A
BAB 1MANAJEMEN PROYEK
Dalam sejarah kehidupan manusia, sudah dikenal kemampuan manusia
untuk membuat bangunan-bangunan yang diperlukan untuk kehidupannya.
Semenjak manusia mampu membuat bangunan-bangunan tersebut, semenjak
itulah manusia sudah menerapkan manajemen proyek. Semakin
berkembang peradaban manusia semakin berkembang pula teknologi, dan
berkembang pula ilmu manajemen proyek. Perkembangan ilmu manajemen
proyek sangat terkait dengan perkembangan ilmu manajemen umum
(general management). Untuk memahami manajmen proyek, pada bab ini
akan dibahas tentang sejarah singkat manajemen proyek konstruksi,
konsep proyek dari berbagai sudut pandang, ciri-ciri penting
proyek, karakteristik suatu proyek, perbedaan kegiatan proyek dan
kegiatan non proyek, konsep manajemen proyek dan ruang lingkup
manajemen proyek
1. SEJARAH MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI
Sejarah manajemen proyek konstruksi hampir bersamaan dengan
munculnya peradaban manusia itu sendiri. Pada masyarakat pra
sejarah, manusia purba membuat tempat perlindungan dari ancaman
binatang buas maupun dari bahaya alam lainnya, berupa gua-gua atau
tempat tinggal di atas pohon, kegiatan tersebut jelas menggunakan
strategi tertentu dengan melibatkan sejumlah anggota
kelompoknya.
Semakin maju peradaban manusia, akan semakin sempurna
bangunan-bangunan fisik yang dihasilkan. Bangunan Piramida Mesir
kuno, bangunan candi Angkor Watt di Kamboja, bagunan candi
Borobudur di Indonesia, merupakan contoh-contoh bangunan
peninggalan sejarah, dimana dalam proses pembangunannya telah
menerapkan prinsip-prinsip dasar manajemen proyek konstruksi.
Tanpa adanya peralatan berat, bagaimana mereka memindahkan
batu-batu yang sangat besar, bagaimana mereka mengatur para
pekerja, tentu hal itu merupakan masalah manajemen tersendiri.
Dalam hal ini peran tenaga binatang seperti kuda, keledai, unta,
gajah dan sejenisnya sangat penting sebagai alat angkut. Apalagi
bangunan-bangunan tersebut merupakan kegiatan padat karya yang
melibatkan ratusan bahkan ribuan tenaga kerja. Mungkin juga
bangunan-bangunan lama seperti pyramid, candi dan beberapa kuburann
kuno di bangun oleh para budak yang sama sekali tidak di bayar.
Pada periode tahun 1800, terjadi loncatan dalam bidang teknologi
konstruksi sebagai akibat dari munculnya revolusi industri.
Alat-alat berat mulai digunakan pada pembangunan proyek konstruksi
baik berupa gedung, jalan raya maupun dalam pekerjaan tambang.
Peralatan seperti crane, alat pemboran minyak, pengungkit, sekop
yang menggunakan sistem mekanik mulai digunakan. Penggunaan tenaga
binatang seperti kuda dan keledai sebagai alat pengangkut material
mulai ditingalkan, dan diganti dengan kendaraan uap. Pengurangan
tenaga kerja manusia pada saat itu mulai dilakukan, sehingga proses
produksi manjadi mahal.
Ditemukannya mesin listrik, mesin motor dan teknologi penggerak
lainnya, mengakibatkan mesin tenaga uap diganti dengan mesin-mesin
elektrik dan mesin-mesin tenaga bensin, yang lebih mudah bergerak
dan mudah dipindah-pindah, sehingga lebih efektif dann efisien.
Semakin majunya teknologi konstruksi, kemudian dibuatlah alat-alat
berat yang khusus digunakan untuk pembangunan proyek kontruksi.
Perkembangan teknologi tersebut membuat industri konstruksi semakin
berkembang. Demikian pula penggunaan teknologi komputer dalam
proyek konstruksi saat ini, semakin membuat pelaksanaan proyek
menjadi lebih efektif dan efisien.
2. DEFINISI MANAJEMEN:
Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin
dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain
untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah
ditentukan. (Soeharto, 2001; Nugraha dkk, 1985; Kusnadi, 2000).
Semakin maju peradaban manusia semakin kompleks dan canggih proyek
yang dikerjakan dengan melibatkan penggunaan sumber daya dalam
bentuk manusia, material, dan dana yang jumlahnya bertambah besar.
Sementara kebutuhan alat alat produksi, barang konsumsi atau pun
jasa pada masyarakat modern dewasa ini semakin meningkat jumlah
maupun ragamnya, dengan mutu yang bertambah baik dan daya guna yang
tahan lama.
Untuk memenuhi kebutuhan ini dibangun berbagai fasilitas yang
beraneka ragamnya, pesaingan untuk membangun fasilitas fasilitas
pun semakin ketat karena itu para kompetitor didorong untuk mencari
dan menggunakan cara pengelolaan, metode serta tekhnik yang paling
baik sehingga penggunaan sumber daya benar-bEnar efektif dan
efisien, dalam rangka mencari cara pengelolaan proyek yang dianggap
paling baik inilah yang kemudian di perkenalkan manajemen
proyek.
Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga
yang berpengaruh besar dan berkaitan erat dengan konssep manajemen
proyek. Ketiga pemikiran manajemen modern itu adalah manajemen
klasik atau manajemen fungsional ,pemikiran sistem, dan pendekatan
contygency.
MANAJEMEN KLASIK ATAU FUNGSIONAL
Aliran pemikiran ini pertama kali dicetuskan oleh Henry Fayol
(1841-1925), seorang industrialis perancis yang menjelaskan secara
sistematis bermacam macam aspek pengetahuan manajemen dengan
menghubungkan fungsi fungsinya, fungsi yang dimaksud adalah
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan. Pada sisi
lain H. Koontz (1982) memberikan definisi sebagai berikut:
Managemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin,
dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain
untuk mencapai sasaran organisansi (perusahaan) yang telah
ditentukan. Yang dimaksud dengan proses adalah mengerjakan sesuatu
dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana, dan informasi.
Manajemen klasik umumnya memiliki lima fungsi atau prinsip yaitu:
(l) Perencanaan(Planning), (2) Pengorganisasian (Organizing), (3)
Personalia/kepegawaian (Staffing), (4) Pengawasan (Controlling),
dan (5) Pengarahan (Directing) (Soeharto, 2001; Ervianto, 2005;
Kusnadi 2000). Fungsi managemen menurut pengertian di atas dapat
diuraikan lebih lanjut sebagai berikut:
a. Merencanakan
Merencanakan berarti memilih dan menentukan langkah-langkah
kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
Ini berarti langkah pertama adalah menentukan sasaran yang hendak
dicapai, kemudian menyusun urutan langkah kegiatan untuk
mencapainya. Perencanaan proyek meliputi: (l) Penetapan/penentuan
jenis-jenis pekerjaaan, (2) Penentuan jumlah dan kualitas
pekerjaaan, dan (3) Penentuan sumber daya yang dibutuhkan
b. Mengorganisir
Mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang
berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan
kegiatan serta sumber daya kepada para peserta kelompok
(organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien. Hal ini
berarti perlunya pengaturan peranan masing-masing anggota. Peranan
ini kemudian dijabarkan menjadi pembagian tugas tanggungjawab dan
otoritas.
c. Memimpin
Kepemimpinan adalah aspek yang penting dalam mengelola suatu
usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam
organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan
yang telah digariskan. Mengarahkan dan mempengaruhi ini erat
hubungannya dengan motivasi, pelatihan, koordinasi, dan
konsultansi.
d. Pengawasan
Pengawasan adalah menuntun, dalam arti memantau, mengkaji, dan
bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan
yang telah ditentukan. Jadi, dalam fungsi ini, hasil-hasil
pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana.
