Analisis-Desain Sistem (JOGIANTO)

1 Pengertian Sistem dan Analis Sistem

MODUL 1

PENGERTIAN SISTEM DAN ANALIS SISTEM

1. Definisi Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,

mendefinisikan prosedur sebagai berikut :

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi

yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang

MATERI

1. Definisi Sistem 2. Karakteristik Sistem 3. Klasifikasi Sistem 4. Pengertian Pengembangan Sistem 5. Fungsi Analis Sistem

TUJUAN INSTRUKSI UMUM

Memahami Konsep Sistem Informasi, Karakteristik, Klasifikasi dan Tim

Pengembang Sistem

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS

1. Mahasiswa akan memahami konsep sistem dan pengertian pengembangan sistem.

2. Mahasiswa mampu menyebutkan karakteristik sistem. 3. Mahasiswa mampu menyebutkan sistem berdasarkan klasifikasi tertentu. 4. Mahasiswa mengetahui siapa saja yang akan terlibat dalam pengembangan sistem


mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)

mengerjakannya

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang

berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan

elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan

definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya

suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,

sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem

akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi

penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.

Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa

sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu

sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan

mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang

lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,

sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.

Apa itu Supersistem ?

Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu

sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah

supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga

merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.

Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga

merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem

terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,

kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari

bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut

bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah

yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-


subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.

Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT

merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,

Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.

2. Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :

subsistem subsitem

subsistem subsistem

interfacelingkungan luar

boundary

input

output

pengolah

boundary

Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem

atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari

sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung

komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-

sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses

sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada

subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem

tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga

dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.


Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem

menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar

yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus

tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan

dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari

sistem.

Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya

mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem

akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.

Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang

lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut

dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan

keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance

input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal

input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan

hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa

bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem


akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan

laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem

sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan

dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau

tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal

biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam

ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti

misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk

sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem

dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari

ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan

sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai

berikut ini :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa

pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik

merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem

akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah

sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan

interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system

atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi

merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.


3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga

keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari

sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-

program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa

depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya

turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada,

tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada

hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar

tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem

sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem

harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus

dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem

tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang

baik saja.

Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

Input Transformasi Output

Sistem Terbuka

Input Transformasi Output

Sistem Tertutup

Tujuan

Mekanisme

Pengendalian


Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber

daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,

contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan

panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.

Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan

dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem

tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.

4. Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu

sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau

memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti

disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa :

� Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama

tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini

dapat berupa :

� kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang

terjamin;

� kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;

� tidak efisiennya operasi; � tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

� Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang

baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang

semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan

prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka

menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama

sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang

dibutuhkan manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras

komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat

berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu


digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat

mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh

manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi

waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana

yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing

dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke

tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang

pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

c. Adanya instruksi-instruksi (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi

dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan

pemerintah.

Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-

permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga

menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti

keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :

- keluhan dari langganan; - pengiriman barang yang sering tertunda; - pembayaran gaji yang terlambat; - laporan yang tidak tepat waktunya; - isi laporan yang sering salah; - tanggung jawab yang tidak jelas; - waktu kerja yang berlebihan; - ketidakberesan kas; - produktifitas tenaga kerja yang rendah; - banyaknya pekerja yang menganggur; - kegiatan yang tumpang tindih; - tanggapan yang lambat terhadap langganan; - kehilangan kesempatan kompetisi pasar; - kesalahan-kesalahan manual yang tinggi; - persediaan barang yang terlalu tinggi; - pemesanan kembali barang yang tidak efisien; - biaya operasi yang tinggi; - file-file yang kurang teratur; - keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran; - bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang);

- investasi yang tidak efisisen; - peramalan penjualan dan produksi tidak tepat; - kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities);


- pekerjaan manajer yang terlalu teknis; - dll.

Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem yang ada

Sistem yang baru

Pengembangan sistem

Permasalahan

Kesempatan

Instruksi

Memecahkan masalah

Meraih Kesempatan

Memenuhi instruksi

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi

peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini

berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan

mengingatnya), yaitu sebagai berikut :

o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan

response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan

suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara

dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk

menanggapi pekerjaan tersebut.

o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan

akan terjadi.

o Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang

digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut


digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur

dari outputnya dibagi dengan inputnya.

o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi b. Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik 4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut 6. Jangan takut membatalkan proyek 7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu

berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses

pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan

sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi

sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan

yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu

dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke

tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus

hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan

sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan

utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses

pengembangannya.

Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak

tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai

pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information

Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan

tahapan pengembangan sistem sebagai berikut :


1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning). 2. Pengembangan sistem (system development) a. Analisis sistem (system analysis) b. Desain sistem secara umum (general system design) c. Penilaian sistem (system evaluation) d. Desain sistem terinci (detailed system design) e. Implementasi sistem (system implementation)

3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)

Kebijakan dan perencanaan sistem

Analisis sistem

Seleksi sistem

Desain (perancangan) sistem terinci

Desain (perancangan) sistem secara umum

Perawatan sistem

Implementasi (penerapan) sistem

awal proyek sistem

manajemen sistem

Pengembangan

sistem

Penjelasan singkatnya :

1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu

dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan

sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak

akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan

pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka


pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini.

Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya. Kebijakan sistem

(systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk

membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (systems planning) merupakan

pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen

puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan

yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama

mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk

meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau

meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).

Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk

keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak

dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah

(steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari

masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer

departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh

direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut :

1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras,

perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.

2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya. 3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem. 4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan. 5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran

sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.

Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan

sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu

direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning)

ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang

dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung

operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan

jangka pendek (short-range) dan perencanaan jangka panjang (long-range).

Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka

panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan

teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sistem

informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi.


Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana sistem

2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.

Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian tersebut tampak

pada gambar berikut ini :

Merencanakan proyek-proyek

sistem

Mendefinisikan proyek-proyek

dikembangkan

Mempersiapkan proyek-proyek

sistem yang akan dikembangkan

Mengkaji tujuan, perencanaan

strategi, dan taktik perusahaan

























2. Pengembangan sistem (system development)

a. Analisis sistem (system analysis)

Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem

yang baru atau diperbarui


b. Desain sistem secara umum (general system design)

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran

secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

c. Penilaian sistem (system evaluation)

Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan

pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru

berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan

baru tersebut.

d. Desain sistem terinci (detailed system design)

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,

selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem

baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan

spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

e. Implementasi sistem (system implementation)

Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik

dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)

Pemeliharaan sistem (systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan :

1. Memperbaiki kesalahan

Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau

kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.

Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

2. Menjaga kemutakhiran sistem

Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan

sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat

lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan

sosial.

3. Meningkatkan sistem

Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan

sistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang

memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.

Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehingga

lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.

Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai

berikut ini :


1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan)

Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti

tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa

pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.

Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena

pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana

melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak

dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan

pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada

dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan

teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari

systems life cycle.

Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan

klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi

yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahan-

permasalahan yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai

berikut :

a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam

mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan

perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh

pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan

alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data

dictionary), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan bagan

terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan

pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan

teknik-teknik tersebut.

b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap

perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini

disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap

dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan

teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung

dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap

dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu

pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.

c. Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk

melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan


sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur

yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yang

terstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dan

kemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk

meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya.

Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karena

koreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan

pengeluaran biaya yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan

bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakan

sumber utama dari kesalahan-kesalahan sistem.

d. Keberhasilan sistem kurang terjamin Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil

pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah

disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap

sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk

keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satu

kontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari

pemakai sistem.

Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akan

kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalaman

telah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakai

sistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatan

klasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, maka

kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang

diinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang

berhasil.

e. Masalah dalam penerapan sistem Karena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan

pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistem

yang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistem

akan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengan sistem baru yang tiba-tiba

dikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasi

karena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik.

2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai)

Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan

pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi

tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih,

dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa


memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya

memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja.

Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan

sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing

kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada

pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada

sasaran dari sistem informasi itu saja.

3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem)

Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah

organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini

dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan

naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan

transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan

klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut

juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang

akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti

datanya.

Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas

organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan

mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari

pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah

kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi,

yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.

Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan

atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah

decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang

dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu,

kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi

yang dibutuhkan.

4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya)

Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan

yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini

kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk

dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik.

Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit

menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih

mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan

dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami


oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga

merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.

5. Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan

Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan

menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini

banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat

berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang.

Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk

semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk

dikembangkan, karena terlalu komplek.

Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih

hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus

dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai

dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang

menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan

teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi

usang.

Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi adalah :

Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-

aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau

disiplin lainnya

Metode adalah :

Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi

pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :

- Penulis buku - Peneliti - Konsultan - Systems house

- Pabrik software

Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan

1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional) Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitem-

subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,


dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini

adalah :

- HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) - SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement) - Information-Hiding

2. Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data) Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.

Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu :

a. Data-flow oriented methodologies Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem

kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku

logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara

logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar

fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi

ini adalah

- SADT (Structured Analisys and Design Techniques) - Composite Design

- SSAD (Structured Systems Analysis and Design)

b. Data structure oriented methodologies

Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur

ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya.

Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian

dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini

adalah :

- JSD (Jackson’s systems development) - W/O (Warnier / Orr)

3. Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

- ISDOS (Information Systems Design and Optimization System) Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem

informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen :

a. PSL Merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk

mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form,

sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL

merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan

merupakan bahasa pemrograman prosedural.

b. PSA


Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data

dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yang

disimpan , yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan

dengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya. Kegunaan dan

hasil dari PSA adalah :

� PSA menganalisis PSL untuk kesalahan-kesalahan sintak dan akan menghasilkan laporan-laporan dalam bentuk data dictionary, function

dictionary serta analisis dari hubungan-hubungan proses.

� Laporan dalam bentuk grafik, seperti laporan yang menggambarkan hubungan dari proses termasuk apakah suatu proses merupakan

bagian dari porses yang lain atau suatu proses mempunyai komponen

proses-proses lain.

� PSA akan melakukan analisis jaringan untuk mengecek kelengkapan dari semua hubungan data dan proses-proses.

� PSA juga akan melakukan analisis dari hubungan ketergantungan waktu dari data dan analisis dari spesifikasi volume.

- PLEXSYS Kegunaannya adalah untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasa

komputer tingkat tinggi ke suatu executable code untuk suatu konfigurasi

perangkat keras yang diinginkan. PLEXSYS merupakan tambahan untuk

ISDOS. Kalau ISDOS digunakan pada aspek penntuan kebutuhan,

PLEXSYS digunakan pad aspek penghasil kode program secar otomatis.

- PRIDE Merupakan perangkat lunak terpadu yang baik untuk analisis/disain sistem

terstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian.

- SDM/70 Merupakan suatu perangkat lunak yang berisi kumpulan metode, estimasi,

dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk

mengembangkan dan merawat sistem yang efektif

- SPECTRUM Perangkat lunak ini mempunyai beberapa versi untuk keperluan yang

berbeda, semacam SPECTRUM-1 untuk life cycle konvensional,

SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur, SPECTRUM-3

untuk on-line interactive estimator.

- SRES (Software Requirement Engineering System) dan SREM (Software Requirement Engineering Methodology)


- DBO (Design By Objective), PAD (Program Analysis Diagram), HOS (Higher Order Software), MSR (Meta Stepwise Refinement), PDL (Program

Design Language)

Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh

metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik

untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi

umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar,

alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik

(nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english,

pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah

sebagai berikut ini :

a. HIPO diagram Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program

yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan

oleh fungsi utamanya.

b. Data flow diagram

Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru

yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan

fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan

sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya

file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).

c. Structured chart

Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem

informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan

menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan

modulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari

elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya.

d. SADT Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem

terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan

yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe

diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan

diagram data (data diagrams, disebut datagrams).


e. Jackson’s diagram Jackson’s Systems Development, JSD, membangun suatu model dari dunia nyata

(real world) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem.

Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi

tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu

dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan

yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) a. Bagan alir sistem (systems flowchart) b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :

� bagan alir logika program (program logic flowchart) � bagan alir program komputer terinci (detailed computer program

flowchart)

c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) d. Bagan alir proses (process flowchart) e. Gantt chart

2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting) 3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship

charting)

a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart) b. Bagan organisasi (organization chart)

Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain


a. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek.

b. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques) Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan

fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini

diantaranya adalah :

- wawancara (interview) wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer)

untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang

diwawancarai (interviewee).

- observasi (observation) observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan

yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisispasi

dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

- daftar pertanyaan (questionaires)


adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan

khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan

pendapat dari responden-responden yang dipilih.

- pengumpulan sampel (sampling) pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh

item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk

mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang

terbatas.

c. Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-benefit analysis)

Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem

informasi.

d. Teknik untuk menjalankan rapat Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan

baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan

sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem

untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang

penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

e. Teknik inspeksi/walkthrough Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough

merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan

walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada

pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan

dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem

melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh

analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

Penyebab kegagalan pengembangan sistem :

� Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem � Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem � Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya � Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan � Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai

� Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara � Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

5. Fungsi Analis Sistem

Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem

(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan


pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain

untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis

(business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems

consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer).

Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adalah

orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang

bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang

melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang

melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan

tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram

(analyst/programmer) atau pemrogram/analis (programmer/analyst). Tugas dan

tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada

tabel berikut :

Pemrogram Analis sistem

1. tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi komputer,

sistem komputer, utilities dan

bahasa-bahasa pemrograman yang

diperlukan.

3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan

instruksi-instruksi program.

4. Pekerjaan pemrogram tidak

menyangkut hubungan dengan

banyak orang, terbatas pada sesama

pemrogram dan analis sistem yang

mempersiapkan rancang bangun

(spesifikasi) programnya.

4. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program

komputer saja, tetapi pada sistem

secara keseluruhan.

5. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi

komputer, tetapi juga pada bidang

aplikasi yang ditanganinya.

6. Pekerjaaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada

pemecahan masalah secara garis

besar.

7. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak

terbatas pada sesama analis sistem,

pemrogram, tetapi juga pemakai

sistem dan manajer.

Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang

khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian

berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :


1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer

a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi

serta keahlian dalam menggunakan komputer.

b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa

komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,

maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini

dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.

Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,

akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,

manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan

dan aspek-aspek bisnis lainnya.

3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan

metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier

programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion),

network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.

4. Keahlian pemecahan masalah Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-

permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut

ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat

merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-

permasalahan tersebut.

5. Keahlian komunikasi antar personil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi

baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam

wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

6. Keahlian membina hubungan antar personil Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu

dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan

kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya

menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan

yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari


pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan

mempersulitnya.

Tim Pengembangan Sistem

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan

hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram

(analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem

(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar

atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk

tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnya

ruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umnum dapat terdiri dari

personil-personil sebagai berikut ini :

1. Manajer analisis sistem Manajer analisis sistem (manager of systems analysis) ini disebut juga sebagai

koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ini

a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya

c. Membuat jadwal pelakasanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan

d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada

manajemen dan pemakai sistem

g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report) h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim

2. Ketua analis sistem Ketua analis sistem (lead systems analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari

manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis

sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang

sudah berpengalaman.


4. Analis sistem Analis sistem (systems analyst) merupakan analis sistem yang cukup

berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem

senior.

5. Analis sistem yunior Analis sistem yunior (junior systems analyst) merupakan analis sistem yang

belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari

analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut

dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).

6. Pemrogram aplikasi senior Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan

pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang

spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang

lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan

pemrogram/analis.

7. Pemrogram aplikasi Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram

komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus

dibimbing secara langsung lagi.

8. Pemrogram aplikasi yunior Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan

pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan

langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya

hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti

misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering

juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications

programmer trainee).


EVALUASI

1. Jelaskan dan berikan ilustrasi definisi dari sistem, subsistem dan supersistem ! 2. Jelaskan dan berikan ilustrasi perbedaan antara tujuan (goal) dengan sasaran (objectives) !

3. Jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan suatu sistem lama harus diperbaiki atau diganti !

4. Sebutkan dan jelaskan beberapa indikator (minimal 5 indikator) bahwa suatu sistem harus segera diperbaiki atau diganti !

5. Jelaskan harapan-harapan apa saja setelah suatu sistem baru dikembangkan dalam suatu pengembangan sistem !

6. Jelaskan mengenai pentingnya dukungan dari manajemen puncak (top management) dalam suatu pengembangan sistem !

7. Sebutkan dan jelaskan alasan suatu pemeliharaan sistem (systems maintenance) harus dilakukan !

8. Apa perbedaan utama pendekatan pengembangan sistem klasik dengan pendekatan pengembangan sistem terstruktur ? jelaskan !

9. Apa yang menjadi perbedaan antara seorang analis sistem dengan seorang programmer ? jelaskan !

10. Untuk menjadi seorang analis sistem yang baik, diperlukan beberapa pengetahuan dan keahlian tertentu. Kenapa keahlian membina hubungan antar

personil diperlukan ? jelaskan !

DAFTAR PUSTAKA

1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992.

2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and

Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979

4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988

5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991

6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979

1 Analisis Sistem

MODUL 2

ANALISIS SISTEM

Pendahuluan

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikannya

Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang

telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap

analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena

kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan

dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

MATERI

1. Pendahuluan

2. Langkah-langkah Analisis Sistem

3. Mengidentifikasi Masalah

4. Memahami Kerja Sistem

5. Analisis Sistem

6. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem


Memahami Konsep, Langkah-langkah, Cara Identifikasi Masalah, Kerja dari Sistem,

Menganalisis Hasil dan Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem


1. Mahasiswa memahami konsep analisis sistem.

2. Mahasiswa mampu untuk memahami cara mengidentifikasi masalah, memahami

kerja dari sistem, menganalisis hasil penelitian dan membuat laporan hasil

analisis.

2 Analisis Sistem

Langkah-langkah Analisis Sistem

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh analis sistem :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

1. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang

dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai

suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang

menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap

analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah

mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang

harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

� mengidentifikasi penyebab masalah

� mengidentifikasi titik keputusan

� mengidentifikasi personil-personil kunci

Mengidentifikasi penyebab masalah

Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan

dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya

ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.

Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat.

Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu

diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut

jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab

terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan

semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha

memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih

dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan

berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut

dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut

jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak

benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya

3 Analisis Sistem

adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan

jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah

ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran

ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan

terjadinya masalah.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang

terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen

atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai

misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke

tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendat-

sendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna.

Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari

subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya

persediaan yang meningkat ini adalah karena :

� persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan

� pembelian barang tidak ekonomis.

Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus

diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang

mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi

penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka

selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan

pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi

yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat

mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah

terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di

karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan

membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada

titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat

mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat

memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut.

Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen

sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila

dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat

menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk

mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang

sempurna. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai

berikut :

4 Analisis Sistem

5 Analisis Sistem

Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut :

1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan

ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu

penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan

proses pertama kali menerima order dari langganan.

b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik

keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik

bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order

penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang

telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa :

- tembusan untuk membuat faktur

- tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy)

- tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy)

- tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan

pengiriman (shipping notice)

- tembusan otorisasi kredit (credit copy)

- tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima

(acknowledgement copy atau advice copy)

c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi

kredit lama dan berbelit-belit.

d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses

pengambilan barang lama.

e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan

pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses

pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya

sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses

ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan

pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).

f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat

faktur lama.

