An2 Management Financiar Contabil

  • View
    1.201

  • Download
    3

Embed Size (px)

Text of An2 Management Financiar Contabil

LCRMIOARA RODICA HAIDUC

ODI MIHAELA ZRNESCU

MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL AL SOCIETILOR COMERCIALE

Universitatea SPIRU HARET

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale a Romniei HAIDUC, LCRMIOARA RODICA Managementul financiar contabil al societilor comerciale/ Lcrmioara-Rodica Haiduc, Odi Mihaela Zrnescu. Bucureti: Editura Fundaiei Romnia de Mine, 2007 Bibliogr. ISBN 978-973-725-800-7 I. Zrnescu, Odi 65.012.4:334.72

Contribuiile autorilor: Conf. univ. dr. Lcramioara Rodica Haiduc capitolul 1, 4, 5, 6, 7, 8 Lect. univ. drd. Odi Mihaela Zrnescu capitolul 2, 3

Editura Fundaiei Romnia de Mine, 2007

Universitatea SPIRU HARET

UNIVERSITATEA SPIRU HARETFACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR-CONTABIL LCRMIOARA RODICA HAIDUC ODI MIHAELA ZRNESCU

MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL AL SOCIETILOR COMERCIALE

EDITURA FUNDAIEI ROMNIA DE MINE Bucureti, 2007

Universitatea SPIRU HARET

Universitatea SPIRU HARET

CUPRINS

1. Sistemul contabil surs esenial de informaii pentru managementul financiar-contabil 1.1. Locul i rolul managementului financiar-contabil ... 1.2. Fondul de informaii al managementului financiar-contabil: documente justificative, registre i situaii financiare . 1.3. Documentaia procedeu al metodei contabilitii. Documentele de eviden 1.4. Documentele primare sau actele justificative mijloc de informare operativ a managementului financiar-contabil . 1.4.1. Coninutul documentelor justificative 1.4.2. nscrierea datelor n documente . 1.4.3. Cerinele (condiiile) ce trebuie ndeplinite de documentele justificative ... 1.4.4. Formulare tipizate comune privind activitatea financiar-contabil 1.4.5. Circulaia documentelor justificative. Graficul de circulaie a acestor documente ... 1.4.6. Documentele justificative ... 1.5. Managementul organizrii i inerii contabilitii 1.5.1. Obligaia legal a organizrii i conducerii contabilitii proprii .. 1.5.2. Proceduri privind organizarea i conducerea contabilitii .. 2. Metodologia de ntocmire i utilizare a formularelor comune privind activitatea financiar-contabil 2.1. Organizarea principalelor registre din contabilitate . 2.2. Formele de nregistrare n contabilitate ...

9 11 14 19 20 20 21 23 24 27 44 44 47

50 65 5

Universitatea SPIRU HARET

2.3. Metodele de conducere a contabilitii analitice a valorilor materiale 2.4. Formulare tipizate cu regim special 2.5. Reconstituirea documentelor justificative i contabile pierdute, sustrase sau distruse ... 2.6. Criterii minimale privind programele informatice utilizate n domeniul financiar-contabil ... 3. Managementul ntocmirii i utilizrii situaiilor financiare 3.1. Prezentarea situaiilor financiare . 3.2. Forma i coninutul situaiilor financiare anuale .. 3.2.1. Bilanul i poziia financiar a ntreprinderii ... 3.2.2. Contul de profit i pierdere i performanele ntreprinderii 3.2.3. Situaia modificrii capitalurilor proprii . 3.2.4. Situaia fluxurilor de numerar 3.2.5. Notele i informaiile explicative ... 3.3. Utilizatorii informaiilor financiar-contabile prezentate n situaiile financiare 3.3.1. Utilizatorii interni ... 3.3.2. Utilizatorii externi .. 3.3.3. Utilizatorii intermediari .. 3.4. Calitile informaiilor financiar-contabile prezentate n situaiile financiare 3.5. Factorii care influeneaz structura situaiilor financiare . 3.5.1. Influena naturii activitii .. 3.5.2. Influena factorilor juridico-economici ... 3.5.3. Influena relaiilor cu partenerii de afaceri .. 3.5.4. Influena dimensiunii ntreprinderii 3.5.5. Influena orientrilor strategice ... 3.5.6. Influena orientrilor tactice i a condiiilor conjuncturale ... 3.6. Funciile situaiilor financiare . 3.7. Principii contabile ... 3.8. Aprobarea, semnarea i auditarea situaiilor financiare anuale 3.9. Structura situaiilor financiare anuale .

71 78 81 84

88 89 90 95 98 98 99 101 102 103 105 106 110 111 111 112 112 113 113 115 117 120 130

6

Universitatea SPIRU HARET

4. Managementul proceselor decizionale n contabilitatea societilor comerciale 4.1. Funcia managementului procesele decizionale ... 4.2. Funcia de previziune i planificare a managementului n contabilitate . 4.2.1. Planul i procesul de planificare n contabilitate 4.2.2. Planificarea strategic n contabilitate 4.2.3. Elaborarea documentelor de dezvoltare a direciilor strategice n contabilitate 4.2.4. Planificarea tactic n contabilitate . 4.2.5. Planificarea operational n contabilitate ... 4.3. Funcia de organizare a managementului n contabilitate 4.3.1. Instrumente de lucru utilizate n activitatea de organizare n contabilitate . 4.4. Funcia de conducere n contabilitate .. 4.4.1. Comunicarea n procesul conducerii n contabilitate 4.4.2. Stiluri de conducere n contabilitate ... 4.4.3. Locul i rolul deciziei n procesul conducerii n contabilitate .. 4.5. Funcia de control n contabilitate ... 4.5.1. Coninutul i necesitatea controlului managerial n contabilitate ... 4.5.2. Tipuri de control n contabilitate 4.5. Metode i tehnici de management utilizate n managementul proceselor decizionale 4.6.1. Metode ale cercetrii decizionale ... 5. Managementul societilor comerciale 5.1. Noiuni generale . 5.1.1. Izvoarele legislative ale dreptului comercial ... 5.1.2. Noiunea de comerciant . 5.1.3. Societile comerciale 5.2. Clasificarea i managementul societilor comerciale 6. Constituirea societilor comerciale 6.1. Actele constitutive ale societii comerciale 207 195 195 196 198 199 157 162 162 164 166 169 169 170 173 178 179 182 182 186 187 189 192 192

7

Universitatea SPIRU HARET

7. Funcionarea societilor comerciale 7.1. Organele de conducere i control ale societii comerciale 7.2. Registrele societii . 7.3. Modificarea actului constitutiv ... 7.4. Dizolvarea i lichidarea .. 8. Probleme, obiective i cerine actuale ale managementului financiar-contabil 8.1. Administrarea finanelor pe plan internaional 8.2. Obiectivele managementului n sfera ntreprinderilor . 8.3. Comportamentul managementului financiar n condiii de criz . 8.4. Imperativul promovrii managementului profesionist . Concepte-cheie .. Teme de dezbateri . ntrebri recapitulative .. Bibliografie ... Legislaie ... 240 247 248 256 261 262 263 265 264 220 228 229 236

8

Universitatea SPIRU HARET

1. SISTEMUL CONTABIL SURS ESENIAL DE INFORMAII PENTRU MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL

Economia de pia presupune existena unei legislaii adecvate regulilor acestui sistem, cunoaterea i aplicarea lor necondiionat. Eliminarea centralizrii, independena decizional a societilor comerciale, ce caracterizeaz mecanismul economiei de pia, implic asumarea responsabilitii tuturor riscurilor n utilizarea capitalului i n obinerea profitului. 1.1. Locul i rolul managementului financiar-contabil Rolul managementului, al managerului n general, este foarte important n funcionarea societilor comerciale indiferent de forma juridic a acestora. Component a activitii manageriale, managementul financiar-contabil presupune cunoaterea normelor legale care reglementeaz activitatea contabil, organizarea optim a acesteia, utilizarea, gestionarea i urmrirea permanent a folosirii mijloacelor financiare pe baza principiului profitului maxim, precum i analiza i asigurarea necesarului de capital pentru perioada urmtoare, care se stabilete pe baza alegerii variantei optime. n cadrul societilor comerciale, aplicarea n practic a managementului financiar-contabil vizeaz asigurarea condiiilor actului decizional cel mai bun, pentru aceasta fiind necesare: a) organizarea optim a fluxului informaional (documente financiar-contabile i informaii economice); b) analiza economico-financiar a rezultatelor perioadei curente i luarea unor msuri imediate; c) fixarea unor limite minime de profit i rat a profitului sau, dac nu exist soluii de rentabilizare, activitile trebuie desfiinate i mijloacele financiare ndreptate spre alte activiti, rentabile;9