Oleh karena itu, umumnya telah dibuat tolak ukur, seperti anggaran,
standar mutu, jadwal penyelesaian pekerjaan, dll. Pengendalian
meliputi: (l) Pengawasan terhadap tatap-tahap kemajuan pekerjaan,
(2) Membandingkan hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan standar
yang ditetapkan, (3) Menganalisis akibat-akibat sampingan yang
muncul, dan (4) Membuat kesimpulan/rekomendasi
e. Staffing
Staffing sering dimasukkan sebagai salah satu fungsi managemen,
tetapi banyak yang menganggap kegiatan ini merupakan bagian dari
fungsi mengorganisir. Staffing meliputi pengadaan tenaga kerja
jumlah ataupun kualifikasi yang diperlukan dalam pelaksanaan
kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan, dan penyeleksian untuk
menempati posisi-posisi dalam organisasi.
3. DEFINISI PROYEK
Suatu organisasi dibuat dengan tujuan melaksanakan suatu
pekerjaan. Suatu pekerjaan umumnya berupa suatu kegiatan yang
bersifat operasi rutin (operations) atau bersifat proyek (project),
bahkan keduanya merupakan suatu yang bersifat saling tumpang
tindih. Secara umum kegiatan operasi rutin dan proyek memiliki
beberapa karakteristik yaitu:
a. Kegiatan atau proyek dilakukan oleh orang
b. Menghadapi hambatan berupa keterbatasan sumber daya
c. Terjadi proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasanSuatu
proyek sering dianggap sebagai wahana atau alat untuk mencapai
tujuan suatu organisasi. Kegiatan rutin dan proyek dibedakan dalam
beberapa hal, dimana kegiatan rutin dilakukan secara berkelanjutan
(ongoing) dan berulang-ulang (repetitive) sedangkan proyek bersifat
sementara (temporary) dan unik (unique). Menurut PMBOK (2004) a
project is a temporary endeavor undertaken to create a unique
product, service or result (suatu proyek adalah suatu usaha
temporer yang dikerjakan untuk menciptakan suatu produk, jasa atau
suatu hasil terentu yang bersifat unik).
Menurut Kerzner, (1995), Soeharto (2001) dan Ervianto (2005)
suatu proyek memiliki ciri:
a. Kegiatan yang memiliki tujuan yang spesifik, dengan
spesifikasi tertentu
b. Jelas kapan waktu memulai dan kapan waktu berakhirnya
c. Memerlukan sumber daya (uang, manusia dan peralatan)
d. Memerlukan anggaran tertentu.
Sedangkan menurut Davidson (2002) proyek memiliki empat elemen
yaitu :
a. Memiliki kerangka waktu tertentu
b. Menggunakan pendekatan teratur terhadap kegiatan-kegiatan
yang saling tergantung
c. Ada hasil yang diinginkan
d. Memiliki karakteristik-karakteristik unik.
Menurut Soeharto (2001), Kegiatan proyek adalah sebagai suatu
kegiatan sementara , yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas,
dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk
menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah
digariskan dengan jelas. Secara umum ciri penting proyek adalah
:
a. Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk
akhir atau hasil kerja akhir.
b. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan jumlah
biaya, jadual, serta kriteria mutu
c. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh
selesainya. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
d. Non rutin, tidak berulang-ulang.
e. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek
berlangsung.
Sedangkan menurut Ritz, (1994: 10) ciri-ciri umum suatu proyek
adalah:
a. Bersifat unik dan tidak bersifat pengulangan (not
repetitious)
b. Bekerja sesuai dengan jadual dan anggaran untuk mencapai
hasil yang diharapkan.
c. Tim konstruksi terdiri dari berbagai bentuk organisasi, dan
hampir melibatkan setiap departemen dalam perusahaan
d. Proyek berbeda ditinjau dari bentuk, ukuran dan
kompleksitas.
Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa
proyek adalah aktivitas unik untuk mencapai tujuan spesifik dan
hasil yang diinginkan dengan mengkordinasikan kejadian/kegiatan dan
aktivitas-aktivitas dalam kerangka waktu biaya, dan mutu tertentu.
Misalnya proyek pembangunan Mall sebagai pusat perbelanjaan di
tengah kota, dengan anggaran 10 milyard rupiah, dikerjakan dalam
waktu 13 bulan, dengan spesifikasi bangunan fisik tertentu.
Beberapa contoh proyek antara lain:
a. Proyek pengembangan produk atau jasa yang baru: misalnya
pabrik mobil sepeda motor akan mengeluarkan produk seda motor baru
yang berbeda dengan sepada motor yang telah diproduksdi selama ini.
b. Proyek manajemen perubahan yang efektif dalam struktur,
personalia atau gaya suatu organisasi: misalnya suatu perusahaan
ingin meningkatkan motivasi kerja karyawannya, maka diadakan
kegiatan pelatihan peningkatan motivasi kerja bagi seluruh
karyawan. c. Proyek perancangan alat tranportasi baru: misalnya
untuk mengatasi kemacetan lalu lintas yang sering terjadi di
Jakarta, maka diadakan pengadaan proyek tramnpostasi Busway d.
Proyek pengembangan atau modifikasi sistem informasi baru
e. Proyek pembangunan gedung atau fasilitas lainnya
f. Proyek pembangunan sistem pengairan untuk suatu negera
berkembang
g. Proyek kampenye politik bagi suatu partai politikh. Proyek
penerapan proses atau prosedur bisnis baru.
i. Proyek pengembangan model pendidikan baru , dan lain
sebagainya.
4. KARAKTERISTIK PROYEK
Dalam PMBOK (2004) disebutkan ada tiga karakteristik proyek
yaitu (l) bersifat sementara(temporary), (2) produk, jasa atau
hasil yang unik (unique product, services, or result), dan (3)
elaborasi progesif (progressive elaboration). Suatu proyek bersifat
sementara berarti bahwa setiap proyek memiliki langkah awal dan
akhir yang jelas, kapan dimulai dan kapan harus selesai ditentukan
dengan jelas. Dalam proyek bangunan gedung jelas disebutkan proyek
dimulai tanggal . Bulan . Tahun sampai dengan tangal ..bulan tahun
Jika ada keterlambatan dari jadual yang telah ditentukan tentu ada
konsekuensinya bagi kontraktor pelaksana. Suatu proyek bersifat
unik berarti bahwa produk atau jasa yang dihasilkan setiap proyek
berbeda dari proyek yang satu dengan proyek lainnya. Dalam proyek
konstruksi bangunan, proyek Ruku yang ada di suatu tempat pasti
berbeda ( baik dari segi biaya, bentuk, mutu, lama pengerjaan) dari
proyek ruko yang ada ditempat lain.
Bagi beberapa organisasi, proyek dilaksanakan sebagai respon
terhadap ketidak mampuan suatu organisasi melakulan suatu kegiatan
dengan kegiatan rutin yang normal. Dengan demikian kegiatan
tersebut dilaksanakan dengan pendekatan proyek. Misalnya suatu
perguruan tinggi akan membangun gedung perkuliahan dengan luas
total lantai 5000 m2, jelas tidak mungkin akan dibangunan dengan
sumber daya SDM yang telah ada dengan kegiatan rutin, maka kegiatan
membangun gedung perkuliahan akan dilakukan dengan pendekatan
proyek. Proyek dikerjakan pada berbagai tingkatan organisasi, dan
melibatkan satu orang sampai ribuan orang. Jangka waktu proyek
dapat dilakukan dalam hitungan mingguan sampai lima tahun atau
lebih. Suatu proyek dapat dikerjakan oleh suatu unit dalam suatu
organisasi atau melibatkan semua bagian suatu organisasi.
SIFAT SEMENTARA SUATU PROYEK
Sifat sementara suatu proyek memiliki makna bahwa suatu proyek
memiliki waktu mulai dan waktu berakhir yang jelas. Suatu proyek
berakhir bila tujuan proyek telah dicapai atau jika secara jelas
diketahui tujuan proyek tidak dapat dicapai. Sifat sementara suatu
proyek bukan berarti kegiatan proyek bersifat singkat (dalam waktu
yang singkat), dalam beberapa proyek bahkan berlangsung tahunan.
