Peraturan Pokok Surat Menyurat

PERATURAN POKOK

SURAT MENYURAT

DAN

ADMINISTRASI

LINGKAR STUDI SAINS

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2014/2015

2 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi


Kata Pengantar untuk edisi kedua

Pada dasarnya, administrasi bersifat relatif. Tidak kaku. Hanya kemudian,

demi memenuhi prosedur standar yang berlaku, serta mempermudah jalur

birokrasi, pemenuhan aspek administrasi menjadi sangat penting dan sering kali

menjadi poin pertama yang dikedepankan dalam setiap proses pengajuan urusan

tertentu dalam sebuah institusi formal.

Maka, tak lepas dari itu, penulis hendak menyampaikan bahwa pada

tataran Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Gadjah

Mada, jalur birokrasi membutuhkan kelengkapan secara administratif.

Harapannya, dengan buku panduan ini, kemudian dapat membantu dalam

pemahaman terkait administrasi (yang sering kali disepelekan karena tidak

menyangkut substansi pokok), dan memudahkan dalam pelaksanaan suatu agenda

yang membutuhkan jalur birokrasi pada tingkat internal Fakultas MIPA.

Selain itu, menyadari akan banyaknya kekurangan yang bisa dihimpun

dalam buku ini, penulis secara terbuka menerima baik saran, kritik, maupun

diskusi demi

Sekretaris Umum LSiS

Staff Sekretaris Umum LSiS

Yogyakarta, Mei 2014


Konten

A. POKOK BAHASAN

1. Ketentuan Umum

2. Jenis-Jenis Surat yang digunakan oleh LSiS

3. Bentuk dan Tata Cara Pengetikan Surat

4. Alur Surat

5. Inventarisasi

6. Lain-lain

B. ARSIP SURAT MENYURAT LSiS FMIPA UGM

1. Surat Permohonan Ijin Peminjaman Ruang FMIPA UGM 2014

2. Surat Izin Peminjaman Sekretariat

(contoh. surat balasan menindaklanjuti KMK izin penggunaan

Sekretariat LSiS)

3. Surat Permohonan menjadi Pembicara

4. Surat Permohonan Trophy Rektorat

5. Surat Permohonan Peminjaman Sekat

(contoh. diajukan ke DPPA).

6. Surat Permohonan Izin Scan Tanda Tangan

Lampiran. Surat Pernyataan Scan Tanda Tangan

7. Surat Permohanan Surat Pengantar Peminjaman Tempat

(contoh. diajukan kepada Tata Usaha Dekan FMIPA UGM untuk

membuat surat keringanan biaya penggunaan fasilitas UGM).

8. Surat Permohonan Tanda Tangan

(contoh. diajukan ke Direktorat Kemahasiswaan untuk

menandatangani proposal sponsorship).

9. Surat Pengantar Laporan Pertanggungjawaban ke Dikti


(contoh. diajukan ke Direktorat Kemahasiswaan sebagai pengantar

LPJ Dikti, sekaligus permohonan pengiriman LPJ Dikti oleh pihak

Dirmawa ke Direktorat Pendidikan Tinggi).

10. Surat Keterangan Aktif Kegiatan Mahasiswa

11. Surat Rekomendasi

12. Permohonan Bantuan Dana Delegasi

(contoh. diajukan ke Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset dan

Sumber Daya Manusia untuk menarik uang dana delegasi

lembaga).

Lampiran. Surat persetujuan delegasi lembaga.

