minit mesyuarat & surat-menyurat

7/26/2019 minit mesyuarat & surat-menyurat

1/21


2/21

SURAT-MENYURAT :

PENULISAN SURATRASMI


3/21

Secara khusus, setiap jenis surat rasmimempunyai ormat yang tersendiri.

ontoh ! "ormat surat panggi#an mesyuarat

berbeza dengan surat permohonan kerja.

Secara amnya, terdapat persamaan dari segipenu#isan dan ormat surat rasmi tersebut.

ontoh ! surat panggi#an mesyuarat,memohon #a$atan, memanggi# ceramah.

PENULISAN SURAT RASMI


4/21

%ogo, nama dan a#amat seko#ah&persatuan

Nombor ai# 'rujukan kami dan rujukan tuan(

Tarikh surat

A#amat penerima

)erkataan *Me#a#ui+

Mengadap atau membuka surat

)erkara 'tujuan surat itu ditu#is(

Perkara Asas Dalam Surat Rasmi


5/21

andungan surat 'seringkas mungkin(

-capan terima kasih dan penghargaan

ogan kata 'jika per#u(

ang menurut perintah&ang menja#ankan tugas

Tandatangan

Nama dan ja$atan

Sa#inan


6/21


7/21


8/21


9/21


10/21

Surat yang ditujukan kepada etua & Timba#anetua /abatan 0 diserahkan kepada )embantuhas 'tanpa dibuka(.

Surat yang dia#amatkan kepada etua /abatandan surat untuk perhatian pega$ai 0 pega$aiyang bertanggungja$ab menguruskan surat

jabatan 'buka dan datar surat ikut prosedur(.

Sebe#um surat diambi# tindakan 1 masukkansurat ke da#am ai# berkenaan.

PENDAFTARAN &PENGEDARAN


11/21

Surat per#u ja$apan segera 0 ja$ab segera

Sekiranya tidak 0 penu#is surat hendak#ah

dimak#umkan 'surat akuan terima( yangmenyatakan baha$a ja$apan akan disusu#ida#am jangka masa yang dinyatakan.


12/21

Mesin aksimi#i 'surat asa# hendak#ahdisusu#i segera(

2me#

Pengantaran Surat


13/21

Merupakan satu rekod bertu#is mengenaiperkara1perkara yang dibincangkan da#amsesuatu mesyuarat.

MINITMESYUARAT


14/21

Ringkas !an Pa!at Tidak direka1reka '3ukan #aporan&cerita pendek(

Lengka" 3o#eh memberi keahaman je#as

Te"at 3utir perbincangan dicatat dengan tepat

#e$as !ari keraguan Tarikh, nombor rujukan, nama, akta dan #ain1#ain

%iri-%iri Minit Mesuarat Yang#aik


15/21

)eringkat )ersediaan Mengetahui agenda

Mengetahui minit mesyuarat #epas

Membaca semua kertas kerja

Semasa Mesyuarat

Tumpukan perhatian kepada perbincangan

)eringkat )enu#isan Minit Mesyuarat

4ra minit diserahkan untuk ke#u#usan )engerusi 5 hari se#epastarikh mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan 6 hari se#epas tarikh mesyuarat

Pan!uan Penulisan MinitMesuarat


16/21

Minit Mesyuarat hendak#ah merekodkan!

Senarai kehadiran mesyuarat.

)erkara1perkara penting yang dibincangkan da#ammesyuarat.

eputusan1keputusan yang dibuat.

Tindakan1tindakan susu#an yang per#u diambi# o#ehagensi.

MINIT MESYUARAT


17/21

"78MAT M9N9T M2S-A8AT

M9N9T M2S-A8AT :::'atatkan Nama Mesyuarat(

3i# :::::. Tahun :..

'atatan nombor bi#angan mesyuarat dan tahun(

Tarikh !Masa !

Tempat !

