PROFESIONALNA PROGRAMSKA RJEŠENJA ZA UPRAVLJANJE ŽIVOTNIM

CIKLUSOM INFORMACIJA I OPTIMIZACIJU POSLOVNIH PROCESA

INDMS INGDMS

UPRAVLJANJE PROCESIMA

ARHIVIRANJEUPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

inDMSuniverzalno rješenje za sve vrste organizacija

rješenje posebno prilagođeno tijelima državne ili lokalne uprave

inGDMS samouprave

Napredni informacijski sustavi koja omogućavaju efikasno upravljanje dokumentima,

procesima i znanjem organizacije. Odaberite profesionalno rješenje za Vašu

organizaciju, s jednostavnim sučeljem i skupom funkcija koje odgovaraju

upravo Vama!

ubrzati poslovne procese?

povećati produktivnost?

ostvariti uštede?

Želite li

INPRO D.O.O.

MIROSLAVA KRLEŽE 28

40 000 ČAKOVEC

Telefon: +385 40 363 777

Fax: +385 40 363 770

inpro@inpro.hr

www.inpro.hr

Inpro d.o.o. osnovan je 1990. i specijalizirao se za projektiranje i izradu sustava za upravljanje

svim oblicima dokumentacije. Pioniri smo u tome poslu, sa nekoliko desetaka uspješnih

instalacija u najrazličitijim vrstama organizacija. Pored razvoja programskih rješenja djelatnost

kojom se bavimo je servis IT opreme i prodaja opreme vezane uz DMS ( skeneri i slična oprema).

Sve naše usluge i poslovni procesi utemeljeni su na načelima upravljanja kvalitetom prema

zahtjevima norme ISO 9001:2008 i pravilima projektnog managmenta, a zadovoljstvo naših

kupaca i korisnika naše je glavno opredjeljenje i usmjerenje.Usmjerenost na potrebe i

očekivanja kupca i zadovoljstvo kupca kvalitetom proizvoda jedne su od najvažnijih vrijednosti

prema kojima Inpro mjeri i određuje svoju ukupnu uspješnost.

O NAMA

Sa svojim programskim rješenjima trenutno smo prisutni u više zemalja regije: Hrvatska,

Slovenija, BiH, Makedonija, Češka, Crna Gora.

Informatizacija upravnog sustava više nije samo imidž već je postala nužnost modernog

upravljanja te je postala neizbježnom točkom u razvoju. Pitanje je samo tko će biti zabilježen

kao inovator.

InGDMS je informacijski sustav namijenjen jedinicama državne uprave te lokalne uprave i

samouprave, s posebno razvijenim funkcionalnostima koje mu omogučavaju da u

potpunosti podupire njihove administrativne procese. Jednako napredan kao i ostala

rješenja (uključuje sve funkcije InDMS-a rješenja), ali s nekim dodatnim, specifičnim

opcijama koje čine InGDMS najpotpunijim sustavom uredskog poslovanja za tu specifičnu

grupu korisnika.

U sklopu projekta „Moderna javna uprava“ u rujnu 2003. godine izradena je studija "Sustav

za upravljanje dokumentacijom Varaždinske županije - SUD" voditelja prof. dr. sc. Nevena

Vrčeka s Fakulteta organizacije i informatike u okviru kojeg je izvršena kompletna analiza

tokova dokumenata u regionalnoj samoupravi Varaždinske županije. Temeljem te precizno

razradene studije, Inpro je izradio sustav za upravljanje dokumentacijom InGDMS, potpuno

prilagoden potrebama javne uprave i koji se u Županiji uspješno koristi od svoje

implementacije 2004.

InGDMS

Modul urudžbenog zapisnika potpuno je ugrađen u InGDMS sustav kod svakog

organizacijskog entiteta državne uprave.

