week

ManajemenSumberDayaManusia

AnalisisAnalisis & & DisainDisain

PekerjaanPekerjaan

(Job Analysis (Job Analysis & Design)& Design)

22

Tujuan PembelajaranSetelah mempelajari pokok bahasan ini, peserta diharapkan dapat:

1. Menjelaskan makna dari analisis pekerjaan (job analysis)dan spesifikasi pekerjaan (job specification).

2. Menguraikan metode-metode dasar untuk mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan.

3. Melakukan suatu analisis pekerjaan.4. Menulis/membuat suatu deskripsi pekerjaan.5. Menjelaskan arti dari Disain/Perancangan Pekerjaan (Job

Design)6. Menguraikan Teknik Disain/Perancangan Pekerjaan

33

Pengertian Pekerjaan/Jabatan (Job)adalah “a collection of task ”, yaitusekumpulan posisi yang identik dengansekumpulan tugas & tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh seorang karyawan. Kumpulan tugas ini ditentukan olehorganisasi/ perusahaan .

pola tugas-tugas (tasks), kewajiban-kewajiban (duties) dantanggung jawab (responsibilities)

yang dilakukan oleh seorangpekerja dalam sebuah organisasi

4

SuatuSuatu pekerjaanpekerjaan dibentukdibentuk oleholeh beberapabeberapa komponenkomponen yang yang berkaitanberkaitan, yang , yang dapatdapat digambarkandigambarkan sbbsbb: :

Micro-motions

Elements

Tasks

Duties

Positions

Jobs

Occupations

Responsibilities

Motions : gerakan2 dasar (mis. menggenggam, meraih, dsb).

Elements : aktivitas berkaitan – 1 atau lebih micro-motion yg membentuksatu kesatuan aktivitas.

Tasks : kelompok element (aktivititas yg berkaitan) bg seorang karyawan,

Duties : 1 atau lebih tasks yg berkaitan dalam rangkamelaksanakan tanggungjawab pekerjaan.

Position : kumpulan tasks (duties) yg sertai tgg jawab

Jobs adalah sekelompok posisi (positions) yang harus dikerjakan.

Occupations adalah pekerjaan yang membutuhkan/menuntutketerampilan2 (skills), usaha (efforts) dan tanggung jawabyang sama pada oganisasi yang berbeda.

(Byars and Rue, 2000)

55

ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS)ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS)

Pengertian Analisa Pekerjaan/Jabatan (Job Analysis)yaitu suatu proses yang digunakan untukmengidentifikasi, menetapkan dan melaporkaninformasi-informasi yang berkaitan dengan kebutuhandari suatu pekerjaan (antara lain. tugas-tugas,, keterampilan, pengetahuan, kemampuan, & tanggung jawab).

job analysis = mempelajari pola aktifitas daritugas-tugas (tasks), kewajiban-kewajiban (duties) dantanggung jawab (responsibilities)

yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan

66

Pentingnya Analisis PekerjaanAnalsis pekerjaan berperan penting dalam pengelolaan SDM organisasi yaitu merupakan langkah awal/dasar dari fungsiMSDM selanjutnya, sebab data hasil job analysis ini akanmenentukan berbagai aktivitas/kegiatan SDM.

Raymond J. Stone (2002: 124)

• Organizations that fail to have the right people in the right place at the right time are at risk .

ChangesTechnologiescompetition

Increase organization’s vulnerability

A proper match workand employee

capabilities is now an economic necessity

7

Komponen Analisis Pekerjaan

• Job Content• Job Requirements• Job Context

Komponen/unsur-unsur yang harusdicakup dalam pelaksanaan Job Analysis:

(Stone, 2002)

88

KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

JobAnalysis

Job Description&

Job Specification

TrainingRequirements

Job Evaluation, andWage & Salary

Decisions(Compensation)

PerformanceAppraisal

Recruiting &SelectionDecisions

(Dessler, 2000)

9

SkemaSkema ProsesProses AnalisisAnalisis PekerjaanPekerjaan

IDENTIFY THE JOB

IDENTIFY THE JOB

DEVELOP JOB INFORMATION

DEVELOP JOB INFORMATION

COLLECTJOB INFORMATION

COLLECTJOB INFORMATION

identifikasi terhadappekerjaan yg dianalisis,

a.l. meliputi:

jenis & status pekerjaan;

tugas & tgg jawab; kondisi kerja;

standar kinerja

identifikasi terhadappekerjaan yg dianalisis,

a.l. meliputi:

jenis & status pekerjaan;

tugas & tgg jawab; kondisi kerja;

standar kinerja

Menyusundaftar pertanyaan yang

dapat menjawab ttg:

Identifikasi & status pekerjaanFungsi pekerjaan

Tugas-tugasTanggung jawab

Karakteristik & kondisiStandar/ukuran kinerja

informasi dikumpulkandari hasil pertanyaanyang telah disusun.

