Digitalizirajte, optimizirajte i

automatizirajte uredsko poslovanje

Put do učinkovitog upravljanja dokumentima u front i backoffice procesima

2

Sadržaj Strategija upravljanja dokumentima – ključ optimizacije poslovanja ..................................................... 3

Put od teorije do digitalne prakse ............................................................................................................ 3

A kako ta priča izgleda u svakodnevnom radu? ..................................................................................... 4

Unifikacija sustava za upravljanje dokumentima ................................................................................... 4

Input i Output Management iz jedne platforme ........................................................................................ 5

Što sve uključuju kvalitetan Input i Output Management? ................................................................... 5

Neometano zaprimajte dokumente i podatke ........................................................................................... 6

Skeniranje putem MFP ili mrežnih skenera ............................................................................................ 7

Uvoz e-pošte s privicima ............................................................................................................................ 7

Integracija s Microsoft Office aplikacijama (pluginovi) ........................................................................... 8

Sve veća potreba za kvalitetnim OCR rješenjem .................................................................................... 8

Mobilno rješenje za Android i iOS ............................................................................................................ 9

Potpuna kontrola prioriteta i upravljanje propusnošću mreže.......................................................... 10

API rješenja - dopunite postojeće aplikacije novim funkcionalnostima ................................................ 11

Što nakon obuhvata dokumenata? ........................................................................................................ 12

Specifičnosti poslovnih potreba vs One size fits all rješenja .................................................................... 13

Postignite ravnotežu između regulative, poslovanja i troškova ......................................................... 13

3

Strategija upravljanja dokumentima – ključ

optimizacije poslovanja

Najčešći razlozi za digitalizaciju u organizacijama su smanjenje kolanja papira, ubrzanje procesa i

smanjenje troškova. Velike banke, kao i druge financijske institucije zaprimaju, stvaraju i obrađuju

velike količine dokumentacije u svojim poslovnicama te su često predvodnici inovacija i

implementacija novih tehnoloških rješenja u upravljanju dokumentima.

Priču optimizacije i digitalizacije

najjednostavnije je podijeliti u dva segmenta:

1. Što se događa s dokumentima koje

zaprimamo?

2. Što se događa s dokumentima koje

stvaramo?

Odgovori na ova dva ključna pitanja su:

1. Sve dokumente koje zaprimamo

potrebno je pretvoriti u elektronički

oblik.

2. Sve dokumente kreiraj, obradi,

pohrani i čuvaj u elektroničkom

obliku.

Za to je potrebno odgovarajuće tehnološko rješenje koje će na jedinstven način upravljati svim

informacijama, zapisima i dokumentima bez obzira jesu li u fizičkom ili elektroničkom obliku.

Put od teorije do digitalne prakse

Kada govorimo o provođenju digitalizacije poslovanja, možemo je podijeliti u 5 koraka:

1. Digitalizacija dokumenata – konverzija papirnatih dokumenata u digitalni format uz pomoć

OCR-a.

2. Organizacija sadržaja – kategorizacija i centralizacija upravljanja dokumentima.

3. Suradnja – dijeljenje, zajednički rad i upravljanje sadržajem.

4. Automatizacija procesa – digitalizacija poslovnih procesa korištenjem elektroničkih

dokumenata i obrazaca.

5. Integracija procesa – povezivanje s drugim aplikacijama i sustavima.

4

A kako ta priča izgleda u svakodnevnom radu?

Sjetimo se dva ključna momenta od ranije – pobrinuli smo se da sve dokumente stvaramo u

elektroničkom obliku, ali ih još jako puno zaprimamo u fizičkom ili papirnom obliku.

Što s njima?

