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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
I.U.P Santiago Mariño, Extensión Puerto Ordaz
Escuela 45. Sección “S”
Cátedra: GERENCIA
DISTRIBUIDORA PC, C.A.
Profesor: Ing. Alcides Cádiz Autores:
Arias Yossein C.I:20150611
Caridad zapata C.I:20772272
INTRODUCCION
Una de las dimensiones más importantes de la actividad empresarial en la
actualidad, es la necesidad imperiosa de centrarse en el servicio al cliente como
área fundamental del que hacer económico.
La calidad del servicio es el gran diferenciador, atrae y mantiene la preferencia del
cliente. El efecto será positivo si el servicio es bueno y negativo si el servicio es
pobre, pero la realización entre la calidad y rendimiento financiero es ineludible.
Dentro de cualquier ámbito gerencial es importante establecer cada una de las
series de pautas que se necesitaron para implementarlas en nuestro proyecto y
por consiguiente determinar lo importante que serán las reuniones en la empresa,
realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra
actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan
de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.
Básicamente reflejamos todo lo que se relaciona a las pautas necesarias para la
realización de nuestro proyecto tales como fueron:
Los diagramas de proceso: es una forma gráfica de presentar las actividades
involucradas en la elaboración de un bien y/o servicio terminado.
Las políticas de control de la empresa. Los modelos de auditorías en cada
departamento. Propuestas de mejoras
Todos estos puntos reflejados para determinar y consolidar todo lo relacionado
con nuestra empresa ya que mediante cada uno de ellos se podrá identificar como
está estructurada en todos los ámbitos nuestra empresa.
CAPITULO I
Descripción de la empresa y sus departamentos
Distribuidora PC, C.A es una empresa de servicios dedicada a la venta de equipos
de computación y accesorios al mayor a proveedores que se dedican a la venta al
detal de equipos de tecnología.
Distribuidora PC,C.A se dedica a prestar la mejor calidad de servicio a todos sus
proveedores. Es una empresa que está siempre a la vanguardia y actualizada con
lo últimos avances de la tecnología para garantizar a sus clientes disponibilidad y
asesoría en los productos más innovadores del mercado de la computación.PC,
C.A garantiza: Atención personalizada por nuestros ejecutivos de cuenta,
Información y talleres de preparación sobre los nuevos avances, Disponibilidad y
mejores precios del mercado y Alcance a todos los rincones del territorio nacional.
Dispone de un personal capacitado, comprometido y competitivo en sus labores.
Con alto sentido de ética, justicia y equidad. Que brinda un trato adecuado a
nuestros clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Que mantiene una
comunicación precisa y oportuna como valor agregado.
Tiene como excelencia la fijación de objetivos y metas retadoras, preservar los
consecuentes resultados de alto impacto, garantizando un desempeño superior
dentro de la Organización.
Misión
Consolidarnos en el mercado mayorista de la venta y distribución de partes,
accesorios y equipos de computación, conjugando la más alta tecnología con un
capital humano calificado que brinde respuestas rápidas y oportunas a nuestros
clientes.
Visión
Ser el líder en el mercado nacional de la comercialización y distribución del
mercado venezolano de la computación.
Valores
Conjunto de creencias, principios y normas consideradas apropiadas por la
Empresa y que se manifiestan a través de las conductas de los integrantes de la
Organización.
Avanzada Tecnología: Uso de tecnología que proporcione competitividad y valor
agregado.
Compromiso con la Organización: Conciencia de formar parte de Distribuidora PC,
C.A, identificándose con su misión e intereses, buscando la protección de sus
bienes y manteniendo el respeto y solidaridad con los compañeros de trabajo,
sentimiento elevado de pertenecer a la Empresa.
Servicio: Dedicación por la satisfacción del cliente externo e interno como su
prioridad número uno.
Calidad: Satisfacer a nuestros clientes a través del mejoramiento continuo de
nuestras operaciones para ofrecer calidad en el servicio, apoyándonos en
herramientas de vanguardia tecnológica.
Competitivos: Esforzarse cada día más, adelantarse a nuestros competidores, ser
innovadores, dar valor agregado, sobresalir.
Departamentos de la empresa
La empresa Distribuidora PC, C.A cuenta con ocho departamentos descritos de la
siguiente manera:
Gerencia general: Efectuar las acciones necesarias para corregir las
desviaciones que se presenten. Tiene la responsabilidad correspondiente a
las atribuciones y funciones establecidas, por las decisiones tomadas en el
ejercicio de sus obligaciones y las demás que resulten de la operación.
Conlleva a los siguientes departamentos:
Gerencia de Contabilidad: Supervisa que la documentación remitida
al Departamento para su pago, reúna los requisitos fiscales y
cumplan con la normatividad aplicable al caso. Consta de los
analistas de contabilidad y de los auditores administrativos.
Gerencia de Administración y finanzas: El gerente de administración
y finanzas tiene como principal función la optimización del proceso
administrativo, contable y financiero de la empresa. Está constituido
por analistas de finanzas en la sede principal, administradoras en las
sucursales y asistentes administrativos.
Gerencia de tesorería, crédito y cobranza: el departamento de
tesorería, crédito y cobranzas consta de cobradores y analistas de
tesorerías. Las funciones del gerente son las siguientes: gestión de
cobros a clientes y pagos, control del cumplimiento de las
condiciones pactadas con las entidades financieras, control de las
liquidaciones de intereses de las cuentas, compraventa de moneda
extranjera y gestión de cobertura de riesgo en divisas, negociación
de las condiciones para ciertas operaciones, realización y
seguimiento de presupuestos de tesorería y cash flow de la
sociedad. Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de
cuentas por cobrar, y verificar su registro. Propone estrategias y
diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas
por cobrar. Diseña, propone e implementa controles administrativos
que permitan reducir las cuentas incobrables. Supervisa y valida las
notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.
