UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

Arkivkode: Fakultetsstyresak: 66 Saksnr.: 2011/14374 Møte: 4. oktober 2012

ADMINISTRASJON AV VITENSKAPELIGE STILLINGER – FORSLAG TIL FORENKLINGER OG FORBEDRINGER – ANBEFALINGER FRA EN ARBEIDSGRUPPE

Som ledd i oppfølging av fakultetets strategiske plan har fakultetsledelsen sett behov for en gjennomgang av de personaladministrative rutinene knyttet til rekruttering, tilsettingsforhold og avslutning av tilsettingsforhold i de vitenskapelige stillingene. På denne bakgrunn ble det oppnevnt en arbeidsgruppe som skulle foreslå tiltak for å heve kvaliteten på personaladministrative prosesser ved institutt og fakultet, med fokus på vitenskapelige stillinger. I oppnevningsbrevet til arbeidsgruppen ble det gitt følgende føringer i tillegg til selve mandatet (gjengitt i rapporten).

Tiltakene må være i tråd med fakultetets strategiske plan og skal støtte opp under målsettingene i denne. Det kan ikke forventes økte administrative ressurser til personalområdet, samtidig som det med stor sannsynlighet vil komme til nye personaladministrative oppgaver, nye elektroniske systemer og ytterligere krav om rapportering i årene framover. Administrative ressurser til kvalitetsforbedring, økt profesjonalisering og nye oppgaver må derfor frigjøres gjennom forenkling, rasjonalisering, optimalisering og standardisering av prosesser knyttet til drifts- og forvaltningsoppgaver med stort volum.

Arbeidsgruppen har hatt følgende sammensetning:

• Personalsjef Astrid Breivik (leder) • Assisterende fakultetsdirektør Kristin Bakken (sekretær/nestleder) • Instituttleder Jarle Berntsen (Matematisk institutt) • Instituttleder Anne Marit Blokhus (Kjemisk institutt) • Instituttleder Gunn Mangerud (Institutt for geovitenskap) • Administrasjonssjef Andrea Grimnes (Institutt for molekylærbiologi) • Administrasjonssjef Elisabeth M. Lysebo (Institutt for biologi) • Administrasjonssjef Terje Restad (Geofysisk institutt)

Etter utvalgets tolkning av hovedintensjonen i mandatet skulle det foreslås tiltak for en personaladministrativ praksis og personalpolitikk ved fakultetet som vil frigjøre tid og ressurser både på saksbehandler- og ledernivå. Utvalget dokumenterer på en overbevisende måte at det er et betydelig volum på saksbehandlingsoppgaver knyttet til forvaltning av de vitenskapelige stillingene.

2

Utvalget har levert en innstilling, som inneholder en grundig beskrivelse av overordnede rammer, utviklingstrekk samt 36 forslag til tiltak. Noen av tiltakene kan følges opp av administrasjonen, mens andre tiltak vil kreve godkjenning av fakultetsstyret eller overordnede instanser. Enkelte av tiltakene er av politisk karakter, og vil kreve langsiktig arbeid uten garanti for gjennomslag. Innstillingen vil uansett danne et grunnlag for arbeidet med å få til en personalforvaltning som er i tråd med de mål fakultetet har både faglig og personalpolitisk. Utvalgets arbeid viser en tydelig erkjennelse av at det kan være motsetningsforhold mellom ønsket om rask saksbehandling på den ene siden og stor fleksibilitet på den andre siden, og formulerer dette som følger:

Det store volum av saker tilsier at stordriftsfordeler bør tilstrebes for å utnytte de personaladministrative ressursene best mulig og for raskest mulig saksbehandling. I personalforvaltning generelt, og i tilsettingssaker spesielt, erkjenner imidlertid utvalget at ønske om standardisering og effektivisering kan stå i et motsetningsforhold til ønske om fleksibilitet i den enkelte sak. Konsekvensen er at saksbehandlere og ledere trekkes mellom faglige behov på den ene siden og sterke forvaltningsmessige føringer og mulighets-begrensninger på den andre siden. Disse kryssende hensyn oppleves internt på instituttene, men også mellom institutt- og fakultetsnivået. For å ivareta begge hensyn mener utvalget at det bør utvikles noen fastere rammer, spesielt knyttet til kunngjøring av stillinger, samtidig som det må åpnes for størst mulig grad av frihet der dette er mulig. For å oppnå legitimitet for mer standardiserte rutiner og prosesser er det avgjørende at både fakultets- og instituttnivå blir involvert i utviklingen av rammer og veiledninger.

FAKULTETSDIREKTØRENS KOMMENTARER: Fakultetsdirektøren vil takke arbeidsgruppen for arbeidet og for rapporten som gir fakultetet et fundament for videre arbeid innen et område som er av stor betydning for at fakultetet skal oppnå sine målsettinger innen forskning og undervisning. Arbeidsgruppens innstilling ble presentert for instituttledere og administrasjonssjefer i møte 13. september 2012, etterfulgt av spørsmål og diskusjon om enkelte aspekter. Arbeidsgruppens forslag til tiltak kan grupperes på følgende måte:

1) Tiltak som kan gjennomføres umiddelbart 2) Tiltak som kan gjennomføres etter godkjenning av fakultetsstyret, og for enkelte tiltak

universitetsstyret 3) Tiltak som krever reglementsendringer og godkjenning i departementet

Fakultetsledelsen vil umiddelbart ta fatt i forslagene som er fremmet med sikte på rask implementering. Fakultetsdirektøren ser for seg at personalforum også blir en viktig samarbeidsarena i implementeringsarbeidet. Tiltak som krever behandling i fakultetsstyret og eventuelt andre organer før de kan iverksettes, vil det arbeides forløpende med. FORSLAG TIL VEDTAK: Fakultetsstyret slutter seg til arbeidsgruppens innstilling og ber om at forslagene i innstillingen Administrasjon av vitenskapelige stillinger ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet - forslag til forenklinger og forbedringer, følges opp og implementeres med de merknader som framkom i møtet.

3

Fakultetsstyret tar til etterretning at fakultetsledelsen vil arbeide videre med de tiltaksforslagene som krever ytterligere utredning og behandling i fakultetsstyret og/eller andre beslutningsmyndigheter for å iverksettes. 27. september 2012 Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Vedlegg: 1. Arbeidsgruppens innstilling av 12. juni 2012

Administrasjon av vitenskapelige stillinger ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

Forslag til forenklinger og forbedringer

Innstilling fra et utvalg oppnevnt av fakultetsledelsen Bergen, 12. juli 2012

2

Innhold Sammendrag av anbefalingene ................................................................................................... 4 Kap 1 Innledning .................................................................................................................... 6

1.1 Bakgrunn ..................................................................................................................... 6 1.2 Utvalgets sammensetning og mandat .......................................................................... 6 1.3 Utvalgets tolkning og avgrensing av mandatet ........................................................... 7 1.4 Oppbygging av dokumentet ........................................................................................ 8

Kap 2 Overordnede rammer for personalforvaltningen ......................................................... 9

2.1 Statens arbeidsgiverfunksjon ....................................................................................... 9 2.2 Arbeidsgiverfunksjonen ved fakultetet ..................................................................... 10 2.3 Tilsetting og opphør av tjeneste i staten er sterkt regelstyrt ...................................... 10 2.4 Stillingskoder for vitenskapelige stillinger og faglige ledere.................................... 11 2.5 Hovedregelen i staten er fast tilsetting ...................................................................... 12

2.5.1 Hjemmel for midlertidig tilsetting i tjenestemannsloven ................................... 12 2.5.2 Åremålsstillinger og midlertidige bistillinger hjemlet i U&H-loven ................. 13 2.5.3 Eksternt finansierte forskere ............................................................................... 13

2.6 Stillingsvernet i staten ............................................................................................... 14 2.7 UiB som inkluderende arbeidslivs (IA) bedrift ......................................................... 15 2.8 Styrende prinsipper for vitenskapelige stillinger ved UiB ........................................ 15 2.9 UiBs personalreglement og midlertidige regler ........................................................ 16

2.9.1 Fakultetets praksis .............................................................................................. 16 Kap 3 Stillingsutvikling, personaladministrative ressurser og oppgaver ............................. 18

3.1 Utvikling i vitenskapelig stillingsstruktur ved fakultetet .......................................... 18 3.2 Personaladministrative årsverk ................................................................................. 21 3.3 Saksbehandlingsoppgaver ......................................................................................... 22

Kap 4 Forslag til tiltak for forenklinger og forbedringer ..................................................... 24

4.1 Tilsettingsprosesser ................................................................................................... 25 4.1.1 Kunngjøring av stillinger ........................................................................................ 25 4.1.2 Bedømmelse, innstilling og vedtak om tilsetting .................................................... 26 4.1.3 Behov for endringer i regelverk ved UiB og nasjonalt ........................................... 27

4.2 Permisjoner og forlengelser av åremålsperioder/arbeidskontrakt ............................. 28 4.3 Avslutning av arbeidsforhold .................................................................................... 28 4.4 Lønnspolitikk ved fakultetet ...................................................................................... 28 4.5 Forskertilsettinger ...................................................................................................... 29 4.6 Tilrettelegging for utenlandske medarbeidere ved UiB ............................................ 29 4.7 Personaladministrativ kvalitetsutvikling ................................................................... 29

Appendiks ................................................................................................................................. 31

3

Utvalget leverer med dette sin innstilling om

Administrasjon av vitenskapelige stillinger ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet - Forslag til forenklinger og forbedringer

til fakultetsledelsen.

Bergen, 12. juli 2012

Personalsjef Astrid Breivik (leder)

Assisterende fakultetsdirektør Kristin Bakken (sekretær/nestleder)

Instituttleder Jarle Berntsen (Matematisk institutt)

Instituttleder Anne Marit Blokhus (Kjemisk institutt)

Administrasjonssjef Andrea Grimnes (Institutt for molekylærbiologi)

Administrasjonssjef Elisabeth M. Lysebo (Institutt for biologi)

Instituttleder Gunn Mangerud (Institutt for geovitenskap)

Administrasjonssjef Terje Restad (Geofysisk institutt)

4

Sammendrag av anbefalingene For å bidra til at UiB styrker sin posisjon som et internasjonalt anerkjent forskningsuniversitet må fakultetet stimulere til og legge til rette for forskningsmiljøer som hevder seg internasjonalt, og som er sterke nok til å lykkes i konkurransen om eksterne grunnforskningsmidler. Den viktigste ressursen for å få dette til, er de nåværende og framtidige ansatte ved fakultetet. Det er av avgjørende betydning at fakultetet evner å rekruttere og utvikle dyktige vitenskapelig ansatte på alle nivå i en situasjon der det er stor konkurranse om de aller dyktigste. Samtidig må dette skje innenfor gjeldende rammebetingelser og med en effektiv ressursbruk. Fakultetet er i strategiplanen1 opptatt av at personalforvaltningen tilpasses dagens utfordringer og at en sikrer effektiv saksbehandling og god informasjon basert på skriftlige rutiner og forutsigbar praksis. Fakultetet har videre klare målsetninger om profesjonell personalledelse og om å styrke sin posisjon som attraktiv og profesjonell arbeidsgiver. For å oppnå dette i møte med stadig nye behov, dilemmaer og tidvis kryssende interesser, må personalforvaltningen kjennetegnes av:

• En løsningsorientert tilnærming • Robust og effektiv samarbeidsstruktur • Systematisk evaluering og læring for å oppnå kvalitetsforbedring

På denne bakgrunn og med basis i mandatet fremmer utvalget 36 forslag til tiltak i kapittel 4. Slik utvalget ser det er følgende tiltakspunkter blant de mest sentrale for å oppnå kvalitetsforbedring, forenklinger og omforente prosesser/rutiner:

• Det bør opprettes et personalforum ved fakultetet.

• Arbeid med vedlikehold og tilgjengeliggjøring av rutinebeskrivelser, veiledninger og maler på norsk og engelsk må prioriteres.

• Dagens utlysningsmaler for de ulike stillingskategoriene bør revideres. Malene må dekke alle formalkrav, og formalkravene bør ligge fast i standardiserte elektroniske skjema. Utover dette må det være størst mulig frihetsgrad knyttet til beskrivelse av fagmiljøet og andre forhold av faglig betydning.

• Instituttleder bør gis fullmakt til å endelig godkjenne kunngjøringsteksten for alle vitenskapelige stillinger, gitt bruk av maler som sikrer ens formulering av formalkrav, og standarder for lønnsangivelse.

• Det bør opprettes et tilsettingsutvalg ved fakultetet som skal behandle tilsetting i alle typer vitenskapelige stillinger ved fakultetet.

• Utvalget ser det som positivt om det blir gjennomført pilotforsøk der instituttene selv kan foreta tilsetting i stipendiatstillinger.

• Fakultetet bør endre sin praksis fra tre til to sakkyndige for å bedømme søkere til stipendiatstillinger, og fjerne kravet om eksternt medlem (kravet om kvinner kan ikke fravikes).

1 http://www.uib.no/matnat/om-fakultetet/strategiplaner-strategidokumenter

5

• For å korte ned prosessen ved tilsetting stipendiatstillinger, bør fakultetet søke UiB om dispensasjon fra kravet om å sende sakkyndigbedømmelsen til søkerne.

• Instituttleder bør gis fullmakt til å oppnevne sakkyndigkomiteer for grunnbevilgningsfinansierte postdoktorstillinger, slik at det blir samme praksis som for stipendiatstillinger, midlertidige forskerstillinger og eksternt finansierte postdoktorstillinger.

• Det bør utarbeides en veileder til søkere, komitemedlemmer, innstillende myndighet og saksbehandlere knyttet til tilsetting i vitenskapelige stillinger.

• Det bør utvikles en lønnspolitikk for fakultetet for de ulike vitenskapelige stillingene, som blant annet må ligge til grunn for lønnsangivelse i kunngjøringsmalene.

• Fakultetet bør arbeide for at ansatte ved fakultetet, ved overgang fra postdoktorstilling til forskerstilling, får beholde oppnådd ansiennitet og lønnsplassering.

• Fakultetsledelsen bør arbeide for at en del forskerstillinger ved fakultetet blir faste stillinger, forutsatt at disse knyttes til forskningsgrupper der det over tid viser seg å være stor evne til innhenting av eksterne midler og der forskningen holder høy internasjonal kvalitet.

De ovennevnte punktene bør leses i sin helhet i kapittel 4, da de er kortet ned her i sammendraget med den følge at enkelte nyanser ikke framkommer.

6

Kap 1 Innledning

1.1 Bakgrunn Som ledd i oppfølging av fakultetets strategiske plan har fakultetsledelsen sett behov for en gjennomgang av de personaladministrative rutinene knyttet til rekruttering, tilsettingsforhold og avslutning av tilsettingsforhold i de vitenskapelige stillingene. Av mandatet framgår hvor fakultetsledelsen mener at utfordringene ligger. Målsettingen med gjennomgangen er forenklinger og kvalitetsheving.

1.2 Utvalgets sammensetning og mandat Mandatet fra fakultetsledelsen er gitt i brev av 14. desember 2011 til medlemmene av arbeidsgruppen, der det står som følger:

Du oppnevnes med dette som medlem i en arbeidsgruppe som skal foreslå tiltak for å heve kvaliteten på personaladministrative prosesser ved institutt og fakultet, med fokus på vitenskapelige stillinger. Tiltakene må være i tråd med fakultetets strategiske plan og skal støtte opp under målsettingene i denne. Det kan ikke forventes økte administrative ressurser til personalområdet, samtidig som det med stor sannsynlighet vil komme til nye personaladministrative oppgaver, nye elektroniske systemer og ytterligere krav om rapportering i årene framover. Administrative ressurser til kvalitetsforbedring, økt profesjonalisering og nye oppgaver må derfor frigjøres gjennom forenkling, rasjonalisering, optimalisering og standardisering av prosesser knyttet til drifts- og forvaltningsoppgaver med stort volum. Mye tyder på at det samlet sett brukes for mye tid og energi på «standard» personalforvaltningsoppgaver, noe som både medfører forsinkelser og stjeler av ressurser som kunne vært benyttet til kvalitetsforbedrende tiltak og annen personaloppfølging. Med fokus på vitenskapelige stillinger skal arbeidsgruppen:

• Beskrive dagens administrative prosesser for tilsetting og avslutning av

arbeidsforhold • Beskrive dagens administrative rutiner knyttet til permisjoner, sykemeldinger og

egenmeldinger • Gi oversikt over relevant regelverk, eksisterende policy og utviklingstrekk • Identifisere flaskehalser, forsinkelsesledd og frustrasjonsområder • Foreslå personaladministrative forenklinger, inkludert pilotprosjekter • Foreslå personaladministrative kvalitetsforbedringstiltak • Foreslå standardiserte maler for utlysningstekster • Foreslå standardiserte veiledninger for sakkyndigkomiteer • Foreslå standardiserte maler for utforming av sakkyndigkomiteinnstillinger og

innstillinger fra instituttleder • Vurdere behovet for veiledende regler for interne vurderingskomiteer (knyttet til

prøveforelesning, intervju etc)

7

• Beskrive utfordringer knyttet til arbeidsgiverrollen, dagens ansvars- og myndighetsområder og foreslå tiltak som kan bidra til at fakultet og institutt i større grad framstår samlet som en arbeidsgiver.

• Beskrive utfordringer knyttet til BOA-tilsettinger, og foreslå tiltak som bidrar til ryddighet i arbeidsforhold og kontrakter, med henvisning til relevant regelverk og økonomi.

• Identifisere personalpolitiske områder der det er behov for policyutvikling eller klargjøring

• Vurdere behov for standardiserte rutiner for gjesteforskeropphold og praktisering av emeritusordningen

• Gjennomgå status og behov for elektroniske støttesystemer for reiseløyve, sykefraværsregistrering, ferieregistrering, reiseregninger etc, (PAGA) etc

• Identifisere eventuelle områder der det er behov for tydeligere eller annen arbeidsdeling mellom institutt og fakultet

• Identifisere (andre) utfordringer for personalfeltet med relevans for personaladministrasjon

Gruppen har fullmakt til å utvide seg selv, oppnevne undergrupper og/eller tildele utredningsoppgaver eller oppdrag til enkeltpersoner på fakultetet eller instituttene ved behov.