Scenarij možemo razvrstati u 3 kategorije:

1. Document input – na koji način zaprimamo dokumente.

2. Client options – kako ih možemo obraditi i njima upravljati.

3. Destinations – gdje ćemo obrađene dokumente spremiti ili arhivirati.

Unifikacija sustava za upravljanje dokumentima

Kako se digitalizacija odvijala i još uvijek se odvija postepeno, tako se i sustav organski širi te donosi

brojne, često različite tehnologije. Ako ste dobar dio digitalizacije prošli, vjerujemo da vam situacija u

kojoj svi ti dijelovi ponekad ne funkcioniraju onako kako bismo htjeli (u kojoj agilnost pada, a IT odjel

nerijetko ima pune ruke posla) nije potpuno strana.

Smanjenje broja različitih sustava i tehnologija svakako će smanjiti i broj problema, a potpunom

unifikacijom isti će biti svedeni na minimum. Jednostavno, kada imamo implementiran jedan sustav

za podršku jednog skupa poslovnih procesa – kao što su to backoffice procesi u banci, generalno je

5

situacija jednostavnija za upravljanje svim sudionicima: zaposlenicima IT-a, službenicima i

korisnicima banke.

Vrijeme reakcije je puno kraće, organizacija je fleksibilnija, efikasnija i spremnija odgovoriti na

zahtjeve korisnika, uz puno niže troškove.

Input i Output Management iz jedne platforme

Unifikacija sustava za upravljanje dokumentima

podrazumijeva objedinjavanje svih potrebnih

funkcionalnosti unutar jednog sustava, odnosno

platforme, koja pokriva dva ključna područja:

• obuhvat dokumenata (Input

Management)

• i upravljanje ispisom (Output

Management).

Svaki takav sustav trebao bi raspolagati

upravljanjem ulazom, obradom i izlazom svih

dokumenata te omogućavati brojne integracije s

postojećom infrastrukturom i prilagodbe

specifičnim potrebama sustava u koji se treba

uklopiti.

Što sve uključuju kvalitetan Input i Output

Management?

Prvenstveno, potrebno vam je rješenje za prikupljanje te obradu elektroničkih i fizičkih dokumenata

s ciljem optimizacije i unifikacije svih ulaznih tokova dokumenata i informacija u organizaciju.

6

U kombinaciji s podrškom za različite poslovne procese, kao i podrškom za hibridni pristup u

prikupljanju elektroničkih i fizičkih dokumenata, osigurava se potpuno rješenje za upravljanje

dokumentima:

• skeniranje svih fizičkih dokumenata putem različitih izvora (MFP, skeneri, itd.);

• obrada i automatizacija digitalnih dokumenata putem istog klijenta;

• razvrstavanje, indeksiranje i opcionalno OCR tijekom postupka skeniranja;

• automatsko usmjeravanje i pohranjivanje fizičkih i digitalnih dokumenata na različite

lokacije.

Neometano zaprimajte dokumente i podatke

7

Skeniranje putem MFP ili mrežnih skenera

Najrašireniji način distribucije skeniranja u uredu je iskorištavanje

postojeće infrastrukture pomoću MFP višenamjenskih uređaja ili

mrežnih skenera. To uključuje skeniranje na uređaju i izravno slanje na

centralni server za dalju obradu ili skladištenje u DMS (Document

Management System) repozitoriju.

Pomoću naprednijih rješenja korisnici mogu nadvladati uobičajene probleme koji se javljaju pri

skeniranju pomoću MFP ili mrežnih skenera:

• potpuni pregled skeniranih dokumenata prije slanja u daljnju obradu,

• ispravljanje pogrešaka u skeniranim dokumentima,

• upravljanje prioritetima za slanje skeniranih dokumenata,

• indeksiranje dodatnih metapodataka - za određene dokumente odmah nakon njihova

snimanja,

• podrška za praćenje kvalitete cjelokupnog procesa i zahtjeva SLA.