Autoriza los créditos y ampliación de los mismos a favor de los
clientes. Controla y custodia los documentos que correspondan al
Departamento. Efectúa la investigación crediticia de posibles clientes
para el otorgamiento de créditos. Informa a las Sucursales sobre el
comportamiento de los clientes morosos. Programa, controla y
supervisa las actividades de los cobradores adscritos al
Departamento. Lleva un control documental y electrónico de los
clientes acreditados.
Gerencia de Recursos Humanos: el departamento de Recursos
Humanos se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y
retener a los colaboradores de la organización, se administra con las
personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de
inteligencia, creatividad y habilidades intelectuales. Está compuesta
por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación,
capacitación, administración o gestión del personal durante la
permanencia en la empresa. El departamento está constituido por
analistas de recursos humanos.
Gerencia de ventas: Es el encargado de dirigir, organizar y controlar
un cuerpo o departamento de ventas. El gerente de ventas debe
agrupa todas las cualidades de un verdadero líder, como son la
honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un
gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas. Este
departamento está constituido por jefes de ventas a nivel nacional y
ejecutivos de ventas al mismo nivel.
Gerencia de almacén: el departamento de almacén consta de
Coordinadores de Almacén, almacenistas y Auditores Operativos. El
Gerente tiene como función:
1. Planificar, Coordinar y Supervisar todos los Movimientos
Operativos del Almacén y del Centro de Distribución.
2. Supervisar y Dirigir Actividades Operativas del Almacén
3. Velar por la Integridad de la Carga que está Bajo su Custodia.
4. Controlar que la Mercancía esté Almacenada en el Lugar y Bajo
las Condiciones que le han Sido Asignadas.
5. Controlar la Documentación Archivada con Relación a la
Mercancía Recibida y Despachada del Centro de Distribución.
6. Coordinar, Supervisar y Hacer Seguimiento al Inventario Físico.
7. Inspeccionar las Condiciones de Seguridad del Área del Almacén
y del Centro de Distribución.
8. Asegurar el Cumplimiento de Normativas y Controles
Establecidos.
9. Establecer Lineamientos para la Distribución y Orden de la
Mercancía Dentro del Almacén y del Centro de Distribución.
10. Recibir y Procesar las Devoluciones de Mercancía Efectuadas
por los Clientes de la Empresa.
11. Administrar el Flete Utilizado para el Despacho a Fin de
Conseguir el Mejor Cubicaje para así Optimizar la Relación
Distribución Costo.
12. Agilizar el Tiempo de Carga y Descarga de la Mercadería.
13. Coordinar el Transporte para Despacho por Zonas Geográficas o
Rutas Específicas Según los Pedidos.
14. Atender los Requerimientos del Usuario, Encargándose de la
Distribución o Entrega de la Mercadería Solicitada.
15 Contar con el Embalaje o Empaque para Asegurarnos que las
Cantidades y Calidades de los Artículos o Materiales sean Correctas.
16. Asegurar el Control de la Exactitud de los Artículos que se
Despachan, así como la Rapidez de su Ejecución para Cumplir con
los Plazos Solicitados.
CAPITULO II
Diagrama de Procesos general y de cada departamento de la empresa
Distribuidora PC, C.A.
1.- Contabilidad.
2.- Recursos Humanos.
3.- Cobranzas
4.- Administración.
5.- Ventas
6.- Almacén PC,CA
CAPITULO III
Identificar las políticas de Control de la empresa y de cada departamento.
Políticas internas de contabilidad.
Tiene varios objetivos como:
– Evitar o reducir fraudes.
.– Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
– Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
– Salvaguardar los activos de la empresa.
– Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas
fijadas por la administración.
Abarca la preparación de los estados contables y financieros, la existencia de los
principios contables, cumplimiento de la normativa vigente. Ello exige comprobar
si:
- Los activos y pasivos existen realmente y se encuentran registrados y
clasificados correctamente.
- Los criterios contables son los adecuados.
- La información que se obtiene de la contabilidad es de cantidad y calidad
suficiente.
Políticas de Control de Administración y Finanzas
Control sobre el manejo adecuado de los Ingresos.
1. Depositar diariamente las Ventas, el Dinero.
2. Queda prohibido el uso de dinero para otro fin que no sea de la empresas.
3. No usar el dinero, para provecho particular si no con el control necesario y su
buen manejo.
4. Control en los procesos y que exista un manual que avalen que así están
aplicándose.
5. No utilizar recursos de la empresa, para manejo personal.
6. Cuidar los inventarios y su excelencia para la administración.
7. Aplicar una buena política y control interno la empresa alcanza los objetivos y el
crecimiento al que desea obtener.
Políticas de Control interno de Tesorería, Crédito y Cobranzas.
La Gerencia de Tesorería como Unidad responsable de la realización del pago,
responde por la ejecución del control previo para lo que debe cumplir con las
normas de control interno de Tesorería, para el procesamiento, registro,
verificación y pago de las órdenes de pago, en resguardo del patrimonio de la
empresa.