Urudžbeni broj i klasifikacijska oznaka koju nosi određeni dokument znači puno više od puke

administrativne formalnosti. Time se određuje mjesto odgovornosti za obradu dokumenta i

ono ima pravnu težinu. Pri tome vrijedi načelo da svaki dokument koji uđe u sustav za

upravljanje dokumentacijom ne ulazi u urudžbeni zapisnik, ali svaki dokument koji uđe u

urudžbeni zapisnik ulazi u sustav za upravljanje dokumentacijom. Tako ova dva modela čine

cjelinu i povezuju se prema potrebi. Pri tome dokument postaje akt kako je to definirano u

urudžbenom zapisniku i ulazi u odgovarajuću hijerarhiju akata i predmeta.

Urudžbiranje i klasifikacija dokumenata

Radite sigurnije ... jer se cjelokupno znanje organizacije nalazi u njenim dokumentima

Web sučelje omogućava građanima predaju zahtjeva preko Interneta te sustav automatski

povlači podatke koje su ispunili i oni odmah postaju dostupni referentu. Na temelju tih

podataka referent može odmah početi obradu zahtjeva. Također, web sučelje omogućava

da građani u svakom trenutku mogu provjeriti status svojeg predmeta.

Web sučelje prema građanima

Izbjegnite nepotrebne poslove• Izrada dokumenta iz predefiniranog predloška traje samo nekoliko trenutaka budući da se

dokument popunjava prethodno unesenim podacima (dakle, podaci se unose samo

jedanput!).

• Kopiranje postaje nepotrebnim a distribucija dokumenata nikad nije bila jednostavnija – u

samo par klikova dokumenti i predmeti putem internog mailing sustava šalju se bilo kojem

primatelju ili skupini primatelja u poduzeću.

Predrag Štromar - župan Varaždinske županije

„Nakon uvođenja InGDMS rješenja naša učinkovitost je povećana, vrijeme potrebno za pristup dokumentima je smanjeno i sve informacije na raspolaganju su kada je to potrebno. Ugrađene funkcionalnosti sustava omogućuju nam puno bolju kontrolu nad svim dokumentima, a cijeli je sustav u skladu s najnovijim propisima o uredskom poslovanju“

Kako bi se što bolje poduprli uobičajeni procesi u javnoj upravi, Inpro je razvio posebne

module za praćenje i dokumentiranje sjednica i praćenje narudžbi. Upravljanje sjednicama

pruža mogućnost lakog i brzog pozivanja na sjednicu, distribucije potrebnih materijala, te

kasnije omogućava uvid u zaključke sjednice, dokumente nastale na sjednici, prisutne

osobe i ostalo.

Modul za upravljanje narudžbama nastao je iz potrebe za transparentnošću i ažurnošću

vođenja nabave. Modul se povezuje s proračunskim stavkama i raspoloživim sredstvima,

tako da u svakom trenutku možemo vidjeti raspoloživa sredstva kao i dosad uložena.

Upravljanje sjednicama i narudžbama

Kontrolirajte pristup dokumentima

• Svi dokumenti pohranjeni su na jednom mjestu, centralizirano, čime se lako ostvaruje

kontrola budući da njima pristupaju samo ovlašteni korisnici sustava. Precizan sustav

autorizacije dodjeljuje prava pristupa pojedinačnim korisnicima čak do razine opisnih

polja.

Sustav u kojeg se možete pouzdati• Cjelokupna povijest dokumenta zabilježena je: svaki pristup i svaka izmjena posebno se

bilježe. Funkcija elektroničkog potpisivanja čuva autentičnost, integritet i neporecivost

dokumenata. Dodatno, omogućena je i enkripcija dokumenata.

Radite tocnije... jer vrijednost suvremenog poslovanja je utocnim i pravovremenim informacijama.

Pristup podacima u tren oka

• InGDMS u nekoliko sekundi pronalazi traženi dokument

prema zadanom skupu kriterija

– autoru, datumu, iznosu, organizacijskoj jedinici.

• InGDMS osim pretraživanju prema opisu, omogućava i

pretraživanje prema sadržaju čime se trenutačno

pronalazi tražena riječ ili izraz u svim dokumentima u

sustavu (uz upotrebu logičkih operatora). OCR modul

omogućava pretraživanje i skeniranih dokumenata i slika.

