Upload
kokurikulumbainun
View
17.509
Download
11
Embed Size (px)
Citation preview
04/13/23 1
SISTEM FAIL SISTEM FAIL DAN DAN
SURAT SURAT MENYURATMENYURAT
Pengurusan GERKO
04/13/23 2
Skop / Tajuk ( 2 jam ) Skop / Tajuk ( 2 jam )
• Sistem dan jenis-jenis fail• Prosedur penulisan surat rasmi• Komunikasi rasmi melalui media
eletronik
04/13/23 3
Apakah Sistem Fail?Apakah Sistem Fail?• Satu proses klasifikasi, penyususan
dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki
• Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail
04/13/23 4
Definisi failDefinisi fail
• Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama
04/13/23 5
Ciri-Ciri Umum Sistem FailCiri-Ciri Umum Sistem Fail• Sesuatu dokumen itu mudah dicari
dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan
• Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan
• Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
04/13/23 6
Ciri-Ciri Umum Sistem FailCiri-Ciri Umum Sistem Fail• Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu,
mengikut kehendak dan keadaan organisasi.
• Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum
• Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi
• Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum
04/13/23 7
Pengkelasan FailPengkelasan Fail• Fail boleh dikelaskan berdasarkan;
– Abjad– Perkara– Angka– Tempat dan kawasan
• Menggunakan kod;– Nombor– Ringkasan
04/13/23 8
• Tahap pertama:– 01. Kurikulum– 02. Kokurikulum– 03. Hal Ehwal Pelajar– 04. Kewangan– 05. Asrama
………….pengkelasan fail .pengkelasan fail
Kokurikulum – SRKBT/02
04/13/23 9
..pengkelasan dan nombor ..pengkelasan dan nombor failfail
• Tahap kedua
Nombor Perkara
02/01 JK Kokurikulum
02/02 Sukan dan permainan
02/03 Unit Berunifom
02/04 Kelab dan Persatuan
• Kokurikulum/Unit Berunifom – SRKBT/02/03/
04/13/23 10
..pengkelasan dan nombor ..pengkelasan dan nombor failfail
• SRKBT/02/03/02 – Pandu Puteri
Nombor Perkara
01 Persekutuan Pengakap
02 Pandu Puteri
03 Puteri Islam
04 Bulan Sabit Merah
• Tahap Ketiga
04/13/23 11
..pengkelasan dan nombor ..pengkelasan dan nombor failfail
• SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat
• Tahap keempat
Nombor Perkara
01 Mesyuarat
02 Maklumat Ahli
03 Perlembagaan
04 Perancangan tahunan
04/13/23 12
Peringkat Keselamatan FailPeringkat Keselamatan FailJENIS FUNGSI WARNA
RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara
Kuning berpalang merah (depan & belakang)
RAHSIA •Tender•Kewangan
Merah Jambu berpalang Depan / Belakang
SULIT •Laporan sulit•Soalan
Hijau
TERHAD •Fail peribadi•Dokumen
Putih
BIASA •Terbuka •Harian
Putih
04/13/23 13
Sampul KecilSampul Kecil• Satu fail sementara dibuka keranafail
asal tidak ditemui.• Mengandungi satu tajuk sahala• Apabila sudah digunakan. Ianya
hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
• Fail ini tidak aktif
04/13/23 14
Kertas MinitKertas Minit• Satu fail satu kertas minit.• Setiap surat masuk dan keluar perlu
diminitkan dan direkod• Menggunakan Borang Am 6• Kertas minit disematkan di sebelah kiri
fail• Kandungan masuk = dakwat merah• Kandungan keluar = dakwat hitam
04/13/23 15
Penutupan FailPenutupan Fail• Fail hendaklah ditutup setelah
mengandungi >= 100 kandungan(1 inci)
• Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;
MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )• Fail yang memerlukan tindakan
segera, dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)
04/13/23 16
Prosedur Penulisan Surat Prosedur Penulisan Surat RasmiRasmi
• Kategori Surat Rasmi :– Surat - menyurat dari jabatan
kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya
– Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan
– Memohn ceramah.– Memohon lawatan.
04/13/23 17
Format UmumFormat Umum• Logo, nama dan alamat persatuan• Nama jawatankuasa tertinggi (jika
perlu)• Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)• Tarikh• Alamat Penerima• Melalui (jika berkenaan)• Menghadap / pembukaan surat
04/13/23 18
…….format umum.format umum• Tajuk surat• Pembukaan dan kandungan surat• Cogan kata• Tandatangan, nama dan gelaran jawatan• Surat-surat salinan• Kependekan(initial) nama penulis dan
jurutaip
04/13/23 19
Komunikasi rasmiKomunikasi rasmi• Media eletronik
– Radio– Televisyen– E-mail– Faks
• Media cetak– Akhbar– Majalah
• Lain-lain– Poster– Banner– Brosur
04/13/23 20
Bahan RujukanBahan Rujukan
• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
• Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka
04/13/23 21
RumusanRumusan• Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif
mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan
• Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat
• Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi