KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

ASEP KOSWARA

Surat adalah sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan

PENGERTIAN

Sebagai alat komunikasi tertulis Sebagai alat bukti outentik Sebagai alat bukti historis Sebagai duta/wakil Sebagai Pedoman

FUNGSI SURAT

Kriteria surat : Dikemas dalam bentuk yang menarik. Bahasanya mudah dimengerti. Langsung kepada intinya (tidak bertele-

tele).

KRITERIA SURAT

Surat Dinas Surat Pribadi Surat Niaga

Surat menurut pemakaiannya

Surat Dinas Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-

instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi.

Fungsi surat dinas: Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih. Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga

mudah dicari apabila di perlukan. Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan

perkembangan suatu instansi. Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat

instruksi.

Fungsi surat dinas: Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas

putih. Alat pengingat, karena surat itu dapat

diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan.

Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi.

Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi

FUNGSI SURAT DINAS

Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.

Memakai bentuk surat yang standar. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku

dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.

Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.

CIRI SURAT DINAS

Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama.

Surat pribadi dibagi menjadi : Surat pribadi resmi Surat pribadi tidak resmi

SURAT PRIBADI

Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.

Surat niaga terdiri dari : Surat jual beli Kwitansi Perdagangan Surat niaga dibagi menjadi : Surat niaga intern Surat niaga ekstern

SURAT NIAGA

Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan :

Permintaan penawaran Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk

meminta keterangan tentang harga, diskon, pembayaran, dll.

Penawaran (offerte) Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon

pembeli. Pesanan (order) Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual

yang berisi pesanan pembelian barang-barang.

MACAM SURAT NIAGA

Pengumuman Pengumuman adalah surat yang ditujukan

kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

Berdasarkan Jumlah Pembaca

Surat Edaran Surat edaran adalah surat yang dikirimkan

kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.

SURAT EDARAN

Penulisan surat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk penulisan surat. Adapun yang dimaksud bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Cara penulisan surat pada setiap instansi atau organisasi berbeda-beda. Keragaman itu bergantung pada kebiasaan dan aturan instansi yang bersangkutan.

Pada umumnya, dalam surat-menyurat resmi, dikenal beberapa macam bentuk surat, yaitu:

a) bentuk lurus penuh (full block style); b) bentuk lurus (block style); c) bentuk setengah lurus (semi block style); dan d) bentuk resmi Indonesia (official style). Untuk memperjelas pemahaman Anda tentang bentuk surat ini,

di bawah ini, akan dibahas satu per satu bentuk surat tersebut.

Bentuk Surat

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh berikut

Bentuk Lurus Penuh (full block style)

Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri. Agar lebih jelas, perhatikan contoh variasi bentuk resmi Indonesia baru di samping. Dari berbagai jenis dan bentuk surat yang telah dijelaskan, berikut ini Anda akan mempelajari jenis surat edaran. Apa yang dimaksud dengan surat edaran? Surat edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang (pejabat) atau beberapa orang (pejabat) tertentu pada suatu instansi. Selain itu, surat edaran pun digunakan untuk memberitahukan sesuatu kepada orang banyak dan diharapkan, isi surat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. Surat edaran, biasanya, berisi penjelasan-penjelasan atau petunjukpetunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang telah ada

Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansiinstansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:

a. Bentuk Resmi Indonesia Lama Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:

(1) Tanggal surat didahului nama tempat, (2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di

bawah nama tempat dan tanggal surat, (3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda

tangan, nama ditulis di antara tanda kurung, dan (4) nama pengirim surat digarisbawahi. Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.

Bentuk Resmi Indonesia

Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini

Bentuk Resmi Indonesia Baru Surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:

(l) tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;

(2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri; (3) di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari

pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda tangan;

(4) sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama;

(5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.

Keterangan: 1. Kepala surat 6. Tubuh surat 2 Nomor 7. Salam penutup 3. Tanggal bulan dan tahun 8. Jabatan

pengirim surat 4. Nama dan alamat yang dituju 9. Nama

pengirim 5. Salam pembuka 10. Tembusan

contoh surat bentuk resmi Indonesia baru berikut.