Dalam beberapa kasus kegiatan proyek dilakukan dalam waktu yang
lama/panjang. Proyek bukan sesuatu kegiatan yang berkelanjutan.
Setiap proyek memiliki dampak yang diharapkan maupun tidak
diharapkan baik yang bersifat sosial, ekonomi dan lingkungan.
Tujuan suatu proyek dan non proyek sangat berbeda. Tujuan proyek
adalah mencapai tujuan dan mengakhiri proyek, sedangkan tujuan non
proyek adalah kegiatan yang berkelanjutan (continue to work).
PRODUK, JASA ATAU HASIL UNIK
Suatu proyek bangunan misalnya memiliki fasilitas individual
yang unik seperti: pemiliki yang berbeda, desain yang berbeda,
lokasi yang berbeda, kontraktor yang berbeda dan seterusnya.
Contoh:
Proyek pengembangan pesawat komersil baru memerlukan berbagai
prototype
Proyek real estate melibatkan ratusan kelompok manusia
Pembangunan proyek sanitasi dilaksanakan di lima wilayah.
ELABORASI PROGRESIF
Elaborasi progresif adalah merupakan karakteristik suatu proyek
yang mengintegrasikan konsep sementara dan konsep keunikan. Karena
produk suatu proyek bersifat unik, maka karakteristik yang
membedakan produk atau jasa suatu proyek harus dielaborasi secara
progresif. Progresif elaboratif artinya pengembangan
langkah/tahapan proyek secara terus menerus serinci/sedetail
mungkin 5. KEGIATAN PROYEK DAN KEGIATAN RUTIN
Organisasi dibuat pada dasarnya untuk mencapai seperangkat
tujuan yang diinginkan. Untuk mencapai tujuan organisasi dapat
dilakukan dengan kegiatan proyek dan kegiatan operasi rutin.
Perbedaan utama kegiatan proyek dengan kegiatan rutin adalah:
kegiatan proyek bersifat sementara dan unik sedangkan kegiatan
operasi bersifat berkelanjutan dan berulang. Secara fundamental
tujuan kegiatan proyek dan kegiatan operasi rutin adalah sangat
berbeda. Tujuan proyek adalah mencapai tujuan dan setelah tercapai,
kegiatan proyek selesai. Sedangkan tujuan kegiatan operasi/rutin
adalah suatu kegiatan yang keberlanjutan, dimana setelah suatu
tujuan selesai dibuat tujuan baru dan kegiatan berjalan terus.
Tabel 1.1. Perbandingan kegiatan proyek versus
rutin/operasional
Kegiatan ProyekKegiatan operasional
1Bercorak dinamis, non rutinBerulang-ulang, rutin
2Siklus proyek relative pendekBerlangsung dalam jangka
panjang
3Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek berubah-ubah
(naik-turun)Intensitas kegiatan relatif sama
4Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadual
yang telah ditentukan Batasan anggaran dan jadual tidak setajam
proyek
5Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai
disiplin ilmuMacam kegiatan tidak terlalu banyak
6Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenyaMacam
dan volume keperluan sumber daya relatif konstan.
Sumber: Soeharto, 2001Pada dasarnya proyek diadakan sebagai alat
suatu organisasi untuk mencapai tujuan, dimana tujuan yang
diinginkan tersebut tidak dapat dikerjakan dengan kegiatan operasi
/rutin yang normal. Jadi proyek diadakan sebagai strategi suatu
organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan (mencapai tujuan),
dimana tim proyek bisa berasal dari organisasi yang bersangkutan
atau dikerjakan (dikontrakkan) ke pihak lain Kegiatan proyek
diadakan dengan berbagai pertimbangan seperti:
a. Kebutuhan pasar (misalnya: memberi hak kepada perusahaan
minyak untuk membangun pengilangan minyak karena adanya kelangkaan
minyak)
b. Kebutuhan organisasi (misalnya: memberi hak kepada suatu
lembaga/biro pelatihan untuk membuat proyek pelatihan karyawan guna
meningkatkan pendapatan organisasi)
c. Permintaan konsumen (misalnya: perusahaan otomotiv membuat
proyek pengadaan disain mobil baru, karena konsumen
membutuhkan)
d. Perkembangan teknologi (misalnya: perusahaan video game
membuat proyek untuk mengembangkan generasi terbaru video game)
e. Ketentuan hukum (misalnya: suatu perusahaan obat membuat
proyek untuk membuat obat baru karena ada peraturan pemerintah yang
mengaharuskan setiap obat harus memenuhi aturan kesehatan yang
baru)
6. PROYEK KONSTRUKSI
Secara umum proyek konstruksi adalah proyek yang dilakukan pada
pekerjaan-pekerjaan konstruksi. Sedangkan menurut Ervianto (2005)
menyatakan bahwa proyek konstruksi dapat dipandang dalam tiga
dimensi yaitu unik, melibatkan sejumlah sumber daya dan membutuhkan
organisasi. Proses konstruksi melibatkan organisasi dan koordinasi
seluruh sumber daya proyek (tenaga kerja, peralatan konstruksi,
material permanen dan sementara, suplai dan fasilitas, uang
teknologi, dan metode waktu) untuk menyelesaikan proyek tepat
waktu, sesuai anggaran, serta sesuai dengan standar kualitas dan
kinerja yang dispesifikasikan oleh perencana. Pemegang peranan
utama pada proses konstruksi adalah kontraktor dan subkontraktor
beserta tenaga kerjanya, arsitek/engineer sebagai penyelia, pemasok
material dan peralatan, konsultan, pemilik proyek serta penyedia
jasa pengangkutan. Menurut (Barie dan Paulson, 1995) pada masa kini
dan masa yang akan datang proyek di bidang konstruksi dibagi
menjadi empat kategori utama yaitu: a. Konstruksi pemukiman
(residential construction)
Konstruksi pemukiman meliputi perumahan keluarga tunggal,
perumahan kota, rumah susun, apartemen dan kondominium. Pembiayaan
konstruksi pemukiman kira-kira 30% sampai 35% dari angka rata-rata
pembiayaan konstruksi untuk setiap tahunnya. Konstruksi pemukiman
biasanya dilaksanakan oleh kontraktor bebas atau para pembangun
wilayah pemukiman (developer-builders).
b. Konstruksi gedung (building construction)
Konstruksi gedung menghasilkan bangunan-bangunan yang dimulai
dari toko pengecer yang kecil sampai pada kompleks peremajaan kota,
mulai dari sekolah dasar sampai pada universitas baru yang lengkap,
rumah sakit, gereja, bangunan bertingkat perkantoran komersial,
bioskop, gedung pemerintah, pusat rekreasi, pabrik dan pergudangan.
Pada dasarnya, konstruksi gedung memiliki ruang lingkup maupun
tingkat teknologi yang jauh lebih besar dan lebih rumit dari
konstruksi pemukiman. kebanyakan dari struktur-struktur dibiayai
dan dibangun oleh sektor perekonomian swasta. desain umumnya
dikoordinasikan oleh para arsitek yang bekerjasama dengan para
spesialis rekayasa untuk sub-sistem bidang struktur, mekanik dan
kelistrikan. Pembangunannya biasanya dikoordinasikan oleh
kontraktor umum atau para manajer konstruksi, yang kemudian untuk
selebihnya mensubkontrakkan berbagai bagian penting dari pekerjaan
kepada perusahaan-perusahaan menurut bidang spesialisasinya.c.