Universitatea SPIRU HARET

d) inventarierea tuturor elementelor ce pot mpiedica sau favoriza rentabilizarea unora sau altora dintre activiti; e) cunoaterea elementelor fundamentale ale cererii i aplicarea n practic a principiului profitului maxim n funcie de specificul local; f) respectarea prevederilor statutar-organizatorice. Elementele definitorii i caracteristicile calitii Orice agent economic, indiferent ce activiti desfoar, trebuie s aib n vedere ca tot ceea ce ofer spre vnzare s aib valoare de ntrebuinare, s fie cerut de pia. Dac se ofer spre vnzare un produs sau un serviciu care nu satisface consumatorul, atunci acesta se va vinde greu sau deloc, iar agentul economic va ajunge la faliment. De aceea, n vederea desfurrii n bune condiii a activitilor societilor comerciale, trebuie ntreprinse urmtoarele aciuni: a) analizarea cerinelor consumatorilor n legtur cu sortimentele i calitatea produselor solicitate sau serviciilor ce fac obiectul de activitate al agentului economic respectiv; b) urmrirea procesului de concepie-proiectare a produselor noi i modernizate; c) urmrirea procesului de producie, control, desfacere i service; d) pe baza rezultatelor obinute trebuie efectuate analize care s se concretizeze n msuri de mbuntire privitoare la eventualele modificri n documentaia tehnic a produsului/serviciului. Principalele puncte care trebuie s stea n atenia managerului pentru a satisface aciunile de mai sus sunt urmtoarele: utilizarea controlului total de calitate, ce poate fi realizat prin introducerea unui sistem de control adecvat activitii; utilizarea controlului statistic de calitate, prin introducerea principiilor i metodelor statistice; urmrirea calitii solicitate de consumatori. Etapele programului de aplicare a sistemelor calitii n organizarea activitii firmei, un rol important l are sistemul calitii, care trebuie s ndeplineasc urmtoarele funciuni: a. Funciunea de calitate, n care trebuie s se regseasc totalitatea activitilor necesar a fi ntreprinse pentru a lua n considerare, n mod planificat i organizat, toi factorii care influeneaz calitatea produselor i serviciilor, i anume: activitile legate de asigurarea calitii;10

Universitatea SPIRU HARET

activitile legate de ncercrile, testrile, probele de laborator privind calitatea materialelor i materiilor prime; activitile legate de utilizarea, ntreinerea, verificarea, repararea aparaturii de msur i control utilizate n cadrul societii comerciale. b. Funciunea de cercetare-proiectare-dezvoltare, care cuprinde ansamblul de activiti din cadrul societii comerciale prin intermediul crora se concepe i se aplic progresul tehnico-tiinific i care const n: activitatea de planificare, care rezid n elaborarea proiectelor de perspectiv privind strategia de dezvoltare a societii; conceperea i proiectarea de produse noi i modernizarea n funcie de cerinele pieei; conceperea i aplicarea de tehnologii noi i modernizate n vederea creterii eficienei economice a societii comerciale. 1.2. Fondul de informaii al managementului financiar-contabil: documente justificative, registre i situaii financiare Managementul financiar-contabil se refer la sistemele legale i administrative, precum i la procedurile stabilite pentru a permite entitilor s conduc activitile, astfel nct s asigure utilizarea corect a fondurilor, n conformitate cu standardele definite de probitate i regularitate. Aceste activiti includ creterea venitului, managementul cheltuielilor, contabilitatea financiar i managementul activelor. Managementul financiar eficient presupune actualitatea i legitimitatea cheltuielilor, dirijarea cheltuielilor n concordan cu regulamentele, luarea msurilor necesare pentru a preveni i pedepsi orice nclcare a legii i a recupera orice pagub provocat de nereguli sau neglijen. Un concept-cheie n teoria i practica managementului modern l constituie responsabilitatea. Managerii sunt obligai s duc la ndeplinire un set definit de sarcini, n conformitate cu regulile i standardele aplicabile posturilor lor. Persoana sau organismul cruia managerul trebuie s-i raporteze i fa de care rspunde pentru aciunile sale este explicit indicat i managerul trebuie recompensat, pentru performane bune, s suporte consecinele unei prestaii inadecvate. Managerul unei uniti organizaionale trebuie s rspund i pentru aciunile personalului din subordine.11

viciilor;

activitile legate de controlul de conformitate a produselor/ser-

Universitatea SPIRU HARET

Managementul modern presupune s se asigure o mai mare flexibilitate i autonomie managerilor, n scopul mbuntirii eficienei i efectivitii opiunilor lor. Deoarece acest lucru confer managerului mai mari puteri n a lua decizii, un mai mare accent se cere pus pe responsabilitate, ca instrument pentru echilibrarea i controlul exerciiului acestor puteri. n raport cu munca desfurat, responsabilitatea poate fi: intern, la un nivel ridicat al managementului, n care activitatea managerilor este evaluat dup regulile de baz, n funcie de modul cum i-au ndeplinit sarcinile cuprinse n fia postului, cu creteri salariale i/ sau perspective de promovare, n raport cu rezultatul unor asemenea evaluri (evaluarea performanei). Fia postului reprezint un set de sarcini sau activiti care trebuie realizate de o persoan i prin care este delimitat postul ocupat de acesta; extern, n funcie de prevederile n domeniu adoptate de Parlament, de agenii, publice i centrale, instituii supreme de audit etc. Managementul financiar-contabil pune accent pe controlul managerial, respectiv pe controlul intern. Controlul managerial implic organizarea politicilor i procedurilor utilizate pentru a se asigura c: programele i ating scopurile; resursele utilizate pentru realizarea programelor sunt n concordana cu scopurile i obiectivele entitii; programele sunt protejate mpotriva fraudei i proastei gestiuni; informaiile sunt obinute la timp i utilizate n procesul decizional. Responsabilitatea de a stabili i monitoriza sistemele de control managerial revine conducerii entitii respective. Pentru management i administraie, controlul este un sistem de mecanisme i mijloace de ghidare, autoreglare sau constrngere, folosit cu scopul de a preveni. A controla nseamn a verifica i analiza, a avea o imagine clar a conturilor. Controlul contabil const n proceduri i documentri focalizate pe protejarea patrimoniului, conducerea i nregistrarea tranzaciilor financiare i conformitatea documentelor financiare. Procedurile sunt frecvent bazate pe standardele internaionale i naionale, pentru a se asigura uniformitatea practicilor contabile. n activitatea lor, managerii sunt asistai de un fond de informaii constituit din documente justificative, registre i situaii financiare.12

Universitatea SPIRU HARET

Sistemele de informaii pentru managementul financiar-contabil au menirea de a asigura o mai bun gestionare a resurselor. De asemenea, aceste sisteme pot contribui la evaluarea performanei programelor, la planificarea atribuiilor i la monitorizarea progresului nregistrat, conform obiectivelor propuse. Sistemele de informaie managerial formeaz un element-cheie al controlului managerial. Esenial n sistemele de informaie este sistemul contabil, reprezentat de ansamblul de proceduri i documente ale unei entiti, care permite identificarea, corelarea tranzaciilor i a altor evenimente. Evidena tehnico-operativ i contabil este un mijloc de control nentrerupt asupra activitii economice i financiare, o condiie necesar pentru asigurarea intregritii patrimoniului i cheltuirea cu eficien a mijloacelor materiale i bneti. Cea mai important problem a managementului evidenei tehnicooperative i contabile este perfectarea cu documente justificative a operaiilor economice i financiare, n momentul efecturii lor. nregistrrile contabile, registrele i situaiile financiare constituie un element de baz al ordinii i disciplinei financiare, ntruct fac posibil cunoaterea situaiei financiar-gestionare a unitilor patrimoniale. Contabilitatea n partid dubl asigur exactitatea nregistrrilor contabile i luarea msurilor imediate pentru ndreptarea erorilor scriptice. Pentru a sintetiza real i legal activitatea economic i financiar, este necesar ca sistemul de eviden s fie exact, corect, real i complet. Cu privire la evidena tehnico-operativ i contabil, managementul include n sfera sa: organizarea i inerea evidenei tehnico-operative la locurile de depozitare i pe feluri de mijloace materiale, evidenierea exact, corect i la timp a mijloacelor i operaiunilor economice i financiare consemnate n documente justificative; organizarea i inerea evidenei contabile sintetice i analitice, astfel nct s asigure reflectarea n expresie bneasc a patrimoniului i exercitarea controlului permanent al existenei i micrii valorilor patrimoniale; asigurarea corelaiilor dintre evidena tehnico-operativ, contabil i statistic, dintre evidena contabil sintetic i cea analitic, dintre realitatea datelor nscrise n acestea i bilanurile contabile; conducerea corect i la zi a evidenei contabile; constituirea i evaluarea capitalului social i a patrimoniului; asigurarea exactitii i realitii nregistrrilor contabile pentru stabilirea i ndeplinirea obligaiilor financiare i fiscale fa de stat;13

Universitatea SPIRU HARET

inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor acesteia; ntocmirea, aprobarea i auditarea situaiilor financiare. Creterea rolului contabilitii n procesul de sintetizare i control asupra activitii economico-financiare necesit perfecionarea continu a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul i eviden, precum i organizarea sa n mod raional, pe baze tiinifice. Evidena este esenial n managementul activitii economico-sociale bazate pe criteriul de profit, ntruct implic ordine i disciplin economic i financiar. Managementul raional i clar al evidenei asigur disciplina economic, contractual, gestionar i financiar. Pentru a obine o imagine fidel a activitii economice i financiare, este necesar ca informaiile cuprinse n situaiile financiare s fie reale, legale, corecte i de nalt calitate. Managementul financiar-contabil are menirea s asigure ntocmirea documentelor primare cu respectarea condiiilor de form i de coninut, organizarea evidenei tehnico-operative i contabile cu respectarea normelor metodologice i a reglementrilor armonizate cu cele ale Comunitii Economice Europene. Informaiile consemnate n documentele primare, n evidena tehnico-operativ i contabil, n situaiile financiare au cea mai larg utilizare n managementul financiar-contabil, ntruct acestea reflect activitatea economic, financiar i gestionar a unitilor patrimoniale. 1.3. Documentaia procedeu al metodei contabilitii. Documentele de eviden Definiia i importana documentelor Primul procedeu utilizat n metoda contabilitii este observarea, care presupune constatarea fenomenelor exprimate valoric, n vederea nregistrrii lor. Informaiile primare culese sunt consemnate, transpuse n purttorii de informaii primari, adic n documente justificative primare. De altfel, documentaia este unul dintre procedeele metodei contabilitii n virtutea cruia orice operaie economico-financiar este consemnat scriptic n conturi numai dac, n prealabil, a fost consemnat ntr-un document sau act scris. Documentele sunt actele scrise ntocmite cu prilejul efecturii operaiilor economico-financiare, pentru a servi ca dovad a nfptuirii lor i ca mijloc de fundamentare a nregistrrilor contabile.14

