View
1.259
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
Sistem fail dan surat menyurat
WAJ3108Noredatul binti Gabo
Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail yang diwujudkan bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.
Definisi @ pengenalan
Sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa.
Maklumat dan rekod tidak hilang , mudah disediakan dan disimpan.
Tujuan sistem fail
Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan.
Tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan.
Perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi.
Boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi.
Ciri-ciri umum sistem fail
Perlu melibatkan kos yang paling minimum.
Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.
Perlu menggunakan ruang yang paling minimum.
1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk.
2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada.
3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk )
4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas.5. Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang
baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.
Masalah Sistem Fail Di Sekolah
Terdapat 4 sistem fail utama iaitu;
Sistem Pengelasan Fail
Pengelasan fail mengikut abjad
Pengelasan fail mengikut tempat
atau kawasan
Pengelasan fail mengikut angka
Pengelasan fail mengikut perkara
Klasifikasi Fail
Fail urusan am (house keeping files)
Fail urusan fungsian (functional files)
Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan
hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan,
kewangan dan personal.
Fail urusan am (house keeping file)
Fail urusan fungsian mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan
aktiviti asas jabatan. Diwujudkan oleh sesebuah kerajaan untuk
melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya
Fail urusan fungsian (functional files)
Rahsia Besar - Kuning dan berpalang serta tercatat ‘RAHSIA’
Rahsia - Merah Jambu berpalang merah dan tercatat ‘RAHSIA’
Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’Terhad - Putih tercatat
perkataan’TERHAD’Terbuka - putih
Pengenalan Fail
Terbuka – Tiada hadTerhad – pegawai yang menjalanka
tugasSulit – individuRahsia – Maruah NegaraRahsia besar – Keselamatan Negara
Maksud Ciri-ciri Keselamatan
1. Rahsia Besar;
Maklumat tentang urusan kerajaan yang
masih dalam proses perancangan
merupakan antara rahsia besar kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan dalam fail
berwarna kuning dan berpalang (x)
merah memenuhi kulit hdapan fail
Pengelasan Fail
2. Rahsia :
Urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan dianggap sebagai
maklumat berkelas ‘RAHSIA’
Fail yang menyimpan maklumat
pengelsan rahsia berwarna merah jambu
dan berpalang (x) merah memenuhi kulit
hadapan fail.
3. Sulit :
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu
keputusan dianggap sulit walaupun telah
diumumkan oleh menteri begitu juga
urusan tatakelakuan pegawai awam.
Maklumat berkenaan disimpan dalam
fail warna hijau muda dan dicatat
sebagai ‘ sulit’
4. Terhad:
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai
fail yang edarannya terhad disebabkan
maklumat yang terkandung
dalamnya.maklumat seperti butiran
peribadi staf dianggap sebagai maklumat
terhad
Fail jenis ini berwarna putih
5. Terbuka :
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan
adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail
berkaitan dengan pengurusan harian
sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran
adalah tergulung dalam kategori ini.
Fail jenis ini berwrna putih.
Dikelas dan diberikan nombor kod yang sesuai dan teratur.
Fail disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut tahap pertama yang yang boleh dipecahkan sehingga 99 tajuk utama.
Penyusunan Fail
Contoh Susunan fail di rak
Rak dinomborkan untuk memudahkan/mencepa
tkan carian fail
Keterangan
mengenai fail
diletakkan ditepi rak
Perkara Lain Yang Berkaitan Dengan Sistem
Fail
Sampul Kecil
• Satu fail sementara (yang mengandungi satu tajuk sahaja) dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui
• Fail ini ditutup & dimasukkan ke dalam fail besar apabila sudah digunakan
• Fail ini tidak aktif• i) Dakwat biru/hitam untuk surat
keluar
•ii) Dakwat merah untuk surat masukKertas
minit
• Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit / salinan surat yang dihantar & dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi no. rujukan
• Surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkod pada kertas minit
Penutupan Fail
• Fail ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan,4cm atau difikirkan terlalu tebal
• Setelah penuh / ditutup, Jilid I dicatat pada nombor rujukannya
• Seterusnya fail lain dibuka menggunakan Jilid II dan nombor rujukan yang sama digunakan
• Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru (satu) dan seterusnya
• (contoh: 06/08/01 Jld. II (1)
Fail-fail yang ditutup melebihi 7 tahun tidak aktif (rujukan Arkib Negara) hendaklah disenaraikan untuk tujuan pelupusan
a) Sediakan senarai cadangan rekod untuk tujuan pelupusan.
b) Semak senarai rekod yang dicadangkan untuk pelupusan.
c) Dokumen terperingkat perlu dikelaskan semula sebagai terbuka dan mendapat kelulusan Pejabat KPKK sebelum dilupuskan.
d) Kemukakan permohonan kebenaran pelupusan fail kepada Jabatan Arkib Negara Malaysia.
e) Terima kebenaran daripada Jabatan Arkib Negara Malaysiauntuk melupuskan fail.
f) Lupuskan rekod kualiti mengikut kaedah yang ditetapkan.
Pelupusan Rekod/Fail
Sekian,Terima kasih…
Recommended