovnog procesa mora biti kvalitetna, bez obzira radi li se o njenom naturalnom ili vrednosnom izrazu.

Informacije su nužne da bi se prepoznala alternativna rešenja problema te identifikovale okolnosti odlučivanja.

Informacija je proces i predstavlja aktivnost komuniciranja. Informisati, znači preneti znanje nekome. Tražeći informaciju mi ustvari zadovoljavamo svoju ličnu potrebu da tom informacijom svoje znanje upotpunimo. Ukoliko neki podatak, ili mnoštvo podataka koje smo primili ne poveća nivo našeg postojećeg znanja, onda ti podaci ne predstavljaju informaciju.Informacija je resurs neophodan poslovnom sistemu. Informacija je "… obavest o činjenicama, izveštaj o nečemu, element znanja, elementarna obavest koja se može preneti i računati zahvaljujući kodu i uređaju. U suštini, informacija je "bilo kakva poruka prenesena nekom subjektu u obliku signala (koji je može dešifrovati i protumačiti i u njoj naći minimum novosti.

3

Osiguravanje tog resursa zahteva sposobnost primene metoda i postupaka, utrošak vremena, rada te izgrađen poslovni sistem. Taj se napor preduzima radi sposobnosti ispunjenja informacionih zahteva menadžmenta za upravljanje poslovnim sistemom.

Informacija kao pretpostavka kvaliteta rezultata poslovnog sistema mora biti kvalitetna, bez obzira radi li se o njenom naturalnom ili vrednosnom izrazu.Informacije oblikovane za potrebe poslovnog sistema trebaju pomoći u pripremi odluka te izvršavanju planske i kontrolne funkcije.Da bi informacija imala potreban kvalitet i bila primenjiva u upravljanju poslovnim sistemom mora imati sljedeće karakteristike: 1) tačnost (mora tačno odražavati situaciju),2) celovitost (mora potpuno obuhvatiti probleme kako bi se omogućilo donošenje ispravnih odluka), 3) usklađenost (mora odgovarati ostalim faktorima koji karakterišu situaciju, mora biti logična), 4) oblik (mora biti prezentovana u upotrebljivom obliku),5) učestalost (utvrđuje se planom informisanja u poslovnom sistemu koji je definisan u okviru procesne dokumentacije, 6) relevantnost (mora biti potrebna, nužna, neophodna) i 7) vremenski okvir (mora biti aktuelna i predstavljati novost, mora biti pravovremena).

3. PODATAK NASUPROT INFORMACIJE

Razlika između podatka i informacije kreira suštinski bazis za dizajn poslovnih sistema. Podatak je opis stvari i događaja s kojim se susrećemo. Poslovni podatak u nekoj organizaciji je opis stvari (resursa) i događaja (transakcije) s kojim se susrećemo. Informacija je podatak bitan za pomoć u izboru nekih aktualnih ili budućih akcija ili ne-akcija. Kod poslovne informacije, ovaj izbor se naziva poslovno odlučivanje. Dakle, poslovna informacija pomaže u izboru aktualnih ili budućih metoda ispunjenja ciljeva kompanije. Data processing (‘obrada podataka’) je termin kojim se opisuju procedure izvršene na podacima u cilju dobivanja svrsishodne informacije.

Ponekad se umesto informacije upotrebljava izraz podatak. Međutim, mora se jasno napraviti razgraničenje ova dva pojma. Pod podatkom se podrazumeva predstavljanje informacija (ideja i činjenica) u formalizovanom obliku pogodnom za prenos ili obradu u nekom procesu. Ili, jednostavno rečeno, podatak je zapis informacije.Podaci su registrovane činjenice, oznake ili zapažanja nastala u toku nekog procesa. Pojam podataka vezan je za fizičke simbole koji mogu da se beleže (registruju), čuvaju, prenose i obrađuju.Podatak i informacija se razlikuju po stepenu obrade i načinu upotrebe. Podaci su sredstva za izražavanje informacija. Oni predstavljaju izolovane i neinterpretirane činjenice. Podaci su pasivni, oni mogu uticati na promenu sadržaja informacije, ali ne utiču na ponašanje sistema. Podatke prikupljamo i registrujemo da bi ih mogli čuvati i po potrebi koristiti. Ako je registrovan, podatak se koristi za preduzimanje akcija ili donošenje odluka i takav podatak se može smatrati informacijom. Podaci postaju informacije u momentu njihovog korišćenja. Svi podaci se ne moraju koristiti, niti moraju biti od koristi, a najkorisniji su kada su dostupni u pravo vreme i na pravom mestu.

Upravljanje poslovnim sistemom u skladu zahtjevima međunarodne norme ISO 9001:2000 podrazumeva visok stepen kontrole parametara sistema. Da bi mogao upravljati poslovnim sistemom menadžment sistema i procesa treba kvalitetne informacije izražene naturalno i

4

vrednosno. U okviru vrednosno izraženih posebno su važne informacije o troškovima. Dobro vođenim aktivnostima na oblikovanju sadržaja informacionog sistema proizvode se informacije koje svojim karakteristikama trebaju osigurati ispunjenje informacionih zahteva menadžmenta.