Debe garantizar la revisión y actualización de las normativas internas del área de
Tesorería a las normativas legales vigentes, a fin de garantizar que las actividades
inherentes a la tesorería se realicen, dentro de la ley, reglamentos y otras
disposiciones legales.
Hay que evaluar periódicamente el cumplimiento en sus procesos, de los
manuales de Normas y Procedimientos y de Políticas Generales y Normas de
Control Interno, a fin de corregir posibles desviaciones que se produzcan, en el
desarrollo de sus procesos internos.
La Gerencia de Tesorería debe ser garante de la actualización de la información
Financiera de la empresa a ser manejadas por la gerencia de administración, a fin
de proporcionar herramientas de información y evaluación a la gestión
administrativa.
Es esencial que los sistemas de créditos y las condiciones de ventas, se
establezcan sobre una base que no desanime a los buenos clientes y que
tampoco origine perdidas serias por deudas incobrables. El control de crédito está
a cargo del gerente de crédito, que asume toda la responsabilidad que acepta los
pedidos del cliente y además incluye el trámite final de aprobación o negativa.
Políticas de Control del Departamento de Ventas
Cumplir la meta de ventas en las organizaciones no debe representar únicamente
un mayor valor de los ingresos, pues al vender es importante conocer quiénes son
los clientes, en qué condiciones se vende y cuáles son los parámetros
establecidos para que la venta cumpla con los objetivos estratégicos de la
organización.
1-Separar ó segregar las diferentes funciones de la venta a crédito de tal modo
que los diferentes empleados ó departamentos sean responsables de:
A-La preparación del pedido de venta
B-Aprobación del crédito.
C-Salida de mercancía del Almacén.
D-Facturación
E-Verificación de la factura.
F-Transporte de la mercancía
G-Mantenimiento de las cuentas de mayor.
H-Registro contable de la venta
I-El recaudo del efectivo en las cobranzas
2-Un adecuado procedimiento para la aprobación del crédito.
3-Facturación oportuna
4-Factura cambiaria de compra-venta, debe llevar firma de recibido por el cliente.
5-control en los consecutivos de las facturas(incluso las anuladas.).
6-Verificacion de Cantidades facturadas
7-Verificacion de Precios por una persona diferente al de cantidades.
8-Constante revisión de la cartera por edades.
9-Proceso de recepción de las devoluciones.
10- Funcionario ó ejecutivo facultado para castigar cartera.
11-Un efectivo control de las cuentas pagadas.
12-Implementar control al gerente de ventas.
Políticas de Control de Almacén
Toda área de almacén deberá ser un área cerrada, con una entrada y una
salida bien definida.
Tanto en la entrada como en la salida de nuestros almacenes, deberá
existir vigilancia, dotada con detectores de metal y sus implementos de
seguridad.
Se establecerá el control de entradas y salidas del personal de las áreas de
almacén, el cual debe ser controlado por el personal de seguridad, el cual
asentará el motivo de la entrada o la salida, cada vez que esta se ejecute.
Se restringirá el acceso de objetos personales a las áreas de almacén.
Se requerirán las actas de destrucción de auditoría para todos los
productos destruidos por Servicio Técnico, que serán sacados por el área
de zona de Carga.
Se restringe el acceso de alimentos y bebidas a las áreas de almacén.
Objetos que no deben ser ingresados en las áreas de almacén y por
consiguiente no podrán salir de las áreas previa autorización de la
Gerencia:
1. Equipos, partes y piezas de computación.
2. Cámaras, baterías, filmadoras u otros equipos de su género.
3. Llaves personales, navajas, cortaúñas u otros objetos metálicos.
4. Celulares, radios, Mp3 u otros equipos portátiles de música.
5. Cd`s, pen drives, discos portátiles u otro dispositivo para el almacenamiento
de datos.
6. Cualquier tipo de alimento, latas y botellas de bebidas.
7. Cooler metálico o vaso con tapa.
8. Bolsos, coalas, maletines de herramientas.
9. Cajas sin identificación.
Todas las áreas de almacén deberán permanecer cerradas, con sus
controles de acceso correspondientes.
No se permitirán bolsos, carteras, bolsas, cajas o cualquier objeto personal
en las áreas de almacén. (bandeja de despacho, puestos de Trabajo etc.)
El ingreso de personal ajeno al área de almacén, deberá ser mediante el
formato de acceso al almacén, el cual deberá ser firmado por la gerencia
que requiere el acceso y autorizado por la jefatura o la gerencia de
operaciones o almacén.
Dada constante relación se podrá extender autorización parcial o
permanente al personal de auditoría operativa, compras o sistemas. El cual
debe ser renovado o actualizado semanalmente.
Personal ajeno a las áreas de almacén deberá estar acompañado por un
representante del almacén.
Debe estar al tanto de todas las operaciones que se estén ejecutando en
las áreas de almacén, conforme con la estructura organizativa del área.
Debe controlar y validar, las autorizaciones de acceso, a fin de prevenir
cualquier acto que perjudique el patrimonio de la empresa.
Debe velar por la ejecución de los controles y deberán coordinar con el
personal las entradas y salidas del área.
Debe tener personal designado para cada una de las áreas de jaula, sin
permitir el ingreso de personal de otras áreas sin autorización del
supervisor del área.
Debe restringir el libre acceso del personal de Zona de Carga y Patio, a las
áreas de jaula.
Debe mantener al personal ocupado todo el tiempo posible evitando el
tiempo de ocio.
Debe restringir el libre tránsito del personal en las áreas de almacén, sin
ningún tipo de autorización.
