Uredsko poslovanje

PRAVNI IZVORI:

Uredba o uredskom poslovanju (Narodne novine, broj 7/09); Zakon o peatima i igovima s grbom Republike Hrvatske (Narodne novine, broj 33/95); Zakon o upravnim pristojbama (Narodne novine, broj 8/96,

77/96, 95/97, 131/97, 68/98, 77/96, 66/99, 145/99, 30/00 - Odluka Ustavnog suda Republike Hrvatske broj U-I-747/96, 744/98 od 01. 03. 2000., 16/00, 17/04, 110/04, 141/04, 150/05, 153/05, 129/06, 117/07, 25/08, 60/08, 20/10, 69/10, 126/11, 112/12, 19/13 i 80/13 );

Uredba o natpisnoj ploi i zaglavlju akta tijela dravne uprave,

lokalne, podrune (regionalne) i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti (Narodne novine, broj 34/02);

PRAVNI IZVORI:

Naputak za provedbu Uredbe o sadraju naziva tijela dravne uprave, lokalne i mjesne samouprave

(Narodne novine, broj 61/94); Napomena: Naputak je prestao vaiti stupanjem na snagu naprijed

navedene Uredbe, ali je dalje na snazi Prilog Naputku s primjerima grafikih rjeenja izgleda i naina ispisivanja sadraja natpisnih ploa i zaglavlja akta;

Pravilnik za primjenu Zakona o peatima i igovima s grbom

Republike Hrvatske (Narodne novine, broj 93/95);

PRAVNI IZVORI:

Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojanim oznakama stvaratelja i primatelja akata

(Narodne novine, broj 38/88) - primjenjuje se do donoenja Naputka o klasifikacijskim oznakama i brojanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena; Zakon o tajnosti podataka (Narodne novine, broj 79/07 i 86/12) Linkovi: www.uprava.hr www.vlada.hr/zakoni/dsi/ www.nn.hr

Tko je duan primjenjivati propise uredskog poslovanja?

Tijela dravne uprave; Tijela i slube jedinica lokalne i podrune (regionalne)

samouprave;

Pravne osobe koje imaju javne ovlasti;

Strune slube Vlade Republike Hrvatske i Hrvatskog sabora, Ured predsjednika Republike Hrvatske, druga dravna tijela

(ako za njihovo poslovanje nisu doneseni posebni propisi);

to je to uredsko poslovanje?

pomona djelatnost uprave vana za uredno, stabilno i racionalno poslovanje;

onaj dio administrativnog poslovanja koji se, uglavnom, odnosi na rukovanje dokumentacijom;

u uem smislu: zaprimanje, pregledavanje, razvrstavanje,

rasporeivanje, upisivanje i dostava u rad, administrativno-tehnika obrada, otpremanje, razvoenje, stavljanje u pismohranu i uvanje;

u irem smislu: raspored prostorija, primanje stranaka, sluba deurstva, struna knjinica, rukovanje tambiljima, peatima i igovima..

Temeljni pojmovi uredskog poslovanja PISMENO podnesak ili akt;

PODNESAK pismeno kojim stranka pokree postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traenje ili od tog odustaje; AKT pismeno kojim tijelo odluuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, odreuje, prekida ili zavrava neku slubenu radnju te obavlja slubeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti; PRILOG - svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crte i sl.) kao i fiziki predmet koji se prilae uz podnesak ili akt radi nadopune, pojanjenja ili dokazivanja njegovog sadraj;

Temeljni pojmovi uredskog poslovanja

SPIS (PREDMET) skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadau ili na drugi nain ine posebnu cjelinu; DOSJE skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu,

tijelo ili zadau; DOKUMENT svaki podatak odnosno svaki napisani, umnoeni,

nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optiki, elektroniki ili dr. zapis podataka, fiziki predmet, priopenje ili informacija koji sadrajem i strukturom ini raspoznatljivu i jednoznano odreenu cjelinu povezanih podataka