2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di

faktur bila faktur salah.

6 Analisis Sistem

b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di

bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim

tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan

pengiriman.

3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan

informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.

4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses

pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama,

laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.

Mengidentifikasi personil-personil kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi

terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci

baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya

masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan

mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi

jabatan (job description)

2. Memahami Kerja Sistem

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem

yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana

sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan

data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap

perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data,

penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang

pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci

(detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada

sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-

kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan

rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik

pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan

pengambilan sampel.

7 Analisis Sistem

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang

perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :

o Menentukan jenis penelitian

o Merencanakan jadwal penelitian

- Mengatur jadwal wawancara

- Mengatur jadwal observasi

- Mengatur jadwal pengambilan sampel

o Membuat penugasan penelitian

o Membuat agenda wawancara

o Mengumpulkan hasil penelitian

Menentukan jenis penelitian

Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari

penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian

(wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis

data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang

operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan

output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara

dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus

dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel

lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang

mempunyai jumlah banyak.

Merencanakan jadwal penelitian

Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti.

Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu

yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat

dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan

terlebih dahulu yang meliputi :

- dimana penelitian akan dilakukan;

- apa dan siapa yang akan diteliti;

- siapa yang akan meneliti;

- kapan penelitian dilakukan.

Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke

dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal

wawancara dapat diatur yang terdiri dari :

8 Analisis Sistem

- tanggal wawancara akan dilakukan;

- jam wawancara untuk tiap-tiap harinya;

- yang melakukan wawancara;

- yang diwawancarai;

- lokasi letak wawancara akan dilakukan;

- topik dari wawancara yang akan dilakukan.

Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi

yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga

dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.

Membuat penugasan penelitian

Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota

tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator

analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim

analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus

dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena

kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada

tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

Membuat agenda wawancara

Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan

materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di

agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat

melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan

agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya

wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang

terlewatkan.

Mengumpulkan hasil penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai

suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan

untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a. Membantu kelengkapan (aid to completeness)

Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data

yang belum terkumpul akan terlihat.

9 Analisis Sistem

b. Membantu analisis (aid to analysis)

Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan

lebih mudah dipahami dan dianalisis

c. Membantu komunikasi (aid to communication)

Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk

berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat

membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai

sistem

d. Membantu pelatihan (aid to training)

Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan

secara tertulis.

e. Membantu keamanan (aid to security)

Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek

rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh

insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan

keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau

misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan

adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih

mudah dilakukan.

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah


1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu

kegiatan.

2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama

3. Pengambilan sampel

4. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.

5. Elemen-elemen data

6. Teknologi yang digunakan di sistem lama

7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen

3. Analisis Sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian

yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis

sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem

yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

10 Analisis Sistem

MENGANALISIS KELEMAHAN SISTEM

Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan

jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian

dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

Apa yang dikerjakan ?

Bagaimana mengerjakannya ?

Siapa yang mengerjakannya ?

Dimana dikerjakannya ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

Mengapa dikerjakan ?

Perlukah dikerjakan ?

Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis

hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas.

Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat

masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat

diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan

efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria

penilaian sebagai berikut :

Relevance (sesuai kebutuhan)

Capacity (kapasitas dari sistem)

Efficiency (efisiensi dari sistem)

Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)

Accessibility (kemudahan akses)

Flexibility (keluwesan sistem)

Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)

Reliability (keandalan sistem)

Security (keamanan dari sistem)

Economy (nilai ekonomis dari sistem)

Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem

akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan

kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

11 Analisis Sistem

Menganalisis Distribusi Pekerjaan

Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau

unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis

distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

� apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?

� apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk

masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?

dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan

personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus

dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

Menganalisis Pengukuran Pekerjaan

Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab

pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

� apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?

� apakah produktifitas karyawan memuaskan ?

� apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik

menjaga arus data dengan lancar ?

� apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?

� apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?

� seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?

� apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?

� apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?

� apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

Menganalisis Keandalan

Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam

suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan.

Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-

pertanyaan berikut :

� Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?

� Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

12 Analisis Sistem

Menganalisis Dokumen

Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan

dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

� seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?

� apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?

� apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

Menganalisis Laporan

Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat

dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

� dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-

dokumen yang ada ?

� apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?

Menganalisis Teknologi

Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat

dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

� apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan

fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi

penundaan yang berarti ?

MENGANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI/MANAJEMEN

Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan

yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas

lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama

sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para

pemakainya perlu dianalisis.

13 Analisis Sistem

4. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis

sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan

kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang

nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan

panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis

yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan

utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

� pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

� meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis

oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

� meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

� meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan

proyek bila dipandang tidak layak lagi)

EVALUASI

1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda !

2. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap

analisis sistem ?

3. Mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting

dalam tahap analisis sistem ? jelaskan dengan ilustrasi ?

4. Mengapa memahami kerja dari sistem yang ada/berjalan diperlukan ? jelaskan !

5. Mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya ? jelaskan !

DAFTAR PUSTAKA

1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing

Company, 1992.

2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.

3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and


4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,

Yourdon Press, Prentice Hall, 1988

5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice

Hall, 1991

6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based

Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979

1 Desain Sistem Secara Umum

MODUL 3

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

Pendahuluan

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain sistem

dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems

design) dan desain sistem terinci (detailed systems design) desain sistem secara

umum disebut juga dengan desain secara makro (macro design). Desain sistem terinci

disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain

internal (internal design).

MATERI

1. Pendahuluan

2. Arti Desain Sistem

3. Tujuan Desain Sistem

4. Personil Yang Terlibat

5. Desain Sistem Secara Umum

5.1 Desain Output

5.2 Desain Input

5.3 Desain Database

5.4 Desain Kontrol

5.5 Desain Teknologi

6. Tekanan-tekanan Desain


Memahami Pengertian, Tujuan dan Tahapan Desain Sistem serta Personil yang

Terlibat dan Tekanan-tekanan Dalam Desain Sistem


1. Mahasiswa memahami konsep desain sistem

2. Mahasiswa mampu untuk memahami tujuan, tahapan desain sistem secara umum

mulai dari output, input, proses, database, kontrol sampai arsitektur komputer

3. Mahasiswa memahami tekanan-tekanan dalam desain sistem


Arti Desain Sistem

Dari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai arti desain sistem,

akhirnya desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implentasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat

lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tujuan Desain Sistem

Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai

berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap

kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan

rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan

progam komputernya.

Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran

sebagai berikut :

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.

Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah

diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan

digunakan.

2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan

yang didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap

analisis sistem.

3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan

transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan

oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh

komputer.


4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk

masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi,

simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras,

perangkat lunak dan pengendalian intern.

Personil Yang Terlibat

Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik

lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian (controls specialists), personil

penjamin kualitas (quality assurance personil), spesialis komunikasi data (data

communications specialists) dan lain sebagainya.

Bagaimana dengan pemakai-pemakai sistem (users) ? apakah pemakai sistem

juga harus terlibat dalam tahap ini ? banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan

pemakai sistem sangat penting selama tahap analisis sistem. Akan tetapi bagaimana di

tahap desain sistem ini ? banyak analis sistem yang mendesain sistem informasi tanpa

partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai

sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem

bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena

alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem.

Pemakai sistem paling tidak dapat mengkaji ulang komponen-komponen sistem

informasi yang didesain, seperti misalnya :

- pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua

laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal.

- Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog layar

terminal.

- Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan

dari data tersebut dan distribusi informasinya.

Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran

secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum

merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan

komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci

dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan

mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap

analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.

Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah

arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis

besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon


pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sispil yang

akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar

dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini

disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail

bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu

sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah.

Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan

dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems

flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical

systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya,

seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan.

Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana

nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model

dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus

dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data

(data dictionary).

Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya

sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis

komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan

prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model

prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output

dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu

kegiatan. Suatu prosedur merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan

suatu metode. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik

yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi

berbasis komputer ini. Seringkali gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi

juga dapat digabung dengan bagan alir formulir dalam perusahaan untuk

menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem informasi dengn sistem-sistem

lainnya di perusahaan.

Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi

dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk

pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah :

Desain Output

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah

output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-

macam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas,

microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu

output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan

tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan


output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau

di layar video.

TIPE OUTPUT

Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu :

1. Output Intern (internal output)

Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output

ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau

dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa

laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya.

2. Output Ekstern (external output)

Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang

membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima

pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir

yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya

menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi.

FORMAT OUTPUT

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative),

tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel.

Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat

menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan,

terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas.

LANGKAH-LANGKAH DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai

berikut :

1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru

Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, sistem

baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu

proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.

2. Menentukan parameter dari output

Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter

dari output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari

output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah

tembusannya, distribusinya dan periode output.


Desain Input

Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input

device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya.

Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online

input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan

dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya.

Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan

CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk).

PROSES INPUT

Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua

atau tiga tahapan utama, yaitu :

1. Penangkapan data (data capture)

Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang

dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan

bukti transaksi.

2. Penyiapan data (data preparation)

Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca

oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau

disk magnetik)

3. Pemasukan data (data entry)

Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.

Contoh proses input :


Gambar. Tiga tahapan utama proses input yang menggunakan alat input tidak

langsung

Gambar. Dua tahapan utama proses input yang menggunakan alat input langsung

TIPE INPUT

Input dapat dikelompokkan ke dalam :

1. Input ekstern (external input)

Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian,

kwitansi-kwitansi dari luar organisasi.

2. Input intern (internal input)

Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur

penjualan, order penjualan dan lain sebagainya.

Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data

capture input intern.

LANGKAH-LANGKAH DESAIN INPUT SECARA UMUM

Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar

yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk

dari tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu


dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang

akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah

dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu

proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses

memasukkan data.