Uvoz e-pošte s privicima

Dokumentacija u organizaciju vrlo često dolazi e-mailom, zato je

bitno stvoriti mogućnost automatizacije unosa podataka iz svoje

ulazne pošte povlačenjem te ispuštanjem (drag&drop) e-maila i

njegovih privitaka, tako da:

• odabrani poslovni proces određuje odredište,

• korisnici mogu odabrati više opcija: samo e-mail, samo privitak ili

e-mail i privitke,

• se privici e-maila uvoze u izvornom obliku (PDF, TIFF, PNG, XML

itd.)

• se podaci pristigli e-mailom automatski obrađuju, baš kao i

podaci iz papirnih dokumenata.

Primjenjujući ista pravila poslovanja podaci se prenose na odabrano odredište, na isti način kao i

skenirani dokumenti.

8

Integracija s Microsoft Office aplikacijama (pluginovi)

Jedan dodatan gumb u alatnoj traci, odnosno integracija s Microsoft Office aplikacijama bit će

dovoljna za obradu podataka i nastavak poslovnog procesa direktno iz Outlooka, Worda i Excela.

Prilikom slanja odabirete poslovni proces na koji se navedeni dokument ili e-mail datoteka odnosi

kao i potencijalnu automatsku konverziju formata u PDF pri slanju dokumenta.

Sve veća potreba za kvalitetnim OCR rješenjem

Optical Character Recognition (OCR) je tehnologija koja prepoznajte tekst unutar digitalne slike,

najčešće skeniranog dokumenta, te na taj način zamjenjuje ručno unošenje podataka s fizičkog

dokumenta u sustav i značajno ubrzava proces.

Obrada slike i poboljšanja

Nakon prihvata, odvija se niz funkcija obrade slike radi poboljšanja kvalitete dokumenta za daljnje

prepoznavanje ili arhiviranje. Tehnologije obrade slike obuhvaćaju:

• skaliranje slike, obrezivanje, izravnavanje linija, uklanjanje pozadine i sl.;

• automatsko otkrivanje orijentacije stranice (90, 180 i 270 stupnjeva);

• automatsko iskrivljavanje slike (do +/- 20 stupnjeva);

• čišćenje slike (despeckle, clean up).

OCR osobnih iskaznica - MRZ i potpuni OCR

OCR i automatizacija za skeniranje, prepoznavanje i izdvajanje traženih podataka iz osobnih

iskaznica, putovnica i vozačkih dozvola na hrvatskom i drugim jezicima također su iznimno važni za

ubrzavanje procesa unošenja podataka u sustav.

Najčešće je riječ o sljedećim funkcionalnostima:

• automatsko prepoznavanje vrste dokumenta: ID,

putovnica, vozačka dozvola,

• čitanje MRZ (machine-readable zone) podataka,

• čitanje čitavog dokumenta: slika, potpis i druga polja

izvan MRZ-a.

9

OCR naloga za plaćanje - barkod i puni OCR

Upotrebom naprednog filtera za obradu digitalnih slika i optičko prepoznavanje znakova, dobivaju

se najbolji rezultati OCR-a za daljnju obradu.

• Dvojno snimanje za poboljšanje OCR-a iz slika u boji i

zadržavanje crno bijelih slika u boji za arhiviranje.

• Čitanje čitljivih podataka o barkodovima i

popunjavanje.

• Pred-konfigurirani algoritmi, vrsta podataka (ime,

prezime, iznos itd.) za potvrdu izdvojenih podataka.

• Podrška za rječnike i popise dopuštenih pojmova.

• Poslije obrade, poboljšanje standarda točnosti.

• Prilagođena logika za zamjenu teksta u naknadnoj

obradi.

• In-line kontrola prije isporuke OCR podataka (npr.

usporedbe čitanja s bazom podataka).

Mobilno rješenje za Android i iOS

Iako mobilna rješenja najčešće koristimo kada smo u pokretu, svoju praktičnost pokazuju i u uredu.

