UPRAVLJANJE VREMENOM I
CILJEVIMAmr.sc. Andreja Marcetić
voditelj poslovnih edukacija HRM-a
Delfinus Academia, prosinca 2013.
O predavaču voditelj poslovnih edukacija iz područja HRM-a
◦ upravljanje konfliktima, timski rad, motivacija, upravljanje vremenom,stres i burn-out sindrom, poslovni sastanci, poslovni bonton, etika ietiketa, mentalne mape, netiketa, pregovaranje
- suradnik poslovnih škola
- Poslovna akademija, CSU, Lider, Delphinus Academia, Planet GlobalVision, Lotus Media, Privrednik)
- suradnik znanstvenih i stručnih časopisa
- Direktor.hr, Poslovni savjetnik, Tajnica.Hr, Poslovni edukator (Hrvatska)te Iskanja i Poslovna asistenca (Slovenija)
- predavač na Političkoj akademiji
vanjski suradnik AZOO MZOŠ
◦ voditelj ŢSV za ljudska prava i demokratsko graĎanstvo
◦ sudac / procjenitelj NPOO
◦ 2010./12. voditelj projekta AZOO „Provedba Hrvatskog kvalifikacijskogokvira (HKO) i razvoj kompetencija za cjeloţivotno učenje“
◦ član RS 21. i RS 26. TOT projekta IPA Component IV - HumanResources Development - European Union Programme for Croatia:"Further Development of the Croatian Qualification Framework(CROQF)" – ASO, MZOŠ, WYG International Ltd. 2011./12.
teme
1. Ključne kompetencije za cjeloţivotno učenje
2. Upravljanje vremenom – metode, tehnike3. Upravljanje ciljevima4. Delegiranje5. Kradljivci vremena6. Mind mapping u upravljanju vremenom
Očekivanja od edukacije
Dosadašnje poteškoće u upravljanju vremenom
Plan – naredni period ...
Privatno (zdravlje (prehrana, fitness i sl.), veze / odnosi,stambeni prostor...)
poslovno
Nedjelja
Idući tjedan
1/2014
2014
2014-19
Ţivotni cilj
Ključne kompetencije za cjeloživotno učenje
Konkurentnost na tržišu rada
mobilnost
kvaliteta socijalnog kapitala
Obrazovanje
L3 - Lifelong learning, LLL
Univerzalno prihvaćene pretpostavke – L3
Ključne kompetencije u ciklusu cjeloţivotnog učenja - L3
Europska Komisija: Ključne kompetencije za cjeloživotno učenje – EU referentni okvir
1. komunikacija na materinjem jeziku
2. komuniciranje na stranom jeziku
3. matematička pismenost i osnovna
znanja iz znanosti i tehnologije
4. digitalna kompetencija
5. kompetencija znati kako
učiti
6. socijalne vještine i graĎanska
kompetencija
7. poduzetništvo i inovativnost
(kreativnost)
8. kulturalna ekspresija (kulturna svijest i
izražavanje)
Upravljanje vremenompojam
Čovjek koji može upravljati svojim vremenom, može upravljati gotovo svime.
Bernard Borush
Narodne mudrosti...
Carpe diem. Nulla dies sine linea. Time waste is life waste! Vrijeme je ţivot. Vrijeme je novac. Vrijeme je vrednije od novca. Moţemo
dobiti više novca, ali ne moţemo dobiti više vremena.
Što je upravljanje vremenom?
To je sposobnost odreĎivanja radnih:
prioriteta,
učinkovitog rada
prikladnog delegiranjaGriffin
Zbog čega je to važno?
U prevenciji stresa
U povećavanju radne učinkovitosti
U ostvarivanju ciljeva
U stvaranju ravnoteţe u ţivotu
Kada je potrebno dobro upravljati vremenom?
Uvijek i u svim situacijama!
Kako dobro upravljati vremenom?
Upravljanje vremenom traţi
dobro upravljanje sobom i
samodisciplinu.
