to je uredsko poslovanje

UREDSKO POSLOVANJEPOJAMUredsko poslovanje je rukovanje spisima, njihovo razvrstavanje, evidentiranje i pretraivanje. To su svi oni tehniki postupci na organizaciji dokumenata, pomoni uredski poslovi koji se svode na upis spisa u knjige, razvrstavanje, praenje ulaznog i izlaznog prometa spisa i konano njegovo odlaganje u pismohranu. Svrha uredskog poslovanja je evidentiranje i pretraivanje spisa, ne i sadrajna obrada, sadrajnu obradu rade strune slube stvaratelja, uredsko poslovanje je pomona sluba i u funkciji je strune obrade spisa.

NAZIV

Naziv je uveden uredbama o kancelarijskom i kasnije uredskom poslovanju, u starijoj hrvatskoj tradiciji spominje se uredski red, a u novije vrijeme spisovodstvo koji jo nije dovoljno prihvaen. Dobar je engleski naziv records managment koji upuuje na to da se tu radi o organizaciji dokumenata, to je i bit tih poslova.Dokumenti se obrauju kod stvaratelja na dva naina, sadrajna obrada kao osnovna i obrada u uredskom poslovanju kao pomona.Uvoenje podataka u matine knjige i zemljine knjige i slino ne spada u uredsko poslovanje jer je to sadrajna obrada, utvrivanje podataka u novoj ispravi koje ima pravni uinak dok upisivanje podataka u djelovodnik nema ni pravni ni poslovni uinak nego samo evidencijski uinak.Uredsko poslovanje mora osigurati urednost dokumenta u cilju njegovog jednostavnog koritenja, brzog i lakeg pronalaenja spisa, tako da omogui lake i bre i sigurnije rjeavanje glavnih zadaa stvaratelja.Osim toga putem uredskog poslovanja postie se registraturna urednost i osigurava cjelovitost gradiva , tako da je i u funkciji fizike zatite gradiva.

Interes arhiva je pridravanje svih prAvila uredskog poslovanja jer e na taj nain u arhiv doi ve sreeno gradivo.SHEMA UREDSKOG POSLOVANJA

Sredite uredskog poslovanja je pisarnica u kojoj poinje i zavrava ivotni put spisa, pisarnica mora imati sustav upravljanja spisima o kojemu zavisi uinkovitost uredskog poslovanja.Nakon 1945. godine, sve do 1957. godine akti su se upisivali redom u knjigu, od 1958. godine uveden je sustav osnovnih breojeva za predmete i podbrojeva za akte unutar predmeta. Tek prigodom arhiviranja odreivala se predmetu vrsta klasifikacija, dodjelom arhivskog znaka. Uredbom o uredskom poslovanju 1987. godine, uveden je sustav klasificiranja predmeta koji se obavlja na poetku, im se predmet otvara pimitkom ili nastankom prvog akta.Osnovna jedinica toga sustava je spis ili akt kako ga naziva uredba o uredskom poslovanju.

Spis je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka slubena radnja tijela uprave ili organizacijeSpis je osnovno sredstvo slubenog i poslovnog komuniciranja, ima jedan i jedinstven sadraj, jednog poiljatelja, jedan datum i jedan oblik. Najvanije je to ima jedinstvo sadraja na kojemu se temelji komuniciranje. Spis nije ogranienoga opsega, najee se sastoji od jedne stranice, ali moe se sastojati od vie stranica.

Prilog je pisani sastav, tabela, grafikon, crte i sl. a moe biti i fiziki predmet, koji se prilae uz akt radi dopune, objanjenja ili dokazivanja sadraja akta.Prilozi slue tome da se neka injenica navedena u osnovnom spisu, dokae, objasni i ili precizira pa je neophodno priloiti odgovarajue isprave

kao npr. svjedodbu kao dokaz o strunoj spremi ili projekt kue da bi se precizirao zahtjev za graevnu dozvolu. Spis moe imati jedan ili vie priloga.

Spis i prilozi koji se odnose na isto pitanje ine dokument.Predmet je skup svih akata (spisa) i dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i ine posebnu cjelinu.Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu.

Fascikl je skup vie dosijea iste djelatnosti unutar podgrupe koji se poslije zavrenog postupka uvaju u istom omotu (kutiji, koricama i sl.)Pisarnica je posebno organizirana sluba u organizaciji u koj se vre poslovi uredskog poslovanja.Arhiv pismohrana je sastavni dio pisarnice gdje se uvaju dovreni predmeti, evidencije o predmetima, do predaje nadlenom arhivu ili do unitenja.Uredsko poslovanje obuhvaa sljedee poslove:1. Primanje i pregled akata

2. Razvrstavanje akata- na vrste postupka

3. Rasporeivanje akata na organizacijske jedinice i referente

4. Upisivanje u urudbeni zapisnik i upisnike

5. Upisivanje klasifikacijskog broja i urudbenog broja u prijemni tambilj6. Stavljanje prvog akta u omot spisa u koji se kasnije ulau i ostali akti istog predmeta7. Zdruivanje akata u predmet