Debe evitar el almacenamiento cerca de los colectores de basura.
Debe evitar la manipulación prolongada de artículos susceptibles al Hurto
por parte del personal de almacén, siendo sumamente importante la
supervisión y el control constante al personal.
Los procedimientos de serialización se deben efectuar en áreas dotadas de
seguridad, bajo el control de los supervisores de áreas. En el caso de las
portátiles el procedimiento se debe ejecutar en áreas abiertas, donde
puedan ser observados por las cámaras y en presencia de supervisores o
responsables.
Conocer que el riesgo de un artículo de ser hurtado aumentará en función
de su atractivo y para ello de debe conocer los parámetros que determinan
este atractivo:
El valor.
La novedad.
La facilidad de venta.
Facilidad de ser hurtado (tamaño, etc.)
Localización en las instalaciones (hay partes de las instalaciones en las que
es más sencillo “actuar”).
La mercancía que cumple con las condiciones indicadas en el punto
anterior, deben tener un tratamiento especial que permita el control
perceptivo y que tenga condiciones de seguridad.
Las áreas de Jaula y almacén General, tendrán un único depósito de
basura a fin de centralizar el flujo de desechos.
Los desechos deben ser manejados conforme a las siguientes
especificaciones:
Se deberán desarmar las cajas antes botarlas.
Los botes de basuras deberán tener bolsa plástica y las mismas no deben
contener objetos metálicos.
Se deberá clasificar la basura en los contenedores, estableciendo un
contenedor para los desechos plásticos y otro para los desechos de papel o
cartón.
Los desechos metálicos, deberán ser colocados a parte en cajas a fin de
que estos estén aptos para su revisión.
Deberán establecer un cronograma para el bote de basura, el cual debe
suministrarse una copia al área de auditoría operativa para su control.
Deberán restringir el uso de la zona de ascensores, para fumar cigarro,
ingerir alimentos y cualquier tipo de bebidas.
Se deben extremar las medidas de control en las áreas de transporte, ya
que las operaciones de este tipo conllevan a la ejecución de procedimientos
de elevado riesgo (Carga, Descarga, Entregas).
Se debe tener en cuenta que las acciones irregulares suelen ser cometidas
en complicidad con personas que tienen acceso a la mercancía, ya sean
externas o internas a la empresa.
Políticas de control de Recursos Humanos.
Todo proceso de selección se iniciará con la elaboración del
correspondiente “Requerimiento de Personal”, el mismo estará firmado por
el Vicepresidente y Gerente del área. Esto se aplicará para todos los casos
de vacantes, reemplazos y creación de nuevos puestos. El presidente
Ejecutivo aprobará los requerimientos de personal en base a la
documentación que justifique la decisión.
En caso que se genere una vacante se dará preferencia al personal interno
que se ajuste al perfil del cargo mediante un concurso interno. En caso que
no exista un personal interno que reúna los requisitos, se buscara fuentes
de reclutamiento externo.
No se podrá realizar ninguna contratación de personal que no haya
cumplido con el proceso de selección.
La contratación de personal nuevo se deberá efectuar bajo los que
establezca la Ley del Trabajo vigente.
Se deberá solicitar al aspirante la documentación e información especificada
para poder darle ingreso.
Toda trabajador que entra a la organización, bien sea administrativo o de
operaciones deberá presentar un examen psicológico, uno de conocimiento
y el médico.
Se deberá chequear la documentación que se solicita al personal nuevo
ingreso, además de chequear antecedentes y entorno familiar.
El personal debe cumplir con el perfil señalado en el manual de descripción
de funciones y cargos.
El expediente debe estar completo con la documentación antes de ser
pasado a la gerencia de recursos humanos.
Se deberá inscribir en el Seguro Social a todo trabajador que ingresa a la
organización.
Se deberá dar inducción al personal nuevo ingreso con la finalidad de dar a
conocer la misión visión y objetivos de la organización.
Todo trabajador deberá estar presente en el curso de inducción y en los
cursos de adiestramiento que ofrece la empresa.
La gerente de Recursos humanos deberá explicarle al personal nuevo
ingresos cuales son los riesgos que conlleva la realización de las
actividades, una vez que conozca los riegos deberá firmar la notificación.
El certificado de adiestramiento debe ir archivado en su respectivo
expediente.
El personal operativo debe recibir prácticas periódicas de tiro, defensa
personal y normativas de seguridad requeridas para el cumplimiento de sus
actividades.
La empresa deberá proveerle uniformes y material de trabajo al personal
operativo.
CAPITULO IV
Modelos de auditorías de un proceso administrativo.
Informe real de una auditoria administrativa de la sucursal de Puerto Ordaz
INFORME DE AUDITORIA
El presente Informe contiene las observaciones y recomendaciones obtenidas en
la actuación cumplida por el Departamento de Auditoria Interna, durante el período
desde el 19/02/2014 hasta el 21/02/2014, en la Sucursal de Puerto Ordaz, Edo.
Bolívar, adscrita a la empresa Distribuidora PC, C.A., en cumplimiento de la
Programación Anual del Departamento de Auditoria Interna.
1. Objetivo.
Evaluar los procedimientos administrativos y de control aplicados en la
Sucursal, con el fin de verificar la integridad de las operaciones realizadas en el
período comprendido desde el mes de Agosto del año 2013 hasta el mes de
Enero del año en curso; de acuerdo a las políticas y funciones establecidas por
la empresa. A su vez practicar arqueos e Inventarios en las áreas de: Fondo de
Caja Chica y Control de Activo Fijo.