Kopernikanski preokret
Mi ne moţemo upravljati vremenom!
Mi možemo samo upravljati sa samim sobom u odnosu na vrijeme.
1. Ne moţemo kontrolirati koliko imamo vremena, već samo kako ćemo ga iskoristiti.
2. Ne moţemo birati hoćemo li ga potrošiti, nego samo kako ćemo ga potrošiti.
Upravljanje ciljevima
Vježba 1.
ODREĐIVANJE CILJEVA
1. Što zaista želim od života?2. Koji su moji ţivotni ciljevi?3. Kako bih volio provesti sljedeće tri
godine?4. Kako bih ţivio kada bih znao da sam
ovdje još 6 mjeseci?
Nije hitnoHitno
Važ
no
Nij
e važ
no
80 %
Model Stephena Coveyja, autora bestellera 7 navika uspješnih ljudi
Priprema
Planiranje
Sprečavanje kriza
Osobno iprofesionalni
rast
Izgrađivanje odnosa
Krizne situacije
Neodgodivi poslovi
Rokovi
Prekidi, tel.
pozivi,
mailovi,
dopisi,
sastanci...
Nevažni poslovi,
mailovi, razgovori...
Gutači vremena
Q I
Q III Q IV
Q II
Hitne: One aktivnosti za koje mi ili drugi smatramo da traže trenutno reagiranje.
Važne: Aktivnosti koje su važne za ostvarenje naše misije. Naši najvažniji ciljevi.
Nije hitnoHitno
Važ
no
Nij
e važ
no
Postavljanje Coveyjevogpitanja
Vježba 2.
1. korak - PLANIRANJE
I. Ţivotno planiranje◦ Kratkoročni ciljevi◦ Dugoročni ciljevi
II. Godišnje planiranjeIII. Mjesečno planiranje IV. Tjedno planiranjeV. Dnevno planiranje
Vj. 3.
◦ A aktivnosti – najvaţniji poslovi i zadaci.
◦ B aktivnosti – bitne, ali manje vaţne aktivnosti od prethodne skupine
◦ C aktivnosti - aktivnosti koje mogu čekati
2. korak -POSTAVLJANJE PRIORITETA
Napraviti dnevnu to-do listu
Lista svih zadataka koje sutra moramo obaviti
Uključiti sve sastanke i telefonske razgovore
Rangirati ih prema vaţnosti i hitnosti (A, B, C)
Ako iz QII nema nijednog zadatka, dodati barem jedan.
Dnevna to-do lista
Datum: Subota 14/12/’13
1.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
2.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
3.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
4.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
5.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
6.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
Vj. 4.
Vrijeme Ponedjeljak Utorak Srijeda Četvrtak Petak Subota Nedjelja
6:00
7:00
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
22:00
23:00
24:00
Vj. 5
Stoga, osvijestimo ...
U kojem dijelu dana sam najučinkovitiji? Koji su mi najdraţi, a koji
najteţi poslovi? Obavljam li prvo lagane ili teške zadatke? Koliko u postotcima vremena trošim u
svakom od 4 kvadranta.
Nije hitnoHitno
Važ
no
Nij
e važ
no
Koliko vremena dnevno provedem u svakom kvadrantu?!
Hitno
Važ
no
Nij
e važ
no
Nije hitno
Vj. 6
3. korak -OBAVLJANJE POSLOVA – 4 D
Do - čini
Delegate - delegiraj
Delay – odgodi do daljnjeg
Delete - izbriši
OdreĎene
Mjerljive
Time Management 32
•Ostvarljive
•Stvarne
•Vremenski odreĎene
POSTAVITI CILJEVE
Vj. Postavljanje ciljeva
S.M.A.R.T.
Dimenzija vremena: prošlost, sadašnjost, budućnost
“Kradljivci vremena”
Prepreke u upravljanju vremenom
Prekidi
“Upadanje stranaka”
Gubljenje vremena
Nejasni ciljevi
Neorganiziranost
Nemogućnost reći “ne” /asertivnost
Previše aktivnosti
odjednom
Stres
Posao bez užitka
Vj. Moji najčešći “kradljivci vremena”
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
Što možemo učiniti da otklonimo prepreke?