8. Dostavljanje akata u rad putem intrene dostavne kjnige

9. Sastavljanje akta sastavni dijelovi koje akt mora imati

10. Vraanje rijeenih predmeta u pisarnicu

11. Razvoenje akata u urudbenom zapisniku ili upisniku

12. Arhiviranje predmeta i uvanjePRIMANJE I PREGLED AKATAPrimanje akata se vri u pravilu, na jednom mjestu, u pisarnici, u redovno radno vrijeme, prima ih odreeni radnik pisarnice. Izvan radnog vremena poiljke prima deurni radnik. Iznimno, rukovoditelj tijela uprave moe odrediti da se akti primaju u organizacijskim jedinicama ako vode poseban urd. zapisnik ili upisnik, ili ako imaju osnovane odgovarajue baze dokumenta kod elektronske obrade dokumenata.Zaposlenik koji prima akte, provjerava obvezu plaanja pristojbe, je li akt upuen na pravu adresu odnosno je li tijelo kojemu je upuen nadleno za rijeavanje predmeta.Na zahtjev stranke koja neposredno predaje akt izdaje se potvrda o primitku, ako se dostavlja od drugih organizacija putem dostavljaa stavlja se potvrda u dostavnoj knjizi dostavljaa.Sve obine poiljke otvara odreeni radnik pisarnice, one koje su oznaene odreenim stupnjem povjreljivosti otvara rukovoditelj ili od njega ovlateni zaposlenik. Radnik u pisarnici ne otvara poiljke na ijim omotnicama uz naziv organizacije pie i osobno ime osobe kojoj je upueno. Poilljke u vezi s natjeajima i javnim nadmetanjima otvara odreeno povjerenstvo. Poiljke primljnene izvan radnog vremena otvara deurni djelatnik, ako je povjerljiva dostavit e je najkraim putem osobi koja je ovlatena da je otvori.Pregled primljenih povjerljivih dokumenata (oznaenih stupnjem tajnosti) koji se primaju putem raunala u bazu podataka, obavlja samo zaposlenik koji ima pravo pristupa, koje mu daje rukovoditelj dodjelom odreene ifre koja mu omoguava pristup.Prilikom otvaranja treba paziti da se ne oteti sadraj omotnice, da se prilozi razni akata ne pomijeaju, provjeriti nedostaje li koji prilog, a naznaen je njihov broj na omotnici ili su dostavljeni samo prilozi ili se ne vidi tko je poiljatelj. To sve se mora utvrditi slubenom biljekom uz otisak prijemnog tambilja i uz akt priloiti i omotnicu. U svim tim sluajevima pisarnica je duna obavijestiti poiljatelja, ako je to mogue.Omotnica se prilae uz akt u sluajevima kad je datum predaje poti vaan zbog raunanja rokova ili ako u samom aktu nedostaju podaci o poiljatelju i mjestu odakle je akt poslan, a na omotnici su oznaeni.Ako ima vie akata uz koji bi trebalo priloiti omotnicu, ona se prilae uz jedan, a na drugi se upie klasa i urudbeni broj akta uz koji je omotnica priloena.Ako su omoti oteeni, a postoji sumnja o neovlatenom ili zlonamjernom otvaranju, zaposlenik u pisarnici sastavlja zapisnik uz prisustvo jo dva zaposlenika organizacije i u njemu konstatira vrstu i obujam oteenja, a uz prijemni tambilj se stavlja kratka biljeka o nedostatcima utvrenim prilikom otvaranja poiljke.Ako se u omotnici nae akt upuen na drugu orgnizaciju, na njega se stavlja biljeka pogreno dostavljen i zatim ga se alje kome je upuen, takav akt se ne upisuje u upisnik. Sve navedene biljeke potpisuje zaposlenik koji otvara poiljke, a ispod ove pogreno upuen stavlja i slubeni peat.Ako se prilkom otvaranja poiljke utvrdi da je aktu priloen novac ili neka druga vrijednost treba kratkom biljekom upisati vrstu vrijednosti, a iznos u rubriku prijemnog tambilja. Poslije upisa, vrijednosti se predaju u slubu financijskog poslovanja.Ako je uz akt priloena dostavnica, treba na njoj potvrditi prijem stavljanjem datuma, potpisa i slubenog peata i odmah je vratiti poiljatelju. Zaposlenik koji prima akte duan je paziti koji akt podlijee obvezi plaanja pristojbe, kolika je visina pristojbe i postoji li osnova za oslobaanje od plaanja pristojbe. Ako nije plaena pristojba ili je nedovoljno plaena odbit e akt koji osoba neposredno predaje, ako je stigao potom, staviti e se o tome kratka biljeka uz otisak prijemnog tambilja. Ako je akt osloboen plaanja pristojbe, uz prijemni tambilj e se upisati kratka biljeka uz navoenje propisa o osnovi osloboanja od plaanja.Po zavrenom pregledu, zaposlenik koji prima akte, stavit e na svaki primljeni akt otisak prijemnog tambilja, u pravilu u gornji desni kut akta, ako nema mjesta onda na pogodno mjesto na prvoj strani akta pazei da tekst ostane itak i razumljiv, ako nema mjesta na prednjoj starni, otisak treba staviti na poleinu akta u gornji lijevi kut, a ukoliko su stranice potpuno popunjene tekstom otisak se stavlja na komad istog papira koji se privrsti uz akt. Otisak tambilja se ne stavlja na priloga akta.U otisak prijemnog tambilja se upisuju datrum prijema, klas oznaka, urudbeni broj, ukupan broj priloga i broj listova priloga (omotnica i biljeg se ne smatraju prilozima) i organizacijska jedinica ili referent (njegova brojana oznaka) u koju se akt rasporeuje i vrijednost (novca ili neponitenih biljega priloenih aktu)RAZVRSTAVANJE I RASPOREIVANJE AKATAZaposlenik pisarnice koji prima akte, u pravilu razvrstava i rasporeuje akte. Razvrstavanje se vri prema vrstama postupka, razvrstavju se akti upravnog od akata neupravnog postupka. Na sudu su to vrste upisnika.Nakon toga akti se rasporeuju na organizacijske jednice ili referente kojima e biti dostavljen u rad, a vri se stavljanjem brojene dvoznamenkaste oznake referenta u prijemni tambilj, koje se utvruju planom klasifikacijskih oznaka i brojanih oznaka stvaratelja akata koji donosi rukovoditelj. Razvrstavanje i rasporeivanje je utvreno odlukom rukovoditelja organizacije.UPISIVANJE AKATAPrimljeni, razvrstani i rasporeeni akti upisuju se u upisnike onog dana i pod onim datumom kad su primljeni. Brzojave, akte s odreenim rokovima treba upisati prije ostalih kata i odmah dostaviti u rad.Ukoliko se zbog opravdanih razloga akti ne mogu upisati onog dana kad su primljeni, upisuju se najkasnije slijedei da, prije upisivanja novoprimljenih akata i pod datumom kad su primljeni.

U upisnike se ne upisuju akti koji ne predstavljeju slubenu prepisku.

Upisnik voen u raunalu mora obuhvaati iste propisane podatke kao i upisnik voen u obliku knjige.

Upisnik predmeta upravnog postupka i urudbeni zapisnik vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka i urudbenih brojeva.Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka, klasifikacije po sadraju, vremenu i obliku. Prema sadraju prvog akta kojim se osniva predmet, svaki predmet se svrstava u grupu, glavnu grupu, podgrupu i djelatnost unutar podgrupe. To je prvih pet brojeva oznake. Vremenska oznaka se sastoji od dva broja koja su dva posljednja broja kalendarske godine u kojo je predmet otvoren. Oznaka prema obliku se sastoji od oznake broja dosijea i oznake broja predmeta unutar toga dosijea. Klasifikacija prema obliku odreuje se planom rukovoditelja organizacije. Dosije su svi predmeti koji pripadaju istoj materiji ili istoj osobi unutar klasifikacije prema sadraju i vremenu. Oznaka dosijea i predmeta moe imati dva ili vie brojeva.