2. Alcance.
Nuestra revisión se efectuó de acuerdo a Normas de Auditoría Interna con la
finalidad de revisar, evaluar y analizar los procesos administrativos y
operacionales, así como los controles y el cumplimiento de las normas y
procedimientos establecidos. Esta revisión contó con la presencia de la Sra.
Edith Céspedes, quien ocupa el cargo de Jefa de Sucursal Puerto Ordaz y de
la Asistente encargada de la Administración
3. Hallazgos.
En la revisión realizada a la Sucursal Puerto Ordaz, se generaron
observaciones importantes las cuales deberán ser corregidas a fin de mejorar
los procesos administrativos y de controles aplicados, que pudieran impactar en
el logro de metas de las distintas áreas de la organización, por lo que a
continuación detallamos lo siguiente:
Observaciones del Auditor / Comentarios y Compromisos de las Unidades
Auditadas.
1. Administración
1.1 Observación.
En fecha 19/02/2014 se procedió a practicar un arqueo al Fondo de Caja Chica
asignado a la Sucursal Puerto Ordaz, siendo comparado contra su fondo
asignado y su registro contable respectivo el cual asciende a un total general de
Bs. 2.500,00, encontrándose conforme, sin diferencia y sin irregularidades a la
fecha de nuestra revisión.
1.2 Observación.
Se efectuó una revisión a las últimas Reposiciones de Fondos de Cajas Chicas;
elaboradas para el período comprendido entre el mes de Octubre del año 2012
al mes de Enero del año en curso, pudiéndose observar que los gastos por
servicios de taxis han sido reducidos considerablemente, ya que actualmente la
Sucursal cuenta con una camioneta tipo Panel y con ella se hacen las diligencias
de la Oficina. Es importante mencionar que la Jefa de la Sucursal nos comentó
que ya no se necesita hacer la contratación de un mensajero motorizado.
1.3 Observación.
Al momento de la culminación del arqueo al fondo de Caja Chica; se procedió a
realizar una conciliación de las entradas de efectivo (Transferencia Inter
Bancaria) y de las salidas que se efectuaron en la cuenta corriente N° 0134-00-
23-780231052143 del Banco Banesco en el período comprendido del
14/08/2013 hasta el 18/02/2014, analizándose de manera exhaustiva todos los
soportes y cheques que amparan cada transferencia; encontrándose todo
conforme y sin observación alguna.
1.4 Observación.
En el transcurso de nuestra revisión; se pudo evidenciar que actualmente se
está llevando a cabo un control adecuado de los movimientos en tránsito en la
cuenta corriente de la Sucursal, el cual permite determinar de manera inmediata
las transacciones de los cheques que se encuentran pendiente de cobro; por
ende observamos que la Asistente encargada de la Administración de la
Sucursal mantiene analizado razonablemente la disponibilidad del fondo
asignado.
1.5 Observación.
Se efectuó un inventario de la Chequera en uso y se validó contra el Flujo de
Caja, encontrándose todo conforme. De hecho pudimos validar que la Chequera
es resguardada en un sitio seguro.
1.6 Observación.
En fecha 19/02/2014 se procedió a efectuar un arqueo a la Caja Principal; el cual
reflejó, que las ventas para el momento de nuestra revisión, derivado de las
ventas al contado (Transferencia y/o depósitos); fueron cotejadas con el Libro de
Ventas, pudiéndose verificar el uso adecuado de los correlativos de las facturas
(Copias Almacén) y de los números de control, resultando todo conforme y sin
observación alguna.
1.7 Observación.
En fecha 21/02/2014 la Jefatura de R.R.H.H. pasó un comunicado a todas las
Administradoras de las Sucursales, para que a partir de esa fecha comenzaran a
llevar un Libro de Actas, el cual estaría destinado para dejar constancia de la
entrega de los Contratos a los trabajadores de la Sucursal y a la fecha de nuestra
revisión se esta llevando a toda cabalidad.
1.8 Observación.
Se efectuó una revisión aleatoria de expedientes de empleados con ingresos
recientes y de empleados que ya no laboran en la Sucursal y pudimos constatar
que el expediente de la ex empleada Sra. América Piña, carece del formato 14-
03 Constancia de Egreso del Trabajador y del examen médico Post Empleo;
no obstante la Asistente encargada de la Administración, nos comentó que en su
momento el Departamento de R.R.H.H. envió a la Sucursal dicho formato, el cual
le fue entregado a la Sra. América Piña pero ella se retiró de la Sucursal no
dejando copia de la misma. En lo que respecta a la revisión de expedientes de
empleados activos, pudimos observar que el expediente de la Sra. Márquez
Rosalía; no tiene archivado el formato de la Constancia de Inscripción del
Servicio Militar. Es importante mencionar que por todo lo antes expuesto, se
están tomando las acciones pertinentes para su pronta solución.
1.9 Observación.
Durante nuestra revisión a la Cartelera Fiscal de la Sucursal, pudimos observar
que se encontraba vencida las solvencias: Bomberos e I.N.C.E.S. Es importante
mencionar que la Solvencia de los Bomberos se está tramitando por Puerto
Ordaz. No obstante se conversó vía telefónica con el Especialista de Nómina en
Caracas, el cual manifestó que la solvencia de I.N.C.E.S. actualmente está en
trámite.