13. Invitation Letter

(contoh. diajukan sebagai surat undangan ICAST kepada

universitas yang tergabung dalam anggota ASOSTyN)

14. Surat Kuasa

(contoh. diajukan kepada KPRM untuk pendelegasian peserta

Sidang Umum Mahasiswa (SUM) FMIPA UGM 2013)

15. Prosedur Pengajuan Dana Delegasi FMIPA UGM 2014


POKOK BAHASAN

LINGKAR STUDI SAINS


KETENTUAN UMUM

1. Secara umum, surat keluar hendaknya:

Kalimat-kalimat yang digunakan hendaknya jelas, yaitu :

- Mudah (dalam artian mudah dimengerti oleh pembaca)

- Sederhana (tidak berlebihan dalam penggunaan kalimat dan kata)

- Langsung (tidak berbelit-belit)

- Tepat (dalam artian mencerminkan maksud penulisnya, tidak

menimbulkan salah pengertian)

Hindarkan pemakaian kalimat/kata-kata bahasa asing sepanjang telah ada

bahasa Indonesianya. Bahasa asing dapat digunakan jika dirasa perlu,

misal; untuk menjawab surat dari relasi di luar negeri.

Tulisan yang berbahasa asing di cetak miring. Contoh : publish, space,

dll

2. Semua surat yang diterima (surat masuk) harus melalui sentral penerima pada

sekretriat LSiS (dalam hal ini Sekretaris Umum atau staf Sekretaris Umum).

3. Semua surat masuk HARUS melalui sentral administrasi (papan Sekum)

untuk di-copy, surat asli disimpan sebagi arsip organisasi dengan dilampiri

lembar surat masuk, sedangkan duplikatnya dilampiri lembar disposisi untuk

didisposisikan kepada yang bersangkutan. Surat masuk yang dimaksud

termasuk proposal permohonan dana, permohonan pengambilan data, ucapan

selamat, surat untuk divisi, surat untuk departemen/biro, dsb.

4. Semua surat yang dibuat untuk disampaikan kepada yang bersangkutan (surat

keluar) harus dengan sepengetahuan pengurus dibuktikan dengan tanda

tangan asli (bukan scan maupun tanda tangan yang dipalsukan) pengurus

bidang yang bersangkutan.

5. Semua surat resmi distempel LSiS pada bagian kiri tanda tangan

pengurus yang mengeluarkan atau menaungi maksud surat.

6. Semua surat keluar dibuat rangkap agar dapat disimpan sebagai arsip.


7. Setiap surat yang masuk maupun yang akan dikeluarkan, dicatat dalam

agenda surat masuk dan keluar sesuai dengan nomor urut surat.

8. Penerima berhak (wajib) membalas surat masuk yang diterimanya dengan

mengatasnamakan organisasi dengan mematuhi segala peraturan yang

termaktub dalam peraturan ini.

9. Penandatangan surat resmi organisasi adalah Pengurus, dalam hal ini :

- Ketua dan Sekretaris Umum untuk surat menyurat organisasi terkait

organisasi secara umum.

- Bendahara Umum untuk surat menyurat organisasi terkait keuangan.

- Kepala Biro PSDM untuk surat menyurat organisasi terkait

keanggotaan.

- Kepala Biro Sainspreneurship untuk surat menyurat organisasi

terkait kegiatan bisnis umum

- Kepala Dept Comdev untuk surat menyurat terkait pemberdayaan

masyarkat/ desa mitra

- Kepala Departemen Riset untuk surat menyurat organisasi terkait

pengembangan kemampuan riset

- Kepala Departemen Humas dan Informasi untuk surat menyurat

organisasi terkait kehumasan.

- Kepala Departemen Jurnalistik Sains untuk surat menyurat terkait

kejurnalistikan.

- Kepala Departemen Edukasi untuk surat menyurat organisasi terkait

edukasi

10. Apabila yang menandatangani surat berhalangan dan tidak dapat diusahakan

untuk didatangkan, dapat didelegasikan kepada stafnya yang diberi hak untuk

menandatangani surat tersebut dengan contoh cara penulisan sbb. :

a.n. Ketua

(ttd)

Sayudi Barokah (nama)

Wakil Ketua (Jabatan)


11. Setiap surat resmi harus menggunakan kop surat/blangko surat yang

dikeluarkan Lingkar Studi Sains, untuk salinan dan lampirannya tidak

diharuskan.

