1 Prepared by: Izzani Ulfi

BAB 3

Desain dan Analisis Pekerjaan

Karyawan-karyawan yang akan diterima oleh sebuah perusahaan akan ditempatkan pada

setiap divisi yang membutuhkannya. Maka dari itu, pada proses pengadaan tenaga kerja, kualitas

tenaga kerja sangat diperhatikan. Hal ini sudah dirumuskan dalam penetapan standar atau kriteria

karyawan yang dibutuhkan agar sesuai dengan harapan perusahaan.

Penentuan kualitas tenaga kerja berhubungan dengan dua hal, yaitu:

a. Job Design

Job atau jabatan adalah sekumpulan tugas-tugas yang dilakukan seorang karyawan

untuk dapat menghasilkan suatu output yang dapat berupa produk maupun jasa.

Besarnya beban tugas akan tergantung pada level jabatan seorang karyawan. Makin

tinggi levelnya, makin tinggi pula beban kerjanya atau tanggung jawabnya.

b. Job Analysis

Job analysis (analisis jabatan) adalah proses atau kegiatan yang dilakukan untuk

mengetahui tuntutan-tuntutan dari suatu jabatan. Definisi lain analisis jabatan

menurut Wether jr dan Davis “Systematically collects, evaluates and organizes

information about jobs”. Apabila analisis jabatan adalah nama pekerjaannya, orang

yang melakukan pekerjaan tersebut disebut Job Analyst. Seorang job analyst akan

melakukan identifikasi tugas-tugas dan perilaku-perilaku yang diperlukan. Selain itu,

ia juga melakukan spesifikasi pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang

diperlukan untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dalam suatu jabatan.

2 Prepared by: Izzani Ulfi

Ada dua pendekatan yang umum dilakukan dalam melakukan analisa jabatan, antara lain:

a. Task-oriented Approach

Task-oriented Approach adalah pendekatan yang berorientasi kepada tugas-tugas. Pada

jabatan supir, misalnya, analisis akan terpusat pada tugas-tugas yang dikerjakan oleh

seorang sekretaris.

Job Description

Driver

1. Menjaga etika dan bersikap baik dalam membawa kendaraan

2. Menjaga kondisi kendaraan agar tetap dalam keadaan baik dan bersih

3. Mengecek mesin, oli dan bensin setiap harinya serta melaporkan apabila

ada masalah kecil maupun besar yang ditemukan pada kendaraan kantor

4. Membersihkan kendaraan luar dan dalam sebelum dipakai

5. Menyediakan kebutuhan di dalam kendaraan (tissue, tampat sampah kecil

dan pengharum mobil)

6. Memberikan bon bensin, tiket tol dan parker kepada GA untuk

pengecekan dan pengajuan anggaran periode selanjutnya.

Source: Google (SKYNINDO)

b. Person-oriented Approach

Jika Task-oriented Approach berorientasi pada tugas-tugas, maka Person-oriented

Approach berorientasi pada orang yang memegang jabatan. Hal-hal yang dianalisis

melalui pendekatan ini adalah kualifikasi dari pemegang jabatan, yaitu: pengetahuan

yang harus dimiliki dan ketramprilan-ketrampilan yang harus dikuasai. Contohnya,

seorang driver harus memiliki ketrampilan mengenai mesin kendaraan dan memahami

etika dan pengetahuan dasar berkendara dibuktikan dengan memiliki Surat Izin

Mengemudi (SIM).

3 Prepared by: Izzani Ulfi

Informasi-informasi yang dikumpulkan dari analisis jabatan penting dan berkaitan

dengan manajemen SDM, antara lain:

Dalam mengaalisis jabatan, ada beberapa jenis metode yang umum digunakan, yaitu

metode kualitatif dan metode kuantitiatif. Metode juaoitatif dapat dilakukan dengan melakukan

interview, kuisoner, observasi atau kombinasi dari beberapa teknik. Sebelum melakukan proses

tersebut, analyst terlebih dahulu menyusun daftar pentanyaan (job analysis schedule) yang

mencakup: kewajiban-kewajiban, tanggung jawab, kemampuan SDM dan hasil standar dari

jabatan, dsb.