1.10 Observación.
En revisión efectuada al Libro de Vacaciones, observamos que se encuentra al
día; no obstante la información reflejada en el mismo, no cumple con el principio
de Confidencialidad; ya que cuando un empleado se dispone a firmar, puede
fácilmente leer los pagos que se les han hecho a empleados anteriores. Por otra
parte, es importante destacar que el Libro del Instituto Nacional de Prevención,
Salud, Seguridad Laboral (INPSASEL), a la fecha de nuestra revisión, se
encuentra al día, encontrándose conforme y sin novedad alguna.
1.11 Observación.
Se pudo observar que la Asistente encargada de la Administración de la
Sucursal, actualmente lleva un control adecuado en lo que respecta al inventario
de Suministro artículos de Limpieza y de Oficina; en el cual se manejan
cantidades en Stocks razonables, encontrándose todo conforme y sin
observación alguna.
1.12 Observación.
En la Sucursal no existe un Comedor ni las condiciones adecuadas para el
entretenimiento en horas de descanso de los trabajadores adscritos a la
Sucursal; no obstante la Administradora encargada, nos comunicó que eso está
previsto en la remodelación que tendrá próximamente la Sucursal para finales de
este año, de esta manera se estaría cumpliendo con lo previsto en la Ley
Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo
Capítulo II Derechos y Deberes de los Empleadores y Empleadoras, Artículo
N° 55.
1.13 Observación.
En fecha 21/02/2014 se procedió a efectuar un inventario físico de las Formas
Libres; pudiéndose observar que las cantidades que se manejan en Stocks son
razonables, encontrándose conforme.
2. C rédito y Cobranza :
En fecha 20/02/2014 se procedió a practicar una revisión a la cartera de crédito
asignada a la Sucursal Puerto Ordaz, la cual al momento de nuestra revisión,
mantenía los siguientes saldos vencidos, clasificados de acuerdo a su
antigüedad:
0 – 21
días
22 – 30
días
31 – 45
días > 45 días Total Bs.
532.662,0
9 501.070,61 -1.390,27
-
21.892,53
1.010.449,9
0
2.1 Observación.
Se evidenció la cantidad de cuatro (4) facturas de contado pertenecientes a
Clientes (Contribuyentes Especiales) de fecha 30/01/2014 y 4/02/2014 por la
cantidad total de Bs. 58.552,34, las cuales para el momento de nuestra revisión
tenían status abiertas, no obstante la Asistente encargada de la Administración
nos informó que los Clientes antes mencionados, por error depositaron lo
adeudado en la cuenta de la empresa Celular PC, C.A., pero que ya se envió un
correo explicando la situación a los distintos Departamentos en Caracas para
que procedan a realizar lo antes posible la respectiva rea locación del dinero a la
cuenta de la empresa Distribuidora PC, C.A. los mismos se detallan a
continuación:
N°
FacturaFecha Cliente
Monto
en Bs.
Observació
n
905700
3
30/01/201
3Drymaca, C.A.
33.176,8
3
Pendiente
por
realocación
905700
4
30/01/201
3Drymaca, C.A. 4.848,15
Pendiente
por
realocación
905719
54/02/2013 Merc Computer, C.A. 3.575,04
Pendiente
por
realocación
905719
4 4/01/2013
Merc Computer, C.A. 16.952,3
2
Pendiente
por
realocación
Total General
58.552,3
4
2.2 Observación.
Se hizo una selección de facturas con montos importantes y por ende se sostuvo
una reunión con la Administradora encargada de la Sucursal, para conocer la
situación de cada uno de ellos; resaltando lo siguiente:
World Shop, C.A. Cliente Contribuyente Especial, el cual para el momento
de nuestra revisión se encontraba activo, con una deuda por la cantidad de
Bs.26.937,08, con vencimiento de dieciocho (18) días; no obstante la
Asistente encargada de la Administración nos manifestó que en fecha
8/02/2014 el Cliente realizó un depósito en cheque en el Banco Provincial,
el cual fue devuelto; y al respecto se comunicó con el Cliente y le comunicó
lo ocurrido y al respecto alegó que desconoce las razones por las cuales el
banco hizo esa devolución ya que en su cuenta hay dinero disponible para
pagar dicha factura, pero que al llegar de viaje solventara la situación antes
mencionada.
Roraimatec, C.A. Cliente bloqueado con condición “Seguro Crédito”, el cual
para el momento de nuestra revisión, mantiene una deuda por la cantidad
de Bs. 4.911,04, con mas de ciento sesenta (160) días de vencimiento; no
obstante el Cliente en fecha realizó un abono en fecha 17/10/2012 por la
cantidad de Bs. 1.110,00, porque su deuda original era por la cantidad de
Bs. 6.011,04. Nos comenta la Asistente encargada de la Administración de
la Sucursal, que el Cliente no lo ubican por la zona y por ende el caso fue
pasado en su oportunidad al Departamento de Crédito y Cobranza en
Caracas para que gestionen la solución del mismo. Se sugiere que se haga
un chequeo a las referencias personales que aparecen reflejadas en la ficha
del Cliente y se incorporen en la gestión de cobranza, además de hacer un
seguimiento hasta que se tenga una respuesta por parte del Departamento
de Crédito y Cobranza.
2.3 Observación.
Se aprecian muchos Clientes con diferencias pequeñas producto a notas de
crédito con una antigüedad considerable, la mayoría con montos inferiores a Bs.