12. Pemberian nomor surat diawali berdasarkan pergantian tahun kepengurusan.

13. Peletakan tanda tangan berdasarkan jabatan lebih tinggi pada sisi kanan surat.

Untuk surat yang membutuhkan 1 (satu) buah tanda-tangan, peletakan berada

di sisi kiri surat, sbb :

PANITIA PESTA GAMA 2013

LSiS FMIPA UGM

Ketua Panitia

Afdhal

NIM.12/338466/PA/15097

Sekretaris

Himayatus Shalihah

NIM. 12/334812/PA/15021

Mengetahui,

Ketua LSiS UGM

Ario Wiraya

NIM. 10/300409/PA/13244


JENIS-JENIS SURAT YANG DIGUNAKAN OLEH LSiS

1. Surat Biasa (SB)

Satu jenis surat yang berisikan informasi resmi yang dibuat oleh pengurus,

dewan penasihat, staf, dan anggota untuk ditujukan kepada pihak lain yang

antara lain berupa pemberitahuan, permintaan, teguran, rekomendasi,

pertanyaan dan pernyataan

Adapun jenis-jenis surat biasa (SB) :

a. Surat Ucapan

Surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk memberikan ucapan, berupa :

- Ucapan selamat

- Ucapan belasungkawa

- Ucapan terima kasih, dan lain-lain.

b. Surat Undangan

Surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk mengundang pihak lain baik

ditujukan pada pihak intern maupun ekstern, dapat berupa :

- Ditulis dalam format surat undangan yang resmi, terutama untuk

kalangan eksternal.

Apabila isi surat biasa itu menunjuk pada surat lain maka redaksinya

(dalam contoh) :

Menindaklanjuti surat yang dikirimkan oleh Saudara no.

12/A/SB/P/PASCAL/VII/2014 terkait peminjaman ruang Sekretariat LSiS

FMIPA UGM yang diserahkan pada tanggal 18 Juli 2014, melaui surat ini kami

memberitahukan bahwa Departemen Riset Lingkar Studi Sains (LSiS) FMIPA

UGM ...


- Ditulis dalam surat undangan yang resmi, terutama untuk kalangan

intern, yaitu : kepada pengurus lain.

c. Surat Permohonan

Surat permohonan diajukan untuk melakukan permohonan terkait :

- Permohonan menjadi Dosen Pembimbing

Diajukan oleh Sekretaris Umum lembaga sebelum pengesahan

Pengurus Harian/Pengurus Inti lembaga terkait.

- Permohonan menjadi Moderator

Pengajuan surat permohonan dilampirkan TOR (Term of Reference).

Dikondisikan sesuai dengan kebutuhan dan permohonan pihak yang

diajukan.

- Permohonan menjadi Pembicara

Pengajuan surat permohonan dilampirkan TOR (Term of Reference)

dan Proposal kegiatan yang sudah dilengkapi tanda tangan dan cap

intansi atau lembaga pada lembar pengesahan.


diajukan.

- Permohonan menjadi Orator

Pengajuan surat permohonan dilampirkan TOR (Term of Reference).


diajukan.

- Permohonan Bantuan Dana

Diajukan kepada instansi tertentu untuk meminta dana.

Misal.

1. Bantuan dana pengajuan sponsor diajukan kepada pihak sponsor

(dilampirkan proposal sponsorship)

2. Bantuan Dana Delegasi dengan menggunakan uang delegasi

lembaga . Diajukan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset

dan Sumber Daya Manusia (dilampirkan proposal kegiatan)

- dan lainnya


d. Surat Rekomendasi

Memuat rekomendasi lembaga terkait terhadap pengaju. Terdiri

dari kelengkapan ; nama, NIM, jurusan/prodi pengaju surat rekomendasi.

Serta alasan perekomendasian yang diisi oleh Ketua lembaga terkait.

Surat Rekomendasi dibuat oleh Sekretaris Umum lembaga, dengan

pemohon rekomendasi mengajukan permohonan kepada Ketua lembaga.