U jednom predmetu svi akti imaju istu klasifikacijsku oznaku i svoj poseban urudbeni broj.Urudbeni broj sastoji se od:

brojane oznake mjesta nastajanja akta, brojane oznake vremena nastanka akta i rednog broja akta unutar predmeta. Brojana oznaka mjesta oznaava stvaratelja akta, prema pravilniku i planu klasif. oznaka i brojanih oznaka stvaratelja i primatelja akata.Klasifikacijska oznaka odreuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet, a urudbeni broj prilikom evidentiranja svakog pojedinog akta.

Upisivanje u upisnike se vri tako da se na crtu iznad obrasca lijevo upisuje klasif. oznaka, i to prvih pet brojeva, do oznake vremena i oblika. Moe se upisati i cijela, kompletna klasif. oznaka ako je predmet opsean s puno akata iji e urdbeni brojevi ispuniti cijelu stranicu upisnika, onda se na toj stranici vie ne upisuju klasif. oznake nego samo urud. brojevi akata koji pripadaju tom predmetu. Umjesto upisa klas. oznake stavlja se crtica.Nakon zavrenog upisivanja u upisnike, klasif. oznaka i urudbeni broj upisuju se u prijemni tambilj.Ako se ne radi o prvom aktu, ako predmet ve postoji, moramo pronai upis predmeta i dodijeliti mu istu ve upisanu klas. oznaku i novi urudbeni broj i zdruiti akt predmetu.Upisnici se vode u nepovezanim svescima, a na kraju kalendarske godine, zakljuno s 31. prosinca upisnik se zakljuuje stavljanjem slubene biljeke o ukupnom broju upisanih predmeta i to brojem i slovima, stavlja se datum, slubeni peat, biljeku potpisuju zaposlenik koji vodi upisnik i njegov rukovoditelj.Ispod biljeke se upisuju klasif. oznake nerijeenih predmeta, koji se nakon to budu rijeeni precrtavaju crvenom tintom ili olovkom.Na kraju godine upisnici se uvezuju.

Radi lakeg i breg pronalaenja klasifikacijske oznake predmeta, vodi se registar, abecedno kazalo, po predmetu ili po poiljatelju.Poslije upisivanja akata, oni se dostavljaju u rad referentima putem interne dostavne knjige, svaka org. jedinica treba imati jednu dostavnu knjigu, prijem akata se potvruje stavljanjem datuma i potpisa.SASTAVLJANJE AKATAAkt mora sadravati ove dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku oznaku predmeta, tekst akta, otisak slubenog peata i potpis slubene osobe. Osim ovih dijelova, zbog lakeg i breg rukovanja, treba sadravati i vezu klas. oznaka i urdbenih brojeva, oznaku priloga i naznaku kome je sve akt dostavljen.VRAANJE PREDMETA PISARNICIRijeeni predmeti se vraaju pisarnici putem interne dostavne knjige. Na primjerku akta koji ostaje za arhiv, referent treba upisati upute pisarnici, u vezi daljnjeg postupanja s aktom, nain otpreme, brojeve tim aktom zajedno rijeenih predmeta i pored oznake za arhiviranje (aa) treba staviti oznaku koliko dugo treba akt uvati, datum i potpis.OTPREMANJE AKATAAkte otprema pisarnica, otprema preko pote biljei se u dostavnu knjigu za potu, a otprema putem dostavljaa biljei se u dostavnu kjnigu za mjesto.Na primjerku akta koji ostaje u arhivu stavlja se u otisak daktilografskog tambilja datum otpreme i potpis radnika koji vri otpremanje akata.RAZVOENJE AKATA U UPISNIKUNakon izvrenog otpremanja, prema uputama referanata se vri razvoenje ahata u upisniku. U rubriku razvoenje, upisuje se datum razvoenja i oznake pomou kojih e se akt moi pronai. Ako je rad na predmetu potpuno dovren stavlja se oznaka a/a rok uvanja ili npr oznaka da je akt ustupljen ili rok kad ga se mora opet uzeti u rad.ARHIVIRANJERijeeni predmeti se stavljaju u arhiv- pismohranu i u njoj uvaju. Dovreni predmti odlau se u arhiv po klasifikacijskim oznakama.Pisarnice upravnih tijela i organizacija dune su voditi arhivsku knjigu kao opi inventar cjelokupnog arhivsko materiajla iz ranijih godina.PEATI, TAMBILJI I IGOVIPeatima, tambiljima i igovima rukuju zaposlenici koje za to ovlasti rukovoditelj organizacije. Peati i igovi moraju se uvati pod kljuem, i svako upravno tijelo i organizacija duna je voditi posebnu evidenciju o peatima, tambiljima i igovima.ISO 15489 Informacije i dokumentacija- upravljanje spisimaUVOD ISO (meunarodna organizacija za normizaciju) svjetski je savez nacionalnih normirnih ustanova (ustanova lanica ISO-a).Cilj uvoenja: Normizacija postupaka i politike upravljanja spisima osigurava da se svim spisima posvete primjerena pozornost i zatita te da dokazna vrijednost i informacije koje oni sadre mogu uspjeno i uunkovito dohvatiti, koristei standardne postupke i procedure. Ovaj dio ISO 15489 razvijen kao odgovor na suglasnost meu lanicama ISO da normiraju najbolje meunarodne postupke u upravljanju spisima, a donosi smjernice za upravljanje spisima organizacija javnih i privatnih stvaratelja spisa, kao potporu okviru za kakvou procesa radi usklaenosti s ISO 9001 i ISO 14001.

KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA

Spisi sadre informacije koje su vrijedan resurs i vana poslovna imovina.Upravljanju spisima treba pristupiti sustavno jer je to vano zbog zatite i uvanja spisa kao dokaznog sredstva o postupcima. Sustav upravljanja spisima je izvor informacija o poslovnim aktivnostima koje mogu posluiti kao potpora narednim aktivnostima i poslovnim odlukama, a i osigurati odgovornost prema sadanjim i buduim zainteresiranim stranama.Stvarateljima spisi omoguuju da:

obavljaju posao na uredan, uinkovit i odgovoran nain, pruaju usluge na dosljedan i ujednaen nain,

podre i dokumentiraju oblikovanje politike i donoenje odluka o upravljanju,

ostvare dosljednost, kontinuitet i produktivnost u rukovoenju i upravljanju, olakaju uinkovito obavljanje aktivnosti unutar organizacije stvaratelja,

osiguraju kontinuitet u sluaju nezgode,

udovolje pravnim i normativnim zahtjevima, ukljuujui i aktivnosti koje se odnose na arhivsko gradivo, provjeru, nadzor,