Sedangkan untuk metode kuantitatif, ada tiga metode yang popular digunakan, yaitu

Position Analysis Questionnaire (PAQ), Department of Labor dan Functional Job Analysis.

• Memberi informasi tentang profil pekerjaan dan karakteristik karyawan yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut

Rekrutmen dan Seleksi

• Kompensasi bergantung pada tingkat pendidikan, ketrampilan, tingkat tanggung jawab, risiko pekerjaan dan sebagainya

Kompensasi

• Analisis jabatan akan menentukan standar pencapaian kerja Penilaian Prestasi

• Analisis jabatan membantu merancang program pelatihan dan pengembangan Pelatihan

• Analisis jabatan berguna untuk menjamin semua tugas dikerjakan pleh posisi yang sudah ada

Menjamin Penugasan secara Lengkap

4 Prepared by: Izzani Ulfi

1. Position Analysis Questionnaire (PAQ)

PAQ adalah kueisoner analisis jabatan yang tersktruktur yang diisi oleh analis jabatan.

Keuntungan PAQ adalah memberikan skor kuantitatif dari setiap pekerjaan yang berdasaran

lima sikap dasar, yaitu: memiliki kemampuan mengambil keputusan/komunikasi/tanggung

jawab sosial, melakukan kegiatan yang menunjukkan ketrampilan, aktif secara fisik,

mengoperasikan alat dan memproses informasi.

PAQ mengklasifikasikan setiap pekerjaan dan inforasi agar dapat digunakan untuk

merancang tingkat upah dari setiap pekerjaan.

2. Department of Labor

Bertujuan untuk menyediakan metode yang standar, dimana pekerjaan yang berbeda

daoat diranking, diklasifikasi dan dibandingkans ecara kuantitatif berdasarkan data,orang

dan benda.

3. Functional Job Analysis

Didasarkan pada metode DOL, tetapi menyediakan informasi tambahan mengenai tugas,

tujuan dan latihanyang dibutuhkan. Perbedaannya dengan DOL adalah:

a. Job Rate tidak hanya didasarkan atas data, orang dan benda tetapi juga atas 4 dimensi,

yaitu: instruksi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, pertimbangan dan alasan

yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, kemampuan matematikal yang

diperlukan untuk melaksanakan tugas dan fasilitas bahasa yang diperlukan untuk

melaksanakan tugas.

b. Functional Job Analysis juga mengidentifikasi standar penampilan kerja dan latihan

yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan memenuhi standar.

5 Prepared by: Izzani Ulfi

Contoh Struktur Organisasi

Chart 1: Struktur Organisasi PT TASPEN Tahap Awal

Chart 2: Perkembangan Struktur Organisasi PT TASPEN

Direktur Utama

SEKPER Keuangan

Akuntansi

Keuangan

Investasi

SDM/Umum

Umum/ogistik

SDM

Operasi

Pelayanan

Data Client

TI

Pengembangan

SPI

Direktur Utama

SEKPER Keuangan

Akuntansi

Keuangan

SDM/Umum

Umum/

Logistik

SDM

Operasi

Pelayanan

Data Client

TI

Investasi

Pasar Uang

Pasar Modal

Investasi Langsung

Pengembangan

SPI

6 Prepared by: Izzani Ulfi

Chart 3: Struktur Organisasi PT TASPEN Masa Kini

Direktur Utama

SEKPER

SDM

Keuangan

Akuntansi

Keuangan

Umum

Umum/

Logistik

Operasi

Pelayanan

Data Client

Investasi

Pasar Uang

Pasar Modal

Investasi Langsung

TI dan Pengembangan

TI

Perencanaan dan

Pengembangan

SPI

7 Prepared by: Izzani Ulfi

Penyusunan Job Profile

1. Job Identification

Menggambarkan identitas dari suatu posisi, biasanya mencakup nama posisi,

bagian/departemen/divisi dimana posisi berada, kode jabatan, nama posisi atasan,

lokasi, dll.

