Marcetić_Upravljanje vremenom i ciljevima

UPRAVLJANJE VREMENOM I

CILJEVIMAmr.sc. Andreja Marcetić

voditelj poslovnih edukacija HRM-a

Delfinus Academia, prosinca 2013.

O predavaču voditelj poslovnih edukacija iz područja HRM-a

◦ upravljanje konfliktima, timski rad, motivacija, upravljanje vremenom,stres i burn-out sindrom, poslovni sastanci, poslovni bonton, etika ietiketa, mentalne mape, netiketa, pregovaranje

- suradnik poslovnih škola

- Poslovna akademija, CSU, Lider, Delphinus Academia, Planet GlobalVision, Lotus Media, Privrednik)

- suradnik znanstvenih i stručnih časopisa

- Direktor.hr, Poslovni savjetnik, Tajnica.Hr, Poslovni edukator (Hrvatska)te Iskanja i Poslovna asistenca (Slovenija)

- predavač na Političkoj akademiji

vanjski suradnik AZOO MZOŠ

◦ voditelj ŢSV za ljudska prava i demokratsko graĎanstvo

◦ sudac / procjenitelj NPOO

◦ 2010./12. voditelj projekta AZOO „Provedba Hrvatskog kvalifikacijskogokvira (HKO) i razvoj kompetencija za cjeloţivotno učenje“

◦ član RS 21. i RS 26. TOT projekta IPA Component IV - HumanResources Development - European Union Programme for Croatia:"Further Development of the Croatian Qualification Framework(CROQF)" – ASO, MZOŠ, WYG International Ltd. 2011./12.

teme

1. Ključne kompetencije za cjeloţivotno učenje

2. Upravljanje vremenom – metode, tehnike3. Upravljanje ciljevima4. Delegiranje5. Kradljivci vremena6. Mind mapping u upravljanju vremenom

Očekivanja od edukacije

Dosadašnje poteškoće u upravljanju vremenom

Plan – naredni period ...

Privatno (zdravlje (prehrana, fitness i sl.), veze / odnosi,stambeni prostor...)

poslovno

Nedjelja

Idući tjedan

1/2014

2014

2014-19

Ţivotni cilj

Ključne kompetencije za cjeloživotno učenje

Konkurentnost na tržišu rada

mobilnost

kvaliteta socijalnog kapitala

Obrazovanje

L3 - Lifelong learning, LLL

Univerzalno prihvaćene pretpostavke – L3

Ključne kompetencije u ciklusu cjeloţivotnog učenja - L3

Europska Komisija: Ključne kompetencije za cjeloživotno učenje – EU referentni okvir

1. komunikacija na materinjem jeziku

2. komuniciranje na stranom jeziku

3. matematička pismenost i osnovna

znanja iz znanosti i tehnologije

4. digitalna kompetencija

5. kompetencija znati kako

učiti

6. socijalne vještine i graĎanska

kompetencija

7. poduzetništvo i inovativnost

(kreativnost)

8. kulturalna ekspresija (kulturna svijest i

izražavanje)

Upravljanje vremenompojam

Čovjek koji može upravljati svojim vremenom, može upravljati gotovo svime.

Bernard Borush

Narodne mudrosti...

Carpe diem. Nulla dies sine linea. Time waste is life waste! Vrijeme je ţivot. Vrijeme je novac. Vrijeme je vrednije od novca. Moţemo

dobiti više novca, ali ne moţemo dobiti više vremena.

Što je upravljanje vremenom?

To je sposobnost odreĎivanja radnih:

prioriteta,

učinkovitog rada

prikladnog delegiranjaGriffin

Zbog čega je to važno?

U prevenciji stresa

U povećavanju radne učinkovitosti

U ostvarivanju ciljeva

U stvaranju ravnoteţe u ţivotu

Kada je potrebno dobro upravljati vremenom?

Uvijek i u svim situacijama!

Kako dobro upravljati vremenom?

Upravljanje vremenom traţi

dobro upravljanje sobom i

samodisciplinu.

Kopernikanski preokret

Mi ne moţemo upravljati vremenom!