Informacija ima menadžmentsku namenu. Podaci nemaju. Nesvrsishodan podatak nije samo skup, već može biti štetan kod donošenja odluka menadžmenta, ali isto tako, ne sme se dozvoliti zatrpavanje informacijama.Kada dizajneri informacionih sistema promaše u distinkciji nesvrsishodnih podataka i važnih informacija, oni zatrpaju sve kapacitete percepcije primaoca. Tada sposobnost odlučivanja opada. Kritične informacije se gube u gomili beskorisnih podataka.Dakle, suviše informacija ne pomaže u procesu odlučivanja, čak naprotiv. Zbog toga, analitičari proveravaju sve poruke kako bi utvrdili da li su oni podaci ili informacije. Podatak koji nije konvertovan u informaciju je bezvedan.Jedan od kritičnih ciljeva informacione tehnologije je da proširi ljudski kapacitet apsorbiranja i sposobnost manipulisanja informacijama, ali ne u nekritičnom zasipanju informacijama, već u preradi istih na onu formu i sadržaj koji je najprihvatljiviji za korisnika.

4. PROVERAVANJE INFORMACIJA

Postoje četiri testa da se utvrdi da li je neka poruka informacija ili ne.1. Kome je poruka namenjena?2. Za koju specifičnu odluku je poruka namenjena?3. Kako se poruka koristi: da detektuje ili razreši stanje?4. Kako često se donose odluke?

Ko je donosilac pojedinih odluka? Izveštaji su često upućeni odeljenjima, ne pojedincima. Treba insistirati na tome kome unutar odeljenja treba poruku. Ako se ne mogu identifikovati pojedinci, poruka je tada, verovatno, podatak.Šta je neka određena odluka ? Čak ako je neka poruka vezana za specifičnu osobu, to je ne čini informacijom. Koja je to određena odluka kojoj pripada poruka ?Kako je donesena odluka ? Čak identifikacija neke određene odluke nije dovoljna. Kako je tačno korištena poruka da se donese neka određena odluka ? Donosioci odluka nesigurni u šta i kako njihovih odluka verovatno su pre koristili podatke nego informacije.Kad je poruka korištena ? Poruka ne mora biti korištena odmah u procesu odlučivanja da bi se klasifikovala kao informacija. Mnoge poruke nose potencijalnu informaciju, što znači da postoji mogućnost njenog kasnijeg korištenja u odlučivanju.Validna informacija za jednog donosioca odluke može biti beskoristan podatak za drugog.Prema tome, istinski test da li je neka poslovna poruka informacija ili ne leži u njenoj predviđenoj upotrebi za rešavanje problema i donošenje odluka.

5. INFORMACIJE KROZ POSLOVNI I INFORMACIONI SISTEM

Upravljanje razvojem i poslovanjem u savremenom poslovnom sistemu vrši se na osnovu efikasnog sistema informacija o međunarodnom i nacionalnom tržištu i tržišnom okruženju, kao i mogućnostima poslovnog sistema na toj osnovi. Sistem informacija omogućava izbor optimalnog rešenja pri odlučivanju i smanjuje rizik i nesigurnost prilikom uključivanja u međunarodnu razmenu i podelu rada tako što otkriva zakonitosti međunarodnog i nacionalnog tržišta i tržišnog okruženja.Da bi poslovni sistem mogao da definiše svoje ciljeve i usmeri svoju aktivnost na njihovo ostvarenje, potrebno je da raspolaže sistemom informacija, koji obezbeđuje potrebne inpute za

5

normalno funkcionisanje poslovanja. Usklađivanje tržišnih uslova sa mogućnostima i sposobnostima poslovnog sistema je primarni uslov za planiranje ciljeva, politika i strategija kao i za izradu odgovarajućih planova i programa poslovnog sistema.Cilj informacionog sistema u poslovnom sistemu je da svi zaposleni raspolažu sa informacijama koje su im potrebne u poslovima odlučivanja, planiranja, izvršenja i kontrole. Danas je sve veća potreba za efikasnim sistemom informacija za potrebe upravljanja svim aktivnostima poslovnog sistema.Rezultat rada poslovnog sistema može biti proizvod, usluga ili proizvod i usluga. Ako posmatramo poslovni sistem kao deo privrede, nameće se neizostavo pitanje adekvatne cirkulacije informacija. Odgovor poslovnog sistema u njegovom tržišnom ambijentu zavisi u prvom redu od kvaliteta informacija kojima je taj sistem snabdeven. Informacioni tokovi objedinjuju niz poslovnih sistema do nivoa privrede kao sistema višeg nivoa. Stoga se ističe potreba za jedinstvenom cirkulacijom informacija unutar sistema. Optimalna integracija poslovnih sistema u okviru privrede jedne zemlje, danas je moguća primenom elektronskog poslovanja.Ovakav pristup uključuje analizu procesa koji ima svoje ulazne elemente (materijal, energija, itd.), izlazne elemente (gotov proizvod, itd.) i dejstvo okloline (potrebe korisnika, konkurencija, tržišna politika...).Postojanje povratne sprege omogućava da se izlazni elementi kanališu ka željenim rezultatima. Drugim rečima, povratna sprega daje informacije o trenutnom stanju izlaznih elemenata vršeći na taj način uticaj na ulazne elemente procesa koji se pri tom manjaju tako da se proces odvija u onom smeru koji će kao rezultat dati baš onakav izlaz kakav smo mi očekivali.