2. Menentukan parameter dari input

Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter

dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog

layar terminal)

- sumber input

- jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya

- alat input yang digunakan

- volume input

- periode input

Desain Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan

perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu

komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia

informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut

dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem

informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-

macam di dalam suatu organisasi.

Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis

adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem

informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain

model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain

database secara umum adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru

File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.

2. Menentukan parameter dari file database

Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file

selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :


- tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya

- media file : hard disk, diskette atau pita magnetik

- organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses

langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau

hubungan.

- Field kunci dari file.

Desain Kontrol

Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan,

kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya.

Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan

mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahan-

kesalahan atau kecurangan-kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan

untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi.

Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus

memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi

sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem

yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem

tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau

menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan

hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang

baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-

hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih

lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi

(application control).

PENGENDALIAN SECARA UMUM

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan

data yang terdiri dari :

1. Pengendalian organisasi

Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan

tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of

responsibilities) yang tegas.

2. Pengendalian dokumentasi

Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut :

a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem


b. Sebagai bahan training

c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari

e. Materi acuan bagi pemeriksa sistem

Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa :

a. Dokumentasi prosedur

Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan

tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan

file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya.

b. Dokumentasi sistem

Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam

bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data.

c. Dokumentasi program

Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program

(program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau

dalam bentuk structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program

sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau

mengembangkan program.

d. Dokumentasi operasi

Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan

program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator.

e. Dokumentasi data

Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan

oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data.

Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan

pemeriksa sistem.

3. Pengendalian perangkat keras

Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang

sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya.

Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak

berfungsinya perangkat keras (hardware mulfunction). Pengendalian perangkat

keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo

check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaan

baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas (validity check) dan

pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check).

4. Pengendalian keamanan fisik

Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan

terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila


pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat

mengakibatkan :

- menurunnya operasi kegiatan

- membahayakan sistem

- hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan

- hilangnya harta kekayaan milik perusahaan

5. Pengendalian keamanan data

Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang

tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh

orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan

untuk maksud ini, diantaranya :

- dipergunakan data log

- proteksi file

- pembatasan pengaksesan (access restriction)

- data backup dan recovery

6. Pengendalian komunikasi

Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk

mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus

memikirkan pengendalian untuk ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan

untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk

menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini

ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu

transmisi.

PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses

pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat

dikategorikan ke dalam :

1. Pengendalian masukan (input control)

Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah

lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan

proses pengolahannya.

2. Pengendalian pengolahan (processing control)

Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahan-

kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data

dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena

program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.


3. Pengendalian keluaran (output control)

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan

dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft

copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk

laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft

copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal.

Desain Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama,

yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi

(humanware atau brainware).

TEKNOLOGI PERANGKAT KERAS

Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari :

1. Alat masukan

Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang

digunakan untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program.

2. Alat pemroses

Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data

yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output.

Alat pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory.

3. Alat output

Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam :

a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain

b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar

c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan

d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk

simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer.

4. Simpanan luar.

Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct-access storage device (DSSD)

atau alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential-access storage device

(SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut.

TEKNOLOGI PERANGKAT LUNAK

Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam :

a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system)

Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan

dari sistem komputer


b. Perangkat lunak bahasa (language sofware)

Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang

ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat

dimengerti oleh komputer

c. Perangkat lunak aplikasi (application software)

Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk

menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

TEKNOLOGI KOMUNIKASI DATA

Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah

atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat

komunikasi membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat

menggunakan data di komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer

komputer yang lain, dapat memberi berita ke komputer yang lain walaupun berlainan

area.

Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis

sistem adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya

yang diperlukan oleh sistem informasi.

a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru

Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu

peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam sistem

informasi. Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu

jenis kebutuhan dari system software dan application software.

b. Menentukan jumlah dari teknologi

Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang

tersedia dan waktu standar masing-masing operasi yang akan menggunakan

teknologi ini. Untuk perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan

dari jumlah perangkat keras yang dibutuhkan.

Tekanan-tekanan Desain

Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang

harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat

mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design

forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem

informasi. Ambilah contoh desain suatu mobil sebagai analoginya. Semua mobil

terdiri dari blok-blok bangunan yang sama, yaitu sebuah bodi mobil, interiornya,

instrumen-instrumennya, kendali kemudi (kemudi, pedal rem, pedal gas dan lain

sebagainya), roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit

tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya


sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini

telah berubah dari waktu ke waktu. Sebagai misalnya, pengendalian polusi, keamanan

yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa

mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa

tahun yang lalu kurang memperhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak

yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrik-

pabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali

dengan memperhatikan design forces, mereka mendapatkan kembali jalur

pemasarannya. Kesadaran akan design forces dan mengikutinya dengan pasti telah

mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan.

Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah design forces

yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :

Integrasi (integration)

Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi.

Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemen-

departemen harus dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi

komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu,

karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari

sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross-functional,

tepat waktu, akurat, relevan kepada semua komponen organisasi. Oleh karena itu,

sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi.

Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk

mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua

data yang ada dalam suatu simpanan yang tunggal untuk keperluan semua orang atau

departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan

teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal

dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan

ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database

dalam direct access storage device (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat

terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen

data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum.

Jalur pemakai/sistem (user/system interface)

Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara

manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem

ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal,

keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat

bertukar input dan output dengan mesin.


Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini

tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus

dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu sistem harus

fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user.

Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain

untuk memenuhi user interface :

1. Query

Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk

mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.

2. Desain Layar

Suatu desain layar yang baik harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi

dengan informasi yang tidak relevan.

3. Umpan balik

Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah

waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasukkan data

dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi

adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan kehilangan

konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya

ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa sistem sedang

bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang

cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu

sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik”, sehingga user mengetahui bahwa

sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang).

4. Bantuan

Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan

atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang

baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta bantuan kepada

sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user. Context sensitive

help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu sistem

akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di

layar.

5. Pengendalian kesalahan

Pengendalian kesalahan (control error) juga merupakan aspek yang penting

dalam user interface. Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian

kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut :

a. pencegahan kesalahan


sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada user

tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan

yang seharusnya tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan

instruksi “Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu user memasukkan

unit barang yang dijual.

b. pendeteksian kesalahan

jika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan

kesalahannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini,

seperti misalnya “Fatal error, sistem diberhentikan” atau berita “kode

salah!!!”.

c. pembetulan kesalahan

jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka sistem

harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat mengkoreksinya.

Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka

sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya.

6. Desain workstation

Banyak penelitian ergonomics (ergo = kerja, nomics = studi tentang, ergonomics

= studi tentang kerja) yang berhubungan dengan menggunakan sistem komputer

yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak

kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu

dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar

terminal, ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation

ini akan mempengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user.

Tantangan-tantangan persaingan (competitive forces)

Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam.

Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus

memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat

membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus

mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan (competitive environments)

yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka

ragam produk dan jasa, dan produktifitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan

informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannnya.

Aneka ragam produk dan jasa (product and service differentiation) dapat berupa

inovasi baru, harga produk atau jasa, kualitas, garansi purna jual dan jasa-jasa

lainnya. Sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk

dapat menguasai aneka ragam dan jasa yang dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang

tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan tertinggal oleh pesaing-


pesaingnya. Sebagai contohnya adalah organisasi bank. Desain sistem informasi

untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa yang dapat diterapkan,

misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan

yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk memenangkan persaingan.

Sistem informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi

baik produktivitas bagi manajemennya dan produktivitas bagi para pekerja lainnya.

Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya

dengan menyediakan cara penjadwalan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja

teknis dan ketidak-efisienan lainnya. Produktivitas ulang laporan-laporan secara

manual kembali, bagi personil-personil akuntansi dapat lebih produktif dengan

menggunakan komputer dan lain sebagainya.

Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and usability)

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu

tepat pada waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance).

Untuk dapat menghasilkan hal ini, maka informasi tersebut haruslah berguna bagi

yang akan memakainya.

Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements)

Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) yang harus diperhatikan

dalam mendesain sistem informasi adalah :

a. Keandalan (reliability)

Menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu

proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.

b. Ketersediaan (availability)

Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user

c. Keluwesan (flexibility)

Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan

kebutuhan-kebutuhan user yang berubah.

d. Skedul instalasi (installation schedule)

Terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan

saat sistem informasi ini diterapkan. Selama waktu ini, analis sistem harus dapat

mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan.

e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth potential)


Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan, karena pada saat

diterapkan sistem ini sudah usang. Seringkali juga sistem telah berhasil di

instalasi dan berjalan dengan baik, tetapi karena sistem tidak mempunyai potensi

untuk bertumbuh, maka sistem juga akan lekas usang. Sistem harus didesain

sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem, misalnya dikehendaki umur

sistem harus paling sedikit 5 tahun dan mampu bertumbuh bila terjadi perubahan-

perubahan yang cukup signifikan.

f. Kemudahan dipelihara (maintainability)

Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara (misalnya hal-hal yang

tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus

dipertemukan dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus

dilakukan). Kemudahan sistem untuk dirawat tergantung dari desainnya. Untuk

mudah dirawat, desain harus menggunakan nama data dan bahasa pemrograman

yang standar, pemrograman terstruktur dan moduler, konfigurasi sistem yang

standar dan dokumentasi standar yang lengkap.

Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements)

Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements)

berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut

ini :

a. Volume

Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume

menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu

tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya

transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya

suatu fungsi pengolahan harus dilakukan, misalnya suatu fungsi harus meng-

update 5 file serentak dengan jumlah record-nya sebanyak 100 record.

b. Hambatan waktu pengolahan

Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau

yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.

c. Permintaan perhitungan

Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus

diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan

sesuai dengan yang diinginkan oleh user.


Faktor-faktor organisasi (organizational factors)

Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain

sistem, yaitu :

1. Sifat organisasi

Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya

berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan

tansportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang

dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan

perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk

mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi

yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut.

2. Tipe organisasi

Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini :

- organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab untuk area

fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan.

- Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab

terhadp semua fungsi dalam divisinya

- Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggungjawab

bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja

Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan

informasinya juga berbeda.

3. Ukuran organisasi

Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan

informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.

4. Struktur organisasi

Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi

kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab terhadap manajemen

persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu

organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian di

organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan

departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah

departemen produksi atau departemen pembelian. Departemen produksi biasanya

lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran

persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan

informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok.

Pengendalian mutu sebagai contoh yang lainnya untuk suatu organisasi dapat

berupa tanggungjawab departemen produksi, tetapi untuk organisasi lainnya dapat

berada pada tanggungawab departemen yang terpisah.


5. Gaya manajemen (management style)

Gaya manajemen juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari sistem

informasi. Gaya manajemen yang otokratik (autocratic) lebih senang dengan

sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang

demokratik (democratic), lebih senang pada sistem informasi yang tersebar

(decentralized).

Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements)

Jika membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku ini, maka yang

dibeli tidak hanya sekadar bukunya saja, tetapi adalah informasi yang terkandung di

dalamnya. Suatu sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit.

Suatu organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan

mendapatkan fisik dari sistem informasi itu saja, tetapi lebih dari itu yaitu informasi

yang dihasilkan darinya. Dengan demikian desain sistem informasi perlu

dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang

dihasilkan.

Faktor-faktor manusia (human factors)

Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima

oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saj. Untuk maksud

ini, sistem informasi harus dapat bersahabat dengan semua pemakainya, tidak

sebaliknya menyulitkan pemakai. Perlu diingat bahwa pada awalnya tidak semua

manusia dalam organisasi tertarik dan mendukung pengembangan sistem informasi.

Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya

akan didapatkan sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat

meningkatkan produktivitas pemakainya.

Kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements)

Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain sistem

informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik (technical feasibility),

kelayakan ekonomi (economic feasibility), kelayakan hukum (law feasibility atau

legal feasibility), kelayakan operasi (operatioanl feasibility), dan kelayakan skedul

(schedule feasibility). Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap

perencanaan sistem, tetap dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan

kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem

mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.


EVALUASI

1. Jelaskan arti dari desain sistem !

2. Jelaskan maksud dan tujuan dari desain sistem !

3. Jelaskan tujuan dari desain sistem secara umum !

4. Langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan pada saat desain output secara

umum ? jelaskan !

5. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan proses dari input !

6. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain input secara umum !

7. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain database secara umum !

8. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain teknologi secara umum !

9. Jelaskan secara singkat jenis-jenis pengendalian secara umum !

10. Jelaskan secara singkat tekanan-tekanan desain yang nantinya mempengaruhi

kerja sistem apabila telah selesai !

DAFTAR PUSTAKA


Company, 1992.







Hall, 1991



1 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram

MODUL 4

PENDEKATAN PERANCANGAN TERSTRUKTUR

DAN

DATA FLOW DIAGRAM

1. Konsep Perancangan Terstruktur

Karena banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka

kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa

dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari

bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan membuat

pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu

pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi dengan beberapa alat

dan teknik supaya membuatnya berhasil.

Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan

terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat

(tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem,

sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang

strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

MATERI

1. Konsep Perancangan Terstruktur 2. Data Flow Diagram (DFD)

2.1 Komponen DFD

2.2 Bentuk DFD 2.3 Syarat Pembuatan


Memahami Konsep Pendekatan Perancangan Terstruktur dengan Salah Satu Alat

Bantunya DFD, serta Dapat Menggunakan DFD Secara Tepat


1. Mahasiswa mengetahui konsep DFD serta bagaimana cara menggunakannya

2. Mahasiswa dapat menentukan kapan menggunakan secara tepat berdasarkan

kelebihan dan kekurangan DFD

3. Mahasiswa diharapkan dapat membuat model sistem yang akan mereka

kembangkan dengan DFD


Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru.

Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik

adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep

ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi

untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan

terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan

dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan

pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan

anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya

akan lebih baik (bebas kesalahan).

Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah

menggunakan DFD (Data Flow Diagram = Diagram Arus Data, DAD).

2. Data Flow Diagram (DFD)

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal

yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima

program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data.

E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk

menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973

juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem

matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali

untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang

diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan

notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk

memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk

menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus

data (data flow diagram, DFD).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau

sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan

sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file

kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat

yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam

sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi

dari sistem yang baik.


Komponen DFD

Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili :

1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

2. data flow (arus data) 3. process (proses) 4. data store (simpanan data)

KESATUAN LUAR

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu

sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan

output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan

kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau

sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau

menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari

berikut ini :

a. Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang

sedang dikembangkan

b. Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang

dikembangkan

c. Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya

langganan, pemasok

d. Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan

e. Sumber asli dari suatu transaksi

f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak

dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal, juga dapat diberi identifikasi

dengan huruf kecil di ujung kiri atas sehingga berbentu sebagai berikut :

a

Langganan

b

Akuntansi

c

Pemasok

d

Gudang


ARUS DATA

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir

diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external

entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk

sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini :

a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan

b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem

c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem

d. Masukan untuk komputer

e. Komunikasi ucapan

f. Surat-surat atau memo

g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file

h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain

Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data

dituliskan disamping garis panahnya.

a

Langganan

1

Proses

Order

Langganan

order langganan

Gambar. arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke Proses Order

Langganan adalah dengan nama order langganan

Di dalam menggambar arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep

penggambarannya sebagai berikut :

1. Konsep paket dari data (packet of data) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang

sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Mengapa ?

karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama sebagai suatu paket.

Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data,

walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus

data yang tidak benar


a

Langganan

1

Proses

Order

Langganan

order langganan

pembayaran

Gambar. arus data yang salah, karena dua buah data yang mengalir bersama harus

ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal

Dua buah arus data ini, yaitu order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan

sebagai arus data yang tunggal, yaitu sebagai arus data order langganan dan

pembayaran sebagai berikut ini

a

Langganan

1

Proses

Order

Langganan

order langganan

dan pembayaran

Gambar. arus data yang benar, karena dua buah data yang mengalir bersama

ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal.

Bila dua buah data ini akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti

mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat

digambarkan sebagai berikut ini :

a

Langganan

1

Proses

Order

Langgananorder langganan

2

Proses

penerimaan

kas

pembayaran

2. Konsep arus data menyebar (diverging data flow)

Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang

sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.


b

Gudang

2

Proses

pembuatan

faktur

1

Proses

penerimaan

kas

3

Proses

verifikasi

kredit

order penjualan

tembusan

kredit

tembusan

jurnal

tembusan

permintaan

barang

Pada gambar terlihat bahwa arus data order penjualan mempunyai sebanyak 3

tembusan, yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan

faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir ke kesatuan luar gudang dan

tembusan kredit yang mengalir ke proses verifikasi kredit. Konsep arus data yang

menyebar ini menunjukkan bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan

permintaan barang dan tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai

struktur elemen yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order

penjualan.

3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow)

Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari

sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama

1

Proses

pembuatan

faktur

2

Pembuatan

slip

pengepakan

a

Langganan

faktur

slip pengepakan

pengiriman


Arus data pengiriman merupakan hasil dari gabungan arus data faktur dan slip

pengepakan. Arus data mengumpul ini jarang dibuat di DFD dan sebagai

penggantinya dapat digambarkan sebagai berikut ini

1

Proses

pembuatan

faktur

2

Pembuatan

slip

pengepakan

a

Langganan

faktur

slip pengepakan

4. Konsep sumber dan tujuan arus data

Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses

(dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke

bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu

proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini

penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan

digunakan untuk melakukan suatu proses.

PROSES

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan

arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD),

proses yang dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical

data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer.

Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat

persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul :

identifikasi

nama

proses

identifikasi

nama

proses

atau

Gambar. Notasi proses di DFD

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini :


1. Identifikasi proses Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan

dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

2. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari

proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari

proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya

menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan,

merekam dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi

proses di simbol proses.

3. Pemroses

Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi

juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain

sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa

atau dimana suatu proses dilakukan.

Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka

pemroses dapat tidak disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan

dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya.

Keterangan pemroses ini di simbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses

sebagai berikut :

Membuat

faktur

Komputer

1identifikasi

proses

nama proses

pemroses

Gambar. Penjelasan di simbol proses

Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses

adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut ini adalah berbagai

kemungkinan arus data dalam suatu proses

a. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus

data


Hitung gaji

Personalia

2

kartu jam kerja daftar gaji

b. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan

sebuah arus data

Hitung gaji

Personalia

2

kartu jam kerja

daftar gaji

tingkat upah

c. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebihdari

sebuah arus data

2

Membuat

laporan

piutang

rincian piutang

laporan umur piutang

laporan piutang ditagih

suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut ini

merupakan suatu proses yang salah :


a

Langganan

b

Akuntansi

Langganan

1

Memverifikasi

kredit

langganan

2

Membuat

order

penjualan

order penjualan order disetujui order penjualan

dimanakah letak kesalahannya ? umumnya kesalahan proses di DFD adalah sebagai

berikut :

1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini

disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk kedalam proses

dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam yang

dalam sekali. Kesalahan lubang hitam tampak pada proses nomor 1.

2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan kesalahan

ini disebut dengan miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa

pernah menerima input. Proses nomor 2 merupakan kesalahan jenis ini.