Contoh:

Nama posisi : National Sales Manager

Departemen : Sales

Kode posisi : NSM

Atasan : Managing Director

Lokasi : Jakarta

2. Job Purpose

Uraian yang menjelaskan tujuan/alasan diciptakannya posisi tersebut, apa kontribusi

posisi tersebut. Menjawab pertanyaan “mengapa posisi tersebut diperlukan?”

Contoh:

Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah

Mengarahkan dan menetapkab pelaksanaan kebijakan perbankan syariah dalam

rangka memastikan keberhasilan kebijakan.

3. Job Description

Menjelaskan tugas/kegiatan yang harus dilakukan oleh posisi tersebut dalam rangka

mencapai tujuan dari posisi. Menjawab pertanyaan “apa yang dilakukan oleh posisi

tersebut?”

Contoh:

Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah

Mengarahkan pelaksanaan riset/kajian industri perbankan syariah dalam rangka

mencapai research-based policy makin yang valid dan reliable.

4. Job Dimension

Menggambarkan besarnya cakupan posisi baik langsung maupun tidak langsung,

yang dapat membedakan antara suatu posisi dengan posisi lain yang serupa.

Contoh:

Annual Sales target : National Target

Number of Staff : 35

Area Covered : Nationwide

8 Prepared by: Izzani Ulfi

5. Authority

Menggambarkan hak yang dimiliki oleh posisi untuk mengambil suatu keputusan atau

tindakan agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik dan memastikan

otoritas yang cukup dalam batasan ruang lingkup tugasnya. Menjalankan apa yang

dapat diputuskan oleh posisi tersebut terhadap tugas yang dijalankannya. Menjawab

pertanyaan “wewenang apa yang diperlukan oleh jabatan dalam melaksanakan

tugasnya?”

Contoh:

Wewenang Direktur Perbankan Syariah

Menetapkan topik riset.

6. Working Relationship

Menjelaskan nama posisi/unit kerja/isntitusi yang terkait dalam menjalankan tugasnya

dan dalam hal apa hubungan kerja tersebut dilakukan. Memberikan gambaran pihak-

pihak yang mempengaruhi jalannya tugas, pencapaian kinerja dan kualitas produk

yang dihasilkan, menjawab pertanyaan “dengan siapa saja pemangku posisi

berhubungan dalam menjalankan tugasnya?”

Contoh:

Hubungan kerja Direktur Perbankan Syariah:

Internal : Anggota dewan Gubernur

Eksternal : Bank-bank Syariah

7. Product

Menjelaskan produk atau keluaran dari posisi tersebut, memberikan gambaran

kontribusi posisi secara lebih spesifik terhadap organisasi. Menjawab pertanyaan :apa

yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas suatu posisi?”

Contoh:

Produk-produk Direktur Perbankan Syariah:

Rekomendasi arah kebijakan strategis BI di bidang perbankan syariah yang disusun

dengan pendekatan research-based policy making.

8. Performance Indicator

Menggambarkan bagaimana kinerja dari pemegang jabatan akan dinilai. Mengukur

keberhasilan dari pencapaian “mengapa” pada setiap tugas. Menganut prinsip

indicator yang smart, kuantitatif, mengukur hasil bukan mengukur aktivitas.

Contoh:

Tugas pokok Direktur Perbankan Syariah:

Mengarahkan pelaksanaan riset/kajian industry syariah dalam rangka mencapai

research-based policy making.

9 Prepared by: Izzani Ulfi

9. Competency

Pengetahuan, kemampuan teknis dan perilaku (hard & soft competency) apa yang

harus dimiliki pemegang jabatan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Contoh:

Kompetensi perilaku Direktur Perbankan Syariah:

1. Leadership

2. Research method

3. Developing others

10. Job Requirement

Menjelaskan kualifikasi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan yang dapat berua

keangkatan, pendidikan formal, diklat/kursus, pengalaman kerja dan persyaratan

lainnya. Dapat doanggap sebagai „kompetensi‟ minimum untuk data menduduki

posisi.