Mi možemo samo upravljati sa samim sobom u odnosu na vrijeme.

1. Ne moţemo kontrolirati koliko imamo vremena, već samo kako ćemo ga iskoristiti.

2. Ne moţemo birati hoćemo li ga potrošiti, nego samo kako ćemo ga potrošiti.

Upravljanje ciljevima

Vježba 1.

ODREĐIVANJE CILJEVA

1. Što zaista želim od života?2. Koji su moji ţivotni ciljevi?3. Kako bih volio provesti sljedeće tri

godine?4. Kako bih ţivio kada bih znao da sam

ovdje još 6 mjeseci?

Nije hitnoHitno

Važ

no

Nij

e važ

no

80 %

Model Stephena Coveyja, autora bestellera 7 navika uspješnih ljudi

Priprema

Planiranje

Sprečavanje kriza

Osobno iprofesionalni

rast

Izgrađivanje odnosa

Krizne situacije

Neodgodivi poslovi

Rokovi

Prekidi, tel.

pozivi,

mailovi,

dopisi,

sastanci...

Nevažni poslovi,

mailovi, razgovori...

Gutači vremena

Q I

Q III Q IV

Q II

Hitne: One aktivnosti za koje mi ili drugi smatramo da traže trenutno reagiranje.

Važne: Aktivnosti koje su važne za ostvarenje naše misije. Naši najvažniji ciljevi.

Nije hitnoHitno

Važ

no

Nij

e važ

no

Postavljanje Coveyjevogpitanja

Vježba 2.

1. korak - PLANIRANJE

I. Ţivotno planiranje◦ Kratkoročni ciljevi◦ Dugoročni ciljevi

II. Godišnje planiranjeIII. Mjesečno planiranje IV. Tjedno planiranjeV. Dnevno planiranje

Vj. 3.

◦ A aktivnosti – najvaţniji poslovi i zadaci.

◦ B aktivnosti – bitne, ali manje vaţne aktivnosti od prethodne skupine

◦ C aktivnosti - aktivnosti koje mogu čekati

2. korak -POSTAVLJANJE PRIORITETA

Napraviti dnevnu to-do listu

Lista svih zadataka koje sutra moramo obaviti

Uključiti sve sastanke i telefonske razgovore

Rangirati ih prema vaţnosti i hitnosti (A, B, C)

Ako iz QII nema nijednog zadatka, dodati barem jedan.

Dnevna to-do lista

Datum: Subota 14/12/’13

1.________________________________

Prioritet

□Visoki □Srednji □Niski

2.________________________________

Prioritet


3.________________________________

Prioritet


4.________________________________

Prioritet


5.________________________________

Prioritet


6.________________________________

Prioritet


Vj. 4.

Vrijeme Ponedjeljak Utorak Srijeda Četvrtak Petak Subota Nedjelja

6:00

7:00

8:00

9:00

10:00

11:00

12:00

13:00

14:00

15:00

16:00

17:00

18:00

19:00

20:00

21:00

22:00

23:00

24:00

Vj. 5

Stoga, osvijestimo ...

U kojem dijelu dana sam najučinkovitiji? Koji su mi najdraţi, a koji

najteţi poslovi? Obavljam li prvo lagane ili teške zadatke? Koliko u postotcima vremena trošim u

svakom od 4 kvadranta.

Nije hitnoHitno

Važ

no

Nij

e važ

no

Koliko vremena dnevno provedem u svakom kvadrantu?!

Hitno

Važ

no

Nij

e važ

no

Nije hitno

Vj. 6

3. korak -OBAVLJANJE POSLOVA – 4 D

Do - čini

Delegate - delegiraj

Delay – odgodi do daljnjeg

Delete - izbriši

OdreĎene

Mjerljive

Time Management 32

•Ostvarljive

•Stvarne

•Vremenski odreĎene

POSTAVITI CILJEVE

Vj. Postavljanje ciljeva

S.M.A.R.T.