Utvalget har hatt følgende sammensetning:

• Personalsjef Astrid Breivik (leder) • Assisterende fakultetsdirektør Kristin Bakken (sekretær/nestleder) • Instituttleder Jarle Berntsen (Matematisk institutt) • Instituttleder Anne Marit Blokhus (Kjemisk institutt) • Instituttleder Gunn Mangerud (Institutt for geovitenskap) • Administrasjonssjef Andrea Grimnes (Institutt for molekylærbiologi) • Administrasjonssjef Elisabeth M. Lysebo (Institutt for biologi) • Administrasjonssjef Terje Restad (Geofysisk institutt)

1.3 Utvalgets tolkning og avgrensing av mandatet Slik utvalget tolker hovedintensjonen i mandatet skal vi foreslå tiltak for en personal-administrativ praksis og personalpolitikk ved fakultetet som i størst mulig grad frigjør tid og ressurser både på saksbehandler- og ledernivå som kan brukes til:

• Å korte ned saksbehandlingstiden ved tilsetting i vitenskapelige stillinger, • Øvrige personaladministrative oppgaver • Kvalitetsforbedring • Ledelse

For å oppnå disse målsettingene har utvalget funnet det nødvendig å avgrense og konkretisere mandatet med fokus på:

• Administrative prosesser for tilsetting, permisjoner og avslutning av arbeidsforhold i vitenskapelige stillinger

• Identifisering av personalpolitiske områder der det er behov for reglementsendringer, utvikling eller klargjøring

8

Utvalget vil gjennom beskrivelse av overordnet rammeverk, saksbehandlingsoppgaver og -volum, dilemmaer og tidvis kryssende hensyn, samt gjennom de tiltak som foreslås, imøtekomme de fleste underpunkt i mandatet. Utvalget har hatt fem møter i tillegg til sluttbehandling av dokumentet på sirkulasjon.

1.4 Oppbygging av dokumentet Arbeidsgiverfunksjon, organisering og personaladministrasjon er nært koblet, og i kapittel 2 belyser utvalget noe av rammeverket (lover, styrende prinsipper og regelverk) som regulerer det personaladministrative området ved fakultetet. I kapittel 3 viser utvalget noen utviklingstrekk for de vitenskapelige stillingene ved fakultetet, og peker på en del av de administrative oppgavene og personalressursene som medgår til forvaltning av disse. I kapittel 4 fremmer utvalget sine forslag til tiltak, først og fremst knyttet til forenkling, forbedring og/eller klargjøring av rutiner og prosesser ved tilsetting i vitenskapelige stillinger. Det fremmes også noen forslag knyttet til permisjoner og avslutning av arbeidsforhold. I tillegg pekes det på områder der fakultetet bør arbeide for forenklinger og justeringer i regelverk, både ved UiB og nasjonalt samt tiltak for å styrke UiBs service for mottak av utenlandske medarbeidere. Til slutt fremmes noen forslag om tiltak for kvalitetsutvikling innen det personaladministrative området ved fakultetet. I appendiks finnes blant annet oversikt over administrative prosesstrinn ved tilsettinger, permisjoner, sykemeldinger og avslutning av arbeidsforhold.

9

Kap 2 Overordnede rammer for personalforvaltningen I kapittelet beskrives enkelte avtaler, lover, reglement og prinsipper som legger føringer for personalforvaltningen ved fakultetet. Mange av beskrivelsene er sterkt forenklet i forhold til blant annet juridiske nyanser. Målet er imidlertid at kapittelet skal bidra til å danne et generelt bakteppe for de forslag og vurderinger utvalget fremmer senere i dokumentet.

2.1 Statens arbeidsgiverfunksjon Universitetet i Bergen er et statlig forvaltningsorgan, noe som setter klare rammer for virksomheten. Forvaltningsorganer er juridisk sett en del av staten, og staten har det fulle ansvaret for disse. Forvaltningsorganer omfattes av det regelverket som gjelder for statsforvaltningen, herunder Stortingets bevilgningsreglement, regelverket for økonomiforvaltningen i staten, offentlighetsloven og forvaltningsloven. De tilsatte er statstjenestemenn underlagt tjenestemannsloven og tjenestetvistloven. Statsbudsjettet og de årlige tildelingsbrevene inneholder detaljerte krav og instruksjoner til det enkelte forvaltningsorgan. Forvaltningsorganer kan instrueres løpende av overordnet myndighet, men det vanlige er koordinering gjennom det årlige tildelingsbrevet. Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) ivaretar statens sentrale arbeidsgiverfunksjon. Dette ansvaret innebærer bl.a. å gi rammer for utøvelsen og utviklingen av arbeidsgiverfunksjonen i statlige virksomheter. FAD inngår avtaler med hovedsammenslutningene om lønns- og arbeidsvilkår for de tilsatte, og forvalter lover på det statlige arbeidsrettslige feltet som gjelder hele statsforvaltningen: tjenestemannsloven og tjenestetvistloven. FAD formulerer følgende om arbeidsgivers styringsrett i Statens personalhåndbok:

Arbeidsgivers styringsrett beskrives gjerne som retten til å tilsette og si opp sine arbeidstakere, og til å organisere, lede og fordele arbeidet. Styringsretten kalles ofte også for den «restkompetanse» arbeidsgiver har innenfor de rammene lov- og avtaleverket setter. Selv om statlig forvaltning er regulert av et omfattende lov- og avtaleverk, har lokale arbeidsgivere et betydelig handlingsrom som det er viktig at de utnytter på en hensiktsmessig måte. Det er også viktig at statlige arbeidsgivere har kunnskap om regelverket, og om de muligheter det gir for god styring, organisering og ledelse i den enkelte virksomhet.

Personalpolitikken i statlig sektor legger vekt på medbestemmelse og medvirkning fra de tilsatte, henholdsvis gjennom deres organisasjoner og fra den enkelte tjenestemann. Det er utviklet et omfattende avtaleverk for medbestemmelse. Hovedavtalen i staten regulerer utøvelse av ledelse og samarbeid i den enkelte virksomhet i staten. Statlig personalpolitikk har som mål å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og arbeidsgivere har plikt til å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Disse pliktene gjelder bl.a. kjønn, nedsatt funksjonsevne, og etnisitet. Pliktene er nedfelt i arbeidsmiljøloven, likestillingsloven, diskrimineringsloven og den nye diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Aktivitetsplikten handler blant annet om rekruttering, forfremmelse, utvikling, lønns- og arbeidsforhold og beskyttelse mot

10

trakassering. Det er videre et mål for staten å rekruttere flere personer med innvandrerbakgrunn. Foruten det generelle lovverket for statlige forvaltningsinstitusjoner er UiB også underlagt universitets- og høgskoleloven som bl.a. inneholder reguleringer knyttet til rekrutterings- og ansettelsesforhold.

2.2 Arbeidsgiverfunksjonen ved fakultetet Dekanen er overordnet leder for hele fakultetets virksomhet, og har ansvar for både den faglige virksomheten og for en god forvaltning av de samlede ressurser (økonomi, personell, infrastruktur). På samme måte er instituttleder overordnet leder for hele instituttets virksomhet, med et tilsvarende ansvar for sitt institutt. Dekan og instituttleder skal utøve sin ledelse og arbeidsgiverfunksjon i tråd med en hel rekke lover og regler som gir rammer og føringer. En god forvaltning av dette lederansvaret fordrer et tett samspill med administrasjonen, som på fakultetsnivå ledes av fakultetsdirektøren og på instituttnivå av administrasjonssjefen. Oppgaver og delansvar knyttet til arbeidsgiverfunksjonen er i stor grad delegert til hhv fakultetsdirektør og administrasjonssjef, eller videre til enkeltsaksbehandlere eller ledere på seksjonsnivå. Noen av oppgavene som er pålagt arbeidsgiver, for eksempel det å avholde medarbeidersamtaler med vitenskapelig tilsatte, kan være delegert til forskningsgruppeledere (eller veiledere for stipendiater) ved instituttene. Åremålstilsatte instituttledere erstattet de tidligere valgte instituttstyrerne i løpet av 2003 og 2004 ved fakultetet. I den nye ledermodellen ble det lagt et langt større arbeidsgiveransvar på instituttnivået. Det ble samtidig innført enhetlig ledelse2, som blant annet medførte at rapporteringslinjen fra administrasjonssjef til fakultetsdirektør i forvaltningssaker ble brutt, i tråd med at instituttleder fikk ansvar for den samlede virksomheten ved instituttet (ikke bare for den faglige). Ved fakultetet ble enhetlig ledelse og åremålstilsatt dekan innført fra 2010, og med dette ble den tidligere rapporteringslinjen i forvaltningssaker fra fakultetsdirektør til universitetsdirektør brutt.

2.3 Tilsetting og opphør av tjeneste i staten er sterkt regelstyrt I innledningen til kapittel 2 i Statens personalhåndbok (SPH), om tilsetting og opphør av tjeneste, finner vi følgende avsnitt:

Så vel rekruttering som opphør av tjeneste i statlige forvaltningsorganer er sterkt regelstyrte prosesser. Lov om statens tjenestemenn (tjenestemannsloven) og forskriftene til denne, forvaltningsloven, hovedavtalen kap 6 og likestillings- og diskrimineringslovgivningen gjelder for tilsetting og opphør av statlig tjeneste. I tillegg har hver virksomhet et personalreglement og egne administrative regler og rutiner. FAD har også gitt personalpolitiske føringer i forbindelse med rekruttering, jf SPH pkt 1.6. Bakgrunnen for at staten har mange formalkrav og regelstyrte prosesser, er ønsket om å sikre de grunnleggende krav til at forvaltningen skal opptre nøytralt, ivareta likebehandling, medbestemmelse, rettferdighet, forutberegnelighet og at avgjørelsene skal være etterprøvbare.

2 Den tidligere modellen ble omtalt som todelt ledelse, med en administrativ rapporteringslinje: administrasjonssjef – fakultetsdirektør – universitetsdirektør, og en faglig rapporteringslinje: instituttstyret – fakultetsstyret – universitetsstyret, ledet av hhv instituttstyrer, dekan og rektor.

11

I offentlig sektor gjelder videre et prinsipp om at den best kvalifiserte søker til en stilling skal ansettes. Prinsippet kalles gjerne for «det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet», men er slått fast både i rettspraksis, forvaltningspraksis, ombudsmannspraksis og juridisk teori. Stortingets ombudsmann for forvaltningen (Sivilombudsmannen) har ved gjentatte anledninger trukket frem dette prinsippet som et grunnleggende utgangspunkt ved sin behandling av klager over tilsettingsvedtak. Unntak fra prinsippet må ha hjemmel i lov, enten i en egen lovbestemmelse eller i forskrift som er hjemlet i lov.

2.4 Stillingskoder for vitenskapelige stillinger og faglige ledere Hovedtariffavtalen i staten (HTA) regulerer hvilke stillingskoder og stillingsbetegnelser som kan benyttes i staten. Det er ikke adgang til å bruke andre betegnelser enn de som er avtalt mellom partene, men det er adgang til å bruke arbeidstitler internt i virksomheten. Stillingskoder for Kunnskapsdepartementet, spesifikt for universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner i HTA, er inndelt i kategorier som framgår av tabellene 1-3 under. Kun stillingskoder som er i bruk pr 1. oktober 2011 ved fakultetet er tatt med. Tabell 1 Universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner: Faglige- administrative lederstillinger Stillingskode Stillingstittel Årsverk ved MN okt. 2011 Kode 1475 Instituttleder 8 Kode 1474 Dekan 1 Tabell 2 Universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner: Undervisnings- og forskerstillinger Stillingskode Stillingstittel Årsverk ved MN okt. 2011 Kode 1352 Postdoktor 70,5 Kode 1009 Universitetslektor 1,15 Kode 1010 Amanuensis 1 Kode 1011 Førsteamanuensis 70,2 Kode 1013 Professor 148,5 Kode 1404 Professor* 2

*) senterledere Tabell 3 Universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner: Utdanningsstillinger Stillingskode Stillingstittel Årsverk ved MN okt. 2011 Kode 1017 Stipendiat 193,15 Kode 1020 Vit. assistent 3,5

I tillegg til stillingskoder for Kunnskapsdepartementet har fakultetet ansatte i ulike forskerkoder hjemlet i HTA under såkalt gjennomgående stillinger i staten3, jfr. tabell 4 under. Tabell 4 Gjennomgående stillinger: Forsker Stillingskode Stillingstittel Årsverk ved MN okt. 2011 Kode 1108 Forsker 12,9 Kode 1109 Forsker (dr-grad) 50,1 Kode 1183 Forsker (prof.nivå) 2,45

3 Gjennomgående stillinger i HTA innebærer at stillingskodene kan benyttes av samtlige virksomheter i staten

12

Tabell 5 viser bistillingskategoriene (II-stillingene) som benyttes ved fakultetet. Disse er ikke hjemlet direkte i HTA, men reguleres blant annet gjennom Universitets og høyskolelovens § 6-6 Særregler for visse typer bistillinger4, der vi finner følgende bestemmelse:

”Det kan nyttes midlertidig ansettelse i inntil 20 prosent av undervisnings- og forskerstilling. Departementet kan gi forskrift om varighet og vilkår for fratredelse.”

Tabell 5 Bistillinger i undervisnings- og forskerstillinger (DBH koder) 5 Stillingskode Stillingstittel Årsverk ved MN okt. 2011 Ca antall personer

Kode 9301 Professor II 9,8 49

Kode 8028 Førsteamanuensis II 3,7 19

Når utvalget i denne innstillingen benytter begrepet vitenskapelige stillinger, menes de ovennevnte stillingskategoriene om ikke annet er presisert.

2.5 Hovedregelen i staten er fast tilsetting Det har de senere år vært rettet kritisk søkelys på universitetenes bruk av midlertidige tilsettinger. Statlige forskningsinstitusjoners bruk av midlertidige ansettelser reguleres hovedsakelig av tjenestemannsloven. For private virksomheter gjelder arbeidsmiljøloven. Selv om tjenestemannslovens hovedregel tilsier fast ansettelse, tillates midlertidige ansettelser i større grad enn i arbeidsmiljøloven.

2.5.1 Hjemmel for midlertidig tilsetting i tjenestemannsloven I tjenestemannsloven §3 punkt 2 heter det at tjenestemann skal tilsettes fast, medmindre:

a) Tjenestemannen trengs bare for et bestemt tidsrom eller for å utføre et bestemt

oppdrag b) Arbeidet ennå ikke er fast organisert og det derfor er usikkert hvilke tjenestemenn som

trengs c) Tjenestemannen skal gjøre tjeneste i stedet for en annen (vikar) d) Tjenestemannen skal være aspirant eller elev ved etatsskole e) Tjenestemannen skal tjenestegjøre i utdanningsstilling f) Tjenestemannen skal tjenestegjøre i åremålsstilling.

Pr i dag blir eksternt finansierte (BOA) forskere ved fakultetet nesten uten unntak tilsatt på midlertidige kontrakter, med hjemmel i ovennevnte §3 punkt 2.a. I tråd med UiBs politikk tilsetter fakultetet ikke forskere finansiert over grunnbevilgningen (GB), jfr. avsnitt 2.8. Som det framgår av § 3 punkt 2 c og f, gir tjenestemannsloven også hjemmel for midlertidig tilsetting i vikariater og i åremålsstillinger. Hvilke stillinger som er åremålsstillinger ved universitetene reguleres av universitets- og høyskoleloven.

4 Samme bestemmelse finnes i tjenestemannsloven §5b. 5 Det vanlige ved fakultetet er 20% stilling, men det finnes noen i lavere stillingsbrøker også.

13

2.5.2 Åremålsstillinger og midlertidige bistillinger hjemlet i U&H-loven I henhold til universitets- og høyskolelovens § 6-4, kan ansettelse på åremål benyttes for:

a) rektor b) administrerende direktør c) prorektor d) leder for avdeling og grunnenhet e) – – f) postdoktorstillinger g) stipendiater h) vitenskapelige assistenter i) spesialistkandidater j) undervisnings- og forskerstillinger når skapende eller utøvende kunstnerisk

kompetanse inngår som et vesentlig element i kompetansekravet Ansettelser i disse stillingskodene skjer utelukkende på midlertidige kontrakter (på åremål). Som stipendiat eller postdoktor kan man inneha maksimalt én åremålsperiode ved samme institusjon. Som dekan eller instituttleder kan man inneha maksimalt tre åremålsperioder ved samme institusjon. Mulighet for midlertidig tilsetting i bistillinger er som nevnt hjemlet i universitets- og høyskolelovens § 6-6, særregler for visse typer bistillinger (og i tjenestemannslovens §5 b).

2.5.3 Eksternt finansierte forskere Pr oktober 2011 hadde fakultetet 62 BOA-forskere på midlertidige kontrakter (og 1,8 BOA-forskere på fast kontrakt). Tidligere kunne eksternt finansierte prosjekter tildelt universitetene forvaltes av andre institusjoner, og UiB benyttet fra 2003 til 2007 daværende Unifob som hovedredskap for å organisere denne aktiviteten. Eksternt finansierte forskere ble i denne perioden i stor grad ansatt i Unifob og ikke ved UiB. Denne måten å organisere eksternt finansierte prosjekter ble sterkt begrenset fra 2007 av endringer i statens økonomireglement. I tillegg taper universitetene økonomisk på å sette vekk oppdrag til andre i dagens modell for resultattildelinger til sektoren (RBO6-modellen). For EU-prosjekter er det ikke åpning for å utføre deler av forskningen ved en annen institusjon dersom dette ikke er angitt i søknaden. Endringene i økonomireglementet fra 2007 innebærer at når en statlig institusjon har inngått kontrakt om et BOA-prosjekt, skal forskningsaktiviteten organiseres av institusjonen selv, om ikke faglige grunner tilsier at hele eller deler av prosjektet bør gjennomføres av en annen part. Når prosjektleder har hovedstilling ved fakultetet, skal derfor alle som ansettes på prosjektet som en hovedregel tilsettes ved fakultetet. Vekst i BOA-aktivitet vil med denne modellen nødvendigvis medføre vekst i antall midlertidige stillinger. Dette er uproblematisk for åremålsstillinger som stipendiat- og postdoktorstillinger, men utstrakt bruk av midlertidige forskertilsettinger ved universitetene kolliderer med den politiske intensjonen om at tjenestemenn i staten (som en hovedregel) skal tilsettes fast.