Universitatea SPIRU HARET

Documentaia primar comport totalitatea actelor scrise n care se consemneaz, pentru prima dat, operaii economico-financiare. Un act scris are calitatea de document dac ndeplinete urmtoarele condiii: dovedete efectuarea unei anumite operaii; conine descrierea detaliat i complet a operaiei: calitativ, cantitativ i valoric; conine confirmarea realitii i exactitii operaiei, prin semnturile persoanelor participante. nregistrrile contabile se efectueaz numai pe baz de documente. Clasificarea documentelor a. Dup numrul operaiilor consemnate: documente primare (singulare), n care se consemneaz, pentru prima dat, o singur operaie economico-financiar efectuat: chitana, bonul de consum etc.; documente centralizatoare (cumulative), n care se consemneaz mai multe operaii economico-financiare similare: centralizatorul bonurilor de consum, recapitulaia mrfurilor intrate, recapitulaia mrfurilor ieite etc.; documentele centralizatoare nsumeaz mai multe documente primare. b. Dup modul de ntocmire: originale: primul exemplar; copii: celelalte exemplare, obinute la indigo sau xerox; duplicate: copii conforme cu originalul, care au calitatea de original, dar numai n lipsa originalului; se elibereaz de emitent cnd originalul este pierdut sau distrus. c. Dup natura operaiilor la care se refer: documente de dispoziie, prin care se dispune sau se aprob executarea unei operaii economico-financiare: comanda dat de client furnizorului, ordinul de plat dat bncii de o ntreprindere pentru achitarea unei sume din disponibilul propriu etc.; documente de execuie, prin care se confirm executarea unei operaii economico- financiare: factura (n care se consemneaz vnzarea de produse, de lucrri executate sau de servicii prestate), chitana (n care se consemneaz ncasarea unei sume de bani), chitana fiscal etc.; documente combinate (mixte), care conin att dispoziia de executare, ct i confirmarea executrii operaiei: bonuri de consum (prin care se dispune magazinului s elibereze materiale i, concomitent, dele15

Universitatea SPIRU HARET

gatul seciei primitoare confirm recepia lor), dispoziia de livrare, aviz de expediere etc.; documente contabile, care se ntocmesc n cadrul serviciului de contabilitate, n vederea nregistrrii operaiilor economico-financiare: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Registrul Cartea-mare. d. Dup locul de ntocmire: documente interne, cele ntocmite n cadrul unitii i care circul fie n interiorul ei (bonul de consum, statul de salarii etc.), fie n afara ei (factura pentru produse livrate, cecul de numerar etc.); documente externe, cele ntocmite n alte uniti i intrate n ntreprindere: comanda primit de la client, factura pentru materiale aprovizionate, extrasul de cont primit de la banc etc. e. Dup regimul de tiprire i utilizare: documente cu regim special, cele tiprite, completate, utilizate, pstrate i arhivate pe baz de dispoziii legale, speciale; sunt nseriate i numerotate, au imprimat meniunea cu regim special, se in n eviden i se justific, att formularele utilizate, ct i cele neutilizate; de exemplu, chitana, factura, chitana fiscal etc.; documente fr regim special, cele care nu necesit o eviden aparte, ci se ntocmesc respectndu-se normele generale de ntocmire i circulaie a documentelor; de exemplu, fia mijlocului fix, fia de magazie, jurnalul pentru cumprturi, jurnalul pentru vnzri etc. Structura documentelor Orice document poate fi un act justificativ, dac conine urmtoarele elemente: denumirea; numrul de ordine; denumirea unitii emitente; data ntocmirii i locul emiterii; descrierea operaiei pe care o consemneaz, i anume: natura operaiei, mijloacele economice care au format obiectul ei, indicatorii cantitativi i valorici afereni, semnturile persoanelor care au participat la efectuarea operaiei (documentele referitoare la pli trebuie s fie vizate pentru control preventiv de contabilul-ef i aprobate de conductorul unitii). ntocmirea i circuitul documentelor ntocmirea documentelor are loc n conformitate cu normele metodologice privind contabilitatea unitilor economice, elaborate de16

Universitatea SPIRU HARET

Ministerul Finanelor Publice, iar circuitul lor este stabilit pe baz de indicaii de utilizare a formularelor tipizate, date de acelai minister. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past, cu creion chimic, cu main de scris sau alte mijloace, fr tersturi sau rzturi, erorile corectndu-se prin tierea cu o linie a textului sau cifrei greite i scrierea, deasupra, a textului sau cifrei corecte. Asigurarea circulaiei raionale i unitare a actelor justificative se face de ctre contabilul-ef, care ntocmete graficul acestei circulaii. Graficul trebuie s asigure o rezolvare corect a operaiilor consemnate n documente i o circulaie operativ a acestora, pentru evitarea staionrii lor nejustificate la unele servicii. Documentele se ntocmesc ntr-un anumit numr de exemplare, care urmeaz un anumit circuit, pn la arhivarea lor. Tipizarea documentelor Tipizarea nseamn crearea de formulare tip pentru operaii economico-financiare asemntoare; cu alte cuvinte, o anumit operaie nu se poate consemna dect ntr-un formular care are o form, o structur, un circuit i un mod de completare stabilite cu precizie prin dispoziii legale. De exemplu, pentru ncasrile de numerar efectuate de orice unitate se utilizeaz o chitan tip. Avantajele tipizrii sunt: faciliteaz ntocmirea, verificarea i nregistrarea documentelor; asigur o form, o structur i un circuit raionale; permite mecanizarea lucrrilor de ntocmire i de prelucrare a documentelor. Verificarea documentelor Verificarea comport forma, calculele i fondul operaiei consemnate n document. Verificarea formei const n a cerceta dac s-a utilizat formularul corespunztor operaiei consemnate, dac au fost ntocmite toate exemplarele, dac s-au completat toate rubricile, dac documentul conine semnturile participanilor la ntocmire etc. Verificarea calculelor const n a controla dac nu cumva s-au strecurat erori la scrierea sumelor i la efectuarea calculelor. Verificarea fondului se refer la realitatea, necesitatea, oportunitatea i legalitatea operaiei; cu alte cuvinte, operaia trebuie s existe n realitate, s fie util unitii, s aib loc la momentul potrivit i s fie efectuat cu respectarea dispoziiilor legale.17

Universitatea SPIRU HARET

Verificarea de fond o fac contabilul-ef, cu prilejul aplicrii vizei de control financiar preventiv, i conductorul unitii, cu prilejul aprobrii documentului. Corectarea documentelor Corectarea o poate face numai emitentul, care certific operaiunea, datnd-o i semnnd. Dac eroarea s-a constatat dup ce documentul a fost vizat pentru control financiar preventiv, corectura se va face aa cum s-a artat la nceput i se va prezenta din nou contabilului-ef pentru viz. Documentele prin care se consemneaz operaii bneti i care conin erori nu se pot corecta, ci se anuleaz, emindu-se n locul lor altele corect ntocmite (de exemplu: chitane, cecuri etc.), exemplarele anulate pstrndu-se n carnetele respective. Pstrarea documentelor n cursul anului, documentele se pstreaz n arhiva curent din cadrul fiecrui serviciu funcional, iar la finele anului ele se predau arhivei generale a unitii, unde se nscriu n registrul de arhiv. Arhiva general este amenajat ntr-o ncpere special, la adpost de foc, furt, intemperii, umezeal i roztoare. Organizarea i funcionarea arhivei cad n sarcina contabilului-ef, care desemneaz salariaii ce se vor ocupa de operaiile de arhivare. Scoaterea unui document din arhiv se poate face numai cu aprobarea conductorului unitii. Organizarea arhivei se poate face: cronologic, n ordinea datelor de nregistrare a documentelor; pe feluri de operaii; de exemplu, aprovizionri, desfaceri, operaii bneti etc.; pe corespondeni pe unitile cu care se ntrein relaiile economico-financiare; combinat prin utilizarea combinat a modalitilor artate mai sus. Termenele de pstrare a documentelor variaz dup felul acestora i sunt stabilite de Arhivele Statului i de Legea contabilitii din 24 decembrie 1991. Astfel, registrele de contabilitate i documentele justificative care stau la baza nregistrrilor contabile se pstreaz timp de 10 ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor de salarii, care se pstreaz timp de 5018

Universitatea SPIRU HARET

de ani. Actele cu caracter administrativ, corespondena i actele ce nu sunt acte justificative se pstreaz ntre unu i doi ani. La expirarea termenului de pstrare, dosarele se predau fie la arhiva de stat local, fie ca maculatur, n condiiile prevzute de dispoziiile legale, cu avizul Arhivelor Statului. n registrul de arhiv, la coloana observaii, n dreptul rndului pe care este scris dosarul respectiv, se face meniunea de predare, indicnduse i numrul documentului care confirm predarea. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii actelor justificative, fielor, situaiilor, jurnalelor etc., conductorul unitii economice i conductorul compartimentului financiar-contabil sunt obligai s se conformeze dispoziiilor legale privind reconstituirea documentelor n 30 de zile de la constatare. 1.4. Documentele primare sau actele justificative mijloc de informare operativ a managementului financiar-contabil Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice cu scop lucrativ, instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice, cu i fr scop lucrativ, precum i persoanele fizice autorizate s desfoare activiti independente consemneaz operaiile economice i financiare, n momentul efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n jurnale, fie i alte documente contabile. Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice i financiare, constituie, de regul, surse de informaii pentru toate formele evidenei, reprezentnd tabloul de bord al managementului financiar-contabil. Documentele justificative, care stau la baza nregistrrilor n contabilitate, angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate. De aceea, ele trebuie s ndeplineasc anumite cerine n ceea ce privete structura, circulaia i pstrarea lor. Conform Reglementrilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitii Economice Europene i cu Standardele Internaionale de Contabilitate, orice operaiune patrimonial se consemneaz, n momentul efecturii ei, ntr-un nscris, care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ.19