ostvare zatitu i podrku u sporovima, ukljuujuu i upravljanje rizicima koji su vezani uz postojanje ili nedostatak dokaza o aktivnostima u organizaciji, zatite interese organizacije i prava zaposlenika, stranaka i sadanjih i buduih zainteresiranih strana,

podupru i dokumentiraju sadanje i budue aktivnosti na istraivanju i razvoju, napredak i postignua, isto tako i povijesno istraivanje, ostave dokaz o poslovnim, osobnim i kulturnim aktivnostima, uspostave poslovni, osobni i kulturni identitet i

ouvaju korporativno, osobno i kolektivno pamenje.NORMATIVNO OKRUENJESvaka organizacija treba identificirati normativno okruenje koje utjee na njezine aktivnosti i zahtjeve za dokumentiranje tih aktivnosti. U spisima o svojim aktivnostima organizacija treba pruiti primjeren dokaz o svojoj sukladnosti s normativnim okruenjem.Normativno okruenje ine: statut i predmetni zakoni, propisi koji ureuju poslovno okruenje, ope i specifino za djelatnost, ukljuujuu i zakone i prpise koji se odnose posebno na spise, arhivsko gradivo, dostupnost, privatnost, dokazno sredstvo, elektroniku trgovinu, zatitu podataka i informacija, obvezujue norme i postupci, dobrovoljno prihvaene smjernice, dobrovoljno usvojena pravila ponaanja i etika

oekivanja u svezi s tim to za neko podruje ili organizaciju ini prihvatljivo ponaanje, za koje se moe utvrditi da ih zajednioca ima.Zavisno od prirode organizacije i podruja kojemu pripada, odredit e se koji od ovih normi zasebno ili u kombinaciji su najvie primjenjivi na zahtjeve za upravljanje spisima.POLITIKA I ODGOVORNOSTIOrganizacija treba utvrditi, dokumentirati, odravati i objaviti politiku, procedure i postupke u upravljanju spisima kako bi bila sigurna da je udovoljeno njenim poslovnim potrebama za dokaznim sredstvom, odgovornou i informacijama i njezinim aktivnostima.Organizacije trebaju utvrditi i dokumentirati politiku u upravljanju spisima, a u svrhu stvaranja i upravljanja autentinim, pouzdanim i iskoristivim spisima koji mogu podravati poslovne funkcije i aktivnosti tako dugo dok je to potrebno. organizacije trebaju osigurati da se politika priopi i primjenjuje na svim razinama u organizaciji.Ovu politiku utvruje i podrava najvia razina odluivanja i objavljuje je unutar organizacije. Politiku treba izvesti iz analize poslovnih aktivnosti, ona treba utvrditi najvanija podruja u kojima se zakoni, propisi i ostale norme primjenjuju u stvaranju spisa koji su povezani s poslovnim aktivnostima.Treba odrediti, dodijeliti i objaviti unutar organizacije odgovornosti i nadlenosti u upravljanju spisima. Odgovornosti treba dodijeliti svim zaposlenicima u organizaciji, uz spisovoditelje, srodne informacijske strunjake, izvrnu upravu, vodutelje poslovnih jedinica, sistemske administratore i druge u iji posao spada istvaranje spisa. Posebnu vodeu odgovornost i nadlenost za upravljanje spisima treba dodijeliti osobi koja za to ima primjeren poloaj.

Odgovornosti se odreuju ovako:Strunjaci za upravljanje spisima odgovorni su za sve aspekte upravljanja spisima, ukljuujui oblikovanje, uvoenje i odravanje spisovodstvenih sustava i osposobljavnje korisnika za upravljanje spisima,Izvrna uprava odgovorna je za pruanje podrke primjeni politike za upravljanje spisima,Sistemski administratori su odgovorni da osiguraju da sva dokumentacija bude valjana, dostupna osoblju i itljiva, kad god je to potrebno,Svi zaposlenici su duni i odgovorni za to da uvanju valjane i cjelovite spise o svojim aktivnostima.

ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJE SPISIMA

Da bi poduprijele trajno obavljanje djelatnosti, da bi postigle usklaenost s normativnim okruenjem i pokazale odgovornost koja je nuna, organizacije trebaju stvarati i uvati autentine, pouzdane i iskoristive spise i zatiti njihov integritet onoliko dugo koliko je potrebno. To mogu postii samo ako uspostave i provode obuhvatan program upravljanja spisima u kojemu e: utvrditi koji spisi trebaju nastati u poslovnom procesu i koje informacije trebaju sadravati, odluiti u kojem obliku i strukturi spise treba stvarati i prihvaati i koje tehnologije koristiti,

utvrditi koji metapodaci trebaju nastati sa spisom i tijekom spisovodstvenih postupaka te kako ih treba trajno povezati i upravljati njima, utvrditi zahtjeve za pronalaenje, koritenje i prosljeivanje spisa meu poslovnim procesima i drugim korisnicima i kako dugo ih treba uvati da bi se udovoljilo tim zahtjevima, odluiti kako spise organizirati da bi se udovoljilo zahtjevima za koritenjem, procijeniti opasnosti koje bi nastale kad ne bi bilo spisa koji su mjerodavni za aktivnosti,

uvati spise i uiniti ih dostupnima tijekom vremena radi udovoljenja poslovnim zahtjevima i oekivanjima zajednice, postii sukladnost s pravnim i normativnim zahtjevima, primjenjivim normama i politikom organizacije,

osigurati da se spisi uvaju u nekodljivom i sigurnom okruenju, osigurati da se spisi uvaju samo tako dugo koliko se trai i zahtijeva i

identificirati i procijeniti mogunosti da se pobolja djelotvornost, uinkovitost ili kvaliteta procesa, odluka i aktivnosti u upravljanju spisima koji mogu unaprijediti stvaranje i upravljanje spisima.U postupke koji upravljaju poslovnim procesima u kojima postoji zahtjev za dokaznim sredstvom o aktivnostima, treba ukljuiti pravila za stvaranje i prihvaanje spisa i metapodataka o njima.U cilju osiguranja kontinuiteta poslovanja treba identificirati spise koji su vitalni za nastavak djelovanja organizacije te osigurati da su zatieni i dostupni kada je to potrebno.OSOBINE SPISASpisi nastaju, zaprimaju se i koriste tijekom obavljanja poslovnih aktivnosti.

Spis treba ispravno prenijeti poruku ili odluku o aktivnosti koja je nastupila. Treba biti u stanju poduprijeti potrebe posla na koji se odnosi i biti iskoristiv za utvrivanje odgovornosti.