6 RBO = resultatbasert omfordeling

14

Denne utfordringen har da også fått mye politisk oppmerksomhet de senere år, og det regjeringsoppnevnte ”Rindalutvalget”7 som leverte sin innstilling om Bruk av midlertidig tilsetting i universitets- og høyskolesektoren skulle foreslå tiltak for å redusere midlertidigheten. Arbeidsgiver- og arbeidstakersiden i utvalget var uenige på enkelte sentrale punkter, og noen løsning på problemet har ikke blitt resultat av utvalgets arbeid. En av konsekvensene er imidlertid økt oppmerksomhet om problematikken, og økte krav til institusjonene om rapportering og bevissthet om hjemmelsgrunnlaget som benyttes for å tilsette på midlertidige kontrakter (jfr. blant annet universitetsstyresaken som det vises til i 2.8).

2.6 Stillingsvernet i staten Arbeidstakere i Norge har et vern mot tilfeldig og uvilkårlig å bli omplassert, oppsagt, avskjediget eller på annen måte miste eller få redusert sin inntekt fra arbeidsforhold. Dette kalles gjerne stillingsvern. I dette ligger også at fast ansettelse er en hovedregel i arbeidslivet, og at unntak krever særskilt hjemmel i lov eller forskrift. Også for arbeidstakere på legitimt hjemlede midlertidige kontrakter kreves det at arbeidsgiver følger gitte prosedyrer for oppsigelse eller varsel om arbeidsperiodens utløp (jfr. tjenestemannslovens § 7, 9 og 10). Stillingsvernet reguleres av tjenestemannsloven og universitets- og høyskoleloven for ansatte i vitenskapelig stilling ved universitetene. Hvor sterkt stillingsvernet er, har blant annet sammenheng med varigheten på tilsettingsforholdet, om stillingen er fast eller midlertidig og hjemmelsgrunnlaget for eventuell midlertidig arbeidskontrakt. For midlertidig tilsatte tjenestemenn inntrer det et sterkt oppsigelsesvern når vedkommende har mer enn fire års sammenhengende tjenestetid i samme virksomhet, jfr. tjenestemanns-loven §10 nr 1:

Fast tilsatt tjenestemann med mer enn to års sammenhengende tjeneste og midlertidig tjenestemann med mer enn fire års sammenhengende tjeneste kan sies opp med seks måneders frist når stillingen inndras eller arbeidet faller bort. Regler om beregning av tjenestetiden fastsettes ved reglement. Disse regler gjelder ikke åremålsstillinger eller utdanningsstillinger. Ved forskrift kan Kongen fastsette særlige regler for slike stillinger.

Etter forskriften til tjenestemannsloven § 2 nr. 4 framgår det at bortfall av oppdragsinntekter sidestilles med bortfall av arbeid:

Når en tjenestemann er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert, sidestilles bortfall av oppdragsinntekter med bortfall av arbeid[…..]

Slikt bortfall vil kunne være legitimt grunnlag for oppsigelse. I henhold til tjenestemannslovens § 13 framgår det at før en fast ansatt tjenestemann blir sagt opp, skal vedkommende om mulig tilbys passende stilling. Dette innebærer at en fast ansatt forsker vil ha krav på fortrinn til andre passende stillinger dersom finansieringsgrunnlaget opphører. Dagens forskrift til tjenestemannsloven (§ 7 nr. 2

7 Bruk av midlertidig tilsetting i universitets- og høyskolesektoren

15

bokstav b) unntar midlertidig tilsatte eksternt finansierte forskere (tjenestemenn) fra fortrinnsretten.

2.7 UiB som inkluderende arbeidslivs (IA) bedrift Universitetet i Bergen har vært en del av Inkluderende Arbeidsliv-avtalen siden 2004. Målet med avtalen er å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, i tillegg til å hindre utstøting og frafall i arbeidslivet. Avtalen er forhandlet fram mellom regjeringen og arbeidstakerorganisasjonene. Avtalen krever et sterkt ledelsesengasjement og systematisk samarbeid mellom ledelsen, tillitsvalgte og vernetjenesten. Det systematiske forebyggende HMS-arbeidet i virksomhetene vektlegges i stor grad.

2.8 Styrende prinsipper for vitenskapelige stillinger ved UiB Det normale ved universitetene er at de faste vitenskapelige stillingene er kombinerte forsknings- og undervisningsstillinger. Kunnskapsdepartementet delegerte i 2005 til institusjonene å forvalte fordelingen av arbeidstiden mellom undervisning og forskning for de vitenskapelig ansatte, og slo således fast at retten til lik fordeling av arbeidstiden til forsknings og undervisning ikke er en individuell rettighet.

• Universitetsledelsen ved UiB har, i etterkant av delegeringen, slått fast at fast vitenskapelig ansatte ved UiB har en individuell rett til å fordele arbeidstiden likt mellom forskning og undervisning.

• Universitetsledelsen har i en rekke sammenhenger slått fast prinsippet om at alle i fast

vitenskapelig stilling ved UiB skal inneha kombinerte forsknings- og undervisningsstillinger, og anser det ikke som ønskelig å foreta fast tilsetting i rene forskerstillinger eller undervisningsstillinger.

• Det har vært et prinsipp for UiB-ledelsen at man ikke vil tilsette i forskerkode lønnet

over grunnbudsjettet. I universitetsstyresak 36 til møte 31. mai 2012, om rekruttering og rekrutteringspolitikk – status, utfordringer og tiltak8, viser statistikk at UiB har praktisert en langt mer restriktiv politikk enn UiO og NTNU når det gjelder å tilsette i forskerkode på grunnbevilgningen. Det framkommer også at UiB har vært langt mer restriktiv enn både UiO og NTNU når det gjelder å tilsette i forskerkode på faste kontrakter, både på eksterne midler og på grunnbevilgningen. Styresaken viser at antall forskere ved UiB har økt de senere år, mens antall stipendiater er redusert, og i universitetsdirektørens kommentarer finner vi blant annet følgende formulering:

Det er svært viktig at det ikke planlegges med å tilsette i midlertidige forskerstillinger ved søknader om eksterne midler.

Dersom dette skal bli et førende prinsipp ved UiB, samtidig som det ikke er ønskelig med faste forskerstillinger, vil konsekvensene bli betydelige for fagmiljøene og for enkeltpersoner som ønsker å bygge en vitenskapelig karriere ved UiB.

8 http://www.uib.no/filearchive/2012-036.pdf

16

2.9 UiBs personalreglement og midlertidige regler UiBs personalreglement for vitenskapelige stillinger er basert på tjenestemannsloven og universitets- og høyskoleloven, forhandlet fram med lokale tjenestemannsorganisasjoner, og deretter godkjent av Det akademiske kollegium og departementet. Basert på dette reglementet er det utarbeidet:

• Midlertidige regler om framgangsmåten for tilsetting i professorater • Midlertidige regler for tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger • Utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved UiB

Ovennevnte reglement, regler og utfyllende bestemmelser finnes i UiBs regelsamling9. Sammen med overordnet lovverk og forskrifter er disse styrende for fakultetet når det gjelder personalforvaltningen av de vitenskapelige stillingene. Det finnes ikke egne utfyllende bestemmelser for tilsetting i postdoktorstillinger ved UiB. Dette innebærer at departementets forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat10 er det eneste rammeverket (i tillegg til lovverket) for forvaltning av postdoktorstillinger ved UiB. Regler for tilsetting av instituttleder og dekan er hjemlet i regler for fakultetsorganene11. I mars 2012 har Personal og organisasjonsavdelingen påbegynt en prosess med å oppdatere UiBs personalreglement for vitenskapelige stillinger med utfyllende regler/bestemmelser.

2.9.1 Fakultetets praksis Fakultetet har ikke egne regler knyttet til forvaltningen av de vitenskapelige stillingene, og følger i all overveiende grad UiBs personalreglement for vitenskapelige stillinger med utfyllende regler/bestemmelser. Det siste tiåret har det blitt gjennomført en rekke forenklinger ved fakultetet for å korte ned saksbehandlingstiden for tilsetting i vitenskapelige stillinger. Dette har skjedd ved delegeringer av oppgaver fra fakultetsstyret.

• Det er opprettet et eget tilsettingsråd for tilsetting i stipendiat, postdoktor og forskerstillinger.

• Godkjenning av sakkyndigkomiteer foretas av dekanen eller instituttleder på fullmakt. • Godkjenning av kunngjøringer foretas av dekanen.

Det har i samme periode skjedd en liberalisering på enkelte områder, som for eksempel:

• At det ikke kreves avlagt mastergrad, men kun levert masteroppgave innen søknadsfristens utløp for stipendiatstillinger

• At det ikke kreves avlagt doktorgrad, men kun levert avhandling innen søknadsfristens utløp for postdoktorstillinger12

9 http://regler.uib.no/regler/Del-3-Personal-og-HMS/3.1-Personalforvaltning/3.1.2-Regler-om-tilsetting 10 http://www.lovdata.no/for/sf/kd/xd-20060131-0102.html 11 http://regler.uib.no/regler/Del-1-Overordnede-rammer/1.3-Regler-for-styringsorganene/1.3.2-Fakultet/Regler-for-fakultetsorganene 12 http://www.uib.no/mnfa/fakstyret/sakslister/2002/05_29/088.html

17

På ett område er fakultetets praksis strengere enn kravene i utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved UiB. Dette gjelder fakultetets krav om tre medlemmer, hvorav en må være fra en annen institusjon, i bedømmelseskomiteer for stipendiatstillinger. I ovennevnte bestemmelse kreves kun to medlemmer, hvorav det ene medlemmet «så langt som mulig bør være utenfor instituttet». Fakultetets (strenge) praksis ble etablert da fakultetet på 80/90-tallet delegerte til instituttene å oppnevne medlemmer av sakkyndigkomiteer for stipendiatstillinger, som en ekstra kvalitetssikring ettersom den delegeringen som ble foretatt var en betydelig liberalisering av daværende rutiner. Ett av forslagene fra utvalget er å justere denne praksisen (se kapittel 4).

18

Kap 3 Stillingsutvikling, personaladministrative ressurser og oppgaver

3.1 Utvikling i vitenskapelig stillingsstruktur ved fakultetet Mens antallet faste vitenskapelige stillinger ved fakultetet de siste 20 år har vært rimelig stabilt, har det funnet sted en betydelig vekst i stipendiat-, postdoktor- og forskerårsverk (figur 1-3). Figur 1, Utvikling i faste vitenskapelige årsverk 1991-2011 (DBH)

Figur 2, Utvikling i antall midlertidige vitenskapelige årsverk 1991-2011 (DBH)

19

Figur 3, Utvikling i antall midlertidige vitenskapelige årsverk 1991-2011 (DBH)

Figur 4 viser utvikling i ulike stillingsgruppers andel av samlet antall stillinger ved fakultetet. I 2011 utgjorde de vitenskapelige stillingene 71,6%, støttestillingene 15,2%, de administrative stillingene 12,8% og andre stillinger 0,4%. Figur 4, Ulike stillingsgruppers andel (%) av samlet antall stillinger 1991-2011 (DBH)

Av figur 4 framkommer at andelen administrative stillinger har holdt seg stabilt ved fakultetet de siste 20 år. Til administrative stillinger i 2011 medregnes 2 lederstillinger (dekan og fakultetsdirektør), 20 mellomlederstillinger (instituttledere, administrasjonssjefer, seksjonsledere, assisterende fakultetsdirektør) og 79,3 saksbehandlerstillinger i henhold til DBH. Ser vi på antall tilsettingsvedtak ved fakultetet for alle vitenskapelige stillinger under ett (faste og midlertidige) for årene 1991, 2001 og 2011 (jfr. figur 5), finner vi en betydelig volumøkning. Vi ser videre en dreining i perioden fra tilsetting av overveiende norske til et flertall utenlandske arbeidstakere. Mens 13% av de som mottok tilbud om stilling i 2001 var fra utlandet, var 60% fra utlandet i 2011.

20

Figur 5, Antall tilsettingsvedtak (alle vit. stillinger) 1991, 2001 og 2011 og % utenlandske

Dersom vi kun ser på de faste vitenskapelige stillingene, finner vi at det også her har skjedd en dreining mot større grad av rekruttering fra andre land enn Norge. Ved opptelling av tilsettingsvedtak foretatt i 2001 og 2011 for førsteamanuensis/professor, ser vi at mens 40% (3 av 7) av de som fikk tilbud om jobb i 2001 var fra utlandet, var 60% (6 av 10) fra utlandet i 2011. Å rekruttere medarbeidere fra utlandet innebærer en rekke administrative tilleggsoppgaver, foruten at det gir større grunnlag for forsinkelser å måtte forholde seg til utlendingsmyndighetene, ambassader og en rekke andre instanser. Tilrettelegging for og ivaretakelse av utenlandske medarbeidere innebærer også en rekke tilleggsoppgaver, først og fremst på instituttene både på administrasjonen og for forskergruppeleder/prosjektleder. For søkere til stipendiatstillinger fra utlandet må det også vurderes om utdanningsbakgrunnen kvalifiserer for opptak til phd-studiet ved fakultetet. Dette er mer krevende prosesser når det gjelder søkere utenfor EU. Som det framgår av figur 2 har veksten i antall midlertidige vitenskapelige stillinger vært betydelig i 20-årsperioden, noe som i seg selv har medført volumøkning i personal-administrative oppgaver. Fra 1991 til 2011 har økningen vært på hele 466% (i 2009 var økningen helt oppe i 522% fra 1991). Som det framkommer av figur 3 skyldes fallet de siste årene nedgang i antall stipendiatstillinger, der antallet er redusert med 62 stillinger fra 2009 til 2011 (24%). I tillegg til selve volumøkningen vil vi trekke fram noen forhold som medfører at de midlertidige stillingene generelt sett krever mer personaladministrasjon enn de faste vitenskapelige stillingene.

• Hyppig ”turnover” i stillingene (ca hvert 3-4 år) • Mange omsorgs-/fødselspermisjoner (mange unge/mange kvinner) • Mange forlengelser av åremålsperioder pga. permisjoner (gjelder primært stipendiater

og postdoktorer) (en og samme person kan ha flere forlengelser) • Mange utenlandske arbeidstakere • De fleste av stillingene er BOA-finansierte (mer komplekse) • Mange kortvarige engasjementer (i tillegg til de formelle tilsettingsvedtakene) • Tidvis usikkerhet omkring rettighetsproblematikk ved midlertidige tilsettinger

21

3.2 Personaladministrative årsverk Andelen administrative stillinger har som nevnt vært svært stabil ved fakultetet de siste 20 år (jfr. figur 4), selv om innretningen på disse stillingene, som for 20 år siden i overveiende grad bestod av ”lavere” kontorstillinger, i dag består av saksbehandlere (78%) og ledere/mellomledere (22%). Endringene i sammensetning av den administrative staben gjenspeiler delegering av oppgaver og fullmakter i statsforvaltningen, der store fullmakter og ansvar er gitt til institusjonene og videre nedover i organisasjonene. Det er ikke helt enkelt å isolere de administrative årsverkene som har medgått til personaladministrasjon bakover i tid. Fra 2005 har imidlertid fakultetet måttet rapportere om medgått tid til ulike administrative og tekniske gjøremål fordelt på de tekniske og de administrative stillingsressursene på både institutt og fakultetsnivå. Samlet antall administrative årsverk for 2010 er rapportert å være 98,9, hvorav blant annet 19 årsverk går med til ledelse, 16,2 til økonomiadministrasjon, 12,1 til personaladministrasjon, 22,2 til studieadministrasjon og 3,3 til forskningsadministrasjon. De 12,1 årsverkene som medgår til personaladministrasjon (figur 6) fordelte seg på 5,1 årsverk ved fakultetsadministrasjonen og 7,0 ved instituttene i 2010. Dette er årsverk som i henhold til rapporteringen medgår til rekruttering, utlysning, tilsettinger, permisjonssøknader, oppfølging av sykefravær mv. Figur 6, Rapporterte årsverk fra fakultetet til POA til personaladministrasjon 2005-2010

For utvalgets arbeid er det personaladministrative ressurser knyttet til vitenskapelige stillinger som er relevant. Dersom personaladministrative ressurser til hhv vitenskapelige stillinger og teknisk/ administrative stillinger følger samme fordeling som ratioen mellom disse stillingsgruppene, kan vi estimere at ca 70% av de 12,1 årsverkene er knyttet til personaladministrasjon (figur 6) innrettet mot vitenskapelige stillinger og 30% mot de øvrige stillingene ved fakultetet. Dette er imidlertid neppe en riktig antakelse ettersom de fleste teknisk/administrative stillinger er faste stillinger, omfattes av enklere tilsettingsprosesser samt at de som tilsettes i all overveiende grad rekrutteres fra Norge. Utvalget legger derfor til grunn at 80% av de personaladministrative årsverkene medgår til administrasjon av vitenskapelige stillinger.

22

Dette tilsvarer 9,7 årsverk på kontor- og saksbehandlernivå til sammen på institutt og fakultetsnivå. Mange av de administrative prosessene, særlig knyttet til tilsetting, vil kunne involvere administrasjonssjefer, seksjonssjefer, prosjektledere, instituttledere, fakultetsdirektør og eventuelt dekan. Graden av lederinvolvering og tidsbruk i prosessen øker dersom en sak av ulike grunner ikke er helt strømlinjeformet.