Ada beberapa metode analisis pekerjaan yang

dapat digunakan.

Pemilihan metodedidasarkan pd ‘trade-off’

antara waktu, biaya, dan akurasi dari

masing2 metode tsb.

informasi dikumpulkanMenyusundaftar pertanyaan yang

dapat menjawab ttg:

Identifikasi & status pekerjaanFungsi pekerjaan

Tugas-tugasTanggung jawab

Karakteristik & kondisiStandar/ukuran kinerja

dari hasil pertanyaanyang telah disusun.

Ada beberapa metode analisis pekerjaan yang

dapat digunakan.

Pemilihan metodedidasarkan pd ‘trade-off’

antara waktu, biaya, dan akurasi dari

masing2 metode tsb.

1010

METODE PENGUMPULAN INFORMASI UNTUK MELAKUKAN JOB ANALYSIS

Interview

Questionnaire

Observasi

Diary/Buku harian Pelaksana

Panel Experts

11

InterviewInterviewyaitu pengumpulan informasitentang suatu jabatan pekerjaanyang dilakukan dengan:

Mengajukan pertanyaan secaralangsung/lisan kepada karyawanyang menempati posisi pekerjaantsb maupun kepada atasanlangsungnya.

Ugffffjhf nmvgdea ?

Kelemahan dari metode ini adalahmembutuhkan waktu yang cukup banyakdan sangat tergantung padakemampuan dan keterampilan melakukanwawancara.

1212

InterviewInterviewBeberapa pertanyaan umum interview meliputi:

Apa nama/jenis pekerjaan tsb?Apa tugas-tugas utamanya?Apa tanggung jawab pekerjaan?Dimana lokasi fisik pekerjaan tsb?Apa tuntutan fisik pekerjaan tsb?Apa tuntutan mental dan emosi dari pekerjaan tsb?Apa tuntutan kondisi kesehatan & keamanan dari pekerjaan tsb?Apa tingkat pendidikan, keahlian, pengalaman, & lisensi /sertifikat ygdiperlukan untuk pekerjaan tsb?Apa yang menjadi standar kinerja (khusus) pekerjaan tersebut?Bagaimana kondisi kerja dan lingkungan pekerjaan tsb?Apakah pekerjaan tsb rentan/ mudah tertimpa kecelakaan?

13

QuessionaireQuessionaireyaitu pengumpulan informasi tentang suatujabatan pekerjaan yang dilakukan dengan:

Mengajukan pertanyaan secara tertulis, baikpertanyaan yang bersifat objektif (langsung) maupun pertanyaan terbuka kepada karyawanyang menempati posisi pekerjaan maupunkepada atasan langsungnya.

1. Apa nama pekerjaan tsb? ......

2. Apa tugas-tugas utamanya?............

.3. Apa

tanggung jawab pekerjaan?...

4. ......

Keuntungan dari metode ini: berguna jika waktu yang tersedia terbatas; memungkinkan untuk meperoleh informasi dari bbrp pekerjaan secara bersamaan; dan dengan biaya yang relatif lebih murah.

Kelemahannya dari metode ini: akurasi/ketepatan informasi kurang yg dapatterjadi karena bbrp hal, seperti kesalahan atau perbedaan dalam mengartikanpertanyaan yg diajukan, tanggapan/jawaban yg diberikan kurang atau tidaklengkap, atau daftar pertanyaan yang diberikan tidak dikembalikan kepada analis.

14

ObservationObservationMetode ini dilaksanakan dengan

melakukan pengamatanvisual/langsung

terhadap karyawan yang bersangkutan selama mereka

melaksanakan tugas-tugasnya.

Dengan cara ini, maka analis dapat memperoleh 2 hal utama:1.1. Motion studyMotion study,, yaitu dapat mengamati dan menentukan secara rinci

elemen/unsur-unsur yang dibutuhkan, dan urutan-urutanpelaksanaan pekerjaan tersebut.

2.2. Time studyTime study,, yaitu dapat mengamati dan menentukan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan, dan selanjutnya dapatmenentukan cara paling efisien untuk melaksanakan pekerjaan itu.

1515

ObservationObservation

Keuntungan dari metode observasi: analisdapat mengetahui gambaran rinci dan jelasmengenai perkerjaan tsb (mis.: kondisi, peralatan, dsb). Selain itu, analis dapatmeminimalkan ‘distorsi data’ sebab dapatmemperoleh informasi dengan pengamatanvisual.Kelemahan dari metode observasi:membutuhkan waktu lebih lama dankemungkinan menyebabkankan biayapelaksaan menjadi lebih besar.

16

Buku harian Pelaksana(Participant Diary / Logs)

Cara ini mirip dengan teknik kuesioner (yaitu karyawanpelaksana tugas diminta memberikan informasi).

yang membedakan adalah metode logs menggunakaninformasi yang berasal dari hasil pencatatan yang disimpandan dikumpulkan sendiri oleh karyawan pelaksana tugas.

