UREDSKO POSLOVANJE TIJELA DRŽAVNE UPRAVE ...1. UVODNE NAPOMENE I DEFINICIJE Uredsko je poslovanje tijela državne uprave dio poslovanja organa (tijela) uprave i upravnih organizacija

0

UREDSKO POSLOVANJE TIJELA DRŽAVNE UPRAVE

REPUBLIKE HRVATSKE

skripte

priredio:

dr. sc. R. Odobaša

Osijek, 2007.

1

UREDSKO POSLOVANJE TIJELA DRŽAVNE UPRAVE REPUBLIKE HRVATSKE

1. UVODNE NAPOMENE I DEFINICIJE Uredsko je poslovanje tijela državne uprave dio poslovanja organa (tijela) uprave i

upravnih organizacija te pravnih osoba s javnim ovlastima. Iako uredski poslovi u odnosu na glavne poslove i zadatke organa uprave i upravnih organizacija imaju karakter pomoćnih i tehničkih poslova, bez njihovog pravodobnog, jednoobraznog i na druge načine kvalitetnog obavljanja ne bi se niti glavni poslovi u organima (tijelima) uprave, upravnim organizacijama i pravnim osobama s javnim ovlastima mogli obaviti. Iako na najnižoj stepenici poslova u upravi, uredski poslovi čine glavnu infrastrukturu svakog upravnog tijela i organizacije. Uredsko poslovanje omogućava nastajanje informacija, njihovu obradu, spremanje, zaštitu i širenje, te stoga, dakle, mora biti organizirano na taj način da osigura ostvarivanje glavnih zadataka organa uprave, upravnih organizacija i pravnih osoba s javnim ovlastima. Glavni zadaci organa uprave, upravnih organizacija i pravnih osoba s javnim ovlastima odreñeni su posebnim propisima koji odreñuju djelokrug njihovih poslova. Tako je npr. temeljem Zakona o ustrojstvu i djelokrugu ministarstava i državnih upravnih organizacija (NN, br. 72/94) odreñen djelokrug poslova državne uprave. Ministarstvo uprave npr. obavlja upravne i druge stručne poslove koji se odnose na ustrojstvo i rad te stručno osposobljavanje i usavršavanje djelatnika u tijelima državne uprave i lokalne samouprave i uprave; sustav državne uprave i lokalne samouprave i uprave; način i sredstva rada te primjenu suvremenih metoda rada državne uprave i lokalne samouprave; radnopravni položaj i plaće djelatnika u tijelima državne uprave i lokalne samouprave; grañanska stanja; informatizaciju tijela državne uprave; provedbu Zakona o općem upravnom postupku i propisa o uredskom poslovanju; političke stranke, udruge grañana i vjerske zajednice; politički i izborni sustav; javnu upravu; poslove upravne inspekcije i druge poslove opće uprave te obavljanje i drugih poslova koji su mu stavljeni u nadležnost. Ministarstvo uprave obavlja i druge upravne i stručne poslove koji nisu stavljeni u nadležnost kojem drugom ministarstvu odnosno drugom tijelu državne uprave. U odnosu na navedene poslove uredski su poslovi pomoćnog karaktera.

U užem smislu uredski su poslovi skup radnji i postupaka koji se poduzimaju radi: - primanja i pregleda akata i drugih pošiljki; - razvrstavanja i rasporeñivanja akata; - upisivanja akata (evidencije); - dostave akata u rad, - administrativno-tehničke obrade akata; - otpreme akata; - razvoñenja akata; - stavljanja akata u arhivu (pismohran) i njihovog čuvanja. Može se takoñer utvrditi da uredsko poslovanje u užem smislu suštinski čini rukovanje

aktima.

U širem smislu uredsko poslovanje obuhvaća periodično izvješćivanje o predmetima i aktima, izradu godišnjih statističkih izvješća za upravno područje, voñenje evidencije o državnim propisima kao i o propisima jedinica lokalne uprave i samouprave, nadzor i

2

izvješćivanje o provoñenju državnih propisa i propisa lokalne uprave i samouprave te voñenje evidencije o internim propisima uredovne službe. U najširem smislu uredsko poslovanje obuhvaća cjelokupni uredski rad, dakle, ne samo rukovanje aktima već i npr. neposredno i posredno (npr. telefonom) komuniciranje sa strankama ili s drugim službenim osobama u organima uprave ili upravnim organizacijama. Uredsko poslovanje se pored tijela državne uprave odvija i u trgovačkim društvima i u pravosudnim organima. Uredsko poslovanje pravosudnih organa najvećim je dijelom regulirano Sudskim poslovnikom, dok je uredsko poslovanje u trgovačkim društvima (poduzećima) regulirano ponajprije njihovim samostalnim aktima – najčešće pravilnicima, iako se odredbe Uredbe o uredskom poslovanju i Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskom

poslovanju mogu primjenjivati i u uredskom poslovanju sudova i poduzeća. O meñusobnoj povezanosti uredskog poslovanja u tijelima državne uprave, trgovačkim društvima i sudovima govori i činjenica kako je materiju uredskog poslovanja na području Hrvatske prvi obradio Benedikt Kotruljević u djelu O trgovini i savršenom trgovcu iz 1458. godine. U obraćanju trgovcu Kotruljević piše: “ Moraš takoñer držati u redu svoju pisarnu te označiti na svim primljenim pismima odozgo odakle su došla, te godinu, mjesec i dan primitka... Krajem svakog mjeseca povezat ćeš u svežnjeve ta pisma skupa sa svim drugim dokumentima, kao što su ugovori, notarske isprave, kirografi, mjenice, računi, police itd..., te ćeš to spremiti na police svoje uredovnice koje su za to odreñene. Ovdje ćeš ih čuvati kako to običavaju pravi trgovci.” Kotruljević piše i o velikoj važnosti uredskog poslovanja: “Trgovac ne smije svoje poslove obavljati po sjećanju... Pismeni dokumenti ne samo što čuvaju i održavaju u uspomeni ono o čemu se raspravljalo, već se njihovim postojanjem izbjegavaju mnoge svañe, prepirke i skandali.”1 Sve što se u ovim promišljanjima odnosi na uredsko poslovanje trgovca (poduzeća, trgovačkog društva) bez ostatka važi i za uredsko poslovanje u upravnim tijelima (organima) i sudovima – kako tada tako i danas. 2. PRAVNI IZVORI REGULIRANJA UREDSKOG POSLOVANJA

Uredsko poslovanje u hrvatskim organima uprave (tijelima), upravnim organizacijama i pravnim osobama s javnim ovlastima najvećim se dijelom danas ureñuje odredbama Uredbe o uredskom poslovanju (NN, br. 38/87. i 42/88.) te odredbama Uputstva za

izvršenje uredbe o uredskom poslovanju (NN, br. 49/87. i 38/88.). Ukoliko se za pojedine organe uprave i organizacije ili za pojedine njihove službe na osnovi zakonskog ovlaštenja donesu posebni pravni propisi o uredskom poslovanju, odredbe Uredbe o uredskom

poslovanju primjenjivat će se samo u pitanjima koja nisu regulirana tim posebnim propisima.

1 Sravni V. Srića, A. Kliment i B. Knežević, Uredsko poslovanje – strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003., str. 3-4

3

Uredbom o uredskom poslovanju (NN, br. 38/87, 42/88 i 75/93) zacrtan je sustav uredskog poslovanja u Republici Hrvatskoj. Taj se sustav danas primjenjuje u uredovnim službama tijela i organa Republike Hrvatske, te pravnim osobama s javnim ovlastima.

Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN, br. 49/87, 38/88 i 75/93) razrañuje Uredbu o uredskom poslovanju i daje osnovne postavke za provoñenje uredskog poslovanja u uvjetima klasičnog rada, odnosno u uvjetima automatske obrade podataka (automatizacija uredskog poslovanja - Office Automation - OA) Temeljem Uredbe o uredskom poslovanju donesen je i Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN, br. 38/88 i 75/93).

Na uredsko se poslovanje organa uprave djelomično odnosi i regulira ga i niz drugih propisa: - Zakon o pečatu i žigu s grbom Republike Hrvatske (Narodne novine, br. 33/95), - Zakon o upravnim pristojbama (NN, br. 8/96, 77/96, 95/97, 131/97, 68/98, 66/99,

145/99, 30 /00 – Odluka USRH, 116/00, 163/03, 17/04, 110/04 i 141/04), - Uredba o sadržaju naziva tijela državne uprave, lokalne i mjesne samouprave (NN, br.

25/94.), - Naputak za provedbu Uredbe o sadržaju naziva tijela državne uprave, lokalne i mjesne

samouprave (NN, br. 61/94.), - Uredba o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne

(regionalne) i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti (NN, br. 34/02)

- Zakon o općem upravnom postupku (NN, br. 53/91 i 103/96 – Odluka USRH), - Zakon o sustavu državne uprave (NN, br. 75/93, 92/96, 48/99, 15/00, 127/00, 59/01 i

190/03), - Zakon o državnim službenicima i namještenicima (NN, br. 27/01.), - Zakon o načelima za unutarnje ustrojstvo i o radnom vremenu tijela državne uprave

(NN, br. 37/94.) itd.

Nad primjenom propisa o uredskom poslovanju obavlja se nadzor za čije je sprovoñenje nadležan državni organ za poslove opće uprave.

3. NAČELA UREDSKOG POSLOVANJA

Načela uredskog poslovanja su uobičajena ili propisana pravila kojih se pri uredskom poslovanju trebaju pridržavati uredski namještenici kako bi uredske poslove (i u užem i u širem smislu) obavili pravodobno i kvalitetno. Najznačajnija načela uredskog poslovanja su: 1. Načelo zakonitosti i točnosti Ovo načelo zahtijeva da se uredski rad i akti temelje na stvarnim činjenicama i drugim podacima i okolnostima utvrñenim jasno, precizno, nepristrano i na zakonit način. U suprotnom, dakle ukoliko se uredski rad i akti temelje na površnim, približnim i na nezakonit način utvrñenim činjenicama, može doći do znatnih poremećaja u kvaliteti rada i akata od koji su najčešći nezadovoljstvo stranaka i pretpostavljenih uz gubitak ugleda državnih organa, povjerenja u njih i gubitak radnog elana kod drugih državnih

4

namještenika i službenika, podnošenje žalbi i materijalni gubici kako na strani stranaka tako i na strani organa uprave i upravnih organizacija. Zakonitost znači da se svaki akt kojim se rješava o pravima, obvezama ili pravnim interesima pojedinaca ili pravnih osoba mora temeljiti na zakonu. Kao što smo to ustvrdili, akt je svaki pisani sastav, a pisani sastavi su dugotrajnog karaktera, ali i značenja, te se u svakom trenutku s njima može dokazivati nezakonitost i druga nepravilnost u radu namještenika i službenika. 2. Načelo ekspeditivnosti Načelo ekspeditivnosti nalaže da se uredski poslovi obavljaju što je moguće brže u propisanim ili uobičajenim rokovima. Naravno pri tome efikasnost ne smije biti na štetu zakonitosti i točnosti. Efikasnost se najbolje postiže koncentriranjem na posao koji se obavlja i odbacivanjem radnji koje su u redskom poslovanju nepotrebne, pripremom za posao koji će se obavljati, a ta se priprema odvija i u samom uredu ali i u privatnom životu namještenika. Efikasnosti pojedinca pretpostavka je dobra unutarnja organizacija rada i dobar odabir namješteničkog kadra. Takoñer je za efikasnost bitna informatizacija i automatizacija uredskog poslovanja, kao i uvoñenje tiskanica i standardiziranje akata i oblika komuniciranja sa strankama i drugim namještenicima i službenicima. 3. Načelo jednostavnosti, preglednosti i jednoobraznosti Pri uredskom radu treba izbjegavati svaku radnju, postupak ili komunikaciju koji bi mogli dovesti do nepotrebnih komplikacija u službenom postupanju, suvišnih spisa i nepreglednih evidencija. Uredske poslove treba obavljati što je moguće jednostavnije i preglednije. Načelo jednoobraznosti kaže da se isti poslovi uvijek trebaju obavljati na isti način, a što uredskom poslovanju daje čvrsti oblik, olakšava rad namještenicima, povećava ekspeditivnost i podiže ekonomičnost. Radi postizanja jednoobraznosti uredskog poslovanja u Republici Hrvatskoj su i doneseni Uredba o uredskom poslovanju i Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju. 4. Načelo ekonomičnosti (štedljivosti) Prema ovom načelu u uredskom poslovanju treba ostvariti što veću efikasnost uz što manje potrošenih novčanih i materijalnih sredstava, energije i vremena namještenika i stranaka. Naime, poslovi državne uprave, čiji su uredski poslovi pomoćno-tehničkog karaktera u službi obvljanja navedenih glavnih poslova, ponajviše se financiraju iz državnog, županijskog ili gradskog proračuna (ali i z pristojbi koje plaćaju grañani), te na taj način svaka neekonomičnost nepotrebno angažira sredstva koja su mogla biti upotrijebljena na druge za društvo svrsishodnije načine. 5. Načelo uljudbenosti U rukovanju aktima i komunikaciji sa strankama i kolegama treba izbjegavati svañe, uvredljive i teške izraze, a sve što se smije i želi izraziti treba učiniti na miran i pristojan način. Upravni organi i upravne organizacije svojim djelovanjem odlučuju o pravima i interesima pojedinaca i pravnih osoba, a što naravno može biti i na njihovu štetu. Stoga ih nije uputno dodatno opterećivati grubim ponašanjem, izrazima ili izostankom s radnog mjesta.

5

4. SLUŽBENICI I NAMJEŠTENICI Poslove državne uprave u tijelima državne uprave obavljaju državni službenici, koji se imenuju na temelju javnog natječaja, ako zakonom nije što drugo odreñeno. Pored danas najčešćeg izraza službenik (javni, državni ili lokalni), u Hrvatskoj se još uvijek često, pogrešno i proizvoljno, koriste izrazi zaposlenik, djelatnik ili namještenik. U starijoj hrvatskoj literaturi i upravnoj praksi za službenika se koristio i izraz činovnik

2. Državni službenici su djelatnici visoke, više ili srednje stručne spreme u tijelima državne uprave, tijelima sudbene vlasti, uredima i stručnim službama Vlade i stručnim službama Sabora (u tijelima državne vlasti) postavljeni u zvanja odnosno imenovani na položaje, a koji kao redovno zanimanje obavljaju poslove iz Ustavom i zakonom utvrñenoga djelokruga tih tijela. No, prema Zakonu o državnim službenicima i namještenicima iz 2001. g. državni su službenici i osobe visoke, više ili srednje stručne spreme koje u državnim tijelima obavljaju informatičke poslove, opće i administrativne poslove, planske, materijalno-financijske, računovodstvene te slične poslove (ova je skupina zaposlenika prema ranijem zakonu pripadala u skupinu namještenika). Najopćenitije kazano, svi javni službenici obavljaju javne poslove, tj. poslove od općeg interesa. Obavljanje javnih poslova osigurava država i to kroz složenu mrežu institucija u kojoj je “odgovorna, nepristrana i otvorena javna uprava dostupna svim grañanima bez obzira na klasu, rasu, nacionalnost ili spol”3. Tako postavljenoj javnoj upravi odgovara i poželjni tip službenika – službenici ne “smiju prema drugim grañanima doći u položaj onih koji drugima upravljaju ili vladaju” (E. Pusić)4. Dakle, u obavljanju državne (javne) službe, državni službenik mora postupati nepristrano i pravedno, paziti na dobrobit cijele zajednice, te se, ponašanjem u službi i u svezi sa službom, zalagati za slobodni demokratski poredak i djelovati s ciljem njegova očuvanja. Rad državnih službenika temelji se na Ustavu, zakonu, drugim propisima i pravilima o radu, znanstvenim i drugim dostignućima i pravilima struke. Prava, obveze i odgovornosti državnih službenika ureñuju se zakonom i na temelju zakona donesenim propisima. No, bez obzira na pravnu ureñenost, suvremena ekonomska i šira društvena zbivanja negativno utječu na usvojene pravne i etičke standarde javne uprave i zamjenjuju ih tržišnim načelima. To dovodi to toga da će “javni službenik vjerojatno biti mnogo više učinkovit, produktivan i materijalno usmjeren nego što će ga brinuti zahtjevi grañana za azstupljenošću, jednakošću, nepristranošću i pravednošću. Legalizirajući ideju da su ekonomske vrijednosti temeljne vrijednosti suvremenog društva, ozbiljno (se) dovodi u pitanje dosadašnja shvaćanja o razvoju demokracije i ljudskih prava. Kritičari s pravom upozoravaju na ironičnu situaciju nastalu posljednjih desetljeća koja je uzrokovala sukob vrijednosti efektivnosti, efikasnosti i merita sa stoljećima izgrañivanim grañanskim pravima i demokratskim načelima, kao što su politička predstavljenost te pristupačnost i odgovornost javnih službi prema grañanima. U tom se kontekstu uočavaju dva globalna, suprotstavljena trenda, koji su doveli do urušavanja temeljnih vrijednosti na kojima je počivao upravni i politički sustav u cijelom svijetu. Prvi se odnosi na globalizaciju i

2 Sravni G. Marčetić, Javni službenici i tranzicija, Društveno veleučilište, Zagreb, 2005., str. 119-120 3 ibid. 4 ibid.

6

kulturalno približavanje u smilsu zapadne instrumentalne racionalnosti. Posebno je vidljiv u promjenama uprave, rekonstrukciji regulativne strukture te privatizaciji i redefiniciji javnog-privatnog sektora, koji oblikuju i kojim upravljaju korporacije i elite na vlasti. Drugi upućuje na suprotni pritisak nezadovoljnih grañana, a usmjeren je protiv instrumentalne racionalnosti industrijaliziranih i razvijenih zemalja SAD i Europe.”5 Namještenici su danas samo one osobe srednje i niže stručne spreme koje u državnim tijelima rade na pomoćnim, tehničkim i drugim poslovima (dakle i uredske poslove) kojima se osigurava pravodobno i kvalitetno obavljanje poslova iz djelokruga državnih tijela, a sukladno s propisima kojima se pobliže ureñuje njihovo unutarnje ustrojstvo. Namještenici nemaju prava, obveze i odgovornosti kao službenici, odnosno ne ulaze u javnopravni status. Zbog toga što obavljaju niz različitih i odgovornih uredskih poslova od uredskih se namještenika ipak traži da imaju kvalitetno opće obrazovanje, stručne sposobnosti i odreñene osobine. Od stručnih sposobnosti koje se zahtijevaju od namještenika najpoželjnije su: - brzo i kvalitetno korištenje tipkovnice kompjutora (oko 150 otkucaja u minuti), - brzo i kvalitetno korištenje kompjutorskim softwareom (programima), pisačem,

scanerom, modemom, telefaksom, telefonom, fotokopirnim strojem i drugim modernim tehničkim ureñajima,

- brzo i kvalitetno voñenje osnovnih i pomoćnih uredskih knjiga te drugih evidencija, - dobro poznavanje klasifikacijskih sistema, osnova barem jednog stranog jezika,

rječnika, kazala, imenika itd., - dobro poznavanje temelja službenog dopisivanja, - dobro poznavanje temeljnih računskih operacija, - dobro poznavanje organizacijske i kadrovske strukture organa uprave ili upravne

organizacije u čijem sastavu radi na uredskim poslovima. Od osobina koje kao pojedinac treba posjedovati najpoželjnije su: - pouzdanost, - marljivost, - urednost, - točnost i savjesnost, - komunikativnost i uljuñenost. Kako bi prikazali i približili pojedina od navedenih načela uredskog poslovanja, na kraju ovog dijela prenosimo odabrane odredbe Zakona o sustavu državne uprave kojima se dobro ilustrira konkretizacija pojedinih načela uredskog poslovanja u upravnoj teoriji i (očekivanoj) praksi.

VI. (DIO) ODNOSI TIJELA DRŽAVNE UPRAVE I GRAðANA Članak 82.

Odnosi tijela državne uprave i grañana temelje se na meñusobnoj suradnji i povjerenju te poštivanju dostojanstva ljudske osobe.

5 ibid., str. 135

7

Tijela državne uprave dužna su davati grañanima i pravnim osobama podatke, obavijesti i upute i pružati im stručnu pomoć u poslovima radi kojih se obraćaju tijelima državne uprave. Tijela državne uprave dužna su upoznati javnost o obavljanju poslova iz svog djelokruga i izvještavati je o svom radu putem sredstava javnog priopćavanja ili na drugi prikladan način. Davanje odreñenih izvješća može se uskratiti samo ako bi iznošenje podataka predstavljalo povredu dužnosti čuvanja službene tajne, ili ako bi to bilo u suprotnosti s drugim zakonom zaštićenim interesima grañana i pravnih osoba.

Članak 83. Izvješća o obavljanju poslova državne uprave mogu davati ministri ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba. Čelnici iz stavka 1. ovoga članka mogu za davanje odgovarajućih izvješća ovlastiti i pojedine državne službenike. Državni službenici koji su ovlašteni davati odgovarajuća izvješća osobno su odgovorni za njihovu točnost i pravodobnost. Neovlašteno davanje izvješća ili davanje netočnih izvješća predstavlja težu povredu službene dužnosti.

Članak 84. Ministri, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba, odnosno državni službenik kojeg oni ovlaste, može o značajnijim pitanjima obavljanja poslova državne uprave održavati konferencije s predstavnicima sredstava javnog priopćavanja. Ministri, odnosno ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani i gradonačelnik Grada Zagreba mogu odlučiti da se nacrti propisa koje pripremaju, a za koje je javnost osobito zainteresirana, objave putem sredstava javnog priopćavanja, kao i da se pozovu svi zainteresirani da na nacrt propisa iznesu svoje primjedbe.

Članak 85. Kad tijela državne uprave održavaju savjetovanja ili druge oblike stručne obrade pitanja iz svog djelokruga, o tome se obvezatno upoznaje javnost putem tiska i drugih oblika javnog priopćavanja te omogućava nazočnost predstavnika sredstava javnog priopćavanja.

Članak 86. Tijela državne uprave dužna su svoj rad i poslovanje ustrojiti tako da grañani i pravne osobe mogu na jednostavan i djelotvoran način ostvarivati svoja Ustavom zajamčena prava i zakonom zaštićene interese te ispunjavati svoje grañanske dužnosti.

Članak 87. U rješavanju u upravnim stvarima ne smije se zahtijevati od stranaka da u postupku pribavljaju uvjerenja o činjenicama o kojima tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave i uprave ili pravne osobe koje imaju javne ovlasti vode službene očevidnike.Takva uvjerenja moraju se pribaviti po službenoj dužnosti.

Članak 89. Tijela državne uprave dužna su omogućiti grañanima i pravnim osobama podnošenje prigovora i pritužbi na rad tijela državne uprave, kao i na nepravilan odnos državnih službenika kad im se obraćaju radi ostvarivanja svojiti prava i interesa ili izvršavanja svojih grañanskih dužnosti. Tijela državne uprave dužna su u službenim prostorijama na vidnom mjestu osigurati potrebna tehnička i druga sredstva za podnošenje prigovora i pritužbi (kutija za pritužbe, knjiga pritužbi itd), kao i omogućiti usmeno izjavljivanje prigovora odnosno pritužbe. Prigovore, odnosno pritužbe obvezatno razmatra čelnik tijela državne uprave na čiji se rad odnose prigovori i pritužbe. Na podnijete prigovore i pritužbe, čelnik tijela državne uprave dužan je grañanima i pravnim osobama dati odgovor u roku od 30 dana od dana podnošenja prigovora odnosno pritužbe.

Članak 90. O poduzetim mjerama za unapreñivanje odnosa prema grañanima i pravnim osobama, o podnesenim prigovorima odnosno pritužbama te značajnijim primjedbama i prijedlozima kao i o mjerama koje su tim povodom poduzete, župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba dužni su izvijestiti nadležna ministarstva, odnosno državne upravne organizacije.

Članak 91. Trajanje radnog vremena u tjednu, dnevni raspored radnog vremena, kao i druga pitanja u svezi radnog vremena u tijelima državne uprave ureñuje Vlada svojom uredbom.

Članak 93. Na zgradama u kojima su smještena tijela državne uprave mora biti istaknut naziv tijela. Na prikladnom mjestu u zgradi mora biti istaknut raspored prostorija tijela državne uprave. Na ulazu u službene prostorije moraju biti istaknuta osobna imena državnih službenika i namještenika i naznaka poslova koje obavljaju.

8

5. TEMELJNI POJMOVI UREDSKOG POSLOVANJA 5.1. Podnesci i pismena Grañani, pravne osobe i druge stranke u cilju ostvarivanja svojih prava i interesa u upravnom postupku pred tijelima državne uprave, upravnim i drugim tijelima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave (županije, gradovi, općine) i pravnim osobama s javnim ovlastima, u pravilu komuniciraju pisanim podnescima. Prema Zakonu o općem upravnom postupku (ZUP) podnesci su6: 1. Zahtjev – to je akt kojim se traži priznanje nekog prava, odnosno interesa ili osloboñenje od neke obveze ili se zahtjeva sudjelovanje u postupku radi zaštite vlastitog prava, tj. pravom zaštićenog interesa (npr. zahtjev za donošenje rješenja o umirovljenju, zahtjev za utvrñivanje nositelja stanarskog prava, zahtjev za povrat iznosa preplaćenog poreza itd); 2. Prijedlog – akt kojim se traži započinjanje odnosno provoñenje neke procesne radnje tj. postupka, odnosno daje inicijativa za rad nekog organa i sličnop tome (npr. prijedlog stranke da se provede izvršni postupak, prijedlog stranke za povrat u prijašnje stanje itd.); 3. Izjava – akt kojim se iskazuje vlastita volja, mišljenje, uvid ili slično o nekom pitanju; 4. Priopćenje – akt kojim se dojavljuju, tj. dostavljaju razni podaci, činjenice, okolnosti i sl.; 5. Prijava – akt kojim se dojavljuju neki podaci ili dogañaji i traži pokretanje postupka ili ostvarivanje prava (npr. prijava prebivališta grañana, prijava nezgode na poslu, prijava zagañivanja tla, zraka ili vode, prijava za polaganje stručnog ili pravodusnog ispita itd.); 6. Predstavka – akt kojim se obično izvan redovitog postupka i bez posebnog ovlaštenja javljaju neki prijedlozi ili podaci, a najpoznatije su predstavke grañana kojima oni nešto zahtijevaju (npr. otvaranje cesta, škola, reguliranje prometa...); 7. Pritužba – akt kojim se stranke obraćaju višem organu ili službeniku zbog nezadovoljstva s radom nižeg organa tj. službene osobe; 8. Žalba – akt koji je redovito pravno sredstvo protiv upravnog akta, u pravilu protiv prvostupanjskog rješenja, s kojim je žalitelj nezadovoljan; 9. Prigovor – akt koji je posebno pravno sredstvo kojim stranka ulaže prigovor protiv rješenja koje sadrži privremeno nareñenje izdano u svrhu hitnmog izvršenja mjera kako bi se otklonila opasnost za život i zdravlje ljudi ili za opći interes; 10. Zamolba – akt kojim se nešto traži na što podnositelj inače nema pravo nego to zavisi o diskrecijskoj ocjeni upravnog organa (npr. zamolba za izvanrednu financijsku ili materijalnu pomoć zbog bolesti, smrti ili prirodne katastrofe); 11. Tužba – akt kojim stranka na sudu pokreće postupak za donoišenje odluke u npr. upravnom sporu. No, dok stranke u upravnom postupku s državnim organima i tijelima u pravilu komuniciraju posredstvom podnesaka, akti koje državni organi i tijela postupajući prema tim podnescima dostavljaju strankama (npr. poziv, zaključak, rješenje) nisu podnesci već

6 Sravni Z. Branković,Korespondencija državnih organa i radnih organizacija,Informator, Zagreb, 1972.

9

pismena. Postupanje s podnescima i pismenima odvija se prema i u skladu s propisima o uredskom poslovanju7. Temeljem podneska (podnesaka) stranke pred nadležnim državnim ili drugim tijelom traže ostvarivanje svojih prava tako da: - “zahtjevom pokreću upravni postupak (npr. za izdavanje grañevinske dozvole, prenamjenu poljoprivrednog zemljišta u grañevinsko i sl.; - prijedlogom predlaže poduzimanje neke radnje u upravnom postupku (prijedlog za očevid, osiguranje dokaza, saslušanje svjedoka i sl.); - žalbom protiv prvostupanjskog rješenja traže preispitivanje tog rješenja, a time ostvarivanje prava za koja stranka drži da joj pripadaju; - prigovorom ostvaruje pravo utjecaja na radnje i tijek postupka koji joj prema zakonu pripadaju (npr. prigovor na navode u zapisniku o provedenoj raspravi ili zapisniku o saslušanju stranke, nalaz i mišljenje vješataka i slično, koji se unosi u zapisnik) ili - prijavom ostvaruje pravo (npr. polaganje državnog stručnog ispita ili pravo na povrat poreza i slično)”.8 Pokrenuti upravni postupak vode tijela državne uprave i druga državna tijela, kao i tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravne osobe s javnim ovlastima i druge stranke, kad u upravnim stvarima, neposredno primjenjujući Zakon o općem

upravnom postupku i druge propise, rješavaju o pravima, obvezama ili pravnim interesima

grañana, odnosno pravnih osoba i drugih stranaka.9 5.2. Državna uprava i tijela (organi) državne uprave Uprava (državna) bi se mogla odrediti kao skup državnih organa (tijela) koji su pozitivnim normama odreñeni kao upravni, čija se djelatnost posebno iskazuje u neposrednoj provedbi zakona, rješavanja u upravnim stvarima, provedbi upravnog nadzora, obavljanju materijalnih radnji i obavljanju drugih upravnih i stručnih poslova koji su joj, u skladu sa zahtjevima društvene sredine i načelima pravnog sustava stavljeni u nadležnost10. Ustav Republike Hrvatske navodi da se ustrojstvo državne uprave ureñuje zakonom, a Zakon o sustavu državne uprave sukladno Ustavu propisuje koja su to tijela (organi) državne uprave. Tijela (organi) državne uprave danas jesu: 1. državna ministarstva 2. ministarstva, 3. državne upravne organizacije i 4. županijski uredi, odnosno gradski uredi Grada Zagreba.

