RANGKUMAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Oleh:

FURQON MAULADANI 9114205324

JURUSAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2015

1. KARYAWAN PADA ORGANISASI

Untuk meningkatkan kinerja karyawan bisa dengan cara menumbuhkan rasa memiliki

terhadap perusahaan dengan menanam saham, sehingga pegawai merasa bahwa dia harus

memajukan perusahaan karena merupakan miliknya. Cara lainnya adalah dengan memberikan

target pada pekerjaannya, jika mencapai maka diberi bonus atas keberhasilannya.

Gambar 1.1 Perbedaan Kebutuhan Insourcing dengan Outsourcing pada Waktu Selanjutnya

(Sudarso, 2009)

Kenapa harus outsourcing?

1. Mengurangi beban biaya yang timbul dari adanya pegawai tetap seperti asuransi, dana

pensiun dan insentif. Bahkan jika mau mem-PHK pegawai tetap, maka perlu

mengeluarkan uang PHK.

2. Jumlah proyek biasanya terjadi secara naik turun sehingga menyebabkan kebutuhan

karyawan terkadang banyak dan terkadang sedikit. Jika perusahaan mengangkat beberapa

karyawan menjadi staff pada saat kebutuhan karyawan sangat tinggi maka saat kebutuhan

karyawan sedikit, staff tersebut tetap digaji meski tidak/kurang bekerja. Lain halnya jika

mengangkat outsourcing maka tenaga kerja tersebut mudah untuk tidak

dipekerjakan/dipecat ketika kebutuhan karyawan sedikit.

3. Memudahkan perusahaan fokus pada bisnis inti yang dijalani, sedangkan bisnis yang

tidak berkaitan dengan bisnis inti ditangani outsourcing. Contohnya MMT ITS

memperkerjakan katering untuk mengelola pelayanan makanan untuk mahasiswanya,

karena bisnis utama MMT ITS adalah pelayanan pendidikan.

4. Untuk mengerjakan proyek/pekerjaan yang tidak bisa dikerjakan oleh seluruh pegawai

pada perusahaan tersebut, baik secara kualitas maupun jumlah karyawannya.

5. Untuk meningkatkan kualitas dari karyawan tetap maupun sistem perusahaan dengan

meng-outsourcing tenaga ahli/pintar. Jadi diharapkan terdapat perubahan yang baik

karena tenaga ahli tersebut tidak sungkan dalam merubah ataupun mengatur sesuatu yang

memang kurang tepat dalam perusahaan.

6. Untuk meningkatkan rasa aman jika terjadi kesalahan dalam proyek/pekerjaan. Jadi saat

terjadi masalah, pihak manajemen bisa menyalahkan pihak outsourcing atau perusahaan

pengelola outsourcing tersebut.

7. Terkadang pegawai outsourcing memiliki motivasi untuk menjadi pegawai tetap

sehingga pegawai tersebut bekerja sebaik mungkin.

8. Menghindari resiko sosial seperti demo, karena jika pegawai tetap yang demo maka akan

sangat merugikan dan juga karena tidak kerja tapi masih dibayar.

Kenapa tidak harus outsourcing?

1. Alasan keamanan karena takut rahasia perusahaan terbongkar.

2. Lama waktu pelaku outsourcing beradaptasi karena perlu mempelajari hal baru tentang

sistem/perusahaan tersebut.

3. Kinerja dari pekerjaan tidak bisa digenjot karena karyawan outsourcing cenderung

kurang loyalitasnya.

4. Menjaga karyawan yang menguntungkan untuk tetap bekerja dalam perusahaan.

5. Mengurangi gesekan antara karyawan tetap dengan outsourcing dikarenakan karyawan

tetap merasa lebih tinggi dan berhak mendapat pekerjaan yang lebih menguntungkan

baginya.

6. Takut akan resiko kegagalan pada proyek/pekerjaan jika ditangani oleh orang yang

salah/kurang ahli.