3.3 Saksbehandlingsoppgaver I 2011 ble det fattet vedtak i til sammen 161 vitenskapelige tilsettingssaker ved fakultetet. I tillegg ble det skrevet 83 brev om administrativ tilsetting, forlengelse eller endring i engasjementer på under ni måneder. Det ligger et betydelig arbeid bak hver av disse sakene på instituttnivået. I tillegg blir alle sakene behandlet og effektuert av til sammen fire personer13 i fakultetsadministrasjonen som forbereder til vedtak i fakultetsstyret (de faste stillingene og II-stillingene), i fakultetets tilsettingsråd (rekrutterings- og forskerstillingene) eller administrative vedtak (de midlertidige engasjementene/forlengelsene). Etter at tilsettingsvedtak eller administrativ beslutning er fattet, innebærer hver tilsetting en rekke oppgaver knyttet til selve tilsettingsforholdet som utføres av saksbehandlerne i fakultetsadministrasjonen. Også på instituttene er det en rekke administrative oppgaver med tilrettelegging knyttet til hver sak i etterkant av selve tilsettingen (se appendiks for skissemessig oversikt over alle trinnene i tilsettingsprosessene). Saksbehandling av søknader om permisjoner, og eventuelle forlengelser av åremålsperioder som følger, utgjør også et betydelig arbeidsfelt. I 2011 ble det behandlet 64 saker14 om fødsels-/omsorgspermisjon for vitenskapelig tilsatte, hvorav 41 knyttet til stipendiat eller postdoktorstillinger som utløser saksbehandling om forlenget åremålsperiode. I tillegg ble det behandlet 24 saker om forlenget åremålsperiode (muligens underestimert) for stipendiater og postdoktorer som skyldes sykdom, velferdspermisjon, faglige hindringer, ammepermisjon eller annet. Fakultetsadministrasjonen sendte i 2011 ut 154 brev om varsel om opphør av midlertidig tilsettingsforhold og 15 bekreftelser på oppsigelser i vitenskapelige stillinger. Som nevnt i kapittel 2 er UiB en IA-bedrift. Dette innebærer en rekke oppgaver for arbeidsgiver både forebyggende og i det enkelte sykdomstilfelle. I tillegg til den personlige oppfølgingen av sykmeldte arbeidstakere, ligger det en omfattende og tidkrevende registrerings- og rapporteringsplikt til dette saksområdet, spesielt på instituttene. Innenfor personalfeltet foregår det et administrativt dobbeltarbeid i langt større grad enn innen studie- og økonomifeltet, ettersom tilnærmet alle saker fakultetet behandler også er behandlet administrativt på instituttnivået. I tillegg er personalfeltet et område der faglige og administrative ledere i større grad involveres i den løpende driften enn innen de andre områdene.

13 Ikke fire årsverk, for disse har også andre oppgaver, blant annet knyttet til permisjoner og avslutning av arbeidsforhold. 14 Dette representerer saker, ikke personer. Det kan være flere saker knyttet til samme person.

23

I tråd med det styrkede leder- og arbeidsgiveransvaret på instituttene etter innføring av ordningen med tilsatte instituttledere, gripes det fatt i en del tyngre og krevende personalsaker enn tidligere. Denne type saker krever stor innsats fra ledere på både institutt- og fakultetsnivå og tett dialog med UiB sentralt, og er et saksområde knyttet til personalforvaltningen som krever ressurser og innsats. PAGA lønns- og personalsystem ble tatt i bruk ved UiB oktober 2008. PagaWeb (personal-portalen) er under innføring, og vil implementeres ved fakultetene i løpet av året. For fakultetet vil systemet innføres i løpet av høsten 2012. Dette vil innebære forenklinger for den enkelte ansatte blant annet i forbindelse med søknad om permisjon(er). Hvilke muligheter som ligger i dette for eventuelle administrative forenklinger og effektiviseringer gjenstår å se. Compendia utvikler og leverer brukervennlige webløsninger, innhold og rådgivning innen blant annet personal og ledelse. Compendia Stat tar utgangspunkt i lov og avtaleverk for statlig sektor. Det er bestemt at UiB skal benytte Compendia Stat tilpasset UiB, og POA i ferd med å utarbeide en medarbeiderhåndbok og planlegger en tilsvarende håndbok for ledere. Dette skal erstatte mye av denne type informasjon som per i dag finnes på Intranett, og hensikten er bedre brukervennlighet og tilgjengelighet for både ledere og medarbeidere. I tillegg vil det redusere problemet med webinformasjon som ikke er oppdatert.

24

Kap 4 Forslag til tiltak for forenklinger og forbedringer Som det framgår av kapittel 3 behandler fakultetet som helhet årlig flere hundre tilsettinger i vitenskapelige stillinger. I tillegg behandles mange titalls permisjoner, forlengelser og avslutning av tilsettingsforhold. Mens faglige ledere må involveres i utvikling av personalpolitikken, rekrutteringsstrategi og faglig innretning på de vitenskapelige stillingene, er det en målsetting for utvalget at både faglige og administrative ledere skal bruke minst mulig av sin tid på administrativ saksbehandling. Som det framgår av mandatet:

[…] kan det ikke forventes økte administrative ressurser til personalområdet. Samtidig vil det med stor sannsynlighet komme til nye personaladministrative oppgaver, nye elektroniske systemer og ytterligere krav om rapportering i årene framover. Administrative ressurser til kvalitetsforbedring, økt profesjonalisering og nye oppgaver må derfor frigjøres gjennom forenkling, rasjonalisering, optimalisering og standardisering av prosesser knyttet til drifts- og forvaltningsoppgaver med stort volum.

Det store volum av saker tilsier at stordriftsfordeler bør tilstrebes for å utnytte de personaladministrative ressursene best mulig og for raskest mulig saksbehandling. I personalforvaltningen generelt, og i tilsettingssaker spesielt, erkjenner imidlertid utvalget at ønske om standardisering og effektivisering kan stå i et motsetningsforhold til ønske om fleksibilitet i den enkelte sak. Konsekvensen er at saksbehandlere og ledere trekkes mellom faglige behov på den ene siden og sterke forvaltningsmessige føringer og mulighets-begrensninger på den andre siden. Disse kryssende hensyn oppleves internt på instituttene, men også mellom institutt- og fakultetsnivået. For å ivareta begge hensyn mener utvalget at det bør utvikles noen fastere rammer, spesielt knyttet til kunngjøring av stillinger, samtidig som det må åpnes for størst mulig grad av frihet der dette er mulig. For å oppnå legitimitet for mer standardiserte rutiner og prosesser er det avgjørende at både fakultets- og instituttnivå involveres i utviklingen av rammer og veiledninger. UiBs personalreglement for vitenskapelige stillinger og utfyllende regler/bestemmelser har ikke utviklet seg i tråd med endrede behov og nye utfordringer i samme grad som for eksempel UiO. Resultatet av dette er større begrensninger enn det som hadde vært nødvendig, og fakultetet bør bidra aktivt til endring. Fakultetet bør også arbeide aktivt for å få til endringer i rammevilkår som ligger utenfor UiB. I fakultetets strategiske plan er det vedtatt en rekke virkemidler som har som formål å støtte opp under de faglige ambisjonene fakultetet har. Flere av disse dreier seg om utvikling av hensiktsmessig forvaltning og tilpassing av administrative rutiner og saksbehandling til dagens utfordringer. Mange av utfordringene ligger i den sterke globale konkurransen om ettertraktede medarbeidere. I denne situasjonen må fakultetet framstå som en profesjonell og attraktiv arbeidsgiver, og bruke kortest mulig tid på tilsettinger samtidig som høy kvalitet i prosessene må sikres. Utvalget har hatt disse overordnede målsettingene med seg i sitt arbeid, og i det følgende foreslås en rekke tiltak for å imøtekomme intensjonene om effektivisering, kvalitetsforbedring og konkurransedyktighet i kampen om dyktige fagfolk.

25

4.1 Tilsettingsprosesser Slik utvalget ser det har fakultetet potensial for større grad av strømlinjeforming av saker som i utgangspunktet ikke er komplekse, enn det som utnyttes i dag. Ettersom tilsettingsprosesser i staten er sterkt regelstyrte, må forenkling og effektivisering i all hovedsak skje innenfor dagens rammeverk og gjennom effektivisering av egne rutiner. Fakultetet bør imidlertid også arbeide langsiktig og strategisk for å påvirke ramme-betingelsene.

4.1.1 Kunngjøring av stillinger Kunngjøring og eventuell stillingsbeskrivelse er ett av virkemidlene for å rekruttere dyktige medarbeidere. Kunngjøringen skal gi et dekkende og realistisk bilde av stillingens innhold, lønnsbetingelser og faglige forhold ved instituttet og/eller forskningsgruppen, og den legger det juridiske grunnlaget for arbeidskontrakten for den som tilsettes. Det foreligger også en rekke føringer fra FAD på hva en kunngjøring skal formidle av statlig personalpolitikk. Innhold i kunngjøringer er derfor et sentralt område innen personalforvaltningen ved fakultetet. I staten er det videre sterk kobling mellom lønn som angis i kunngjøringen, og den lønnen som kan tilbys ved tiltredelse. Lønnsjustering i løpet av tilsettingsforholdet er sterkt styrt av avtaleverket i staten. Utvalget fremmer følgende anbefalinger:

1. Dagens utlysningsmaler for de ulike stillingskategoriene bør revideres. Malene må dekke alle formalkrav, og formalkravene bør ligge fast i standardiserte elektroniske skjema. Utover dette må det være størst mulig frihetsgrad knyttet til beskrivelse av fagmiljøet og andre forhold av faglig betydning. Utvalget har påbegynt forslag til en mal for eksternt finansierte postdoktorstillinger, som kan tjene som mønster for oppbygging av kunngjøringsmaler (se appendiks) 15.

2. Instituttleder bør gis fullmakt til å endelig godkjenne kunngjøringsteksten for alle

vitenskapelige stillinger, gitt bruk av maler som sikrer ens formulering av formalkrav, og standarder for lønnsangivelse.

3. I dagens utlysningsmaler for postdoktor og stipendiat kreves det at hhv avhandling

eller masteroppgave skal være levert innen søknadsfristens utløp. Utvalget foreslår at disse formuleringene endres til: Søkere som ikke har levert avhandlingen/masteroppgaven innen søknadsfristens utløp blir normalt ikke vurdert (eller tilsvarende meningsinnhold).16

4. For ikke å skape urealistiske forventninger hos søkere, vil utvalget anbefale at følgende setning ikke inkluderes i kunngjøring av forsker- og postdoktorstillinger, om ikke særskilte grunner taler for dette: For særleg kvalifiserte søkjarar kan det verte aktuelt å vurdere høgare løn. Avgjørelsen om dette må ligge på instituttet.

15 Malen er ikke gjennomarbeidet fra utvalgets side da flere medlemmer i utvalget ikke kunne møte da denne ble behandlet/diskutert, og det heller ikke ble tid til en revidert gjennomgang i siste møte. 16 I hht nasjonal forskrift må doktorgrad være oppnådd «for ansettelse» i postdoktorstilling, og det er derfor ikke mulig å fatte vedtak om tilsetting før doktorgrad er avlagt (jfr også innstillingens avsnitt 2.9). I hht samme forskrift heter det at: «Opptak til doktorgradsprogram er et vilkår for tiltredelse i stilling som stipendiat. Endelig plan for forskerutdanning skal være godkjent og avtalefestet senest tre måneder etter tiltredelse».

26

5. I kunngjøring og stillingsbeskrivelse for professor- og førsteamanuensisstillinger bør det tas med formulering om at det forventes at den som tilsettes bidrar aktivt til å søke om prosjektmidler til forskningsgruppen. Dette må imidlertid være valgfritt og avgjøres av instituttleder.

4.1.2 Bedømmelse, innstilling og vedtak om tilsetting Dette er områder som er regulert av tjenestemannsloven, universitets- og høyskoleloven og av UiBs personalreglement for vitenskapelige stillinger og utfyllende regler/bestemmelser.

Utvalget fremmer følgende anbefalinger:

6. Det bør opprettes et tilsettingsutvalg ved fakultetet som skal behandle tilsetting i alle typer vitenskapelige stillinger ved fakultetet i tråd med regler som gjelder for slike organ. Dersom et vedtak ikke oppnår enstemmighet i tilsettingsrådet, eller dersom minst ett av medlemmene krever det, skal tilsettingssaken opp i fakultetsstyret.

7. Utvalget ser det som positivt om det blir gjennomført pilotforsøk der instituttene selv

kan foreta tilsetting i stipendiatstillinger dersom de anser dette som ønskelig og komiteens vurdering er enstemmig.

8. Fakultetet bør endre sin praksis fra tre til to sakkyndige for å bedømme søkere til

stipendiatstillinger, og fjerne kravet om eksternt medlem (kravet om kvinner i sakkyndigkomiteer er regulert i universitets- og høyskoleloven og kan ikke fravikes)17.

9. For å korte ned prosessen ved tilsetting i stipendiatstillinger, bør fakultetet søke UiB om dispensasjon fra kravet om å sende sakkyndigbedømmelsen til søkerne.

10. Postdoktorer bør kunne inngå som medlem i sakkyndigkomiteer for vurdering av søkere til stipendiatstillinger.

11. Det bør etableres en praksis der det utarbeides prosjektbeskrivelse og framdriftsplan for den enkelte postdoktor senest innen tre måneder etter tilsetting. Denne skal være vedlegg til arbeidskontrakt. (Jfr. punkt 21)

12. I tilfeller der prosjektleder/forskningsgruppeleder, av habilitets- eller andre årsaker,

ikke er medlem av sakkyndigkomiteen som vurderer søkere til stipendiat-, postdoktor- eller midlertidig forskerstilling knyttet til eget prosjekt/forskning, bør vedkommende likevel gis anledning til å delta i intervjuer, prøveforelesninger eller liknende og til å kunne uttale seg.

13. Ved tilsetting i professor- eller førsteamanuensisstilling skal instituttleders innstilling,

i henhold til UiBs retningslinjer, omtale om de som innstilles tilfredsstiller kravene til pedagogisk basiskompetanse.

14. Instituttleder bør gis fullmakt til å oppnevne sakkyndigkomiteer for

grunnbevilgningsfinansierte postdoktorstillinger, slik at det blir samme praksis som for stipendiatstillinger, midlertidige forskerstillinger og eksternt finansierte postdoktorstillinger.

17 UiBs utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat anbefaler imidlertid at ett av medlemmene oppnevnes utenfor instituttet.

27

15. Alle eksterne sakkyndigkomitemedlemmer må tilbys honorar etter POAs satser.

16. Det bør utarbeides en habilitetsveileder med anbefalt praksis, tommelfingerregler og illustrerende eksempler som vedtas av fakultetsstyret.

17. Det bør utarbeides en veileder til søkere, komitemedlemmer, innstillende myndighet og saksbehandlere knyttet til tilsetting i vitenskapelige stillinger etter modell fra tilsvarende ved UiO (appendiks18)

4.1.3 Behov for endringer i regelverk ved UiB og nasjonalt UiBs personalreglement for vitenskapelige stillinger og utfyllende regler/bestemmelser har ikke utviklet seg i tråd med nye utfordringer og behov slik som for eksempel reglementet ved UiO, som i større grad åpner for ulike alternative og forenklede tilsettingsprosesser. Her ser utvalget behov for endringer, og fakultetet bør aktivt spille inn forslag til UiBs pågående revisjon. Utvalget ser videre behov for endringer i nasjonal forskrift om postdoktorer (jfr. 2.9). Det er tidvis ønske fra fagmiljøene om kombinerte professor/førsteamanuensis utlysninger, med mulighet for å tilsette den som passer best inn i instituttets eller forskningsgruppens fagprofil ut ifra et helhetlig perspektiv. Slik reglene praktiseres ved UiB, må man i slike tilfeller rangere de som har professorkompetanse foran de som ikke har det, forutsatt personlig egnethet for stillingen. Utvalget fremmer følgende anbefaling:

18. Fakultetet må arbeide aktivt for at UiBs reglementsrevisjon fører til forenklinger

og/eller alternative prosedyrer knyttet til tilsetting i stipendiat- og postdoktorstillinger jfr. UiOs personalreglement.

19. Fakultetet må arbeide aktivt for å fjerne formuleringene om mulighet til å ettersende

vitenskapelige arbeider innen en måned etter søknadsfristen for søkere til professorater i pågående reglementsrevisjon.

20. Fakultetet må arbeide politisk for endringer i nasjonal forskrift som sier at det kun er

mulig med en postdoktorperiode ved samme institusjon. I stedet for «periode» bør antall år være avgjørende, og en løsning med inntil 6 år ved samme institusjon vil vært langt mer i tråd med dagens reelle muligheter for kvalifisering til vitenskapelige toppstillinger innen våre fagområder.

21. Fakultetet må arbeide politisk for endringer i nasjonal forskrift som pr i dag krever innsendt prosjektplan for forskningen og framdrift sammen med søknad om postdoktorstilling. Dette er ikke hensiktsmessig innen våre fagområder, da slike planer bør utarbeides i samarbeid med faglig veileder. (Jfr. punkt 11)

22. Fakultetet bør se nærmere på hvordan kombinerte professor-/ førsteamanuensis

utlysninger håndteres ved de andre universitetene, med mål om at fakultetet skal kunne foreta denne type utlysninger og velge fritt blant de søkerne arbeidsgiver, ut i

18 http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/rekruttering/orientering-tilsetting-vitenskapelig-stilling.pdf

28

fra et helhetsperspektiv, mener vil være best egnet19 (uavhengig av om søkerne har professorkompetanse eller ikke).

4.2 Permisjoner og forlengelser av åremålsperioder/arbeidskontrakt Som det framgår av kapittel 3 skjer det et betydelig administrativt arbeid knyttet til forlengelser av åremålsperioder for stipendiater og postdoktorer som følge av rettighetspermisjoner og sykefravær. Utvalget fremmer følgende anbefaling:

23. Forenkling og effektivisering av rutiner knyttet til innvilgelse av rettighetspermisjoner og forlengelser av åremålsperioder bør skje i forbindelse med implementering av PagaWeb, i samarbeid mellom fakultetet og instituttene.