6. INFORMACIJE I PROBLEMI

Menadžeri koriste informaciju za aktuelnu ili potencijalnu odluku. Poslovno odlučivanje je izbor neke akcije između dve ili više alternativa, kako bi se razrešio dati poslovni problem. Poenta je, dakle, da problemi utiču na proces odlučivanja.Problem je praznina između onog što se očekuje i realnog stanja. Očekivanja su bazirana na ciljevima, zadacima ili standardima. Stanje je jedna metrika rada sistema, (metrika izvršavanja). Svi problemi definisani na ovaj način ne zaslužuju ozbiljnija razmatranja. Trend projekcije je drugi deo definicije problema, ili detekcije problema. Dizajniranje zamenskog informacionog sistema zahteva dugoročniji razvoj, ali poželjan je pre nego što aktualni sistem kolapsira. Detekcija problema zahteva četiri identikacijske faze, kako sledi:Merljiva očekivanja, (ciljevi, zadaci ili standardi),Sredstva za merenje aktuelnih performansi sistema,Filter tolerancije da rangira i izdvoji značajne od beznačajnih problema,Mehanizam za procenu trendova performansi.Dobri menadžeri ne čekaju da se problem desi. Oni koriste sisteme za procenu, inteligenciju i druge tehnike da detektuju potencijalne probleme. Ovakve metodologije su poznate pod imenom ‘problem-scanning process’.

6.1. Ciklus rješavanja problema

To je jedna jednostavna perspektiva, ali pomaže da se informacije analiziraju upravo o onom što jesu. Ciklus rešavanja problema je naročito važan u analiziranju i dizajniranju poslovnih sistema. Baziran je na nekoliko komponenti, kako sledi:

6

Ulaz resursa. Ulaz resursa u proizvodni proces može podrazumevati novac, materijal, oprema, ljudi i informacija. Ulazni resurs može biti i mešavina pojedinih resursa i tada se uzima kao kritičan za efektivnost proizvodnog procesa.Proizvodni proces. Menadžment kombinuje resurse u grupe, u cilju proizvodnje određenih proizvoda.Proizvod/usluga izlaz. Ovaj izlaz predstavlja namenski rezultat proizvodnog procesa.Ciljevi/standardi. Svrha su implementacije proizvodnih procesa. Svaki cilj je specifičan u odnosu na karakteristike izlaza/rezultata proizvodnog procesa.Detekcija problema. Ovaj mehanizam, kako je već rečeno, uključuje analizu uzroka problema.Generisanje alternativa. Po detekciji problema, traže se alternative za korekciju, nekad čak i redizajn, proizvodnog procesa. Jedna od tih alternativa je uvek: “ne menjaj”.Odlučivanje. Menadžeri se odlučuju za korektivnu alternativu.Objava odluke. Menadžeri prenose svoju odluku u format razumljiv onim koji je trebaju izvršiti na proizvodnom nivou.Implementacija odluke. Radno osoblje izvršava odluku jednim od tri metode:

- Menjaju resurs- Menjaju prizvodne procese- Menjaju ciljeve ili standarde

Praćenje. Menadžeri nadziru proces da bi bili sigurni da je problem rešen.

Ciklus rješavanja problema je jedan simplificiran model usmeren ka svakodnevnom menadžmentu. Međutim, koristan je u povezivanju raznih tehnika i prakse u analizi i dizajnu sistema u jednu disciplinu.

7. SVOJSTVA - KARAKTERISTIKE INFORMACIJA U POSLOVNOM SISTEMU

Podaci sadrže poruke koje nemaju namenu. Informacije predstavljaju obrađene podatke za korištenje u poslovnom sistemu. Namena servisira ciklus rešavanja problema, uključujući i proces odlučivanja. Informacije predstavljaju krvotok poslovnog sistema, jer protok odgovarajućih informacija je vitalan za odluke. Informacija je obrađen podatak i, zbog toga, podatak i informacija imaju zajedničke karakteristike. Neke od karakteristika su:

Svojstvo relativnosti informacije se posmatra u odnosu na primaoca informacije i izvor informacije. Objektivna stvarnost je jedna, a više je subjekata koji primaju informacije o toj stvarnosti, što u sebi uključuje svojstvo relativnosti informacije u odnosu na posmatranog primaoca. Svaki pojedinačni subjekat vrši izbor informacija na osnovu kriterijuma koji formira na osnovu svog iskustva (znanja).Utvrđivanje cilja informacija. Informacija treba da ima određeni cilj u momentu predaje, a to je da je primalac iskoristi.Cena informacije. Pod cenom informacije ili njenom upotrebnom vrednošću treba podrazumevati materijalni efekat koji se dobija upotrebom date informacije.Trajnost i pouzdanost informacija. Pouzdanost informacija se ocenjuje u odnosu na to u kojoj meri ona održava ono što treba da održava. Trajnost se osigurava i uslovljena je mogućnostima tehničkih sredstava za uskladištenje, brzu obradu i prenos informacija. Informacija može da bude pouzdana, ali ne trajna i obratno.Količina informacija. Za donošenje raznih odluka potrebne su informacije različitog obima i kvaliteta. Možemo raspolagati:

- potpunim,- nepotpunim i- preobimnim informacijama.

7

Potpune informacije prikazuju sva bitna svojstva sistema na koji se odnose. Nepotpunim informacijama se služimo kada su nam ograničene mogućnosti prikupljanja, obrade, čuvanja i prenosa informacija. Preobimnost otežava proces komuniciranja, poskupljuje informacioni sistem i povećava verovatnoću donošenja pogrešne odluke.Brzina delovanja informacija. Brzina predaje ili prijema informacije od strane čoveka je povezana sa vremenom koje je neophodno da se shvati smisao primljene informacije i situacija o objektu na koji se odnose informacije. Velika brzina prenošenja informacija je od posebnog interesa za sisteme koji rade u realnom vremenu.

Periodičnost. Prema učestalosti pojavljivanja i korišćenja, informacije mogu biti:- rekurentne ili periodične i- nerekurentne ili povremene.

Deterministički i stohastički karakter informacija. Informacija o prošlosti, odnosno o događajima koji su se već zbili, u biti je uvek deterministička, jer predstavlja konstataciju realizovanog stanja. Obično se informacija proglašava determinističkom na osnovu njenog upoređenja sa nekom sigurnom situacijom ili veličinom. Međutim, i u ovim slučajevima postoji izvesna neodređenost povezana sa verovatnoćom da se ta veličina izmeni u budućnosti.

Troškovi pribavljanja informacija. Slično kao kod materijalnih i energetskih dobara, i informacija zahteva određene materijalne i druge rashode neophodne za njeno pribavljanje, njeno dobijanje u skladu sa njenom namenom.

Način i forma predstavljanja informacija. Osnovni, uobičajeni način za prezentovanje informacija u sistemu čovek – mašina je vizuelan ili zvučni oblik. Forma se takođe pojavljuje kao bitna karakteristika, kako za čoveka, tako i za mašinu. Čovek većinu informacija dobija u obliku dokumenta određene forme.

8. PROCES INFORMISANJA

Ne tako davno, traženje, upoređivanje i sortiranje informacija se obavljalo ručno. To je često bio dug i skup proces. Podaci su se obično zapisivali na papir i čuvali u registrima, u posebnim prostorijama. Klasifikacija i pretraga, kao i sama odluka o tome gde smestiti registre, često je predstavljala veliki problem. Takođe sám prenos informacije je bio otežan.Razvoj informacione tehnologije omogućio je velike promene u procesu informisanja. Danas, proces informisanja predstavlja proces stvaranja informacije obradom podataka uz pomoć informacionih tehnologija. Proces promene podatka u informaciju zasnovan je na sedam koraka koji zajednički obuhvataju proces informisanja:Prikupljanje – proces koji se sastoji od: definisanja potrebnih podataka, identifikacije izvora podataka, izbora načina prikupljanja i samog prikupljanja podataka.Organizovanje – proces koji uređuje, predstavlja i formatizuje podatke za korišćenje u ostalim procesima informisanja.Analiza – podrazumeva tumačenje podataka i njihovu transformaciju u informaciju.Čuvanje – podataka odnosno njihovo skladištenje je veoma olakšano primenom uređaja za čuvanje podataka kao što su magnetni diskovi, magnetne trake, optički diskovi, hard diskovi i drugi.Obrada – za koju je "zadužen" mikroprocesor računara.Primanje i prenošenje – podrazumeva transfer podataka unutar i između informacionih sistema. Osnovni uslov razmena podataka i informacija između informacionih sistema predstavlja kompatibilnost komunikacionih protokola.

8

Prikazivanje – prezentacija informacije iz informacionog sistema.