7. Merasa sudah cukup akan jumlah kebutuhan karyawannya.

8. Menjaga citra perusahaan karena pastinya berbeda jika perusahaan yang persentase

banyaknya pegawai outsourcing lebih besar dibanding dengan yang banyak insourcing.

2. LINGKUNGAN PADA ORGANISASI

Gambar 1.2 Lingkungan pada Organisasi (Sudarso, 2009)

Apa yang ditakutkan terhadap tekanan pada masing-masing elemen lingkungan dalam

organisasi?

1. Pelanggan

Menjelek-jelekkan produk/jasa melalui media social maupun mulut ke mulut.

Tidak puasnya konsumen lalu tidak mau membeli lagi produk/jasa yang

ditawarkan.

2. Distributor

Produk baru susah untuk masuk ke pasar.

3. Pemasok

Tidak bisa memenuhi pesanan baik dari jumlah maupun kualitas.

Barang yang dikirim tidak sesuai spesifikasi yang dipesan

Terlambat dalam mengirim barang.

Susah dihubungi serta kurangnya kerjasama yang baik.

Seenaknya mengubah harga yang sudah disepakati.

Melakukan monopoli terhadap suatu barang yang ada di pasar.

4. Serikat kerja

Mogok kerja dan melakukan aksi demo.

5. Pemerintah

Mengeluarkan pajak usaha yang terlalu tinggi.

Biaya masuk untuk impor barang terlalu besar dan tidak jelas.

Mengeluarkan kebijakan yang memberatkan. Contohnya menyuruh menaikkan

gaji UMR.

Peraturan yang berubah-rubah baik secara tiba-tiba maupun yang diberitahu sudah

lama.

Pilih kasih untuk membantu dalam dana subsidi. Contohnya perusahaan BUMN

pasti lebih diperhatikan dan diutamakan dibanding perusahaan swasta.

6. Pesaing

Tiba-tiba mengeluarkan produk/jasa yang sama terlebih dahulu.

Merebut konsumen pengguna produk/jasa.

Produk/jasa susah untuk diterima di pasar karena sudah ada yang serupa.

Dituduh meniru produk/jasa yang ditawarkan melalui pengadilan.

Melakukan iklan tidak sehat yang menjelekkan perusahaan.

7. Internasional

Larangan impor barang tertentu/embargo. Contohnya suatu negara melarang

impor barang dari negara tertentu karena alasan penyebaran penyakit.

Tidak mudahnya menjalin kerjasama dengan negara lain karena perbedaan

hukum, peraturan serta standar ISO.

8. Demografis dan budaya

Perbedaan agama. Contohnya memasarkan produk dari bahan baku babi ke

Madura atau Aceh, karena islam melarang memakan makanan haram.

Perbedaan gaya hidup serta adat istiadat. Contohnya menjual sarung ke Irian Jaya

pasti berbeda hasilnya jika menjual ke Madura.

Perbedaan norma sosial.

9. Politik

Terlalu banyak birokrasi.

Susah atau lama mendapatkan izin untuk melakukan sesuatu.

10. Lingkungan

Bencana baik dari alam maupun kesalahan manusia seperti banjir, kebakaran,

gempa, gunung meletus, topan, dll.

11. Teknologi

Hardware bisa tidak terpakai karena perkembangan zaman. Contohnya

penggunaan disket dan floppy drive tidak bisa digunakan karena sekarang

zamannya flashdisk.

Dukungan pembuat software dihentikan. Contohnya Microsoft menyuruh

mengupgrade ke Windows 7 karena akan menghentikan dukungan (patch/update)

pada sistem operasi Windows XP dari bahaya celah keamanan, malware,

malfungsi sistem maupun perbaikan performa.

Perlunya pelatihan terhadap penerapan teknologi yang baru.

Harga hardware bisa turun dengan cepat dan berubah-rubah tanpa bisa diprediksi.

12. Ekonomi

Harga tukar rupiah berubah-rubah terhadap dollar.

Perbedaan pendapatan perkapita serta upah minimal yang harus dibayarkan.

Tidak percayanya pihak bank dalam memberikan pinjaman untuk usaha.