Temeljni pojmovi uredskog poslovanja

BROJANA OZNAKA identifikacija predmeta odnosno pismena

koja se sastoji od klasifikacijske oznake i urudbenog broja; Klasifikacija oznaka - oznaava predmet prema sadraju, vremenu nastanka, obliku i rednom broju predmeta; Urudbeni broj - oznaava stvaratelja pismena, godinu nastanka i redni broj

pismena unutar predmeta;

Temeljni pojmovi uredskog poslovanja ELEKTRONIKA ISPRAVA isprava ureena sukladno posebnim propisima; ELEKTRONIKI DOKUMENT bilo koja vrsta elektronikog zapisa koji nema svojstva elektronike isprave; PISARNICA posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja

poslove uredskog poslovanja, primanje i pregled pismena i drugih dokumenata, njihovo razvrstavanje i rasporeivanje, upisivanje u odgovarajue evidencije, dostava u rad, otpremanje, razvoenje i uvanje u pismohrani;

PISMOHRANA dio pisarnice koji obavlja poslove uvanja i izluivanja pismena te drugih dokumenata;

Tko obavlja poslove uredskog poslovanja? Najveim dijelom PISARNICA; Odreeni slubenik (ako je uredsko poslovanje manjeg opsega);

puno radno vrijeme; dio radnog vremena, uz druge poslove;

Poslovi uredskog poslovanja mogu se obavljati i izvan pisarnice, u

ustrojstvenim jedinicama koje su dislocirane u odnosu na sjedite tijela;

Takoer se neke evidencije mogu voditi izvan pisarnice, primjerice, urudbeni zapisnik za neku ustrojstvenu jedinicu, u toj jedinici;

Primitak pismena

na odreenom mjestu u pisarnici odreeni slubenik u uredovno radno vrijeme: - neposredno od stranke (pazi na nadlenost za primanje pismena i provjerava podlijee li plaanju pristojbe, te na zahtjev stranke izdaje potvrdu o primitku); - putem pote/dostavom (provjerava je li poiljka oteena, otvaranje poiljke); - elektronikim putem (zabiljeeno na posluitelju za primanje takvih poruka); Evidentiranje odreenih poiljki u Knjizi primljene pote

(preporuenih, na ime povjerenstva, novanih) Stavljanje otiska prijemnog tambilja na primljeno pismeno

PRIJEMNI TAMBILJ

REPUBLIKA HRVATSKA brojana oznaka i naziv tijela

Primljeno:

Klasifikacijska oznaka: Ustrojstvena jedinica

Urudbeni broj: Prilozi Vrijednost

Otvaranje poiljki

Sve obine poiljke primljene u zatvorenim

omotnicama (kovertama) otvara odreeni slubenik pisarnice;

Novana pisma i druge vrijednosne poiljke otvara ovlateni slubenik odgovoran za materijalno financijsko

poslovanje odnosno slubenik kojega on odredi, ako nije drukije propisano aktom tijela;

Poiljke primljene u vezi s raspisanim natjeajima i

sl. otvara posebno za to odreena komisija.

Odreeni slubenik koji otvara poiljke u pisarnici nee otvoriti:

poiljku na ijoj je omotnici pored naslova tijela

oznaeno osobno ime elnika ili slubene osobe

i

poiljke koje su oznaene odreenim stupnjem tajnosti

Postupanje sa zaprimljenim pismenima

RAZVRSTAVANJE PISMENA na: - pismena predmeta upravnog postupka (I i II. stupnja); - pismena predmeta neupravnog postupka; RASPOREIVANJE PISMENA odreivanje koja je unutarnja ustrojstvena jedinica ovlatena za

postupanje po tom pismenu; UPISIVANJE PISMENA u knjige (evidencije) koje se vode o primljenim pismenima odnosno

vlastitim aktima

Postupanje s pismenima oznaenim s odreenim stupnjem tajnosti

Uredba o uredskom poslovanju - lanci 14., 17., 27. 41. i 70. Vrste: - poslovna - profesionalna Zakon o tajnosti podataka propisuje, meu ostalim, vrste i stupnjeve tajnosti podataka Stupnjevi tajnosti: - vrlo tajno - tajno - povjerljivo - ogranieno

