Tổng quan tài liệu Hướng dẫn hệ thống BMS

MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................2TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG BMS................................................................6

I. QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ BMS..................................................................7II. MÔ HÌNH TỔNG QUAN HỆ THỐNG BMS..........................................8

QUẢN LÝ HỆ THỐNG......................................................................................9I. Hệ thống người sử dụng.............................................................................11

1. Nhóm người sử dụng trong chương trình.................................................111.1. Nhóm quản lý (ADMIN)....................................................................111.2. Nhóm giao dịch (TTV)......................................................................121.3. Nhóm kiểm soát (KSV)......................................................................121.4. Các nhóm khác...................................................................................12

2. Đăng ký và phân quyền người sử dụng....................................................12II. Quy trình làm việc....................................................................................17

1. Tổ chức giao dịch hàng ngày....................................................................171.1. Xử lý đầu ngày giao dịch...................................................................181.2. Nhập chứng từ phát sinh....................................................................181.3. Kiểm soát chứng từ............................................................................191.4. Tra cứu thông tin................................................................................191.5. Xử lý cuối ngày..................................................................................191.6. In ấn báo cáo......................................................................................201.7. Sao lưu số liệu dự phòng....................................................................20

2. Công tác kế toán cuối tháng.....................................................................203. Công tác kế toán cuối năm.......................................................................21

III. Quy trình quyết toán cuối năm..............................................................22Bước 1. Xử lý cuối ngày bình thường..........................................................22Bước 2. Thực hiện quyết toán cuối năm.......................................................22Bước 3. Thực hiện chuẩn bị số liệu đầu năm...............................................22Bước 4. Xử lý đầu ngày của ngày làm việc đầu tiên trong năm mới...........23

IV. Hướng dẫn sử dụng các chức năng còn lại............................................241. Lưu trữ số liệu..........................................................................................242. Tạo file gửi hội sở....................................................................................243. Nhận file các chi nhánh, PGD..................................................................244. Tổng hợp số liệu.......................................................................................24

5. Khai báo một số tham số hệ thống...........................................................256. Tạo/Cập nhật số liệu thu nợ từ xa.............................................................257. Khai báo các tham số hệ thống.................................................................26

V. Quy ước các phím điều khiển...................................................................271. Thực đơn (menu) của chương trình..........................................................272. Vai trò của một số phím đặc biệt..............................................................27

VI. Đăng ký khách hàng................................................................................291. Khai báo nơi chứa file hồ sơ khách hàng (file HSKH.dbf)......................292. Đăng ký khách hàng.................................................................................303. Đăng ký địa bàn (đơn vị)..........................................................................34

PHÂN HỆ TÍN DỤNG......................................................................................36I. Giới thiệu tổng quát phân hệ tín dụng.....................................................37II. Hướng dẫn sử dụng các chức năng phân hệ tín dụng...........................42

1. Đăng ký các thông tin trước khi nhập một hồ sơ cho vay........................421. Đăng ký các thông tin trước khi nhập một hồ sơ cho vay........................43

1.1. Đăng ký loại hình vay........................................................................431.2. Đăng ký danh mục nguồn vốn...........................................................461.3. Đăng ký loại tài sản thế chấp.............................................................501.4. Đăng ký lãi suất..................................................................................51

2. Nhập hồ sơ tín dụng..................................................................................542.1. Nhập/Sửa hồ sơ hợp đồng..................................................................541.2. Nhập/Sửa hồ sơ khế ước....................................................................562.3. Nhập kế hoạch trả nợ.........................................................................582.4. Nhập hồ sơ thế chấp...........................................................................62

3. Nhập giao dịch phát sinh..........................................................................644. Bảng kê thu nợ..........................................................................................69

4.1. Tạo bảng kê thu nợ.............................................................................694.2. Thu nợ cho vay theo bảng kê.............................................................704.3. Tính hoa hồng....................................................................................74

5. Tra cứu và báo cáo...................................................................................765.1. Liệt kê chứng từ phát sinh..................................................................765.2. Tra cứu số dư khách hàng..................................................................775.3. In báo cáo...........................................................................................81