9. INFORMACIJE I ORGANIZACIJSKI NIVOI

Jedan od zahteva metrike performansi nekog informacionog sistema su standardi. Šta se očekuje od svih karakteristika informacije ? Da li je standard 90% ili 95% ?Menadžeri postavljaju standarde u zavisnosti od njihovih informacionih zahteva. Pored ovog, informacioni zahtevi variraju u zavisnosti od organizacijskog nivoa kome pripada rešavanje problema. Različiti tipovi problema postoje na svakom organizacijskom nivou.Da bi se odredile različite informacione potrebe, treba se uzeti u obzir distinkcija između različitih nivoa poslovnog sistema. Postoji organizacijski model koji sadrži tri nivoa odlučivanja.Menadžeri donose strateške odluke u skladu s globalnim poslovnim opredelenjima firme. Takve odluke utiču na sve misije i produkte firme.Menadžeri donose taktičke odluke za jednu misiju, ili proizvod, ili sistem, ili lokaciju. Odluka za jednu misiju može se razlikovati od odluke za neku drugu, ali sve te odluke moraju biti u skladu s politikom koja je utvrđena strategijom firme.Operativne odluke uključuju one odluke koje su potrebne za održanje svakodnevnih radnih procesa u firmi. Informacione karakteristike se primenjuju kod sva tri nivoa menadžmenta. Zahtevi za tim karakteristikama se razlikuju od promena na jednom od nivoa menadžmenta. Razlog je u prirodi odluka koje se odnose za pojedine nivoe. Sledi kratak opis povezanosti karakteristika informacije s svakim od nivoa menadžmenta.Relevantnost. Irelevantne informacije dovode do preopterećenja, a time i smanjena efektnosti rešavanja problema. Ekskluzivitet i značaj resursa strateškog menadžmenta ne može tolerisati takvu irelevantnost. Nedostatak informacione relevantnosti se može tolerisati na operacijskom nivou.Potpunost/Kompletnost. Strateške odluke su manje struktuirane i subjektivnije nego što su to donesene odluke na radnom nivou. Strateški izvori su, uglavnom, eksterni, a pretpostavke su uopštenije na ovom nivou. To je razlog da strateški menadžeri mogu tolerisati nekompletne podatke, jer ih kombinuju s takvim pretpostavkama.Korektnost (Tačnost). Karakteristike značajne, na primer, u knjigovodstvu, kada bilansi moraju biti tačni i precizni do u detalj.Sigurnost. Odluke donesene na strateškom nivou mogu sačuvati, ali i uništiti organizaciju. Curenje informacija na ovom nivou mogu biti katastrofalne i učiniti nezaštićenom organizaciju pred konkurencijom.Pravodobnost. Odluke na strateškom nivou uključuju egzistenciju i dugoročnu stabilnost firme. Menadžeri na ovom nivou ne štede sredstva kako bi optimizovali takve odluke. Na radnom nivou, menadžeri donose odluke o procesima s malom profitnom maržom. Cena procedure odlučivanja je glavni faktor na ovom nivou. Pored ovog, strateške odluke su bazirane na informacijama iz eksternih izvora i često su veoma skupe da se dođe do njih, u odnosu na interne informacije korištene na radnom nivou.Delotvornost/efikasnost. Izražava se kao suma korištenih resursa podeljena s cenovnom jedinicom, (napr. US$). Kako cena koštanja nije relevantna na strateškom nivou, sledi da su ove vrste odluka relativno neekonomske.Pouzdanost. Jednako je važna za menadžere i na strateškom i na radnom nivou. Kako su strateške odluke vezane uz podatke iz eksternih izvora koji nisu kontrolabilni, to se mora prihvatiti izvesna nepouzdanost uprkos željama strateških menadžera.

9

10. INFORMACIJA I KOMUNIKACIJA KAO STRUKTURNI ELEMENTI POSLOVNOG SISTEMA

Za uspješno funkcionisanje sistema upravljanja organizacije komunikacija i informisanje od sudbinskog su značenja. Strukturni elementi sistema upravljanja su: 1) strateški dokumenti organizacije (misija, vizija, strategija, politika, opšti posebni menadžerski ciljevi), 2) organizacija, 3) poslovni procesi, 4) funkcije, 5) resursi i 6) komunikacija i informisanje.

Komunikacija je proces koji kao rezultat proizvodi ideju, spoznaju ili informaciju.Pored ideje, spoznaje i sl., informacija je predmet proizvodnje procesa komunikacije. Ono što je značajno za organizaciju sa stajališta upravljanja kvalitetom je proces komunikacije u funkciji informisanja svih zainteresovanih strana o sposobnosti sistema upravljanja u ispunjenju njihovih zahteva. Informacioni sistem kao jedan od modela izgradnje sistema upravljanja kvalitetom treba obuhvatiti tri glavna područja. To su: 1) unutrašnje područje, 2) vanjsko područje i 3) radon područje ili pojas preklapanja.Kroz izgrađeni informacioni sistem u okviru procesa komunikacije menadžment organizacije ima za cilj osigurati i provoditi: 1) informisanje unutar svakog poslovnog sistema, 2) informisanje unutar organizacije i 3) informisanje okruženja organizacije.