3. JABATAN PADA ORGANISASI

Teori kebergantungan terhadap sumberdaya:

Organisasi bergantung terhadap lingkungan sumberdayanya.

Menyuplai sumber daya bergantung pada kompleksitas, kedinamisan dan kesuburan

lingkungannya.

Tujuan organisasi adalah meminimalkan ketergantungannya terhadap organisasi yang

berbeda dan bagaimana mempengaruhinya untuk menyuplai sumberdaya.

Tabel 1.1 Stakeholder pada Organisasi

Stakeholder Kontribusi terhadap

Organisasi

Yang Diharapkan agar Mau

Berkontribusi

DIDALAM

Pemegang saham Uang dan modal Saham dan penghargaan menjadi pemegang

saham

Manajer Kemampuan dan keahlian Gaji, bonus, status, kekuatan dalam

mengatur

Pekerja Kemampuan dan keahlian Upah, bonus, jaminan jangka panjang,

jabatan, promosi

DILUAR

Pelanggan Penghasilan dari pembelian

produk/jasa yang dilakukan

Kualitas, harga, penyampaian/pengiriman,

pelayanan (disaat, sebelum maupun setelah

pembelian/garansi)

Pemasok Masukan barang yang

berkualitas tinggi

Penghasilan setelah memasok barang

Pemerintah Aturan dalam praktek

bisnis yang baik

Pajak, penyerapan tenaga kerja, kompetisi

pasar bebas dan adil

Serikat kerja Kemudahan dan keadilan

dalam tawar menawar

dengan perusahaan

Pembagian hak dan kewajiban yang adil

dan merata

Publik/masyarakat

sekitar

Infrastruktur sosial

ekonomi, loyalitas

konsumen, reputasi

Bantuan, kebanggaan pada pekerjaan

Sumber: Sudarso, 2009

Mengapa organisasi itu ada?

Meningkatkan spesialisasi pada pegawainya dengan cara mewadahi dan

mengelompokkan menjadi bagian-bagian berdasarkan jenis pekerjaannya, disitu keahlian

mereka ditingkatkan sampai kemampuan optimal bahkan di sekolahkan/di kursuskan

sesuai bidang pekerjaannya.

Untuk mengadopsi teknologi serta ditingkatkan lagi.

Memanajemen lingkungan luar. Contohnya limbah dari perusahaan jika tidak dibuang

sesuai aturan maka bisa dituntut dan menimbulkan masalah.

Mengurangi biaya transaksi karena dikerjakan sesuai bidangnya. Contohnya bagian servis

makanan malah membantu membuat makanan yang bukan keahliannya, lalu makanan

tersebut gagal sehingga menambah biaya bahan yang terbuang.

Menekankan pada kekuatan dan pengendalian. Contohnya jika pengadaan membeli

barang maka ada bukti pembelian dan dikasih ke bagian keuangan sehingga ada

pertanggung jawaban, dengan adanya aturan ini maka bisa dikontrol dalam pengerjaan

pembelian. Jadi organisasi membuat aturan yang mempermudah mengontrol beberapa

pekerjaanya.

Tujuan organisasi itu apa?

Meningkatkan nilai organisasi tersebut.

Apa alasan bergabung dengan organisasi?

Mendapatkan keuntungan.

Mempunyai kesamaan tujuan dan kepentingan.

Memperluas jaringan komunikasi.

Bisa membuat lebih kuat.

Empat komponen dasar yang digambarkan struktur organisasi:

1. Pembagian tugas tanggung jawab pada individu/bagian.

2. Hubungan pelaporan resmi, hirarki (alur tanggungjawab), rentang kendali (batasan apa

yang bisa dikendalikan).

3. Pengelompokan individu, bagian, organisasi

4. Sistem hubungan, komunikasi, integrasi vertikal maupun horizontal (dinamis dan tidak

tampak).

Gambar 1.3 Struktur Divisi (Sudarso, 2009)

Divisi terdiri dari kumpulan fungsional atau departemen yang membagi tanggungjawab untuk

menghasilkan barang atau jasa.