Universitatea SPIRU HARET

1.4.1. Coninutul documentelor justificative Documentele justificative cuprind, de regul, urmtoarele elemente principale: a) denumirea documentului; b) denumirea i sediul ntreprinderii care ntocmete documentul; c) numrul i data ntocmirii documentului; d) menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunilor patrimoniale, cnd este cazul; e) coninutul operaiunii patrimoniale i, dac este cazul, temeiul legal al efecturii acesteia; f) datele cantitative i valorice aferente operaiunii efectuate; g) numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat; h) alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. Dobndesc calitatea de document justificativ nscrisurile: a) n care se consemneaz, n momentul efecturii, o operaie patrimonial i care stau la baza nregistrrii n contabilitate; b) care furnizeaz toate informaiile prevzute n normele legale n vigoare; c) care provin din relaiile de cumprare a unor bunuri de la persoane i care pot fi nregistrate n contabilitate numai n cazurile cnd se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective; d) care se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice. Pentru a fi nregistrate n contabilitate, aceste documente trebuie s aib la baz contracte sau convenii ntocmite n acest scop. 1.4.2. nscrierea datelor n documente nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past de pix, cu maina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise tersturi sau alte asemenea procedee, nici lsarea de spaii libere ntre operaiile nscrise n documente. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s fie citite, iar deasupra lor se scriu textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului justificativ, menionndu-se i data efecturii operaiei. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific20

Universitatea SPIRU HARET

numerarul, sau al altor documente, pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul greit se anuleaz i rmne n carnetul respectiv, cu excepia ordinului de deplasare (delegaie), pe baza cruia se primete sau se restituie diferena ntre cheltuielile efective de deplasare i avansul acordat. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe, este necesar confirmarea, prin semntura att a predtorului, ct i a primitorului. n cazul completrii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Documentele nscrise n listele de erori, anulri sau completri, pe temeiul crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii, trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de unitatea beneficiar. Numele i prenumele acestor persoane se comunic unitilor de informatic prelucrtoare. 1.4.3. Cerinele (condiiile) ce trebuie ndeplinite de documentele justificative Documentele justificative trebuie s ndeplineasc att condiii de form, ct i condiii de coninut (de fond). 1. Condiii de form: a. Autenticitatea documentelor, respectiv, ntocmirea cu respectarea condiiilor legale, i anume: folosirea formularelor tipizate; ntocmirea just i completarea cu toate elementele necesare; completarea corect a datelor, corectarea eventualelor falsificri i tersturi, cum ar fi transformarea cifrelor, adugirile de text, corecturi nesemnate; existena semnturilor originale ale persoanelor n drept s dispun, s execute sau s controleze operaiile respective, precum i ale persoanelor care au eliberat sau primit valori. Nendeplinirea uneia sau mai multor condiii de autenticitate are drept consecin faptul c documentele i pierd fora lor juridic (probatorie), ca de exemplu: lipsa semnturii primitorului valorii; inexistena sau ilegalitatea procurii (delegaiei), ipoteza plilor fcute prin teri;21

Universitatea SPIRU HARET

neconcordana dintre document i justificarea anexat. b. Exactitatea ntocmirii i valabilitii documentelor. De regul, documentele care reflect operaii patrimoniale, generatoare de drepturi i obligaii, se ntocmesc n termenele stabilite i cu respectarea condiiilor legale, a cror nesocotire lezeaz autenticitatea i pune sub semnul ndoielii exactitatea i valabilitatea lor. c. Efectuarea corect a calculelor, n scopul: de a obine sigurana aplicrii juste a preurilor i tarifelor i a stabilirii corecte a totalurilor n documente; de a nltura erorile de calcul care pot deturna coninutul operaiilor economice i financiare. Practic, sunt cazuri n care calculele sunt greite intenionat i ascund fraude, delapidri, sustrageri, nereguli etc., ca, de exemplu, calcule greite n registrul de cas, n raportul de gestiune etc. 2. Condiii de coninut sau de fond: a. Legalitatea operaiilor economice i financiare consemnate n documente. Se are n vedere principiul conform cruia este necesar s se respecte prevederile tuturor actelor normative privind disciplina financiar i gestionar. De exemplu, plile s se efectueze conform normelor financiare; eliberrile din magazie s se fac conform repartiiei. b. Necesitatea operaiilor economice i financiare consemnate n documente. Faptele oglindite n documente trebuie s se produc n limitele, condiiile i la locul indicat n acestea. c. Necesitatea operaiilor economice i financiare consemnate n documente. Operaiile trebuie s fie utile. Consumurile sau cheltuielile consemnate n documente trebuie s fie astfel determinate, nct s se nlture risipa, cheltuielile inutile etc. d. Oportunitatea operaiilor economice consemnate n documente. Operaiile trebuie s fie produse n momentul ales i la locul stabilit pentru executarea acestora, cele mai corespunztoare din punct de vedere economic i al bunei desfurri a activitii. O operaie economicofinanciar poate s fie real i s ndeplineasc toate condiiile legale, dar s nu fie oportun din punct de vedere economic. e. Economicitatea operaiilor consemnate n documente. Operaiile trebuie astfel efectuate, nct s asigure minimizarea costului resurselor alocate unei activiti, fr a compromite realizarea n bune condiii a obiectivelor declarate ale acesteia. Operaia trebuie s fie necesar, din punct de vedere al activitii unitii, iar prin efectuarea ei s se obin un avantaj economico-financiar.22

Universitatea SPIRU HARET

f. Eficiena operaiilor consemnate n documente, respectiv, raportul dintre rezultatele obinute i costul resurselor utilizate n vederea obinerii lor. Operaia trebuie: s se efectueze n volumul i la momentul corespunztor; s fie necesar pentru buna desfurare a activitii; s ocazioneze un cost ct mai redus. g. Eficacitatea operaiilor consemnate n documente, respectiv, gradul de ndeplinire a obiectivelor declarate ale unei activitii i relaia dintre impactul dorit i impactul efectiv al operaiei. 1.4.4. Formulare tipizate comune privind activitatea financiar-contabil Prin Regulamentul de aplicare a Legii contabilitii a fost stabilit Nomenclatorul formularelor tipizate comune privind activitatea financiar i contabil, astfel: a. Mijloace fixe: registrul numerelor de inventar, registrul pentru evidena mijloacelor fixe, fia mijlocului fix, bon de micare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe, de declasare a unor bunuri materiale. b. Materiale: not de recepie i constatarea de diferene, bon de primire (consignaie), bon de micare-transfer, restituire, bon de consum colectiv, dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii, borderou de predare a documentelor, fi de magazie, fi de magazie cu regim special, fi de eviden a obiectelor de inventar n folosin, fi de cont analitic pentru valori materiale, registrul stocurilor, list de inventariere. c. Mijloace bneti i decontri: chitan, procesul-verbal de pli, dispoziie de plat ncasare ctre casierie, mputernicire, borderoul documentelor achitate cu ceruri de decontare, registru de cas, dispoziie bugetar, factur, factur fiscal. d. Salarii i alte drepturi de personal: stat de salarii, stat de salarii fr elemente componente ale salariului total, list de avans chenzinal, list de indemnizaii pentru concediu de odihn, desfurtorul indemnizaiilor pltite n contul asigurrilor sociale de stat, drepturi bneti chenzinale, fi de eviden a salariilor, fi de eviden a salariilor cu elementele componente ale salariului total, stat de pensii, ordin de deplasare (delegaie), decont de cheltuieli pentru deplasri externe, decont de cheltuieli valutare transporturi internaionale. e. Contabilitatea general: not de debitare-creditare, not de contabilitate, extras de cont, borderou de primire a obiectelor n consignaie, borderou de ieire a obiectelor din consignaie, borderou de23

Universitatea SPIRU HARET

vnzare (ncasare), registrul pentru evidena veniturilor, registrul pentru evidena cheltuielilor i a altor operaii, fia de cont pentru costuri efective, fia de cont analitic pentru cheltuieli indirecte, fia de cont pentru operaii diverse, document cumulativ, scadenarul cheltuielilor anticipate, balana de verificare etc. f. Alte activiti: declaraia de inventar, decizie de imputare, angajament de plat, contract de garanie n numerar, contract de garanie suplimentar. n afara formularelor prevzute n nomenclator, unitile patrimoniale pot folosi n activitatea financiar-contabil i formulare specifice elaborate de ministere, departamente, uniti de grup, asociaii profesionale sau de unitatea patrimonial, n funcie de necesitate. 1.4.5. Circulaia documentelor justificative. Graficul de circulaie a acestor documente Pentru asigurarea circulaiei raionale i unitare a documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate, precum i pentru inerea la zi a contabilitii, normele metodologice elaborate de Ministerul Finanelor Publice recomand ca directorul financiar-contabil, contabilul ef sau o alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie, s ntocmeasc graficul de circulaie a documentelor justificative. La ntocmirea graficului se ine seama de normele de utilizare a formularelor. Graficul se aprob de administrator sau de persoana care are obligaia gestionrii patrimoniului. Graficul de circulaie a documentelor justificative conine: denumirea documentelor; persoanele care poart rspunderea ntocmirii documentelor; data ntocmirii i termenul stabilit pentru predarea documentelor; numrul de exemplare i destinaia acestora; alte elemente care se apreciaz ca fiind necesare. Graficul de circulaie a documentelor justificative se prezint sub form de text sau scheme. Pot fi ntocmite: grafice individuale, care cuprind documentele i lucrrile ce se execut de ctre o anumit persoan; grafice de structur, care cuprind documentele i lucrrile din cadrul unui compartiment al unitii patrimoniale;24