Za optimalno odvijanje svakog poslovnog procesa potrebno je planirati, utvrditi i dokumentovati: 1) ko šalje informaciju, 2) kome se informacija šalje, 3) sadržaj informacije i 4) kada se informacija šalje.Izrada plana informisanja u poslovnom sistemu čini se posebno zahtevnim zadatkom članova procesnih timova i u tom segmentu najčešće traže pomoć savjetnika i menadžera kvalitete.Bez pravovremenih informacija odgovarajućeg kvaliteta i nivoa, upravljanje poslovnim procesom rizičan je zadatak. Takva situacija nužno podrazumeva donošenje odluka koje nisu utemeljene na kvalitetnoj informacionoj i analitičkoj podlozi. To otežava utvrđivanje eventualnih odstupanja, njihov smer i intenzitet. U tom se slučaju poslovni procesi odvijaju u djelimično kontrolisanim uslovima.Informisanje unutar organizacije posebno je značajno sa stajališta motivacije zaposlenih.Način informisanja i sadržaj informacija unutar organizacije vrhovni menadžment prilagođava vojim potrebama. Informacije bi se svakako trebale odnositi na: 1) opšte ciljeve organizacije, 2) stepen pouzdanosti odvijanja poslovnih procesa, 3) stepen zadovoljstva kupaca/korisnika kvalitetom proizvoda ili usluga organizacije i 4) poslovni rezultat organizacije.Okruženje organizacije važan je konzument informacija koje organizacija oblikuje. To okruženje može biti unutrašnje ili vanjsko, pri čemu se pod unutrašnjim smatra okruženje unutar granica zemlje, a vanjskim izvan granica zemlje. Okruženje je potrebno informisati o naporima koje organizacija čini u cilju ispunjenja zahtjeva i potreba zainteresovanih strana i stvoriti pozitivan imidž organizacije u javnostima.

10

Temeljna je svrha svake komunikacije razviti saznanja i informacije pomoću kojih se lakše, brže i efikasnije odvijaju poslovni procesi. U cilju rešavanja problema implementacije savremenog sistema javne komunikacije u organizaciji nužno je uvažavati najmanje dve pretpostavke za prelaz od sistema jednosmerne komunikacije "odozgo prema dole" u sistem induktivne dvosmerne komunikacije i "odozgo prema dole" i "odozdo prema gore" uz pomoć usuglašavanja i sporazumevanja. To su: 1) savremena informatička oprema javne komunikacije koja omogućava višesmerni protok informacija i njihovu svestranu obradu prema potrebama i željama korisnika i 2) kompetentne kadrove sposobne za rad u poslovnim sistemima, za njihovu implementaciju i funkcionalno uključivanje u sve aktivnosti poslovnih procesa.

Bez informacinog poslovnog sistema koji omogućava i osigurava dvosmeru komunikaciju svaki sistem upravljanja je nedorečen i nesposoban za proizvodnju optimalnog rezultata. Izgrađen, implementiran i dokumentovan informacioni sistem organizacije kroz proces komunikacije deluje na principu povratne veze. Ukoliko iz bilo kojeg razloga izostane povratna veza nastaje prostor za: dvosmisleno tumačenje, glasine, dezinformacije, sabotažu. U takvim uslovima poslovni se procesi odvijaju u delimično kontrolisanim uslovima, što može ugroziti jednu od njihovih važnih karakteristika, a to je pouzdanost.

Poslovni proces visoko je organizovana struktura.Opšti zahtjevi međunarodne norme ISO 9001:2000 glasi: "Organizacija mora: …osigurati dostupnost potrebnih resursa i informacija nužnih za podršku pri provođenju i nadziranju tih procesa."Informacioni zahtevi pojavljuju se kao zahtevi za upravljanje poslovnim sistemom.Ispunjenje informacionih zahtjeva za upravljanje poslovnim sistemom i procesom zahteva informacioni poslovni sistem sposoban za: 1) prikupljanje, 2) prenos, 3) obradu, 4) primenu i 5) arhiviranje informacija.

Ulaznu veličinu informacionog sistema za upravljanje poslovnim procesom predstavljaju zahtevi korisnika informacija. Korisnik koji je egzistencijalno zainteresovan za postavljanje informacionih zahteva je menadžment poslovnog procesa, potpuno svestan potrebe za sasvim konkretnim informacijama koje će predstavljati kvalitetnu analitičku podlogu za donošenje poslovnih odluka koje će se odnositi na upravljanje poslovnim procesom.

Aktivnosti karakteristične za sadržaj informacionog sistema poslovnog procesa ne odvijaju se stihijski već prema određenim pravilima koja ujedno predstavljaju kontrolne mehanizme sadržaja informacionog sistema.

Komunikacija je ono što čini suštinu ljudskog bića. Mozak čoveka je mnogo veći od mozga mnogih životinjskih vrsta (čast izuzecima), upravo zbog sposobnosti govora i obrade slika. Dominacija ljudske vrste na Zemlji je ostvarena konstantnom akumulacijom znanja i iskustava koje su se prenosile sa generacije na generaciju (to je nešto što životinjske vrste ne mogu). Prenos tih znanja i iskustava nije ni najmanje jednostavan posao.