Contoh:

Pendidikan Direktur Perbankan Syariah:

Minimal S2 bidang studi manajemen

Pengalaman kerja Direktur Perbankan Syariah:

Internal BI:

Deputi Direktur Pengawasan Bank

11. Organization Chart

Menggambarkan posisi dari top level hingga bottom level dalam suatu organisasi.

Contoh: merujuk pada chart 1, 2 dan 3.

10 Prepared by: Izzani Ulfi

PERUSAHAAN ‘MITRA SEJATI’

Deskripsi Pekerjaan

Nama jabatan : Manajer Latihan dan Pengembangan

Kode Jabatan : A-22537

Tanggal : 31 Mei 1987

Penyusun : Nurhadayani

Departemen : Personalia

Lokasi : Kantor Pusat

Fungsi

Dibawah supervise umum direktur personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan

mengevaluasi program-program latihan on the job dan off the job. Bertindak sebagai penasihat

bagi manajemen operasional dan pelaksana latihan.

Tugas-tugas

1. Bekerja sama dengan para anggota manajemen lainnya dalam menentukan kebutuhan-

kebutuhan latihan karyawan

2. Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif

3. Mempersiapkan bahan-bahan latihan yang diperlukan

4. Menjelaskan kepada anggota manajemen lain tentang teknik-teknik pengajaran yang efektif

5. Bila perlu dan memenuhi syarat, bertindak sebagai instruktur dalam kursus-kursus karyawan

Wewenang

1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program pelatihan

2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan

3. Meminta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan latihan

4. Dengan persetujuan direktur, menentukan jadwal program latihan

Tanggung Jawab

1. Bertanggng jawab atas kelancaran pelaksanaan program latihan

2. Bertanggng jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan

Hubungan Lini

Atasan langsung : Direktur Personalia

Bawahan langsung : para pelatihm kepala bagian administrasi latihan

Kondisi Kerja

Bekerja dikantor yang nyaman, waktu kerja mulai dari pukul 08.00 sampai 16.00, kecuali bila

mengadakan pelatihan dan melakukan perjalanan.

11 Prepared by: Izzani Ulfi

PERUSAHAAN ‘MITRA SEJATI’

Spesifikasi Jabatan

Nama jabatan : Kepala Bagian Riset Kimia

Kode Jabatan : E-456

Tanggal : 31 Mei 1987

Penyusun : Tantowi Yahya

Departemen : Divisi Produk Plastik

Lokasi : Laboratorium Pusat

Persyaratan Pekerjaan

Pendidikan : sarjana teknik kimia; menguasai kimia organic, fisika dan kimia murni;

mempunyai ketrampilan dalam menggunakan computer dan analisis statistic matematis.

Pengalaman : 5 tahun bekerja dibidang industry atau penelitian plastic.

Pesyaratan fisik : kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan

personalia luar perusahaan pada berbagai seminar, konvensi, tugas konsultasi dan sebagainya.

Mempunyai stamina dan saya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat.

Persyaratan mental : memiliki inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara cepat,

mampu menganalisis dan membuat sintesa dari berbagai informasi abstrak.

Supervise : akan mengendalikan 6-10 sarjana tekniki kimia dan lulusan

sekolahikejuruan. Mampu berkomunikasi, baik secara vertical maupun horizontal, secara lisan

dan tertulis dalam organisasi perusahaan.

Kondisi kerja : baik, 80% duduk dikursi yang nyaman, tenang dan dalam ruangan yang

ber-AC.

12 Prepared by: Izzani Ulfi

REFERENSI

Disarikan dari buku:

1. A to Z Human Capital: Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis: CHR. Jimmy L.

Gaol. PT Gramedia. 2014.

2. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis: Ike Kusdyah Rachmawati. Penerbit Andi.

2008.

3. GML Certified Human Resources Program Executive modul: Organization Design.

Disiapkan oleh KNOWCAP Event Organizer dari PT. GML Performance Consulting.

4. Contoh gambaran perkembangan Chart Organisasi PT Taspen disarikan dari hasil

diskusi.