Osvještavanje da prepreke postoje
Identificiranje prepreka
Načini njihova otklanjanja
Unutarnje prepreke ili kradljivci vremena
1. Problem - KAŠNJENJE
Unutarnje prepreke
2. Problem – ODLAGANJE
Omiljena mjesta za “bijeg” ...
druţenje (kave, duţi ručkovi, telefoni, facebook...)
čitanje (mailovi, internet, novine...) napravi sam (kada radite nešto što biste
mogli prepustiti nekom drugom) pretjerivanje (previše detaljni, previše
kritični, previše brbljavi... bjeţanje (kada radimo nešto nepotrebno) sanjarenje
Kako nadvladati odlaganja?
1. Osvijestiti ga
2. Početi s nečim lakšim
3. Veće poslove podijeliti u manje
4. Napraviti dnevni raspored i postaviti prioritete
5. Postaviti rok za obavljanje zadatka i pridrţavati ga se
Unutarnje prepreke ili kradljivci vremena
Perfekcionizam
Nedovoljna motiviranost
Umor
Negativne emocije
Nedisciplina i neorganiziranost
Na poslu odvojiti vrijeme za sebe i druge
Kada ste dostupni:
vrijeme za sastanke,
konzultacije, razgovore, rutinske poslove...
Kada ste nedostupni:vrijeme kada radite vaţne poslove, vrijeme za planiranje, vrijeme za vas kada ne ţelite prekidanja...
Gdje možemo pronaći vrijeme?
Korištenje “praznog hoda”
Na putu do posla ili kuće
U čekaonicama
U stanci za kavu
U vrijeme objeda
Na putovanjima
Podsjetnik
I. Dnevno i tjedno planiranje II. Postavljanje prioriteta III. Završetak poslova
- vodite računa o rokovima - ne odlaţite poslove koje ne volite
I najvažnije:
Ne zaboravite odvojiti vrijeme za sebe!
Mind mapping u upravljanju vremenom
alat◦ radijalni prikaz informacija
◦ koristi funkcije i desne polutke mozga
◦ koristi asocijativnost i maštu
vrhunski organizacijski alat za razmišljanje
Umne mape su radijalni prikaz misli i informacija pomoću slika i riječi.
◦kreativnost
◦mašta
◦cjelovita slika
◦sustavnost
53
radijalno vs. linearno
Mentalne mape za prezentaciju i komunikaciju
Pregovaranje i nagovaranje ljudi uz pomoć mentalnih mapa
pokretanja novog posla
planiranje obiteljskih dogaĎaja
romantičnog vikenda
telefonskih poziva
za odlazak u kupnju
Kako cijelu knjigu svesti na mentalnu mapu veličine jedne stranice
Primjena mentalnih mapa u
svakodnevnom životu
VoĎenje biljeţaka
Prisjećanje
Kreativnost
Rješavanje problema
Planiranje
Izlaganje
Učenje
Organizacija vremena
Primjena umnih mapa
KAKO IZRADITI
MENTALNU MAPU
Izrada mentalne mape
Engleski naziv je:
Mind Mapping
Mind = pamet, um, razum, pamćenje.
Mapping = izrada karata (mapa).
1. olovke u boji ili flomasteri u boji
2. vaš mozak
3. vaš prazan list papira bez crta i
4. vaša mašta !
ŠTO JE POTREBNO ZA IZRADU?
Pri označavanju središnje zamisli sluţite se SLIKOM.Zašto? Zato što slika vrijedi tisuću riječi i pomaţe vam pri sluţenju maštom. Slika postavljena u sredinu je zanimljivija, odrţava vas pribranima, pomaţe vam da se usredotočite i poticajna je za vaš mozak!