6. Tạo lại hồ sơ tín dụng.............................................................................847. Phân loại nợ..............................................................................................85

7.1. Đăng ký tỷ lệ trích lập dự phòng rủi ro..............................................87

7.2. Đăng ký tài khoản cho các nhóm nợ trong phần Tham số hệ thống. .887.3. Đăng ký tài khoản cho các nhóm nợ..................................................897.5. Kiểm soát...........................................................................................947.6. Hạch toán...........................................................................................967.7. In báo cáo...........................................................................................97

I. Giới thiệu tổng quát phân hệ tiền gửi.....................................................103II. Hướng dẫn sử dụng các chức năng phân hệ tiền gửi...........................107

1. Đăng ký loại hình huy động vốn, lãi suất huy động, các tham số hệ thống....................................................................................................................108

1.1. Đăng ký loại kỳ hạn.........................................................................1081.2. Đăng ký lãi suất................................................................................1131.3. Đăng ký các tham số hệ thống.........................................................114

2. Đăng ký trương mục tiền gửi..................................................................1153. Xử lý các giao dịch phát sinh.................................................................121

3.1. Nhập chứng từ phát sinh..................................................................1213.2. Xem, hạch toán các giao dịch tự động.............................................1293.3. Lãi nhập vốn tiền gửi có kỳ hạn.......................................................132

4. Tra cứu và báo cáo.................................................................................1334.1. Số dư - lãi của khách hàng...............................................................1334.2. Liệt kê chứng từ phát sinh................................................................1354.3. In báo cáo.........................................................................................137

5. Tạo lại số dư tiền gửi..............................................................................138I. Giới thiệu tổng quát phân hệ kế toán.....................................................140II. Hướng dẫn sử dụng các chức năng phân hệ kế toán...........................144

1. Đăng ký các thông tin về hồ sơ kế toán..................................................1441.1. Đăng ký tài khoản kế toán................................................................1441.2. Đăng ký lãi suất điều chuyển vốn....................................................147

2. Thêm mới, sửa, xoá, in chứng từ kế toán...............................................1473. Tra cứu và in báo cáo.............................................................................156

3.1. Tra cứu số dư tài khoản kế toán.......................................................1563.2. Báo cáo kế toán................................................................................1573.3. Báo cáo kế toán tổng hợp.................................................................160

4. Tạo lại số dư kế toán..............................................................................161PHÂN HỆ TIẾT KIỆM..................................................................................162

I.Thiết kế mô hình chức năng.....................................................................1641. Mô hình tổng thể của phân hệ Tiết kiệm................................................164

II. Mô tả chức năng......................................................................................165III. Hướng dẫn sử dụng các chức năng......................................................166

1.Kế toán (TK1)..........................................................................................1661.1 Giao dịch khách hàng (TK11)...........................................................1661.2 Tra cứu và in báo cáo (TK12)...........................................................167

Lưu ý: Trước khi in báo cáo Sổ Nhật ký quỹ, TTV sẽ phải nhập số tiền tạm ứng đầu ngày vào textbox Tồn quỹ đầu ngày dưới đây.............................169

1.3. Quản lý hồ sơ kế toán (TK13)..........................................................1702. Tiết kiệm (TK2)......................................................................................173

2.1. Giao dịch khách hàng (TK21)..........................................................1732.2. Tra cứu và in báo cáo (TK22)..........................................................1912.3 Quản lý hồ sơ tiết kiệm (TK23).....................................................198

3. Khách hàng (TK3)..................................................................................1993.1. Xem điều chỉnh hồ sơ khách hàng (TK31).....................................1993.2 Danh mục đơn vị (TK32).................................................................2013.2 Danh mục đơn vị (TK32).................................................................202

4. Đăng nhập (TK4)....................................................................................2035. Chức năng quản lý hệ thống...................................................................204