Tugas Analis : membuat & menyediakan suatu formulir untukmencatat pelaksanaan pekerjaan tersebut (misalnyatugas-tugas dan kegiatan-kegiatan).

Kelemahan dari metode ini adalah antara lain kemungkinan informasiyang diperoleh tidak memberikan data yang lengkap, misalnya informasitentang kondisi kerja; atau kemungkinan adanya penolakan/keengganandari karyawan untuk melakukan pencatatan karena perlu mengeluarkanupaya tambahan untuk mencatat kegiatan-kegiatannya.

1717

KombinasiKombinasi

Umumnya analsis pekerjaan tidak menggantungkanhanya pada satu metode pengumpulan informasi/ data saja, akan tetapi dengan menggunakankombinasi teknik yang ada. Kombinasi terbaik adalah dengan metode observasidan wawancara, karena dengan kedua metode iniakan memberikan serangkaian data perkejaan yang paling akurat dan lengkap. Bagaimanapun pilihan kombinasi teknik yang akandigunakan, hal ini harus mengutamakanpertimbangan mengenai jenis pekerjaan yang akandianalsis.

1818

Analsis ‘Job Content’Menghasilkan laporan:

JOB ANALYSIS

Job description

Job specification

19

JOB DESCRIPTIONJOB DESCRIPTION

“pernyataan/uraian tertulisyang menjelaskan tentang:

tugas-tugas (tasks), kewajiban-kewajiban(duties), tanggung jawab(responsibilities),kondisi kerja, sertaaspek2 lain

dari suatu pekerjaan/jabatantertentu

Job description = uraian/profil suatujabatan/pekerjaanyaitu menjelaskanapa dan bagaimanasuatu pekerjaandilakukan

2020

ItemItem--item item umumumum yang yang harusharus terdapatterdapatdalamdalam suatusuatu Job DescriptionJob Description

1. Job identification2. Job summary3. Responsibilities and duties4. Authority5. Standards of performance6. Working conditions7. Job specifications

2121

Syarat-syarat Job Description

Be clear –harus jelasBe clear –harus jelas

Indicate scope of authority –menunjukkan lingkup otoritasIndicate scope of authority

–menunjukkan lingkup otoritas

Be specific -spesifikBe specific -spesifik

Be brief -ringkasBe brief -ringkas

RecheckRecheck

22

JOB SPECIFICATIONSa written statement of :

the qualifications, skills, and know-how a person needs to perform a given job sucessfully

a written statement of :the qualifications, skills, and know-how

a person needs to perform a given job sucessfully

Uraian tertulis yang menjelaskan tentang karakteristik orangyang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan/jabatan, seperti persyaratan yang berkaitan dengan :

tingkat pendidikan, pengalaman, pelatihan, Keterampilan (skills) minimal untuk dapatmenjalankan pekerjaan tersebut secara efisiendan efektif, sertapersyaratan fisik dan mental lainnya.

2323

DISAIN/RANCANGAN PEKERJAAN (JOB DESIGN) Job design adalahfungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja dariseorang individu atau kelompok karyawansecara organisasional.Tujuan perancangan pekerjaan (Job design)adalah untuk mengatur penugasan-penugasankerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, tekniklogi, dan keperilakuan atau kepuasanindividu.

2424

Unsur-unsur /elemen Disain PekerjaanRancangan kerja yang dibuat harus memuat unsur berupa:

1. Unsur-unsur Organisasional, mendorong karyawan agar mampu & termotivasi untuk mencapaihasil maksimal. Unsur Organisasional meliputi:■ identifikasi dan pengelompokan tugas; ■ aliran kerja; ■ praktek/cara pelaksanaan kerja.

2. Unsur-unsur Lingkungan, yaitu rancangan pekerjaan yg dibuat tidak mengabaikan pengaruhlingkungan. Unsur-unsur lingkungan ini meliputi:■ kemampuan dan ketersediaan karyawan potensial; ■ pengharapan/tuntutan sosial masyarakat

3. Unsur-unsur Perilakumeliputi:■ Otonomi pekerjaan; ■ Variasi pekerjaan; ■ Identitas tugas; ■ Umpan balik

2525

Teknik Perancangan PekerjaanTeknik dasar perancangan pekerjaan terdiri dari:1. Metode Simplifikasi Pekerjaan.

Dengan teknik ini pekerjaan yang telah ada disusundan disederhanakan. Teknik ini kemudian akanmengarah ke peningkatan spesialisasi pekerjaan.

2. Metode Perluasan KerjaTeknik ini adalah kebalikan dari teknik simplifikasi. Dengan teknik ini maka pekerjaan yang telah adasebelumnya ditambah atau diperluas. Perluasan kerjaini dapat dilakukan dengan:

Perluasan Secara Horisontal (Job Enlargement)Perluasan Secara Vertikan (Job Enrichment)