4.3 Avslutning av arbeidsforhold For fast ansatte i vitenskapelig stilling skal arbeidsforholdet avsluttes ved fylte 70 år, dersom det ikke er avsluttet tidligere. De ansatte dette gjelder må imidlertid selv levere oppsigelse for å utløse de administrative rutinene knyttet til både avvikling av arbeidsforholdet og igangsetting av formaliteter knyttet til pensjonsutbetaling. Dette oppfattes som lite hensiktsmessig for de det gjelder. Det blir fra tid til annen etterlyst rutiner og retningslinjer for emeritusordningen, og det bør utvikles en felles politikk og praksis ved fakultetet. De senere år har det vært fokus på bruk av midlertidige tilsettinger i sektoren, med påfølgende oppmerksomhet knyttet til lovhjemmel for avslutning av midlertidige arbeidsforhold. Både Rindalutvalgets innstilling og universitetsstyresak 36/2012 (se kapittel 3) belyser problem-stillinger rundt disse forhold. Utvalget fremmer likevel ikke egne forslag til tiltak for avslutning av midlertidige arbeidsforhold, men vil presisere at det er av avgjørende betydning at korrekt hjemmel for midlertidig tilsetting er benyttet, for å få en ryddig prosess ved avslutning av arbeidsforholdet. Utvalget fremmer følgende anbefalinger:

24. Det bør utvikles større grad av automatiserte rutiner for avslutning av arbeidsforhold knyttet til at fast ansatte fyller 70 år. Slike rutiner bør utvikles av fakultetet og instituttene i samarbeid.

25. Instituttene bør inngå avtaler med aktive emeriti, og utvalget anbefaler at det utvikles

en felles politikk ved fakultetet. Avtalen utviklet ved Institutt for biologi kan tjene som et utgangspunkt (se appendiks).

4.4 Lønnspolitikk ved fakultetet Lønnsplassering i kunngjøringer og ved tiltredelser er et tilbakevendende område som skaper spenning, og fakultetet bør utvikle en omforent forståelse for ønsket lønnsnivå i ulike stillingskategorier.

19 Alder kan i henhold til lovverk ikke være et kriterium for vurdering av søkere.

29

26. Det bør utvikles en lønnspolitikk for fakultetet for de ulike vitenskapelige stillingene, som blant annet må ligge til grunn for lønnsangivelse i kunngjøringsmalene. Instituttene har ulike behov og utfordringer, og en lønnspolitikk ved fakultetet bør ta høyde for det.

27. Fakultetet bør arbeide for at ansatte ved fakultetet, ved overgang fra postdoktorstilling

til forskerstilling, får beholde oppnådd ansiennitet og lønnsplassering (og dermed unngår nedgang i lønn).

4.5 Forskertilsettinger Forskerstillinger er viktige for bygging av sterke forskningsgrupper ved fakultet. Denne type stillinger er også viktig for den enkelte som sikter seg inn mot en vitenskapelig karriere, ettersom en postdoktorperiode sjelden er tilstrekkelig i konkurransen om fast stilling innen våre fagområder. Videre er det slik at det for enkeltpersoner med ettertraktet kompetanse kan oppfattes som lite tilfredsstillende med midlertidige arbeidskontrakter, og det kan derfor være en utfordring å beholde de mest kvalifiserte forskerne ut tilsettingsperioden. Utvalget fremmer følgende anbefaling:

28. Fakultetsledelsen bør arbeide for at en del forskerstillinger ved fakultetet blir faste stillinger, forutsatt at disse knyttes til forskningsgrupper der det over tid viser seg å være stor evne til innhenting av eksterne midler og der forskningen holder høy internasjonal kvalitet.

4.6 Tilrettelegging for utenlandske medarbeidere ved UiB Som det framgår av kapittel 3 foregår det betydelig rekruttering fra utlandet ved fakultetet, og et flertall av de som tilsettes i de vitenskapelige stillingene er ikke norske. Stillingen som ble opprettet ved POA for å forbedre mottaket av utenlandske medarbeidere ved UiB har bidratt positivt og er til stor hjelp for instituttene. En medarbeider er imidlertid for lite til å dekke institusjonens behov. Et annet problem er mangelen på egnede utleieboliger for kort og mellomlang leie. I forbindelse med rekruttering av utenlandske medarbeidere, er det også behov og for hjelp til å finne arbeid til eventuelle ektefelle/partner, og utvalget savner en mer proaktiv politikk på dette området. Utvalget fremmer følgende anbefalinger:

29. Fakultetet må arbeide for at UiB utvider tilbudet ved POA knyttet til service for mottak av utenlandske medarbeidere.

30. Fakultetet må arbeide for at UiB etablerer et boligtilbud for utenlandske medarbeidere

som er betydelig større enn i dag, for både kortvarige og mer langvarige boforhold.

31. Fakultetet bør ta initiativ til at UiB inngår avtaler med bedrifter/institusjoner i regionen om formidling av ektefelle/partners CV med tanke på eventuell jobbmulighet.

4.7 Personaladministrativ kvalitetsutvikling Personalfeltet er i stadig utvikling, og hvordan vi lykkes med å tilpasse oss til endrede krav og forventninger og håndtere dilemmaer og kryssende interesser har konsekvenser for hvordan vi framstår både innad og utad som arbeidsgiver. Det er behov for ryddighet og saklighet i

30

forvaltningen, samtidig som det må utøves skjønn og fleksibilitet. Det er derfor spesielt viktig med et målrettet og systematisk utviklingsarbeid innen dette området. Utvalgets forslag om et personalforum som møtes jevnlig, og som systematisk diskuterer og utvikler samarbeidsformene og rutinene, vil kunne dekke noe av behovet for løpende dialog mellom fakultets- og instituttnivået på personalfeltet. I tillegg foreslår utvalget en del andre tiltak for å heve kvaliteten på det personaladministrative arbeidet. Utvalget fremmer følgende anbefaling:

32. Det bør opprettes et personalforum ved fakultetet som møtes jevnlig. En samling i året bør være i form av et utvidet seminar, og fakultetet bør sette av ressurser til dette.

33. Arbeid med vedlikehold og tilgjengeliggjøring av rutinebeskrivelser, veiledninger og

maler på norsk og engelsk må prioriteres av fakultetsadministrasjonen, og personalforumet bør brukes aktivt i dette arbeidet.

34. Informasjon om forsikringsordninger og HMS-ordninger som gjelder for emeriti, gjester, studenter og andre som oppholder seg og/eller utfører arbeid relatert til vår virksomhet, inkludert lab, felt og tokt må utarbeides på norsk og engelsk.

35. Det bør nedsettes en arbeidsgruppe som kommer med innspill til hvordan JobbNorge bedre kan tilpasses søkere til vitenskapelige stillinger.

36. Rutiner for verifisering av vitnemål/attester/dr.diplom i forbindelse med søknader til vitenskapelige stillinger må utvikles.

31

Appendiks

Om prosesstrinnene og oppgaver som ikke er beskrevet ..................................................... 32 A.1 Tilsettingsprosess – professor ................................................................................... 33 A.2 Tilsettingsprosess – førsteamanuensis ...................................................................... 34 A.3 Tilsettingsprosess – professor II ................................................................................ 35 A.4 Tilsettingsprosess – førsteamanuensis II (uten kunngjøring) .................................... 36 A.5 Tilsettingsprosess – midlertidig forskerstilling (med kunngjøring) .......................... 37 A.6 Tilsettingsprosess – midlertidig forskerstilling (engasjement på under 9 mnd) ....... 38 A.7 Tilsettingsprosess – bevilgningsfinansiert postdoktorstilling ................................... 39 A.8 Tilsettingsprosess – prosjektfinansiert postdoktorstilling ......................................... 40 A.9 Tilsettingsprosess – stipendiatstilling........................................................................ 41 A.10 Permisjon uten lønn ................................................................................................... 42 A.11 Fødselspermisjon ....................................................................................................... 42 A.12 Omsorgspermisjon med lønn i forbindelse med fødsel (pappa) ............................... 42 A.13 Ammepermisjon ........................................................................................................ 42 A.14 Omsorgspermisjon/permisjon uten lønn ................................................................... 42 A.15 Velferdspermisjon/eksamenspermisjon .................................................................... 42 A.16 Egenmelding .............................................................................................................. 43 A.17 Sykmelding og IA-oppfølging .................................................................................. 43 A.18 Varsel om opphør av midlertidig tilsettingsforhold (av over ett års varighet) .......... 43 A.19 Egen oppsigelse ......................................................................................................... 43 A.20 Avskjed i nåde ........................................................................................................... 44 A.21 Ordninger for stipendiatene i forbindelse med sykdom og omsorgspermisjon ........ 44 A.22 Forlengelse av stipendiatperioden som følge av ammepermisjon ............................ 45 A.23 Påbegynt mal for eksternt finansiert postdoktorstilling ............................................ 46 A.24 Emeriti-avtale ved Institutt for biologi ...................................................................... 48 A.25 Alle årsverk ved fakultetet pr 1. oktober 2011 - oversikt .......................................... 50 A.26 Orientering for søkere og bedømmelseskomiteer – fra UiO ..................................... 51

32

Om prosesstrinnene og oppgaver som ikke er beskrevet Det eksisterer en rekke oppgaver knyttet til personalforvaltningen på institutt- og fakultetsnivå som ikke beskrives i innstillingen eller i appendiks ettersom de ligger på siden av de områdene utvalget har valgt å fokusere på. Av oppgaver/områder som berører personalforvaltningen knyttet til de vitenskapelige stillingene, men som ikke framkommer i innstillingen, kan blant annet nevnes:

• Professor-opprykksordningen • Lokale lønnsforhandlinger • Rapportering til DBH • Rapportering om kjønnsbalanse • Rapportering om bruk av hjemler for midlertidig tilsetting • Annen personalstatistikk-rapportering • Beregning av reell tidsbruk for stipendiater (fratrukket permisjoner med mer) • Tilbakevirkende lønnsjustering for stipendiater som leverer oppgaven før

stipendiatperiodens utløp Mange flere eksempler kunne vært listet opp for å belyse at innstillingen med appendiks ikke er uttømmende når det gjelder å beskrive de gjøremål personalmedarbeiderne på instituttene og fakultetet utfører. Prosesstrinnene i A.1 - A.20 beskriver disse slik de er per i dag. Enkelte trinn/prosesser foreslås endret av utvalget (jfr. kapittel 4). Prosesstrinn må ikke forveksles med rutinebeskrivelser, da det bak mange av trinnene ligger en rekke administrative rutiner.

33

A.1 Tilsettingsprosess – professor Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for stilling Institutt2 Avklaring av finansiering, lønn (spenn) Institutt (og ev. fakultet)3 Forslag til utlysningstekst og stillingsomtale Institutt4 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte5 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og stillingsomtale Fakultet Explorer/e-post6 Kunngjøringen sendes dekanen for godkjenning og organisasjonene (inkl.

likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til orientering og ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg)

Fakultet e-post

7 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge8 Brev til inst. med oversikt kunngj.steder, hvem betaler hva, samt endelig utlysningstekst/sFakultet ePhorte9 Mottak av søknader i Jobbnorge Institutt Jobbnorge10 Bekrefter søknad mottatt (skjer automatisk i Jobbnorge) Jobbnorge11 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte12 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt13 Skrive brev til fakultetet med forslag til sakkyndigkomite Institutt ePhorte14 Forslag til sakkyndigkomite sendes dekanen til godkjenning/formell oppnevning Fakultet e-post15 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens sammeFakultet ePhorte/Jobbnorge16 Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt e-post17 Mottak av arbeider som kan ettersendes innen én måned etter s.frist (gjelder kun professoInstitutt18 Distribusjon av arbeider til sakkyndigkomiteen Institutt19 Ev. purring på vurderingen Institutt/fakultet e-post20 Mottar vurderingen Institutt (ev. fakultet)21 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte22 Mottar ev. merknader fra søkere (hvis e-post/Jobbnorge, må skannes inn i ePhorte) Institutt Jobbnorge/ePhorte23 Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte24 Mottar ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte25 Ev. tilsvar fra komiteen sendes til søker Institutt ePhorte26 Nedsetting av intern komite (jf. notat av 10. mars 2010 fra instituttledermøtet 2. mars 2010)Institutt27 Prøveforelesning Institutt28 Intervju Institutt29 Intervjunotat skrives Institutt ePhorte30 Ev. referanseintervjuer Institutt31 Mottar uttalelse fra intern komite Institutt ePhorte32 Instituttleder innstiller til fakultetet, basert på sakkyndig vurdering, prøveforelesning,

intervju og uttalelse fra intern komite og ev. referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte når der er kvinnelige søkere.

Institutt ePhorte

33 Saken forberedes for tilsettingsorganet (fakultetsstyret) Fakultet ePhorte34 Sakspapirer sendes elektronisk til fakultetsstyrets medlemmer Fakultet e-post35 Vedtak om tilsetting fattes i fakultetsstyremøte Fakultet36 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet37 Skriftlig tilbud om stilling (svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er innstilt på fø Fakultet ePhorte38 Ev. forhandling om lønn etter initiativ fra søker Tilsatt/institutt/fakultet39 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes Fakultet ePhorte40 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er tils Fakultet ePhorte41 Undertegnet arbeidsavtale mottas fra den tilsatte Fakultet ePhorte42 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA43 Honorering av sakyndigkomitemedlemmer (skjemaet div. lønnsgodtgjørelser mm. sendes Fakultet Explorer44 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

34

A.2 Tilsettingsprosess – førsteamanuensis Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for stilling Institutt2 Avklaring av finansiering, lønn (lønnsramme) Institutt (og ev. fakultet)3 Forslag til utlysningstekst og stillingsomtale Institutt4 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte5 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og stillingsomtale Fakultet/institutt Explorer/e-post6 Kunngjøringen sendes organisasjonene (inkl. likestillingskomiteen

v/likestillingsrådgiver) for ev. kommentarer og dekanen for godkjenning (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-post

7 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge8 Brev til inst. med oversikt kunngj.steder, hvem betaler hva, samt endelig

utlysningstekst/stillingsomtale Fakultet ePhorte9 Mottak av søknader i Jobbnorge Institutt Jobbnorge10 Bekrefter søknad mottatt (skjer automatisk i Jobbnorge) Jobbnorge11 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte12 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt13 Skrive brev til fakultetet med forslag til sakkyndigkomite Institutt ePhorte14 Kunngjøringen sendes dekanen for godkjenning + organisasjonene (inkl.

likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til orientering og for ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-post

15 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens sammensetning Fakultet ePhorte/Jobbnorge

16 Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt e-post17 Ev. purring på vurderingen Instituttt/fakultet e-post18 Mottar vurderingen Institutt (ev. fakultet) e-post19 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte20 Mottar ev. merknader fra søkere (hvis e-post/Jobbnorge, må skannes inn i ePhorte) Institutt Jobbnorge/ePhorte21 Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte22 Mottar ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte23 Ev. tilsvar fra komiteen sendes til søker Institutt ePhorte24 Nedsetting av intern komite (jf. notat av 10. mars 2010 fra instituttledermøtet 02.03.2010) Institutt25 Prøveforelesning Institutt26 Intervju Institutt27 Intervjunotat skrives Institutt ePhorte28 Ev. referanseintervjuer Institutt29 Mottar uttalelse fra intern komite Institutt ePhorte30 Instituttleder innstiller til fakultetet, basert på sakkyndig vurdering, prøveforelesning,

intervju, uttalelse fra intern komite og ev. referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte når der er kvinnelige søkere. Institutt ePhorte

31 Saken forberedes for tilsettingsorganet (fakultetsstyret) Fakultet ePhorte32 Sakspapirer sendes elektronisk til fakultetsstyrets medlemmer Fakultet e-post33 Tilsettingsvedtak fattes i fakultetsstyremøte Fakultet34 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet35 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er

innstilt på førsteplass Fakultet ePhorte36 Ev. forhandling om lønn Tilsatt/institutt/fakultet37 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes Fakultet ePhorte38 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er

tilsatt Fakultet ePhorte39 Undertegnet arbeidsavtale mottas fra den tilsatte Fakultet ePhorte40 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA41 Honorering av sakyndigkomitemedlemmer Fakultet Explorer42 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

35

A.3 Tilsettingsprosess – professor II Tabellen under dekker prosessen enten tilsetting skjer etter kunngjøring eller ikke. Stillingene kunngjøres imidlertid svært sjelden. Prosessen vil også variere avhengig av om den som skal tilsettes allerede er vurdert å inneha professorkompetanse eller ikke.