Cijelo se vrijeme sluţiteBOJOM.
Zašto? Zato što su boje uzbudljive za vaš mozak jednako kao i slike. Boja dodaje osobitu ţivahnost vašoj mentalnoj mapi, ona dodaje i čudesnu energiju vašemu kreativnom razmišljanju kao i notu zabavnosti!
POVEZUJTE one GLAVNE OGRANKE sa središnjom SLIKOM, a grane druge i treće razine povezujte s onima na prvoj i drugoj razini itd.
Zašto? Zato što, kako sada već znate, vaš mozak djeluje putem ASOCIJACIJA. Budete li povezivali grane, mnogo ćete lakše sve razumjeti i svega se sjećati.
Prikazujte grane VIJUGAVO, a ne ravnim crtama.
Zašto? Zato što se mozak dosaĎuje ako pred sobom ima samo ravne crte. Zaobljene, prirodne grane, poput grana drveta mnogo su privlačnije vašem oku.
Ispisujte SAMO PO JEDNU RIJEČ NA CRTI.
Zašto? Zato što pojedinačne ključne riječi daju vašoj mentalnoj mapi veću moć i prilagodljivost. Svaka pojedina riječ ili slika poput višekratnika; ona stvara svoj poseban splet asocijacija i veza. Kad se služite jednom ključnom riječju, svaka je od njih slobodnija te na taj način može bolje nadahnuti nastajanje novih ideja i misli.
Tijekom izraĎivanja mape neprestano se sluţite SLIKAMA.
Zašto?Zato što svaka slika vrijedi tisuću riječi. Ako, dakle, imate samo 10 slika na svojoj mentalnoj mapi, ona već vrijedi kao 10.000 zabiljeţenih riječi!
1. time management
2. ciljevi
3. posao
4. projekt
5. planiranje godišnjeg odmora
6. članak
7. grupa – mm posla
8. …
Vjeţbe – mind mapping
Priča za kraj
Jedan od suradnika StephenaCoveyja, ispričao je sljedeću priču:
Na seminaru kojeg sam pohaĎao, predavač je u jednom trenutku rekao: A sada je na redu kviz. Tada je na stol izvadio praznu staklenku, a potom je do nje stavio i veće komade kamenja, pa upitao: Što mislite koliko kamenja možemo staviti u staklenku?
Nakon što je pridobio našu pozornost, rekao je: Dobro, hajde da vidimo. Stavio je prvi kamen, pa drugi... Treći.... I tako ih je stavljao sve dok staklenka nije bila puna. Onda je upitao: Je li sada staklenka puna? Svi smo odgovorili: Da!
No tada je profesor izvadio ispod stola posudu sa šljunkom i počeo ga sipati u staklenku s kamenjem. Šljunak je zauzimao prostor između kamenja. Tada nas je opet upitao: Je li staklenka sada puna?
Poučeni iskustvom odgovorili smo: Vjerojatno nije. Točno! – odgovorio je i posegnuo za novom staklenkom. U njoj se nalazio pijesak kojega je počeo sipati u prvu staklenku. Pijesak je popunio prostor izmeĎu kamenja i šljunka. Profesor nas je tada ponovno upitao: Je li staklenka puna? – Nije! –povikali smo svi.
Odgovorio je: Bravo! I počeo nalijevati vodu u staklenku. Nakon što je ulio četvrtinu vode u staklenku, upitao nas je: A sad, recite mi, koja je poanta? Netko je rekao: Pa, uvijek postoje rupe i ako radiš jako naporno, uvijek ćeš moći ugurati nove stvari u svoj život.
“Ne – odgovorio je – to nije poanta.
Poanta je u tome da:
Prvo stavite
Veliko kamenje!
Plan – naredni period ...
Privatno (zdravlje (prehrana, fitness i sl.), veze / odnosi,stambeni prostor...)
poslovno
Nedjelja
Idući tjedan
1/2014
2014
2014-19
Ţivotni cilj
HVALA NA POZORNOSTI!