7 Sravni Š. Kasabašić, Uredsko poslovanje u primjeni i postupanje s podnescima stranaka u upravnom

postupku, Novi informator, Zagreb, 2006., str. 22 8 ibid. 9 ibid. 10 Sravni J. Borković, Upravno pravo, Informator, Zagreb, 1995., str. 10.

10

1. Državna ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u upravnim područjima u kojim poslove državne uprave obavljaju isključivo ministarstva. 2. Ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u jednom ili više upravnih područja. 3. Državne upravne organizacije osnivaju se u pravilu kao državne uprave, zavodi i ravnateljstva.

Državne uprave se ustrojavaju za obavljanje odreñenih upravnih i drugih stručnih poslova koji zahtijevaju posebno ustrojenu samostalnu upravnu službu.

Državni zavodi se ustrojavaju za obavljanje analitičkih i drugih stručnih poslova koji zahtijevaju primjenu posebnih stručnih načina rada i posebnu samostalnost u djelovanju. Državnim zavodima se izuzetno mogu povjeriti i odreñeni upravni poslovi, ako to zahtijeva povezanost stručnih i upravnih poslova.

Državna ravnateljstva se ustrojavaju za obavljanje odreñenih gospodarskih poslova, kad obavljanje tih poslova zahtijeva posebno ustrojenu službu, samostalnost djelovanja i posebne načine rada.

Državna ministarstva, ministarstva i državne upravne organizacije su tijela (organi) središnje državne uprave. Temeljem Zakona o ustrojstvu i djelovanju ministarstava i državnih upravnih organizacija (NN br. 72/94.) ustrojeni su ministarstva Republike Hrvatske i državne upravne organizacije.

DRŽAVNA MINISTARSTVA MINISTARSTVA DRŽAVNE UPRAVNE ORGANIZACIJE

Ministarstvo financija Ministarstvo gospodarstva Državna geodetska uprava Ministarstvo obrane Ministarstvo kulture Državna uprava za vode Ministarstvo razvitka i obnove Ministarstvo poljoprivrede i

šumarstva Državna uprava za zaštitu okoliša

Ministarstvo unutarnjih poslova Ministarstvo pomorstva, prometa i veza

Državni hidrometeorološki zavod

Ministarstvo vanjskih poslova Ministarstvo pravosuña Državni zavod za zaštitu obitelji, materinstva i mladeži

Ministarstvo privatizacije i upravljanja imovinom

Državni zavod za makroekonomske analize i prognoze

Ministarstvo prostornog ureñenja, graditeljstva i stanovanja

Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo

Ministarstvo prosvjete i športa Državni zavod za patente Ministarstvo rada i socijalne

skrbi Državni zavod za statistiku

Ministarstvo turizma Državna uprava za zaštitu kulturne i prirodne baštine

Ministarstvo uprave Državno ravnateljstvo za robne zalihe

Ministarstvo zdravstva Državni hidrografski institut Ministarstvo znanosti i

tehnologije

11

Navedena tijela državne uprave obavljaju poslove državne uprave. Poslovi državne uprave su: - neposredna provedba zakona, - donošenje propisa za njihovu provedbu, - obavljanje upravnog nadzora te - drugi upravni i stručni poslovi. Posebnim zakonom odreñeni poslovi državne uprave mogu se prenijeti (pa se tako i u tim

tijelima i pravnim osobama uredsko poslovanje odvija u skladu s propisima o uredskom

poslovanju):

- tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave ili - drugim pravnim osobama koje na temelju zakona imaju javne ovlasti (pravne osobe

koje imaju javne ovlasti). Tijela (organi) jedinica lokalne samouprave i uprave te pravne osobe koje imaju javne

ovlasti, u prenijetim im poslovima državne uprave:

- rješavaju u upravnim stvarima u prvom i drugom stupnju kad su im ti poslovi zakonom izrijekom stavljeni u nadležnost, - vode očevidnike odreñene zakonom i drugim propisima i izdaju propisana uvjerenja i druge potvrde, - obavljaju i druge poslove državne uprave koji su im zakonom izrijekom stavljeni u nadležnost. Za zakonito i stručno obavljanje prenijetih poslova državne uprave, odgovorni su župan, gradonačelnik, odnosno općinski načelnik te ravnatelj pravne osobe s javnim ovlastima. Takoñer, odreñeni se poslovi državne uprave mogu se prenijeti i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti (npr. Zavod za vinogradarstvo i vinarstvo je posebnom Uredbom ovlašteno obavljati odreñene poslove državne uprave u svom djelokrugu). Na službenike koji obavljaju prenijete poslove državne uprave u jedinicama lokalne samouprave i uprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti shodno se primjenjuju propisi kojima se ureñuje stručna sprema i stručno osposobljavanje državnih službenika i namještenika. Za obavljanje zakonom odreñenih poslova državne uprave mogu se u županiji, gradu i općini osnivati područne jedinice ministarstava, odnosno državnih upravnih organizacija. Za obavljanje odreñenih poslova državne uprave iz nadležnosti županijskih, odnosno gradskih ureda mogu se u gradu odnosno u općini osnivati ispostave. Ministri, njihovi zamjenici, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani, podžupani, gradonačelnik Grada Zagreba i njegovi zamjenici dužnosnici su Republike Hrvatske.

12

5.3. Pojam akta i drugih temeljnih pojmova iz uredskog poslovanja U uredskom poslovanju akt ili spis je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa (tijela) uprave, upravne organizacije ili druge pravne osobe. Pored običnih, akti ili spisi mogu biti označeni odreñenim stupnjem povjerljivosti: 1. akti s oznakom INTERNO – s njihovim se sadržajem smije upoznati svaka službena

osoba u organu uprave ili upravnoj organizaciji; 2. akti s oznakom POVJERLJIVO – s njihovim se sadržajem mogu upoznati samo

ovlaštene osobe (kratica kojom se označuju takvi akti je POV.); 3. akti s oznakom STROGO POVJERLJIVO - s njihovim se sadržajem smije upoznati

samo rukovoditelj organa uprave ili upravne organizacije ili osoba koju on pismeno ovlasti (kratica je STR.POV.).

Akti su podnesci koji se upućuju organu uprave ili upravnoj organizaciji (ili pravnim osobama s javnim ovlastima) u svezi rješavanja poslova koji pripadaju u njihovu nadležnost, ali i pismena s kojima tijela uprave komuniciraju sa starnkama. Prilog (prilozi) je pisani sastav (tablica, grafikon, crtež i slično) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi njegove dopune, razjašnjenja ili dokazivanja. Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje, slučaj ili zadatak i čine posebnu sadržajnu cjelinu.

AKT (prijava) AKT (rješenje)

PREDMET Dosje (dossier) je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizičku osobu (npr. personalni dosje koji sadrži svu dokumentaciju koja se odnosi na stjecanje ili prestanak svojstva zaposlenog itd.). Fascikl je skup više predmeta ili dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju sreñeni u u istom omotu (kutiji, koricama i sl.). Poštu u užem smislu čine svi akti koje organ ili organizacija prima (ulazna pošta) ili otprema

PRIJAVA

NA

NATJEČAJ

ZA

DODJELU

POSL.

PROSTOR

PRILOZI: - izvod iz registra poduzeća - izvod iz matične knjige roñ. - dokazi o bonitetu poduzeća - dokaz o uplati jamčevine

ODLUKA

POGLAVAR

STVA

GRADA O

NAJPOVO

LJNIJOJ

PONUDI

13

(izlazna pošta), a u širem smislu ovim su pojmom obuhvaćeni i svi tiskani materijali i paketi. Klasifikacija oznaka je brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema sadržaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku. Urudžbeni broj je brojčana oznaka koja označava mjesto nastajanja, godinu nastajanja i redni broj akta. Potpis je vlastoručno ispisivanje vlastitog imena i prezimena odreñene osobe čime ona potvrñuje, odobrava ili odlučuje o onom što piše u aktu. Uz vlastoručni potpis na aktu treba obvezatno ispisati još i funkciju te ime i prezime osobe ovlaštene na potpis. Skraćeni potpis nazivamo paraf. 5.4. Pisarnica Pisarnica je posebno organizirana služba u organu ili organizaciji u kojoj se obavljaju uredski poslovi (primanje i pregled akata i drugih pošiljki, razvrstavanje i rasporeñivanje akata,upisivanje akata (voñenje evidencije), dostave akata u rad, administrativno-tehničke obrade akata, otpreme akata; razvoñenje akata, stavljanje akata u arhivu (pismohran) i njihovo čuvanje). U pravilu, svaki organ uprave ili upravna organizacija ima jednu centralnu ili glavnu pisarnicu. Iznimno, uz centralnu, mogu postojati i posebne ili decentralizirane pisarnice, ali uz upravdane razloge (npr. prostorna udaljenost organizacijskih jedinica jednog upravnog organa). Prostorije pisarnice se u pravilu nalaze na vidljivom i strankama lako dostupnom mjestu (blizu ulaza u zgradu), te dobro označenom. U organima ili organizacijama s velikim opsegom poslova u pisarnici se mogu organizirati posebni odjeljci za obavljanje uredskih poslova: - prijemni ured - odjeljak u kojem se svi akti naslovljeni na organ uprave ili

organizaciju predaju, preuzimaju i upisuju u uredske knjige prema predmetu i broju, te se strankama daju opće obavijesti i upute;

- prijepis (daktilobiro, daktilografski ured) – odjeljak u kojem se prepisuju čistopisi, prilozi, prima diktat i usporeñuje sve što je napisano;

- otpravništvo (ekspedit) – odjeljak u u kojem se rješeni, odobreni i prepisani akti i prilozi moraju srediti, pribaviti potpis i pečat ukoliko to nije ranije učinjeno, opremiti akte prilozima i otpremiti (posebno važan odjeljak jer pomoću njega svi akti odlaze iz organa ili organizacije, stoga sve akte otpravnik treba dobro pregledati i utvrditi da li je sve u redu, te izraditi omotnice-kuverte i dostavnice ukoliko to nije ranije učinjeno, upisati akte u otpremne knjige i otpremiti ih);

- dostavni ured – odjeljak iz kojeg se dostavljaju akti naslovnicima u slučaju kada se akti ne otpremaju putem pošte;

- arhiv (pismohran, registratura) – odjeljak u kojem se čuvaju dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici , upisnici predmeta upravnog postupka i druge evidencijske knjige, te ostali dokumentacijski materijali do predaje nadležnom arhivu ili do njihovog uništenja;

- informativni odjel – odjel u kojem se strankama daju informacije, upute, obavijesti, prodaju ili predaju obrasci, formulari, tiskanice, takse itd.

14

5.5. Pečat, žig i štambilj Prema Zakonu o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske (NN br. 33/95., članak 1.) pečat i žig s grbom Republike Hrvatske rabe predsjednik Republike Hrvatske, Ured predsjednika Republike Hrvatske, Sabor Republike Hrvatske, Vlada Republike Hrvatske, tijela državne uprave, sudovi i druga tijela državne vlasti, Ustavni sud Republike Hrvatske, oružane snage Republike Hrvatske, javni bilježnici, pučki pravobranitelj, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave te tijela kotara s posebnim samoupravnim položajem. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske rabe i upravni odjeli te druga upravna tijela i stručne službe tijela gore navedenih (članak 2.). Pečatom i žigom s grbom Republike Hrvatske potvrñuje se vjerodostojnost akta. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske stavlja se na akte koje navedena tijela donose, kojima se meñusobno ophode ili ih upućuju pravnim osobama i grañanima. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske rabe i pravne osobe koje na temelju zakona imaju javne ovlasti. U smislu ovoga Zakona (članak 3.): 1. Pečat je okruglog oblika, izrañen od gume ili drugog odgovarajućeg materijala a služi za otiskivanje na papir ili drugu podlogu, 2. Žig je okruglog oblika, izrañen od metala ili drugog odgovarajućeg materijala a služi za utiskivanje u papir ili drugu podlogu. Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske sadrže: naziv i grb Republike Hrvatske te naziv, odnosno ime i sjedište tijela iz članka 1., odnosno naziv i sjedište pravne osobe iz članka 2. Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske. Naziv Republike Hrvatske, naziv odnosno ime i sjedište tijela iz članka 1., te naziv i sjedište pravne osobe iz članka 2. Zakona ispisuje se u pečatu i žigu hrvatskim jezikom i latiničnim pismom. Kada je ustavnim zakonom i statutom jedinice lokalne samouprave u skladu sa zakonom utvrñena službena uporaba jezika i pisma etničke i nacionalne zajednice ili manjine, sadržaj pečata i žiga ispisuje se jezikom i pismom etničke i nacionalne zajednice ili manjine (članak 4.). Štambilj je četvrtastog oblika, a izrañuje se od gume (kao i pečat). Za razliku od pečata i žiga čijim se otiskom (pečat) i (žig se utiskuje) ovjerenim aktima daje pravna snaga, štambilj je tehničko pomagalo u čiji se otisak upisuje odgovarajući i promjenjivi tekst. Nakon završetka radnog vremena pečati, žigovi i štambilji drže se zaključani u stolovima, ormarima ili u radnim prostorijama u kojima su potpuno osigurani. O pečatima, žigovima i štambiljima, što ih upotrebljava organ uprave ili organizacija, vodi se posebna uredska knjiga (Evidencija pečata, žigova i štambilja). Pečatima, žigovima i štambiljima rukuje namještenik kojega za to ovlasti rukovodilac organa uprave odnosno organizacije. On ih i čuva te je odgovoran za njihovu zloupotrebu, tj. za ovjeravanje neistinog sadržaja akta.

15

5.6. Informatizacija UP (Automatska obrada podataka i dokumenata - AOP) Pored korištenjem klasičnih birotehničkih sredstava akti se mogu obrañivati i uz pomoć AOP-a. Propisi o uredskom poslovanju iz 1987. i 1988. već navode tada dostupne načine automatske obrade podataka. Suvremeno uredsko poslovanje nezamislivo je bez korištenja mnogobrojnih i različitih elektroničkih ureñaja i njihovih programa koji omogućuju da se veliki dio uredskih poslova obavlja poluautomatski ili automatski. Na djelu je automatizacija uredskog rada, odnosno informatizacija uredskog poslovanja, najviše kroz korištenje osobnih računala. Automatizacija uredskog poslovanja (Office Automation -

OA) sprovodi se uvoñenjem informatičke tehnologije u uredske prostore sa svrhom efikasnijeg ostvarivanja najvažnijih načela uredskog poslovanja: točnosti, ekspeditivnosti, jednoobraznosti, ekonomičnosti i jednostavnosti. Automatizacija je u praksi sprovedena znanstvena organizacija rada koja ima za cilj postići najvišu moguću razinu efikasnosti pri čemu će se maksimalno štedjeti ljudska i pogonska energija, novčana sredstva, vrijeme i materijal. Kroz automatizaciju se od ureda stvara mjesto gdje se uvode i primjenjuju najbolje metode rada, što znači da se tijek rada ubrzava, standardizira, sprovodi uz najmanje moguće troškove i uz visoku pouzdanost, i gdje radi stručno osoblje koje sve više vremena posvećuje vlastitom stručnom obrazovanju i kultiviziranoj komunikaciji sa strankama. Informatičku tehnologiju kojom se sprovodi automatizacija uredskog poslovanja (OA) možemo razvrstati: 1. Prvu skupinu čine računalo, periferna računalska oprema (tiskač, modem, scanner itd.) i računalski programi (stolni “desktop” alati). U smislu uredskog poslovanja najviše se koriste programi za obradu teksta, za tablične proračune, prezentaciju grafike, organizaciju poslovnog i svakodnevnog života u uredu (“elektronički rokovnici” – razni adresari, telefonski imenici, kalendari, planeri, itd.). 2. Drugu skupinu čine računala, periferni računalski ureñaji, telefoni, telefonske sekretarice, telefaks ureñaji, strojevi za preslikavanje, TV i pripadajuću mu opremu kao što su npr. kamere i video i dvd recorderi i meñusobno povezivanje ovih ureñaja (umreživanje korisnika u najširem smislu – računalsko umreživanje, e-mail - elektronska pošta, veza računalo-fax, telekonferencije, internet itd.) kako bi se ostvarila viša razina komunikacije (razmjena informacija) izmeñu članova uredskog radnog tima na jednom ili na više mjesta. Komunikacijsko umrežavanje možemo objasniti na primjeru elektronske pošte (e-mail). U odnosu na službeno dopisivanje putem pisama e-pošta je je neusporedivo brža. Faks je, istina, jednako brz u prijenosu, no faksom ne možemo razmjenjivati digitalne datoteke: dokumente, programe, tablice itd. Telefonska je, pak, komunikacija trenutna, pa time i brža od svake druge. No, telefonski razgovor se ne može obaviti ukoliko je željeni sugovornik odsutan ili zauzet, ali mu se poruka ipak može ostaviti u njegovom e-mail “sandučiću” kompjutora. 3. Treću skupinu OA tehnologije čine ureñaji i metode kojima se elektronski upravlja dokumentima i uz pomoć kojih se oni digitalno pohranjuju (arhiviraju). Elektronsko upravljanje dokumentima (document management systems) i elektronski obrasci (electronic forms) su specifične korisničke tehnologije. Specifične su stoga što su upotrebljive samo za odreñene grupe korisnika, ali su za njih od krucijalnog značaja. Uz pomoć ovih tehnologija primakli smo se ostvarenju u bližoj budućnosti “ureda bez papira”. Ipak, OA ima svoja ograničenja kao što je npr. ono koje nastupa kao posljedica činjenice da su pravni dokumenti (ugovori, tužbe, rješenja, evidencije...) i financijske

16

transakcije često nepravovaljani ukoliko onaj koji ih prima nije potpuno siguran u ono što piše i istinistost toga. Na ovo ograničenje u informatizaciji poslovanja odgovor je pronañen: elektronski potpis. Elektronski potpis jest šifra koju poznaje samo onaj koji potpisuje dokument. Tehnologija kriptozaštite ovoj šifri daje toliku autentičnost da onaj koji prima dokument može biti sasvim siguran u originalnost “potpisa”. Elektronski potpis nam na taj način daje tehnološku podlogu za povjrenje u autentičnost informatizacije i dokumenta koji nisu na papirnatom mediju (a to je početak štednje papira za koji se, kako to istraživanja pokazuju, troškovi s vremenom toliko povećavaju da trošak samog papira nadmašuje inicijalne troškove nabave informatičke opreme). No, postoje i drugi dodatni problemi koji usporavaju proces uvoñenja informatičke tehnologije i automatizaciju uredskog poslovanja (npr. nedovoljna razvijenost tehnološke infrastrukture zemlje i nedovoljna osposobljenost uredskih namještenika) Inače, akti službenog dopisivanja (izmeñu organa uprave i organizacija te izmeñu njih i pravnih osoba) koji se otpremaju sredstvima automatske obrade podataka (umrežena računala, e-mail – elektronska pošta) ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe može se staviti oznaka v.r. (vlastoručno). S vremenom će rutinski postati i upotreba elektronskog potpisa

11.

U prilozima na kraju publikacije daju se primjeri elektronskog upravljanja aktima, tj.

voñenja uredskih evidencija uz pomoć informatičke tehnologije i uredskim potrebama

prilagoñenih računalnih programa. Ti su računalni programi namijenjeni uredskom

osoblju koje poznaje pravila uredskog poslovanja, a prednosti su im što programi dijele

predmete se na dokumente upravnog ili neupravnog postupka, zatim što se predmeti kroz

program uvode u već postojeće knjige, odnosno evidencije, elektronske su evidencije

usklañene sa važećim sustavom za klasifikaciju, programi obuhvaćaju evidentiranje svih

dokumenata koji se mogu naći u upravnom tijelu, brzina unošenja i evidentiranja

podataka znatno je bolja nego klasičnom metodom jer se izbjegava upisivanje jednog

predmeta/akta u više knjiga, pretraživanja trenutno daju tražene podatke, a organizirana

su vrlo jednostavno; po nazivu predmeta , datumu primitka,org. jed. ili brojčanim

oznakama (klasa ili ur.broj), popis neriješenih predmeta sa sumarumom - brojem

prenesenih/neriješenih/riješenih predmeta, broj žalbi, broj riješenih u roku/van roka,... i to

sve po odjelima ili po upravnim područjima, a programi su dostupni trenutno u svakom

momentu tijekom godine uz visoku preglednost unešenih podataka, čime se postiže

mogućnost ispisa cijelog niza izvješća - dnevnih ili godišnjih ili kroz ispis knjiga.

11 Informatičke tehnologije za automatizaciju ureda možemo još podijeliti na: - komunikacijsku tehnologiju; - tehnologiju znanstvenog menadžmenta; - tehnologiju obrade teksta; - tehnologiju obrade poslovnih informacija; - tehnologiju organizacije osobnog rada i – tehnologiju upravljanja projektima. Sravni V. Srića, A. Kliment i B. Knežević, Uredsko poslovanje – strategija i koncepti

automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003., str. 5

17

6. SPROVOðENJE UREDSKOG POSLOVANJA Uredba o uredskom poslovanju, Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju i drugi propisi čine temelj za praktičnu provedbu uredskog poslovanja. Posebno je u tom smislu važno Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju, propis čijim ćemo se odredbama služiti u daljnjem izlaganju, i to stoga jer detaljnije razrañuje Uredbu o

uredskom poslovanju (čije smo najvažnije odredbe analizirali na prethodnim stranicama). Na taj način Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju daje osnovne smjernice za ustrojavanje i sprovoñenje uredskog poslovanja u svakodnevnom radu organa uprave i upravnih organizacija te pravnih osoba s javnim ovlastima. Praktična primjena propisa o uredskom poslovanju zavisi i o dobrom poznavanju i razumijevanju osnovnih pojmova uredskog poslovanja, temeljnih načela uredskog poslovanja, urednom voñenju propisanih uredskih knjiga, točnom odreñivanju klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva itd. 6. 1. PRIMANJE I PREGLED AKATA I DRUGIH POŠILJKI

Uredsko poslovanje u užem smislu (rukovanje aktima) započinje s primanjem i pregledanjem akata. Primanje akata i drugih pošiljki (podnesaka i drugih akata, novčanih pisama, paketa, telegrama i dr.) vrši se, u pravilu, na odreñenom mjestu u pisarnici. Iznimno, za unutrašnje organizacione jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, ili imaju osnovane odgovarajuće baze dokumenata u slučaju automatske obrade podataka, rukovodilac organa uprave ili organizacije može odrediti da se akti upućeni ovim organizacionim jedinicama primaju u tim jedinicama. Pošiljke se primaju u redovno radno vrijeme, a prima ih odreñeni namještenik pisarnice. Izvan redovnog radnog vremena, kao i u dane kad organ uprave ili organizacija ne radi, pošiljke prima dežurni namještenik, ako je kod organa uprave ili organizacije organizirana služba dežurstva. Namještenik koji prima akt neposredno od stranke odbit će prijem akta ako je akt netaksiran ili nedovoljno taksiran (ukoliko nije plaćena upravna pristojba ili nije plaćena u propisanom iznosu), a podliježe plaćanju takse (upravne pristojbe - danom stupanja na snagu Uredbe o upravnim pristojbama prestale su vrijediti odredbe Uredbe o administrativnim taksama pa je tako došlo i do promjena u terminologiji: namjesto “administrativne takse” koristi se termin “upravne pristojbe”, a iz čega je proizašla potreba za terminološkim izmjenama u pojedinim odredbama Uredbe o uredskom poslovanju)12. Ako netaksiran (nebiljegovan) ili nedovoljno taksiran (biljegovan) akt stigne putem poštanske službe, organ uprave ili organizacija nadležna za rješavanje o aktu postupit će u skladu s propisima o administrativnim taksama (upravnim pristojbama).

12 No, to nisu jedina terminološka ujednačenja učinjena za ove skripte. Termin iz Uputstva “radnik” zamjenjen je s terminom “namještenik”, a termin “saopćenja” s terminom “priopćenja”, itd.