Prosesstrinn Utføres av Adm. system1 Identifisering av behov for II-stilling/kandidat Institutt2 Avklaring av finansiering (lønnsspenn) (finansieringskilde) Institutt (og ev. fakultet)3 Personalmappe opprettes i ePhorte dersom navngitt person skal tilsettes (uten utlysing) Institutt ePhorte4 Forslag til stillingsomtale Institutt ePhorte5 Stillingsomtalen kvalitetssikres og sendes dekanen for godkjenning Fakultet e-post

Professor II-stillinger lyses normalt ikke ut ved MN-fak. (kun 1 gang i løpet av en 25-årsperiode)

6 Forslag til utlysingstekst og stillingsomtale Institutt7 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte8 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og stillingsomtale Fakultet Explorer/e-post9 Kunngjøringen sendes dekanen for godkjenning og organisasjonene (inkl.

likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til orientering og ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-post

10 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge11 Brev til inst. med oversikt kunngj.steder, hvem betaler hva, samt endelig

utlysningstekst/stillingsomtale Fakultet ePhorte12 Mottak av søknader i Jobbnorge Institutt Jobbnorge13 Bekrefte søknad mottatt (skjer automatisk i Jobbnorge) Institutt Jobbnorge14 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte15 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt16 Skriver brev til fakultetet med forslag til sakkyndigkomite Institutt ePhorte17 Forslag til sakkyndigkomite sendes dekanen for godkjenning/formell oppnevning Fakultet e-post18 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen, og søkerne får brev om komiteens

sammensetning Fakultet ePhorte/Jobbnorge19 Sakkyndigkomiteen gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt20 Ev. purring på vurderingen Institutt/fakultet e-post21 Mottar sakkyndigkomiteens vurdering Institutt (ev. fakultet)22 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte23 Mottar ev. merknader fra søkere (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt Jobbnorge/ePhorte24 Ev. merknader sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte25 Mottar ev. tilsvar fra komiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte26 Ev. nedsetting av intern komite Institutt27 Ev. prøveforelesning Institutt28 Ev. intervju Institutt29 Ev. referanseintervjuer Institutt30 Ev. intervjunotat skrives Institutt ePhorte31 Mottar uttalelse fra intern komite Institutt ePhorte

Dersom det innstilles en navngitt person for tilsetting uten utlysing, og vedkommende ikke har dokumentert professorkompetanse, gjelder noen av punktene 6 - 31 og 43 -44

32 Instituttleder innstiller basert på sakkyndig vurdering, ev. prøveforelesning, ev. intervju og uttalelse fra intern komite og ev. referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte. Institutt ePhorte

33 Saken forberedes for tilsettingsorganet (fakultetsstyret) Fakultet ePhorte34 Sakspapirer sendes til elektronisk til fakultetsstyrets medlemmer Fakultet e-post35 Tilsettingsvedtak fattes i fakultetsstyremøte Fakultet36 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet37 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes aktuell

kandidat/den som er innstilt på førsteplass Fakultet ePhorte38 Ev. forhandling om lønn Tilsatt/institutt/fakultet39 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes (dersom

stillingen har vært lyst ut) Fakultet ePhorte40 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er

tilsatt Fakultet ePhorte41 Undertegnet arbeidsavtale mottas fra den tilsatte Fakultet ePhorte42 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA43 Honorering av sakyndigkomitemedlemmer Fakultet Explorer44 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge

Hvis innstilling av navngitt person skal tilsettes uten forutgående kunngjøring, foretas bedømmelse på en av følgende 3 måter:1) vurdering av instituttintern fagkomite (hvis vedk. kan dokumentere professorkompetanse)2) vurdering av bedømmelseskomite, sammensatt som for full professor (hvis vedk. ikke kan dokumentere professorkompetanse)3) instituttleder utdyper kandidatens faglige kvalifikasjoner (hvis vedk. har hovedstilling som professor innen samme fagområde)

36

A.4 Tilsettingsprosess – førsteamanuensis II (uten kunngjøring) Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for II-stilling/kandidat Institutt2 Avklaring av finansiering (lønnsramme) (finansieringskilde) Institutt (og ev. fakultet)3 Personalmappe opprettes i ePhorte (når det skal tilsettes navngitt person, uten utlysing) Institutt ePhorte4 Forslag til stillingsomtale utformes Institutt ePhorte5 Forslag til stillingsomtale kvalitetssikres og sendes dekanen for godkjenning Fakultet e-post6 Instituttintern fagkomite nedsettes for å vurdere kandidaten iht. stillingsomtalen Institutt7 Vurdering fra intern fagkomite mottas Institutt ePhorte8 Instituttleder innstiller til fakultetet Institutt ePhorte9 Saken forberedes for tilsettingsorganet (fakultetsstyret) Fakultet ePhorte10 Sakspapirer sendes elektronisk til fakultetsstyrets medlemmer Fakultet e-post11 Tilsettingsvedtak fattes i fakultetsstyremøte Fakultet12 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Fakultet13 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes kandidaten Fakultet ePhorte14 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas Fakultet ePhorte15 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er

tilsatt Fakultet ePhorte16 Undertegnet arbeidsavtale mottas fra den tilsatte Fakultet ePhorte17 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

37

A.5 Tilsettingsprosess – midlertidig forskerstilling (med kunngjøring) Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for stilling i prosjekt Institutt2 Avklaring av lønn Institutt (og ev. fakultet)3 Utforming av utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale Institutt4 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte5 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale Fakultet Explorer/e-post6 Kunngjøringen sendes organisasjonene (inkl. likestillingskomiteen

v/likestillingsrådgiver) til orientering og for ev. kommentarer 7 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge8 Brev til inst. med oversikt over kunngj.steder, vedlagt endelig utlysning/stillingsomtale Fakultet ePhorte9 Mottak av søknader i Jobbnorge Institutt Jobbnorge10 Bekrefter søknad mottatt (skjer automatisk i jobbnorge) Jobbnorge11 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte12 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt13 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens

sammensetning Institutt ePhorte/Jobbnorge14 Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt15 Distribusjon av arbeider til sakkyndigkomiteen Institutt16 Ev. purring på vurderingen Institutt e-post17 Mottar vurderingen Institutt ePhorte18 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte19 Mottar ev. merknader fra søkere (hvis e-post/Jobbnorge, må skannes inn i ePhorte) Institutt Jobbnorge/ePhorte20 Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte21 Mottar ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte22 Ev. tilsvar fra komiteen sendes til søker Institutt ePhorte23 Ev. intervju Institutt24 Ev. intervjunotat skrives Institutt ePhorte25 Ev. referanseintervjuer Institutt26 Instituttleder innstiller til fakultetet, basert på sakkyndig vurdering, ev. intervju og

uttalelse fra intern komite og ev. referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte. Institutt ePhorte

27 Saken forberedes for tilsettingsorganet (tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger) Fakultet ePhorte

28 Sakspapirer sendes elektronisk til tilsettingsrådets medlemmer, som gis en svarfrist på 3 dager. Fakultet e-post

29 Tilsettingsrådets vedtak (medlemmenes svar) legges på saken i ePhorte Fakultet ePhorte30 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet31 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er

innstilt på førsteplass Fakultet ePhorte32 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet33 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes Fakultet/institutt ePhorte34 Sender utfylt skjema for tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet til fakultetet Institutt ePhorte35 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er

tilsatt Fakultet ePhorte36 Erklæring om overdragelse av rettigheter legges ved til den som er tilsatt i NFR- eller EU-

finansert stilling. Fakultet ePhorte37 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA38 Undertegnet arbeidsavtale og ev. erklæring om overdragelse av rettigheter mottas fra

den tilsatte Fakultet ePhorte39 Honorering av sakkyndigkomitemedlemmer (skjemaet div. lønnsgodtgjørelser mm.

sendes til lønnskontoret) Institutt40 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

38

A.6 Tilsettingsprosess – midlertidig forskerstilling (engasjement på under 9 mnd)

Prosesstrinn Utføres av Adm. system1 Identifisering av behov for stilling i prosjekt Institutt2 Avklaring av lønn Institutt (og ev. fakultet)3 Personalmappe opprettes i ePhorte Institutt ePhorte4 Instituttleder anmoder fakultetet om tilsetting og sender skjema for tilsetting i

eksterntfinansiert virksomhet + opplysningsskjema, CV, vitnemål mm. for den som skal tilsettes

Institutt ePhorte5 Tilsettingsbrev og arbeidsavtale (undertegnet av fakultetsdirektør) sendes til den som

skal tilsettes Fakultet ePhorte6 Erklæring om overdragelse av rettigheter sendes til den som skal tilsettes i EU- eller NFR-

finansiert stilling Fakultet ePhorte7 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA8 Undertegnet arbeidsavtale/erklæring om overdragelse av rettigheter mottas fra den

tilsatte Fakultet ePhorte

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

39

A.7 Tilsettingsprosess – bevilgningsfinansiert postdoktorstilling Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for stilling Institutt2 Avklaring av lønn Institutt (og ev. fakultet)3 Forslag til utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale Institutt4 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte5 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale Fakultet Explorer/e-post6 Kunngjøringen sendes dekanen til godkjenning og organisasjonene (inkl.

likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til orientering og for ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-post

7 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge8 Brev til inst. med oversikt over kunngj.steder samt endelig utlysning/stillingsomtale Fakultet ePhorte9 Mottak av søknader i Jobbnorge Institutt Jobbnorge10 Bekrefter søknad mottatt (skjer automatisk i Jobbnorge) Jobbnorge11 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte12 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt13 Skrive brev til fakultetet med forslag til sakkyndigkomite Institutt ePhorte14 Forslag til sakkyndigkomite sendes dekanen til godkjenning/formell oppnevning Fakultet e-post15 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens

sammensetning Fakultet ePhorte/Jobbnorge16 Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt Jobbnorge17 Distribusjon av arbeider til sakkyndigkomiteen Institutt18 Ev. purring på vurderingen Institutt e-post19 Mottar vurderingen Institutt (ev. fakultet) e-Phorte20 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte21 Mottar ev. merknader fra søkere Institutt Jobbnorge/ePhorte22 Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte23 Mottar ev. tilsvar fra komiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte24 Ev. tilsvar fra komiteen sendes til søker Institutt ePhorte25 Ev. prøveforelesning Institutt26 Ev. intervju Institutt27 Ev. intervjunotat skrives Institutt ePhorte28 Ev. referanseintervjuer Institutt29 Instituttleder innstiller til fakultetet, basert på sakkyndig vurdering, prøveforelesning,

ev. intervju og uttalelse fra intern komite og ev. referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte. Institutt ePhorte

30 Saken forberedes for tilsettingsorganet (tilsettingsådet for forsker- og rekrutteringsstillinger) Fakultet ePhorte

31 Sakspapirer sendes elektronisk til tilsettingsrådets medlemmer, som gis en svarfrist på 3 dager Fakultet e-post (fra aug.-12)

32 Tilsettingsrådets vedtak (medlemmenes svar) legges på saken i ePhorte Fakultet ePhorte33 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet34 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er

innstilt på førsteplass Fakultet ePhorte35 Ev. forhandling om lønn Tilsatt/institutt/fakultet36 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes Fakultet/institutt ePhorte37 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er

tilsatt Fakultet ePhorte38 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA39 Undertegnet arbeidsavtale mottas fra den tilsatte Fakultet40 Honorering av sakkyndigkomitemedlemmer (skjemaet div. lønnsgodtgjørelser mm.

sendes til lønnskontoret) Fakultet41 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

40

A.8 Tilsettingsprosess – prosjektfinansiert postdoktorstilling Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for stilling i prosjekt Institutt2 Avklaring av lønn Institutt (og ev. fakultet)3 Forslag til utlysningstekst og ev. stillingsomtale Institutt4 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte5 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og eventuelt stillingsomtale Fakultet/institutt Explorer/e-post6 Kunngjøringen sendes organisasjonene (inkl. likestillingskomiteen

v/likestillingsrådgiver) til orientering og for ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-post7 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge8 Brev til inst. med oversikt over kunngj.steder, samt endelig utlysningstekst/ev.

stillingsomtale Fakultet ePhorte9 Mottak av søknader i Jobbnorge Institutt Jobbnorge10 Bekrefter søknad mottatt (automatisk) Jobbnorge11 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte12 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt13 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens

sammensetning Institutt ePhorte/Jobbnorge14 Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt15 Distribusjon av arbeider til sakkyndigkomiteen Institutt16 Ev. purring på vurderingen Institutt e-post17 Mottar vurderingen Institutt ePhorte18 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte19 Mottar ev. merknader fra søkere Institutt Jobbnorge/ePhorte20 Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte21 Mottar ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen (hvis e-post, må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte22 Ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen sendes til søker Institutt ePhorte23 Ev. prøveforelesning Institutt24 Ev. intervju Institutt25 Ev. intervjunotat skrives Institutt ePhorte26 Ev. referanseintervjuer Institutt27 Instituttleder innstiller til fakultetet, basert på sakkyndig vurdering, ev.

prøveforelesning, intervju og referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte når der er kvinnelige søkere. Institutt ePhorte

28 Saken forberedes for tilsettingsorganet (tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger) Fakultet ePhorte

29 Sakspapirer sendes elektronisk til tilsettingsrådets medlemmer, som gis en svarfrist på 3 dager. Fakultet e-post (fra aug.-12)

30 Tilsettingsrådets vedtak (medlemmenes svar) legges på saken i ePhorte Fakultet ePhorte31 Eventuell dialog mellom instituttleder og fakultet om lønnstilbud Institutt/fakultet32 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er

innstilt på førsteplass Fakultet ePhorte33 Ev. forhandling om lønn Tilsatt/institutt/fakultet34 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes Fakultet/institutt ePhorte35 Sender utfylt skjema for tilsetting i eksterntfinansiert virksomhet til fakultetet Institutt ePhorte36 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er

tilsatt Fakultet ePhorte37 Erklæring om overdragelse av rettigheter legges ved til den som er tilsatt i NFR- eller EU-

finansiert stilling. Fakultet ePhorte

38 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA39 Undertegnet arbeidsavtale og ev. erklæring om overdragelse av rettigheter mottas fra

den tilsatte Fakultet40 Honorering av sakkyndigkomitemedlemmer (skjemaet div. lønnsgodtgjørelser mm.

sendes til lønnskontoret) Institutt41 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge

Ved tilsetting av utlendinger har instituttene en del oppgaver i forbindelse med registrering hos politiets utlendingsseksjon/oppholdstillatelse/D-nr./skattekort osv. http://www.uib.no/poa/en/field-of-work/internationalisationGjennom hele saksprosessen foretar post/arkivpersonalet og saksbehandlerne på institutt- og fakultetsnivå diverse operasjoner i ePhorte: 1) Avskrivning av journalposter 2) Journalføring 3) Ferdigstilling av saker

41

A.9 Tilsettingsprosess – stipendiatstilling Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Identifisering av behov for stilling Institutt2 Avklaring av finansiering Institutt (og ev. fakultet)3 Forslag til utlysningstekst og ev. stillingsomtale Institutt4 Anmodning om kunngjøring, kunngjøringsmåter/-steder (brev fra institutt til fakultet) Institutt ePhorte5 Kvalitetssjekk av utlysningstekst og ev. stillingsomtale Fakultet Explorer/e-post

Bevilgningsfinansierte stillinger6 Kunngjøringen sendes dekanen for godkjenning + organisasjonene (inkl.

likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til orientering og for ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-postEksterntfinansierte stillinger

7 Kunngjøringen sendes organisasjonene (inkl. likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver) til orientering og for ev. kommentarer (merknadsfrist 3 dg) Fakultet e-post

8 Kunngjøringen effektueres etter avklaring av hvor kunngjøre og hvem som betaler Fakultet Jobbnorge9 Brev til inst. med oversikt over kunngj.steder, vedlagt endelig utlysning/ev.

stillingsomtale Fakultet ePhorte10 Mottak av søknader i Jobborge Institutt Jobbnorge11 Bekrefter søknad mottatt (skjer automatisk i Jobbnorge) Jobbnorge12 Offentlig og utvidet søkerliste genereres i Jobbnorge og lastes inn på saken i ePhorte Institutt Jobbnorge/ePhorte13 Finne medlemmer til sakkyndigkomite (sjekke habilitet) Institutt14 Oppnevningsbrev skrives til sakkyndigkomiteen og søkerne får brev om komiteens

sammensetning Institutt ePhorte/Jobbnorge15 Sakkyndigkomite gis tilgang til søknadsinformasjon i Jobbnorge Institutt Jobbnorge16 Ev. purring på vurderingen Institutt e-post17 Mottar vurderingen Institutt 18 Vurderingen kvalitetssjekkes og sendes søkerne med merknadsfrist (14 dg) Institutt Jobbnorge/ePhorte19 Mottar ev. merknader fra søkere (hvis e-post/Jobbnorge, må skannes inn i ePhorte) Institutt Jobbnorge/ePhorte20 Mottar ev. tilsvar fra komiteen (hvis e-post må skannes inn i ePhorte) Institutt ePhorte21 Ev. merknader fra søkere sendes sakkyndigkomiteen for ev. tilsvar Institutt Jobbnorge/ePhorte22 Ev. tilsvar fra sakkyndigkomiteen sendes til søker Institutt ePhorte23 Ev. oppnevning av intern komite Institutt24 Ev. intervju Institutt25 Ev. intervjunotat skrives Institutt ePhorte26 Ev. referanseintervjuer Institutt27 Mottar uttalelse fra intern komite Institutt ePhorte28 Instituttleder innstiller til fakultetet, basert på sakkyndig vurdering, ev. intervju, ev.

uttalelse fra intern komite og ev. referanseintervju. Likestillingsrådgiver skal stå som mottaker av instituttleders innstilling i ePhorte. Institutt ePhorte

29 Saken forberedes for tilsettingsorganet (tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger) Fakultet ePhorte

30 Tilsettingsrådet skal godkjenne at den/de innstilte oppfyller fakultetets formelle krav for opptak til ph.d.-studiet. Vitnemål av bachelorgrad og mastergrad med karakterutskrifter sendes fakultetets studieseksjon til vurdering. *) Fakultet

31 Sakspapirer sendes elektronisk til tilsettingsrådets medlemmer, som gis en svarfrist på 3 dager. Fakultet e-post

32 Tilsettingsrådets vedtak (medlemmenes svar) legges på saken i ePhorte Fakultet ePhorte33 Skriftlig tilbud om stilling (inkl. svarskjema/opplysningsskjema) sendes den som er

innstilt på førsteplass Fakultet ePhorte34 Utfylt svarskjema/opplysningsskjema mottas og personalmappe opprettes Fakultet ePhorte35 Sender bekreftelse på tiltredelse, ev. skjema for tilsetting i eksterntfinansiert

virksomhet, til fakultetet Institutt ePhorteBevilgningsfinansierte stillinger

36 Arbeidsavtale og kontrakt om overdragelse av rettigheter til universitetet settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren, og sendes til den som er tilsatt. Fakultet ePhorteEksterntfinansierte stillinger

37 Arbeidsavtale settes opp, undertegnes av fakultetsdirektøren og sendes til den som er tilsatt. Erklæring om overdragelse av rettigheter legges ved til den som er tilsatt i NFR- eller EU-finansiert stilling. Fakultet ePhorte

38 Registrering av lønns- og personaldata i PAGA Fakultet PAGA39 Undertegnet arbeidsavtale og ev. erklæring mottas fra den tilsatte og skannes i ePhorte Fakultet ePhorte40 Avslagsbrev til de øvrige søkerne / ev. retur av vitenskapelige arbeider Institutt Jobbnorge41 Honorering av sakyndigkomitemedlemmer (skjemaet div. lønnsgodtgjørelser mm.

sendes til lønnskontoret) Institutt*) I retningslinjene for ph.d.-utdanningen ved Mat.nat.fak. står det bl.a. "..fakultetets tilsettingsorgan skal godkjenne opptakgrunnlaget i

forbindelse med tilsetting til stipendiatstilling. Dette innebærer at komitéer for bedømmelse til stipendiatstillinger/innstillende myndighet bør ta kontakt med instituttet og/eller fakultetet som kan bistå når det gjelder vurdering av omfang og nivå dersom det foreslås å innstille søkere som har utradisjonelle utdanninger, normalt utenlandske.