Autentinost (Vjerodostojnost)Autentian je onaj spis za koji se moe dokazati:

da je ono to tvrdi da jest,

da ga je izradila ili poslala osoba za koju se tvrdi da je, da je izraen ili odaslan u vrijeme za koje se to tvrdi.Organizacija osigurati da su oni koji stvaraju spise identificirani i ovlateni za to, te da su spisi zatieni od neovlatenog dodavanja, brisanja, mijenjanja, koritenja i unitenja. U tu svrhu treba primijeniti i dokumentirati politiku i postupke koji upravljaju stvaranjem, zaprimanjem, prosljeivanjem, uvanjem i stavljanjem na raspolaganje spisa.Pouzdanost

Pouzdan je onaj spis za iji sadraj moe vjerovati da potpuno i tono predstavlja transakcije, aktivnosti ili injenice koje potvruje. Spisi trebaju nastati u vrijeme transakcije ili dogaaja na koji se odnose ili kratko nakon toga, trebaju ih stvarati pojedinci koji izravno poznaju injenice ili ureaji koji se u poslovanju koriste za obavljanje transakcija.Integritet

Integritet spisa znai da je potpun i neizmjenjen.

Spis je nuno zatititi od neovlatenoga mijenjanja. Mora biti propisano koji se dodaci i biljeke mogu dodati spisu nakon to je nastao, pod kojim se uvjetima dodaci i biljeke autoriziraju i tko je ovlaten da ih dodaje. Svaka naknadna izmjena treba biti naznaena i provjerljiva.Iskoristivost

Iskoristiv je onaj spis kojemu je mogue utvrditi smjetaj, dohvatiti ga, predoiti i interpretirati. Naknadno ga predoiti u vezi s poslovnom aktivnou koja ga je proizvela, kontekstualne veze moraju dati informacije za razumijevanje transakcija koje su ga proizvele ili koristile. Spis treba biti mogue identificirati u kontekstu irih poslovnih aktivnosti ifunkcija i ouvati veze meu spisima koji dokumentiraju slijed aktivnosti.Da bi zadovoljili zahtjeve za nastajanjem i ouvanjem takvih spisa treba oblikovati i uvesti sustav za upravljanje spisima koji udovoljava operativnim potrebama organizacije i u skladu je s normativnim okruenjem.Strategija uvoenja usklaenog spisovodsvtenog sustava mogla bi obuhvaati:

a) oblikovanje spis. sustava,

b) dokumentiranje spis. sustava

c) osposobljavanje djelatnika koji rade sa spisima i ostalog osoblja,d) konverziju spisa u nove spisovodstvene sustave, e) donoenje normi,

f) odreivanje rokova uvanja u skladu s norm. okruenjem.

SPISOVODSTVENI SUSTAVIOSOBINESpisovodstveni sustavi mora imati sljedea osobine:Pouzdanost

Svaki sustav za upravljanje spisima treba biti u stanju trajno i redovno funkcionirati, tako da: rutinski prihvaa sve spise u podruju poslovnih aktivnosti koje pokriva,

spise rasporeuje na nain koji odraava poslovne procese stvaratelja spisa,

spise zatiuje od neovlatena mijenjanja ili stavljanja na raspolaganje, rutinski djeluje kao primarni izvor informacija o aktivnostima koje su dokumentirane u spisima i osigurava pristup svim relevantnim spisima i metapodacima koji se na njih odnose.

Pouzdanost sustava treba biti dokumentirana tako da se izrade i uvaju spisi o djelovanju sustava koji pokazuju da on odgovara navedenim kriterijima. sustav mora odgovarati na promjene u poslovnim potrebama, ali niti jedna promjena u sustavu ne smije utjecati na osobine spisa u sustavu.Integritet

Da bi se sprijeio neovlateni pristup, unitenje, izmjena ili uklanjanje spisa, treba primijeniti kontrolne mjere, kao to su nadzor pristupa, verifikacija korisnika, doputenje za unitenje i mjere sigurnosti. Ove mjere mogu biti smjetene unutar ili izvan spisovodsvenog sustava. u sluaju elektronskog zapisa, organizacija treba dokazati da niti jedna pogreka u sustavu, nadogradnja ili redovito odravanje ne utjee na integritet spisa.Sukladnost

Spisovodstvenim sustavima treba upravljati prema zahtjevima koji potjeu iz tekueg poslovanja, normativnog okruenja i oekivanja zajednice u kojoj organizacija djeluje. Osoblje mora razumjeti na koji nain ti zahtjevi utjeu na poslovne aktivnosti koje obavljaju i spise koje pri tome stvaraju. Sukladnost tim zahtjevima treba redovito provjeravati, a spise o ovim provjerama uvati kao dokazno sredstvo.Cjelovitost

Spisovodstveni sustavi trebaju upravljati spisima koji nastaju u cjelovitom nizu poslovnih aktivnosti organizacije.Sustavnost

Spise treba stvarati, uvati i njima upravljati sustavno. Postupke za stvaranje i uvanje spisa treba sistematizirati u spisovodstvene i poslovne sustave, valjano dokumentirati, odgovornosti raspodijeliti i formalno utvrditi metodologiju upravljanja spisovodstvenim sustavom.FUNKCIJE trebaju omoguiti spisovodstvenom sustavu izvravanje i podravanje POSTUPAKA upravljanja spisima. Sustav treba imati slijedee funkcije:Dokumentiranje radnji sa spisima

Sve radnje i svezi s odreenim spisom trebaju biti potpuno i valjano prikazane u sustavu, ukljuujui i procese vezane s pojedinim spisima. Te pojedinosti se mogu dokumentirati u metapodacima koji su ugraeni u odreeni spis ili su mu pripojeni odnosno pridrueni. Mogu biti i zapisani u obliku zapisa za praenje i provjeru aktivnosti koji se uvaju toliko dugo koliko i spis.Fiziki medij za pohranu i zatita

U sustavu mora postojati i odluka o prikladnom mediju za pohranu koja e ovisiti o o tome koliko dugo e se spis uvati, pri tom treba razmotriti prikladno okruenje, vrste medija za pohranu, zatitne materijale, postupke rukovanja i sustave za pohranu. Sustav treba prepoznati rizike za sluaj nesree, mogunost da se ublae posljedice te da se za vrijeme i nakon nesree moe ouvati i dokazati integritet.Raspodijeljeno upravljanje-smjetaj spisa odvojen od upravljanjaSvaka promjena rjeenja u kojima se razlikuju smjetaj, vlasnitvo i odgovornost za spise treba biti dokumetirana u sustavu i treba omoguiti njeno praenje i provjeru. Ovo je osobito vano za spise u elektronskim spisovodstvenim sustavima.Konverzija i migracija