5.1. Chuẩn bị cập nhật hồ sơ ngày (TK51).............................................2045.2. Quyết toán cuối năm.......................................................................2075.3. Chuẩn bị số liệu đầu năm.................................................................2075.4. Cài đặt hệ thống (TK54)..................................................................2085.5 Quản lý hệ thống và người sử dụng (TK55)....................................2095.5.2 Đổi Password Login (TK552)........................................................2105.6 Tạo/cập nhật số liệu thu nợ từ xa (TK56).........................................2115.7 Khai báo tham số hệ thống (TK57)..................................................211

6. Kết thúc..................................................................................................213

TỔNG QUAN VỀ HỆ

THỐNG BMS

I. QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ BMS

Về xử lý nghiệp vụ

Mềm dẻo, linh hoạt dễ dàng mở rộng

Hệ thống kế toán, khách hàng là trung tâm

Các phân hệ giao dịch theo nghiệp vụ, xử lý hạch toán tự

động, tích hợp hệ thống

Xử lý theo lô kết hợp xử lý tức thời

Về phân cấp quản lý

Phân cấp quản lý hồ sơ : kế toán, tín dụng, tiền gửi - tiết

kiệm

Mô hình 4 mắt trong xử lý chứng từ

Đầu tư công nghệ

Thiết bị phần cứng : phù hợp với khả năng trang bị của

các đơn vị

Hệ thống phần mềm : phù hợp với yêu cầu quản lý nghiệp

vụ và trình độ cán bộ vận hành, quản trị hệ thống

Hệ thống an toàn và bảo mật

Sao lưu và phục hồi dữ liệu đảm bảo tính sẵn sàng cao

Cơ chế bảo mật cao, phân quyền hợp lý với việc phân cấp

quản lý

II. MÔ HÌNH TỔNG QUAN HỆ THỐNG BMS

Giao dịch khách hàng

Khách hàng

Tiết kiệm

Tiền gửi

Tín dụng

Kế

toán

tổng

hợp

- Dự thu- Dự chi

- Phân loại nợ- Trích dự

phòng

Báo cáoNHNN

Cán bộđơn vị

Hoạt động hậu kiểm

Kế toánnội bộ

Báo cáo

Giao dịch nội bộ Báo cáotổng hợp

Báo cáotừng module

QUẢN LÝ HỆ THỐNG

SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CỦA PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỆ THỐNG

Quản lý hệ thống

Chuẩn bị cập nhật hồ sơ ngày

Quyết toán cuối năm

Chuẩn bị số liệu đầu năm

Xử lý đầu ngày

Xử lý cuối ngày

Lưu trữ số liệu

Thực hiện quyết toán năm

Bảng kết hợp doanh số quyết toán

Bảng tình hình thực tế doanh nghiệp

Tạo số dư đầu nămkế toán

Sao kê số dư tài khoản đầu năm

Sổ phụ tài khoảnđầu năm

Quản lý hệ thống và người sử dụng

Đăng ký người sử dụng

Đổi password login

Nhận file các chi nhánh, PGD

Tổng hợp số liệu

Cài đặt hệ thốngTạo/Cập nhật số liệu thu nợ từ xa Khai báo tham số

hệ thống

Tạo file gửi hội sở

Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS

I. Hệ thống người sử dụng

1. Nhóm người sử dụng trong chương trình

1.1. Nhóm quản lý (ADMIN)

Thuộc nhóm quản lý thường là những người sử dụng có am hiểu về hệ thống,

được phân công và do đó có trách nhiệm theo dõi và đảm bảo sự vận hành chung của

hệ chương trình, hướng dẫn thực hiện quy trình xử lý nghiệp vụ trên máy tính cho các

nhóm sử dụng khác, đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu hệ thống.

Công việc quản lý hệ thống bao gồm:

Đầu năm: chuẩn bị số liệu đầu năm

Khai báo các tham số hệ thống

Quản lý hệ thống người sử dụng: đăng ký và phân quyền người sử dụng.

