RANGKUMAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Oleh:
FURQON MAULADANI 9114205324
JURUSAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2015
1. KARYAWAN PADA ORGANISASI
Untuk meningkatkan kinerja karyawan bisa dengan cara menumbuhkan rasa memiliki
terhadap perusahaan dengan menanam saham, sehingga pegawai merasa bahwa dia harus
memajukan perusahaan karena merupakan miliknya. Cara lainnya adalah dengan memberikan
target pada pekerjaannya, jika mencapai maka diberi bonus atas keberhasilannya.
Gambar 1.1 Perbedaan Kebutuhan Insourcing dengan Outsourcing pada Waktu Selanjutnya
(Sudarso, 2009)
Kenapa harus outsourcing?
1. Mengurangi beban biaya yang timbul dari adanya pegawai tetap seperti asuransi, dana
pensiun dan insentif. Bahkan jika mau mem-PHK pegawai tetap, maka perlu
mengeluarkan uang PHK.
2. Jumlah proyek biasanya terjadi secara naik turun sehingga menyebabkan kebutuhan
karyawan terkadang banyak dan terkadang sedikit. Jika perusahaan mengangkat beberapa
karyawan menjadi staff pada saat kebutuhan karyawan sangat tinggi maka saat kebutuhan
karyawan sedikit, staff tersebut tetap digaji meski tidak/kurang bekerja. Lain halnya jika
mengangkat outsourcing maka tenaga kerja tersebut mudah untuk tidak
dipekerjakan/dipecat ketika kebutuhan karyawan sedikit.
3. Memudahkan perusahaan fokus pada bisnis inti yang dijalani, sedangkan bisnis yang
tidak berkaitan dengan bisnis inti ditangani outsourcing. Contohnya MMT ITS
memperkerjakan katering untuk mengelola pelayanan makanan untuk mahasiswanya,
karena bisnis utama MMT ITS adalah pelayanan pendidikan.
4. Untuk mengerjakan proyek/pekerjaan yang tidak bisa dikerjakan oleh seluruh pegawai
pada perusahaan tersebut, baik secara kualitas maupun jumlah karyawannya.
5. Untuk meningkatkan kualitas dari karyawan tetap maupun sistem perusahaan dengan
meng-outsourcing tenaga ahli/pintar. Jadi diharapkan terdapat perubahan yang baik
karena tenaga ahli tersebut tidak sungkan dalam merubah ataupun mengatur sesuatu yang
memang kurang tepat dalam perusahaan.
6. Untuk meningkatkan rasa aman jika terjadi kesalahan dalam proyek/pekerjaan. Jadi saat
terjadi masalah, pihak manajemen bisa menyalahkan pihak outsourcing atau perusahaan
pengelola outsourcing tersebut.
7. Terkadang pegawai outsourcing memiliki motivasi untuk menjadi pegawai tetap
sehingga pegawai tersebut bekerja sebaik mungkin.
8. Menghindari resiko sosial seperti demo, karena jika pegawai tetap yang demo maka akan
sangat merugikan dan juga karena tidak kerja tapi masih dibayar.
Kenapa tidak harus outsourcing?
1. Alasan keamanan karena takut rahasia perusahaan terbongkar.
2. Lama waktu pelaku outsourcing beradaptasi karena perlu mempelajari hal baru tentang
sistem/perusahaan tersebut.
3. Kinerja dari pekerjaan tidak bisa digenjot karena karyawan outsourcing cenderung
kurang loyalitasnya.
4. Menjaga karyawan yang menguntungkan untuk tetap bekerja dalam perusahaan.
5. Mengurangi gesekan antara karyawan tetap dengan outsourcing dikarenakan karyawan
tetap merasa lebih tinggi dan berhak mendapat pekerjaan yang lebih menguntungkan
baginya.
6. Takut akan resiko kegagalan pada proyek/pekerjaan jika ditangani oleh orang yang
salah/kurang ahli.