Spisovodstvene sustave treba oblikovati tako da spisi ostanu autentini, pouzdani i iskoristivi bez obzira na to kako se sustav mijenja, ukljuujui konveziju formata, migraciju hardvera, operativnog sustava ili neke odreene softverska aplikacije, i to u itavom razdoblju u kojem se spisi uvaju.Pristup, dohvat i koritenje

Spisovodstveni sustav treba omoguiti pravovremen i uinkovit pristup i dohvat spisa koji su potrebni.Sustav treba sadravati i primjenjivati nadzor nad pristupom kako bi zatitio integritet spisa, tako da osiguraju i uvaju kontrolne zapise o radnjama ili na drugi nain dokazati da su spisi uinkovito zatieni od neovlatena pristupa, izmjene i unitenja.uvanje i stavljanje na raspolaganje

Spisovodstveni sustavi trebaju biti u stanju poduprijeti i provoditi odluke o uvanju spisa ili njihovu stavljanju na raspolaganje. Trebalo bi omoguiti da se stavljanje na raspolaganje obavi automatski. Sustav treba osigurati kontrolne zapise o radnjama ili na drugi nain provjeru zavrenih radnju stavljanj na raspolaganje.Vanu ulogu u oblikovanju odrivog spisovodstvenog sustava ima metodologija oblikovanja i uvoenja sustava.METODOLOGIJA - zadaci koji su navedeni, mogu se obaviti u organizaciji u skladu s potrebama organizacijea) Prethodno istraivanje. Treba prikupiti informacije iz dokumentacije i putem razgovora, uoiti i dokumentirati ulogu i cilj organizacije, njezinu strukturu, pravno, normativno, poslovno i politiko okruenje, kljune imbenike i kljune slabosti u upravljanju spisima.b) Analiza poslovnih aktivnosti. Uoiti i dokumentirati svaku poslovnu funkciju, aktivnost i transakciju i uspostaviti njihovu hijerarhiju, odnosno poslovni klasifikacijski sustav, uoiti i dokumentirati tijek poslovnih procesa i transakcija od kojih se sastoje.c) Identifikacija zahtjeva za spisima. Uoiti zahtjeve za dokaznim sredstvom i informacijama o svakoj poslovnoj funkciji, aktivnosti i transakciji kojima treba udovoljiti putem spisa. Ove zahtjeve je mogue utvrditi analizom normativnog okruenja organizacije i rizika koji bi nastali ako se spisi ne stvaraju i ne uvaju. Utvrditi kako se u postupcima upravljanja spisima moe udovoljiti pojedinom zahtjevu, dokumentirati zahtjeve za spisima, odabrati prikladnu strukturu spisa koja najbolje odgovara svakoj pojedinoj poslovnoj funkciji, aktivnosti i transakciji.d) Analiza postojeih sustava. Analizirati postojee spisovodstvene sustave i druge informacijske sustave i ispitati koliko odgovaraju zahtjevima za spisima.e) Identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima. Usvojiti politiku, norme, postupke i praksu, oblikovati novi sustav i primjeniti ga na nain koji udovoljava zahtjevima za spisima. Strategiju treba odabrati prema tome koliko bi bilo rizino ne udovoljiti odreenom zahtjevu.f) Oblikovanje spisovodstvenog sustava. Oblikovati spisovodstveni sustav koji sadri strategije, procese i postupke opisane ovim standardima. Osigurati da sustav podupire, a ne ometa poslovne procese. Ispitati i po potrebi preoblikovati poslovne procese i poslovne i komunikacijske sustave koji se koriste kako bi sadravali i upravljanje spisima.g) Uvoenje spisovodstvenog sustava. Spisovodstveni sustav treba uvesti sustavno, planirati projekt i metodologiju koji odgovaraju situaciji i imati u vidu integraciju rada spisovodstvenog sustava s poslovnim procesima i odgovarajuim sustavima.h) Provjera nakon uvoenja. Prikupljati informacije o uinkovitosti spisovodstvenog sustava i to mora biti zaokruen i trajan zadatak. To se moe raditi kroz razgovore s lanovima uprave i zaposlenicima, putem upitnika, promatranjem sustava u radu, analizom prirunika za rad, obrazovnih materijala. Provodei nasumine provjere kakvoe spisa i nadzornih mjera. Provjeravati i ispitati uinkovitost sustava, potaknuti ispravke i uspostaviti sustav trajnog praenja i redovitog vrednovanja.Kad sustav prestane djelovati spisi mu se vie ne mogu dodavati, ali i dalje trebaju biti dostupni. Rad sustava koji su prestali djelovati treba dokumentirati jer e takve pojedinosti biti potrebne da se ouva autentinost, pouzdanost, iskoristivost i integritet spisa koji se jo nalaze u tom sustavu.POSTUPCI upravljanja spisima, obuhvaeni spisovodstvenim sustavom-spispovodstveni procesiOdreivanje koje dokumente treba prihvatiti spis. sustavomtemelji se na analizi poslova i odgovornosti organizacije, ukljuuje i spise koje je izradila i koje je primilaprimjeri dok. koje nije nuno form prihv su oni dok koji:

ne obvezuju organizaciju ili pojedinca na akciju,

ne dokumentiraju obvezu ili odgovornost,

ne sadre informaciej vezane uz posao za koji je organizacija nadlena.

Odreivanje kako dugo drati spiseOdluka o tome kako dugo drati spise u spisovodstvenom sustavu, zasniva se na analizi normativnog okruenja, poslovnih i zahtjeva koji se odnose na odgovornost. Treba imati u vidu prava i interese svih zainteresiranih strana.Ciljevi dranja spisa u sustavu su:a) udovoljiti trenutnim i buduim poslovnim potrebama tako da se

sauvaju informacije koje se odnose na prole i sadanje odluke i aktivnosti kao dio pamenja organizacije, radi oblikovanja sadanjih i buduih odluka i aktivnosti,

sauvaju dokazi o prolim i sadanjim aktivnostima kako bi se udovoljilo obvezama u svezi s utvrivanjem odgovornosti, to prije mogue na propisan nain uklone spisi koji vie nisu potrebni, sauva kontekst spisa koji e buduim korisnicima omoguiti da procijene autentinost i pouzdanost spisa, ak i u sluajevima kada su spisovodstveni sustavi u kojima su drani zatvoreni ili su doivjeli znatnije izmjene