42

A.10 Permisjon uten lønn Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar begrunnet søknad om permisjon uten lønn Institutt ePhorte2 Vurderer søknaden, og kommer med anbefaling om vedtak Institutt ePhorte3 Saken forberedes for vedtak Fakultet ePhorte4 Brev om innvilgelse (ev. avslag) skrives til søker Fakultet ePhorte5 Registrering av permisjon Fakultet PAGA6 Mottar ev. tilbakemelding om vedkommende gjeninntrer i stillingen eller ikke (kan være

muntlig)Institutt/fakultet ePhorte

A.11 Fødselspermisjon Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar søknad om fødselspermisjon Institutt ePhorte2 Godkjenner søknad om fødselspermisjon Institutt ePhorte3 Kvalitetsjekk av søknaden (tidsrom for perm, nødvendige vedlegg etc) Fakultet4 Brev til arbeidstaker (kopi institutt + lønn) Fakultet ePhorte5 Registrering av data Fakultet PAGA6 Registrering av forlenget tilsetting (dersom stipendiat/postdoktor) Fakultet PAGA

A.12 Omsorgspermisjon med lønn i forbindelse med fødsel (pappa) Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar søknad om omsorgspermisjon Institutt ePhorte2 Godkjenner søknad om omsorgspermisjon Institutt ePhorte3 Kvalitetsjekk av søknaden (tidsrom for perm, nødvendige vedlegg etc) Fakultet4 Brev til arbeidstaker (kopi institutt) Fakultet ePhorte5 Registrering av data Fakultet PAGA6 Registrering av forlenget tilsetting (dersom stipendiat/postdoktor) Fakultet PAGA

A.13 Ammepermisjon Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar søknad om ammepermisjon Institutt ePhorte2 Innvilger søknad om ammepermisjon Institutt ePhorte3 Kopi av innvilget søknad sendes fakultetsadministrasjonen Institutt ePhorte4 Registrering av innvilget permisjon Fakultet PAGA

A.14 Omsorgspermisjon/permisjon uten lønn Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar begrunnet søknad om omsorgspermisjon/permisjon uten lønn Institutt ePhorte2 Anbefaler søknad om omsorgspermisjon Institutt ePhorte3 Kvalitetsjekk av søknaden (nødvendige vedlegg etc) Fakultet4 Brev til arbeidstaker (kopi institutt + lønn) Fakultet ePhorte5 Registrering fravær Fakultet PAGA6 Registrering permisjon Fakultet PAGA7 Evt tilbakemelding om arbeidstaker gjeninntrer i stillingen eller ikke Institutt/fakultet ePhorte

A.15 Velferdspermisjon/eksamenspermisjon Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar begrunnet søknad om permisjon Institutt ePhorte2 Godkjenner søknad om velferdspermisjon/eksamensspermisjon Institutt3 Fyller inn permisjoner pr mnd i skjema "Melding om sykefravær, velferdspermisjon og

eksamenspermisjon" (ref prosesstrinn Egenmeldinger)Institutt

4 Sender utfylt "Melding om sykefravær, velferdspermisjon og eksamenspermisjon" (ref prosesstrinn velferdspermisjon og eksamenspermisjon)

Institutt

5 Registrerer fravær Fakultet PAGA

43

A.16 Egenmelding Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar melding om fravær Institutt2 Fyller ut egenmeldingsskjema Institutt3 Kvalitetssikre utfylt egenmeldingsskjema Institutt4 Oversender egenmeldinger Institutt5 Kvalitetssikrer egenmeldinger og gir evt. tilbakemelding til instituttet Fakultet6 Fyller inn antall egenmeldinger pr mnd i skjema "Melding om sykefravær,

velferdspermisjon og eksamenspermisjon" Institutt

7 Sender utfylt "Melding om sykefravær, velferdspermisjon og eksamenspermisjon" (ref prosesstrinn velferdspermisjon og eksamenspermisjon)

Institutt

8 Registrering av fravær Fakultet PAGA

A.17 Sykmelding og IA-oppfølging Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar sykemelding Institutt2 Påser at blankett D pkt. 8 Egenerklæring er fylt ut og signert av arbeidestaker Institutt3 Oversender sykemelding til fakultet Institutt4 Kvalitetssjekker sykemelding Fakultet5 Registrering av data Fakultet PAGA

Ekstra prosesstrinn ved lengre sykefravær (IA-oppfølging):6 Oppfølgingssamtale med arbeidstaker( senest etter 4 ukers sykemelding) Institutt7 Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med arbeidstaker Institutt NAV sine nettsider8 Registrere planen med kopi til fakultet og HMS seksjonen Institutt ePhorte9 Sende plan til sykemelder Institutt10 Dialogmøte 1 mellom arbeidgiver, arbeidstaker, sykemelder og HMS seksjonen (senest

etter 7 uker) Institutt11 Evt oppfølging av tiltak12 Utarbeide rapport og oppdatert oppfølgingsplan Institutt NAV sine nettsider13 Registrere rapport og oppdatert oppfølgingsplan med kopi til fakultet og HMS seksjonen Institutt ePhorte14 Sende rapport med oppdatert oppfølgingsplan til NAV Institutt Altinn/Post15 Dialogmøte 2 mellom NAV, sykemelder, arbeidsgiver og arbeidstaker (NAV kaller inn) Institutt16 Skriver referat fra Dialogmøte 2 NAV17 Sender kopi av referat fra Dialogmøte 2 til arbeidstaker og institutt NAV18 Registrerer referat fra Dialogmøte Institutt ePhorte19 Underveis i prosessen, vurdere om fakultetet bør trekkes inn Institutt20 Evt videre oppfølging Institutt

A.18 Varsel om opphør av midlertidig tilsettingsforhold (av over ett års varighet)

Prosesstrinn Utføres av Adm. system1 Utarbeider tabell med oversikt over midlertidige tilsatte med sluttdato i nær framtid Fakultet2 Tabell sendes instituttene Fakultet epost3 Kontrollerer tabellene og gir tilbakemelding om eventuelle merknader til opplysningene Institutt epost4 Varselbrev sendes arbeidstaker med kopi til institutt Fakultet ePhorte5 Ekstra prosesstrinn for stipendiater, postdoktorer og forskere: Påse at det tas ut

lovbestemt ferie før arbeidsforholdet avsluttes Institutt6 Skjemaet "Opplysninger ved fratredelse av stilling" fylles ut og sendes lønn med kopi til

fakultetet Institutt ePhorte7 Registrering av data Fakultet PAGA

A.19 Egen oppsigelse Prosesstrinn Utføres av Adm. system

1 Mottar melding om oppsigelse Institutt ePhorte2 Godkjenner oppsigelse Institutt ePhorte3 Brev til arbeidstaker med kopi til institutt + lønn Fakultet ePhorte4 Registrering av oppsigelse Fakultet PAGA5 Skjemaet "Opplysninger ved fratredelse av stilling" fylles ut av søker/inst.adm. og sendes

lønn med kopi fakultetInstitutt ePhorte

44

A.20 Avskjed i nåde

Prosesstrinn Utføres av Adm. system1 Avskjedssøknad mottas Institutt ePhorte2 Oversender søknaden til fakultetet (instituttet tar til etterretning ……….) Institutt ePhorte3 Oversender søknaden til POA med ev. tilleggsopplysninger vedlagt

utnevn.dokument/bestallingFakultet ePhorte

4 Ber departementet om at søker får avskjed i nåde fra sitt embete med virkning fra dd.mm.åååå

POA ePhorte

5 Mottar avskjedsdokument fra departementet POA ePhorte6 Sender avskjedsdokument til søker POA ePhorte7 Skjemaet "Opplysninger ved fratredelse av stilling" fylles ut av søker/inst.adm. og sendes

lønn med kopi fakultetInstitutt ePhorte

8 Registrering i PAGA Fakultet PAGA

Embetsmenn (professorer utnevnt før 1.1.1990) søker Kongen om avskjed ett år før fratreden

A.21 Ordninger for stipendiatene i forbindelse med sykdom og omsorgspermisjon

45

A.22 Forlengelse av stipendiatperioden som følge av ammepermisjon

46

A.23 Påbegynt mal for eksternt finansiert postdoktorstilling Som det framkommer i kapittel 4 mener utvalget at det bør utformes elektroniske skjema for kunngjøring av de ulike vitenskapelige stillingskategoriene, der enkelte av feltene er frie for utfylling på instituttnivå, mens de øvrige feltene ikke kan endres. Men som det også framkommer er endelig ordlyd i denne malen (som var tenkt å være veiledende for utvikling av resterende maler) ikke ferdigbehandlet av utvalget. De grå feltene i kunngjøringsmalen under er tenkt fylt ut av instituttet. Den øvrige teksten er tenkt å ligge fast. Postdoktor ved Institutt for […………………………………]. Ved Institutt for […………………………] (lenke til nettside) ved Det matematisk naturvitskaplege fakultet, er det ledig ei stilling som postdoktor for ei periode på […] år Stillinga er knytt til [forskingsgruppa …………. (lenke til nettside)], leia av ……………………….] og inngår i det [……]-finansierte prosjektet [«…………………………».] [Kort omtale av prosjektet/målsettinga med prosjektet ] Arbeidsoppgåver [Du vil arbeide med………………….] [I stillinga kan det inngå kortare forskingsopphald i utlandet.] Kvalifikasjonskrav Avlagt doktorgrad i [relevant fagområde] [Erfaring frå……………..] [Kunnskap om………………..] [Kompetanse i………………] [Har arbeidd med …………….] [Kan nytte munnleg og skriftleg engelsk / Ha gode språkkunnskapar i ………] Dersom du ikkje har levert doktoravhandlinga for godkjenning innan søknadsfristen går ut, vil du normalt ikkje verte vurdert for stillinga. [Du må vere sjølvstendig, initiativrik, motivert for stillinga og ansvarsmedviten. Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner er naudsynt.] Utfyllande opplysningar om stillinga kan du få ved å vende deg til [………], telefon […….]/e-post […………….]. Søknad Send søknad og vedlegg ved å klikke på SØK STILLINGEN (søknad pr. e-post vert ikkje vurdert) Søknaden må innehalde:

• Ei kort utgreiing om forskingsinteresser og motivasjon for stillinga • Kontaktinformasjon til minst to referansar

Følgjande må leggjast ved søknaden i pdf-format:

• CV (inkl. fullstendig oversikt over utdanning, praksis, pedagogisk verksemd, administrativ erfaring og eventuelt anna kvalifiserande verksemd)

47

• Kopi av vitnemål og attestar (vitnemål frå utlandet må leggjast ved på originalspråk med ei autorisert oversetjing til engelsk)

• Liste over vitskaplege arbeid [framhev dei arbeida det skal leggjast særleg vekt på ved vurderinga, og legg inn lenkje til desse eller last opp PDF-filane]

Søknaden skal merkast: Søknadsfrist: Vi kan tilby

• [Varierte og utfordrande arbeidsoppgåver i eit spennande og internasjonalt miljø] • [Eit godt fagleg og sosialt miljø] • Løn etter lønssteg 57 ved tilsetjing (vidare opprykk etter tenesteansiennitet i stillinga) • [For særskilt kvalifiserte søkjarar kan det vurderast høgare løn (bør som hovudregel

ikkje med)] • Gode pensjonsordningar • Gode velferdstilbod • Les meir om kva UiB kan tilby: http://www.uib.no/poa/karriere-ved-uib.

Generell informasjon Hovudformålet med ei postdoktorstilling er å bygge vitskapleg kompetanse for kvalifisering for arbeid i faglege toppstillingar. I fylgje nasjonal forskrift kan same person vere tilsett kun ein periode som postdoktor ved same institusjon. Den som vert tilsett må rette seg etter dei retningslinjene som til ei kvar tid gjeld for stillinga. Staten som arbeidsgiver legg vekt på mangfald. Vi oppmodar difor alle som er kvalifiserte, om å søkje stillinga utan omsyn til kjønn, alder, funksjonshemming eller kulturell bakgrunn. Universitetet i Bergen ønskjer fleire kvinner i vitskaplege stillingar, og kvinner vert spesielt oppmoda om å søkje. Universitetet i Bergen nytter meirinnsyn ved tilsetjing i vitskaplege stillingar. Informasjon om at du er søkjar kan difor inkluderast i den offentlige søkjarlista, sjølv om du skulle be om konfidensiell behandling. Dersom di oppmoding ikkje vert følgt, vert du varsla om dette og har høve til å trekkje søknaden.

48

A.24 Emeriti-avtale ved Institutt for biologi

49

50

A.25 Alle årsverk ved fakultetet pr 1. oktober 2011 - oversikt DBH årsverk 2011 AnsettelseStillingskode Stillingsbetegnelse Fast Midlertidig Tot. årsverk

1009 Universitetslektor 1,15 1,151010 Amanuensis 1,00 1,001011 Førsteamanuensis 63,00 7,20 70,201013 Professor 148,00 0,50 148,501017 Stipendiat 193,15 193,151020 Vitenskapelig Ass 3,50 3,501058 Administrasjonssjef 8,00 8,001059 Underdirektør 1,00 1,001060 Avdelingsdirektør 1,00 1,001063 Førstesekretær 5,00 5,001064 Konsulent 5,50 5,501065 Konsulent 4,00 1,00 5,001079 Førstebetjent 1,00 1,001084 Avdelingsingeniør 4,00 4,001085 Avdelingsingeniør 25,45 11,00 36,451087 Overingeniør 29,90 8,70 38,601096 Laboratorieassistent 1,80 1,801097 Laborant 0,53 0,531108 Forsker 0,80 12,10 12,901109 Forsker 50,10 50,101129 Renholdsbetjent 1,00 1,001136 Driftstekniker 1,00 1,001181 Senioringeniør 13,00 0,50 13,501183 Forsker 2,00 0,45 2,451198 Førstelektor 0,20 0,201211 Seksjonsjef 3,00 3,001352 Post Doktor 70,50 70,501363 Seniorkonsulent 24,43 2,80 27,231404 Professor 2,00 2,001408 Førstekonsulent 27,85 5,50 33,351411 Avdelingsingeniør 1,00 1,001434 Rådgiver 3,00 0,20 3,201474 Dekan 1,00 1,001475 Instituttleder 8,00 8,001511 Forsk.Tekniker 1,00 1,001512 Forsk.Tekniker 1,55 3,00 4,551513 Sen.Forsk.Tekniker 5,70 0,40 6,101514 Led.Forsk.Tekniker 13,50 13,508028 Førsteamanuensis II 3,70 3,709301 Professor II 9,80 9,80

Totalt 398,22 396,25 794,47

51

A.26 Orientering for søkere og bedømmelseskomiteer – fra UiO

Orienteringen gir en kort oversikt over sentrale rammer for tilsettingsprosessen, men er ikke uttømmende. For utfyllende informasjon henvises det til relevant regelverk, se vedlegg på side 11 med oversikt over lenker til de aktuelle nettsidene.

2

Redaksjon:

Organisasjons- og

personalavdelingen

Produksjon:

Foto: Ståle Skogstad ©

Form: Alv Reidar Dale

Trykk: Reprosentralen, UiO

Oslo 6/2008

Søknaden

Søknad på vitenskapelig stilling vil nor-malt inneholde:

• Søknadsbrev som redegjør for søkerens utdanning og praksis, samt begrunn-else for søknad på stillingen.

• CV som mer detaljert viser hva søkeren har av utdanning og arbeidserfaring.

• Liste over vitenskapelige/faglige pub-likasjoner.

• Et nærmere bestemt utvalg publika-sjoner som søkeren mener på best mu-lig måte dokumenterer vedkommendes vitenskapelige/faglige kvalifi kasjoner.

• Eventuelle prosjektbeskrivelser m.m. som dokumenterer forskningsplan-legging, forskningsledelse og miljø-skapende arbeid innen forskning, erklæringer om spesialistkompetanse, refereevirksomhet etc.

• Dokumentasjon av pedagogiske kvalifi kasjoner, godkjent utdanning tilsvarende/ut over kravet til pedago-gisk basiskompetanse, og erfaring fra pedagogisk virksomhet.

• Dokumentasjon av øvrige kvalifi ka-sjoner.

Kan det være tvil om søkerens bidrag til vitenskapelige fellesarbeider, bør det legges fram skriftlige uttalelser fra and-re deltakere, eller ev. henvises til en anerkjent kontaktperson som kjenner arbeidene og søkeren.

Innen søknadsfristens utløp sendes det antall eksemplarer av søknad med vedlegg som er angitt i kunngjøringen, til oppgitt adresse ved UiO. I tillegg skal det sendes inn et ekstra eksemplar av søknadsbrev, CV, publikasjonsliste og separat liste over innsendte arbeider.

Som alternativ søknadsprosedyre kan fakultetet be søkerne om i første omgang å bare sende inn en kort, begrunnet søknad og CV med publikasjonsliste. Hvis en slik framgangsmåte skal benyttes, må det være oppgitt i kunngjøringsteksten. Etter en første gjennomgang vil de mest interes-sante søkerne i så fall senere bli invitert til å sende inn fullstendig søknad og utvalgte publikasjoner.

