Makalah bab 1 administrasi organisasi dan manajemen

BAB I

Administrasi, Organisasi dan Manajemen

i. Administrasi

a. Definisi Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya

pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration”

artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat

mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa

Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan,

keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” (1988:2).

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan

kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk

menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika

dibutuhkan.

2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan

“Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok

orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi

secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang

sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta

mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

1Arif Gunawan , Amar Arif Y S POLITEKNIK DHARMA PATRIA

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian

mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang

atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya” (1994:3).

b. Ciri-Ciri Administrasi :

a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)

b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

d). Adanya tujuan kelompok

Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan

bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam

suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

ii. Organisasi

a. Definisi Organisasi

Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan

suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi

pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai

”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi

dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat

tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan

proses penyusunan struktur organisasi yang sesuia dengan tujuan organisasi ,

sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat

2 (dua) aspek utama dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut :


a. Departementalisasi

b. Pembagian kerja

Departementalisasi adalah merupakan pengelompokan-pengelompokan kegiatan-

kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling

brhubungan dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal

suatu organisasi yang ditunjuk oleh suatu bagan organisasi. Sedangkan pembagian

kerja adalah uraian atau perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam

organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Dengan demikian secara prinsip dalam kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar

proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

secara efisien dan efektif.

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak

dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara

kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan

perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip

pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan syinergi terjadi.

iii. Manajemen

a. Definisi Manajemen

SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan

seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber

Daya Non Manusia) lainya secara efekti dan efisien untuk mencapai suatu tujuan

tertentu.


Lebih lanjut GR Terry memberi pengertian bahwa : “Management Is Distince Process

Consisting of Planning, Organising, Actuating and Controling Performed to Determme

and accomplish stated objectives by us of human being and other resource”s.

Jadi manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan,

perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan

yang diinginkan.

Dengan demikian untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui proses manajemen

tersebut, tentunya dimulai dari pada bagaimana memahami dirinya sendiri sebagai

manajer atau pimpinan tentang gaya atau seni yang akan ditetapkannya, bagaimana

kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya dan srategi apa yang digunakan untuk

mempercepat proses pelaksanaan pencapaian tujuan tersebut, yang pada akhirnya

tujuan yang diinginkan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif atau berdaya

guna dan berhasil guna.

b. Fungsi-Fungsi Manajemen

Dalam menjalankan suatu organisasi apapun bentuknya, sudah barang tentu seorang

manajer harus memiliki dan memahami, kaedah-kaedah, prinsip-prinsip dan konsep-

konsep tentang manajemen dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsi-

fungsi manajemen. manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya,

bilamana unsur-unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut dapat bergerak sesuai

dengan alurnya.

1. Perencanaan


Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya

dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu,

rencana memungkinkan :

Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk

mencapai tujuan-tujuan.

Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten

dengan berbagai tujuan terpilih, dan

Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat

diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

2. Pengorganisasian

Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau

program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan

mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program

tersebut secara sukses.

Pengorganisasian (Organizing) adalah :

Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi,

Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang

akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan,

Penugasan tanggung jawab tertentu,

Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk

melaksanakan tugas-tusanya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana

pekerjaan di tetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.


Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan tipe organisasi yang

seuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan akan

membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.

3. Penyusunan Personalia

Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan

pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalama

lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. dalam pelaksanaan fungsi ini

manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal untuk

posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi

jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dngan karakteristik

personalia tertentu. Seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman.

Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian untuk

pelaksanaan yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan

demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan karyawan.

Beberapa literatur manajemen memasukan fungsi staffing sebagai sebagian dari fungsi

organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi

manajemen dan memperlakukan sebagai sebagian dari fungsi kepemimpinan

(leadership). dalam pembahasan disini, fungsi staffing diuraikan terpisah sebagai salah

satu fungsi manajemen, karena penulis memandang bahwa perkembangan dunia bisnis

(dimana sumberdaya manusia merupakan kunci sukses perusahaan) menyebabkan

fungsi tersebut menjadi semakin penting.