Postupanje s pismenima oznaenim s odreenim stupnjem tajnosti OTVARANJE: elnik tijela i slubena osoba koju on za to ovlasti pisano ovlasti;

UPISIVANJE: u posebne evidencije (oevidnike), odnosno elektronike baze podataka, sukladno propisima o tajnosti podataka; UVANJE: odvojeno od ostalih, tako da se osigura njihova tajnost;

UREDSKE EVIDENCIJE

OSNOVNE EVIDENCIJE: Urudbeni zapisnik (upisuju se pismena predmeta neupravnog postupka); Upisnik predmeta upravnog postupka (upisuju se pismena predmeta upravnog postupka - prvostupanjskog i drugostupanjskog)

POMONE EVIDENCIJE: kazalo, knjiga primljene pote, interna dostavna knjiga, dostavna

knjiga za potu, dostavna knjiga za mjesto, knjiga pismohrane, evidencija peata i igova s grbom Republike Hrvatske, knjiga deurstva

KLASIFIKACIJSKA OZNAKA

UP/I - 133 - 02 / 13 - 01 / 01 POSEBNA KLASIFIKACIJA KLASIFIKACIJA KLASIFIKACIJA REDNI OZNAKA PREMA PREMA PREMA BROJ SADRAJU VREMENU OBLIKU PREDMETA

glavna grupa 1 - rad i radni odnosi grupa 13 - struno usavravanje podgrupa 133 - struni i pravosudni ispiti djelatnost unutar podgrupe 02 - struni ispiti godina otvaranja predmeta 13 broj dosjea 01 - oznaava se sa dva ili vie brojeva od 01, 02, 03,... broj predmeta unutar dosjea - prvi predmet dobiva oznaku 01...

URUDBENI BROJ

515 - 07 - 02 / 1 - 13 - 04 BROJANA OZNAKA BROJANA REDNI STVARATELJA PISMENA OZNAKA BROJ GODINE PISMENA NASTANKA UNUTAR PISMENA PREDMETA

Stvaratelj pismena: - 515-Ministarstvo uprave - 07-02/1unutarnje ustrojstvene jedinice Godina nastanka pismena: 2013. Redni broj pismena unutar predmeta: 4.

Dostava pismena u rad

istoga dana kada su primljeni; unutarnjoj ustrojstvenoj jedinici nadlenoj za rjeavanje; putem interne dostavne knjige;

Administrativno-tehnika obrada akata prikupljanje podataka za rjeavanje nekog predmeta; izrada akata, pripremanje za potpis; vraanje rijeenih akata pisarnici, preko interne dostavne

knjige;

SASTAVNI DIJELOVI AKTA

Grb Republika Hrvatska Naziv tijela ---- zaglavlje akta KLASA: URBROJ: Mjesto i datum NAZIV I ADRESA PRIMATELJA PREDMET:.............. Veza vaa KLASA:... URBROJ:... od........... TEKST AKTA Prilozi: POTPIS ovlatene slubene osobe i

O tome obavijest: otisak slubenog PEATA

Otpremanje akata

istoga dana kada su preuzeti putem potanske slube (upis u Dostavnu knjigu za potu - trokovi otpreme evidentiraju se na nain

utvren opim aktima potanske slube); putem dostavljaa (upis u Dostavnu knjigu za mjesto);

Razvoenje akata u osnovnim evidencijama prema uputama slubenika koji je po predmetu

postupao, oznake: a/a i rok uvanja - ako je rad na predmetu potpuno dovren i treba ga

staviti u pismohranu (od lat. Ad acta-k spisima) R (rok - rokovnik) i datum do kada se pretpostavlja da e se po traenju

postupiti ili kada predmet treba ponovo uzeti u rad;

Stavljanje predmeta u pismohranu i uvanje

rijeeni predmeti stavljaju se u pismohranu i u njoj se uvaju sukladno propisima o zatiti arhivske grae

(do predaje nadlenom arhivu ili se unitavaju protekom odreenog vremenskog razdoblja);

- po klasifikacijskim oznakama - vodi se i knjiga pismohrane Rijeeni predmeti snimaju se na elektroniki medij ako se predmeti

obrauju elektronikim putem.

PEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKE Svrha: potvrivanje vjerodostojnosti akata

PEAT - okrugli oblik, od gume ili drugog odgovarajueg materijala, otiskuje se na papir ili drugu podlogu; Promjeri: 38 mm, 25 mm, 18 mm, te 30 mm IG - okrugli oblik, od metala ili drugog odgovarajueg materijala, utiskuje se u papir ili drugu podlogu; TAMBILJ - pomono tehniko sredstvo;

PEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKE Sadraj peata i iga: - naziv Republika Hrvatska; - grb Republike Hrvatske; - naziv odnosno ime tijela; - sjedite tijela. Peat i ig rabe: - Predsjednik Republike Hrvatske; - Ured Predsjednika Republike Hrvatske; - Hrvatski sabor; - Vlada Republike Hrvatske; - Ustavni sud Republike Hrvatske - puki pravobranitelj; - tijela dravne uprave; - tijela jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave; - pravne osobe koje imaju javne ovlasti.(na akte koje donose u okviru javnih ovlasti)..i dr.

PEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKE

Peat i ig s grbom Republike Hrvatske stavlja se na akte koje tijela: - donose,

- meusobno se ophode, - koje upuuju pravnim osobama i graanima.

Peat i ig smije izraivati: - ovlateni obrtnik, - ovlateno trgovako drutvo. Rjeenje o ovlatenju za izradu peata i igova s grbom

Republike Hrvatske izdaje Ministarstvo unutarnjih poslova

PEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKE Ministarstvo uprave daje odobrenje za izradu peata i igova s

grbom Republike Hrvatske.

Peati i igovi s grbom Republike Hrvatske moraju se unititi: - zbog promjene naziva tijela koje ih rabi, istroenosti ili drugog razloga koji ih ini neupotrebljivim; - kada tijela koja ih rabe prestaju s radom; - ako ih je rabila pravna osoba s javnim ovlastima koja je promijenila naziv ili je prestala s radom ili vie nema javne ovlasti.

Peate i igove s grbom Republike Hrvatske unitava Ministarstvo uprave.

UPRAVNE PRISTOJBE

Upravne pristojbe plaaju se za spise i radnje pred: - tijelima dravne uprave, diplomatskim, konzularnim i drugim predstavnikim tijelima Republike Hrvatske u inozemstvu; - tijelima jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti. Pristojbeni obveznik je osoba na iji se zahtjev pokree postupak

odnosno obavljaju radnje za koje je u Tarifi propisano plaanje pristojbe.

Pristojbena obveza nastaje: u trenutku podnoenja zahtjeva za izdavanje rjeenja ili druge isprave, odnosno u trenutku podnoenja podneska

UPRAVNE PRISTOJBE

Osnovica za utvrivanje upravne pristojbe, ako je propisano da

se pristojba plaa prema vrijednosti predmeta: - uzima se vrijednost naznaena u podnesku ili ispravi; - vrijednost utvrena na nain propisan u Tarifi. Vrste osloboenja od plaanja upravne pristojbe: - Opa (pristojbu ne plaaju odreena tijela, osobe...) - Predmetna (pristojba se ne plaa za odreene spise i radnje).

Upravna pristojba plaa se: - dravnim biljezima; - iznimno, izravno na propisani raun: - ako pristojba iznosi vie od 100,00 kuna, - ako je propisano da se uplauje izravno na propisani raun bez obzira na iznos.

UPRAVNE PRISTOJBE

Konzularne pristojbe u inozemstvu plaaju se: - na bankovni raun diplomatskih misija ili konzularnih ureda; - iznimno u gotovini.