18

Ako organ uprave ili organizacija nisu nadležni za primanje akta, namještenik koji neposredno prima akt upozorit će na to podnosioca i uputiti ga nadležnom organu. Ukoliko podnosilac i pored toga zahtijeva da se njegov akt primi, namještenik ga je dužan primiti s time da će na kraju akta staviti bilješku u upozorenju. Namještenik koji prima akte dužan je podnosioca koji želi predati samo usmeno priopćenje na zapisnik uputiti odreñenom namješteniku organa uprave ili organizacije. Ako organ uprave ili organizacija nisu nadležni da prime usmeno priopćenje na zapisnik, namještenik označen u prethodnom stavu upozorit će na to podnosioca i uputiti ga nadležnom organu. Ako podnosilac i pored toga zahtijeva da se njegovo usmeno priopćenje primi na zapisnik, namještenik je dužan primiti ga. Na zahtjev stranke koja neposredno predaje akt mora se izdati potvrda o primitku akta. Primitak akta se potvrñuje stavljanjem otiska prijemnog štambilja (obrazac br. 1) na kopiju (preslik) zahtjeva ili na posebni papir. U otisak štambilja unosi se datum predaje, klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj akta (upravnog ili neupravnog). Potvrdu potpisuje namještenik koji je akt primio. Primanje akta od drugog organa uprave, organizacije, organizacije udruženog rada, druge samoupravne organizacije ili zajednice (treba koristiti termine: organa uprave, trgovačkog društva, tijela jedinica lokalne uprave i samouprave i pravnih osoba s javnim ovlastima) koje ovi dostavljaju putem dostavljača, potvrñuje se stavljanjem datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa (osim u dostavnoj knjizi), stavlja se još i službeni pečat organa uprave odnosno organizacije. Pored podataka iz prethodnog stava stavlja se još i vrijeme (sat, minuta) u svim slučajevima kad je to postojećim propisima odreñeno ili kada to odredi rukovodilac organa uprave ili organizacije. Ovaj podatak treba pribilježiti i na primljenom aktu odnosno njegovoj omotnici (kuverti), ako namještenik koji ju je primio nije ovlašten da je otvori. Primanje pošiljki koje se organima uprave i organizacijama dostavljaju putem poštanske službe, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca vrši se na način utvrñen postojećim propisima za obavljanje poštansko-telegrafskih i telefonskih usluga. Prilikom primanja odnosno podizanja pošiljki ovlašteni namještenik ne smije podići pošiljku, ako utvrdi da je pošiljka oštećena.U takvom slučaju mora zahtijevati od nadležne poštanske službe odnosno poštonoše da se stanje pošiljke komisijski utvrdi i tek tada će preuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom o komisijskom nalazu. Ako namještenik koji prima pošiljke nije ovlašten da ih otvara, dužan ih je odmah nakon prijema predati namješteniku ovlaštenom za njihovo otvaranje. Prijem običnih pošiljki se ne potvrñuje, dok se prijem preporučenih pošiljki, novčanih pisama i drugih pošiljki čiji se prijem pismeno potvrñuje podnosiocu, evidentira u knjizi primljene pošte (obrazac br. 8).

19

Dakle, zaključimo: 1. Stranke svoje akte mogu predati a) osobnom ili neposrednom predajom ili b) posrednom (putem poštanske službe ili dostavne službe) predajom; 2. Osobna ili neposredna predaja može biti kao: ZATVORENA POŠTA – To su one pošiljke u zatvorenoj omotnici (kuverti) koje službena osoba na prijemu ne smije otvoriti i upoznati se s njihovim sadržajem, već mora pregledati ispravnost omotnice, te je primiti ukoliko je ispravna, napisati na nju datum i vrijeme primitka, vlastoručno potpisati, evidentirati u knjigu zaprimljene pošte i predati je osobi na koju je naslovljena ili ovlaštenoj osobi. OTVORENA POŠTA – To su one pošiljke s čijim se sadržajem smije upoznati službena osoba na prijemu pošte. Stranke uglavnom podneske (akte) predaju osobno kao otvorenu poštu. Ako podnesak ima formalnih nedostataka kao što su npr. nedostatak potpisa podnositelja, nedostatak adrese ili priloga ili ukoliko je akt nerazumljiv, službena osoba će upozoriti podnositelja i uputiti ga da u odreñenom roku otkloni nedostatke. Ukoliko podnositelj u roku otkloni nedostatke, držat će se da akt uredan od početka, a ako se nedostati ne otklone, akt će se odbaciti zaključkom zbog formalnih nedostataka. USMENI PODNESAK – To su podnesci koji se strankama uzimaju na zapisnik stoga što je stranka nepismena, neuka ili bolesna, te je s navedenih razloga nesposobna podnijeti akt u pisanom obliku. Akti koje stranke predaju trebaju biti sažeti, pregledni i razumljivi te sadržavati sve ono što je potrebno da bi se po njima moglo postupati od strane organa uprave ili organizacije. Ono što bi svakako svaki akt trebao sadržavati jest: - naziv, sjedište i adresa organa kojem se akt upućuje; - naznaku predmeta na koji se akt odnosi; - što stranka konkretno aktom traži ili predlaže; - naziv, odnosno ime i prezime podnositelja akta; - vlastoručni potpis podnositelja akta i njegova adresa. Od stranaka se ne traži da njihov akt ima točan naziv – zahtjev, molba, prijava itd. Takoñer, stranke svoj akt ne moraju posebno obrazlagati niti označavati datumom, iako je u praksi nepojavljivanje ovih dijelova akta rijetkost. Ukoliko stranka ima zastupnika ili punomoćnika treba navesti i njegovo ime i adresu. No, akt može sadržavati i nebitne, sporedne elemente, čiji izostanak, naravno, neće utjecati na pravovaljanost akta, tj. izostanak tih elemenata neće dovesti do odbacivanja akta od strane organa ili organizacije. Unošenje sporednih elemenata u akt svakako će doprinjeti njegovoj uvjerljivosti, preglednosti i učinkovitosti. Sporedni elementi podneska jesu: - zaglavlje; - oznaka datuma; - oznaka predmeta; - oznaka veze; - oznake priloga. Na bitne i sporedne elemente akta koji podnose stranke odnosi se kasnije kazivanje o sastavnim dijelovima akta koje mora sadržavati akt kojim se obavlja službena prepiska izmeñu organa uprabe i upravnih organizacija te drugih državnih organa, trgovačkih društava, pravnih osoba s javnim ovlastima i fizičkih osoba.

20

Sastavljanje i oblikovanje podneska nije strogo formalno odreñeno, ali i tu postoje odreñena pravila – grañani svoje akte pišu u američkom, europskom ili kombiniranom obliku. 6. 1. 1. OTVARANJE I PREGLED POŠILJKI

Sve obične pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama (kuvertama) otvara odreñeni namještenik pisarnice. Pošiljke koje su označene odreñenim stupnjem povjerljivosti otvara rukovodilac organa uprave odnosno organizacije ili namještenik kojeg on za to pismeno ovlasti. Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara namještenik odgovoran za materijalno-financijsko poslovanje organa uprave ili organizacije odnosno namještenik kojeg on odredi, ako nije drukčije regulirano aktom organa uprave ili organizacije. Pošiljke primljene u vezi s raspisanom licitacijom, natječajima i sl. otvara posebno za to odreñena komisija. U organu uprave i organizaciji u kojoj postoji služba dežurstava, pošiljke primljene izvan redovnog radnog vremena otvara za to odreñeni namještenik (dežurni).Ako je takva pošiljka povjerljive prirode a odreñeni namještenik za to nije ovlašten, dostavit će je najkraćim putem osobi koja je ovlaštena da je otvori. Ako se akti koji su označeni odreñenim stupnjem povjerljivosti primaju putem sredstava automatske obrade podataka (elektronska pošta) pregled tih akata može vršiti samo namještenik koji za to ima dozvolu rada. Dozvola rada je pismeni akt rukovodioca organa ili organizacije kojim ovlašćuje odreñenog namještenika da pomoću odreñene šifre koju mu usmeno priopćava pristupi bazi dokumenata u kojoj su pohranjeni podaci označeni odreñenim stupnjem povjerljivosti i tako vrši pregled akata u toj bazi dokumenata. Namještenik koji otvara pošiljke neće otvoriti onu pošiljku na čijoj je omotnici pored naslova organa uprave ili organizacije označeno osobno ime rukovodioca ili službene osobe. Prilikom otvaranja omotnice treba paziti da se ne ošteti njezin sadržaj, da se prilozi raznih akata ne pomiješaju,da pojedini akt ili prilog ne ostane u omotnici i slično. Naročito treba provjeriti da li brojevi akata koji su napisani na omotnici odgovaraju brojevima primljenih akata. Ako neki od akata označenih na omotnici nedostaje, ili ako su primljeni samo prilozi bez akta ili se ne vidi tko je pošiljalac, utvrdit će to službenom bilješkom uz koju će se priložiti i omotnica.U svim slučajevima, gdje je to moguće,dužna je pisarnica o tome odmah obavijestiti pošiljaoce. Uz primljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kad datum predaje poštanskoj službi može biti od važnosti za računanje rokova (na primjer: žalbe, natječaji i slično) ili

21

kad se iz samog akta ne može utvrditi mjesto odakle je akt poslat ili ime i prezime podnosioca, a ovi su podaci označeni na omotnici. Ako je u jednoj omotnici prispjelo više akata uz koje bi trebalo priložiti omotnicu, omotnica će se priložiti uz jedan od ovih akata. Na ostale akte upisat će se klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj akta uz koji je priložena omotnica. Ako su omotnice preporučenih pošiljki, omoti paketa i drugih pošiljki oštećeni, a postoji sumnja o neovlaštenom ili zlonamjernom otvaranju, treba prije otvaranja o tome sastaviti, u prisustvu još dvojice namještenika uprave ili organizacije, kratak zapisnik u kome će se konstatirati vrsta i obim oštećenja. Nedostatke i nepravilnosti utvrñene prilikom otvaranja pošiljki treba konstatirati kratkom bilješkom koja se stavlja neposredno u otisak prijemnog štambilja. Ako se u omotnici nañe akt naslovljen na drugi organ ili fizičku osobu, stavit će se na njega bilješka, na primjer: ”Pogrešno dostavljen”, a zatim ga treba na najpogodniji način (putem dostavljača ili poštanske službe) poslati onom kome je upućen. Ovakvi akti ne upisuju se u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka. Bilješke o nedostacima i nepravilnostima, kao i bilješka “Pogrešno dostavljen”, nakon stavljanja datuma, potpisuje namještenik organa uprave ili organizacije koji pregledava pošiljke. Ispod bilješke “Pogrešno dostavljen” stavlja se i službeni pečat organa uprave odnosno organizacije. Ako se prilikom otvaranja pošiljke utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost (upravni biljeg), treba kratkom bilješkom konstatirati njihovu vrstu, a iznos upisati u odgovarajuću rubriku prijemnog štambilja. Ove vrijednosti predat će se poslije upisivanja akta u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka namješteniku odgovornom za materijalno-financijsko poslovanje organa uprave i organizacije, uz potpis prijema na samom aktu. Ako je uz akt priložena dostavnica,treba na njoj potvrditi prijem stavljanja datuma, potpisa i službenog pečata i odmah je vratiti pošiljaocu. 6. 1.2. POSTUPAK S AKTIMA KOJI PODLIJEŽU TAKSIRANJU (BILJEGOVANJU) Za rad organa uprave i drugih državnih organa u zemlji i inozemstvu (veleposlanstva, konzularna predstavništva) naplaćuje se novčana naknada (upravna pristojba) u obliku biljega (taksenih maraka), osim u slučajevim kada se plaća gotovim novcem. Pristojbe (biljezi, takse) se naplaćuju kao upravne pristojbe i kao sudske pristojbe, zavisno od toga radi li se o nekom postupku pred upravnim ili sudskim organima. Upravne se pristojbe naplaćuju unaprijed, u trenutku pokretanja postupka. Uredbom o upravnim pristojbama ureñeno je i pitanje pristojbene tarife. Pristojbena tarifa se sastoji od tarifnog broja i pristojbenog iznosa.

22

Biljeg se lijepi na podnescima u gornjem desnom uglu od veće ka manjoj vrijednosti. Ako tu nema mjesta lijepi se u gornjem ili donjem lijevom uglu odnosno na poleñini podneska. Zaljepljeni biljezi se moraju odmah po prijemu poništiti službenim pečatom. Nas ovdje zanimaju upravne pristojbe i upravni biljezi. Namještenik koji prima akte neposredno od stranaka odnosno koji pregledava akte primljene putem poštanske službe dužan je naročito voditi računa o tome: koji akt i isprave podliježu taksiranju (biljegovanju), kolika je visina takse (pristojbe) predviñena za pojedine vrste akata, isprava i slično,u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za osloboñenje od plaćanja takse (pristojbe) itd. U pogledu netaksiranih (nebiljegovanih) i nedovoljno taksiranih (biljegovanih) akata i njihovih priloga, kao i u pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u taksiranju (biljegovanju), postupit će se na način da se odbije prijem akta koji podliježe biljegovanju, a to nije učinjeno ili nije učinjeno u punom iznosu (vidi pobliže prilog Uredbu o upravnim pristojbama). Ako se prilikom pregleda akata primljenih putem poštanske službe utvrdi da akt nije taksiran ili je nedovoljno taksiran (biljegovan), konstatirat će se to kratkom zabilješkom koja se stavlja na aktu pored otiska prijemnog štambilja. Ukoliko je akt osloboñen od plaćanja takse (upravne pristojbe), postupit će se na način izložen u prethodnom stavu, uz navoñenje propisa o osloboñenju. 6.1.3. PRIJEMNI ŠTAMBILJ

Po završenom pregledu, namještenik organa uprave i organizacije koji otvara i pregledava primljene akte stavlja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u urudžbeni zapisnik,u upisnik predmeta upravnog postupka odnosno unesen u odgovarajuću bazu dokumenata, otisak prijemnog štambilja (obrazac br. 1). Prijemni štambilj pripada u grupu evidencijskih štambilja. Otisak prijemnog štambilja stavlja se, u pravilu u gornjem desnom uglu prve strane akta. Ako tu nema dovoljno mjesta,otisak prijemnog štambilja treba staviti na pogodno mjesto prve strane akta,vodeći pri tome računa da tekst ostane potpuno čitak i razumljiv. Ako na prednjoj strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti na poleñinu akta u gornjem lijevom uglu. Ukoliko su stranice akta u potpunosti popunjene sa tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad čistog papira koji se pričvršćuje uz akt. Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge akta. Ako je tekst primljenog akta pisan u produženju nekog ranijeg akta, prijemni štambilj stavlja se, u pravilu, desno ispod teksta posljednjeg akta pisanog u produženju. U otisak prijemnog štambilja upisuju se ovi podaci: 1) u rubriku “Primljeno” – datum prijema; 2) u rubriku “Klasifikacijska oznaka” – klasifikacijsku oznaku; 3) u rubriku “Urudžbeni broj” – urudžbeni broj;

23

4) u rubriku “Organizacijska jedinica” – brojčana oznaka unutrašnje jedinice u koju se akt rasporeñuje,odnosno brojčana oznaka referenta kojem se akt rasporeñuje (npr.04 odnosno 04/3); 5) u rubriku “Prilozi” –ukupan broj primljenih priloga. Ukoliko se prilog sastoji od više listova, treba označiti i broj listova takvog priloga. Omotnica koja se prilaže uz akt i taksena marka ne smatraju se prilozima; 6) u rubriku “Vrijednosti” – ukupan iznos novca ili drugih vrijednosti (neponištenih taksenih maraka, biljega) koje su priložene aktu. 6.2. RAZVRSTAVANJE I RASPOREðIVANJE (SIGNIRANJE) AKATA Primljeni i pregledani akti zaprimaju se stavljanjem otiska prijemnog štambilja Zaprimljeni akti najprije se razvrstavaju na akte predmeta upravnog postupka i ostale akte (akti predmeta neupravnog postupka) te rasporeñuju (signiraju) na unutrašnje organizacijske jedinice ili referente kojima će akt poslije upisivanja u upisnik predmeta upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik biti dostavljen u rad. To se utvrñuje aktom rukovodioca organa ili organizacije. Zaprimljene akte razvrstava i rasporeñuje, u pravilu, namještenik pisarnice organa uprave ili organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Iznimno, rukovodilac organa uprave ili organizacije može odrediti da razvrstavanje i rasporeñivanje akata stalno ili privremeno vrše i drugi namještenici. Rasporeñivanje akata na unutrašnje organizacijske jedinice vrši se stavljanjem brojčane oznake unutrašnje organizacijske jedinice u rubriku “Organizacijska jedinica” prijemnog štambilja, prema planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Rasporeñivanje akata na organizacijske jedinice naziva se “prvo signiranje”. “Drugo signiranje” obavlja se u organizacijskim jedinicama i to je rasporeñivanje akata na referente. Nakon završenog prvog signiranja akti se predaju odreñenom namješteniku u pisarnici radi upisa u urudžbeni zapisnik ili upisnik predmeta upravnog postupka. Unutrašnje organizacione jedinice označavaju se arapskim dvoznamenkastim brojevima, počev od broja 01 do 09, zatim 10, 11 itd. (na primjer: 01-odjel za opće poslove, 02 - odjel za gospodarstvo, 03 - odjel za imovinskopravne poslove itd.) unutar brojčane oznake organa. Oznaku za svaku unutrašnju organizacijsku jedinicu utvrñuje rukovodilac organa uprave odnosno organizacije planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Utvrñene oznake ne mogu se mijenjati u toku godine. Novoosnovane unutrašnje organizacijske jedinice označavaju se slijedećim novim brojevima. 6.3. UPISIVANJE (EVIDENTIRANJE) AKATA Zaprimljeni, razvrstani i rasporeñeni akti upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik onog dana i pod onim datumom kad su primljeni.

24

Telegrame, akte s odreñenim rokovima, kao i druge hitne akte treba upisati u upisnik predmeta upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik prije ostalih akata i odmah dostaviti u rad. Ukoliko se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga primljeni akti ne mogu upisati istog dana kad su primljeni,upisat će se najkasnije slijedećeg dana, prije upisivanja novoprimljenih akata i to pod datumom kad su primljeni. Uredbom o uredskom poslovanju i Uputstvom za izvršenje te uredbe propisano je da organi uprave evidentiraju akte na propisanim standardiziranim tiskanicama i da su obvezatni voditi slijedeće uredske knjige i evidencije: 1. urudžbeni zapisnik; 2. upisnike predmeta prvostupanjskog i drugostupanjskog upravnog postupka; 3. knjigu zaprimljene pošte; 4. registar; 5. internu dostavnu knjigu; 6. dostavnu knjigu za mjesto; 7. dostavnu knjigu za poštu; 8. kontrolnik poštarine; 9. arhivsku knjigu; 10. knjigu dežurstava; 11. evidenciju pečata, žigova i štambilja. Kroz te se uredske knjige i evidencije zapravo i odvija uredsko poslovanje. U knjige i evidencije upisuje se kemijskom olovkom ili nalivperom, iznimno pisaćim strojem, uredni i ažurno (ukoliko su knjige i evidencije u slobodnim arcima), od 1.1. do 31.12. svake godine, a zatim se zaključuje klauzulom – zabilješkom ispod posljednjeg upisa koja sadrži broj upisanih predmeta, datum zaključivanja, potpis ovlaštene osobe i otisak službenog pečata. U uredskim knjigama prezimena i imena treba pisati verzalom, a datume dvocifrenim arapskim brojkama. U knjgama se ne smije brisati ili mijenjati. Pogrješka se ispravlja tako da ovlaštena osoba precrta pogrešan upis dvjema tankim vodoravnim crtama, a nad precrtanim tekstom ispisuje se ispravan tekst, pored njega riječ “ispravio”, datum i potpis. Evidencije su sreñene liste ljudi, stvari, dogañaja, a mogu biti: 1. abecedne – sreñene su sistemom abecede; 2. vremenske ili kronološke – sreñene su sistemom redoslijeda odvijanja dogañaja; 3. numeričke ili brojčane – sreñene su sistemom rednih brojeva; 4. kombinirane, geografske, decimalne itd. Ispunjene uredske knjige se pohranjuju i čuvaju u arhivi kao arhivski materijal propisani broj godina. Prije upisivanja akti se moraju razvrstati na akte upravnog i akte neupravnog postupka. U upisnik predmeta upravnog postupka upisuju se akti predmeta upravnog postupka, a to su akti kojima stranke zahtijevaju ostvarivanje svog materijalnog prava i u kojima se rješava o obvezama ili pravnim interesima stranaka. Svi ostali akti su akti neupravnog postupka i upisuju se u urudžbeni zapisnik. To je glavna uredska knjiga za evidentiranje predmeta neupravnog postupka tijekom godine. Vodi se u

25

nevezanim arcima, a 31. prosinca zaključuje se stavljanjem službene zabilješke o ukupnom broju upisanih predmeta ispod čega se stavlja datum, potpis i pečat. Ispod klauzule o zaključenju ispisuju se klasifikacijske oznake svih neriješenih predmeta iz te godine. Kada ovi neriješeni predmeti budu riješeni u slijedećoj godini, njihove klasifikacijske oznake nakon izvršenog razvoñenja u urudžbenom zapisniku precrtavaju se crvenom olovkom. Na kraju godine arci urudžbenog zapisnika uvezuju se u jednu ili više knjiga. Za POV. i STR.POV. predmete vode se posebni POV. i STR.POV. urudžbeni zapisnici u ukoričenim knjigama s numeriranim stranicama. U urudžbeni zapisnik se ne upisuju akti koji ne predstavljaju službenu prepisku (na primjer: vraćene dostavnice ili povratnice, dokumentacija internog karaktera, službeni listovi i druga službena glasila, razni časopisi i brošure, prospekti i sl.) Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,primanje akata registrira se u pisarnici u elektronskom urudžbenom zapisniku odnosno elektronskom upisniku predmeta upravnog postupka. Elektronski urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka obuhvaćaju iste propisane podatke kao i urudžbeni zapisnik odnosno upisnik voñen u obliku knjige. U bazu dokumenata unose se akti u izvornom tekstu ili u obliku informativnog i indikativnog sažetka. Stvaralac akta dužan je za akte preko 15 stranica napraviti informativni sažetak, a ako to on ne učini pisarnica mu vraća akt, a u bazu dokumenata unosi osnovne podatke o aktu, uz naznaku nepodoban tekst umjesto dokumenta. Informativni sažetak je potpuni prikaz problematike koju sadrži odreñeni akt. Indikativni sažetak opisno upućuje na vrstu dokumenta, predmet i način obrade činjenica. Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik vode se po sistemu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva. Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka: 1. klasifikacije prema sadržaju 2. klasifikacije prema vremenu 3. klasifikacije prema obliku. Klasifikacija prema sadržaju odreñuje se na osnovi sadržaja akta u skladu s Pravilnikom i planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Svi predmeti koji se pojavljuju u radu organa uprave ili organizacije svrstavaju se u glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe, prema sadržaju prvog akta kojim se osniva predmet. Prvi broj klasifikacijske oznake označava jednu od 10 glavnih grupa (npr. glavna grupa 0), drugi broj grupu (npr.grupa 02), treći broj podgrupu (npr. podgrupa 023) nakon čega se stavlja crtica (-), a treći i četvrti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe (npr. 023 -

26

02). Četvrti i peti broj odvajaju se kosom crtom (/) od brojeva koji označavaju klasifikaciju prema vremenu. Klasifikacija prema vremenu odreñuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s dva posljednja broja kalendarske godine u kojoj je odreñeni predmet otvoren. Iza ova dva broja se stavlja crtica (-). Glede gornjeg primjera klasifikacije prema sadržaju i klasifikacije prema vremenu zasada bi identifikacijski broj izgledao ovako 023-02/99, ukoliko je predmet nastao u 1999. godini. Klasifikacija prema obliku odreñuje broj dosijea i broj predmeta nastavno na klasifikaciju prema sadržaju i prema vremenu (npr. 023-02/99-01/12, pri čemu je 01/12 oznaka za dvanaesti predmet u prvom dosjeu 1999. godine), a odreñuje se planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata koji donosi rukovodilac organa uprave odnosno organizacije. Klasifikacijska oznaka prema obliku sastoji se od: - broja dosijea,koji se označava s dva ili više brojeva,od 01 pa nadalje,do potrebnog broja - broja predmeta,koji se označava s dva ili više brojeva,od 01 pa nadalje,do potrebnog broja. Broj dosijea, kao što smo već napisali, označava pripadnost skupa predmeta istoj materiji ili istoj fizičkoj ili pravnoj osobi unutar klasifikacije prema sadržaju i vremenu (npr.023-02/99-01) a broj predmeta označava pojedini predmet unutar tog dosijea (npr.023-02/99-01/12). Brojevi dosijea i predmeta odvajaju se kosom crtom (/). Kod predmeta upravnog postupka ispred klasifikacijske oznake, kao njezin sastavni dio stavlja se i oznaka UP/I ili UP/II (prvostupanjski ili drugostupanjski upravni postupak), kako bi se ti predmeti razlikovali od neupravnih. Svaki akt koji se odnosi na isti predmet ima istu klasifikacijsku oznaku i svoj posebni urudžbeni broj. Urudžbeni broj se sastoji od: - brojčane oznake mjesta nastajanja akta - brojčane oznake godine nastajanja akta - rednog broja akta unutar predmeta Brojčana oznaka mjesta nastajanja akta označava stvaraoca akta,u skladu s Pravilnikom i planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Brojčane oznake organa uprave i organizacija utvrñuju nadležni izvršni organi. Brojčane oznake mjesta nastajanja meñusobno se odvajaju crticama (-). Primjer: Brojčana oznaka Općine Crikvenica (danas Grad Crikvenica) utvrñena pravilnikom je 2107. Izvršno vijeće (danas Poglavarstvo Grada Crikvenice) Skupštine općine Crikvenica će utvrditi za jedan od organa uprave brojčanu oznaku 04, a rukovodilac organa uprave odredit će za koju od unutrašnjih organizacionih jedinica brojčanu oznaku 03, tako da će kompletna brojčana oznaka mjesta nastajanja (stvaraoca akta) biti:2107-04-03, ako se radi o vlastitom aktu.