Hàng ngày:

+ Chuẩn bị hồ sơ cho ngày làm việc: dùng chức năng xử lý đầu ngày

+ Khoá sổ ngày làm việc: dùng chức năng xử lý cuối ngày

+ Đối với các đơn vị có phòng giao dịch: Đối với phòng giao dịch thì chạy

chức năng truyền files về hội sở. Đối với hội sở thì chạy chức năng nhận files từ các

phòng giao dịch gửi và thực hiện tổng hợp số liệu cho toàn đơn vị.

Định kỳ theo quy định của đơn vị: Sao lưu số liệu để có thể phục hồi số liệu

khi xảy ra sự cố, công việc này được thực hiện càng thường xuyên thì càng giảm được

lượng số liệu bị mất.

Cuối năm: quyết toán cuối năm

11


1.2. Nhóm giao dịch (TTV)

Nhóm này bao gồm các người sử dụng có chức năng chính là nhập các chứng

từ kế toán phát sinh hàng ngày vào máy tính. Nhóm này có thể gồm các thanh toán

viên, kế toán viên của phòng kế toán.

1.3. Nhóm kiểm soát (KSV)

Nhóm này bao gồm các người sử dụng có chức năng theo dõi, kiểm tra tính

đúng đắn của các chứng từ đã nhập vào máy bởi nhóm giao dịch. Khi kiểm tra thấy

các yếu tố chứng từ trên máy là chính xác, người kiểm soát sẽ chấp nhận chứng từ,

trường hợp trái lại, người kiểm soát có thể gửi thông báo yêu cầu người giao dịch điều

chỉnh lại hoặc huỷ bỏ chứng từ. Nhóm này thường là kế toán trưởng hoặc một người

khác được uỷ quyền.

1.4. Các nhóm khác

Nhóm tín dụng: quản lý các hồ sơ tín dụng và thực hiện phân loại nợ

Nhóm quản lý, giám đốc: có thể tra cứu và xem báo cáo kế toán và tài chính

khi cần, quản lý tình hình tài chính của đơn vị.

2. Đăng ký và phân quyền người sử dụng

Người thực hiện: thuộc nhóm admin

Đường dẫn: Quản lý hệ thống Quản lý hệ thống và người sử dụng Đăng

ký người sử dụng

Thêm mới người sử dụng

Chọn nhóm người sử dụng cho người dùng muốn thêm mới ở sơ đồ hình cây

bên trái, sau đó nhấn nút Tạo mới ở vạt Hồ sơ người sử dụng. Nhập vào những

thông tin sau đó nhấn nút Lưu để ghi lại thông tin vừa nhập.

12


Ví dụ: muốn tạo 1 user thuộc nhóm kế toán

B1: Chọn nhóm kế toán trong sở đồ hình cây

B2: Nhấn nút Tạo mới, đăng ký thông tin cho user, sau đó nhấn nút Lưu.

13


Phân quyền người sử dụng

Chọn người sử dụng muốn phân quyền chọn phân hệ muốn cấp quyền trong

danh sách bên dưới.

Tiếp theo chuyển sang vạt Quyền hạn:

Ta sẽ nhìn thấy các chức năng có trong phân hệ kế toán

14


Danh sách ở trên: liệt kê các chức năng mẹ

Danh sách ở dưới: liệt kê các chức năng con. Chọn mỗi chức năng mẹ ở trên sẽ

có danh sách các chức năng con hiện ra tương ứng

Muốn phân cho user sử dụng chức năng con, đầu tiên phải tích vào chức năng

mẹ trong danh sách ở trên, sau đó tích vào chức năng con bên dưới:

Xoá người dùng

15


Chọn người dùng muốn xoá, nhấn nút Xoá ở vạt Hồ sơ người sử dụng.

Thoát khỏi chức năng Quản lý hệ thống và người sử dụng: nhấn nút Kết

thúc hoặc phím ESC.

Chú ý: Sau khi đăng ký và cấp quyền cho người dùng, mỗi người sử dụng khi

đăng nhập vào chương trình đề có thể đổi lại mật khẩu của mình bằng chức năng

Quản lý hệ thống\ Quản lý hệ thống và người sử dụng\ Đổi Password login.

16

Education

Tổng quan tài liệu Hướng dẫn hệ thống BMS