Søkeren skal gi en kort framstilling av de innsendte arbeider eller deler av arbeider, spesielt hva originalitet og nyvinning angår.

Søkeren bes opplyse hvilke(t) språk ved-kommende behersker i forhold til under-visning.

Nærmere detaljer om søknad framgår av kunngjøringsteksten for den aktuelle stillingen.

3

Søkere til vitenskapelige stillinger skal vurderes av en bedømmelseskomité. En slik komité har formelt ingen selvstendig status i tilsettingsprosessen, men skal i kraft av sin faglige kompetanse gi en veiledende vurdering, som grunnlag for videre behandling i UiOs innstillings- og tilsettingsorganer.

Ordningen med særskilt sakkyndig bedømmelse er begrunnet i behov for uavhengig faglig kvalitetssikring, samtidig som det understreker faglig autonomi som fundament i forskning og undervisning.

De sakkyndige skal fi nne fram til minst tre søkere (hvis det er så mange kvalifi serte) som er aktuelle for en mer inngående vurdering, og foreta en begrunnet ranger-ing. Av de øvrige søkerne gis det ingen detaljert bedømmelse, men det skal framgå hva som skiller disse fra de utvalgte kan-didatene. Den sakkyndige bedømmelsen skal normalt foreligge innen tre måneder etter at komitémedlemmene har mottatt søknadsdokumentene.

Bedømmelseskomité

4

Utgangspunktet for vurdering er kunn-gjøringsteksten og stillingsbeskrivelsens angivelse av fag- og ansvarsområde, arbeidsplikter, kvalifi kasjonskrav og andre forhold av betydning for den konkrete stillingen.

Søkerne skal vurderes i forhold til:

• Vitenskapelige kvalifi kasjoner Egen forskning, initiativ til oppbyg-

ging/ledelse av forskningsprosjekter og forskningsgrupper eller medvirkning i slikt arbeid. Professorkompetanse forutsetter betydelig vitenskapelig produksjon utover det som kreves til doktorgrad. Forskningen skal være av høy kvalitet og vise både bredde og dybde. Produksjonen skal refl ektere en selvstendig forskningsprofi l og vise evne til å ta opp nye problemstillinger. Vedvarende forskningsaktivitet er en forutsetning for tildeling av professor-kompetanse.

Kvalifi kasjonskrav til førsteamanuensis er doktorgrad på aktuelt fagområde eller eventuell likeverdig kompetanse.

• Andre faglige kvalifi kasjoner Spesialistkompetanse, klinisk kom-

petanse, museumsarbeid, vurderings-arbeid ved tilsetting og bedømmelse for grader, referee, anmelder i faglige tidsskrifter, fagbøker, utstillinger, bi-

drag til innovasjon basert på forskning og faglig utvikling.

• Pedagogiske kvalifi kasjoner Pedagogisk basiskompetanse er

defi nert til et kurs i universitets-/høg-skolepedagogikk av 3–4 ukers varighet eller tilsvarende. Det generelle kravet er satt til ca. halvparten for bistillinger. Dersom den som tilsettes ikke fyller krav til pedagogisk basiskompetanse, må vedkommende normalt dokumen-tere slik kompetanse innen en periode på to år etter tilsetting.

Ved vurderingen tas det videre hen-syn til bl.a. undervisning, veiledning, utvikling av studieplaner og undervis-ningsprogrammer, evaluering av utdan-ning og utdanningskvalitet, ledelse av eller deltakelse på konferanser av fagdidaktisk karakter, bidrag i fag-

didaktiske tidsskrifter.

• Formidlingsvirksomhet Utdanning for forskningsformidling/

oversettelsesarbeid m.m., forsknings- og kunnskapsformidling ut over eget fagmiljø, faglig og/eller skjønnlitterært oversettelsesarbeid, faglig funderte bidrag til aktuelle situasjoner, debat-ter, konfl ikter og lignende i samfunnet, ledelse av eller medvirkning i offentlig utredningsarbeid m.m., faglige bidrag til frivillige organisasjoners arbeid.

Vurderingskriterier

5

• Kvalifi kasjoner for ledelse og administrasjon Utdanning for ledelse og administra-

sjon, virksomhet i administrative funk-sjoner eller som leder for slike, både innen- og utenfor høyere utdanning, deltakelse i eller ledelse av råd, styre, utvalg, arbeidsgrupper m.m. innenfor og utenfor institusjonen.

• Personlige kvalifi kasjoner Personlig egnethet for arbeidet, avhen-

gig av hvilken type arbeid stillingen in-nebærer (som for eksempel samarbeid og positive bidrag til arbeidsmiljøet). De sakkyndige tar slike kvalifi kasjoner i betraktning dersom det materiale de har tilgang til, gir grunnlag for det, men formelt ansvar for den delen av vurderingen er knyttet til innstillings- og tilsettingsorganet.

I rangeringen av kompetente søkere trekkes hele bredden av kvalifi kasjoner inn og vurderes eksplisitt. For ordinære professorater (ev. førsteamanuensisstil-linger) vil, med mindre annet er angitt, vitenskapelige kvalifi kasjoner tillegges vekt foran øvrige faglige og andre kvalifi -kasjoner

At en søker har spesielt høy kompetanse innen undervisning, klinisk, eventuell an-nen faglig virksomhet eller administrasjon medfører normalt ikke mindre vektleg-ging av vitenskapelige kvalifi kasjoner. I rangeringen av søkere som står tilnærmet likt med hensyn til vitenskapelig virksom-het, blir normalt de øvrige kvalifi kasjoner utslagsgivende, vektlagt ut fra kravene i kunngjøring/stillingsbeskrivelse.

6

All vurdering av kandidater skal være direkte relatert til den stillingsomtale og de kvalifi kasjonskrav som er angitt i kunngjøring av den aktuelle stillingen.

Utforming av sakkyndig vurdering skal disponeres som følger:

• Utdyping av vurderingskriteriene, hvor de sakkyndige tydeliggjør vektleg-

ging av ulike kvalifi kasjonskrav eller andre spesielle krav som er nedfelt i kunngjøringstekst og stillingsbeskriv-else.

• Utvalg av søkere som skal vurderes nærmere. I første omgang skal komi-teen fi nne fram til et begrenset antall søkere som betraktes som kvalifi serte framfor de andre. Dette “begrensede antallet” skal minst være tre, hvis det er så mange kvalifi serte. De sakkyndige skal uttale seg om hva som skiller de utvalgte søkerne fra de øvrige, men omtalen av dem som ikke inngår i ut-

valget, kan være mer summarisk.

Eksempel på formulering kan være: “Søkerne (liste av navn) har liten vitenskapelig produksjon ut over doktorgraden og blir derfor ikke vurdert nærmere.” Ev.: “Søkerne (liste av navn) har lite eller ingen forskning innenfor det spesifi serte fagområdet og blir derfor ikke vurdert nærmere.”

• I vurderingen av utvalgte søkere om-tales vitenskapelige/faglige og øvrige kvalifi kasjoner i særskilte avsnitt. Også de andre kvalifi kasjonene som kreves og/eller anses kvalifi serende i henhold til stillingsbeskrivelsen, om-tales.

• Sammenlignende vurdering og ranger-ing av aktuelle kandidater. Komiteen skal gi uttrykk for om forskjellen i kvalifi kasjoner mellom de rangerte er stor eller liten, for å lette innstill-ings- og tilsettingsmyndighetens senere vurderinger.

• Vurdering av om kvoteringsreglene kan komme til anvendelse. Dersom fl ere søkere anses å ha tilnærmet like kvalifi kasjoner, skal en kvinnelig søker stilles foran en mannlig. Det er innstillingsmyndigheten som formelt skal vurdere dette spørsmålet, men den sakkyndige komiteen skal som ledd i bedømmelsen gi en tilråding også på dette punktet.

Bedømmelseskomiteen skal i tillegg vur-dere om innstilte kandidater innfrir kravet til pedagogisk basiskompetanse.

Disposisjon av sakkyndig bedømmelse

7

Dersom det ikke melder seg noen kompe-tent søker, er det adgang til å tilsette midlertidig i kvalifi seringsstipend, såfremt muligheten er angitt i kunngjøringen. De sakkyndige må da vurdere søkernes forutsetninger for å tilegne seg nødvendig kvalifi kasjonsnivå i løpet av en kvalifi ser-ingsperiode på tre år.

Dersom den tilsatte innfrir kravet til kvali-fi sering innenfor tilsettingsperioden, vil vedkommende få fast tilsetting.

Som supplement til den faglige vurderin-gen skal de mest aktuelle søkerne inter-vjues, for å få et helhetlig inntrykk av kandidaten. Intervju foretas normalt av en gruppe på 3–5 personer, oppnevnt på innstillingsnivået. Intervjuets formål er å avklare søkerens personlige egnethet, motivasjon og utviklingspotensial. Inter-vjugruppens begrunnede innstilling fram-legges for innstillingsorganet sammen med den sakkyndige komiteens bedømmelse.

Det kan være aktuelt å benytte prøve-forelesning. Et alternativ kan også være at søkeren legger fram ett av sine nyeste forskningsarbeider for innstillingsmyndig-heten eller andre som deltar i tilsettings-saken. En slik presentasjon vil da inngå som del av vurderingsgrunnlaget.

Referanser skal normalt innhentes som en siste sjekk i vurderingsprosessen. Gjennom sitt kjennskap til kandidat-ens arbeidsinnsats og prestasjoner skal referansen bidra til å gi et bilde av hvor-dan vedkommende fungerer i en faktisk arbeidssituasjon. Det er vanlig å be om søkerens tillatelse før referanser innhen-tes, blant annet for å gi vedkommende mulighet til å varsle referansene om at de vil bli kontaktet. Dersom søkeren motset-ter seg at det innhentes referanse, skal det etterkommes. Det kan imidlertid innebære at innstillingsmyndigheten er avskåret fra å få et helhetlig vurderingsgrunnlag, og søkeren må da akseptere at det kan få betydning i den endelige bedømmelsen.

Tilsetting i kvalifi serings-stipend

Intervju, prøveforelesning og referanser

8

Innstillingsmyndigheten har det formelle ansvar for forslaget om rangering av kandidatene, er ansvarlig for intervjuer og avgjør om det skal holdes prøveforeles-ninger eller andre prøver. Innstillingsmyn-digheten skal fi nne fram til den av søkerne som ut fra en objektiv helhetsvurdering er best kvalifi sert for stillingen, og fremme forslag til vedtak overfor tilsettingsorganet.

Innstilling foretas ut fra en samlet vurder-ing av de vitenskapelige/faglige kvalifi ka-sjonene, på grunnlag av kunngjøring/stillingsbeskrivelse, vurderingen fra de sakkyndige, vurdering av personlig egnethet for stillingen, samt innhentede referanser.

Det skal som hovedregel innstilles minst tre søkere i prioritert rekkefølge, dvs. det er ikke anledning til å innstille fl ere kandi-dater på delt plass. Finner innstillings-organet bare å kunne innstille én kandi-dat, skal det begrunnes særskilt, og da normalt med at det ikke fi nnes andre kvalifi serte kandidater.

Kunngjøring og tilsetting i professorstil-linger og førsteamanuensisstillinger fore-tas av tilsettingsorgan på fakultetsnivå. Unntatt er tilsetting uten forutgående kunngjøring i stilling som professor og tilsetting av professor SKO 1404 (profes-sor for faglig ledelse), som behandles av universitetsstyrets tilsettingsutvalg.

Innstilling Tilsetting

9

Kopi av vurderingen fra komiteen sendes søkerne før saken tas opp til behandling i innstillingsorganet. Søkerne har adgang i innstillingsorganet. Søkerne har adgang til å kommentere vurderingen skriftlig. til å kommentere vurderingen skriftlig. Dette innebærer likevel ingen rett til Dette innebærer likevel ingen rett til formell klage over vedtak i tilsettingssak, formell klage over vedtak i tilsettingssak, formell klage over vedtak i tilsettingssak, formell klage over vedtak i tilsettingssak, men representerer en utvidet adgang til men representerer en utvidet adgang til men representerer en utvidet adgang til partsinnsyn og mulighet for korrigering av partsinnsyn og mulighet for korrigering av partsinnsyn og mulighet for korrigering av partsinnsyn og mulighet for korrigering av eventuelle misforståelser. eventuelle misforståelser. Innstillingsorganet (ev. organets leder) Innstillingsorganet (ev. organets leder) Innstillingsorganet (ev. organets leder) Innstillingsorganet (ev. organets leder) avgjør hvorvidt eventuelle kommentarer avgjør hvorvidt eventuelle kommentarer avgjør hvorvidt eventuelle kommentarer avgjør hvorvidt eventuelle kommentarer skal sendes bedømmelseskomiteen for skal sendes bedømmelseskomiteen for skal sendes bedømmelseskomiteen for skal sendes bedømmelseskomiteen for skal sendes bedømmelseskomiteen for vurdering. Tilsettingsorganet kan også vurdering. Tilsettingsorganet kan også vurdering. Tilsettingsorganet kan også vurdering. Tilsettingsorganet kan også avgjøre dette. Frist for innsendelse av avgjøre dette. Frist for innsendelse av avgjøre dette. Frist for innsendelse av avgjøre dette. Frist for innsendelse av kommentarer fra søkere vil normalt være kommentarer fra søkere vil normalt være kommentarer fra søkere vil normalt være kommentarer fra søkere vil normalt være kommentarer fra søkere vil normalt være ca. 14 dager.

Søkerne er i denne sammenheng pålagt Søkerne er i denne sammenheng pålagt Søkerne er i denne sammenheng pålagt Søkerne er i denne sammenheng pålagt taushetsplikt på samme måte som de som taushetsplikt på samme måte som de som taushetsplikt på samme måte som de som taushetsplikt på samme måte som de som er involvert i saksbehandlingen, og kan er involvert i saksbehandlingen, og kan er involvert i saksbehandlingen, og kan er involvert i saksbehandlingen, og kan bare bruke opplysningene til å kontrollere bare bruke opplysningene til å kontrollere bare bruke opplysningene til å kontrollere bare bruke opplysningene til å kontrollere om det er en saklig bedømmelse.om det er en saklig bedømmelse.om det er en saklig bedømmelse.om det er en saklig bedømmelse.Eventuelle kommentarer fra søkerne vil Eventuelle kommentarer fra søkerne vil Eventuelle kommentarer fra søkerne vil Eventuelle kommentarer fra søkerne vil følge saken under den videre behandling følge saken under den videre behandling følge saken under den videre behandling følge saken under den videre behandling fram til tilsettingsvedtak.fram til tilsettingsvedtak.fram til tilsettingsvedtak.

Søkernes innsynsrett

10

• Personalreglement ved Universitetet i Oslo http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/personalregle-

ment.xml

• Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger• Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/stillingstrvit.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/stillingstrvit.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/stillingstrvit.xml

• Veiledende retningslinjer for vurdering av professorkompetanse ved tilsetting • Veiledende retningslinjer for vurdering av professorkompetanse ved tilsetting og opprykk og opprykk og opprykk og opprykk http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilretprof- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilretprof- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilretprof- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilretprof- komptilsoppr.xml komptilsoppr.xml komptilsoppr.xml komptilsoppr.xml

• Regler for tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger, med kommen-Regler for tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger, med kommen-Regler for tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger, med kommen-Regler for tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger, med kommen-tarertarer

http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/tilsettingprof.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/tilsettingprof.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/tilsettingprof.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/tilsettingprof.xml

• Veiledning for søkere og medlemmer av bedømmelseskomiteer om dokumentasjon, • Veiledning for søkere og medlemmer av bedømmelseskomiteer om dokumentasjon, • Veiledning for søkere og medlemmer av bedømmelseskomiteer om dokumentasjon, • Veiledning for søkere og medlemmer av bedømmelseskomiteer om dokumentasjon, vurdering og vektlegging av kvalifi kasjoner ved tilsetting/opprykk i faste viten-vurdering og vektlegging av kvalifi kasjoner ved tilsetting/opprykk i faste viten-vurdering og vektlegging av kvalifi kasjoner ved tilsetting/opprykk i faste viten-vurdering og vektlegging av kvalifi kasjoner ved tilsetting/opprykk i faste viten-skapelige stillinger ved Universitetet i Osloskapelige stillinger ved Universitetet i Osloskapelige stillinger ved Universitetet i Oslo

http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilsokeremedl- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilsokeremedl- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilsokeremedl- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/veilsokeremedl-bedommelse.xml bedommelse.xml bedommelse.xml

• Pedagogisk kompetanse – regler vedrørende tilsetting i vitenskapelige stillinger • Pedagogisk kompetanse – regler vedrørende tilsetting i vitenskapelige stillinger • Pedagogisk kompetanse – regler vedrørende tilsetting i vitenskapelige stillinger • Pedagogisk kompetanse – regler vedrørende tilsetting i vitenskapelige stillinger http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedagogbasis- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedagogbasis- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedagogbasis- http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedagogbasis-

komp.xml komp.xml komp.xml

• Pedagogisk kompetanse – Veiledning for søkere og sakkyndige • Pedagogisk kompetanse – Veiledning for søkere og sakkyndige • Pedagogisk kompetanse – Veiledning for søkere og sakkyndige • Pedagogisk kompetanse – Veiledning for søkere og sakkyndige http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedbasisveil.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedbasisveil.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedbasisveil.xml

• Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO • Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO • Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedbasisprakt.xml http://www.uio.no/admhb/reglhb/personal/tilsettingvitenskapelig/pedbasisprakt.xml

• Håndbok likestilling• Håndbok likestilling• Håndbok likestilling http://www.admin.uio.no/opa/likestilling/Handbok.doc http://www.admin.uio.no/opa/likestilling/Handbok.doc

Regelverk ved tilsetting i vitenskapelige stillinger

11

Universitetet i Oslo

Organisasjons- og personalavdelingen

Postboks 1071 Blindern

0316 Oslo

www.admin.uio.no/opa/