Informacije se dobijaju kao rezultat određenih postupaka koji obuhvataju prikupljanje, sređivanje i ispitivanje pojava i procesa u prirodi i društvu. Procesi predstavljaju stalnu razmenu materije, energije i informacija koje se otkrivaju i saznaju pomoću čula. Zahvaljujući ovim sposobnostima, ljudska bića su u stanju da saznaju i tumače svet, da mu se prilagođavaju, da komuniciraju sa okolinom u vidu dostavljanja i primanja poruka i da delotvorno žive. Tvorac “Kibernetike” Norbert Viner, kaže: “Živeti delotvorno znači biti uvek dobro informisan”.

11

Davno su ljudi shvatili snagu informacije. Razvoj trgovine u srednjem veku baziran je na konceptu “Inetlligentia pecunaie querendo” (Latinska izreka u prevodu znači “Pamet oplođuje novac”). Prvi pisani model sistema prikupljanja i upotrebe informacija i znanja dao je Sun Tsu u drevnoj Kini pre 2400 godina. Aristotel je već pisao o razlici između informacije, znanja, mudrosti i inteligencije. Jedan psiholog kaže: “Inteligencija je veština pogađanja pravih stvari”.

Težnja ka izmeni informacija je prisutna od prvobitne zajednice pa sve do danas, i za njeno zadovoljavanje je razvijen čitav niz metoda, od kojih je Internet najnovija.

11. INFORMACIJE I MENADŽERSKO UPRAVLJANJE

Informacije su najvažniji menadžerski resurs poslovnom sistemu. Menadžer mora blagovremeno i tačno reagovati, što mu uspeva, upravo na temelju blagovremene i tačne informacije. Pri tome u literaturi postoji znatan broj pojmovnih određenja informacije. Različiti autori različito razumevaju pojam informacije. Informacija znači obavest o činjenicama, izveštaj o nečemu, element znanja, elementarnu obavest koja se može preneti i računati zahvaljujući kodu i uređaju. Informacija je, takođe, bilo kakva poruka nekom subjektu u obliku signala, koji je može dešifrovati i protumačiti i u njoj naći minimum novosti. Stvaranje relevantne informacione osnovice za odlučivanje potreba je menadžmenta za ispunjenjem informacionih zahteva. Kvalitet odlučivanja u poslovnom sistemu usko je vezana za kvalitet informacione osnovice. Temeljna podela informacionih zahtjeva menadžmenta poslovni sistem prepoznaje kao:

- informacioni zahtevi menadžmenta za naturalnim informacijama i- informacioni zahtevi menadžmenta za vrednosnim informacijama.

11.1. Informacioni zahtevi menadžmenta za naturalnim informacijama

Informacioni zahtjevi menadžmenta za naturalnim informacijama proizlaze iz potreba poslovnog procesa i sistema. Svaki informacioni zahtev za naturalnim informacijama može biti ispunjen korištenjem određenog izvora informacija. Izvori naturalnih informacija potrebnih menadžmentu poslovnog sistema brojni su i različiti. Bez naturalnih informacija ne bi bilo moguće upravljati proizvodnim poslovnim sistemom i procesom iz razloga što ne bi bio ispunjen informacioni zahtev za ovom vrstom informacija. Bila bi ugrožena najznačajnija faza integrisanog procesa odlučivanja, a to je analiza i izrada podloge za donošenje poslovne odluke.

11.2. Informacioni zahtevi menadžmenta za vrednosno izraženim informacijama

Pored potrebe za naturalnim informacijama menadžment poslovnog sistema i procesa ima potrebu za vrednosno izraženim informacijama. To podrazumeva potrebu vrednosnog, dakle brojčanog izraza naturalnih informacija. Vrednost naturalnih informacija brojčano se najčešće izražava u novčanom iznosu. Važnost naturalnih i vrednosno izraženih informacija dolazi posebno do izražaja tokom odvijanja procesa upravljačke kontrole. Vrednosno izražene informacije važne su menadžmentu poslovnog sistema i procesa za planiranje prihoda, rashoda i poslovnog rezultata procesa.