Universitatea SPIRU HARET

grafice sintetice, care cuprind documentele i operaiile necesare unei anumite lucrri cu grad mai mare de complexitate, cum este, de exemplu, bilanul contabil. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre unitile prestatoare de servicii de informatic, n relaiile dintre aceste uniti i cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea nregistrrilor n contabilitate, s se respecte urmtoarele reguli: documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile beneficiare, care rspund de realitatea datelor nscrise n aceste documente; documentele contabile ntocmite de unitile de informaii, pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile ncheiate, unitile de informatic rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor; unitile beneficiare trebuie s efectueze controlul documentelor contabile obinute de la unitile de informatic, n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelor inregistrate. Cu caracter exemplificativ, prezentm elemente privind utilitatea, ntocmirea, circulaia i arhivarea unor documente justificative, i anume: bonul de micare a mijloacelor fixe, procesul-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe, procesul-verbal de recepie, factura fiscal. Bonul de micare a mijloacelor fixe: a) servete ca document justificativ: de predare primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii: secie, serviciu, brigad, atelier, uniti subordonate etc.; de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare; de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloace fixe la locurile de folosin i n contabilitate; b) se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana desemnat de compartimentele mecanic-ef, energetic-ef, administrativ etc.; c) circul: la persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare); la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predtoare (ambele exemplare), pentru semnare de predare, de ctre responsabilul cu25

Universitatea SPIRU HARET

mijloace fixe, i de primire, de ctre delegatul seciei, serviciului etc. primitor; la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix), pentru nregistrarea n eviden la locul de folosin (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea micrii mijlocului fix (exemplarul 2); d) se arhiveaz: la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); la compartimentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2). Procesul-verbal de recepie: a) servete ca document de: nregistrare n evidena operativ i n contabilitate; consemnare a stadiului n care se afl obiectul de investiii; apreciere a calitii lucrrilor privind obiectul de investiii; aprobare a recepiei; b) se ntocmete, n trei exemplare, la data punerii n funciune a mijlocului fix, de ctre secretarul comisiei pentru recepionarea obiectivelor de investiii, n prezena membrilor comisiei, care este format din preedinte, specialiti-consultani, asisteni la recepie; c) circul: la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3); la compartimentul care efectueaz controlul financiar preventiv (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil, pentru verificare i nregistrare (exemplarele 2 i 3); d) se arhiveaz: la furnizor (antreprenor), la compartimentul financiarcontabil (exemplarele 2 i 3); la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Factura fiscal este un formular cu regim special de tiprire, nscriere i numerotare. Factura fiscal: a) servete ca: document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de deconectare a serviciilor prestate;26

Universitatea SPIRU HARET

document justificativ de nregistrare n contabilitatea prestatorului i a cumprtorului (abonatul); b) se ntocmete ntr-un singur exemplar tiprit (exemplarul 1), la prestarea serviciilor, pe baza datelor rezultate din sistemele specializate n monitorizarea traficului. Exemplarele 1 i 2 circul i sunt disponibile pe suport electronic; c) circul (pe suport electronic sau exemplarul tiprit, dup caz): la prestator; la compartimentul care efectueaz monitorizarea serviciilor pres-tate (compartimentul facturare); la persoanele sau compartimentul autorizat s dispun ncasri n conturile bancare ale societii; la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate; la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar preventiv; la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plii i nregistrarea n contabilitate; d) se arhiveaz: la prestator: la compartimentul financiar-contabil sau la compartimentul facturare (pe suport electronic); la cumprtor/abonat; la compartimentul financiar-contabil (exemplarul tiprit). 1.4.6. Documentele justificative Potrivit Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat, documentele justificative, ce stau la baza nregistrrilor contabile, angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, ori le-au nregistrat n contabilitate, dup caz. Dat fiind impactul pe care aceste documente l exercit n evidenele contabile ale unei entiti, organismele normalizatoare au elaborat o serie de condiii de fond i form care confer documentului for probatorie. Persoanele juridice i persoanele fizice, prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat, vor utiliza numai formulare tipizate, cu regim special. La propunerea principalilor utilizatori, Ministerul Finanelor Publice aprob introducerea de noi formulare tipizate cu regim special, precum i modificarea sau eliminarea celor aflate n uz.27

Universitatea SPIRU HARET

Sistemul de nseriere i numerotare a formularelor tipizate cu regim special se asigur, la nivel naional, de ctre Ministerul Finanelor Publice i Compania Naional Imprimeria Naional S.A. n continuarea capitolului de fa ne vom opri doar la cteva documente primare, reprezentative pentru o entitate patrimonial. Factura fiscal Factura fiscal reprezint un document justificativ ce nsoete vnzarea unor bunuri, executarea unor lucrri sau prestarea de servicii n favoarea terilor. Se ntocmete manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul de ctre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat n acest sens, la momentul livrrii bunurilor, executrii lucrrii sau prestrii serviciului consemnat. Atunci cnd factura nu poate fi ntocmit n momentul livrrii bunurilor, acestea vor fi nsoite pe timpul transportului de avizul de nsoire a bunurilor, numrul i data acestuia fiind nscrise, la rndul lor, n factura emis ulterior. Factura se ntocmete n trei exemplare al cror circuit se prezint astfel: exemplarul 1 de culoare albastr exemplarul 2 de culoare roie exemplarul 3 de culoare verde a) la furnizor: exemplarul 2 al facturii rmne la compartimentul desfacere pentru nregistrarea n evidenele operative ale acestuia i pentru eventualele reclamaii ale clienilor; exemplarul 3 este nregistrat la compartimentul financiarcontabil, fiind totodat i singurul exemplar pe care se acord viza controlului financiar-preventiv. b) la client: exemplarul 1 al facturii merge iniial la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaiunii, i ulterior la compartimentul financiar-contabil pentru acceptarea plii i nregistrarea n contabilitate. Arhivarea facturii are loc dup cum urmeaz: a) la furnizor: exemplarul 2 la compartimentul desfacere; exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil. b) la client: exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil.28

Universitatea SPIRU HARET

Societatea A (Furnizor)

Societatea B (Client)

1 2 3

Compartiment aprovizionare

Compartiment desfacere

Compartiment financiar-contabilitate

Compartiment financiar-contabilitate

Arhivare

Contabilizare Contabilizare Arhivare Arhivare

Figura 1. Vnzare bunuri, executare lucrri, prestri servicii

29

Universitatea SPIRU HARET

Furnizor.......................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

Cumprtor ........................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

FACTUR FISCAL Nr. facturii..... Data (ziua, luna, anul) Nr. avizului de nsoire a mrfii.(dac este cazul)

Nr. crt. 0

Denumirea produselor sau serviciilor 1

U.M.

Cantitatea

Preul unitar (fr TVA) lei 4

Valoarea lei 5 (3x4)

Valoarea TVA lei 6

2

3

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului... Cartea de identitate. Mijlocul de transport nr. ... Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de..ora.. Semnturile.

TOTAL: din care: accize: Semntura de primire:

X Total de plat (col. 5+6)

30

Universitatea SPIRU HARET

Exemplu: Societatea comercial A vinde pantaloni clientului su B cu un pre unitar de vnzare de 30 lei i TVA 19%. Cantitatea vndut a fost de 100 buc.Furnizor.......................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

Cumprtor ........................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

FACTUR FISCALNr. facturii..... Data (ziua, luna, anul) Nr. avizului de nsoire a mrfii.(dac este cazul)

Nr. crt. 0 1.

Denumirea produselor sau serviciilor 1 Pantaloni

U.M. 2 Buc.

Cantitatea 3 100

Preul unitar (fr TVA) lei 4 30

Valoar ea lei 5 (3x4) 3.000

Valoarea TVA lei 6 570

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului... Cartea de identitate. Mijlocul de transport nr. . Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data deora..... Semnturile..

TOTAL: din care: accize: Semntura de primire:

3000 X

570

Total de plat (col. 5+6) 119.000

31

Universitatea SPIRU HARET

AVIZUL DE NSOIRE A MRFII Avizul de nsoire a mrfii servete ca: document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; document ce st la baza ntocmirii facturii; dispoziie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, aparinnd aceleiai uniti; document de primire n gestiunea cumprtorului sau n gestiunea primitoare din cadrul aceleiai uniti n cazul transferului. Atunci cnd nu exist posibilitatea ntocmirii facturii odat cu livrarea bunurilor, avizul poart meniunea urmeaz factura. La transferul de bunuri ntre gestiuni ale aceleiai uniti, pe aviz se va scrie fr factur. Dac avizul este emis pentru bunuri trimise la teri spre prelucrare sau vnzare n regim de consignaie, el poart meniunea pentru prelucrare la teri sau pentru vnzare n regim de consignaie, dup caz. Avizul de nsoire a mrfii se ntocmete n trei exemplare al cror circuit se prezint astfel: exemplarul 1 de culoare albastr exemplarul 2 de culoare roie exemplarul 3 de culoare verde a) la furnizor: exemplarul 1 merge la delegatul unitii care face transportul sau la delegatul clientului, pentru semnarea de primire; exemplarele 2 i 3 merg la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate i pentru ntocmirea facturii; exemplarul 3 merge ulterior la compartimentul financiarcontabil, ataat la factur. b) la client: exemplarul 1 merge iniial la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor, apoi la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate i, n cele din urm, la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate, ataat la factur.32

Universitatea SPIRU HARET

Arhivarea avizului are loc dup cum urmeaz: a) la furnizor: exemplarul 2 la compartimentul desfacere; exemplarul 3 la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al facturii. b) la client: exemplarul 1 la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 1 al facturii.

