UPRAVLJANJE VREMENOM

13. nedelja

Voliš li život? Onda nemoj traćiti vreme,jer je život satkan od njega.

Benjamin Franklin

Vreme je najdragocenije sredstvo. Ako njime ne upravljamo,

ničim drugim ne možemo upravljati.

Peter Drucker

Određivanje prioriteta

• Najčešće se važnijim ciljevima daje prioritet, što znači da se aktivnosti prvo usmeravaju na ostvarivanje prioritetnih ciljeva.

• Racionalno korišćenje vremena - strategija kojom se planiraju aktivnosti za postizanje najvažnijih ciljeva koja podrazumeva usvajanje niza veština kako bi uspeli da izvučemo najveću korist od utrošenog vremena.

• Analiza prioriteta – bitno (važno) i hitno

3

Matrica upravljanja vremenomKavi, R. S. (2009) Sedam navika veoma uspešnih ljudi, Mladinska knjiga, Beograd

HITNO NIJE HITNO

BITNO

IAKTIVNOSTIKrize, problemi koji nas pritiskaju, projekti koji imaju rok

IIAKTIVNOSTIPrevencija, izgradnja odnosa, prepoznavanje novih prilika, planiranje, rekreacija

NEBITN

O

IIIAKTIVNOSTIOmetanja, pozivi, pošta, izveštaji, sastanci, neposredna pitanja koja nas pritiskaju, popularne aktivnosti

IVAKTIVNOSTIBeznačajne sitnice, naporan rad, pošta, telefonski pozivi, ljudi koji vam odvlače pažnju, aktivnosti u kojima uživamo

Kada preovlada kvadrant IHITNO NIJE

HITNO

BITN

O

I REZULTATI• Stres• Izgaranje• Upravljanje krizom• Neprestano gašenje požara

II

NE

BITN

O

III IV

• U vezi je sa svim onim što je hitno i bitno• Bavi se značajnim rezultatima kojima je

nophodno odmah posvetiti pažnju• “krize” ili “problemi”• Kvadrant I crpi i poslednji atom snage iz

ljudi

Kada preovlada kvadrant IIIHITNO NIJE

HITNO

BITN

O

I II

NE

BITN

O

III REZULTATI• Stres• Izgaranje• Upravljanje krizom• Neprestano gašenje požara

IV

• Aktivnosti koje su “hitne, ali nisu bitne”• Najveći deo svog vremena ljudi

provode rešavajući hitne stvari, pretpostavljajući da su one istovremeno i bitne

• Stepen hitnosti tih aktivnosti često se temelji na prioritetima i očekivanjima drugih ljudi

Kada preovladaju kvadranti III i IVHITNO NIJE HITNO

BITN

O

I II

NE

BITN

O

III IV

REZULTATI• Potpuno neodgovorni• Otpušteni sa posla• Zavise od drugih ljudi ili institucija

• Uspešni ljudi bave se aktivnostima koje nisu predmet kvandranta III i kvandranta IV jer, ma koliko bile hitne, te aktivnosti nisu bitne

• Oni takođe sužavaju kvadrant I tako što provode više vremena baveći se aktivnostima iz kvandranta II

Kada preovlada kvadrant IIHITNO NIJE HITNO

BITN

O

III Rezultati• Vizija, perspektiva• Ravnoteža• Disciplina• Nadzor• Retke krize

NE

BITN

O

• Kvadrant II je ključno polazište i srž uspešnog ličnog upravljanja – u njemu se nalaze stvari koje nisu hitne, ali su bitne

• Bavi se izgradnjom odnosa, dugoročnim planiranjem, preventivnim održavanjem, pripremom, tj. svim onim aktivnostima za koje znamo da treba da im se posvetimo, ali se retko kad i odlučimo da im poklonimo dovoljno pažnje, jer same po sebi nisu hitne

• P. Drucker: “Uspešni ljudi nisu okrenuti problemima, već prilikama”

Planiranje vremena

• Prema upotrebi vremena po kategorijama aktivnosti na poslu treba napraviti planove rada.

• Dobro je imati listu prioriteta• Sposobnost realne procene vremena se stiče iskustvom i redovnim

beleženjem utrošenog vremena za pojedine aktivnosti.

9

Tabela za polaznu analizu vremenaUpravljanje vremenom (2006) edicija Džepni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Data statusa, Beograd

Nedelja (datum)

Aktivnost:Prodaja

Upravljanje kupcima

Upravljanje timom

Strateško planiranje

Upravljanje odnosima sa nadređenima

Administracija Ukupno vreme /dan:

Ponedeljak 2 sata 1 sat 3 sata 0 sati 0 sati 2 sata 8 sati

Utorak 3 1 4 0 0 2 10

Sreda 7 0 0 0 1 2 10

Četvrtak 0 3 3 0 0 2 8

Petak 1 2 0 3 1 2 9

Ukupno vreme / aktivnost

13 sati 7 sati 10 sati 3 sata 2 sata 10 sati 45 sati

% vremena 29% 16% 22% 7% 4% 22% 100%

Kako napraviti planUpravljanje vremenom (2006) edicija Džepni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Data statusa, Beograd

Aktivnost sa posebnimciljem

Kako iygleda uspeh?Kako ću znati da li sam uspešan?

% potrebnog vremena

Sati /radna nedelja

Ključne aktivnosti

Prodaja Ostvariti saradnju sa tri nova kupca mesečno

30% 12 •Posetiti dva potencijalna kupca nedeljno•Sastaviti izveštaje o prodaji•Predati ponude

Saradnja sa kupcima Osigurati nesmetani prelaz sa prodaje na proizvodnju

10% 4 •Prisustvovati početnim sastancima•Nastaviti kontakt sa kupcem putem telefonskih poziva

Upravljanje timom •Izdvojiti vreme za sastanke sa osobljem•Isplanirati program obuke za novozaposlene

20% 8 •Jednočasovni nedeljni sastanci sa svakim članom tima•Dva nedeljna sastanka sa timom•Kontakti sa HR odeljenjem radi obuke novozaposlenih

Strateško planiranje Napraviti novu godišnju strategiju 20% 8 •Napraviti preliminarnu verziju plana

Upravljanje odnosima sa nadređenima

•Redovno obaveštavati generalnog direktora o svemu•Od višeg menadžmenta pribaviti informacije o strateškom planu

5% 2 •Zakazati sastanak sa generalnim direktorom•Zakazati dva sastanka sa višim menadžmentom

Administracija •Izveštaji o troškovima, majlovi itd. 5% 2 • Odgovoriti na mejlove•Pregledati izveštaje o troškovima•Obraditi fakture

Ostalo Vreme za nepredviđene okolnosti 10% 4

100% 40

Vremensko ograničavanje aktivnosti

• Pareto princip ili pravil 80-20: 20% vaših aktivnosti je odgovorno za 80% vašeg učinka.

• 20% vaših zadataka će vam doneti 80% vrednosti onoga što radite.

12

Zlatna pravila upravljanja vremenom

13

• Jasno odredite vaše odgovornosti na radnom mestu, vaše poslovne ciljeve i na osnovu njih vaše prioritete u aktivnostima.• Zapisujete ideje, kontakte i ostale važne informacije tako da vam uvek budu dostupne.• Naučite da postavite granicu na one aktivnosti i za one ljude koji mogu da vas odvuku sa prioritetnih aktivnosti.• Odložite zadatke onda kada nemate potrebne informacije i resurse.• Odvojite vreme za odmor i neformalno druženje sa kolegama.• Naučite da delegirate manje važne zadatke drugim ljudima.• Oslobodite se loših navika koje vam oduzimaju korisno vreme.