Fungsional tersusun dari kumpulan orang yang bekerjasama serta memiliki kemampuan yang

mirip atau menggunakan pengetahuan, alat atau teknik yang sama untuk melakukan

pekerjaannya.

Gambar 1.4 Struktur Divisi Berdasarkan Wilayah (Sudarso, 2009)

Gambar dibawah ini digunakan saat ada proyek dan mengelola kebutuhan karyawannya.

Kelebihannya adalah lebih efisien (karyawan bisa bekerja dibeberapa proyek dan tidak ada

namanya karyawan yang menganggur atau cepat dalam merekrut tanpa perlu training), percaya

pada karyawan lama (sudah tahu karakter maupun kemampuannya), dan tidak perlu waktu

adaptasi dengan orang baru. Kekurangannya adalah menimbulkan ketidakjelasan (permintaan

maupun ide dari direktur satu dengan lainnya berbeda).

Gambar 1.5 Struktur Organisasi Matrix (Sudarso, 2009)

Sentralisasi adalah organisasi yang diatur oleh ahli untuk membuat keputusan penting dari

manajer puncak pada hirarki jabatan.

Kelebihannya:

- Satu keputusan semuanya sama dan menyebar.

- Mudah diawasi jika terdapat pengambilan keputusan yang salah.

Kekurangannya:

- Budaya, geografis, kondisi setiap daerah berbeda jadi susah membuat keputusan pada

masing-masing cabang dengan cocok.

- Ada batasan jarak dan waktu pada rentang kendali antara pusat dengan cabang.

Desentralisasi adalah organisasi yang diatur ahli untuk membuat keputusan penting tentang

mengolah sumberdaya dan proyek baru dari setiap level pada hirarki jabatan.

Kelebihannya:

- Suatu keputusan dapat langsung dilakukan dengan cepat tanpa menunggu instruksi dari

pusat.

- Keputusan yang dibuat sangat tepat karena yang membuat keputusan sudah mengerti dan

melihat masalah secara langsung.

Kekurangannya:

- Susah untuk diawasi apalagi jika banyak cabang yang dipunya.

Peraturan pada Organisasi

Standarisasi adalah menyesuaikan dengan model khusus atau contoh yang diberikan oleh

beberapa peraturan dan norma. Ini dipertimbangkan untuk melakukan sesuatu yang tepat

sehingga hasilnya sesuai tujuan.

Saling menyesuaikan (Mutual Adjustment) adalah mengkompromikan jika terdapat

sesuatu yang harus diputuskan dengan cara menyesuaikan dengan keadaan daripada

memperhatikan peraturan standar yang digunakan untuk mengatasi masalah.

Formalitas adalah suatu penggunaan aturan tertulis dan prosedur untuk menjalankan

operasi yang sesuai standar. Contohnya pramugari pesawat harus bisa melakukan standar

keamanan saat terjadi masalah dan bencana di penerbangan yang sudah ditulis pada lembar

instruksi.

Peraturan adalah suatu pernyataan tertulis yang menentukan secara tepat untuk mencapai

suatu tujuan. Contohnya pegawai di hotel tidak boleh mengeluarkan handphone saat didepan

ataupun saat melayani tamu, peraturan tersebut ditempeli di lokasi departemen masing-masing.

Norma adalah suatu standar atau gaya kebiasaan yang diterima pada beberapa kelompok

orang. Contohnya orang Jepang akan sungkan untuk pulang jika temannya masih bekerja atau

lembur.

MECHANISTIC:

Which are designed to induce people to behave in predictable, accountable ways. Tasks

associated with a rule are also clearly defined, each person specialized and now exactly what he

or she is responsible.

ORGANIC

Structures with promote flexibility, so people initiate change and can adapt quickly to change

conditions

DAFTAR PUSTAKA

Indung, Sudarso (2009), Human Resource Management, Kelas Profesional & Eksekutif, Lecture

Handout: Manajemen SDM, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.