Societatea A (Furnizor)

Societatea B (Client)

1 2 3

Magazie

Compartiment aprovizionare Compartiment desfacere Compartiment desfacere Compartiment financiar-contabilitate

Arhivare

Compartiment financiar-contabilitate

Contabilizare Contabilizare Arhivare Arhivare Figura 2. Avizul de nsoire a mrfii 33

Universitatea SPIRU HARET

Furnizor.......................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Nr. nregistrare fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

Cumprtor ......................... (denumirea, forma juridic)Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Nr. nregistrare fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

AVIZ DE NSOIRE A MRFII Nr. ...... Data (ziua, luna, anul) Nr. crt. 0 SPECIFICAIA (produse, ambalaje etc.) 1 U.M. 2 Cantitatea livrat 3 Preul unitar (fr TVA) lei 4 Valoarea lei 5

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului.... Buletinul/Cartea de identitate serianr.eliberat()....... Mijlocul de transport nr. ... Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de.ora. Semnturile

TOTAL:

Semntura de primire:

34

Universitatea SPIRU HARET

Exemplu: Societatea A livreaz 100 de perechi de pantaloni clientului su B, factura fiind ntocmit ulterior pentru un pre unitar de vnzare de 30 lei i TVA 19%. La livrarea mrfurilor fr factur:Furnizor....................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Nr. nregistrare fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

Cumprtor ........................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Nr. nregistrare fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

AVIZ DE NSOIRE A MRFII Nr. ...... Data (ziua, luna, anul) Nr. crt. 0 1. SPECIFICAIA (produse, ambalaje etc.) 1 Pantaloni U.M. 2 Buc. Cantitatea livrat 3 100 Preul unitar (fr TVA) lei 4 30 Valoarea lei 5 3000

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului.. Buletinul/Cartea de identitate serianr.eliberat().... Mijlocul de transport nr. Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data deora Semnturile.

TOTAL:

3000

Semntura de primire:

35

Universitatea SPIRU HARET

La ntocmirea facturii:Cumprtor ........................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

Furnizor....................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

FACTUR FISCAL Nr. facturii..... Data (ziua, luna, anul) Nr. avizului de nsoire a mrfii. (dac este cazul) Nr. crt. 0 1. Denumirea produselor sau serviciilor 1 Pantofi U.M. 2 Buc. Cantitatea 3 100 Preul unitar (fr TVA) lei 4 30 Valoarea lei 5 (3x4) 3000 Valoarea TVA lei 6 570

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului... Cartea de identitate. Mijlocul de transport nr. .. Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de.ora Semnturile..

TOTAL: din care: accize: Semntura de primire:

3000 X

570

Total de plat (col. 5+6) 3570

36

Universitatea SPIRU HARET

CHITANA Chitana este un document justificativ utilizat pentru: depunerea unei sume n numerar la casieria unitii emitente; nregistrarea operaiunilor cu numerar n registrul de cas i n contabilitate. Chitana se ntocmete n dou exemplare al cror circuit se prezint astfel: exemplarul 1 merge la pltitor (poart tampila unitii emitente) exemplarul 2 rmne n carnet, fiind folosit de emitent pentru nregistrarea n contabilitate.Unitatea . Codul fiscal Nr. de nmatriculare n Registrul Comerului/Anul Sediul (Localitatea, Str., Nr.). Judeul CHITANA Nr. Data .. Am primit de la . Adresa .. Suma de adic Reprezentnd. ... Casier, 37

Universitatea SPIRU HARET

Societatea A (Furnizor)

Societatea B (Client)

1 2

Compartiment financiar-contabilitate

nregistrare Compartiment financiar-contabilitate Arhivare

nregistrare Arhivare Figura 3. Chitana

Exemplu: Societatea A presteaz servicii de paz pentru un ter (societatea B), facturate pentru suma de 1000 lei. ncasarea serviciului prestat are loc ulterior, decontarea realizndu-se n numerar.

38

Universitatea SPIRU HARET

Facturare servicii:Furnizor....................... .(denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

Cumprtor ......................... (denumirea, forma juridic) Nr. nmatriculare la Registrul Comerului/anul. Codul fiscal Sediul (localitatea, str., nr.) Judeul. Contul . Banca .

FACTUR FISCAL Nr. facturii..... Data (ziua, luna, anul) Nr. avizului de nsoire a mrfii. (dac este cazul) Nr. crt. 0 1. Denumirea produselor sau serviciilor 1 Servicii paz conform contract nr. . U.M. Cantitatea Preul unitar (fr TVA) lei 4 Valoarea lei 5 (3x4) 1000 Valoarea TVA lei 6 -

2

3

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului... Cartea de identitate. Mijlocul de transport nr. .. Expedierea s-a fcut n prezena noastr la data de.ora Semnturile..

TOTAL: din care: accize: Semntura de primire:

1000 X

-

Total de plat (col. 5+6) 1000

39

Universitatea SPIRU HARET

Decontare serviciu:Unitatea . Codul Fiscal Nr. de nmatriculare n Registrul Comerului/Anul Sediul (Localitatea, Str., Nr.). Judeul CHITANA Nr. Data .. Am primit de la SOCIETATEA B.. Adresa ... Suma de.1000 lei adic unamie lei. Reprezentnd contravaloare factur nr. din ... Casier,

n conformitate cu art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat, persoanele juridice i persoanele fizice au obligaia s organizeze i s asigure evidena, gestionarea i corecta utilizare a formularelor cu regim special de nseriere i numerotare. Salariaii care primesc spre folosin aceste formulare rspund de utilizarea lor, pentru consemnarea operaiunilor legale, i au obligaia s justifice n orice moment existena lor. n cazul formularelor neutilizabile sau a celor ntocmite greit, anularea se face prin barare pe diagonal, nscriindu-se meniunea anulat pe toate exemplarele. Pn la arhivarea lor, formularele sunt pstrate la compartimentul cruia i-au fost ncredinate spre folosin. Orice lipsuri sau pierderi ale unor astfel de formulare vor fi aduse la cunotina, n scris, administratorului, acesta dispunnd verificarea mprejurrilor n care s-au produs lipsurile sau pierderile, i eventuala tragere la rspundere a celor vinovai. Formularele pierdute sau sustrase sunt declarate nule n Monitorul Oficial al Romniei.40

Universitatea SPIRU HARET

Atunci cnd entitatea ce deine astfel de formulare se divizeaz, fuzioneaz sau lichideaz, se va proceda astfel: n cazul divizrii, formularele se vor folosi de ctre una singur dintre persoanele nou nfiinate, cu aprobarea direciilor finanelor publice; n cazul fuzionrii, formularele se vor folosi pn la epuizarea stocului; n cazul lichidrii, formularele neutilizate se returneaz Imprimeriei Naionale. Aa cum am observat, toate documentele justificative sunt centralizate i regsite, sub o form sau alta, n evidenele contabile ale unei entiti. ntocmite iniial pentru fiecare document n parte, notele contabile sunt centralizate ulterior, la nivelul Registrului-jurnal, oglind a tuturor formulelor contabile aferente perioadei de gestiune analizate. mpreun cu Cartea-mare i Registrul inventar, Registrul jurnal alctuiesc registrele de contabilitate obligatorii. Cartea-mare regrupeaz operaiunile economico-financiare sistematic, la nivelul fiecrui cont. Dorina de cunoatere a realitii a determinat efectuarea, la nivelul fiecrui exerciiu, a operaiunilor de inventariere a patrimoniului. Rezultatele inventarierii sunt reflectate de registrul cu acelai nume (Registrulinventar). Detalierea acestui registru, din punct de vedere a componenei sale, ine seama de structura posturilor bilaniere. Schematic, cele trei registre obligatorii se prezint astfel: Registrul-jurnal:Nr. Data crt. nregistrrii Fel Document Nr. Data Explicaie Denumire cont D C Suma D C

Registrul Cartea-mare:Contul: Nr. Data crt. Document Fel Nr. Data Denumire cont corespondent Denumirea contului Rulaj Debitor Creditor Pagina

Explicaie

D/C Sold

41

Universitatea SPIRU HARET

Registrul-inventar:Nr. crt. Recapitulaia elementelor inventariate Valoarea contabil Valoarea de inventar Diferene de evaluare (de nregistrat) Cauzele Valoare diferenelor

ntocmit,

Verificat,

Aplicaii: 1. Preciznd informaiile solicitate despre documentele justificative aferente lor: a) societatea A livreaz mrfuri societii B cu ntocmirea ulterioar a facturii. La data livrrii mrfurile sunt evaluate la 1.000 lei + TVA 19%.CERIN Tipul documentului folosit Nr. de exemplare Circuit RSPUNS

b) valoarea facturat a mrfurilor livrate anterior este de 1.000 lei + TVA 19%.CERIN Tipul documentului folosit Nr. de exemplare Circuit RSPUNS

42

Universitatea SPIRU HARET

c) contravaloarea mrfurilor livrate societii B este ncasat n numerar.CERIN Tipul documentului folosit Nr. de exemplare Circuit RSPUNS

2. Completai Registrul-jurnal pe baza urmtoarelor operaiuni economico-financiare: a) se ncaseaz prin contul bancar un avans de la un client, n sum de 200 lei. b) se factureaz clientului respectiv lucrarea efectuat pentru suma de 400 lei. c) se regularizeaz avansul ncasat anterior; d) se ncaseaz n numerar drepturile rmase fa de client; e) suma ncasat se depune n contul bancar. Registrul-jurnal:Nr. crt. Data nregistrrii Fel Document Nr. Data Explicaie Denumire cont D C Suma D C