• Procesi modelirani u sustavu odvijaju se automatizirano

te samim time mnogo brže nego klasično, ručno

procesiranje dokumenata. Dodatno, svakoj točki procesa

može se dodati vremensko ograničenje uz odgovarajuću

notifikaciju odgovornim osobama kada se rok prekorači.

Ubrzajte procese

• Cjelokupno administratorsko upravljanje dostupno je kroz grafičko sučelje pri čemu se od

administratora ne zahtjeva poznavanje programiranja.

• Administrator sustava ima mogućnost izrade arhive (npr: ugovora ili računa) u par minuta,

a također može izraditi automatizirani tijek obrade dokumenata - Workflow.

Administriranje sustava

InGDMS se prilagodava Vama, a ne Vi InGDMS sustavu

Tomislav Bošnjaković - zamjenik CISO-a Vaba banke

„InDMS više je od podrške poslovnim procesima – on ih redefinira i transformira“

Ucinkovito upravljanje procesima – transformirajte organizaciju

InGDMS predstavlja UPRAVLJAČKI ALAT koji se temelji na univerzalnom konceptu tijeka

dokumenata (tj. podataka) koji omogućuje modeliranje bilo kojeg poslovnog procesa.

Implementacijom poslovnih procesa kroz InDMS sustav, uz standardne prednosti koje

donosi implementacija sustava upravljanja dokumentacijom (trenutna dostupnost

dokumenata, radikalno smanjenje potrošnje papira itd.), pruža i mogućnost naprednog

UPRAVLJANJA PROCESIMA:

• Značajno se UMANJUJE RIZIK pojedinih procesa (računalne kontrole umanjuju

vjerojatnost greške),

• Postiže se STANDARDIZACIJA (proces se uvijek odvija na isti način čime se osigurava

slijeđenje propisanih procedura),

• Postiže se TRANSPARENTNOST poslovnog procesa (trenutno su dostupne informacije kod

kojeg je djelatnika pojedini dokument na obradi tj. u kojoj fazi je poslovni proces),

• Omogućava se KONTINUIRANO POBOLJŠANJE poslovnih procesa na temelju konkretnih

kvantificiranih pokazatelja (korištenje resursa, uska grla, nepotrebni koraci i sl.).

Dijagram tijeka procesa - Workflow dijagram

Proces možete poboljšati tek kada znate sve aktivnosti unutar njega

•

• Digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)

• Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)

• Usklađen s odredbama o uredskom poslovanju

• Knjige

- Interna dostavna knjiga, arhivska knjiga

- Primljena pošta, izlazna pošta s EPK

• Upravljanje sjednicama

• Upravljanje datotekama, dokumentima i predmetima

- Digitalizacija, urudžbiranje, povezivanje, verzioniranje, pretraživanje, pregledavanje, arhiviranje

- Jednostavno pretraživanje prema svim opisnim poljima

• Ručno upravljanje tijekom dokumentacije, prosljeđivanje predmeta i dokumenata

• Upravljanje matičnim podacima

- Partneri, građanstvo

- Klasifikacijske oznake, organizacijske jedinice

- Proizvoljni šifranti

• Prava pristupa

- Prava se mogu dodjeljivati na predmete i dokumente,

a isto tako i na pojedina polja unutar dokumenta ili predmeta

• Dodjeljivanje i praćenje zadataka

• Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)

• Definiranje vrsta dokumenata i predmeta

- Korisnik sam definira dokumente/predmete i opisna polja na njima koja želi koristiti,

bez znanja programiranja, a nakon izvršene obuke za administriranje sustava.

• Predlošci

- Statički dokumenti (npr. u Wordu) koji se popunjavaju s podacima iz opisnih polja dokumenata.

Upotrebom predložaka smanjuje se mogućnost pogreške jer se predložak izrađuje iz dokumenta

koji će proći višestruke kontrole kod same obrade.

Predlošci npr. služe za kreiranje zahtjeva, rješenja, oduka, potvrda i sl.