2. Surat Dinas (SD)

a. Surat Mandat/ Surat kuasa

Adalah surat yang dibuat oleh pengurus untuk memberikan

mandat/pendelegasian kepada seseorang atau beberapa orang untuk

melaksanakan tugas atas nama pengurus dan atau dewan penasihat di luar

LSiS.

Pihak yang memberikan mandat dalam hal ini adalah Pengurus dan

atau dewan penasihat LSiS. Identitas yang diberi mandat terdiri dari :

- Nama

- Alamat

- Pangkat / Jabatan

- Tugas yang dimandatkan

Presiden Lingkar Studi Sains (LSiS) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan

Alam Universitas Gadjah Mada dengan ini menyatakan bahwa mahasiswa

Nama : ....

NIM : ....

Jurusan / Program Studi : ...

merupakan anggota Lingkar Studi Sains (LSiS) sebagai

1. ...

dan merekomendasikan mahasiswa tersebut di atas untuk mengikuti program .....

Adapun alasan dalam perekomendasian ini adalah karena mahasiswa tersebut di atas:

1. ....


b. Memorandum (Memo)

Surat yang dikeluarkan oleh pengurus dan atau pengawas yang

ditujukan kepada seseorang dilingkungan kerja LSiS. Memuat :

- Kolom kepada (disi kepada siapa memo tsb diberikan)

- Kolom dari ( diisi siapa yang mengeluarkan memo tsb)

- Kolom perihal (diisi dengan pokok isi memo)

- Kolom isi surat

- Lampiran bila ada yang perlu dilampirkan

Form Memorandum tidak boleh diberikan kepada pihak lain diluar

lingkungan sekretariat LSiS dan tidak diberikan kepada sesama pengurus

dan atau dewan penasihat.

Memorandum asli diarsip oleh bidang yang bersangkutan dan

administrasi umum.

c. Surat Peringatan (SP)

Surat yang dikeluarkan oleh pengurus dan atau dewan penasihat yang

isinya bersifat khusus digunakan untuk memperingatkan, memberikan

Redaksi yang tercantum dalam surat (sebagai contoh) :

Saya yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : ...

NIM : ...

Alamat : ...

Jabatan : ...

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama : ...

NIM : ...

Alamat : ...

Untuk mewakili LSiS FMIPA UGM dalam mengikuti Sidang Umum Mahasiswa

(SUM) FMIPA UGM.


teguran atas kesalahan yang dilakukan baik oleh pengurus, dewan

penasihat, Ka. Dept, Kabiro, staf pengurus maupun anggota.

3. Surat Keterangan (SKT)

Surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk memberikan keterangan atau

menjelaskan sesuatu secara benar. Misal : Status anggota, Surat penghargaan,

dll. Mencantumkan ; nama lengkap, NIM, jabatan dan tahun kepengurusan.

Memuat : Pihak yang memberikan keterangan, dalam hal ini adalah

pengurus LSiS, maksud dan tujuan pemberian keterangan, point lain yang

disesuaikan dengan isi ketentuan yang akan diberi keterangan.

Surat Keterangan dikeluarkan oleh Sekretaris Umum lembaga terkait.

4. Surat Keputusan (SK)

Surat yang dikeluarkan oleh pengurus berdasarkan hasil keputusan rapat

pengurus dan atau rapat pengawas yang berpedoman kepada AD/ART LSiS

untuk memutuskan suatu permasalahan, memuat:

- Nomor surat keputusan

- Tentang isi dari surat keputusan tersebut

- Pengurus yang memberikan keputusan

- Menimbang (berisi bagi beberapa point, misal 12dst)

- Mengingat( landasan AD/ART LSiS)

- Memperlihatkan yang mendasari / pertimbangan dikeluarkannya

surat keputusan tersebut)

- Memutuskan

- Menetapkan (berisi beberapa poin berisi sebagai kejelasan

penetapan SK tersebut)

- Ditetapkan di (nama kota)

- Tanggal , bulan dan tahun ditetapkan.