7. Merasa sudah cukup akan jumlah kebutuhan karyawannya.
8. Menjaga citra perusahaan karena pastinya berbeda jika perusahaan yang persentase
banyaknya pegawai outsourcing lebih besar dibanding dengan yang banyak insourcing.
2. LINGKUNGAN PADA ORGANISASI
Gambar 1.2 Lingkungan pada Organisasi (Sudarso, 2009)
Apa yang ditakutkan terhadap tekanan pada masing-masing elemen lingkungan dalam
organisasi?
1. Pelanggan
Menjelek-jelekkan produk/jasa melalui media social maupun mulut ke mulut.
Tidak puasnya konsumen lalu tidak mau membeli lagi produk/jasa yang
ditawarkan.
2. Distributor
Produk baru susah untuk masuk ke pasar.
3. Pemasok
Tidak bisa memenuhi pesanan baik dari jumlah maupun kualitas.
Barang yang dikirim tidak sesuai spesifikasi yang dipesan
Terlambat dalam mengirim barang.
Susah dihubungi serta kurangnya kerjasama yang baik.
Seenaknya mengubah harga yang sudah disepakati.
Melakukan monopoli terhadap suatu barang yang ada di pasar.
4. Serikat kerja
Mogok kerja dan melakukan aksi demo.
5. Pemerintah
Mengeluarkan pajak usaha yang terlalu tinggi.
Biaya masuk untuk impor barang terlalu besar dan tidak jelas.
Mengeluarkan kebijakan yang memberatkan. Contohnya menyuruh menaikkan
gaji UMR.
Peraturan yang berubah-rubah baik secara tiba-tiba maupun yang diberitahu sudah
lama.
Pilih kasih untuk membantu dalam dana subsidi. Contohnya perusahaan BUMN
pasti lebih diperhatikan dan diutamakan dibanding perusahaan swasta.
6. Pesaing
Tiba-tiba mengeluarkan produk/jasa yang sama terlebih dahulu.
Merebut konsumen pengguna produk/jasa.
Produk/jasa susah untuk diterima di pasar karena sudah ada yang serupa.
Dituduh meniru produk/jasa yang ditawarkan melalui pengadilan.
Melakukan iklan tidak sehat yang menjelekkan perusahaan.
7. Internasional
Larangan impor barang tertentu/embargo. Contohnya suatu negara melarang
impor barang dari negara tertentu karena alasan penyebaran penyakit.
Tidak mudahnya menjalin kerjasama dengan negara lain karena perbedaan
hukum, peraturan serta standar ISO.
8. Demografis dan budaya
Perbedaan agama. Contohnya memasarkan produk dari bahan baku babi ke
Madura atau Aceh, karena islam melarang memakan makanan haram.
Perbedaan gaya hidup serta adat istiadat. Contohnya menjual sarung ke Irian Jaya
pasti berbeda hasilnya jika menjual ke Madura.
Perbedaan norma sosial.
9. Politik
Terlalu banyak birokrasi.
Susah atau lama mendapatkan izin untuk melakukan sesuatu.
10. Lingkungan
Bencana baik dari alam maupun kesalahan manusia seperti banjir, kebakaran,
gempa, gunung meletus, topan, dll.
11. Teknologi
Hardware bisa tidak terpakai karena perkembangan zaman. Contohnya
penggunaan disket dan floppy drive tidak bisa digunakan karena sekarang
zamannya flashdisk.
Dukungan pembuat software dihentikan. Contohnya Microsoft menyuruh
mengupgrade ke Windows 7 karena akan menghentikan dukungan (patch/update)
pada sistem operasi Windows XP dari bahaya celah keamanan, malware,
malfungsi sistem maupun perbaikan performa.
Perlunya pelatihan terhadap penerapan teknologi yang baru.
Harga hardware bisa turun dengan cepat dan berubah-rubah tanpa bisa diprediksi.
12. Ekonomi
Harga tukar rupiah berubah-rubah terhadap dollar.