Cilj je omogućiti:

• skeniranje svih fizičkih dokumenata preko

mobitela/tableta i pripadne mobilne kamere,

• obradu i automatizaciju digitalnih dokumenata

putem mobilnoga klijenta,

• razvrstavanje i indeksiranje tijekom postupka

skeniranja,

• automatsko usmjeravanje i pohranjivanje

dokumenata na različite lokacije.

10

Skeniranje putem mobitela uz automatsku obradu slike

Uz jednostavnost korištenja, skeniranjem putem mobitela omogućuje se korištenje naprednih

funkcionalnosti obrade slike odmah nakon skeniranja kao što su:

• automatska detekcija dokumenta na slici,

• korekcija perspektive,

• ispravak izobličenja,

• automatska korekcija boja i slično.

Sami dokumenti mogu se skenirati pojedinačno ili dodavati dodatne stranice dokumenta po potrebi.

Scenariji skeniranja:

1. Skeniranje dokumenata uz direktno slanje na server za daljnju obradu, uz odabir pripadnog

poslovnog procesa i unosa potrebnih metapodataka.

2. Inicijalno skeniranje barkoda dokumenta za postavljanje poslovnoga procesa i nakon toga

skeniranje dokumenata.

3. Upareni načini rada – u ovoj opciji se mobilni klijent direktno uparuje s desktop klijentom i

svi dokumenti skenirani preko mobitela se automatski prebacuju na klijentsko računalo s

prikazom skeniranih dokumenata za daljnju obradu na računalu.

Pokretanje potpisivanja dokumenta na mobilnom uređaju

Dodatnu prednost predstavlja mogućnost integracije s rješenjima za elektroničko

potpisivanje, tako da se direktno s mobitela može inicirati proces koji korisnika

direktno vodi kroz potpisivanje dokumenta.

Potpuna kontrola prioriteta i upravljanje propusnošću mreže

Kada je u pitanju prijenos podataka koje je potrebno poslati na daljnju obradu, pogotovo u

okruženjima niske propusnosti, važna je mogućnost prioritetnog prijenosa i kontrole propusnosti za

bolje upravljanje mrežom i kvalitetom usluge. Za kritične scenarije poslovanja - dodjela pune

propusnosti, dok za ostale procese samo određeni postotak, ovisno o važnosti za poslovanje i o

infrastrukturnim komponentama. Prioritet se dodjeljuje prilikom slanja dokumenata kako bi se

osiguralo da važni dokumenti prvi odlaze u daljnju obradu.

11

API rješenja - dopunite postojeće aplikacije novim

funkcionalnostima

Iako se unifikacijom ili barem smanjenjem broja različitih sustava i tehnologija smanjuje broj

potencijalnih operativnih poteškoća, razni su scenariji zašto je ponekad potrebno zadržati neku

postojeću tehnologiju, aplikaciju ili sustav.

U takvim situacijama dobro je izbjegavati nove robusne sustave koji dodatno mogu opteretiti

postojeće stanje. Trenutni sustav lakše će podnijeti, a korisnici prihvatiti, korištenje API rješenja.

Sučelje korisničke aplikacije ostaje primarno, a preko raznih modula u pozadini, poziva se pojedina

funkcionalnost.

• dohvat slike,

• obrada slike,

• obrada obrazaca,

• skeniranje,

• barkodiranje,

• uvoz,

• pretvorba u PDF,

• digitalno potpisivanje,

• OCR,

• kontrola lokalnih uređaja…

12

Što nakon obuhvata dokumenata?

Nakon obuhvata, proces se nastavlja pozadinskim obrađivanjem specifičnim za pojedine poslovne

procese kao što su: obrada ulaznih računa, obrada platnih naloga, obrada barkodirane

dokumentacije i slično.

Za automatizaciju i maksimalnu učinkovitost pobrinut će se funkcionalnosti BPM (Business Process

Management) platforme koja u pozadini omogućava kreiranje proizvoljnih procesa i potpuno

prilagođavanje specifičnostima svakog procesa.