- Identitas pengurus yang mengeluarkan [diberikan wewenang

kepada Ketua, dan Sekretaris Umum (apabila Surat Keputusan


Pengurus), atau Ketua Dewan Penasihat (apabila Surat Keputusan

Dewan Penasihat)].

5. Surat Keputusan Bersama (SKB)

Surat keputusan yang dikeluarkan oleh pengurus dan Pengawas

berdasarkan hasil keputusan rapat pengurus Pengawas yang berpedoman

kepada AD/ART LSiS untuk memutuskan suatu permasalahan, memuat:

- Nomor surat keputusan (berdasarkan no. Urut SKB)

- Tentang isi dari surat keputusan tersebut

- Menimbang (berisi bagi beberapa point, misal 12dst)

- Mengingat( landasan AD/ART LSiS)

- Memperlihatkan yang mendasari / pertimbangan dikeluarkannya

surat keputusan tersebut)

- Memutuskan

- Menetapkan (berisi beberapa poin berisi sebagai kejelasan

penetapan SK tersebut)

- Ditetapkan di (nama kota)

- Tanggal , bulan dan tahun ditetapkan.

- Identitas pengurus dan dewan penasihat yang mengeluarkan

(diberikan wewenang kepada Ketua dan Ketua Dewan Penasihat

7. Surat perjanjian Kerjasama (SPK)

Surat yang berisi perjanjian atau persetujuan antara LSiS dengan pihak

lain, memuat :

- Pengurus yang mewakili LSiS (selanjutnya disebut pihak kesatu)

- Nama yang bertanggung jawab dari pihak lain ( disebut Pihak

kedua)

- Isi kerjasama diuraikan dalam bentuk pasal per pasal.

- Tanda tangan dan stempel dari kedua belah pihak, dan dilengkapi

dengan materai jika diperlukan.

- Saksi kedua belah pihak (minimal 2 orang)


- Dilampirkan fotocopy KTP kedua pelah pihak

12. Berita Acara (BA)

Berita acara merupakan catatan laporan yang dibuat oleh pengurus mengenai

waktu terjadi, tempat, keterangan, dan petunjuk lain mengenai suatu perkara

atau peristiwa

Memuat :

- Tanda tangan dan stempel dari kedua belah pihak, dan dilengkapi dengan

materai jika diperlukan.

- Saksi kedua belah pihak, jika diperlukan


BENTUK DAN TATA CARA PENGETIKAN SURAT

Bentuk yang digunakan untuk surat resmi adalah : tatanan blok atau

model lurus. Surat dinas harus menggunakan blangko surat/kop, dengan

bagian-bagian sebagai berikut :

1. Kepala/Kop Surat

Dalam menyusun kepala/kop surat harus memperhatikan hal-hal sebagai

berikut :

a. Kepala surat disusun secara lengkap dengan mencantumkan nama instansi,

alamat lengkap, nomor kode wilayah, nomor kotak pos, nomor telepon,

email, website, dan lambang instansi.

b. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital

c. Huruf awal alamat instansi, kotak pos, nomor telepon, email,website

ditulis dengan huruf capital

d. Nama dan alamat instansi tidak disingkat

e. Kata telepon dan kotak pos langsung diikuti dengan nomor tanpa disertai

oleh tanda baca

Contoh :

LINGKAR STUDI SAINS

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Sekip Utara, Bulaksumur, Yogyakarta 55281

Email : [email protected], website : www.lsis.mipa.ugm.ac.id

2. Pemberian nomor surat


Nomor urut surat keluar/tujuan surat/jenis surat/pembuat surat/tahun

dibuat surat

Keterangan :

a. No. Urut Surat keluar : 01 ,02, 03,

Pemberian nomor berdasarkan pada urutan nomor surat keluar yang

sudah pernah dibuat sebelumnya yang sudah tercatat di buku surat

keluar.

b. Tujuan surat : A: Intern B: ekstern

c. Jenis surat :