Konstruksi rekayasa berat (heavy engineering construction)
Proyek-proyek yang termasuk dalam kategori ini adalah bendungan
dan terowongan; jembatan; bangunan transportasi seperti jalan
kereta api, pelabuhan udara, jalan raya, dan sistem
transportasi-cepat di perkotaan; bandar dan bangunan pelabuhan; dan
beberapa bangunan pelayanan umum seperti sistem penyaringan dan
distribusi air minum, saluran riol dan pengumpulan air hujan,
sistem penanganan dan pembuangan bahan limbah serta jaringan
listrik dan jaringan komunikasi. Tahap desain dan pembangunan
konstruksi ditangani oleh para insinyur sipil. pada tahap
konstruksi dibutuhkan mesin/peralatan dan material seperti tanah,
batu, baja, beton, kayu dan pipa, yang berskala besar. kontraktor
dalam hal ini biasanya memerlukan tingkat keahlian yang lebih
tinggi dalam masalah rekayasa dan geologi bila dibandingkan dengan
kontraktor dalam bidang konstruksi gedung dan tempat pemukiman.
proyek konstruksi berat dibiayai oleh pihak pemerintah.
d. Konstruksi industri (industrial construction)
Proyek yang termasuk dalam kategori ini meliputi pabrik
pengilangan minyak bumi dan petrokimia; pabrik bahan-bakar
sintetik; pusat pembangkit listrik dari bahan bakar fosil serta
tenaga nuklir; pengembangan usaha pertambangan; pabrik peleburan
logam; pabrik baja dan aluminium; pabrik industri dasar/berat dan
fasilitas lainnya yang dibutuhkan oleh pelayanan umum dan industri
dasar. Desain dan konstruksinya memerlukan tingkat keahlian
rekayasa yang sangat tinggi bukan hanya dibidang sipil tetapi juga
dibidang kimia, kelistrikan, mekanik dan disiplin ilmu lain.
kontraktor pembangunan dituntut untuk benar-benar memahami
teknologi dan seluk-beluk pengoperasian fasilitas. pada umumnya
konstruksi industri terdiri dari banyak sekali pekerjaan yang
sangat kompleks dalam bidang-bidang mekanik, listrik, sistem
saluran pipa dan instrumentasi. pekerjaan ini cenderung lebih besar
sifat padat-karya, walaupun diperlukan beberapa peralatan
pengangkat dan penanganan material (material handling) yang sangat
besar
Secara umum pada pekerjaan konstruksi ada 4 target yang harus
dicapai kontraktor yaitu :
a. selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang
ditentukan dalam perencanaan.
b. selesai dengan waktu waktu perencanaan
c. selesai dengan biaya biaya yang direncanakan
d. selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial,
fisik, dan administratif).
Dalam pelaksanan proyek konstruksi keempat target tersebut harus
dapat diseselaikan secara silmultan, dan jika salah satu tidak
tercapai dapat dikatakan proyek tersebut tidak berhasil. 7.
KEGIATAN MANAJEMEN PROYEK
Setelah dibahas tentang konsep dan hakekat suatu proyek, maka
berikut akan dibahas tentang menajemen proyek. Manajemen proyek
adalah aplikasi/penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan
teknik pada aktivitas/kegiatan proyek sesuai dengan
persyaratan/kebutuhan proyek yang bersangkutan (PMI, 2004). Menurut
Kerzner (1995) manajemen proyek adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, mengarahkan, dan pengawasan terhadap sumber daya
perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek yang telah
ditentukan secara jelas. Menurut Ervianto 2005) Manajemen proyek
adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan kordinasi
suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk
menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan
tepat mutu..
Dengan demikian manajemen proyek adalah ilmu dan seni yang
berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumberdaya yang terdiri
dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan
modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup,
mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder.
Yang dimaksud dengan stake holder terdiri dari individu atau
organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, seperti
pemilik, sponsor, penyandang dana, kontraktor, rekanan, bangunan
proyek. Project Management Institute (PMI) mengidentifikasi adanya
tumpang tindih antara ilmu dan practices manajemen lain (seperti,
manajemen fungsional/klasik atau general management yang dipakai
untuk mengelola kegiatan operasional rutin dengan manajemen proyek,
seperti fungsi-fungsi merencanakan, mengorganisir, memimpin,
staffing dan mengendalikan.
Area ilmu manajemen proyek yang dikembangkan PMI dalam Project
Management Body of Kowledge (PM-BOK) adalah suatu dokumen yang
menjelaskan sejumlah ilmu (knowledge area) yang berada dalam
lingkup profesi manajemen proyek.
Batasan PM-BOK
Dalam menyusun PM-BOK, PMI menggunakan batasan sebagai berikut
:
a. Banyak body of knowledge manajemen fungsional atau general
manajement harus diakui merupakan prerequisite dari manajemen
proyek tetapi tidak dimasukkan sebagai komponen PM-BOK, kecuali
bila aspek pengetahuan yang bersangkutan merupakan bagian integral
dari proses manajemen proyek.
b. PM-BOK tidak memasukkan area ilmu disiplin lain, profesi atau
perincian ilmu pengetahuan industri yang spesifik, kecuali bila
aspek diatas merupakan bagian dari proses manajemen proyek.
c. PM-BOK tidak memasukkan ilmu pengetahuan, teknologi atau
kecakapan yang hanya terbatas untuk satu jenis industri atau
teknologi tertentu.
d. PM-BOK tidak memasukkan bagian terbesar disiplin service,
kecuali bila disiplin tersebut berlaku untuk kebanyakan proyek.
e. PM-BOK harus menekankan ilmu pengetahuan, ketrampilan dan
teknik yang bersifat unik terhadap manajemen proyek, atau yang
kegunaannya bersifat mendasar untuk melaksanakan proses manajemen
proyek.
f. Terdapat banyak keperluan yang bersifat tumpang tindih dengan
PM-BOK dari disiplin ilmu atau profesi lain.
Manajemen proyek termasuk disiplin ilmu manajemen, yaitu
pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan
tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk proyek, atau lebih luas
lagi mengelola dinamika perubahan (management of change). Sebagai
ilmu manajemen, profesi manajemen proyek berkaitan erat dengan
fungsi merencanakan, memimpin, mengorganisir, dan mengendalikan
berbagai kegiatan proyek yang seringkali sarat dengan kandungan
disiplin ilmu arsitektur, engineering, akutansi, keuangan, dan
lain-lain. Sebagai layaknya suatu profesi formal, profesi manajemen
proyek juga harus memiliki berbagai atribut dasar seperti body of
knowledge, standart of entry, code of conduct, dan lain-lain.
Manajemen proyek adalah penyelesaian menyeluruh dengan
menggunakan proses : initiating (memulai), planning (perencanaan),
executing (pelaksanaan), controlling (pengawasan), and closing
(penutupan). Tim proyek mengelola kerja proyek, secara khas
melibatkan:
a. Menciptakan keseimbangan antara berbagai permintaan tentang
kualitas, lingkup, waktu, dan anggaranb. Menetapkan tujuan yang
jelas dan dapat dicapai
c. Identifikasi kebutuhan-kebutuhan
d. Mengadaptasikan spesifikasi, rencana dan pendekatan dalam
harapan/keinginan yang berbeda dari berbagai stakeholder.
Istilah manajemen proyek kadang-kadang digunakan untuk
menjelaskan pendekatan organisasi dalam manajemen opresional yang
berkelanjutan. Pendekatan ini lebih tepat disebut Management by
project. Yang meilibatkan berbabagai aspek kegiatan operasional,
seperti penerapan teknik-teknik manajemen proyek.
PERKEMBANGAN MANAJEMEN PROYEK
Pada pertengahan tahun 1960, sebagain ekskutif perusahan besar
mulai mencari teknik manajemen dan struktur organisais baru yang
mampu beradaptasi dengan lingkungan yang cepat berubah.
Pekerjaan-pekerjaan perusahaan yang semakin komplek dan menghadapi
situasi dan lingkungan yang cepat berubah, mengharuskan perusahaan
menggunakan pendekatan manajemen proyek. Perusahaan-perusahaan
tersebut adalah: pers, ruang angkasa, pertahanan, konstruksi,
rekayasa teknologi tinggi, komputer, dan alat-alat elektronik.
Pada satu sisi perusahaan seperti pertahanan, ruang angkasa dan
konstruksi pada tahun 1960 kebanyakan masih menggunakan metode
informal dalam menangani proyek-proyeknya. Dalam manajemen proyek
yang bersifat informal, proyek-proyek ditangani dengan dasar
pendekatan informal dimana otoritas manajer proyek sangat kecil.