4. Pengarahan

Sesudah rencana dibuat, organisasidibentuk dan disusun personaliannya, langkah

berikutnya adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menujun tujuan yang telah

ditentukan. Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau

mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka

lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-

kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi leading sering

disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motifating,

actuating atau lainnya.

Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek

abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang

dalam organisasi

5. Pengawasan

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pngawasan (controlling), atau

sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah

penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah

dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun

negatife. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi

dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatife mencoba untuk menjamin

bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi

kembali.

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu:

1) Penetapan standar pelaksanaan,

2) Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan,


3) Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah

ditetapkan,

4) Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari

standar.

iv. Hubungan Administrasi, Organisasi dan Manajemen

Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa diantara ketiganya

terdapat hubungan sebagai berikut :

a. Manajemen lahir dari administrasi sendiri, dan manajemen merupakan bagian

dari administrasi yang mempunyai peran untuk mengorganisasikan sumber daya yang

ada untuk menetapkan langkah dan kegiatan organisasi yang perlu dilakukan demi

tercapainya tujuan organisasi.

b. Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga.

Organisasi atau lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi

organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.

c. Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi

atau lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien

agar tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap

organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai

tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga

mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui arti dari

Administrasi,

d. Administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang

yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan


kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk

mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan oleh organisasi.

e. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan

kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. Untuk

merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.

v. Tingkat Manajer dan Keterampilan Manajer

Setiap pimpinan ( manajer ) atau pemimpin pekerjaan , diharuskan memiliki 2 (dua)

macam ketrampilan ( skill) , yaitu ketrampilan administrasi / manajemen dan

ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and technician skill). Menurutr

Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen yang terbagi atas :

a. Pimpinan Tingkat Atas ( Top Management)

b. Pimpinan Tingkat Menengah ( Middle Management)

c. Pimpinan Tingkat Bawah ( Lower Management)

Beban kerja atau beban tugas dari tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam

penyelesaian tugasnya / pekerjaannya. :

1. Lower management ( Pimpinan Tingkat Bawah) :

- menangani tugas yang bersifat operasional,

- diperlukan kecakapan / ketrampilan teknis ( technical skill ) yang lebih besar,

- Ketrampilan manajemen tidak banyak diperlukan,

- Mereka secara langsung memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan

petunjuk, bimbingan, dan pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya


2. Middle Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) :

- Penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat

bawah

- Diperlukan kecakapan/ ketrampilan untuk menterjemahkan kebijakan secara

terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan pedoman pimpinan tingkat bawah

- Ketrampilan manajemen / administrasi ( Administrative / Management skill) lebis

besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill)

3. Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) :

- Yang bertanggungjawab atas berhasilnya misi organisasi

- Harus mempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan,

yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya

- Wajib menentukan kebijakan ( General policies), yang menggariskan arah, tujuan,

dan sasaran yang akan dicapai

- Harus melakukan pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih

rendah terutama kepada pimpinan tingkat menengah

- Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan sedikit terlibat dalam

bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill)


BAB II

PENUTUP

i. Kesimpulan

Berdasarkan rumusan pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa pentingnya

mempelajari AOM dalam mencapai tujuan organisasi adalah sebagai berikut:

a. Agar tujuan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik.

Dalam mencapai tujuan, diperlukan suatu kerja sama antara ketiganya. Yang pertama

adalah proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut

Manajemen. Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar

kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka

dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur

dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi.

b. Apabila di dalam suatu organisasi tidak memiliki sistem administrasi dan

manajemen yang baik/bagus, maka organisasi tersebut tidak dapat berjalan dengan

baik.

Tetapi, dari ketiga hal tersebut yang terdapat hal yang paling menentukan, yaitu sumber

daya manusia. Karena manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang

melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja,

sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, AOM timbul

karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.


Education

Makalah bab 1 administrasi organisasi dan manajemen