27

U strukturi brojčane oznake mjesta nastajanja može se utvrditi i brojčana oznaka za pojedine referente, tako da se iza brojčane oznake unutrašnje organizacione jedinice stavi kosa crta (/) i brojčana oznaka referenta, prema planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. U konkretnom primjeru brojčana oznaka mjesta nastajanja bila bi: 2107-04-03/7, gdje je 7 oznaka odreñenog referenta u unutrašnjoj organizacionoj jedinici 03. Ukoliko organ uprave odnosno organizacija nema unutrašnjih organizacionih jedinica, brojčana oznaka referenta stavila bi se iza brojčane oznake organa uprave odnosno organizacije i u konkretnom primjeru bila bi: 2107-04/7. Brojčana oznaka godine nastajanja akta odreñuje godinu nastanka odnosno primitka akta i označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je akt nastao ili je primljen (npr. 2107-04-03/7-99). Redni broj akta unutar predmeta označava redoslijed akata unutar pojedinog predmeta (tzv. podbroj), označenog klasifikacijskom oznakom i sastoji se od jednog ili više brojeva, od 1 pa nadalje, do potrebnog broja (npr.2107-04-03/7-99-3, ako se radi o trećem aktu u predmetu). Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, redni broj akta može se odreñivati i prema mjestu nastajanja akta u organu uprave odnosno organizaciji. Brojčane oznake mjesta nastajanja,godine nastajanja i rednog broja akta odvaja se crticama (-). Klasifikacijska oznaka odreñuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet,a urudžbeni broj prilikom evidentiranja svakog pojedinog akta. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj odreñuju se i upisuju u pisarnici organa uprave odnosno organizacije. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj mogu se odreñivati i u unutrašnjim organizacijskim jedinicama (na mjestu nastajanja akta). Kada su kod neke klasifikacijske oznake popunjena sva tri mjesta (podpolja) predviñena za urudžbene brojeve (akte istog predmeta) obavlja se prijenos klasifikacijske oznake, a to se provodi tako da se klasifikacijska oznaka ponovno prepiše u prvo slobodno polje. Da bismo znali da je i gdje izvršen prijenos u rubrici broj jedan ispod riječi “prijenos” treba napisati broj strane urudžbenog zapisnika na koju i s koje je izvršen prijenos. (Ako su kod neke klasifikacijske oznake popunjena sva tri mjesta predviñena za urudžbene brojeve,upisivanje daljnjih urudžbenih brojeva vrši se putem prijenosa klasifikacijske oznake.Prijenos se vrši na način,da se ta klasifikacijska oznaka ponovno prepisuje u urudžbeni zapisnik,i to iza posljednje upisane klasifikacijske oznake u urudžbenom zapisniku,u vrijeme kada se prijenos vrši (npr.ako se akt koji treba upisati kao urudžbeni broj,odnosi na predmet upisan pod klasifikacijskom oznakom 020-07/86-08/01,a u vrijeme kada taj akt treba upisati posljednja klasifikacijska oznaka je 020-12/87-01/01,onda će se u rubriku 1 urudžbenog zapisnika ispod klasifikacijske oznake 020-12/87-01/01 ponovo upisati klasifikacijska oznaka 020-07/86-08/01.U rubriku 2 prepisat će se ponovo kratki sadržaj predmeta 020-07/86-08/01,a rubrike 3-6 popunit će

28

se na način izložen u točki 29.Uputstva,počev s urudžbenim brojem 4.Ispod tako prenesene klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01 nastavlja se upisivanje slijedećih klasifikacijskih oznaka). Da bi se moglo utvrditi gdje se vrši daljnje upisivanje urudžbenih brojeva neke klasifikacijske oznake koja se prenosi,treba u donjem dijelu rubrike “klasifikacijska oznaka” označiti brojeve stranica urudžbenog zapisnika na kojima su upisane te klasifikacijske oznake.U primjeru iz prethodnog stava, u rubrici “prijenos” klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01,označit će se broj stranice na kojoj je nastavljen upis,a na mjestu nastavka upisa označit će se broj stranice na kojoj je predmet prvi put upisan u urudžbeni zapisnik. Ako se neke predmete sa sigurnošću može predvidjeti da će imati više od 3 urudžbena broja, može se unaprijed rezervirati potrebno mjesto za njihovo upisivanje.Npr.ako se u vezi s predmetom klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01 očekuje devet urudžbenih brojeva za njihovo upisivanje može se rezervirati mjesto predviñeno za slijedeće dvije klasifikacijske oznake.U tom slučaju u gornjem dijelu rubrike 1 u koji bi se inače upisala klasifikacijska oznaka predmeta koja dolazi poslije klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01, stavlja se crtica (-), a klasifikacijsku oznaku predmeta koju treba upisati poslije klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01, upisat će se iza mjesta rezerviranog za upisivanje urudžbenih brojeva klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01). Povezivanje klasifikacijskih oznaka se obavlja u slučaju kada se isti predmet ili dosije vodi pod dvije klasifikacijske oznake, a obavlja se tako da se ispod riječi “prijenos” u prvoj rubrici urudžbenog zapisnika upiše klasifikacijska oznaka i stranica urudžbenog zapisnika kasnije, odnosno ranije upisivanog predmeta odnosno dosjea. Poslije izvršenog povezivanja akti čine cjelinu i dalje se vode pod posljednjom klasifikacijskom oznakom. (U slučaju de se isti predmet ili dosije vodi pod dvije klasifikacijske oznake, treba izvršiti povezivanje tih klasifikacijskih oznaka. Povezivanje klasifikacijskih oznaka u urudžbenom zapisniku vrši se na taj način da se u donjem dijelu rubrike 1 “prijenos” kod ranije upisanog predmeta ili dosijea stavi klasifikacijska oznaka i stranica urudžbenog zapisnika kasnije upisanog predmeta ili dosijea i obratno.Poslije izvršenog povezivanja akti čine cjelinu i dalje se vode pod posljednjom klasifikacijskom oznakom. Povezivanje predmeta odnosno dosijea prenosi se i u oznaku “veze” u aktu. Na način naveden u točki 42. stavu 1.vrši se povezivanje klasifikacijskih oznaka i u slučaju kad će se više predmeta koji su bili upisani u urudžbeni zapisnik pod posebnim klasifikacijskim oznakama, riješiti zajedničkim aktom.)

6.3.1. UPISIVANJE AKATA U UPISNIK PREDMETA

Organi i organizacije dužni su voditi upisnike predmeta prvostupanjskog i drugostupanjskog upravnog postupka. Upisnike predmeta prvostupanjskog upravnog postupka vode svi organi i organizacije koje rješavaju upravne stvari u prvom stupnju. To je uz urudžbeni zapisnik glavna uredska knjiga u koju se upisuju: - primljeni zahtjevi i drugi akti; - vlastiti akti kojima se pokreće postupak; - zaprimljene žalbe protiv prvostupanjskih odluka. Upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka vode svi organi i organizacije koje rješavaju upravne stvari u drugom stupnju, a u njega se upisuju žalbe izjavljene protiv odluka prvostupanjskog organa, te odluke drugostupanjskog organa o žalbama.

29

Upisivanje akata u upisnik predmeta prvostupanjskog upravnog postupka (obrazac UP/1-broj 3), vrši se na slijedeći način: 1) na ravnu crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom uglu obrasca upisuje se klasifikacijska oznaka do dosijea (npr. 023-02/99-03), a ostatak klasifikacijske oznake – broj predmeta – upisuje se u rubriku 1 obrasca, od 01 pa nadalje, do potrebnog broja. U gornjem desnom uglu obrasca upisuje se redni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake. Napomena: U prijemni štambilj,na omot spisa,u internu dostavnu knjigu i na druga mjesta upisuje se klasifikacijska oznaka u cjelini; 2) u rubriku 2 upisuju se urudžbeni brojevi akata; 3) u rubriku 3 upisuje se datum primitka zahtjeva i drugih akata u postupku; 4) u rubriku 4 upisuje se ime i prezime odnosno naziv i mjesto podnosioca zahtjeva odnosno drugih pošiljalaca akata; 5) u rubriku 5 upisuje se kratki sadržaj predmeta odnosno pojedinih akata u tom predmetu; 6) u rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 upisuje se odluka o zahtjevu i datum odluke, i to: - u rubriku 6 – da li je zahtjev odbačen - u rubriku 7 – da li je zahtjev odbijen - u rubriku 8 – da li je zahtjav usvojen - u rubrike 9 i 10 – da li je ili nije donesena odluka u roku iz člana 218. ZUP-a; 7) u rubrike 11, 12 i 13 upisuju se podaci o radu prvostupanjskog organa po žalbi i datum odluke, i to: - u rubriku 11 – da li je žalba odbačena; - u rubriku 12 – da li je rješenje zamijenjeno novim - u rubriku 13 – da li je žalba dostavljena drugostupanjskom organu; 8) u rubrike 14 i 15 upisuju se podaci o administrativnom izvršenju i datum izvršenja, i to: - u rubriku 14 – zaključak o dozvoli izvršenja; - u rubriku 15 – prisilno izvršenje; 9) u rubriku 16 upisuje se razvoñenje odnosno bilješka o obustavi postupka. Upisivanje akata u upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka (Obrazac UP/II-broj 4), vrši se na slijedeći način: 1) na ravnu crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom uglu obrasca upisuje se klasifikacijska oznaka do dosijea, a ostatak klasifikacijske oznake - broj predmeta - upisuje se u rubriku 1 obrasca, od 01 pa nadalje, do potrebnog broja. U gornjem desnom uglu obrasca upisuje se redni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake; 2) u rubriku 2 upisuju se urudžbeni brojevi akata; 3) u rubriku 3 upisuje se datum primitka žalbe i drugih akata u postupku; 4) u rubriku 4 upisuje se ime i prezime odnosno naziv i mjesto žalioca i drugih pošiljalaca akata; 5) u rubriku 5 upisuje se naziv organa koji je donio ili nije donio prvostupanjsko rješenje; 6) u rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 upisuje se datum donošenja odgovarajuće odluke; 7) u rubrike 11 i 12 upisuje se da li je ili nije upravna stvar rješena u roku iz člana 247.ZUP-a; 8) u rubriku 13 upisuje se razlog usvajanja žalbe (povreda pravila postupka, pogrešno ili nepotpuno utvrñeno činjenično stanje, pogrešna primjena materijalnog prava); 9) u rubriku 14 upisuje se razvoñenje i bilješka o obustavi postupka. Na temelju podataka iz upisnika predmeta upravnog postupka organi i organizacije koji su dužni voditi evidenciju o rješavanju upravnih stvari sastavljaju izvještaj koji, osim tekstualnog dijela o problematici u vezi s rješavanjem upravnih stvari i poduzetih mjera za

30

njeno rješavanje, prikazuju kretanje predmeta u prvostepenom i drugostepenom upravnom postupku. Republički organi uprave i organizacije, organi uprave i organizacije s područja gradske zajednice općina te općinski organi uprave i organizacije, dužni su godišnje izvještaje o podacima iz rada na rješavanju upravnih stvari za tekuću godinu dostaviti republičkom organu uprave nadležnom za poslove uprave najkasnije do 15. siječnja naredne godine.

6.3.2. UPISIVANJE AKATA U URUDŽBENI ZAPISNIK

Upisivanje akata u urudžbeni zapisnik (obrazac broj 5) vrši se na slijedeći način: 1) na ravnu crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom uglu obrasca upisuje se odgovarajući dio klasifikacijske oznake, u pravilu do dosijea. Izuzetno,kad se očekuje manji priliv predmeta u odreñenoj glavnoj grupi,grupi,podgrupi ili djelatnosti unutar podgrupe, upisat će se samo onaj dio klasifikacijske oznake koji označavaju tu glavnu grupu, grupu, podgrupu, odnosno djelatnost unutar podgrupe (npr.0, 02, 023 ili 023-03). Ako se u nekom opsežnijem predmetu očekuje veći broj akata (podbrojeva), na ravnu crtu u gornjem lijevom uglu obrasca upisat će se čitava klasifikacijska oznaka uključujući i broj predmeta (ankete i sl.)i u tom se slučaju rubrika 1 neće popunjavati,a urudžbeni brojevi će se u rubrici 5 upisivati kontinuirano.Na isti način postupit će se i kod izdavanja uvjerenja ili drugih potvrda (predmet će biti: izdavanje uvjerenja o...); 2) u gornjem desnom uglu obrasca upisuje se redni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake; 3) u rubriku 1 upisuje se čitava klasifikacijska oznaka ili samo onaj dio klasifikacijske oznake koji nije upisan na ravnoj crti u gornjem lijevom uglu obrasca, osim u slučaju iz stava 2. podtočke 1. ove točke; 4) u rubriku 2 upisuje se kratki sadržaj predmeta, odnosno pojedinog akta i ime i prezime odnosno naziv i mjesto pošiljaoca; 5) u rubriku 3 upisuje se urudžbeni broj akta; 6) u rubriku 4 upisuje se datum prijema akta,tj.datum označen na prijemnom štambilju; 7) u rubriku 5 upisuje se datum nastanka akta; 8) u rubriku 6 upisuje se oznaka unutrašnje organizacijske jedinice onako kako je označena u prijemnom štambilju. Po završenom upisivanju u prijemni štambilj u rubriku “klasifikacijska oznaka” upisuje se klasifikacijska oznaka predmeta iz urudžbenog zapisnika,a u rubriku “urudžbeni broj” upisuje se urudžbeni broj iz rubrike 3 urudžbenog zapisnika. Prilikom upisivanja prvog akta kojim se osniva predmet (urudžbeni broj 1), akt se stavlja u omot spisa ili košuljicu u koju se kasnije ulažu i ostali akti istog predmeta. Omot spisa izrañen je od čvršćeg papira na čijoj se vanjskoj strani nalaze podaci o organu uprave. Pri vrhu vanjske strane omota s lijeve strane ispisuje se klasifikacijska oznaka predmeta pod kojom je predmet upisan u upisniku odnosno urudžbenom zapisniku, a ispod toga i oznaka predmeta ili kratak sadržaj. Omot spisa za predmete upravnog postupka sadrži još i podatke iz rubrike 6-16 upisnika predmeta prvostupanjskog upravnog postupka, odnosno rubrike 6-14 upisnika predmeta drugosstupanjskog upravnog postupka. Na unutrašnjosti

31

omota spisa vodi se evidencija sadržaja predmeta (obrasci broj 15 i 16). U omotu akti se slažu prema datumu njihova prijema, tako da se odozgo nalazi akt koji je primljen pod najnovijim datumom. Svrha omota spisa ili košuljice je u tome da se akti odreñenog predmeta nalaze na okupu i da se ne oštećuju.

6.3.3. ZDRUŽIVANJE AKATA

Prije dostavljanja u rad akata koji su upisani pod urudžbenim brojem 2 i slijedećim urudžbenim brojevima iste klasifikacijske oznake, mora se izvršiti njihovo združivanje s predmetom. Združivanje akata vrši se na taj način da se na temelju podataka iz urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka utvrñuje gdje se nalazi predmet. Predmet se mora,ukoliko nije razveden,nalaziti u unutrašnjoj organizacionoj jedinici koja je označena u rubrici 6 urudžbenog zapisnika prilikom upisivanja posljednjeg urudžbenog broja. Ako je akt razveden,treba da se nalazi tamo gdje upućuje posljednja oznaka razvoda (rubrika 8). Meñutim,ako je posljednji akt dobio urudžbeni broj tj.ako je upisan pod novijim datumom (rubrika 4) nego što je datum posljednjeg razvoda (rubrika 7), akt treba da se nalazi u posljednjoj organizacionoj jedinici označenoj u rubrici 6. prilikom upisivanja posljednjeg urudžbenog broja. Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt predmeta nalazi u radu kod unutrašnje organizacijske jedinice, treba pored otiska prijemnog štambilja staviti datum od kada se predmet nalazi u unutrašnjoj organizacionoj jedinici. Upisivanje podataka u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka vrši se tintom, čitkim rukopisom, vodeći računa o tome da podaci iz jedne rubrike ne prelaze u drugu. Za pojedine nazive mogu se upotrebljavati skraćenice koje su opće poznate, tako da se mogu bez teškoća pročitati i razumjeti. U urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka ne smije se vršiti brisanje pogrešno upisanih riječi ili brojeva niti lijepljenje papira preko pogrešno popunjenih rubrika i sl. Ispravci se vrše povlačenjem tanke linije preko pogrešno upisanih tekstova, a iznad toga se upisuje pravilan tekst. Ispravke vrši namještenik koji vodi urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka i ovjerava ih datumom i potpisom. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, podatke u formatiziranim poljima i tekst u aktu po nalogu korisnika ispravlja šef pisarnice uz obavijest o ispravcima strankama i službenim osobama kojima je u procesu rada dostavljena fotokopija (preslik) ispravljenog akta.

6.3.4. POČETAK VOðENJA I ZAKLJUČIVANJA URUDŽBENOG ZAPISNIKA ODNOSNO UPISNIKA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA

32

Urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka vodi se u nepovezanim arcima. Kad se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka prenose se na magnetske trake svaka tri dana,a odštampani primjerak snima se na mikrofilmu. Na kraju tekuće godine zaključno sa 31. prosinca, urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka se zaključuje. Urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka zaključuje se stavljanjem službene bilješke o ukupnom broju predmeta upisanih u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka i to brojem i slovima. Ova bilješka, nakon stavljanja datuma, ovjerava se službenim pečatom, a potpisuje je namještenik koji vodi urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka i rukovodilac. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,upis akata zaključuje se na način da rukovoditelj u bazu dokumenata unese bilješku o ukupnom broju upisanih akata po urudžbenim brojevima i klasifikacijskim oznakama. Bilješka se snima na mikrofilmu,a prilaže joj se kompjuterska lista neriješenih predmeta iz te godine, sastavljena po oznakama “PREDMET”.

6.3.5. UVEZIVANJE URUDŽBENOG ZAPISNIKA ODNOSNO UPISNIKA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA

Na kraju godine svesci urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka uvezuju se u jednu ili više knjiga. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, iz mikrofilmskih rola formira se “mikrojacket” (mikrodžekit) urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka. Na prednjoj strani knjige urudžbenog zapisnika,odnosno upisnika predmeta upravnog postupka ispisuje se krupnim slovima naziv organa uprave ili organizacije, a ako se u organu uprave ili organizacije vodi više urudžbenih zapisnika ili upisnika predmeta upravnog postupka i naziv unutrašnje organizacione jedinice koja vodi poseban urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.Ispod naziva stavlja se godina u kojoj je voñen urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka. 6.3.6. POVJERLJIVI I STROGO POVJERLJIVI URUDŽBENI ZAPISNIK

Za akte označene odreñenim stupnjem povjerljivosti vode se posebni urudžbeni zapisnici. Urudžbeni zapisnici u kojima se evidentiraju akti odreñenog stupnja povjerljivosti vode se na istom obrascu i na isti način kao i obični urudžbeni zapisnik. Ovi urudžbeni zapisnici vode se u ukoričenoj i ovjerenoj knjizi koja se može koristiti za više godina s tim, da

33

svaku godinu treba posebno zaključiti. Ovjeru ovih urudžbenih zapisnika vrši rukovodilac organa svojim potpisom uz stavljanje službenog pečata. Poslije upisivanja akta označenog odreñenim stupnjem povjerljivosti,stavlja se u prijemni štambilj ispred klasifikacijske oznake skraćenica “Pov.”, ”Str. pov.” ili “Interno”. U urudžbeni zapisnik u kojem se evidentiraju akti odreñenog stupnja povjerljivosti treba upisati svaki akt koji je primljen pod “Pov.”, ”Str. pov.” ili “Interno”. Ako predmet koji je upisan u obični urudžbeni zapisnik u toku postupka postigne odreñeni stupanj povjerljivosti, upisat će se u odgovarajući urudžbeni zapisnik. Promjenu stupnja povjerljivosti obavlja za to ovlaštena osoba. Ovlaštena osoba prenosi akte u odgovarajući urudžbeni zapisnik prema promijenjenom stupnju povjerljivosti.Preneseni akt briše se u prethodnom urudžbenom zapisniku. 6.3.7. REGISTAR Radi lakšeg i bržeg pronalaženja klasifikacijske oznake predmeta, vodi se registar, kazalo (obrazac br. 6.). Registar je pomoćna uredska knjiga koja se vodi uz urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta. Registar se vodi u nepovezanim arcima koji se na kraju godine povezuju u knjigu. Registar se ustanovljava na taj način da se za svako slovo abecede uzme potreban broj araka obrasca registra i na njemu izrežu slova koja se nalaze ispod slova na koje se arak odnosi.Pojedina slova abecede kod kojih se predviña veći broj upisa mogu se raščlaniti još i po samoglasnicima (na primjer: Ma, Me, Mi,itd.). U gornjem dijelu obrasca u rubrici “Način upisivanja” označava se način upisivanja podataka u registar, i to:”Po predmetu” ili “Po pošiljaocu”. Upisivanje podataka u registar vrši se iz urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka. Podaci se u registar upisuju po predmetu, a po potrebi i po pošiljaocu. Po predmetu upisuju se podaci u registar: 1) prema početnom slovu prezimena fizičke osobe, odnosno naziva državnog organa, organizacije udruženog rada ili druge samoupravne organizacije ili zajednice na koju se predmet odnosi; 2) prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta. Upisivanje podataka u registar “Po predmetu” vrši se na slijedeći način: 1) u rubriku 1 upisuje se rimskim brojem mjesec u kome je predmet upisan u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka; 2) u rubriku 2 upisuje se najprije prezime i ime fizičke osobe odnosno naziv državnog organa, organizacije udruženog rada ili druge samoupravne organizacije ili zajednice na koju se predmet odnosi,a ispod toga upisuje se oznaka predmeta onako kako je upisan u

34

urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka. Ukoliko se predmet odnosi na više osoba upisat će se u registar,po potrebi, i svaka od tih osoba; 3) u rubriku 3 upisuje se mjesto (prebivalište odnosno sjedište) pošiljaoca; 4) u rubriku 5 upisuje se klasifikacijska oznaka,a u rubriku 6 upisuje se urudžbeni broj akta koji je zaveden u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka; 5) u rubriku 7 upisuje se strana urudžbenog zapisnika odnosno upisnika na kojoj je upisana klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj akta. Ako se registar vodi “Po predmetu”, rukovodilac organa uprave i organizacije može odrediti da se upisivanje podtaka u registar kod istog slova vrši posebno prema početnom slovu prezimena fizičke osobe odnosno naziva državnog organa, organizacije udruženog rada ili druge samoupravne organizacije ili zajednice na koju se predmet odnosi, a posebno prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta. U takvom slučaju treba u rubrici “Način upisivanja” označiti odgovarajući način upisivanja u registar (na primjer: ”Po prezimenu”, ”Po nazivu” ili “Po sadržaju”). Po pošiljaocu, tj. prema početnom slovu naziva pošiljaoca, upisivanje podataka u registar vrši se ako to zahtijeva specifičnost poslovanja organa ili organizacije. Upisivanje podataka u registar “Po pošiljaocu” vrši se na taj način da se u rubriku 2 upisuje naziv pošiljaoca, u rubriku 4 kratki sadržaj predmeta, na način kako je upisan u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta. Rubrike 1, 3, 5, 6 i 7 popunjavaju se kao i odgovarajuće rubrike u registru “Po predmetu”. Pri kombiniranom načinu voñenja registra upisivanje podataka u registar “Po prezimenu” ili “Po nazivu” vrši se na taj način da se u rubriku 2 registra upisuje samo prezime i ime fizičke osobe odnosno naziv državnog organa, organizacije udruženog rada ili druge samoupravne organizacije ili zajednice na koju se akt odnosi;u rubriku 3 njihovo prebivalište odnosno sjedište; u rubriku 4 kratka oznaka predmeta; rubrike 1, 5, 6 i 7 popunjavaju se isto kao u registru “Po predmetu” . Upisivanje podataka u registar “Po sadržaju” vrši se na taj način da se rubrike 2 i 3 koriste za upisivanje najvažnijih riječi iz sadržaja predmeta (na primjer: uredsko poslovanje); rubrika 4 za bliži podatak o predmetu (na primjer: uputa za primjenu). Rubrike 1, 5, 6 i 7 popunjavaju se na način kao i u registru “Po prezimenu” odnosno “Po nazivu”. 6.4. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD (NA RJEŠAVANJE)

Poslije upisivanja akata u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, svi akti moraju biti istog dana dostavljeni u rad unutrašnjim organizacijskim jedinicama. U izuzetnim slučajevima akti moraju biti dostavljeni u rad najkasnije početkom radnog vremena slijedećeg radnog dana. Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige (obrazac br.7). Svaka unutrašnja organizacijska jedinica treba imati jednu, a po potrebi i više internih dostavnih knjiga.

35

Preko interne dostavne knjige dostavljaju se u rad i predmeti koji se nalaze na čuvanju u rokovniku predmeta. Prijem akata potvrñuje potpisom (rubrika 5 interne dostavne knjige) namještenik organizacijske jedinice koga za to pismeno ovlasti rukovodilac organa uprave ili organizacije. Odreñeni namještenik unutrašnje organizacijske jedinice nakon prijema akata dužan je nakon prijema akata izvršiti njihovo rasporeñivanje na pojedine referente. Primanje akata u rad referenti potvrñuju stavljanjem datuma i potpisa u rubrikama 6 i 7 interne dostavne knjige. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, rasporeñivanje akata vrši ovlašteni radnik, upisivanjem brojčane oznake unutrašnje organizacione jedinice i referenta u brojčanu oznaku primaoca akta u elektronskom urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata rasporeñivanje akata vrši ovlašteni namještenik samostalnom signaturom. Interna dostavna knjiga nalazi se na odreñenom mjestu u unutrašnjoj organizacionoj jedinici, a mora se staviti na raspolaganje pisarnici u vrijeme upisivanja novih akata. 6.5. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKATA

6.5.1. PRIKUPLJANJE PODATAKA

Ako je za rješavanje nekog predmeta potrebno prikupiti podatke, treba ih po mogućnosti prikupiti istovremeno i na najpodesniji način. Pribavljanje podataka od unutrašnjih organizacijskih jedinica istog organa uprave i organizacije vrši se, u pravilu, kratkim putem (usmeno, telefonski). O tako pribavljenim podacima sastavlja se bilješka u predmetu koja treba da sadrži od koga i kada su pribavljeni podaci i potpis namještenika koji ih je pribavio. Pribavljanje podataka izvan organa ili organizacije obavlja se službenim dopisom – ZAMOLNICOM. 6.5.2. SASTAVNI DIJELOVI AKTA

Ako posebnim propisima nije drukčije odreñeno (Zakon o općem upravnom postupku, Zakon o porezima grañana i dr.), svaki akt organa uprave i organizacije kojim se vrši službena prepiska sa drugim državnim organima, trgovačkim društvima i drugim pravnim osobama kao i s fizičkim osobama, mora sadržavati ove dijelove: - zaglavlje, - naziv i adresu primaoca,

36

- kratku oznaku predmeta, - tekst akta, - otisak službenog pečata i - potpis ovlaštene službene osobe. Pored dijelova iz prethodnog stava, radi lakšeg i bržeg rukovanja, akt organa uprave i organizacije treba da sadrži i slijedeće podatke (ako postoje): - vezu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva, - oznaku priloga i - naznaku kome je sve akt dostavljen. Službena prepiska služi da bi se prikupili potrebni podaci, činjenice i okolnosti, mišljenja, savjeti, preporuke i upozorenja. Glede toga pojedinim se vrstama dopisa daju i nazivi: zamolnica, obavijest, prijedlog, poziv itd. Službena prepiska nije upravni akt, ali je dio upravnog postupka koji prethodi donošenju upravnog akta. Akti službenog dopisivanja koji se otpremaju sredstvima automatske obrade dokumenata (elektronska pošta) ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe može se staviti oznaka v.r. (vlastoručno). Zaglavlje akta stavlja se u gornjem lijevom uglu i sadrži: - naziv Republike Hrvatske, - naziv uže teritorijalno-političke jedinice (županija, grad, općina), - naziv i sjedište organa uprave ili organizacije, - klasifikacijsku oznaku, - urudžbeni broj i - datum izrade akta. U zaglavlju akta i u oznaci veze klasifikacijska oznaka ima skraćeni oblik “KLASA”, a urudžbeni broj skraćeni oblik “URBROJ” (npr. KLASA: 133-02/88-02/06 URBROJ 514-04-02/3-88-5). Akti predmeta upravnog postupka moraju imati i oznaku upisnika prvostupanjskog ili drugostupanjskog upravnog postupka koja se stavlja ispred klasifikacijske oznake (npr. KLASA: UP/I -133-02/88-01/07 ili KLASA: UP/II-361-03/88-2/04). Naziv i adresa primaoca sastoji se iz: - punog naziva organa ili organizacije (pravne osobe s javnim ovlastima)odnosno prezimena i imena fizičke osobe, te sjedišta odnosno prebivališta primaoca, - ulica i kućni broj (poštanski pretinac), mjesto, odredišna pošta i poštanski broj. Ispred adrese primaoca stavlja se brojčana oznaka primaoca akta prema Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primaoca akata (npr. 514 - Republički sekretarijat za pravosuñe i upravu). Kratka oznaka predmeta stavlja se s lijeve strane akta, niže od adrese primaoca i sadrži dva dijela.