Kebanyakan proyek yang ada ditangani oleh manajer fungsional, yang
dibantu oleh satu atau dua manajer lini.
Ada lima pertanyaan yang perlu dicermati, apakah penggunaan
manajemen proyek perlu dalam suatu pekerjaaan: (l) apakah pekerjaan
yang ada bersifat komplek? (2) apakah lingkungan pekerjaaan
bersifat dinamis/cepat berubah? (3) apakah ada hambatan-hambatan
yang sangat pelik? (4) apakah ada beberapa aktivitas (pekerjaan)
yang harus di integrasikan? (5) apakah ada beberapa batasan-batasan
fungsional yang bersifat silang? Jika beberapa jawaban dari
pertanyaan-pertanyaan tersebut ya: maka diperlukan pendekatan
manajemen proyek secara formal.
Pertumbuhan perusahaan yang lambat dan adanya
keterbatasan-keterbatasan pada manajemen proyek informal, maka
manajemen proyek yang ada perlu direstrukturisasi. Manajemen proyek
direstrukturisasi bila (l) pekerjaan-pekerjaan yang ada tidak bisa
ditangani dengan model struktur organisasi tradisional, (2) adanya
gangguan pada kegiatan rutin perusahaan.
Beberapa literatur menjelaskan bahwa beberapa kasus yang
menyebabkan penerapan manajemen proyek gagal adalah (l) manajemen
proyek tidak dibutuhkan, tetapi diterapkan, (2) tenaga kerja tidak
diberi penjelasan/pemahaman tentang bagaimana langkah-langkah kerja
manajemen proyek, (3) eksekutif tidak memilih secara tepat proyek
atau manajer proyek, (4) tidak ada usaha memberi penjelasan
pengaruh bentuk organisasi manajemen proyek terhadap upah dan gaji
karyawan, dan (5) pekerja tidak yakin bahwa eksekutif akan memberi
dukungan penuh pada perubahan (dari manajemen operasi rutin ke
manajemen proyek).
8. RUANG LINGKUP PENGETAHUAN MANAJEMEN PROYEK Ruang lingkup
pengetahuan manajemen proyek adalah penjelasan proses
komponen-komponen dari pengetahuan dan praktek manajemen proyek.
Menurut PMI dalam PM-BOK proses ini digambarkan 9 ruang lingkup
pengetahuan seperti berikut:
Gambar 1.1. Ruang Lingkup Manajemen Proyek (Sumber PMI,
2004)
1. MANAJEMEN INTERGRASI (PROJECT MANAGEMENT INTEGRATION):
Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
berbagai elemen proyek telah dikordinasikan dengan baik. Project
Management Integration terdiri dari (l) Develop Project Charter,
(2). Develop Preliminary Project Scope Statement, (3) Develop
Project Management Plan , (4) Direct and Manage Project Execution,
(5) Monitor and Control Project Work, 6. Integrated Change Control,
(7). Close Project
2. MANAJEMEN LINGKUP (PROJECT SCOPE MANAGEMENT) Menjelaskan
proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa pekerjaaan-pekerjaan
yang tercakup dalam seluruh proyek, hanya merupakan pekerjaan yang
memang dibutuhkan, untuk menyelesasikan suatu proyek dengan
berhasil. Komponen ini terdiri dari . (l) Scope Planning, (2) Scope
Definition, (3) Create WBS, (4) Scope Verification, dan (5) Scope
Control
3. MANAJEMEN WAKTU (PROJECT TIME MANAGEMENT ) Menjelaskan proses
yang diperlukan untuk menjamin waktu penyelesaian proyek. Komponen
ini terdiri dari (l) Activity Definition, (2) Activity Squencing,
(3) . Activity Resource Estimating, (4) Activity Duration
Estimating, (5) Schedule Development, dan (6) Schedule Control
4. MANAJEMEN BIAYA (PROJECT COST MANAGEMENT) Menjelaskan tentang
proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa proyek yang dikerjakan
dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
Komponen ini terdiri dari (l) Cost Estimating, (2) Cost Budgeting,
dan (3) Cost Control
5. MANAJEMEN KUALITAS (PROJECT QUALITY MANAGEMENT ) Menjelaskan
tentang proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa proyek yang
dikerjakan akan memuaskan kebutuhan konsumen. Komponen ini terdiri
dari (l) Quality Planning, (2). Perform Quality Assurance dan (3)
Perform Quality Control
6. MANAJEMEN SUMBER DAYA (PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT)
Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan
semua tenaga kerja yang terlibat dalam proyek secara efektiv.
Komponen ini terdiri dari (l) Human Resource Planning, (2) Acquire
Project Team, (3) Develop Project Team
.(4) Manage Project Team
7. MANAJEMEN KOMUNIKASI (PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT()
Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk menjamin ketepatan
waktu dan pembaharuan informasi, koleksi, diseminasi, penyimpanan,
dan disposisi akhir dari informasi proyek. Komponen ini terdiri
dari(1) Communication Planning, (2). Information Distribution, (3)
Performance Reporting, (4) Manage Stakeholders.8. MANAJEMEN RISIKO
(PROJECT RISK MANAGEMENT) Menjelaskan proses yang terkait dengan
identifikasi, analisis dan tanggapan terhadap risiko proyek.
Komponen ini terdiri dari (l) Risk Management Planning, (2) Risk
Indentification, (3) Qualitative Risk Analysis, (4). Quantitative
Risk Analysis, (5) Risk Response Planning, dan (6) Risk Monitoring
and Control
9. MANAJEMEN PENGADAAN (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT)
Menjelaskan tentang proses yang diperlukan untuk memperoleh
barang-barang dan jasa dari pihak luar untuk kepentingan
organisasi/perusahaan. Komponen ini terdiri dari(l) Plan Purchase
and Acquisitions, (2) Plan Contacting, (3) Request Seller Response,
(4) Select Seller, (5) Contract Adminitration, dan (6) Contract
Closure. Secara umum hubungan antara manajemen proyek dengan
manajemen yang lain dapat dilukiskan sebagai berikut:
Managemen
Gbr 1.2. Hubungan Manajemen Proyek Dengan Disiplin Manajemen
Lain
Manajemen secara umum meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengelolaan staf, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan
rutin perusahaaan secara berkelanjutan. Manajemen umum didukung
oleh disiplin ilmu lain seperti hukum, perencanaan strategik,
logistik dan manajemen sumber daya manusia. Sedangkan PMBOK
memodifikasi manajemen umum dalam beberapa ruang lingkup seperti
perilaku organisasi, peramalan/analisa keuangan, dan teknik
perencanaan dan lain lain.
Suatu manajemen proyek dikatakan berhasil apabila:
a. Proyek yang dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan
b. Proyek yang dilaksanakan sesuai dengan dana yang telah
direncanakan
c. Sesuai dengan tingkat/ukuran teknologi yang diinginkan
d. Penggunaaan sumber daya secara efektif dan efisien.
e. Terjadi perubahan lingkup proyek yang seminimum mungkin
f. Tanpa gangguan terhadap organisasi utama proyek
g. Tanpa ada perubahan terhadap budaya perusahaan
Hambatan-hambatan yang sering dijumpai dalam pelaksaan proyek
antara lain:
a. Kompleksitas proyek
b. Keinginan/kebutuhan yang bersifat khusus dari konsumen
c. Restrukturisasi organisasi
d. Risiko proyek
e. Perubahan teknologi
f. Perencanaan dan penentuan harga awal
g. Sumber daya perusahaan antara lain:
h. Uang (money)
i. Tenaga kerja (manpower)
j. Peralatan (equipment)
k. Fasilitas (facilities)
l. Material (materials)
m. Informasi/teknologi (information/technology)
9. PERAN DAN TUGAS MANAJEMEN DALAM PROYEK
a. Manajer Proyek
Tugas utama manajer proyek adalah mengelola dan mengawasi
sumberdaya perusahaan agar sesua dengan waktu, anggaran dan mutu
yang ditetapkan. Seorang manajer proyek tidak mengontrol langsung
sumber daya tersebut, kecuali Uang (anggaran proyek). Sumber daya
tersebut dikontrol oleh manajer lini, manajer fungsional, atau
manajer sumber daya. Seorang manajer proyek harus mengadakan
negoisasi dengan manajer tersebut untuk semua sumber daya yang ada.