Dimenzija vremena: prošlost, sadašnjost, budućnost

“Kradljivci vremena”

Prepreke u upravljanju vremenom

Prekidi

“Upadanje stranaka”

Gubljenje vremena

Nejasni ciljevi

Neorganiziranost

Nemogućnost reći “ne” /asertivnost

Previše aktivnosti

odjednom

Stres

Posao bez užitka

Vj. Moji najčešći “kradljivci vremena”

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

Što možemo učiniti da otklonimo prepreke?

Osvještavanje da prepreke postoje

Identificiranje prepreka

Načini njihova otklanjanja

Unutarnje prepreke ili kradljivci vremena

1. Problem - KAŠNJENJE

Unutarnje prepreke

2. Problem – ODLAGANJE

Omiljena mjesta za “bijeg” ...

druţenje (kave, duţi ručkovi, telefoni, facebook...)

čitanje (mailovi, internet, novine...) napravi sam (kada radite nešto što biste

mogli prepustiti nekom drugom) pretjerivanje (previše detaljni, previše

kritični, previše brbljavi... bjeţanje (kada radimo nešto nepotrebno) sanjarenje

Kako nadvladati odlaganja?

1. Osvijestiti ga

2. Početi s nečim lakšim

3. Veće poslove podijeliti u manje

4. Napraviti dnevni raspored i postaviti prioritete

5. Postaviti rok za obavljanje zadatka i pridrţavati ga se

Unutarnje prepreke ili kradljivci vremena

Perfekcionizam

Nedovoljna motiviranost

Umor

Negativne emocije

Nedisciplina i neorganiziranost

Na poslu odvojiti vrijeme za sebe i druge

Kada ste dostupni:

vrijeme za sastanke,

konzultacije, razgovore, rutinske poslove...

Kada ste nedostupni:vrijeme kada radite vaţne poslove, vrijeme za planiranje, vrijeme za vas kada ne ţelite prekidanja...

Gdje možemo pronaći vrijeme?

Korištenje “praznog hoda”

Na putu do posla ili kuće

U čekaonicama

U stanci za kavu

U vrijeme objeda

Na putovanjima

Podsjetnik

I. Dnevno i tjedno planiranje II. Postavljanje prioriteta III. Završetak poslova

- vodite računa o rokovima - ne odlaţite poslove koje ne volite

I najvažnije:

Ne zaboravite odvojiti vrijeme za sebe!

Mind mapping u upravljanju vremenom

alat◦ radijalni prikaz informacija

◦ koristi funkcije i desne polutke mozga

◦ koristi asocijativnost i maštu

vrhunski organizacijski alat za razmišljanje

Umne mape su radijalni prikaz misli i informacija pomoću slika i riječi.

◦kreativnost

◦mašta

◦cjelovita slika

◦sustavnost

53

radijalno vs. linearno

Mentalne mape za prezentaciju i komunikaciju

Pregovaranje i nagovaranje ljudi uz pomoć mentalnih mapa

pokretanja novog posla

planiranje obiteljskih dogaĎaja

romantičnog vikenda

telefonskih poziva

za odlazak u kupnju

Kako cijelu knjigu svesti na mentalnu mapu veličine jedne stranice

Primjena mentalnih mapa u

svakodnevnom životu

VoĎenje biljeţaka

Prisjećanje

Kreativnost

Rješavanje problema

Planiranje

Izlaganje

Učenje

Organizacija vremena

Primjena umnih mapa

KAKO IZRADITI

MENTALNU MAPU

Izrada mentalne mape

Engleski naziv je:

Mind Mapping

Mind = pamet, um, razum, pamćenje.

Mapping = izrada karata (mapa).

1. olovke u boji ili flomasteri u boji

2. vaš mozak

3. vaš prazan list papira bez crta i

4. vaša mašta !

ŠTO JE POTREBNO ZA IZRADU?

Pri označavanju središnje zamisli sluţite se SLIKOM.Zašto? Zato što slika vrijedi tisuću riječi i pomaţe vam pri sluţenju maštom. Slika postavljena u sredinu je zanimljivija, odrţava vas pribranima, pomaţe vam da se usredotočite i poticajna je za vaš mozak!