b) postii usklaenost s pravnim zahtjevima tako da se osigura da je normativno okruenje, koje se odnosi na upravljanje spisima odreene poslovne aktivnosti, dokumentirano, shvaeno i primijenjeno c) udovoljiti trenutnim i buduim potrebama unutarnjih i vanjskih strana tako da se: uoi obvezujui i legitiman interes zainteresiranih strana da se spisi uvaju dulje nego je to potrebno samoj organizaciji; to mogu biti zainteresirane strane kao to su poslovni partneri, stranke i druge osobe kojih se tiu odluke i aktivnosti organizacije, ostali kojima organizacija treba omoguiti pristup svojim spisima kako bi udovoljila zahtjevima koji se odnose na odgovornost, kao to su revizori, nadzorna tijela, istrana tijela, nadlena arhivska tijela ili istraivai, uoe i procijene pravni, financijski, politiki, drutveni i drugi oblici koji se mogu postii ako se spisi uvaju da bi posluili istraivaima i drutvu u cjelini,

postupa po odredbama nadlernog arhivskog tijela gdje se to trai.Spisi koji e se trajno uvati najvjerojatnije su oni koji:

pruaju dokaze i informacije o politici i djelovanju organizacije,

pruaju dokaze i informacije o interakciji organizacije sa strankama kojima slui, dokumentiraju prava i obveze pojedinaca i organizacija,

doprinose izgradnji pamenja organizacije, za znanstvene, kulturne i povijesne svrhe i

sadre dokaze i informacije o aktivnostima od znaaja za unutarnje i vanjske zainteresirane strane.Prihvaanje spisa u sustavSvrha prihvaanja spisa u sustav ima za svrhu: uspostaviti odnos izmeu spisa, stvaratelja i poslovnog konteksta koji je proizveo spis,

smjestiti spis i njegove odnose u spisovodstveni sustav,

povezati ga s drugim spisima.

Tehnike koje osiguravaju da spisi budu prihvaeni mogu biti:a) klasifikacija i indeksiranje koji omoguuju odgovarajue povezivanje, grupiranje, imenovanje, sigurnost, korisnike ovlasti i dohvat, stavljanje na raspolaganje i identifikaciju vitalnih spisa,b) rasporeivanje u logike strukture inizove, bilo u fizike omote ili u elektronike direktorije, koji olakavaju kasnije koritenje i upuivanje,

c) registracija koja prua dokaz o postojanju spisa u spisovodstvenom sustavu,d) sustavi s predlocima i obrascima aktivnosti tijekom poslovanja koji donose metapodatke koji opisuju poslovni kontekst,

pruaju dokaz o smjetaju spisa,

identificiraju neizvrenu aktivnost,

identificiraju tko je pristupio spisu, identificiraju kad se to dogodilo,

pruaju dokaz o radnjama koje su izvrene na spisu

RegistriranjeU spisovodstvenim sustavima koji koriste postupak registriranja. spis je registriran u trenutku kad je prihvaen u spisovodstveni sustav;

dok se ne zavri registriranje, ne moe se izvriti niti jedna radnja koja utjee na spis.Glavna svrha registriranja je osigurati dokaz da je spis nastao odnosno da jeprihvaen u sustav, a dodatna je korist to da olakava pronalaenje. Ukljuuje zapisivanje kratke opisne informacije ili metapodatka o spisu i dodjeljivanje identifikatora koji je jedinstven u sustavu. Ako se koristi klasifikacijska shema, spis treba klasificirati u isto vrijeme kada se registrira. Tip i sloenost klasifikacije ovisi o vrsti poduzea ili organizacije.

Klasifikacija

Klasifikacija je proces u kojemu se identificira kategorija ili kategorije poslovne aktivnosti i spisa koje one stvaraju, te ih se grupira u dosjee, ako je to izvedivo, kako bi se olakao opis, nadzor, povezivanje i odluke u svezi sa stavljanjem spisa na raspolaganje i odluke u svezi s pristupom spisima.a) klasifikacija posl. aktivnosti pokazuje veze meu pojedinanim spisima i tako daju kontinuiran zapis o jednoj aktivnosti

osigurava da se spisima daju isti nazivi tijekom vremena, pomae u pronalaenju svih spisa koji se odnose na odreenu aktivnost,

odreuje zatitu ipristup koji su primjereni skupovima psisa,

odreuje prava korisnika da pristupaju odreenoj grupi spisa ili da vre aktivnosti nad spisima u grupi,

raspodjeljuje odgovornost za upravljanje odreenim skupom spisa,

rasporeuje spise za aktivnosti,

odreuje primjerene rokove uvanja i postupke po stavljanju spisa na raspolaganje.

b) klasifikacijski sustaviKlasifikacijski sustavi odraavaju poslovanje organizacije

c) kontrolirani rjenici

Rjenicima se obrazlau definicije i koritenje pojmova specifinih za organizaciju.d) indeksiranjePrije se obavljalo runo, danas je uglavnom kompjuterizirano.Dodjelom indeksnih pojmova omoguava se pronalaenje spisa u razliitim klasifikacijama.e) dodjeljivanje brojeva i oznakaU opoj je uporabi upuivanje na spise skraenim nainom, ne putem naziva, nego drugim sredstvima. brojevi i oznake obino se dodjeljuju jedinici nastaloj zdruivanjem spisa-predmetu i dosjeu. Svrha oznaavanja je povezana sa smjetajem u sustavu, pri emu broj ili oznaka oznaava adresu spisa, tako da ga se moe pronai navodei mjesto unutar spisovodstvenog sustava.Pohrana i rukovanje

Spise treba pohraniti na medije koji osiguravaju njihovu iskoristivost, pouzdanost, autentinost i zatitu tako dugo dok je to potrebno.Problemi u vezi s odravanjem, rukovanjem i pohranom spisa, pojavljuju se tijekom itav njihova postojanj, a ne samo kad postanu neaktivni.Treba osigurati takve uvjete rukovanja i uvanja koji mogu sprijeiti neovlaten pristup, gubitak ili unitenje i spise zatiti od krae i nesree.Sustave za elektronske spise treba oblikovati tako da spisi ostanu dostupni, autentini, pouzdani i iskoristivi, bez obzira na promjene u sustavu, bilo koje vrste, tijekom itava razdoblja njihova uvanja. To moe zahtijevati migraciju u razliit softver, promjenu formata i sl. O svakom takvom postupku treba sauvati dokaz i pojedinosti o bilo kojoj promjeni u obliku i formatu spisa.Pristup

Pravno okruenje u kojem organizacija djeluje, zakoni koji reguliraji pravo na privatnost, slobodu pristupa informacijama, dravnu sigurnost, zatitu autorskih prava i sl. postavljaju okvirna naela za prava pristupa, uvjete i ogranienja, koji se trebaju ugraditi u spisovodstveni sustav.Ogranienje pristupa moe se odnositi na osoblje u organizaciji i na vanjske korisnike.