37

Prvi dio označava predmet kao cjelinu i sadrži prezime, ime i prebivalište fizičke osobe, odnosno naziv i sjedište pravne osobe (prezime i ime odnosno naziv pišu se krupnim slovima) te stvar na koju se predmet odnosi (npr. MARKO MARKOVIĆ iz Zagreba, grañevinska dozvola ili RO “PERIVOJ” Zagreb, račun br. 2122). Predmet koji se ne odnosi na koju fizičku ili pravnu osobu, označava se stavljanjem kratkog opisa stvari na koju se odnosi (npr. Uredsko poslovanje, primjena novih propisa ili Anketa u odnosu prema grañanima, upitnik i slično). Prvi dio oznake predmeta stalno ostaje isti i od drugog dijela oznake predmeta odvaja se crticom (-). Drugi dio oznake predmeta, sadrži bližu oznaku konkretnog akta i opisuje njegov sadržaj (npr. traže se podaci, daje se mišljenje, molba, zahtjev za izdavanje, dostavljaju se obavijest, prijedlog i slično) u odnosu na sam predmet (npr. MARKO MARKOVIĆ iz Zagreba, grañevinska dozvola - zahtjev za izdavanje ili RO “PERIVOJ” Zagreb, račun br. 2122- dostava za naplatu). Ispod oznake “Predmet” stavlja se oznaka veze (velikim slovima VEZA:), u kojoj se poziva na odgovarajuću klasifikacijsku oznaku i urudžbeni broj akta na koji se odgovara kod pravne osobe kojoj se akt upućuje, dok se kod grañana može naznačiti datum akta na koji se odgovara. Oznakom veze se olakšava pronalaženje prethodnih akata i omogućava brži postupak i odgovor. Tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak.U tekstu se mogu upotrebljavati samo one skraćenice koje su opće poznate. Zakone, uredbe i druge propise koji se navode u aktu treba, u pravilu, napisati njihovim punim nazivom uz oznaku službenog lista (broj i godina) u kome su objavljeni. Službene akte potpisuje rukovodilac organa uprave ili organizacije ili namještenikkoji je za to pismeno ovlašten. Ime i prezime službene osobe koja potpisuje akt ispisuje se neposredno ispod oznake njihove funkcije. Na svakom aktu organa uprave ili organizacije koji se otprema stavlja se sa lijeve strane potpisa službene osobe otisak službenog pečata i to tako da otisak pečata jednim dijelom zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta. Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se njihovim ukupnim brojem (na primjer: Priloga: 3) odnosno njihovim nazivom (na primjer: Prilog: uvjerenje o plaćenom porezu). Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta sa lijeve strane. Prilozi uz akt moraju biti složeni po redu izlaganja u aktu. Način otpreme akta označava se na aktu, ukoliko se akt ne otprema običnom poštom (na primjer: ”Preporučeno”, ”Avionom” i sl.). Ta oznaka stavlja se lijevo ispod završetka teksta odnosno ispod oznake priloga. Oznaka kome je sve akt dostavljen, stavlja se na slijedeći način: 1) ako se dostavlja upravni akt (rješenje ili zaključak), na kraju s lijeve strane krupnijim slovima stavlja se “DOSTAVITI” a ispod toga stavlja se ime odnosno naziv primaoca s

38

adresom. Ako se akt dostavlja većem broju fizičkih odnosno pravnih osoba, ispred imena ili naziva stavlja se redni broj; 2) ako se akt istog sadržaja (raspis) dostavlja istovrsnim organima ili organizacijama na odreñenom području, ispod naziva organa stavlja se oznaka “SVIMA”, a ako se takav akt dostavlja raznim državnim organima, organizacijama ili pravnim osobama naznačit će se na samom aktu kome se sve taj akt dostavlja i to na mjestu gdje se stavlja adresa primaoca; 3) ako je potrebno da se sa sadržajem akta u kojem je raspravljena neka stvar na traženje jednog organa uprave i organizacije upoznaju i drugi zainteresirani organi uprave ili organizacije, taj akt treba adresirati na organ uprave ili organizaciju koja je pokrenula predmetnu stvar, a ispod teksta navesti sve ostale adresate kojima je akt radi znanja dostavljen; 4) ako je jednim aktom raspravljeno više predmeta zavedenih u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka pod posebnim klasifikacijskim oznakama i urudžbenim brojevima, takav akt treba donijeti pod jednom klasifikacijskom oznakom s time da se izvrši povezivanje brojeva u urudžbenom zapisniku, a ispod teksta navesti sve zainteresirane pošiljaoce (na primjer: Općinska uprava Vrgovac - veza vaš broj: klasifikacijska oznaka__________, urudžbeni broj___________ ); 5) ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,aktu u kojem je raspravljeno više različitih predmeta dodjeljuje se urudžbeni broj, a klasifikacijske oznake predmeta upisuju se u tekstu akta, pored dijela teksta koji se odnosi na taj predmet. Izvodima iz evidencije (uvjerenja i druge potvrde) se dodjeljuju urudžbeni brojevi, a u tekstu izvoda navodi se klasifikacijska oznaka predmeta na temelju kojeg se izdaje uvjerenje. 6.5.3. IZRADA AKTA

Akti se izrañuju u potrebnom broju primjeraka. Iznimno, akti koji se izdaju o činjenicama o kojima se vodi evidencija kao i akti koji se zbog nenadležnosti ustupaju drugom organu uprave i organizacije, mogu se izrañivati u produženju primljenog akta bez primjerka za arhiv (izvorno rješavanje). Prepiska izmeñu unutrašnjih organizacionih jedinica organa uprave istog organa vrši se, u pravilu, u produženju primljenog akta. Na akt koji se izrañuje u produženju akta, ispod teksta i potpisa primljenog akta, stavlja se desno od zaglavlja riječ “Izvorno”. Izvorno se rješavaju akti koji nisu naročito važni za organ koji piše ili oni koji se zbog nenadležnosti ustupaju drugom organu. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, primljeni akti se u slučaju nenadležnosti ustupaju drugom organu uprave odnosno organizacije promjenom šifre primaoca.

6.5.4. OSTALI POSTUPCI U SVEZI OBRAðIVANJA AKATA

Za uvjerenja, okružnice i druge akte koji se izdaju u većem broju sa istim osnovnim tekstom, treba koristiti propisane obrasce. Umjesto obrazaca mogu se izraditi i

39

upotrebljavati gumeni štambilji sa odgovarajućim tekstom. Uvjerenja i drugi akti mogu se izrañivati i automatskom obradom dokumenata. Prilikom sastavljanja teksta obrazaca i štambilja treba voditi računa da sadrže, u skladu sa zakonskim propisima samo neophodan tekst i da olakšavaju i pojednostavljuju rad kako organa uprave i organizacija tako i stranaka. Prilikom dostavljanja raspisa, instrukcija ili drugih važnijih akata za koje je potreban dokaz da su zaista primljeni, treba priložiti dostavnicu.

6.5.5. PISANJE AKATA NA PISAĆEM STROJU

Svi akti kao i drugi materijali koje treba pisati na pisaćem stroju predaju se službi prijepisa, ako pisanje na stroju nije obavio sam referent kojemu je akt dostavljen u rad. Akt se mora prepisati od riječi do riječi, pazeći pri tome na njegov smisao. Daktilograf ne smije sam ispravljati tekst i u prijepis stavljati ono što se ne nalazi u predlošku. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, unose se u bazu dokumenata pomoću terminala u obliku sažetka ili kao prijepis izvornog teksta. Kada se unose sažeci,original teksta se snima na mikrofilm. Prije unosa, tekstovi se moraju sravniti i lektorirati. Ukoliko se, zbog zastoja u radu baze dokumenata, dokument piše na pisaćem stroju, mora se pisati po organizacijskim uputama radi naknadnog unosa u bazu dokumenata. Pisanje na pisaćem stroju vrši se, u pravilu, na papiru standardnog formata. Za akte trajnije vrijednosti treba upotrebljavati papir bolje kvalitete. Kratki i jednostavni akti (saopćenja,pozivi i sl.), ako njihov sadržaj nije povjerljiv, mogu se pisati i na dopisnici. Čistopis (s kopijom) jest oblik rješavanja kod kojeg se službeni dopis izrañuje u propisanoj i konačnoj formi kao čistopis, ali se istodobno izrañuje i kopija. Čistopis će se otpremiti kao takav naslovniku. Čistopisi se izrañuju u toliko primjeraka koliko ih treba za stranku i druge naslovnike i pored toga jedan primjerak “za kopiju” koja se sprema i čuva u pismohranu. To je “otpravak za arhivu”. Čistopis se izrañuje tako da se referent najprije pripremi, tj. prikupi podatke i materijal, razmotri stanje i pronañe u glavnim crtama sadržaj dopisa. O tome on redovno ne sastavlja nikakav pismeni koncept (nacrt akta), nego o pojedinim podacima razmisli i eventualno ih pribilježi. Na temelju toga referent ili sam napiše čistopis s kopijom ili svoj tekst diktira daktilografu. Pisani je koncept samo pomoćno sredstvo koje služi pri izrañivanju dopisa o važnim i složenim pitanjima, odnosno kada je sastavljanje dopisa potreban duži i složeniji rad i kada se predviña da bi rukovodilac, odnosno osoba ovlaštena za potpis mogli izmijeniti i dopuniti pojedine njegove dijelove. Na primjerku prepisanog teksta koji ostaje za arhivu stavlja daktilograf ispod završetka teksta, sa lijeve strane, otisak daktilografskog štambilja (obrazac br. 2) i u njega upisuje datum kad je tekst primljen na prepisivanje.

40

Poslije završenog prepisivanja, daktilograf je dužan da u prepisanom tekstu ispravi sve greške učinjene prilikom prepisivanja, kao i da u otisak daktilografskog štambilja upiše datum kad je prepisivanje izvršeno. Sreñivanje (sravnjivanje) teksta važnijih akata i drugih materijala sa njihovim prijepisom vrše, u pravilu, dva namještenika. Sravnjivanje je ujednačenje prepisanog teksta s originalom, nacrtima i konceptom. Poslije izvršenog sravnavanja ovi radnici stavljaju u odgovarajuću rubriku daktilografskog štambilja (u rubriku sravnjeno) datum i svoje potpise. Ako je pisanje vršeno po diktatu (koje može biti daktilografu koji ga odmah tipka, stenografu koji će ga kasnije dešifrirati i diktirati daktilografu, stenodaktilografu koji će ga kasnije sam dešifrirati i otipkati, u diktafon koji će ga snimiti i kasnije reproducirati daktilografu koji će ga otipkati), točnost prijepisa ovjerava radnik koji je tekst diktirao. 6.5.6. PRIPREMANJE AKATA ZA POTPIS

Na jednom primjerku akta pripremljenog za potpis rukovodioca organa uprave ili organizacije ili službenika ovlaštenog za potpisivanje, koji ostaje za arhiv, stavlja svoj potpis i namještenik koji je akt za potpis pripremio, a prema ukazanoj potrebi i drugi namještenici koji su sudjelovali u izradi akta. Potpisi se stavljaju u pravilu ispod završetka teksta s lijeve strane. Službene akte potpisuje rukovodilac organa ili organizacije ili druga ovlaštena osoba. Prije potpisivanja potrebno je, s desne strane dopisa ispod teksta sadržaja, označiti položaj a neposredno ispod toga ime i prezime osobe ovlaštene na potpis. Ispod toga se stavlja potpis. Na svaki službeni dopis koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštene osobe uspravan otisak službenog pečata i to tako da otisak pečata malim dijelom zahvati oznaku položaja potpisnika akta.

6.5.7. VRAĆANJE RIJEŠENIH PREDMETA PISARNICI

Svi riješeni predmeti koje treba otpremiti, arhivirati ili ustupiti nekoj drugoj unutrašnjoj organizacijskoj jedinici vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige. Privremeno ustupanje predmeta nekoj unutrašnjoj organizacijskoj jedinici radi davanja mišljenja, podataka i sl. vrši se neposredno. Na primjerku akta koji ostaje u arhivi, ispod završetka teksta na lijevoj strani referent stavlja oznaku: ”uputa pisarnici”, u kojoj označava način otpreme (preporučeno,avionom i sl.). Iza te oznake referent stavlja datum i svoj potpis. Tijek uredskog poslovanja je djelomično utvrñen općim pravilim auredskog poslovanja, a prema tim pravilima mora postupati i pisarnica. Referent je dužan u svakom konkretnom slučaju, pošto je izradio dopis, ocijeniti moraju li, osim ustaljenih pravila rukovanja aktima, izdati još kakve posebne odredbe. Ukoliko se uobičajeni tijek uredsko-tehničkog rada mora upotpuniti, učinit će to tako da izda konkretnu uputu “za pisarnicu” na kopiji akta ili na konceptu. Tako će npr. u uputi izdati nalog u koliko primjeraka treba umnožiti,

41

odnosno prepisati akt, na kakvoj vrsti papira, koje priloge treba prepisati, ovjeriti i priložiti, način posebnog kuvertiranja, način dostave i sl. Takva uputa mora na kraju sadržavati odredbu treba li se akt nakon otpreme staviti u arhivu ili u rokovnik predmeta. Kad je jednim aktom riješeno više zasebnih predmeta referent je dužan na desnom vrhu prve stranice primjerka akta koji ostaje za arhivu (kopije), na vidnom mjestu ispisati klasifikacijske oznake i urudžbene brojeve svih zajedno riješenih predmeta (“Zajednički riješeni brojevi 178/1, 201/1 i 207/5”), te može staviti i oznake hitnosti (“Hitno” – rok dostave 3 dana, “Rok 3. 11. 1999..). Odredbe o zajedničkom rješavanju i hitnosti postupka takoñer su upute za rad pisarnice, ali se one, da bi bile uočljivije, ne stavljaju ispod teksta nego u desni gornji ugao. Kada se “izvorno” rješava uputa pisarnici sadržana je isključivo u riječi “IZVORNO”. To znači da se akt otprema izvorno, ali se prije otpreme mora razvesti u djelovodniku. Prilikom primanja predmeta preko interne dostavne knjige, namještenik u pisarnici je dužan provjeriti formalnu ispravnost predmeta i na eventualne nedostatke upozoriti referenta odnosno vratiti mu predmet na nadopunu, a osobito ako adresa nije točna ili potpuna, ako predmet nije kompletan, ako nedostaje oznaka kratkog sadržaja akta (predmet, veza, brojeva, broj priloga,potpis rukovodioca organa uprave i organizacije ili ovlaštenog radnika, potpis referenta koji je akt izradio, ako akti predmeta nisu složeni kronološkim redom, ako nedostaju upute pisarnici za daljni rad.). Na svakom aktu po kome je postupak dovršen prije nego što se vrati pisarnici dužan je referent koji je akt izradio, u skladu s posebnim propisima o zaštiti arhivske grañe, pored oznake za arhiviranje (“aa”), stavi oznaku koliko godina akt treba čuvati odnosno da li ga treba čuvati trajno kao arhivsku grañu, datum i svoj potpis (na primjer: ”aa” - 10 godina). Ispod toga referent stavlja datum i svoj potpis. 6.6. OTPREMANJE AKATA

Otpremanje akata putem poštanske službe ili dostavljača objedinjeno je u pravilu kod svih organa uprave u posebno organiziranoj službi – pisarnici (u dijelu pisarnice: otpremište ili ekspedit ili dostavni ured). Izuzetno, unutrašnje organizacijske jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, a uz to su prostorno odvojene, mogu samostalno otpremiti svoje akte. Svi akti preuzeti u toku dana na otpremu, moraju biti otpremljeni istog dana. Akti primljeni poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremit će se idućeg radnog dana. Na primjerku akta koji ostaje u arhivi stavlja se u otisak daktilografskog štambilja datum otpreme i potpis radnika koji vrši otpremanje akata.

42

Akti koji se istog dana šalju na istu adresu stavljaju se u istu omotnicu. Ako se jedan od tih akata šalje preporučeno, treba u zajedničku omotnicu staviti i ostale akte koji bi se inače otpremili kao obične pošiljke. Ako se na istu adresu istovremeno otpravlja velik broj akata ili neki drugi materijal koji ne mogu stati u zajedničku omotnicu, treba ih upakirati i otpremiti na način odreñen propisima poštanske službe. Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti treba da sadrži u gornjem lijevom uglu prednje strane točan naziv i adresu pošiljaoca, kao i oznaku svih klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva akata koji se nalaze u omotnici. Naziv primaoca pošiljke ispisuje se krupnijim i čitkim rukopisom odnosno pisaćim strojem. Mjesto primaoca pošiljke piše se velikim tiskanim slovima, a ispod toga stavlja se ulica i kućni broj ili broj poštanskog pretinca, odredišna pošta i poštanski broj. Dokumenti, neponištene taksene marke i druge vrijednosti, te povjerljiva pošta otpremaju se uvijek preporučeno, odnosno u zatvorenim omotnicama ako se dostavljanje vrši putem dostavljača. Omotnice s povjerljivom poštom moraju biti zapečaćene ili na drugi pogodan način osigurane. Pečaćenje omotnica vrši se na taj način, da se akti koji se otpremaju prije stavljanja u omotnicu zaštićuju komadom čvrstog papira, a zatim se na poleñini omotnice-na sredini utisne mjedeni žig preko rastopljenog voska ili plastelina. Prilikom pečaćenja omotnica sa strogo povjerljivim aktima stavljaju se pečati i na sastavke u svakom uglu poleñine omotnice. Pečaćenje omotnica može se vršiti i na način da se preko otiska službenog pečata na sastavu omotnice nalijepi prozirna samoljepiva traka.

6.6.1. DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTU

Svi akti koji će se otpremiti putem poštanske službe razvrstavaju se u tri grupe: I - obične pošiljke, II - poštanski pretinac i III - preporučene pošiljke i tim redom upisuju se u dostavnu knjigu za poštu (obrazac br. 11). Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne knjige propisane od strane poštanske službe, treba koristiti te knjige. Dostavna knjiga za poštu služi kao evidencija o izvršenoj otpremi akata putem poštanske službe i radi pravdanja utrošenog novca na ime poštanskih troškova. Svakog dana poslije otpremanja akata preko poštanske službe treba izvršiti zbrajanje ukupno utrošenog novca za poštarinu (6. rubrika dostavne knjige za poštu) i te iznose upisati u kontrolnik poštarine,tamo gdje se on vodi (4. rubrika). Unutrašnje organizacijske jedinice organa uprave i organizacije koja vodi poseban urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, a ne otpremaju akte samostalno, predaju svoje akte preko dostavne knjige za poštu pisarnici organa uprave i organizacije radi otpreme. Akti se predaju bez omotnica, izuzev akata povjerljive prirode. U ovom slučaju u dostavnu knjigu za poštu upisuju se vodoravno preko rubrike 2, 3 i 5

43

samo klasifikacijske oznake i urudžbeni brojevi akata koji se predaju radi otpreme, dok će se primanje tih akata na otpremu potvrñivati stavljanjem datuma i potpisa u rubriku 6 i 7 ove knjige. 5.6.2. KONTROLNIK POŠTARINE Radi evidentiranja i pravdanja poštarine, pisarnica svakog organa uprave i organizacije vodi kontrolnik poštarine (obrazac br. 9). Kontrolnik poštarine je ukoričena knjiga numeriranih stranica, prošivena jamstvenikom čiji se krajevi prije upotrebe moraju zapečatiti pečatnim voskom i žigom. Ukupni iznos utrošenog novca na ime poštarine svakodnevno se upisuje iz dostavne knjige za poštu u kontrolnik poštarine. Prilikom svakog novog traženja novca za poštarinu treba kontrolnik poštarine zaključiti i predati ga zajedno s dostavnom knjigom za poštu namješteniku organa uprave i organizacije odgovornom za financijsko-materijalno poslovanje radi kontrole i odobrenja novih iznosa za poštarinu. Pisarnice organa uprave ili organizacije koje upotrebljavaju stroj za frankiranje ne trebaju voditi kontrolnik poštarine. Pravdanje utroška poštarine, u tom slučaju, vrši se na način odreñen propisima o financijsko-materijalnom poslovanju uprave i organizacije. 6.6.3. DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTO Svi akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim državnim organima, trgovačkim društvima, drugim pravnim osobama i fizičkim osobama u istom mjestu, gdje je sjedište organa uprave ili organizacije koja vrši otpremu, upisuju se u dostavnu knjigu za mjesto (obrazac br. 10) i otpremaju se putem dostavljača. Radi potpune evidencije o svim otpremljenim aktima treba u ovu knjigu upisati i pozive kao i pošiljke koje će se strankama uručiti preko dostavnice.U tom slučaju stavit će se preko rubrike 7 i 8 dostavne knjige za mjesto riječ “Poziv” ili “Dostavnicom”. Prijem pošiljke stranka će potvrditi samo na dostavnici. 6.7. RAZVOðENJE AKATA U URUDŽBENOM ZAPISNIKU ODNOSNO UPISNIKU PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA

Poslije izvršenog otpremanja vrši se razvoñenje akata u upisniku predmeta upravnog postupka odnosno urudžbenom zapisniku prema uputama dobivenim od referenta. Izuzetno prije otpremanja akata treba razvesti sve one akte koji su riješeni “izvorno”, tj.u produženju akta bez primjerka za arhivu. Razvoñenje ostalih akata (akti predmeta neupravnog postupka) vrši se na taj način da se u rubriku 7 urudžbenog zapisnika upisuje datum razvoda, a u rubriku 8 urudžbenog zapisnika upisuju oznake koje će omogućiti da se svaki akt brzo može pronaći i to:

44

1) “a/a” - ako je rad na predmetu potpuno dovršen i treba ga staviti u arhivu. Ako predmet treba čuvati, stavlja se “a/a - 10 godina” ili “a/a - trajno kao arhivska graña”; 2) “R” (rok) i datum do kada se pretpostavlja da će se po traženju postupiti ili kad predmet treba ponovo uzeti u rad (na primjer:”R - 30 IX 1999”); 3) ako se akt ustupa unutrašnjoj organizacijskoj jedinici istog organa (“presigniranje”), stavit će se u ovu rubriku oznaka unutrašnje organizacijske jedinice kojoj se akt privremeno ustupa i datum do kojeg se ustupa (nakon vraćanja predmeta ova se oznaka briše); 4) ako se vrši razvoñenje akta koji se rješava “izvorno” treba u ovu rubriku staviti najprije ozanku “Izvorno” a ispod toga točan naziv i sjedište organa kome je akt otpremljen (dostavljen na daljni postupak). Datum i oznake upisuju se kronološkim redom u rubrike 7 i 8 urudžbenog zapisnika. Razvoñenje akata predmeta upravnog postupka vrši se na isti način kao i razvoñenje akata predmeta neupravnog postupka, ali bez datuma razvoñenja. Poslije izvršenog razvoñenja, akti koje treba staviti u rokovnik predmeta odnosno arhivirati, predaju se neposredno namješteniku pisarnice koji te poslove obavlja.

6.8. ROKOVNIK PREDMETA

Predmeti za koje je odreñeno da se drže u evidenciji pisarnice do odreñenog roka stavljaju se u rokovnik predmeta. Rokovnik predmeta sastoji se od fascikala. U ove fascikle stavljaju se predmeti prema datumu roka iz tekućeg mjeseca. Za predmete s datumima rokova iz slijedećih mjeseci osniva se poseban fascikl “razni rokovi”. Svi predmeti, bez obzira na datume rokova, moraju biti složeni u ovom fasciklu po prva tri broja klasifikacijske oznake. Rokovi u rokovniku mogu biti: 1. tekući rokovi su rokovi unutar mjeseca u kojem se radi, a oni mogu biti: a) dnevni rokovi su svaki dan u mjesecu; b) okrugli rokovi su svaki peti dan u mjesecu; 2. ostali rokovi – izvan mjeseca u kojem se trenutno obavljaju poslovi. Umjesto fascikla, za rokovnik predmeta mogu se koristiti ormari s pregradama ili pretinci ili ladice. Na dan roka uzimaju se iz rokovnika predmeta svi predmeti i predaju u rad odgovarajućim unutrašnjim organizacionim jedinicama preko interne dostavne knjige. Ako dan roka pada u nedjelju ili državni praznik, predmete treba predati u rad jedan dan ranije. Ako se naknadni akt u vezi s pojedinim predmetom koji se nalazi u rokovniku, primi prije označenog roka, treba ga združiti i odmah dostaviti u rad odgovarajućoj jedinici.

45

Rokovnik predmeta može se takoñer koristiti i kao podsjetnik za pravovremeno vršenje drugih obaveza i poslova koje organ uprave i organizacija redovno vrši u naprijed odreñenim rokovima (na primjer, podnošenje redovnih izvještaja i sl.)

6.9. STAVLJANJE PREDMETA U ARHIVU I ČUVANJE

Riješeni predmeti stavljaju se u arhivu i u njoj čuvaju. Unutrašnja organizacijska jedinica organa uprave ili organizacije, koje vode posebne urudžbene zapisnike odnosno upisnike predmeta upravnog postupka, mogu držati dovršene predmete u svojoj pisarnici najduže dvije godine, poslije kojeg roka su dužne te predmete zajedno s odgovarajućim urudžbenim zapisnicima odnosno upisnicama predmeta upravnog postupka i drugim pomoćnim knjigama predati na daljnje čuvanje arhivi pisarnice organa uprave ili organizacije.Za držanje duže od dvije godine potrebno je odobrenje rukovodioca organa uprave ili organizacije. Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,riješeni predmeti snimaju se na mikrofilm i čuvaju u obliku “jacketa” i mikrofilmske role,dislocirano od pisarnice, u drugoj zgradi. U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrñeno propisom o izlučivanju arhivske grañe. Na čuvanje mikrofilmskih rola i “jacketa” (džekita) primjenjuju se propisi o čuvanju arhivske grañe.

6.9.1. POSTUPAK PRIJE STAVLJANJA U ARHIVU

Prije stavljanja u arhivu, treba u svakom predmetu kronološkim redom složiti urudžbene brojeve i priloge i tom prilikom provjeriti da li je predmet dovršen, da li se u predmetu ne nalaze neki prilozi i dokumenti koje je trebalo vratiti strankama ,da li uz njih nisu greškom pripojeni neki drugi predmeti odnosno njihovi pojedini akti ili prilozi itd. Ako su omoti spisa obimnijih predmeta oštećeni, predmete treba prije stavljanja u arhivu staviti u nove omote spisa. 6.9.2. ARHIVIRANJE PREDMETA

Namještenici i službenici unutrašnjih organizacijskih jedinica organa uprave ili organizacija dužni su dovršene predmete odmah vratiti pisarnici, ako nije drugačije odreñeno. Dovršeni predmeti odlažu se u arhivu po klasifikacijskim oznakama. Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata za pojedini organ uprave odnosno organizacije utvrñuje rukovodilac organa uprave odnosno organizacije na osnovi Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata.