Cijelo se vrijeme sluţiteBOJOM.

Zašto? Zato što su boje uzbudljive za vaš mozak jednako kao i slike. Boja dodaje osobitu ţivahnost vašoj mentalnoj mapi, ona dodaje i čudesnu energiju vašemu kreativnom razmišljanju kao i notu zabavnosti!

POVEZUJTE one GLAVNE OGRANKE sa središnjom SLIKOM, a grane druge i treće razine povezujte s onima na prvoj i drugoj razini itd.

Zašto? Zato što, kako sada već znate, vaš mozak djeluje putem ASOCIJACIJA. Budete li povezivali grane, mnogo ćete lakše sve razumjeti i svega se sjećati.

Prikazujte grane VIJUGAVO, a ne ravnim crtama.

Zašto? Zato što se mozak dosaĎuje ako pred sobom ima samo ravne crte. Zaobljene, prirodne grane, poput grana drveta mnogo su privlačnije vašem oku.

Ispisujte SAMO PO JEDNU RIJEČ NA CRTI.

Zašto? Zato što pojedinačne ključne riječi daju vašoj mentalnoj mapi veću moć i prilagodljivost. Svaka pojedina riječ ili slika poput višekratnika; ona stvara svoj poseban splet asocijacija i veza. Kad se služite jednom ključnom riječju, svaka je od njih slobodnija te na taj način može bolje nadahnuti nastajanje novih ideja i misli.

Tijekom izraĎivanja mape neprestano se sluţite SLIKAMA.

Zašto?Zato što svaka slika vrijedi tisuću riječi. Ako, dakle, imate samo 10 slika na svojoj mentalnoj mapi, ona već vrijedi kao 10.000 zabiljeţenih riječi!

1. time management

2. ciljevi

3. posao

4. projekt

5. planiranje godišnjeg odmora

6. članak

7. grupa – mm posla

8. …

Vjeţbe – mind mapping

Priča za kraj

Jedan od suradnika StephenaCoveyja, ispričao je sljedeću priču:

Na seminaru kojeg sam pohaĎao, predavač je u jednom trenutku rekao: A sada je na redu kviz. Tada je na stol izvadio praznu staklenku, a potom je do nje stavio i veće komade kamenja, pa upitao: Što mislite koliko kamenja možemo staviti u staklenku?

Nakon što je pridobio našu pozornost, rekao je: Dobro, hajde da vidimo. Stavio je prvi kamen, pa drugi... Treći.... I tako ih je stavljao sve dok staklenka nije bila puna. Onda je upitao: Je li sada staklenka puna? Svi smo odgovorili: Da!

No tada je profesor izvadio ispod stola posudu sa šljunkom i počeo ga sipati u staklenku s kamenjem. Šljunak je zauzimao prostor između kamenja. Tada nas je opet upitao: Je li staklenka sada puna?

Poučeni iskustvom odgovorili smo: Vjerojatno nije. Točno! – odgovorio je i posegnuo za novom staklenkom. U njoj se nalazio pijesak kojega je počeo sipati u prvu staklenku. Pijesak je popunio prostor izmeĎu kamenja i šljunka. Profesor nas je tada ponovno upitao: Je li staklenka puna? – Nije! –povikali smo svi.

Odgovorio je: Bravo! I počeo nalijevati vodu u staklenku. Nakon što je ulio četvrtinu vode u staklenku, upitao nas je: A sad, recite mi, koja je poanta? Netko je rekao: Pa, uvijek postoje rupe i ako radiš jako naporno, uvijek ćeš moći ugurati nove stvari u svoj život.

“Ne – odgovorio je – to nije poanta.

Poanta je u tome da:

Prvo stavite

Veliko kamenje!

Plan – naredni period ...

Privatno (zdravlje (prehrana, fitness i sl.), veze / odnosi,stambeni prostor...)

poslovno

Nedjelja

Idući tjedan

1/2014

2014

2014-19

Ţivotni cilj

HVALA NA POZORNOSTI!

[email protected]

Education

Marcetić_Upravljanje vremenom i ciljevima