SIMPANAN DATA

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa


a. Suatu file atau database di sistem komputer

b. Suatu arsip atau catatan manual

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang

d. Suatu tabel acuan manual

e. Suatu agenda atau buku

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel

yang tertutup di salah satu ujungnya

nama data storemedia

Gambar. Simbol dari simpanan data di DFD

Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file

hutang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas

simpanan data ini, penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan

seperti misalnya buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedang untuk


LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang

berguna sebagai acuan dalam merancang database.

buku besarD5

Gambar. Simpanan data yang menunjukkan file buku besar dengan nomor acuan D5

Di dalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal,

sebagai berikut :

1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang

menggunakan atau merubah data di simpanan data adlah suatu proses.

piutang dagangpenjualanD1 D2

Gambar. Penggambaran yang salah, karena simpanan data tidak dapat menggunakan

data di simpanan data yang lain

a

Langgananpiutang dagangD2

Gambar. Penggambaran yang juga salah, karena tidak jelas data di simpanan data

piutang dagang akan digunakan untuk apa oleh kesatuan luar langganan

2. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses

update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa

proses :

a. menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam

simpanan data

b. menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data

c. merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di

simpanan data

3. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa

proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media

simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca


data dari suatu record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual

berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu

simpanan data.

4. Untuk suatu porses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan

update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut ini

a. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang

berlawanan dari simpanan data sebagai berikut

1

Memeriksa

dan

merubah

data

barang

persediaan barangD1penjualan

b. Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut :

1

Memeriksa

dan

merubah

data

barang

persediaan barangD1status barang

penjualan

Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat

gambar di DFD menjadi ruwet, maka simpanan data atau kesatuan luar dapat

digambar lebih dari sebuah. Misalnya DFD sebagai berikut :


Supaya gambar dari DFD tidak ruwet karena banyaknya garis arus data yang saling

berpotongan, maka kesatuan luar dan simpanan data dapat digambarkan lebih dari

sebuah. Duplikasi dari kesatuan luar dapat diidentifikasikan dengan suatu garis

miring (/) atau dengan asterik (*). Sedang duplikasi dari simpanan data dapat

diidentifikasi dengan garis vertikal (|) atau dengan asterik (*).

Gambar. Duplikasi kesatuan luar


Gambar. Duplikasi simpanan data

Dengan menggambarkan ulang kesatuan luar dan simpanan data lebih dari sebuah,

maka garis-garis arus data yang berpotongan dapat dihindari, sehingga DFD akan

tampak tidak terlalu ruwet, seperti sebagai berikut ini :


Bentuk DFD

Terdapat 2 bentuk DFD, yaitu DFD fisik (Physical Data Flow Diagram) dan

DFD logika (Logical Data Flow Diagram). DFD fisik lebih menekankan pada

bagaimana proses dari sistem diterapkan sedang DFD logika lebih menekankan

proses-proses apa yang terdapat di sistem.

PHYSICAL DATA FLOW DIAGRAM (PDFD)

PDFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang

lama). Penekanan dari PDFD adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan

(dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. Dengan

menggunakan PDFD, bagaimana proses sistem yang ada akan lebih dapat

digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analis sistem

akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja.

Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, PDFD harus

memuat sebagai berikut :

1. Proses-proses manual juga digambarkan

2. Nama dari arus data harus menunjukkan fakta penerapannya semacam nomor

formulir dan medianya (misalnya telpon atau surat). Nama arus data mungkin

juga menerangkan tentang waktu mengalirnya (misalnya harian atau mingguan).

Dengan kata lain, nama dari arus data harus memuat keterangan yang cukup

terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerja dari

sistem.

3. Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer, misalnya kotak

in/out yang berfngsi sebagai buffer dari proses serentak yang beroperasi dengan

kecepatan berbeda, sehingga ada sebuah data yang harus menunggu di buffer.

4. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah secara

manual atau komputerisasi. Secara manual misalnya dapat menunjukkan buku

catatan, meja pekerja atau kotak in/out. Sedang secara komputerisasi misalnya

menunjukkan file urut, file ISAM, file database dan lain sebagainya.

5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses (processor), yaitu orang,

departemen, sistem komputer atau nama program komputer yang mengeksekusi

proses tersebut.

LOGICAL DATA FLOW DIAGRAM (LDFD)

LDFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan

(sistem yang baru). LDFD tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan,

tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu


proses-proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. Karena sistem yang

diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang

diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika

terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih

mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan PDFD.

Untuk sistem komputerisasi, penggambaran LDFD yang hanya menunjukkan

kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses

yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

Syarat Pembuatan

Pedoman bagaimana menggambar DFD baik PDFD ataupun LDFD adalah


1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat

di sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di

luar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan

sumber arus data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari

proses sistem informasi, shingga merupakan kesatuan di luar sistem informasi.

2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

Kesatuan luar Input Output

Langganan

Bagian gudang

Bagian pengiriman

Manajer kredit

Order langganan

-

Tembusan jurnal

-

-

Tembusan permintaan persedian

Faktur, tembusan kredit dan

tembusan jurnal

Status piutang

3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD

merupakan alat untuk structured analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba

untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top

level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan

lower level).

DFD yang pertama kali digambar adalah level teratas (top level) dan diagram ini

disebut context diagram. Dari context diagram ini kemudian akan digambar

dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview diagram (level 0). Tiap-

tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan

disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan


lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap

proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.


PERBEDAAN DFD DENGAN BAGAN ALIR

DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flow-chart). Perbedaannya adalah sebagai

berikut :

1. proses di DFD dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan

bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Kenyataannya

kegiatan-kegiatan proses dapat dilakukan secara tidak urut, yaitu secara paralel

atau serentak, sehingga DFD dapat menggambarkan proses semacam ini dengan

lebih mengena.

2. DFD lebih menunjukkan arus data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih

menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus

dari algoritma.

3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan

(decision), sedang bagan alir menunjukkannya.

KETERBATASAN DFD

Walaupun DFD mempunyai kebaikan-kebaikan, yaitu dapat menggambarkan

sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah

(decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan

proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan

kesatuan luar, tetapi DFD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan DFD adalah

sebagai berikut :

1. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop)

2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)

3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan

A. Ziya Aktas memberikan pemecahan untuk keterbatasas DFD ini, yaitu

dengan menambahkan penggunaan operational operator (operator

hubungan), sehingga kemampuan DFD dapat lebih ditingkatkan. Operator

hubungan ini adalah :


EVALUASI

1. Jelaskan definisi dari simbol-simbol yang digunakan di DFD disertai dengan

notasi-notasi yang mewakilinya !

2. Jelaskan perbedaan utama antara DFD fisik dengan DFD Logika !

3. Jelaskan hal-hal apa saja yang harus dilakukan ketika menggambar DFD !

4. Apa yang menjadi perbedaan antara DFD dengan bagan alir (flow-chart) ?

jelaskan !

5. Apa saja keterbatasan-keterbatasan dari DFD ! 6. Sebagai latihan buatlah DFD sistem administrasi penerimaan siswa baru di unit

anda !


DAFTAR PUSTAKA


Company, 1992.







Hall, 1991



7. A. Ziya Aktas, Structured Analysis & Design of Information Systems, NJ: Prentice Hall,

1987, hal. 65

1 Flow Chart

MODUL 5

KAMUS DATA

Pendahuluan

Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan

istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan

menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir

di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan

digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan

sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi

antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di

sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi

yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem,

KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan

database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di

DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.

Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara

lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan

hubungam antara DFD dengan KD.

MATERI

1. Pendahuluan

2. Isi Kamus Data

3. Mendefinisikan Struktur Data

4. Sistem Kamus Data Komersial


Memahami Konsep Kamus Data dan Dapat Menggunakan Kamus Data Secara

Tepat dan Benar


1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar Kamus Data dan Isi Kamus Data

2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing Kamus Data dan

Struktur Data sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan

2 Flow Chart

Isi Kamus Data

Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan

keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini,

maka KD harus memuat hal-hal berikut ini.

1. Nama arus data.

Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama

dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD

dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di

DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias

perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk

3 Flow Chart

orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat

faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian

gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur

dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama,

tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

3. Bentuk data.

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :

- dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di

suatu dokumen atau formulir;

- hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya

terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan

komputer;

- hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam

bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; -

hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini

biasanya berbentuk suatu variabel;

- dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya

berupa suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

• dokumen dasar atau formulir;

• dokumen hasil cetakan computer

• laporan terecetak;

• tampilan di layar monitor;

• variabel;

• parameter;

• field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk

mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang

mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan

digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang

mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan

digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang

mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan

juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang

mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan

untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam

4 Flow Chart

bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar

monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.

4. Arus data.

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus

data ini di DFD.

5. Penjelasan.

Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD,

maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arus

data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN

PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan

dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode.

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus

dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume

puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus

data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan

volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan

besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input,

alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data.

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa raja.

Contoh:

KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dari DFD sebagai berikut:

J

5 Flow Chart

6 Flow Chart

Mendefinisikan Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item

data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat

di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data

tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada

atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk

menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasi-

notasi sebagai berikut ini :

Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN

yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:

LANGGANAN terdiri dari:

KODE LANGGANAN

NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA)

ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS

(TELP)

PENGECER

GROSIR

BATAS KREDIT *jumlah kredit maksimum yang diijinkan

JUMLAH PIUTANG

7 Flow Chart

Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN mempunyai

elemen-elemen data KODE LANGGANAN, NAMA LANGGANAN yang terdiri

dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA (optional, dapat ada dan dapat

tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP

(optional), jenis langganan apakah salah satu dari PENGECER atau GROSIR,

BATAS KREDIT yang menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan

JUMLAH PIUTANG.

Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup

popular dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistcm,

Tetapi kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk

memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak

menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik,

logical dan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum

berapa digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data

yang diijinkan. Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan

sistem, terutama dalam perancangan database. Untuk mengatasi kekurangan-

kekurangan ini, maka Anda dapat menggunakan formulir berikut ini dalam

membuat kamus data :

8 Flow Chart

Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data

adalah sebagai berikut ini.

1. Kolom level.

Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. Jika Anda

menggunakan bahasa COBOL, maka kolom level dapat membantu untuk

mendefinisikan data di DATA DIVISION sebagai berikut:

DATA DIVISION. WORKING-

STORAGE SECTION.