Perbedaan pendapatan perkapita serta upah minimal yang harus dibayarkan.
Tidak percayanya pihak bank dalam memberikan pinjaman untuk usaha.
3. JABATAN PADA ORGANISASI
Teori kebergantungan terhadap sumberdaya:
Organisasi bergantung terhadap lingkungan sumberdayanya.
Menyuplai sumber daya bergantung pada kompleksitas, kedinamisan dan kesuburan
lingkungannya.
Tujuan organisasi adalah meminimalkan ketergantungannya terhadap organisasi yang
berbeda dan bagaimana mempengaruhinya untuk menyuplai sumberdaya.
Tabel 1.1 Stakeholder pada Organisasi
Stakeholder Kontribusi terhadap
Organisasi
Yang Diharapkan agar Mau
Berkontribusi
DIDALAM
Pemegang saham Uang dan modal Saham dan penghargaan menjadi pemegang
saham
Manajer Kemampuan dan keahlian Gaji, bonus, status, kekuatan dalam
mengatur
Pekerja Kemampuan dan keahlian Upah, bonus, jaminan jangka panjang,
jabatan, promosi
DILUAR
Pelanggan Penghasilan dari pembelian
produk/jasa yang dilakukan
Kualitas, harga, penyampaian/pengiriman,
pelayanan (disaat, sebelum maupun setelah
pembelian/garansi)
Pemasok Masukan barang yang
berkualitas tinggi
Penghasilan setelah memasok barang
Pemerintah Aturan dalam praktek
bisnis yang baik
Pajak, penyerapan tenaga kerja, kompetisi
pasar bebas dan adil
Serikat kerja Kemudahan dan keadilan
dalam tawar menawar
dengan perusahaan
Pembagian hak dan kewajiban yang adil
dan merata
Publik/masyarakat
sekitar
Infrastruktur sosial
ekonomi, loyalitas
konsumen, reputasi
Bantuan, kebanggaan pada pekerjaan
Sumber: Sudarso, 2009
Mengapa organisasi itu ada?
Meningkatkan spesialisasi pada pegawainya dengan cara mewadahi dan
mengelompokkan menjadi bagian-bagian berdasarkan jenis pekerjaannya, disitu keahlian
mereka ditingkatkan sampai kemampuan optimal bahkan di sekolahkan/di kursuskan
sesuai bidang pekerjaannya.
Untuk mengadopsi teknologi serta ditingkatkan lagi.
Memanajemen lingkungan luar. Contohnya limbah dari perusahaan jika tidak dibuang
sesuai aturan maka bisa dituntut dan menimbulkan masalah.
Mengurangi biaya transaksi karena dikerjakan sesuai bidangnya. Contohnya bagian servis
makanan malah membantu membuat makanan yang bukan keahliannya, lalu makanan
tersebut gagal sehingga menambah biaya bahan yang terbuang.
Menekankan pada kekuatan dan pengendalian. Contohnya jika pengadaan membeli
barang maka ada bukti pembelian dan dikasih ke bagian keuangan sehingga ada
pertanggung jawaban, dengan adanya aturan ini maka bisa dikontrol dalam pengerjaan
pembelian. Jadi organisasi membuat aturan yang mempermudah mengontrol beberapa
pekerjaanya.
Tujuan organisasi itu apa?
Meningkatkan nilai organisasi tersebut.
Apa alasan bergabung dengan organisasi?
Mendapatkan keuntungan.
Mempunyai kesamaan tujuan dan kepentingan.
Memperluas jaringan komunikasi.
Bisa membuat lebih kuat.
Empat komponen dasar yang digambarkan struktur organisasi:
1. Pembagian tugas tanggung jawab pada individu/bagian.
2. Hubungan pelaporan resmi, hirarki (alur tanggungjawab), rentang kendali (batasan apa
yang bisa dikendalikan).
3. Pengelompokan individu, bagian, organisasi
4. Sistem hubungan, komunikasi, integrasi vertikal maupun horizontal (dinamis dan tidak
tampak).
Gambar 1.3 Struktur Divisi (Sudarso, 2009)
Divisi terdiri dari kumpulan fungsional atau departemen yang membagi tanggungjawab untuk
menghasilkan barang atau jasa.
Fungsional tersusun dari kumpulan orang yang bekerjasama serta memiliki kemampuan yang
mirip atau menggunakan pengetahuan, alat atau teknik yang sama untuk melakukan
pekerjaannya.
Gambar 1.4 Struktur Divisi Berdasarkan Wilayah (Sudarso, 2009)
Gambar dibawah ini digunakan saat ada proyek dan mengelola kebutuhan karyawannya.
Kelebihannya adalah lebih efisien (karyawan bisa bekerja dibeberapa proyek dan tidak ada
namanya karyawan yang menganggur atau cepat dalam merekrut tanpa perlu training), percaya
pada karyawan lama (sudah tahu karakter maupun kemampuannya), dan tidak perlu waktu
adaptasi dengan orang baru. Kekurangannya adalah menimbulkan ketidakjelasan (permintaan
maupun ide dari direktur satu dengan lainnya berbeda).
Gambar 1.5 Struktur Organisasi Matrix (Sudarso, 2009)
Sentralisasi adalah organisasi yang diatur oleh ahli untuk membuat keputusan penting dari
manajer puncak pada hirarki jabatan.
Kelebihannya:
- Satu keputusan semuanya sama dan menyebar.
- Mudah diawasi jika terdapat pengambilan keputusan yang salah.
Kekurangannya:
- Budaya, geografis, kondisi setiap daerah berbeda jadi susah membuat keputusan pada
masing-masing cabang dengan cocok.
- Ada batasan jarak dan waktu pada rentang kendali antara pusat dengan cabang.
Desentralisasi adalah organisasi yang diatur ahli untuk membuat keputusan penting tentang
mengolah sumberdaya dan proyek baru dari setiap level pada hirarki jabatan.
Kelebihannya:
- Suatu keputusan dapat langsung dilakukan dengan cepat tanpa menunggu instruksi dari
pusat.
- Keputusan yang dibuat sangat tepat karena yang membuat keputusan sudah mengerti dan
melihat masalah secara langsung.
Kekurangannya:
- Susah untuk diawasi apalagi jika banyak cabang yang dipunya.
Peraturan pada Organisasi
Standarisasi adalah menyesuaikan dengan model khusus atau contoh yang diberikan oleh
beberapa peraturan dan norma. Ini dipertimbangkan untuk melakukan sesuatu yang tepat
sehingga hasilnya sesuai tujuan.
Saling menyesuaikan (Mutual Adjustment) adalah mengkompromikan jika terdapat
sesuatu yang harus diputuskan dengan cara menyesuaikan dengan keadaan daripada
memperhatikan peraturan standar yang digunakan untuk mengatasi masalah.
Formalitas adalah suatu penggunaan aturan tertulis dan prosedur untuk menjalankan
operasi yang sesuai standar. Contohnya pramugari pesawat harus bisa melakukan standar
keamanan saat terjadi masalah dan bencana di penerbangan yang sudah ditulis pada lembar
instruksi.
Peraturan adalah suatu pernyataan tertulis yang menentukan secara tepat untuk mencapai
suatu tujuan. Contohnya pegawai di hotel tidak boleh mengeluarkan handphone saat didepan
ataupun saat melayani tamu, peraturan tersebut ditempeli di lokasi departemen masing-masing.
Norma adalah suatu standar atau gaya kebiasaan yang diterima pada beberapa kelompok
orang. Contohnya orang Jepang akan sungkan untuk pulang jika temannya masih bekerja atau
lembur.
MECHANISTIC:
Which are designed to induce people to behave in predictable, accountable ways. Tasks
associated with a rule are also clearly defined, each person specialized and now exactly what he
or she is responsible.