300,00, que asciende a un total general de Bs. -724,43, y notas de créditos con
montos mayores a Bs. 300,00, que ascienden a un total de Bs. -69.135,86, para
un monto total de Bs. -69.860,29, las cuales a la fecha de nuestra revisión aún
no han sido ajustadas ni aprovechadas por los Clientes respectivos. De las notas
de créditos que ascienden a un monto de Bs. -69.135,86, resaltaremos los
montos más relevantes:
Cliente
31 – 45
días > 45 días Total Bs.
Inversiones Global de Venezuela, C.A. 0,00 -3.918,67 -3.918,67
Actual Computer, C.A. -5.572,75 0,00 -5.572,75
Imagenestudio, C.A. 0,00 -1.018,42 -1.018,42
Gallery Computer, C.A. -13.000,70 -14.964,08
-
27.964,78
Gallery Computer El Tigre, C.A. 0,00 -2.420,74 -2.420,74
Servicios Tecnológicos Servitec MJL,
C.A. -2.922,08 0,00 -2.922,08
Global Soluciones Tecnológicas 511,
C.A. -3.097,92 0,00 -3.097,92
Distribuidora Dice, C.A. -1.068,55 0,00 -1.068,55
Full Electrónica, C.A. -3.256,95 0,00 -3.256,95
Global Video, C.A. -3.492,39 0,00 -3.492,39
Computer City Guayana, C.A. -5.937,12 0,00 -5.937,12
Total General -38.348,46 -22.321,91
-
60.670,37
2.4 Observación.
En revisión efectuada a las facturas (Copias del Almacén); pudimos constatar
que se está llevando un control adecuado, en lo que respecta a la relación de
facturas despachadas del Almacén 0901, el cual se cruzó con el Libro de Venta y
con las facturas (Copias del Almacén).
2.5 Observación.
Se pudo apreciar que las mercancía que se factura contra los almacenes de
Barquisimeto, Puerto la Cruz, Maracaibo, Maturín y Maracay, tienen retrasos
considerables hasta de tres (3) semanas y es por ello que se les manda a
modificar sus fechas de vencimiento; no obstante la Asistente encargada de
la Administración de la Sucursal, nos comenta que dicho retraso obedece al alto
volumen de facturación que posee la Sucursal.
2.6 Observación.
En fecha 19/02/2014 procedimos a efectuar una visita programada con Clientes
de la zona para conocer la situación de cada uno de ellos; resaltando que dicho
proceso no género ninguna irregularidad; aunque muchos de ellos manifestaron
el incremento de los precios de las mercancías y que las mismas las tienen que
pagar de contado.
3. Seguridad Industrial :
3.1 Observación.
En una inspección ocular que se le practicó a la Sucursal, se pudo determinar lo
siguiente: Los extintores contra incendio se encuentran en buen estado; con su
último mantenimiento al día, las luces de emergencias se encuentran en óptimo
estado, al igual que los puestos de trabajo que cuentan con una iluminación
adecuada, además se evidenció el uso correcto de la ubicación de avisos y
señalización de salidas y/o rutas de evacuación en caso de que se llegara a
presentar una emergencia.
3.2 Observación.
Se verifico el estado de las alarmas de seguridad, a través de una revisión que
se hizo a los distintos reportes de monitoreo por parte de la empresa
Sistealarma, C.A., que se mantienen archivados; además se evidenció que se
tiene un efectivo contacto mediante mensajes de texto al momento de la apertura
y cierre de la Sucursal; así como también en caso de alguna novedad.
3.3 Observación.
Al consultar acerca de los planes y actividades que tienen que ver con las
exigencias en materia de Seguridad Industrial, la Asistente encargada de la
Administración de la Sucursal, manifestó que el Asesor de Seguridad Industrial
/ Sr. Igork Rosario, les dejo el programa de Seguridad y Salud Laboral y que
actualmente el mismo se encuentra en discusión por parte del personal de la
Sucursal; de ésta manera se estaría cumpliendo con lo establecido en la Ley
Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo
Capítulo II Funciones de los Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo,
Artículo N° 21 Numeral N° 9.
3.4 Observación.
Actualmente la Sucursal cuenta con el curso de primeros auxilios, el cual fue
dictado por Asesor de Seguridad Industrial / Sr. Igork Rosario.
3.5 Observación.
En la revisión de los implementos de primeros auxilios, se observa que la
Sucursal cuenta con dichos materiales que permiten atender una lesión menor;
así como también con un servicio de ambulancia.
3.6 Observación.
La Sucursal cuenta con Lockers en donde los empleados operativos colocan sus
pertenencias mientras trabajan.
3.7 Observación.
No existe conformado un equipo de Brigada de Emergencia de primeros auxilios,
integrado por personal administrativo y personal operativo; creado para la
atención médica de emergencia, respuestas y planes de contingencia;
incumpliéndose de ésta manera con lo estipulado en la Ley Orgánica de
Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo en su Capítulo V
Artículo N° 40 Numeral N° 13.
3.8 Observación.
La empresa no cuenta con un plano de ubicación de los sistemas de protección
contra incendios, iluminación de emergencia, vías de escape: el cual debe de
estar ubicado en un sitio amplio donde concurra un gran volumen de visitantes y
de fácil visibilidad por parte de los trabajadores que laboran en la Sucursal; para
que de ésta manera se cumpla con lo establecido en las Normas Covenin
1642 / 187-92 / 1054.
4. Control de Activo Fijo :
4.1 Observación.
La Sucursal actualmente cuenta con una (1) moto Marca Suzuki Modelo AX100
Placas ACY505 año 2007, la cual no se utiliza, por ende se sugiere que la misma
se reasigne a una Sucursal que realmente la necesite ya que se encuentra 100%
operativa.