• Izvještavanje

- Mogućnost kreiranja izvještaja iz svih pregleda i izvoz u Excel, bilježenje događaja u sustavu

- Evidencije za državni arhiv, urudžbeni zapisnik, interna dostavna knjiga

• ArhiNET modul

- Vođenje evidencije prema pravilniku Hrvatskog državnog arhiva

- Dostava evidencija putem XML datoteke

Digitalna pisarnica

• Upravljanje procesima i tijekovima dokumenata

- Modeliranje procesa na način da se rješenje oblikuje oko poslovnih procesa korisnika.

- Izvoz podataka za povezivanje s drugim aplikacijama

• Upravljanje ISO dokumentacijom

• Upravljanje radnim satima

• Upravljanje narudžbenicama

• Upravljanje radnim nalozima

• Web pristup za podnošenje i praćenje zahtjeva za stranke naručitelja

• Web sučelje za sve korisnike sustava naručitelja

• Školski modul

Pregled najvažnijih funkcionalnosti

Osnovne

Hrvatska

Češka

Slovenija

Bosna i Hercegovina

Crna Gora

Reference

Roto dinamic d.o.o., Zagreb Upravljanje ulaznim računima, narudžbenicama i procesima prodaje,

povezivanje s poslovnim sustavom

Grad Jastrebarsko, Jastrebarsko Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Pravni fakultet, Zagreb Arhiva novinske građe, web pretraživanje

Vaba banka, Varaždin Podrška kod upravljanja dokumentima, projektima i poslovnim procesima

Otos d.o.o., Osijek Upravljanje dokumentacijom

Grad Čakovec, Čakovec Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Koprivničko-križevačka županija, Koprivnica Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Geoplan d.o.o., Čakovec Upravljanje predmetima i zaposlenicima

Hrvatski državni arhiv, Zagreb Arhiva povijesnih fotografija

Skladgradnja d.o.o., Split Upravljanje sadržajem, radnicima i gradilištima.

Ireks aroma d.o.o., Zagreb Upravljanje ISO dokumentacijom

ŽUC Varaždinske županije, Varaždin Urudžbiranj i arhiviranje predmeta

Lukoil Croatia d.o.o. , Zagreb Upravljanje ulaznom dokumentacijom

Grad Vukovar, Vukovar Urudžbiranje, arhiviranje i protok dokumenata

Salvus d.o.o. i Ljekarne Švaljek d.o.o., Donja Stubica Automatizirano upravljanje ulaznim računima

Elekta-C d.o.o., Split Upravljanje ISO dokumentacijom

Adviso d.o.o. i DLS d.o.o., Rijeka Upravljanje cjelokupnom dokumentacijom, projekti, ugovori, radni

nalozi, radni sati i sl.

Varaždinska županija, Varaždin Urudžbiranje dokumenata, upravljanje predmetima, povezivanje s

poslovnim sustavom, web pristup građanima, 50-ak škola koristi školski modul

van Gansewinkel a.s., Brno Upravljanje tijekom računa i njihovo arhiviranje

PETKA CZ a.s., Brno Upravljanje tijekom računa i njihovo arhiviranje

TEMPOS Břeclav a.s., Břeclav Upravljanje tijekom računa i njihovo arhiviranje

Staninvest, Maribor Tok ulazne pošte i arhiva izlaznih računa

Vodovod, Maribor Tok i arhiva ulaznih računa

Zavod za patente Bosne i Hercegovine, Sarajevo Arhiva patentne dokumentacije

Državna komisija za ratne zločine, Sarajevo Arhiva dokumentacije

Državna komisija za traženje nestalih osoba, Sarajevo Arhiva dokumentacije

Pošta Crne Gore, Podgorica Upravljanje javnim nabavkama

Centralna Depozitarna Agencija, Podgorica Upravljanje arhivom

Nacionalni biro osiguravača, Podgorica Upravljanje arhivom

INPRO D.O.O.

MIROSLAVA KRLEŽE 28

40 000 ČAKOVEC

Telefon: +385 40 363 777

Fax: +385 40 363 770

inpro@inpro.hr

www.inpro.hr