01 LANGGANAN.

02 KODE-LANGGANAN Plc x(5).

02 NAMA-LANGGANAN.

03 NAMA-KECIL PIC X(20).

03 NAMA-KELUARGA PIC X(20).

02 ALAMAT.

03 JALAN PIC X(25).

03 KOTA PIC X(15).

03 KODE-POS PIC X(6).

02 TELP PIC X(10).

02 TIPE-LANGGANAN PIC X VALUE SPACE.

88 PENGECER VALUE

88 GROSIR VALUE

02 BATAS-KREDIT PIC 9(7)V99.

02 JUMLAH-PIUTANG PIC 9(7)V99.

2. Kolom nama item data.

KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-nama

item data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di

file database. Bila digunakan DBMS atau bahasa pemograman yang lain, maka

nama item data ini juga sebaiknya disesuaikan dengan aturan dari DBMS atau

bahasa yang akan dipergunakan. Nama item data (field) untuk beberapa

DBMS mempunyai aturan penulisan tersendiri. Sebagai misalnya, DBMS yang

digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di komputer mikro IBM PC,

aturan dari nama item data ini adalah:

- panjangnya maksimum 10 karakter;

- karakter pertama harus berupa huruf;

- tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter

khusus underscore (_).

- tidak sama dengan reserved word.

3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N{ }M sebagai berikut:

�,,,tint_ Iota

9 Flow Chart

KODEBRG

NAMABRG

1 UNITJUAL 10

HARGASAT

TOTALHRG

Iterasi ini menunjukkan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace

dapat terjadi minimum 1 kali dan maksimum 10 kali. Untuk arus data

TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN ini, iterasi ini menunjukkan

banyaknya macam barang yang dijual untuk tiap order penjualan.

4. Kolom tipe.

Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menun-

jukkan character, yaitu bertipe alphabetik atau alphanumerik. N menunjukkan

numeric, yaitu bertipe numerik (nilainya angka). D menunjukkan tipe date

(tanggal). L menunjukkan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah.

5. Kolom lebar.

Lebar dari item data menunjukkan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe

karakter menunjukkan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk

nilai numerik menunjukkan banyaknya digit maksimum untuk digit utuh dan

digit di belakang koma. Misalnya lebarnya adalah 10,2 menunjukkan jumlah

digit utuh adalah 7 digit, satu digit untuk titik desimalnya dan 2 digit untuk

nilai di belakang koma, sehingga lebar keseluruhan adalah 10 digit sebagai

berikut:

6. Kolom jangkauan nilai.

Jangkauan nilai menunjukkan range dari nilai di item data yang sah. Informasi

ini berguna untuk pengecekan kebenaran nilai data yang akan dimasukkan ke

sistem. Sebagai misalnya untuk item data UNITJUAL mempunyai jangkauan

nilai 1-100 yang berarti untuk tiap-tiap macam barang yang dijual tidak akan

melebihi dari 100 unit. Bila nilai yang dimasukkan ke sistem di luar jangkauan

ini, berarti nilai data yang dimasukkan adalah tidak benar.

10 Flow Chart

7. Kolom keterangan.

Kolom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang

nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan-penjelasan lainnya

yang dianggap perlu, misalnya rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya.

Sistem Kamus Data Komersial

Terdapat beberapa sistcm KD yang telah dikembangkan oleh beberapa sistem

house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah:

Control 2(XX) olch MR1 Systems

Data Catalogue oleh Synergctics

Data Dictionary olehCincom

Datamanager oleh MSP Inc.

DB/DC Dictionary olch IBM

Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America

IDMS Dictionary oleh Arthur Anderson

UCC TEN oleh University Computing Co.

Disamping sistem KD yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga menyediakan

program untuk membuat KD. Paket DBMS FoxBase+ versi 2.10 untuk komputer

mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan dokumentasi sistem

yang lengkap termasuk KD. Kelemahan dari KD yang dihasilkan oleh paket ini

adalah KD untuk dokumentasi sistem yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap

analisis. Berikut ini adalah contoh dari KD yang dihasilkan oleh program

FOXDOC.EXE di paket FoxBase+ versi 2.10 tersebut:

Number of data records : 2675

Last updated : 04/02/89 at

2:56

Field

Field name Type Wid

Dec Start End

1NAMA Character 30

1 30

2JURUSAN Character 1 31 31

3ANGKATAN Character 2 32 33

4PEMBIMBING Character 3 34 36

5JENIS Character 1 37 37

6JALUR Character 1 38 38

7KEADAAN Character 1 39 39

10GOL DARAH Character 2 45 46

11AGAMA Character 7 47 53

12JALAN Character 5

0 54 103

13N0_MHS Character 5 104 108

14KABUPATEN Character 1

5 109 123

J.4. SISTEM KAMUS DATA KOMER

11 Flow Chart

15PROPINSI Character 1

0 124 133

16TL KAB Character 1

5 134 148

17TL PROP Character 1

0 149 158

18TGL_LHR Character 8 159 166

19WN Character 1 167 167

20IJASAH JNS Character 5 168 172

21IJASAH THN Character 2 173 174

22NAMA_SLA Character 3

0 175 204

23ALAMAT_SLA Character 5

0 205 254

24IJASAH KAB Character 1

5 255 269

25IJASAH_PRO Character 1

0 270 279

26OT NAMA Character 3

0 280 309

27OT_PEKERJA Character 1

0 310 319

28OT_ALAMAT Character 5

0 320 369

29OT_KAB Character 1

5 370 384

300T_PRO Character 1

0 385 394

31TGL_DAFTAR Character 8 395 402

32SEM_DAFTAR Character 1 403 403

33THN_DAFTAR Character 2 404 405

34PT SEBELUM Character 3

0 406 435

35LULUS Character 2 436 437

36KETERANGAN Character 3

0 438 467

37TGL LLS SM Character 8 468 475

38SEM_LLS_SM Character 1 476 476

39TA_LLS_SM Character 5 477 481

EVALUASI

1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data !

2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data !

3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD !

DAFTAR PUSTAKA


Company, 1992.







Hall, 1991



1 Flow Chart

MODUL 6

FLOWCHART

Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di

dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama

untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan

menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti

pedoman-pedoman sebagai berikut ini. 1

1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri

dari suatu halaman.

2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhirnya.

4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata

yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya:

- "Persiapkan" dokumen

MATERI

1. Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart

2. Jenis-jenis Flowchart

2.1 System Flowchart

2.2 Document Flowchart

2.3 Schematic Flowchart

2.4 Program Flowchart

2.5 Process Flowchart


Memahami Konsep Flowchart dan Dapat Menggunakan Flowchart Secara Tepat

dan Benar


1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar flowchart dan perbedaan dari tiap jenis

flowchart yang ada

2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing flowchart sesuai

dengan sistem yang sedang mereka kembangkan

2 Flow Chart

- "Hitung" gaji

5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang

semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus

ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

Jenis-jenis Flowchart

Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini.

1. Bagan alir sistem (systems flowchart).

2. Bagan alir dokumen (document flowchart).

3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).

4. Bagan alir program (program flowchart).

5. Bagan alir proses (process flowchart).

Systems Flowchart

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan

arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan

dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan

apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan

simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.

3 Flow Chart

4 Flow Chart

5 Flow Chart

Gambar. Bagan alir sistem metode batch processing

Gambar tersebut menunjukkan suatu proses untuk memutakhirkan file induk piutang.

File induk piutang dimutakhiran dari file transaksi piutang yang diurutkan terlebih

dahulu berdasarkan kode langganan.

6 Flow Chart

Gambar berikut ini menunjukkan variasi lain dari bagan alir sistem untuk proses direct processing.

Gambar. Bagan alir sistem metode direct processing.

Document Flowchart

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir

formulir ( f o rm flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang

menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang

digunakan di dalam bagan alir sistem.

Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen suatu prosedur pembelian :

R00 _________ Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur /~. pr t Alir

7 Flow Chart

8 Flow Chart

Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip

dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem.

Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol

bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan

lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk

memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol

bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi

sulit dan lama menggambarnya.

Program Flowchart

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan

secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari

derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan

simbol-simbol sebagai berikut ini.

9 Flow Chart

Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program

(program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed

computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk

menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan

alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut

menunjukkan bagan alir logika program.

Berikut merupakan contoh dari bagan alir logika program menghitung rata-rata :

10 Flow Chart

Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart)

digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci.

Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

Berikut adalah contoh bagan alir program komputer terinci menghitung rata-rata :

11 Flow Chart

Process Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak

digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk

menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima

buah simbol tersendiri.

12 Flow Chart

Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang

digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang

satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan.

EVALUASI

1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari flow chart !

2. Jelaskan pedoman-pedoman dalam menggambar suatu flow chart !

3. Sebutkan dan jelaskan kegunaan macam-macam flow chart !

4. Buatkan penggambaran sistem penerimaan siswa baru di unit anda dengan

menggunakan 5 macam flow chart tersebut (jika bisa digambarkan semuanya) !

13 Flow Chart

DAFTAR PUSTAKA


Company, 1992.







Hall, 1991



1 Desain Sistem Terinci (Output dan Input)

MODUL 7

DESAIN SISTEM TERINCI

(OUTPUT DAN INPUT)

Desain Output

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan

untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang

dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan

untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-

output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan

ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk

laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar

terminal akan dibahas di bab selanjutnya.

Macam-macam Bentuk Laporan

MATERI

1. Desain Output

1.1 Macam-macam Bentuk Laporan

1.2 Pedoman Desain Laporan

1.3 Pengaturan Tata Letak Isi Output

2. Desain Input

2.1 Desain Formulir Kertas

2.2 Pengelolaan dan Desain Formulir Elektronik

2.3 Pengkodean Input

2.4 Validasi Input


Memahami Konsep Desain Output dan Input serta Dapat Melakukan Desain Output,

Input dan Validasi Input


1. Mahasiswa akan mengetahui konsep desain sistem terinci dan bagaimana

melaksanakan desain sistem terinci

2. Mahasiswa akan dapat melakukan desain sistem terinci, mulai dari Desain

output, input, Desain dialog terminal sampai desain file

3. Mahasiswa memahami cara untuk melakukan pengendalian input melalui

validasi transaksi, cek data dan modifikasi data transaksi


Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling

banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

Laporan Berbentuk Tabel

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang

menekankan kualitas isi serta kegunaannya :

NOTICE REPORT

Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus.

Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan

supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat

langsung ditangani.

LAPORAN PENURUNALAPORAN PENURUNALAPORAN PENURUNALAPORAN PENURUNAN PENJUALANN PENJUALANN PENJUALANN PENJUALAN MENURUT MENURUT MENURUT MENURUT

JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987

DAERAH PENJUALANDAERAH PENJUALANDAERAH PENJUALANDAERAH PENJUALAN X PENURUNANX PENURUNANX PENURUNANX PENURUNAN

YogyakartaYogyakartaYogyakartaYogyakarta 10,00 XXXX

SemarangSemarangSemarangSemarang 45,00 X45,00 X45,00 X45,00 X

SurakartaSurakartaSurakartaSurakarta 12,50 XXXX

EQUIPOISED REPORT

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya

digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi

hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan

kepu

tusan

.

Cont

oh

dari laporan ini adalah :

JELEK BALK.BALK.BALK.BALK.

PenjualanPenjualanPenjualanPenjualan Rp 1.000.000Rp 1.000.000Rp 1.000.000Rp 1.000.000 1.750.0001.750.0001.750.0001.750.000

LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARUPASAR YANG BARUPASAR YANG BARUPASAR YANG BARU

DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989


Harga Pokok PenHarga Pokok PenHarga Pokok PenHarga Pokok Penjualanjualanjualanjualan 600.000600.000600.000600.000 1.050.0001.050.0001.050.0001.050.000

Laba KotorLaba KotorLaba KotorLaba Kotor RpRpRpRp 400.000400.000400.000400.000 700.000700.000700.000700.000

Biaya PenjualanBiaya PenjualanBiaya PenjualanBiaya Penjualan Rp .Rp .Rp .Rp . 300.000300.000300.000300.000 350.000350.000350.000350.000

Biaya AdministrasiBiaya AdministrasiBiaya AdministrasiBiaya Administrasi 125:000125:000125:000125:000 150.000150.000150.000150.000

Laba (Rugi)Laba (Rugi)Laba (Rugi)Laba (Rugi) (Rp(Rp(Rp(Rp 25.000)25.000)25.000)25.000) 200.000200.000200.000200.000

VARIANCE REPORT

Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah

ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini

adalah :

LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULANLAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULANLAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULANLAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN----DESEMBER 1987DESEMBER 1987DESEMBER 1987DESEMBER 1987

BARANGBARANGBARANGBARANG UNITUNITUNITUNIT HARGAHARGAHARGAHARGA HARGAHARGAHARGAHARGA SELISIHSELISIHSELISIHSELISIH TOTALTOTALTOTALTOTAL

DIBELIDIBELIDIBELIDIBELI DIBELIDIBELIDIBELIDIBELI SESUNGGUHNYASESUNGGUHNYASESUNGGUHNYASESUNGGUHNYA STANDARSTANDARSTANDARSTANDAR HARGAHARGAHARGAHARGA SELISIHSELISIHSELISIHSELISIH

IBM PC XTIBM PC XTIBM PC XTIBM PC XT 10 1.200.01.200.01.200.01.200.000000000 1.050.000 150.000 1.500.000 R

Monitor Color 8888 415.000415.000415.000415.000 365.000 50.000 400.000 R

Hard disk Hard disk Hard disk Hard disk 30 MB 5 595.000595.000595.000595.000 625.000625.000625.000625.000 30.00030.00030.00030.000 150.000 L

T 0 T A LT 0 T A LT 0 T A LT 0 T A L

170.000170.000170.000170.000 1.750.000 R1.750.000 R1.750.000 R1.750.000 R

COMPARATIVE REPORT

Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya.

Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai

elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebclumnya. Contoh dari comparative

report adalah sebagai berikut:

NERACANERACANERACANERACA

31 DESEMBERDESEMBERDESEMBERDESEMBER 1988198819881988

(DALAM RIBU(DALAM RIBU(DALAM RIBU(DALAM RIBUANANANANRUPIAH)RUPIAH)RUPIAH)RUPIAH)

AKTIVAAKTIVAAKTIVAAKTIVA 31313131----12121212----1987198719871987 31313131----12121212----1988198819881988 Selisih

Aktiva LancarAktiva LancarAktiva LancarAktiva Lancar Rp 45.000 75.000 30.000 66,67 66,67 66,67 66,67 %

Aktiva TetapAktiva TetapAktiva TetapAktiva Tetap 155.000 225.000225.000225.000225.000 70.000 45,16 %

+ + Total AktivaTotal AktivaTotal AktivaTotal Aktiva 200.000200.000200.000200.000 300.000 100.000 50,00 %

Im


PASIVAPASIVAPASIVAPASIVA

Hutang LHutang LHutang LHutang Lancarancarancarancar RpRpRpRp 10.00010.00010.00010.000 15.00015.00015.00015.000 5.000 50,00 %

Hutang Jangka PanjangHutang Jangka PanjangHutang Jangka PanjangHutang Jangka Panjang 37.50037.50037.50037.500 30.00030.00030.00030.000 (7.500) (20,00 (20,00 (20,00 (20,00 %)

Modal SahamModal SahamModal SahamModal Saham 130.000130.000130.000130.000 200.000200.000200.000200.000 70.000 53,85 X53,85 X53,85 X53,85 X

Latta DitahanLatta DitahanLatta DitahanLatta Ditahan 22.50022.50022.50022.500 55.00055.00055.00055.000 32.50032.50032.50032.500 144,44 144,44 144,44 144,44 %

+ + t Total PasivaTotal PasivaTotal PasivaTotal Pasiva 200.000200.000200.000200.000 300:000 100.000 50,00 50,00 50,00 50,00 %

Laporan Berbentuk Graf-ik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya

sebagai bagan garis (line chart ), bagan batang (bar chart ) dan bagan pastel (pie chart ).

(b)

(a)

(c)


Bagan garis (a), bagan batang (b) dan bagan pastel (c). bagan garis

BAGAN GARIS

Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau

kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:

1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.

2. Dapat menunjukkan beberapa titik.

3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.

4. Mudah dimengerti.

Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva),

maka akan tampak ruwet.

2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.

3. Spasi dapat menyesatkan.

BAGAN BATANG

Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk

batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan

batang adalah sebagai berikut:

1. Baik untuk perbandingan.

2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.


Kelemahannya:

1. Terbatas hanya pada satu titik saja.

2. Spasi dapat menyesatkan.

BAGAN PASTEL.


Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai

kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.

1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.


Kelemahannya :

1. Penggunaannya terbatas

2. Ketepatannya kurang

3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik

Pedoman Desain Laporan

1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama,

yaitu :

• Judul laporan.

• Tubuh laporan.

• Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau

grandtotal.

2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas

baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.

3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm,

sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.

4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.

5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal,

atau digaris-bawahi.

6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta

hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.

7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "-

". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan

sajikan dalam urutan yang terpenting.

8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk

yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari

informasi detail tersebut.

9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan

yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keter-

angan tersebut tidak ada.

10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih

tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.

11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.


12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.

13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimen-

gerti dan dipahami oleh pemakainya.

14. Isi laporan harus akurat.

15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang

selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang

menggunakannya.

16. Laporan harus berguna

17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan

Alat-alat Desain Output Terinci

Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci,

yaitu sebagai berikut ini.

1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout

chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan

sketsa bentuk dari output di printer.

2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus

data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci

tentang data yang akan disajikan di laporan.

Mengatur Tata Letak Isi Output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari

output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan

pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem

maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan

bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi

programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan

output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk

menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikatt~i suatu output.

Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat

bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.

Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi

harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha

membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain

input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang

pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input


yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input

terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk

input.

Dokumen Dasar

Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan

untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di

dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk

diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi.

Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai

berikut ini.

1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan

ditangkap.

2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. 3. Dapat mendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya.

4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari

formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau

departemendepartemen yang membutuhkannya.

5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu

transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan

pemeriksaan). 6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file data di komputer.

Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik.

Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar

yang baik, sebagai berikut ini.

1. Kertas yang dipergunakan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu sebagai berikut ini. a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.

b. Penampilan dari dokumen dasar.

c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.

d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh

pemakainya).

e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau

mengandung asam).

f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dice-


tak dengan mesin.

g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.

2. Ukuran dari dokumen dasar.

Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar

dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x

11") dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari

ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan

yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi

3, dibagi 4 dan sebagainya.

3. Warna yang digunakan.

Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan

cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang

datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik

ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua,

hijau tua, merah tua, coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya di-

hindari untuk digunakan.

4. Judul dokumen dasar.

Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegu-

naan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas.

Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain

judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.

5. Nomor dokumen dasar.

Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya.

Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok

bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di

atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar).

Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber

dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan

bahwa sumbernya dari departemen penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan

jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode FOl).

6. Nomor urut dokumen dasar.

Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen

dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu

untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang

hilang bila nomornya meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk

pengarsipan.

7. Nomor dan jumlah halaman.

Bila dokumen dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman

harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang

hilang dapat diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi nomor halaman

1-3 (menunjukkan halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua

YA

Q


diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya

diletakkan pada sebelah kanan atas.

8. Spasi.

Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhat-

ikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan

mesin. Untuk spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang

dibuat oleh mesin.

9. Pembagian area.

Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa,

sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data.

Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area

organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan

area nomer.

DAFTAR PUSTAKA


Company, 1992.







Hall, 1991



Documents

Analisis-Desain Sistem (JOGIANTO)