Manajer proyek mengadakan pengawasan terhadap sumber-sumber
tersebut secara bersaman dengan manajer lini. Oleh karena itu
kesuksesan manajemen sangat tergantung dari:
1. Hubungan kerja sehari-hari yang baik antara manajer proyek
dengan manajer lini yang secara langsung bertugas mengawasi sumber
daya tersebut
2. Kemampuan karyawan (manajer lini) untuk membuat laporan
kepada atasannya (manajer proyek) dan pada waktu yang sama
melaporkan kepada sesama karyawan atau manajer lain
Suatu manajemen proyek yang efektif, paling tidak harus memahami
hal:
a. Teknik-teknik dan peralatan-peralatan kuantitatif
(quantitative tools and technique). Dalam hal ini semua orang yang
terlibat dalam manajemen harus memahami metode-metode perencanaan,
penjadualan dan kontrol pekerjaan dan hal yang sangat mendesak
adalah seorang manajer proyek harus memahami tentang deskrispsi
pekerjaannya. Khususnya tentang tanggung jawab dan wewenangnya
mulai awal proyek sampai proyek berakhir.
b. Struktur organisasi (organization structure)
c. Perilaku organisasi (Organization behavior)
Pada dasarnya tim manajemen proyek yang efektif, memerlukan
pemahaman yang mendalam terhadap lima bidang keahlian yaitu:
1. Tubuh/kerangka pengetahuan (body of knowledge) manajemen
proyek
2. Penerapan lingkup pengetahuan, standard dan peraturan
3. Memahami lingkungan proyek
4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen umum
5. Keterampilan interpersonal.
Secara umum peran dan tugas seorang manajer proyek adalah
bertanggung jawab terhadap kordinasi dan integrasi
kegiatan-kegiatan dalam berbagai sektor proyek. Oleh karena itu
seorang manajer proyek harus memiliki beberapa keterampilan yaitu
(a) kemampuan komunikasi yang baik, (b) keterampilan melakukan
hubungan interpersonal, (c) terbiasa dengan kegiatan organisasi
lini, dan (d) harus memiliki kemampuan umum yang memadai.
Sedangkan menurut J Robert Flour (dalam Kezners, 1995: 11)
seorang manajer proyek tidak hanya harus paham tentang pengelolaan
teknik (engeneering), aspek pengadaan dan konstruksi, namun dia
juga harus mampu mengelola aspek keuangan, rencana biaya bangunan
(cost engineering), penjadualan, aspek lingkungan, hukum/peraturan
konstruksi, inflasi dan eskalasi, masalah perburuhan, hubungan
antara klien dan masyarakat, hubungan dengan pekerja dan
perubahan-perubahan dibidang hukum/peraturan yang ada. Secara umum
menurut Kezner (1995) tugas manajer proyek adalah:
a. Mengelola hubungan personal dalam organisasi proyek
b. Menjaga keseimbangan antara fungsi-fungsi teknik dan
manajerial proyek
c. Mengatasi risiko yang terjadi
d. Mengendalikan kehidupan (derap langkah) organisasi.
Rata-rata umur seorang manajer proyek adalah umur 30-an sampai
40-an hal ini didasari atas pertimbangan:
a. Seseorang umummnya akan memberikan sumbangan pada masyarakat
antara umur 30 s.d 40
b. Pada umur-umur tersebut seseorang harus memikirkan masa
depan, kebutuhan keuangan, beli rumah, rekreasi dan pendidikan
anaknya.
c. Pada umur-umur tersebut seseorang lebih berani mengambil
risiko
b. Manajer FungsionalSecara umum terdapat dua tugas utama
manajer fungsional yaitu:
a. Bertanggung jawab terhadap bagaimana (how) suatu ugas harus
dilaksanakan dan dimana (where) harus dikerjakan (kriteria
teknis)
b. Bertanggung terhadap penyediaan sumber daya untuk mencapai
tujuan proyek, dibawah hambatan-hambatan yang ada (siapa yang harus
melaksanakan pekerjaan)
Dengan kata lain, bila manajer proyek mengidentifikasi kebutuhan
suatu proyek (misalnya apa yang harus dikerjakan dan hambatan apa
yang terjadi), dan menjadi kewajiban manajer fungsional
mengidentifikasi criteria-kriteria tehnis yang diperlukan. Kecuali
bidang R &D, manajer fungsional harus mempersiapkan
tenaga-tenaga teknis yang diperlukan. Secara pokok manajer
fungsional harus mampu menghadapi/mengatasi:
1. Melayani ketidakterbatas permintaaan pekerjaaan (Unlimited
work requests) 2. Menepati batas waktu yang ditentukan
(Predetermined deadlines()
3. Melayani semua permintaan yang mempunyai prioritas tinggi
(All requests having a high priority)4. Menghadapi keterbatasan
sejumlah sumber daya (Limited number of resource/Limited
availability of resources )
5. Mengatasi perubahan rencana proyek yang tidak direncanakan
(Uncheduled changes in project plan )
6. Mengatasi kemajuan proyek yang tidak diprediksi/kuran
tercapai (Unpredicted lack of progess )
7. Mneghadapi ketiadaaan sumber daya (Unplanned absence of
resources()
8. perincian sumber daya yang tidak direncakan(Unplanned
breakdown of resources)9. Kehilangan sumber daya yang tidak
direncanakan( (Unplanned loss of resources)10. Perputaran tenaga
kerja yang tidak direncanakan (Unplanned turnover of personal).Pada
dasarnya manajemen proyek memang tidak didesain dengan sistem satu
komando. Manajemen proyek dirancang sebagai sistem dimana otoritas
dan tanggung jawab dibagi antara manajer proyek dan manajer lini.
Manajer proyek melaksanakan perancanaan, memonitor, dan mengawasi
proyek, sedangkan manajer fungsional tugasnya melaksanakan
pekerjaan. Tabel berikut menggambarkan pembagian tanggung jawab
antara manajer proyek dan manajer lini.
Tabel 1.2. Tanggung ManajerTopikTanggung Jawab
Manajer ProyekManajer Lini
Penghargaan (rewards)Memberi rekomendasi:informalMemberi
penghargaan: formal
Petunjuk (direction)Patok kerja (milestone) (ringkasan)Rinci
Evaluasi (evaluation)RingkasanRinci
Pengukuran (measurement)RingkasanRinci
Pengawasan (control)RingkasanRinci
c. Ekskutif Dalam lingkungan proyek, para ekskutif memiliki
peran baru yaitu peran interfacing. Ekskutif diharapkan mampu
melakukan interface dalam hal:a. Perencanan dan penentuan tujuan
proyek
b. Pemecahan konflik
c. Penentuan prioritas proyek
d. Sebagai sponsor proyek
Pada dasarnya kesuksesan dalam manajemen proyek tergantung dari
tiga hal yaitu (l) manajer proyek, (2) manajer lini, dan (3)
manajemen senior. Jika ketiga komponen ini tidak berjalan secara
baik, maka suatu proyek akan mengalami kegagalan. Titik kritis
dalam manajemen proyek adalah interface antara manajer proyek dan
manajer lini. Dalam interface ini, manajer proyek dan manajer lini
harus memandang posisi masing-masing sama dan rela membagi
otoritas, tangung jawab dan akuntabilitas. Jika posisi manajer
proyek dan manajer lini dalam posisi sama, maka keterlibatan
manajemen senior sangat perlu dalam memberi advis dan bimbingan
pada manajer proyek, seperti halnya memberi dorongan pada manajer
lini untuk melaksanakan tugas-tugas.