3. Completai Cartea-mare pentru contul Casa n lei, tiind c, n cursul perioadei analizate, au avut loc urmtoarele operaiuni (Sold iniial = 0): a) ridicare de numerar din banc n sum de 1.000 lei; b) achitarea unor servicii potale, n numerar, n sum de 100 lei; c) plata unui avans ctre furnizori n sum de 500 lei; d) ncasarea unor creane asupra clienilor n sum de 300 lei; e) suma rmas n casierie (700 lei) se depune n contul bancar.43

Universitatea SPIRU HARET

Registrul Cartea-mare:Contul: Nr. crt. Document Fel Nr. Data Denumire cont corespondent Denumirea contului Rulaj Debitor Creditor Pagina

Data

Explicaie

D/C Sold

1.5. Managementul organizrii i inerii contabilitii 1.5.1. Obligaia legal a organizrii i conducerii contabilitii proprii Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice cu scop lucrativ au obligaia s organizeze i s conduc contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiar i contabilitatea de gestiune adaptat la specificul activitii. Aceast obligaie o au i instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice, cu i fr scop lucrativ, precum i persoanele fizice autorizate s desfoare activiti independente. Contabilitatea, ca activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din administrarea persoanelor juridice i fizice, trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii, prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile guvernamentale i ali utilizatori. Contabilitatea se ine n limba romn i n moneda naional. Contabilitatea operaiilor efectuate n valut se ine att n moneda naional,44

Universitatea SPIRU HARET

ct i n valut. Pentru necesitile proprii de informare, ntreprinderile pot opta pentru ntocmirea situaiilor financiare i ntr-o moned stabil euro, dolar USA etc. Contabilitatea se organizeaz i se conduce n urmtoarele variante: a. De regul, n compartimente distincte, conduse de ctre directorul economic, contabilul-ef sau alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie. Aceste persoane trebuie s aib studii economice superioare i rspund mpreun cu personalul din subordine de organizarea i conducerea contabilitii, n condiiile legii. b. Contabilitatea poate fi organizat i condus pe baz de contracte de prestri de servicii i de persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv, contabil autorizat, care rspund potrivit legii. Pentru persoanele juridice la care contabilitatea nu este organizat n compartimente distincte i care nu au personal calificat ncadrat, potrivit legii sau contracte de prestri de servicii n domeniul contabilitii ncheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate, Ministerul Finanelor Publice stabilete, n funcie de evoluia inflaiei i de dezvoltarea profesiei, limite valorice privind nivelul cifrei de afaceri de la care exist obligaia de a ncheia contracte pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale, numai de ctre persoane juridice calificate, autorizate. Instituiile publice la care contabilitatea nu este organizat n compartimente distincte sau care nu au personal ncadrat cu contract individual de munc, potrivit legii, pot ncheia contracte de prestri de servicii, pentru conducerea contabilitii i ntocmirea situaiilor financiare trimestriale i anuale, cu societi comerciale de expertiz contabil sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. ncheierea contractelor se face cu respectarea reglementrilor privind achiziiile publice de bunuri i servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceast destinaie. Ministerul Finanelor Publice elaboreaz norme contabile i emite reglementrile n domeniul contabilitii, planul de conturi general, modelele situaiilor financiare, registrele i formularele comune privind activitatea financiar i contabil, normele metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. Elaborarea acestor reglementri se face prin consultarea organismelor profesionale de profil. Persoanele obligate legal s organizeze i s in contabilitatea proprie conduc contabilitatea n partid dubl i ntocmesc situaii financiare anuale. Categoriile de persoane fizice care pot ine contabilitatea n par45

Universitatea SPIRU HARET

tid simpl, precum i sistemul de raportare al acestora se stabilesc prin ordin al ministrului finanelor publice. Documentele oficiale de prezentare a situaiei economico-financiare a ntreprinderilor sunt situaiile financiare anuale, care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare, a performanei financiare, a fluxurilor de trezorerie i a celorlalte informaii referitoare la activitatea desfurat. n acest scop, managementul financiar-contabil are ca principal obiectiv asigurarea condiiilor necesare pentru: ntocmirea documentelor justificative privind operaiile patrimoniale; organizarea i inerea corect i la zi a contabilitii; organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului i valorificarea rezultatelor acesteia; respectarea regulilor de ntocmire a situaiilor financiare, publicarea i depunerea la termen a acestora la organele de drept; pstrarea documentelor justificative, a registrelor i situaiilor financiare; organizarea contabilitii de gestiune, adaptat la specificul ntreprinderii. Persoanele autorizate organizeaz i conduc contabilitatea, de regul, n compartimente distincte, conduse de ctre directorul economic, contabilul-ef sau alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie. Aceste persoane trebuie s aib studii economice superioare i rspund mpreun cu personalul din subordine de organizarea i conducerea contabilitii, n condiiile legii. Pentru persoanele juridice la care contabilitatea nu este organizat n compartimente distincte i care nu au personal calificat ncadrat, potrivit legii, sau contracte de prestri servicii n domeniul contabilitii, ncheiate cu persoane fizice sau juridice autorizate, Ministerul Finanelor Publice stabilete, n funcie de evoluia inflaiei i de dezvoltarea profesiei de contabili, limite valorice privind nivelul cifrei de afaceri de la care exist obligaia de a ncheia contracte pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale, numai de ctre persoane fizice sau juridice calificate, autorizate. Instituiile publice la care contabilitatea nu este organizat n compartimente distincte sau care nu au personal ncadrat cu contract individual de munc, potrivit legii, pot ncheia contracte de prestri de servicii, pentru conducerea contabilitii i ntocmirea situaiilor financiare46

Universitatea SPIRU HARET

trimestriale i anuale, cu societi comerciale de expertiz contabil sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. ncheierea contractelor se face cu respectarea reglementrilor privind achiziiile publice de bunuri i servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceast destinaie. Deinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar i alte drepturi i obligaii, precum i efectuarea de operaiuni economice fr a fi nregistrate n contabilitate sunt interzise. Valoarea aciunilor emise sau a altor titluri, precum i vrsmintele efectuate n contul capitalului subscris se reflect distinct n contabilitate. Contabilitatea clienilor i furnizorilor, a celorlalte creane i obligaii se ine pe categorii, precum i pe fiecare persoan fizic sau juridic. Contabilitatea cheltuielilor i veniturilor este reflectat astfel: (1) Contabilitatea cheltuielilor se ine pe feluri de cheltuieli, dup natura sau destinaia lor, dup caz. (2) Contabilitatea veniturilor se ine pe feluri de venituri, dup natura sau sursa lor, dup caz. (3) Contabilitatea veniturilor bugetare, a fondurilor speciale i a veniturilor extrabugetare se ine pe subdiviziunile clasificaiei bugetare. Contabilitatea instituiilor publice finanate din credite bugetare, fonduri speciale i venituri extrabugetare asigur nregistrarea plilor de cas i a cheltuielilor efective, pe subdiviziunile clasificaiei bugetare, potrivit bugetului aprobat. Pentru finanarea cheltuielilor n limita prevederilor din bugetele aprobate, instituiile publice au obligaia organizrii i conducerii evidenei angajamentelor bugetare n conformitate cu normele metodologice elaborate de Ministerul Finanelor Publice n acest scop. 1.5.2. Proceduri privind organizarea i conducerea contabilitii Prin grija administratorului persoanei juridice, directorul financiarcontabil, contabilul-ef sau alt persoan mputernicit s ndeplineasc aceast funcie va stabili proceduri interne privind organizarea i conducerea contabilitii. Stabilirea procedurii interne privind organizarea i conducerea contabilitii este obligatorie pentru regiile autonome, societile naionale care au capital de stat, precum i pentru societile comerciale care, potrivit legii, sunt supuse auditului financiar-contabil legal (cenzori, audit financiar-contabil etc.), termenul limit fiind un an de la nfiinare.47

Universitatea SPIRU HARET

n demersul privind stabilirea de proceduri proprii, se va urmri: 1. ntocmirea i aprobarea de ctre organele competente a organigramei unitii, cu detaliere n privina activitii financiar-contabile. 2. Elaborarea fiei postului att pentru personalul din compartimentul financiar-contabil, ct i pentru salariaii din alte compartimente care ntocmesc, potrivit diagramei de circulaie, documentele justificative ce se nregistreaz n contabilitate. 3. Asigurarea cu personal calificat de specialitate: Selectarea personalului de specialitate; Instruirea personalului: la angajare; cu ocazia schimbrii locului de munc; la trasarea unor sarcini suplimentare (noi) de serviciu; cu ocazia modificrilor legislaiei economice, financiar-contabile sau fiscale. 4. Asigurarea aplicrii legislaiei financiar-contabile i fiscale, a normelor metodologice referitoare la activitatea desfurat de salariaii implicai n ntocmirea, utilizarea i controlul documentelor justificative, a documentelor fiscale i a declaraiilor de impunere fiscal. 5. Stabilirea de proceduri privind: a) ntocmirea, prelucrarea i utilizarea documentelor justificative i contabile i a formelor de nregistrare n contabilitate a acestora, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul; b) stabilirea circuitului documentelor justificative i contabile pe baza unor scheme, grafice de circulaie, adaptate de fiecare unitate patrimonial n funcie de particularitile acesteia (organigrama societii, fia postului); c) inerea registrelor contabile obligatorii: ntocmirea, completarea i utilizarea registrelor de contabilitate, inclusiv a registrelor de contabilitate obligatorii; numerotarea, parafarea i nregistrarea la organele fiscale; completarea registrelor n cazul n care se utilizeaz tehnica de calcul; stabilirea rezultatelor cu ocazia nchiderii exerciiului financiar, prin compararea fiecrui cont de activ i de pasiv, determinat pe baza inventarului, cu datele din contabilitate; d) ntocmirea declaraiilor cu caracter fiscal privind impozitul pe profit, taxa pe valoare adugat, accizele, impozitul pe salarii, contribuiile la asigurrile sociale, precum i celelalte impozite, taxe i vrsminte la bugetul de stat, la bugetul asigurrilor sociale, la fondurile speciale;48