- SB : untuk Surat Biasa

- SK : untuk Surat Keputusan

- SKT : untuk Surat Keterangan

- SPK : untuk Surat Perjanjian Kerjasama

- SM : untuk Surat Mandat

- P-DP : untuk Surat Keputusan Bersama Pengurus &

Dewan Penasihat

- BA : untuk Berita Acara

- PS : untuk Proprosal

d. Pembuat Surat

Apabila surat dibuat oleh pengurus atau dewan penasihat, maka cukup

mencantumkan kode departemen/biro. Tetapi apabila surat dibuat oleh

non-kepengurusan, maka dicantumkan kode departemen/biro

pengampu kemudian garis miring (/) kode pembuat surat. Pembuat

surat ditulis dengan singkatan sbb:

Untuk pengetikan nomer surat pada surat yang sama dan disebarkan untuk banyak

pihak, digunakan penomoran surat seperti pada contoh

No : 01-01/B/SB/P/Pan-PESTAGAMA/VIII/2014

01-02/........

01-03/........

Hal : Surat Permohonan menjadi Sponsorship


Kepengurusan

- P : untuk Ketua

- WP : untuk Wakil Ketua

- S : untuk Sekretaris Umum

- B : untuk Bendahara Umum

- PSDM : untuk Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia

- SP : untuk Biro Sainspreunership

- C : untuk Departemen Comdev

- J : untuk Departemen Jurnalistik Sains

- R : untuk Departemen Riset

- E : untuk Departemen Edukasi

- H : untuk Departemen HI

- DP : untuk Dewan Penasihat

Non-Kepengurusan

Non-Kepengurusan hanya berwenang mengeluarkan surat biasa.

Untuk penomoran tidak mengikuti penomoran surat keluar bidang

pengampu tetapi dimulai dengan nomor 01 (nol satu) dan seterusnya.

- Pan : untuk Kepanitiaan, juga diberi keterangan macam panitia.

Contoh penulisan : 10/B/SB/P/Pan-RC/2011

10/B/SB/PSDM/Pan-Tifoss1/2011

e. Lampiran

Dalam menuliskan lampiran perlu diperhatikan hal-hal sebagai

berikut:

- Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital

- Kata lampiran dapat disingkat menjadi Lamp.

- Kata Lampiran diikuti dengan tanda titik dua

- Jumlah lampiran ditulis dengan huruf

- Pada akhir penulisan baris lampiran tidak diakhiri dengan tanda

titik

Contoh : Lamp. : Tujuh lembar Lamp. : 1 (satu) bendel


Lamp. : Tujuh berkas Lamp. : -

f. Hal atau Pokok Surat

Berisi masalah utama dari isi surat secara keseluruhan. Dalam

menuliskan Hal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

- Huruf awal kata hal ditulis dengan huruf kapital

- Hal surat dinyatakan secara singkat

- Isi hal surat huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital

- Isi hal surat dicetak tebal

- Pada akhir baris tidak ditutup dengan tanda baca

Contoh : Hal : Pemberitahuan

Hal : Undangan

g. Kota, Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat

Dalam penulisan tanggal perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

- Angka tahun ditulis lengkap

- Nama bulan ditulis dengan huruf dan penulisannya harus cermat

- penulisan tanggal surat tidak diakhiri dengan tanda baca

- Ditulis di sebelah kanan nomor surat

Contoh : Yogyakarta,18 September 2011

h. Alamat

Dalam menuliskan alamat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

- Satuan Yang terhormat disingkat menjadi Yth.

- Sapaan (Saudara, Bapak, dan Ibu) dapat dipergunakan jika

diikuti nama orang

- Gelar akademik atau pangkat dapat ditulis jika diikuti dengan

nama orang

- Kode pos ditulis sesudah nama kota

- Berisi Pejabat serta alamat yang dituju, alamat tidak perlu

terperinci cukup nama kota saja, kecuali amplop surat.


- Bila jabatan tidak dikertahui secara pasti, dipergunakan jabatan

secara umum, yaitu pimpinan.

Contoh: Yth. Drs. Ahmad, S.Pd, M.Sc.