Ponitavanje dravnih biljega: peatom ili na drugi propisani nain Ovlasti ministra financija vezano uz dravne biljege: - propisuje izdavanje, raspaavanje, povlaenje iz uporabe, zamjenu dravnih biljega, daje ovlatenje za maloprodaju dravnih biljega ostalim pravnim i fizikim osobama,

odreuje visinu provizije koja pripada prodavatelju biljega.

UPRAVNE PRISTOJBE

Postupanje sa podnescima za koje se plaa pristojba Nee se zaprimiti podnesak za koji pristojbeni obveznik odbija platiti

pristojbu. Nee se postupiti po podnesku za koji nije plaena pristojba. Ako podnesak stigne potom pozvat e se pristojbeni obveznik

pisanom opomenom rok 15 dana da plati redovnu pristojbu i pristojbu za opomenu.

Ako pristojbeni obveznik ne plati pristojbu, naplata e se obaviti prije uruenja zatraenog rjeenja ili druge isprave.

Ako je radnja obavljena prisilna naplata prema odredbama Zakona o porezu na dohodak.

NATPISNE PLOE

IZGLED NATPISNE PLOE tijela dravne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i tijela

jedinica podrune (regionalne) samouprave:

staklena ploa, pravokutnog oblika, irine 60 cm i visine 40 cm s uskim zlatnim rubom udaljenim 1 cm od ruba ploe, grb Republike Hrvatske tiskan u prirodnim bojama, a tekst tiskan velikim zlatnim slovima u zlatnoj boji na crnoj podlozi, vrstom slova, helvetika, svijetla i polucrna;

Iznimno - dvojezina ili viejezina natpisna ploa je irine 70 cm i

50 cm visine, a naziv mjesnog odbora, gradskog kotara i gradske etvrti irine 40 cm i visine 25 cm.

NATPISNE PLOE

Tijela dravne uprave na desnoj strani od glavnog ulaza u zgradu, gledano u proelje (iznimno

na lijevoj strani ako ne postoji prostorna mogunost isticanja s desne); Jedinice lokane samouprave i podrune (regionalne)

samouprave na desnoj strani od glavnog ulaza u zgradu, gledano u proelje (iznimno

na lijevoj strani ako ne postoji prostorna mogunost isticanja s desne strane ili ako je smjetena u zgradi s tijelom dravne uprave);

Za isticanje na zgradi koja je kulturno dobro pribavit e se miljenje od tijela dravne uprave nadlenog za zatitu

kulturnih dobara prema mjestu gdje se kulturno dobro nalazi - prethodno miljenje je obvezujue!

KRAJ

Uredsko poslovanjePRAVNI IZVORI: PRAVNI IZVORI:PRAVNI IZVORI:Tko je duan primjenjivati propise uredskog poslovanja?to je to uredsko poslovanje?Temeljni pojmovi uredskog poslovanja Temeljni pojmovi uredskog poslovanjaTemeljni pojmovi uredskog poslovanjaTemeljni pojmovi uredskog poslovanjaTko obavlja poslove uredskog poslovanja? Primitak pismenaPRIJEMNI TAMBILJOtvaranje poiljkiOdreeni slubenik koji otvara poiljke u pisarnici nee otvoriti:Postupanje sa zaprimljenim pismenimaPostupanje s pismenima oznaenim s odreenim stupnjem tajnostiPostupanje s pismenima oznaenim s odreenim stupnjem tajnostiUREDSKE EVIDENCIJEKLASIFIKACIJSKA OZNAKAURUDBENI BROJDostava pismena u radSASTAVNI DIJELOVI AKTAOtpremanje akataStavljanje predmeta u pismohranu i uvanjePEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKEPEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKEPEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKEPEATI I IGOVI S GRBOM REPUBLIKE HRVATSKEUPRAVNE PRISTOJBEUPRAVNE PRISTOJBEUPRAVNE PRISTOJBEUPRAVNE PRISTOJBENATPISNE PLOENATPISNE PLOEKRAJ