Universitatea SPIRU HARET

e) ntocmirea bilanului contabil (bilan, cont de profit i pierdere i anexe), precum i a raportului de gestiune: modalitatea de ntocmire (completare); verificare i aprobare; depunere la organele legale competente. 6. Organizarea contabilitii patrimoniului: a) organizarea i conducerea gestiunilor de imobilizri, stocuri i disponibiliti bneti, stabilindu-se proceduri distincte privind: gestiunile de imobilizri; gestiunile de stocuri; casa i titlurile de valori din patrimoniul unitii sau primite n gaj; efectuarea inventarierii patrimoniului unitii. b) contabilitatea de gestiune, care se organizeaz de fiecare unitate patrimonial n funcie de specificul activitii i necesitile proprii: nregistrarea operaiilor privind colectarea i repartizarea cheltuielilor pe destinaii, decontarea produciei i calculul costului de producie al produselor fabricate, lucrrilor executate i serviciilor prestate, inclusiv al produciei, lucrrilor i serviciilor n curs de execuie; calculul costurilor de producie, utiliznd metoda adecvat (pe produse, pe comenzi, pe faze, global etc.) n funcie de organizarea procesului de producie, specificul activitii, mrimea unitii i necesitile proprii; determinarea costului subactivitii. c) contabilitatea financiar, care are caracter obligatoriu pentru toate unitile patrimoniale, avnd ca obiectiv principal furnizarea de informaii: pentru necesitile proprii; privind relaiile societii cu asociaii sau acionarii; privind relaiile cu furnizorii de imobilizri, materii prime, materiale consumabile, combustibil etc.; n relaiile cu clienii, bncile, organele fiscale etc. d) contabilitatea managerial: tabloul de bord; tabloul fluxurilor de trezorerie; bugetul de venituri i cheltuieli. 7. Elaborarea procedurii unitare de control privind: a) controlul tehnico-operativ; b) controlul financiar-contabil i preventiv; c) controlul intern de gestiune; d) controlul legal.49

Universitatea SPIRU HARET

2. METODOLOGIA DE NTOCMIRE I UTILIZARE A FORMULARELOR COMUNE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL2.1. Organizarea principalelor registre de contabilitate Potrivit prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) i Cartea-mare (cod 14-1-3). Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit, n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de registru, foi volante sau listri informatice, dup caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod cronologic, toate operaiunile economico-financiare. Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc. Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiunilor efectuate. Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registruljurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.50

Universitatea SPIRU HARET

Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an, pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege pe baz de inventar faptic. n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutul fiecrui post al bilanului. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ i de pasiv. Elementele de activ i de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului financiar. Registrul Cartea-mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz, lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta reprezint un document contabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Registrul Carteamare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea- mare st la baza ntocmirii balanei de verificare. Registrul Cartea-mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Editarea Crii-mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii. Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea-mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, care utilizeaz, potrivit legii, registre i formulare specifice privind activitatea financiar i contabil, reglementate prin actele normative n vigoare, vor proceda la nscrierea datelor n aceste registre i formulare potrivit normelor specifice, prezentate n actele normative51

Universitatea SPIRU HARET

respective, precum i a prezentelor norme privind documentele justificative i financiar-contabile. Registrul-jurnal Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii elementelor de activ i de pasiv ale unitii. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Numerotarea filelor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. Se ntocmete zilnic sau lunar, dup caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a documentelor n care se reflect micarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii. n cazul n care unitatea folosete jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecruia se poate trece n registrul-jurnal. n condiiile conducerii contabilitii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, fiecare operaiune economico-financiar se va nregistra prin articole contabile, n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n unitate. n aceast situaie, Registrul-jurnal se editeaz lunar, iar paginile vor fi numerotate pe msura editrii lor. Registrul-jurnal va fi nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii n luna urmtoare celei n care numrul de file editate este 100, sau anual, dac numrul filelor editate este sub 100, pentru un exerciiu financiar. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul-jurnal se va conduce de ctre subuniti, cu condiia nregistrrii acestuia la nivelul subunitii. n coloana 1 se nscrie numrul curent al operaiunilor nregistrate ncepnd de la 1 ianuarie, sau de la nceputul activitii, pn la 31 decembrie, sau ncetarea activitii. n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se face nregistrarea n registru. n coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitana, jurnal privind operaiunile de cas i banc, jurnalul decontrilor cu furnizorii etc.), precum i numrul i data acestuia.52

Universitatea SPIRU HARET

n coloana 4 se trece felul operaiunii, dndu-se explicaiile n legtur cu operaiunea respectiv i elemente de identificare a acesteia. n coloanele 5 i 6 se trece simbolul conturilor debitoare i, respectiv, creditoare. n coloanele 7 i 8 se trec sumele totale, debitoare i creditoare din documentul respectiv (bon, factur, jurnal auxiliar etc.). n Registrul-jurnal se trec toate operaiunile economice privind modificarea elementelor de activ i de pasiv ale unitii, indiferent dac acestea au loc n numerar sau prin conturile deschise la bnci, neinndu-se seama dac a avut loc plata sau ncasarea acestora. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.Unitatea REGISTRU-JURNAL Nr. pagin .. Nr. crt. 1 Data nreg. 2 Documentul (felul, nr., data) 3 Explicaii 4 Simbolul conturi Debitoare Creditoare 5 6 Sume Debitoare Creditoare 7 8

ntocmit,

14-1-1 Verificat,

Registrul-inventar Servete ca document contabil obligatoriu de nregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Se ntocmete de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i nregistrat n evidena unitii. Se ntocmete la nceputul activitii, la sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i proceseleverbale de inventariere a elementelor de activ i de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.53

Universitatea SPIRU HARET

Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ i de pasiv grupate dup natura lor conform posturilor din bilan. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile i ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct, la sfritul exerciiului financiar, s fie reflectat situaia real a elementelor de activ i de pasiv. n cazul ncetrii activitii, registrul-inventar se completeaz cu valoarea elementelor de activ i de pasiv inventariate faptic la acea dat. n cazul n care o unitate are subuniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, registrul-inventar se va conduce de ctre subuniti, n condiiile nregistrrii acestuia n evidena subunitii. n coloana 1 se nscrie numrul curent al fiecrei operaiuni nregistrate n ordine cronologic, de la deschiderea acestuia pn la epuizarea filelor sau ncetarea activitii. n coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ i de pasiv, conturile de valori materiale putnd fi defalcate pe gestiuni. n coloana 3 se nscrie valoarea contabil a elementelor inventariate. n coloana 4 se nscrie valoarea de inventar a elementelor de activ i de pasiv, stabilit de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere i a proceselor-verbale de inventariere). n coloana 5 se trec diferenele din evaluare de nregistrat, calculate ca diferen ntre valoarea contabil i valoarea de inventar. n coloana 6 se menioneaz cauzele diferenelor (deprecieri, dezasortri etc.). Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

54

Universitatea SPIRU HARET

Unitatea REGISTRU-INVENTAR la data de Nr. pagin ..

Nr. crt.

Recapitulaia elementelor inventariate

Valoarea contabil

Valoarea de inventar

Diferene din evaluare (de nregistrat) Valoarea Cauze diferene

ntocmit,

14-1-2 Verificat,

Registrul Cartea-mare Servete: la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile care aplic forma de nregistrare pe jurnale; la verificarea nregistrrilor contabile efectuate; la ntocmirea balanei de verificare. Se ntocmete la sfritul lunii (perioadei), astfel: rulajul creditor se reporteaz din jurnalul contului respectiv, ntr-o singur sum, fr desfurarea pe conturi corespondente; sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz din acele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului (care se nscrie pe rndul destinat n acest scop). Registrul Cartea-mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

55

Universitatea SPIRU HARET

CARTEA MARE UnitateaCONTUL .. CONTURI CORESPONDENTE CREDITOARE Cont .. Jurnal .. Ianuarie Februarie Martie Total tr. I Aprilie Mai Iunie Total Tr. I+II Iulie August Septembrie Total Tr. I+II+III Octombrie Noiembrie Decembrie Total gen. (I-IV) Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal .. Cont .. Jurnal ..

Lunile

Total Total rulaj rulaj debitor creditor La 1 ianuarie (anul) ..

Sold Debitor Creditor

14-1-3

Registrul Cartea-mare (ah) Servete: la inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economice i financiare n unitile care utilizeaz forma de nregistrare contabil maestru-ah; la ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice. Se ntocmete ntr-un exemplar, n cadrul compartimentului financiar-contabil, lunar, separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic, pe msura nregistrrii operaiunilor. Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare i notelor de contabilitate. n cazul n care la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi dect numrul coloanelor pe care le cuprinde fia, se deschide o fi anex cu acelai simbol de cont, pe care se va continua nscrierea conturilor corespondente. n fia anex nu se trece suma din coloana principal, aceasta figurnd n coloana Suma a fiecrei fie. La nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei Suma se nregistreaz soldul iniial, pe baza balanei conturilor sintetice ncheiat la finele anului precedent. Soldul nscris n fi se bareaz i apoi se efectueaz nregistrarea operaiunilor lunii ianuarie.56

Universitatea