46

Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata treba da bude sastavljen tako da obuhvaća sve poslove iz djelokruga organa uprave. S planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata moraju biti upoznati svi referenti kao i namještenici pisarnice. Klasifikacijske oznake i brojčane oznake se u toku godine ne smiju mijenjati ni brisati,ali se mogu dodavati nove, ako to iziskuju promjene nastale u vezi organizacije i nadležnosti organa uprave. 6.9.3. SREðIVANJE I ČUVANJE PREDMETA U ARHIVI

Za svaku klasifikacijsku oznaku treba predvidjeti u arhivi, u pravilu, poseban fascikl u kome će se predmeti slagati po broju predmeta unutar dosijea. U arhivi se posebno odlažu predmeti neupravnog postupka, a posebno predmeti upravnog postupka. Na svaki fascikl stavlja se naziv organa uprave ili organizacije i klasifikacijska oznaka. Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici odnosno upisnici predmeta upravnog postupka i druge evidencije, kao i ostali materijali organa uprave ili organizacija, moraju se čuvati u sreñenom stanju do predaje nadležnom arhivu ili do uništenja. Predmeti odreñenog stupnja povjerljivosti čuvaju se odvojeno od običnih predmeta i to na način koji osigurava čuvanje njihove povjerljivosti po mogućnosti u željeznom ormaru ili blagajni. 6.9.4. RUKOVANJE PREDMETIMA STAVLJENIM U ARHIVU

Predmetima stavljenim u arhivu rukuje odreñeni namještenik pisarnice. Ako predmet stavljen u arhivu treba priključiti aktima primljenim poslije njegovog arhiviranja, predmet će se izdati bez potvrde. U svim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz potvrdu (“revers”). Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, urudžbeni broj, datum uzimanja predmeta, rok vraćanja predmeta i potpis referenta koji preuzima predmet uz oznaku unutrašnje organizacione jedinice u kojoj radi. Potvrda se drži u posebnom fasciklu, a po povratku predmeta potvrda se vraća referentu. Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati osobama izvan organa uprave ili organizacije samo uz pismeno odobrenje nadležnog rukovodioca. Izdavanje i ovjeravanje prijepisa akta, uvjerenja, dokumenata i slično, grañanima i drugim strankama vrši se prema postojećim propisima.

47

6.9.5. ARHIVSKA KNJIGA

Pisarnice organa uprave i organizacija dužne su voditi arhivsku knjigu (obrazac br. 12) kao i opći inventarni pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz ranijih godina. Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na slijedeći način: 1) u rubriku “redni broj” stavlja se redni broj pod kojim se odreñeni arhivski materijal upisuje u arhivsku knjigu. Redni brojevi produžavaju se bez obzira na godinu u kojoj se vrši upis, pa se arhivska knjiga krajem kalendarske godine ne zaključuje; 2) u rubriku “datum upisa” stavlja se datum kada se arhivski materijal upisuje u arhivsku knjigu; 3) u rubriku “godina” stavlja se godina na koju se odnosi arhivski materijal koji se upisuje u arhivsku knjigu; 4) u rubriku “opis” stavlja se oznaka iz čega se sastoji arhivski materijal. Tako na primjer, ako upisujemo arhivski materijal organa uprave i organizacije iz 1998. (a to je pretpostavimo prvi arhivski materijal tog organa uprave i organizacije koji se upisuje u arhivsku knjigu), upis u ovu rubriku izvršit će se na slijedeći način: - urudžbeni zapisnik -knjiga - registar za urudžbeni zapisnik - knjiga - upisnik predmeta upravnog postupka - knjiga - registar uz upisnik predmeta upravnog postupka - knjiga - akti predmeta neupravnog postupka - fascikl

- kartica poreskih obveznika - kutija, itd; 5) u rubriku “ukupni broj” stavlja se količina odgovarajućeg dijela arhivskog materijala. Tako na primjer, ako urudžbeni zapisnik ima 5 knjiga upisuje se brojka 5; ako predmet upravnog postupka ima 75 dosijea, upisuje se brojka 75, itd; 6) u rubriku “primjedba” upisuju se olovkom podaci o mjestu gdje se drži i čuva odnosni arhivski materijal (na primjer: broj sobe, ormara i sl.). Ovi podaci upisuju se olovkom kako bi se mogli brisati,ukoliko doñe do smještavanja arhivskog materijala u druge prostorije. Ako se arhivski materijal predaje na čuvanje nadležnom arhivu ili drugom organu ili se uništava, broj akta o predaji i naziv nadležnog arhivaili drugog organa kome se predaje,odnosno broj akta o uništenju, upisuje se tintom. Na svaki dio arhivskog materijala stavlja se oznaka rednog broja arhivske knjige pod kojom je arhivski materijal upisan u tu knjigu. Tako na primjer, ako je arhivski materijal organa uprave i organizacije za 1998. godinu upisan u arhivsku knjigu pod rednim brojem 1, na svaki dio tog arhivskog materijala stavlja se oznaka “upisano u arhivsku knjigu pod red. brojem 1”. Pisarnice organa uprave dužne su voditi evidenciju mikrofilmskih rola i evidencije mikrofilmskog snimanja. S fotokopiranim ili na drugi način reproduciranim arhivskim materijalima, postupa se isto kao i sa pisanim arhivskim materijalima.

48

7. PRILOZI: PROPISI U SVEZI UREDSKOG POSLOVANJA

UREDBA O SADRŽAJU NAZIVA TIJELA DRŽAVNE UPRAVE,

LOKALNE I MJESNE SAMOUPRAVE (NN br. 25/94.)

OPĆA ODREDBA

Članak 1.

Ovom Uredbom propisuje se sadržaj natpisne ploče, zaglavlja akata i pečata ministarstava, državnih upravnih organizacija, županijskih ureda, ureda župana i tijela jedinica lokalne i mjesne samouprave. II. SADRŽAJ NATPISNE PLOČE, ZAGLAVLJA AKATA I PEČATA

a) Ministarstva i državne upravne organizacije

Članak 2. Natpisna ploča ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska” i naziv ministarstva. Natpisna ploča upravne organizacije u sastavu ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv ministarstva u čijem je sastavu upravna organizacija i naziv upravne organizacije. Natpisna ploča državne upravne organizacije sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska” i naziv državne upravne organizacije.

Članak 3. Zaglavlje akta ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv ministarstva, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta upravne organizacije u sastavu ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv ministarstva, naziv upravne organizacije, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta državne upravne organizacije sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv državne upravne organizacije, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Iznimno, zaglavlje akta ministarstva ili državne uprevne organizacije ne sadrži grb Republike Hrvatske kada je grb Republike Hrvatske otisnut na propisanom obrascu akta.

Članak 4. Akti ministarstava, upravnih organizacija i državnih upravnih organizacija sadrže pečat s grbom Republike Hrvatske.

b) Županijski uredi

Članak 5. Natpisna ploča županijskih ureda koji imaju zajedničko sjedište sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, riječi: “Županijski uredi” i sjedište. Iznimno natpisna ploča županijskog ureda, koji nema zajedničko sjedište s drugim županijskim uredima sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv županijskog

49

ureda i sjedište. Natpisna ploča ispostave sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv županijskog ureda, riječ: “Ispostava” i sjedište. Natpisna ploča ispostave županijskog ureda na području kotara s posebnim samoupravnim položajem, osim dijelova iz stavka 3. ovog članke. iza naziva županije sadrži naziv kotara. Grb Republike Hrvatske u natpisnoj ploči propisanoj stavkom 1., 2. i 3. ovog članka stavlja se na sredini iznad naziva: “Republika Hrvatska”.

Članak 6. Zaglavlje akta županijskog ureda sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv županijskog ureda, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta ispostave sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv županijskog ureda, riječ: “Ispostava”, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta ispostave županijskog ureda na području kotara s posebnim samoupravnim položajem, osim dijelova iz stavka 2. ovog članka, iza naziva županije sadrži naziv kotara. Iznimno, zaglavlje akta županijskog ureda ne sadrži grb Republike Hrvatske kada je grb Republike Hrvatske otisnut na propisanom obrascu akta (npr. obrazac rodnog lista i dr.). Akti županijskih ureda sadrže pečat s grbom Republike Hrvatske.

c) Tijela jedinica lokalne samouprave

Članak 7. Natpisna ploča županije sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, tijela županije (županijska skupština i županijsko poglavarstvo) i sjedište. Natpisna ploča grada sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv grada, tijela grada (gradsko vijeće i gradsko poglavarstvo) i sjedište. Natpisna ploča općine sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv općine, tijela općine (općinsko vijeće i općinsko poglavarstvo) i sjedište. Natpisna ploča kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, tijela kotara (skupština kotara, izvršno vijeće skupštine kotara) i sjedište. Natpisna ploča grada u sastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv grada, tijela grada (gradsko vijeće, gradsko poglavarstvo, i sl.) i sjedište. Natpisna ploča općine u sastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv općine, tijela općine i sjedište.

Članak 8. Zaglavlje akta županije kao jedinice lokalne samouprave sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv tijela županije (županijska skupština, županijsko poglavarstvo, upravni odjel, služba, župan, podžupan), klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta grada sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv grada, naziv tijela grada (gradsko vijeće, gradsko poglavarstvo, upravni odjel, gradska služba, gradonačelnik). klasifikacijsku ozneku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta općine sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv općine, naziv tijela općine (općinsko vijeće, općinsko poglavarstvo, upravni odjel, služba, načelnik), klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv tijela, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta.

50

Zaglavlje akta grada i općine u sastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv grada odnosno općine, naziv tijela grada odnosno općine, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Akti tijela županije, grada, općine, kotara s posebnim samoupravnim položajem, grada i općina u sastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrže pečat s grbom Republike Hrvatske.

Članak 9. Jedinice lokalne samouprave (županije, gradovi, općine), te kotari s posebnim samoupravnim položajem mogu u skladu sa zakonom koristiti u sadržaju natpisne ploče, u zaglavlju akta i u sadržaju pečata grb jedinice lokalne samouprave. Grb jedinice lokalne samouprave stavlja se ispred naziva jedinice lokalne samouprave.

d) Tijela mjesne samouprave

Članak 10. Natpisna ploča mjesnog odbora sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije. grada odnosno općine, mjesnog odbora, tijela mjesnog odbora i sjedište. Zaglavlje akta mjesnog odbora sadrži iste elemente kao i natpisna ploča, te oznaku. mjesto i datum izrade akta.

Članak 11. Natpisna ploča gradskog kotara sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv “Republika Hrvatska”, naziv županije, grada, gradskog kotara, tijela gradskog kotara i sjedište. Zaglavlje akta gradskog kotara sadrži iste elemente kao i natpisna ploča, te oznaku, mjesto i datum izrade akta.

Članak 12. Natpisna ploča gradske četvrti u Gradu Zagrebu sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv: “Grad Zagreb”, naziv gradske četvrti i sjedište. Zaglavlje akta gradske četvrti sadrži iste elemente kao i natpisna ploča, te oznaku, mjesto i datum izrade akta.

Članak 13. Akti tijela mjesne samouprave sadrže pečat bez grba Republike Hrvatske.

e) Natpisne ploče

Članak 14. Naziv tijela državne uprave i lokalne samouprave ispisuje se na natpisnoj staklenoj ploči četverokutnog oblika. širine 60 cm i visine 40 cm s uskim zlatnim rubom udaljenim 1 cm od ruba ploče. Tekst mora biti tiskan velikim slovima u zlatnoj boji na crnoj podlozi. Natpisna ploča tijela državne uprave smještena je s desne strane glavnog ulaza u zgradu. Natpisna ploča tijela jedinica lokalne samouprave smještena je s desne strane glavnog ulaza u zgradu. Natpisne ploče tijela jedinica lokalne samouprave smještene su s lijeve strane glavnog ulaza u zgradu ako imaju zajedničko sjedište s tijelima državne uprave.

Članak 15.

51

Naziv tijela mjesne samouprave ispisuje se na natpisnoj staklenoj ploči četverokutnog oblika. širine 45 cm i visine 25 cm s uskim zlatnim rubom udaljenim 1 cm od ruba ploče. Tekst mora biti tiskan velikim slovima u zlatnoj boji na crnoj podlozi. Natpisna ploča tijela mjesne samouprave smještena je s desne strane glavnog ulaza u zgradu. Natpisne ploče tijela mjesne samouprave smještene su s lijeve strane glavnog ulaza u zgradu kada imaju zajedničko sjedište s tijelima lokalne samouprave.

Članak 16. Izgled i smještaj natpisnih ploča tijela državne uprave te tijela lokalne i mjesne samouprave na zgradama koje su spomenici kulture odreñuje se sukladno propisima o zaštiti spomenika kulture.

Članak 17. Sadržaj natpisne ploče, zaglavlja akta i pečata tijela jedinica lokalne i mjesne samouprave u kojima je, uz hrvatski jezik i latinično pismo, utvrñena službena uporaba jezika i pisma etničke i nacionalne zajednice ili manjine, ispisuje se na ptsmu i jeziku etničke i nacionalne zajednice ili manjine ispod teksta na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu. Iznimno od odredbe članka 14. stavka 1. i članka 15. stavka 1. ove Uredbe, kada to tehnički razlozi zahtijevaju, veličinu natpisne ploče tijela jedinice lokalne i mjesne samouprave iz stakva 1. ovog članka, svojim će aktom odobriti ministar uprave.

Članak 18. Odredbe Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske (“Narodne novine”. broj 32/77) i Pravilnika za primjenu Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske (“Narodne novine”, broj 35/78) primjenjuju se na odgovarajući način u postupku stavljanja izvan uporabe pečata tijela jedinica lokalne samouprave radi istrošenosti ili promjene naziva te prijave nestanka pečata. III. PRIJELAZNE I ZAKLJUČNE ODREDBE

Članak 19. Ministar uprave donijet će naputak za provedbu ove Uredbe u roku od 90 dana od dana stupanja na snagu ove Uredbe.

Članak 20. Ova Uredba stupa na snagu danom objave u “Narodnim novinama”.

52

NAPUTAK ZA PROVEDBU UREDBE O SADRŽAJU NAZIVA TIJELA DRŽAVNE UPRAVE, LOKALNE I MJESNE SAMOUPRAVE

(NN br. 61/94.) 1 Ovim Naputkom propisuje se način provedbe Uredbe o sadržaju naziva tijela državne uprave lokalne i mjesne samouprave (u daljnjem tekstu: Uredba). 2. Ministarstva, državne upravne organizacije, županijski uredi, uredi župana i tijela jedinica lokalne i mjesne samouprave (u daljnjem tekstu: tijela) dužna su sadržaj natpisnih ploča, zaglavlja akata i pečata ispisivati na način propisan ovim Naputkom. 3. U natpisnoj ploči tijela iz točke 2. ovog Naputka naziv toga tijela ispisuje se većim slovima u odnosu na ostali tekst. 4. U natpisnoj ploči upravne orgsnizacije u sastavu ministarstva, naziv upravne organizacije ispisuje se većim slovima od naziva ministarstva u čijem je sastavu. 5. Tekst natpisne ploče, zaglavlja akta i pečata na jeziku i pismu etničke i nacionalne zajednice ili manjine mora biti ispisan istom veličinom slova kao i tekst ispisan na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu. 5. Tekst natpisne ploče i pečata tijela ispisuje se vrstom slova: helvetika, svjetla i polucrna. 7. Ministarstvo uprave u okviru svojih nadzornih ovlasti prema Zakonu o sustavu državne uprave i drugim propisima poduzimat će zakonske mjere prema tijelima i čelnicima koji ne postupaju sukladno ovom Naputku. 8. Ovaj se Naputak ne odnosi na područne ustrojstvene jedinice državnih ministarstava. 9. U prilogu Naputka daju se primjeri grafičkih rješenja izgleda natpisnih ploča zaglavlja akata i pečata kao pojašnjenje tekstualnog dijela Naputka, odnosno načina ispisivanja njihovog sadržaja utvrñenog odredbama Uredbe. 10. Ovaj Naputak stupa na snagu osmog dana od dana objave u “Narodnim novinama”.

53

UREDBA O UPRAVNIM PRISTOJBAMA (NN br. 91/93.)

(odabrane odredbe)

Članak 1. Za spise i radnje pred organima državne uprave, diplomatskim, konzularnim i drugim predstavništvima Republike Hrvatske u inozemstvu, upravnim tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti, plaćaju se upravne pristojbe (u daljnjem tekstu: pristojbe) po ovoj Uredbi i Tarifi upravnih pristojbi.

Članak 2. Pristojbeni obveznik je osoba na zahtjev koje se pokreće postupak odnosno obavljaju radnje za koje je u Tarifi upravnih pristojbi propisano plaćanje pristojbe. Ako za isti spis ili radnju postoje dva ili više pristojbena obveznika, njihova je obveza solidarna. Ako više osoba podnosi zajednički zahtjev, plaća se jedna pristojba, ako je taj zahtjev u nedjeljivom interesu svih podnositelja.

Članak 3. Pristojbena obveza nastaje u času predaje zahtjeva za izdavanje rješenja ili druge isprave odnosno, u času podnošenja podneska.

Članak 4. Pristojbe se plaćaju u času nastanka pristojbene obveze, ako za pojedine slučajeve nije propisano drukčije.

Članak 5. Ako je Tarifom upravnih pristojbi propisano da se pristojba plaća prema vrijednosti predmeta, kao osnovica za utvrñivanje pristojbe uzima se vrijednost označena u podnesku ili ispravi, ili vrijednost utvrñena na način propisan u Tarifi upravnih pristojbi.

Članak 6. U rješenju ili drugoj ispravi za koju je pristojba plaćena naznačuje se da je pristojba plaćena, u kojem iznosu i po kojem tarifnom broju.

Članak 7. Podnesci i drugi spisi, za koje nije plaćena pristojba ili je nedovoljno plaćena ne primaju se neposredno od stranke, dok stranka pravilno ne plati pristojbu na podnesak. Ako podnesak ili drugi spis, za koji nije plaćena pristojba ili je nedovoljno plaćena, stigne poštom, organ nadležan za odlučivanje po zahtjevu pozvat će pristojbenog obveznika pismenom opomenom da u roku 15 dana od dana primitka opomene plati redovnu pristojbu i pristojbu za opomenu. Ako pristojbeni obveznik uplati pristojbu iz stavka 2. ovoga članka, smatra se da je pristojba bila od početka uredno plaćena.

54

Ako pristojbeni obveznik ne plati dužnu pristojbu, naplata pristojbe izvršit će se prije uručenja zatraženog rješenja ili druge isprave, odnosno prije prve obavijesti pristojbenom obvezniku o izvršenju tražene radnje.

Članak 8. Od plaćanja pristojbi osloboñeni su: - Republika Hrvatska, jedinice lokalne samouprave i uprave i njihova tijela. - Organizacije iz oblasti prosvjete, znanosti, kulture, zdravstva, socijalne zaštite, skrbi i humanitarne organizacije, u obavljanju svoje djelatnosti. - Invalidske i slične organizacije, u obavljanju svoje djelatnosti. Gradani slabog imovnog stanja, čiji ukupni prihod, uključujući i članove njihove obitelji u prethodnoj godini ne prelazi po članu obitelji 50% od prosječne minimalne plaće u Republici Hrvatskoj. Strani državljanin za vizu i za odobrenje za produženi boravak u Republici Hrvatskoj, koji kao hrvatski stipendisti dolaze u Republiku Hrvatsku radi školovanja i usavršavanja, kao i državljani onih zemalja s kojima je Republika Hrvatska zaključila odnosno preuzela ugovor o ukidanju viza ili pristojbi na vize.

Članak 9. Pristojbe ne plaćaju se za sljedeće spise i radnje: - Prijedloge, prijave i druge podneske i druge predstavke u općem interesu, - Molbe za pomilovanja i rješenja o tim molbama, - Spise i radnje u postupku pribavljanja dokaza o slabom imovnom stanju radi oslobañanja od plaćanja pristojbe, - Spise i radnje u postupku za povrat više plaćenih obveza, Spise i radnje u postupku za ispravljanje grešaka u rješenjima, ispravama i službenim evidencijama, - Spise i radnje u postupku sastavljanja i ispravljanja biračkih spiskova, - Spise i radnje za upis u knjigu državljana i matične knjige, - Spise i radnje u postupku usvojenja i postavljanja staratelja, - Sve prijave i prilozi za razrez poreza, pristojba,ovjeru poslovnih knjiga i računa i sličnih obveza te poreznih osloboñenja i olakšica, - Spise i radnje u postupku denacionalizacije imovine i komasacije, - Sve spise i radnje za ostvarivanje prava iz mirovinskog, invalidskog i zdravstvenog osiguranja te socijalne skrbi, - Spise i radnje u svezi sa školovanjem učenika i studenata, osim taksa za svjedodžbu po završenom školovanju ili diplomu, - Spise i radnje u svezi sa zasnivanjem radnog odnosa i ostvarivanjem prava u svezi s radnim odnosom, - Spise i radnje u svezi s pomorskim i brodarskim knjižicama i sve upise u njih, - Spise i radnje u svezi s primanjem poklon-paketa i darova od dobrotvornih organizacija iz inozemstva, - Spise i radnje u svezi s reguliranjem prava i dužnosti iz oblasti obrane, - Spise i radnje u postupku izdavanja osobne iskaznice hrvatskih državljana i osobne karte za stranca koja se izdaje strancu s trajnim nastanjenjem, - Spise i radnje u svezi sa zaštitom spomenika kulture, - Podnesci upućeni organima za predstavke i pritužbe i državnom odvjetništvu. - Spise i radnje u postupku za pogreb umrlih osoba, - Spise i radnje u svezi s popravkom i održavanjem stambenih zgrada i stanova, - Spise i radnje u neposrednoj svezi s radom novinara, fotoreportera i snimatelja, - Spise i radnje koji se vode po službenoj dužnosti, - Spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na doplatak za djecu,

55

- Prijave i odjave prebivališta osoba, boravišta i adrese stanovanja osoba, - Spise i radnje u postupku prodaje stanova na kojima postoji stanarsko pravo.

Članak 10. Strani državljani sa trajnim nastanjenjem u Republici Hrvatskoj imaju ista prava i obveze po propisima o pristojbama kao i hrvatski državljani.

Članak 11. U ispravama koje se izdaju bez pristojbe mora se naznačiti u koju se svrhu izdaju i na osnovi kojeg propisa su osloboñene od pristojbe. Ove isprave mogu se upotrijebiti u druge svrhe kada za njih bude plaćena odgovarajuća pristojba.

Članak 12. Osoba koja je platila pristojbu koju nije bila dužna platiti ili za radnju koju organ nije izvršio, ima pravo na povrat više plaćene pristojbe. Postupak za povrat pristojbe pokreće se na zahtjev stranke. O zahtjevu za povrat pristojbe rješava organ za čiji je rad plaćena pristojba. O zahtjevu za povrat pristojbe kod pravnih osoba s javnim ovlastima rješava uprava prihoda.

Članak 13. Od pristojbenog obveznika, koji pristojbu ne plati u propisanom roku, pristojba se naplaćuje prisilno po propisima o prisilnoj naplati neposrednih poreza od pravnih i fizičkih osoba.

Članak 14. Pravo na naplatu pristojbe zastarijeva za dvije godine nakon isteka godine u kojoj je pristojbu trebalo naplatiti, a pravo na povrat pristojbe zastarijeva za dvije godine nakon isteka godine u kojoj je pristojba više plaćena. Tijek zastare prava na naplatu pristojbe prekida se svakom službenom radnjom nadležnog organa izvršenom radi naplate, koja je stavljena do znanja pristojbenom obvezniku. Tijek zastare prava na povrat pristojbe prekida se svakom radnjom pristojbenog obveznika poduzetom kod nadležnog organa radi povrata pristojbe. U svakom slučaju, zastara nastupa nakon isteka pet godina od dana kada je prvi puta počela teći.

Članak 15. Unutarnju kontrolu primjene propisa o pristojbama obavlja svaki organ u obavljanju svoje djelatnosti.

Članak 16. Pristojbe se plaćaju u upravnim biljezima emisije Republike Hrvatske. Izuzetno od stavka 1. ovoga članka pristojbe se plaćaju u gotovom novcu: - ako pristojba iznosi više od 30.000 kuna - ako je propisano da se pristojba plaća u gotovom novcu bez obzira na iznos pristojbe.

Članak 17.

56

Konzularne pristojbe plaćaju se kod diplomatskih i konzularnih predstavništava Republike Hrvatske u inozemstvu u stranoj valuti prema sjedištu diplomatskog odnosno konzularnog predstavništva. Ako u Tarifi upravnih pristojba nije obuhvaćena strana valuta prema sjedištu diplomatskog odnosno konzularnog predstavništva, visina konzularne pristojbe odreñuje se prema odnosu DEM. Rješenje o povratu konzularnih pristojbi donosi šef diplomatskog odnosno konzularnog predstavništva u inozemstvu i izvršava ga na teret tekućih prihoda od konzularnih pristojbi.

Članak 18. Pristojbeni obveznik, koji iz inozemstva traži da mu organ uprave Republike Hrvatske izvrši rad za koji se plaća pristojba, plaća pristojbu u stranoj valuti.

Članak 19. Pristojbe su prihod Proračuna Republike Hrvatske.

Članak 20. Izdavanje, raspačavanje, povlačenje iz upotrebe i zamjena upravnih biljega ureñuje se aktom ministra financija.

Članak 21. Poništavanje upravnih biljega koji se lijepe na podnesak obavlja organ nadležan za prijem podneska, a u ostalim slučajevima organ koji donosi ili uručuje stranci rješenje ili drugu ispravu za koju se plaća pristojbu. Upravni biljezi poništavaju se pečatom organa ili na drugi odgovarajući način.

Članak 22. Ovlaštenje za maloprodaju upravnih biljega pravnim i fizičkim osobama izdaje ministar financija. Ministar financija odreñuje proviziju od prodaje upravnih biljega u maloprodaji.

Članak 23. Pristojbe se plaćaju po sljedećoj tarifi: TARIFE UPRAVNIH PRISTOJBI u nastavku članka 23.

.... Članak 24.

Za spise i radnje za koje je pristojbena obveza nastala do dana stupanja na snagu ove Uredbe naplatit će se pristojba koja je bila propisana u času nastanke pristojben obveze.

Članak 25. Izuzetno od odredbi članka 19. ove Uredbe, u 1993. godini, pristojbe plaćene u gotovom novcu za spise i radnje, osim pred republičkim organima, diplomatskim, konzularnim i drugim predstavništvima Republike Hrvatske u inozemstvu, prihod su proračuna dosadašnje općine na području koje je sjedište organa za čiji je rad plaćena pristojba. Izuzetno od odredbe članka 19. ove Uredbe, u 1993. godini, prihod od pristojbi koji je ostvaren prodajom upravnih biljega, pripada dosadašnjoj općini na području koje izvršena prodaja

57

upravnih biljega i Proračunu Republike Hrvatske u jednakim dijelovima, bez obzira kod kojeg s organa upotrijebljeni biljezi.

Članak 26. Danom stupanja na snagu ove Uredbe prestaje vrijediti Uredba o administrativnim taksama ("Narodne novine", br. 40/92).

Članak 27. Propisi doneseni za provedbu Uredbe o administrati nim taksama ("Narodne novine", br. 40/92) ostaju na snazi do donošenja propisa iz članka 20. i 22. ove Uredbe.

Članak 28. Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u "Narodnim novinama".

58

ZAKON O SUSTAVU DRŽAVNE UPRAVE (NN br. 75/93.)

I. OSNOVNE ODREDBE

Članak 1.

Poslovi državne uprave su neposredna provedba zakona, donošenje propisa za njihovu provedbu, obavljanje upravnog nadzora te drugi upravni i stručni poslovi. Poslovi državne uprave ureñuju se zakonom.

Članak 2. Poslove državne uprave obavljaju tijela državne uprave. Posebnim zakonom odreñeni poslovi državne uprave mogu se prenijeti tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave ili drugim pravnim osobama koje na temelju zakona imaju javne ovlasti (u tekstu koji slijedi: pravne osobe koje imaju javne ovlasti).

Članak 3. Tijela državne uprave su ministarstva, državne upravne organizacije i županijski uredi, odnosno gradski uredi Grada Zagreba (u tekstu koji slijedi: tijela državne uprave). Poslove državne uprave u prvom stupnju obavljaju županijski uredi, odnosno gradski uredi Grada Zagreba (u tekstu koji slijedi: gradski uredi), ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.

Članak 4. Za obavljanje zakonom odreñenih poslova državne uprave mogu se u županiji, gradu i općini osnivati područne jedinice ministarstava, odnosno državnih upravnih organizacija.

Članak 5. Za obavljanje odreñenih poslova državne uprave iz nadležnosti županijskih, odnosno gradskih ureda mogu se u gradu odnosno u općini osnivati ispostave.

Članak 6. Ministri, njihovi zamjenici, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani, podžupani, gradonačelnik Grada Zagreba i njegovi zamjenici dužnosnici su Republike Hrvatske.

Članak 7. Poslove državne uprave u tijelima državne uprave obavljaju državni službenici, koji se imenuju na temelju javnog natječaja, ako zakonom nije što drugo odreñeno. Opće, tehničke i pomoćne poslove u tijelima državne uprave obavljaju namještenici.

Članak 8. Pripadnicima etničkih ili nacionalnih zajednica ili manjina iz članka 18 stavka 1. Ustavnog zakona o ljudskim pravima i slobodama i o pravima etničkih i nacionalnih zajednica ili manjina u Republici Hrvatskoj osigurava se zastupljenost u ministarstvima i državnim upravnim organizacijama, vodeći računa o njihovom ukupnom udjelu u stanovništvu Republike Hrvatske, a

59

u županijskim, odnosno gradskim uredima vodeći računa o njihovom ukupnom udjelu u stanovništvu županije, odnosno Grada Zagreba. Vlada Republike Hrvatske (u tekstu koji slijedi: Vlada) nadzire provedbu zastupljenosti pripadnika etničkih ili nacionalnih zajednica ili manjina u tijelima državne uprave.

Članak 9. Vlada usklañuje i nadzire obavljanje poslova državne uprave.

Članak 10. Sredstva za rad tijela državne uprave osiguravaju se u državnom proračunu.

Članak 11. Sredstva za obavljanje poslova državne uprave prenijetih tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti, osiguravaju se u skladu s posebnim zakonom kojim su te ovlasti prenijete.

Članak 12. Rad tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave je javan. Javnost se može iskljućiti samo izuzetno, u slučajevima predviñenim zakonom.

Članak 13. Štetu koja grañaninu, pravnoj osobi ili drugoj stranci nastane nezakonitim ili nepravilnim radom tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave, naknañuje Republika Hrvatska.

Članak 14. U obavljanju poslova iz svog djelokruga tijela državne uprave samostalna su u granicama zakonskih ovlasti.

Članak 15. Protiv pojedinačnih akata, radnji i mjera tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave, donijetih u prvom stupnju, može se podnijeti žalba a u slučaju da žalba nije dopuštena za tražiti sudska zaštita.

II. POSLOVI DRŽAVNE UPRAVE 1. Neposredna provedba zakona i drugih propisa

Članak 16.

Tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravne osobe koje imaju javne ovlasti neposredno primjenjujući zakone i drugi propise, rješavaju u upravnim stvarima, vode propisane očevidnike, izdaju uvjerenja i druge potvrde te obavljaju i druge upravne stručne poslove.

60

2. Donošenje provedbenih propisa Članak 17.

Ministri i ravnatelji državnih upravnih organizacija donose pravilnike, naredbe i naputke za provedbu zakona i drugih propisa kad su na to izrijekom ovlašteni, u granicama date ovlasti.

Članak 18. Pravilnikom se potanje razrañuju pojedine odredbe zakona radi njihove primjene. Naredbom se nareñuje ili zabranjuje odreñeno postupanje. Naputkom se propisuje način rada u tijelima državne uprave, tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave pravnim osobama koje imaju javne ovlasti. Pravilnici, naredbe i naputci objavljuju se u "Narodnim novinama", a stupaju na snagu najranije osmoga dana od dana objave, ako tim propisima nije izuzetno odreñn da zbog naročito važnih razloga stupaju na snagu danom objave.

3. Provedba upravnog nadzora Članak 19.

U provedbi upravnog nadzora tijela državne uprave nadziru provedbu zakona i drugih propisa te zakonito rada i postupanja tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave te pravnih osoba koje ima javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave.

Članak 20. U provedbi upravnog nadzora, tijela državne uprave nadziru osobito : 1. zakonitost rada i postupanja, 2. rješavanje u upravnim stvarima, 3. djelotvornost, ekonomičnost i svrhovitost rada u obavljanju poslova državne uprave, 4. svrhovitost unutarnjeg ustrojstva i osposobljenost službenika i namještenika za obavljanje poslova državne uprave te 5. odnos službenika i namještenika prema grañanima i drugim strankama.

Članak 21. Ako u provedbi upravnog nadzora tijela državne uprave ocijene da postoje odreñene nezakonitosti ili nepravilnosti u donošenju propisa odnosno općih akata, radu ili postupanju, da postoje nedostaci u rješavanju upravnih stvari, da je unutarnje ustrojstvo nesvrhovito, da ne zadovoljava stručna osposobljenost ili da ne postoji odgovarajući odnos službenika i namještenika prema strankama, poduzet će mjere iz svoje nadležnosti u svrhu otklanjanja uočenih nezakonitosti ili nepravilnosti, a osobito: 1. zahtijevati izvješća, podatke i druge obavijesti o obavljanju poslova državne uprave, 2. raspraviti stanje izvršavanja poslova državne uprave i predložiti mjere koje se moraju poduzeti radi izvršenja pojedinih poslova državne uprave, 3. pokrenuti postupak za utvrñivanje odgovornosti odgovarajućih službenika odnosno namještenika, 4. neposredno obaviti poslove u granicama svog djelokruga iz nadležnosti tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave, odnosno pravnih osoba s javnim ovIastima na njihov trošak, kad ocijene da se na drugi način ne može izvršiti zakon ili drugi propis, a tijelo državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, odnosno pravne osobe s javnim ovlastima nisu obavili odreñeni posao državne uprave u za to ostavljenom ili primjerenom roku. 5. poduzeti i druge mjere propisane posebnim zakonom.

Članak 22.

61

U granicama svog djelokruga: 1. ministarstva i državne upravne organizacije nadziru rad tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave, 2. županijski, odnosno gradski uredi nadziru rad tijela jedinica lokalne samouprave i uprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave na području županije odnosno Grada Zagreba. Nadležno ministarstvo može, u obavljanju poslova državne uprave koji su preneseni na tijela općine, odnosno grada davati općinskom načelniku, odnosno gradonačelniku opće i pojedinačne naredbe. Pojedinačnom naredbom ne može se odredivati način rješavanja odreñene, pojedinačne upravne stvari. Ministarstvo nadležno za poslove opće uprave može razriješiti općinskog načelnika, odnosno gradonačelnika ako učestalo ne postupaju po naredbama iz stavka 2. ovoga članka.

4. Posebne odredbe o inspekcijskom nadzoru Članak 23.

U provedbi inspekcijskog nadzora, u skladu s posebnim zakonom, provodi se izravan uvid u opće i pojedinačne akte, uvjete i način rada nadziranih pravnih i fizičkih osoba te poduzimaju zakonom i drugim propisima predviñene mjere da se ustanovljeno stanje i poslovanje uskladi sa zakonom i drugim propisima. Inspekcijski nadzor provode inspektori i drugi državni službenici ovlašteni za provedbu nadzora, kad je to odreñeno posebnim zakonom (u tekstu koji slijedi: inspektori).

Članak 24. Inspekcijske poslove u prvom stupnju obavljaju županijski odnosno gradski uredi, a u drugom stupnju ministarstva, ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno. Ministarstva mogu neposredno obavljati i inspekcijske poslove iz nadležnosti županijskih, odnosno gradskih ureda.

Članak 25. Inspektori imaju posebnu iskaznicu, kojom se dokazuje njihovo službeno svojstvo, identitet i ovlasti. Način voñenja očevidnika i obrazac iskaznice inspektora propisuje nadležni ministar.

Članak 26. Inspektori imaju pravo, u skladu sa zakonom i drugim propisima, pregledati i poslovne prostorije, poslovne spise, zgrade, predmete, robu i druge stvari kod nadziranih osoba, saslušati pojedine osobe u upravnom postupku, pregledati isprave na temelju kojih se može utvrditi identitet osoba, kao i obavljati druge radnje u skadu sa svrhom inspekcijskog nadzora.

Članak 27. Prilikom provoñenja inspekcijskog nadzora inspektori su dužni postupati tako da se ne ugrozi zakonom ili drugim propisom utvrñena tajna. Službenici tijela državne uprave, državnih tijela, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i drugih pravnih osoba dužni su inspektora upozoriti što se po propisima, odnosno po njihovim općim aktima smatra tajnom.

62

Članak 28. Ukoliko nañe da je povrijeñen zakon ili drugi propis, inspektor ima pravo i obvezu, u skladu sa zakonom i drugim propisima: 1. narediti otklanjanje utvrñenih nedostataka odnosno nepravilnosti u odredenom roku, 2. podnijeti prijavu nadležnom državnom tijelu zbog kaznenog djela, odnosno izreći zakonom ili drugim propisom utvrñenu prekršajnu kaznu, 3. poduzeti i druge mjere odnosno izvršiti druge radnje za koje je posebnim propisima ovlašten.

Članak 29. O izvršenom pregledu, utvrñenom stanju i poduzetim odnosno nareñenim mjerama i radnjama, inspektor sastavlja zapisnik. Primjerak zapisnika o inspekcijskom pregledu inspektor uručuje fizičkoj osobi ili službenoj osobi državnog tijela. tijela jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravne osobe. Inspektor vodi očevidnik o obavljenim inspekcijskim pregledima.

Članak 30. Ako utvrñeni nedostaci nisu otklonjeni u ostavljenom roku, inspektor je dužan poduzeti odgovarajuće mjere i radnje, u okviru svojih zakonom ili drugim propisom utvrñenih ovlasti.

Članak 31. Ako se inspektoru prilikom provoñenja inspekcijskog nadzora pruži fizički otpor, odnosno ako se takav otpor osnovano očekuje, inspektor može zatražiti pomoć ovlaštenih službenih osoba nadležne policijske uprave.

Članak 32. Inspektor je u obavljanju inspekcijskog nadzora odgovoran, ako propusti poduzeti, odnosno odrediti mjere ili radnje, koje je po zakonu ili drugim propisima bio dužan poduzeti, odnosno odrediti, ako prekorači svoje zakonske i drugim propisima utvrñene ovlasti, ako ne podnese prijavu, odnosno ne obavijesti nadležna državna tijela o utvrñenim nedostacima te u drugim slučajevima previñenim posebnim zakonom.

5. Drugi upravni i stručni poslovi a) Praćenje stanja

Članak 33. Tijela državne uprave prate stanje u okviru svog djelokruga prikupljanjem potrebnih podataka i obavijesti, izradom odgovarajućih stručnih podloga te na druge prikladne načine. Na temelju izrañenih stručnih podloga (izvješća, elaborata, analiza itd) te na drugi način prikupljenih saznanja o stanju u svom djelokrugu, tijela državne uprave poduzimaju mjere i radnje za koje su zakonom i drugim propisima ovlašteni te predlažu nadležnim državnim tijelima donošenje propisa i drugih akata iz njihove nadležnosti.

b) Izrada nacrta prijedloga propisa i drugi stručni poslovi Članak 34.

Tijela državne uprave pripremaju nacrte prijedloga propisa iz svog djelokruga, izrañuju stručne podloge za rješavanje ili objašnjenje odreñenih pojava, pripremaju prijedloge odgovora ili daju

63

odgovore na zastupnička pitanja te obavljaju i druge stručne poslove za potrebe tijela izvršne vlasti.

Članak 35. Tijela državne uprave obavljaju i druge stručne poslove iz svog djelokruga, ostvaruju domaću i inozemnu stručnu suradnju te u granicama svog djelokruga daju odgovarajuća objašnjenja pravnim osobama i grañanstvu.

III. USTROJSTVO DRŽAVNE UPRAVE A) MINISTARSTVA I DRŽAVNE UPRAVNE ORGANIZACIJE

1. Državna ministarstva

Članak 36. Državna ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u upravnim područjima u kojim poslove državne uprave obavljaju isključivo ministarstva.

2. Ministarstva

Članak 37. Ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u jednom ili više upravnih područja. U ministarstvima koja su ustrojena za više upravnih područja u pravilu se ustrojavaju upravne organizacije u sastavu ministarstva. Upravne organizacije u sastavu ministarstva su uprave, zavodi i ravnateljstva.

Članak 38. Ministarstva objavljuju upravne i druge stručne poslove iz svog djelokruga, a osobito: 1. neposredno primjenjuju zakone i druge propise, 2. osiguravaju provedbu zakona i drugih propisa, 3. pripremaju nacrte prijedloga zakona i prijedloge drugih propisa, 4. rješavaju u upravnim stvarima u prvom stupnju kad su na to zakonom izrijekom ovlašteni te u drugom stupnju, ako zakonom nije što drugo odreñeno. 5. provode upravni, odnosno inspekcijski nadzor, 6. vode propisane očevidnike, 7. prate stanje u svom djelokrugu te nadležnim državnim tijelima predlažu poduzimanje odgovarajućih mjera, 8. izrañuju stručne podloge za postupak odlučivanja u državnim tijelima, 9. osiguravaju suradnju stručnih i znanstvenih ustanova te predlažu nadležnim državnim tijelima ustrojavanje odredenih službi i stručnih ustanova.

a) Ministar Članak 39.

Ministar predstavlja ministarstvo i upravlja njegovim radom, a osobito: 1. provodi utvrñenu politiku Vlade, 2. donosi provedbene propise kad je na to izrijekom zakonom ovlašten, 3. brine o zakonitom i pravodobnom izvršavanju zakona i drugih propisa te u pitanjima od zajedničkog interesa, osigurava suradnju ministarstva s državnim tijelima, jedinicama lokalne samouprave i uprave, pravnim osobama koje imaju javne ovlasti te drugim pravnim osobama,

64

4. prema državnim službenicima i namještenicima poduzima mjere utvrñene zakonom i drugim propisima u slučaju povrede službene dužnosti. Ministar ima i druge obveze i ovlasti utvrñene posebnim zakonom, odnosno drugim propisima.

b) Zamjenik ministra Članak 40.

Ministar može imati zamjenika. Zamjenika ministra imenuje i razrješava predsjednik Republike, na prijedlog predsjednika Vlade. Zamjenik ministra odgovoran je za svoj rad ministru i Vladi. Zamjenik ministra zamjenjuje ministra u slučaju njegovog izbivanja ili spriječenosti te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ministar. Ukoliko zamjenik ministra nije imenovan, ministra će zamjenjivati tajnik ministarstva.

c) Tajnik ministarstva Članak 41.

Tajnik ministarstva neposredno usklañuje rad unutarnjih ustrojstvenih jedinica ministarstva i upravnih organizacija u sastavu ministarstva, poduzima mjere za osiguravanje učinkovitosti u radu, brine o stručnom osposobljavanju i usavršavanju državnih službenika i namještenika u tijeku službe i o urednom i pravilnom korištenju imovine i sredstava za rad, nadzire rad državnih službenika i namještenika te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ministar. Tajnika ministarstva imenuje Vlada, na prijedlog ministra. Tajnik ministarstva za svoj rad odgovara ministru i Vladi.

d) Pomoćnik ministra Članak 42.

Ministar može imati i jednog ili više pomoćnika. Pomoćnika ministra imenuje i razrješava Vlada, na prijedlog ministra, osim u državnim ministarstvima, u kojima pomoćnike ministra imenuje i razrješava predsjednik Republike, na prijedlog ministra državnog ministarstva. Pomoćnik ministra u pravilu upravlja radom odgovarajuće unutarnje ustrojstvene jedinice ministarstva te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ministar. Pomoćnik ministra odgovoran je za svoj rad ministru i Vladi.

e) Upravne organizecije u sastavu ministarstva Članak 43.

Upravne organizacije u sastavu ministarstava osnivaju se u pravilu kao: 1. uprave, kad se ustrojavaju za upravno područje iz djelokruga ministarstva u kojem se obavljaju pretežito upravni poslovi, s odreñenim stupnjem samostalnosti u radu, 2. zavodi, kad se ustrojavaju za upravno područje iz djelokruga ministarstva, u kojem se obavljaju pretežito stručno-analitički poslovi koji zahtijevaju posebne načine rada unutar ministarstva. Zavodima se izuzetno mogu povjeriti i odreñeni upravni poslovi, ako to zahtijeva povezanost stručnih i upravnih poslova. 3. ravnateljstva, kad se ustrojavaju za upravno područje iz djelokruga ministarstva, u kojem se obavljaju odredeni gospodarski i s njima vezani upravni poslovi, kada obavljanje tih poslova zahtijeva posebno ustrojenu službu, samostalnost djelovanja i posebne načine rada unutar ministarstva.

Članak 44.

65

Radom upravnih organizacija ustrojenih u sastavu ministarstva upravlja ravnatelj s položajem pomoćnika ministra. Ravnatelja imenuje Vlada, na prijedlog ministra. Za svoj rad odgovoran je ministru i Vladi. Ravnatelj upravne organizacije u sastavu ministarstva može imati jednog ili više pomoćnika. Pomoćnika ravnatelja imenuje ministar, na prijedlog ravnatelja. Pomoćnik ravnatelja upravlja radom odgovarajuće unutarnje ustrojstvene jedinice upravne organizacije u sastavu ministarstva te obavlja i druge poslove koje mu povjere ravnatelj i ministar. Za svoj rad pomoćnik ravnatelja je odgovoran ravnatelju i ministru.

3. Državne upravne organizacije Članak 45.

Državne upravne organizacije osnivaju se u pravilu kao državne uprave, zavodi i ravnateljstva. Državne uprave se ustrojavaju za obavljanje odreñenih upravnih i drugih stručnih poslova koji zahtijevaju posebno ustrojenu samostalnu upravnu službu. Državni zavodi se ustrojavaju za obavljanje analitičkih i drugih stručnih poslova koji zahtijevaju primjenu posebnih stručnih načina rada i posebnu samostalnost u djelovanju. Državnim zavodima se izuzetno mogu povjeriti i odreñeni upravni poslovi, ako to zahtijeva povezanost stručnih i upravnih poslova. Državna ravnateljstva se ustrojavaju za obavljanje odreñenih gospodarskih poslova, kad obavljanje tih poslova zahtijeva posebno ustrojenu službu, samostalnost djelovanja i posebne načine rada.

Članak 46. Državne upravne organizacije obavljaju upravne, stručne i druge poslove iz svog djelokruga, a osobito: 1. proučavaju i istražuju odreñena pitanja koja zahtijevaju primjenu posebnih načina rada, a koje je nužno obavljati u okviru državne uprave, 2. vode propisane očevidnike, 3. rješavaju u upravnim stvarima kad su na to izrijekom zakonom ovlašteni, 4. pripremaju nacrte zakona i prijedloge drugih propisa, 5. pripremaju stručne podloge za postupak odlučivanja u državnim tijelima, 6. ostvaruju suradnju s tijelime državne uprave, jedinicama lokalne samouprave i uprave te drugim pravnim osobama, 7. ostvaruju meñunarodnu suradnju, 8. prikupljaju, sreñuju i razlučuju podatke od interesa za djelatnost za koju su ustrojeni, 9. obavljaju i druge poslove utvrñene zakonom i drugim propisima.

Članak 47. Radom državnih upravnih organizacija upravlja ravnatelj. Ravnatelja državnih upravnih organizacija imenuje i razrješava Vlada, na prijedlog predsjednika Vlade. Za svoj rad ravnatelj je odgovoran Vladi. Ravnatelj predstavlja državnu upravnu organizaciju i upravlja njezinim radom, a osobito: 1. brine o provedbi zakona i drugih propisa, 2. donosi provedbene propise kad je na to izrijekom zakonom ovlašten, 3. nadzire zakonitost i pravovremenost izvršavanja poslova i poduzima mjere za osiguravanje učinkovitosti u radu, rasporeñuje poslove i daje naputke za rad, brine se o stručnom osposobljavanju i usavršavanju državnih službenika i namještenika u tijeku službe i o urednom i pravilnom korištenju imovine i sredstava za rad i poduzima mjere za utvrñivanje odgovornosti za povrede službene dužnosti odreñene zakonom. Ravnateljima i druge ovlasti i obveze odreñene zakonom i drugim propisima.

66

Članak 48. Ravnatelj državne upravne organizacije može imati zamjenika. Zamjenika ravnatelja imenuje i razrješava Vlada, na prijedlog ravnatelja. Zamjenik je za svoj rad odgovoran ravnatelju i Vladi. Zamjenik ravnatelja zamjenjuje ravnatelja u slučaju njegovog izbivanja ili spriječenosti te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ravnatelj. Ako nije imenovan zamjenik ravnatelja, Vlada odreñuje osobu koja će zamjenjivati ravnatelja.

Članak 49. Ravnatelj državne upravne organizacije može imati jednog ili više pomoćnika koje imenuje i razrješava Vlada, na prijedlog ravnatelja. Pomoćnik ravnatelja upravlja radom odgovarajuće unutarnje ustrojstvene jedinice državne upravne organizacije te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ravnatelj. Pomoćnik ravnatelja je za svoj rad odgovoran ravnatelju i Vladi.

B) DRŽAVNA UPRAVA U ŽUPANIJI, GRADU, ODNOSNO OPĆINI 1. Župan i gradonačelnik Grada Zagreba

Članak 50. Župan i gradonačelnik Grada Zagreba su predstavnici državne vlasti na području županije, odnosno Grada Zagreba i u tom svojstvu osobito: 1. brinu o provedbi zakona i drugih propisa, 2. nadziru obavljanje poslova državne uprave koji se obavljaju u županijskim, odnosno gradskim uredima, usklañuju rad tih ureda i provode neposredni nadzor nad njihovim radom, 3. obavljaju nadzor nad poslovima državne uprave prenijetih tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti na području županije, odnosno Grada Zagreba, 4. brinu o zakonitom i pravodobnom izvršavanju poslova i poduzimaju mjere za osiguravanje učinkovitosti rada županijskih, odnosno gradskih ureda, odreñuju im poslove i daju naputke za rad, brinu se o stručnom osposobljavanju i usavršavanju državnih službenika i namještenika, županijskih, odnosno gradskih ureda u tijeku službe i o urednom i pravilnom korištenju imovine i sredstava za rad te poduzimaju mjere za utvrñivanje povreda službene dužnosti utvrñenih zakonom, 5. osiguravaju suradnju županijskih, odnosno gradskih ureda s jedinicama lokalne samouprave i uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.

2. Podžupani i zamjenici gradonačelnika Grada Zagreba

Članak 51. Podžupani, odnosno zamjenici gradonačelnika Grada Zagreba zamjenjuju župana, odnosno gradonačelnika i obavljaju druge poslove državne uprave koje im povjere župan, odnosno gradonačelnik. Povjeravanjem poslova državne uprave podžupanima, odnosno zamjenicima gradonačelnika ne prestaje odgovornost župana, odnosno gradonačelnika Grada Zagreba za njihovo obavljanje.

3. Županijski i gradski uredi i ispostave Članak 52.

Za obavljanje poslova državne uprave na području županije, odnosno Grada Zagreba ustrojavaju se županijski, odnosno gradski uredi.

67

Županijski, odnosno gradski uredi ustrojavaju se uredbom Vlade za odreñena upravna područja, na prijedlog odgovarajućih ministarstava.

Član 53. Županijski, odnosno gradski uredi obavljaju upravne i druge stručne poslove, a osobito: 1. neposredno provode zakone i druge propise i osiguravaju njihovu provedbu, 4. rješavaju u upravnim stvarima u prvom stupnju, ako to posebnim zakonom nije stavljeno u nadležnost ministarstvima, odnosno državnim upravnim organizacijama, tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave ili pravnim osobama koje imaju javne ovlasti, a u upravnim stvarima drugog stupnja kad se radi o poslovima državne uprave koji su prenijeti tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave, 4. prate stanje u upravnim područjima za koje su ustrojeni. 5. provode upravni odnosno, inspekcijski nadzor, Radom županijskog, odnosno gradskog ureda upravlja pročelnik kojeg imenuje i razrješava župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba, uz prethodno pribavljeno mišljenje odgovarajućeg ministra. Za svoj rad pročelnik županijskog ureda odgovara županu i nadležnom ministru, a pročelnik gradskog ureda gradonačelniku Grada Zagreba i nadležnom ministru.

Članak 54. Za obavljanje odreñenih poslova iz nadležnosti županijskih, odnosno gradskih ureda mogu se osnovati ispostave tih ureda u mjestima koja odredi Vlada, na prijedlog župana, odnosno gradonačelnika Grada Zagreba. Ispostavom županijskog ureda upravlja voditelj ispostave koji je za svoj rad odgovoran pročelniku županijskog ureda i županu, a područnog gradskog ureda upravlja voditelj područnog gradskog ureda koji je za svoj rad odgovoran pročelniku gradskog ureda i gradonačelniku Grada Zagreba. Pomoćnik pročelnika županijskog, odnosno gradskog ureda je državni službenik.

Članak 55.

Za obavljanje poslova državne uprave u županijskim uredima, župan i podžupani te gradonačelnik Grada Zagreba i njegovi zamjenici odgovorni su Vladi, odnosno nadležnim ministrima, u skladu s propisima o lokalnoj samoupravi i upravi.

4. Područne jedinice ministarstava i državnih upravnih organizacija u županiji, gradu odnosno općini

Članak 56. Za obavljanje zakonom odreñenih poslova državne uprave, mogu se u županiji, gradu, odnosno općini osnovati područne jedinice ministarstava i državnih upravnih organizacija. Radom područne jedinice ministarstava, odnosno državne upravne organizacije u županiji, gradu i općini upravlja pročelnik kojeg imenuje i razrješava ministar, odnosno ravnatelj. Za svoj rad pročelnik odgovara ministru, odnosno ravnatelju.

C) OBAVLJANJE POSLOVA DRŽAVNE UPRAVE PRENIJETIH JEDINICAMA LOKALNE SAMOUPRAVE I UPRAVE TE PRAVNIM OSOBAMA KOJE IMAJU JAVNE OVLASTI

Članak 57.

Tijela jedinica lokalne samouprave i uprave te pravne osobe koje imaju javne ovlasti, u prenijetim im poslovima državne uprave :

68

1. rješavaju u upravnim stvarima u prvom i drugom stupnju kad su im ti poslovi zakonom izrijekom stavljeni u nadležnost, 2. vode očevidnike odreñene zakonom i drugim propisima i izdaju propisana uvjerenja i druge potvrde, 3. obavljaju i druge poslove državne uprave koji su im zakonom izrijekom stavljeni u nadležnost.

Članak 58. Za zakonito i stručno obavljanje prenijetih poslova državne uprave, odgovorni su gradonačelnik, odnosno općinski načelnik te ravnatelj pravne osobe s javnim ovlastima.

Članak 59. Na službenike koji obavljaju prenijete poslove državne uprave u jedinicama lokalne samouprave i uprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti shodno se primjenjuju propisi kojima se ureñuje stručna sprema i stručno osposobljavanje državnih službenika i namještenika.