Ograniiti pristup treba samo gdje to tono odreeno poslovnim potrebama ili zakonom. Ogranienje treba vrijediti samo za odreeno razdoblje da ne bi ogranienje bilo nametnuto due nego je potrebno.Nadzor nad pristupom se osigurava dodjelom statusa pristupa, prava pristupa.Treba osigurati:

a) da su spisi kategorizirani prema statusu dostupnosti koji u odreenom trenutku imaju,

b) da se spisi izdaju samo onima koji su ovlateni da ih vide,c) da se kriptirani spisi mogu proitati kada je to potrebno i doputeno,

d) da spisovodstvene procese i transakcije izvode samo osobe koje su za to ovlatene,e) da poslovna jedinica koja je nadlena za neku poslovnmu funkciju odredi prava pristupa spisima koji se odnose na njezino podruje nadlenosti.Praenje Svrha praenja kretanja i koritenja spisa u spisovodstvenom sustavu je: identificirati predstojeu aktivnost koja se zahtijeva,

omoguiti da se spis dohvati,

sprijeiti gubitak spisa,

nadzirati koritenje radi odravanja sustava sigurnosti, sauvati provjerljiv trag radnji sa spisima (prihvaanja ili registriranja, klasifikacije, indeksiranja, pohrane, pristupa i koritenja, migracije i stavljanja na raspolaganje), sauvati sposobnost identificiranja operativnog porijekla pojedinih spisa ako je dolo do spajanja ili migracije sustava.

Praenje se provodi:

a) praenjem aktivnosti u vezi sa spisom i b) praenjem mjesta gdje se spis nalazi.

Praenje se ugrauje u spisovodstveni sustav.a) Praenje aktivnosti se uvodi u sustav za one procese gdje su odreena vremenska ogranienja za aktivnosti.

praenje aktivnosti:

odreuje korake koje treba poduzeti kao odgovor na odluke ili transakcije dokumentirane u spisima, odreenoj osobi dodjeljuje odgovornost za aktivnost,

biljei datume do kojih je odreenu aktivnost trebalo poduzeti i datume kad su se te aktivnosti dogodile.b) Praenje mjesta se provodi dokumentiranjem kretanja spisa zato da bi se osiguralo da se jedinice mogu locirati uvijek kada je to potrebno. Sustav treba pratiti predmet, prosljeivanje meu osobama i povratak spisa na stalnu lokaciju ili mjesto pohrane, a isto tako i stavljanje na raspolaganje, odnosno predaju ovlatenoj organizaciji ili arhivu.Provoenje stavljanja spisa na raspolaganje

Instrumente koji rukovode uklanjanjem spisa iz operativnog sustava, treba na spise primjenjivati sustavno i rutinski, tijekom uobiajene poslovne aktivnosti.Ne smije se stavljati na raspolaganje spis ako nije sigurno da spis vie nije potreban, da vie nema posla koji treba obaviti i koji je u tijeku i ne oekuje se spor ili istraga u kojo bi spis bio potreban kao dokaz.Aktivnosti stavljanja na raspolaganje mogu obuhvaati:

a) neposredno fiziko unitenje, brisanje zapisa,b) uvanje u poslovnoj jedinici jo neko razdoblje,

c) predaju u prikladan prostor za pohranu ili na prikladan medij, pod nadzorom organizacije,d) predaju drugoj organizaciji koja je preuzela odgovornost za poslovnu aktivnost (restuktuiranje, prodaja ili privatizacija),e) predaju u prostor za pohranu kojim upravlja u ime organizacije ponua usluga uvanja na temelju ugovora s organizacijom,f) predaju odgovornosti za upravljanje odgovarajuem tijelu, a organizacija stvaratelj je zadrala fiziki smjetaj gradiva,g) predaju vanjskom nadlenom arhivskom tijelu.

Naela za fiziko unitenje spisa:

Unitenje uvijek mora biti odobreno.

Ne smiju se unititi spisi koji se tiu mogueg ili stvarnog spora ili istrage. Unitenje spisa treba provoditi tako da se sauva povjerljivost svih informacija koje sadre.

Treba unititi sve kopije spisa ije unitenje je odobreno, ukljuujui sigurnosne, zatitne i priuvne kopije.

Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisimaPostupke u upravljanju spisima i spisovodstvenim sustavima treba opisati u dokumenatciji. Dokumentacija treba udovoljavati pravnim, organizacijskim i tehnikim zahtjevima. Jasno treba utvrditi ovlasti za postupke u upravljanju spisima, kao to su klasifikacija, indeksiranje, pregled i stavljanje na raspolaganje.

Potrebno je zapisati sve relevantne propise, norme i politiku kako bi utvrdili sve zahtjeve koje se odnose na postupanje, pregled, provjeru i testiranje postupaka u upravljanju spisima.

Treba dokumentirati i sauvati sve odluke o tome koje spise treba obuhvatiti i kako ih dugo treba uvati. Dokumentacija treba sadravati pojedinosti o poslovnim aktivnostima i spisima koji nastaju u svakoj od njih te jasno i nedvosmisleno odrediti rokove uvanja spisa i postupak stavljanja na raspolaganje. U dokumentaciju trebaju biti ukljueni i naputci za prijenos spisa u neki drugi oblik pohrane.

Ta dokumetacija se predouje nadlenom arhivu na odobrenje, a nakon svakog postupka stavljanja spisa na raspolaganje, treba sauvati spis o tome.NADZOR I PROVJERA

Redovito treba provoditi nadzor radi provjere jesu li spisovodstveni postupci i postupci u upravljanju spisima u skladu s politikom i zahtjevima organizacije i ostvaruju li pretpostavljene ciljeve.

Ovom provjerom treba ispitati koliko je organizacija uinkovita i koliko su korisnici zadovoljni sustavom.

Utvrdi li se da su sustavi i postupci neprikladni i neuinkoviti, treba izvriti izmjene.

U dokumentima treba utvrditi usklaenost sustava i nadzor i sauvati izvjee o tome.OSPOSOBLJAVANJEOrganizacija koja eli postii usklaenost s ovim dijelom ISO 15489 treba organizirati stalni program osposobljavanja za spisovodstvo. Programi trebaju obuhvatiti i uloge i odgovornosti i biti namijenjeni svim lanovima uprave, zaposlenicima, ugovornim suradnicima, volonterima i svim ostalim pojedincima koji su odgovorni za dio ili itavu poslovnu aktivnost organizacije, stvarajui u svom radu spise i ukljuujui te spise u spisovodstveni sustav.PAGE 34