Jalan Diponegoro 9, Yogyakarta 54540

Kepada Bapak Amirudin

Jalan Diponogoro 9

Yogyakarta 54540

Yth. Dewan Penasihat

Di tempat

i. Salam Pembuka

Berisi uraian sebagai penghormatan, hal ini tidaklah menjadi

keharusan.

Contoh :

Dengan hormat,

Salam sejahtera kami sampaikan kepada Bapak/Ibu/Saudara/i,

semoga di dalam menjalankan tugas senantiasa mendapat limpahan

rahmat dan hidayah dari Tuhan Yang Maha Kuasa.

j. Isi Surat

Uraian yang memuat masalah yang menyebabkan surat yang

dikirimkan.

k. Akhir Surat / Penutup

Ucapan agar penerima surat menjadi maklum dengan kehendak kita

serta ucapan terima kasih.

Contoh :

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan

kerjasama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.


l. Pengirim Surat

Berisi tentang nama, tanda tangan, dan jabatan pengirim surat.

Tanda tangan harus sepengetahuan pengurus yang bersangkutan

m. Tembusan Surat

Diketik tegak lurus dengan huruf awal nama pengurus, berisi pihak-

pihak yang juga menerima surat tersebut. Bentuk-bentuk surat yang

dikeluarkan LSiS bisa mengalami modifikasi sesuai dengan jenis surat.

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dalam lampiran.


ALUR SURAT

1. Secara umum alur surat sudah diatur dalam ketentuan umum.

2. Pengarsipan surat masuk dan keluar menjadi tanggung jawab Sekretaris

Umum, dengan teknisnya dilakukan oleh Staf Sekretaris Umum.

3. Arsip surat menyurat dikumpulkan, dibundel tiap tahunnya untuk disimpan di

Arsip Sekretaris Umum periode berikutnya.

4. Arsip surat yang sudah berusia dua tahun atau lebih dapat dimusnahkan

dengan rekomendasi Sekretaris Umum atau menyesuaikan pemusnahan arsip

organisasi yang diatur dalam ketentuan lain.


INVENTARISASI

Setiap Departemen Biro memiliki sekretaris yang mengemban tugas terkait

permasalahan administrasi tingkat Departemen-Biro terkait, termasuk

permasalahan inventarisasi Departemen-Biro, mencakup :

1. Papan kepengurusan Lembaga Departemen Biro

Papan kepengurusan Departemen/Biro diisi dengan agenda maupun

kebutuhan yang berkaitan dengan departemen/biro terkait

Tidak meletakkan kepemilikan pribadi pada mading yang tidak

melabeli kepemilikan barang. Atau, menitipkan barang personal tanpa

dilabeli kepemilikan barang

2. Berkas Administrasi Departemen/Biro

Lemari lantai.2 berisi berkas administrasi departemen/biro periode

kepengurusan terkait sampai dua tahun sebelum periode terkait.

Berkas administrasi Departemen/Biro dibundel rapi berdasarkan

periode kepengurusan. Diletakkan di dalam folder (sesuai nama

departemen/biro tercantum).


LAIN-LAIN

1. Untuk surat-surat kepanitiaan dan non-kepengurusan lainnya menjadi

tanggungjawab bidang pengampu, serta Kepala Departemen Biro terkait.

2. Segala macam surat menyurat yang mengatasnamakan organisasi harus

mematuhi segala yang tercantum dalam peraturan ini.

3. Pada surat kepanitiaan, maka yang menandatangani adalah Ketua dan

Sekretaris atau yang berkedudukan sama dengan mengetahui Ketua

Biro/departemen Pengampu.

4. Pengarsipan surat-menyurat baik kepengurusan maupun non-kepengurusan

menjadi tanggung jawab pengeluar surat dengan pelaporan berkala tiap

triwulan kepada Sekretaris Umum.


ARSIP SURAT MENYURAT LSIS FMIPA UGM

LINGKAR STUDI SAINS

Documents

Peraturan Pokok Surat Menyurat