D) UNUTARNJE USTROJSTVO TIJELA DRŽAVNE UPRAVE

Članak 60. Unutarnje ustrojstvo i uredsko poslovanje tijela državne uprave ureñuju se uredbom Vlade. Uredbom Vlade odreñuju se unutarnje ustrojstvo, nazivi unutarnjih ustrojstvenih jedinica tijela državne uprave i njihov djelokrug, način upravljanja tim jedinicama, okvirni broj potrebnih državnih službenika i namještenika za obavljanje poslova iz nadležnosti tih jedinica, način planiranja poslova, radno vrijeme, održavanje uredovnih dana, kao i druga pitanja od osobitog značaja za rad tijela državne uprave. Na temelju uredbe o unutarnjem ustrojstvu tijela državne uprave iz stavka 1. ovoga članka, pravilnikom o unutarnjem redu utvrñuje se broj potrebnih državnih službenika i namještenika s naznakom njihovih osnovnih poslova i zadaća i stručnih uvjeta potrebnih za njihovo obavljanje, njihove ovlasti i odgovornosti te druga pitanja od značaja za rad tijela državne uprave koja nisu ureñena uredbom Vlade.

Članak 61.

Pravilnik o unutarnjem redu iz članka 60. stavka 3. ovoga Zakona donose: 1. za ministarstvo, ministar, 2. za državne upravne organizacije, ravnatelj, 3. za županijske urede, župan, odnosno za gradske urede gradonačelnik Grada Zagreba.

E) ODNOSI VLADE REPUBLIKE HRVATSKE PREMA TIJELIMA DRŽAVNE UPRAVE, JEDINICAMA LOKALNE SAMOUPRAVE I UPRAVE

I PRAVNIM OSOBAMA KOJE IMAJU JAVNE OVLASTI, MEðUSOBNI ODNOSI TIJELA DRŽAVNE UPRAVE I NJIHOVI ODNOSl PREMA JEDINICAMA LOKALNE SAMOUPRAVE

I UPRAVE TE PRAVNIM OSOBAMA KOJE IMAJU JAVNE OVLASTI

1. Odnosi Vlade Republike Hrvatske prema tijelima državne uprave, jedlnicama lokalne samouprave i uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti

Članak 62.

U provoñenju nadzora nad obavljanjem poslova državne uprave Vlada može:

69

1. ukinuti propise tijela državne uprave i jedinica lokalne samouprave i uprave u prenijetim im poslovima državne uprave, 2. podnijeti zahtjev Ustavnom sudu Republike Hrvatske za ocjenu suglasnosti propisa pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave s Ustavom i zakonom, 3. raspraviti stanje u pojedinom tijelu državne uprave, tijelu jedinica lokalne samouprave i uprave ili pravnoj osobi koja ima javne ovlasti te odrediti mjere koje su to tijelo, tijelo jedinice lokalne samouprave i uprave ili pravna osoba koja ima javne ovlasti dužni poduzeti radi izvršavanja poslova državne uprave iz svog djelokruga, a osobito razrješiti, odnosno predložiti razrješenje čelnika tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, u skladu sa Zakonom o lokalnoj samoupravi i upravi te zakonom kojim im je ovlaštenje prenijeto, 4. pokrenuti postupak za utvrñivanje odgovornosti službenika i namještenika, 5. poduzeti i druge mjere u skladu sa zakonom i drugim propisima.

2. Meñusobni odnosi tijela državne uprave

Članak 63. Ministarstva i državne upravne organizacije dužni su meñusobno surañivati i pružati jedni drugima stručnu pomoć u svom djelokrugu, dostavljati obavijesti o podacima o kojima vode službene očevidnike, usklañivati planove rada, osnivati zajedničke stručne komisije i radne grupe za pitanja od zajedničkog interesa, prireñivati zajednička stručna savjetovanja te podsticati i ustrojavati i druge oblike meñusobne suradnje.

Članak 64. Ministarstva i državne upravne organizacije dužni su županijskim, odnosno gradskim uredima pružati stručnu pomoć, a osobito stručno obrañivati pitanja i pojave u svezi s izvršavanjem zakona i drugih propisa, davati stručna mišljenja i objašnjenja te održavati stručna savjetovanja o načinu provedbe zakona kao i o drugim općim pitanjima od značaja za pravilno djelovanje i unapreñivanje načina i učinkovitosti rada u županijskim, odnosno gradskim uredima.

Članak 65. Ministarstva provode upravni nadzor nad radom županijskih, odnosno gradskih ureda i poduzimaju odgovarajuće mjere, a osobito pokreću postupak za utvrñivanje odgovornosti državnih službenika te neposredno izvršavaju poslove iz nadležnosti županijskog, odnosno gradskog ureda kad ocijene da se na drugi način ne može izvršiti zakon ili drugi propis, a županijski, odnosno gradski ured nije postupio sukladno prethodno datim napucima, u za to ostavljenom mu primjerenom roku. 3. Odnosi tijela državne uprave prema jedinicama lokalne samouprave i uprave odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti

Članak 66. Tijela državne uprave u svom djelokrugu nadziru rad tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnih osoba s javnim ovlastima u obavljanju poslova državne uprave i u tom svojstvu u ovlasti su osobito: 1. nadzirati zakonitost, pravovremenost i pravilnost obavljanja prenijetih poslova državne uprave, 2. raspraviti stanje u pojedinom tijelu jedinice lokalne samouprave i uprave ili pravnoj osobi koja ima javne ovlasti te odrediti mjere koje su to tijelo ili pravna osoba koja ima javne ovlasti dužni poduzeti radi izvršavanja poslova državne uprave, a osobito obustaviti od izvršenja opće akte tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnih osoba s javnim ovlastima u prenijetim im poslovima državne uprave te predložiti Vladi Republike Hrvatske poduzimanje mjera iz članka 62.

70

podstavka 1. i 2. ovoga Zakona, predložiti razrješenje čelnika tijela jedinice lokalne samouprave, odnosno pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, u skladu sa Zakonom o lokalnoj samoupravi i upravi te zakonom kojim je ovlaštenje prenijeto, 3. pokrenuti postupak za utvrñivanje odgovornosti službenika i namještenika tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, 4. poduzeti i druge mjere u skladu sa zakonom i drugim propisima. Tijela državne uprave dužna su u obavljanju poslova državne uprave surañivati s tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti i pružati im stručnu pomoć, a osobito stručno obrañivati pitanja i pojave u svezi provedbe zakona i drugih propisa, davati im stručna mišljenja i objašnjenja te održavati stručna savjetovanja o načinu provedbe zakona kao i o drugim općim pitanjima od značaja za pravilno djelovanje i unapreñivanje načina i učinkovitosti rada u poslovima državne uprave.

IV. SREDSTVA TIJELA DRŽAVNE UPRAVE

Članak 67. Sredstva za rad tijela državne uprave utvrñuju se državnim proračunom. Tijela državne uprave dužna su Vladi Republike Hrvatske dostaviti zahtjev za osiguranje sredstava za iduću proračunsku godinu na temelju plana rada tijela s obrazloženjem najkasnije do 30. rujna tekuće godine. Ako se u tijeku proračunske godine značajno poveća opseg rada tijela državne uprave na temelju zakona ili drugih propisa, za obavljanje tih djelatnosti osigurat će se dodatna sredstva, a ako se opseg predviñene djelatnosti smanji, smanjit će se osigurana sredstva, razmjerno smanjenju djelatnosti tijela državne uprave.

Članak 68. Ako više tijela državne uprave ima odreñene zajedničke materijalne troškove (grijanje, osvjetljenje, čišćenje itd), Vlada Republike Hrvatske može, u dogovoru s tim tijelima, odrediti da se sredstva za pokriće tih materijalnih troškova doznačuju samo jednom od tih tijela. Tijelo državne uprave dužno je održavati opremu, zgrade i drugu imovinu, osigurati je u visini njezine vrijednosti i voditi o njoj prikladan očevidnik, u skladu s posebnim propisima.

Članak 69. Tijelo državne uprave može odreñene stvari opreme koristiti zajedno s drugim tijelom državne uprave te s tijelom jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnom osobom koja ima javne ovlasti. Zajedničko korištenje stvari opreme ureñuje se ugovorom izmeñu tijela državne uprave, odnosno tijela jedinica lokalne samouprave i pravnih osoba koje imaju javne ovlasti. Vlada Republike Hrvatske može odrediti obvezatno zajedničko korištenje stvari opreme od strane dva ili više tijela državne uprave.

Članak 70. Čelnici tijela državne uprave odlučuju o korištenju novčanih sredstava, fonda opreme, o pribavljanju i prodaji pokretnih stvari opreme, o prenošenju prava korištenja, o rashodovanju, prodaji, o davanju ili uzimanju na poslugu ili u zakup tih stvari, do visine vrijednosti koju odredi Vlada. Oprema tijela državne uprave može se prenijeti bez naknade samo na drugo državno tijelo, a u svrhu obavljanja poslova državne uprave i na jedinicu lokalne samouprave i uprave ili pravnu osobu koja ima javne ovlasti.

71

Članak 71. O rasporeñivanju i korištenju sredstava tijela državne uprave odlučuje čelnik tijela državne uprave, u skladu s državnim proračunom. Rasporeñivanje sredstava tijela državne uprave obavlja se predračunom, a konačna raspodjela tih sredstava godišnjim obračunom tijela državne uprave. Predračun o rasporedu sredstava donosi se prije početka godine na koju se odnosi, a najkasnije 15 dana nakon usvajanja državnog proračuna.

Članak 72. Za zakonito korištenje sredstava tijela državne uprave odgovorni su čelnik tijela državne uprave, kao izvršitelj, i računopolagač. Čelnik tijela državne uprave može, u skladu s propisima, svoju ovlast izvršitelja prenijeti na jednog ili više pomoćnih izvršitelja.

Članak 73. Godišnjim obračunom tijela državne uprave obavlja se konačna raspodjela sredstava tijela državne uprave. Tijela državne uprave vode podatke o stanju i kretanju sredstava u skladu s posebnim propisima. Ministar financija donosi bliže propise o financijskom i materijalnom poslovanju tijela državne uprave i o dužnostima, pravima i obvezama izvršitelja i računopolagača u tijelima državne uprave, ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.

V. DRŽAVNI SLUŽBENICI I NAMJEŠTENICI

Članak 74. Poslove tijela državne uprave obavljaju državni službenici. Na poslovima kojima se omogućava obavljanje poslova državnih tijela (opći, pomoćni i tehnički poslovi) rade namještenici. Prava, obveze i odgovornosti namještenika ureñuju se općim propisima o radu, ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.

Članak 75. Državni službenici i namještenici mogu se primati i postavljati samo na slobodna mjesta utvrñena pravilnikom o unutarnjem redu iz članka 60. stavka 3. ovoga Zakona Državni službenici i namještenici primaju se i postavljaju na temelju rješenja ministra, odnosno drugog odgovarajućeg čelnika organa državne uprave.

Članak 76. Zabranjeno je povlašćivanje ili prikraćivanje državnih službenika i namještenika u njihovim pravima zbog političke, nacionalne, rasne, vjerske pripadnosti, pripadnosti po spolu ili zbog drugih mogućih razlika.

Članak 77. Povrede službene dužnosti, postupak i tijela nadležna za voñenje postupka zbog povrede službene dužnosti propisuju se zakonom.

Članak 78. Državni službenici postavljaju se u zvanja i položaje Zvanja i položaji državnih službenika, kao i uvjeti za postavljanje državnih službenika ureñuju se zakonom.

72

Članak 79. Državnog službenika može se po potrebi službe premjestiti na drugo službeničko mjesto, kao i iz jednog u drugo državno tijelo, ali samo u njegovom zvanju i istom platnom razredu na način i po postupku ureñenim zakonom.

Članak 80. Kada se državni službenik premješta u državno tijeb čije je sjedište udaljeno više od pedeset kilometara od mjesta njegovog stanovanja, mora mu se najkasnije u roku o šest mjeseci osigurati odgovarajući smještaj za njega i obitelj.

Članak 81. Rješenje o premještaju donosi čelnik tijela državne uprave. Rješenje o premještaju iz jednog u drugo državno tijelo donosi, na temelju sporazuma, čelnik tijela državne uprave iz kojeg se državni službenik premješta. Ako državni službenik odbije postupiti po rješenju o premještaju, smatra se da je otkazao službu.

VI. ODNOSI TIJELA DRŽAVNE UPRAVE I GRAðANA

Članak 82. Odnosi tijela državne uprave i grañana temelje se na meñusobnoj suradnji i povjerenju te poštivanju dostojanstva ljudske osobe. Tijela državne uprave dužna su davati grañanima i pravnim osobama podatke, obavijesti i upute i pružati im stručnu pomoć u poslovima radi kojih se obraćaju tijelima državne uprave. Tijela državne uprave dužna su upoznati javnost o obavljanju poslova iz svog djelokruga i izvještavati je o svom radu putem sredstava javnog priopćavanja ili na drugi prikladan način. Davanje odreñenih izvješća može se uskratiti samo ako bi iznošenje podataka predstavljalo povredu dužnosti čuvanja službene tajne, ili ako bi to bilo u suprotnosti s drugim zakonom zaštićenim interesima grañana i pravnih osoba.

Članak 83. Izvješća o obavljanju poslova državne uprave mogu davati ministri ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba. Čelnici iz stavka 1. ovoga članka mogu za davanje odgovarajućih izvješća ovlastiti i pojedine državne službenike. Državni službenici koji su ovlašteni davati odgovarajuća izvješća osobno su odgovorni za njihovu točnost i pravodobnost. Neovlašteno davanje izvješća ili davanje netočnih izvješća predstavlja težu povredu službene dužnosti.

Članak 84. Ministri, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba, odnosno državni službenik kojeg oni ovlaste, može o značajnijim pitanjima obavljanja poslova državne uprave održavati konferencije s predstavnicima sredstava javnog priopćavanja. Ministri, odnosno ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani i gradonačelnik Grada Zagreba mogu odlučiti da se nacrti propisa koje pripremaju, a za koje je javnost osobito zainteresirana, objave putem sredstava javnog priopćavanja, kao i da se pozovu svi zainteresirani da na nacrt propisa iznesu svoje primjedbe.

Članak 85.

Kad tijela državne uprave održavaju savjetovanja ili druge oblike stručne obrade pitanja iz svog djelokruga, o tome se obvezatno upoznaje javnost putem tiska i drugih oblika javnog priopćavanja te omogućava nazočnost predstavnika sredstava javnog priopćavanja.

73

Članak 86.

Tijela državne uprave dužna su svoj rad i poslovanje ustrojiti tako da grañani i pravne osobe mogu na jednostavan i djelotvoran način ostvarivati svoja Ustavom zajamčena prava i zakonom zaštićene interese te ispunjavati svoje grañanske dužnosti.

Članak 87. U rješavanju u upravnim stvarima ne smije se zahtijevati od stranaka da u postupku pribavljaju uvjerenja o činjenicama o kojima tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave i uprave ili pravne osobe koje imaju javne ovlasti vode službene očevidnike.Takva uvjerenja moraju se pribaviti po službenoj dužnosti.

Članak 88. Kad se u upravnom postupku grañani i pravne osobe odnosno njihovi zastupnici i punomoćnici odazovu pozivu, a bez njihove krivnje službena radnja radi koje su pozvani nije obavljena, imaju pravo zahtijevati naknadu time nastalih troškova. O zahtjevu za naknadu troškova odlučuje zaključkom voditelj postupka koji je pozvao stranku, na temelju propisa kojim se ureñuje naknada troškova svjedocima, u upravnom postupku. Protiv zaključka iz stavka 2. ovoga članka, stranka može uložiti žalbu tijelu nadležnom za rješavanje u drugom stupnju. Ako nema tijela drugog stupnja, protiv zaključka se neposredno može pokrenuti upravni spor. Troškovi iz stavka 1. ovoga članka, isplaćuju se na teret sredstava osiguranih za rad tijela koje vodi upravni postupak. Ukoliko službena radnja nije obavljena uslijed krivnje ili grube nepažnje službene osobe, postoji pravo regresa prema službenoj osobi za isplaćenu naknadu troškova.

Članak 89. Tijela državne uprave dužna su omogućiti grañanima i pravnim osobama podnošenje prigovora i pritužbi na rad tijela državne uprave, kao i na nepravilan odnos državnih službenika kad im se obraćaju radi ostvarivanja svojiti prava i interesa ili izvršavanja svojih grañanskih dužnosti. Tijela državne uprave dužna su u službenim prostorijama na vidnom mjestu osigurati potrebna tehnička i druga sredstva za podnošenje prigovora i pritužbi (kutija za pritužbe, knjiga pritužbi itd), kao i omogućiti usmeno izjavljivanje prigovora odnosno pritužbe. Prigovore, odnosno pritužbe obvezatno razmatra čelnik tijela državne uprave na čiji se rad odnose prigovori i pritužbe. Na podnijete prigovore i pritužbe, čelnik tijela državne uprave dužan je grañanima i pravnim osobama dati odgovor u roku od 30 dana od dana podnošenja prigovora odnosno pritužbe.

Članak 90. O poduzetim mjerama za unapreñivanje odnosa prema grañanima i pravnim osobama, o podnesenim prigovorima odnosno pritužbama te značajnijim primjedbama i prijedlozima kao i o mjerama koje su tim povodom poduzete, župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba dužni su izvijestiti nadležna ministarstva, odnosno državne upravne organizacije.

Članak 91.

74

Trajanje radnog vremena u tjednu, dnevni raspored radnog vremena, kao i druga pitanja u svezi radnog vremena u tijelima državne uprave ureñuje Vlada svojom uredbom.

Članak 92. Za obavljanje odreñenih upravnih poslova mogu se ustanoviti uredovni dani u mjestima izvan sjedišta županijskih, odnosno gradskih ureda i njihovih ispostava. Župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba odreñuje poslove koji će se obavljati u uredovne dane te mjesto i vrijeme njihova održavanja. Grañani i pravne osobe moraju biti na prikladan način javno obaviješteni o poslovima koji će se obavljati na uredovne dane te o mjestu i vremenu njihova održavanja.

Članak 93. Na zgradama u kojima su smještena tijela državne uprave mora biti istaknut naziv tijela. Na prikladnom mjestu u zgradi mora biti istaknut raspored prostorija tijela državne uprave. Na ulazu u službene prostorije moraju biti istaknuta osobna imena državnih službenika i namještenika i naznaka poslova koje obavljaju.

Članak 94. Neposredan nadzor nad provoñenjem odredbi ovoga Zakona o uvjetima i načinu ostvarivanja javnosti u radu tijela državne uprave obavlja ministarstvo nadležno za poslove opće uprave.

Članak 95. Na način propisan u odredbama članaka 82. do 93. ovoga Zakona dužne su postupati i jedinice lokalne samouprave i uprave te pravne osobe koje imaju javne ovlasti u obavljanju prenijetih im poslova državne uprave.

VII. PRIJELAZNE I ZAKLJUČNE ODREDBE Članak 96.

Ustrojstvo i djelokrug tijela državne uprave uskladit će se s odredbama ovoga Zakona najkasnije do 31. prosinca 1993 godine.

Članak 97. Posebnim zakonima kojima se ureñuju pojedina upravna područja, u roku iz članka 96. ovoga Zakona, uredit će se nadležnost za obavljanje poslova državne uprave. Do donošenja posebnih zakona iz stavka 1. ovoga članka, poslove državne uprave obavljat će organi uprave i službe dosadašnjih općina koji su ih obavljali do stupanja na snagu ovoga Zakona. Posebnom uredbom Vlade uredit će se ustrojavanje županijskih, odnosno gradskih ureda, način i postupak preuzimanja poslova državne uprave, djelatnika i dokumentacije dosadašnjih organa uprave i službi općina, sukladno promjenama ustrojstva, djelokruga i načina rada koji proistječu iz odredbi ovog i posebnih zakona iz stavka 1. ovoga članka. Djelatnicima organa uprave i službi koji ne budu preuzeti do roka iz članka 96. ovoga Zakona od tijela državne uprave. odnosno jedinica lokalne samouprave i uprave, prestaje radni odnos, na temelju zakona kojim se ureñuju radni odnosi u državnoj upravi.

Članak 98.

75

Danom stupanja na snagu ovoga Zakona prestaje vrijediti Zakon o upravi ("Narodne novine", br. 16/78., 50/78., 29/85., 41/90., 47/90. i 53A/91.), osim u dijelu kojim se ureñuju radni odnosi radnika u organima uprave, do donošenja propisa o državnim službenicima i namještenicima, odnosno njihovim plaćama.

Članak 99. Ovaj Zakon stupa na snagu osmoga dana od dana objave u "Narodnim novinama".

76

8. OBRASCI (broj 1-16) PROPISANI UZ UPUTSTVO ZA IZVRŠENJE UREDBE O UREDSKOM POSLOVANJU REPUBLIKA HRVATSKA OSJEČKO-BARANJSKA ŽUPANIJA GRAD OSIJEK UPRAVNI ODJEL ZA FINANCIJE

Primljeno: Klasifikacijska oznaka Org. jed.

Urudžbeni broj Pril. Vrij.

Obrazac br. 1 (70 x 40 mm) PRIJEMNI ŠTAMBILJ

Primljeno

Prepisano Sravnjeno

Otpremljeno

Dat

um

Pot

pisi

Obrazac br. 2 (60 x 25 mm) DAKTILOGRAFSKI ŠTAMBILJ

77

78

79

80

81

Napomena: Primjeri popunjenih obrazaca prenešeni su iz publikacije “Uredsko poslovanje u primjeni i postupanje s podnescima stranaka u upravnom postupku” autorice Štefanije Kasabašić, u izdanju Novog informatora, Zagreb, 2006.

OGLEDNI PRIMJERI POPUNJENIH OBRAZACA

82

83

84

85

86

87

88

OGLEDNI PRIMJERI ELEKTRONSKIH EVIDENCIJA

89

90

PITANJA ZA PROVJERU ZNANJA

1. Objasnite uredsko poslovanje u užem, širem i najširem smislu! 2. Kako mora biti organizirano moderno uredsko poslovanje u upravnim tijelima i organizacijama? 3. Kojim je pravnim propisima danas regulirano uredsko poslovanje (pravni izvori uredskog poslovanja)? 4. Koji je karakter uredskih poslova u odnosu na poslove tijela uprave i koje su glavne karakteristike uredskih poslova? 5. Navedite i objasnite načela uredskog poslovanja! 6. Koje stručne i karakterne crte mora posjedovati uredski namještenik? 7. Navedite glavne karakteristike odnosa tijela državne uprave i grañana! 8. Što je to pisarnica i koji se poslovi u njoj obavljaju? 9. U kojim se slučajevima u tijelu uprave ili organizaciji uz centralnu pisarnicu osniva i posebna pisarnica? 10. Navedite poslove državne uprave i poslove tijela lokalne (područne) samouprave! 11. Navedite definiciju akta ili spisa! 12. Kako se akti dijele s obzirom na sadržaj, a kako s obzirom na redolsljed rješavanja? 13. Navedite oznake hitnosti na aktu! 14. Navedite i objasnite oznake povjerljivosti na aktu! 15. Što je prilog u odnosu na akt i koja mu je svrha? 16. Što je predmet i kako se predmet obilježava na aktu? 17. Definirajte dosje i fascikl! 18. Što držimo poštom u uredskom poslovanju i kako se ona dijeli s obzirom na ulaz i izlaz? 19. Što je to potpis u smislu uredskog poslovanja? 20. Objasnite automatsku obradu podataka i dokumenata u uredskom poslovanju! 21. Objasnite primjenu informacijske tehnologije u uredskom poslovanju (Office Information System)! 22. Objasnite odnos izmeñu Uredbe o uredskom poslovanju i Uputstva za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju! 23. Navedite načine na koje stranke mogu predati svoje akte i kakva može biti osobna ili neposredna predaja! 24. Opišite postupak otvaranja i pregleda pošiljki! 25. Objasnite postupak s katima koji podliježu biljegovanju (taksiranju)! 26. Navedite i objasnite sve najvažnije o prijemnom štambilju! 27. Objasnite postupak razvrstavanja i rasporeñivanja signiranja) akata! 28. Objasnite postupak upisivanja (evidentiranja) akata! 29. Navedite koje su sve evidencije u obvezi voditi tijela uprave! 30. Definirajte evidencije i navedite kakve sve mogu biti! 31. Definirajte urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka!

91

32. Po kojem se sistemu vode upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik? 33. Što je to klasifikcijska oznaka i iz kojih se grupa oznaka sastoji? 34. Što je to urudžbeni broj i od čega se on sastoji? 35. Navedite rubrike i što se sve upisuje u svaku od rubrika urudžbenog zapisnika! 36. Objasnite postupak upisivanja akata u upisnik predmeta! 37. Objasnite postupak upisivanaj akata u urudžbeni zapisnik! 38. Čemu služi omot spisa i što su njegove rubrike? 39. Što je to združivanje akata i koja je svrha tog postupka? 40. Objasnite početak voñenja i zaključivanja urudžebnog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnog postupka! 41. Objasnite povjerljivi i strogo povjerljivi urudžbeni zapisnik! 42. Opišite registar, njegove rubrike i njegovu svrhu! 43. Opišite internu dostavnu knjigu i navedite svrhu za koju ta evidencija služi! 44. Opišite daktilografski štambilj i navedite gdje se ona utiskuje na aktu! 45. Koja je sveza izmeñu dostavne knjige za poštu i kontrolnika poštarine? 46. U kojoj se rubrici urudžbenog zapisnika vrši razvoñenje spisa? 47. Kako se označava razvoñenje akata kada je predmet dovršen i na osnovi kojeg dokumenta? 48. Tko odlučuje i kako da je predmet dovršen? 49. Objasnite postupak dostavljanja akata na rješavanje! 50. Koje dijelove mora sadržavati svaki akt upravnog tijela! 51. Pored obvezatnih dijelova koje podatke još može sadržavati akt, a koji služe lakšem i bržem rukovanju aktima? 52. Navedite i objasnite sastavne dijelove zaglavlja akta! 53. Objasnite kratku oznaku predmeta! 54. Objasnite sve najvažnije o tekstu akta! 55. Objasnite oznaku kome je sve akt dostavljen! 56. Objasnite postupak izrade akta! 57. Objasnite postupak vraćanja riješenih predmeta pisarnici! 58. Objasnite otpremu akta! 59. Objasnite dostavnu knjigu za mjesto! 60. Što je to rokovnik predmeta i koji se predmeti i kako odlažu u rokovnik? 61. Kako se vodi rokovnik predmeta? 62. Kako se predmeti vade iz rokovnika? 63. Objasnite postupak stavljanje predmeta u arhivu (pismohran) i čuvanje! 64. Navedite i objasnite rubrike arhivske knjige! 65. Objasnite oznake “a/a” i “R”! 66. Što sadrži zaglavlje akta županije i natpisna ploča županije? 67. Što su to upravne pristojbe i kada se one plaćaju? 68. Objasnite sličnosti i razlike izmeñu državnih službenika i državnih namještenika! 69. Po čemu se razlikuju predmeti upravnog od predmeta neupravnog postupka? 70. Koja je razlika izmeñu internih i eksternih pravila kojima se ureñuje uredsko poslovanje?

92

Documents

UREDSKO POSLOVANJE TIJELA DRŽAVNE UPRAVE ...1. UVODNE NAPOMENE I DEFINICIJE Uredsko je poslovanje tijela državne uprave dio poslovanja organa (tijela) uprave i upravnih organizacija