Na kraju potrebno je obrađene dokumente isporučiti direktno u nekoliko različitih repozitorija i

poslovnih sustava. Izvoz dokumenata (obično u PDF-u) može se izvršiti u:

• datotečne sustave,

• ECM sustave,

• Capture sustave,

• LOB aplikacije,

• CRM,

• ERP,

• cloud storage,

• Core i razne druge aplikacije preko

APIa.

Uz sami sadržaj isporučuju se i standardni set metapodataka te audit podataka.

13

Specifičnosti poslovnih potreba vs One size fits all

rješenja

S obzirom na globalna događanja i brojne promjene, priča digitalizacije se iz buzzworda pretvorila

u stvarnu potrebu i mnogima u ključnim trenucima omogućila nužno preoblikovanje poslovanja

kako bi organizacije uopće mogle funkcionirati u novim okruženjima.

Enterprise vendori nažalost nerijetko upadaju u zamku tromosti kada su inovacije u pitanju i ne ulažu

pretjerano u nove funkcionalnosti, ciljajući na one size fits all rješenja koja bez obzira na cijenu ipak

ne odgovaraju svima. Tvrtke trebaju rješenja koja će zadovoljiti sve zahtjeve koji proizlaze iz

specifičnosti poslovanja, kako bi se uspješno prilagodile zahtjevima klijenata i ostale konkurentne,

bez kompromisa.

Pri tome treba uzeti u obzir i globalne trendove u digitalizaciji poslovanja:

• Smanjenje TCO troškova za digitalizaciju.

• Modernizacija rješenja API pristupima i modernim sučeljima.

• Dodatna automatizacija kompletnoga procesa od BPMa do RPA.

• Sigurnost u procesu obrade koje nameću GDPR, ISO i drugi standardi.

• Optimizacija sadržaja od veličine, formata i dugoročnih faktora.

• OPEX model nabave naspram CAPEX modela.

Postignite ravnotežu između regulative, poslovanja i troškova

U dnevnom poslovanju sve je više propisa te ograničenja za poslovanje i privatnost, više ne

pričamo samo o povećanoj regulaciji od strane nacionalnih vlada i lokalnih propisa.

Česta su virtualna i raspodijeljena djelovanja (od home officea do remote officea) te se organizacije

bore s nedostatkom najboljih praksi i normi tijekom prelaska na digitalizirani model rada.

Informacije su u središtu transformacije, stoga moramo stalno stvarati ravnotežu između

regulatornih zahtjeva usklađenosti i troškova koji proizlaze iz ove transformacije.

Također, treba imati na umu troškove budućih implementacija kako bi se i tu birala rješenja po

principu „flat rate“ volumena (bez obračuna po volumenu stranica i dodatnih troškova pri porastu

korištenja) te niskih troškova dodatnih radnih mjesta kao i godišnjih održavanja.

14

Rješenje za digitalizaciju treba prvenstveno zadovoljiti potrebe raznih poslovnih scenarija kao i

prilagodbu specifičnim potrebama korisnika: od desktopa do mobilnih uređaja, od klijentskih API

rješenja do serverskih API rješenja. Poseban naglasak treba imati na mogućnosti integracije s

postojećom infrastrukturom kako bi implementacija bila vrlo jednostavna i brza.

Uz to, optimalno je ono rješenje koje omogućuje potpuno upravljanje ulazom, obradom i izlazom

svih dokumenata. Unificiranje sustava za prihvat i obradu dokumentacije omogućuje znatno niži

TCO kompletne infrastrukture uz dodatne funkcionalnosti i moderno korisničko iskustvo koje

omogućuje organizacijama da na efikasan način unaprijede svoje poslovanje.

IT Sistemi – Nove Tehnologije d.o.o.

Zrinsko Frankopanska 64, 21000 Split

Baštijanova 52a, 10110 Zagreb

itsistemi.com

info@itsistemi.com