12

12. ZAKLJUČAK

Dakle,informacije predstavljaju obrađene podatke za poslovne namene. Namena servisira ciklus rešavanja problema, uključujući i proces odlučivanja. Informacije predstavljaju krvotok poslovnog sistema, jer protok odgovarajućih informacija je vitalan za odluke menadžmenta u poslovnom sistemu. Informacije poslate strani koja nije autorizovana da ih primi predstavlja narušavanje sigurnosti. Mnogo puta, tek po otkrivanju narušavanja sigurnosti otkrivaju se neki simptomi problema sigurnosti.Zbog toga se provode revizije sigurnosti podataka koje predstavljaju struktuisane provere za utvrđivanje da li su osetljive informacije otkrivene neautorizovanim licima. Takve revizije se obavljaju periodično, ali u nejednakim vremenskim intervalima. Kako bi menadžment poslovnog sistema bio u mogućnosti optimalno planirati odvijanje poslovnog procesa, organizovati ga, odlučivati, angažovati resurse i kontinuirano proces poboljšavati, nužno je ispuniti odgovarajuće informacioine zahteve. Propisanih kriterijuma nužnih karakteristika informacione osnovice nema. Dobrom informacionom osnovicom može se smatrati ona koja blagovremeno osigurava kritičnu masu relevantnih informacija koje omogućavaju odlučivanje. Menadžment poslovnog sistema mora samostalno doći do optimalne informacione osnovice i informacionog sistema za poslovne procese jer će tako stvoriti originalni model koji uvažava posebnosti svakog poslovnog sistema i procesa i konkretne organizacije. Od nivoa kvaliteta informacija znatno zavisi pouzdanost poslovnog sistema, a time i kvalitet njegovog rezultata, koji svoju potvrdu dobija na tržištu, gdje se finansijskim učincima meri kvalitet informacionog sistema poslovnog procesa.Kvalitet poslovnog sistema, a time i njegovog rezultata u velikoj je meri određen kvalitetom upravljanja. Da bi menadžment poslovnog sistema bio u mogućnosti optimalno planirati proces, organizovati ga, odlučivati, upotrebljavati resurse i kontinuirano proces poboljšavati, nužno je ispuniti odgovarajuće informacione zahteve za upravljanje poslovnim sistemom. Za ispunjenje tih informacionih zahteva nužno je kreirati informacije u naturalnom i vrednosnom izrazu. U tu svrhu potrebno je aktivirati odgovarajuće izvore podataka od kojih se najveći deo kreira i nalazi u samoj organizaciji. Da bi informacije, bilo izražene naturalno, bilo vrednosno, mogle ispuniti informacijske zahteve menadžmenta poslovnog sistema i procesa, moraju posedovati određene karakteristike, dakle moraju biti kvalitetne. Od nivoa kvaliteta informacija znatno zavisi pouzdanost poslovnog sistema, a time i kvalitet rezultata tog sistema koji svoju potvrdu dobija na tržištu gdje se meri finansijski učinak kvaliteta informacionog sistema poslovnog procesa, u okviru finansijskog učinka organizacije.Informacijski sistema relativno je izolovana složena struktura djelovanja kojoj je prvenstveno cilj prikupljanje, prenos, obrada, primena i arhiviranje svih informacija koje su egzistencijalno potrebne poslovnom sistemu.U praksi se neopravdano poistovećuju pojmovi ''podatak'' i ''informacija''. Pojam ''podatak'' predstavlja činjenicu koja može pomoći da se nešto dozna, donese sud, zaključak ili rešenje. Zato je pojam ''informacija'' širi i može se reći da prikupljeni i na odgovarajući način obrađeni i sistematizovani podaci čine informaciju.I na kraju treba istaći da su informacije vrlo bitan segment potreban poslovnom sistemu, ali ih u krajnjem slučaju treba i zaštititi.

13

13. LITERATURA

1. Benson M., Englesko – spskohrvatski rečnik, Drugo, prerađeno i dopunjeno izdanje, Prosveta, Beograd, 1984.

2. Brajša P., Sedam tajni uspješnog poslovnog sistema, Alinea, Zagreb, 1997.3. Drljača M., Informaciona osnovica za kontinuirano poboljšanje kvaliteta poslovnog

sistema, Elektrika, Broj 26, Stilloeks, Zagreb, 2003.4. Grupa autora, Mala enciklopedija Prosveta, Opšta enciklopedija, Četvrto izdanje,

Prosveta, Beograd, 1986.5. Grupa autora, Srpska porodična enciklopedija, Narodna knjiga, Beograd, 2006.6. Grupa autora, Veliki pravni priručnik, Drugo prerađen I dopunjeno izdanje, Biblioteka

veliki priručnici, Beograd, 1977.7. Hele J., "The eight Quality Management Principles a Practical Approach," ISO

Management Systems, Vol. 3, No. 2, ISO Geneva, Switzerland, 2003.8. Injac N., Mala enciklopedija kvalitete, II dio, Informacije, dokumentacija, auditi, Drugo

prerađeno izdanje, Oskar, Zagreb, 2002.9. Plenković, M., Poslovna komunikologija, Alinea, Zagreb, 1991.10. Stamatis, H. D., Total Quality Service, St. Luice Press, Delray Beach, Florida, USA,

1996.11. Tušek, B., Informacije kao pretpostavka poslovnog odlučivanja, Suvremeno

poduzetništvo, Broj 5, TEB, Zagreb, 2003.12. Shanon C. E., Matematička teorija informacija, Beograd, 1948.13. Viner N., Kibernetika, internet izdanje, Beograd, 2007. 14. Witmannu W., Informacija je prenošenje znanja, Drugo izdanje, Poslovni imenik,

Beograd, 1991.

14

15