'ADIR

'Senaraikan nama ah#i1ah#i yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermu#adengan nama )engerusi mesyuarat. Susunan nama ah#i1ah#i mesyuarat yanghadir hendak#ah mengikut kekananan(

'ADIR #ERSAMA'Senaraikan nama1nama pega$ai yang bukan merupakan ah#i1ah#i tetapidijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau te#ah turut sama menghadiri

mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendak#ah mengikut kekananan(

URUSETIA'Senaraikan mana pega$ai1pega$ai yang menjadi -rusetia mesyuarat, susunannama hendak#ah mengikut kekananan(


18/21

9. PERUTUSAN Y(#'G( PENGERUSI8uangan ini mengandungi catatan mengenai perkara1perkara penting yangte#ah dibangkitkan o#eh )engerusi mesyuarat. )erkara1perkara penting initidak semestinya dibangkitkan o#eh )engerusi pada a$a# mesyuarat. 9amungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara1perkaraberbangkit atau semasa membincangkan kertas1kertas kerja atau di akhirmesyuarat.

99. PENGESA'AN MINIT MESYUARATatatkan keputusan minit mesyuarat yang #epas iaitu sama ada disahkantanpa pindaan atau disahkan tertak#uk kepada pindaan1pindaan tertentu.

/ika ada pindaan, nyatakan pindaan1pindaan berkenaan.

999. PER)ARA-PER)ARA #ER#ANG)ITa( 8uangan ini mengandungi catatan mengenai perkara1perkara yang

dibangkitkan da#am mesyuarat yang #epas.b( Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendak#ah

dicatatkan. atatkan muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang#epas yang membincangkan perkara yang sama bagi memudahkanrujukan dibuat.

c( /ika perkara1perkara berbangkit itu masih memer#ukan tindakan,catatkan juga agensi atau pega$ai yang per#u mengambi# tindakan.

I*( PER#IN%ANGANa( 8uangan ini merekodkan perkara1perkara baru yang dibincangkan o#eh

ah#i1ah#i mesyuarat. Susunan tajuk ada#ah mengikut agenda mesyuaratyang te#ah ditetap.


19/21

;. PER#IN%ANGAN )ERTAS-)ERTAS )ER+A

3agi mesyuarat1mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkanuntuk perbincangan. )erkara1perkara yang per#u direkodkan da#amruangan ini ia#ah!1

Tajuk kertas kerja berkenaan. Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.

Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.

9su1isu penting yang dibangkitkan di da#am kertas kerjaberkenaan.

)andangan&komen ah#i1ah#i mesyuarat berkenaan isu1isu

yang dibangkitkan di da#am kertas kerja berkenaan. eputusan mesyuarat mengenai isu1isu yang dibangkitkan

serta tindakan1tindakan susu#an yang per#u diambi#seterusnya.

;9. 'AL-'AL LAIN

8uangan ini merekodkan perkara1perkara #ain yang dibincangkan di da#ammesyuarat yang pada mu#anya tidak termasuk da#am agenda mesyuarat.


20/21

;99. PENUTUP

8uangan ini merekodkan perkara1perkara seperti!1

Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan -capan terima kasih daripada )engerusi mesyuarat atatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya

te#ah ditentukan

URUSETIA'atatkan nama Agensi&3ahagian&-nit yang bertanggungja$ab da#am

mengurusetiakan mesyuarat(

Tarikh'atatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan(


21/21

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit3. Perkara-perkara Berbangkit

3.1. (Perkara) para m.s. .

3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa.

3.1.2. Mesyuarat memutuskan .

Tindakan !!!!!!!!!!!!!!

". Pembentangan kertas-kertas ker#a

".1. (Ta#uk $ertas $er#a)

".1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa

(i) .

(ii) ..

".1.2. Mesyuarat memutuskan ..

Tindakan!!!!!!!!!!!!!

%. &al-hal lain

'. Penutup

%,NT,' STRU)TUR MERE),D)AN MINITMESYUARAT YANG #ER)UALITI

Documents

minit mesyuarat & surat-menyurat