4.2 Observación.
Se lleva un adecuado control de mantenimiento preventivo de los vehículos
adscrito a la Sucursal, además de correos enviados al Jefe de Transporte, donde
se le comunica las distintas reparaciones que se le deben hacer a los Vehículos
y Moto adscritos a la Sucursal.
4.3 Observación.
En Inspección ocular realizada a la infraestructura donde funciona la Sucursal,
se pudo observar que la misma se encuentra en óptimo estado físico.
5. Almacén :
5.1 Observación.
En fecha 21/02/2014 se hizo un recorrido al almacén conjuntamente con la
Asistente encargada de la Administración de la Sucursal, pudiéndose observar,
que actualmente las condiciones generales del almacén son las más adecuadas
en cuanto al orden, limpieza y localización de la mercancía.
5.2 Observación.
En el área del almacén se observaron sensores de movimientos, detectores
contra incendio y central de alarma contra incendio; cumpliéndose con lo
establecido en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio
Ambiente de Trabajo LOPCYMAT en su artículo N° 769 Capítulo II
Protección Contra Incendios.
5.3 Observación.
En lo que respecta a la ventilación y renovación del aire que actualmente posee
las áreas del almacén son las mas adecuadas y reúnen las condiciones mínimas
establecidas, cumpliéndose así, según lo estipulado en la Ley Orgánica de
Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo LOPCYMAT en sus
artículos N° 122 y N° 123 Capítulo V De la Ventilación.
4. Recomendaciones:
Se recomienda que se le debe hacer un recordatorio a los Clientes en donde se le
comunique que cada empresa es independiente y por ende deben de estar al
pendiente en donde efectúan sus depósitos y/o transferencias, para así evitar
realocaciones de pagos.
Se recomienda se realicen los ajustes de los saldos menores a Bs. 300,00, y
hacer el respectivo seguimiento a los Clientes con notas de créditos mayores a
Bs. 300,00, para que estos las utilicen, esto permitirá mantener una Cartera de
Crédito mucho más limpia y con saldos razonables.
Se recomienda que se evalúen los procesos de traslado de mercancía que se
facturan contra los almacenes de otras Sucursales, para evaluar los motivos que
ocasiona los retrasos de hasta tres (3) semanas; y de ésta manera buscar las
posibles soluciones a dicho problema; para así ofrecerle un mejor servicio a los
Clientes.
Se recomienda gestionar la creación de un equipo de brigada de emergencia de
primeros auxilios; el cual debe de estar integrado por personal administrativo y
personal operativo; capacitado para atender una lesión menor, hasta que llegue el
personal médico especializado al sitio de trabajo.
Se recomienda gestionar con el Ingeniero Salvador Gorrín, la colocación de un
plano, el cual indique la ubicación de los Sistemas de protección contra incendios,
vías de escape e iluminación de emergencia; y debe de estar ubicado en un sitio
que sea de fácil visibilidad por parte de los visitantes y trabajadores adscritos a la
Sucursal.
Conclusión:
En base a la revisión realizada a la Sucursal de Puerto Ordaz y tomando como
fundamento los procedimientos de auditoría realizados, podemos concluir que
administrativamente la Sucursal cumple de manera
SatisfactoriamenteRazonablecon las funciones y/o disposiciones establecidas
por la Compañía para su funcionamiento; aunque en lo que respecta a la parte
Operativa aún hay situaciones que deben de tomar en consideración para futuras
mejoras.
Es importante mencionar que la Jefa de Sucursal y la Asistente encargada de
la Administración de la Sucursal, aceptaron de manera constructiva y
satisfactoria nuestras observaciones de control interno y se comprometieron con
ésta Comisión que en un corto plazo subsanarían las mismas.
CAPITULO V
Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa
seleccionada.
La empresa cuenta con buenas políticas de control de cada uno de sus
departamentos. Aquí señalamos algunas propuestas para mejorías a la empresa.
Se propone mejorar las infraestructuras de las sucursales a nivel nacional.
Abrir nuevas sucursales a nivel internacional.
Realizar cada tres (03) meses auditorias sorpresivas a la parte
administrativa y operativa en todas las sucursales.
Comprar nueva flota de transporte para la creación del departamento de
flete y transporte.
Dictar cursos de inducción y capacitar a todo el personal en cuanto a la
Higiene y Seguridad Industrial, y otros cursos inherentes a cada
departamento.
CONCLUSION
Hemos visto cómo la falta de capacitación al personal, causa que una empresa
sea ineficaz en el aspecto de Seguridad que una empresa sea ineficaz en el
aspecto de Seguridad Ocupacional y en todos los aspectos en general.
Una empresa tiene y debe establecer una política de control si considera
que no tiene la capacidad de establecer la misma, debe usar a profesionales que
entiendan el proceso de elaborar e implementar este tipo de políticas de control ya
que este aspecto es de suma importancia para la empresa.
Ya al haber realizado nuestro proyecto y haber establecido lo contemplado
pudimos deducir que la empresa bien establecida en todos los ámbitos
enfocándonos en todos sus departamentos.
Aunque cada vez se deben de mejorar todos los aspectos establecidos de
la empresa cuenta con una gran aceptación dentro del ámbito laboral.
Ya que al tomar en cuenta cada uno de estos aspectos llegaremos a
establecer la mejor política para la empresa y el buen entendimiento dentro de la
de empresa en el ámbito gerencial con todos los departamentos que están
establecidos en nuestra empresa