MANAJER PROYEK SEBAGAI AGEN PERUBAHAN Tugas utama seorang
manajer proyek adalah melakukan perencanan. Sebagai arsitek
perencana proyek, manajer proyek harus menyediakan:a.
Definisi/uraian tugas secara lengkap
b. Definisi/uraian sumber daya yang dibutuhkan
c. Jadual milestone utamad. Definisi kualitas tiap item
pekerjaan dan kebutuhan sumber daya
e. Dasar/cara pengukuran unjuk kerja
Jika hal-hal di atas telah disediakan dengan baik, maka dapat
menghasilkan:
1. Kepastian bahwa setiap unit fungsional akan memahami tanggung
jawab penuh terhadap pencapaian kebutuhan proyek
2. Kepastian bahwa hasil pemecahan masalah penjadualan dan
alokasi sumber daya yang kritis akan dapat diketahui terlebih
daulu
3. Identifikasi awal terhadap masalah yang dapat membahayakan
pelaksanaan proyek, dapat segera dilakukan tindakan korektif dan
perencanaan kembali dapat dilakukan untuk memecahkan masalah.
Seorang manajer proyek tidak dapat membuat kebijakan pada
pekerjaan fungsional, terkait dengan:
a. Promosi
b. Penyusunan peringkat kepegawaian
c. Gaji
d. Bonus
e. Lembur kerja
f. Tanggung jawab
g. Menjajikan tugas berikutnya
Tugas-tugas tersebut merupakan wewenang manajer lini, tetapi
manajer proyek dapat terlibat secara tidak langsung dengan cara
memberikan masukan-masukan tentang masalah pekerja.
10. PROFESI DALAM MANAJEMEN PROYEK Walaupun keberadaan manajer
proyek telah ada sejak berabad-abad, namun pengakuan manajemen
proyek sebagai suatu profesi baru muncul belakangan. Selama abad
industri, manajer proyek adalah orang-orang yang memenuhi syarat
teknis yang ada dalam organisasi yang bersangkutan, dan peran
manajer proyek cenderung sebagai batu loncatan menuju pekerjaan
sebagai manajer fungsional. Baru pada tahun 1970-an individu dan
organisasi mengakui bahwa manajer proyek memerlukan keahlian yang
berbeda dengan manajer fungsional. Pada akhir tahun 1990-an
manajemen proyek diakui secara umum sebagai suatu profesi, khusunya
pada perusahaan-perusahaan teknologi informasi, konstruksi,
arsitektur dan mesin.
Pada tahun 1969 organisasi perdagangan internasional untuk
manajer proyek membentuk Project Management Institute (PMI), yang
merupakan kumpulan kelompok kecil manajer proyek yang terutama
bekerja di bidang mesin dan konstruksi., sekitar tahun 1990
anggotanya 12.000 dan pada tahun 2000 anggotanya sekitar 70.000 di
seluruh dunia. Pada tahun 1987 PMI mengeluarkan buku A Guide to the
Project Management Body of Knowledge, yang mengidentifikasi praktik
yang sudah diterima dalam manajemen proyek dan mengorganisasikannya
dalam area fungsional proyek. Pedoman ini terus diperbaharui yaitu
tahun 1996, 2000 dan 2004, pedomann ini akan terus diperbaharui
sesuai perkembangan teknologi. Disamping itu PMI juga mempromosikan
status professional manajer proyek melalui sertifikasi, pada akhir
tahun 2000 hampir 27.000 orang telah memegang sertifikat sebagai
proyect managers. Semakin meluasnya aplikasi manajemen proyek (MP)
dalam dunia usaha, industri, dan bidang-bidang lain dewasa ini,
timbul pemikiran perlunya suatu kodefikasi dan standarisasi yang
berkaitan dengan profesi MP. Maksud ini bukan didorong oleh
kurangnya kualitas penyelenggara proyek dalam praktek dilapangan,
melainkan lebih ditujukan pada usaha memudahkan mereka yang hendak
menekuni profesi MP dan juga pemakai jasa MP. Umumnya pimpro dan
tim proyek mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman yang
cukup sebelum bertugas mengelola proyek. Disinilah dasar timbulnya
pemikiran di atas, yaitu tidak adanya standar dan kode profesi yang
memberikan batasan perihal manajemen proyek sehingga J.R.Adams
(1994) mengemukakan sebagai berikut :
Pada kenyataannya, siapa saja, terlepas dari pengalaman
kerjanya, tidak pandang latar belakang pendidikan akademisnya,
dapat menjadi pimpro dengan sekadar mengklaim titel tersebut. PORSI
PENGUASAAN KOMPONEN TEKNIS
Pimpinan menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab proyek
karena alasan sebagai berikut :
a. Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup kerja proyek,
misalnya seorang insinyur sipil untuk proyek mendirikan kantor.
b. Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan.
c. Manajer lini berpengalaman yang diharapkan mampu memecahkan
masalah manajerial yang mungkin timbul.
d. Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai tantangan.
Jadi, karir pimpro dan para pelaku penting umumnya mengikuti
urutan di atas. Artinya tidak ada perencanaan nyata maupun latihan
dan pendidikan formal bagi mereka untuk profesi MP, kecuali bekal
pengetahuan teknis dari disiplin ilmu yang merupakan porsi dominan
dari lingkup kerja proyek yang hendak ditangani.
MANAJEMEN PROYEK SEBAGAI PROFESI
Profesi adalah suatu kejuruan yang memerlukan pendidikan dan
latihan serta melibatkan kecakapan intelektual. Langkah penting
untuk mendapat pengakuan masyarakat atas profesi adalah memiliki
lisensi oleh otoritas atau badan resmi yang dibentuk untuk maksud
tersebut. Maksud adanya lisensi ini memberi tanda bahwa pemegangnya
telah kompeten dalam bidangnya.
ATRIBUT SUATU PROFESI
Disiplin ilmu manajemen proyek adalah ilmu manajemen, yaitu ilmu
pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan. Sebagai ilmu manajemen,
profesi MP berkaitan erat dengan fungsi merencanakan, memimpin,
mengorganisir dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang
seringkali sarat dengan kandungan ilmu arsitektur, engineering,
akuntansi, keuangan dan lain-lain.
a. Body of Knowledge
Body of Knowledge (BOK) adalah atribut yang berkaitan dengan
konsep dan prinsip unik profesi yang bersangkutan.
b. Kode Etik
Atribut ini umumnya dimiliki oleh setiap macam profesi, untuk
dipakai sebagai pegangan/petunjuk yang berkaitan dengan tingkah
laku yang benar bagi profesi yang bersangkutan.
c. Standard of Entry
Atribut ini menetapkan standar minimum bagi mereka yang dapat
diakui sebagai pemegang/pemilik profesi yang bersangkutan.
d. Organisasi yang Mendukung
Bagi pembentukan profesi baru diperlukan suatu badan atau
organisasi yang mendukung (sanctioning organization).
POTENSI KARIER PERSONIL PROYEK
Dengan adanya profesi Manajemen proyek yang dipersiapkan dan
direncanalan secara terarah berupa latihan dan pendidikan formal
serta sertifikasi yang didasarkan atas PM-BOK, jalan terbuka lebar
bagi karier mereka yang ingin menekuni bidang manajemen proyek.
Jalur 1 Jalur 1 adalah jalur profesi yang lazim terjadi. Suatu
perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha tertentu (nonproject
oriented organization), misalnya memproduksi BBM akan memperluas
salah satu produksinya. Maka pimpinan perusahaan akan memilih dan
menunjuk salah seorang engineer senior dari bidang pemeliharaan
untuk menjadi pimpro perluasan pabrik tersebut. Setelah berhasil
menyelesaikan proyek dengan baik, maka manajer proyek dikembalikan
lagi ke bidang fungisonal dan mendapat promosi sebagai kepala
bidang. Meskipun demikian, tidak lepas kemungkinan bahwa setelah
selesai proyek, eks-pimpro mengambil pendidikan MM (magister
manajemen) atau MBA bidang/jurusan manajemen proyek dan memperoleh
sertifikat, kemudian melanjutkan karier seperti tertera pada jaur
2.
Jalur 2
Jalur ini merupakan jalur pengembangan karier dan profesi yang
lebih terarah. Setelah menamatkan pendidikan formal S-1, kemudian
bergabung dengan perusahaan yang kegiatan utamanya berkaitan erat
dengan penyelenggaraan proyek seperti konsultan, kontraktor,
organisasi BUMN, atau departemen yang sedang menangani proyek.
Langkah berikutnya ialah mengambil pendidikan lanjutan S-2 seperti
MM atau MBA jurusan manajemen proyek. Hal ini akan memberikan bekal
yang cukup dan persiapan bagi tugas dan tanggung jawab sebagai
senior project control atau deputi manajer proyek professional
untuk proyek-proyek berukuran sedang. Jenjang karier berikutnya
akan terbuka sesui dengan prestasi yang bersangkutan.
PROGRAM SERTIFIKASI
Di samping tersedia jalur edukasi akademis yang pesertanya
setelah tamat memperoleh gelar MBA atau MSc dalam project
management, terdapat pula jalur praktis, yaitu melalui program
sertifikasi. Program ini bermaksud untuk memformalkan pendidikan
bagi profesi MP, yaitu mengadakan ujian dan pemberian sertifikat
sebagai tanda bahwa pemegang sertifikat telah menguasai ilmu dasar
(basic knowledge) manajemen proyek. Salah satu institusi yang telah
melaksanakan program sertifikasi ini adalah PMI-USA yang dimulai
sejak tahun 1984, kualifikasi yang diberikan adalah sebagai berikut
:
a. Telah menunjukkan professional commitment terhadap manajemen
proyek dalam jangka panjang.
b. Lulus ujian sertifikasi.
Bobot komitmen profesi tersebut di nilai dengan angka. Di bawah
angka tertentu, calon dianggap belum memenuhi syarat. Bagi mereka
yang lulus kualifikasi diberikan sertifikat dan gelar PMP atau
project management professional oleh PMI.
11. RANGKUMAN Sejarah manajemen proyek konstruksi hampir
bersamaan dengan munculnya peradaban manusia itu sendiri. Semakin
maju peradaban manusia semakin berkembang pula ilmu maupun praktik
manajemen proyek. Manajemen adalah proses merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta
sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi
(perusahaan) yang telah ditentukan. Kegiatan proyek adalah sebagai
suatu kegiatan sementara , yang berlangsung dalam jangka waktu
terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk
menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah
digariskan dengan jelas. Dalam PMBOK (2004) disebutkan ada tiga
karakteristik proyek yaitu (l) bersifat sementara(temporary), (2)
produk, jasa atau hasil yang unik (unique product, services, or
result), dan (3) elaborasi progesif (progressive elaboration).
Manajemen proyek adalah aplikasi/penerapan pengetahuan,
keterampilan, peralatan dan teknik pada aktivitas/kegiatan proyek
sesuai dengan persyaratan/kebutuhan proyek yang bersangkutan
(PMBOK, 2004). Menurut Kerzner (1995) manajemen proyek adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, mengarahkan, dan pengawasan
terhadap sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek
yang telah ditentukan secara jelas. Ruang lingkup pengetahuan
manajemen proyek adalah penjelasan proses komponen-komponen dari
pengetahuan dan praktek manajemen proyek. Proses ini digambarkan 9
ruang lingkup pengetahuan Ruang lingkup pengetahuan manajemen
proyek adalah penjelasan proses komponen-komponen dari pengetahuan
dan praktek manajemen proyek dan proses ini memiliki 9 ruang
lingkup pengetahuan yaitu (l) manajemen integrasi, (2) manajemen
lingkup, (3) manajemen waktu, (4) manajemen biaya, (5) manajemen
kualitas, (6) manajemen sumber daya, (7) manajemen komunikasi, (8)
manajemen risiko, dan (9) manajemen pengadaan. Secara umum yang
bertanggung jawab dan berpengaruh terhadap pelaksanaan manajemen
proyek adalah manajer proyek, manajer fungsonal dan eksekutif. Pada
tahun 1969 organisasi perdagangan internasional untuk manajer
proyek membentuk Project Management Institute (PMI), yang merupakan
kumpulan kelompok kecil manajer proyek yang terutama bekerja di
bidang mesin dan konstruksi., sekitar tahun 1990 anggotanya 12.000
dan pada tahun 2000 anggotanya sekitar 70.000 di seluruh dunia.
Pada tahun 1987 PMI mengeluarkan buku A Guide to the Project
Management Body of Knowledge, yang mengidentifikasi praktik yang
sudah diterima dalam manajemen proyek dan mengorganisasikannya
dalam area fungsional proyek. Pedoman ini terus diperbaharui yaitu
tahun 1996, 2000 dan 2004, pedomann ini akan terus diperbaharui
sesuai perkembangan teknologi. Disamping itu PMI juga mempromosikan
status professional manajer proyek melalui sertifikasi, pada akhir
tahun 2000 hampir 27.000 orang telah memegang sertifikat sebagai
proyect managers.
12. PERTANYAAN EVALUATIFa. Apakah perbedaan antara kegiatan
proyek dan kegiatan operasi rutin
b. Jelaskan karaktersitik proyek menurut PMBOK
c. Jelaskan perbedaan antara manajemen umum dan manajemen proyek
d. Jelaskan lingkup ilmu manajemen proyek menurut PMBOK
PROJECT MANAGEMENT
1. Project Integrating
Managemen
Develop Project Charter
Develop Preliminary Project Scope Statement
Develop Project
Management Plan
Direct and Manage Project Execution
Monitor and Control Project Work
Integrated Change Control
Close Project
2. Project Scope
Management
Scope Planning
Scope Definition
Create WBS
Scope Vrification
Scope Control
3. Project Time Management
Activity Definition
Activity Squencing
Activity Resource Estimating
Activity Duration Estimating
Schedule Development
Schedule Control
4. Project Cost Management
Cost Estimating
Cost Budgeting
Cost Control
5. Project Quality
Management
Quality Planning
Perform Quality Assurance
Perform Quality Control
6. Project Human Resource
Management
Human Resource Planning
Acquire Project Team
Develop Project Team
Manage Project Team
7. Project Communication
Management
Communication Planning
Information Distribution
Performance Reporting
Maanage Stakeholders
9. Project Risk
Management
Risk Management Planning
Risk Indentification
Qualitative Risk Analysis
Quantitative Risk Analysis
Risk Response Planning
Risk Monitoring and Control
9. Project Procurement
Management
Plan Purchase and Acquisitions
Plan Contacting
Request Seller Response
Select Seller
Contract Adminitration
Contract Closure
General
Management
Knowlwedge
And Practice
Aprication Area Knowledge
And Practice
Generally Accepted
Project Management
Knowlwedge and
Practice
SPONSOR PROYEK:
MANAJEMEN SENIOR
SPONSOR PROYEK
MANAJEMEN BAWAH/TENGAH
TIM PROYEK
MANAJER PROYEK
HUBUNGAN
SPONSOR
PROYEK
MANAJER PROYEK
PENENTUAN TUJUAN
PERENCANAAN
ORGANISASI PROYEK
PERSONEL KUNCI
MASPER PLAN
KEBIJAKAN
PELAKSANAAN MONITORING
PENENTUAN PRIORITAS
PEMECAHAN KONFLIK
KONTAK EKSKUTIF - CLIEN
Gambar 1.3. Intercafe sponsor proyek
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini anda diharapkan dapat:
Menjelaskan sejarah manajemen proyek konstruksi
Menjelaskan konsep proyek dari berbagai sudut pandang
Menyebutkan ciri-ciri penting proyek
Menjelaskan karakteristik suatu proyek
Menjelaskan perbedaan kegiatan proyek dan kegiatan rutin
Menjelaskan konsep manajemen proyek
Menjelaskan ruang lingkup manajemen proyek
Menjelaskan peran dan tugas manajemen dalam proyek
PAGE 25
